Struktur Organisasi Perusahaan Setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi tersendiri. Struktur organisasi merupakan suatu rangkaian hubungan antara individu dengan individu, dan individu dengan kelompok. Adapun struktur organisasi perusahaan dapat digambarkan sebagai berikut:
DEWAN KOMISARIS
DIREKTUR UTAMA
MANAJER UMUM
MANAJER PERSONALIA
MANAJER KEUANGAN
MANAJER PERSEDIAAN
MANAJER PEMBELIAN
MANAJER PEMASARAN
KEPALA GUDANG
STAF PEMBELIAN
STAF PEMASARAN
STAF PERSEDIAAN
MANAJER PENJUALAN
STAF PERSONALIA
KASIR
STAF PENJUALAN
PEMBUKUAN
KOLEKTOR
Gambar 2.4. Struktur Organisasi Sumber: PT. Surya Lagang Ostentasi Medan Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan struktur organisasi perusahaan pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris a. Menetapkan semua kebijaksanaan dasar perusahaan b. Melakukan tugasnya sesuai dengan anggaran dan kebijakan dasar perusahaan. c. Mempunyai kewajiban melakukan pengawasan terhadap tindakan-tindakan direktur utama dan manajer umum. d. Berhak menjalankan perusahaan untuk sementara bilamana terdapat kesenjangan dalam pimpinan perusahaan. 2. Direktur Utama, bertanggung jawab kepada dewan komisaris: a.
Menentukan garis kebijaksanaan utama perusahaan.
b.
Berhak mengambil keputusan dan kebijaksanaan sehubungan dengan arah dan tujuan kegiatan perusahaan untuk mencapai laba semaksimal mungkin.
c.
Memimpin dan mengendalikan operasi perusahaan sesuai dengan anggaran dasar perusahaan.
d.
Wajib mengadakan pengawasan dan pemeriksaan kepada setiap bagian dalam perusahaan dan memberikan penjelasan tentang segala hal yang perlu untuk pengawasan dan pemeriksaan kepada komisaris.
e.
Menetapkan dan menyetujui besarnya gaji dan upah pegawai.
3. Manajer umum, bertanggung jawab kepada direktur utama: a.
Mengontrol dan mengawasi semua kegiatan yang dilakukan semua manajer bawahannya.
b.
Menyusun dan menetapkan beberapa peraturan kecil di dalam perusahaan yang dirasa perlu untuk dibuat.
c.
Menerima laporan dari setiap bidang departemen untuk masing-masing manajer bawahannya lalu memeriksa laporan dan menyerahkan kepada pimpinan perusahaan yaitu Direktur Utama.
d.
Mengatur dan mengontrol sumber penggunaan dana perusahaan melalui manajer keuangan.
e.
Menyetujui atau tidak menyetujui setiap kegiatan baru yang akan dilaksanakan oleh setiap departemen dalam perusahaan.
4. Manajer personalia, bertanggung jawab kepada manajer umum: a.
Merencanakan, menerapkan sistem penilaian dan sistem penerimaan pegawai baru perusahaan serta menetapkan kebijaksanaan pemberhentian pegawai.
b.
Membuat dan menetapkan peraturan tenaga kerja perusahaan (peraturan pegawai) yang harus disetujui oleh manajer umum.
c.
Bertanggung jawab untuk mencari tenaga kerja baru yang dibutuhkan oleh perusahaan.
d.
Mengawasi kesejahteraan tenaga kerja perusahaan, keselamatan kerja dan perlindungan hukum.
5. Manajer keuangan, bertanggung jawab kepada manajer umum: a.
Bertanggung jawab terhadap masuk dan keluarnya keuangan perusahaan.
b.
Membantu manajer umum menyusun perencanaan sistem akuntansi dan keuangan perusahaan.
c.
Menyusun anggaran keuangan perusahaan serta mengawasi pelaksanaannya.
d.
Mengatur sumber penerimaan dan pengunaan dana perusahaan.
Manajer keuangan membawahi dua bagian, yaitu:
1. Staf Kasir, bertanggung jawab kepada manajer keuangan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang tunai maupun dalam bentuk bilyet giro atau cheuqe untuk pelunasan transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan kepada pihak ketiga berdasarkan bukti yang telah disetujui dan ditandatangani oleh Direktur sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku. b. Bertanggung jawab mengatur proses penyimpanan, kliring, pencarian dana, administrasi, surat-surat berharga di bank-bank yang di pakai oleh perusahaan. c. Membayar gaji dan bonus kepada setiap personil perusahaan dan juga menyetor uang tunai ke dalam rekening perusahaan yang terdapat dalam bank milik perusahaan. d. Membuat laporan penerimaan dan pengeluar dana perusahaan. 2. Staf Pembukuan, bertanggung jawab kepada manajer keuangan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Mencatat semua transaksi akuntansi dan keuangan yang berlangsung dalam perusahaan dan memasukkannya ke dalam komputer. b. Menerima bukti penerimaan dan bukti pengeluaran uang berupa voucher dari bagian kasir, faktur pembelian dari bagian pembelian, faktur penjualan dari bagian penjualan, bukti barang masuk-keluar dari bagian persediaan dan lain-lain sebagai dasar atau bukti pencatatan transaksi akuntansi dalam perusahaan. c. Turut mengontrol proses penagihan hutang dan piutang perusahaan. d. Membuat laporan-laporan akuntansi seperti laporan hutang-piutang, pembelianpenjualan dan lain-lain. e. Menyusun laporan keuangan setiap akhir bulan atau secara periodik untuk mengetahui posisi keuangan perusahaan dan juga memberikan informasi keuangan lainnya bagi pihak manajemen. 6. Manajer persediaan, bertanggung jawab kepada manajer umum: a.
Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang namanya persediaan milik perusahaan terutama persediaan barang dagangan.
b.
Mengawasi dan mengontrol semua kegiatan yang berhubungan dengan persediaan terutama untuk barang masuk dan barang keluar.
c.
Meneliti dan memeriksa laporan persediaan dan jumlah barang yang ada di gudang lalu menyerahkannya kepada manajer umum.
Manajer persediaan membawahi: Kepala Gudang a. Bertanggung jawab terhadap barang-barang persediaan yang ada di gudang kepada manajer persediaan. b. Mengawasi serta mengatur kegiatan rutin harian pergudangan dalam perusahaan. c. Memasukkan dan mengeluarkan persediaan produk perusahaan dengan persetujuan dari Direktur sesuai dengan Delivery Order (DO), dan mengarsip DO dengan rapi. d. Membuat dan memeriksa laporan persediaan barang per gudang. Staf Persediaan a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan administrasi persediaan perusahaan kepada kepala gudang. b. Mencatat semua transaksi persediaan barang, baik barang masuk maupun barang keluar. c. Membuat laporan persediaan barang perusahaan. 7. Manajer pembelian bertanggung jawab kepada manajer umum: a.
Bertanggung jawab terhadap semua proses pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
b.
Mengatur dan mengawasi proses pembelian yang dilakukan oleh staf bawahannya.
c.
Membuat dan memeriksa laporan pembelian yang akan diserahkan kepada manajer umum.
d.
Berusaha untuk membeli hanya barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan sesuai dengan target atau anggaran yang telah disusun.
e.
Mengatur barang-barang apa saja yang harus dibeli dengan cepat (barang penting) dan barang apa saja yang bisa ditunda pembelian (barang tidak terlalu penting).
Manajer pembelian membawahi staf pembelian yang mempunyai tugas: a. Memesan barang-barang yang akan dibeli oleh perusahaan b. Mencari pemasok yang dapat menjual barang dengan harga murah. c. Mengontrol barang pesanan yang telah dipesan. d. Memeriksa dan menerima barang pesanan e. Mencatat transaksi pembelian ke dalam buku pembelian
f. Menyerahkan barang yang dibeli kepada bagian departemen yang membutuhkan barang tersebut. g. Membuat dan menyusun laporan pembelian barang. 8. Manajer pemasaran, bertanggung jawab kepada manajer umum: a. Menyusun rencana strategi pemasaran perusahaan agar kelak barang dagangan dapat dipasarkan dengan baik kepada masyarakat luas, sehingga target penjualan dapat dipenuhi. b. Mengontrol dan mengawasi proses pemasaran yang dilakukan oleh perusahaan. c. Melakukan penelitian, pengawasan dan mengevaluasi barang dagangan milik perusahaan dipasaran. d. Menentukan harga penjualan barang dagangan perusahaan. e. Membuat laporan hasil pemasaran kepada manajer umum. Manajer pemasaran membawahi: staf pemasaran yang mempunyai tanggung jawab dan tugas sebagai berikut: a.
Mengadakan promosi yang memadai.
b.
Memantau harga-harga yang ada hubungannya dengan barang dagangan perusahaan.
c.
Bekerja sama dengan badan-badan usaha periklanan.
9. Manajer penjualan, bertanggung jawab kepada manajer umum: a.
Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi kegiatan penjualan yang berlangsung dalam perusahaan.
b.
Memberikan persetujuan kredit serta menentukan pelanggan yang dapat diberikan potongan harga sesuai dengan besarnya jumlah pembeliannya.
c.
Menyusun dan memeriksa laporan penjualan kemudian diserahkan kepada manajer umum. Manajer penjualan membawahi dua bagian, yaitu: Staf Penjualan a. Melayani pelanggan yang datang untuk memesan atau membeli barang dagangan. b. Mencatat transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan. c. Mengatur proses penagihan dengan menyuruh kolektor untuk pergi menagih piutang dagang. d. Membuat laporan penjualan dan piutang perusahaan.
Kolektor
bertanggung jawab kepada manajer penjualan yang bertugas untuk managih piutang yang telah jatuh tempo.
