CONTROLADORIA
1 de 325
164
1
SISTEMA R/3 – INTRODUÇÃO INTRODUÇÃO............................. ........................................... ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 12 1.1 MANDANTE (CLIENT) ............................ ........................................... ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 12 1.2 IDIOMA DO SISTEMA .............................. ............................................. ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 13 1.3 ACESSO DIRETO À TRANSAÇÃO (COMMAND FIELD ) .............................. ............................................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 13 1.4 MASTER DATA – DADOS MESTRES ............................ .......................................... ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 13 1.4.1 Cadastro Cadastro de clientes clientes............................ .......................................... ............................... ............................... ............................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 13 1.4.2 Cadastro Cadastro de materiais materiais............................... ............................................. ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ......................... ........... 14 1.5 CONSULTAS E RELATÓRIOS ............................ ........................................... ............................... .............................. ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 14
2
MENU PRINCIPAL PRINCIPAL ............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ......................... ........... 15 2.1 MENU SISTEMA (SYSTEM) ............................. ........................................... ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ......................... ........... 15 2.1.1 Abrir/ Fechar Janela (Create / End Session).................... ........... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... ..................... ............... ... 15 2.1.2 Especificações do Usuário (User Profile) .................... .......... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ...................... .......... 15 2.1.2.1 2.1.2.2
Manter, Manter , Definir Defi nir e Eliminar Dados (Hold, Set and Delete Delet e Data) .................................................................................. ................................................................................................ .............. 15 Dados Próprios Próp rios (Own Data) ............................................................................... ......................................................................................................................................................... ..........................................................................15
2.1.3 Serviços (Services) .................... .......... ..................... .................... .................... .................... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 16 2.1.3.1 2.1.3.2 2.1.3.3 2.1.3.4 2.1.3.5 2.1.3.6 2.1.3.7 2.1.3.8 2.1.3.9 2.1.3.10 2.1.3.1 0 2.1.3.11 2.1.3.12 2.1.3.1 2 2.1.3.13 2.1.3.1 3
Reporting Reporti ng ................................................................................ ......................................................................................................................................................................... ....................................................................................................... .............. 16 Quickviewer Quickvi ewer (Abap Query Quer y (Bc-Srv-Que)) (Bc-Sr v-Que)) ....................................................................................... .................................................................................................................................. ...........................................16 Controle Control e de Saída (Output (Outpu t Controller) Contro ller) .......................................................................... ........................................................................................................................................ ..............................................................16 Atualização Atualiz ação de Tabelas Tabela s (Table Maintananc Main tanance) e) ................................................................................ ............................................................................................................................. .............................................16 Batch Input ......................................................................................... .................................................................................................................................................................................... ...........................................................................................17 Entrada Entrad a Rápida Rápid a (Fast Entry) ???????? ???? ??????...................................................................................................................................... ??...................................................................................................................................... 17 Entrada Entrad a Direta (Direct (Direc t Input) ......................................................................................... ....................................................................................................................................................... ..............................................................18 CATT (Computer (Compu ter Aided Test Tool (BC-CAT) (BC-C AT) ??????? ??? ???????? ???? ....................................................................................... ..................................................................................................... .............. 18 Jobs................................................................................................................................................................................................. Jobs................................................................................................................................... ..............................................................18 Filas ................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................... ...........................................................................................18 Serviços SAP (SAP Services).................................................................................... Services) .................................................................................................................................................. ..............................................................1 8 Agenda Agend a (Appointment (Appo intment calendar) calen dar) ............................................................................... ............................................................................................................................................. ..............................................................18 Business Busin ess Workplace Workp lace ....................................................................................... ................................................................................................................................................................. ..........................................................................18
2.1.4 Utilitários Utilitários ................... ................................... ............................... ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ......................... ........... 19 2.1.4.1 2.1.4.2 2.1.4.3 2.1.4.4 2.1.4.5 2.1.4.6 2.1.4.7 2.1.4.8 2.1.4.9
Depuração Depura ção de Telas (Debug (Debu g Screen).............................................................................................................................. Scree n)............................................................................................................................................ .............. 19 Depuração Depura ção ABAP/4 (Debug (Debu g ABAP) ................................................................................................ ........................................................................................................................................... ...........................................19 Depuração Depura ção Sistema (Debug (Debu g System) Syste m) ................................................................................................ ........................................................................................................................................... ...........................................19 Consumo Consu mo de Recursos Recur sos (Resource (Reso urce Usage) ....................................................................................... .................................................................................................................................... .............................................19 Fila automática processamento síncrono(Autom.queue syncronous processing) ............ .................. ............ ............ ............ ............ ........... ........... ............ ........... .......... .....19 Exibição Exibiç ão de performanc perfo rmancee (Performan (Perf ormance ce display) displa y) .............................................................................................. ........................................................................................................................ .......................... 19 Trace performanc perf ormanc e .............................................................................................. ........................................................................................................................................................................ ..........................................................................20 Análise de tempo de execução execu ção (Runtime (Run time analisys) analis ys) ........................................................................ ..................................................................................................................... .............................................20 Exibir Verificação Verifi cação de Autorizaçã Autor izaçãoo (Display (Disp lay authorizati author ization on check) chec k) .............................................................................. ............................................................................................ .............. 20
2.1.5 Lista (List)............................. ........................................... ............................. ............................... .............................. ............................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 20 2.1.5.1 2.1.5.2 2.1.5.3 2.1.5.4 2.1.5.5
Imprimir (Print) (Prin t) .................................................................................. ............................................................................................................................................................................. ...........................................................................................20 Procurar(Fin Procur ar(Find) d) .................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ...........................................................................................20 Gravar(Save) Gravar( Save) .......................................................................... ................................................................................................................................................................... ....................................................................................................... .............. 20 Enviar(Send Enviar (Send))....................................................................................... .................................................................................................................................................................................. ...........................................................................................21 Título da Lista (List header) head er) ............................................................................... ......................................................................................................................................................... ..........................................................................21
2.1.6 Serviços Serviços para objeto ............................. ............................................. .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 21 2.1.7 Histórico Histórico do objeto .................... ................................... ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ............................ ......................... ........... 21 2.1.8 Ordens spool próprias (Own spool request) .................... .......... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 21 2.1.9 Jobs próprios (Own jobs).................... jobs)................................... ............................... .............................. ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ .............. 21 2.1.10 Mensagem breve (Short message).................... ........... .................... .................... ..................... ....................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 21 2.1.11 Status............... Status............................. ............................... ............................... ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 21 2.1.12 Logoff............................ ............................................ ............................... ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 21 2.2 AJUDA (HELP) ............................. ........................................... .............................. .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 21
3
BARRA DE FERRAMENTAS PADRÃO (STANDARD TOOL BAR) ..................... .......... .................... .................... .................... ..................... ...................... .......... 22
4
BARRA DE TÍTULOS TÍTULOS (TITLE (TITLE BAR)............................ .......................................... ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ......................... ........... 23
5
BARRA DE STATUS ............................ .......................................... ............................. ............................... .............................. ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 23
6
BARRA DE FERRAMENTAS DA APLICAÇÃO (APLICATION TOOL BAR) .................... ........... .................... .................... .................... ............... .... 23
CONTROLADORIA
2 de 325
7
CAMPOS DA DA TELA TELA DO R/3 ............... ............................. ............................. ............................... .............................. ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 23
8
MENU PADRÃO PADRÃO SAP SAP OU FAVORITOS FAVORITOS ............................. ........................................... .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 24 24
9
MÓDULOS (COMPONENTES) (COMPONENTES) ............................ .......................................... ............................. ............................. ............................ .............................. .............................. ............................. .................... ..... 24
10
METODOLOGIA METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO IMPLANTAÇÃO DO R/3 .............................. ............................................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 25
10.1 10.2 10.3 10.4 10.5
11
FASE 1 – ORGANIZAÇÃO E PROJETO CONCEITUAL............................ ............................................ ............................... ............................. ............................ ............................ .................. .... 25 FASE 2 – DETALHAMENTO DO PROJETO E IMPLANTAÇÃO ............................ .......................................... ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 25 FASE 3 – PREPARAÇÃO DA PRODUÇÃO ............................. ........................................... ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................... ..... 26 FASE 4 – OPERAÇÃO PRODUTIVA .............................. ............................................ ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 26 BUSINESS NAVIGATOR – REFERENCE MODEL ............................... ............................................. ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 26
CUSTOMIZING – GUIA DE IMPLANTAÇÃO DO SAP (IMG) ................... ........ .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 26 11.1 OPÇÕES GERAIS (GENERAL SETTINGS)............................. ........................................... ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................... ..... 26 11.1.1 Países (Countries)..................... .......... .................... ..................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............. ... 27 11.1.2 Geocoding Geocoding .............................. ............................................. ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ......................... ........... 27 27 11.1.3 Moedas (Currencies) ..................... ........... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 27 11.1.4 Unidade de Medida (Units of Mensurement) ..................... .......... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............. ... 28 11.1.5 Calendário (Calendar)....................... (Calendar)............ ...................... ..................... ..................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............. ... 28 11.1.6 Time Zones (Fusos Horários) ................... .......... .................... .................... ..................... ....................... .................... ..................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 28 11.1.7 Características de exibição de campos (Field Display Characteristics) .................... ........... .................... .................... ..................... ...................... .......... 28 11.1.8 Variants to ajust help (SAP Library) ................... ........ .................... ..................... ....................... .................... ..................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 28 11.2 ESTRUTURA DO EMPREENDIMENTO (ENTERPRISE STRUCTURE) .............................. ............................................. ............................. ............................ ......................... ........... 28 11.2.1 Configurações específicas do país (Country-specific settings) ................... ........ .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 29 11.2.2 Contabilidade Financeira (Financial Accounting) .................... .......... .................... ................... ..................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 29 11.2.2.1 11.2.2 .1 11.2.2.2 11.2.2 .2 11.2.2.2.1 11.2.2 .2.1 11.2.2.3 11.2.2 .3 11.2.2.4 11.2.2 .4 11.2.2.5 11.2.2 .5 11.2.2.6 11.2.2 .6 11.2.2.7
11.2.3 11.2.3.1 11.2.3 .1 11.2.3.2 11.2.3 .2 11.2.3.3 11.2.3 .3 11.2.3.4 11.2.3 .4
11.2.4
11.2.4.1 11.2.4 .1 11.2.4.2 11.2.4 .2 11.2.4.3 11.2.4 .3 11.2.4.4 11.2.4 .4
11.2.5
11.2.5.1 11.2.5 .1 11.2.5.2 11.2.5 .2 11.2.5.3 11.2.5 .3 11.2.5.4 11.2.5 .4
11.2.6 11.2.6.1 11.2.6 .1 11.2.6.2 11.2.6 .2
11.2.7
11.2.7.1 11.2.7 .1 11.2.7.2 11.2.7 .2 11.2.7.3 11.2.7 .3 11.2.7.4 11.2.7 .4
11.2.8
11.2.8.1
11.2.9
11.2.9.1 11.2.9 .1 11.2.9.2 11.2.9 .2
Sociedade Socied ade (Company) (Compa ny) .................................................................................... .............................................................................................................................................................. ..........................................................................29 Área De Controle Contro le De Créditos Créd itos (Credit (Cred it Control Contr ol Area) ................................................................................. ........................................................................................................... .......................... 29 Dados relevantes relev antes para SD...................................................................................................................................... SD.................................................................................................................................................... .............. 30 Empresa (Company (Comp any Code) ......................................................................................... ....................................................................................................................................................... ..............................................................30 Divisão (Business (Busi ness Area)................................................................................. Area) ........................................................................................................................................................... ..........................................................................31 Divisão de Consolidaçã Consol idaçãoo (Consolidat (Conso lidation ion Business Busines s Area) ....................................................................................... ..................................................................................................... .............. 31 Área Funcional Func ional (Funcional (Func ional Área) .............................................................................. ............................................................................................................................................ ..............................................................31 Área de Administração Financeira (AAF (AAF – Financial Management Area) ............ ................... ............. ............ ............ ............ ........... ........... ............ ............. ............. ........ 31
Controladoria – Controlling .................... .......... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 32 Área de Contabilida Conta bilidade de de Custo – Acc (Controlllin (Con trolllingg Area) .................................................................................... .................................................................................................. .............. 32 Empresa x Área de Contabilida Conta bilidade de de Custos ................................................................................................ .......................................................................................................................... .......................... 32 Área de Contabilida Conta bilidade de de Custos x Área de Administraçã Adminis traçãoo Financeira Finan ceira ...............................................................................32 Área de Resultado Resu ltado (Área de Resultado) Resul tado) ..................................................................................... .................................................................................................................................. .............................................33
Logística Logística .................. .............................. ............................... ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ......................... ........... 33 Nível de Avaliação Avalia ção (Valuation (Valua tion Level) ......................................................................................... .................................................................................................................................... ...........................................33 Centro (Plant).................................................................................................. (Plant )............................................................................................................................................................................ ..........................................................................33 Localização Localiz ação (Location) (Locat ion) .................................................................................. ............................................................................................................................................................ ..........................................................................34 Setor de Atividade Ativida de (Division) (Divis ion) .................................................................................... .................................................................................................................................................. ..............................................................34
Vendas e Distribuição (Sales and Distribution) .................... .......... .................... ..................... .................... .................... ..................... ..................... .................... ................. ........ 35 Organizaçã Organ izaçãoo de Vendas Venda s (Sales Organization Organ ization)) .............................................................................................. ........................................................................................................................ .......................... 35 Canal Cana l de Distribuição Distrib uição (Distribution (Distri bution Channel) Chan nel) .............................................................................................. ........................................................................................................................ .......................... 35 Escritório Escritó rio De Vendas Vend as (Sales (Sale s Office) ......................................................................... ....................................................................................................................................... ..............................................................35 Grupo Grup o De Vendedore Vend edoress (Sales (Sal es Group) Grou p) ....................................................................... ..................................................................................................................................... ..............................................................35
Administração de Materiais (Material Management) ..................... ......... ....................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 35 Depósitos Depósi tos (Storage (Stora ge Location) Loca tion) .................................................................................... .................................................................................................................................................. ..............................................................35 Organizaçã Organ izaçãoo de Compras Compr as (Purchasing (Purc hasing Organizatio Organ ization) n) .................................................................................. ............................................................................................................ .......................... 35
Logistics Execution (Expedição)................... ........ ..................... ..................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ............. ... 36 Sistema De Depósito Depó sito (Warehouse (Ware house Number) Numb er) ................................................................................ ........................................................................................................................... ...........................................36 Local De Expedição Exped ição (Shipping (Ship ping Point)....................................................................... Point) ..................................................................................................................................... ..............................................................36 Carga (Loading (Load ing Point) .................................................................................... .............................................................................................................................................................. ..........................................................................36 Organizaçã Organ izaçãoo De Transporte Trans porte (Transporta (Tran sportation tion Planning Plann ing Point) ................................................................................. ............................................................................................... .............. 36
Manutenção (Plant Maintenance) ................... .......... .................... .................... ..................... ....................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 36 Centro de Planejamento de Manutenção (Maintenance Planning Plant)............ .................. ........... ........... ............ ............ ............ ........... ........... ............ ............. ............. ........ 36
Recursos Recursos Humanos Humanos ............................... ............................................. ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ......................... ........... 36 Área de Recursos Recu rsos Humanos Human os (Personnel (Pers onnel Areas) ............................................................................................ ...................................................................................................................... .......................... 36 Sub-Área Sub- Área de Recursos Recur sos Humanos Humano s (Personnel (Pers onnel Sub-Areas) Sub-A reas) ............................................................................ ...................................................................................................... .......................... 36
CONTROLADORIA
2 de 325
7
CAMPOS DA DA TELA TELA DO R/3 ............... ............................. ............................. ............................... .............................. ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 23
8
MENU PADRÃO PADRÃO SAP SAP OU FAVORITOS FAVORITOS ............................. ........................................... .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 24 24
9
MÓDULOS (COMPONENTES) (COMPONENTES) ............................ .......................................... ............................. ............................. ............................ .............................. .............................. ............................. .................... ..... 24
10
METODOLOGIA METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO IMPLANTAÇÃO DO R/3 .............................. ............................................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 25
10.1 10.2 10.3 10.4 10.5
11
FASE 1 – ORGANIZAÇÃO E PROJETO CONCEITUAL............................ ............................................ ............................... ............................. ............................ ............................ .................. .... 25 FASE 2 – DETALHAMENTO DO PROJETO E IMPLANTAÇÃO ............................ .......................................... ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 25 FASE 3 – PREPARAÇÃO DA PRODUÇÃO ............................. ........................................... ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................... ..... 26 FASE 4 – OPERAÇÃO PRODUTIVA .............................. ............................................ ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 26 BUSINESS NAVIGATOR – REFERENCE MODEL ............................... ............................................. ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 26
CUSTOMIZING – GUIA DE IMPLANTAÇÃO DO SAP (IMG) ................... ........ .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 26 11.1 OPÇÕES GERAIS (GENERAL SETTINGS)............................. ........................................... ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................... ..... 26 11.1.1 Países (Countries)..................... .......... .................... ..................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............. ... 27 11.1.2 Geocoding Geocoding .............................. ............................................. ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ......................... ........... 27 27 11.1.3 Moedas (Currencies) ..................... ........... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 27 11.1.4 Unidade de Medida (Units of Mensurement) ..................... .......... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............. ... 28 11.1.5 Calendário (Calendar)....................... (Calendar)............ ...................... ..................... ..................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............. ... 28 11.1.6 Time Zones (Fusos Horários) ................... .......... .................... .................... ..................... ....................... .................... ..................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 28 11.1.7 Características de exibição de campos (Field Display Characteristics) .................... ........... .................... .................... ..................... ...................... .......... 28 11.1.8 Variants to ajust help (SAP Library) ................... ........ .................... ..................... ....................... .................... ..................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 28 11.2 ESTRUTURA DO EMPREENDIMENTO (ENTERPRISE STRUCTURE) .............................. ............................................. ............................. ............................ ......................... ........... 28 11.2.1 Configurações específicas do país (Country-specific settings) ................... ........ .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 29 11.2.2 Contabilidade Financeira (Financial Accounting) .................... .......... .................... ................... ..................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 29 11.2.2.1 11.2.2 .1 11.2.2.2 11.2.2 .2 11.2.2.2.1 11.2.2 .2.1 11.2.2.3 11.2.2 .3 11.2.2.4 11.2.2 .4 11.2.2.5 11.2.2 .5 11.2.2.6 11.2.2 .6 11.2.2.7
11.2.3 11.2.3.1 11.2.3 .1 11.2.3.2 11.2.3 .2 11.2.3.3 11.2.3 .3 11.2.3.4 11.2.3 .4
11.2.4
11.2.4.1 11.2.4 .1 11.2.4.2 11.2.4 .2 11.2.4.3 11.2.4 .3 11.2.4.4 11.2.4 .4
11.2.5
11.2.5.1 11.2.5 .1 11.2.5.2 11.2.5 .2 11.2.5.3 11.2.5 .3 11.2.5.4 11.2.5 .4
11.2.6 11.2.6.1 11.2.6 .1 11.2.6.2 11.2.6 .2
11.2.7
11.2.7.1 11.2.7 .1 11.2.7.2 11.2.7 .2 11.2.7.3 11.2.7 .3 11.2.7.4 11.2.7 .4
11.2.8
11.2.8.1
11.2.9
11.2.9.1 11.2.9 .1 11.2.9.2 11.2.9 .2
Sociedade Socied ade (Company) (Compa ny) .................................................................................... .............................................................................................................................................................. ..........................................................................29 Área De Controle Contro le De Créditos Créd itos (Credit (Cred it Control Contr ol Area) ................................................................................. ........................................................................................................... .......................... 29 Dados relevantes relev antes para SD...................................................................................................................................... SD.................................................................................................................................................... .............. 30 Empresa (Company (Comp any Code) ......................................................................................... ....................................................................................................................................................... ..............................................................30 Divisão (Business (Busi ness Area)................................................................................. Area) ........................................................................................................................................................... ..........................................................................31 Divisão de Consolidaçã Consol idaçãoo (Consolidat (Conso lidation ion Business Busines s Area) ....................................................................................... ..................................................................................................... .............. 31 Área Funcional Func ional (Funcional (Func ional Área) .............................................................................. ............................................................................................................................................ ..............................................................31 Área de Administração Financeira (AAF (AAF – Financial Management Area) ............ ................... ............. ............ ............ ............ ........... ........... ............ ............. ............. ........ 31
Controladoria – Controlling .................... .......... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 32 Área de Contabilida Conta bilidade de de Custo – Acc (Controlllin (Con trolllingg Area) .................................................................................... .................................................................................................. .............. 32 Empresa x Área de Contabilida Conta bilidade de de Custos ................................................................................................ .......................................................................................................................... .......................... 32 Área de Contabilida Conta bilidade de de Custos x Área de Administraçã Adminis traçãoo Financeira Finan ceira ...............................................................................32 Área de Resultado Resu ltado (Área de Resultado) Resul tado) ..................................................................................... .................................................................................................................................. .............................................33
Logística Logística .................. .............................. ............................... ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ......................... ........... 33 Nível de Avaliação Avalia ção (Valuation (Valua tion Level) ......................................................................................... .................................................................................................................................... ...........................................33 Centro (Plant).................................................................................................. (Plant )............................................................................................................................................................................ ..........................................................................33 Localização Localiz ação (Location) (Locat ion) .................................................................................. ............................................................................................................................................................ ..........................................................................34 Setor de Atividade Ativida de (Division) (Divis ion) .................................................................................... .................................................................................................................................................. ..............................................................34
