SIKLUS PENGELUARAN (EXPENDITURE CYCLE)
Diagram data diatas menyajikan gambaran umum berbagai aktivitas terkait yangmembentuk sistem pemprosesan pembelian. Berbagai proses ini dijelaskan dalamtahap berikut ini : 1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali ke butuhan untuk menambah persediaan barangbarang elektronik, furniture maupun keperluan lainnyadengan melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktifivas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaandikirim ke proses pembelian dan utang usaha.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok,dan membuat pesanan pembelian, Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha. 3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya sertadikirim ke toko atau gudang. 4. informasi mengenai penurunan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan. 5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akanmerekonsiliasinya dengan informa si lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban untuk membayar di masa mendatang,tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya pembayaranakan dilakukan paling tidak hari terakhir yang diisyaratkan untuk mendapatkankeuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dari diskon yang ditawarkan. 6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan totaldalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akan utangusaha serta akun pengendali persediaan
REVENUE CYCLE Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan : Penerimaan pesanan dari para pelanggan a. mengambil pesanan pelanggan b. Persetujuan kredit c. Memeriksa ketersediaan persediaan d. Menjawab permintaan pelanggan Pengiriman barang
a. Ambil dan pak pesanan b. Kirim pesanan Penagihan dan piutang usaha a. Penagihan b. Pemeliharaan data piutang usaha c. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan Penagihan kas PENGENDALIAN : TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR Didalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan2 berikut ini dicapai : * Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar * Semua transaksi yang dicatat valid (benar2 terjadi) * Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat * Semua transaksi dicatat dengan akurat * Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian * Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif Ancaman dan pengendalian dalam siklus pendapatan
Ancaman 1. pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat 2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catt. Kredit buruk 3. Legitimasi pesanan 4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga 5. Kesalahan pengiriman: barang dag., jumlah dan alamat yang salah 6. Pencurian persediaan 7. Kegagalan untuk menagih pelanggan 8. Kesalahan dalam penagihan 9. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha 10. Pencurian kas 11. Kehilangan data
12. Kinerja yang buruk Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan 1.Pemeriksaan edit entri data. 2.Persetujuan kredit oleh manajer bag. Kredit bukan oleh fungsi penjualan: catt yang akurat atas saldo rek. pelanggan. 3.Ttd diatas dokumen kertas, ttd digital dan sertifikat digital untuk e-biz Sistem pengendalian persediaan. 4.Rekonsiliasi pesanan penjulana dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan: pemindai kode garis. 5.Pengendalian aplikasi entri data. 6.Batasi akses fisik ke persediaan. 7.Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. 8.Pengendalian edit entri data Daftar harga.
9.Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan. 10.Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan. 11.Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan catt seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas. 12.Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis). 13Persiapan dan tinjauan laporan kinerja. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan : 1. Entri Pesanan Penjualan : Mengambil pesanan dari pelanggan. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan.
Memeriksa ketersediaan persediaan. 2. Pengiriman Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap : Mengambil dan mengepak pesanan. Mengirim pesanan tersebut. 3. Penagihan dan Piutang Usaha Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan : Penagihan ke para pelanggan. Memelihara data piutang usaha. 4. Penagihan Kas Menangani kiriman uang pelanggan. Menyimpannya ke bank. Pengendalian (tujuan, ancaman, prosedur) Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk
memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai : * Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar. * Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi). * Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat. * Semua transaksi dicatat dengan akurat. * Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. * Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif. Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. Data Operasional Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini : Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan. Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak. Menentukan ketersediaan persediaan. Memilih metode untuk mengirim barang.
Informasi Sekarang dan Masa Lalu Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini : * Menentukan harga produk dan jasa. * Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi. * Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan. * Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek. * Merencanakan kampanye pemasaran yang baru. Penilaian Kinerja SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini : * Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan. * Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan. * Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang. * Tingkat dan tren kepuasan pelanggan. * Analisis pangsa pasar dan tren penjualan. * Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan. * Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan.
* Keefektifan iklan dan promosi. *Kinerja staf penjualan. *Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit
