PROGRAM KERJA 2013 RUMAH SAKIT
PERMATA CIBUBUR
DAFTAR ISI Matriks KPI – Program Kerja – Strategi Utama RSPC ...............................
2
1. Penilaian kinerja dokter .....................................................................
5
2. Program kerja komite medik (subkomite mutu & etika profesi) .......
7
3. Standar kompetensi karyawan ..........................................................
10
4. Penilaian kinerja karyawan medik dan non medik ............................
12
5. Peningkatan mutu pelayanan ............................................................
14
6. Pendidikan dan pelatihan ..................................................................
17
7. Rekrutmen karyawan .........................................................................
19
8. Mendesain produk unggulan .............................................................
21
9. Inventory management .....................................................................
23
10. Pelaporan pemakaian obat, alkes dan bahan ....................................
25
11. Aktivitas keuangan & kegiatan usaha ................................................
27
12. Audit ...................................................................................................
29
13. Aplikasi keuangan & laporan manajemen .........................................
31
14. Aplikasi operasional non keuangan ...................................................
33
15. Sistem back up ...................................................................................
34
16. Analisis investasi ................................................................................
36
17. Pengendalian biaya ............................................................................
37
18. Pedoman akuntansi rumah sakit .......................................................
39
19. Akreditasi nasional instrumen 2012 ..................................................
41
20. Sertifikasi ISO 9001:2008 ...................................................................
43
21. Manfaat tambahan untuk customer ..................................................
45
22. Survei loyalitas pelanggan..................................................................
47
23. Edukasi customer ...............................................................................
49
24. Komunitas customer ..........................................................................
51
25. Media promosi rumah sakit ...............................................................
54
26. Survei kepuasan pelanggan ...............................................................
57
27. Penambahan pelayanan spesilasi ......................................................
58
28. Kerjasama dengan asuransi, perusahaan, klinik ................................
60
1
29. After care service ...............................................................................
62
30. Survei kepuasan & loyalitas karyawan...............................................
63
31. Kesejahteraan karyawan ....................................................................
65
32. Gathering karyawan ...........................................................................
67
33. Peraturan karyawan ...........................................................................
69
34. Seragam karyawan .............................................................................
71
2
MATRIKS KPI – PROGRAM KERJA – STRATEGI UTAMA RSPC Program kerja disusun berdasarkan KPI dan Strategi Utama RS Permata Cibubur NAMA PROGRAM KERJA 2013
1
Penilaian Kinerja Dokter Program kerja Komite Medik (Sub komite mutu & etika profesi) Standar kompetensi Penilaian kinerja karyawan Medik dan Non medik Peningkatan mutu pelayanan Pendidikan dan pelatihan Rekrutmen karyawan Mendesain produk unggulan Inventory management Pelaporan pemakaian obat, alkes dan bahan Aktivitas keuangan & kegiatan usaha
RS PERMATA CIBUBUR
1
Pengawasan kinerja dokter di RSPC
2
2
3
Pengawasan kinerja perawat, bidan, dan karyawan RSPC
Peningkatan berkualitas layanan medik dan non medik
1 2
1 2 3 4
4
5
6
Pengawasan untuk pemakaian, pencatatan, pelaporan keuangan obat Efisiensi dan akurasi laporan keuangan SIRS berjalan dengan baik
1 2
1 2
Audit
1
Aplikasi Keuangan & laporan manajemen Aplikasi operasional non keuangan
2
7
Efisiensi pengeluaran RSPC
STRATEGI UTAMA
LEADING SECTOR Penetration
NO
Vertical Integration
(KPI) KEY PERFORMANCE INDICATORS
Enhancement
NO
Medik
V
Komite Medik V
V
V
Komite diklat
Human Capital V
& Umum
V
V
V
V
V
V
V
Komite Mutu Komite Diklat
Human Capital & Umum Medis Akuntansi
V
Medik V Keuangan
V
SPI
V
SIRS V SIRS
V
3
Sistem back up
V
SIRS
1
Analisis investasi
V
Akuntansi
2
Pengendalian biaya
V
Keuangan
3
Pedoman Akuntansi Rumah Sakit
V
3
V
Akuntansi
NAMA PROGRAM KERJA 2013
1
Akreditasi nasional instrumen 2012
PERFORMANCE INDICATORS (KPI) RS PERMATA CIBUBUR
8
9
10
Akreditasi nasional dengan sistem yang baru Sertifikasi ISO 9001:2008 RS Permata Cibubur Bertambahnya pelanggan loyal sebanyak 20% setiap tahun
1
1 2
Retensi dan kepuasan pelanggan
Edukasi customer
4
Komunitas customer Media promosi rumah sakit Survei kepuasan pelanggan Penambahan pelayanan spesialis Kerjasama dengan asuransi / perusahaan / klinik After care service
1 2 3
4 12
Retensi staf dan karyawan medik dan non medik
Manfaat tambahan untuk customer Survei loyalitas pelanggan
3
5 11
Sertifikasi ISO 9001:2008
1 2 3 4 5
Survei kepuasan & loyalitas karyawan Kesejahteraan karyawan Gathering karyawan Peraturan karyawan Seragam karyawan
STRATEGI UTAMA
V
V
LEADING SECTOR Penetration
NO
Vertical Integration
KEY
Enhancement
NO
Komite Mutu
Komite Mutu V
V
V
V
Customer Care Customer Care
V V
V
V
V V
Customer Care Customer Care V
Customer Care Customer Care
V
Medik
V
Customer Care V
V Customer Care
V
Human Capital
V V
V V
V V
V
& Umum Human Capital & Umum Human Capital & Umum Human Capital & Umum Human Capital & Umum
Keterangan : KPI merupakan amanah dari Koperasi Amaliah Husada, Surat No : 002/KAH/I/2013 Strategi utama merupakan hasil dari analisis SWOT, dimana RSPC berada pada kuadran SO, dengan 3 pilihan strategi utama, yaitu : 1. Enhancement : Meningkatkan mutu sehingga produk lebih dapat diterima 2. Vertical integration : Menjalin sinergi dengan para pihak yang terkait dalam proses bisnis 3. Penetration : Agresif melakukan "penyerangan" terhadap pasar kompetitor
4
1 PENILAIAN KINERJA DOKTER Leading sector: Departemen Medik
1. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1.
Realisasi Jam Praktek
1.2.
Kelengkapan Pengisian Catatan Medik
2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1.
Realisasi Jam Praktek 2.1.1. Metode yang digunakan adalah dengan mencatat jam dimulainya praktek setiap dokter selama satu bulan. Yang melaksanakan pencatatan adalah tim Rawat Jalan 2.1.2. Rekapan jam praktek per dokter akan dievaluasi setiap bulan 2.1.3. Pemberian penghargaan bagi dokter yang tepat jam prakteknya selama enam bulan berturut- turut
2.2.
Kelengkapan Pengisian Catatan Medik 2.2.1. Membentuk tim audit 2.2.2. Rapat tim audit untuk mempersiapkan SOP, kelengkapan dokumen dan lain- lain terkait audit catatan medik 2.2.3. Sosialisasi ke dokter praktek 2.2.4. Audit catatan medik secara random sampling per tiga bulan 2.2.5. Pembuatan laporan hasil audit
3. Sasaran 3.1.
Realisasi Jam Praktek
Laporan tepat waktu setiap bulan, tidak lebih dari minggu kedua setiap bulan
Tiap dokter 50% tepat waktu prakteknya setiap bulan
3.2.
Kelengkapan Pengisian Catatan Medik
Laporan tepat waktu setiap bulan, tidak lebih dari minggu kedua setiap bulan
50% dokter RSPC lengkap catatan mediknya
5
4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan NO 1 2
KEGIATAN
1
2
3
4
5
BULAN 6 7 8
9
10
11
Rekapitulasi realisasi jam praktek dokter Audit catatan medik
5. Anggaran 5.1. Kelengkapan Pengisian Catatan Medik = Ada dalam biaya ATK dan rapat
6
12
2 PROGRAM KERJA KOMITE MEDIK Leading sector : Komite Medik
1. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1.
Kegiatan Subkomite Mutu 1.1.1. Ronde Besar 1.1.2. Pembahasan Kasus Sulit/ Kematian 1.1.3. Audit Medik 1.1.4. Pembuatan Clinical Pathway
1.2.
Kegiatan Subkomite Etika& Disiplin Profesi 1.2.1. Bedah Kasus 1.2.2. Penyelesaian Masalah Etik Medik
2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1.
Kegiatan Subkomite Mutu 2.1.1. Ronde Besar
Pembentukan dan rapat tim
Pembuatan jadwal ronde besar setiap SMF
Sosialisasi ke semua SMF dan yang terkait
Pelaksanaan ronde besar
Pembuatan laporan hasil ronde besar
Evaluasi kegiatan
2.1.2. Pembahasan Kasus Sulit/ Kematian
Pembentukan dan rapat tim
Pembuatan jadwal pembahasan kasus sulit/ kematian
Sosialisasi ke semua SMF
Pelaksanaan pembahasan kasus sulit/ kematian
Evaluasi kegiatan
2.1.3. Audit Medik
Pembentukan dan rapat tim
Pembuatan jadwal audit medik
7
Sosialisasi ke semua SMF
Pelaksanaan audit medik
Pembuatan laporan hasil audit
Evaluasi kegiatan
2.1.4. Pembuatan Clinical Pathway
2.2.
Pembentukan dan rapat tim
Mencari pembimbing/ konsultan Clinical Pathway
Bimbingan I dengan konsultan
Pembuatan 10 Clinical Pathway RSPC
Bimbingan II dengan konsultan
Finalisasi 10 Clinical Pathway RSPC
Sosialisasi ke semua SMF
Kegiatan Subkomite Etika& Disiplin Profesi 2.2.1. Bedah Kasus
Rapat tim dan pembuatan jadwal bedah kasus
Sosialisasi ke semua SMF
Pelaksanaan bedah kasus
Pelaporan dan evaluasi kegiatan
2.2.2. Penyelesaian Pengaduan Masalah Etik Medik
Penemuan kasus
Investigasi kasus
Rapat tim
Pembuatan surat rekomendasi penanganan kasus (masalah etik
medis) 3. Sasaran 3.1.
Kegiatan Subkomite Mutu 3.1.1. Ronde Besar: semua SMF melakukan ronde besar 2x per tahun 3.1.2. Pembahasan Kasus Sulit/ Kematian: pembahasan kasus sulit/ kematian dilakukan setiap 3 bulan sekali 3.1.3. Audit Medik: audit medik dilakukan 2x per tahun
8
3.1.4. Pembuatan Clinical Pathway: dihasilkan 10 Clinical Pathway pada tahun 2013 3.2.
Kegiatan Subkomite Etika& Disiplin Profesi 3.2.1. Bedah kasus: bedah kasus dilakukan setiap 3 bulan sekali 3.2.2. Penyelesaian Pengaduan Masalah Etik Medik
4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan NO
KEGIATAN
1
2
3
4
5
BULAN 6 7 8
9
10
11
1. Kegiatan Subkomite Mutu 1.1. Ronde Besar 1.2. Pembahasan Kasus Sulit/ Kematian 1.3. Audit Medik 1.4. Pembuatan Clinical Pathway 2. Kegiatan Subkomite Etika& Disiplin Profesi 2.1. Bedah Kasus 2.2. Penyelesaian Pengaduan Masalah Etik Medik 5. Anggaran 5.1.
Kegiatan Subkomite Mutu 5.1.1. Ronde Besar
: Ada dalam biaya ATK dan rapat
5.1.2. Pembahasan Kasus Sulit/ Kematian : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.1.3. Audit Medik
: Ada dalam biaya ATK dan rapat
5.1.4. Pembuatan Clinical Pathway : Biaya konsultan 5.2.
: Rp. 15.000.000
Kegiatan Subkomite Etika& Disiplin Profesi 5.2.1. Bedah Kasus
: Ada dalam biaya ATK dan rapat
5.2.2. Penyelesaian Masalah Etik Medik
: Ada dalam biaya ATK dan rapat
9
12
3 STANDAR KOMPETENSI KARYAWAN Leading Sector: Komite Diklat 1. Kegiatan Pokok 1.1. Pembentukan tim kompetensi 1.2. Penyusunan standar kompetensi karyawan 1.3. Pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan 1.4. Pelaksanaan uji kompetensi karyawan 1.5. Evaluasi dan tindak lanjut hasil uji kompetensi karyawan 2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Pembentukan tim kompetensi - Rapat pembentukan tim kompetensi 2.2. Penyusunan standar kompetensi karyawan - Rapat penyusunan standar kompetensi karyawan - Mengumpulkan referensi dari departemen lain - Mengumpulkan referensi dan data dari institusi lain - Studi banding ke RS dan institusi lain 2.3. Pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan - Rapat pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan 2.4. Pelaksanaan uji kompetensi karyawan - Rutin: 1x ujian/karyawan/tahun - Non-rutin: bagi karyawan yang melanggar standar prosedur kerja atau mengalami perubahan standar kompetensi - Bekerja sama dengan departemen HC&U dan departemen terkait dalam pelaksanaannya 2.5. Evaluasi dan tindak lanjut hasil uji kompetensi karyawan - Rapat evaluasi hasil uji kompetensi - Evaluasi dilakukan minimal 1x/tahun - Tindak lanjut berupa Diklat dan rekomendasi ke departemen HC&U 3. Sasaran 3.1. Pembentukan tim kompetensi - Tim kompetensi terbentuk pada bulan Februari 2013 3.2. Penyusunan standar kompetensi karyawan - Penyusunan standar kompetensi karyawan dimulai pada bulan Februari 2013 dan selesai pada bulan Juni 2013 3.3. Pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan - Jadwal uji kompetensi rutin tersusun pada bulan Juli 2013 3.4. Pelaksanaan uji kompetensi karyawan - 100% karyawan mengikuti uji kompetensi
10
3.5. Evaluasi hasil uji kompetensi karyawan - Rapat evaluasi dilaksanakan minimal 1x/bulan - 100% karyawan tergambar posisinya dalam peta kompetensi karyawan 4. Jadwal NO 1 2 3 4 5
KEGIATAN POKOK
1
2
3
4
5
2013 6 7 8
9
10
11
Pembentukan tim kompetensi karyawan Penyusunan standar kompetensi karyawan Pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan Pelaksanaan uji kompetensi karyawan Evaluasi hasil uji kompetensi karyawan
5. Anggaran 5.1. Pembentukan tim kompetensi : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2. Penyusunan standar kompetensi karyawan : Studi banding = Rp.10.000.000 5.3. Pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.4. Pelaksanaan uji kompetensi karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.5. Evaluasi hasil uji kompetensi karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat
11
12
4 PENILAIAN KINERJA KARYAWAN MEDIK & NON MEDIK Leading Sector : Dept. Human Capital & Umum 1.
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1. Pembentukan tim penilaian kinerja karyawan 1.2. Penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan 1.3. Pembuatan jadwal penilaian kinerja karyawan 1.4. Pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 1.5. Evaluasi penilaian kinerja karyawan
2.
Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Pembentukan tim penilaian kinerja karyawan - Rapat pembentukan tim penilaian kinerja karyawan 2.2. Penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan - Penyusunan indicator kinerja karyawan terdahulu & formulasi indicator kinerja berdasarkan core value RSPC - Rapat penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan - Mengumpulkan referensi dari departemen lain - Mengumpulkan referensi dan data dari institusi lain 2.3.Pembuatan jadwal penilaian kinerja karyawan - Rapat pembuatan jadwal penilaian kinerja karyawan 2.4. Pelaksanaan penilaian kinerja karyawan - setiap 1 tahun 2 kali, saat penilaian untuk kontrak kerja - setiap 1 bulan sekali, saat penilaian untuk keskar 2.5. Evaluasi penilaian kinerja karyawan - Rapat evaluasi penilaian kinerja karyawan - Evaluasi kinerja karyawan 2 kali dalam 1 tahun
3.
Sasaran 3.1. Pembentukan tim penilaian kinerja karyawan - Tim penilaian kinerja karyawan dibentuk bulan April 2013 3.2. Penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan - Penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan dimulai pada bulan April 2013 dan selesai pada bulan Mei 2013
12
3.3. Pembuatan jadwal penilaian kinerja karyawan - Jadwal penilaian kinerja karyawan tersusun bulan Mei 2013 3.4. Pelaksanaan penilaian kinerja karyawan - 100% karyawan akan dinilai kinerjanya 3.5. Evaluasi penilaian kinerja karyawan - Proses dan hasil penilaian kinerja karyawan tepat waktu - 80% kinerja karyawan baik
4.
Skedul ( Jadwal ) Pelaksanaan Kegiatan No.
KEGIATAN 1
1 2 3 4 5
5.
2
3
4
5
BULAN 6 7
8
9
10
11
Pembentukan tim Penyusunan prosedur Pembuatan jadwal Pelaksanaan penilaian Evaluasi dan tindak lanjut penilaian
Anggaran 5.1. Pembentukan tim penilaian kinerja karyawan 5.2. Penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan 5.3. Pembuatan jadwal penilaian kinerja karyawan 5.4. Pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 5.5. Evaluasi penilaian kinerja karyawan
13
: Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat
12
5 PENINGKATAN MUTU PELAYANAN Leading Sector: Komite Mutu
1. Kegiatan Pokok 1.1. Penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM) 1.2. Implementasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) 1.3. Evaluasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) 1.4. Renovasi ruang pelayanan 1.5. Standarisasi fasilitas unit pelayanan 1.6. Peningkatan mutu pelayanan kamar bedah 2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM) - Rapat penyusunan SPM - Modifikasi Kepmenkes no. 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal RS Pelayanan gawat darurat Pelayanan rawat jalan Pelayanan rawat inap Bedah sentral Pelayanan persalinan dan perinatologi Pelayanan intensif Pelayanan radiologi Pelayanan laboratorium patologi klinik Pelayanan rehabilitasi medik Pelayanan farmasi Pelayanan gizi Pelayanan transfusi darah Pelayanan keluarga miskin Pelayanan rekam medis Pengelolaan limbah Pelayanan administrasi dan manajemen Pelayanan ambulans/kereta jenazah Pelayanan pemulasaraan jenazah Pelayanan pemeliharaan sarana rumah sakit Pelayanan laundry Pencegah Pengendalian Infeksi (PPI) Penatalaksanaan Tuberculosis di RS - Penyusunan Standar Pelayanan Minimal RS Permata Cibubur Penatalaksanaan marketing
14
Penatalaksanaan SPI Penatalaksanaan house keeping Penatalaksanaan gudang obat Penatalaksanaan gudang umum Penatalaksanaan cleaning service Penatalaksanaan security Penatalaksanaan parkir Penatalaksanaan purchasing Penatalaksanaan SIRS
- Studi banding 2.2. Implementasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) - Sosialisasi SPM ke departemen terkait - Penerapan SPM di setiap unit pelayanan Garansi kecepatan pelayanan 2.3. Evaluasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) - Audit pelayanan - Ronde manajemen Rutin Non-rutin 2.4. Renovasi ruang pelayanan - Perencanaan ruangan sesuai standar Unit pelayanan: OK, Laboratorium, Farmasi, Radiologi, Gizi Klinik Fasilitasi umum: ruang tunggu pengunjung - Pengajuan disain dan dana investasi - Pencarian vendor - Proses renovasi 2.5. Standarisasi fasilitas unit pelayanan - Perencanaan fasilitas dan penunjang pelayanan sesuai standar - Pengajuan model dan dana investasi - Pencarian vendor - Pengadaan fasilitas 2.6. Peningkatan mutu pelayanan kamar bedah - Standarisasi alur kamar bedah - Standarisasi fasilitas kamar bedah - Penerapan patient safety di kamar bedah 3. Sasaran 3.1. Penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM) - Penyusunan SPM dimulai pada bulan Februari 2013 dan selesai pada bulan Juni 2013 3.2. Implementasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) - Pada bulan Oktober 2013, 80% pelayanan berjalan sesuai SPM 3.3. Evaluasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) - Ronde manajemen terlaksana sesuai jadwal - Hasil audit pelayanan disosialisasikan 1x/bulan 3.4. Renovasi ruang pelayanan
15
- Renovasi terlaksana sesuai jadwal 3.5. Standarisasi fasilitas unit pelayanan - Fasilitas sesuai standar 3.6. Peningkatan mutu pelayanan kamar bedah - Alur pelayanan sesuai standar - Fasilitas sesuai standar - Patient safety : 100% operasi mengisi surgical safety checklist 4. Jadwal NO
KEGIATAN POKOK
1
Penyusunan SPM Implementasi SPM : Garansi kecepatan Evaluasi SPM : Audit & Ronde manajemen Renovasi ruang pelayanan Standarisasi fasilitas Peningkatan mutu pelayanan kamar bedah
2 3 4 5 6
1
2
3
4
5
Bulan 6 7 8
9
10
11
12
5. Anggaran 5.1. Penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM) 5.2. Implementasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) 5.3. Evaluasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) 5.4. Renovasi ruang pelayanan 5.5. Standarisasi fasilitas unit pelayanan 5.6. Peningkatan mutu pelayanan kamar bedah
16
: Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya investasi : Ada dalam biaya investasi : Ada dalam biaya investasi
6 PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Leading Sector: Komite Diklat 1. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1. Pembentukan tim Diklat 1.2. Pembuatan prosedur Diklat 1.3. Penyusunan program Diklat 1.4. Implementasi Program Diklat 1.5. Evaluasi pelaksanaan Diklat 2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Pembentukan tim Diklat - Rapat pembentukan tim Diklat 2.2. Pembuatan prosedur Diklat - Rapat pembuatan prosedur Diklat 2.3. Penyusunan program Diklat - Rapat penyusunan program Diklat - Mengumpulkan data dari departemen lain - Mengumpulkan data dari lembaga penyelenggara Diklat - Membuat kerja sama Diklat dengan sekolah kesehatan, sekolah non-kesehatan, perusahaan rekanan, dan sponsor - Menseleksi vendor trainner pengelolaan RS untuk diajukan ke unit Purchasing 2.4. Implementasi Program Diklat - Diklat internal: diklat in-house dan mengundang konsultan - Diklat eksternal: mengikuti kegiatan Diklat di institusi lain dan studi banding - Bekerja sama dengan departemen HC&U dan departemen terkait dalam pelaksanaannya 2.5. Evaluasi pelaksanaan Diklat - Rapat evaluasi pelaksanaan Diklat - Dilaksanakan minimal 1x/bulan 3. Sasaran 3.1. Pembentukan tim Diklat - Tim Diklat terbentuk pada bulan Februari 2013 3.2. Pembuatan prosedur Diklat - Prosedur Diklat disosialisasikan kepada seluruh karyawan pada bulan Maret 2013 3.3. Penyusunan program Diklat - Penyusunan program Diklat dimulai pada bulan Februari 2013 dan selesai pada bulan Juni 2013
17
3.4. Implementasi program Diklat - 60% standar kompetensi karyawan tercapai - 80% karyawan tetap mengikuti kegiatan DIklat - 100% karyawan baru mengikuti kegiatan Diklat 3.5. Evaluasi pelaksanaan Diklat - Rapat evaluasi Diklat terlaksana minimal 1x/bulan 4. Jadwal No 1 2 3 4 5
Kegiatan Pokok
1
2
3
4
5
Bulan 6 7 8
9
10
Pembentukan tim Diklat Pembuatan prosedur diklat Penyusunan program Diklat Implementasi program Diklat Evaluasi pelaksanaan diklat
5. Anggaran 5.1. Pembentukan tim Diklat : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2. Pembuatan prosedur Diklat : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.3. Penyusunan program Diklat : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.4. Implementasi Program Diklat : Rp.1.000.000,-/karyawan/tahun 5.5. Evaluasi pelaksanaan Diklat : Ada dalam biaya ATK dan rapat
18
11
12
7 REKRUTMEN KARYAWAN Leading Sector : Dept. Human Capital & Umum 1.
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1. Pembentukan tim rekrutmen karyawan 1.2. Penyusunan prosedur rekrutmen karyawan 1.3. Pembuatan jadwal rekrutmen karyawan 1.4. Pelaksanaan rekrutmen karyawan 1.5. Evaluasi rekrutmen karyawan
2.
Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Pembentukan tim rekrutmen karyawan - Rapat pembentukan tim rekrutmen karyawan 2.2. Penyusunan prosedur rekrutmen karyawan - Penyusunan buku panduan rekrutmen berdasarkan core value RSPC - Penyusunan kriteria karyawan yang dibutuhkan untuk semua unit kerja - Penyusunan soal – soal test dalam wawancara proses rekrutmen - Penyusunan cara rekrutmen karyawan ( iklan di internet atau surat kabar ) 2.3.Pembuatan jadwal rekrutmen karyawan - Rapat pembuatan jadwal rekrutmen karyawan 2.4. Pelaksanaan rekrutmen karyawan - Bekerjasama dengan departemen lain dalam proses rekrutmen - Melakukan kerjasama dengan instansi pendidikan (Kedokteran, STIKES, perhotelan, dll) dan menyediakan mess untuk calon karyawan dalam masa 1 tahun PKWT - Pemasangan iklan lowongan kerja di media massa (online dan offline) 2.5. Evaluasi rekrutmen karyawan - Rapat evaluasi rekrutmen karyawan - Evaluasi rekrutmen karyawan dilakukan 1x/pertahun
3.
Sasaran 3.1. Pembentukan tim rekrutmen karyawan Pembentukan tim rekrutmen karyawan pada bulan Maret 2013 3.2. Penyusunan prosedur rekrutmen karyawan Penyusunan prosedur rekrutmen karyawan dimulai pada bulan April 2013 sampai dengan Mei 2013 3.3. Pembuatan jadwal rekrutmen karyawan - Rekrutmen terjadual disusun pada bulan Juni 2013
19
3.4. Pelaksanaan rekrutmen karyawan - Karyawan terekrut melalui rekrutmen terjadual lebih banyak daripada rekrutmen insidental 3.5. Evaluasi rekrutmen karyawan - 100% kebutuhan karyawan terpenuhi - Rapat evaluasi rekrutmen setiap 3 bulan - Semua karyawan hasil rekrutmen akan dinilai kinerjanya - Mendapatkan karyawan yang memenuhi kriteria dan kebutuhan rumah sakit
4.