Vendas e Distribuição (Sales and Distribution) .................... .......... .................... ..................... .................... .................... ..................... ..................... .................... ................. ........ 35 Organizaçã Organ izaçãoo de Vendas Venda s (Sales Organization Organ ization)) .............................................................................................. ........................................................................................................................ .......................... 35 Canal Cana l de Distribuição Distrib uição (Distribution (Distri bution Channel) Chan nel) .............................................................................................. ........................................................................................................................ .......................... 35 Escritório Escritó rio De Vendas Vend as (Sales (Sale s Office) ......................................................................... ....................................................................................................................................... ..............................................................35 Grupo Grup o De Vendedore Vend edoress (Sales (Sal es Group) Grou p) ....................................................................... ..................................................................................................................................... ..............................................................35
Administração de Materiais (Material Management) ..................... ......... ....................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 35 Depósitos Depósi tos (Storage (Stora ge Location) Loca tion) .................................................................................... .................................................................................................................................................. ..............................................................35 Organizaçã Organ izaçãoo de Compras Compr as (Purchasing (Purc hasing Organizatio Organ ization) n) .................................................................................. ............................................................................................................ .......................... 35
Logistics Execution (Expedição)................... ........ ..................... ..................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ............. ... 36 Sistema De Depósito Depó sito (Warehouse (Ware house Number) Numb er) ................................................................................ ........................................................................................................................... ...........................................36 Local De Expedição Exped ição (Shipping (Ship ping Point)....................................................................... Point) ..................................................................................................................................... ..............................................................36 Carga (Loading (Load ing Point) .................................................................................... .............................................................................................................................................................. ..........................................................................36 Organizaçã Organ izaçãoo De Transporte Trans porte (Transporta (Tran sportation tion Planning Plann ing Point) ................................................................................. ............................................................................................... .............. 36
Manutenção (Plant Maintenance) ................... .......... .................... .................... ..................... ....................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 36 Centro de Planejamento de Manutenção (Maintenance Planning Plant)............ .................. ........... ........... ............ ............ ............ ........... ........... ............ ............. ............. ........ 36
Recursos Recursos Humanos Humanos ............................... ............................................. ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ......................... ........... 36 Área de Recursos Recu rsos Humanos Human os (Personnel (Pers onnel Areas) ............................................................................................ ...................................................................................................................... .......................... 36 Sub-Área Sub- Área de Recursos Recur sos Humanos Humano s (Personnel (Pers onnel Sub-Areas) Sub-A reas) ............................................................................ ...................................................................................................... .......................... 36
CONTROLADORIA
3 de 325
11.2.9.3 11.2.9 .3 11.2.9.4 11.2.9 .4
Grupo Grup o de Empregados Empreg ados (Employee (Employ ee Groups) Group s) ................................................................................. ............................................................................................................................ ...........................................36 Sub-Grupo Sub- Grupo de Empregados Empre gados (Employee (Emplo yee Sub-Group Sub- Groups) s) .................................................................................. ............................................................................................................ .......................... 36
11.3.6.1 11.3.6 .1
Integrar Integr ar ferramenta ferra menta de teste externa exter na .......................................................................... ........................................................................................................................................ ..............................................................38
11.3 COMPONENTES VÁLIDOS PARA TODAS AS APLICAÇÕES (CROSS-APLICATION COMPONENTS)................................... ........................................ ..... 36 11.3.1 Administração de Documentos – DMS (Document Management System)........................ System)............. ..................... .................... .................... ................ ...... 36 11.3.2 Sistema de Classificação (Classification System) ..................... ......... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 37 11.3.3 Folhas de Horas de Trabalho ................... .......... .................... .................... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 37 11.3.4 Processos Empresariais ALE definidos .................... .......... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ...................... .......... 37 11.3.5 Transferência Inicial de Dados..................... Dados.......... ..................... ..................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ............. ... 38 11.3.6 Ferramenta Ferramenta CATT CATT ............................. ............................................. .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 38 11.3.7 Serviços Internet/Intranet .................... ........... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ...................... .......... 39 11.4 PROCEDIMENTO PARA MELHOR PERFORMANCE ............................. ........................................... ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 39 11.4.1.1 11.4.1 .1 11.4.1.2 11.4.1 .2 11.4.1.3 11.4.1 .3
11.4.2 11.4.3 11.4.3.1 11.4.3 .1 11.4.3.2 11.4.3 .2 11.4.3.3 11.4.3 .3 11.4.3.4 11.4.3 .4
12
Status Statu s .................................................................................. ........................................................................................................................................................................... ....................................................................................................... .............. 39 Status Statu s do Usuário Usuár io............................................................................................ ...................................................................................................................................................................... ..........................................................................40 Perfil de status statu s ............................................................................... .......................................................................................................................................................................... ...........................................................................................41
Esquema Esquema de status status ............................. ............................................. .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 41 Administração Administração de de status............................... ............................................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 42 Grupos Grup os de transações trans ações contábeis contá beis ................................................................................. ............................................................................................................................................... ..............................................................42 Grupos Grup os de bloqueio bloqu eio ........................................................................................ .................................................................................................................................................................. ..........................................................................43 Conjunto Conju nto de funções funç ões ....................................................................................... ................................................................................................................................................................. ..........................................................................45 Perfil de seleção seleç ão de status para Administração Adminis tração de Investimentos Investi mentos .........................................................................................45
INTRODUÇÃO INTRODUÇÃO A CONTROLADORIA CONTROLADORIA............................... ............................................. ............................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 45
12.1 DIFERENÇA ENTRE CONTABILIDADE FINANCEIRA (GERAL) E DE CUSTOS ............................ .......................................... ............................. ........................... ............ 45 12.2 CONCEITOS BÁSICOS GERAIS .............................. ............................................ ............................. ............................. ............................ .............................. .............................. ............................. .................... ..... 46 12.3 PRINCÍPIOS CONTÁBEIS ............................. ............................................. .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 46 12.3.1 Realização Realização.............................. ............................................. ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ......................... ........... 46 12.3.2 Competência e Confrontação.................... Confrontação........... .................... .................... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 46 12.3.3 Custo básico como histórico de valor ..................... ............ .................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............. ... 46 12.3.4 Consistência Consistência........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ......................... ........... 46 12.3.5 Conservadorism Conservadorismoo ............................ .......................................... ............................... ............................... ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ .............. 47 12.3.6 Materialidade Materialidade............... ............................. .............................. .............................. ............................ ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................... ..... 47 12.4 CONTROLADORIA ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ......................... ........... 47 12.5 ABORDAGENS DE CUSTO IMPLEMENTADAS EM PARALELO NO R/3 ............................ .......................................... ............................ ............................ ......................... ........... 48 12.5.1 Custeio Padrão x Custeio Real ..................... .......... ..................... ..................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ............. ... 48 12.5.2 Custeio por Absorção x Custeio Marginal .................... ........... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... ..................... ............... ... 49 12.5.3 Custeio direto x Contribuição Marginal ................... ......... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ...................... .......... 49 12.5.4 Custos de Vendas x Custeio Periódico ..................... ........... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ...................... .......... 49 12.6 PLANEJAMENTO / P / PROJEÇÃO / O / ORÇAMENTO ............................ ........................................... ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 49 12.7 MOEDAS EM CO ............................. ............................................ ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ......................... ........... 50 12.8 CONCEITOS GERAIS DE CO ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ......................... ........... 50 12.9 COMPONENTES DO R/3 ............................ .......................................... ............................... ............................... ............................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 52 12.9.1 FI – Contabilidade Financeira (Financial Accounting) .................... ........... .................... ....................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 52 12.9.2 TR – Tesouraria (Treasury) .................... ......... .................... .................... .................... ..................... ....................... .................... .................... ..................... ..................... .................... ................. ........ 52 12.9.3 CO – Controlling Controlling ............................ .......................................... ............................... ............................... ............................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 53 12.9.4 EC – Controlling Empresarial (Enterprise Controlling) ................... .......... .................... ....................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 53 12.9.5 FI-IM – Administração de Investimento (Investment Management) .................... ........... .................... ..................... ..................... .................... ................. ........ 54 12.9.6 Administração de bens imobilizados (Real State Management) ................... .......... ..................... ..................... .................... .................... ..................... ............... ... 54
13
CONTABILIDADE DE CUSTOS INDIRETOS (OVERHEAD COST CONTROLLING) .................... .......... .................... ................ ...... 54 13.1 13.2 13.3 13.4
14
CONTABILIDADE DE CLASSE DE CUSTO (COST & REVENUE ELEMENT ACCOUNTING) .............................. ............................................. .................... ..... 54 CONTABILIDADE DE CENTRO DE CUSTO (COST CENTER ACCOUNTING) ........................... .......................................... ............................... .............................. .............. 54 ORDENS INTERNAS (INTERNAL ORDERS) ............................ .......................................... .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 55 CUSTEIO BASEADO NA ATIVIDADE (ACTIVITY-BASED COSTING) ............................ .......................................... ............................ ............................ ......................... ........... 55
CONTROLLING DE CUSTO DE PRODUTO (PRODUCT COST CONTROLLING) ................... .......... ..................... ...................... .......... 55 14.1 PLANEJAMENTO DE CUSTO DE PRODUTO (PRODUCT COST PLANNING) ............................ ........................................... ............................... .............................. .............. 56 14.2 CONTABILIDADE DE OBJETOS DE CUSTO (COST OBJECT CONTROLLING) ............................... ............................................. ............................ ......................... ........... 56 14.2.1 Controlling de Objeto por ordem (Product cost controlling by order)..................... ......... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 57 14.2.2 Controlling periódico de objeto (Product cost controlling by period) ..................... ......... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 58 14.2.3 Controlling por ordem do cliente (Product cost controlling by sales order)..................... ............ .................... .................... .................... ............... .... 58
CONTROLADORIA 14.3
15
4 de 325
CÁLCULO DE CUSTO REAL / L / LEDGER DE MATERIAIS (ACTUAL COSTING / M / MATERIAL LEDGER) ............................. .................................... ....... 58
ANÁLISE DE RESULTADOS (PROFITABILITY MANAGEMENT) ................... .......... .................... ..................... ..................... .................... ................. ........ 58 15.1 MÉTODOS DE ANÁLISE DE RESULTADOS ............................. ........................................... .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 58 15.1.1 Periódico Periódico............................. ........................................... .............................. .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 59 15.1.2 Custo de Vendas Vendas............................ ........................................... ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 59 15.2 DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS (PROFITABILITY ANALYSIS).............................. ............................................. ............................. ............................ ......................... ........... 60 15.3 CONTABILIDADE DE CENTRO DE LUCRO............................. ........................................... .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 60 15.3.1 Métodos de cálculo de lucro .................... .......... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 60
16
INTEGRAÇÃO ENTRE CO COM OUTROS COMPONENTES DO R/3 .................... .......... .................... .................... .................... .................... ............. ... 61 16.1 VALORES PROPOSTOS NOS LANÇAMENTO DE FI ............................. ........................................... ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 62 16.2 REGRAS DE VALIDAÇÃO E SUBSTITUIÇÃO .............................. ............................................ ............................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 62 16.3 CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL POR TIPO DE ATIVIDADE ............................. ........................................... ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 63 16.4 CONCILIAÇÃO DE CO COM FI ............................... ............................................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 63 16.5 TRANSFERÊNCIA DE VALORES NO PLANEJAMENTO DE CENTROS CUSTOS / O / ORDENS INTERNAS .............................. ..................................... ....... 64 16.5.1 Transferência de Depreciação e Juros (S_ALR_87099918a46) ................... .......... ..................... ..................... .................... .................... ..................... ............... ... 64 16.5.2 Transferência de necessidades de atividades de PP ................... .......... .................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ............. ... 66
17
SISTEMAS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO INFORMAÇÃO .............................. ............................................ ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 68
17.1 VISÃO GERAL ............................ .......................................... ............................. ............................... .............................. ............................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 68 17.2 REPORT WRITER / R / REPORT PAINTER............................. ........................................... ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ......................... ........... 68 17.2.1 Criar relatór relatório io .............................. ............................................. ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 69 17.3 GRUPO DE RELATÓRIOS ............................. ............................................. .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 69 17.4 ABAP LIST VIEWER (ALV) ........................... .......................................... ............................... .............................. ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 70 17.5 CONFIGURAÇÕES DO USUÁRIO / G / GERENCIAMENTO DE EXTRATOS ............................ .......................................... ............................ ............................ ......................... ........... 70 17.6 RELATÓRIOS DRILLDOWN ............................. ........................................... ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ......................... ........... 71 17.7 LOGISTICS DATA WHAREHOUSE............................. ............................................. .............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. .............. 71 17.7.1 Catálogo Catálogo de Campos............................. ........................................... ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ......................... ........... 71 71 17.7.2 Estruturas de Informação .................... ........... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ...................... .......... 72 17.7.3 Atualização das características e índices das várias operações comerciais ..................... ............ .................... .................... .................... ............... .... 78 17.7.4 Condições – atualiza requisitos .................... ......... ..................... ..................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ............. ... 86 17.7.5 Fórmulas Fórmulas ............................. ........................................... .............................. .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 87 17.7.6 Aplicações definidas pelo usuário ................... .......... .................... .................... ..................... ....................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 71 17.7.7 Monitoração da atualização .................... .......... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 89 17.8 RELATÓRIOS – ANÁLISE FLEXÍVEIS ............................ .......................................... ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 89
18
CONFIGURAÇÕES CONFIGURAÇÕES DE FI ............................ ........................................... ............................... .............................. ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 89
18.1 VARIANTE DE ANO FISCAL ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ......................... ........... 90 18.2 GRUPO DE TOLERÂNCIA ............................ ............................................ .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 90 18.3 PLANO DE CONTAS ............................. ............................................. .............................. ............................ ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................... ..... 90 18.4 CONTAS CONTÁBEIS .............................. ............................................. ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 91 18.5 GRUPO DE CONTAS (ACCOUNT GROUP) ............................. ........................................... .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 92 18.6 CONFIGURAÇÕES DOS CAMPOS DAS TELAS (FIELD STATUS) ............................. ............................................ ............................. ............................ .............................. .................... 92 18.7 VARIAÇÃO CAMBIAL ............................. ............................................ ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 93 18.8 FINANCIAL STATEMENT VERSION ............................. ........................................... ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 93 18.9 RAZÃO AUXILIAR (SUBSIDIARY LEDGER) .............................. ............................................ ............................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 94 18.9.1 Contas de Clientes e Fornecedores ................... ......... .................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ................. ........ 94
19 19.1 19.2
20
PROCESSAMENTO PROCESSAMENTO DIÁRIO DE FI.............................. ............................................ ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................... ..... 94 POSTING KEY – CHAVE DE LANÇAMENTO .............................. ............................................ ............................ ............................ ............................. ............................... .............................. .............. 94 LANÇAMENTOS BÁSICOS DE FI ............................. ........................................... ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 95
CONFIGURAÇÕES CONFIGURAÇÕES BÁSICAS DE CO ............................ .......................................... .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 96
20.1 PLANEJAMENTO INTEGRADO .............................. ............................................ ............................. ............................. ............................ .............................. .............................. ............................. .................... ..... 96 20.2 NUMERAÇÃO AOS DOCUMENTOS DE CO ............................. ........................................... .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. .................... 97 20.3 VERSÕES............................. ........................................... ............................ ............................. ............................... .............................. ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 97 20.3.1 Indicadores a nível geral ................... .......... ..................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............. ... 97 20.3.2 Indicadores a nível de planejamento ................... ........ .................... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... .................... ............... .... 97
CONTROLADORIA
5 de 325
20.3.3 Indicadores para Determinação de Tarifa ................... .......... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... ..................... ............... ... 98 20.3.4 Versão Delta ............................ .......................................... ............................. ............................... .............................. ............................ ............................. ............................... .............................. ..................... ....... 99 20.3.5 Versões para avaliações .................... ........... ..................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............. ... 99 20.4 AVALIAÇÃO PARALELA / P / PREÇO DE TRANSFERÊNCIA ............................. ........................................... .............................. .............................. ............................. ........................... ............ 99 20.4.1 Perfil de avaliação e de moeda ..................... .......... ..................... ..................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ............ 100 20.4.2 Denominações p/prismas de avaliação ..................... ........... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... ........ 100 20.4.3 Tipo de legder de materiais x tipo de moedas x área de avaliação ................... ........ .................... .................... .................... ..................... .................... ........ 101 20.4.4 Contas de compensação de diferenças de avaliação .................... .......... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... ........ 101 20.4.5 Configurações globais para determinação de preço .................... .......... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... ........ 101 20.4.5.1 20.4.5 .1 Tipo de Condição Cond ição .......................................................................... ................................................................................................................................................................... .........................................................................................103 20.4.5.1.1 20.4.5 .1.1 Criar tipos de condição cond ição próprios próp rios .............................................................................................. ....................................................................................................................................... .........................................103 20.4.5.2 20.4.5 .2 Esquema Esque ma de cálculo cálcu lo de custos custo s ................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................105
20.4.6
Variante de preço interno .................... ........... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... ........ 106
20.4.6.1 20.4.6 .1
21
Lista de Preços Preço s ............................................................................... ........................................................................................................................................................................ .........................................................................................106
CONTABILIDADE DE CENTRO DE CUSTO ................... .......... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... ..................... .............. 107 21.1 DADOS MESTRE .............................. ............................................. ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ....................... ......... 107 21.1.1 Grupos de Dados mestre.................... ........... ..................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............ 108 21.1.2 Classe de Custo (Cost Elements) .................... ......... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... ........ 109 21.1.2.1 21.1.2 .1
21.1.3 21.1.4
Categoria Catego ria de Classes Class es de Custo ................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................110
Centros de Custo (Cost Centers) .................... ......... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... ........ 111 Tipos de Atividade (Activity types)................... .......... .................... .................... ..................... ....................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ............... ...... 113
21.1.4.1 21.1.4 .1
CATEGORIAS CATEGOR IAS DE TIPO DE ATIVIDADE ATIVIDA DE .............................................................................. ....................................................................................................................... .........................................113
21.3.3.1 21.3.3 .1
Alocação Alocaç ão direta de atividade ativid ade (Direct (Dire ct Activity Activit y Allocation) Alloca tion) .......................................................................... .................................................................................................. ........................117
21.4.4.1 21.4.4 .1 21.4.4.1.1 21.4.4 .1.1 21.4.4.1.2 21.4.4 .1.2 21.4.4.1.3 21.4.4 .1.3 21.4.4.1.4 21.4.4 .1.4 21.4.4.1.5 21.4.4 .1.5 21.4.4.2 21.4.4 .2 21.4.4.3 21.4.4 .3 21.4.4.4 21.4.4 .4 21.4.4.5 21.4.4 .5 21.4.4.6 21.4.4 .6 21.4.4.7 21.4.4 .7 21.4.4.8 21.4.4 .8 21.4.4.9
Definição Definiç ão de Ciclos ........................................................................................ ................................................................................................................................................................ ........................................................................123 Pasta Cabeçalho Cabeç alho do Segmento Segme nto .............................................................................. .......................................................................................................................................... ............................................................126 Pasta Emissor/Recep Emissor/ Receptor tor ......................................................................................... ..................................................................................................................................................... ............................................................129 Pasta Val. Emissor ..................................................................................... ............................................................................................................................................................. ........................................................................130 Pasta Base de Refer.Rec Refe r.Receptora eptora.............................................................................. .......................................................................................................................................... ............................................................132 Pasta Fator ponderaçã pond eraçãoo rec. ................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................134 Transferênc Transf erência ia Periódica Perió dica (Periodic (Perio dic Reposting) Repos ting) .............................................................................................. ...................................................................................................................... ........................135 Distribuição Distrib uição (Distribution (Distr ibution))......................................................................................... ..................................................................................................................................................... ............................................................135 Rateio (Assessment) (Asses sment) ....................................................................................... ............................................................................................................................................................... ........................................................................136 Alocação Alocaç ão indireta indiret a de atividade ativida de (Indirect (Indi rect Activity Activit y Allocation) Alloca tion) ................................................................................ ............................................................................................ ............137 Estorno e Reclassifica Recla ssificação ção de Segmentos Segmen tos (Segment (Segm ent Adjustment) Adju stment) .......................................................................................137 Alocação Alocaç ão por modelos modelo s (Template (Temp late Allocation). Alloca tion)............................................................................. ..................................................................................................................... .........................................137 Pre-distribu Pre-di stribuição ição de custos fixos ................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................138 Decomposição de Custos em atividades e reavaliação da Tarifa (Splitting (Splitting / Price Calculation)............ .................. ............ ............ ........... ........ ...139
21.1.5 Índices estatísticos (Statistical key figures) ..................... ........... .................... .................... ................... ..................... ..................... .................... .................... ..................... .............. 115 21.1.6 Recursos Recursos............................ .......................................... ............................. ............................... .............................. ............................ ............................ ............................... ............................... .......................... ............ 116 21.2 LANÇAMENTOS BASEADO EM EVENTOS ............................ .......................................... ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................. ... 116 21.2.1 Automatic Commitment and Funds Reservation .................... .......... .................... ..................... .................... .................... ..................... ..................... .................... ............... ...... 116 21.3 LANÇAMENTOS REAIS ............................ ........................................... ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. ................ 116 21.3.1 Transferência manual de custos e receitas (Reposting Cost And Revenues Manually) ..................... .......... .................... ................. ........ 116 21.3.2 Transferência de partida individual (Reposting Line Items) ...................... ........... .................... .................... .................... ..................... ..................... ............... ...... 117 21.3.3 Time de Trabalho (Time Sheet).................... ......... ..................... ..................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ............ 117 21.3.4 Transferência de Alocação de Atividade (Activity Allocation Reposting) ...................... ........... ..................... ..................... .................... ............... ...... 118 21.3.5 Entrada de Quantidade / Preço Preço Atividades Atividades nos Emissores (SENDER ACTIVITY / ACTUAL PRICE) .............. .......... .... 118 21.3.6 Alocação Manual de Custos .................... .......... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ............... ...... 119 21.4 FECHAMENTO DE PERÍODO ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ....................... ......... 119 21.4.1 Cálculo de Provisões (ACCRUAL CALCULATION) - Delimitação .................... ........... .................... ..................... ..................... .................... ............... ...... 119 21.4.2 Actual overhea overheadd ............................ ........................................... ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. ................ 120 21.4.3 Overhead Overhead Commitmen Commitmentt .............................. ............................................ ............................. ............................. ............................ .............................. .............................. ............................. .................. ... 120 21.4.4 Alocação Alocação Periódica Periódica............................... ............................................. ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ....................... ......... 120
