A. PENGER PENGERTI TIAN AN RECE RECEPTI PTION ON
Reception adalah salah satu seksi dari front office yang mempunyai tanggung jawab terhadap penanganan tamu check-in, stay, sampai check-out. Di beberapa hotel besar
bagian
reception
tidak
hanya
menangani
check in saja tetapi juga menangani tamu check
out
tamu juga,
penggabungan tugas ini mungkin dilakukan jika
hotel
sudah
menerapkan
sistem
komputer, ada banyak istilah yang digunakan untuk bagian ini antara lain Front lain Front Desk Agent, Guest Service Assistant, Ambasador, Ambasador, Room Clerk . Seorang reception adalah orang yang penting bagi tamu dan hotel, bagi tamu petugas reception adalah orang yang paling sering dihubungi selama mereka menginap. Bagi hotel petugas reception adalah orang yang menciptakan dan mempertahankan citra yang baik dan membuat tamu ingin datang kembali ke hotel. B. PERAN PERAN DA DAN N FUNGSI FUNGSI PETUGA PETUGAS S RECEPTI RECEPTION ON
Petugas Reception mempunyai peran dan fungsi yang penting dalam menunjang tujuan dari sebuah hotel. Berikut adalah peran dan fungsi petugas Reception !. "enyambut tamu tiba #. "emproses pendaftaran tamu $. "empersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu %. "enangani kunci kamar tamu &. "enjawab telepon dengan cepat dan ramah '. "enangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar ( sleep out ). Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu *. "enyelesaikan permasalahan tamu ta mu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel +. "embuat laporan yang berhubungan dengan tamu ( kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel .
C. PERALATAN PETUGAS RECEPTION
nsur peralatan dalam operasi kantor depan merupakan unsur penting untuk meningkatkan pelayanan, mempercepat pekerjaan dan meningkatkan effisiensi. Berikut adalah berbagai peralatan yang dipergunakan di kantor depan a. lat-alat Rak Status /amar 0room rack1 /otak kunci dan surat 0mail and key rack1 2elephone Rak informasi 0information rack1 /otak kunci cadangan 0duplicate key rack1 "esin cap waktu 0time and date stamping machine1 "esin ketik Posting machine Safety deposit bo3es "esin hitung /omputer dan printer "esin foto copy "esin facimile Bel b. 4urniture "eja pendaftaran 0reception5registration counter1 ( key drop "eja tulis dan kursi lmari Papan tulis 5 pengumuman
D. FORMULIR
dapun formulir yang digunakan untuk menunjang kegiatan reception antara lain sebagai berikut Registration form 5 card
6uest card 5 kartu tamu
Rekening tamu 5 guest bill Supporting Bill 0restaurant bill, room ser7ice bill, bar bill, telephone bill, fa3 bill, paid out,laundry bill1 Room count sheet Room sales recapitulation 8ouse 9ount :nformation Brosur ( Rate Sheet Breakfast 9oupon
;elcome drink coupon
<3pected rri7al =ist
Reser7ation Slip
E. PROSEDURE PENANGANAN TAMU
!. PR>S
reser7asi
sebelumnya. d. 2anyakan kepada tamu keinginan dan kebutuhan yang diperlukan selama menginap di hotel. e. "engecek kamar yang diperlukan tamu pada room rack. f. 2awarkan kamar sesuai dengan yang diinginkan tamu, jelaskan pula fasilitas dan harga kamar secara lengkap. g. 2anyakan dengan jelas nama tamu untuk kejelasan dalam pengucapan dan penulisanya. h. "intalah tamu untuk mengisi registration form. i. 2entukan kamar sesuai keinginan tamu. j. Selanjutnya petugas mengisi kolom nomor kamar, jumlah orang, ta3 ( ser7ice, harga kamar dan inisial petugas. k. 2anyakan metode pembayaran yang digunakan dan permintaan khusus selama menginap di hotel. l. 9ek ulang apakah kamar sudah siap digunakan. m. Berikan informasi mengenai fasilitas dan produk hotel yang tersedia. n. Bacakan dan jelaskan dan jelaskan kartu tamu kepada tamu. :nformasi yang terdapat didalamnya adalah guest name, room number, arri7al and departure date, room rate, guest signature. o. Panggilah bellboy untuk mengantar tamu ke kamar serahkan kartu dan kunci kamar ke bellboy. p. "engucapkan salam istirahat sebagai kegiatan akhir registrasi. @. Setelah tamu menuju ke kamar, selanjutnya petugas mengisi dan melengkapi formulir kedatangan, daftar , guest bill, dan room rack slip. #. PR>S
c. 2anyakan
kepada
tamu
apakah
telah
membuat
reser7asi
sebelumnya. d. Aika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee etter 06=1, atau tra7el agent e. "engisi registration form dengan cara meminjam identitas tamu yangdapat berupa passpor, /2P, S:" f. "enyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas penting g. "emberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanya h. Panggilah bellboy untuk mengantar tamu ke kamar serahkan kartu i. j.
