Trabajo Compras... 1

ESTUDIO DE CASO “ENCUADERNADORA S.A.”

HECTOR OSWALDO ARIAS HERNANDEZ 1311600087 DUARTE CHAPARRO CÉSAR AUGUSTO 1311580036 GIL BELTRAN EDWIN YUCED 1311150062 RODRIGUEZ GUTIERREZ GERSSON EDGARDO 1311810049 JOHN CARLOS ARIZA ARIZA MORALES MORALES 1311070479 YESID PUYO CASTRO 1311600040

MÓDULO COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 2015

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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ESTUDIO DE CASO “ENCUADERNADORA S.A.”

HECTOR OSWALDO ARIAS HERNANDEZ 1311600087 DUARTE CHAPARRO CÉSAR AUGUSTO 1311580036 GIL BELTRAN EDWIN YUCED 1311150062 RODRIGUEZ GUTIERREZ GERSSON EDGARDO 1311810049 JOHN CARLOS ARIZA MORALES 1311070479 YESID PUYO CASTRO 1311600040

MÓDULO COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

DOCENTE: DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 2015


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN OBJETIVO PRINCIPAL 6 OBJETIVOS SECUNDARIOS 7 JUSTIFICACIÓN 8 1. LA METODOLOGÍA. 9 1.1. ENCUADERNADORA SA. 9 2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN PROBLÉMICA. 11 3. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA PLANTEADA. 12 3.1. PRIMERA ALTERNATIVA: PRODUCIR LOS PRODUCTOS EN OTROS 12 PAISES. 3.2. SEGUNDA ALTERNATIVA: COMPRAR EL PAPEL EN OTRO PAIS. 13 3.3. TERCERA ALTERNATIVA: HACER LAS COMPRAS EQUIVALENTES NECESARIAS. 13 4. SELECCIÓN DE LA MEJOR ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN. 15 5. RECOMENDACIONES Y PRECAUSIONES FRENTE A ESTA CRISIS. 16 5.1. TENER MAS DE UN PROVEEDOR. 16 CONCLUSIONES 15


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INTRODUCCIÓN

Este trabajo a continuación tiene como finalidad establecer y distinguir los diferentes conceptos del proceso de compras y aprovisionamiento, frente a una dificultad que se puede presentar en la gestión de la misma; para entender la importancia de ver con antelación y a un futuro todas las variables que se pueden presentar, para poder tomar la mejor decisión posible. También se observará la importancia de la materia prima para desarrollar un producto terminado según las especificaciones de calidad, de la compañía objeto del estudio, como lo es el bagazo de caña de azúcar, así como la de tener un segundo y tercer proveedor alternativo en una empresa. Se presenta un análisis en donde se trata el proceso de compras, aprovisionamiento y si no se tiene un estudio, análisis, orden y clasificación de los posibles problemas de estructura y procedimientos muy claro; no se puede llevar a cabo una buena gestión. Se hace énfasis en las competencias que necesitan ser fortalecidas, para poder tener un buen desarrollo de acciones preventivas y correctivas frente a circunstancias que se pueden presentar.


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OBJETIVO PRINCIPAL

Identificar, abordar y plantear una solución con éxito a la problemática de la función de compras y abastecimiento en el caso de estudio particular de la empresa “ LA ENCUADERNADORA S.A.”


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OBJETIVOS SECUNDARIOS

Estudiar el tema básico del módulo de compras y aprovisionamiento, para ser aplicados en el estudio de la problemática del caso propuesto de la empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.”

Analizar el entorno en el cual se desempeña la empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.”, para poder determinar las variables que afectan o impactan la problemática presentada. Hacer un comparativo con antelación de la empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.”, acerca del impacto que se obtendría a tomar una u otra solución planteada, frente al caso de escasez de materia prima y el tener que cumplir con compromisos comerciales. Proponer una solución con el objetivo de garantizar el abastecimiento de sus principales materias primas para la elaboración de sus productos, búsqueda de nuevos proveedores que lo suministren materias principales para satisfacer a sus clientes y despachar los pedidos con los que tiene que cumplir en esta temporada.