21.4.5 Cálculo de Variações (Variances) ................... .......... .................... .................... ..................... ....................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ............... ...... 139 21.5 PLANEJAMENTO.............................. ............................................. ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ....................... ......... 140 21.5.1 Escopo e Métodos de Planejamento .................... ......... .................... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... .................... ............... 141 21.5.2 Layout e Perfil Perfil (Profile) (Profile)............................... ............................................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. ................ 142 21.5.3 Ajuda do planejamento (Plaining Aids) .................... .......... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... ........ 142 21.5.3.1 21.5.3 .1 21.5.3.2 21.5.3 .2 21.5.3.3 21.5.3 .3
Copiar ................................................................................. .......................................................................................................................................................................... ..................................................................................................... ............143 KSPU – Reavaliar Reava liar .......................................................................................... .................................................................................................................................................................. ........................................................................144 Eliminar .............................................................................. ....................................................................................................................................................................... ..................................................................................................... ............144
CONTROLADORIA 21.5.3.4 21.5.3 .4 21.5.3.4.1 21.5.3 .4.1 21.5.3.4.2 21.5.3 .4.2 21.5.3.5 21.5.3 .5 21.5.3.6 21.5.3 .6 21.5.3.7 21.5.3 .7 21.5.3.8 21.5.3 .8 21.5.3.9 21.5.3 .9 21.5.3.10 21.5.3 .10
6 de 325
Transferênc Transf erências ias ................................................................................ ......................................................................................................................................................................... .........................................................................................145 Transferên Tran sferência cia de Depreciaçã Depr eciaçãoo e Juros (S_ALR_870 (S_ALR _87099918 99918a46) a46) .....................................................................................145 Transferên Tran sferência cia de necessidad neces sidades es de atividades ativid ades de PP ................................................................................. ......................................................................................................... ........................147 KPSI – Conciliação Conci liação do Plano .................................................................................... ................................................................................................................................................ ............................................................148 KSWB – Transferênci Transf erênciaa Periódica Perió dica ................................................................................................ ......................................................................................................................................... .........................................149 KSA8 – Delimitação Delimita ção de Custos Custo s ................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................149 Planejamento Planej amento de Fórmula .............................................................................. ...................................................................................................................................................... ........................................................................150 KP96 – Ativar integração integr ação............................................................................... ....................................................................................................................................................... ........................................................................150 KP95 – Reavaliar Reaval iar planejamento planej amento manual manua l .................................................................................... ............................................................................................................................... ...........................................150
21.5.4 Accrual - Provisões (Accrual Calculation) ................... .......... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... ..................... .............. 150 21.5.5 Índices estatísticos – (Statistical Key Figures) .................... ........... ..................... ....................... .................... .................... ..................... ..................... .................... ............... ...... 151 21.5.6 Classe de custos (Cost Elements)............... Elements)............................. ............................ ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................. ... 151 21.5.7 Tipo de Atividade (Activity Type)............... Type)............................. ............................ ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................. ... 153 21.5.8 Conciliação automática do planejamento .................... ........... ..................... ..................... .................... ....................... ..................... .................... .................... ..................... .............. 154 21.6 ANÁLISE DE DESVIOS (VARIANCE ) ............................ .......................................... ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ......................... .......... 154
22
ORDENS INTERNAS ............................ ........................................... ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. ................ 154
22.1 DADOS MESTRE .............................. ............................................. ............................. ............................ ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ....................... ......... 154 22.2 EVENT-BASED POSTINGS ............................ ............................................ .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ......................... .......... 155 22.3 FECHAMENTO DO PERÍODO ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ....................... ......... 155 22.4 PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO............................ .......................................... ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. ................ 155 22.4.1 Planejamento Global (Overall Planning) .................... .......... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... ..................... ............... ...... 155 22.4.1.1 22.4.1 .1
22.4.2
23
Estrutura Estrutu ra temporal tempora l .......................................................................................... .................................................................................................................................................................. ........................................................................155
Sumarização da Ordem...................... Ordem........... ...................... ..................... ..................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............ 155
SCHEDULE SCHEDULE MANAGER .............................. ............................................ ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ....................... ......... 155
23.1 23.2
COMPONENTES ............................ .......................................... .............................. .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ......................... .......... 156 BENEFÍCIOS ........................... ........................................... ............................... ............................. ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ ............................ .................. 156
24
BASICS OF THE THE REPORT PAINTER PAINTER............................. ........................................... .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. ................ 156
25
ASAP.............................. ............................................ ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ............................... ............................... .......................... ............ 157
25.1 25.2
26
ASAP OVERVIEW: TOPICS ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ....................... ......... 157 IMPLEMENTATION ROADMAP: TOPICS .............................. ............................................ ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. .................. ... 157
PRODUCT COST PLANNING............................ .......................................... ............................ .............................. ............................... ............................. ............................ .............................. ................ 157
26.1 INTRODUÇÃO ............................. ........................................... ............................. ............................... .............................. ............................ ............................ ............................. ............................... ............................ ............ 157 26.1.1 Mestre de de Materiais Materiais .............................. ............................................ ............................ ............................ ............................... ............................... ............................ ............................ ....................... ......... 157 26.1.2 Informações básicas para o cálculo do custo .................... ......... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............ 158 26.1.3 Esquema de Elementos (Cost Component) ................... .......... ..................... ....................... .................... ..................... ..................... .................... .................... .................... ............... 158 26.2 BENS TANGÍVEIS E INTANGÍVEIS . ............................ ............................................ .............................. ............................ ............................ ............................. ............................... ............................ ............ 159 26.3 VARIANTE DE CÁLCULO DE CUSTO (COSTING VARIANT) ............................ .......................................... ............................. ............................... .............................. ................... ..... 159 26.4 CÁLCULO DE CUSTOS STANDARD .............................. ............................................ ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ......................... .......... 161 26.4.1 CK40N - Processar a execução do cálculo de custos (Costing Run)........................ Run)............ ..................... .................... .................... .................... ............... 161 26.5 PRODUÇÃO REPETITIVA............................. ............................................. .............................. ............................. ............................. .............................. .............................. ............................. ......................... .......... 161 26.6 CÁLCULO DE WIP E REFUGO .............................. ............................................ ............................. ............................. ............................ .............................. .............................. ............................. .................. ... 164 26.6.1 Chave de Determinação de Resultados (Results Analysis Keys) .................... ........... .................... ..................... .................... .................... .................... ............ 164 26.6.1.1 26.6.1 .1
26.6.2 26.6.2.1 26.6.2 .1 26.6.2.2 26.6.2 .2
26.6.3 26.6.4 26.6.4.1 26.6.4 .1 26.6.4.2 26.6.4 .2 26.6.4.3 26.6.4 .3
26.6.5 26.6.6 26.6.7
26.6.7.1 26.6.7 .1 26.6.7.2 26.6.7 .2
Estoque Estoqu e especial espec ial não avaliado avali ado ................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................164
Versão de Determinação de Resultado ..................... ........... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... ........ 165 Controle Contro le simplificado simplif icado ..................................................................................... ............................................................................................................................................................. ........................................................................165 Controle Contro le ampliado amplia do .......................................................................................... .................................................................................................................................................................. ........................................................................165
Classes de custo da determinação do resultado .................... .......... .................... ..................... .................... .................... ..................... ..................... .................... ............... ...... 168 Método de avaliação (custos teóricos) ..................... ........... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ..................... .................... ........ 168 Material Materia l em processo proc esso para custos teóricos................................................................................... teóricos ............................................................................................................................ .........................................168 Material Materia l em processo proc esso para custos reais ..................................................................... ................................................................................................................................. ............................................................169 Preços internos intern os ............................................................................... ........................................................................................................................................................................ .........................................................................................169
Wip no custeio periódico ................... .......... ..................... ..................... .................... .................... .................... .................... .................... ..................... .................... .................... .................... ............ 170 Capitalização Capitalização do do WIP ............................ ........................................... ............................... .............................. ............................ ............................. ............................... .............................. ................... ..... 171 171 Definir regras de lançamento para apropriação de material em processo .................... ......... .................... ..................... ..................... ............... ...... 172 Por categoria cate goria de demonstraçã demon straçãoo do resultado result ado ................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................172 Por classe class e de custo de determinaçã deter minaçãoo do resultado resu ltado ........................................................................................ ................................................................................................................ ........................172
CONTROLADORIA 26.6.7.3 26.6.7.4
26.6.8 26.6.9 26.6.10 26.6.11
7 de 325
Preços internos ........................................................................................................................................................................173 Atividades ...............................................................................................................................................................................173
Funções a serem executadas antes do WIP ........................................................................................................ 173 Exemplo de cálculo de WIP ................................................................................................................................ 173 Cálculo de Custos teóricos baseado na estimativa de custeio padrão ............................................................... 174 Atualização do WIP ............................................................................................................................................ 175
26.6.11.1
Restrições ................................................................................................................................................................................175
26.7.1.1 26.7.1.2 26.7.1.3 26.7.1.4 26.7.1.5
Desvios de refugo ...................................................................................................................................................................177 Desvio de preço de input ........................................................................................................................................................178 Desvio de quantidade de input...............................................................................................................................................178 Desvio de estrutura .................................................................................................................................................................178 desvio residual do input .........................................................................................................................................................178
26.7 VARIANTES DE DESVIO ................................................................................................................................................ 175 26.7.1 Os desvios do lado de entrada: ................................................................................ Erro! Indicador não definido.
26.7.2
Desvios do lado de saída: ........................................................................................ Erro! Indicador não definido.
26.7.2.1 26.7.2.2 26.7.2.3 26.7.2.4
Desvio de tamanho de lote .....................................................................................................................................................178 Desvios de preço interno ........................................................................................................................................................178 Desvios de preço médio .........................................................................................................................................................178 Desvios residuais ....................................................................................................................................................................179
26.8 DEFINIR DESVIOS DE PREÇOS D E DADOS PRIMÁRIOS (SYSTEM SETTINGS FOR VAIRANCE CALCULATIONS ) ................... 179 26.8.1 Versão teórica..................................................................................................................................................... 179 26.9 CÁLCULO DE CUSTO REAL ........................................................................................................................................... 179 26.9.1 CKMLCP – Processar o cálculo de custos reais ................................................................................................ 179 26.9.1.1 Determinação de tarifa multi-nível........................................................................................................................................181 26.9.1.2 Programa RMMMINIT – Inicialização períodos mestre de material .................................................................................182 Condição ........................................................................................................................................................................................................183 Saída ...............................................................................................................................................................................................................183 26.9.1.3 LINHA DE NÃO DISTRIBUÍDO ........................................................................................................................................183 26.9.1.4 Resultado do cálculo de custos ..............................................................................................................................................184
26.9.2 MR21 - Alteração de preco de material .............................................................................................................. 184 26.9.3 Custos teóricos totais .......................................................................................................................................... 184 26.10 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DE CO-PC ................................................................................................................... 184 26.10.1 Pesquisa de Produtos (Drilldown Product) ........................................................................................................ 184 26.10.2 Sumarização e Seleção de Ordens ...................................................................................................................... 185 26.10.2.1 26.10.2.2 26.10.2.3 26.10.2.4 26.10.2.5 26.10.2.6
27
Seleção e Geração de Características ....................................................................................................................................185 Definir esquemas de seleção (selection profiles) .................................................................................................................185 Definir telas de seleção para a lista de ordens ......................................................................................................................186 Definir regras de exceção .......................................................................................................................................................186 Criar hierarquia de ordens......................................................................................................................................................186 Coleta de dados para hierarquia de ordens ...........................................................................................................................186
CUSTEIO ABC ............................................................................................................................................................. 187
27.1 INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................................... 187 27.1.1 Problemas com a Contabilidade de Custos ........................................................................................................ 187 27.1.2 Custeio Baseado em Atividade (Activity Based Costing) .................................................................................... 188 27.2 VERSÃO DELTA ........................................................................................................................................................... 189 27.2.1 Introdução........................................................................................................................................................... 189 27.2.2 Business management transactions .................................................................................................................... 190 27.2.2.1 27.2.2.2 27.2.2.3
Primary costs: .........................................................................................................................................................................190 Secondary costs: .....................................................................................................................................................................190 Statistical key figures: ............................................................................................................................................................191
27.2.3 Recommendation................................................................................................................................................. 191 27.3 AMBIENTES (ENVIROMENTS) ....................................................................................................................................... 191
28
DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADO (PROFITABILITY ANALYSIS) ............................................................. 192 28.1 PROFITALIBITY MANAGEMENT.................................................................................................................................... 192 28.2 STRUCTURES ............................................................................................................................................................... 193 28.2.1 Definição das características a nível de segmento ............................................................................................. 193 28.3 DADOS MESTRE ........................................................................................................................................................... 193 28.3.1 Derivação de Características ............................................................................................................................. 193 28.3.2 Valuation............................................................................................................................................................. 194 28.3.2.1 28.3.2.2
Valorização usando condições específicas de CO-PA (Condition Technique e Costing Sheet) ......................................195 Valorização através de estimativas de cálcuo de custos – Costing Key .............................................................................197
CONTROLADORIA 28.3.2.3
8 de 325
Valorização através de rotinas definidas pelo usuário ........................................................................................................198
28.4 CONFIGURAÇÃO DO FLUXO DE VALORES REAIS ........................................................................................................... 199 28.4.1 Intervalo de documentos ..................................................................................................................................... 199 28.4.2 Grupos de Características e de Campos de Valores........................................................................................... 199 28.4.3 Sumarização dos dados durante a atualização ................................................................................................... 200 28.4.4 Unidade de Medida padrão em CO-PA .............................................................................................................. 200 28.4.5 Geração de Lançamentos pelas Ordens de Vendas ............................................................................................ 200 28.4.6 Geração de Lançamentos de Faturamento ......................................................................................................... 201 28.5 LIQUIDAÇÃO DE ORDEM E PROJETOS........................................................................................................................... 201 28.6 DADOS REAIS ............................................................................................................................................................... 202 28.7 PLANEJAMENTO........................................................................................................................................................... 202 28.8 SISTEMA DE INFORMAÇÃO ........................................................................................................................................... 202
29
CONTABILIDADE DE CENTRO DE LUCRO ........................................................................................................ 202 29.1 MÉTODOS DE CÁLCULO DE LUCRO ............................................................................................................................... 202 29.2 INTEGRAÇÃO COM OUTROS OBJETOS ........................................................................................................................... 203 29.3 CONFIGURAÇÕES GERAIS ............................................................................................................................................ 203 29.3.1 Opções para a área de contabilidade de custos (0KE5) ..................................................................................... 203 29.3.2 Parâmetros de controle para lançamentos reais ................................................................................................ 204 29.3.3 Atualizar versões de planejamento ..................................................................................................................... 204 29.3.4 Ajustar saldos das partidas individuais e registros totais (KEE0) ..................................................................... 205 29.3.5 Analisar opções................................................................................................................................................... 206 29.3.6 Atualizar opções ................................................................................................................................................. 208 29.3.7 Ativar ledger de estoque médio........................................................................................................................... 209 29.3.8 Transporte de saldo inicial ................................................................................................................................. 209 29.4 ORGANIZAÇÃO EMPRESARIAL ..................................................................................................................................... 210 29.5 DADOS MESTRE ........................................................................................................................................................... 210 29.5.1 Centro de Lucro .................................................................................................................................................. 210 29.5.2 Materiais representativos ................................................................................................................................... 211 29.5.2.1 29.5.2.2 29.5.2.3
Ativar materiais representativos ............................................................................................................................................211 Selecionar materiais representativos .....................................................................................................................................212 Derivar materiais representativos ..........................................................................................................................................212
29.5.3 Síntese de atribuição de centro de lucros a outros objetos (Assignment Monitor) ............................................. 213 29.6 TRANSFERÊNCIA DE CONTAS PATRIMONIAIS ................................................................................................................ 213 29.6.1 Transferência periódica ...................................................................................................................................... 213 29.6.2 Transferência on-line .......................................................................................................................................... 214 29.7 SISTEMA DE INFORMAÇÃO ........................................................................................................................................... 215 29.7.1 Relatórios standard de Centro de Lucro............................................................................................................. 216 29.7.1.1 29.7.1.2 29.7.1.3 29.7.1.4 29.7.1.5 29.7.1.6 29.7.1.7 29.7.1.8 29.7.1.9
29.7.2 29.7.2.1 29.7.2.2 29.7.2.3
30
Relatórios orientados por lista ...............................................................................................................................................216 Partidas Individuais ................................................................................................................................................................216 Partidas em aberto ..................................................................................................................................................................216 Contas patrimoniais transferidas periodicamente .................................................................................................................216 Funções especiais ...................................................................................................................................................................216 Ledger de Saldos médios .......................................................................................................................................................216 Cenário ALE descentralizado ................................................................................................................................................216 Preços Internos .......................................................................................................................................................................217 Transferência de Dados a EIS................................................................................................................................................217
Relatórios Drilldown standard de Centro de Lucro ........................................................................................... 217 Reporting interativo ................................................................................................................................................................217 Reporting interativo – índices estatísticos ............................................................................................................................217 Special Functions ® Decentralized ALE-Scenario ..............................................................................................................217
TRANSPORTE DE DADOS DE CO ENTRE MANDANTES ................................................................................. 218 30.1 30.2
31
TRANSPORTAR OPÇÕES PARA DADOS MESTRE .............................................................................................................. 229 DESTINO CONSOLIDAÇÃO ............................................................................................................................................ 231
ARQUIVAMENTO (ARCHIVING) ........................................................................................................................... 232
31.1 INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................................... 232 31.1.1 Porque fazer........................................................................................................................................................ 232 31.1.2 Pré-requisitos considerados pelo Archiving ....................................................................................................... 232 31.1.3 Conceitos básicos ............................................................................................................................................... 233
CONTROLADORIA
9 de 325
31.2 CARACTERÍSTICAS....................................................................................................................................................... 233 31.3 PROCEDIMENTO PARA EXECUÇÃO DE UMA SEÇÃO DE ARCHIVING ............................................................................... 234 31.3.1 Primeiro passo – Geração dos arquivos............................................................................................................. 234 31.3.2 Segundo Passo – Gravação dos arquivos ........................................................................................................... 235 31.3.3 Terceiro Passo – Eliminação dos dados ............................................................................................................. 235 31.4 OBJETO DE ARCHIVING E OBJETO DE DADOS .............................................................................................................. 235 31.4.1 PCA_OBJECT – Registros de totais e partidas individuais no EC-PCA ........................................................... 236 31.4.2 CO_ML_BEL – Documentos ledger de material (MLHD/IT/PP/PPF/CR/CRF/CRP) ....................................... 237 31.4.3 CO_ORDER – Ordens c/dados de movimento.................................................................................................... 238 31.4.4 CO_KSTRG – Objeto de custo: dados mestre e dados movimento ..................................................................... 248 31.4.5 CO-COSTCTR .................................................................................................................................................... 250 31.4.6 COPA2_MANN – COPA contábil, área de resultado MANN............................................................................. 252 31.4.7 COPA1_MANN - COPA baseada em cálc. custos, área de resultados MANN .................................................. 252 31.4.8 CO_CCTR_ID – Centro de custo – dados reais ................................................................................................. 253 31.4.9 CO_CCTR_PL – Centro de .custo – dados planejados ...................................................................................... 254 31.4.10 CO_CCTR_EP – Centro de custo - partidas individuais .................................................................................... 254 31.4.11 CO_ITEM – Partidas individuais de CO ........................................................................................................... 255 31.4.12 CO_ALLO_ST – Doc. Completamente estornados de rateio, distribuição, ... .................................................... 255 31.5 ADMINISTRAÇÃO DO ARCHIVING ................................................................................................................................ 255 31.5.1 Archive Development Kit (ADK)......................................................................................................................... 256 31.5.2 Autorizações........................................................................................................................................................ 257 31.5.3 Gráfico da Rede .................................................................................................................................................. 257
