SISTEM INFORMASI KIMIA FARMA
Oleh RIVO LINO (113090078) PRADITO DAMAR S (113090089) AZRIN AYUB (113090208) ABDUL HAMID (113090214)
INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM 2012
BAB I PENDAHULUAN I.I. Latar Belakang Dalam menjalani kehidupan sehari-hari, dibutuhkan kondisi kesehatan yang prima. Tak jarang kondisi kesehatan yang terganggu akan menurunkan produktivitas kinerja manusia. Bila terkena penyakit dibutuhkan obat-obatan, yang tentunya atas resep dokter, mampu menyembuhkan penyakit tersebut. Apotek merupakan salah satu tempat yang menyediakan berbagai obat untuk penunjang kesehatan maupun penyembuh berbagai penyakit bagi masyarakat. Dengan adanya apotek, maka akan mempermudah masyarakat untuk mendapatkan obat-obatan yang diresepkan oleh dokter. Apotek Kimia Farma didirikan di berbagai kota di Indonesia. Hal tersebut cukup membantu pelayanan secara struktural penempatan posisi yang menjangkau masyarakat lebih luas. Namun di atas hal tersebut, ada sebuah hal yang juga tak kalah pentingnya dengan penempatan posisi strategis apotek Kimia Farma. Hal tersebut adalah pada masalah pelayanan konsumen. Hampir setiap hari konsumen yang datang membeli obat cukup banyak. Artinya diperlukan sebuah optimalisasi untuk membuat pelayanan lebih efisien serta upaya meningkatkan kontribusi penjualan untuk memperbesar penjualan konsolidasi PT. Kimia Farma Apotek. PT. Kimia Farma Apotek Bandung akan menjadi c ontoh pemodelan dalam kasus ini.
I.II. Tujuan Rumusan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut : 1. mencari informasi bisnis di Apotek Kimia Farma; 2. menelusuri dan memahami bidang bisnis, produk dan jasa, serta mitra kerja Apotek Kimia Farma; 3. mengetahui manajemen organisasi termasuk fitur teknologi yang sudah dimiliki Apotek Kimia Farma; 4. mengetahui sistem informasi yang digunakan di Apotek Kimia Farma; 5. mengetahui input, proses, dan output dari sistem tersebut.
BAB II ISI II.I. Profil PT. Kimia Farma Apotek PT. Kimia Farma Apotek mengelola sebanyak 340 Apotek yang tersebar diseluruh tanah air, yang memimpin pasar dibidang perapotekan dengan penguasaan pasar sebesar 19% dari total penjualan apotek di seluruh Indonesia. Apotek Kimia Farma melayani penjualan langsung dan melayani resep dokter dan menyediakan pelayanan lain, misalnya praktek dokter, optik, dan pelayanan OTC (swalayan) serta pusat pelayanan informasi obat. Apotek Kimia Farma dipimpin oleh tenaga Apoteker yang bekerja full timer sehingga dapat melayani informasi obat dengan baik. 1. Visi & Misi Visi : Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan yang terkemuka dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia Misi : 1) Jaringan layangan kesehatan yang terintegrasi meliputi jaringan apotek, klinik laboratorium klinik dan layanan kesehatan lainnya.
2) Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk prinsipal 3) Pengambangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya (Fee -Based Income).
II.II. Bidang, Produk dan Jasa, serta Mitra kerja PT. Kimia Farma Apotek Bidang bisnis PT. Kimia Farma Apotek adalah melayani penjualan langsung obat-obatan, alat
kesehatan, suplemen makanan dan melayani resep dokter serta menyediakan pelayanan lain, misalnya praktek dokter, optik, dan pelayanan OTC (swalayan) serta pusat pelayanan informasi obat. PT. Kimia Farma Apotek merupakan anak perusahaan dari PT Kimia Far ma Tbk.
II.III. Manajemen Organisasi PT. Kimia Farma Apotek Dalam menjalankan tugas-tugas yang terdapat di dalam perusahaan diperlukan suatu organisasi dan manajemen yang tepat, sehingga akan jelas tanggung jawab dan wewenang masing-masing individu. Organisasi merupakan suatu proses kepemimpinan, sehingga menciptakan suatu kerjasama yang baik dan memungkinkan adanya koordinasi dan pengawasan sebaik mungkin.