Skedul ( Jadwal) Pelaksanaan Kegiatan No.
KEGIATAN 1
1 2 3 4 5
5.
2
3
4
5
BULAN 6 7
8
9
10
Pembentukan Tim Penyusunan prosedur Pembuatan Jadwal Pelaksanaan rekrutmen Evaluasi Rekrutmen
Anggaran 5.1. Pembentukan tim rekrutmen karyawan 5.2. Penyusunan prosedur rekrutmen karyawan 5.3. Pembuatan jadwal rekrutmen karyawan 5.4. Rekrutmen kerjasama institusi pendidikan 5.5. Evaluasi rekrutmen karyawan
20
: Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Belum ada dalam biaya 2013 : Ada dalam biaya ATK dan rapat
11
12
8 MENDESAIN PRODUK UNGGULAN Leading sector : Departemen Medik 1. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1.
Pengumpulan data produk unggulan
1.2.
Pembahasan bersama antara pemilik dan pengelola
1.3.
Pembuatan rencana investasi produk unggulan
1.4.
Realisasi produk unggulan
1.5.
Evaluasi dan tindak lanjut
2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1.
Pengumpulan data produk unggulan 2.1.1. Pengumpulan data internal RSPC dari produk yang potensial untuk dijadikan unggulan, misal jumlah pasien, jumlah tindakan, value tindakan, dan lain- lain 2.1.2. Pengumpulan data eksternal produk tersebut di pasar kompetitor 2.1.3. Cost benefit analysis
2.2.
Pembahasan bersama antara pemilik dan pengelola 2.2.1. Rapat pembahasan produk unggulan yang melibatkan perwakilan KAH, koordinator KAH, Direktur RSPC dan jajarannya (komite medik, dan departemen terkait) 2.2.2. Rekomendasi produk unggulan
2.3.
Pembuatan rencana investasi produk unggulan 2.3.1. Pembuatan daftar investasi 2.3.2. Mencari vendor dan survei harga 2.3.3. Pengajuan anggaran
2.4.
Realisasi produk unggulan 2.4.1. Sosialisasi ke customer internal maupun eksternal 2.4.2. Pemasaran produk unggulan
2.5.
Evaluasi dan tindak lanjut 2.5.1. Mengumpulkan masukan dan keluhan baik lisan maupun tertulis tentang produk unggulan secara berkala
21
2.5.2. Pemecahan masalah (problem solving) 2.5.3. Tindak lanjut pemecahan masalah 3. Sasaran 3.1.
Pengumpulan data produk unggulan -
3.2.
3.3.
Data internal dan eksternal terkumpul pada bulan Maret 2013
Pembahasan bersama antara pemilik dan pengelola -
Terselenggara pada bulan April 2013
-
80% pihak yang diundang dapat menghadiri
-
Dihasilkannya rekomendasi -minimal- sebuah produk unggulan di RSPC
Pembuatan rencana investasi produk unggulan -
Dihasilkannya dokumen rencana investasi produk unggulan pada bulan April 2013
3.4.
Realisasi produk unggulan -
3.5.
Produk unggulan mulai direalisasikan pada bulan Mei 2013
Evaluasi dan tindak lanjut -
Produk unggulan dievaluasi pada bulan Agustus & November 2013
4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan NO
1
2
3 4 5
KEGIATAN
1
2
3
4
5
BULAN 6 7
Pengumpulan data produk unggulan (internal dan eksternal) Pembahasan bersama KAH, Komite Medik dan manajemen Pembuatan rencana investasi produk unggulan Realisasi produk unggulan Evaluasi dan tindak lanjut
5. Anggaran
: belum ada dalam budget & investasi 2013
22
8
9
10 11 12
9 INVENTORY MANAGEMENT Leading sector : Departemen Akuntansi dan pajak
1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan 1.1 Stock Opname dan Stock Sampling 1.2 Pengendalian pembelian, pemakaian, pencatatan dan pelaporan 2. Cara melaksanakan kegiatan 2.1 Stock Opname dan Stock Sampling - Pembentukan tim untuk pelaksanaan stock opname dan stock sampling - Mengeluarkan data dari SIRS (data pemakaian, penjualan dan pembelian untuk periode 1 bulan) - Membuat kategori ABC – pareto, untuk stok opname dipilih semua kategori A dan untuk stok sampling dipilih secara acak dari kategori B & C masing-masing 20 item. - Koordinasi dengan unit terkait untuk pelaksanaan stock opname, dilakukan di setiap Gudang : Gudang Medis , Gudang boga , Gudang Umum dan dilakukan juga di setiap depo -depo yang tersebar. - Melakukan penghitungan stok atau persediaan yang ada berdasarkan fisik dan pencatatannya, bersama unit terkait. - Hasil stock opname dan sampling akan dilaporkan pada akhir penghitungannya sebagai laporan pertanggung Jawaban terhadap persedian yang ada. - Setiap pencatatan atau persediaan yang berbeda atau tidak sesuai baik itu menambah atau berkurangnya persediaan, harus ada pertanggungjawaban dari unit atau individu, yang bersangkutan (unit atau individu) diberikan kesempatan 1 X 24 jam untuk melakukan klarifikasi. - Setiap kesenjangan yang ditemukan (berkurang atau berlebihnya persediaan), dibuatkan berita acara kronologisnya ataupun penggantian berupa uang 2.2 Pengendalian pembelian, pemakaian, pencatatan dan pelaporan - Pencatatan dan pelaporan utk memonitoring pemakaian yang telah terjadi, akan disampaikan kepada semua unit yang bertanggung jawab terhadap nilai dan jumlah persediaan tersebut. 3. Sasaran 3.1 Stock Opname dan Stock Sampling - Tersedia data stock opname yang disampaikan setiap hari untuk stock kategori A di unit berikut : 1) Gudang medis 2) Gudang umum 3) Gudang boga 4) Farmasi 5) OK-VK 6) UGD - Tersedia data stock sampling yang disampaikan setiap hari kamis untuk stock kategori B dan C di unit farmasi
23
4.
5.
- Tersedia data stock opname yang disampaikan setiap 2 pekan sekali untuk stock kategori A di unit berikut : 1) Rawat inap 2) Perinatologi 3) ICU 4) NICU - Tersedia data stock opname yang disampaikan 6 bulan sekali untuk stock opname semua kategori di unit berikut : 1) Gudang medis 2) Gudang umum 3) Gudang boga 4) Farmasi - Tersedia data stock opname yang disampaikan 1 tahun sekali untuk stock opname semua kategori di unit berikut : 1) OK-VK 2) UGD 3.2 Pengendalian pembelian, pemakaian, pencatatan dan pelaporan - Pembelian dan pemakaian sesuai dengan kebutuhan - Pencatatan dan pelaporan tepat waktu dan akurat Jadwal pelaksanaan kegiatan No Kegiatan Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Stock opname dan stock sampling 2 Pengendalian pembelian, pemakaian, pencatatan dan pelaporan
Anggaran 5.1 5.2
Stock Opname dan Stock Sampling
: Ada dalam biaya ATK dan rapat Pengendalian pembelian, pemakaian, : Ada dalam biaya ATK dan pencatatan dan pelaporan rapat
24
10 PELAPORAN PEMAKAIAN OBAT, ALKES DAN BAHAN Leading sector
: Departemen Medik
1. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1.
Ketersediaan obat, alkes dan bahan
1.2.
Pelaporan pemakaian obat, alkes dan bahan
2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1.
Ketersediaan obat, alkes dan bahan 2.1.1. Penghitungan stok minimal obat, alkes dan bahan 2.1.2. Pembuatan Purchase Request 2.1.3. Pembuatan Purchase Order oleh Pengadaan Medis 2.1.4. Order ke vendor oleh Pengadaan Medis 2.1.5. Penerimaan barang 2.1.6. Distribusi barang
2.2.
Pelaporan pemakaian obat, alkes dan bahan 2.2.1. Pembuatan formulir pemakaian obat, alkes dan bahan oleh Akuntansi 2.2.2. Sosialisasi formulir 2.2.3. Pelaksanaan pencatatan pemakaian obat, alkes dan bahan 2.2.4. Pelaporan (pembuatan rekap) pemakaian obat, alkes dan bahan oleh Akuntansi 2.2.5. Evaluasi dan tindak lanjut
3. Sasaran: 3.1.
Ketersediaan obat, alkes dan bahan Kejadian tidak tersedia (permintaan user tidak bisa dilayani) kurang dari 10%
3.2.
Pelaporan pemakaian obat, alkes dan bahan Persediaan alkes dan bahan yang ada sesuai dengan fisik dan pencatatan
25
4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan NO
BULAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
KEGIATAN
A. Ketersediaan obat, alkes dan bahan Penghitungan stok minimal obat, 1 alkes dan bahan 2 Pembuatan Purchase Request Pembuatan Purchase Order (PIC: 3 Pengadaan Medis) Order ke vendor (PIC: Pengadaan 4 Medis) 5 Penerimaan barang 6 Distribusi barang B. Pelaporan pemakaian alkes dan bahan Pembuatan formulir pemakaian 1 alkes dan bahan 2 Sosialisasi formulir Pelaksanaan pencatatan 3 pemakaian alkes dan bahan Pelaporan (pembuatan rekap) 4 pemakaian alkes dan bahan 5 Evaluasi dan tindak lanjut 5. Anggaran
: ada di budget ATK
26
11 AKTIVITAS KEUANGAN & KEGIATAN USAHA Leading Sector : Departemen Keuangan 1. Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan 1.1 Menyiapkan Laporan Keuangan 1.2 Pengajuan Anggaran & Pembayaran Vendor 1.3 Menghitung & membayarkan Jasa Medis 1.4 Pengelolaan Piutang Usaha 1.5 Pengelolaan Pendapatan & Penerimaan RS 1.6 Pembuatan Billing pasien 2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1 Menyiapkan Laporan Keuangan - Menyiapkan Laporan Laba-Rugi berdasar data SIRS - Menyiapkan Laporan Detail Pendapatan berdasarkan data SIRS - Menyiapkan Laporan Arus Kas berdasarkan data Rekening Koran KAH/RS - Departemen Akuntansi membuat laporan keuangan - Rekonsiliasi antara laporan “versi keuangan” dengan “versi akuntansi”. 2.2 Pengajuan Anggaran & Pembayaran Vendor - Mengajukan anggran operasional/investasi kepada KAH - Melakukan pembayaran kepada Vendor RS setelah dana cair - Mengelola dana COD untuk operasional RS 2.3 Menghitung & membayarkan Jasa Medis - Proses perhitungan jasa medis melalui SIRS - Pengajuan Anggaran dan pembayaran Jasa medis 2.4 Pengelolaan Piutang Usaha - Pembuatan Invoice Piutang usaha Jaminan Perusahaan/Asuransi - Pengiriman Invoice dan pemantauan usia piutang usaha - Penagihan dan pembayaran Piutang usaha - Hapus buku piutang usaha 2.5 Pengelolaan Pendapatan & Penerimaan RS - Proses penerimaan pembayaran kasir tunai/non tunai 2.6 Pembuatan Billing pasien - Menyiapkan billing pasien tunai/kartu Kredit/Debit
27
3. Sasaran 3.1 Menyiapkan Laporan Keuangan - Laporan Laba-Rugi & Detail Pendapatan selesai sebelum tanggal 12 setiap bulan - Laporan Arus Kas selesai sebelum tanggal 15 setiap bulan 3.2 Pengajuan Anggaran & Pembayaran Vendor - Rerata 7 hari sejak pengajuan anggaran s/d pembayaran vendor - Reimbursment dana COD 7 hari sudah cair, kenaikan dana COD 20% (Rp10 juta) sesuai peningkatan aktivitas RS. 3.3 Menghitung & membayarkan Jasa Medis - Jasa Medis diterima Dokter paling lama tanggal 10 setiap bulan - Tanggapan atas informasi jasa medis paling lama 3 x 24 jam. 3.4 Pengelolaan Piutang Usaha - Rerata umur piutang usaha > 60 hari; maksimal 12% dari total AR Outstanding - Rerata umur piutang usaha < 60 hari telah tertagih - Rerata pembuatan invoice paling lama 7 hari kerja telah terkirim 3.5 Pengelolaan Pendapatan & Penerimaan RS - Akurasi pelaporan pendapatan & penerimaan Kasir dengan bantuan SIRS - Menutup kemungkinan penyimpangan yang bisa terjadi 3.6 Pembuatan Billing pasien - Rerata Billing pasien Rawat Inap tunai atau kartu Kr/Db selesai dalam 30 menit dengan bantuan SIRS. 4. Jadual No
Kegiatan Pokok 1
1 2 3 4 5 6
2
3
4
5
6
Bulan 7 8
9
10
11
Laporan Keuangan Pengajuan Anggaran & Pembayaran Jasa Medis Piutang Usaha Pendapatan & Penerimaan Billing
5. Anggaran 5.1 Menyiapkan Laporan Keuangan 5.2 Pengajuan Anggaran & Pembayaran Vendor 5.3 Menghitung & membayarkan Jasa Medis 5.4 Pengelolaan Piutang Usaha 5.5 Pengelolaan Pendapatan & Penerimaan RS 5.6 Pembuatan Billing pasien
28
: Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat
12
12 AUDIT Leading Sector
: Satuan Pengawas Internal (SPI)
1. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1. Audit Internal 1.1.1. Audit Keuangan 1.1.2. Audit Operasional 1.1.3. Audit Kepatuhan (SOP) 1.1.4. Audit Khusus 1.2. Audit eksternal 2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1 Audit Internal 2.1.1. Audit Keuangan - Pemeriksaan Siklus Pendapatan ( pendapatan Rawat jalan, rawat inap umum dan jaminan asuransi ) - Pemeriksaan Kas / Bank - Pemeriksaan Piutang (Pribadi , Instansi , karyawan ) - Pemeriksaan Hutang - Pemeriksaan Gaji dan Keskar - Pemeriksaan Dana Sponsorship - Pemeriksaan Jasa Dokter dan Fee Bidan - Pemeriksaan biaya operasional 2.1.2. Audit Operasional - Pemeriksaan Pembelian / Pengadaan - Pemeriksaan Persediaan gudang medis dan umum - Pemeriksaan Penjualan Farmasi dan Kafe - Pemeriksaan laporan Boga - Pemeriksaan Proyek Renovasi - Pemeriksaan Asset & Inventaris 2.1.3. Audit Kepatuhan (SOP) - Memeriksa aktivitas disetiap unit sesuai dengan kebijakan, peraturan dan SOP - Evaluasi SOP yang sudah ada 2.1.4. Audit Khusus - Mengumpulkan data berdasarkan informasi yang diperoleh tentang adanya penyelewengan - Melakukan pemeriksaan untuk menemukan bukti-bukti penyelewengan - Melakukan interogasi dan klarifikasi terhadap pelaku penyelewengan. - Menyusun laporan hasil pemeriksaan - Melaporkan hasil pemeriksaan
29
2.2. Audit Eksternal - Melakukan seleksi Vendor KAP (Kantor Akuntan Publik) - Pemilihan Vendor KAP oleh Koordinator Purchasing - Pelaksanaan audit oleh KAP melibatkan dept.Keuangan ,Akuntansi dan SPI - Pelaporan Hasil Audit Oleh KAP 3. Sasaran 3.1 Audit Keuangan - Memberikan jaminan (Assurance) terhadap kehandalan data mencakup kelengngkapan, akurasi, klarifikasi dan otorisasi yanga memadai sehingga laporan keuangan yang dihasilkan tepat waktu, tepat guna, dan bebas dari salah saji yang material. - Efisiensi & Akurasi Laporan Keuangan - Efisiensi Pengeluaran Rumah sakit 3.2. Audit Operasional - Memastikan berjalannya aktivitas organisasi untuk tercapainya kegiatan operasional secara ekonomis, efisien dan efektif. - Pengawasan Pemakaian , pencatatan dan pelaporan. 3.3 Audit Kepatuhan (SOP) - Memastikan bahwa aktivitas RS sesuai dengan kebijakan, peraturan RS, dan SOP yang sudah ditetapkan. 3.4 Audit khusus - Mendeteksi adanya suatu kesalahan atau penyimpangan yang berindikasi ke arah kecurangan 4. Skedul ( Jadwal ) Pelaksanaan Kegiatan No. 1. 2. 3. 4.
