BAB I PENDAHULUAN
1.1. Diskripsi Objek Secara Umum. A. Sejarah SMK Saraswati Salatiga
SMK Saraswati Salatiga ini berdiri pada tahun 1971 dengan nama STM (Sekolah Tinggi Menengah) di jalan Sukowati Salatiga yang berada
di
bawah
yayasan
Pembina
Rehabilitasi
Pembangunan
Masyarakat (PREMAS). Pada awal berdirinya STM ini mempunyai 9 kelas yang terdiri dari jurusan Mesin dan Listrik. Kemudian pada tahun 1990 STM pindah di jalan Hassanudin dengan 18 kelas. Sampai saat ini SMK Saraswati mempunyai 27 kelas dengan jumlah siswa 1.140 anak, jumlah pendidik 71 orang yang terdiri atas 64 guru yang mengajar dan 7 orang karyawan Tata Usaha. SMK ini mempunyai jurusan Teknik Elektro, Teknik Mekanik Industri, Teknik Mekanik Otomotif dan Teknik Mekanik Perkakas. STM.
B. Visi, Misi dan Tujuan SMK Saraswati Salatiga
1. Visi Menghasilkan tamatan yang beriman, bertakwa dan luhur budi pekertinya, unggul, terampil dan mampu bersaing.
2. Misi
Membentuk peserta didik menjadi manusia yang beriman, bertaqwa dan berbudi pekerti luhur. a.
Mengubah peserta didik dari status beban menjadi aset yang produktif.
b.
Menghasilkan tamatan yang memiliki keterampilan hidup dengan bekerja sesuai dengan kompetensinya.
c.
Membekali peserta didik dengan kemampuan untuk dapat mengembangkan dirinya secara berkelanjutan.
3. Tujuan
a. Menyiapkan peserta didik agar menjadi orang yang beriman, bertaqwa dan berbudi pekerti luhur dalam kehidupan sehari-hari. b. Membekali siswa dalam bidang enterpreunership (berwirausaha). c. Menyiapkan peserta didik agar memiliki keterampilan sesuai bidangnya sebagai bekal hidup di masyarakat. d. Melatih siswa agar mampu mengkomunikasikan keterampilan dan kecakapan hidupnya.
C. Struktur Organisasi
Susunan struktur organisasi SMK Saraswati Salatiga adalah sebagai berikut :
YAPREMAS
KOMITE SEKOLAH
DINAS PENDIDIKAN
KEPALA SEKOLAH
PENGAWAS KEUANGAN
WAKA. BID. I
TATA USAHA
WAKA. BID. II
WAKA. BID. I
GURU
WALI TINGKAT
MAJELIS SEKOLAH
WAKA. BID. III
WAKA. BID. II
GURU
WALI TINGKAT
WAKA. BID. III
GURU
WALI TINGKAT
Gambar 1.1 struktur organisasi SMK Saraswati Salatiga
1.2. Ruang Lingkup Sistem yang Dijadikan Objek A. Level
Sistem yang dijadikan objek merupakan level Knowledge System. B. Fungsi
Sedangkan fungsi dari sistem yang akan kita buat yang merupakan level knowledge system adalah sebagai penyelenggaraan dokumen yang baik dan terstruktur yang nantinya akan digunakan oleh pihak sekolah, terutama pada bagian kebendaharaan.
1.3. Kondisi Sistem Informasi yang yang ada pada saat ini A. Sistem Informasi yang saat ini terdapat di SMK Saraswati Salatiga
Pada saat ini sistem yang ada pada SMK Saraswati khususnya pada bagian penggajian masih dilakukan secara manual. Data-data yang terdiri dari komponen-komponen penggajian direkap secara manual, kemudian dilakukan perhitungan secara manual dan baru dilakukan pengetikan struk gaji sebelum dibagikan kepada seluruh pengajar dan karyawan.