32
ARQUIVAMENTO DE CO - CONTROLLING ....................................................................................................... 258 32.1 OBJETOS DE CO ........................................................................................................................................................... 258 32.2 TABELAS DE CRESCIMENTO EXPRESSIVO EM CO ......................................................................................................... 259 32.3 BANCO DE DADOS LÓGICO DOS OBJETOS DE CO .......................................................................................................... 260 32.4 ANÁLISE DA TABELA DE PARTIDAS INDIVIDUAIS DE CO (COEP)................................................................................. 260 32.5 CONSIDERAÇÕES SOBRE A TABELA COFP ................................................................................................................... 261 32.6 CONSIDERAÇÕES SOBRE A TABELA COBK .................................................................................................................. 262 32.7 CONSIDERAÇÕES SOBRE COMPACTAÇÃO ..................................................................................................................... 262 32.8 OBJETOS DE ORDENS INTERNAS .................................................................................................................................. 263 32.8.1 Objeto: CO_ORDER - Ordens Internas ............................................................................................................. 263 32.8.1.1 32.8.1.2 32.8.1.3
32.8.2
Tabelas envolvidas .................................................................................................................................................................263 Critérios de seleção ................................................................................................................................................................264 Tempos de retenção ................................................................................................................................................................265
Objeto: CO_KABR - documentos de apropriação .............................................................................................. 266
32.8.2.1 32.8.2.2 32.8.2.3
Tabelas Envolvidas.................................................................................................................................................................266 Critérios de seleção ................................................................................................................................................................266 Tempos de retenção ................................................................................................................................................................267
32.9.4.1 32.9.4.2 32.9.4.3
Banco de Dados lógico: CEK (transação OKEM) ...............................................................................................................270 Critérios de seleção ................................................................................................................................................................271 Recuperação dos dados ..........................................................................................................................................................271
32.8.3 Recuperação de dados ........................................................................................................................................ 267 32.9 OBJETOS DE ARQUIVAMENTO DE CENTROS DE CUSTOS .............................................................................................. 267 32.9.1 Tabelas envolvidas .............................................................................................................................................. 268 32.9.2 Critérios de seleção ............................................................................................................................................ 269 32.9.3 Recuperação de dados ........................................................................................................................................ 269 32.9.4 Objeto: CO_CCTR_EP - partidas individuais de centros de custos ................................................................... 270
32.9.5
32.9.5.1 32.9.5.2 32.9.5.3
32.9.6
Banco de Dados lógico: CIK .................................................................................................................................................272 Critérios de seleção ................................................................................................................................................................272 Recuperação dos dados ..........................................................................................................................................................272
Objeto: CO_CCTR_PL - dados planejados de centros de custos ....................................................................... 272
32.9.6.1 32.9.6.2 32.9.6.3
32.9.7
Banco de dados lógico: CPK .................................................................................................................................................273 Critérios de seleção ................................................................................................................................................................274 Recuperação dos dados ..........................................................................................................................................................274
Objeto: CO_COSTCTR - dados gerais de centros de custos .............................................................................. 274
32.9.7.1 32.9.7.2 32.9.7.3
32.10
Objeto: CO_CCTR_ID - dados reais de centros de custos ................................................................................. 271
Banco de dados lógico: CRK .................................................................................................................................................274 Critérios de seleção ................................................................................................................................................................277 Recuperação dos dados ..........................................................................................................................................................277
OBJETO: CO_ALLO_ST - ALOCAÇÕES ESTORNADAS ............................................................................................. 277
CONTROLADORIA
10 de 325
32.10.1 Banco de dados lógico SAK ................................................................................................................................ 277 32.10.2 Critérios de Seleção ............................................................................................................................................ 279 32.10.3 Recuperação dos dados ...................................................................................................................................... 280 32.11 OBJETOS: CO_ITEM - PARTIDAS INDIVIDUAIS DE CO ............................................................................................. 280 32.11.1 Dependências ...................................................................................................................................................... 280 32.11.2 Tabelas envolvidas.............................................................................................................................................. 281 32.11.3 Preparação para o arquivamento ....................................................................................................................... 281 32.11.3.1
Critérios de seleção ................................................................................................................................................................282
32.13.1.1 32.13.1.2 32.13.1.3
Tabelas envolvidas .................................................................................................................................................................283 Critérios de Seleção ................................................................................................................................................................284 Recuperação de dados ............................................................................................................................................................284
32.12 CUSTO DE PRODUTOS .............................................................................................................................................. 282 32.12.1 Objeto: CO_COPC - Estimativa de custos de produto ....................................................................................... 282 32.12.2 Objeto: CO_KSTRG - Objetos de custo .............................................................................................................. 283 32.12.3 Objeto: CO_BASEOBJ - Componente ................................................................................................................ 283 32.13 OBJETOS DE ARQUIVAMENTO DO LEDGER DE MATERIAIS ....................................................................................... 283 32.13.1 Objeto CO_ML_DAT .......................................................................................................................................... 283
32.13.2 Objeto CO_ML_BEL .......................................................................................................................................... 284 32.13.2.1 32.13.2.2 32.13.2.3
Tabelas envolvidas .................................................................................................................................................................284 Critérios de Seleção ................................................................................................................................................................284 Recuperação de dados ............................................................................................................................................................284
32.13.3 Objeto: CO_ML_IDX - Docs.entrs.índice p/o material: ledger de material ...................................................... 285 32.13.3.1 32.13.3.2 32.13.3.3
Tabelas Envolvidas.................................................................................................................................................................285 Critérios de seleção ................................................................................................................................................................285 Recuperação de dados ............................................................................................................................................................285
32.16.1.1 32.16.1.2 32.16.1.3
Tabelas envolvidas .................................................................................................................................................................286 Critérios de seleção ................................................................................................................................................................286 Recuperação dos dados ..........................................................................................................................................................287
32.14 OBEJTOS DE ARQUIVAMENTO DE CLASSES DE CUSTO .............................................................................................. 285 32.14.1 Objeto: CO_CEL_RCL - Ledger de Reconciliação ............................................................................................ 285 32.15 OBJETOS DE ARQUIVAMENTO DE CENTROS DE LUCRO ............................................................................................ 286 32.15.1 Objeto: PCA_OBJECT - Centro de Lucro .......................................................................................................... 286 32.16 OBJETOS DE ARQUIVAMENTO DE COPA .................................................................................................................. 286 32.16.1 Objeto: COPA1_XXXX - Demonstração de Resultados baseado em custos....................................................... 286
33
ARQUIVAMENTO DE PP: PRODUÇÃO ................................................................................................................. 287
33.1 OBJETO: PP_ORDER - ORDEM DE PRODUÇÃO ........................................................................................................... 287 33.1.1 Tabelas envolvidas .............................................................................................................................................. 287 33.1.1.1
33.1.2 33.1.3 33.1.3.1 33.1.3.2 33.1.3.3
34
Critério de seleção ..................................................................................................................................................................291
Tempos de Retenção ........................................................................................................................................... 291 Recuperação de dados ........................................................................................................................................ 292 Perfil para sistema de apropriação de ordens .......................................................................................................................292 Definir variantes de síntese para síntese de objetos .............................................................................................................293 Perfis para lista de efetuação do picking...............................................................................................................................293
ARQUIVAMENTO DE SD - VENDAS E DISTRIBUIÇÃO .................................................................................... 293 34.1 OBJETO SD_VBAK - DOCUMENTOS DE VENDAS ........................................................................................................ 294 34.1.1 Tabelas envolvidas .............................................................................................................................................. 294 34.1.2 Funções e relatórios disponíveis......................................................................................................................... 296 34.1.3 Objetos de autorização necessários.................................................................................................................... 296 34.1.4 Dependências ...................................................................................................................................................... 297 34.1.5 Recuperação de Dados de Custos ....................................................................................................................... 297
35
TABELAS DO BANCO DE DADOS .......................................................................................................................... 297
35.1 CATEGORIA DE UMA TABELA OU ESTRUTURA .............................................................................................................. 297 35.1.1 Tabela Transparente ........................................................................................................................................... 297 35.1.2 Estrutura ............................................................................................................................................................. 298 35.1.3 Categoria de tabela ............................................................................................................................................ 298 35.1.4 Estrutura Append ................................................................................................................................................ 298 35.1.5 Tabela Pool ......................................................................................................................................................... 299 35.1.6 Tabela Cluster..................................................................................................................................................... 299
CONTROLADORIA
11 de 325
35.1.7 Estrutura gerada de visão ................................................................................................................................... 299 35.2 CATEGORIAS DEFINIDAS PELO USUÁRIO NO ABAP DICTIONARY ................................................................................ 299 35.3 TIPOS DE DADOS E TIPOS DE OBJETOS .......................................................................................................................... 300 35.4 CLASSE DE ENTREGA ................................................................................................................................................... 300 35.4.1 Comportamento na cópia de mandante .............................................................................................................. 301 35.4.2 Comportamento no caso de instalação, mudança de release e importação de idioma ...................................... 301 35.4.3 Tabelas dependentes de mandante ...................................................................................................................... 301 35.4.4 Tabelas independentes de mandante................................................................................................................... 301 35.4.5 Comportamento no caso de transporte entre sistemas de cliente ....................................................................... 301 35.4.6 Utilização da classe de entrega na atualização ampliada de tabela .................................................................. 301
36
TABELAS DO MÓDULO DE CO .............................................................................................................................. 302
36.1 TABELAS DE COMPACTAÇÃO DE ORDENS.................................................................................................................... 302 36.2 TABELAS DE COMPACTAÇÃO DE COPA ...................................................................................................................... 302 36.3 CONTROLLING DE CUSTOS INDIRETOS ......................................................................................................................... 302 36.3.1 Tabela BPTR - dados de objeto .......................................................................................................................... 303 36.3.2 Tabela ARCU_COIT1− Tempo de Retenção para partidas individuais de CO .................................................. 304 36.4 CONTABILIDADE DE CENTRO DE CUSTO ...................................................................................................................... 306 36.4.1 Contabilidade de custos Alocações RK-S ........................................................................................................... 306 36.5 TABELA DE DESVIOS - COSB ...................................................................................................................................... 307 36.5.1 Categorias de valores da tabela COSB .............................................................................................................. 307 36.5.2 Categorias de desvio/determ.resultados da tabela COSB .................................................................................. 310 36.6 DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS .............................................................................................................................. 310
37
TABELAS DE MATERIAIS ....................................................................................................................................... 314
APÊNDICE A - TRANSAÇÕES DO R/3 ............................................................................................................................... 314 APÊNDICE B - NOTAS RELACIONADAS.......................................................................................................................... 315 NOTA 85708 - PERGUNTAS E RESPOSTAS SOBRE ARQUIVAMENTO DE CO_OM ....................................................................... 315 NOTA 200513 - CONSIDERAÇÕES SOBRE DELEÇÃO DA TABELA COBK - CABEÇALHO DE DOCUMENTOS DE CO. .................... 317 NOTA 32236 - QUANTIDADE OU VALOR DE ESTOQUE INCORRETO NO MESTRE DE M ATERIAIS .................................................. 317
APÊNDICE A - TRADUÇÕES ............................................................................................................................................... 319 APÊNDICE B - CONCEITOS GERAIS DE GESTÃO DE NEGÓCIO .............................................................................. 320 APÊNDICE C - CONCEITOS GERAIS DO R/3 .................................................................................................................. 323 WORKBENCH (ABAP BC-DWB) ............................................................................................................................................ 323 VARIANT (VARIANTE) ............................................................................................................................................................. 323 BUSINESS SCENARIO (CENÁRIO DE NEGÓCIO) ......................................................................................................................... 323 UNIDADE ORGANIZACIONAL ................................................................................................................................................... 323 MASTER DATA (DADOS MESTRE)............................................................................................................................................. 323 TRANSACTION (TRANSAÇÃO) .................................................................................................................................................. 323 DOCUMENTO ........................................................................................................................................................................... 324 TIPO DE DOCUMENTO .............................................................................................................................................................. 324 TIPO DE CONTA ....................................................................................................................................................................... 324 REPORTS.................................................................................................................................................................................. 325 ENJOY SAP ............................................................................................................................................................................. 325 CHANGE & TRANSPORT SYSTEM (BC-CTS)............................................................................................................................ 325
CONTROLADORIA
12 de 325
1 Sistema R/3 – Introdução SIGNIFICADO DA SIGLA R/3 •
R ¡ Real Time
•
3 ¡ 3 tier (database, aplication system, frontend)
PRINCIPAIS PROCESSOS / NÍVEIS DE APOIO A GESTÃO . O Sistema R/3 atende aos quatro grandes principais processos de uma empresa e o três níveis de apoio à gestão: PRINCIPAIS PROCESSOS QUE ATENDE •
AQUISIÇÃO DE MATERIAIS (Material Procurement)
•
VENDAS E EXPEDIÇÃO (Sales and Distribution)
•
PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO
•
CONTABILIDADE, FINANÇAS E FISCAL NÍVEIS DE APÓIO Á GESTÃO
• •
•
CORPORATIVO – EIS (Executive Information System) – Lucros, ROI, Mercado, etc.. GERÊNCIA OPERACIONAL (NÍVEL TÁTICO) - Sistemas de Informações Específicos de cada área – LIS (Logistics Information System), FIS (Financial Information System), HIS (Human Resource Information System); Utiliza dados do sistema R/3 e de sistemas externos. OPERACIONAL – Componentes do R/3 e sistemas não R/3.
O R/3 incorpora o conceito de WYSIWYG – (What You See Is What You Get) que permite configurar o front-end individualmente para cada usuário personalizando leiautes de tela e menus. Para cada usuário, pode-se definir quais campos serão exibidos, quais serão bloqueados e quais os obrigatórios e, ainda, estabelecer valores pre-definidos para determinados campos. Podem ser criados novos menus específicos para cada usuário conforme o papel (role) que desempenha na empresa ou mesmo alterar os menus existentes (Favorites). As interfaces com o usuário podem ser personalizadas através de elementos organizacionais, perfis de usuário, regras de contabilização, calendários, tipos de materiais, faixas de numeração.
1.1 Mandante (Client) O R/3 trabalha com o conceito de mandante (client) que permite agrupar, em um só ambiente operacional, operações de diversas empresas independentes em termos de negócio. Um mandante é uma unidade independente para o R/3 tendo seus próprio ambiente, dados, transações, parametrizações. Para entrar no sistema, o usuário deve informar em qual mandante irá trabalhar. Conforme as necessidades da empresa podem ser criados um único mandante para todas as empresas (situação mais comum), ou dividi-las em diversos mandantes. O conceito de mandante também é bastante usado no processo de Implantação. Normalmente, para cada Implantação do R/3 são definidos pelo menos três mandantes: • •
•
Primeiro – para testes iniciais, durante as definições de parametrizações. Segundo – para definir as configurações de produção onde serão efetuados os testes mais refinados, já bem mais próximo do ambiente de produção. Terceiro – é o ambiente de produção propriamente dito. Durante a Implantação, as alterações de configuração serão efetuadas no ambiente de teste e validadas. Posteriormente, então, são transferidas para o ambiente de produção através de funções específicas disponíveis no R/3. (Funções de transporte de dados).
CONTROLADORIA
13 de 325
1.2 Idioma do Sistema O R/3 está disponível em diversas línguas, podendo o usuário informar o idioma que irá trabalhar ao entrar no sistema. O usuário tem um idioma padrão definido no seu perfil. É possível um mesmo usuário se “logar” mais de uma vez no sistema. Uma vez dentro do sistema, o usuário pode abrir até 6 sessões simultâneas (janelas ou modos), ou seja, pode estar trabalhando em até seis transações diferentes ao mesmo tempo. Para abrir uma nova sessão pode ser usado o menu, a barra de tarefas e o campo command field descritos posteriormente.
1.3 Acesso direto à transação (Command field) É o campo localizado na barra de ferramentas padrão do R/3 que permite acessar diretamente uma transação (função) do sistema sem a necessidade de navegação no menu informando o seu código. Para identificar o código de uma transação, o usuário tem várias opções: •
•
•
estando na aplicação, pode selecionar, na barra de menu, a opção System o código da transação.
¡
Status. Um dos campos exibidos na janela será
o primeiro campo da barra de status (extremidade inferior da tela) pode apresentar diferentes informações conforme parametrizado: System, Client, user, program, transaction, Response Time, Round trips/flushes. Teclando no ícone ao lado do campo, pode se visualizar qualquer uma destas informações. marcando a opção Opções Suplementos Exibir nomes técnicos (Settings Suplementos Show Technical Names). Neste caso, no menu padrão (SAP Menu e no Favoritos), o código da transação aparecerá antes do nome da transação. ¡
¡
¡
¡
Além do código da transação, alguns comandos podem ser digitados neste campo com funções específicas: •
/o antes do nome da transação – a transação solicitada será aberta em uma nova sessão e a sessão corrente permanece com a transação corrente;
•
/n antes do nome da transação – a transação corrente será encerrada e a transação solicitada é aberta na mesma sessão;
•
/i
– encerra a seção corrente.
1.4 Master Data – Dados mestres Os registros de dados que permanecem no banco de dados por um longo período de tempo são chamados Master Data. São os cadastros básicos e compreendem os fornecedores, os materiais, as contas contábeis, clientes, etc. São criados de forma centralizada podendo ser usados por várias aplicações. Por exemplo, o cadastro de cliente é usado tanto por vendas qu anto pelo contas a receber. O cadastro de clientes e fornecedores são distintos. Isto significa que se uma empresa for cliente e fornecedora ao mesmo tempo, deverá ser inserida nos dois cadastros. No entanto, é possível estabelecer um vínculo entre os dois cadastros para permitir o encontro de contas do ponto de vista financeiro, no caso de uma permuta, por exemplo. Os cadastros são subdivididos em segmentos de acordo com a área de utilização. Por exemplo, o cadastro de clientes se subdivide e três: General Data (cross-enterprise) que possui informações genéricas para todas as em presas, Financial Accounting Data que possui informações específicas para a empresa ligados principalmente a área financeira e Sales Data que possui informações relevantes somente para a área de vendas.
1.4.1 Cadastro de clientes O cadastro de clientes é por mandante. Cada filial de uma empresa representa um cliente para o R/3. Através das Partner Functions é possível determinar diferentes filiais de uma empresa para faturamento, cobrança, entrega, etc. (SP – Sold-to-party; BP – bill to party; PY – payer; SH – Ship-to-party). Os clientes podem ser associados à empresa, organização de vendas, canal de distribuição e divisão (business area). A nível de dados gerais de clientes estão as informações: código (número da conta do razão auxiliar), nome, endereço, telefone, informações bancárias. A nível de empresa podem ser definidas a conta de conciliação (conta de saldo sintética do grupo de clientes no razão geral), condições de pagamento, forma de classificação dos lançamentos dos clientes na tela de consulta de lançamentos (item sorting), procedimento de cobrança, etc. A nível de vendas estão as informações para controle do cliente para vendas. As informações de vendas podem ser acessadas pela área financeira e vice-versa. Analogamente, o cadastro de fornecedores possui um parte genérica, uma parte por empresa (contas a pagar) e uma área para compras.
CONTROLADORIA
14 de 325
Trading Partner – para controle de negociações entre empresas do grupo
1.4.2 Cadastro de materiais O cadastro de materiais é usado por todos os módulos de logística (compras, engenharia, desenvolvimento de produtos, planejamento de materiais, almoxarifado, contabilidade financeira, vendas, custos, programação da produção (work scheduling), previsões (Forecasting), classificações (agrupamentos para facilitar pesquisas), warehouse management (gerenciamento de estoques a nível de prateleira, estantes, etc.), etc.). Inclui todos os materiais usados na empresa: matériasprimas, material de consumo, produtos acabados, intermediários, materiais de manutenção, etc. O Material Type é que irá definir a característica do material, ou seja, determina as visões que o material pode ter. A existência de um único cadastro para todas as áreas evita redundâncias. A estrutura lógica do cadastro de clientes e fornecedores também se aplica ao cadastro de materiais. Um ponto importante a se considerar no cadastro de materiais é a definição da unidade de medida. O cadastro trabalha com uma unidade de medida do material e outras unidades alternativas que podem ser definidas para vendas, compras, produção, requisição de material, etc.. Somente custo só aceita trabalhar com a unidade de medida básica. Portanto, a unidade de medida básica deve ser definida de acordo com a necessidade da área de custos. Para as demais áreas pode ser definida uma unidade medida específica.
1.5 Consultas e Relatórios Uma vez que a informação foi alimentada no R/3 existem basicamente três formas de se extrair a informação. Através dos Sistemas de Informação , através do EIS (Executive Information System) e através do BW (Business Information Warehouse). Cada módulo do R/3 possui o seu sistema de informações com relatório já predefinidos e que podem ser customizados. A forma de alimentação destes sistemas é PUSH, ou seja, a cada transação, os dados são automaticamente transferidos para os sistemas de informação. Para os outros dois, o critério é PULL, significando que a atualização não é on-line a cada transação e, sim, um processo batch que puxa as informações do R/3. O EIS trabalha com o conceito de ASPECTS (níveis de sumarização). O objeto de negóico “Aspect” corresponde a um conjunto de informações de negócio sumarizadas para uma Empresa ou um Grupo para fins de avaliação de cada uma das áreas da empresa. Uma tabela do banco de dados contendo características e key figures é criada para cada Aspect. Pode conter, por exemplo, informações sobre posições financeiras, logística, pessoal, situações de mercado. As saídas do sistema podem ser arquivos, fax, e-mail, relatórios impressos ou consultas em tela permitindo, inclusive, gerar planilhas Excel. Na versão 4.6 também é possível trabalhar com planilhas Excel dentro do próprio SAP através da opção do menu Ambiente → Opções → Office Integration: selecionar Microsoft Excel. Algumas parametrizações de basis devem estar configuradas para permitir este tipo de acesso. Os relatórios do R/3 são processados on-line ao mesmo tempo em que as transações estão sendo efetuadas. Relatórios freqüentemente usados pode ter suas parametrizações (opções de seleção) armazenadas na forma de Variantes facilitando sua execução. Estas variantes tanto podem ser usadas na geração de relatórios on-line como podem ser vinculadas a jobs especificando quando o relatório deve ser processado. Os dados de um relatório podem também serem exibidos graficamente. O R/3 possui o conceito de pesquisa recursiva ou drill-down que permite que se desça a nível de detalhes a partir de um relatório genérico até chegar na informação desejada. Esta alternativa facilita grandemente a análise dos dados em um relatório de forma ágil e segura. As informações nos sistemas de informação são armazenadas em estruturas de informações sumarizdas ( aggregated information structure). Alternativamente, os SI também podem receber informações de outros sistemas não-SAP. Os relatórios mais freqüentemente usados podem ser executados a partir do Menu standard do SAP. Basicamente, os relatórios se dividem em três tipos: •
Padrão (standard reports): lista de documentos, de cadastros básicos (lista de clientes, fornecedores, plano de contas, etc.), etc.;
•
Sistemas de Informação : análise padrões sobre logística (LIS), financeiro (FIS) e recursos humanos (HIS);
•
EIS e BW
CONTROLADORIA
15 de 325
2 Menu Principal A barra de menu contém as opções do menu em cascata. Varia conforme a aplicação corrente. Em todas as aplicações, estarão disponíveis as opções de Sistema e Ajuda (System e Help) descritos mais adiante.
2.1 Menu Sistema (System) O menu Sistema aparece em todas as telas do R/3 e disponibiliza diversas funções:
2.1.1 Abrir/ Fechar Janela (Create / End Session) Permite a criação e o encerramento de novas janelas (sessões ou modos). Como já foi dito, no R/3, o usuário pode trabalhar com até seis janelas (sessões) simultâneas possibilitando que sejam processadas até 6 transações ao mesmo tempo. Isto facilita que o usuário, estando cadastrando um ordem de vendas, por exemplo, possa fazer verificações no cadastro de materiais sem abandonar o cadastramento da ordem. Relatórios que são constantemente acessados também podem ficar em aberto em uma janela paralela.
2.1.2 Especificações do Usuário (User Profile) 2.1.2.1 Manter, Definir e Eliminar Dados (Hold, Set and Delete Data) As funções de Manter e Definir dados permite criar grupo de objetos de dados similares ou iguais como, por exemplo, um grupo de ordens de compra. As duas funções permitem definir valores propostos para os campos especificados só que a função Manter permite alterar o valor do campo e a função Definir não. Para Manter ou Definir dados, preencha o conteúdo do cam po e “congele-o na tela” usando uma das funções. A partir daí, sempre que for retornar a esta tela, especificamente, o sistema, automaticamente, preenche o campo ou os campos “congelados”. Se for necessário alterar o valor, utilize a Função Manter. Caso contrário, utilize o Definir pois o sistema irá saltar este campo agilizando a digitação. Podem ser congelados campos de várias telas. Os campos p ermanecerão congelados até que sejam eliminados através da função Eliminar ou após a saída (logoff) do sistema. Nem todas as telas tem esta função disponível. Assim como para todos os objetos do R/3 Repository, as telas tem atributos que a descrevem e determinam seu funcionamento em tempo de execução. O atributo Hold Data determina se o usuário poderá ou não congelar valores para esta tela. Somente valores realmente informados pelo usuário poderão ser congelados. Eles sobrepõem o valor transferido pelo programa ABAP no evento PBO. No evento PBO, o atributo Hold Data pode ser alterado dinamicamente (em tempo de execução).
2.1.2.2 Dados Próprios (Own Data) Contém as configurações do usuário. As informações estão divididas em três grandes grupos:
Endereço (Address) – Em Endereço, são definidos o nome completo do usuário, a forma de tratamento, o endereço e telefone. Valores Fixos (Defaults) – Em Valores Fixos, são definidos o formato de apresentação das informações ao usuário: notação de decimais e de datas, impressora padrão, idioma padrão, menu inicial, etc. Parâmetros (Parameters). Em Parâmetros, são definidos os valores propostos para preenchimentos de um determinado campo de tela através do parameter ID deste campo de forma que, sempre que este usuário acesse uma tela que possua este campo, o campo configurado já aparecerá preenchido com o valor proposto aqui definido. O objetivo da definição dos valores propostos é agilizar e minimizar erros no preenchimento dos campos. Assim, por exemplo, podem ser definidos como valor propostos, o código da empresa, o código do centro, da Área de Contabilidade de Custos, etc.. Em conjunto com as definições das variantes de exibição, pode-se restringir a alteração destes campos para garantir uma entrada de dados correta. Cada vez que os d ados próprios do usuário forem alterados, será necessário reiniciar o menu para que as alterações sejam consideradas. Para saber qual o o parameter ID de um campo, vá para uma tela que contenha o campo deseja, posicione o cursor no campo e tecle F1. Será exibida a tela de help do campo. Em seguida, precione a opção Informações técnicas para ver o parameter ID do campo.
CONTROLADORIA
16 de 325
2.1.3 Serviços (Services) 2.1.3.1 Reporting Inicia o Reports (programas ABAP). Cada tipo de programa ABAP possui um comando inicial dos seguintes tipos:
Tipo 1 M F K J S T I
Comando Inicial REPORT PROGRAM FUNCTION-POOL CLASS-POOL CLASS-POOL PROGRAM TYPE-POOL -
Programas do tipo I (Include) não são compilados, são simplesmente modularizados sendo usados somente no contexto do programa a que pertence. Por esta razão, não possuem um comando inicial. Os comandos REPORT e PROGRAM, normalmente, têm a mesma função. Permite especificar a classe de mensagens do programa e as opções de formatação para sua lista default. O tipo de programa é que define se ele é executável ou somente poderá ser iniciado por uma transação e não o comando inicial. No entanto, programas executáveis poderiam sempre iniciar com um comando REPORT, e modules pools sempre com o comando PROGRAM. Surtotinas (tipo S) deveriam iniciar com o comando PROGRAM.
