ITSTB
Compilación de apuntes para la materia:
DISEÑO ORGANIZACIONAL
Unidad VI
Técnicas de organización
Lic. Angel Rodríguez Castillo
Periodo escolar Agosto 13 - Enero 14
Introducción
El presente trabajo, es una compilación de apuntes solo con fines didácticos, tomados de diferentes autores de Libros, Internet, artículos de revistas, y de experiencias propias. Dista mucho de ser un libro de texto, por lo que algunos temas posiblemente se repitan y en algunos casos no haya continuidad, por lo tanto el crédito corresponde a los autores de las fuentes de información que se listan al final de este texto, mismas que deberán ser consultadas por el alumno para conocer más sobre el tema.
TECNICAS DE ORGANIZACION Las técnicas de organización ayudan a la empresa a tener un efectivo control sobre las actividades y/o funciones que se deben de realizar. También ayudan a delimitar que los puestos no realicen más actividades de las que están a su cargo.
Tipos de técnicas de organización
Análisis de puestos
Organigramas
Diagramas de flujos
Diagramas de procedimientos
Manuales administrativos
Análisis de puestos El administrador de una pequeña, mediana, grande o microempresa, debe analizar las actividades que se van a desarrollar y determinar el numero de puestos que se ocuparan. El análisis de puestos es un proceso donde el analista debe listar los conocimientos, las habilidades y otras características que deben tener los empleados para poder desempeñar eficientemente el puesto, con el fin de que éstos cumplan tanto sus propias expectativas como las de la empresa. (Münch).
En el libro de Administración de pequeñas empresas menciona que “un administrador no debe seleccionar al personal basándose en su propio criterio sino que debe tomar en cuenta todas las habilidades con las que cuenta el personal para que tenga un mejor desempeño”. ����� ������
El contenido del análisis de puestos es:
Identificación del puesto: “contiene aspectos generales como son, el titulo del puesto, de
quien depende, de que departamento depende, contactos y posición en el
organigrama.
Descripción genérica: consiste en una definición breve y precisa de las actividades del puesto.
Descripción específica: consiste en una exposición detallada de las actividades que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado.
Requerimientos del puesto: es la enunciación precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto.
Perfil del puesto: es la especificación precisa de las características necesaria que una persona debe tener para desempeñar el puesto óptimamente, como son la edad, sexo, estado civil, rasgos físicos deseables, etc.”
Herramientas para el levantamiento de la información. Existen varios métodos mediante los cuales, vamos colectar la información, uno puede ser la entrevista, la observación directa y la observación indirecta. Algunos ejemplos de cuestionario, se presentan a continuación:
Cuadro No. 1. Cuestionario del Análisis del Puesto CUESTIONARIO DEL ANALISIS DEL PUESTO Instrucciones: Lea con atención y conteste cada una de las siguientes preguntas, t omando en consideración su situación como trabajador de esta empresa. A. Identificación del puesto Nombre del puesto__________________________________________________________ ¿De que depto. o sección depende?_____________________________________________ Puesto de su jefe superior____________________________________________________ ¿Cual es su jornada normal de trabajo en este puesto? De___hrs. a_____hrs. ¿Con que otros deptos. Mantiene contacto?_____________________________ B. Descripción genérica Describa en forma general las actividades que realiza en este puesto _________________ _________________________________________________________________________ C. Descripción especifica Enliste las actividades que se realizan en el puesto y especifique con que frecuencia o en que periodo se llevan a cabo. Actividad Días Semanas Meses Eventuales