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JUSTIFICACIÓN

Empresarios cañeros, representados en Asocaña, y las autoridades gubernamentales obligaron a declarar el paro, debido a la negativa de solucionar el pliego de peticiones presentado el 14 de Julio de 2008. Lo anterior afectó claramente a la empresa PAPELITOS S.A., que está catalogada como el principal fabricante de papel en el país, ya que ellos manipulan como materia prima, el bagazo de caña, que es un subproducto de la industria azucarera, disminuyendo su producción y llevándola a incumplir por fuerza mayor a muchos de sus usuarios que dependen en gran medida de esta significativa materia prima para la fabricación de otros productos. PAPELITOS S.A., es el primer y único proveedor de la materia prima (el papel), de la empresa ENCUADERNADORA S.A., especializada en el diseño y distribución de productos de papelería escolar, por ende este paro genera grandes inconvenientes para poder atender la mayor demanda nacional e internacional a los países como: Venezuela, México, Ecuador, Perú y Panamá y que está comprendida entre los meses de Agosto a Enero de cada año. La misión es brindar apoyo en la búsqueda de las posibles soluciones a este problema que enfrentan los directivos de la ENCUADERNADORA S.A.


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1. LA METODOLOGÍA. Se estudiaran las diferentes actividades de los tres actores principales de este acaso a saber cómo son:

ENCUADERNADORA S.A PAPELITOS S.A. INGENIOS Se revisarán los inconvenientes o dificultades de cada una de las empresas para poder cumplir con los requerimientos de los clientes. Se plantearán posibles alternativas teniendo en cuenta que se tienen plantas de producción en otros países que no se encuentran en paro. Se revisarán los respectivos costos que puede generar el suplir la necesidad actual de la empresa. Posteriormente se identificará la forma más adecuada y clara, las causas que están generando este problema, para poder generar alternativas de solución a cada una de ellas y las respectivas recomendaciones.

1.1. ENCUADERNADORA SA. La encuadernadora S.A. es una empresa especializada en el diseño, producción y distribución de productos de papelería escolar. Ofrece a estudiantes de preescolar, primaria, bachillerato, universitarios, profesionales y consumidores de distintas edades una gama completa de productos, que ayudan a hacer más fácil y productiva la labor de registro, archivo, escritura, manejo de información y comunicación. Tienen presencia directa en 12 países: México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica, Colombia, Panamá, Venezuela, Ecuador, Perú, Brasil, Puerto Rico y República Dominicana. Cuenta con 3 plantas de producción en Colombia, México y Brasil, su principal materia primas es el Papel, que representan el 80% sobre el costo final de sus productos. Los competidores en la actualidad provienen de la China. Este país tiene la industria de papel de mayor crecimiento en el mundo y es el segundo productor de papel. Cuenta con maquinaria moderna, de gran velocidad y eficiencia.


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En América Latina La Encuadernadora S.A es líder en facturación en todas las categorías donde compite. Los competidores de la región son: Anota, Fabio-Castillo, etc. La Encuadernadora S.A. atiende la demanda nacional e internacional de países como: Venezuela, México, Ecuador, Perú y Panamá principalmente en el periodo comprendido entre Agosto y Enero.


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2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN PROBLÉMICA. A raíz de la noticia del inicio del paro nacional de corteros de caña representados por Asocaña, en los departamentos del Cauca Risaralda y Valle del Cauca, se consultaron a un ejecutivo de cuenta de papelitos s.a., quien comento: Papelitos aún no ha parado la planta, pues tienen bagazo de caña para 15 días, además considera que ese paro no durara más de una semana, y las cosas continuarán como si nada. Entiende que estén realmente preocupados, y que la empresa aún le ha comunicado nada formal al respecto, pero de lo que si tiene conocimiento, es que el segundo molino de Papelitos S.A. no se verá afectado por el paro, porque el ingenio que lo abastece de bagazo de caña no participo de él, pero que ese solo molino no puede cubrir toda la demanda de la encuadernadora. Debido a que esta reunión no les dio ninguna alternativa de solución y en la planta los comentarios y el nerviosismo de los empleados empeoraba, citaron a una reunión con la alta gerencia de la empresa, cuál era el estado de inventario para revisar las acciones preventivas para no afectar la temporada principal de la empresa, teniendo en cuenta que lo siguiente: 1.- Papelitos s.a., su único proveedor en su primer molino tiene provisión bagazo para abastecer sus máquinas por quince días a partir de la fecha, el Molino dos no va a parar su producción por que no entro en paro, pero ese molino solo no puede cubrir toda la demanda necesitada por la empresa. 2.- Los niveles de inventario de papel de la encuadernadora que ascienden a dos mil toneladas que sumado las correspondientes entregas de papelitos, existe un faltante de 6.840 toneladas, lo que indica que no se cumplirán con lo planeado para atender la temporada alta.


