PERANCANGAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA SEMARANG SELATAN
LAPORAN TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Menempuh Ujian Akhir Program Studi Diploma III Jurusan Akuntansi
FARUQ AL – FADLLANI NIM A1326016
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PASIM BANDUNG 2009
ABSTRAK
Kemajuan teknologi mengharuskan informasi dapat diproses dan didapatkan dengan kemudahan tanpa menghilangkan kriteria informasi itu sendiri. Perancangan sistem informasi persediaan dibuat untuk membantu dan mempermudah seluruh proses pengolahan data menjadi informasi yang diharapkan. Perancangan sistem informasi persediaan dibuat untuk menerapkan prinsip – prinsip akuntansi yang ditetapkan dalam Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP) sebagai bagian dari keharusan membuat laporan keuangan lembaga / kementrian negara. Perancangan sistem informasi persediaan ini memakai alat bantu yang meliputi Even List , flowchart , Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), kamus data, normalisasi tabel dan spesifikasi proses.
ABSTRACT
Technology development has made information can be processed and gotten with effortless without losing a criteria of the information itself. Inventory information system design made to help and make easy all the processing of data to become expected information. Inventory information system design made for applying accounting principals that stated on Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP) as the part of willingness to make financial report of the minister or department. Inventory information system design use tools that are Even List, flowchart, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Data dictionary table normalize and process specification.
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb. Alhamdulillah.
Berkat
rahmat
dan
izin-Nya
lah
penulis
dapat
menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini walaupun dengan berbagai hambatan yang terjadi. Beriring do’a untuk orangtua tercinta dan orang terkasih, semoga Alloh mengampuni dosa – dosa mereka. Laporan Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan jenjang Diploma 3 (tiga) jurusan Akuntansi. Laporan Tugas Akhir ini membahas tentang sistem informasi persediaan dalam sebuah Kantor Pelayanan Pajak. Penulis menyadari bahwa pada penulisan Laporan Tugas Akhir ini jauh dari kata sempurna. Untuk itu dengan lapang hati penulis siap menerima berbagai saran dan kritik yang bersifat membangun demi perbaikan di masa yang akan datang . Penulis ucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu dalam pembuatan Laporan Tugas Akhir ini. Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada : 1.
Prof. Dr. H. M. Baharun SH., MA. Sebagai rektor Universitas Nasional PASIM
2.
Muhammad Ali, SE., MT. sebagai Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Nasional PASIM
ii
3.
Eko Travada SP, ST., MT.sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengetahuannya untuk penulisan Laporan Tugas Akhir ini
4.
Seluruh dosen di Universitas Nasional PASIM yang telah mengajar penulis selama 3 (tiga) tahun
5.
Seluruh karyawan Kampus Universitas Nasional PASIM atas kerjasama selama ini dan selanjutnya di masa datang
6.
My Best Friend Forever, we’ll walk together even we separated by distance. I always willing there for you all by the whole time. DOELUR IS
STILL IT. Frastha, jadilah Pembimbing Murid – Murid yang Hebat. Hendrik, sok atuh geura meunangkeun target selanjutnya, tong ditunda2 da geus jadi pria mapan mah. Joko, tah atuh tinggal “hulu” na nu can bergelar the. Tong hilap diajar mah tidak mengenal usia engke didukung da.Tedy, amien…pokokna amien…pokokna mah tinggal istiqomahna we nya. Dan Zack, jangan lupa, orangtua adalah hal terhebat yang pernah dimiliki, g ada duanya. Life is realy amazing and suprising, isn’t 7.
Teman – teman HIMAKU dari angkatan D3 sebelum dan sesudah penulis. Shenia, Irma, Nurdian, Mira, Hamidah, Irfan, Tony (kapan diselesaikan?), Ujang (*khusus buat Ujang mah, SEMANGAT atuh, tong sok sebagian – sebagian), Pipih, Luthfi (tah atuh geura bisa malikkeun modal kolot ayeuna mah), Suci, Asih dan Irawan (Cowok Optimistis, CoKer)
iii
8.
Anak – anak S1 juga dari angkatan sebelum dan sesudah penulis. Reggi, Rafi, Dika, Rima, Chris BI, Nur dan Akhmad (wong lampung di Bandung yang survive bgt)
9.
Teman – teman di Kampus Universitas Nasional PASIM. Terima kasih atas semua pelajaran hidup yang bisa penulis ambil hikmahnya
10.
Last but not the least. The bigger and always bigger than other. To my family, it’s time for create a great and successful goal in future.
Wassalammualaikum Wr. Wb.
Bandung, 31 Oktober Oktober 2009 2009
Penulis
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ABSTRAK KATA PENGANTAR ............................................ ................................................................... ............................................. .......................... .... i DAFTAR ISI ............................................. ................................................................... ............................................ ....................................... ................. iv DAFTAR TABEL............................. TABEL................................................... ............................................. ............................................. ........................ .. vi DAFTAR GAMBAR GAMBAR ........................................... ................................................................. ............................................ ............................ ...... vi DAFTAR LAMPIRAN.............................. LAMPIRAN..................................................... .............................................. ................................... ............ viii
BAB I ...................... ............................................ ............................................. ............................................. ............................................ ............................. ....... 1 PENDAHULUAN ........................................... ................................................................. ............................................. ................................. .......... 1 1.1.
Latar Belakang Penulisan..................................... Penulisan........................................................... .................................... .............. 1
1.2.
Identifikasi masalah...................................... masalah............................................................. ............................................ ..................... 3
1.3.
Maksud dan Tujuan .......................................... ................................................................ ........................................ .................. 4
1.3.1. Maksud Penulisan................................ Penulisan....................................................... ............................................. ......................... ... 4 1.3.2. Tujuan Penulisan ............................................. ................................................................... .................................... .............. 4 1.4.
Kegunaan Penulisan ............................................. ................................................................... .................................... .............. 4
1.5.
Metode Penelitian.......................... Penelitian................................................. ............................................. .................................... .............. 5
1.6
Model Proses Sistem ............................................ .................................................................. .................................... .............. 7
1.7.
Metode Pendekatan Perancangan Sistem .......................................... ................................................. ....... 7
1.7.
Lokasi dan Waktu Penulisan ........................................... ................................................................. ......................... ... 8
BAB II..................... II ........................................... ............................................. ............................................. ............................................ ............................. ....... 9 LANDASAN TEORI.......................................................... TEORI................................................................................ .................................... .............. 9 2.1.
Konsep Dasar Sistem ........................................... ................................................................. .................................... .............. 9
2.2.
Konsep Dasar Informasi.................... Informasi .......................................... ............................................. ................................. .......... 9
2.3.
Konsep Dasar Sistem Informasi .......................................... ............................................................. ................... 10
2.4.
Sistem Informasi Akuntansi ............................................ .................................................................. ........................ 11
2.4.1.
Pengertian Akuntansi ........................................... ................................................................. ........................... ..... 11
v
2.4.2. 2.5.
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan.......................... Persediaan................................................ ........................ 15
2.5.1.
Persediaan Pada Perusahaan Komersil .......................................... ............................................ 15
2.5.1.1.
Pengertian .......................................... ................................................................ ...................................... ................ 15
2.5.1.2.
Metode Pencatatan..................... Pencatatan............................................ ............................................. ........................ 16
2.5.1.3.
Metode Perhitungan....................... Perhitungan.............................................. .......................................... ................... 18
2.5.1.4.
Unit Terkait............................................ Terkait.................................................................. .................................. ............ 20
2.5.2.
2.6.
Siklus Dalam Sistem Informasi Akuntansi ..................................... ..................................... 13
Persediaan Pada Kementrian Negara / Lembaga ............................ ............................ 21
2.5.2.1.
Pengertian .......................................... ................................................................ ...................................... ................ 21
2.5.2.2.
Pengakuan.................................................................... Pengakuan.............................................. .................................. ............ 23
2.5.2.3.
Pengukuran ............................................ .................................................................. .................................. ............ 23
2.5.2.4.
Unit Terkait............................................ Terkait.................................................................. .................................. ............ 24
Alat Yang Digunakan Untuk Analisa......................................... Analisa..................................................... ............ 25
2.6.1.
Model Physical System.................................... System........................................................... ............................... ........ 25
2.6.2.
Bagan Alir Dokumen (Flowchart) .......................................... .................................................. ........ 25
2.6.3.
Model Logika.................................... Logika........................................................... ............................................. ........................ 26
2.6.3.1.
Pengertian .......................................... ................................................................ ...................................... ................ 26
2.6.3.2.
Teknik Pembuatan DFD .......................................... .......................................................... ................ 28
2.6.4.
Entity Relationship Diagram (ERD) .......................................... ............................................... ..... 30
2.6.4.1.
Pengertian .......................................... ................................................................ ...................................... ................ 30
2.6.4.2.
Simbol – Simbol ........................................... ................................................................. ........................... ..... 31
2.6.5.
Kamus Data................................ Data...................................................... ............................................. ............................... ........ 33
2.6.6.
Normalisasi ........................................... .................................................................. .......................................... ................... 33
BAB III ................... ......................................... ............................................. ............................................. ............................................ ........................... ..... 34 OBJEK DAN METODE PENELITIAN............. PENELITIAN................................... ............................................ ........................... ..... 34 3.1.
Objek Penelitian ........................................... .................................................................. .......................................... ................... 34
3.1.1.
Sejarah Umum Kantor Pelayanan Pajak Pratama Semarang Selatan ……………………………………………………………………..34
3.1.2.
Visi dan Misi....................... Misi ............................................. ............................................ ...................................... ................ 35
3.1.2.1. Visi ............................................. ................................................................... ............................................ ........................... ..... 35 3.1.2.2. Misi............................................................ Misi.................................................................................. .................................. ............ 35
vi
3.1.3.
Struktur Organisasi dan Struktur Kerja........................................... Kerja........................................... 36
3.1.3.1. Struktur Organisasi.................................... Organisasi.......................................................... .................................. ............ 36 3.1.3.2. Struktur Kerja ............................................ .................................................................. .................................. ............ 39 3.1.4. 3.2.
Kegiatan Usaha ............................................. ................................................................... .................................. ............ 46
Metode Penelitian.......................... Penelitian................................................. ............................................. .................................. ............ 47
3.2.1.
Desain Penelitian .......................................... ................................................................ .................................. ............ 47
3.2.2.
Unit Analisis ............................................. ................................................................... ...................................... ................ 47
3.2.3.
Data dan Sumber Data ............................................. ................................................................... ........................ 48
BAB IV ................... ......................................... ............................................. ............................................. ............................................ ........................... ..... 33 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ............................................ .................................................... ........ 49 4.1
Sistem Yang Sedang Berjalan ............................................. ................................................................ ................... 49
4.1.1
Event List .......................................... ................................................................. ............................................. ........................ 49
4.1.2
Flowchart .......................................... ................................................................. ............................................. ........................ 54
4.1.3
Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan.......................................... Berjalan............................................ 56
4.2
Sistem Yang Diusulkan..................... Diusulkan ........................................... ............................................. ............................... ........ 57
4.2.1
Event List .......................................... ................................................................. ............................................. ........................ 57
4.2.2
Flowchart .......................................... ................................................................. ............................................. ........................ 61
4.2.3
Data Flow Diagram ............................................. ................................................................... ........................... ..... 63
4.2.4
Kamus Data................................ Data...................................................... ............................................. ............................... ........ 68
4.2.5
Entity Relationship Diagram .......................................... .......................................................... ................ 79
4.2.6
Normalisasi Tabel ............................................ ................................................................... ............................... ........ 82
4.2.7
Proses Specification............................................. ................................................................... ........................... ..... 90
BAB V .................... .......................................... ............................................. ............................................. ............................................ ........................... ..... 33 KESIMPULAN DAN SARAN ................................................. ....................................................................... ........................... ..... 96 5.1
Kesimpulan ........................................... ................................................................. ............................................ ........................... ..... 96
5.2
Saran .......................................... ................................................................ ............................................ ...................................... ................ 96
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1-1 Jadwal Jadwal Penulisan ........................................... .................................................................. ............................................. ........................ 8
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2-1 Simbol flowchart ........................................... ................................................................. ........................................ .................. 26 Gambar 2-2 Simbol DFD ............................................. .................................................................... .............................................. .......................28 28 Gambar 2-3 One to One Relationship ........................................... ................................................................. ............................. ....... 32 Gambar 2-4 One to Many Relationship ............................................ .................................................................. ......................... ... 32 Gambar 2-5 Many to Many Relationship .......................................... ................................................................ ......................... ... 32 Gambar 3-1 Struktur Organisasi ............................................ .................................................................. .................................... .............. 39 Gambar 4-1 Prosedur Pengeluaran Barang dan Stock Opname yang sedang berjalan .......................................... ................................................................. ............................................. .................................. ............ 54 Gambar 4-2 Prosedur Pengadaan Barang yang sedang berjalan ................................ ................................ 55 Gambar 4-3 Prosedur Pengeluaran Barang dan Stock Opname Usulan .....................61 ..................... 61 Gambar 4-4 Prosedur Pengadaan Barang Usulan Usulan .......................................... ...................................................... ............ 62 Gambar 4-5 DFD Konteks SI Persediaan Persediaan ........................................... ................................................................. ........................ 63 Gambar 4-6 DFD Level Level 0 SI Persediaan Persediaan ............................................ .................................................................. ........................ 63 Gambar 4-7 DFD Level 1 Proses 1.0 .......................................... ................................................................ ............................... ......... 64 Gambar 4-8 DFD Level 1 Proses 2.0..................... 2.0 ........................................... ............................................ ............................... ......... 64 Gambar 4-9 DFD Level 1 Proses 3.0 .......................................... ................................................................ ............................... ......... 65 Gambar 4-10 DFD Level 2 Proses 1.1 .......................................... ................................................................ ............................. ....... 65 Gambar 4-11 DFD Level 2 Proses 1.2..................... 1.2 ........................................... ............................................ ............................. ....... 66 Gambar 4-12 DFD Level 2 Proses 1.3 .......................................... ................................................................ ............................. ....... 66 Gambar 4-13 DFD Level 3 Proses 1.1.2 ........................................... ................................................................. ......................... ... 67 Gambar 4-14 DFD Level 3 Proses 1.2.3 ........................................... ................................................................. ......................... ... 67
ix
Gambar 4-15 ERD Pelaporan, Pengisian Pengisian SPB dan Perencanaan Perencanaan ................................ ................................ 79 Gambar 4-16 ERD Penawaran dan Pembiayaan ........................................................ ........................................................ 80 Gambar 4-16 ERD Pengiriman Faktur dan Penerbitan Penerbitan SPM ..................................... ..................................... 81
x
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1
SURAT PERINTAH KERJA 9SPK0
LAMPIRAN 2
HARGA PERHITUNGAN SENDIRI
LAMPIRAN 3
AANWIJZING
LAMPIRAN 4
RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)
LAMPIRAN 5
SURAT PERNYATAAN MINAT atas PENGADAAN (SPMP)
LAMPIRAN 6
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG (BA-STB)
LAMPIRAN 7
DAFTAR HADIR BIMBINGAN
xi
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Penulisan
Di tahun 2009, pemerintah Indonesia ingin meningkatkan besarnya pendapatan dari sektor perpajakan. Nilai yang tercatat pada Departemen Keuangan Republik Indonesia sampai dengan Juli 2008 sebesar Rp 357,8 triliun atau mencapai 58,7 persen dari target APBNP 2008 belum mampu memuaskan pemerintah kita untuk menutupi lambung penyimpanan negara ini. Bukan karena para pejabat yang ingin melakukan korupsi melainkan beban pemerintah yang semakin bertambah seperti belanja pemerintah yang terus meningkat tiap tahunnya, angka kemiskinan juga meningkat, nilai subsidi yang meningkat drastis karena adanya kenaikan harga bahan bakar minyak dunia serta banyak alasan lainnya. Sejak beberapa tahun terakhir, berbagai manuver dalam kebijakan ekonomi
dilakukan
oleh
pemerintah,
termasuk
salah
satunya
adalah
merestrukturisasi Direktorat Jenderal Pajak yang memegang peranan penting dalam menghasilkan pendapatan. Beberapa Peraturan Menteri Keuangan pun dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan guna mendukung langkah – langkah restrukturisasi di tubuh Direktorat Jenderal Perpajakan. Peraturan Menteri tersebut meliputi berbagai dimensi termasuk di bidang manajemen dan akuntansi.