D. Requerimientos del puesto Señale que requisitos deben cumplirse para este puesto Escolaridad: Primaria ( ) Secundaria ( ) Bachillerato ( ) Experiencia: ¿Que tiempo se requiere?__________________________________________________ Requisitos físicos y mentales: Señale que esfuerzos mentales y/o visuales se requieren en el puesto________________ ______________________________________________________________________ E. Perfil del puesto ¿Que perfil debe cubrir el trabajador para ocupar este puesto? Edad: ____ Sexo: ( ) femenino ( ) masculino ( ) no importa el sexo Estado civil: ( ) soltero ( ) casado ( ) no importa Rasgos físicos deseables: ___________________________________________ Características psicológicas deseables: _______________________________
Fuente: MÜNCH Galindo ( 2008), p. 152 – 153
Otra herramienta, es el formato para el levantamiento de actividades:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA INVENTARIO DE ACTIVIDADES ( 1 ) Escriba su nombre empezando por su apellido paterno. ( 2 ) Escriba el nombre de su puesto. ( 3 ) Ponga el horario en que normalmente trabaja. Ejemplo: De 8:00 a 15:00 Hrs. ( 4 ) Ponga el área a la que pertenece. Ejemplo: Recepción ( 5 ) Escriba el nombre de su jefe inmediato empezando por el apellido paterno. ( 6 ) Ponga la fecha de cuando llenó el formato. ( 7 ) Escriba el número de subordinados bajo su cargo y el nombre de cada puesto. Ejemplo: 2 intendentes, 1 jardinero ( 8 ) Escriba brevemente cuál es el objetivo general de su puesto. Ejemplo: Intendencia.Mantener las instalaciones limpias y en óptimas condiciones diariamente. ( 9 ) Anote la clave que corresponda a la frecuencia con que se lleva a cabo la actividad de acuerdo a la siguiente tabla: D = Diaria S = Semanal Q = Quincenal M = Mensual BM = Bimestral TM = Trimestral SM = Semestral A = Anual O = Otros (especificar) ( 10 ) Describa brevemente la actividad que desarrolla para cumplir el objetivo de su puesto. Ejemplo: “Barrer y limpiar el área de oficinas” ( 11 ) Anote el número de veces que realiza dicha actividad. Ejemplo: 6 ( 12 ) Anote los recursos que utiliza para realizar dicha actividad. Ejemplo: Agua, escoba, jabón, etc. ( 13 ) Anote el tiempo total que dedica a dicha actividad. Ejemplo: 15 min. por aula por 6 aulas = 1 hr. 30 min. Puede utilizar tantas hojas como crea necesario, anotando en la esquina superior derecha el número de hoja y la cantidad total. Ejemplo: HOJA 1 DE 3.
Diagramas de flujo Los diagramas de flujo son conocidos como graficas de flujo o flujogramas. Estos diagramas son utilizados para representar procesos que se tiene que seguir durante una operación. Los diagramas de flujo se pueden definir como “la representación simbólica y grafica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos, y los puestos de trabajo que intervienen en n procedimiento detallado” (Münch)
Importancia de los diagramas de flujo •
“Registra y transmite, sin distorsiones, su seguimiento, aplicación y evaluación referente al funcionamiento de las actividades de oficina representada en el procedimiento.
•
Ayuda a la sistematización de las actividades; destacando simbólicamente documentos, archivos, unidades de trabajo, etc.
•
Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades y evita su alteración arbitraria” .
Diagramas de flujo Los diagramas de flujo son conocidos como graficas de flujo o flujogramas. Estos diagramas son utilizados para representar procesos que se tiene que seguir durante una operación. Los diagramas de flujo se pueden definir como “la representación simbólica y grafica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos, y los puestos de trabajo que intervienen en n procedimiento detallado” (Münch)
Importancia de los diagramas de flujo •
“Registra y transmite, sin distorsiones, su seguimiento, aplicación y evaluación referente al funcionamiento de las actividades de oficina representada en el procedimiento.
•
Ayuda a la sistematización de las actividades; destacando simbólicamente documentos, archivos, unidades de trabajo, etc.
•
Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades y evita su alteración arbitraria” .
La importancia que tienen los diagramas de flujo es que dentro de una organización, equilibra el grado de autoridad y responsabilidad de cada puesto, así como también ayuda a conocer cuáles son los procedimientos que se han seguido para realizar las actividades.
Simbología utilizada en un diagrama de flujo Nombre
Símbolo
Función Representa el inicio y fin de un programa. También puede
Terminal
representar una parada o interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.
Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama
Conector entrada /
a través de un conector en la salida y otro conector en la
salida
entrada. Normalmente se le pone un número o letra, que debe ser el mismo del que conecta. Cualquier tipo de operación que pueda originar cambio de valor, formato o posición de la información almacenada en
Proceso
memoria, operaciones aritméticas, de transformaciones, etc. Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos
Decisión
(normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama
Conector misma página
a través de un conector en la salida y otro conector en la entrada. Se refiere a la conexión en la misma pagina del diagrama
Indicador de dirección o línea de flujo
Documento
Indica el sentido de la ejecución de las operaciones
Se utiliza para mostrar datos o resultados el llenado de un documento.
Tipos de diagrama de flujo
Lineales o verticales: “El flujo de las actividades va representado de arriba hacia abajo.
De bloque u horizontales: La secuencia de las actividades
va de izquierda a derecha,
representando en columnas diferentes áreas.
Panorámicos: En una sola hoja se presenta el proceso completo con dibujos y las áreas que intervienen pueden se representadas en columnas” (Münch)
Los diagramas de flujo, a través de su simbología, permiten una mayor simplificación del trabajo, combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para que exista una mejor circulación física, elimina las demoras y tiempos muertos, y logra hacer una mejor distribución de la planta.
Diagramas de proceso George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de procedimiento permiten: a) Una mayor simplificación del trabajo. b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física. c) Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso. d) Eliminar demoras e) Una mejor distribución de la planta.
Simbología En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes símbolos (de acuerdo con la OIT): Operación: Se dice que hay operación cuando algo está siendo creado, cambiado o añadido. Inspección: Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser alterado en sus
características. Transporte: Acto de mover de un lugar a otro. Espera o demora: Etapa en que algo permanece ocioso en espera de que algo acontezca. Almacenamiento: Cuando se almacena o archiva algo para ser guardado con carácter definitivo.
MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos son una importante herramienta de la administración porque le permite a la empresa, independientemente del giro o actividad a que ésta se dedique, sistematizar las funciones que hay dentro de la misma, así como también establece un adecuado canal de comunicación entre los subordinados y permite que éstos se instruyan sobre el buen funcionamiento de la misma.
Antecedentes de los manuales administrativos “Los manuales, como herramienta de la Administración, comenzaron a utilizarse durante la Segunda Guerra Mundial, debido a la necesidad de contar con personal más capacitado y que estos conocieran las formas de operar de una organización. Los primeros manuales fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, pero presentaba muchos defectos técnicos.”
Concepto de los manuales administrativos Con la creación de los manuales fue posible que la organización tuviera un control sobre las políticas que ésta manejara, estructura funcional, los procedimientos así como sobre el personal.
MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos son una importante herramienta de la administración porque le permite a la empresa, independientemente del giro o actividad a que ésta se dedique, sistematizar las funciones que hay dentro de la misma, así como también establece un adecuado canal de comunicación entre los subordinados y permite que éstos se instruyan sobre el buen funcionamiento de la misma.
Antecedentes de los manuales administrativos “Los manuales, como herramienta de la Administración, comenzaron a utilizarse durante la Segunda Guerra Mundial, debido a la necesidad de contar con personal más capacitado y que estos conocieran las formas de operar de una organización. Los primeros manuales fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, pero presentaba muchos defectos técnicos.”
Concepto de los manuales administrativos Con la creación de los manuales fue posible que la organización tuviera un control sobre las políticas que ésta manejara, estructura funcional, los procedimientos así como sobre el personal. Algunos autores definen al manual de la siguiente forma: Agustín Reyes Ponce. Un manual es una serie de elementos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano para la empresa. George Ferry. Un registro inscrito de información e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo. “Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas”. Los manuales son un valioso instrumento para la organización, por que son rutas que deben seguir los subordinados de una empresa para poder cumplir con los objetivos de la misma, de manera sistemática y oportuna.
Objetivos de los manuales administrativos Los objetivos de un manual administrativo es el de ser un medio de comunicación para la toma de decisiones, así mismo precisa las funciones de cada departamento que la conforma, con el fin de definir responsabilidades, evitar la duplicidad de funciones. De acuerdo con Gómez Ceja: los objetivos de un manual son:
“Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de las funciones con el fin de evitar la repetición de las instrucciones.
Determinar la responsabilidad de cada puesto respecto de la organización.
Servir como vinculo de orientación e información para toda la estructura de una organización”.