B. Model Pengambilan Keputusan dari Sistem yang ada CONTEXT DIAGRAM ACTUAL
BAGIAN TATA USAHA
URUSAN KURI KULUM
DATA GURU
DATA STATUS DAN JABATAN TIAPTIAP GURU DATA JUMLAH JAM MENGAJAR GURU
DATA ABSENSI GURU TIAP HARI
DATA JAM LEMBUR TIAP-TIAP GURU
SISTEM PENGGAJIAN GURU
LEMBAR PENGESAHAN
SLIP GAJI
LAPORAN ANGARAN
DAFTAR RINCIAN GAJI
GURU & KARYAWAN
PENGGAJIAN
UANG GAJI LAPORAN
BIODATA
PERSEDIAAN LAPORANPENCATATAN KERJA GURU DATA SUB
LAPORAN
POKOK GAJI
KEUANGAN
PEMENUHAN DANA UNTUK GAJI GURU
KEPALA SEKOLAH
BENDAHARA
Gambar 1.2 Context Diagram Aktual CONTEXT DIAGRAM USULAN
BAGIAN TATA USAHA
URUSAN KURI KULUM
DATA GURU
DATA STATUS DAN JABATANTIAP-TIAP GURU DATA JUMLAH JAM MENGAJAR GURU
DATA ABSENSI GURU TIAP HARI
DATA JAM LEMBUR TIAP-TIAP GURU
SISTEM PENGGAJIAN GURU
LEMBAR PENGESAHAN
SLIP GAJI DAN RINCIAN GAJI
GURU & KARYAWAN
LAPORAN ANGARAN PENGGAJIAN
UANG GAJI LAPORAN
BIODATA
PERSEDIAAN LAPORANPENCATATAN KERJA GURU DATA SUB POKOK GAJI
LAPORAN KEUANGAN
PENGGAJIAN
DATA KEUANGAN LAPORAN PEMENUHAN DANA
ANGGARAN
PENGGAJIAN
UNTUK GAJI GURU
KEPALA SEKOLAH
BENDAHARA
Gambar 1.3 Context Diagram Usulan
Keterangan: Bagian urusan kurikulum membuat laporan tentang status dan jabatan tiap-tiap guru yang bekerja di SMK Saraswati dan laporan jumlah jam mengajar guru per bulannya. Sedangkan bagian tata usaha membuat laporan absensi guru per hari dan jam lembur guru. Laporan dari bagian urusan kurikulum dan bagian tata usaha tersebut dimasukkan ke sistem penggajian guru, yang kemudian diubah dalam bentuk laporan gaji guru per bulan dan laporan pengeluaran per bulan dan per tahunnya yang akan diserahkan kepada Kepala Sekolah untuk mendapatkan persetujuan dan pengesahan. Sistem penggajian guru juga akan memberikan laporan mengenai anggaran untuk gaji guru per bulan kepada bendahara, kemudian bendahara mencairkan dana yang dibutuhkan tersebut. Selanjutnya gaji yang sudah di plot untuk tiap-tiap guru diserahkan pada bagian pembayaran untuk dibagikan kepada tiap-tiap guru. C. Pemanfaatan Sistem Informasi dalam Pengambilan Keputusan .
Dalam sistem yang ada pada saat ini pemanfaatan sistem informasi masih sangat kurang, sehingga seringkali pada saat pengambilan keputusan masih memerlukan waktu yang cukup lama dan seringkali terjadi kesalahan dalam memasukkan data. Oleh karena itu diperlukan
sistem
pengolahan
informasi
yang
teratur
dan
terkomputerisasi, sehingga meminimumkan terjadinya kesalahan dalam penggajian.
BAB II RENCANA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
2.1. Tujuan Yang akan Dicapai Dalam Tugas Besar
Tujuan yang hendak dicapai dalam tugas besar ini antara lain: 1. Bagi pihak sekolah: a. Mempermudah proses penggajian. b. Mempermudah dalam memasukkan dan mengumpulkan data. c. Mengurangi tingkat kesalahan dalam proses pemasukan data d. Menghemat waktu. e. Menghemat tenaga kerja Guru. f.
Memberikan laporan slip gaji yang bagian tata usaha lebih terperinci.
2. Bagi mahasiswa: a. Mahasiswa mampu menciptakan sistem penggajian yang lebih baik. b. Mampu mengaplikasikan berbagai data yang ada kedalam sebuah sistem. c. Mampu mengolah data yang ada kedalam Ms.Access. d. Melatih mahasiswa menghadapi keadaan di dunia real.
2.2. Aktivitas ( Tahapan-Tahapan ) Pengembangan Sistem Informasi
1. Mengubah cara pengimputan data yang semula manual, diganti menggunakan komputer. 2.
Pengolahan data yang semula manual diubah menggunakan sistem.
3.
Pengeluaran slip gaji menggunakan sistem.
2.3. Pengguna Sistem Informasi dan Keputusan yang Diambil
Sistem informasi ini digunakan oleh: 1. Bagian urusan kurikulum 2. Bagian Tata Usaha (TU) 3. Kepala Sekolah 4. Bendahara 5. Bagian pembayaran 6. Guru/ penerima gaji
2.4. Informasi yang Dibutuhkan Dalam Pengambilan Keputusan dan Rencana Penyediaannya
Informasi yang digunakan sebagai acuan untuk mengambil keputusan adalah merupakan sebuah data yang ukurannya dapat berubah-ubah, dimana data-data tersebut akan diolah menjadi sebuah informasi penggajian yang akan digunakan, akan tetapi dalam pengambilan keputusan pihak kepala sekolah akan melihat kondisi keuangan yang ada dan akan memantau kondisi di lapangan. A. Bentuk Informasi Dalam system penggajian yang akan dikembangkan, bentuk informasi yang digunakan adalah data yang merupakan hasil pencatatan dari berbagai aspek, diantaranya aspek jam mengajar, jam lembur, jabatan, transport, tunjangan, dll.
