Transacciones Mercantiles 1. Defnición de Transacciones mercantiles
El valor patrimonial de la empresa en marcha es cambiante - a las diversas operaciones fnancieras y comerciales que se realizan a diario. A esas operaciones, en contabilidad, se les denomina transacciones y se defnen como la ocurrencia ocurrencia de un acto de voluntad mediante el cual dos o más personas celebran un convenio que, de alguna manera, aecta los valores que integran el patrimonio. Unas originaron cambios de un activo por otro activo otras originan cambios tanto en el activo como en el pasivo o cambios en el activo y el capital. 2. Tipos de Documentos Mercantiles
!os documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y comple"os como las propias operaciones, pero aqu# solo se e$plicarán los que más com%nmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasifcaci&n' Comprobantes de compras, El procedimiento que se adopte para las compras, como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la organizaci&n interna de la empresa. El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercanc#as que necesiten (l, o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la adquisici&n de las mercanc#as en las cantidades que dichos documentos indiquen. )eniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aqu(l que orezca, como es natural, las condiciones más avorables. En caso de que las mercanc#as sean recibidas conorme, se libra un cheque a avor del proveedor si la condici&n acordada acordada hubiera sido que el pago sea al contado, o bien se registra registra una obligaci&n a su avor, si hubiera establecido que el pago uera a cr(dito, siempre utilizando como base para la anotaci&n en los libros la actura e$pedida por el proveedor. Abarca, como pudimos ver al principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes' Solicitud de compra, El departamento de compras, de no e$istir (ste, quien haga sus veces, actuará de acuerdo con una solicitud por escrito aprobada por un empleado sufcientemente califcado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida. *or e"emplo el +epartamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisici&n de art#culos que se destinan a la reventa. Orden de compra, u fnalidad es documentar en un ormulario propio toda adquisici&n autorizada por la empresa. i está tiene un departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una ho"a impresa destinada a tal fn, en otros casos puede consistir en una simple carta frmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor. La actura, onsiste en una relaci&n detallada de las mercanc#as compradas, debe contener los nombres y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la echa, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripci&n y precios de las mercanc#as. •
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Las notas de debito, i las mercanc#as llegan averiadas son de calidad
inerior a la requerida o se comprueba la alta de alg%n art#culo, es preciso obtener un a"uste en el precio que haya cargado el proveedor. Comprobantes de ventas, !os procedimientos que se siguen para la venta de mercanc#as pueden ser más muy simples o más complicados, seg%n sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de pequeas de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a ca"a por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un tic/et, el cual se entrega a el cliente. Comprobantes de operaciones bancarias, !os cheques han ocupado el lugar del dinero eectivo en las operaciones más importantes que requieren el cobro y pago del mismo. En contabilidad suelen considerarse a los cheques como numerario. uando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus dep&sitos pueden estar constituidos en gran parte por cheque de sus clientes. La letra de cambio, Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que e$prese. +ocumento mercantil mediante el cual una persona 0el librador1 concede un cr(dito a otra 0el librado1 comprometi(ndose esta %ltima a pagar el importe sealado a la echa de vencimiento acordada. omo documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede transerirse, de orma que el librador puede dierir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad fnanciera al descuento, es decir, la entidad fnanciera paga al tenedor el importe de la letra antes de la echa de vencimiento y se encarga de cobrársela al librado llegada la echa del vencimiento.
3. resentación de Documentos Mercantiles!