dan kunci kamar ke bellboy. "engucapkan salam istirahat sebagai kegiatan akhir registrasi. Setelah tamu menuju ke kamar, selanjutnya petugas mengisi dan melengkapi formulir kedatangan, daftar , guest bill, dan room rack slip
F. PRODUCT KNOWLEDGE
Pengetahuan produk yang akan di tawarkan kepada tamu merupakan keharusan untuk di kuasai oleh receptionis. Dengan latihan pengalaman , akan tercipta keterampilan salesmanship, sehingga terjadi efisiensi dalam proses penjualan kamar. Berikut product knowledge yang harus dikuasai seorang receptionist. !. Room 9harges Receptionist harus mengetaui dan memahami harga kamar yang di tawarkan untuk harga kamar umum dan harga kamar spesial , seperti tra7el agent, dan harga untuk kontrak lain.
#. 8otel 4act Sheet Receptionist harus
mengetahui
informasi e7ent
tentang yang
akan
datang dan sedang di selengarakan di hotel. 4asilitas dan berbagai kegiatan yang ada di area hotel, seperti jumlah kamar, jenis restaurant, jenis meeting room dan tempat lainnya.
$. 6uest Room Sie and Rate Reception harus mengetahui dan mengetahui jenis kamar atau ukuran kamar yang di miliki, lokasi tipe jenis kamar, pemandangan yang di miliki untuk setiap jenis kamar ,jenis nama atau ruangan yang di sewakan
seperti ballroom, meeting
room, bussines room. %. 9heckout 2ime and late 9heckout 2ime Receptionist harus mengetahui waktu keberangkatan tamu 0checkout time1 yang di berlakukan hotel
sehingga
mampu
meninjaklanjuti
pada
kasus tamu yang telambat atau melebihi dari waktu keluar kamar.
DAFTAR PUSTAKA
Cunita. #!#. &engertian Reception http55yunitasmk%yk.blogspot.co.id5#!#5!5layanan-reception.html. Diakses pada #& September #!'.
S":P. #!!. &eran dan Fungsi Reception http55smipusi.blogspot.co.id5#!!5!5bagian-reception-reception-section.html. Diakses pada #& September #!'.
2ika. #!%. &eralatan Reception http55hotelakomodasi.blogspot.co.id5#!#5!#5receptionE!+.html. Diakses pada #& September #!'. "unandar, ?aib. #!#. &rosedure &enananganan Walk-in Guest http55akomodasi-perhotelan.blogspot.co.id5#!#5!#5menangani-tamu-tiba-tanpareser7asiE$.html. Diakses pada #& September #!'. 4adila, Putri. #!%. &rosedure &enanganan ndividual Guest http55!#aph.blogspot.co.id5#!%5!!5penanganan-tamu-check-in-dan-check-out.html. Diakses pada #& September #!'.
4ebiana, Dinda. #!&. &roduct Kno'ledge
http55pariwisata!dindafebiana.blogspot.co.id5#!&5#5menyediakan-layananakomodasi-reception.html. Diakses pada #& September #!'
RUANG LINGKUP RECEPTION
KADEK APRELIA KARISMA YANTI 05 XII AP 3
SMK N 4 DENPASAR 2016