Kegiatan Audit Keuangan Audit Operasional Audit Kepatuhan Audit Khusus
5. Anggaran 5.1. Audit Internal 5.2. Audit Eksternal
1
2
3
4
5
Bulan 6 7 8
9
10
11
12
S
I
T
U
A
S
N
A
L
*
I
O
: Ada dalam biaya ATK dan rapat : Belum ada dalam budget 2013
30
13 APLIKASI KEUANGAN & LAPORAN MANAJEMEN Leading sector : Departemen SIRS 1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan 1.1 Kontrak kerja implementasi VIS 1.2 Kontrak kerja dengan QPro 1.3 Implementasi VIS 2. Cara melaksanakan kegiatan 2.1 Kontrak kerja implementasi VIS - Menyusun dokumen kontrak kerja antara RSPC dengan Konsultan developer VIS - Skema kerjasama adalah per-pasien yang dilayani (rawat jalan : 2.500 & rawat inap : 15.000) 2.2 Kontrak kerja dengan QPro - Menyusun dokumen kontrak kerja antara RSPC dengan QPro - Skema kerjasama dengan Qpro adalah pendampingan teknis untuk antisipasi dan penanggulangan inkonsistensi dan kelambatan prosesing data QPro - Diupayakan kerjasama dapat diperpanjang setiap bulan, sesuai kebutuhan RSPC 2.3 Implementasi VIS - VIS diimplementasikan paralel dengan QPro - Output dari VIS dapat menggantikan QPro sehingga VIS berjalan sendiri tanpa QPro - Implementasi VIS dilanjutkan hingga dpat menghasilkan laporan keuangan real time 3. Sasaran 3.1 Kontrak kerja implementasi VIS - Tersedianya dokumen kontrak kerja antara RSPC dengan Konsultan developer VIS pada bulan Februari 2013 3.2 Kontrak kerja dengan QPro - Tersedianya dokumen kontrak kerja antara RSPC dengan Qpro pada bulan Februari 2013 - Data output dari Qpro konsisten - Prosesing data Qpro lebih cepat 3.3 Implementasi VIS - VIS dapat menggantikan Qpro pada awal bulan Maret 2013 - VIS dapat menghasilkan laporan keuangan real time pada bulan Desember 2013
31
4. Jadwal pelaksanaan kegiatan No Kegiatan 1 1 2 3
Kontrak kerja implementasi VIS Kontrak kerja dengan Qpro Implementasi VIS
2
3
4
5
Bulan 6 7 8
9
10 11 12
S
I
T
U
A
O
N
5. Anggaran 5.1 Kontrak kerja implementasi VIS 5.2 Kontrak kerja dengan Qpro 5.3 Implementasi VIS
S
I
A
: Ada dalam biaya SIRS : Belum ada dalam budget 2013 : Ada dalam biaya SIRS
32
L
14 APLIKASI OPERASIONAL NON KEUANGAN Leading sector : Departemen SIRS 1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan 1.1 Design tujuh aplikasi operasional non keuangan 1) Aplikasi resep online 2) Aplikasi pendaftaran 3) Aplikasi HRD 4) Aplikasi MCU 5) Aplikasi LIS 6) Aplikasi cafe, kantin & boga 7) Aplikasi job order 2. Cara melaksanakan kegiatan 2.1 Design aplikasi operasional non keuangan - Membuat design tujuh aplikasi non keuangan yang dibutuhkan dalam operasional dengan berkoordinasi bersama pengguna aplikasi tersebut - Menseleksi vendor “software” untuk mengerjakan aplikasi yang dimaksud - Pemilihan vendor “software” oleh purchasing - Vendor “software” mengerjakan aplikasi dengan diawasi oleh SIRS - Uji coba aplikasi - Serah terima aplikasi 3. Sasaran 3.1 Design aplikasi operasional non keuangan - Tersedianya tujuh aplikasi operasional non keuangan secara bertahap yang prosesnya dimulai pada bulan Maret 2013 dan mulai diimplementasikan pada bulan Juni 2013 4. Jadwal pelaksanaan kegiatan No Kegiatan Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Design aplikasi operasional non keuangan 5. Anggaran 5.1 Design aplikasi operasional non keuangan
33
: Belum ada dalam budget 2013
15 SISTEM BACK UP Leading sector : Departemen SIRS
1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan 1.1 Inventarisir Hardware. 1.2 Pemeliharaan dan dokumentasi Hardware. 1.3 Hardware cadangan. 1.4 Prosedur kerja khusus pada saat gagal system. 2. Cara melaksanakan kegiatan 2.1 Inventarisir Hardware. 2.1.1 Membuat klasifikasi hardware. 2.1.2 Mencatat keberadaan hardware sesuai lokasi. 2.1.3 Mencatat spesifikasi hardware. 2.2 Pemeliharaan dan dokumentasi Hardware. 2.2.1 Membersihkan hardware dari debu dan komponen lain yang menganggu. 2.2.2 Penggantian komponen yang sudah tidak optimal kinerjanya. 2.2.3 Melakukan pemeriksaan hardware secara berkala. 2.2.4 Membuat catatan histori hardware (perbaikan, penggantian, pemindahan, dll.) 2.2.5 Membuat jadwal ronde seluruh hardware yang tersebar di area 2.2.6 Membuat laporan status hardware setiap minggu 2.3 Hardware cadangan. 2.3.1 Menempatkan atau menentukan hardware yang dapat digunakan pada saat gagal sistem, minimal satu unit untuk satu bagian pelayanan. 2.4 Prosedur kerja khusus pada saat gagal system. 2.4.1 Membuat prosedur kerja dan mensosialisasikannya kepada user atau unit terkait. 2.4.2 Memberikan pelatihan khusus kepada user-user terkait dalam penanganan gagal sistem untuk area kerjanya masing-masing. 2.4.3 Melakukan simulasi gagal system dengan melibatkan unit-unit terkait pada penggunaan sistem sehari-hari. 2.4.4 Membuat jaringan sistem tiruan dalam suatu ruangan. 2.4.5 Membuat cek list untuk evaluasi efektifitas prosedur dan mencatat hal-hal yang mungkin timbul pada saat prosedur ini dilakukan. 3. Sasaran 3.1 Inventarisir Hardware 3.1.1 Memastikan kelengkapan hardware. 3.1.2 100% hardware terpantau
34
3.2 Pemeliharaan dan dokumentasi Hardware 3.2.1 Memastikan hardware siap pakai. Melengkapi Service card pada setiap unit. 3.2.2 Dokumentasi status hardware. 3.2.3 Evaluasi performance hardware. 100% hardware dapat berfungsi dengan baik. 3.3 Hardware cadangan 3.3.1 Tersedianya hardware cadangan saat dibutuhkan untuk menggantikan hardware yang rusak 3.4 Prosedur kerja khusus pada saat gagal system 3.4.1 Memastikan prosedur kerja dapat dijalankan oleh seluruh unit kerja terkait ketika terjadi gagal sistem 4. Jadwal pelaksanaan kegiatan No Kegiatan Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Inventarisir hardware 2 Pemeliharaan dan dokumentasi hardware 3 Hardware cadangan 4 Prosedur kerja khusus pada saat gagal sistem 5. Anggaran 5.1 Inventarisir hardware 5.2 Pemeliharaan dan dokumentasi hardware 5.3 Hardware cadangan 5.4 Prosedur kerja khusus pada saat gagal sistem
35
: Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam budget 2013 : Ada dalam biaya ATK dan rapat
16 ANALISIS INVESTASI Leading sector : Departemen Akuntansi & Pajak 1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan 1.1. Kaji ulang pembelian barang dalam rencana investasi 2013 1.2. Evaluasi terhadap investasi yang sudah dilakukan 2. Cara melaksanakan kegiatan 2.1 Kaji ulang pembelian barang dalam rencana investasi 2013 - Pembentukan tim pengkaji investasi. - Dilakukan cost benefit analysis terhadap setiap investasi yang akan dilakukan . - Diperhitungkan sumberdaya pendukung terhadap investasi yang akan dilakukan (man, money, material dan method) 2.2 Evaluasi terhadap investasi yang sudah dilakukan - Mengevaluasi nilai investasi dan menghitung kewajaran antara nilai angsuran dengan pendapatan yang diperoleh - Memberikan rekomendasi kepada unit kerja terkait dalam hal optimalisasi investasi yang sudah dilakukan agar nilai angsuran per-bulannya daapt tertutupi atau melebihi dari nilai angsuran. 3. Sasaran 3.1 Kaji ulang pembelian barang dalam rencana investasi 2013 - Tersedianya data rasio cost-per-benefit pada bulan April 2013, untuk 100% rencana investasi di tahun 2013 3.2 Evaluasi terhadap investasi yang sudah dilakukan - Tersedianya data evaluasi terhadap 100% investasi yang telah direalisasikan 4. Jadwal pelaksanaan kegiatan No Kegiatan 1
2
Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Kaji ulang pembelian barang dalam rencana investasi 2013 Evaluasi terhadap investasi yang sudah dilakukan
5. Anggaran 5.1 Kaji ulang pembelian barang dalam : Ada dalam biaya ATK dan rencana investasi 2013 rapat 5.2 Evaluasi terhadap investasi yang sudah : Ada dalam biaya ATK dan dilakukan rapat
36
17 PENGENDALIAN BIAYA Leading Sector : Departemen Akuntansi & Pajak 1. Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan 1.1 Menyusun Proyeksi Biaya (Budgeting) untuk tahun depan 1.2 Pembuatan prosedur Pengendalian Biaya 1.3 Penyusunan Program Pengendalian Biaya 1.4 Implementasi Program Pengendalian Biaya 1.5 Evaluasi Program Pengendalian Biaya 1.6 Perubahan anggaran 2013 2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1 Menyusun Proyeksi Biaya untuk tahun depan - Proyeksi biaya disusun berdasarkan estimasi kebutuhan operasional rutin dan program kerja tahun depan 2.2 Penyusunan Prosedur Pengendalian Biaya - Rapat penyusunan Prosedur Pengendalian Biaya 2.3 Penyusunan Program Pengendalian Biaya - Rapat penyusunan Program Pengendalian Biaya 2.4 Implementasi Program Pengendalian Biaya - Melaksanakan prosedur pengendalian biaya atas pembelian barang - Efisiensi pemakaian ATK dan alat kerja - Efisiensi beban energy dan komunikasi - Efisiensi beban pemeliharaan & pengelolaan aktiva tetap - Efisiensi beban rumah tangga - Penjualan barang yang kurang manfaatnya 2.5 Evaluasi Pelaksanaan Pengendalian Biaya - Rapat bulanan Pengendalian Biaya (Realisasi vs Anggaran) 2.6 Perubahan anggaran 2013 - Rapat perubahan anggaran 2013 setiap triwulan 3. Sasaran 3.1 Penyusunan Proyeksi Biaya (Budgeting) - Dokumen biaya (Budgeting) 2014 tersedia pada bulan November 2013 3.2 Penyusunan Prosedur Pengendalian Biaya - Prosedur Pengendalian Biaya selesai Maret 2013 dan segera disosialisasikan. 3.3 Penyusunan Program Pengendalian Biaya - Program selesai disusun bulan April 2013 3.4 Implementasi Program Pengendalian Biaya - Deviasi dengan anggaran biaya Maksimal 10%, kecuali beban langsung mengikuti pendapatan.