!os documentos mercantiles suelen tomar orma en el momento en que la operaci&n se realiza, y su ob"etivo es el de certifcar entendimientos que e$isten entre las dos partes que ha aectado un convenio. *uede ser el tic/et que emite una ca"a registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria pero tanto en uno como en otro caso describe la operaci&n en orma escrita, reduciendo as# una gran parte de responsabilidades de discrepancia uturas por partes de los interesados. !a importancia de la documentaci&n mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter t(cnico y disposiciones legales para impresi&n, archivo y conservaci&n de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. A%n los ormularios de simple orden interno para tramitaci&n entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercanc#as, identifcar un env#o de dinero o e$igir el cumplimiento de una norma o disposici&n interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al +epartamento de ompras, haciendo menci&n de la echa y n%mero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
DOC"M#$TOS $#%OC&'(L#S
!os documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en eectivo en consecuencia son negociables. Estos son' !etras de ambio, *agar(s y heques. La Letra de Cambio
Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que e$prese. +ocumento mercantil mediante el cual una persona 0el librador1 concede un cr(dito a otra 0el librado1 comprometi(ndose esta %ltima a pagar el importe sealado a la echa de vencimiento acordada. omo documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede transerirse, de orma que el librador puede dierir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad fnanciera al descuento, es decir, la entidad fnanciera paga al tenedor el importe de la letra antes de la echa de vencimiento y se encarga de cobrársela al librado llegada la echa del vencimiento. eg%n el art#culo 234 a 256 del &digo de omercio' Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona 7 el !ibrador 7 emite y ordena a otra 7 el !ibrado 7 que acepte pagar y pague, en cierto plazo, a un tercero 08enefciario1 o a su orden una suma de dinero que se determina en la !etra de ambio. En otros t(rminos, es una orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado plazo. 9equisitos que debe llenar una letra de cambio seg%n el art#culo 234 del &digo de omercio' a. !a denominaci&n de la :!etra de ambio: o :;nica de ambio: e$presada en el mismo te$to del t#tulo y en el mismo te$to del t#tulo y en el mismo idioma empleado en la redacci&n del documento. )ambi(n puede usarse la cláusula :a la orden:. on esto se busca mayor claridad en el documento y evitar conusiones. b.
a. !ugar donde debe eectuarse el pago y a la alta de esto se considerará
como lugar de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de est(. b. =ombre de la persona a quien o a cuya orden debe eectuarse el pago benefciario. c. !a echa y lugar donde la letra ue emitida. i no se indica el sitio se considerará como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del librador. d. !a frma del que gira la letra 7 librador, girador, emitente 7. Este requisito es indispensable para la validez de la letra de cambio. Casos: a. El librador, el librado y el benefciario pueden ser personas distintas. b. El librador y el librado pueden ser una misma persona. c. El benefciario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y
benefciario ser#an la misma persona.
eg%n el art#culo 23> del &digo de omercio, toda letra de cambio aunque no sea girada e$presamente a la orden, es transmisible por medio de endoso. Este debe ser puro y simple y toda condici&n a la cual aparezca subordinado, se considerará no escrita. El endoso parcial es nulo e igualmente el endoso :al portador: seg%n el art#culo 2?4. El endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de cambio y es válido aunque no se designe el benefciario por cuanto el tenedor se considera portador leg#timo de la misma. +e acuerdo al art#culo 2@@ la aceptaci&n se e$presa por la palabra :acepto: o equivalente. +ebe estar frmada por el librado. u simple frma puesta en la cara anterior de la letra equivale a su aceptaci&n. El pago de una letra de cambio puede ser garantizado por medio de aval. Esta garant#a se puede prestar por un tercero a%n por un signatario de la letra. e e$presa por medio de las palabras :bueno por aval: y debe estar frmada por el avalista. Este se obliga de la misma manera que aquel por el cual se ha constituido garante y cuando ha pagado la letra tiene el derecho de proceder contra el