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3. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA PLANTEADA. Debido al paro de corteros no es posible mantener el abastecimiento de materias primas. Partiendo del problema existente en la empresa LA ENCUADERNADORA SA se plantean tres alternativas de solución, de las cuales dos son de acciones inmediatas mientras que la tercera es pensada a futuro para evitar esta clase de inconvenientes, estas son: Partiendo del objetivo de la empresa la encuadernadora que es obtener la materia prima es decir el papel para satisfacer los pedidos de la mejor temporada, para garantizar su posición en el mercado y margen de utilidad. Se proponen las siguientes alternativas de solución:

3.1. PRIMERA ALTERNATIVA: PRODUCIR LOS PRODUCTOS EN OTROS PAISES. Se propone contactar otras fábricas ubicadas en otros países, como el Perú, donde se consiguen buenos precios para realizar el producto en dicho país.

Beneficios: se tendrá el producto para la temporada. se podrá mantener los costos previstos y el margen de utilidad. se podrá cumplir con la entrega de todos los pedidos realizados fortaleciendo la marca de la empresa a nivel nacional e internacional.   

Riesgos: se entrega información confidencial de la empresa sobre las especificaciones de los productos ya que serán realizados por personas ajenas a la compañía, por lo cual podrá ser copiada la calidad de los productos lo cual puede ser aprovechado por la competencia quienes se fortalecerán con esta información a nivel internacional y a futuro las ventas y las utilidades de la empresa la ENCUADERNADORA S.A. se verán disminuidas y puede tender a desaparecer. Se puede llegar a tener una baja calidad del producto ofrecido y pérdida de la identidad del producto, ya que se produce por un tercero. Ayuda a generar y/o fortalecer una posible competencia, que pueden abrir brechas para salir del mercado. 

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Aumento del “Lead Time” tiempo de entrega final a los clientes, ya que se debe

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tener en cuenta tiempos de importación, transporte y nacionalización de mercancía, que puede ocasionar pérdida de clientes por incumplimientos en el estándar de recibo de pedido. Los empleados indirectos e indirectos tendrían poco o perderían su trabajo


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Al comprar un producto terminado mediante outsoursing o tercerización, se genera baja actividad o cierre de plantas de producción.

3.2. SEGUNDA ALTERNATIVA: COMPRAR EL PAPEL EN OTRO PAIS. La empresa debido a que tan solo cuenta con un proveedor de papel y adicionalmente que es el más grande del papel en el país y los demás no pueden satisfacer la demanda, se propone comprar la materia prima en otro país.

Beneficios: se podrá abastecer del papel necesario para la demanda estimada según la temporada del año, realizando la producción normal satisfaciendo los pedidos a los clientes y manteniendo la marca. Con la compra de papel en el exterior como solución a la falta de materia prima, se podrían consolidar un proveedor alternativo frente a estas dificultades que se presentan al tener un solo proveedor nacional para la materia prima. 

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Riesgos: 

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Genera sobrecostos de producción (el papel en otros países es más costoso), lo que conlleva disminución de utilidades. Tiempo de espera de llegada de la materia prima (papel) se incrementa, ya que se debe tener en cuenta tiempos de importación, transporte y nacionalización de mercancía, es superior a las reservas existentes, lo que generara un atraso en la producción en los productos, por el hecho de tener que implementar un mayor tiempo utilizado en la negociación de las compras Internacionales Puede generar una disminución en la calidad, incumplimiento de los pedidos de los clientes, afectando la imagen de la marca y la posibilidad de pérdida en el mercado, el cual puede ser aprovechado por la competencia para superar a la empresa. Hay que tener el personal Idóneo para realizar las comprar Internacionales.

3.3. TERCERA ALTERNATIVA: HACER LAS COMPRAS EQUIVALENTES NECESARIAS. Sería la alternativa con la que más incertidumbre se puede llevar a contar, ya que se necesitaría optimizar procesos, disminuir desperdicios y buscar en el mercado nacional equivalencias para poder suplir con la demanda de pedidos.