2.1.3.2 Quickviewer (Abap Query (Bc-Srv-Que)) Ferramenta que permite contruir relatórios sem programação. Para definir um relatório com o QuickViewer, basta definir os títulos, selecionar os campos e opções que definirão a estrutura do relatório. Uma seqüência específica de campos podem ser associada através de numeração. Se necessário, as listas podem ser editadas através de “arrastar soltar” no modo WYSIWYG, ou através das funções disponíveis nas barras de ferramentas. Os dados também poderão ser enviados para programas externos tais como Excel ou Word.
2.1.3.3 Controle de Saída (Output Controller) Permite gerenciar as solicitações de impressão do usuário. Existem duas formas de visualizar as solicitações de relátórios do usuário: •
Da tela de seleção do Controle de Saída (transação SP01). É possível navegar entre a tela de Outputs requests e spool requests. É possível selecionar os campos a serem exibidos. Para selecionar os campos, pressione a opção “ Outros critérios de seleção...” e escolha uma das opções. Selecione as solicitações combinando os diversos critérios (por exemplo, usuário, número da solicitação, dispositivo de saída, data da solicitação, etc.). Assim como em to das as telas do SAP, se um campo for deixado em branco, todas as opções serão consideradas, ou seja, n enhuam restrição será considerada para aquele campo. Conforme o nível de autorização, os usuários poderão ver todas as solicitações ou somente as suas.
•
Da lista de solicitações: selecionar a lista de solicitações cujas solicitações de saída se deseja ver e escolha a opção (Output requests). Várias outras opções estão disponíveis tais como, ver o conteúdo, eliminar, solicitar impressão, etc..
2.1.3.4 Atualização de Tabelas (Table Maintanance) Manutenção da tabelas e visões de tabelas do R/3. Nem todas as tabelas poderão ser alteradas por esta função devendo ser usada uma função específica para a tabela, disponível no Customizing (IMG). Um tabela (ABAB Dictionary (BC-DWB-DIC) é um vetor de dados no dicionário ABAP. Um tabela consiste de colunas (valores de dados com o mesmo tipo) e linhas (registros de dados). Cada registro deve ter uma identificação única determinada por um ou vários campos.
CONTROLADORIA
17 de 325
Tabelas internas são objetos de dados variáveis dinamicamente. Como todas as variáveis, são declaradas através de um comando DATA. Tabela internas estáticas também podem ser declaradas em Procedures usando o comando STATICS e em classes usando o comando CLASS-DATA. Embora o controle de visão de tabelas do SAP possa ser usado independentemente, é preciso conectá-lo a uma coleção de visões de tabelas para explorar seu utilização de forma completa. Uma vez que uma visão de tabela é conectada a uma tabela, a alteração em outra automaticamente reflete na outra e vice-versa sem a necessidade de programação adicional.
2.1.3.5 Batch Input – Gerencia as sessões de batch input para transferência de dados. Batch Input é uma interface do R/3 (Basis Services/Communication Interfaces – BC-SRV) que facilita a entrada de um grande volume de dados no sistema podendo ser usado para entrada periódica de dados externos e migração inicial de dados. Um programa ABAP lê os dados externos a serem inseridos no R/3 e armazena em uma sessão de batch input. As ações necessárias para a transferência dos dados são gravadas através de transações normais do SAP. Após a geração da sessão pelo programa, a sessão pode ser processada para executar as transações SAP. Uma sessão de batch input entra na fila quando criada e permanece lá até ser iniciada explicitamente. Para iniciar uma sessão pode ser usada esta opção ou, alternativamente, submeter um job em background (RSBDCSUB). Este job irá inicializar todas as sessões com o nome indicado. No sistema de processamento background é possível coordenar a geração e execução das sessões de batch input. Por exemplo, pode-se programar a execução (schedule) do programa de batch input e o RSBDCSUB e definir que o programa deve ser executado antes do RSBDCSUB. O RSBDCSUB será executado, automaticamente, somente se o job de batch input for processado com sucesso. Alternativamente, o programa de batch input e o RSBDCSUB pode ser enfileirados como passos de um único job. Só que, neste caso, o RSBDCSUB será executado mesmo que o programa anterior tenha abortado. O batch input é apenas uma das forma de transferência de dados. Os dados também podem ser transferidos por Direct Input e Call Transaction. Outra forma de transferência de dados é o Call Transaction para execução de transações SAP. Os dados não precisam ser armazenados em sessões para posterior processamento. Todo o processamento de batch input é feito on-line pelo programa. Neste caso, o tempo de processamento é menor. No entanto, este processo, não suporta correções interativas e função de log automáticos.
2.1.3.6 Entrada Rápida (Fast Entry) ?????????? Recorder – (Transaction Recorder) – transação SHDB – Esta transação pode ser usada pra gravar uma série de transações e suas telas. Pode ser usada para criar programas de transferência de dados que usem o batch input ou o Call Transaction, para criar sessões de batch input, para criar massa de teste ou para criar módulos de funções. A gravação pode ser executada várias vezes. As telas serão executadas exatamente da mesma forma como foram processadas durante a gravação. As gravações podem ser alteradas depois de gravadas. Esta é a mesma transação iniciada pela opção Batch Input (Recorder). Observações: • •
•
• •
As teclas F1 e F4, os comando dos menus Sistemas e Ajuda não são gravadas. Mensagens de erro de aviso não são gravadas. Isto significa que somente campos com o código OK e conteúdos que conduzam a um processamento bem sucedido serão processados na tela corrente. O comando COMMIT WORK no fluxo da transação indica processamento OK. A gravação também encerrou com sucesso. LEAVE TO TRANSACTION no decorrer da transação indica que não esta disponível batch input. A gravação é encerrada. Nas telas de SCREEPAINTER, movimento da barra de rolagem são são gravados. Devem ser usadas as funções F21 e F24 para o posicionamento.
Processamento Visível Exibir somente erros Cancelar
CONTROLADORIA
18 de 325
2.1.3.7 Entrada Direta (Direct Input) O Direct Input é uma otimização do bacth input usada, especialmente, para a transferência de grandes volumes de dados. Tem uma performance melhor porque não trabalha com tela para consistência dos dados como ocorre com o bathc input. Também não trabalha com sessões, armazenando os dados diretamente. A consistência dos dados é feita por módulos de funções do SAP. Em caso de erro, o processo pode ser reiniciado somente se executado em background. Para m anter e executar estes programas, use o programa RBMVSHOW ou a transação BMV0. Exemplos de programa de Direct Input:
Programa RFBIBL00
Aplicação FI
RMDATIND
MM
RVAFSS00
SD
RAALTD11
AM
RKEVEXT0
CO-PA
2.1.3.8 CATT (Computer Aided Test Tool (BC-CAT) ??????????? Registrar Cancelar
2.1.3.9 Jobs Gerenciamento de jobs processados no servidor. Um Job corresponde a um conjunto de programas que são executados cronologicamente um após o outro controlados por comandos específicos.
2.1.3.10 Filas 2.1.3.11 Serviços SAP (SAP Services) Logon no SAPNet R/3 Frontend.
2.1.3.12 Agenda (Appointment calendar) Um apontamento é um intervalo de tempo ou horário paraa o qual um usuário especificou uma atividade ou um evento específico. Os apontamento são associados a uma intervalo de tempo em uma agenda. Este intervalo é então preenchido com esta atividade. Mas de um apontamento pode ser associado a um intervalo de tempo. A agenda possui ferramentas para facilitar a manutenção como apontamentos periódos. Apontamentos de grupo e atividades sem vinculação de dia, são atividades diárias. • •
Próprio (Onwer) Empregado (Employee) – permite criar uma lista de tarefas que um emp regado deve executar durante um determinado período. As listas podem ser importadas e editadas. Para isto, devem ser usadas as funções d isponíveis no SAP List Viewer.
2.1.3.13 Business Workplace A Businnes workplace é uma área de trabalho integrada para o usuário contendo processamento de itens de trabalho, mensagens enviadas e recebidas, documentos administrativos e processos de trabalho e distribuição e processamento de informações para toda a empresa ou dentro de um grupo particular. É uma ferramenta do SAP Business Workflow (BC-BMTWFM).
CONTROLADORIA
19 de 325
2.1.4 Utilitários 2.1.4.1 Depuração de Telas (Debug Screen)
2.1.4.2 Depuração ABAP/4 (Debug ABAP)
2.1.4.3 Depuração Sistema (Debug System)
2.1.4.4 Consumo de Recursos (Resource Usage)
2.1.4.5 Fila automática processamento síncrono(Autom.queue syncronous processing)
2.1.4.6 Exibição de performance (Performance display) Os dois aspectos relevantes de um sistema operacional são a disponibilidade e a performance. Disponibilidade Um serviço é dito disponível se for capaz de executar a tarefa para a qual foi destinado. É um conceito “sim-não”, estando o serviço disponível ou não. Considerando um tempo ocioso não programado, este conceito sim-não é associado a uma modelo de insucesso denominado “Crash failure”. Esta é uma aproximação das falas reais de sistema, que geralmente são mais complexas.
CONTROLADORIA
20 de 325
Performance A performance é medida pel abilidade de conhecimento de certos critérios pre-definidos, tais como, rendimento do sistema (por exemplo, número de usuários suportados) e o tempo de resposta para cada usuário. Performance é considerada aceitável quando um certo nível é atingido dentro de um dado período. A performance, com certeza, depende da disponibilidade. No entanto, a disponibilidade nem sempre garante a performance. Por exemplo o R/3 onde a utilização de CPU do servidor de banco de dados é alta tem baixa performance, mas pode ser considerado como disponível. Na prática, a distinção entre estes dois aspectos frequentemente se misturam em casos extremos, pois, uma performance muito ruim significa que o sistema pode ser considerado como não disponível. Por exemplo, uma conecção de rede pode ser interrompida depois de um time-out ocorrido em função d e uma performance baixa inaceitável. Para aumentar a disponibilidade do sistema., é essencial minimizar o tempo de o ciosidade. Os tempos de parada podem ser planejados ou não planejados e, num nível mais baixo, podem ser separados em planejados e não planejados do R/3, do gerenciador do banco de dados, da rede, do sistema operacional e mesmo do hardware.
2.1.4.7 Trace performance
2.1.4.8 Análise de tempo de execução (Runtime analisys) Função para medição e análise de performance de todos os programas, transações e funções dos módulos. É usada para gerar listas que idetificam comando com longo tempo de execução, acessos a tabelas sumarizadas e mostrar o fluxo hierarquico do programa. Estas informações facilitam encontrar e analisar problemas causados por: •
Uso excessivo ou desnecessário de comandos ABAP, de subrotinas e módulos de função.
•
Funções de progama de uso intensivo de CPU
•
Funções específicas do usuário que forma alteradas por comandos ABAP
•
Acessos ao banco desnecessários ou ineficientes.
Opções disponíveis: •
Executar
•
Ativar
•
Desativar
2.1.4.9 Exibir Verificação de Autorização (Display authorization check)
2.1.5 Lista (List) 2.1.5.1 Imprimir (Print) 2.1.5.2 Procurar(Find) 2.1.5.3 Gravar(Save) Arquivo Office Arquivo Menu
CONTROLADORIA
21 de 325
File local
2.1.5.4 Enviar(Send) 2.1.5.5 Título da Lista (List header)
2.1.6 Serviços para objeto
2.1.7 Histórico do objeto
2.1.8 Ordens spool próprias (Own spool request)
2.1.9 Jobs próprios (Own jobs)
2.1.10 Mensagem breve (Short message)
2.1.11 Status
2.1.12 Logoff
2.2 Ajuda (Help) O R/3 possui diversas formas de ajuda ao usuário:
Help de Campo (F1) – estando posicionado em um determinado campo da tela, o usuário pode teclar F1 para obter um explicação do campo. Também pode acessar este help através do botão direito do mouse. Além do help de campo, a tecla F1 também permite acessar help de menu, funções e m ensagens, dependendo de onde o usuário estiver posicionado. Na janela de help de campo também está disponível o botão de “ Informações técnicas ” que exibe informações de formatação do campo, nome da tabela, nome do campo, parameter ID, etc.. O parameter ID é importante para a construção de valores propostos para o usuário. Ajuda para a Aplicação. O help de aplicação pode ser acessado na tela de help de campo ou pela barra de menu Help Aplication Help. Se o usuário estiver na tela inicial, será exibido a SAP Library posicionado no item Getting started with R/3. ¡
Biblioteca SAP (SAP Library) . Este é o manual on-line do sistema. Contém a explicação de todo o sistema podendo o usuário navegar pelo índice ou por pesquisas para encontrar a informação desejada. O idioma é definido pela biblioteca disponibilizada para consulta e não pelo idioma que o usuário esteja logado. Info de Release (Release Notes) – informa as alterações que ocorreram nas mudanças de versão do R/3.
CONTROLADORIA
22 de 325
SAPNet. Permite logar no SAPNet. Se situações de erro ocorrerm no sistema, o SAPNet fornece uma ajuda efetiva e rápida. If problem situations occur in the system, SAPNet provides fast, effective help. In SAP Net, you can enter your questions to SAP directly and immediately receive an initial response. SAPNet provides you with the same information that SAP itself uses for First Level Support. When you save the message you entered, the terminology contained in the message is used for an automatic search in the notes database. The system displays a list of notes, which contain detailed descriptions of how to solve the problem. First and Second Level Support workers use incoming customer messages to write Notes. R/3 developers also create Notes if they recognize any potential sources of problems or missing information. Atividades There are different ways to start a search for notes. Several are listed below: Specify the number of the note Enter the application area (for example BC-DB) Enter values for the change date Free text search: Enter an Oracle or SAP utility keyword Feedback – permite enviar mensagens para a SAPNet R/3 Frontend, SAP’s service system. Opções (Settings) – permite alterar a configuração do help, alterando, por exemplo, como serão exibidas informações no Zoom do campo. Matchcode – (Zoom) – Entradas Possíveis. O zoom do campo, ou seja, a lista da opções possíveis para preenchimento do campo em que o usuário está posicionado pode ser obtido com a tecla F4 ou o botão direito do mouse. Esta alternativa é bastante útil pois evita que o usuário tenha que decorar códigos. As opções que aparecerão na lista do campo são filtradas conforme a aplicação. Assim, um mesmo campo pode ter uma lista de entradas possíveis diferente de uma tela para outra, ou mesmo numa mesma tela quando o preenchimento dos demais campos forem diferentes. O zoom do campo também pode ser obtido pelo botão imediatamente à direita da campo. Sempre que selecionar esta opção, antes d a listagem será exibida uma tela de seleção (filtro) para que o usuário possa restringir mais a pesquisa e encontrar o valor desejado mais rapidamente. Para algumas funções, este matchcode pode ser alterado para que outros campos, ou combinação de campos possam ser usados para pesquisa. Help do IMG – IMG é o Guia de Implementação do R/3, contém todas as etapas que precisam ser seguidas para parametrização do sistema antes da entrada em produção. Todas as atividades nele relacionadas possuem um help explicativo que pode ser exibido tanto no formato html quanto em text script conforme parametrizado no menu Utilities. Este help é bastante útil na Implantação do sistema.
3 Barra de Ferramentas padrão (Standard Tool Bar) Esta barra está disponível em todas as aplicações tendo alguns de seus ícones inibidos quando não estiverem disponíveis. Os ícones possuem um help explicando sua função e sua tecla de atalho bastando para isto permanecer com o cursor sobre ele por um tempo. Possui o campo Command Field já descrito, os ícones de gravação, navegação, saída, criação de sessão (janela), ajuda, opções de layout. Nas opções de layout é possível alterar a forma de apresentação das mensagens, formas de trabalhar com o cursor, tamanho da fonte, cores, etc..
Botão
Nome Confirmar (Enter)
Função Confirmar as informações digitadas ou selecionados. Não grava.
Campo de comando
Permite digitar comando, como, por exemplo, o código da transação.
Gravar
Mesma função do Menu Edit → Salvar
Voltar
Retona para atela anterior sem salvar os dados. Obriga o prévio preenchimento dos campos obrigatórios.
CONTROLADORIA Sair
23 de 325
Imprimir
Encerra a transação atual sem salvar os dados. Retorna para a tela inicial ou a tela do menu principal. Abandona a transação atual sem salvar os dados. Corresponde à função Edit → Cancelar. Imprime os dados da tela atual.
Localizar
Pesquisa por informações na tela atual.
Localizar próxima
Procura a próxima ocorrência na tela atual.
Primeira página (Ctrl+PgUp) Página anterior (PgUp) Próxima página (PgDn) Última página (Ctrl+PgDn) Abrir janela
Retorna para a primeira página.
Cancelar
Retorna uma página. Avança uma página. Avança para última página.
Abre uma nova janela. Mesma função System → Abrir janela (Create session). Criar tecla de atalho Permite a criação de teclas de atalho para relatórios do SAP, transações ou tarefas (válido para Win 32). Ajuda (F1) Apresenta a descrição do campo onde o cursor estiver posicionado. Leiaute do Menu Permite personalizar as opções da tela (Opções, Gerar Gráfico, Criar Ligação, Ativar GuiXT, Tamanho Standard, Hardcopy, Cortar rapidamente_inserir, Sobre...
4 Barra de Títulos (Title bar) A barra de títulos mostra uma descrição sucinta da aplicação em que o usuário está.
5 Barra de Status Localizada na extremidade inferor da tela, possui um campo para apresentação de mensagens. As m ensagens, no R/3, podem ser de erro, aviso ou simples informação. Esta característica da mensagem pode ser alterada, ou seja, uma mensagem de aviso, por exemplo, pode ser alterada para uma mensagem de erro. A configuração ara exibição das mensagens pode ser alterada conforme as preferências do usuário. Assim, se preferir, o usuário pode solicitar que as mensagens de erro, por exemplo, sejam exibidas em janelas de diálogo e não na barra de status.
6 Barra de Ferramentas da Aplicação (Aplication tool bar) A barra de ferramentas específica da aplicação contém diversos ícones que variam de acordo com a aplicação complementando as opções padrão disponíveis na barra de ferramentas padrão.
7 Campos da tela do R/3 Os campos de entrada de dados podem ser de três tipos diferentes: Radio Buttons, Check boxes, Input field (texto) funcionando de forma semelhante aos aplicativos windows. Os campos que aparecem preenchidos com uma checkmark são os campos de preenchimento obrigatório. Em versões anteriores, estes campos eram marcados com pontos de interrogação. Através de “Variantes de exibição ” o usuário poderá alterar os campos obrigatórios, opcionais e poderá até mesmo ocultar alguns campos.
CONTROLADORIA
24 de 325
Assim, por exemplo, é possível determinar quais os campos serão de preenchimento obrigatório conforme o grupo de contas contábeis do plano de contas. Algumas telas ainda possuem uma tabela com explicações.
8 Menu Padrão SAP ou Favoritos Depois de informar seus dados para entrar no sistema (mandante, nome, senha e idioma), será apresentado ao usuário o menu padrão do SAP ( SAP Easy Access – Standard ). Se desejar que seja apresentada outra tela, poderá ser parametrizada uma transação inicial em Extras Set start transaction . Esta transação pode ser uma transação do próprio SAP para um usuário que tenha acesso bem específico no sistema (pouco usado) ou, por exemplo, para criar um menu específico para a empresa. ¡
Basicamente, o usuário tem três formas de navegar no SAP: •
Através do Menu padrão que já vem montado com todas as transações disponíveis no menu;
•
Através do Command Field informando diretamente o código da transação;
•
Através de um menu customizável, o FAVORITES, onde o usuário poderá dependurar as transações de seu uso, conforme suas preferências, inclusive podendo criar uma estrutura diferente da estrutura do menu padrão. Além de transações, o usuário pode também incluir sites da internet, relatórios e arquivos. Para a manutenção do favorites, está disponível a opção de dragging & dropping (arrastar e soltar o mouse).
Em Extras Settings, a tela inicial também pode ser alterada solicitando que seja apresentado somente o menu Favorites, ou que o Favorite seja apresentado depois do Menu padrão e ainda se deseja que a imagem da tela principal seja ou não exibida. ¡
Além do Menu Standard, a SAP também disponibiliza outros menus montados de acordo com a função específica do usuário. Assim, por exemplo, existem menu para um usuário do contas a pagar, um para um usuário da contabilidade, etc. Nestes menu, aparecem disponíveis somente as transações relacionadas à sua atividade ou cargo da empresa. Os usuários do sistema deverão ser vinculados a um grupo de atividades ( activity groups – user role). Na versão 4.6 do R/3 já existem user roles(função, cargo) predefinidas para todas as áreas de aplicação. Estando o usuário vinculado a um grupo de atividade, poderá escolher entre navegar pelo menu padrão ou pelo menu específico do usuário. Na aplication tool bar podem ser criados novos menus, pode-se alternar entre um menu e outro, pode-se associar usuários.
9 Módulos (Componentes) PP – PRODUCTION PLANNING (PRODUÇÃO) •
SOP – Sales and Operation Planning MPS – Master Production Scheduling
•
MRP – Material Resource Planning / Management Resource Planning
•
• •
OS/OP – Ordem de Produção e de Processo Chão de Fábrica
Custeio dos produtos MM – MATERIAL MANAGEMENT SD – SALES AND DISTRIBUTION FI – FINANCIAL ACCOUNTING IM – INVESTIMENT MANAGEMENT •
Planejamento e Controle de medições de Programas de Investimento de Capital EC – ENTERPRISE CONTROLLING Consolidação gerencial e Contabilidade por centro de lucro (Profit Center Accounting) • CO – CONTROLLING (CONTROLADORIA) Contabilidade de Custos • •
•
Demonstração dos custos e receitas da empresa;
CONTROLADORIA • • •
25 de 325
Permite a contabilização por centro de custo, centro de lucro ou produto; Trabalha com o Custo ABC – Activity Based Costing (Custeio baseado em atividade) Gera Análise de Rentabilidade / Demonstração de Resultados
Controle Corporativo Controle de Orçamentos • Contabilidade Gerencial • AM – ASSET MANAGEMENT QM – QUALITY MANAGEMENT PM – PLANT MAINTANANCE HR – HUMNA RESOURCES •
Efetiva participação dos vários níveis de gerência. PS – PROJECT SYSTEM •
Planejamento, controle e monitoramento de projetos complexos de longa duração visando gerenciar fundos e recursos, qualidade e tempo. WF – WORKFLOW Automatização de processos conforme regras e procedimentos pré-determinados. • IS – INDUSTRY SOLUTIONS •
Combinação dos diversos módulos do R/3 com funcionalidades específicas da indústria: CPG / TELECON / PETROQUÍMICA / QUÍMICA E FARMACÊUTICA / AUTOMOBILÍSTICA / ELETRO-ELETRÔNICA / SAÚDE. •
10 Metodologia de Implantação do R/3 A referência para a Implantação de sistemas de Gestão Integrada (ERP) são os processos de negócio da empresa. Os Sistemas mais avançados estruturam suas funções com base em processos de negócio e, m uitas vezes, fornecem modelos de referência a serem adotados pelas empresas que irão imcentror o sistema.