garantizado y contra los garantes del mismo. El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago, el d#a en que es pagadera & en uno de los dos d#as laborables que le siguen. !a negativa de aceptaci&n o de pago debe constar por medio de un documento aut(ntico o protesto por alta de aceptaci&n o por alta de pago. )odas las acciones derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante, prescriben a los tres aos, contados desde la echa del vencimiento. intetizado lo e$puesto se puede decir que una letra de cambio válida es aquella que cumple con todos los requisitos e$igidos por la ley, en este caso el art#culo 234 del &digo de omercio, y que crea una serie de obligaciones y derechos entre el librador, el librado y el benefciario. Es más, si posteriormente la letra de cambio se transmite mediante endoso y se garantiza por medio de un aval, tambi(n quedarán ligados por derechos y obligaciones el endosante, el endosatario y el avalista. Es necesario recordar que el librador tiene una obligaci&n, que es la de garantizar el pago de la letra. En otros t(rminos, que si la letra no es pagada por el librado que acepto pagarla, el librador tendrá que cancelar la letra en raz&n de encontrarse :obligado en regreso:. Esta %ltima obligaci&n no puede
ser e$cluida por el librador' la !ey lo proh#be terminantemente. *or su parte, el librado no tiene obligaci&n de aceptar la letra, pero una vez que la acepta, asume defnitivamente la obligaci&n de pagarla y no puede e$imirse de dicha obligaci&n. #l a)ar*
Es un documento de cr(dito en virtud del cual una persona promete ormalmente pagar una deuda en determinada echa posterior. Es un t#tulo valor o instrumento fnanciero documento escrito mediante el cual una persona el emisor se compromete a pagar a otra persona el benefciario una determinada cantidad de dinero en una echa acordada previamente. !os pagar(s pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero. !os pagar(s pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el estado. eg%n el art#culo 25B al 255' Es una promesa o compromiso unilateral de pago escrito, en virtud del cual una persona natural o "ur#dica se obliga a pagar a otra & a su orden, una cierta suma de dinero en una echa determinada. +e acuerdo al art#culo 25B, los pagares deben contener' a. !a echa de emisi&n y frma del documento. b. !a cantidad en n%mero y letras. c. !a (poca de su pago, es decir, la echa de vencimiento. d. !a persona a quien & a cuya orden debe ser pagado. e. !a e$presi&n de si es por valor recibido y en que especie & por valor en cuenta. Al pagar( se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas para las letras de cambio' a. !os plazos en que vencen, es decir, los vencimientos' a d#a f"o, a cierto plazo de la echa, a la vista y a cierto t(rmino vista. b. !o relativo al endoso. c. !os t(rminos para la presentaci&n, cobro protesto. d. !o reerente al aval. e. !o relativo al pago y al por intervenci&n. . !o concerniente al protesto. ). !os t(rminos de la prescripci&n. El portador de un pagar( protestado por alta de pago, tiene derecho a cobrar de los responsables' a. El valor de la obligaci&n. b. !os intereses desde la echa de protesto. c. !os gastos del protesto. d. !os intereses de estos desde la demanda "udicial. e. !os gastos "udiciales que hubiese desembolsado. Diferencia Entre Letra de Cambio y Pagaré
Entre la letra de cambio y el pagar(, son muy pocas las dierencias que entre ellas e$isten, ya que incluso seg%n la legislaci&n venezolana, el Art. 25C del &digo de omercio, establece que las mismas disposiciones para las letras de cambio son aplicables al pagar( sin embargo, hemos encontrado dos dierencias, a saber'
#l c+e,ue
Es un giro a nombre del 8anco donde se tenga establecida la cuenta. onstituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que (ste pague una determinada cantidad al benefciario que se indique o al portador. Es una orden o mandato de pago incorporado a un t#tulo de cr(dito que permite al librador disponer, en avor de una determinada persona o del simple portador del t#tulo, de ondos que tenga disponibles en un banco. El cheque deberá contener' la denominaci&n de cheque inserta en el te$to mismo del t#tulo, el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero, el nombre del que debe pagar 0al que se denomina librado1, que por uerza ha de ser un banco, el lugar de pago, la echa y el lugar de la emisi&n del cheque, la frma del que lo e$pide, al que se denomina librador. El librador o tenedor de un cheque podrá solicitar al banco 0librado1 que preste su conormidad al mismo, con lo cual