GERÊNCIA DE PROJETO – UTILIZAÇÃO DO MS PROJECT FORMATAÇÃO INICIAL 1. 2. 3. 4.
Abra o MS Project Project e acione: acione: PROJETO PROJETO / INFORMAÇÕES INFORMAÇÕES SOBRE SOBRE O PROJETO PROJETO Altere Altere a da data ta de de in iníci ícioo do projet projeto o para para dd/ dd/mm/ mm/aaa aaaa. a. Acompanhament Acompanhamento o na forma forma – Agendar Agendar a Partir – data de inicio inicio do projeto projeto No Menu FERRA FERRAMENTAS MENTAS /ALTERAR /ALTERAR O PERIODO PERIODO DE TRABALH TRABALHO, O, com cursor no dia escolhido, assinale como feriado PERIODO DE FOLGA
LANÇAMENTO DAS TAREFAS /ATIVIDADES QUE COMPÕE O PROJETO 5. Estando no Menu EXIBIR EXIBIR /GRÁFICO /GRÁFICO DE GANTT, GANTT, insira insira as seguinte seguintess tarefas tarefas e duração. Nome da tarefa Nome da tarefa Nome da tarefa Nome da tarefa Nome da tarefa Nome da tarefa
TAREFA A TAREFA B TAREFA C TAREFA D TAREFA E TAREFA F
duração = 2 dias duração = 3 dias duração = 3 dias duração = 4 dias duração = 3 dias duração = 3 dias
6. Faça o vínculo vínculo entre entre as tarefas tarefas (ligaçõe (ligaçõess – dependências) dependências) TI =TERMINO-IN =TERMINO-INICIO, ICIO, selecionando as tarefas e “clicando” na ferramenta VINCULAR (2 elos de corrente) 7. Inserir uma ETAPA que agrupará tarefas, denominada ETAPA 1 que terá como tarefas, TAREFA A TAREFA B TAREFA C da seguinte maneira a) Com o cursor cursor na linha 1- INSERIR/NOVA TAREFA e b) Selecionando-as e clicando na ferramenta RECUO identificada por – seta => 8. Inserir Inserir uma nova ETAPA ETAPA,, denominada denominada “ETAPA “ETAPA 2” ( que terá terá como como tarefas tarefas TAREFA TAREFA D, TAREFA E e TAREFA F. 9. Inserir Inserir uma tarefa tarefa Mileston Milestone e (marco) (marco) com com duração duração = 0 (zero) (zero),, denominada denominada TERMINO DO PROJETO, fazendo o vínculo (TI) selecionando-a com a última tarefa, TAREFA F. 10. Através do MENU INSERIR / TEREFA RECORRENTE, insira uma tarefa periódica denominada REUNIÃO, e assinale “TODAS AS 2AS FEIRAS”. 11. Clicando na figura (Sinal de +), haverá o desdobramento das reuniões em todas as 2as feiras durante o período do projeto. projeto. Identificar cada reunião Por exemplo – INICIO, AVALIAÇÃO DO ANDAMENTO - REUNIÃO DE AVALIAÇÃO PRE FINALIZAÇÃO. 12. INSERIR ANOTAÇÕES – Clicando 2 vezes sobre a tarefa REUNIÃO “INICIO” e simulando uma pauta de reunião digitar “avaliar processo e lançar custo” custo” 13. Para que se ganhe em termos de prazo, avaliar tarefas que não necessitem necessitem aguardar término da tarefa anterior (TI). (TI). Ex: Alterar vínculo da Tarefa D e E. E. Quando a Tarefa D, estiver com 50% executada, posso iniciar E. Então com o cursor na TAREFA E, clicando 2 vezes, na opção INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA/ PREDECESSORAS, digitar – 50% no campo RETARDO. Clicar em OK (Verifique, que houve um ganho em prazo). Como retardo podemos antecipar por ex:1 dia, dia, postergar 1 dia, ou % (-1 dia, + 1 dia, dia, - 30%, + 30%).
CADASTRAMENTO DOS RECURSOS A SEREM UTILIZADOS 14. Estando no Menu EXIBIR/PLANILHA DE RECURSOS – TABELA TABELA – ENTRADA, cadastre os seguintes recursos (Rec1, Rec2, Rec3, Rec4), 1 em cada linha. Estes são nomes das pessoas, ou cargos, funções, que vão executar as tarefas. 15. “Clicando” 2 VEZES VEZES sobre o nome de cada recurso, ou no campo correspondente incluir valores horas para contabilização dos custos.
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Rec1 Rec2 Rec3 Rec4
taxa padrão taxa padrão taxa padrão taxa padrão
30,00 20,00 10,00 10,00
acumular acumular acumular acumular
RATEADO RATEADO INICIO FIM
16. Retornando ao menu (EXIBIR/GRÁFICO DE GANNT-TABELA -ENTRADA) 17. Reposicionar as barras, deixando o cronograma totalmente visível . 18. Atribuir os recursos nas tarefas em que vão trabalhar, seguindo os seguintes passos: Com o cursor na TAREFA A “ clicar na ferramenta (“duas carinhas”), ATRIBUIR RECURSOS, e atribuir UNID. MÁXIMAS – 100% - Qte de recursos -> 1 profissional tempo integral = 100%. 1 profissional metade do tempo = 50% TAREFA A 1 REC1 (100%) TAREFA B 1 REC2 (100%) TAREFA C 1 REC3 (100%) TAREFA D 1 REC4 (100%) § § § §
SALVAR LINHA DE BASE - CRIANDO BARRAS PARA PREVISTO E REAL. 19. No menu FORMATAR /ASSISTENTE DE GRÁFICO DE GANNT- assinalar LINHA DE BASE. Em seguida no menu FERRAMENTA,opção CONTROLE/ SALVA LINHA DE BASE e clicar em OK. Verificar a formatação de 2 barras horizontais no cronograma.
ANDAMENTO DO PROJETO – ATUALIZAÇÃO E ACOMPANHAMENTO 20. Até o momento, simular atualização do andamento das tarefas. TAREFA A = 95% TAREFA B = 100% TAREFA C = 60% TAREFA D = 10% Clicar 2 vezes sobre a TAREFA, e na janela, INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA opção GERAL, campo PORCENTAGEM CONCLUIDA – digitar a porcentagem (%) correspondente. § § § §
21. Mantendo no menu EXIBIR /GRÁFICO DE GANNT – TABELA/ RESUMO, com o cursor na barra divisória deslocar cronograma para a direita, e verificar o CAMPO % CONCLUIDA, para cada etapa, e cada tarefa. 22. Mantendo no Menu EXIBIR - TABELA / CUSTO, verificar CAMPO CUSTO REAL 23. Verificar que para a tarefa com forma de acumular custo: RATEIO - O custo acompanha a % de execução = Qte de horas por dia x dias x custo hora. INICIO – Ao ser lançado qualquer %- exemplo 1%, o custo total será contabilizado FIM - Somente ao lançarmos no campo % concluída – 100% - é que o custo será contabilizado. O campo CUSTO POR USO- na Planilha de Recursos, refere-se a uma despesa fixa, por exemplo de contratação de um equipamento, para execução da tarefa.
