INSTRUMENTE SOFTWARE PENTRU PROIECTE DE MARKETING Unitate Invatare
Cuprins
Definirea şi salvarea unui nou proiect utilizând Microsoft Project 2013 Modalităţi de lucru în cadrul unui proiect de tip Microsoft Project 2013
Setare datei de inceput si sfarsit a proiectului
Setarea informatiilor generale (unitate monetara, timp de lucru, etc.)
Setarea calendarului proiectului
Tipuri de sarcini
Dependente
Restrictii
Memento pentru termene limita
Cuprins
Definirea şi salvarea unui nou proiect utilizând Microsoft Project 2013 Modalităţi de lucru în cadrul unui proiect de tip Microsoft Project 2013
Setare datei de inceput si sfarsit a proiectului
Setarea informatiilor generale (unitate monetara, timp de lucru, etc.)
Setarea calendarului proiectului
Tipuri de sarcini
Dependente
Restrictii
Memento pentru termene limita
1. Def efin iniire rea a şi salvarea unui nou proiect utilizând Microsoft Project 2013
Soluţia Microsoft Project (MS Project)
Permite integrarea proceselor de management specifice proiectelor cu analiza de business, atât de necesară unei companii pentru a fi competitivă pe piaţă.
Această soluţie furnizează funcţionalităţi extinse pentru managerii de
proiect care doresc să îmbunătăţească programarea activităţilor şi a capacităţilor de planificare a resurselor.
Microsoft Project 2013
instrument puternic menit să ajute
organizaţiile în prioritizarea invesţiilor şi optimizarea resursele
alocate, să permită câştigarea controlului asupra activităţilor desfăşurate şi să vizualizeze performanţa obţinută prin utilizarea
unor puternice şi sugestive tablouri de bord.
Crearea unui proiect MS Project 2013
Se poate realiza printr-una din următoarele variante:
Meniul File
New
Blank Project
Un nou proiect se poate crea şi pe baza unui fişier existent de tip MS Excel sau MS SharePoint.
Meniul File
New
New from Excel workbook
File
New
New from SharePoint Tasks List
Un proiect se poate deschide şi pe baza unor şabloane sau template-uri predefinite de tip Planners, Schedules, etc.
Crearea unui nou proiect utilizând MS Project 2013
Fereastra Microsoft Project 2013
Permite planificarea unui nou proiect prin utilizarea celor cinci meniuri ale Ribbon-ului:
Task Resource Report Project View Format
Modul implicit de vizualizare al unui proiect este cel al Diagramei Gantt (Gantt Chart) prin: descrierea activităţilor /task-urilor şi a resurselor alocate acestora în partea din stângă a ferestrei ( Table area) vizualizarea eşalonării în timp a acestora în partea dreaptă a ecranului (Timescale Gantt Chart ).
Fereastra Microsoft Project 2013
Salvarea unui proiect MS Project
Se realizează tot prin intermediul meniului File
Save As
Formatul standard al fişierului de tip proiect cu extensia implicită “.mpp” (Microsoft Project Plan) se salvează în folderul dedicat. Proiectul se poate salva sub diverse forme, inclusiv ca template, fişier PDF sau XML, sub formele anterioare ale Microsoft Project 2000-2003 sau Microsoft Project 2007.
2. Modalităţi de lucru în cadrul unui proiect de tip Microsoft Project 2013
Setarea datei de început/sfârşit a proiectului 11
1
2
3
Setarea informaţiilor generale FILE
OPTIONS
Secțiunea General – furnizează informații generale despre tipul operației sau al diagramei implicite care va fi afișată în momentul deschiderii aplicației și a generării
unui nou proiect (diagrama Gantt). Se poate seta modul de afișare al datei calendaristice. Secțiunea Display – furnizează informații despre: calendarului folosit (implicit se folosește tipul calendarul Gregorian), se setează unitatea monetară și simbolul folosite pentru buget și numărul de zecimale. se stabilește care vor fi coloanele implicite care vor apărea în secțiunea tabelelor de lucru a diagramei Gantt (Table Area) și care dintre ele vor fi editabile.