1
2
Dan tentunya terselenggaranya sistem informasi akuntansi yang sehat merupakan salah satu kunci perwujudan good governance. Di dalam sistem dimaksud tercakup beberapa prasyarat yang harus dipenuhi tatkala transparansi dan akuntabilitas menjadi barometer. Di antara prasyarat itu adalah jaminan bahwa segala peristiwa penting kegiatan pemerintah terekam dengan baik dengan ukuran-ukuran yang jelas dan dapat diikhtisarkan melalui proses akuntansi ke dalam bentuk laporan dimana kita bisa melihat segala yang terjadi dan terdapat di dalam ruang entitas itu, yakni entitas pemerintah. Di samping fungsi transparansi dan akuntabilitas, akuntansi dapat menyajikan
informasi
yang
diperlukan
berbagai
pihak
untuk
berbagai
kepentingan. Untuk itu kita perlu membangun prosedur, teknik, metode, dan standar akuntansi yang layak. Penggabungan akuntansi dengan teknologi komputer akan dapat pula menunjang fungsi akuntansi tersebut, dalam menghasilkan informasi keuangan yang lebih efesien dan efektif serta mengurangi terjadinya kesalahan dalam pembuatan laporan keuangannya. Sistem informasi akuntansi yang di rancang, mencangkup segala aktivitas akuntansi antara lain penerimaan kas, pengeluaran kas, pembelian, penjualan aktiva tetap dan persediaan dan aktivitas lainnya. Berbagai program aplikasi yang ada di pasaran, khususnya program aplikasi komputer di bidang akuntansi, berperan penting dalam membantu dan memudahkan pekerjaan bagian akuntansi dalam mengolah transaksi dan menghasilkan laporan. Sistem yang dirancang dengan baik akan memungkinkan instansi pemerintah, dalam hal ini Kantor Pelayanan Pajak, mengidentifikasi
3
masalah dan menelaahnya sehingga masalah tersebut dapat ditangani. Beberapa aspek dari suatu sistem adalah dapat menghasilkan informasi pada waktu tepat, dalam bentuk yang manfaat dan pada tingkat akurasi yang wajar. Masalah ini cukup menarik untuk diteliti mengingat penyelesaian masalah dapat menjadi sesuatu hal yang positif bagi instansi pemerintah terutama dalam hal good governance. Dengan demikian, penulis mencoba untuk melakukan penulisan dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Persediaan Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Semarang Selatan”.
1.2.
Identifikasi masalah
Berdasarkan uraian yang dijabarkan pada latar belakang diatas, maka penulis mengidentifikasikan beberapa masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem informasi persediaan yang sedang berjalan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Semarang Selatan 2. Bagaimana merancang sistem informasi persediaan yang dapat membantu dan memudahkan pekerjaan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Semarang Selatan
4
1.3.
Maksud dan Tujuan
1.3.1. Maksud Penulisan
Maksud dilakukannya penulisan ini adalah untuk mengumpulkan data, dan menganalisanya. Kemudian penulis akan mempergunakan hasilnya untuk merancang Sistem Informasi Persediaan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Semarang Selatan.
1.3.2. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur yang sedang berjalan dari Sistem Informasi Persediaan pada Kantor Pelayanan Pajak Semarang Selatan 2. Untuk mengetahui bagaimana merancang sistem informasi persediaan yang dapat membantu dan memudahkan pekerjaan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Semarang Selatan
1.4.
Kegunaan Penulisan
Adapun kegunaan penulisan dapat dijelaskan secara sistematis sebagai berikut: 1. Bagi Penulis
Untuk lebih menyempurnakan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh selama perkuliahan dan membandingkannya dengan kenyataan yang terjadi di dunia bisnis. Hasil penulisan ini diharapkan dapat melatih kemampuan menganalisa dan berfikir secara sistematis, selain itu juga
5
diharapkan dapat memberikan informasi bagi pihak-pihak lain yang secara langsung maupun tidak langsung tertarik terhadap masalah yang dihadapi serta pemecahannya mengenai kualitas pelayanan. 2. Bagi Instansi Terkait
Memberikan sumbangan pemikiran yang bermanfaat bagi instansi terkait dalam mengevaluasi kinerja yang diharapkan, disamping itu juga dapat dijadikan pedoman bagi instansi lainnya dalam rangka meningkatkan kualitas kinerja. 3. Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan
Diharapkan dapat berguna untuk menjadi bahan acuan bagi penulisanpenulisan yang akan dilakukan oleh siapa yang ingin mengkaji persoalan yang relevan dengan hasil penulisan ini, sehingga akan menghasilkan hasil penulisan yang lebih baik dan akurat.
1.5.
Metode Penelitian
Dalam melakukan penulisan ini, penulis menggunakan metode deskriptif yaitu metode yang berusaha untuk memberikan gambaran secara sistematis dan akurat mengenai fakta, sifat serta hubungan antara fenomena yang diteliti dari suatu perusahaan. Gambaran yang sistematis dan akurat diperoleh dengan mengumpulkan, mengklasifikasikan dan menganalisis data sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan. Bambang S. Soedibjo (2005:3) mengemukakan mengemukakan bahwa penulisan deskriptif adalah
6
Penulisan yang yang menjelaskan atau menggambarkan secara rinci tentang situasi atau suatu kejadian karena pengamatannya dilakukan secara ilmiah dan hati- hati. Maka deskriptif lebih akurat dan teliti dibandingkan dengan pengamatan yang lain. Metode
yang
dilakukan
dengan
cara
mengakumulasikan
atau
mengumpulkan, menyajikan dan menganalisis data sehingga memberikan gambaran yang jelas dan tegas. Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa metode deskriptif bertujuan untuk memberikan secara lebih mendalam mengenai keadaan suatu objek penulisan yang sebenarnya berdasarkan data dan keterangan yang penulis peroleh kemudian membuat analisis dan disimpulkan melalui perbandingan teori yang relevan. Teknik pengumpulan pengumpulan data dalam penulisan ini meliputi : 1.
Penulisan Lapangan ( Field Research) Dilakukan
dengan
mendatangi
langsung
perusahaan
memperoleh data primer mengenai masalah yang diteliti melalui 1.
untuk :
Observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung terhadap perusahaan yang diteliti.
2.
Wawancara langsung dengan pihak yang bersangkutan yang berhubungan dengan masalah yang penulis teliti.
2.
Penulisan Kepustakaan ( Library Research) Penulisan kepustakaan dilakukan dengan tujuan sebagai landasan
perbandingan. Data sekunder itu dapat diperoleh dengan membaca, mempelajari literatur - literatur, catatan kuliah, dan sumber - sumber lain yang relevan dengan masalah yang diteliti.
7
1.6
Model Proses Sistem
Untuk merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi Persediaan secara sistematis dan terintegrasi, dibutuhkan metode perancangan untuk pencapaian tujuan yang akan dibuat. Adapun perancangan Sistem informasi ini penulis menggunakan metode Prototyping. Pembuatan prototype
adalah pendekatan ke desain sistem yang
mengembangkan model kerja yang disederhanakan dari sistem (Marshall B. Romney, 2005 : 350). Penulis menggunakan metode Prototyping karena metode ini merupakan hasil dari kebutuhan pengguna umumnya yang disederhanakan ke dalam bentuk sistem yang dirancang, yang secara kontinyu diperbaiki dengan kerjasama analis dan pengguna, agar semua kebutuhan pengguna terpenuhi dan dapat berjalan dengan baik. Metode ini memilliki berbagai keunggulan dalam memberikan gagasan atau ide dalam menganalisi sistem untuk menyajikan sesuai kebutuhan, oleh karena itu pengguna sistem informasi ini akan dapat melihat pemodelan dari sistem, baik dari teknik objek yang akan dirancang.
1.7.
Metode Pendekatan Perancangan Sistem
Tahapan - tahapan yang akan dilakukan penulis dalam perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan meliputi : 1.
Pengumpulan Kebutuhan
2.
Perancangan
8
Metode pendekatan yang digunakan adalah teknik pengembangan sistem dengan menggunakan Metode Terstruktur Modern (The Essential Model) yang dikembangkan oleh Edward Yourdon yang yang terdiri dari : 1.
Environmental Model yaitu alat bantu yang digunakan dengan membuat daftar kejadian ( Event List )
2.
Behavioral Model yaitu alat bantu yang digunakan dengan membuat diagram prosedur kerja (Document Flowchart ), ), diagram arus data (Data Flow Diagram / DFD), kamus data (Data Dictionary) dan spesifikasi
proses (Process Specification)
1.7.
Lokasi dan Waktu Penulisan
Data diperoleh dengan cara melakukan survey, wawancara dan pencarian di internet dan berikut ini disajikan rencana penulisan yang akan dilakukan oleh penulis: Tabel 1.1. Jadwal Penulisan
Kegiatan Pra Survei Penulisan Proposal Tugas Akhir Pengumpulan Data Pengolahan Data Pembuatan Tugas Akhir Bimbingan Tugas Akhir
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
BAB II LANDASAN TEORI
2.1.
Konsep Dasar Sistem
Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan sistem, yaitu: Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau kelompoknya didefinisikan sebagai “Suatu jaringan kerja dari prosedur - prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu aturan tertentu. Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu” (Mulyadi, 200 ; 2). Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen sistem (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolahan sistem (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).
2.2.
Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya atau pengguna. Sumber dari 9
10
10
informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau item - item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan nyata (Azhar Susanto, 2002: 61). Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu: 1.
Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bisa ataupun menyesatkan. Akurat
juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2.
Tepat pada waktunya ( timeliness) Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam
pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan. 3.
Relevan ( relevance) Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah
yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya.
2.3.
Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Azhar Susanto (2002:61) adalah kumpulan dari sub - sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.
11
11
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan.
2.4.
Sistem Informasi Akuntansi
2.4.1. Pengertian Akuntansi
Menurut American Accaounting Association (Lili M Sadeli: 2000) adalah: “ ..... the process of identifying, measuring, and communicating economic information to premit informed judgments dan decisions by users of the information. ( proses mengidentifikasikan, pengukuran dan melaporkan informasi ekonomi, guna memungkinkan melakukan penilaian dan pengambilan keputusan oleh pemakai informasi tersebut). Akuntansi merupakan proses pengidentifikasian, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk membuat pertimbangan dan mengambil keputusan yang tepat bagi pemakai informasi tersebut. Termasuk dalam definisi ini adalah keharusan bagi akuntansi untuk mengetahui lingkungan sosial ekonomi di sekitarnya. Tanpa pengetahuan tersebut, mereka tidak akan dapat mengidentifikasi dan membuat informasi yang relevan. Sedangkan definisi akuntansi dilihat dari sudut proses kegiatan akuntansi dapat didefinisikan sebagai proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisisan data keuangan secara organisasi.
12
12
Dari definisi di atas akuntansi dapat ditinjau dari dua bidang yaitu: a.
Dari segi bidang ilmu akuntansi berarti suatu keseluruhan pengetahuan yang bersangkutan dengan fungsi menghasilkan informasi keuangan dari suatu unit organisasi kepada pihak yang berkepentingan sebagai dasar pengambilan keputusan.
b.
Dari segi proses dapat diartikan sebagai kegiatan pencatatan, penyortiran, penggolongan, pengikhtisaran, peringkasan dan penyajian transaksi keuangan dengan cara tertentu dari suatu unit organisasi. Sedangkan
pengertian
akuntansi
menurut
Niswonger.et.al
(1999:
6)
“Akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihak - pihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan”. Berdasarkan perngertian - pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian akuntansi adalah suatu proses kegiatan pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran, pencatatan, pelaporan dan penganalisaan transaksi keuangan dengan cara tertentu dari suatu unit organisasi untuk menghasilkan informasi keuangan yang dapat digunakan untuk oleh para pengambil keputusan. Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).
13
13
Definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut Barry E. Cushing yang diterjemahkan oleh Ruchyat Kosasih ( 1982: 17 ) adalah: “Sistem informasi akuntansi adalah sebagai kumpulan manusia dan sumbersumber modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi.” Sedangkan definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut Azhar Susanto (2002: 82) adalah: “ kumpulan (integrasi) dari sub-subsistem / komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.” Dengan demikian, Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya perusahaan yang terintegrasi untuk mengolah data transaksi dalam rangka penyiapan informasi keuangan guna memudahkan para pengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.
2.4.2. Siklus Dalam Sistem Informasi Akuntansi
Komponen - komponen sistem informasi akuntansi digunakan untuk menangani berbagai transaksi yang ada didalam perusahaan. Transaksi - transaksi yang terjadi didalam perusahaan dapat dikelompokkan menjadi enam kelompok, yaitu:
14
14
1.
Siklus pengeluaran Berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang
diperlukan oleh perusahaan. Baik dari pemasok luar maupun dari karyawan didalam perusahaan. Siklus ini meliputi sistem pembelian, sistem hutang dan penggajian. Sistem pembelian mencakup pengadaan sumber daya (misalnya barang dagang, suku cadang, alat tulis kantor) dan jasa (misalnya listrik, telefon); sedangkan pembayaran kas meliputi penyiapan pembayaran sampai penyerahan uang kepada pemasok atau penjual. 2.
Siklus pendapatan Berhubungan dengan penditribusian sumber - sumber ekonomi yang telah
diubah bentuknya kepada pembeli dan mendapatkan pembayarannya dari mereka. Siklus ini meliputi sistem pemesanan, sistem penjualan dan sistem piutang dagang. 3.
Siklus produksi Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk
suatu sumber ekonomi. Siklus ini meliputi sistem produksi dan sistem pengawasan persediaan. 4.
Siklus keuangan Berhubungan dengan pencarian atau pengumpulan dana atau modal dari para
pemilik perusahaan dan para kreditur, serta para penggunanya. Dalam hal ini meliputi investasi jangka pendek, sebelum dana tersebut digunakan untuk keperluan operasi, siklus ini juga disebut dengan siklus pengelolaan sumber daya.
15
15
5.
Siklus perencanaan Tidak berhubungan langsung dengan transaksi yang terjadi didalam
perusahaan. Siklus ini berfungsi untuk menentukan transaksi apa yang akan terjadi pada suatu siklus dan bagaimana siklus transaksi itu akan ditangani dan diawasi. Siklus perencanaan meliputi jangka panjang dan jangka pendek. 6.