B. Sumber Data Data-data yang terdiri dari berbagai macam aspek tersebut diperoleh dari Bagian Tata Usaha dan Bagian Kurikulum. C. Proses Pengolahan Dari data-data yang berupa hasil rekapitulasi pencatatan akan diubah ke dalam bentuk nominal dengan rumus tertentu yang ditentukan dari pihak sekolah, yang mana hasil pengolahan dapat digunakan sebagai informasi penggajian guru. D. Dekomposisi dan Data Flow Diagram 1) Dekomposisi
OUT PUT : - SLIP GAJI - Laporan Pen ajian
Gambar 2.1 Dekomposisi
2) Data Flow Diagram
DATA PERSEDIAAN
Penggajian
Gambar 2.2 Data Flow Diagram Level 1
Gambar 2.3 Data Flow Diagram Level 2.1
BAB III RANCANGAN KONSEPTUAL SISTEM INFORMASI
3.1. Rancangan Basis Data A. Tabel Yang Dibutuhkan
Kerangka
rancangan
perangkat
lunak
yang
akan
dibuat
distrukturkan dengan dasar aktifitas dan laporan yang dikehendaki memerlukan data yang dibutuhkan sebagai masukkan untuk sistem informasi yang akan dirancang. Data yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1. Data Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap a. Nomer b. Kode Guru c. Nama Guru d. Jenis Kelamin e. Tanggal Lahir f. Status g. Jabatan h. Alamat i.
Telepon
j.
Program Diklat
2. Data Kerja Guru a. Nomer b. Kode Guru c. Status d. Jam Mengajar e. Jam Lembur f. Jam Piket g. Ekstra h. Transport 3. Data Sub Pokok Gaji Guru a. Nomer b. Gaji / Jam Mengajar c. Gaji / Jam Lembur d. Gaji / Jam Piket e. Gaji Ekstra f. Uang Transport g. Uang Jabatan h. Uang Tunjangan i.
Bonus Yayasan
4. Data Potongan a. Kode Guru b. Status c. Arisan atau sosial
d. Tabungan untuk Meja e. BAZIS f. DPLK g. Koprasi h. Konsumsi i.
Bank
5. Data Penerimaan Gaji a. Kode Guru b. Tanggal 6. Data Pencairan Dana a. Nomer b. Tanggal c. Jumlah d. Bank e. Petugas 7. Data Persediaan a. Anggaran Pendapatan b. Anggaran Penggajian c. Total Persediaan
B. Query
1. Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap a. No b. Kode Guru c. Nama Guru d. Jenis Kelamin e. Tanggal Lahir f. Status g. Jabatan h. Alamat i.
Telepon
j.
Program Diklat
2. Query Kerja Guru Tetap a. Nomer b. Kode Guru c. Status Guru d. Jam Mengajar e. Jam Lembur f. Jam Piket g. Ekstra h. Transport
3. Query kerja Guru Tidak Tetap a. Nomer b. Kode Guru c. Status Guru d. Jam Mengajar e. Jam Lembur f. Jam Piket g. Ekstra h. Transport 4. Query Sup Pokok Gaji Guru a. Nomer b. Gaji / Jam Mengajar c. Gaji / Jam Lembur d. Gaji / Jam Piket e. Gaji Ekstra f. Uang Transport g. Uang Jabatan h. Uang Tunjangan i.
Bonus Yayasan
5. Query Potongan a. Kode Guru b. Status Guru c. Arisan atau sosial d. Tabungan untuk Meja
e. BAZIS f. DPLK g. Koprasi h. Konsumsi i.
Bank
6. Query Penerimaan Gaji a. Kode b. Tanggal 7. Query Pencairan Dana a. Nomer b. Tanggal c. Jumlah d. Bank e. Petugas 8. Slip Gaji dan Rincian Gaji Guru I.
Nomer
II. Kode Guru III. Nama Guru IV. Jabatan V. Alamat VI. Telepon VII. Penerimaan a. Honor Tetap b. Jabatan c. Honor Jam Mengajar d. Wali Kelas e. Uang Transport
f. Uang Kesra g. Uang Piket h. Uang Lembur i. VIII.
Extra Potongan
a. Arisan atau sosial b. Tabungan untuk Meja c. BAZIS d. DPLK e. Koprasi f. Konsumsi g. Bank IX. Rincian Gaji a. Jumlah Jam Mengjar b. Jumlah Jam Piket c. Jumlah Jam Lembur X. Tanggal
3.2. Struktur Data A. Struktur Data Tabel
1. Data Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap
Field Name
Data Type
Description
Nomer
Number
Nomer
Kode_Guru
Text
Kode Guru
Nama_Guru
Text
Nama Guru
Jenis_Kelamin
Text
Jenis Kelamin Guru
Tanggal_Lahir
Date/Time
Tanggal Lahir Guru
Status
Text
Status Guru
Jabatan
Text
Kedudukan Guru
Alamat
Text
Alamat Guru
Telepon Program_Diklat
Number Number
Nomer Telepon Guru Mata Pelajaran yang Diampu
a. Nomer; difungsikan sebagai primary key ; bertipe data Number. b. Kode Guru; bertipe data text. c. Nama Guru ; bertipe data text. d. Jenis Kelamin ; bertipe data text ; dari lookup wizard display control diisi combo box ; row source type diisi value list ; row source diisi “Laki-laki”;”Perempuan”. e. Tanggal lahir ; bertipe data/time ; format long date. f. Status: bertipe data text ; dari lookup wizard display control diisi combo box ; row source type diisi value list ; row source diisi “Tetap”;”Tidak Tetap”. g. Jabaatan; bertipe data text ; dari lookup wizard display control diisi combo box ; row source type diisi value list ; row source diisi
“Kepala
Sekolah”;”Wakasek
Kesiswaan”;”Wakasek
Kurikulum”;”Wakasek
Humas
dan
Industri”;
Wali
Kelas”;”Guru”. h. Alamat; bertipe data Text. i. Telepon; bertipe data Number. j. Program Diklat; bertipe data Text. 2. Data Kerja Guru
Field Name
Data Type
Description
Nomer
Auto Number
Nomer
Kode guru
Text
Kode Guru
Status
Text
Status Guru
Jam_mengajar
Number
Jumlah Jam Mengajar Satu Bulan
Jam_lembur
Number
Jumlah Jam Lembur Satu Bulan
Jam_piket
Number
Jumlah Jam Piket Satu Bulan
Ekstra
Number
Jumlah Ekstra yang Diampu
Transport
Number
Jumlah Kehadiran Satu Bulan
a.