10.1 Fase 1 – Organização e Projeto Conceitual • • • • • • •
Analisar necessidades Organizar Projeto Criar ambiente de teste Treinar Equipe do Projeto Definir Funções e Processos Projetar Interfaces e extensões PROJETO CONCEITUAL
10.2 Fase 2 – Detalhamento do Projeto e Implantação •
• •
•
Estabelecer: Parâmetros globais • Estrutura da Organização • Dados básicos e mestres • Funções e Processos • Implementar Interfaces e extensões Estabelecer Processos e relatórios • Gerência de arquivamento • Gerência de autorizações • Executar TESTE FINAL
CONTROLADORIA •
26 de 325
APLICAÇÃO
10.3 Fase 3 – Preparação da Produção
•
Preparar início da produção Criar documentação para usuários (quem faz????) Preparar ambiente de produção Carga de dados Treinar usuários Estabelecer Administração do Sistema Transferir dados para produção Operação Assistida
•
• • • • • • •
PRODUÇÃO
10.4 Fase 4 – Operação Produtiva • •
Suportar Operação Produtiva Otimizar o uso do sistema
10.5 Business Navigator – Reference Model O Reference Model é uma ferramenta de implementação do R/3 de forma estruturada que descreve graficamente o escopo das atividades dos componentes do R/3 e dos processos do negócio suportados por este sistema. O Business Navigator ensina como implementar cada um dos métodos de Contabilidade de Custos.
11 Customizing – Guia de Implantação do SAP (IMG) O guia de implementação para o Customizing do R/3 lista todas as atividades para a Implantação do R/3 bem como o controle e a documentação de todo o projeto de Implantação. O Customing pressupõe a criação de uma equipe (gerente e membros) para atuar no projeto. Os membros da equipe efetuam as configurações do sistema e documentam os procedimentos de Implantação através da manutenção de notas e situações. O gerente do projeto é responsável por: • • • • • • •
Criar projetos de Customizing e visões do projeto Definir o escopo do projeto Especificar as datas de início e fim do projeto Definir a equipe do projeto Definir o idioma do projeto Definir o status Definir os tipos de documentação do projeto.
11.1 Opções Gerais (General Settings) Nesta seção efetuam-se as configurações gerais do sistema válidas para todas as aplicações e necessárias para o processamento das transações contábeis. Inclui as definições de países, codificação geográfica, moedas, unidade de medida, calendário, fuso horário, definição de valores globais (invisível, ativo, inativo, etc.) Dentro no módulo de CO podem ser definidos valores globais para: Controladoria a nível de custos indiretos Contabilidade de Classe de Custo Tipos de Atividade Índices Estatísticos Contabilidade de Centro de Custo Custeio baseado na atividade
CONTROLADORIA
27 de 325
Ordens de Custos indiretos Processos de custos indiretos Sistemas de Informação Controladoria a nível custo de produto Planejamento de Custo de Produto Contabilidade de Objetos de custo Cálculo de Custo real / Ledger (Razão) de Material Sistema de Informação • •
Demonstração de resultados (Análise de Rentabilidade) Estruturas Dados mestre Planejamento de Vendas e Resultado Fluxo de valores reais Sistema de Informação Ferramentas
11.1.1 Países (Countries) 11.1.2 Geocoding 11.1.3 Moedas (Currencies) Transação: OB08 – Entrar taxa de câmbio Todas as moedas a serem usadas no sistema deverão estar cadastradas na tabela de moedas tendo um código e uma data de validade atribuídos a ela. A maioria das moedas mundiais já estão cadastradas no R/3. Para trabalhar com diferentes moedas, é preciso definir as taxas de câmbio (translation factors), ou seja, as cotações das moedas para permitir a conversão dos valores. O R/3 permite o cadastramento de diferentes tipos de taxas (histórica, bank selling, bank buying, média, etc.) usadas para valorização, conversão, tradução, planejamento, etc. O R/3 sempre irá tomar a cotação mais recente para a conversão dos valores não exigindo que tenha sido cadastrada uma cotação para aquele dia especificamente . Isto tanto podem ser benéfico do ponto de vista que não te obriga ter as cotações totalmente em dia. No entanto, caso a empresa queira ou necessita trabalhar sempre com a cotação atualizada, terá de definir procedimentos manuais para garantir a correta alimentações dos dados. As cotações atualizadas deverão ser informadas antes do início das movimentações do dia já que a atualização de uma cotação só é considerada para os lançamentos efetuados após a lançamento da cotação. Para garantir a coerência, é recomendado que se trabalhe sempre com a cotação defasada de um dia sendo que esta cotação pode ser informada no final do dia anterior. Não necessariamente será considerada a cotação da tabela para converter os lançamentos. No lançamento de um do cumento em FI-AP, por exemplo, pode ser informada uma taxa de câmbio diferente da tabela para atender aos casos específicos de taxas negociadas. Num ambiente estável, as cotações seriam cadastradas uma só vez. O cadastramento de cotações dependente do tempo está disponível a partir da versão 4.0A. Com regime de inflação, o cadastramento destas taxas pode ser bastante trabalhoso e o R/3 oferece ferramentas para minimizar estes lançamentos para cada tipo de taxa (uma por tipo): •
•
Cotação inversa – definindo esta alternativa, sempre que for cadastrada a cotação da moeda 1 para a 2, o R/3 irá calcular a cotação da moeda 2 para a moeda 1. É a ferramenta mais antiga é não está mais sendo muito usada. Moeda base – associando uma moeda base a um tipo de taxa de câmibo ( exchange rate type ), será necessário apenas cadastrar as cotações das outras moedas com a moeda base. O R/3 irá derivar as demais cotações a partir da base. A moeda base somente pode ser usada em cotações médias. Até a versão 4.0A somente era possível definir uma moeda base por tipo de taxa de câmbio. Se for necessário pode ser usado um derived exchange rate type para definir uma moeda base diferente. Exemplo: um grupo de empresa tem como moeda base a moeda A. Mas para um determinada empresa, a moeda base deve ser B. Assim, em todos os relacionamentos com a moeda B deve ser definido um derived exchange rate type que tenha a moeda B como moeda base.
CONTROLADORIA •
28 de 325
Exchange Rate Spreads – por spread entende-se a diferença entre a taxa média e as taxas de bank selling e bank buying. Definindo esta variação, o sistema irá determinar as taxas a partir da média.
Cotação direta / indireta – A cotação direta é denominada price notation: quanto vale uma moeda estrangeira em relação à moeda local. A cotação indireta é dita volume notation quantas unidades de moeda local por moeda estrangeira. O R/3 permite trabalhar tanto com cotação direta quanto indireta. Para cada par de moeda é definido qual a notação padrão. O R/3 realça as cotações que não estão seguindo o padrão. Como padrão, o R/3 define que uma cotação direta não tem nenhum prefixo e uma cotação indireta é precedida de uma barra “/”. Caso a empresa trabalhe com as duas cotações, recomenda-se definir um prefixo para a cotação direta também “*” (asterisco) de forma a minimizar erros. Se a empresa trabalhar mais freqüentemente com cotações indiretas, pode também definir um prefixo para a direta e excluir o prefixo para indireta. A cotação é definida informando um valor e uma relação entre as moedas (ratio). O ratio é usada para moedas de baixo valor aquisitivo. (exemplo: cruzeiro – dolar = cotação: 1,232 x 1000 ). Na parametrização da conta contábil em FI é definido o tipo de taxa de câmbio a ser usado.
11.1.4 Unidade de Medida (Units of Mensurement) 11.1.5 Calendário (Calendar) 11.1.6 Time Zones (Fusos Horários) 11.1.7 Características de exibição de campos (Field Display Characteristics) Os field display characteristic permite determinar preenchimentos padrões para alguns campos de forma a facilitar a entrada de dados e minimizar erros. Pode ser definido a nível global ou de transação. Também pode ser definido se será ao não permitida a alteração do valor e ainda se o valor será exibido. A nível global pode ser usado, por exemplo, quando só existe uma empresa. O código é definido como padrão a nível geral. A nível global pode ser diferenciado também o domínio separando a empresa “sender” da empresa “receiver” a nível de elemento de dados. A nível de transação, pode-se citar como exemplo a definição de um único tipo de requisição de compra para a transação ME21. Também o campo pode ser suprimido ou bloqueado para alterações. A nível de transação deve ser criada uma “ Variante de transação ”.
11.1.8 Variants to ajust help (SAP Library)
11.2 Estrutura do Empreendimento (Enterprise Structure) A estrutura da empresa no R/3 é mapeada através de unidades organizacionais (Organizational Units). Ela pode ser definida de forma bastante flexível permitindo, obter-se uma visão da empresa independentemente dos critérios legais. Na verdade, é possível obter diferentes visões para um mesmo grupo empresarial: do ponto de vista fiscal, do ponto de vista de logística, do ponto de venda de gerenciamento de custo ou de gerenciamento financeiro, etc. Algumas unidades são específicas de uma determinada área, como é o caso da Organização de Vendas e outras são mais genéricas como é o caso da Centro (Centro) que é válida tanto em MM como em PP (Logística). A centro corresponde a um local físico, é uma unidade organizacional do ponto de vista de logística, sendo, po rtanto, usada em todos os módulos desta área da empresa. Não tem uma vinculação direta com o CGC. É possível ter dois centros com o mesmo CGC e um centro com mais de um CGC. A divisão em centros pode ser usada para diferenciar preço médio (o material é valorizado por código e centro), para separar material novos de recondicionados, para separar locais de produção de locais de distribuição. Outra alternativa para cálculo separado de médio é pelo SPLIT VALUATION . O nível mais alto da hierarquia são os Clients. Na verdade, o client corresponde a uma área de trabalho reservada que trabalho de forma independente das outras, exceto por algumas poucas tabelas que são comuns a todos os clients (ex: tabela de idioma, tabela de posting key, tabela de características de PA, tabela Access Sequence de SD). Resumindo, o client é uma separação lógica da base de dados. A relação entre Client e Company Codes, Company Codes e Plants e Plants e Storage Location (Depósito) é de 1:N. Assim, um centro só pode pertencer a uma empresa e uma storage location só pode pertencer a uma centro. O R/3 trabalha da seguinte forma: primeiro cria-se as unidades e depois estabelece-se as associações entre elas. Isto permite a existência de relacionamentos N:N, por exemplo, entre Organização de Vendas e Canais d e Distribuição. O relacionamento entre empresas e
CONTROLADORIA
29 de 325
Unidades de Negócio (Business Area) também é N:N só que, neste caso, não existe nenhuma vinculação a nível cadastral. O relacionamento é definido a cada transação. A associação só vai ser percebida na extração de informações. O controle de estoque é separado por unidades de negócio. A determinação das unidades organizacionais e o estabelecimento dos vínculos entre elas é uma etapa de trabalho essencial no projeto. O número de unidades organizacionais não deve ser exagerado para não gerar problemas de performance, devendo ser criadas somente as estruturas realmente necessária para o controle e extração de informações. A escolha de uma estrutura de organização deve ser bem feita uma vez que alterá-la posteriormente exige um trabalho exaustivo. Apenas alguns usuários devem ter autorização para atualizar os elementos organizacionais. Após encerrar o processo de manutenção das unidades organizacionais, o acesso deve ser bloqueado para não serem efetuadas outras modificações. As unidades organizacionais de cada área são:
11.2.1 Configurações específicas do país (Country-specific settings) Esta função permite ativar as versões padrão do país liberadas pela SAP. (programa RSCICO02). A versão do país deve ser instalada em uma cópia do client (mandante) 000 no sistema de teste. Somente após os testes as configurações devem ser transportadas para o sistema de produção. Para isto, o client no qual a versão está sendo instalada deve ser configurado de forma que as alterações do Customizing sejam gravadas automaticamente. Jamais instale a versão do país diretamente do ambiente de produção. Para executar o programa, deve ser autorizado o objeto S_TABU_CLI. Somente as unidades organizacionais padrões do SAP devem estar disponíveis no sistema e sem alterações. A empresa 0001 deve conter todas as configurações padrão de acordo com o plano de contas INT. As configurações para os diversões países (que atendem as necessidades legais) estão contidas nos templates da empresa XX01 onde XX é o código da empresa. No entanto, estes templates somente contêm algumas das configurações padrões para a empresa 0001, o que significa que não ela não deve ser usada como uma empresa de produção. Ela deve ser usada única e exclusivamente com este programa. Algumas das configurações do programa são: plano de contas, determinação de contas, esquema de cálculo de i mpostos, financial statements, métodos de pagamento, plano de depreciação, classes de custos. O programa integra as necessidades legais e de negócio dos templates sobrepondo os parâmetros específicos do país na empresa 0001, combinando a empresa com a Área de Contabilidade de Custos apropriada. Para países que usam o plano de contas INT, a empresa 0001 e associada à Controlling Area 0001. Para os outros casos, a empresa 0001 é associada à Controlling Area XX01.
11.2.2 Contabilidade Financeira (Financial Accounting) 11.2.2.1 Sociedade (Company) Unidade organizacional para a qual é possível gerar demonstrativos contábeis de acordo com a legislação. Uma sociedade é uma unidade organizacional que agrega as empresas de acordo com os requisitos da legislação comercial de cada país. No R/3, todas as funções de consolidação da contabilidade financeira são efetuadas com base nas sociedades. Uma sociedade pode abranger uma ou várias empresas. Também é aceitável designar filiais juridicamente dependentes como “sociedades” e reuni-las na unidade jurídica com os meios da consolidação. É necessário que todas as empresas de uma sociedade trabalhem com o mesmo plano de contas e mesmos exercícios fiscais. As moedas utilizadas podem ser diferentes. O código tem 6 posições alfanuméricas.
11.2.2.2 Área De Controle De Créditos (Credit Control Area) Unidade Organizacional que representa uma área de responsabilidade para monitorar e conceder crédito aos clientes. Ela pode ser definida específica por empresa ou pode abranger várias empresas. Uma empresa, porém, só pode pertencer a uma área de controle de crédito. As informações de crédito são disponibilizadas por cliente dentro de uma área de controle de crédito. O SAP disponibiliza a área de controle de crédito padrão 0001.
CONTROLADORIA
30 de 325
11.2.2.2.1 Dados relevantes para SD Atualização do crédito p/valor pendente ordem/remessa/DF A atualização de crédito controla quando os valores da ordem pendente, da rem essa em curso e do documento de faturamento pendente devem ser atualizados. O valor da ordem pendente somente será atualizado para divisões de remessa que são relevantes para o fornecimento. O usuário poderá indicar os seguintes grupos de atualização a fim de atualizar as estatísticas relevantes para o crédito: •
Atualização de crédito 000012 • •
•
• •
•
Ordem – aumenta o valor da ordem pendente com base em divisões de remessa relevantes para o fornecimento Fornecimento – reduz o valor da ordem pendente com base em divisões de remessa relevantes para o fornecimento; aumenta o valor de remessas em curso Documento de faturamento – reduz o valor de remessas em curso; aumenta o valor do documento de faturamento pendente Documento FI – reduz o valor do documento de faturamento pendente; aumenta as partidas em aberto
Atualização de crédito 000015 •
Fornecimento – aumenta o valor de remessas em curso; aumenta o valor do docuemento de faturamento pendente
•
Documento FI – reduz o valor do documento de faturamento pendente; aumenta as partidas em aberto
Atualização de crédito 000018 • •
•
Ordem – aumenta o valor de remessas em curso Documento de faturamento – reduz o valor de remessas em curso; aumenta o valor do documento de faturamento pendente Documento FI – reduz o valor do documento de faturamento pendente; aumenta as partidas em aberto
Se uma operação não puder ser processada com a atualização de crédito desejada pelo usuário, o sitema determinará a atualização de crédito seguinte. O usuário seleciona, por exemplo, a atualização de crédito 000012 que reduz o valor d a ordem pendente e aumenta o valor de remessas em curso no fornecimento. Se um item da ordem não for relevante para o fornecimento, o sistema automaticamente determinará a atualização de crédito 000018 para este item. Esta atualização de crédito aumenta o valor de remessas em curso a nível do item da ordem. O sistema utiliza a quantidade confirmada das divisões de remessa relevantes para o fornecimento para atualizar o valor da ordem pendente.
11.2.2.3 Empresa (Company Code) Menor unidade organizacional do ponto de vista da contabilidade financeira para emissão de relatórios externos (Balanço, Apuração de Lucros e Perdas). Uma empresa deverá ser constituída de acordo com pontos de vista fiscais, comerciais e contabilísticos. Regra geral, a empresa corresponde a uma sociedade juridicamente autônoma. A empresa também pode representar um local de trabalho dependente no estrangeiro, quando for necessário à empresa se reportar ao exterior (Reporting), na moeda do país. Todos os lançamentos financeiros deverão, obrigatoriamente, estar vinculados a uma empresa. O código poderá ser derivado, automaticamente, pelo sistema conforme parametrizações. A integração entre os módulos do R/3 e feita através da empresa vinculando às unidades organizacionais dos outros módulos. Por exemplo, na entrada de um documento na contabilidade financeira com uma classificação contábil da fatura de custos (centro de custo, ordem interna, etc.), o sistema utilizará o vínculo definido pelo usuário para determinar uma Controlling Area (Área de Contabilidade de Custos – ACC) para a t ransferência de dados para o CO (Controlling). O usuário poderá instalar várias empresas em um mandante para poder administrar simultaneamente diferentes “contabilidades”. O código da empresa tem 4 posições alfanuméricas e deve ser único. Na Implantação de uma empresa, o IMG (implementation Guide) sugere que seja feita uma cópia de uma das empresas padrões que já vêem cadastradas e fazer as alterações necessárias, posteriormente. A cópia é recomendada mas não é ob rigatória. Na função de cópia de uma empresa são copiados:
CONTROLADORIA •
A definição da empresa (código, nome ,cidade, país, moeda, idioma e endereço). O país define os procedimentos de localização e também é importante nas transações de pagamentos e negociações. O R/3 suporta diferentes formatos para endereços de correspondência no exterior. O idioma é importante para a criação dos textos automaticamente neste idioma (exemplo: na emissão de cheques). As contas contábies são administradas na moeda da emp resa (moeda local). As outras moedas são consideradas externas ( foreign). O sistema irá converter os lançamentos em moeda estrangeira para a moeda da empresa;
•
Parâmetros globais (plano de contas, ano fiscal (definição), valores default para a empresa);
•
Tabelas do Customizing (approximadamente 315 tabelas);
•
Contas do Plano de Contas (opcional);
•
31 de 325
Determinação de contas – parametrizações contábeis para geração de lançamentos automáticos em FI pelo demais módulos do R/3. De acordo com os diversos parâmetros de cada módulo, transações, são parametrizadas por FI. Em CO a determinação de contas corresponde ao procedimento que determina as contas de ajuste para os lançamentos de conciliação entre CO e FI manual ou automaticamente por meio de substituição.
No R/3 padrão está cadastrada a empresa 0001 com o plano de conta INT e sem especificações especiais de país. Para usar um país que tenha country template, pode ser usado o programa de versão do país que copia as tabelas específicas do país na empresa 0001. A cada cópia de empresa, o programa deve ser reprocessado. O programa customiza também as controlling areas, plants, purchasing organizations, sales organizations, credit controls areas, financial management areas, etc.. A empresa 0001 não deve ser usada como a sua empresa produtiva porque ela é usada como a empresa destino no programa de versão do país. Além disto, o programa só pode ser executado em uma nova instalação e não em uma instalação que já sofreu um upgrade por que podem existir alterações de uma versão para outra.
11.2.2.4 Divisão (Business Area) Agrupamento de empresas de uma sociedade de acordo com o negócio (segmento), tais como, linha de produto, subsidiária, etc. para a qual pode ser efetuado um Balanço e uma Apuração de Lucros e Perdas. Normalmente, é classificada por responsabilidade. O usuário poderá estabelecer várias divisões em um mandante, que poderão ser classificadas contabilmente em todas as empresas definidas nesse mandante. Ou seja, o relacionamento em divisão e em presa é N:N. Esta vinculação é feita a nível transacional e não a nível cadastral como acontece na maior parte do relacionamentos entre as unidades organizacionais. Para uma entrada consistente dos documentos é importante que as divisões tenham o m esmo significado em todas as empresas. O código tem 4 posições alfanuméricas.
11.2.2.5 Divisão de Consolidação (Consolidation Business Area) Além de permitir a consolidação de empresas, o R/3 também permite consolidar Business Area. Para isto, deve ser definida a divisão que será usada para consolidar os dados das diversas divisões da empresa.
11.2.2.6 Área Funcional (Funcional Área) Área dentro da sociedade que possui uma função específica (administrativa, comercial, distribuição, marketing, produto, etc.) objetivando classificar o custo operacional por função.
11.2.2.7 Área de Administração Financeira (AAF – Financial Management Area) Unidade Organizacional da Contabilidade Financeira que estrutura o empreendimento do ponto de vista da Fluxo de Caixa e da Administração de Orçamento. O vínculo entre a AAF e as outras áreas é efetuada através da empresa. Por exemplo, se for indicada uma classificação contábil da administração do orçamento ao editar um documento na contabilidade financeira (por ex. item financeiro, centro financeiro), o sistema utiliza a empresa para determinar a AAF para a transferência de dados para a administração do orçamento. As empresas de uma AAF devem trabalhar com a mesma moeda interna.
CONTROLADORIA
32 de 325
11.2.3 Controladoria – Controlling 11.2.3.1 Área de Contabilidade de Custo – Acc (Controllling Area) É a mais alta unidade organizacional em CO. Agrupa diversos empresas (Company Code) de uma mesma sociedade ou de várias sociedades para avaliar de forma mais sintética, a Contabilidade de Custos e Receitas. Todas as empresas de um a mesma Área de Controle (ACC) devem usar o mesmo plano de contas , ter o mesmo número de períodos contábeis reais podendo variar somente o número de períodos especiais . Podem trabalhar com moedas distintas. A moeda do grupo deve ser a moeda da ACC. Obrigar que duas empresas trabalhem com o mesmo plano de contas não significa necessariamente que as duas empresas tenham que trabalhar com as mesmas contas. As empresas deverão usar as mesmas contas operacionais, mas estas contas podem ser vinculadas às contas específicas de cada país através da alternative account number field no cadastro de contas contábeis. Deve ser definido no cadastro da ACC, se ela terá somente uma empresa ou mais de uma ( cross-company-code accounting ). Recomenda-se definir que será mais de uma mesmo que a ela só seja associada uma empresa para facilitar manutenções futuras. No entanto, se definirmos cross-company-code-accounting, a moeda dos objetos de custo de CO ob rigatoriamente será igual à moeda da empresa. Todas as transações de apropriação de custos internos referem-se somente a objetos pertencentes a uma mesma ACC, o u seja, para alocar custos de um centro de custo para outro, os dois devem pertencer à mesma ACC. Note que estes centros de custo podem pertencer a empresas distintas o que irá obrigar, posteriormente, a execução da reconciliação para acertar a contabilidade financeira. O código tem 4 posições alfanuméricas.