Siklus pelaporan Berhubungan dengan pembuatan laporan, baik kepada pihak luar maupun
pembuat laporan reguler. Laporan untuk kepentingan manajemen memang dapat dimasukkan kedalam siklus pelaporan, tetapi akan lebih cepat dan lebih tepat bila dihasilkan oleh siklus operasi, karena siklus inilah yang langsung berhubungan dengan transaksi dan datanya. Siklus ini sering disebut juga siklus buku besar dan laporan keuangan. Siklus buku besar dan laporan keuangan merupakan muara bagi semua siklus yang lain. Sistem ini menerima data yang mengalir dari sistem yang lain untuk kemudian menyusun laporan di tiap periode yang telah ditetapkan. (Marshal B. Romney, 2005: 52)
2.5.
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
2.5.1. Persediaan Pada Perusahaan Komersil 2.5.1.1.Pengertian 2.5.1.1. Pengertian
Persediaan barang adalah barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau memproduksi barang-barang yang akan dijual. Istilah yang digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung
16
16
pada jenis usaha perusahaan (Abdul Hafidz Tandjung, 2007: 167). Istilah yang dipergunakan dapat dibedakan untuk usaha dagang yaitu perusahaan yang membeli barang dan menjualnya kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang, dan perusahaan manufaktur yaitu perusahaan yang membeli bahan dan mengubah bentuknya untuk dijual. 2.5.1.2.Metode 2.5.1.2. Metode Pencatatan
Metode yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan pencatatan persediaan barang adalah: 1.
Metode Fisik Dalam metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang yang masih
ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan persediaan ( stock opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang masih ada dan
kemudian diperhitungkan harga pokoknya. Dalam metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku, setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian. Permasalahan yang timbul bila digunakan metode fisik adalah jika diinginkan menyusun laporan keuangan jangka pendek misalnya bulanan, yaitu keharusan mengadakan perhitungan fisik atas persediaan barang. Bila barang yang dimiliki jenis dan jumlahnya banyak, maka perhitungan fisik akan memakan waktu lama dan akibatnya laporan keuangan juga akan terlambat. Dengan tidak diikuti mutasi persediaan dalam buku, menjadikan
17
17
metode ini sangat sederhana baik pada saat pencatatan pembelian maupun pada waktu melakukan pencatatan. 2.
Metode Buku (perpetual) Dalam metode buku setiap jenis persediaan dibuatkan rekening sendiri -
sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Rincian dalam buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan sewaktu - waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam rekening persediaan. Penggunaan metode buku akan memudahkan penyusunan neraca dan laporan rugi laba jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir. Walaupun neraca dan laporan rugi laba dapat segera disusun tanpa mengadakan perhitungan fisik atas barang, setidak - tidaknya setahun sekali perlu diadakan pengecekan apakah jumlah barang dalam gudang sesuai dengan jumlah dalam rekening persediaan. Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan fisik dengan saldo rekening persediaan dapat diadakan penelitian terhadap sebab sebab terjadinya perbedaan itu. Apakah selisih itu normal dalam arti susut atau rusak, ataukah tidak normal, yaitu diselewengkan. Selisih yang terjadi akan dicatat dalam rekening selisih persediaan dan rekening lawannya adalah rekening persediaan barang. Bila jumlah gudang lebih
18
18
kecil dibandingkan dengan saldo rekening persediaan maka rekening persediaan dikurangi, dan sebaliknya. (Zaki Baridwan, 2001: 152) 2.5.1.3.Metode 2.5.1.3. Metode Perhitungan
Untuk dapat menghitung harga pokok persediaan akhir dapat digunakan berbagai cara, diantaranya yaitu: 1.
Metode identifikasi khusus: Didasarkan pada anggapan bahwa arus barang harus sama dengan arus biaya, sehingga perlu dipisahkan tiap - tiap jenis barang berdasarkan harga pokoknya dan untuk masing-masing kelompok dibuatkan kartu persediaan sendiri sehingga masing - masing harga pokok bisa diketahui.
2.
Metode masuk pertama keluar pertama (FIFO): Harga pokok persediaan dibebankan sesuai dengan urutan terjadinya. Apabila ada penjualan atau pemakaian barang-barang maka harga pokok yang dibebankan adalah harga pokok yang paling terdahulu, disusul yang masuk berikutnya.
3.
Rata-rata tertimbang: Barang yang dipakai untuk produksi atau dijual akan dibebani harga pokok rata-rata dilakukan dengan cara membagi jumlah harga perolehan.
4.
Masuk terakhir keluar pertama (LIFO): Barang-barang yang dikeluarkan dari gudang akan dibebani harga pokok pembelian yang terakhir disusul dengan yang masuk sebelumnya. Persediaan akan dihargai dengan harga pokok pembelian yang pertama dan berikutnya.
19
19
5.
Persediaan besi (minimum): Persediaan minimum dianggap sebagai elemen yang harus selalu tetap, sehingga dinilai dengan harga pokok yang tetap. Harga pokok untuk persediaan besi (minimum) biasanya diambil dari pengalaman yang lalu dimana harga pokok itu nilainya rendah.
6.
Biaya standar ( standar cost ): ): Persediaan barang dinilai dengan biaya standar yaitu biaya-biaya yang seharusnya terjadi. Biaya ini ditentukan sebelum proses produksi dimulai, untuk bahan baku, upah langsung dan biaya produksi tidak langsung. Apabila terdapat perbedaan antara biaya - biaya yang sesungguhnya terjadi dengan biaya standarnya. Perbedaan ini akan dicatat sebagai selisih.
7.
Harga pokok rata-rata sederhana ( simple average): Harga pokok persediaan ditentukan dengan menghitung rata-ratanya tanpa memperhatikan jumlah barangnya.
8.
Harga beli terakhir ( latest purchase price): Persediaan barang yang ada pada akhir periode dinilai dengan harga pokok pembelian terakhir tanpa mempertimbangkan apakah jumlah persediaan yang ada melebihi jumlah yang dibeli terakhir.
9.
Metode nilai penjualan relatif: Metode ini dipakai untuk mengalokasikan biaya bersama ( joint cost ) kepada masing-masing produk yang dihasilkan atau dibeli.
20
20
10.
Metode biaya variabel ( direct cost ): ): Dalam metode ini harga pokok produksi dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan hanya dibebani dengan biaya produksi yang variabel yaitu bahan baku, upah langsung dan biaya produksi yang variabel. Biaya produksi tidak langsung yang tetap akan dibebankan sebagai biaya dalam metode yang bersangkutan dan tidak ditunda dalam persediaan. (Zaki Baridwan, 2001: 178)
2.5.1.4.Unit 2.5.1.4. Unit Terkait
Dalam sistem akuntansi persediaan barang, melibatkan unit organisasi yang terkait, mulai dari masuknya barang sampai pencatatan akuntansi. Unit-unit organisasi dalam sistem akuntansi persediaan barang adalah: 1.
Fungsi Gudang, pada bagian gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang di simpan di gudang. Selain itu juga bagian gudang menyelenggarakan kartu barang yng ditempelkan pada penyimpanan barang.
2.
Fungsi Akuntansi, pada bagian akuntansi diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Di samping itu, kartu persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.
(Mulyadi, 2001; 556)
21
21
2.5.2. Persediaan Pada Kementrian Negara / Lembaga 2.5.2.1.Pengertian 2.5.2.1. Pengertian
Menurut Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 171 / PMK.05 / 2007 Tentang Sistem Akuntansi Dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat
dan
juga
STANDAR
AKUNTANSI
PEMERINTAHAN
(SAP)
PERNYATAAN NO. 05 AKUNTANSI PERSEDIAAN, persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah, dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual dan/atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat. Persediaan mencakup barang atau perlengkapan yang dibeli dan disimpan untuk digunakan, misalnya barang habis pakai seperti alat tulis kantor, barang tak habis pakai seperti komponen peralatan dan pipa, dan barang bekas pakai seperti komponen bekas. Persediaan
dapat
meliputi
barang
konsumsi,
amunisi,
bahan
untuk
pemeliharaan, suku cadang, persediaan untuk tujuan strategis / berjaga-jaga, pita cukai dan leges, bahan baku, barang dalam proses / setengah jadi, tanah / bangunan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat, dan hewan dan tanaman untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat. Berkaitan dengan pengadaan barang / jasa termasuk persediaan yang dibiayai sebagian atau seluruhnya oleh APBD / APBN maka peraturan perundang – undangan yang berlaku adalah KEPUTUSAN PRESIDEN NOMOR 80 TAHUN 2003
22
22
TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH. Dalam Keppres tersebut disebutkan bahwa: 1.
Pada prinsipnya dilakukan melalui metoda pelelangan umum. Jika diyakini terbatas yaitu untuk pekerjaan yang kompleks yaitu pemakaian teknologi tinggi, bernilai lebih dari Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah), maka pemilihan penyedia barang / jasa dapat dilakukan dengan metoda pelelangan terbatas
2.
Dalam hal metoda pelelangan umum atau pelelangan terbatas dinilai tidak efisien dari segi biaya pelelangan, maka pemilihan penyedia barang / jasa dapat dilakukan dengan metoda pemilihan langsung, yaitu pemilihan penyedia barang / jasa yang dilakukan dengan membandingkan sebanyak - banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran dari penyedia barang / jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya serta harus diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet
3.
Pekerjaan yang berskala kecil dengan nilai maksimum Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) maka pekerjaan tersebut dilakukan dengan cara penunjukan langsung, dengan ketentuan: a.
Untuk keperluan sendiri; dan/atau
b.
Teknologi sederhana; dan/atau
c.
Risiko kecil; dan/atau
23
23
d.
Dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa usaha orang perseorangan dan/atau badan usaha kecil termasuk koperasi kecil.
2.5.2.2.Pengakuan 2.5.2.2. Pengakuan
Persediaan diakui pada saat diterima atau hak kepemilikannya dan atau kepenguasaannya berpindah. Pada akhir periode akuntansi, persediaan dicatat berdasarkan hasil inventarisasi fisik. Persediaan bahan baku dan perlengkapan yang dimiliki dan akan dipakai dalam pekerjaan pembangunan fisik yang dikerjakan secara swakelola, dimasukkan sebagai perkiraan aset untuk kontruksi dalam pengerjaan, dan tidak dimasukkan sebagai persediaan. 2.5.2.3.Pengukuran 2.5.2.3. Pengukuran
Persediaan disajikan sebesar: a.
Biaya perolehan apabila diperoleh dengan pembelian. Biaya perolehan persediaan meliputi harga pembelian, biaya pengangkutan, biaya penanganan dan biaya lainnya yang secara langsung dapat dibebankan pada perolehan persediaan. Potongan harga, rabat, dan lainnya yang serupa mengurangi biaya perolehan. Nilai pembelian yang digunakan adalah biaya perolehan persediaan yang terakhir diperoleh.
b.
Biaya standar apabila diperoleh dengan memproduksi sendiri. Biaya standar persediaan meliputi biaya langsung yang terkait dengan persediaan yang
24
24
diproduksi dan biaya overhead tetap dan variabel yang dialokasikan secara sistematis, yang terjadi dalam proses konversi bahan menjadi persediaan. c.
Nilai wajar, apabila diperoleh dengan cara lainnya seperti donasi/rampasan. Persediaan disajikan di neraca sebesar nilai moneternya. Persediaan dengan
kondisi rusak atau usang tidak dilaporkan dalam neraca, tetapi diungkapkan dalam Catatan Atas Laporan Keuangan. 2.5.2.4.Unit 2.5.2.4. Unit Terkait
Barang Milik Negara, yang selanjutnya disingkat BMN, adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Termasuk diantaranya adalah persediaan yang dijelaskan tersebut. Pada umumnya, BMN berupa persediaan tidak memerlukan kode registrasi barang. Laporan Persediaan disusun menurut Subkelompok Barang dan dilaporkan setiap semester. Pengelompokan / klasifikasi BMN seperti tersebut di atas berhubungan dengan Sistem Akuntansi BMN pada masing-masing jenjang organisasi Akuntansi BMN. Pada tingkat UAKPB (Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang), BMN diklasifikasikan ke dalam sub - sub kelompok dan karena penyusunan Laporan Persediaan didasarkan pada saldo pada akhir periode pelaporan yang berdasarkan hasil perhitungan fisik, maka Laporan Persediaan dibuat berdasarkan penggabungan Laporan Persediaan organisasi BMN dan disajikan dalam Bidang Barang. Sebagai
25
25
pengganti Buku Persediaan adalah arsip Laporan Persediaan dari seluruh organisasi BMN. 2.6.
Alat Yang Digunakan Untuk Analisa
Untuk menerjemahkan konsep diatas, maka diperlukan suatu alat untuk memodelkan suatu sistem pada tahapan perancangan. Dalam tahapan tersebut terdapat dua hal penting yang akan ditangani yaitu proses yang sedang berlangsung dan data yang mengalir. 2.6.1. Model Physical Model Physical System
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan alat dokumentasi. 2.6.2. Bagan Alir Dokumen ( Flowchart) Flowchart)
Menurut Zaki Baridwan (1988:93) mendefinisikan flowchart sebagai gambar yang menujukan arus dokumen atau data dalam suatu sistem dan perangkat keras serta file yang digunakan. Sistem flowchart berguna sebagai alat dokumen yang memberikan penjelasan tentang suatu sistem tertentu. Bagan alir dokumen (document flowchart) adalah bagian alir yang menunjukkan hubungan antara proses dan dokumen yang mengalir diantaranya (James A. Hall, 2007: 83) yang menggunakan simbol - simbol yang sama dengan bagan alir sistem.
26
26
Simbol
Keterangan
Simbol
Keterangan
Dokumen menunjukkan Input / Output baik untuk proses manual, mekanik dan komputer
Manual, menunjukkan pekerjaan manual
Proses, menunjukkan kegiatan dari operasi programkomputer
Drum magnetic, menunjukkan input / output yang menggunakan drum magnetik
Penghubung, menunjukkan penghubung antara ke halaman yang sama
Catatan Akuntansi (jurnal, register, buku besar dll)
Simpanan offline, file non komputer yang diarsip urut huruf
Garis alir, menunjukkan aliran proses
Terminator, menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses
Penjelasan, menunjukkan penjelasan dari suatu proses
Gam ba r 2-1 Simb ol flowchart
2.6.3. Model Logika 2.6.3.1.Pengertian 2.6.3.1. Pengertian
Model logika (logical model) dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi dalam sistem informasi secara logika akan
bekerja. Model logika dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). Menurut Azhar Susanto (2004: 147), Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang digunakan untuk pembuatan model proses. DFD adalah teknik desain dan dokumen sistem yang menggunakan simbol – simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem (James A. Hall, 2007: 79).
27
27
Beberapa simbol yang digunakan Data Flow Diagram adalah sebagai berikut: a)
Kesatuan Luar (External Entity) Kesatuan yang ada di luar sistem yang akan memberikan input atau menerima
output dari sistem, dapat berupa orang, organisasi, sumber informasi lain ataupun penerima akhir dari suatu laporan. b)
Arus Data (Data Flow) Arus data (data flow) diberi simbol arah panah. Arus data ini mengalir
diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk seperti contoh berikut ini: formulir atau dokumen, tampilan atau output di layar komputer, masukan untuk komputer, komunikasi ucapan, surat-surat atau memo, data yang dibaca atau direkam ke suatu file, suatu isian yang dicatat pada buku agenda, transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain. c)
Proses (Process) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. d)
Penyimpanan Data (Data Store) Penyimpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat
berupa sebagai berikut ini:
28
28
1.