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Se basa en trazar un plan de acción con el objetivo de: Utilizar lo que la planta tiene disponible actualmente solventar parte del pedido mientras se soluciona el tema del paro, o se negocia materia prima o elaborar del pedido en el exterior. Mantener la planta operando y nivelar los sobrecostos ocasionados por despidos, personal contratado pero sin actividades para realizar.

Beneficios: 

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Aprovechar con eficiencia los recursos o aprovisionamiento de materia prima con que actualmente la planta de producción cuenta. Aprovechar al máximo la poca materia prima con la cual el proveedor de papel nacional, informó que puede suplir, lo cual ayudaría a cumplir con una parte de la demanda de papel de la empresa. Se podrían negociar fecha de entrega con los clientes, con esto se ganaría algo de tiempo, en el cual se podrían realizar mantenimiento preventivos a la maquinas, personal podría salir a vacaciones, con el fin de que se llegue el momento en que deba implementar más turnos de producción, la planta físicamente esté en condiciones óptimas para su funcionamiento. Avisar de la situación en Colombia a las demás plantas de producción con el objetivo de buscar en las otras plantas la forma de aumentar la producción, haciendo intercambios de pedidos posibles para la planta de Colombia. Se Modificaciones en planeación y programación de planta, disminuir al máximo la planta de despidos de personal temporal, proporcionar producto terminado suficiente; con lo que se asegura en parte el cumplimiento del pedido inicial. Hacer integración vertical con otras empresas locales, para la búsqueda del papel existente o almacenado en el territorio nacional. Buscar papel hecho de otros insumos alternativos. Optimizar e Implementar la Reutilización de materias Primas para lograr al máximo el rendimiento.

Riesgos:

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Se cuenta con demasiada incertumbre, lo que indica que es una alternativa de preparación frente a la problemática existente. Se presenta una sobrecarga administrativa al área de abastecimiento y compras, ya que el trabajo se incrementa al buscar materia prima en menor proporción con un número elevado de proveedores pequeños. un alto sobrecosto por la reventa de la materia prima, pero se ganaría el tiempo en comparación de las soluciones con el exterior.


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4. SELECCIÓN DE LA MEJOR ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN. Después de haber analizado profundamente las tres alternativas de solución teniendo presente los beneficios como los aspectos negativos para poder solventar la situación crítica que está atravesando la empresa se ha optado por la COMPRA DE LA MATERIA PRIMA EN OTRO PAIS, ya que es la que menos riesgo conlleva. Comprar materias primas en otros países, para asegurar el cumplimiento con el mercado internacional por parte de la encuadernadora. Combinada con el plan de acción de la tercera solución, ya que mientras se realiza la negociación, importación de la materia prima, se puede aprovechar el tiempo con las alternativas planteadas. Esta decisión está basada en costo-beneficio teniendo presente la falencia que origina contar con un solo proveedor de papel, el cual es el más grande del papel en el país y que los demás no pueden satisfacer la demanda, para poder cumplir con la totalidad de las solicitudes de los clientes. Esta decisión aunque sacrificara en este periodo las utilidades de la operación, debido al incremento significativo de los costos, fortalecerá de una manera positiva la posición de la marca y la empresa nivel nacional e internacional al poder cumplir con los compromisos ya adquiridos con los clientes. Otro aspecto positivo es que no tendrá que entregar y compartir información confidencial de la empresa sobre las especificaciones de sus productos los cuales podrían ser fácilmente utilizados por la competencia fortaleciéndolos y ganando espacio en el mercado que en la actualidad es de LA ENCUADERNADORA S.A.


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5. RECOMENDACIONES Y PRECAUSIONES FRENTE A ESTA CRISIS. No cabe duda que el actual problema por el cual está atravesando la empresa LA ENCUADERNADORA S.A. se debe erradicar a futuro, por lo cual se recomienda a la empresa implementar la tercera alternativa de solución de TENER MAS DE UN PROVEEDOR, con el cual se garantizará que se contara con la existencia necesaria de la materia prima para las diferentes temporadas manteniendo el cumplimiento de sus acuerdos con los clientes. Se debe buscar no solamente proveedores nacionales sino que se debe contar con proveedores internacionales con quienes las negociaciones deberán realizarse con tiempo con el beneficio de los descuentos. De igual manera es indispensable tener proveedores que fabriquen el papel no basados en el bagazo de caña sino de otros materiales de igual calidad y costo.