37
3.5 Evaluasi Program Pengendalian Biaya - Evaluasi dilaksanakan sebulan sekali 3.6 Perubahan anggaran 2013 - Perubahan anggaran dapat dilakukan sekali dalam tiga bulan. 4. Jadual No
Kegiatan Pokok 1
1 2 3 4 5 6
2
3
4
5
6
BULAN 7 8
9
10
11
12
Penyusunan Anggaran 2014 Penyusunan Prosedur Penyusunan Program Implementasi Program Evaluasi Pelaksanaan Perubahan anggaran 2013
5. Anggaran 5.1 Penyusunan Anggaran Biaya (Budgeting) 2014 5.2 Pembuatan prosedur Pengendalian Biaya 5.3 Penyusunan Program Pengendalian Biaya 5.4 Implementasi Program Pengendalian Biaya 5.5 Evaluasi Program Pengendalian Biaya 5.6 Perubahan anggaran 2013
38
: Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Belum ada dalam budget 2013
18 PEDOMAN AKUNTANSI RUMAH SAKIT Leading sector : Departemen Akuntansi & Pajak 1.
2.
3.
Kegiatan Pokok Dan Rincian Kegiatan 1.1. Pembentukan tim 1.2. Mengumpulkan sumber rujukan 1.3. Identifikasi transaksi & kegiatan 1.4. Penyusunan pedoman 1.5. Membuat lampiran 1.6. Review dan simulasi 1.7. Membukukan dan pelaporan Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Pembentukan tim - Membentuk Tim Penyusunan Pedoman Akuntansi RS dengan melibatkan unit kerja internal yang terkait dan konsultan developer SIRS 2.2. Mengumpulkan sumber rujukan - Mengumpukan sumber rujukan dan standard akuntansi yang sesuai dengan rumah sakit - Sinkronisasi dengan pedoman yang digunakan oleh konsultan developer SIRS dalam menyusun sistem informasi keuangan 2.3. Identifikasi transaksi dan kegiatan yang ada di RS - Melakukan penelusuran alur transaksi dan kegiatan proses bisnis yang dilakukan di RSPC 2.4. Penyusunan pedoman - Menyusun pedoman akuntansi RS sesuai dengan nilai yang sudah ditetapkan RS dan standard akuntansi yang berlaku umum sesuai SAK ETAP dan PSAK 2.5. Membuat lampiran - Membuat Lampiran ilustrasi pencatatan transaksi 2.6. Review dan simulasi - Mendiskusikan ( review ) dan simulasi dengan pihak-pihak yang terkait 2.7. Membukukan dan pelaporan - Membukukan dan melaporkan kepada Direktur dan KAH Sasaran 3.1. Tim penyusun terbentuk pada bulan februari.2013 3.2. Pembuatan standard Akuntansi rumah sakit akan disiapkan di bulan februari 2013 3.3. Transaksi keuangan dan pencatatan untuk panduan Akuntansi RS dibulan ke 2 dan 3 . 3.4. Pedoman akuntansi RS mengacu kepada standard yang umum yaitu sesuai dengan PSAK dan SAK ETAP pelaksanaannya dibulan ke 3 dan ke 4
39
3.5. 3.6. 3.7.
4.
Jadwal Pelaksanaan Kegiatan NO 1 2 3 4 5 6 7
5.
Lampiran Ilustrasi pencatatan dan pembukuannya berdasarkan transaksi yg terjadi di RSPC akan dimulai dibulan ke 5 dan ke 6 Mendiskusikan dan mempresentasikan hasilnya dengan Direktur RSPC dan pihak terkait lainnya Setelah di setujui oleh Direktur RSPC dan Ketua KAH akan dibukukan sebagai panduan akuntansi di rumah sakit permata
BULAN
KEGIATAN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Pembentukan Tim Mengumpulkan Sumber rujukan Identifikasi transaksi dan kegiatan Penyusunan Pedoman Membuat Lampiran Review dan simulasi Membukukan dan pelaporan
Anggaran 5.1. Pembentukan tim 5.2. Mengumpulkan sumber rujukan 5.3. Identifikasi transaksi & kegiatan 5.4. Penyusunan pedoman 5.5. Membuat lampiran 5.6. Review dan simulasi 5.7. Membukukan dan pelaporan
40
: Ada dalam biaya ATK dan rapat : Belum ada dalam budget 2013 : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Belum ada dalam budget 2013
10
11
12
19 AKREDITASI NASIONAL STANDAR 2012 Leading sector : Komite Mutu 1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan 1.1 Benchmarking dan diklat akreditasi standar 2012 1.2 Plan of action akreditasi 1.3 Self asessment 1.4 Bimbingan informal dan formal dari KARS 2. Cara melaksanakan kegiatan 2.1 Benchmarking dan diklat akreditasi standar 2012 - Meminta informasi dari KARS tentang rumah sakit yang telah terakreditasi dengan standar 2013 - Memilih rumah sakit yang memungkinkan untuk dijadikan sebagai tempat benchmarking - Pelaksanaan benchmarking - Membuat laporan benchmarking - Mencari informasi pelaksanaan workshop akreditasi dengan standar 2012 - Mengikuti workshop akreditasi standar 2012 - Membuat laporan workshop akreditasi standar 2012 2.2 Plan of action akreditasi - Menyusun plan of action akreditasi standar 2012 - Inhouse training akreditasi standar 2012 - Sosialisasi plan of action akreditasi kepada seluruh unit kerja terkait 2.3 Self asessment - Seluruh unit kerja menjalankan plan of action akreditasi - Penilaian internal terhadap hasil yang dicapai 2.4 Bimbingan dari KARS - Mengajukan surat permohonan bimbingan kepada KARS - Menjalani bimbingan dengan KARS 3. Sasaran 3.1 Benchmarking dan diklat akreditasi standar 2012 - Benchmarking terlaksana bulan Maret 2013 - Diklat akreditasi terlaksana bulan April 2013 3.2 Penyusunan plan of action akreditasi - Plan of action akreditasi selesai pada bulan Juni 2013 3.3 Self asessment - Self asessment akreditasi dimulai pada bulan Juli 2013 3.4 Bimbingan dari KARS - Bimbingan dari KARS dimulai pada bulan November 2013
41
4. Jadwal pelaksanaan kegiatan No Kegiatan 1 1 2 3 4
2
3
4
Lampiran : No Bagian
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Bulan 6 7 8
9
10 11 12
Benchmarking dan diklat akreditasi Penyusunan POA akreditasi Self asessment Bimbingan dari KARS
5. Anggaran 5.1 Benchmarking dan diklat akreditasi standar 2012 5.2 Penyusunan plan of action akreditasi 5.3 Self asessment 5.4 Bimbingan dari KARS
1 2 3 4
5
Sasaran Keselamatan Pasien (SKP) Hak Pasien dan Keluarga (HPK) Pendidikan Pasien dan Keluarga (PPK) Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) Millenium Development Goal's (MDG's) Akses Pelayanan dan Kontinuitas Pelayanan (APK) Asesmen Pasien (AP) Pelayanan Pasien (PP) Pelayanan Anestesi dan Bedah (PAB) Manajemen Penggunaan Obat (MPO) Manajemen Komunikasi dan Informasi (MKI) Kualifikasi dan Pendidikan Staff (KPS) Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI) Tata Kelola, Kepemimpinan dan Pengarahan (TKP) Manajemen Fasilitas dan Keselamatan (MFK)
Elemen Penilaian PRATAMA
: Belum ada dalam budget 2013 : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Belum ada dalam budget 2013
Tingkat Kelulusan MADYA UTAMA PARIPURNA
24 100 28 NILAI ≥ 80% 88 3
NILAI ≥ 80%
105
NILAI ≥ 80%
184 74 51 84 108 NILAI ≥ 20% 99 83 98 92 1.221
42
NILAI ≥ 80%
NILAI ≥ 20% NILAI ≥ 20%
20 SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008 Leading sector : Komite Mutu 1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan 1.1 Benchmarking dan diklat ISO 9001:2008 1.2 Plan of action ISO 9001:2008 1.3 Self asessment ISO 9001:2008 1.4 Bimbingan dengan lembaga konsultan ISO 1.5 Ujian dengan badan sertifikasi 2. Cara melaksanakan kegiatan 2.1 Benchmarking dan diklat ISO 9001:2008 - Memilih rumah sakit yang memungkinkan untuk dijadikan sebagai tempat benchmarking - Pelaksanaan benchmarking - Membuat laporan benchmarking - Mencari informasi pelaksanaan workshop sertifikasi ISO 9001:2008 - Mengikuti workshop sertifikasi ISO 9001:2008 - Membuat laporan workshop sertifikasi ISO 9001:2008 2.2 Plan of action ISO 9001:2008 - Membuat matriks perbandingan antara standar dalam instrumen ISO 9001:2008 dengan standar dalam instrumen akreditasi 2012 - Menyusun plan of action sertifikasi ISO 9001:2008 - Inhouse training sertifikasi ISO 9001:2008 - Sosialisasi plan of action sertifikasi ISO 9001:2008 kepada seluruh unit kerja terkait 2.3 Self asessment ISO 9001:2008 - Seluruh unit kerja menjalankan plan of action sertifikasi ISO 9001:2008 - Penilaian internal terhadap hasil implementasi 2.4 Bimbingan dari lembaga konsultan ISO - Menseleksi vendor lembaga konsultan ISO - Mengajukan kepada Koordinator Logistik untuk pemilihan vendor lembaga konsultan ISO - Bimbingan dengan lembaga sertifikasi ISO 9001:2008 2.5 Ujian dengan badan sertifikasi - Ujian sertifikasi ISO 9001:2008 3. Sasaran 3.1 Benchmarking dan diklat ISO 9001:2008 - Benchmarking terlaksana bulan Maret 2013 - Diklat akreditasi terlaksana bulan April 2013 3.2 Plan of action ISO 9001:2008 - Plan of action ISO 9001:2008 selesai pada bulan Juni 2013
43
3.3 Self asessment ISO 9001:2008 - Self asessment ISO 9001:2008 dimulai pada bulan Juli 2013 3.4 Bimbingan dari lembaga konsultan ISO - Bimbingan dari lembaga konsultan ISO dimulai pada bulan Agustus 2013 3.5 Ujian dengan badan sertifikasi - Ujian sertifikasi ISO dimulai pada bulan November 2013 4. Jadwal pelaksanaan kegiatan No Kegiatan 1 1 2 3 4 5
2
3
4
5
Bulan 6 7 8
9
10 11 12
Benchmarking dan diklat ISO 9001: 2008 POA ISO 9001: 2008 Self asessment ISO 9001: 2008 Bimbingan dari lembaga konsultan ISO Ujian dengan badan sertifikasi
5. Anggaran 5.1 Benchmarking dan diklat ISO 9001:2008 5.2 Plan of action ISO 9001:2008 5.3 Self asessment ISO 9001:2008 5.4 Bimbingan dari lembaga konsultan 5.5 Ujian dengan badan sertifikasi
44
: Belum ada dalam budget 2013 : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Belum ada dalam budget 2013 : Belum ada dalam budget 2013
21 MANFAAT TAMBAHAN BAGI CUSTOMER Leading Sector
1.
: Departemen Customer Care
Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan
1.1. Bekerjasama dengan rekanan pihak Perbankan, Asuransi, atau Instansi lainnya (Customer Non Membership dan Customer Membership RS Permata Cibubur). 1.2. Melaksanakan kegiatan Unit Kesehatan Sekolah (UKS) bagi sekolah – sekolah yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur. 2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1.
Bekerjasama dengan pihak Perbankan/ Asuransi/ Instansi lainnya (Customer Non Membership dan Customer Membership RS Permata Cibubur). Menghubungi pihak Perbankan/ Asuransi/ Instansi lainnya yang akan melakukan kerjasama dengan RS Permata Cibubur untuk mendukung kegiatan ini. Khusus bagi customer membership Student Member Card, pihak RS Permata Cibubur akan menawarkan program Asuransi untuk benefit Emergency ke pihak Sekolah. Membuat Perjanjian Kerjasama dengan pihak terkait. Mengeluarkan kartu yang didalamnya terdapat logo RS Permata Cibubur dan pihak terkait lainnya. 2.2. Melaksanakan kegiatan Unit Kesehatan Sekolah (UKS) bagi sekolah – sekolah yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur.