11.2.3.2 Empresa x Área de Contabilidade de Custos Somente no caso do usuário efetuar uma contabilidade de centro de custo abrangendo todas as empresas, é preciso atribuir as empresas à área de contabilidade de custo explicitamente. Antes de efetuar a atribuição, é preciso atualizar nos dados mestre da ACC o código de controle de atribuição , o plano de contas e a variante de cálculo de custos bem como as opções de moeda. O código do controle da atribuição influencia as demais opções. Através dele, é estipulada a atribuição de empresa(s) para a ACC. •
•
Código = "1" 1 Empresa £1 ACC – Esta opção se aplica aos casos em que cada empresa possui uma visão de custos independente. A empresa, para a qual se pretende criar uma ACC análoga, já deve estar cadastrada com a definição da moeda, plano de contas e variante de ano fiscal. O código da empresa deve ser igual ao da ACC. Neste caso, a contabilidade financeira e a contabilidade de custos terão a mesma visão. Código = "2" 1 Empresa £N ACC – A Contabilidade de custos abrange várias empresas. Permite estipular, para a ACC, uma moeda diferente da empresa. Todos os dados relevantes para a contabilidade de custos são agrupados em uma ACC comum e encontram-se ali à disposição para apropriações e análises. A visão da contabilidade de custos e a visão contábil financeira serão divergentes. Este processo apresenta vantagens quando, por exemplo, deve ser executada uma contabilidade de custos comum para um empreendimento com diversas filiais que efetuam os seus respectivos balanços independentemente. Neste caso, as variantes de ano fiscal das empresas devem ser o mesmo no que se refere ao número dos períodos contábeis e nos limites de períodos. Além disso, as empresas têm de utilizar o mesmo plano de contas.
11.2.3.3 Área de Contabilidade de Custos x Área de Administração Financeira Antes de associar a Área da Contabilidade de Custos com a Área de Administração Financeira, primeiro, é preciso atribuir as empresas ativas na Administração de Orçamento às Áreas de Administração Financeira e às Áreas de Contabilidade de Custos. A atribuição só poderá ser modificada enquanto a Administração de Orçamento não estiver ativada. Este vínculo pode gerar problemas de desempenho quando: •
Houver vinculação entre Classificações Contábeis da Administração do Orçamento às Classificações Contábeis do CO.
CONTROLADORIA • •
33 de 325
For trabalhar com Ordens e Projetos. O controle de disponibilidade estiver ativo tanto na Administração de Orçamento como nas ordens e nos projetos. Para a administração do orçamento é possível desativar o controle de disponibilidade na função: “Determinar parâmetros dependentes do ano fiscal para a elaboração do orçamento ”.
11.2.3.4 Área de Resultado (Área de Resultado) Estruturação da organização de acordo com o mercado de vendas. Agrupa uma ou mais ACC para as quais se pretende executar uma Demonstração de Resultados (Profitability Analysis). A moeda da Área de Resultado não p recisa ser a mesma das ACC. AR1
ACC1
EMP1
EMP2
AR2
ACC2
ACC3
EMP3
EMP4
ACC4
EMP5
EMP6
Do ponto de vista técnico, a definição da Área de Resultado define a estrutura dos arquivos de segmentos e lançamentos (line item) no qual o sistema irá armazenar os dados já que serão criados um grupo distinto de tabelas para cada uma das Á reas de Resultado definidas. O sistema automaticamente gera outros objetos relacionados com esta estrutura.
11.2.4 Logística 11.2.4.1 Nível de Avaliação (Valuation Level) O nível de avaliação define o nível para o qual devem ser avaliados os estoques de material podendo ser a nível de Centro (Centro) ou de Empresa. Se a empresa estiver trabalhando com Planejamento da produção (PP), Cálculo de custos de produto (CO-PC) ou SAP Retail (sistema SAP para varejo) é obrigatório usar a nível de Centro. Para saber se o SAP Retail está ativo em uma instalação, deve ser executado o programa GETSYSDEF que descreve a definição do sistema instalado. O nível de avaliação definido aplica-se para todos os mandantes. Recomenda-se nível do centro. Uma vez definido, o nível de avaliação não pode ser convertido de centro para empresa, ou vice-versa. Será necessária uma conversão de dados. A seleção do nível de avaliação irá influenciar: •
•
•
a atualização dos registros mestre de material - Visão da contabilidade financeira (principalmente do preço de avaliação) no mestre de material por centro ou por empresa; as contas do estoque do razão – Se a avaliação do material ocorrer a nível da empresa, todos os estoques do centro de um material são administrados em uma conta de estoque conjunta para cada empresa. Caso contrário, os estoques de material de cada centro podem ser administrados em uma conta própria. Caso vários centros desejem utilizar a determinação de conta, eles poderão ser agrupados no customizing da Avaliação e classificação contábil na seção Determinação de Contas. as contas do Razão usadas nas transações de movimentação de materiais.
11.2.4.2 Centro (Plant) É a unidade de controle central do ponto de vista de Planejamento e Controle da Produção e Adminitração de Materiais. Pode representar um local de produção ou simplesmente um conjunto de depósitos de materiais em um mesmo local físico. Cada plant pertence a uma única empresa.
CONTROLADORIA
34 de 325
11.2.4.3 Localização (Location) No Componente IS-A-Rl (Returnable packging logistics) a localização representa o perceiro de negócio vinculado à troca de emblagem retornável. A localização é sempre a localização vinculada à transação de retorno de embalagem que está sendo gravada. Por exemplo, na entrada de material (goods receipt), a localização é o recipiente onde a mercadoria circula. Para PM, a localização é o local dentro de um centro de manutenção no qual um objeto técnico está localizado fisicamente. Para APO (Advanced Planner and Optimizer), a localização corresponde ao local físico ou lógico onde a quantidade de produtos ou recursos são manuseados. Os tipos de localização existente são: centro, área de distribuição, depósito, cliente ou fornecedor. As localizações são definidas dentro de um centro e permite classificá-las de acordo com um critério com a lo calização física. Posteriormente as localizações serão associadas a ativos fixos (associação obrigatória), partes de equipamentos, localizações funcionais, centros de trabalho e recursos/ferramentas de produção. Nenhum verificação é feita entre a localização do ativo em AM e a localização do ativo em PM. O mesmo ocorre com os centros de trabalho em PP e PM. As localizações são puramente informativas podendo ser usadas para estruturar um matchcode ou critério para emissão de relatórios. Nenhuma funcionalidade pode ser obtida a partira das localizações em termos de hierarquia, etc.
11.2.4.4 Setor de Atividade (Division) Para o IS-U-MD, o Setor de Atividade corresponde a uma chave interna da empresa para classificar os materiais. Um ou mais setores podem ser associados a uma categoria de Setor de Atividade. Por exemplo, uma empresa utilitária pode dividir as categorias de Setor de Atividade de água em água potável e água para lavar. Em SD, o Setor de Atividade corresponde a uma unidade organizacional definida de acordo com as responsabilidades de vendas ou lucros para materiais e serviços comercializáveis. O Setor de Atividade é uma unidade organizacional de SD também requerida para a associação contábil com a Divisão para transações de logística em FI. A divisão do material é determinada pelo Centro e Setor de Atividade (definidos no cadastro de materiais). Para adaptar o escopo funcional de um Setor de Atividade das empresas, devem ser verificados os seguintes pontos: •
•
Associar o Setor de Atividade para uma ou mais organização de vendas e um ou mais canais de distribuição; Associar a divisão a um Setor de Atividade / Centro. Como na release 3.0, a divisão é determinada em MM a partir da Setor de Atividade e área de avaliação.
•
O material é sempre associado a um único Setor de Atividade no mestre de materiais.
•
É possível informar dados para o material por Setor de Atividade para os clientes bem como condições e pricing.
•
•
•
•
•
•
Também podem ser criados vários cadastros de cliente e condições (elementos de precificação), que se aplicam a várias Setores de Atividades, usando o Setor de Atividade Representativo. Podem ser definidos escritórios de vendas por Setor de Atividade. Podem ser definidos para cada tipo de documento de vendas que todos os itens irão pertencer a um mesmo Setor de Atividade. Os itens de uma remessa (delivery) ou de um documento de faturamento (biling document) podem pertencer a diferentes setores de atividade. O setor de atividade é usado como um critério de seleção para listar documentos de vendas e para worklist para remessas. Pode ser definida uma impressora destino para mensagens diferentes para cada setor de atividade baseado no documento de vendas.
Utilize o setor de atividade 01 como setor genérica se não for trabalhar com classifcação de setores.
CONTROLADORIA
35 de 325
11.2.5 Vendas e Distribuição (Sales and Distribution) 11.2.5.1 Organização de Vendas (Sales Organization) É o elemento organizacional central que controla as condições de vendas para os clientes. Representa uma unidade de vendas do ponto de vista legal. A Organização de Vendas pertence a uma empresa.
11.2.5.2 Canal de Distribuição (Distribution Channel) É o elemento que descreve em qual canal as mercadorias e/ou serviços serão distribuídos para o cliente.
11.2.5.3 Escritório De Vendas (Sales Office) 11.2.5.4 Grupo De Vendedores (Sales Group) 11.2.6 Administração de Materiais (Material Management) 11.2.6.1 Depósitos (Storage Location) Área de armazenamento de material de gerenciamento independente dentro de um centro (Administração de Estoques).
11.2.6.2 Organização de Compras (Purchasing Organization) Responsável por todo o processo de compras (requisições de cotações, ordens de compras). Uma Organização de Compras pode ser associada a uma empresa, a várias empresas ou a nenhuma empresa sendo o vínculo estabelecido através do Centro (Plant) nas transações de aquisição para efeitos legais. Mantém informações relevantes dos fornecedores e dos preços permitindo uma aquisição eficiente de materiais.
CONTROLADORIA
36 de 325
11.2.7 Logistics Execution (Expedição) 11.2.7.1 Sistema De Depósito (Warehouse Number) 11.2.7.2 Local De Expedição (Shipping Point) 11.2.7.3 Carga (Loading Point) 11.2.7.4 Organização De Transporte (Transportation Planning Point) 11.2.8 Manutenção (Plant Maintenance) 11.2.8.1 Centro de Planejamento de Manutenção (Maintenance Planning Plant) 11.2.9 Recursos Humanos 11.2.9.1 Área de Recursos Humanos (Personnel Areas) 11.2.9.2 Sub-Área de Recursos Humanos (Personnel Sub-Areas) 11.2.9.3 Grupo de Empregados (Employee Groups) 11.2.9.4 Sub-Grupo de Empregados (Employee Sub-Groups)
11.3 Componentes válidos para todas as aplicações (Cross-Aplication Components) Corresponde à manutenção dos cadastros gerais (para todos os módulos), tais como, mensagem, adm inistração dos documentos (numeração, tipos, arquivos, transferências, etc.), administração de autorizações, ferramentas de importação de dados), configurações dos subsistemas, folhas de horas de trabalho, nota fiscal, CFO, Filiais, Índices de bancos, parceiros de negócio, transferência de dados externos, processos empresariais ALE (Aplication Link Enabling)
11.3.1 Administração de Documentos – DMS (Document Management System) •
Definir os intervalos de numeração de documentos. Podem ser internos (numerados automaticamente pelo sistema) ou externos (informado pelo usuário a cada lançamento). Não pode haver sobreposição de intervalos. Se for definido um “número” alfanumérico, o sistema não irá verificar nenhum intervalo a menos que esteja sendo usado o U SER EXIT.
User Exit – ferramenta do ABAP – Workbench (BC-DWB) que indica o ponto do programa SAP que irá chamar um programa específico do cliente. Diferentemente das CUSTOMER EXIT, permite ao desenvolvedores acessar os
CONTROLADORIA
37 de 325
componentes de programas e objetos de dados do sistema padrão. As USER EXIT precisam ser revisadas nas mudanças de versão. A User Exit pode usar includes ou tables (acessadas no Customazing).
Customer Exit são melhorias (enhancements) predefinidas no SAP para utilizações específicas. São módulos préimplementados no SAP (empty modification modules). O SAP gera as Customers Exit com a transaction SMOD. A partir daí, os clientes podem usar a transaction CMOD para selecionar as otimizações desejadas e associá-las aos enhancement projects, editar os componentes e ativar os projetos relevantes. A vantagem é que estas exits n ão precisam ser revisadas em mudanças de versão. •
•
Definir as configurações por tipo de documento (descrições por idioma, status dos documentos e sua descrição, links com objetos e sua descrição), transporte da origem para o ALE (Aplication Link Enabling). O ALE é uma ferramenta de integração (CA-BFA-ALE) que se refere à criação e operação de aplicações distribuídas de forma a garantir a integridade dos dados via comunicações síncronas e assíncronas.
Maintain Key Fields – No SAP informações dos documentos estão vinculados com vários outros objetos do SAP cujos campos chaves já foram definidos. Para criar novos vínculos é preciso dar manutenção nestes key fields.
11.3.2 Sistema de Classificação (Classification System) 11.3.3 Folhas de Horas de Trabalho Com a folha de horas de trabalho é possível entrar as jornadas de trabalho pessoais válidas para vários componentes. Uma condição para a entrada pessoal, é a de criar nºs pessoais para todos os empregados relacionados com o sistema SAP. Para isso, recorrer às funções do componente administração de pessoal . Todas as ações necessárias neste quadro, são exibidas se um IMG do projeto for criado para a folha de horas de trabalho. Componentes essenciais para a atualização de dados mestre de pessoal são: 1. Entrada de um mini registro mestre de pessoal Esta entrada é facilitada através da oferta de uma medida especial para a criação de nºs p essoais para a utilização da folha de horas de trabalho. Nesta medida são agrupados todos os dados relevantes para o mini registro mestre de pessoal. 2. Determinação da atribuição organizacional Um nº pessoal em HR deve ser atribuído a determinadas unidadades organizacionais. Para atualização destas unidades podem ser aceitas as opções standard, caso não existam outros requisitos para uma atribuição organizacional. 3. Determinação de autorizações Por motivos de segurança, os dados pessoais devem ser protegidos. Assim, a folha de horas de trabalho utiliza à definição do sistema de autorizações HR, que evita o acesso não autorizado a dados pessoais. Aqui pode ser definido em detalhe as pessoas que obtêm autorizações para exibir, atualizar e aprovar dados. Para mais informações relativas à atualização de autorizações, consultar a documentação on-line com a palavra autorizações. Para a atualização de autorizações pessoais, são necessárias verificações de autorização especiais. Assim, a definição do sistema de autorizações da folha de horas de trabalho recorre à definição do sistema de autorizações do gerenciamento de recursos humanos. Estas autorizações são então atualizadas no quadro da Administração de pessoal nas seguintes etapas: •
Atualizar comutador principal de autorização
•
Atualizar perfis
•
Instalar autorizações para nºs pessoais
Na etapa seguinte Atualizar autorizações são atribuídos os grupos de autorização criados no quadro do customizing da Administração de pessoal à folha de horas de trabalho.
11.3.4 Processos Empresariais ALE definidos SAP fornece processos empresariais ALE predefinidos. Estes podem ser aproveitados para os objetivos do usuário, que este terá de configurar. Uma série destes processos empresariais ALE pode ser configurada através deste guia de implementação.
CONTROLADORIA
38 de 325
Na Biblioteca de processos empresariais ALE encontram-se todos os processos empresarias ALE com uma descrição detalhada (Ajuda -> Biblioteca SAP -> Componentes válidos para várias aplicações -> Business Framework Architecture). Pode ser utilizada a modelagem de um modelo SAP. Deste modo é atualizado automaticamente o modelo de distribuição. Contudo, o modelo de distribuição só pode ser atualizado manualmente, sem utilizar um modelo SAP. Nas descrições dos processos empresariais ALE são encontradas referências às ferramentas disponíveis. Estas ferramentas podem ser encontradas no guia de implementação sob Base -> Distribuição (ALE).
Instalar administração de usuário central Em uma associação R/3 existem vários sistemas com vários mandantes. Os mesmos registros mestre do usuário devem ser sempre atualizados em cada mandante. Para evitar uma atualização múltipla dos registros mestre de usuário, esta atualização é executada em um sistema central.
11.3.5 Transferência Inicial de Dados O workbench de transferência de dados é uma transação centralizada para transferência de dados de um sistema anterior para o sistema SAP. A transação disponibiliza as ferramentas necessárias e o acesso aos programas standard para execução da transferência de dados.
11.3.6 Ferramenta CATT 11.3.6.1 Integrar ferramenta de teste externa Esta ferramenta permite configurmar a utilização de qualquer ferramenta de teste externa de CATT do sistema SAP. A ferramenta de teste tem de suportar a interface externa de CATT no sistema SAP. Para utilização desta ferramenta é necessária a instalação de uma ferramenta de teste externa, a qual utiliza a interface standard desktop CATT da SAP. As funções CATT do sistema SAP não são limitadas de forma alguma, à exceção da utilização da ferramenta de teste externa. Para a atualização, é necessário o grupo de autorização STAT (objeto de autorização S_TABU_DIS). As opções de customizing dependem das indicações do fabricante da ferramenta de teste externa. É sempre necessário que todos os campos da tabela de customizing sejam atualizados, caso a ferramenta de teste externa deva s er utilizada. Exemplos: O primeiro exemplo exibe uma opção de customizing por usuário para o usuário SAP "Modelo01". Se este executar um módulo de teste CATT no formato da ferramenta de teste externa do fabricante "Company", o componente ActiveX é utilizado com a ID de programa "Company.CompanyCtrl.1" como interface. O módulo de teste CATT externo tem a chave "CP" para distinguir os formatos de diferentes fabricantes. •
Nome do usuário "Modelo01"
•
Contole de usuário "Y"
•
ActiveX ProgID "Company.CompanyCtrl.1"
•
Nome do fabricante "Company"
•
Código do fabricante "CP"
O segundo exemplo exibe uma opção de customizing geral. Neste caso, é sempre utilizada, independentemente do usuário que executa o módulo de teste CATT, a ferramenta de teste do fabricante "Company", caso exista um módulo de teste CATT externo com o fabricante "CP". Tal se obtém através da entrada "N" no campo controle de usuário. A entrada para o nome do usuário tem de ser um espaço em branco. •
Nome do usuário " "
•
Controle de usuário "N"
•
ActiveX_ProgID "Company.CompanyCtrl.1"
CONTROLADORIA •
Nome do fabricante "Company"
•
Código do fabricante "CP"
39 de 325
Recomendação: a instalação só é necessária caso os componentes, que decorrem dentro e fora do sistema SAP, devam ser testados. A estes pertencem, por exemplo, os componentes de aplicação Internet da SAP.
Atividades No diálogo de atualização do customizing, é necessário indicar o seguinte: Nome do usuário: O usuário no sistema SAP que executa o teste, ou um espaço em branco e uma entrada "N" no campo Controle de usuário. Controle de usuário: indica se o nome do usuário SAP é relevante para o trabalho com uma determinada ferramenta de teste externa (neste caso, inscrever no campo "Y"). Se for utilizada a mesma ferramenta de teste para todos os usuários SAP, inscrever "N". Em qualquer dos casos, é necessário inscrever "Y" ou "N". ActiveX ProgID: A ID de programa do componente ActiveX, a qual é utilizada pela interface desktop CATT no sistema SAP. O componente ActiveX é sempre um elemento da instalação da ferramenta de teste externa. Nome do fabricante: O nome do fabricante da ferramenta de teste externa. É assim possível modificar o nome do botão no diálogo de atualização SAP para os módulos CATT do tipo X. Código do fabricante: Um código de dois caracteres para o nome da ferramenta de teste externa, o qual é utilizado como chave para a distinção de módulos de teste CATT. O código é exibido juntamente com o nome do módulo de teste externo na lista de file interna no sistema SAP.
Outras observações As opções de customizing são dependentes de mandante, de modo a garantir a utilização de ferramentas de teste externas de diversos fabricantes em diferentes mandantes. Caso as opções de customizing dependentes de usuário (em que o campo Controle de usuário tem a entrada "Y") e independentes de usuário (em que o campo Controle de usuário tem a entrada "N") estejam atualizadas, as opções dependentes de usuário estão sempre ativas ao se encontrarem ajustadas ao usuário que executa ou processa o m ódulo de teste CATT. A tabela de customizing utilizada para este fim tem o nome "CATCU".
11.3.7 Serviços Internet/Intranet
11.4 Procedimento para melhor performance A marcação para eliminação de uma ordem reduz o tempo de Reavaliação de ordens, Cálculo de WIP, Cálculo de Desvios e Liquidação. Para reduzir o tempo de compactação (geração da sumarização de ordens) é preciso alterar o Esquema de Status de seleção para desprezar as ordens com este status. Para ativar a administração geral de status para ordens internas deve seratribuído o perfil de status a ser utilizado ao tipo de ordem. Esse tipo de administração de status é recomendado se o usuário desejar obter um controle com o status de aplicação.
11.4.1.1 Status O estado de processamento atual de um objeto é documentado por um ou mais status. Um status é um código que informa que um determinado estado foi atingido (por exemplo, "A ordem foi liberada") e influencia o número de transações contábeis que podem ser executadas para o objeto. A execução de uma operação contábil pode, por sua vez, definir ou eliminar um ou mais status para o objeto especificado. A interação entre o status e a operação pode ser ilustrada da seguinte maneira. É possível definir qualquer quantidade de status para um objeto. Um status pode ser exibido como um texto com 30 caracteres ou uma sigla com 4 caracteres. As duas variações de exibição podem ser traduzidas para idiomas diferentes. O status ativo de um objeto pode ser exibido em forma de lista ou em uma linha de status. A linha de status pode conter no máximo 8 status. O perfil de status é utilizado para definir a posição em que o status da aplicação é exibido nessas linhas. Vários status podem ser emitidos na mesma posição. A coluna Prioridade do perfil do
CONTROLADORIA
40 de 325
status determina o status realmente exibido e a exibição em lista mostra todos os status ativos (dispostos de acordo com a posição e a prioridade). Um status pode estar ativo ou inativo. Ele está ativo quando está atualmente definido para um objeto. Ele está inativo quando nunca foi ativado ou estava ativo, mas já foi desativado. Um status pode permitir uma transação contábil, emitindo ou não um aviso ou proibir uma transação contábil. Quando uma transação é permitida com um aviso para um determinado objeto, o sistema emite a mensagem de aviso durante a execução da transação contábil. É possível ignorar o aviso e continuar a transação contábil. Se, por exemplo, um usuário deseja marcar uma ordem liberada para eliminação. No entanto, a ordem ainda não atingiu o status Encerrada. Nesse caso, o sistema primeiro emite um aviso de que a ordem ainda não foi encerrada. Para executar uma operação contábil, pelo menos um status ativo deve permitir a transação contábil e n enhum dos status ativos pode proibir a transação contábil. A administração geral de status SAP distingue entre status do sistema e status do usuário.