Setarea informaţiilor generale FILEOPTIONS
Secțiunea Schedule – setează prima zi a săptămânii de lucru, luna de începere a anului fiscal, calendarul standard de la 8 AM la 5 PM cu 1h pauza, de zile numărul de ore lucrătoare pe zi, pe săptămână, număr lunare, etc. De asemenea, se stabilește cum sunt vor fi introduse noile taskuri, cum se introduce munca desfășurată (de exemplu, în ore lucrătoare) și cum se calculează durata muncii (de exemplu, în zile lucrătoare)
Secțiunea Advanced – permite setarea unui cost standard/oră la nivelul întregului proiect, precum și al
unui cost al orelor suplimentare ca urmare a supraalocării unor resurse umane.
15
Setarea calendarului proiectului
Setarea calendarului proiectului 16
Definirea unui calendar nou Setarea timpului de lucru Adaugrea zilelor nelucrătoare (sărbători legale şi ale excepţii în calendarul de lucru) Crearea zilelor de tip excepţie (parţial nelucrătoare)
Setarea noului calendar ca fiind calendarul proiectului
17
Definirea functionalitatilor din meniurile aplicatiei MS Project
Meniul Task
Permite planificarea şi gestionarea task-urilor organizate şi conectate între ele prin legături din punct de vedere al ordinii şi importanţei. Grupul de opţiuni Insert permite crearea de:
activităţi simple sau recurente în cadrul unui proiect (Task ) activităţi grupate pe faze principale prin defalcarea în mai multe subactivităţi sau subtask-uri (S ummary )
repere de referinţă ( Milestone)
Concepte de baza
Definirea activităților proiectului:
Activitatea - element de muncă, efectuat în timpul derulării proiectului, a cărui executare poate fi încredințată unui sau mai multor membri ai echipei.
Termenul de sarcină (task) - în general, sinonim cu activitatea, cu toate acestea în multe aplicații, activitățile sunt considerate ca fiind subdivizate în mai multe sarcini.
Inserarea unei sarcini principale si a unei sub-sarcini Inserarea unui sarcini simple: Meniul Task grupul de optiuni Insert Task Inserarea unui activitati principale cu o sub-sarcina: Meniul Task grupul de optiuni Insert Summary
Sarcină recurentă – Recurring Task
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
Sarcini programate automat (Automatic Scheduled Tasks).
MS Project ataşează o durată de 1 zi fiecărui task nou introdus. Semnul de întrebare indică faptul că este o durata estimată
Sarcini programate manual (Mannualy Scheduled Tasks). Manually Schedule (desemnate prin pictograma P ushpin) nu se vor muta în timp decât cu excepţia cazului explicit când se precizează acest lucru
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
Sarcini centralizatoare (Summary Tasks) - reprezintă un task principal, de bază, constituind sumarul subtaskurilor care îl compun. Meniul Task grupul de opţiuni Insert Summary Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se realizează din meniul Format
Summary Tasks
Pentru a crea un Summary Task este suficient să ne plasăm pe task-ul imediat următor şi să-I stabilim de Schedule ierarhie inferioară prin optiunea Task Indent Task
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
Repere de referință (milestone)
Sarcinile trebuie să fie asociate cu repere de referință (milestone).
sunt evenimente intermediare importante care survine în cursul unei realizări, asociate cu obținerea unui rezultat important sau cu o analiză de stadiu, caracterizată drept critică, de exemplu, terminarea unei faze a proiectului, furnizarea unui raport final, recepția unui echipament, etc.
Task-urile nou create au o durata default de 1 zi. Pentru a crea un task milestone, durata acestuia trebuie sa fie 0 (zero), deoarece nu presupune nici un fel de munca. Task-urile milestone sunt reprezentate grafic printr-un romb: ♦
Tipuri de sarcini în Microsoft Project
O alta metoda de stabilire a milestone-urilor este sa bifa ţi optiunea “Mark Task As Milestone” din tab-ul “Advanced” al casetei de dialog “Task information”, doar daca se doreste sa se faca milestone un task cu durata mai mare de zero zile.
Tipuri de dependenţe
Ordinea cronologică în care se desfăşoară task-uri se numeşte secvenţă. Legătura între un task precedent şi unul successor poată numele de dependenţă ( predecessors). Astfel se controlează data de final a unui task cu data de început a următorului task de care este dependent.
Dependențele logice dintre activită ți pot fi definite utilizând o diagramă
Tipuri de dependenţe
Cea mai utilizată dependenţă este cea de tip Finish to Start (FS)
Task2 nu poate începe decât dupa terminarea activitatii Task1. Intre ele poate exista un lag (intarziere) de cateva zile, ore, etc.