Nomer; difungsikan sebagai primary key ; bertipe data text.
b. Kode Guru; bertipe data text. c.
Status: bertipe data text ; dari lookup wizard display control diisi combo box ; row source type diisi value list ; row source diisi “Tetap”;”Tidak Tetap”.
d. Jam Mengajar; bertipe data Number. e.
Jam Mengajar; bertipe data Number.
f.
Jam Lembur; bertipe data Number.
g. Jam Piket; bertipe data Number. h. Ekstra; bertipe data Number i.
Transport; bertipe data Number.
3. Data Sub Pokok Gaji Guru
Field Name
Data Type
Description
Nomer
Auto Number
Nomer
Gaji/Jam Mengajar
Currency
Uang Gaji / Jam Mengajar
Gaji/Jam Lembur
Currency
Uang Gaji / Jam Lembur
Gaji/Jam Piket
Currency
Uang Gaji / Jam Piket
Gaji/Ekstra
Currency
Uang Gaji Ekstra Kulikuler
Uang Transport
Currency
Uang Transport Sekali Jalan
Uang_Jabatan
Currency
Uang Jabatan
Uang_Tunjangan
Currency
Uang Tunjangan
Bonus_Yayasan
Currency
Uang Dari Yayasan
a. Nomer; difungsikan sebagai primary key ; bertipe data text. b. Gaji/Jam Mengajar; bertipe data Currency. c. Gaji/Jam Mengajar; bertipe data Currency. d. Gaji/Jam Lembur; bertipe data Currency. e. Gaji/Jam Piket; bertipe data Currency. f. Gaji/Ekstra; bertipe data Currency. g. Uang Transport; bertipe data Currency. h. Uang Jabatan; bertipe data Currency. i.
Uang Tunjangant; bertipe data Currency.
j.
Uang Yayasan; bertipe data Currency.
4. Data Potongan
Field Name
Data Type
Description
Kode_Guru
Text
Kode Guru
Status
Text
Status Guru
Arisan_atau_sosial
Currency
Uang Arisan
Tabungan_untuk_Meja
Currency
Uang Tabungan Untuk Meja
BAZIS
Currency
Sumbangan BAZIS
DPLK
Currency
Uang Jaminan Hari Tua
Koprasi
Currency
Pembayaran Koprasi
Konsumsi
Currency
Konsumsi
Bank
Currency
Pengembalian kepada Bank
a. Kode Guru; difungsikan sebagai primary key ; bertipe data text. b. Status: bertipe data text ; dari lookup wizard display control diisi combo box ; row source type diisi value list ; row source diisi “Tetap”;”Tidak Tetap”. c. Arisan atau Sosial; bertipe data Currency. d. Tabungan untuk Meja; bertipe data Currency. e. BAZIS; bertipe data Currency. f.
DPLK; bertipe data Currency.
g. Koprasi; bertipe data Currency. h. Konsumsi; bertipe data Currency. i.
Bank; bertipe data Currency.
5. Data Penerimaan Gaji
Field Name
Data Type
Description
Kode
Text
Kode Guru
Tanggal
Date/Time
Tanggal Pengambilan
a.
Kode; Difungsikan sebagai primary key ; bertipe data text.
b. Tanggal; Bertipe data/time ; format long date. 6. Data Pencairan Dana
Field Name
Data Type
Description
Nomer
Auto Number
Nomer
Tanggal
Date/Time
Tanggal Pencairan
Jumlah
Currency
Jumlah Uang yang Dicairkan
Bank
Text
Nama Bank Tempat Pencairan
Petugas
Text
Petugas Pemberi Gaji
a.
Nomer ; difungsikan sebagai primary key ; bertipe data Auto Number.
b. Tanggal; bertipe data/time ; format long date. c.
Jumlah; Bertipe data Currency
d. Bank; Bertipe data Text. e.
Petugas; bertipe data Text.