se acredita la autenticidad de (ste y la e$istencia de ondos sufcientes en la cuenta del librador. El cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin cláusula Da la ordenD o Dno a la ordenD puede tambi(n ser librado para que se pague al portador. El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradici&n el cheque e$tendido a avor de una persona concreta, con o sin la cláusula Da la ordenD, es transmisible por medio de endoso. El endoso deberá ser total, puro y simple deberá, además, escribirse en el cheque y será frmado por el endosante. El endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque. El pago de un cheque podrá garantizarse mediante aval, ya sea por la totalidad o por parte de su importe. Esta garant#a podrá ser prestada por un tercero o por el librador. El cheque es pagadero a la vista. ualquier menci&n contraria se reputa no escrita. El librado podrá e$igir, al pago del cheque, que (ste sea entregado con el :recib#: del portador. e presumirá pagado el cheque que despu(s de su vencimiento se hallare en poder del librado. El Talonario de Cheques
*ara eectuar un pago mediante cheque, primero se llena el talonario para as# tener control de a quien se le emiti& el cheque y por cuanto se lo emiti&. El talonario contiene los siguientes datos' 3. =%mero de heque ?. antidad del heque @. echa 2. A quien se le emiti& 6. *rop&sito o motivo por el cual se e$tendi& B. aldo anterior C. antidad depositada 5. )otal >. Fenos la cantidad del cheque 34. aldo disponible Principales Causas por las Cuales un Cheque Puede Ser Rechaado por el !anco
3. uando se ha borrado o repasado lo escrito ?. uando la cuenta del banco no tiene ondos sufcientes @. uando la irma no concuerda con la frma registrada en la entidad bancaria.
-. $ecesidad de la Documentación Mercantil
!a =ecesidad de la documentaci&n mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter t(cnico y disposiciones legales para impresi&n, archivo y conservaci&n de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. A%n los ormularios de simple orden interno para tramitaci&n entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercanc#as, identifcar un env#o de dinero o e$igir el cumplimiento de una norma o disposici&n interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al +epartamento de ompras, haciendo menci&n de la echa y n%mero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido. . #cuación Contable de las transacciones Mercantiles
onocida tambi(n como &rmula undamental de la contabilidad, está compuesta por los siguientes elementos' A)GH< I *AGH< J A*G)A! /. Cambios de la #cuación Contable Como Consecuencia de las Transacciones Mercantiles.
)ransacciones Fercantiles' es todo intercambio econ&mico que realiza la empresa con terceras personas. E"emplos' compras, ventas, pr(stamos, recaudos, pagos entre otros. !as transacciones comerciales tienen eectos sobre la ecuaci&n contable en t(rminos de aumentos y disminuciones de los elementos que la componen.
El dinero que recibe la empresa aecta el A)GH<, el cual aumenta. !os aportes que recibe la empresa aecta el *A)9GF<=G<, el cual aumenta. Compra mercanc$as a crédito
!a mercanc#a que recibe la empresa aecta el A)GH< que aumenta . !a empresa contrae una deuda que aecta el *AGH< que aumenta. Consigna el dinero en el banco
El dinero depositado en el banco aecta el A)GH<' bancos aumentándolo. El dinero que sale de la empresa aecta el A)GH<' ca"a disminuy(ndolo. =ota' todo el dinero que recibe la empresa por cualquier concepto, aecta un activo que se denomina AKA 0. Teora de la artida Doble
!a partida +oble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los eectos que producen las operaciones en los dierentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el Activo y la suma del *asivo con el apital. uando se modifca el importe de la cuenta de Activo, se produce otra modifcaci&n por la misma cantidad en el mismo Activo en el *asivo o en el apital ontable. *ese a los cambios producidos se conserva la igualdad del Estado de ituaci&n inanciera esto es, en todos los casos, el Activo sigue
siendo igual a la suma del *asivo más el apital. +icha igualdad se basa en la Ecuaci&n ontable undamental esta es' A)GH< I *AGH< J A*G)A! Ahora bien, la modifcaci&n en los elementos de ituaci&n inanciera por la misma cantidad que toda transacci&n produce, otorga su undamento al *rincipio ontable de +ualidad Econ&mica o *artida +oble, por virtud de la cual toda transacci&n eectuada tiene una causa, la que a su vez produce un eecto, e$istiendo una compensaci&n num(rica entre la una y el otro.