-
3.
Membuat Perjanjian Kerjasama dengan pihak sekolah mengenai kegiatan Unit Kesehatan Sekolah (UKS). Menyediakan dokter umum yang bertugas untuk mengunjungi sekolah – sekolah tersebut serta melakukan pemeriksaan rutin bagi para murid – murid sekolah. Melakukan edukasi dan atau penyuluhan kesehatan di sekolah – sekolah dengan melibatkan Dokter Spesialis (apabila diperlukan).
Sasaran 3.1. Bekerjasama dengan pihak rekanan - Tersosialisasi kepada 100% pihak perbankan yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur. - Terealisasi kerjasama dengan 2 perbankan. - Tersosialisasi kepada 100% pihak Asuransi yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur. - Terealisasi kerjasama dengan 1 asuransi. - Tersosialisasi kepada 100% pihak instansi lainnya yang akan bekerjasama dengan RS Permata Cibubur. - Terealisasi kerjasama dengan 1 instansi lainnya.
45
- 50% customer membership RS Permata Cibubur (Student Member Card). - 75% customer RS Permata Cibubur. - Pelaksanaan ini sesuai jadwal 3.2. Melaksanakan kegiatan Unit Kesehatan Sekolah (UKS) bagi sekolah – sekolah yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur. - Tersosialisasi kepada 100% pihak sekolah yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur. - Terealisasi 70% kegiatan Unit Kegiatan Sekolah (UKS). - Jadwal kegiatan Unit Kesehatan Sekolah (UKS) sesuai jadwal. 4.
Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
No
Kegiatan
1
Bekerjasama dengan rekanan Kegiatan Unit Kesehatan Sekolah (UKS) di sekolah – sekolah yang telah menjadi member program Student Member Card RS Permata Cibubur.
2
5.
Bulan 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Anggaran
5.1. Kerjasama dengan rekanan 5.2. Kegiatan UKS
: Budget dalam “Akun Entertain”. : Budget dalam “Akun Transportasi”
46
22 SURVEI LOYALITAS PELANGGAN Leading Sector 1.
Kegiatan pokok & rincian kegiatan 1.1. 1.2. 1.3.
2.
: Departemen Customer Care
Pengumpulan data customer tahun 2012. Mengadakan survei pasien secara tertulis. Mengadakan survei tertulis Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan.
Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1.
Pengumpulan data customer tahun 2012.
2.2.
- Rapat pembentukan tim Survei. - Mengumpulkan data customer yang berobat di permata selama tahun 2012. Untuk kegiatan pengumpulan data ini didukung oleh Dept. SIRS. - Menyusun materi survei. Mengadakan survei pasien tertulis.
2.3.
- Menyebarkan kuesioner (versi singkat dan versi wawancara). - Merekap hasil survei. Mengadakan survei tertulis Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan. - Menyebarkan kuesioner survei. - Merekap hasil survei.
3.
Sasaran 3.1.
3.2.
3.3.
Pengumpulan data customer tahun 2012. - Pembentukan tim Survei 2013. (Customer, Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan) pada bulan Februari 2013. - Data customer tahun 2012 disediakan oleh Dept. SIRS dengan kriteria Repeat Order - Membuat materi survei (Customer, Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan). Mengadakan survei customer secara tertulis. - 80% customer RS Permata Cibubur mengisi kuesioner versi singkat. - Wawancara (dengan dipandu kuesioner) terhadap 100 customer setiap bulan. Mengadakan survei tertulis Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan. - 100% rekanan Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan dikirimi kuesioner survey loyalitas. - Survei untuk Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan, dengan jalan mengunjungi rekanan utama setiap 3 bulan sekali.
47
4.
Jadwal Kegiatan
No
Kegiatan
1
Pengumpulan data customer tahun 2012 Survei loyalitas pasien (repeat order & recommendation) tertulis setiap 1 bulan. Survei loyalitas asuransi, perusahaan, klinik, bidan setiap 3 bulan.
2
3
5.
1
2
3
4
5
Bulan 6 7 8
9
10
11
12
Anggaran 5.1. Pengumpulan data customer tahun 2012. - Pembentukan tim Survei 2013 - Pembentukan materi survei
: Budget dalam akun survei : Budget dalam ATK dan rapat.
5.2. Survei Loyalitas customer secara tertulis 5.3. Survei Loyalitas asuransi, perusahaan, klinik, bidan
: Budget dalam akun survei : Budget dalam akun survei
48
23 EDUKASI CUSTOMER Leading Sector 1.
: Departemen Customer Care
Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan 1.1. Kegiatan Pokok. 1.1.1. Kelas Senam Hamil. 1.1.2. Kelas Laktasi. 1.1.3. Senam Diabetes 1.1.4. Senam Jantung Sehat. 1.1.5. Seminar Awam 1.2. Rincian Kegiatan. 1.2.1. Kelas Senam Hamil. - Jadwal kegiatan - Kegiatan
1.2.2. Kelas Laktasi. - Jadwal kegiatan - Kegiatan
2.
: Rabu (pk. 15.00 Wib – selesai) & Sabtu (09.00 Wib -Selesai). : 1. Pemeriksaan Ibu & Janin sebelum senam dimulai. 2. Senam hamil bersama instruktur. : (Akan dibentuk Tim Laktasi). : 1. Membuka kelas Laktasi bagi pasien post persalinan. 2. Membuka kelas Laktasi bagi pasien Rawat Jalan (RJ).
1.2.3. Senam Diabetes - Jadwal kegiatan : (Akan dibentuk Tim Diabetes). - Kegiatan : Membuka kelas senam Diabetes. 1.2.4. Kelas Senam Jantung Sehat. - Jadwal kegiatan : (Akan dibentuk Tim Senam Jantung Sehat). - Kegiatan : Mengadakan kegiatan senam jantung sehat bagi customer RS Permata Cibubur. 1.2.5. Seminar Awam. - Pembentukan Panitia Seminar. - Agenda Seminar Awam (April, Juli, dan Oktober 2013). Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Senam Hamil. - Dikelola oleh Dept. Medis : PIC. Bd. Evi Sopihah (Kanit RI Obgyn). - Instruktur Senam Hamil : Perawat yang ditunjuk dan sudah mendapatkan pelatihan Senam Hamil. - Jadwal kegiatan : Rabu (pk. 15.00 Wib – selesai) & Sabtu (09.00 Wib -Selesai). 2.2. Kelas Laktasi Dikelola oleh Dept. Medis : (Akan dibentuk Tim LAKTASI) Petugas Laktasi : Perawat yang ditunjuk dan pernah mengikuti (Sertifikat LAKTASI). - Jadwal kegiatan : Senin – Sabtu (2 Shift).
49
2.3. Kelas Senam Diabetes - Dikelola oleh Dept. Medis - Petugas Laktasi - Jadwal kegiatan 2.4. Kelas Senam Jantung Sehat - Dikelola oleh Dept. Medis - Petugas Laktasi
3.
4.
: (Akan dibentuk Tim SENAM DIABETES) : Perawat yang ditunjuk dan pernah mengikuti Senam Diabetes. : 1x Seminggu : (Akan dibentuk Tim SENAM JANTUNG SEHAT) : Perawat yang ditunjuk dan pernah mengikuti Senam Jantung Sehat. : 1x Seminggu.
Jadwal kegiatan 2.5. Seminar Awam - Penyusunan Agenda Seminar. - Penyusunan Anggaran Seminar. - Pembentukan Tim Seminar. Sasaran 3.1. Senam Hamil. - 75% pasien Obgyn RS Permata Cibubur. - Kegiatan senam hamil dilakukan 2x seminggu (Rabu & Sabtu). 3.2. Kelas Laktasi - 75% pasien post persalinan RS Permata Cibubur. - Jadwal kegiatan : Senin – Sabtu (2 Shift). 3.3. Kelas Senam Diabetes - 50% pasien pengidap Diabetes RS Permata Cibubur. - Jadwal kegiatan : Belum ada (Min. 1x/ minggu). 3.4. Kelas Senam Jantung Sehat - 50% pasien pengidap Jantung RS Permata Cibubur. - Jadwal kegiatan : Belum ada (Min. 1x/ minggu). 3.5. Seminar Awam - 75% customer yang hadir adalah pasien RS Permata Cibubur - Kegiatan dilakukan sesuai dengan jadwal (April, Juli, dan Oktober 2013). Jadwal Kegiatan No
Kegiatan
Bulan 1
5.
Kelas Senam Hamil. Kelas Laktasi. Kelas Senam Diabetes. Kelas Senam Jantung Sehat. 5 Seminar Awam Anggaran 5.1. Kelas Senam Hamil 5.2. Kelas Laktasi 5.3. Kelas Senam Diabetes 5.4. Kelas Senam Jantung Sehat 5.5. Seminar Awam
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1 2 3 4
::: (Pelatihan Bagi Perawat). : (Pelatihan Bagi Perawat). : 3x Seminar/ tahun (Rp. 60.000.000,-)
50
11
12
24 KOMUNITAS CUSTOMER Leading sector : Departemen Customer Care 1.
2.
Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan 1.1. Kegiatan Pokok 1.1.1. Kegiatan rutin komunitas. 1.1.2. Event khusus komunitas. 1.1.3. Paket pemeriksaan khusus komunitas. 1.1.4. Dewan Customer 1.2. Rincian Kegiatan 1.2.1. Kegiatan rutin komunitas. 1.2.1.1. Komunitas Diabetes. 1.2.1.2. Komunitas Jantung Sehat. 1.2.1.3. Komunitas Perumahan. 1.2.1.4. Komunitas Sekolah. 1.2.2. Event khusus komunitas. 1.2.2.1. Lomba bagi customer. 1.2.2.2. Kegiatan penyuluhan di sekolah. 1.2.2.3. UKS. 1.2.3. Paket pemeriksaan khusus komunitas. 1.2.3.1. Pemeriksaan papsmear. 1.2.3.2. Vaksin serviks 1.2.3.3. Pemeriksaan gula darah dan lemak. 1.2.4. Dewan Customer Pembentukan customer board Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Kegiatan rutin komunitas. 2.1.1. Komunitas Diabetes. Pembentukan tim. Pertemuan rutin. Sosialisasi komunitas. Pelaksanaan kegiatan. 2.1.2. Komunitas Jantung Sehat. - Pembentukan tim. - Pertemuan rutin. - Sosialisasi komunitas. - Pelaksanaan kegiatan. 2.1.3. Komunitas Perumahan. - Pembentukan tim. - Pertemuan rutin. - Sosialisasi komunitas. - Pelaksanaan kegiatan. 2.1.4. Komunitas Sekolah - Pembentukan tim.
51
- Rapat rutin. - Sosialisasi komunitas. - Pelaksanaan kegiatan. 2.2. Event khusus komunitas. 2.2.1. Lomba bagi customer. - Pembentukan tim. - Rapat rutin - Pelaksanaan kegiatan. 2.2.2. Kegiatan penyuluhan di sekolah – sekolah. - Pembentukan tim. - Rapat rutin. - Pelaksanaan kegiatan. 2.2.3. Komunitas Sekolah - Pembentukan Tim UKS. - Rapat Rutin. - Sosialisasi komunitas. - Pelaksanaan kegiatan 2.3. Paket pemeriksaan khusus komunitas. 2.3.1. Pemeriksaan papsmear. - Pembentukan tim. - Rapat rutin. - Sosialisasi komunitas. - Pelaksanaan kegiatan. 2.3.2. Vaksin serviks. - Pembentukan tim. - Rapat rutin. - Sosialisasi komunitas. - Pelaksanaan kegiatan. 2.3.3. Pemeriksaan gula darah dan lemak. - Pembentukan tim. - Rapat rutin. - Sosialisasi komunitas. - Pelaksanaan kegiatan. 2.4. Dewan Customer 2.4.1. Pembentukan Dewan Customer, dipilih perwakilan dari komunitas customer yang ada dan dari kelompok customer yang aktif memberikan masukan kepada RSPC 2.4.2. Pertemuan rutin dua bulanan dengan Dewan customer
3.
Sasaran 3.1. Kegiatan rutin komunitas. - Terbentuknya komunitas Diabetes, Jantung Sehat dan Perumahan dari customer yang pernah ke RSPC Terselenggaranya kegiatan rutin setiap bulan sesuai dengan jadwal. 3.2.
Event khusus komunitas. Terselenggaranya event lomba untuk customer dua kali dalam setahun
52
3.3.
3.4.
4.
Jadwal Kegiatan No 1 2 3 4
5. 6.