Perusahaan dalam menjalankan operasinya secara formal diatur oleh menajemen yang jelas, sehingga tugas-tugas yang ada di dalamnya dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Begitu juga untuk memperlancar jalannya perusahaan, khususnya PT. Kimia Farma Apotek (KFA). Struktur organisasi PT. Kimia Farma Apotek (KFA) merupakan salah satu anak perusahaan yang di bawah naungan kantor pusat PT. Kimia Farma Tbk (Persero) Jakarta. Struktur organisasi tersebut terbagi menjadi beberapa tingkatan yang akan diuraikan secara garis besarnya saja. 1. Manajer Pelayanan Apotek 2. Kepala Pelayanan Farmasi 3. Apoteker Pengelola Apotek 4. Supervisor Layanan Farmasi 5. Supervisor Swalayan Farmasi 6. Pelaksana Layanan Farmasi (Asisten Apoteker) 7. Pelaksana Swalayan Farmasi ( Non Asisten Apoteker) 8. Kasir 9. Pembantu Pelaksana Layanan Farmasi
II.IV. Fitur dan Teknologi yang dimiliki PT. Kimia Farma Apotek Sistem Informasi yang ada di PT. KIMIA FARMA BISNIS MANAJER atau yang biasa disebut dengan Kimia Farma Information Sistem (KIS) dibangun dengan menggunakan Visual Basic 6.0, sedangkan database yang digunakan sebagai media penyimpanan data adalah IBM DB2. KIS terpusat di dalam satu komputer server dimana dalam proses pengolahan datanya KIS kemudian di share ke semua komputer yang ada dan untuk setiap karyawan diharuskan login terlebih dahulu untuk dapat masuk ke dalam sistem dan melakukan pengolahan data sesuai dengan bagian pekerjaannya masing-masing.
Diagram konteksnya adalah sebagai berikut : Data Login Data BPBA Data Faktur Data Surat Droping
Petugas
Kimia Farma Information Sistem
Login Invalid SPB Hutang Dagang Info Surat Droping
II.V.
(KIS)
Input, Proses, dan Output bisnis PT. Kimia Farma Apotek
Berikut ini merupakan prosedur dari proses pengadaan barang di Apotek APP kepada Suplier melalui Bisnis Manajer BM 1. Bagian pengadaan barang di APP membuat BPBA dengan menginputkan jenis barang yang akan dipesan beserta jumlah quantity nya, kemudian menyerahkannya kepada MAP untuk di sahkan. 2. BPBA yang sudah disahkan oleh MAP kemudian diserahkan ke bagian pengadaan barang di BM melalui email untuk dijadikan SP, dimana pada proses ini bagian pengadaan barang di BM menginputkan perkiraan harga pembelian barang sebelumnya lalu disimpan kedalam database. 3. SPB kemudian di print sebanyak tiga rangkap, satu lembar untuk bagian pengadaan barang di BM sebagai arsip, dan dua lembar berikutnya diberikan kepada distributor /suplier. 4. Saat barang pesanan dikirimkan ke bagian pengadaan barang di BM oleh distributor / suplier, distributor / suplier menyerahkan kembali satu lembar dari dua lembar SPB ke APP beserta dua buah faktur masing-masing diberikan kepada APP dan BM. Kemudian bagian pengadaan barang di BM akan membuat surat droping / penyerahan barang yang akan dikirimkan beserta barang pesanan ke APP. 5. SPB dan satu lembar faktur yang diterima di APP kemudian diarsipkan. 6. Satu lembar faktur yang diterima di BM akan digunakan untuk pengentrian nama barang, quantiti dan harga barang pesanan oleh bagian administrasi pengadaan di BM. 7. Faktur yang sudah diproses di BM kemudian disimpan didalam database dan cetak lalu diarsipkan berdasarkan tanggal dalam bentuk laporan hutang dagang oleh bagian administrasi pengadaan. 8. Laporan hutan dagang selanjutnya akan diberikan kepada Manajer Bisnis di BM.
BAB III PENUTUP III.I.
Kesimpulan PT. KIMIA FARMA APOTEK (KFA) Bandung merupakan merupakan salah satu anak perusahaan
yang di bawah naungan kantor pusat PT. Kimia Farma Tbk (Persero) Jakarta dan merupakan salah satu perusahaan BUMN yang bergerak dalam bidang farmasi. Di dalam ruang lingkup PT.Kimia Farma Apotek, terbagi 2 bagian ruang lingkup kerja yaitu :
1. Apotek Pelayanan (APP) sebagai outlet penjualan. 2. Bisnis Manajer (BM) bertugas mengelola barang-barang yang akan dijual di APP dan mulai dari pengadaan barang di APP hingga pencatatan hutang dagang
Dalam melakukan kegiatannya , terutama mengenai pengolahan data-data di BM
sudah
terkomputerisasi dengan baik. Sistem yang yang diterapkan dan masih berjalan sampai sekarang disebut dengan KIMIA FARMA INFORMATION SISTEM (KIS). BM dipimpin oleh Manajer Bisnis yang dibantu oleh bagian-bagian yang saling berkaitan tugas dan fungsinya.
