SOP PEMESANAN OBAT a. Pemesanan obat dilakukan pada PBF yang resmi b. Pemesanan obat menggunakan Surat Pesanan (SP) rangkap 2 lembar yang asli diberikan kepada sales sedang salinannya disimpan sebagai arsip c. Untuk pemesanan obat-obat narkotika dan psikotropika menggunakan SP khusus d. Jumlah dan jenis obat yang dipesan harus disesuaikan dengan kebutuhan e. SP ditandatangani oleh Apoteker dan diberi stempel apotek Prosedur SOP Penerimaan Barang Dari PBF 1. Barang tiba APA/karyawan yang ditugaskan periksa : i. Kesesuaian barang-surat pesanan ii. Kondisi barang iii. Kesesuaian supplier-surat jalannya 2. Barang yang tidak sesuai pesanan/cacat dikembalikan ke supplier a. Catat dalam berita acara pengembalian barang • (2 rangkap) b. Ditandatangani APA/yang bertugas c. Disertai stempel apotek dan PBF 3. Memenuhi syarat catat dalam buku pembelian dan Berita Acara Penerimaan Barang 4. Masukkan barang dalam ruangan khusus (RUANG KARANGTINA) yang terpisah dengan barang-barang yang telah ada sebelumnya. Lakukan pemeriksaan lebih lanjut : nama obat, kadar, bentuk sediaan dll. 5. Catat ke dalam kartu stok obat Pindahkan barang ke dalam kamar penyimpanan dan dikelompokkan sesuai spesifikasi masing-masing Prosedur SOP Pemeriksaan Kadaluarsa 1. PEMERIKSAAN TANGGAL KADALUARSA OBAT SECARA BERKALA ( 1 / 2 / 3 BULAN ) 2. SELAIN KETENTUAN DIATAS, MELAKUKAN PEMERIKSAAN TANGGAL KADALUARSA PADA SAAT DISPENSING( PENYERAHAN OBAT ) Ketentuan b. c. d. e. f. g.
Menunjuk personil yang bertanggung-jawab Pemeriksaan terpusat pada 1 rak Cek masing-masing tgl kadaluarsa dari tiap obat Memeriksa obat yg tanggal kadaluarsanya dekat (1atau 2 bulan) Obat sudah masuk control ED minimal sebelum 4 bulan masa ED Keluarkan obat yang telah kadaluarsa dan tempatkan terpisah pada rak/lemari (beri label BARANG
KADALUARSA – TIDAK UNTUK DIJUAL ) h. PASTIKAN PROSEDUR INI DIIKUTI i. PINDAHKAN OBAT YG HAMPIR KADALUARSA PADA RAK TERPISAH UNTUK MEMPERCEPAT j. b.
PENGGUNAANNYA PADA PROSES DISPENSING MEMBUAT DAFTAR DAN MENCATAT TANGGAL KADALUARSA OBAT UNTUK KEPENTINGAN PENGEMBALIAN ATAU UNTUK DIBUANG Prosedur SOP Expire Goods 1. Mempertahankan designated area/lemari atau rak untuk menyimpan barang kadaluarsa 2. Cukup kawasan label”Kadaluarsa BARANG NOT FOR SALE”. Tanda ini harus dibaca dan mudah terlihat 3. Menetapkan tanggung jawab untuk penanganan barang kadaluarsa ditujukan untuk personil 4. Sebelum produk barang kadaluarsa ini disimpan dilemari mendaftar membuat entri dalam ‘kadaluarsa barang’ untuk tujuan ini dipelihara secara khusus 5. Kadaluarsa barang yang baik kembali kepada stockist atau pabrikan atau ikut meletakkan panduan untuk perawatan barang kadaluarsa 6. Peningkatan barang kadaluarsa bersamaan dengan kadaluarsa dari barang rak, mendaftarkan dengan membuat entry lagi dan dipertahankan
7. Dalam keadaan tidak harus expired goods akan disalurkan 8. Dalam kasus tertentu strip dipotong,dll yang tidak akan diambil kembali oleh stockist, dan yang sesuai tindakan harus diambil.