Clasificación de los manuales: Los organismos, tanto públicos y privados, elaboran manuales de acuerdo a sus necesidades y propósito que desean lograr. Los manuales se clasifican de la siguiente manera: Por su contenido:
De historia del organismo. De organización. De políticas. De procedimientos. De contenido múltiple. De adiestramiento o instructivo. Técnicos. Por función especifica:
De producción De compras De ventas De finanzas De contabilidad De personal Generales ( se ocupan de dos o mas funciones operacionales) Fuente: RODRIGUEZ (2002).
Los manuales son un elemento muy eficaz para la toma de decisiones en la administración y proporcionan la orientación precisa que requieren todo el personal que labora en la empresa A continuación, brevemente se explican cada uno de los manuales administrativos de acuerdo a su contenido (Gómez Ceja):
♦
Manual de historia del organismo: “su objetivo principal es mostrar información sobre la empresa, comienzos, logros, administración y posición actual” (Gómez).
♦
Manual de organización: “su propósito principal es expone de manera detallada, la estructura organizacional, la finalidad y función de cada elemento de la organización”
♦
Manual de políticas: “su objetivo es describir en forma detallada los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos”.
♦
Manual de procedimientos: “incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de las operaciones”.
♦
Manual de contenido múltiple: “es aquel que combina dos o mas manuales, ya que puede contener material diverso”.
♦
Manual de adiestramiento o instructivo: “su objetivo es explicar las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular”.
♦
Manual de técnicas: “es un manual de contenido múltiple que trata de los principios y técnicas de una actividad determinada”.
Los manuales se clasifican por su función específica en ������� ♦
Manual de producción: “su objetivo principal es dictar las instrucciones para coordinar el proceso de fabricación, es decir, la inspección, ingeniería industrial y el control de producción”.
♦
Manual de compras: “su objetivo es definir todas las actividades que se relacionan con las compras, y es de mucha utilidad para los compradores” (Rodríguez).
♦
Manual de ventas: “su objetivo es señalar los aspectos esenciales como son las políticas de ventas, procedimientos, controles”.
♦
♦
Manual de contabilidad: “señalan los principios y técnicas de la contabilidad Manual de finanzas: “son manuales que respaldan el manejo y la distribución de los recursos económicos en todos los niveles de la organización”.
♦
Manual de personal: “su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal”.
♦
Manuales generales: “son documentos que contiene información global de una organización según su estructura, funcionamiento y personal”. (Franklin).
EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Hoy en día muchas empresas, ya sean micro, medianas o grandes empresas, no cuentan con ningún documento que detalle la razón de ser de la empresa y mucho menos su estructura. Lo ideal seria que las empresas, contaran con un documento actualizado el cual detalle sistemáticamente cada puesto y funciones que realiza el mismo, con el fin de instruir a personal y evitar fuga de responsabilidades. Los manuales de organización exponen con detalle cual es la estructura organizacional de la empresa, señalando los puestos, la responsabilidad, el grado de autoridad de cada puesto, en fin todos estos aspectos, el cual ayuda a que la empresa sea más eficiente y productiva.
Concepto de manual de organización Un manual de organización es una técnica útil, para una organización ya que diseña una adecuada estructura organizacional, sistematizando teóricamente las relaciones de las partes que la componen, evitando duplicidad de mando, indisciplina, improductividad de trabajo y responsabilidad. “El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo”.(Rodríguez)
Objetivos de un manual de organización Los objetivos del manual de organización son: •
“Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
•
Evitar la repetición de instrucciones, así como la duplicidad de funciones o tareas a realizar.
•
Delimitar la responsabilidad de los puestos que integran a la estructura orgánica.
•
Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a la empresa”.
Importancia del manual de organización Para un administrador su tarea principal, es la de planear, organizar, delegar y controlar toda una secuencia de actividades con el fin de cumplir con los objetivos de la empresa. Sin embargo, es importante que cuente con una técnica tan importante como lo es un manual de organización, ya que permite a un trabajador de nuevo ingreso el poder incorporarse con mayor facilidad a una organización, sin que exista la necesidad de preguntar hacia quien se debe dirigir, o quien es su jefe, cuales son sus responsabilidades, etcétera. Es decir, el manual de organización, son de gran utilidad porque explica de forma detallada y precisa, todos los aspectos que hay dentro de la empresa lo cual permite que el personal se familiarice con la misma, con el fin de reducir los costos e incrementar la eficiencia.