Suatu file atau database di sistem komputer
2.
Suatu arsip atau catatan manual
3.
Suatu kontak tempat data di meja seseorang
4.
Suatu tabel acuan manual
5.
Suatu agenda atau buku
De Marco & Yourdan Symbols
Keterangan
Source (Kesatuan Luar)
Proses
Data Flow (Arus Data)
Data Store (Penyimpanan Data)
Ga mb ar 2-2 Simb Simb ol DFD
2.6.3.2.Teknik 2.6.3.2. Teknik Pembuatan DFD
Pemodelan sistem dengan menggunakan DFD menggambarkan sistem mulai dari secara umum hingga secara detail. Level yang menggambarkan sistem secara
29
29
umum disebut context diagram, selanjutnya untuk level yang lebih detail digambarkan dalam DFD level 0, 1, 2, dan seterusnya hingga proses dianggap cukup detail dan tidak perlu diuraikan lagi. Berikut dijelaskan level yang menggambarkan sistem dalam bentuk DFD: 1.
Context diagram Context diagram menggambarkan sistem dalam konteks satu lingkungan
karena itu dalam context diagram hanya ada satu proses yang merupakan sistem itu sendiri. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan context diagram adalah: 1.
Hanya boleh ada satu proses saja yang diberi nama sesuai dengan nama sistem itu sendiri
2.
Semua external entity harus sudah muncul semua
3.
Menununjukan semua arus data antara external entity dengan proses atau sistem itu sendiri
4.
Berikan label pada tiap arus data dengan nama yang unik agar memudahkan dalam menjelaskan setiap arus data
5. 2.
Tidak boleh ada data storage
DFD level –n Untuk menggambarkan sistem secara lebih rinci dibutuhkan DFD level 0, 1, 2
dan seterusnya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan DFD level –n ini adalah:
30
30
1.
Data flow yang telah dimunculkan dalam context diagram harus
dimunculkan kembali dengan nama yang sesuai dengan nama pada context diagram
2.
Data storage boleh dimunculkan jika memang diperlukan
3.
Hubungan
antara
data
storage,
external
storage tidak
boleh
berhubungan secara langsung dan harus melalui sebuah proses 4.
Setiap proses pasti memiliki input dan output data
5.
Untuk penggambaran suatu proses perlu diberikan penomoran, demikian juga dengan level uraian dari proses tersebut. Contohnya proses dengan nomor “1” pada DFD level 1 bila diuraikan ke dalam DFD level 2 maka proses penomoran perlu didahului dengan nomor proses yang diuraikan, yaitu “1.1”, “1.2” dan seterusnya.
2.6.4. Entity Relationship Diagram (ERD) 2.6.4.1.Pengertian 2.6.4.1. Pengertian Entitas Relationship Diagram (ERD) adalah teknik dokumentasi yang
digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas (James A. Hall, 2007: 80). ERD merupakan langkah yang penting yang harus dilakukan sebelum membuat program untuk memberikan pandangan dan mempermudah dalam pengerjaan program. Dalam ERD terdapat entitas, atribut dan relasi. Entitas adalah perwujudan dari suatu objek yang digambarkan dalam table yang berdiri sendiri. Atribut merupakan bagian atau
31
31
properties dari suatu entitas. Relasi menggambarkan hubungan antar entitas. Untuk
menggambarkan hubungan antar entitas diperlukan entity key, entity key merupakan salah satu atribut yang bersifat unik sehingga dapat digunakan untuk membedakan tiap – tiap data dalam entitas. 2.6.4.2.Simbol 2.6.4.2. Simbol – Simbol
Simbol – simbol yang dipakai dalam ERD terdiri dari dua macam secara umum yaitu: 1.
Gambar Entitas Yang dapat dimasukkan sebagai entitas adalah elemen lingkungan, resources,
transaksi yang penting bagi perusahaan sehingga data yang diperoleh perlu disimpan. Teknik label pada entitas bisaanya menggunakan kata benda. 2.
Relasi Yang dimaksud dengan relasi adalah hubungan antara dua entitas. Jenis –
jenis relasi antara lain: 1.
Cardinality, menandai jumlah maksimal hubungan antar entitas. Nilai
cardinality ada dua yaitu “1” atau “many”. Bentuk relasi yang dihasilkan ada tiga yaitu: a.
One to one (1: 1) artinya semua bagian dari entitas pada yang satu sisi
berkorespondensi satu – satu dengan bagian dari entitas pada sisi lain. b.
One to many (1: N) artinya setiap bagian dari entitas pada derajat 1
dapat berhubungan lebih dari satu bagian dari entitas pada derajat N.
32
32
c.
Many to many ( N: M ) artinya setiap bagian dari entitas pada derajat
N dapat berhubungan dengan lebih dari satu bagin dari entitas pada sisi M
Gamba r 2-3 2-3
One to One Relationship
Gamba r 2-4 2-4 One to Many Relationship
Gamba r 2-5 2-5 Many to Many Relationship
2.
Mandatory / Obligatory, menandai jumlah minimal hubungan anta entitas.
Nilai yang dimiliki ada dua yaitu “0” atau “1”. Bentuk relasi yang dimiliki ada dua yaitu: a.
Mandatory atau Obligatory adalah suatu hubungan bila semua anggota
entitas 1 harus berpartisipasi dengan entitas 2 dilambangkan dengan “1” diletakkan didepan tanda cardinality b.
Nonmandatory atau Nonobligatory adalah suatu hubungan bila semua
anggota entitas 1 tidak harus berpartisipasi dengan entitas 2 dilambangkan dengan “0” diletakkan didepan tanda cardinality
33
33
3.
Dependen atau non-dependen, hubungan dependen adalah hubungan antara parent entity dan child entity dimana parent entity menyumbangkan entity primary key kepada child entity. Child entity disebut juga weak entity weak entity karena
identifikasinya bergantung kepada parent entity. Lambang yang diberikan pada child entity berupa segitiga yang diletakkan antara tanda cardinality dan tanda mandatory. Sedangkan hubungan non-independen adalah kebalikan dari hubungan dependen yaitu tidak adanya pemberian primary key dari entitas satu ke entitas yang lain sebagai primary key. 2.6.5. Kamus Data Kamus data adalah deskripsi setiap elemen data dalam basis data (Marshal B. Romney, 2005: 614). Kamus data dipergunakan untuk mempermudah dalam pembuatan tabel sebelum proses normalisasi.
2.6.6. Normalisasi Normalisasi adalah proses mengikuti petunjuk untuk secara tetap mendesain database relasional, yang bebas dari anomali penghapusan, masukan dan pembaruan
(Marshal B. Romney, 2005: 441). Proses normalisasi ini mendorong desain basis data
yang efektif.
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1.
Objek Penelitian
3.1.1. Sejarah Umum Kantor Pelayanan Pajak Pratama Semarang Selatan
Sejak tahun 1983, Direktorat Jenderal Pajak (DJP) telah berinisiatif melakukan reformasi di bidang administrasi perpajakan untuk meningkatkan kepercayaan Wajib Pajak melalui pemberian pelayanan yang berkualitas. Hal ini ditandai dengan reformasi di bidang peraturan perundang - undangan dengan menerapkan sistem self assessment serta perubahan struktur organisasi yang lebih mengutamakan aspek pelayanan kepada Wajib Pajak, dimulai dengan perubahan Kantor Inspeksi Pajak menjadi Kantor Pelayanan Pajak (KPP). Seiring dengan berjalannya waktu ternyata struktur organisasi KPP yang berdasarkan jenis pajak mengakibatkan duplikasi pekerjaan, ketidakefisienan, serta cenderung menyulitkan Wajib Pajak dalam memenuhi kewajiban perpajakannya. Selain itu, tidak adanya petugas khusus yang memberikan pelayanan dan pengawasan kepada Wajib Pajak mengakibatkan komunikasi antara Wajib Pajak dengan fiskus menjadi tidak efektif. Sejak awal berdirinya, KPP Pratama mengalami banyak perubahan nama. Perubahan tersebut berjalan seiring dengan pergantian kedudukan kekuasaan, dalam hal ini adalah Menteri Keuangan. Berikut sejarah dan perkembangan singkat KPP Pratama.
34
35
Sebelum tahun 1984 Kantor Pelayanan Pajak Pratama (KPP) Semarang Selatan bernama Kantor Inspeksi Pajak Semarang Selatan yang berada di bawah koordinasi Kantor Wilayah DJP Jawa Tengah I. Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Semarang Selatan beralamat di Jalan Puri Anjasmoro Blok F1 No. 12 Semarang (024) 7613601-7613603. 7613601-7613603. Dan sehubungan dengan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 55/PMK.1/2007 yang dikeluarkan secara bertahap untuk lingkungan kantor wilayah DJP di Pulau Jawa dan Bali yang secara resmi beroperasi pada tanggal 6 November 2007, Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Semarang Selatan berubah nama menjadi Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Semarang Selatan yang menggunakan Sistem Administrasi Perpajakan Modern.
3.1.2. Visi dan Misi 3.1.2.1.
Visi
Menjadi model pelayanan masyarakat yang menyelenggarakan sistem dan Manajemen
Perpajakan
Kelas
Dunia
yang
dipercaya
dan
dibanggakan
masyarakat.
3.1.2.2.
Misi
Berikut disajikan misi yang diemban oleh Kantor Pelayananan Pajak Pratama Semarang Selatan :
36
1.
Fiskal Menghimpun penerimaan dalam negeri dari sector pajak yang mampu
menunjang kemandirian pembiayaan pemerintah berdasarkan Undang - Undang Perpajakan dengan tingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi. Seperti diamanatkan oleh APBN bahwa sektor penerimaan Dalam Negeri melalui sektor perpajakan menjadi tumpuan. Untuk itu, berdasarkan Undang Undang Perpajakan selalu diupayakan peningkatan efisiensi dan efektifitas untuk dapat memenuhi amanat APBN. 2.
Ekonomi Mendukung kebijaksanaan pemerintah dalam mengatasi permasalahan
ekonomi bangsa dengan kebijaksanaan perpajakan yang minimazing distorsion. Selalu mendukung kebijaksanaan pemerintah untuk mengatasi kesulitan ekonomi yang dilandasi kebijaksanaan perpajakan dalam upaya mengurangi pemborosan ekonomi. 3.
Politik Mendukung proses demokratisasi bangsa. Agar kebijakan dan pelaksanaan
Undang-Undang Perpajakan dapat menciptakan suasana kondusif di masyarakat guna mendukung proses demokrasi bangsa. 4.
Kelembagaan Senantiasa memperbaharui diri, selaras dengan aspirasi masyarakat dan
teknokrasi perpajakan serta administrasi perpajakan mutakhir.
37
3.1.3. Struktur Organisasi dan Struktur Kerja 3.1.3.1.
Struktur Organisasi
Organisasi adalah suatu wadah yang terdiri dari dua orang atau lebih yang melakukan kerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi KPP Pratama Semarang Selatan terdiri atas satu sub bagian, sembilan seksi, dan satu kelompok Jabatan Fungsional, yang mana setiap seksi Pengawasan dan Konsultasi terbagi atas beberapa Account Representative (AR) dibantu Pelaksana. KPP Pratama Semarang Selatan dipimpin oleh seorang Kepala Kantor sedangkan setiap seksi dipimpin oleh Kepala Seksi / Kepala Sub Bagian Umum dan pelaksana. Sesuai Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 254/KMK.01/2004 tanggal 24 Mei 2004, struktur organisasi KPP Pratama Semarang Selatan terdiri atas : 1.
Sub Bagian Umum Mengkoordinasikan tugas pelayanan kesekretariatan dengan cara mengatur
kegiatan tata usaha dan kepegawaian, keuangan serta rumah tangga dan perlengkapan untuk menunjang kelancaran tugas Kantor Pelayanan Pajak. a.
Seksi Pengolahan Data dan Informasi (PDI)
Mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pencarian,dan pengolahan data, penyajian informasi perpajakan, perekaman dokumen perpajakan, urusan tata usaha penerimaan perpajakan, pengalokasian Pajak Bumi dan Bangunan dan Bea Perolehan Hak atas Bumi dan Bangunan, pelayanan dukungan teknis komputer, pemantauan aplikasi e-SPT dan e-Filing, pelaksanaan i-SISMIOP dan SIG, serta penyiapan laporan kinerja.
38
b.
Seksi Pelayanan
Mempunyai tugas melakukan penetapan dan penerbitan dan produk hukum perpajakan, pengadministrasian dokumen dan berkas perpajakan, penerimaan dan pengolahan Surat Pemberitahuan, serta penerimaan surat lainnya, penyuluhan perpajakan, pelaksanaan registrasi Wajib Pajak, serta melakukan kerja sama perpajakan. c.
Seksi Penagihan
Mempunyai tugas melakukan urusan penatausahaan piutang pajak, penundaan dan angsuran tunggakan pajak, penagihan aktif, usulan penghapusan piutang pajak, serta penyimpanan dokumen-dokumen penagihan. d.
Seksi Pemeriksaan
Mempunyai
tugas
melakukan
penyusunan
rencana
pemeriksaan,
pengawasan pelaksanaan aturan pemeriksaan, penerbitan dan penyaluran Surat Perintah Pemeriksaan Pajak, serta administrasi pemeriksaan perpajakan lainnya. e.
Seksi Ekstensifikasi Perpajakan
Mempunyai tugas melakukan pengamatan potensi perpajakan, pendataan objek dan subjek pajak, penilaian objek pajak dalam rangka ekstensifikasi. f.
Seksi Pengawasan dan Konsultasi Konsultasi I, II, III dan IV
Mempunyai
tugas
melakukan
pengawasan
kepatuhan
kewajiban
perpajakan Wajib Pajak, bimbingan / himbauan kepada Wajib Pajak dan konsultasi teknis perpajakan, penyusunan profil Wajib Pajak, analisis kinerja Wajib Pajak, melakukan rekonsiliasi data Wajib Pajak dalam rangka melakukan intensifikasi, dan melakukan evaluasi hasil banding.
39
Pada pelaksanaannya, wilayah kerja keempat seksi Pengawasan dan Konsultasi dibagi berdasarkan wilayah tempat Wajib Pajak.
2.
Kelompok Jabatan Fungsional Mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional
masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan perundang-undangan yang berlaku. Kelompok jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya yang dikoordinasikan oleh pejabat fungsional senior yang ditunjuk Kepala Kantor Wilayah DJP Jawa Tengah I atau Kepala KPP Pratama Semarang Selatan. Jumlah Jabatan Fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
BAGAN ORGANISASI KPP PRATAMA SEMARANG SELATAN
Drs. Alwi Mahm M ahmuddin, uddin, MM . NIP. 060051020 Kepala Kantor IsmailM arzuki NIP. 540007137 Kepala Sub Bagian Umum
Hadi Pratiwi
Sri Soegih Budi R. Agung Sumaryawan AhmadHendar AhmadHendarwan wan C. Budi Wiryawan NIP. 060083538
NIP. 060091484
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Pelayanan
Ekstensifikasi
Penagihan
Pemeriksaan
NIP 060087137
NIP. 060086870
Kepala Seksi PDI
Perpajakan
Suryowati
NIP. 060091461 NIP. 060083190 Kepala Seksi
TrianaDewi R. NIP. 060077491 Kepala Seksi
Pengawasan dan Pengawasan dan Konsult asi I
Konsultasi II
Bambang Guritno NIP. 060048542 Tax Auditor Supervisor
Gambar 3-1 Struktur Organisasi
Herman Setyawan
Rachmat P.