c. SOP Mengkalkulasikan Biaya Obat 1. Tahapan dalam menentukan harga obat (Gambar 1). Penjelasan dari gambar tersebut adalah sebagai berikut:
Gambar 1. Alur penentuan harga obat 2. Harga Jual Pabrik (HJP) atau Cost of Goods Sales (COGS) HJP = HPP + Biaya Pemasaran + Biaya Administrasi + Biaya Manajemen + Pajak + Keuntungan + Lisensi 3. Harga Netto Apotek (HNA) HNA = HJP + Biaya Distribusi HNA + PPN = Harga jual pabrik obat dan/atau PBF kepada apotek dan rumah sakit (harga patokan tertinggi) (Kepmenkes 92/2012 tentang HET Obat Generik Tahun 2012) 4. Harga Eceran Tertinggi (HET) HET = HNA + Pajak Pertambahan Nilai (PPN) 10% + Margin apotek 25% (Kepmenkes 69/2006 tentang Pencantuman HET pada Label Obat) HET adalah harga jual tertinggi di apotek, rumah sakit, dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya yang berlaku untuk seluruh Indonesia (Kepmenkes 92/2012 tentang HET Obat Generik Tahun 2012). HNA ≤ 74% HET (Kepmenkes 92/2012 tentang HET Obat Generik Tahun 2012). 5. Harga Jual Apotek (HJA) RESEP Besarnya HJA kepada pasien tidak boleh lebih tinggi dari HET. Secara garis besar, cara untuk menentukan HJA menggunakan rumus sebagai berikut: HJA = {(HNA + PPN)} x I + ER I = Indeks / margin (berkisar 20%) ER = Embalase resep (harga barang yang tidak termasuk obat, misalnya plastik, salinan resep) 6. Harga Jual Apotek (HJA) Besarnya HJA kepada pasien tidak boleh lebih tinggi dari HET. Secara garis besar, cara untuk menentukan HJA menggunakan rumus sebagai berikut: HJA = {(HNA + PPN)} x I
I = Indeks / margin (berkisar 20%) SOP PENYIMPANAN DAN PENATAAN BARANG -
PROSEDUR 1. Pada faktur yang telah dicek, masukkan jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa sediaan farmasi di dalam komputer. 2. Simpan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diterima pada lemari yang sesuai dengan suhu penyimpanan, penggolongan obat berdasarkan aspek farmakologi, bentuk sediaan dan alfabetis. 3. Untuk obat-obatan Askes diletakkan pada rak tersendiri. 4. Untuk OWA dan OTC, berikan label harga terlebih dahulu sebelum memasukkannya ke etalase. 5. Setiap penyimpanan sediaan farmasi dan alat kesehatan harus mengikuti penyimpanan berdasarkan prinsip FEFO dan FIFO. 6. Penyimpanan bahan baku obat dalam wadah yang sesuai, memberikan etiket yang berisi nama bahan baku, nomor batch dan tanggal kadaluarsa. 7. Penyimpanan bahan baku obat disendirikan antara bahan baku dalam dan bahan baku luar. 8. Khusus narkotika dan psikotropika, setiap karyawan hendaknya mengisi kartu stok setiap penambahan dan pengambilan obat. 9. Sediakan tempat khusus untuk menyimpan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang rusak, near ED maupun ED. 10. Kembalikan sisa obat yang tidak jadi dipakai ketempat semula.
A. Penyimpanan Bahan Baku Obat 1. Bahan baku yang diterima diinput jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsanya di komputer sesuai dengan faktur yang telah dicek. 2. Penyimpanan bahan baku obat dalam wadah yang sesuai, memberikan etiket yang berisi nama bahan baku, nomor batch dan tanggal kadaluarsa. 3. Penyimpanan bahan baku obat disendirikan antara bahan baku dalam dan luar serta bahan baku cair dan padat 4. Lemari penyimpanan bahan baku obat harus tertutup rapat. B. Penyimpanan OTC dan OWA 1. Obat OTC dan OWA yang diterima diinput jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsanya di komputer sesuai dengan faktur yang telah dicek. 2. Berikan label harga terlebih dahulu sebelum memasukkannya ke etalase. 3. Obat disimpan di dalam rak etalase. 4. Obat ditata berdasarkan: a. Kombinasi metode FIFO dan FEFO, yaitu obat yang masa kadaluarsanya paling cepat habis diletakkan di paling depan. Obat yang masa kadaluarsanya paling lama diletakkan di paling belakang. b. Penyusunan nama obat berdasarkan aspek farmakologi, bentuk sediaan dan alfabetik. 5. Khusus obat-obat yang memerlukan suhu rendah, disimpan di dalam kulkas di ruang penyimpanan. Di dalam kulkas harus terdapat termometer yang dicek secara berkala. 6. Bila apotek hendak tutup, semua rak etalase harus ditutup rapat. B. Penyimpanan Obat Keras 1. Obat keras yang diterima diinput jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsanya di komputer sesuai dengan faktur yang telah dicek. 2. Obat disimpan di dalam rak di ruang penyimpanan.
3. Jumlah maksimal masing-masing merk obat yang diletakkan di rak penyimpanan adalah 3 box, 3 botol, atau 3 tube, selebihnya ditaruh di rak paling atas (gudang). 4. Obat ditata berdasarkan: a. Kombinasi metode FIFO dan FEFO, yaitu obat yang masa kadaluarsanya paling cepat habis diletakkan di paling depan. Obat yang masa kadaluarsanya paling lama diletakkan di paling belakang. b. Penyusunan nama obat berdasarkan aspek farmakologi, bentuk sediaan dan alfabetik. c. Obat-obat Askes disimpan dalam rak tersendiri 5. Khusus obat-obat yang memerlukan suhu rendah, disimpan di dalam kulkas yang mempunyai termometer yang dicek secara berkala. 6. Khusus obat-obatan los yang masuk dan keluar dicatat di kartu stok obat per botol. 7. Bila apotek hendak tutup, semua rak harus ditutup rapat. 8. Ruang penyimpanan obat harus dapat terkunci, kunci disimpan oleh apoteker yang diberi kewenangan. C. Penyimpanan Narkotika dan Psikotropika 1. Narkotika dan psikotropika yang diterima diinput jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsanya di komputer sesuai dengan faktur yang telah dicek 2. Kemudian obat disimpan di dalam lemari khusus narkotika dan psikotropika. 3. Obat ditata berdasarkan: a. Kombinasi metode FIFO dan FEFO, yaitu obat yang masa kadaluarsanya paling cepat habis diletakkan di paling depan. Obat yang masa kadaluarsanya paling lama diletakkan di paling belakang. b. Penyusunan nama obat secara alfabetik, yaitu obat dengan awalan huruf A diletakkan di sebelah paling kiri. Obat dengan awalan huruf Z diletakkan di sebelah paling kanan. 2. Narkotika dan psikotropika yang masuk dan keluar dicatat di kartu stok obat 3. Kartu stok obat dimasukkan ke dalam setiap box atau diikat dengan botol dan harus selalu tersimpan di dalam lemari
4. Lemari harus selalu terkunci, kunci disimpan olehApoteker yang diberi kewenangan. Dokumentasi resep (penyimpanan dan pemusnahan ) SOP dokumentasi Resep - pengarsipan resep - penyimpanan arsip resep - pemusnahan arsip resep Pengarsipan resep -
arsip resep dipisahkan dan dibedakan antara resep tunai dengan resep kredit dan antara resep narkotik(untuk resep narkotika diberi tanda garis merah) dan psikotropika(untuk psikotropika
-
diberi garis biru) setiap kelompok resep dikelompokkan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun transaksi setiap kelompok resep dibendel rapi dan diurutkan sesuai nomor resep pada setiap bendel ditulis tanggal bulan dan tahun transaksi dengan jelas bendel resep dari satu bulan yang sama dijadikan dalam satu kelompok arsip
Penyimpanan arsip resep -
setiap kelompok arsip resep disimpan dalam satu kotak /dus, yang diberi tulisan arsip resep
-
tunai/kredit serta bulan dan tahun transaksi kotak/dus arsip resep disimpan didalam rak/almari
-
penataannya diatur secar urut bulan sehinga dibagian paling depan arsip adalah arsip satu
-
bulan sebelumnya dengan tulisan yang langsung bisa terbaca rak/al mari terletak pada ruang yang mudah terjangjkau dan terhindar dari tetesan air
Pemusnahan Arsip Resep -
dilakukan sesuai dengan peraturan perundang undangan yang berlaku yaitu setiap arsip resep yang telah berumur 3tahun atau lebih sebelum dilakukan pemusnahan dibuat surat pemberitahuan kepada kepala kantor dinas kesehatan setempat bahwa akan dilakukan
pemusnahan arsip resep serta tembusan untuk arsip apotek - dibentuk panitia pemusnahan arsip resep - pemusnahan dilakukan dengan cara membakar arsip resep - dibuat berita acara pemusnahan rangkap 4 dengan data: a. periode tahun transaksi resep b. jumlah dus c. tempat dan lokasi pemusnahan - dibuat laporan atas pelaksanaan pemusnahan kepada kepala kantor dinas kesehatan setempat dan tembusan apotek Membaca resep dokter (resep tunggal dan racikan) Cara membaca resep dokter 1. Pastikan bahwa resep yang akan dikerjakan asli atau palsu,bagaimana caranya? Yaitu dengan mengetahui kelengkapan-kelengkapan resepnya, bila terdapat hal yang aneh dari resep tersebut segera hubungi dokter yang bersangkutan, lalu tolaklah resep tersebut. 