B. Struktur Data Query
1. Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap Nomer
Kode uru
Nama Guru
Jenis Kelamin
Tanggal Lahir
Status
Jabatan
Alamat
Telepon
Program Diklat
Query Identitas Guru dari Data Tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap; dengan menggunakan perintah SELECT*FROM [ID GURU]; 2. Query Kerja Guru Tetap Nomer
Kode Guru
Status Guru
Jam Mengajar
Jam Lembur
Jam Piket
Ekstra
Transp ort
Query Kerja Guru Tetap dari Data Tabel Kerja Guru; dengan menggunakan perintah SELECT *FROM [Data Kerja Guru] WHERE STATUS="Tetap"; 3. Query Kerja Guru Tidak Tetap Nomer
Kode Guru
Status Guru
Jam Mengajar
Jam Lembur
Jam Piket
Ekstra
Transp ort
Query Kerja Guru Tidak Tetap dari Data Tabel Kerja Guru; dengan menggunakan perintah SELECT *FROM [Data K erja Guru] WHERE STATUS="Tidak Tetap"; 4. Query Sup Pokok Gaji Guru Nomer
Gaji/Jam Mengajar
Gaji/Jam Lembur
Gaji/Jam Piket
Gaji Ekstra
Uang Transport
Uang Tunjangan
Bonus Yayasan
Query Sup Pokok Gaji Guru dari Data Tabel Sup Pokok Gaji Guru; dengan menggunakan perintah SELECT*FROM [Sup Pokok Gaji Guru];
5. Query Potongan Kode Guru
Nana Guru
Arisan atau Sosial
Tabungan Untuk Meja
BAZIS
DPLK
Koprasi
Konsumsi
Query Potongan dari Data Tabel Potongan; dengan menggunakan perintah SELECT*FROM [Potongan]; 6. Query Penerimaan gaji Kode
Tanggal
Query Penerimaan gaji dari Data Tabel Penerimaan gaji; dengan menggunakan perintah SELECT*FROM [Penerimaan gaji]; 7. Query Pencairan Dana Nomer
Tanggal
Jumlah
Bank
Petugas
Query Pencairan Dana dari Data Tabel Pencairan Dana; dengan menggunakan perintah SELECT*FROM [Pencairan Dana];
8. Slip Gaji dan Rincian gaji
Bank
8. Slip Gaji dan Rincian Gaji
Nomer
KodeGuru
Nama Guru
Alamat
Telepon
Gaji/Jam Piket
Gaji Piket
Gaji/Ekstra
Gaji Ekstra
Uang Transport
BAZIS
DPLK
Koprasi
Konsumsi
Bank
Jam Mengajar
Jam Lembur
Jam Piket
Extra
Gaji/Jam Mengajar
Gaji Transport
Gaji Mengajar
Gaji/Jam Lembur
Uang Jabatan
Uang Tunjangan
Jumlah Pendapatan Gaji
Transport
Gaji Lembur
Bonus Yayasan
Jumlah Potongan Gaji
Arisan atau sosial
Tabungan untuk Meja
Gaji Bersih
Tanggal
-
Nomer; dari tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap.
-
Kode Guru; dari tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap.
-
Nama Guru; dari tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap
-
Alamat; dari tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap.
-
Telpon; dari tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap.
-
Gaji Mengajar; calculated field dari perkalian field Gaji/Jam Mengajar dengan Jam Mengjar.
-
Gaji/Jam lembur; dari tabel Sub Pokok Gaji Guru.
-
Nomer; dari tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap.
-
Kode Guru; dari tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap.
-
Nama Guru; dari tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap
-
Alamat; dari tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap.
-
Telpon; dari tabel Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap.
-
Gaji Mengajar; calculated field dari perkalian field Gaji/Jam Mengajar dengan Jam Mengjar.
-
Gaji/Jam lembur; dari tabel Sub Pokok Gaji Guru.
-
Gaji Lembur; calculated field dari perkalian field Gaji/Jam Lembur dengan Jam Lembur.
-
Gaji/Jam Piket; dari tabel Sub Pokok Gaji Guru.
-
Gaji Piket; calculated field dari perkalian field Gaji/Jam Piket dengan Jam Piket.
-
Gaji/Ekstra; dari tabel Sub Pokok Gaji Guru.
-
Gaji Ekstra; calculated field dari perkalian field Gaji/Eksta dengan Ekstra.
-
Uang Transport; dari tabel Sub Pokok Gaji Guru.
-
Gaji
Transport;
calculated
field
dari
perkalian
Transport/Transport. -
Uang Jabatan; dari tabel Sub Pokok Gaji Guru.
-
Uang Tunjangan; dari tabel Sub Pokok Gaji Guru.
-
Bonus Yayasan; dari tabel Sub Pokok Gaji Guru.
-
Arisan atau Sosial; dari tabel Potongan.
Uang
-
Tabungan untuk Meja; dari tabel Potongan.
-
BAZIS; dari tabel Potongan.
-
DPLK; dari tabel Potongan.
-
Koprasi; dari tabel Potongan.
-
Konsumsi; dari tabel Potongan.
-
Bank; dari tabel Potongan.
-
Jumlah Pendapatan Gaji; calculated field dari penjumlahan field Gaji mengajar, Gaji Lembur, Gaji Piket, Gaji Ekstra, Gaji Transport, Uang Tunjangan, Bonus Yayasan.