NIP. 060089815 NIP. 060092813 Kepala Seksi
Kepala Seksi
Pengawasan dan Pengawasan dan Konsultasi III
Konsultasi IV
40
3.1.3.2.
Struktur Kerja
Adapun tugas dan wewenang Kepala Kantor dan Bagian menurut gambar pada struktur organisasi : A.
Kepala Kantor Pelayanan Pajak Pratama
1.
Uraian Tugas dan Kegiatan : 1.
Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja Kantor Pelayanan Pajak sebagai bahan penyusunan rencana strategik Kantor Wilayah.
2.
Mengkoordinasikan penyusunan rencana pengamanan penerimaan pajak berdasarkan potensi pajak, perkembangan kegiatan ekonomi keuangan dan realisasi penerimaan tahun lalu.
3.
Mengkoordinasikan pelaksanaan tindak lanjut Nota Kesepahaman (MoU) sesuai arahan kepala kantor wilayah.
4.
Mengkoordinasikan rencana pencarian data strategis dan potensial dalam rangka intensifikasi / ekstensifikasi perpajakan.
5.
Mengkoordinasikan pelaksanaan pencarian data yang strategis dan potensial dalam rangka intensifikasi/ekstensifika intensifikasi/ekstensifikasi si perpajakan.
6.
Mengkoordinasikan pengolahan data yang sumber datanya strategis dan potensial dalam rangka intensifikasi/ekstensifikasi perpajakan.
7.
Mengkoordinasikan pembuatan risalah perincian dasar pengenaan pemotongan atau pemungutan pajak atas permintaan wajib pajak berdasarkan hasil penghitungan ketetapan pajak.
41
8.
Mengkoordinasikan pengolahan data guna menyajikan informasi perpajakan.
9.
Mengkoordinasikan Mengkoordinasikan penyusunan monografi Perpajakan.
10.
Mengkoordinasikan pemantauan pelaporan dan pembayaran masa dan tahunan PPh dan pembayaran masa PPN/PPn BM serta pembayaran PBB dan BPHTB untuk mengetahui tingkat kapatuhan wajib pajak serta mengendalikan/ pelaksanaan pelaksanaan Pemeriksaan Pajak.
2.
Tanggung Jawab : 1.
Kebenaran usul, saran, telaahan, dan pemecahan masalah di bidang perpajakan;
2.
Keberhasilan realisasi intensifikasi/eksten i ntensifikasi/ekstensifikasi sifikasi perpajakan;
3.
Kebenaran penetapan, pengurangan dan pembebasan besarnya pajak yang terutang;
4.
Usul perubahan LPP;
5.
Kebenaran pembebasan pembayaran pajak;
6.
Kebenaran besarnya kelebihan pembayaran pajak;
7.
Pemaksaan dan penyitaan kekayaan Wajib Pajak yang mempunyai tunggakan;
8.
Kebenaran
pemindahan
proses
penelitian
material
dan
pemeriksaan; 9.
Kebenaran penangguhan pembayaran pajak;
10.
Kebenaran penolakan pemberian informasi dan data perpajakan kepada pihak-pihak yang tidak ti dak berkepentingan;
42
11.
Kebenaran penelitian salah tulis, salah hitung atas STP dan SKP yang ditetapkan;
12.
Penilaian dan penandatanganan DP3 pegawai bawahan;
13.
Usulan mutasi/promosi kepegawaian;
B.
SUBBAGIAN UMUM
1.
Kepegawaian Dibagi Menjadi 2 : 1.
Pramu Persuratan
Uraian Tugas dan Kegiatan : 1.
Menyelenggarakan Menyelenggarakan pengurusan surat-surat masuk atau berkas dokumen yang diterima sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2.
Menyelenggarakan pengurusan surat keluar agar komunikasi administrasi berjalan dengan lancar.
3.
Menyimpan
surat
dan
dokumen
untuk
memudahkan
penemuan kembali surat atau dokumen yang diperlukan. Tanggung Jawab : 1.
Usul, saran, pendapat yang diajukan mengenai pelaksanaan tugas;
2.
Penyediaan bahan penyusunan rencana kerja Subbagian Umum.
2.
Pemroses Urusan Kepegawaian
Uraian Tugas dan Kegiatan : 1.
Membuat konsep rencana kerja Subbagian Umum.
43
2.
Menyiapkan bahan penyusunan konsep usulan pengangkatan CPNS menjadi Pegawai Negeri Sipil sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3.
Menyiapkan bahan penyusunan konsep usulan kenaikan pangkat pegawai golongan II/d ke bawah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4.
Membuat konsep Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala sesuai ketentuan yang berlaku.
5.
Menyiapkan bahan penyusunan konsep usulan calon peserta diklat.
Tanggung Jawab : 1.
Usul, saran dan pendapat mengenai pelaksanaan tugas;
2.
Kelengkapan bahan penyusunan konsep rencana kerja Subbagian Umum;
3.
Kelengkapan bahan-bahan yang berkaitan dengan masalah kepegawaian;
4. 2.
Tertatanya arsip kepegawaian dan berkas kepegawaian.
Keuangan
Uraian Tugas dan Kegiatan : 1.
Mengupdate data daftar gaji berdasarkan mutasi kepegawaian.
2.
Melaksanakan pengelolaan pembayaran gaji/rapel gaji/kekurangan gaji, TKPKN/rapel TKPKN/kekurangan TKPKN, IPK dan atau lembur para pegawai.
44
3.
Membuat
konsep
Daftar
Perencanaan
Pembiayaan
Kantor
Pelayanan Pajak. 4.
Menyiapkan surat permintaan pembayaran/SPP sebagai uang persediaan (UP) atau UP tambahan.
5.
Menyiapkan SPPR-LS sebagai pembayaran langsung atas tagihan pihak ketiga.
Tanggung jawab : 1.
Usul, saran dan pendapat yang diajukan mengenai penerimaan, penyimpanan dan pembayaran gaji/TKPKN;
2.
Pengelolaan pembayaran gaji/TKPKN;
3.
Penandatanganan Penandatanganan SPP;
4.
Kebenaran
pemotongan
pembayaran
gaji/TKPKN
terhadap
pegawai atas kewajiban pembayaran hutangnya; 5.
Kebenaran daftar rekap absensi para pegawai di lingkungan Kantor Pelayanan Pajak;
6. 3.
Keamanan penyimpanan DIPA asli.
Rumah Tangga
Uraian Tugas dan Kegiatan : 1.
Membuat konsep perencanaan dan pengadaan alat perlengkapan kantor/ ATK/formulir sesuai dengan batas kewenangannya berdasarkan rencana anggaran dalam DIPA.
2.
Melaksanakan penyimpanan penyimpanan dan pendistribusian alat perlengkapan kantor.
45
3.
Mencatat dan memberi kode klasifikasi lokasi inventaris serta menyelenggarakan menyelenggarakan pembukuan inventaris kantor.
4.
Menyusun konsep kompilasi laporan barang inventaris kantor.
5.
Meneliti barang-barang inventaris kantor yang rusak dan tidak terpakai lagi serta membuat konsep daftar usulan penghapusan dan pemusnahannya.
Tanggung Jawab :
C.
1.
Pelaksanaan penyimpanan penyimpanan dan distribusi alat perlengkapan kantor;
2.
Kelengkapan sarana rapat dan kebutuhan rapat;
3.
Kebenaran penyelenggaraan pembukuan inventaris kantor;
4.
Kebenaran konsep kompilasi laporan inventaris;
5.
Kebenaran konsep penghapusan barang inventaris.
SEKSI PELAYANAN
Uraian Tugas dan Jabatan 1.
Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja Seksi Pelayanan sebagai bahan penyusunan rencana kerja Kantor Pelayanan Pajak.
2.
Mengkoordinasikan
penerimaan
dan
penatausahaan
surat-surat
permohonan dari wajib pajak dan surat lainnya. 3.
Mengkoordinasikan penyiapan pengambilan formulir SPT Tahunan PPh berikut aplikasi elektronik SPT Tahunan PPh oleh wajib pajak dan penatausahaan penatausahaan SPT Tahunan yang telah diterima kembali serta penyediaan SPOP dan SSB dalam rangka pengawasan kepatuhan wajib pajak.
46
4.
Membimbing bawahan pada Seksi Pelayanan untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai.
5.
Mengkoordinasikan penyusunan laporan berkala Seksi Pelayanan sebagai pertanggungjawaban pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
Tanggung Jawab : 1.
Kebenaran usul, saran dan pendapat mengenai pelaksanaan tugas
2.
Kebenaran Bukti Pendaftaran WP
3.
Kebenaran Surat Pemberitahuan Pernyataan Pindah
4.
Kelengkapan berkas permohonan pendaftaran dan perubahan data WP
5.
Kebenaran daftar nominatif pengiriman formulir SPT Tahunan PPh
6.
Kebenaran surat permintaan kelengkapan SPT PPh kepada WP
3.1.4. Kegiatan Usaha
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Semarang Selatan yang selanjutnya dalam Keputusan Menteri Keuamgan ini adalah instansi vertical Direktorat Jenderal Pajak yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah DJP Jawa Tengah I.
Kegiatan utama KPP Pratama Semarang Selatan adalah melaksanakan penyuluhan, pelayanan, dan pengawasan Wajib Pajak di bidang Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah, Pajak Tidak Langsung Lainnya, Pajak Bumi dan Bangunan serta Bea Perolehan Hak atas Tanah dalam wilayah kewenangannya.
47
Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Semarang Selatan juga menyelenggarakan fungsi pengumpulan, pencarian dan pengolahan data, pengamatan potensi perpajakan sera penyajian informasi perpajakan; penetapan dan penerbitan produk hukum perpajakan; pengadministrasian dokumen dan berkas perpajakan; penerimaan dan pengolahan Surat Pemberitahuan serta penerimaan surat lainnya; penyuluhan perpajakan; pelaksanaan registrasi Wajib Pajak; pelaksanaan ekstensifikasi; penatausahaan piutang pajak dan pelaksanaan penagihan pajak; pelaksanaan pemeriksaan pajak; pengawasan kepatuhan kewajiban
perpajakan
Wajib
Pajak;
pelaksanaan
konsultasi
perpajakan;
pelaksanaan intensifikasi; pelaksanaan administrasi KPP.
3.2.
Metode Penelitian
3.2.1. Desain Penelitian
Metode penelitian yang dirancang untuk penelitian adalah metode hypothetico-deductive. Metode ini adalah salah satu metode untuk mencari
jawaban yang diperoleh dari proses deduksi. Deduksi adalah suatu proses dimana kita akan sampai pada sebuah konklusi yang didasarkan pada generalisasi logis dari fakta yang diketahui (Bambang Soedibjo, 2004 : 14).
3.2.2. Unit Analisis
Unit analisis adalah unit yang akan digunakan untuk menjelaskan atau menggambarkan karakteristik dari kumpulan objek yang lebih besar lagi
48
(Bambang S. Soedibjo: 2004). Dan unit analisis dalam penelitian ini adalah Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Semarang Selatan.
3.2.3. Data dan Sumber Data
Penelitian ini menggunakan data sekunder yang berasal dari Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Semarang Selatan. Data yang dikumpulkan berupa data mengenai prosedur sistem yang berjalan pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Semarang Selatan. Data tersebut diperoleh dengan cara mendatangi langsung, wawancara dan pengiriman lewat e-mail.
4
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1
Sistem Yang Sedang Berjalan
4.1.1 Event List
Pengadaan Barang / Jasa dengan penunjukan langsung dapat dilakukan apabila nilai pengadaan kurang dari Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah). Untuk pengadaan Barang / Jasa ini dibagi menjadi 4 (empat) MAK (Mata Anggaran Kegiatan), yaitu : 1.
0002.4863.521111
untuk
operasional
perkantoran,
pimpinan
dan
pemeliharaan (alat tulis kantor) 2.
0003.0474.521119 0003.0474.521119 untuk pencetakan / penerbitan / penggandaan / laminasi (cetakan)
3.
0003.0050.521119 untuk penyusunan / pengumpulan / pengolahan / updating / analisa data dan statistik (keperluan komputer mis : cd, flashdisk dan lain - lain)
4.
0003.0108.521119 untuk pengepakan / pengiriman / pengangkutan barang (pemberkasan) Pengadaan barang / jasa pada Kantor Pelayanan Pajak ini dilakukan secara
berkala 3 (tiga) bulan sekali. Dan proses yang berhubungan dengan penentuan nilai dan bentuk pengadaan tidak akan dibahas disini.
49
50
Prosedur
Pengadaan
Dan
Permintaan
Barang
Dengan
Penunjukan
Langsung :
1.
Subbagian Umum mengirimkan Surat Permintaan Barang (SPB) yang berisi daftar barang yang diperlukan selama 3 bulan ke depan untuk diisi oleh tiap seksi sesuai dengan kebutuhan masing untuk masing
2.
Setelah Subbagian Umum menerima kembali Surat Permintaan Barang (SPB), Subbagian Umum membuat Usulan Pengadaan Barang (UPB) berdasarkan Surat Permintaan Barang (SPB) tersebut dan diserahkan kepada Pejabat Pengadaan Barang / Jasa untuk ditindaklanjuti
3.
Pejabat Pengadaan Barang / Jasa bersama Pejabat Pembuat Komitmen membuat Usulan Persetujuan Pengadaan Barang dan Jasa (UPPB) kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
4.
Kemudian Pejabat Pengadaan Barang / Jasa membuat Rencana Kerja dan Syarat (RKS) yang berisi rincian semua agenda kegiatan dalam pengadaan yang akan dilakukan
5.
Pejabat Pengadaan Barang / Jasa membuat Usulan Penetapan Harga Perkiraan Sendiri (UP - HPS) atau Owner’s Estimate (OE) yaitu perkiraan biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pengadaan tersebut kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk disetujui
6.
Setelah penjelasan pekerjaan ( aanwijzing) dilakukan, Pejabat Pengadaan Barang / Jasa membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sesuai dengan daftar permintaan yang diterima dari semua seksi
51
7.
Rekanan mengajukan surat penawaran harga pengadaan yang akan dilakukan dengan melampirkan Surat Pernyataan Minat atas Pengadaan (SPMP)
8.
Pejabat Pengadaan Barang / Jasa membuat Berita Acara Evaluasi Surat Penawaran (BA – ESP) terhadap SPMP yang diajukan oleh rekanan dan melakukan negosiasi harga pengadaan
9.
Pejabat Pengadaan Barang / Jasa membuat Usul Persetujuan Hasil Negosiasi (UP – HN) tersebut t ersebut kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
10.
Setelah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menyetujui harga negosiasi pengadaan tersebut, kemudian dibuatlah Persetujuan Pengeluaran Biaya Pengadaan (PPBP) yang ditandatangani oleh beberapa pihak, yaitu :
11.
a.
Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
b.
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
c.
Pejabat Pengadaan Barang / Jasa
d.
Penandatangan Penandatangan SPM (Surat Perintah Membayar)
PPK menerbitkan Surat Keputusan (SK) tentang Penetapan Penyedia Barang / Jasa Pengadaan Barang tersebut kemudian PPK dan Rekanan membuat kontrak kerja yang dituangkan dalam bentuk Surat Perintah Kerja (SPK) dalam jangka waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan dalam SPK. Masing – masing 3 (tiga) rangkap, satu untuk disimpan, satu ditujukan ke Bendahara Pengeluaran dan satu lagi ke Rekanan
12.