Tipuri de dependenţe • Microsoft Proiect creează o legătură in mod implicit o
dependenta de tip Finish-to-Start prin actionarea comenzii Link Tasks din Meniul Task –> Schedule. • Anularea dependentei se face prin acţ ionarea comenzii Unlink Tasks
Tipuri de dependenţe
Dependenţă Star – to – Start (SS) Task2 poate să inceapa in paralel cu Task1 sau decalat cu un număr de zile.
Tipuri de dependenţe • Dependenţă Finish – to – Finish (FF) • Task2 nu se poate termina decât o data cu Task1. Se
finalizeaza simultan. • Daca lag-ul dintre cele doua activitati este >0 Task2 se poate finaliza mai tarziu, daca lag-ul este negativ (lead time), Task2 se poate finaliza mai devreme.
Tipuri de dependenţe
Dependenta Start – to – Finish (SF)
În cazul în care data de începere a Task1 determină data de finalizare a Task2. Acesta este modul în care creați programarea just-in-time. De exemplu, dacă o sarcină este nevoie sa se termine inainte de un milestone sau de data de sfarsit a proiectului, dar nu contează exact când, puteți crea o dependență SF între activitatea pe care doriți sa o programati la timp (predecesorul) și sarcina conexa (succesorul). În lumea reală de tipul de dependență SF apare mai putin frecvent fata de celelalte tipuri de dependențe.
Stabilirea restricţiilor Sunt constrangeri aplicate sarcinilor pentru a impune restricţii cu privire la modul în care datele de început şi sfârşit ale sarcinilor sunt calculate. Se seteaza din meniul Task – grupul de optiuni Properties - Information Utilizati optiunea Deadline impreuna cu As soon as possible in locul optiunii Must Finish On
Stabilirea restricţiilor Restricţii flexibile - opţiunea implicită a programului As Late As Possible: Programează activitatea cât de târziu este posibil, fără a decala activitățile ulterioare. Nu utilizează date de restricție. As Soon As Possible: Programează activitatea pentru a începe cât de curând este posibil. Nu utilizează date de restricție. Restricţii semi-flexible – un task trebuie sa nu inceapa sau sa se termine mai devreme sau mai tarziu de o data definită
de utilizator
Finish No Earlier Than: Programează activitatea pentru a se
termina la data restricției sau după aceasta. Finish No Later Than: Programează activitatea pentru a se termina la data restricției sau înainte de aceasta. Start No Earlier Than: Programează activitatea pentru a începe la data restricției sau după aceasta. Start No Later Than: Programează activitatea pentru a începe la data restricției sau înainte de aceasta.
Stabilirea restricţiilor
Restricţii inflexibile - un task trebuie inceapa
sau sa se termine la o anumita data precizata de utilizator
Must Finish On: Programează activitatea pentru a
se termina la data restricției. Odată selectată, nu va mai fi posibilă mutarea activității pe scala de timp. Must Start On: Programează activitatea pentru a începe la data restricției. Odată selectată, nu va mai fi posibilă mutarea activității pe scala de timp
35
Setarea unui memento pentru termene limită (deadline remainders)
Memento pentru termene limită 36
În unele cazuri, în loc de definirea unei constrângeri referitoare la dată (care poate restricţiona programarea într-un mod care nu este necesar), se poate utiliza un memento sau un obiectiv către care să se mute programarea. Memento-urile pentru termene limită sunt utilizate pentru ţine evidenţa datelor de finalizare a sarcinilor, fără a bloca programul cu o constrângere inflexibilă. Un termen limită apare ca un idicator în diagrama Gantt, ca un obiectiv, dar nu afectează programarea sarcinilor. MS Project actualizează programarea după cum este necesar, ţine evidenţa termenelor limită şi afişează simbolul în coloana indicator dacă sarcina este finalizată după termenul său limită.
Meniul Task
Grupul de opţiuni View permite alegerea modului de vizualizare al taskurilor, având selectată implicit modul de vizualizare Gantt Chart. Prin intermediul acestui meniu se pot efectua operaţii de copiere, formatare şi lipire a task-urilor şi permite vizualizarea detaliilor despre acestea. În grupul de opţiuni Properties casetele Task Information şi Display Task Details afişează informaţii detaliate despre starea task-ului, modul de programare manual sau automat, durata de desfăşurare, resursele alocate, etc.