-
Jumlah Potongan Gaji; calculated field dari penjumalahan field Arisan atau Sosial, Tabungan untuk Meja, BAZIS, DPLK, Koprasi, Konsumsi, Bank.
-
Gaji Bersih; calculated field dari pengurangan field Jumlah Pendapatan Gaji dengan Jumlah Potongan Gaji.
-
Jam Mengajar; dari Tabel Kerja Guru.
-
Jam Lembur; dari Tabel Kerja Guru.
-
Jam Piket; dari Tabel Kerja Guru.
-
Ekstra; dari Tabel Kerja Guru.
-
Transport; dari Tabel Kerja Guru.
-
Tanggal; dari Tabel Penerimaan Gaji.
3.3. Rancangan Formulir Input
1. Formulir Input Untuk Tabel Identitas Guru Tetap / Tidak Tetap. FORMULIR TABEL IDENTITAS GURU TETAP / TIDAK TETAP Nomer AUTO NUMBER Kode guru Nama guru Jenis kelamin Laki-laki Perempuan Tanggal lahir Status Tetap Tidak tetap Jabatan Kepala Sekolah Wakasek kesiswaan Wakasek kurikulum Wakasek Humas dan Industri Wali Kelas Guru Alamat Telepon Program Diklat
2. Formulir Input Untuk Tabel Kerja Guru FORMULIR TABEL KERJA GURU Nomer AUTO NUMBER Kode guru Status guru Jam mengajar Jam lembur Jam piket Ekstra Transport
3. Formulir Input Untuk Tabel Data Sub Pokok Gaji Guru FORMULIR TABEL Nomer Gaji/Jam Mengajar Gaji/Jam Lembur Gaji/Jam Piket Gaji/Ekstra Uang Transport Uang_Jabatan Uang_Tunjangan Bonus_Yayasan
DATA SUB POKOK GAJI GURU Auto Number
4. Formulir Input Untuk Tabel Potongan. FORMULIR TABEL POTONGAN Kode Guru Arisan atau Sosial Tabungan Untuk Meja BAZIZ DPLK Koprasi Konsumsi Bank
5. Formulir Input Untuk Tabel Penerimaan Gaji. FORMULIR TABEL PENERIMAAN GAJI Kode Tanggal
6. Formulir Input Untuk Tabel Pencairan Dana. FORMULIR TABEL PENCAIRAN DANA Nomer
Auto Number
Tanggal
Date/Time
Jumlah
Currency
Bank
Text
Petugas
Text
3.4. Rancangan Data Prosesing
3.5. Rancangan Formulir Output
1. Rancangan formulir output kwitansi penerima gaji YAYASAN PEMBINA REHABILITASI PEMBANGUNAN MASYARAKAT
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK ) SARASWATI SALATIGA KELOMPOK : TEKNOLOGI INDUSTRI Jl. Hasanudin No. 738 Salatiga 50721
(0298)326516 Fax. (0298)312224
KWITANSI PENERIMAAN GAJI Kode Nama
: :
Alamat Telepon
I. PENERIMAAN: 1. Gaji Mengajar 2. Gaji Piket 3. gaji Ekstra 4. Gaji Transport 5. Uang Jabatan 6. Uang Tunjangan 7. Bonus Yayasan
: :
II. POTONGAN: 1. Tabungan Untuk Meja 2. BAZIZ 3. DPLK 4. Koprasi 5. Konsumsi 6. Bank
RINCIAN: - Jumlah Jam Mengajar - Jumlah Jam Lembur - Kehadiran - Jumlah Jam Piket
TOTAL PENERIMAAN TOTAL POTONGN GAJI BERSIH
Rp Rp Rp
Pemberi Gaji
Penerima Gaji
(Tanggal) (………………….)
(………………….)