5.1. TENER MAS DE UN PROVEEDOR. Analizando el objetivo de la empresa LA ENCUADERNADORA S.A. que siempre necesita tener su materia prima principal como lo es el papel para la elaboración de sus productos se deberá tener más de un proveedor para asegurar el inventario necesario para atender las diferentes temporadas altas en caso de un paro de los ingenios. Al tener varios proveedores se garantizara que le proveerán del porcentaje faltante para cumplir con la demanda de los clientes. No necesariamente estos proveedores deberán producir la materia prima generada del bagazo de caña. Se debe tener proveedores no solamente nacionales sino internacionales con los cuales se debe negociar con tiempo los precios del papel para adquirir unos buenos descuentos. Con lo anterior garantizan en caso de un agotamiento del bagazo de caña no se entrara en pérdidas en la producción y se lograra atender la demanda nacional e internacional. Mantener los estándares de calidad y fortalecimiento de la marca tanto a nivel nacional como internacional.

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Hacer las compras necesarias para asegurar el cumplimiento con la demanda del mercado Asegurarse que la planta tenga materia prima para trabajar


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Buscar cumplimiento de la planta de producción y la comercialización del producto en el mercado internacional. Buscar en los mercados internacionales Hacer alianzas estratégicas con países que tengan mayor índice de producción de papel más alto que el nacional Hacer integración vertical con otras empresas Buscar papel hecho de otros insumos Lo anterior permite asegurar el abastecimiento de materias primas Buscar calidad a menor precio Fomenta la independencia de un monopolio productor (Papelitos SA)


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CONCLUSIONES Este trabajo es de gran importancia por lo que permite con su desarrollo poder ver y compartir diferentes puntos de vista, que son retroalimentados en las opiniones desiguales, aplicadas al momento de realizar la gestión de compras y abastecimiento de algún producto o servicio en general. El aprendizaje que deja la problemática de la función de compras y abastecimiento en el caso de estudio particular de la empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.” , ayuda a evaluar adecuadamente los factores internos y externos, que afectan o impactan de una u otra manera, en la venta o uso de un producto o servicio. Se identificó la manera clara los compromisos con el cliente y así analizar los medios adecuados que se deben tener para poder cumplir con lo pactado. En la actualidad las organizaciones son sostenibles no sólo al realizar un buen trabajo de ventas y alcanzando un excelente producto; para ello se es necesario aplicar e innovar en conceptos de gestión logística a todas las actividades que desarrolla, logrando el apoyo de las diversas área de la organización en la solución de problemas que se lleguen a presentar. Es muy claro que la empresa LA ENCUADERNADORA S.A. nunca realizo estudios que pudieran determinar cuándo su único proveedor como lo es PAPELITOS SA no le pudiera cumplir con la materia prima para dar continuidad en su proceso de producción. Lo anterior originó que se debieran tomar alternativas urgentes e inmediatas frente a este problema sacrificando las utilidades del periodo más importante como lo es la temporada alta.


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BIBLIOGRAFÍA Proyecto estudio” caso encuadernadora s.a.”

AUTORES DEL CASO: Oscar, OSPINA, Jefferson, PEREZ Y Juan Guillermo, URIBE. Estudiantes del Postgrado en Gerencia Logística Promoción 13. Universidad ICESI. Cali: Colombia. Dic. 18 de 2008 . Disponible en: Material de estudio del módulo PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES) Grupo[001] (http://campusvirtual.poligran.edu.co/?r=aula/generico#).

CARTILLA 1 La función de la compra. Disponible en: Material de estudio del módulo PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES) Grupo[001] (http://campusvirtual.poligran.edu.co/?r=aula/generico#). CARTILLA 2 Origen de la función de la compra. Disponible en: Material de estudio del módulo PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES) Grupo[001] (http://campusvirtual.poligran.edu.co/?r=aula/generico#). CARTILLA 3 Abastecimiento. Disponible en: Material de estudio del módulo PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES) Grupo[001] (http://campusvirtual.poli


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