Rekanan Membuat Faktur Pajak atas Pengadaan Barang tersebut sebanyak 3 (tiga) rangkap
52
-
Lembar 1 : Untuk pembeli Barang Kena Pajak / Penerima Penerima Jasa Kena Pajak atau Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama bersangkutan sebagai bukti Pajak Masukan
-
Lembar 2 : Untuk Pengusaha Kena Pajak (PKP) atau Rekanan yg menerbitkan faktur Pajak Standar sebagai bukti Pajak Keluaran
-
Lembar 3 : Dalam hal penyerahan Barang Kena Pajak / Jasa Kena Pajak dilakukan kepada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)
13.
Penerima Barang menerima barang untuk barang yang sesuai dengan SPK dengan membuat sebuah Berita Acara Pemeriksaan Barang (BA – PB)
14.
PPK membuat membuat Berita Acara Serah Serah Terima Barang
(BA – STB) atas
barang untuk barang yang telah sesuai dengan Berita Acara Pemeriksaan Barang (BA – PB) 15.
Berdasarkan Berita Acara Serah Terima Terima Barang Barang
(BA – STB), Kuasa Kuasa
Pengguna Anggaran mengeluarkan Berita Acara Pembayaran (BA – P) sebagai dasar untuk pencairan dana sebanyak 2 (dua) rangkap, satu disimpan dan satu lagi untuk Rekanan. Berita Acara Serah Terima Barang (BA – STB) disimpan oleh Subbagian Umum 16.
Berdasarkan Faktur, Surat Perintah Kerja (SPK) dan Berita Acara Pembayaran (BA – P), Bendahara Pengeluaran menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) untuk dikirimkan ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)
53
Prosedur Pendistribusian Barang
1.
Subbagian Umum menerima Surat Permintaan Barang (SPB) dari Pelaksana kemudian barang yang diperlukan tersedia maka Subbagian Umum akan menerbitkan Tanda Terima Pengiriman Barang kepada Pelaksana sebagai bukti penerimaan barang
2.
Pelaksana mengirimkan Tanda Terima Pengiriman Barang kepada Kepala Seksi untuk diketahui dan ditandatangani. Tanda Terima Pengiriman Barang tersebut kemudian dikembalikan ke Subbagian Umum
Prosedur Stock Opname
1.
Subbagian Umum Umum melakukan input jumlah persediaan persediaan melalui “Aplikasi “Aplikasi Persediaan”, yaitu : a)
Mutasi masuk, dengan menggunakan Berita Acara Serah Terima Barang (BA – STB) dari hasil pengadaan
b)
Mutasi keluar, keluar, dengan menggunakan menggunakan Tanda Terima Pengiriman Pengiriman Barang yang telah didistribusikan ke masing - masing Pelaksana (Seksi)
2.
Subbagian Umum melakukan pelaporan dari file persediaan menjadi Laporan Stock Opname Laporan Stock Opname tersebut akan diotorisasi oleh Kepala Subbagian
Umum dan diberikan kepada Pelaksana Sistem Informasi dan Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) secara berkala yaitu per semester
54
4.1.2
Flowchart
Gambar 4-1 Prosedur Pendistribusian Barang dan Stock Opname yang sedang berjalan
54
Gambar 4-2 Prosedur Pengadaan Barang yang sedang berjalan
55
4.1.3
Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan pengamatan penulis dan informasi yang didapatkan dari literatur yang ada maka penulis mendapatkan beberapa kekeliruan pada Sistem Informasi Persediaan yang sedang berjalan sebagai berikut: 1.
Pada saat usulan pengadaan barang / jasa, dokumen – dokumen yang digunakan yaitu Usulan Pengadaan Barang / Jasa (UPB) kemudian Usulan Persetujuan Pengadaan Barang / Jasa (UPPB), kedua dokumen tersebut hampir sama. Dokumen UPB yang didasarkan kebutuhan seharusnya hanya perlu disetujui oleh Pejabat Pengadaan, PPK dan KPA, tidak perlu dibuatkan dokumen baru berupa UPBB.
55
4.1.3
Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan pengamatan penulis dan informasi yang didapatkan dari literatur yang ada maka penulis mendapatkan beberapa kekeliruan pada Sistem Informasi Persediaan yang sedang berjalan sebagai berikut: 1.
Pada saat usulan pengadaan barang / jasa, dokumen – dokumen yang digunakan yaitu Usulan Pengadaan Barang / Jasa (UPB) kemudian Usulan Persetujuan Pengadaan Barang / Jasa (UPPB), kedua dokumen tersebut hampir sama. Dokumen UPB yang didasarkan kebutuhan seharusnya hanya perlu disetujui oleh Pejabat Pengadaan, PPK dan KPA, tidak perlu dibuatkan dokumen baru berupa UPBB.
2.
Pada saat penerimaan barang / jasa, dilakukan dua kegiatan yaitu pemeriksaan dan serah terima barang dengan dikeluarkannya dua dokumen pula yaitu Berita Acara Pemeriksaaan Barang (BA – PB) dan Berita Acara Serah Terima Barang (BA – STB). Secara proses dalam kenyataan, kegiatan pemeriksaan dan serah terima barang adalah kegiatan yang lazim dilakukan bersamaan tetapi dokumen yang digunakan cukup satu yaitu Berita Acara Serah Terima Barang (BA – STB).
3.
Pada saat Rekanan menyerahkan dokumen pengiriman barang barang berupa Faktur, Rekanan membuat Faktur rangkap tiga. Faktur rangkap ketiga yang ditujukan untuk Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) adalah dokumen yang digunakan
56
untuk sistem informasi yang berbeda dengan sistem informasi yang penulis bahas. Berdasarkan kepada tiga hal yang disebutkan sebelumnya, dalam subbab berikutnya penulis akan menjelaskan usulan atas Sistem Informasi Persediaan yang sedang berjalan. 4.2
Sistem Yang Diusulkan
4.2.1 Event List Prosedur
Pengadaan
Dan
Permintaan
Barang
Dengan
Penunjukan
Langsung :
1. Subbagian Umum mengirimkan Surat Permintaan Barang (SPB) yang berisi daftar barang yang diperlukan selama 3 bulan ke depan untuk diisi oleh tiap seksi sesuai dengan kebutuhan masing untuk masing 2. Setelah Subbagian Umum menerima kembali Surat Permintaan Barang (SPB), Subbagian Umum membuat Usulan Pengadaan Barang (UPB) berdasarkan Surat Permintaan Barang (SPB) tersebut dan diserahkan kepada Pejabat Pengadaan Barang / Jasa untuk disetujui 3. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) memverifikasi Usulan Pengadaan Barang (UPB) tersebut 4. Kemudian Pejabat Pengadaan Barang / Jasa membuat Rencana Kerja dan Syarat (RKS) yang berisi rincian semua agenda kegiatan dalam pengadaan yang akan dilakukan 5. Pejabat Pengadaan Barang / Jasa membuat Usulan Penetapan Harga Perkiraan Sendiri (UP - HPS) atau Owner’s Estimate (OE) yaitu perkiraan
57
biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pengadaan tersebut kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk disetujui 6. Setelah penjelasan pekerjaan ( aanwijzing) dilakukan, Pejabat Pengadaan Barang / Jasa membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sesuai dengan daftar permintaan yang diterima dari semua seksi 7. Rekanan mengajukan surat penawaran harga pengadaan yang akan dilakukan dengan melampirkan Surat Pernyataan Minat atas Pengadaan (SPMP) 8. Pejabat Pengadaan Barang / Jasa membuat Berita Acara Evaluasi Surat Penawaran (BA – ESP) terhadap SPMP yang diajukan oleh rekanan dan melakukan negosiasi harga pengadaan 9. Pejabat Pengadaan Barang / Jasa membuat Usul Persetujuan Hasil Negosiasi (UP – HN) tersebut t ersebut kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 10. Setelah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menyetujui harga negosiasi pengadaan tersebut, kemudian dibuatlah Persetujuan Pengeluaran Biaya Pengadaan (PPBP) yang ditandatangani oleh beberapa pihak, yaitu : 1.
Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
2.
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
3.
Pejabat Pengadaan Barang / Jasa
4.
Penandatangan Penandatangan SPM (Surat Perintah Membayar)
11. PPK menerbitkan Surat Keputusan (SK) tentang Penetapan Penyedia Barang / Jasa Pengadaan Barang tersebut kemudian PPK dan Rekanan membuat kontrak kerja yang dituangkan dalam bentuk Surat Perintah
58
Kerja (SPK) dalam jangka waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan dalam SPK. Masing – masing 3 (tiga) rangkap, satu untuk disimpan, satu ditujukan ke Bendahara Pengeluaran dan satu lagi ke Rekanan 12. Rekanan Membuat Faktur Pajak atas Pengadaan Barang tersebut sebanyak 2 (dua) rangkap -
Lembar 1
:
Untuk pembeli Barang Kena Pajak /
Penerima Jasa Kena Pajak atau Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama bersangkutan sebagai bukti Pajak Masukan -
Lembar 2
:
Untuk Pengusaha Kena Pajak (PKP)
atau Rekanan yg menerbitkan faktur Pajak Standar sebagai bukti Pajak Keluaran 13. Penerima Barang menerima dan memeriksa barang untuk kesesuaian dengan SPK dengan membuat sebuah Berita Acara Serah Terima Barang (BA – STB) dan disetujui oleh PPK 14. Berdasarkan Berita Acara Serah Terima Terima Barang Barang
(BA – STB), Kuasa Kuasa
Pengguna Anggaran mengeluarkan Berita Acara Pembayaran (BA – P) sebagai dasar untuk pencairan dana sebanyak 2 (dua) rangkap, satu disimpan dan satu lagi untuk Rekanan. Berita Acara Serah Terima Barang (BA – STB) disimpan oleh Subbagian Umum 15. Berdasarkan Faktur, Surat Perintah Kerja (SPK) dan Berita Acara Pembayaran (BA – P), Bendahara Pengeluaran menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) untuk dikirimkan ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)
59
Prosedur Pendistribusian Barang
1.
Subbagian Umum menerima Surat Permintaan Barang (SPB) dari Pelaksana kemudian barang yang diperlukan tersedia maka Subbagian Umum akan menerbitkan Tanda Terima Pengiriman Barang kepada Pelaksana sebagai bukti penerimaan barang
2.
Pelaksana mengirimkan Tanda Terima Pengiriman Barang kepada Kepala Seksi untuk diketahui dan ditandatangani. Tanda Terima Pengiriman Barang tersebut kemudian dikembalikan ke Subbagian Umum
Prosedur Stock Opname
1.
Subbagian Umum Umum melakukan input jumlah persediaan persediaan melalui “Aplikasi “Aplikasi Persediaan”, yaitu : a.
Mutasi masuk, dengan menggunakan Berita Acara Serah Terima Barang (BA – STB) dari hasil pengadaan
b.
Mutasi keluar, keluar, dengan menggunakan menggunakan Tanda Terima Pengiriman Pengiriman Barang yang telah didistribusikan ke masing - masing Pelaksana (Seksi)
2.