2. Rancangan formulir output laporan pencatatan kerja guru tetap YAYASAN PEMBINA REHABILITASI PEMBANGUNAN MASYARAKAT
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK ) SARASWATI SALATIGA KELOMPOK : TEKNOLOGI INDUSTRI Jl. Hasanudin No. 738 Salatiga 50721
Nomer
Kode Guru
(0298)326516 Fax. (0298)312224
LAPORAN PENCATATAN KERJA GURU TETAP Nama Jam Jam Jam Ekstra Guru Mengajar Lembur Piket
Transport
3. Rancangan formulir output laporan pencatatan kerja guru tidak tetap YAYASAN PEMBINA REHABILITASI PEMBANGUNAN MASYARAKAT
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK ) SARASWATI SALATIGA KELOMPOK : TEKNOLOGI INDUSTRI Jl. Hasanudin No. 738 Salatiga 50721
Nomer
(0298)326516 Fax. (0298)312224
LAPORAN PENCATATAN KERJA GURU TIDAK TETAP Kode Nama Jam Jam Jam Ekstra Guru Guru Mengajar Lembur Piket
Transport
4. Rancangan formulir output laporan anggaran penggajian YAYASAN PEMBINA REHABILITASI PEMBANGUNAN MASYARAKAT
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK ) SARASWATI SALATIGA KELOMPOK : TEKNOLOGI INDUSTRI Jl. Hasanudin No. 738 Salatiga 50721
Kode Guru
Nama Guru
(0298)326516 Fax. (0298)312224
LAPORAN ANGGARAN PENGGAJIAN Tanggal Jumlah Petugas Pengambilan Gaji Pemberi gaji
Total Gaji Yang Dikeluarkan
:
5. Rancangan formulir output laporan pencairan dana YAYASAN PEMBINA REHABILITASI PEMBANGUNAN MASYARAKAT
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK ) SARASWATI SALATIGA KELOMPOK : TEKNOLOGI INDUSTRI Jl. Hasanudin No. 738 Salatiga 50721
Nomer
Tanggal Pencairan Dana
(0298)326516 Fax. (0298)312224
LAPORAN PENCAIRAN DANA Jumlah Dana Nama Petugas Yang Mencairkan Dana Yang Bank Dicairkan
6. Rancangan formulir output laporan persediaan YAYASAN PEMBINA REHABILITASI PEMBANGUNAN MASYARAKAT
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK ) SARASWATI SALATIGA KELOMPOK : TEKNOLOGI INDUSTRI Jl. Hasanudin No. 738 Salatiga 50721
(0298)326516 Fax. (0298)312224
LAPORAN PERSEDIAAN Anggaran Pendapatan Anggaran Penggajian Total Persediaan
7. Rancangan formulir output laporan penggajian YAYASAN PEMBINA REHABILITASI PEMBANGUNAN MASYARAKAT
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK ) SARASWATI SALATIGA KELOMPOK : TEKNOLOGI INDUSTRI Jl. Hasanudin No. 738 Salatiga 50721
Nomer
Nama Guru
(0298)326516 Fax. (0298)312224
LAPORAN PENGGAJIAN Jumlah Jumlah Pengeluaran Pendapatan
Total Gaji
Tangg al Terim a
BAB IV PROGRAM APLIKASI 4.1.
Basis Data ( dalam bentuk CD )
4.2.
Form Input
4.3.
Data Processing Data Prosesing Anggaran Keuangan
Data Prosesing Identitas Guru Tetap dan Tidak Tetap
Data Prosesing Kerja Guru Tetap
Data Prosesing Kerja Guru Tidak Tetap
Data Prosesing Laporan Persediaan
Data Prosesing Laporan Pencairan Dana
Data Prosesing Penerimaan Gaji
Data Prosesing Potongan
Data Prosesing Slip Gaji dan Rincian Gaji
Data Prosesing Sub Pokok Gaji Guru
4.4.
Output
Slip Gaji dan Rincian Gaji
Laporan Anggaran Keuangan
Laporan Pencatatan Kerja Guru Tetap
Laporan Kerja Guru Tidak Tetap
Laporan Pencairan Dana
Laporan Persediaan
Laporan Gaji Guru dan Karyawan
4.5.
Petunjuk Pemakaian Program
A. Buka file data SIM, akan muncul tampilan awal.
B. Klik masuk, maka akan sub menu utama yang berisi:
1. Form Data Guru SMK Saraswati. Caranya sebagai berikut: -
Klik Form Data Guru SMK Saraswati, akan muncul form.
-
Untuk mencari data seorang guru, letakkan pointer pada kode guru, klik search (gambar teropong) masukkan kode guru yang dicari, klik find next.
-
Untuk menambah data guru, klik gambar add record.
-
Untuk mencetak halaman yang tampak klik print.
-
Untuk menutup form, klik exit.
2. Form Data Kerja Guru SMK Saraswati. Caranya sebagai b erikut: -
Klik Form Data Kerja Guru SMK Saraswati, akan muncul form.
-
Untuk mencari data kerja seorang guru, letakkan pointer pada kode guru, klik search (gambar teropong) masukkan kode guru yang dicari, klik find next.
-
Untuk menambah data kerja guru, klik gambar add record.
-
Untuk mencetak halaman yang tampak klik print.
-
Untuk menutup form, klik exit.
3. Form Potongan Guru SMK Saraswaati. Caranya sebagai berikut: -
Klik Form Potongan Guru SMK Saraswati, akan muncul form.
-
Untuk mencari data Potongan seorang guru, letakkan pointer pada kode guru, klik search (gambar teropong) masukkan kode guru yang dicari, klik find next.
-
Untuk menambah data potongan guru, klik gambar add record.
-
Untuk mencetak halaman yang tampak klik print.
-
Untuk menutup form, klik exit.
4. Form Penerimaan Gaji Guru SMK Saraswati. Caranya sebagai berikut -
Dalam form ini, kita memasukkan data kode guru yang akan menerima gaji, kemudian masukkan tangal pengambilan gaji.
-
Simpan dengan cara klik save (ctrl+s).
-
Untuk menampilkan slip gaji, klik pada slip gaji, akan muncul slip gaji yang diinginkan dan dapat dicetak.