Tipos de manuales de organización Los manuales de organización pueden clasificarse de la siguiente forma: •
Manuales generales de organización: “son aquellos que abarcan toda una empresa, por lo general contienen los antecedentes históricos de la empresa
•
Manuales específicos de organización: son aquellos que se ocupan de un departamento
Preparación del manual de organización Para preparar un manual se tiene que determinar que es lo que se desea alcanzar con su realización, cuales son los objetivos del organismo al crear un manual, y cuales serán los beneficios que esperan obtener.
Además de alcanzar los objetivos, y saber cuales son los beneficios que se esperan recibir, el manual debe ayudar a planear por escrito cuales serán estos, con el fin de ayudar a todo el personal para que cumplan con los objetivos�
Contenido del manual de organización El contenido de un manual de organización varía con el tipo y cantidad de material que desee detallar la empresa. Los apartados que debe contener un manual de organización son los siguientes: 1. Identificación 2. Índice o tabla de contenido 3. Introducción 4. Directorio 5. Antecedentes históricos 6. Base legal 7. Organigrama 8. Estructura funcional (Valencia)
Identificación Dentro de este apartado se debe incluir: •
“Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.
•
Titulo y extensión del manual (general o específico).
•
Niveles jerárquicos que comprende.
•
Lugar y fecha de la elaboración.
•
Numero de revisión, en su caso
•
Unidades responsables de su elaboración”
Índice o tablas de contenido “Es una relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento”. Para desarrollar un índice o tabla de contenido de un manual de organización debe contener:
“Proporcionar detalles. No debe limitarse a enunciar los encabezados de las secciones, sino que debe incluir conceptos de cada sección.
Dar referencia apropiada para cada elemento, ya sea numérica o alfanumérica y colocarlas en la izquierda, para que los usuarios puedan enlazar fácilmente los conceptos” (Rodríguez).
Introducción “Consiste en una explicación detallada de lo que es el documento, mencionando el origen de la elaboración y propósitos básicos que se pretenden cubrir con el manual” (Gómez). “Es importante que la introducción sea breve, indicando como a los usuarios como debe de usarse. Deben mencionarse los objetivos, el ámbito de aplicación del manual, quien dio autorización para realizar el manual” (Rodríguez).
Directorio “Documento en el que constan los nombres y los puestos de las personas comprendidas en el manual, pueden adicionarse, teléfonos, correos electrónico y horario de atención” (Franklin).
Antecedentes históricos “Breve descripción histórica de la empresa. Debe contener el origen (causas que dieron lugar a su creación) y desarrollo (señalar modificaciones que se hayan efectuado en cuanto a estructura, funciones, etc).”(Rodríguez)
Base legal “El apartado contiene una lista de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades”.
Organigrama
“En este apartado se debe representar gráficamente la estructura orgánica, y reflejar de manera esquemática la posición de las unidades administrativas que componen a la organización”. 01 Consejo universitario
02 Rector
03 Secretario General
30
40
50
60
Fuente: Libro Como elaborar y usar los manuales administrativos RODRIGUEZ (2002)
Estructura funcional “Es la especificación de las tareas y/o actividades de cada uno de los cargos contenidos en la estructura orgánica” (Rodríguez). En la presentación de las funciones deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:
“Que los títulos de las unidades y/o cargos correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.
Que sigan el orden establecido en la estructura.
Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo”.(Franklin)
Bibliografía. MÜNCH Galindo Lourdes (2008) Fundamentos de administración, México, Ed. Trillas, 8ª Edición GOMEZ Ceja Guillermo (2004) Planeación y organización de Empresas, México, Ed. McGraw Hill, 8ª Edición RODRIGUEZ Valencia, Joaquín (2002) Como elaborar y usar los manuales administrativos, México, Ed. Thompson Internacional FRANKLIN Benjamín, Enrique (2008) Organización de Empresas, México, Ed. McGraw Hill, 2ª Edición.