Subbagian Umum melakukan pelaporan dari file persediaan menjadi Laporan Stock Opname Laporan Stock Opname tersebut akan diotorisasi oleh Kepala Subbagian
Umum dan diberikan kepada Pelaksana Sistem Informasi dan Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) secara berkala yaitu per semester
60
4.2.2 Flowchart Kepala Sub Bagian Umum
Bagian Umum
Pelaksana SIMAK BMN
Pelaksana
Kepala Seksi
Tanda Terima Pengiriman
Tanda Terima Pengiriman Valid
Laporan Stock Opname Valid
Pengiriman
Penerimaan
Verifikasi
End
Tanda Terima Pengiriman
Tanda Terima Pengiriman
Tanda Terima Pengiriman Valid
Start
SPB Terisi
Tanda Terima Pengiriman Valid
BA - STB STB Laporan Stock Opname
Perhitungan Verifikasi
Persediaan Laporan Stock Opname Valid Tanda Terima Pengiriman Valid BA - STB STB
Perhitungan
Laporan Stock Opname SIMAK SIMAK BMN BMN
: Sistem Sistem Informa Informasi si dan dan Manajem Manajemen en Barang Milik Negara
Gambar 4-3 Prosedur Pendistribusian dan Stock Opname Usulan
61
Gambar 4-4 Prosedur Pengadaan Barang Usulan
62
4.2.3 Data Flow Diagram
Gambar 4-5 DFD Konteks SI Persediaan
62
4.2.3 Data Flow Diagram
Gambar 4-5 DFD Konteks SI Persediaan
Gambar 4-6 DFD Level 0 SI Persediaan
63
RKS
UP - HPS HPS
SK, SPK, SPPH
1.2 Penawaran
1.1 Pengajuan
SPB
SPK Rekanan SPMP BA - P
Faktur
SPM
1.3 Penerimaan Barang
BA - P
1.4 Penerbitan SPM
Faktur
DFD Level 1 Proses 1.0 Pengadaan Barang
Gambar 4-7 DFD Level 1 Proses 1.0
Gambar 4-8 DFD Level 1 Proses 2.0
SPM
KPPN
64
Gambar 4-9 DFD Level 1 Proses 3.0
RKS
1.1.1 Pengisian
SPB
1.1.3 Perencanaan
SPB Terisi
1.1.2 Pengajuan
UPB Valid
DFD Level 2 Proses 1.1 Pengajuan
Gambar 4-10 DFD Level 2 Proses 1.1
UP - HPS
65
Gambar 4-11 DFD Level 2 Proses 1.2
Gambar 4-12 DFD Level 2 Proses 1.3
66
Gambar 4-13 DFD Level 3 Proses 1.1.2
Gambar 4-14 DFD Level 3 Proses 1.2.3
67
4.2.4
Kamus Data
Proses 1.1.2 Pengajuan SPB = Tanggal + @No_SPB + Bagian + Nama_Pelaksana + Barang + Kuantitas+ TahunAnggaran
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_SPB
= 2 { Number } 20
Bagian
= 3 { Karakter } 20
Nama_Pelaksana Nama_Pelaksana
= 3 { Karakter } 40
Barang
= [ 5 { Karakter } 30 | 3 { Number} 10 ]
Kuantitas
= 1 { Number } 5
TahunAnggaran
= 4 { Karakter } 12
UPB = Tanggal + @No_UPB + Nama_ Barang + Kuantitas + Satuan + TahunAnggaran + Validasi
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_SPB
= 2 { Number } 20
Bagian
= 3 { Karakter } 20
Nama_Barang
= [ 5 { Karakter } 30 | 3 { Number} 10 ]
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Satuan
= 4 { Karakter }12
TahunAnggaran
= 4 { Karakter }12
UPB Valid = Tanggal + @No_UPB + Nama_ Barang + Kuantitas + Satuan + TahunAnggaran + Validasi
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
68
@No_SPB
= 2 { Number } 20
Bagian
= 3 { Karakter } 20
Nama_Barang
= [ 5 { Karakter } 30 | 3 { Number} 10 ]
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Satuan
= 4 { Karakter }12
TahunAnggaran
= 4 { Karakter }12
Validasi
= *validasi disetujui*
Proses 1.2.3 Negosiasi SPMP = Tanggal + @No_SPMP + Nama_Rekanan + NPWP + Alamat + Telepon + Nama_PenanggungJawab + Pernyataan
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_SPMP
= 2 { Karakter } 20
Nama_Rekanan
= 3 { Karakter } 40
NPWP
= 8 { Karakter } 20
Alamat
= 5 { Karakter } 30
Telepon
= 4 { Number } 5
Nama_PenanggungJawab Nama_PenanggungJawab
= 3 { Karakter } 40
Pernyataan
= 4 { Karakter } 150
PPBP = Tanggal + @No_PPBP + Pekerjaan + Biaya + No_DIPA
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_PPBP
= 2 { Karakter } 20
Pekerjaan
= 5 { Karakter } 30
69
Biaya
= 2 { Number } 15
No_DIPA
= 2 { Karakter } 20
PPBP Valid Valid = Tanggal + @No_PPBP + Pekerjaan + Biaya + Sumber Dana Dana + No_DIPA + Validasi
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_PPBP
= 2 { Karakter } 20
Pekerjaan
= 5 { Karakter } 30
Biaya
= 2 { Number } 15
No_DIPA
= 2 { Karakter } 20
Validasi
= *validasi disetujui*
DIPA = No_DIPA + Sumber_Dana + TahunAnggaran + Lokasi
No_DIPA
= 2 { Karakter } 20
Sumber Dana
= 3 { Karakter } 50
TahunAnggaran
= 4 { Karakter } 12
Lokasi
= 4 { Karakter } 45
BA-ESP = Tanggal + @No_BA-ESP + Pekerjaan + Harga Penawaran + Harga Negosiasi + Rincian
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_BA-ESP
= 2 { Number } 20
Pekerjaan
= 5 { Karakter } 50
Harga Penawaran
= 4 { Number } 15
Harga Negosiasi
= 4 { Number } 15
Rincian
= 4 { Karakter } 1500
70
UPHN = Tanggal + @No_UPHN + Nama_Barang + Kuantitas+ Satuan + Harga per Unit + Jumlah
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_UPHN
= 2 { Number } 20
Nama_Barang
= [ 5 { Karakter } 30 | 3 { Number} 10 ]
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Satuan
= 4 { Karakter} 12
Harga per Unit
= 4 { Karakter} 15
Jumlah
= 4 { Karakter} 15
Proses 1.1 Pengajuan SPB = @No_SPB RKS = Tanggal + @No_RKS @No_RKS + Nama_Pemesan + Pekerjaan + TahunAnggaran + Rincian Kerja dan Syarat
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_RKS
= 2 { Karakter } 20
Nama_Pemesan
= 3 { Karakter } 50
Pekerjaan
= 5 { Karakter } 30
TahunAnggaran
= 4 { Karakter} 12
Rincian Kerja dan Syarat
= 4 { Karakter } 1500
UPHPS = Tanggal + @No_UPHPS + No + Nama_Barang + Kuantitas+ Satuan + Harga per Unit + Jumlah Harga
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
71
@No_UPHPS
= 2 { Number } 20
No
= 3 { Karakter } 8
Nama_Barang
= [ 5 { Karakter } 30 | 3 { Number} 10 ]
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Satuan
= 4 { Karakter} 12
Harga per Unit
= 4 { Karakter} 15
Jumlah Harga
= 4 { Karakter} 15
Proses 1.2 Penawaran RKS = @No_RKS UPHPS = @No_Usulan SK
= Tanggal + @No_SK + Nama_SK + Nama_Penerima + Pekerjaan
+
Tanggal Ketetapan
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_SK
= 2 { Karakter } 20
Nama_SK
= 2 { Karakter } 30
Nama_Penerima
= 3 { Karakter } 50
Pekerjaan
= 5 { Karakter } 30
Tanggal Ketetapan
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
SPK
= Tanggal + @No_SPK + Pekerjaan
+ Biaya + No_DIPA +
Rincian_Kontrak
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_SPK
= 2 { Karakter } 20
72
Pekerjaan
= 5 { Karakter } 30
Biaya
= 2 { Number } 15
No_DIPA
= 2 { Karakter } 20
Rincian Kontrak
= 4 { Karakter } 1500
Aanwijzing = @No_Penjelasan + Pekerjaan + Penjelasan
@No_Penjelasan
= 2 { Karakter } 20
Pekerjaan
= 5 { Karakter } 30
Penjelasan
= 4 { Karakter } 1500
SPMP = Tanggal + @No_SPMP PPBP Valid = @No_PPBP
SPPH = Tanggal + @No_SPPH + Hal + Nama_Rekanan + NPWP + Harga Penawaran + Harga Negosiasi
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_SPPH
= 2 { Number } 20
Hal
= 3 { Karakter } 20
Nama_Rekanan
= 3 { Karakter } 40
NPWP
= 8 { Number } 20
Harga Penawaran
= 4 { Number } 5
Harga Negosiasi
= 4 { Number } 8
73
Proses 1.3 Penerimaan Barang FAKTUR = Tanggal + @No_Faktur + Nama_Rekanan +
NPWP +
Nama_Pembeli + Nama_Barang + Kuantitas+ Satuan + Harga per Unit + Jumlah Harga
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_Faktur
= 2 { Number } 20
Nama_Rekanan
= 3 { Karakter } 40
NPWP
= 8 { Number } 20
Nama_Pembeli
= 3 { Karakter } 40
Nama_Barang
= [ 5 { Karakter } 30 | 3 { Number} 10 ]
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Satuan
= 4 { Karakter} 12
Harga per Unit
= 4 { Karakter} 15
Jumlah Harga
= 4 { Karakter} 15
BA - P = Tanggal + @No_BA-P + Pekerjaan
+ Biaya Biaya + Sumber Dana +
No_DIPA + TahunAnggaran + Lokasi + Validasi
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_BA-P
= 2 { Karakter } 20
Pekerjaan
= 5 { Karakter } 30
Biaya
= 2 { Number } 15
Sumber Dana
= 3 { Karakter } 50
No_DIPA
= 2 { Karakter } 20
TahunAnggaran
= 4 { Karakter } 12
74
Lokasi
= 4 { Karakter } 45
Validasi
= *validasi disetujui*
BA – STB = Tanggal + @No_BA-STB + Nama_Barang + Kuantitas + Satuan + Keterangan
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_BA-STB
= 2 { Number } 20
Nama_Barang
= [ 5 { Karakter } 30 | 3 { Number} 10 ]
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Satuan
= 4 { Karakter } 12
Keterangan
= 4 { Karakter } 12
BA – STB Valid = Tanggal + @No_BA-STB + Nama_Barang + Kuantitas + Satuan + Keterangan + Validasi
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_BA-STB
= 2 { Number } 20
Nama_Barang
= [ 5 { Karakter } 30 | 3 { Number} 10 ]
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Satuan
= 4 { Karakter } 12
Keterangan
= 4 { Karakter } 12
Validasi
= *validasi disetujui*
Proses 1.4 Penerbitan SPM FAKTUR = @No_Faktur BA - P = @No_BA-P
75
SPK = @No_SPK SPM = Tanggal + @No_SPM @No_SPM + KPPN + Pekerjaan + Biaya + Nama_Rekanan
Tanggal
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
@No_SPM
= 2 { Number } 20
KPPN
= 8 { Karakter } 20
Pekerjaan
= 5 { Karakter } 30
Biaya
= 4 { Number } 15
Nama_Rekanan
= 3 { Karakter } 40
Proses 2.0 Pendistribusian barang Tanda Terima Pengiriman = @No_TandaTerima + No_SPB + Nama_Barang + Kuantitas + Tanggal_Pengiriman + Tanggal_Penerimaan
@No_TandaTerima
= 2 { Number } 20
No_SPB
= 2 { Number } 8
Nama_Barang
= 5 { Karakter } 30
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Tanggal_Pengiriman Tanggal_Pengiriman
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
Tanggal_Penerimaan Tanggal_Penerimaan
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
Tanda
Terima
Pengiriman
Valid
=
@No_TandaTerima
+
No_SPB
+
Nama_Barang + Kuantitas + Tanggal_Pengiriman + Tanggal_Penerimaan + Validasi
@No_TandaTerima
= 2 { Number } 20
No_SPB
= 2 { Number } 8
76
Nama_Barang
= 5 { Karakter } 30
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Tanggal_Pengiriman Tanggal_Pengiriman
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
Tanggal_Penerimaan Tanggal_Penerimaan
= [ 8 { Number } 8 | * Tgl-Bln-Thn*]
Validasi
= * Validasi Diterima *
SPB = @No_SPB
Proses 3.0 Pelaporan BA – STB = Tanggal + @No_BA-STB Tanda Terima Pengiriman Valid = @No_TandaTerima Laporan Stock Opname = @No_Laporan + Kode_Barang + Nama_Barang + Kuantitas + Satuan + Jumlah + Kondisi + Keterangan
@No_Laporan
= 1 { Number } 4
Kode_Barang
= [ 2 { Number } 8 | 2 { Karakter } 8 ]
Nama_Barang
= 3 { Karakter } 40
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Satuan
= 4 { Karakter } 12
Jumlah
= 4 { Number } 25
Kondisi
= 4 { Karakter } 8
Keterangan
= 1 { Karakter } 20
Laporan Stock Opname Valid = @No_Laporan + Kode_Barang + Nama_Barang + Kuantitas + Satuan + Jumlah + Kondisi + Keterangan + Validasi
No_Laporan
= 1 { Number } 4
77
Kode_Barang
= [ 2 { Number } 8 | 2 { Karakter } 8 ]
Nama_Barang
= 3 { Karakter } 40
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Satuan
= 4 { Karakter } 12
Jumlah
= 4 { Number } 25
Kondisi
= 4 { Karakter } 8
Keterangan
= 1 { Karakter } 20
Validasi
= *validasi disetujui*
Persediaan = No + @Kode_Barang + Nama_Barang + Kuantitas + Satuan + Harga_Satuan + Total_Harga + Kondisi + Keterangan + Validasi
No
= 1 { Number } 4
@Kode_Barang
= [ 2 { Number } 8 | 2 { Karakter } 8 ]
Nama_Barang
= 3 { Karakter } 40
Kuantitas
= 1 { Number } 5
Satuan
= 4 { Karakter } 12
Harga_Satuan
= 4 { Number } 15
Total_Harga
= 4 { Number } 15
Kondisi
= 4 { Karakter } 8
Keterangan
= 1 { Karakter } 20
Validasi
= *validasi disetujui*
78
4.2.5 Entity Relationship Diagram
Gambar 4-15 ERD 4-15 ERD Pelaporan, Pengisian SPB dan Perencanaan
79
N H o a _U r t N g P H g a l o / P s a S t u a J m n l
N o _U J u m P t B g l a l h
Gambar 4-16 ERD 4-16 ERD Penawaran dan Pembiayaan
79
N H o a _U r t N g P H g a l o / P s a S t u a J m n l
N o _U J u m P t B g l a l h
Gambar 4-16 ERD 4-16 ERD Penawaran dan Pembiayaan
80
Gambar 4-17 ERD 4-17 ERD Pengiriman Faktur dan Penerbitan SPM
80
Gambar 4-17 ERD 4-17 ERD Pengiriman Faktur dan Penerbitan SPM
81
4.2.6
Normalisasi Tabel
1.
Struktur Tabel Surat Permintaan Barang (SPB)
Primary key
: No_SPB
Nama Nama Fiel Field d
Type Type
Tangga Tanggall
Date Date Time Time
No_S No_SPB PB
Varc Varcha harr
20 Prim Primar ary y Key Key
Barang Barang
Varcha Varcharr
30 Barang Barang Yang Yang Dipes Dipesan an
Kuantit Kuantitas as
Numeri Numericc
TahunA TahunAngg nggara aran n
Varch Varchar ar
Size Size Kete Ketera rang ngan an 8 Tangga Tanggall Permin Permintaa taan n
5 Kuantit Kuantitas as Barang Barang 12 Tahun Tahun Angga Anggaran ran
81
4.2.6
Normalisasi Tabel
1.
Struktur Tabel Surat Permintaan Barang (SPB)
Primary key
: No_SPB
Nama Nama Fiel Field d
Type Type
Tangga Tanggall
Date Date Time Time
No_S No_SPB PB
Varc Varcha harr
20 Prim Primar ary y Key Key
Barang Barang
Varcha Varcharr
30 Barang Barang Yang Yang Dipes Dipesan an
Kuantit Kuantitas as
Numeri Numericc
TahunA TahunAngg nggara aran n
Varch Varchar ar
2.
Size Size Kete Ketera rang ngan an 8 Tangga Tanggall Permin Permintaa taan n
5 Kuantit Kuantitas as Barang Barang 12 Tahun Tahun Angga Anggaran ran
Struktur Tabel Usulan Pengadaan Barang (UPB)
Primary key
: No_UPB
Nama Nama Fiel Field d
Type Type
No_U No_UPB PB
Varc Varcha harr
Tang Tangga gall
Date Date Time Time
8 Tang Tangga gall Usul Usulan an
Juml Jumlah ah
Nume Numeri ricc
5 Juml Jumlah ah Bara Barang ng
Valid Validas asii
Varc Varcha harr
Size Size Kete Ketera rang ngan an 20 Prim Primar ary y Key Key
40 Valid Validas asii
82
3.
Struktur Tabel Surat Pernyataan Minat atas Pengadaan (SPMP)
Primary Key : No_SPMP Nama Field
Type
Size
Keterangan
No_SPMP
Varchar
20
Primary Key Nama Penanggung
Nama_PenanggungJawab Nama_PenanggungJawab Varchar
40
Jawab dari Rekanan
Pernyataan
Varchar
150
Pernyataan Minat
Harga_Negosiasi Harga_Negosiasi
Money
15
Harga Negosiasi
4.
Struktur Tabel Persetujuan Pengeluaran Biaya Pengadaan (PPBP)
Primary key
: No_PPBP
Nama Nama Fiel Field d
Type Type
No_P No_PPB PBP P
Varc Varcha harr
Tangga Tanggall
Date Date Time Time
Pekerj Pekerjaan aan
Varcha Varcharr
30 Nama Nama Pekerj Pekerjaan aan
Biay Biayaa
Mone Money y
15 Biay Biayaa Tota Totall
5.
Size Size Kete Ketera rang ngan an 20 Prim Primar ary y Key Key 8 Tangga Tanggall Perset Persetuju ujuan an
Struktur Tabel Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)
Primary Key : No_DIPA Nama Field
Type
Size
Keterangan
No_DIPA
Varchar
20
TahunA TahunAngg nggara aran n
Numeri Numericc
12 Tahun Tahun Anggar Anggaran an
Sumber Sumber Dana Dana
Varcha Varcharr
50 Sumber Sumber Pendan Pendanaan aan
Lokasi Lokasi
Varcha Varcharr
45 Lokasi Lokasi Penggu Pengguna na Anggar Anggaran an
Nomor
83
6.
Struktur Tabel Berita Acara Evaluasi Surat Penawaran (BA-ESP)
Primary key
: No_BA-ESP
Nama Field
Type
Size
Keterangan
No_BA-ESP
Varchar
20
Primary Key
Tanggal
Date Time
8
Tanggal Berita Acara
Rincian
Varchar
1500
Rincian Berita Acara
7.
Struktur Tabel Usulan Persetujuan Harga Negosiasi (UPHN)
Primary key
: No_UPHN
Nama Nama Fiel Field d
Type Type
Size Size Kete Ketera rang ngan an
No_UPHN
Varchar
20
Primary Key
Tanggal
Date Time
8
Tanggal Usulan
Kuantitas
Numeric
5
Jumlah Barang
Satuan
Varchar
12
Satuan Barang
Harga per Unit
Money
15
Harga per Unit Satuan
Jumlah
Money
15
Harga dikalikan Kuantitas
8.