5. Laporan-Laporan Apabila kita menekan tombol laporan-laporan dengan sendirinya kita masuk ke sub menu yang kedua yang berisikan beberapa jenis laporan, untuk membukanya tinggal klik laporan yang kita inginkan. C. Apabila kita telah selesai dari sub menu yang kedua untuk kembali ke sub menu utama klik selesai, untuk kembali ke tampilan awal, klik keluar.
D. Apabila dari sub menu utama kita telah selesai menggunakan untuk kembali ke tampilan awal klik selesai. E. Setelah kita berada pada tampilan awal dan ingin keluar dari program, klik keluar.
BAB V ANALISA ATAU PEMBAHASAN
5.1. Analisis Terhadap Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi yang ada sekarang, Dibandingkan Dengan Hasil Rancangan Dalam Tugas Besar. NO
SISTEM YANG ADA SEKARANG
SISTEM RANCANGAN
1
Data guru yang ada walaupun sudah
Data guru dijadikan sebagai data base
tersimpan
utama dalam sistem penggajian
di
file
komputer,
tetapi
penggunaanya belum maksimal 2
3
4
Perekappan data, seperti data kerja guru,
Perekappan data sudah menggunakan
data potongan, data sub pokok gaji hanya
komputer,
direkap dalam bentuk file tertulis di
memasukkan data dalam form yang sudh
kertas saja
tersedia
Dalam mencari data seorang guru masih
Pencarian data untuk seorang guru cepat
rumit dan lama.
dan mudah.
Dalam pemberian slip gaji operator
Operator hanya perlu memasukkan data,
masih menghitung secara manual jumlah
kemudian
yang harus diberikan dari rekapan data
guru,tanggal pengambilan gaji, slip gaji
yang telah ada, kemudian operator masih
akan sudah terisi sesuai dengan data yang
harus menulis nominal yang tertera
ada dan sesuai dan langsung bisa dicetak
dalam
dan membubuhkan tanda tangan.
kertas
slip
yang
sudah
di
sehingga
operator
memasukkan
hanya
kode
gandakan. 5
Untuk pembuatan laporan keuangan,
Laporan-laporan keuangan akan dengan
operator
sendirinya tersusun, tinggal kita mencetak
harus
merekap
data
dan
menyusunnya kembali dalam bentuk laporan yang diinginkan. lapran yang dibutuhkan.
5.2. Analisis terhadap basis data
Struktur basis data yang telah dibuat merupakn struktur yang mudah dipahami oleh setiap operator yang menggunakan. Basis data yang dibuat tidak membutuhkan requirement yang tinggi, cukup mampu operasi Windows XP dan tidak membutuhkan memori yang besar. Basis data merupakan sistem yang terintegrasi.
5.3. Analisis Program aplikasi
Program aplikasi yang dibuat menggunakan Microsoft Acces, ini merupakan paket yang ditawarkan dalam Microsoft Office. Pengoprasian program yang telah dibuat tidak membutuhkan keahlian yang khusus, karena sangat mudah untuk dioperasikan. Dalam penyusunannya membutuhkan tujuh tabel data, sebelas Query, tujuh Form input dan enam laporan. 5.4. Analisis implementasi dan kemungkinan masalah yang timbul
Implementasian progaram sangat dimungkinkan untuk instansi yang bersangkutan, dikarenakan akan sangat membantu dalam pengefisiensian waktu dan tenaga kerja, akan tetapi untuk implementasi program ini pihak terkait diharapkan menyediakan setidaknya satu unit komputer (lebih tinggi pentiumnya lebih bagus). Sedangkan untuk masalah yang kemungkinan timbul apabila komputer terserang firus yang mampu membuat sistem tidak jalan, maka data keseluruhan akan hilang untuk itu dibutuhkan Backup data dan program aplikasi dalam bentuk atau komputer lain serta meningkatkan keamanan komputer terhadap berbagai ancaman virus.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1.
Kesimpulan
Dari semua proses yang telah dilakukan, kami dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Sebuah sistem apabila disusun dengan struktur yang baik dan terkomputerisasi, maka akan menjadi lebih mudah, praktis, efisien, dan tepat. 2. Sebuah sistem tidak akan berjalan sesuai dengan yang diinginkan tanpa adanya informasi-informasi yang terintegrasi dan sarana prasarana yang tidak mendukung. 3. Untuk merubah sebuah sistem manual kedalam sistem yang komputerisasi, kita harus mampu memecahkan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dan digunakan kedalam sistem yang nantinya akan dibuat. 6.2.
Saran
Saran yang dapat kami sampaikan adalah sebagai berikut: A. Untuk Instansi yang Terkait: 1. Instansi-instansi yang terkait diharapkan untuk merevisi sistemsistem yang mana sistem tersebut masih membutuhkan banyak sumberdaya yang kurang efektif dan efisien. 2. Instansi yang terkait diharapkan mau mengimplementasikan program yang telah kami buat. B. Untuk Rekan Mahasiswa: 1. Mahasiswa diharapkan untuk berpikiran lebih luas dan lebih peduli terhadap perkembangan teknologi yang ada, sehingga tidak selalu tertinggal. 2. Kembangkanlah Teknologi aplikasi yang tepat guna dan tepat sasaran.