2. Baca resep dengan teliti jangan sampai salah dosis atau bentuk sediaan dan jumlah sediaan Misal no IV bisa terjadi kekeliaruan menjadi no. VI bila tidak teliti dalam membaca resep 3. Jangan lupa untuk obat narkotika pada resep diberi garis merah dan pada resep yang mengandung psikotropika diberi garis biru, dan jangan lupa meminta alamat pasien karena digunakan untuk pelaporan penggunaan obat narkotika dan psikotropika SOP Penerimaan Resep Tunai : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Periksa keabsahan resep (nama, surat izin praktik dokter dan paraf dokter Periksa persediaan obat Bila tidak ada persediaan obat, informasikan pada pasien Hitung jumlah obat yang akan diambil dan kalkulasikan harganya Informasikan harga obat kepada pasien Bila pasien tidak setuju karena harga mahal berikan alternatif; - Beli obat yang perlu saja - Tawarkan setengah resep kecuali obat antibiotika atau obat yang tidak mungkin diberikan
separoh 7. Tanyakan data pasien lengkap (nama, alamat, nomor telepon, umur) 8. Terima uang dan print-out bukti pembayaran, serahkan kepada pasien ucapkan “mohon bapak atau ibu menunggu, obat akan kami siapkan” 9. Tanyakan pada pelanggan apa memerlukan copy resep atau kwitansi SOP Penerimaan Resep Kredit : 1. Ucapkan salam pembuka 2. Periksa keabsahan resep (nama, surat izin praktik dokter dan paraf dokter)
3. Periksa data penunjang sesuai dengan ketentuan masing-masing pelanggan misal : surat rujukan, 4. 5. 6. 7.
fotocopy kartu pegawai dll serta persetujuan bagian instansi yang berwenang Bila telah sesuai ketentuan entry data pasien dengan lengkap, entri data dokter dengan lengkap Entri nama dan jumlah obat Cetak blanko pemeriksaan proses layanan, kemudian tempelkan pada resep Berikan resep pada bagian peracikan untuk disiapkan obatnya
SOP Pelayanan Resep 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)
menerima resep pasien, Lakukan skrining resep meliputi adsministrasi, pharmaceutical dan klinik, Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga, Pasiendiberinoantrian, Tulis no struk (print out) pada resep dan satukan resep dengan printout Cocokkan nama, jumlah dan kekuatan obat dalam resep dengan print out, Siapkan obat sesuai dengan resep, Jika obat racikan maka patuhi SOP meracik, Buat etiket dan cocokkan dengan resep, Teliti kembali resep sebelum diserahkan pada pasien termasuk salinan resep dan kuitansi (jika
diminta oleh pasien), 11) Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan, 12) Catat nama pasien, alamat dan no telp pasien. 13) Buat catatan khusus tentang pasien.
SOP Meracik Obat 1) Siapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik 2) Buatlah instruksi meracik meliputi: 3) No resep, nama pasian, jumlah dan cara mencampur. 4) Siapkan etiket dan wadah obat sertakan bersama obat dan instruksinya untuk diracik. 5) Cucilah tangan bila perlu gunakan sarung tangan, masker. 6) Siapkan obat sesuai resep dan cocokkan dengan yang tertera pada struknya 7) Jika ada bahan yang harus ditimbang maka persiapkan dahulu. 8) Bacalah instruksi meracik dengan seksama dan lakukanlah hati‐hati. 9) Pastikan hasil racikan sesuai dengan instruksinya. 10) Masukkan dalam wadah yang telah disediakan dan beri etiket, kemudian serahkan padapetugas lain untuk diperiksa dan diserahkan. 11) Bersihkan peralatan dan meja meracik setelah selesai. 12) Cucilah tangan sampai bersih. SOP Menimbang 1) 2) 3) 4)
Bersihkan timbangan, Setarakan timbangan terlebih dahulu sebelum mulaimenimbang Ambil bahan ‐ bahan sesuai dengan permintaan resep, Ambil anak timbangan sesuai berat yang diminta dan letakkan pada ring timbangan sebelah kiri
(timbangan dalam keadaan off), 5) Bahan baku yang dikehendaki diletakkan secukupnya pada piring timbangan sebelah kanan, 6) Buka dan on kan timbangan kemudian dilihat apakah timbangan sudah seimbang atau belum,
7) Bahan ditambah atau dikurangi sampai diperoleh timbangan yang seimbang yang ditunjukkan oleh letak jarum pada posisi nol, 8) Ambil bahan yang sudah ditimbang kemudian diberi nama sesuai nama yang tertera pada botolpersediaanbahan, 9) Cek ulang anak timbangan apakah berat yang diminta sesuai dengan resep kemudian dikembalikan ketempatnya 10) Cek ulang apakah bahan yang diambil sudah sesuai dengan resep kemudian dikembalikan ketempatnya.