- Penyuluhan kesehatan di 50% sekolah yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur. Paket pemeriksaan khusus komunitas. - Tersedianya paket pemeriksaan khusus untuk komunitas - Terselenggaranya pemeriksaan khusus komunitas setiap dua bulan, dimulai bulan Maret 2013 Dewan Customer - Dewan customer terbentuk pada bulan Maret 2013 - Pertemuan dua bulanan terlaksana
Kegiatan
Bulan 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Kegiatan rutin komunitas. Event khusus komunitas. Paket pemeriksaan khusus komunitas. Dewan customer
Evaluasi & Pelaporan Kegiatan Anggaran 6.1. Kegiatan rutin komunitas. 6.2. Event khusus komunitas. 6.3. Paket pemeriksaan khusus komunitas. 6.4. Dewan customer
53
: Belum ada dalam budget 2013 : Ada dalam budget akun penyuluhan. : Belum ada dalam budget 2013 : Belum ada dalam budget 2013
25 MEDIA PROMOSI RUMAH SAKIT Leading sector
: Departemen Customer Care
1.
Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan 1.1. Kegiatan Pokok 1.1.1. Pembuatan Materi Promosi (Brosur, Liflet, Spanduk, Banner). 1.1.2. Pembuatan Majalah/ Buletin. 1.1.3. Website RS Permata Cibubur. 1.1.4. Gimmick, Mug dan Tas RS Permata Cibubur. 1.1.5. Pembuatan Kalender RS Permata Cibubur. 1.1.6. Bekerjasama dengan Tabloid Info Cibubur. 1.1.7. Bekerjama dengan Radio. 1.2. Rincian Kegiatan 1.2.1. Pembuatan Materi Promosi (Brosur, Liflet). - Pengumpulan materi Brosur/ Liflet/ Spanduk/ Banner yang akan dibuat. 1.2.2. Pembuatan Majalah/ Buletin. - Pengumpulan materi atau isi buletin/ majalah. 1.2.3. Website RS Permata Cibubur. - Pengumpulan artikel website. 1.2.4. Gimmick, Mug dan Tas RS Permata Cibubur. - Pengumpulan materi gimmick, mug, dan tas. 1.2.5. Pembuatan Kalender RS Permata Cibubur. - Pengumpulan materi kalender. 1.2.6. Bekerjasama dengan Tabloid Info Cibubur. - Pengumpulan materi yang akan ditampilkan di Tabloid Info Cibubur. 1.2.7. Bekerjasama dengan Radio - Membuat schedule pengisian acara di radio.
2.
Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1.1. Pembuatan Materi Promosi (Brosur, Liflet). - Pengumpulan materi Brosur/ Liflet/ Spanduk/ Banner yang akan dibuat. - Membuat desain materi. - Pengajuan materi dan desain untuk di Acc. - Materi promosi siap naik cetak. - Distribusi 2.1.2. Pembuatan Majalah/ Buletin. - Pengumpulan materi atau isi buletin/ majalah. - Membuat desain buletin/ majalah. - Pengajuan materi dan desain untuk di Acc. - Melakukan kerjasama sponsorship dengan rekanan - Melakukan kerjasama dengan Media Aesculapius - Majalah/ Buletin siap naik cetak. - Distribusi 2.1.3. Website RS Permata Cibubur. - Pengumpulan artikel website. - Melakukan kerjasama sponsorship dengan rekanan - Pengiriman foto/ bayi RS Permata Cibubur ke pihak maintenance. - Bertanggungjawab atas Q&A website RS Permata Cibubur.
54
2.1.4. Gimmick, Mug dan Tas RS Permata Cibubur. - Pengumpulan materi gimmick, mug dan tas. - Membuat desain gimmick, mug dan tas. - Pengajuan materi dan desain untuk di Acc. - Gimmick, Mug dan Tas naik cetak. - Distribusi 2.1.5. Pembuatan Kalender RS Permata Cibubur. - Pengumpulan materi kalender. - Membuat desain kalender. - Pengajuan materi dan desain untuk di Acc. - Melakukan kerjasama sponsorship dengan rekanan - Naik Cetak. - Distribusi 2.1.6. Bekerjasama dengan Tabloid Info Cibubur. - Pengumpulan materi yang akan ditampilkan di Tabloid Info Cibubur. - Membuat desain materi. - Pengajuan materi dan desain untuk di Acc. - Naik Cetak. - Distribusi 2.1.7. Bekerjasama dengan Radio. - Membuat jadwal. - Menghubungi Dokter Spesialis dan atau Dokter Umum. - Mempersiapkan materi. 3.
Sasaran 3.1. Customer mendapatkan informasi tentang status RSPC sebagai rumah sakit umum dan pelayanan di RS Permata Cibubur melalui brosur/ liflet/ spanduk/ banner. 3.2. Customer mendapatkan informasi tentang status RSPC sebagai rumah sakit umum dan pelayanan di RS Permata Cibubur melalui sarana majalah atau buletin internal RSPC, terbit sekali setahun. 3.3. Customer mendapatkan informasi tentang status RSPC sebagai rumah sakit umum dan pelayanan di RS Permata Cibubur melalui media website. 3.4. 50% customer RS Permata Cibubur mendapatkan gimmick dan atau mug RS Permata Cibubur. 3.5. Customer mendapatkan informasi tentang status RSPC sebagai rumah sakit umum dan pelayanan di RS Permata Cibubur melalui kalender RS Permata Cibubur 3.6. Customer mendapatkan informasi tentang status RSPC sebagai rumah sakit umum dan pelayanan di RS Permata Cibubur melalui melalui Tabloid Info Cibubur. 3.7. Customer mendapatkan informasi tentang status RSPC sebagai rumah sakit umum dan pelayanan di RS Permata Cibubur melalui radio.
55
4.
Jadwal Kegiatan
No
Kegiatan
1
Brosur/ liflet/ spanduk/ banner Majalah/Buletin RS Permata Cibubur. Website Gimmick, Mug, dan Tas Kalender RS Permata Cibubur. Terbit di Tabloid Info Cibubur Edukasi di Radio
2 3 4 5 6 7
5.
Bulan 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Anggaran 5.1. Pembuatan brosur/ liflet/ spanduk/ banner : Ada di budget akun brosur 5.2. Penerbitan majalah/ buletin : Belum ada di budget (Rp. 10.000.000,-) 5.3. Website RS Permata Cibubur : Ada di budget akun website 5.4. Gimmick, Mug dan Tas : Ada di budget akun Gimmick, Mug dan Tas 5.5. Kalender RS Permata Cibubur : Belum ada di budget (Rp. 5.000.000,-) 5.6. Tabloid Info Cibubur : Belum ada di budget Rp. 7.200.000,(@Rp.1.800.000 x 4 edisi).
56
11
12
26 SURVEI KEPUASAN PELANGGAN Leading Sector
: Departemen Customer Care
1.
Kegiatan pokok & rincian kegiatan
2.
1.1. Mengadakan survei pasien secara tertulis. 1.2. Mengadakan survei tertulis Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan. Cara Melaksanakan Kegiatan
3.
2.1.
Mengadakan survei pasien tertulis.
2.2.
- Menyebarkan kuesioner (versi singkat dan versi wawancara). - Merekap hasil survei. Mengadakan survei tertulis Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan.
- Menyebarkan kuesioner survei. - Merekap hasil survei. Sasaran 3.1.
4.
Mengadakan survei customer secara tertulis. - 80% customer RS Permata Cibubur mengisi kuesioner versi singkat. - Wawancara (dengan dipandu kuesioner) terhadap 100 customer setiap bulan. 3.2. Mengadakan survei tertulis Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan. - 100% rekanan Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan dikirimi kuesioner survey kepuasan. - Survei untuk Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan, dengan jalan mengunjungi rekanan utama setiap 3 bulan sekali. Jadwal Kegiatan
No
Kegiatan
1
Survei kepuasan pasien tertulis setiap 1 bulan. Survei kepuasan asuransi/ perusahaan setiap 3 bulan.
2
5.
1
2
3
4
5
Bulan 6 7 8
9
10
11
12
Anggaran 5.1. 5.2.
Survei kepuasan customer secara tertulis Survei kepuasan Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan Survei”
57
: Budget dalam “ATK”. : Budget dalam “Akun
27 PENAMBAHAN PELAYANAN SPESIALIS Leading sector : Departemen Medik
1. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1.
Penambahan pelayanan bedah anak
1.2.
Penambahan pelayanan bedah onkologi
1.3.
Penambahan pelayanan bedah vaskuler
1.4.
Penambahan pelayanan andrologi
1.5.
Penambahan pelayanan radiologi oleh SpRad purna waktu (full timer)
2. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1.
Mencari kandidat dokter spesialis yang dibutuhkan dengan cara memasang iklan lowongan pekerjaan di media cetak dan elektronik
2.2.
Melibatkan sejawat dokter di RSPC untuk mencari kandidat dokter spesialis yang dibutuhkan
2.3.
Proses seleksi administratif
2.4.
Proses kredensial
2.5.
Proses pengurusan Surat Izin Praktik
2.6.
Menginventarisir kebutuhan sarana dan prasarana spesialis terkait untuk menunjang pelayanan di RSPC
2.7.
Pembuatan tarif tindakan spesialis
2.8.
Pembuatan jadwal praktik
2.9.
Mempromosikan pelayanan spesialis ke customer internal dan eksternal
3. SasaranTerealisasinya penambahan 5 dokter spesialis 3.2.
90% customer puas terhadap pelayanan medik
58
4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan NO
KEGIATAN
1
Penambahan pelayanan bedah anak Penambahan pelayanan bedah onkologi Penambahan pelayanan bedah vaskuler Penambahan pelayanan andrologi Penambahan pelayanan radiologi oleh SpRad purna waktu (full timer)
2 3 4 5
5. Anggaran
1
2
BULAN 3 4 5 6 7 8 9
: ada di dalam budget operasional 2013
59
10
11
12
28 KERJASAMA DENGAN ASURANSI, PERUSAHAAN, KLINIK & BIDAN Leading sector 1.
: Departemen Customer Care
Kegiatan Pokok dan Rician Kegiatan 1.1. Kegiatan Pokok - Menyediakan staff helpdesk bagi untuk customer RS Permata Cibubur. Diutamakan bagi asuransi yang usernya paling banyak di RS Permata Cibubur. - Mengadakan Gathering bagi Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur. - Ikutserta dalam setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan. 1.2.
Rincian Kegiatan - Petugas helpdesk customer Asuransi. Customer RS Permata Cibubur menggunakan Asuransi Prudential dengan TPA SOS International (PT. Asih Eka Abadi). - Mengadakan Gathering RS Permata Cibubur (min. 1x/ tahun). - Ikutserta dalam kegiatan penyuluhan kesehatan yang diadakan oleh Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan.
2.
Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Area Helpdesk Menyediakan 1 (satu) area bagi penempatan petugas helpdesk Asuransi. 2.2. Seminar Mengadakan seminar kesehatan bagi bidan/ klinik yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur. Kegiatan ini seminar ini dilakukan 6 bulan sekali (2x dalam Setahun). 2.3. Gathering Gathering RS Permata Cibubur bersama dengan Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan, dilakukan 1x dalam setahun. 2.4. Penyuluhan Kesehatan Mengadakan penyuluhan kesehatan dan ikutserta dalam kegiatan penyuluhan yang diadakan oleh asuransi/ perusahaan/ klinik/ bidan. Kegiatan penyuluhan kesehatan ini dilakukan setiap bulannya (max. 10x/ tahun).
3.
Sasaran Dengan adanya helpdesk di RS Permata Cibubur, maka waktu tunggu pelayanan billingan (pembayaran) bagi customer RI akan < 60 menit. Gathering yang dilakukan untuk meningkatkan atau mempererat hubungan kerjasama yang telah terjalin dengan baik selama ini. 44 Asuransi & TPA, Seminar, tersosialisasinya 100% informasi up date akan pelayanan terbaru RS Permata Cibubur kepada Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan. Penyuluhan kesehatan, tersosialisasinya 100% informasi up date akan pelayanan terbaru RS Permata Cibubur kepada pemegang kartu Asuransi/ Perusahaan yang bersangkutan.
60
4.
Schedule Pelaksanaan Kegiatan
No 1 2 3
5.
Kegiatan
1
2
4
5
9
10
11
Menyediakan area bagi petugas helpdesk asuransi. Mengadakan seminar kesehatan Klinik dan Bidan. Ikut serta dalam penyuluhan kesehatan
Anggaran 5.1. Area bagi helpdesk asuransi 5.2. 5.3.
3
Bulan 6 7 8
:: Ada dalam budget Seminar. : @Rp. 1.000.000,- /penyuluhan.
Seminar Kesehatan Klinik/ Bidan Ikut Serta dalam penyuluhan kesehatan Penyuluhan).
61
(12x
12
29 AFTER CARE SERVICE Leading sector 1.
2.
3.
4.
Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan 1.1. Pelayanan home visit pasca persalinan (dilaksanakan oleh Dept. Medik). 1.2. Reminder pasien secara online. Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Pelayanan Home Care. - Mendata dan melakukan konfirmasi kepada pasien yang akan dikunjungi oleh petugas home care. Kegiatan ini dilakukan oleh petugas dari Dept. Medis. Data customer yang akan dikunjungi diperoleh dari Unit Perinatologi. 2.2. Reminder pasien untuk kontrol ulang pasca rawat inap & pasien rawat jalan. Sasaran 3.1. Pelayanan Home Care. - 75% pasien post persalinan (pasien kls II keatas). 3.2. Reminder pasien pasca rawat inap & rawat jalan. - 50% pasien pasca rawat inap diingatkan untuk kontrol ulang setelah dirawat di RS Permata Cibubur. - 50% pasien rawat jalan diingatkan oleh Unit Admission & Call Centre. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
No
Kegiatan
1
Pelayanan Pasien Home Visit Persalinan. (Dilaksanakan oleh Dept. Medik). Reminder pasien secara online.