Struktur Tabel Usulan Persetujuan Harga Estimasi Sendiri (UPHPS)
Primary key
: No_UPHPS
Nama Field
Type
Size
Keterangan
No_UPHPS
Varchar
20
Primary Key
No
Numeric
8
Nomor Urut
Tanggal
Date Time
8
Tanggal Usulan
Harga per Unit
Money
15
Harga per Unit Satuan
84
9.
Struktur Tabel Rencana Kerja dan Syarat (RKS)
Primary key
: No_RKS
Nama Field
Type
No_R No_RKS KS
Nume Numeri ricc
20 Prim Primar ary y Key Key
Nama_P Nama_Peme emesan san
Varcha Varcharr
30 Nama Nama Pemesa Pemesan n
Tangga Tanggall
Date Date Time Time
Pekerj Pekerjaan aan
Varcha Varcharr
50 Nama Nama Pekerj Pekerjaa aan n
TahunA TahunAngg nggara aran n
Numeri Numericc
12 Tahun Tahun Anggar Anggaran an
Rincia Rincian n Kerja Kerja dan Syarat Syarat
Varch Varchar ar
10.
Size
Keterangan
8 Tangga Tanggall Rencan Rencanaa
1500 1500 Rincia Rincian n
Struktur Tabel Surat Keputusan (SK)
Primary key
: No_Faktur
Nama Nama Fiel Field d
Type Type
Tang Tangga gall
Date Date Time Time
No_S No_SK K
Varc Varcha harr
20 Prim Primar ary y Key Key
Nama_P Nama_Pene enerim rimaa
Varcha Varcharr
50 Nama Nama Peneri Penerima ma
Nama Nama_S _SK K
Nume Numeri ricc
30 Nama Nama SK
Tangga Tanggall Keteta Ketetapan pan
Date Date Time Time
11.
Size Size Kete Ketera rang ngan an 8 Tang Tangga gall SK
8 Tangga Tanggall Keteta Ketetapan pan
Struktur Tabel Surat Perintah Kerja (SPK)
Primary key Nama Field
: No_Kwitansi Type
Tang Tangga gall
Date Date Time Time
No_S No_SPK PK
Varc Varcha harr
Rinc Rincia ian n Kerj Kerjaa
Varc Varcha harr
Size
Keterangan
8 Tang Tangga gall SPK SPK 20 Prim Primar ary y Key Key 1500 1500 Rinc Rincia ian n
85
12.
Struktur Tabel Aanwijzing
Primary key Nama Field
: No_Penjelasan Type Size
Keterangan
No_Pen No_Penjel jelasa asan n
Varcha Varcharr
20 Primar Primary y Key
Pekerj Pekerjaan aan
Varcha Varcharr
30 Nama Nama Pekerj Pekerjaan aan
Penjel Penjelasa asan n
Varch Varchar ar
13.
1500 1500 Penjel Penjelasa asan n
Struktur Tabel Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
Primary key
: No_SPPH
Nama Nama Fiel Field d
Type Type
No_S No_SPP PPH H
Varc Varcha harr
Tangga Tanggall
Date Date Time Time
Hal
Numeri Numericc
10 Hal tentan tentang g pekerj pekerjaan aan
Harga Harga Penawa Penawaran ran
Money Money
15 Harga Harga yang yang ditawa ditawarka rkan n
14.
Size Size Kete Ketera rang ngan an 20 Prim Primay ay Key Key 8 Tangga Tanggall Penawa Penawaran ran
Struktur Tabel Faktur
Primary key
: No_Faktur
Nama Field
Type
Size
Keterangan
No_F No_Fak aktu turr
Varc Varcha harr
20 Prim Primar ary y Key Key
Nama_P Nama_Pemb embeli eli
Varcha Varcharr
40 Kode Kode Transa Transaksi ksi
Juml Jumlah ah
Mone Money y
15 Juml Jumlah ah faktu fakturr
86
15.
Struktur Tabel Berita Acara Pembayaran (BA-P)
Primary Key : No_BA-P Nama Field
Type
No_B No_BAP AP
Varc Varcha harr
Tang Tangga gall
Date Date Time Time
16.
Size
Keterangan
20 Prim Primar ary y Key Key 8 Tang Tangga gall BA-P BA-P
Struktur Tabel Berita Acara Serah Terima Barang (BA-STB)
Primary key Nama Field
: No_BA-STB Type Size
Keterangan
No_B No_BAA-ST STB B
Varc Varcha harr
20 Prim Primar ary y Key Key
Ketera Keteranga ngan n
Varcha Varcharr
12 Ketera Keteranga ngan n keadaa keadaan n barang barang
Valid Validas asii
Varc Varcha harr
40 Valid Validas asii
17.
Struktur Tabel Surat Perintah Membayar (SPM)
Primary Key : No_SPM Nama Field
Type
Size
Keterangan
No_S No_SPM PM
Varc Varcha harr
20 Prim Primar ary y Key Key
Pekerj Pekerjaan aan
Varcha Varcharr
30 Nama Nama Pekerj Pekerjaan aan
Biay Biayaa
Mone Money y
15 Tota Totall Biay Biayaa
Nama_P Nama_Pene enerbi rbit_S t_SPM PM
Varchar Varchar
40 Nama Nama penerb penerbit it SPM
87
18.
Struktur Tabel Tanda Terima Pengiriman Valid
Primary key
: No_TandaTerima
Nama Nama Fiel Field d
Type Type
Size Size Kete Ketera rang ngan an
No_Tan No_TandaT daTeri erima ma
Varcha Varcharr
20 Primar Primary y Key Tanggal didistribusikan
Tanggal Pengiriman
Date Time
8 barang
Tanggal Tanggal Penerimaa Penerimaan n
Date Time
8 Tanggal Tanggal diterimany diterimanyaa barang barang
Valid Validas asii
Varc Varcha harr
19.
40 Valid Validas asii
Struktur Tabel Persedian
Primary key
: Kode_Barang
Nama Field
Type
Kode_B Kode_Bara arang ng
Varcha Varcharr
20 Primar Primary y Key
Nama_B Nama_Bara arang ng
Varcha Varcharr
30 Nama Nama baran barang g
Kuan Kuantit titas as
Nume Numeric ric
Satu Satuan an
Varc Varcha harr
12 Satu Satuan an Bara Barang ng
Harga Harga Satuan Satuan
Money Money
15 Harga Harga satuan satuan barang barang
Total Total Harga Harga
Money Money
15 Harga Harga dikali dikalikan kan kuanti kuantitas tas
Kond Kondis isii
Varc Varcha harr
Ketera Keteranga ngan n
Varcha Varcharr
12 Ketera Keteranga ngan n keadaa keadaan n barang barang
Valid Validas asii
Varc Varcha harr
40 Valid Validas asii
Size
Keterangan
5 Juml Jumlah ah Bara Barang ng
8 Kead Keadaa aan n bara barang ng
88
20.
Struktur Tabel Laporan Stock Opname Valid
Primary Key : No_Laporan Nama Field
Type
No_L No_Lap apor oran an
Varc Varcha harr
20 Prim Primar ary y Key Key
Jumlah Jumlah
Money Money
15 Jumlah Jumlah seluru seluruh h barang barang
Valida Validasi si
Varcha Varcharr
40 Valida Validasi si Lapor Laporan an
21.
Size
Keterangan
Struktur Tabel KPPN
Primary Key : No_KPPN Nama Field
Type
No_K No_KPP PPN N
Varc Varcha harr
20 Prim Primar ary y Key Key
Nama Nama
Varc Varcha harr
30 Nama Nama KPPN KPPN
Loka Lokasi si
Varc Varcha harr
45 Loka Lokasi si KPPN KPPN
22.
Size
Keterangan
Struktur Tabel Rekanan
Primary Key : NPWP Nama Field
Type
NPWP NPWP
Varc Varcha harr
Size
Keterangan
20 Prim Primar ary y Key Key
Nama_ Nama_Rek Rekana anan n Varcha Varcharr
30 Nama Nama Rekana Rekanan n
Alamat Alamat
Varcha Varcharr
40 Lokasi Lokasi Rekana Rekanan n berad beradaa
Telepo Telepon n
Numeri Numericc
30 Nomor Nomor telepo telepon n Rekana Rekanan n
89
23.
Struktur Tabel Bagian
Primary Key : Id_Bagian Nama Nama Fiel Field d
Type Type
Id_B Id_Bag agia ian n
Varc Varcha harr
20 Prim Primar ary y Key Key
Bagi Bagian an
Varc Varcha harr
30 Nama Nama Bagi Bagian an
24.
Size Size Kete Ketera rang ngan an
Struktur Tabel Pelaksana
Primary Key : no_peg Nama Field
Type
Size
Keterangan
No_p No_peg eg
Varc Varcha harr
20 Prim Primar ary y Key Key
Nama Nama pegawa pegawaii
Varcha Varcharr
30 Nama Nama Pegawa Pegawaii
4.2.7 Proses Specification
PROSES 2.0 : PENDISTRIBUSIAN BARANG Begin Read SPB Open file Persediaan Write file Tanda Terima Pengiriman Validasi file Tanda Terima Pengiriman If valid then Kirim ke Bagian Umum
90
Else ( Tanda Terima Pengiriman ditolak ) Close file Persediaan End
PROSES 3.0 : PELAPORAN Begin Open file Persediaan Open file BA - STB Open file TandaTerima Write file Laporan Stock Opname Validasi file Laporan Stock Opname If valid then Kirim ke SIMAK BMN Else ( Laporan ditolak ) Close file Persediaan Close file BA - STB Close file TandaTerima End
PROSES 1.4 : Penerbitan SPM Begin Read file SPK Read file BA- P
91
Read file Faktur Write SPM End
PROSES 1.1.1 : PENGISIAN Begin Open SPB Write SPB End
PROSES 1.1.3 : PERENCANAAN Begin Open file UPB Write file RKS Write file UP - HPS Close file UPB End
PROSES 1.1.2.1 : PENGUSULAN Begin Open file SPB Read file SPB Write UPB
92
Close file SPB End
PROSES 1.1.2.2 : PERSETUJUAN DAN VALIDASI Begin Read file UPB Validasi file UPB If valid then then write UPB Else ( UPB ditolak ) End
PROSES 1.2.1 : PENJELASAN Begin Open file RKS Open file UP - HPS Read file RKS Read file UP - HPS Write file Aanwijzing End
PROSES 1.2.4 : PERJANJIAN Begin Open file PPBP
93
Write file SK Write SPK Close file PPBP End
PROSES 1.2.3.1 : NEGOSIASI Begin Open file SPMP Write file SPMP Write file BA - ESP Write file UP – HN Close file SPMP End
PROSES 1.2.3.2 & 1.2.3.3 : PERSETUJUAN & VERIFIKASI NEGOSIASI Begin Open File UP - HN Read UP - HN Validasi HARGA If valid then write UP - HN Else ( HARGA ditolak ) Close file UP - HN End
94
PROSES 1.3.1 : PENERIMAAN & PEMERIKSAAN BARANG Begin Open file FAKTUR Write file FAKTUR Write file BA – STB Close file FAKTUR End
PROSES 1.3.2 : PENCAIRAN DANA Begin Open file BA - STB Read file BA - STB Write file BA –P Close file BA - STB End
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1.
Kesimpulan
Dalam hal ini, penulis memberikan suatu kesimpulan dari seluruh pembahasan dalam penulisan laporan tugas akhir ini agar tergambar secara umum pokok bahasan yang penulis ungkapkan: 1.
Pencatatan sistem informasi persedian pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Semarang Selatan sudah kompleks walaupun ada beberapa dokumen yang hampir sama sehingga mengurangi kemudahan dalam proses
2.
Untuk mempermudah dalam proses sistem informasi persediaan yang terjadi di Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Semarang Selatan, penulis merancang usulan sistem informasi persediaan Dengan dirancangnya usulan sistem informasi ini, dapat memudahkan
bagi pengguna dalam memperoleh informasi yang berkaitan dengan hasil pengolahan data serta pembuatan laporan.
5.2.
Saran
Penulis memberikan saran-saran yang dapat dijadikan referensi serta dapat membantu sistem informasi persediaan Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama
96
97
Semarang Selatan. Untuk mencegah timbulnya masalah baru pada proses yang berlangsung, maka diperlukan cara-cara sebagai berikut : 1.
Pengurangan dokumen yang hampir sama pada saat proses berlangsung
2.
Sumber daya manusia di dalam Sistem Informasi Persediaan ini harus memiliki pengetahuan memadai agar dapat terintegrasi dengan sistem yang berlangsung sehingga kesalahan dapat dicegah sedini mungkin
DAFTAR PUSTAKA
Abdul
Hafiz Tanjung, 2004, Pengantar Akuntansi, Edisi I, Bandung : STIE PASIM
Abdul Hafiz Tanjung, 2008, AKUNTANSI PEMERINTAHAN DAERAH Konsep dan Aplikasi Sesuai Standar Akuntansi Pemerintahan, Cetakan Kedua, Bandung : ALFABETA Andi Kristanto, 2003, Perancangan Sistem Yogyakarta : Gaya Media Yogyakarta
Informasi
dan
Aplikasinya,
Azhar Susanto, 2002, Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer , Bandung : Lingga Jaya Bambang S. Soedibjo, 2004, Pengantar Metode Penelitian, Edisi 1, Bandung : STIE PASIM Barry E.Cushing dan Alih Bahasa Ruchyat Kosasih, 1982, Sistem Informasi Akuntansi dalam organisasi perusahaan, Jakarta : Erlangga H.M. Jogiyanto, 1993, Analysis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Yogyakarta Hall, James A., 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4 buku 1, Jakarta : Salemba Empat Hall, James A., 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4 buku 2, Jakarta : Salemba Empat http://puslit.petra.ac.id/journals/dir.php?DepartmentID=AKU http://www.djkn.depkeu.go.id/index2.php?option=com_co http://www.djkn.depkeu.go.id/index2.php ?option=com_content&do_pdf=1&id= ntent&do_pdf=1&id=5 5 11 http://www.itjen.depkeu.go.id/Peraturan%5CUU1504.pdf http://www.tempointeractive.com/hg/peraturan/2004/03/18/prn,2004031 http://www.tempointeractive.com/hg/peraturan/2004 /03/18/prn,20040318802,id.html Ikatan Akuntan Indonesia, 2007, Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta : Salemba Empat KSAP, Standar Akuntansi Pemerintahan Pernyataan No. Persediaan, http://www.ksap.org/standar/PSAP05.pdf
05
Akuntansi
PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 120/PMK.06/2007 TENTANG PENATAUSAHAAN
BARANG
MILIK
NEGARA,
http://www.sjdih.depkeu.go.id/fulltext/2006/120~ http://www.sjdih.depkeu. go.id/fulltext/2006/120~PMK.06~2007Pe PMK.06~2007Per.htm r.htm Romney, Marshall B & Paul John Steinbart., 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9 buku 1, Jakarta : Salemba Empat Romney, Marshall B & Paul John Steinbart., 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9 buku 2, Jakarta : Salemba Empat Soemarso SR, 2005, Akuntansi Suatu Pengantar, Buku II, Edisi V, Jakarta : Salemba Empat