2
5.
: Departemen Customer Care
Anggaran 5.1. Home Care 5.2. Reminder pasien secara online
Bulan 1
2
3
4
5
6
7
8
9
: Ada dalam akun Tol dan Telepon. :-
62
10
11
12
30 SURVEI KEPUASAN & LOYALITAS KARYAWAN Leading Sector : Departemen Human Capital & Umum
1.
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1. Pembentukan Tim Survei Kepuasan & loyalitas Karyawan 1.2. Pembuatan angket kepuasan & loyalitas Karyawan 1.3. Pembuatan Kotak Saran untuk karyawan 1.4. Pelaksanaan Survei Kepuasan & loyalitas Karyawan 1.4. Evaluasi hasil survei kepuasan & loyalitas karyawan
2.
Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Pembentukan Tim Survei Kepuasan & loyalitas Karyawan - Rapat Pembentukan Tim Suvei 2.2. Pembuatan angket kepuasan & loyalitas karyawan - Penyusunan standar survei kepuasan & loyalitas karyawan - Mengumpulkan Referensi dari Departemen lain 2.3.Pembuatan Kotak Saran untuk karyawan - Pengajuan pembuatan kotak saran ke Dept. Purchasing - Pencarian lokasi untuk penempatan kotak saran 2.4. Pelaksanaan Survei Kepuasan & loyalitas Karyawan - setiap bulan dilakukan survei - Survei dilakukan kepada semua karyawan - Bekerja sama dengan unit kerja terkait dalam pelaksanaannya 2.5. Evaluasi hasil survei kepuasan & loyalitas karyawan - Rapat evaluasi hasil survei kepuasan karyawan - Evaluasi dilakukan setiap bulan
3.
Sasaran 3.1. Pembentukan tim survei kepuasan & loyalitas karyawan - Tim survei kepuasan & loyalitas karyawan terbentuk pada bulan Februari 2013 3.2. Pembuatan angket kepuasan & loyalitas karyawan - Pembuatan angket dimulai pada bulan Februari 2013 dan selesai pada bulan Maret 2013 3.3. Pembuatan Kotak Saran - Pembuatan kotak saran pada bulan Februari 2013 dan selesai pada bulan Maret 2013 3.4. Pelaksanaan survei kepuasan & loyalitas karyawan - Pelaksanaan survei tepat waktu - 100% karyawan mengikuti survei kepuasan & loyalitas karyawan
63
3.5. Evaluasi hasil survei kepuasan & loyalitas karyawan - Survei dilaksanakan tepat waktu - Hasil survei 80% karyawan puas
4.
Skedul ( Jadwal) Pelaksanaan Kegiatan No
KEGIATAN 1
1 2 3 4 5
5.
2
3
4
5
BULAN 6 7
8
9
10
Pembentukan Tim Survei Pembuatan Angket Pembuatan Kotak Saran Pelaksanaan Survei Evaluasi Hasil Survei
Anggaran 5.1. Pembentukan Tim Survei 5.2. Pembuatan Angket 5.3. Pembuatan kotak saran 5.4. Pelaksanaan Survei 5. Evaluasi Hasil Survei
: Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat : Ada dalam biaya ATK dan rapat
64
11
12
31 KESEJAHTERAAN KARYAWAN Leading Sector : Departemen Human Capital & Umum 1.
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1. Sistem Remunerasi 1.2. Jaminan Kesehatan 1.3. Cuti Besar 1.4. Penghargaan karyawan berprestasi 1.4. Bea Siswa Untuk Anak Karyawan Berprestasi
2.
Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Sistem remunerasi - Pembentukan tim remunerasi - Penyusunan peraturan tentang gaji pokok - Penyusunan peraturan tentang tunjangan - Penyusunan peraturan tentang insentif ( Keskar ) - Penyusunan peraturan tentang Bonus - Pelaksanaan sistem remunerasi 2.2. Jaminan kesehatan - Penambahan benefit karyawan - Penambahan diskon untuk karyawan - Pelaksanaan MCU karyawan 2.3.Cuti besar - Pendataan masa kerja karyawan di atas 5 tahun - Pengajuan pengambilan cuti besar karyawan yang sudah mempunyai hak cuti 2.4. Penghargaan Karyawan Berprestasi - Kerjasama sponsorship dari Bank rekanan - Pembentukan tim penilai karyawan berprestasi - Periode pemilihan karyawan berprestasi dilakukan setiap bulan - Kandidat karyawan berprestasi diajukan oleh masing-masing unit kerja - Karyawan berprestasi terpilih akan diberikan penghargaan 2.5. Bea siswa untuk anak karyawan berprestasi - Program Bea siswa bekerjasama dengan PT. Jamsostek - Pengajuan bea siswa berdasarkan persyaratan dari PT. Jamsostek - Bantuan alat tulis dan perlengkapan sekolah
3.
Sasaran 3.1. Sistem remunerasi -Memilki sistem remunerasi yang berdasarkan pada kinerja dan peraturan pemerintah - Pemberian Bonus untuk karyawan - Pemberian dana pensiun bagi karyawan yang sudah memasuki usia pensiun
65
3.2. Jaminan kesehatan - Karyawan membayar harga pokok pembelian obat di apotik RSPC - Pelaksanaan MCU untuk semua karyawan - Asuransi Jamsostek ditambahkan dengan program JPK ( Jaminan Pemeliharaan Kesehatan ) 3.3. Cuti besar - Karyawan dengan masa kerja di atas 6 Tahun - Periode pengambilan cuti di tahun ke-7 dan ke-8 masa kerja karyawan 3.4. Penghargaan karyawan berprestasi - Semua karyawan bisa menjadi kandidat karyawan berprestasi - Pemberian motivasi kerja kepada karyawan dengan adanya penghargaan 3.5. Bea siswa untuk anak karyawan berprestasi - Semua anak karyawan yang berprestasi di sekolahnya - Jenjang pendidikan SD s/d SMU 4.
Skedul ( Jadwal ) Pelaksanaan Kegiatan No
KEGIATAN 1
1 2 3 4 5
5.
2
3
4
5
6
BULAN 7 8
9
10
11
12
Sistem Remunerasi Jaminan Kesehatan Cuti Besar Penghargaan Karyawan Berprestasi Beasiswa Untuk anak Karyawan Berprestasi
Anggaran 5.1. Sistem Remunerasi 5.2. Jaminan Kesehatan 5.3. Cuti Besar 5.4. Pemilihan Karyawan Berprestasi 5.5. Bea Siswa Anak Karyawan Berprestasi
: Ada dalam budget Gaji : Ada dalam budget Jamsostek & MCU : Ada dalam budget ATK : Disesuaikan dengan jenis penghargaan : Belum ada dalam budget 2013
66
32 GATHERING KARYAWAN Leading Sector : Departemen Human Capital & Umum 1.
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1. Buka Puasa Bersama 1.2. Halal Bihalal 1.3. Outbond
2.
Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Buka puasa bersama - Pembentukan Panitia Buka Puasa Bersama - Rapat Panitia Buka Puasa Bersama - Pendataan Penerima Santunan - Pembuatan Proposal - Pelaksanaan Buka Puasa Bersama 2.2. Halal bihalal - Pembentukan Panitia Halal Bihalal - Rapat Panitia Halal Bihalal - Pembuatan Proposal - Pelaksanaan Halal Bihalal 2.3.Outbond - Pembentukan Panitia Outbond - Rapat Panitia Outbond - Pendataan Peserta Outbond - Survei Lokasi Outbond - Seleksi Vendor Outbond - Pemilihan Vendor oleh Dept. Purchasing - Pembuatan Proposal - Pelaksanaan Outbond
3.
Sasaran 3.1. Buka puasa bersama - Pelaksanaan Buka Puasa 1 tahun 1 kali - Peserta Buka Puasa Bersama adalah seluruh karyawan RSPC - 80% karyawan mengikuti Buka Puasa Bersama kecuali yang sedang berdinas, cuti dan ijin - Pelaksanaan Buka Puasa Bersama sesuai jadwal 3.2. Halal bihalal - Pelaksanaan Halal Bihalal 1 tahun 1 kali - Peserta Halal Bihalal adalah seluruh karyawan RSPC - 80% karyawan mengikuti Halal Bihalal kecuali yang sedang berdinas, cuti dan ijin - Pelaksanaan Halal Bihalal sesuai jadwal 3.3. Outbond - Pelaksanaan Outbond 1 tahun 1 kali - Peserta Outbond adalah karyawan dengan masa kerja diatas 1 tahun - 80% karyawan mengikuti outbond - Pelaksanaan Outbond sesuai jadwal
67
4.
Skedul ( Jadwal) Pelaksanaan Kegiatan No
KEGIATAN 1
1 2 3 5.
2
3
4
5
6
BULAN 7 8
9
10
11
12
BukaPuasa Halal Bihalal Outbond
Anggaran 5.1. Buka Puasa Bersama 5.2. Halal Bihalal 5.3. Outbond
: Ada dalam budget Buka Puasa Bersama : Ada dalam budget halal Bihalal : Belum ada dalam budget 2013 (Rp. 150,000,000,-)
68
33 PERATURAN KARYAWAN Leading Sector : Departemen Human Capital & Umum 1.
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1. Penyusunan Peraturan Karyawan 1.2. Pembuatan Buku Tata Tertib Karyawan 1.3. Sosialisasi Peraturan Karyawan 1.4. Evaluasi Peraturan Karyawan
2.
Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1. Penyusunan peraturan karyawan - Penyusunan peraturan karyawan tentang hak dan kewajiban karyawan - Penyusunan peraturan tentang tata terib karyawan 2.2. Pembuatan buku tata tertib karyawan - Pengajuan pembuatan buku tata tertib karyawan ke Dept. Purchasing 2.3.Sosialisasi peraturan karyawan - Saat proses rekrutmen karyawan baru - Pemberian buku tata tertib kepada karyawan 2.4. Evaluasi peraturan karyawan - Saat penilaian kinerja karyawan kontrak - pada saat karyawan melanggar tata tertib
3.
Sasaran 3.1. Penyusunan peraturan karyawan Memiliki peraturan karyawan yang berdasarkan peraturan perusahaan yang telah disetujui oleh Disnaker Bekasi 3.2. Pembuatan buku tata tertib karyawan Pembuatan buku tata tertib dimulai pada bulan Februari 2013 dan selesai pada bulan Maret 2013 3.3. Sosialisasi peraturan karyawan - Semua karyawan mengetahui peraturan dan tata tertib karyawan - Tidak adanya pelanggaran tata tertib oleh karyawan 3.4. Evaluasi peraturan karyawan - Evaluasi peraturan karyawan dilakukan 1 tahun 1 kali - setiap karyawan harus menerapkan core values RSPC - setiap karyawan mampu bekerja secara professional sesuai unit kerjanya - Adanya sanksi administratif bagi karyawan yang melanggar tata tertib
4.
Skedul ( Jadwal ) Pelaksanaan Kegiatan No.
KEGIATAN 1
1
2
2
3
4
5
Penyusunan Peraturan Karyawan Pembuatan Buku Tata Tertib
69
BULAN 6 7
8
9
10
11
12
No.
KEGIATAN 1
3
4
5.
2
3
4
5
BULAN 6 7
8
9
Sosialisasi Peraturan karyawan Evaluasi Peraturan Karyawan
Anggaran 5.1. Penyusunan peraturan karyawan 5.2. Pembuatan buku tata tertib 5.3. Sosialisasi peraturan karyawan 5.4. Evaluasi peraturan karyawan
: Ada dalam budget ATK dan rapat : Ada dalam budget ATK dan rapat : Ada dalam budget ATK dan rapat : Ada dalam budget ATK dan rapat
70
10
11
12
34 SERAGAM KARYAWAN Leading Sector : Departemen Human Capital & Umum 1.
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1. Pembuatan Seragam Karyawan untuk semua unit kerja 1.2.Pembuatan Seragam Batik untuk Karyawan
2.
Cara Melaksanakan Kegiatan 2.1.Pembuatan Seragam Karyawan - Pengajuan pembuatan seragam - Pendataan Jumlah karyawan - Mencari dan menyeleksi vendor - Pemilihan vendor Seragam oleh Dept. Purchasing - Pembuatan design seragam sesuai dengan unit kerja - Pembuatan seragam oleh vendor
3.
Sasaran 3.1. Pembuatan Seragam Karyawan - Seragam karyawan diberikan dalam 1 tahun 1 kali - Seragam diberikan untuk semua karyawan RSPC - Karyawan mendapatkan 2 stell seragam - Karyawan mendapatkan 1 stell seragam batik
4.
Skedul ( Jadwal) Pelaksanaan Kegiatan No
KEGIATAN 1
1 2 5.
2
3
4
5
6
BULAN 7 8
9
Pembuatan seragam untuk semua unit kerja Pembuatan seragam batik
Anggaran 5.1. Seragam untuk semua unit 5.2. Seragam Batik
: Ada dalam budget Seragam : Ada dalam budget Seragam
71
10
11
12