Status do sistema O status do sistema é um status definido pelo sistema para informar o usuário sobre a execução de uma certa função em um objeto. Só é possível influenciar esse status ao executar outra transação contábil que provoca a modificação do status. Ao liberar uma ordem, por exemplo, o sistema define automaticamente o status do sistema Liberada. Status do usuário É possível uma maior diferenciação do status do sistema existente através da criação dos status do usuário. O status do usuário é definido em um perfil de status que é criado para cada tipo de ordem no Customizing. É possível definir e ativar qualquer quantidade de status do usuário. Em uma ordem de produção, é possível definir simultaneamente os status Liberado, Cálc.previs.custos efetuado, Imprimida e Confirmada. O status do sistema e o status do usuário influenciam as transações contábeis da mesma maneira.
11.4.1.2 Status do Usuário Com os status de usuário, o usuário pode restringir ainda mais as operações contábeis permitidas para o status do sistema atual. É possível criar o status necessário de usuário dentro de sua divisão, ao utilizar a função adequada de customizing e entrá-lo nos perfis de status. O perfil de status é atribuído ao(s) tipo(s) de ordem(ns) relevante(s). O usuário pode definir e eliminar o status de usuário definido no sistema, desde que tenha autorização para fazê-lo. O usuário descobre como exibir informações de status e as transações admitidas e proibidas em Exibição de informações de status e operações admitidas.. O usuário descobre como exibir uma síntese de todos os status ativos em Exibição de uma síntese geral de status ativos . •
O processo de modificação de um pedido de modificação e dos objetos relacionados a ele é controlado pelo status de sistema definido internamente. Um status de usuário suplementar dá ao usuário mais controle sobre esse processo de modificação. Esse status de usuário pode ser atualizado na estrutura do esquema de status definido (rede de status) através do processamento do pedido ou objeto de modificação.
O usuário só pode atualizar um status de usuário a partir de um pedido ou ordem de modificação se um status de usuário estiver definido para o tipo de modificação selecionado. O usuário pode definir status de usuários no C ustomizing de Controle de Modificações sob Definir tipos de modificação. O status de usuário para o registro mestre de modificação e para o objeto de modificação é atualizado em telas diferentes: •
•
Para atualizar o status de usuário de um registro mestre de modificação, ir para a tela Modificar cabeçalho (Saltar ® Modificar cabeçalho). Para atualizar o status de usuário de um objeto de modificação, ir para a tela de detalhes do registro de administração de objeto (Saltar ® Síntese de objetos ® ® Tela de detalhes).
O usuário pode utilizar o status de usuário específico da empresa para controlar o fluxo do processo das modificações. Quando o usuário processa um registro mestre de modificação, o sistema determina quais status de usuário são suportados na situação atual. O fluxo de processo é controlado separadamente para o cabeçalho de modificação e os objetos de modificação: •
O status de usuário do cabeçalho de modificação controla as modificações do registro mestre de modificação (por exemplo, CHG-01).
CONTROLADORIA •
41 de 325
O status de usuário dos objetos de modificação controla as modificações dos registros de administração de objeto individuais (por exemplo, Lista técnica do material MA-1, Centro 0001, Utilização 1).
OBS: Não há ligação entre os status de usuário de diferentes objetos de modificação para um registro mestre de modificação. Também não há ligação entre esse status de usuário e o status de usuário do cabeçalho de modificação. O sistema não verifica o status de outros objetos quando o usuário define um status de usuário. Para usar o status de usuário a fim de controlar a modificação do cabeçalho ou objetos de modificação, atualizar um esquema de status no mestre de modificação.
11.4.1.3 Perfil de status Um perfil de status contém uma quantidade de status de usuários e de normas definidas pelo usuário. Os perfis de status são definidos para cada tipo de ordem no Customizing. O perfil do status permite •
definir o status do usuário, documentar as funções deste status (texto descritivo) e atribuir um número ao status determinando a seqüência esperada do fluxo de status do usuário;
•
definir um status inicial (feito automaticamente quando um objeto é criado);
•
determinar a definição automática de um status do usuário ao executar uma transação contábil.
•
permitir ou proibir a execução de transações contábeis se um status estiver ativo.
Um status do usuário sem um número de status pode ser definido ou eliminado a qualquer momento, independentemente de já haver outros status de usuário ativos. No entanto, somente um status do usuário com um número de status pode estar ativo em um determinado momento. Ao ativar outro status do usuário com um número de status, o status do usuário anterior é anulado automaticamente. Ao atribuir um número a um status do usuário, é necessário especificar limite inferior e superior especificando o intervalo a partir do qual os status do usuário posteriores podem ser selecionados.
Exemplo: O usuário deseja utilizar o status do usuário para supervisionar as etapas individuais durante a construção de um edifício. Criar os seguintes status do usuário em um perfil de status: N. status 10 20 30 40 50
Status
Perfil de status Texto breve
PLAN APRV CNST HDVR CMPL
Planejamento Aprovação do planejamento Construção Entrega Encerrado
N. status mínimo 10 10 30 30 50
N. status máximo 20 30 40 50 50
Esses status são geralmente processados em seqüência de acordo com os números de status. Neste exemplo, seria impossível passar diretamente do status PLAN para o status CNST pois a partir do número de status 10, só é possível passar para o número de status 20 APRV . Da mesma forma, após atingir o status CNST , é impossível retornar aos status PLAN ou APRV .
11.4.2 Esquema de status Customizing → Produção → Controle da Produção → Ordens → ( BS02) Definir Esquema de Status
É possível utilizar um esquema de status específico da empresa para controlar o processo de modificação (registro mestre de modificação ou objetos de modificação). O usuário define esquemas de status ao selecionar Definir esquemas de status no Customizing de Controle de Modificações. O esquema de status é atribuído a um tipo de modificação no Customizing de Controle de Modificações, etapa Definir tipos de modificação. O esquema de status é atribuído a um tipo de objeto. Essa atribuição determina se o esquema é definido para registros mestre de modificação ou objetos de modificação. Os seguintes tipos de objeto são relevantes para o Controle de Modificações: •
Registro mestre de modificação. Com esse esquema de status, que é definido para o registro mestre de modificação, o usuário pode processar apenas o cabeçalho de modificação.
CONTROLADORIA •
42 de 325
Objetos. Com esse esquema de status, o usuário pode processar apenas objetos de modificação.
O usuário pode definir status de usuários para o esquema de status. É possível atribuir operações contábeis para cada status de usuário e definir dependências para ele na forma de uma rede de status. Em qualquer situação de processamento, é possível selecionar o status desejado entre os status permitidos atualmente. O usuário pode exibir os status permitidos usando a função de entradas possíveis. OBS: No Customizing, o usuário pode definir um esquema de status que seja válido para o cabeçalho d e modificação e os objetos de modificação. O esquema de status representa uma rede de status. Nessa rede, diferentes status estão conectados entre si. Em qualquer situação de processamento, o usuário só pode definir um status que seja permitido nessa situação. O usuário pode exibir o último com a função de entradas possíveis.
11.4.3 Administração de status O sistema disponibiliza administração de status para processamento de medidas de investimento (elementos PEP e ordens). Através da administração de status, o usuário pode definir suas próprias opções de status além daquelas predefinidas no sistema (tais como criado, solicitado e assim sucessivamente). Na prática empresarial em geral, freqüentemente é necessária uma subdivisão detalhada do ciclo da ordem baseada nas transações que ocorrem na ordem. Erro! Indicador não definido. Se tomarmos uma ordem de feira e exposição como exemplo: as transações contábeis para essa ordem são exibidas abaixo. Existem várias transações no status do sistema Liberado. O lançamento de custos de preparação (faturas externas) e o lançamento de custos de execução. O lançamento dos custos pós-produção no status Concluída em termos técnicos também consiste em faturas externas.
Status Criada Liberada
Liberada
Concluída em termos técnicos
Encerrada
Transações contábeis Planejamento Lançamento de custos de preparação Aluguel do balcão • Taxas da feira • Lançamento de custos de execução Emissões de material • Atividades internas • Serviços externos • Lançamento de custos pós-produção Contas de hotel • Despesas de viagem • Apropriação de custos • Nenhuma
É provável que o usuário queira limitar as transações contábeis a um certo período. Por exemplo, o lançamento de faturas externas somente seria possível antes que os custos da ordem sejam apropriados. Ou o usuário não permitiria quaisquer atividades internas adicionais após a ordem estar concluída em termos técnicos. É possível conseguir isto através da subdivisão do status Liberada e atribuição das transações ao local onde elas são permitidas. É possível subdividir um status do sistema em mais de um status. As transações são em seguida, atribuídas ao status individual. Ao contrário da administração geral de status SAP, os status do sistema na administração de status de ordem não são modificados através de uma função. Os status do sistema estão intimamente ligados ao status da ordem e são automaticamente atualizados durante uma modificação de status.
11.4.3.1 Grupos de transações contábeis É possível definir grupos de transações contábeis no menu de configuração através da reunião de várias transações em um grupo. As transações de uma feira, por exemplo, podem consistir nas seguintes ações:
CONTROLADORIA
43 de 325
•
Planejamento de custos primários
•
Planejamento de aplicação de sobretaxa de custos indiretos
•
Lançamento de faturas externas
•
Retiradas de material
•
Alocação de atividades internas
•
Lançamentos de sobretaxas de custos indiretos aplicadas
•
Apropriação de custos
•
É possível utilizar essas transações para formar grupos de transações, por exemplo:
•
Planejamento de custos
•
Lançamentos de custos de preparação (faturas externas)
•
Lançamento de custos de execução (atividades internas, saídas de material, sobretaxas de custos indiretos)
•
Lançamento de custos pós-produção (somente faturas externas)
•
Apropriação de custos
•
Em seguida, o usuário pode utilizar esses grupos para definir as operações permitidas e proibidas em períodos determinados:
Se uma operação estiver contida em um grupo de transações atribuído a um status ativo, ela é permitida para a ordem. Se uma transação não estiver atribuída a um status, ela é proibida nesse status.
11.4.3.2 Grupos de bloqueio Para proibir transações para ordens individuais, também é preciso definir essas transações como um grupo que pode, em seguida, ser gravado na ordem como um grupo de bloqueio. Um grupo de bloqueio pode ser idêntico ao grupo de transações permitido atualmente. Ele pode consistir em apenas parte das transações do grupo de transações permitido. O grupo de bloqueio limita as transações permitidas. A administração de status de ordem determina, por exemplo: • •
Qual status é default do sistema ao abrir a ordem. Quais transações são permitidas ou proibidas em um determinado status (uma operação somente é permitida quando pertence ao grupo de transações do status da ordem e não é proibida pelo status do sistema).
•
Se e quando os documentos de planejamento são escritos.
•
Quais são os atributos dos campos da tela durante a atualização dos dados mestre no status determinado.
•
Quando é possível marcar a ordem para eliminação.
O gráfico a seguir mostra uma síntese de status para ordens de feiras. Neste exemplo, são definidos seis status (de 10 a 60) para o tipo de ordem.
As colunas têm o seguinte conteúdo:
Status da ordem
As primeiras duas colunas da esquerda para a direita contêm o número do status e uma breve descrição.
LSt, Hst (status mais baixo,
Essas duas colunas determinam como é possível modificar o status na ordem. O
CONTROLADORIA
44 de 325
status mais alto)
próximo exemplo oferece uma descrição detalhada.
Crt, Rel, Cmp, Cls (criada, liberada, concluída em termos técnicos, encerrada)
Essas quatro colunas contêm campos de seleção para os vários status do sistema. P ara atribuir o status de ordem a um status do sistema, marcar a coluna apropriada. Ao fazer isto, é necessário seguir a seqüência da esquerda para a direita. Também é necessário manter a seqüência de status numericamente crescente.
TranGrp (grupo de transações)
Essa coluna contém o grupo de transações permitido para cada status respectivo.
PlD (documentos de planejamento)
Marcar aqui se deseja registrar modificações de planejamento nesse status. Então o sistema escreve partidas individuais, que podem ser exibidas, para cada modificação no planejamento da ordem. O grupo de transações permitidas também deve incluir ações de planejamento. Caso contrário, não é possível planejar e o código não tem efeito.
Dst (status default)
Marcar o status default nessa coluna. Esse é o status que as ordens desse tipo devem ter quando criadas. Geralmente é o status com o número mais baixo. O status default é apenas um valor default. É possível sobregravar esse status caso necessário.
O exemplo seguinte ilustra como a administração de status pode afetar uma ordem. Utilizamos o mesmo exemplo exibido anteriormente. O usuário planejou a ordem no status 10 e deseja agora liberá-la. A coluna StM mostra que o usuário pode definir a ordem somente no status 20 (custos de preparação). Ele modifica o status diretamente na ordem para 20. Isso causa o seguinte: O usuário modificou a fase para Liberada ao mesmo tempo que a data Liberada foi definida automaticamente na ordem Agora é possível lançar as faturas externas para os custos de preparação. Se agora, por exemplo, desejar retornar ao status do planejamento, o q ue é permitido de acordo com o LSt (status mais baixo = 10), o sistema define a data Liberada. Do status 20, é possível definir o status 30, onde todos os lançamentos reais são permitidos (grupo de transações TUDO). Se fizer qualquer modificação no planejamento agora, ela será registrada nos documentos de planejamento de acordo com a coluna PID. Se o usuário não esperar por custos pós-produção, pode definir o status 50 a partir do status 30, sem passar pelo status 40. Ao mesmo tempo, o usuário modificou novamente o status do sistema, o que também define a data concluída em termos técnicos. Agora é possível apropriar a ordem. Em seguida, o usuário percebe que um dos funcionários ainda não apresentou as despesas de viagem. Como isto não pode ser lançado no status 50, porque este permite somente a apropriação de custos, é necessário anular o status na ordem novamente. O status mais baixo (Lst) determina que só é possível voltar até o status 40 a partir do status de apropriação de custos. O sistema registra o status mais alto que a ordem atingiu até esse ponto. O status mais baixo ao qual se pode retornar, portanto, permanece sempre o mesmo. Assim, é impossível retornar do status 40 para o status 30, embora, de acordo com LSt , o status 40 normalmente permita esse retorno. Após lançar os custos pós-produção, é possível passar ao status 50 de n ovo e apropriar a ordem. Logo que os custos da ordem são completamente apropriados, é possível definir o código de eliminação, já que essa coluna está marcada para o status 50. Também é possível definir a ordem para o status 60 após a apropriação de custos. Conforme indicado nas colunas LSt e HSt , não é mais possível fazer qualquer modificação de status. O usuário não pode mais lançar na ordem neste ponto. No entanto, ele ainda pode utilizá-la para avaliações no sistema de informações.
CONTROLADORIA
45 de 325
11.4.3.3 Conjunto de funções O usuário normalmente necessita de administração de status para controlar os aspectos organizacionais de planejamento e de elaboração de orçamentos de programas de investimentos. Os itens do programa de investimentos, portanto, podem utilizar as funções genéricas de administração de status do R/3 (vide o Guia de implementação: Programas de investimentos ® Dados mestre). Com a definição dos status adequados dos usuários, é possível certificar-se de que determinadas ações (tais como a elaboração do orçamento) só sejam executadas quando o item do programa apresentar um determinado status. É possível também ligar a mudança de status a uma autorização. Dessa forma o usuário garante que as modificações de status só possam ser feitas pelos responsáveis pela tomada de decisão no empreendimento.
11.4.3.4 Perfil de seleção de status para Administração de Investimentos É possível também perfis de seleção de status em Customizing de IM definir (em Sistema de informação). Um perfil de seleção de status descreve uma determinada condição do sistema e/ou do usuário. O u suário pode entrar um perfil de seleção de status nas seguintes funções: •
Mudança de exercício
•
Rollup de valores planejados de medidas de investimento
•
Nos relatórios standard no sistema de informação
O sistema seleciona apenas os itens do programa ou as medidas de investimento com status descrito no perfil de seleção de status. O usuário pode, por exemplo, optar por fazer um relatório só das medidas de investimento já lançadas.
12 Introdução a Controladoria 12.1 Diferença entre Contabilidade Financeira (Geral) e de Custos A Contabilidade Financeira é oriunda da era Mercantilista assim como a Demonstração de Resultados. Com o surgimento das indústrias surge a necessidade de se mensurar monetariamente os estoques e o resultado. Com o distanciamento entre as empresas e as entidades financeiras surge a necessidade de se padronizar os demonstrativos contábeis pela Auditoria Externa dando origem aos princípios básicos da Contabilidade de Custos. Ao contrário da Contabilidade Financeira, a Contabilidade de Custos necessita de quantificações físicas para todos os valores monetários. A Contabilidade de Custos tem duas funções básicas: •
•
Controle – fornecer dados para o estabelecimento de padrões, orçamentos e outras formas de previsão e, posteriormente, acompanhar efetivamente o acontecido para comparação. Tomada de Decisões – alimentação de informações sobre valores relevantes que dizem respeito às conseqüências de curto e longo prazo sobre medidas de corte de produtos, fixação de preços, opções de compra ou fabricação, etc..
O R/3 faz uma distinção clara entre a Contabilidade Interna e Externa de acordo com a sua finalidade. A Contabilidade Externa está voltada para o atendimento das necessidades de entidades fora da empresa como bancos, instituições governamentais, companhias de seguro, etc. Em função disto, ela atende aos requisitos legais impostos pela legislação. Paralelamente, a empresa tem a necessidade de obter informações para análises gerenciais sem a necessidades de estar “preso” às restrições legais. Estamos falando, então, de uma contabilidade interna, voltada para atender as necessidades de informações gerencias da alta administração, dos gerentes de departamentos, etc. O módulo que atende às necessidades da contabilidade externa é FI e da contabilidade interna CO. Esta desvinculação torna o módulo de CO uma excelente ferramenta para cálculo de custos e análises gerenciais. Analogamente, existe uma diferença semelhante entre CO-PA (Análise de Resultados) e EC-PCA (Contabilidade de Centro de Lucro). A Contabilidade de Centros de Lucro está voltada para análises internas, gerenciamento das diversas áreas geradoras de receita dentro da empresa e a Demonstração de Resultados (Profitability Analisys) está voltada para análise de mercado, acompanhamento dos resultados na empresa nos diversos segmentos de mercado que ela atua.
Em CO, não existe a necessidade de existir um débito fechando com um crédito. Os lançamentos oriundos de FI geram um débito no objeto de custo especificado e nenhum crédito . Quando ocorre o lançamento de um custo primário em CO ele é tratado como uma entrada unilateral diferentemente da contabilidade tradicional . No lançamento de custos
CONTROLADORIA
46 de 325
secundários, ou seja, quando ocorre o repasse de custo de um centro de custo para uma ordem, por exemplo, aí sim, haverá um crédito no centro de custo gerador do custo (emissor) e um débito no centro de custo que recebeu o serviço (receptor).
12.2 Conceitos básicos gerais Gastos: um gasto pode gerar um custo diretamente (pagamento conta energia elétrica), pode gerar um investimento que posteriormente pode virar custo (compra de matéria-prima) ou um investimento que se transforma em custo em parcelas (compra de maquinário) ou um investimento que não vira custo (compra de terreno). Desembolso: pagamento resultante da aquisição de bens ou serviços podendo estar defasado ou não do gasto. Investimentos: sacrifícios havidos pela aquisição de bens ou serviços (gastos) que são estocados nos ativos da empresa para baixa ou amortização quando de sua venda, de seu consumo, de seu desaparecimento ou de sua desvalorização. Custo: gasto relativo a bens ou serviço utilizado na produção de outros bens ou serviços. Um custo só vira despesa na venda do produto produzido. Despesas: bens ou serviços consumidos direta ou indiretamente para a obtenção de receitas. No resultado existem receitas e despesas e, às vezes, ganhos e perdas, mas não existem custos. Toda despesa é ou foi um gasto mas nem todo gasto vira despesa (compra de terreno) “Custo de Produto Vendido: não é custo é despesa.”
Perda: bens ou serviços consumidos de formal anormal ou involuntária e que são vão diretamente para o resultado como despesas. As “perdas” previsíveis do processo produtivo não deveriam ser chamadas de perdas já que incorporam o custo.
12.3 Princípios Contábeis 12.3.1 Realização Reconhecimento contábil do resultado (lucro ou prejuízo) apenas na realização da receita; gera diferença entre os conceitos de lucro da Economia e da Contabilidade.
12.3.2 Competência e Confrontação Diz que a despesas representativas dos esforços para a consecução de uma receita deve ser reconhecida no mo mento do reconhecimento desta receita. Existem dois grandes grupos de despesas: •
•
DESPESAS P/ OBTENSÃO DAS RECEITAS - incorridas para a consecução daquelas receita qie estão sendo reconhecidas DESPESAS DE VINCULAÇÃO DIFÍCIL OU IMPOSSÍVEL - incorridas para obtenção de receitas genéricas e não necessariamente daquelas que agora estão sendo contabilizadas.
12.3.3 Custo básico como histórico de valor Os ativos são valorizados pelo valor histórico. Isto exige trabalhar com moeda constante (pouco influência de efeitos inflacionários que deturpariam os valores de custos apurados). A Contabilidade só admite para registro os fatos relativos a gastos efetivos da entidade representados por pagamentos ou promessas de pagamentos pelos bens e/ou serviços recebidos. O sacrifício representada pelo que a empresa deixou de ganhar por ter aplicados seus recursos na fabricação de um bem e não em outra atividade qualquer ou simplesmente o juro calculado sobre o capital próprio, por não obrigarem a entrega de ativo, deixam de ser contabilizado e também de ser englobas no custo dos produtos.
12.3.4 Consistência A empresa deve ser coerente na adoção de seus critérios. No caso de uma alteração a empresa deve reportar o fato e o valor da diferença no lucro com relação ao que seria obtido se não houvesse a quebra de consistência.
CONTROLADORIA
47 de 325
12.3.5 Conservadorismo Se baseia no espírito de precaução. Se a empresa tiver a opção de definir um fato ocorrido como ativo ou redução do PL, deve optar pela redução do PL (ex.: provisão para devedores duvidosos; se um estoque avaliado pelo custo de aquisição (mercadoria) ou de fabricação (produto) estiver ativado por um valor que exceda o seu valor de venda, deve ser reduzido ao montante deste último (custo ou mercado, dos dois o menor).
12.3.6 Materialidade Não exige controle sobre os itens de valor monetário pouco significativo.
12.4 Controladoria Controladoria em uma organização coordena, monitora e otimiza todos os processos da empresa. Para isto, a Controladoria requer informações sobre o consumo dos recursos e atividade de produção. O planejamento também é uma atividade executada pela Controladoria. A comparação entre o planejado e o real permite apontar variações que constituem a base p ara medições corretivas. Inclui, ainda, as funções de contabilização de lucros e perdas, tais como margem de contribuição, rentabilidade de áreas individuais e da empresa como um todo. Fornece informações críticas para tomada de decisões suportando tanto os objetivos operacionais (curto prazo) e estratégicos (longo prazo). A Controladoria é uma ferramenta gerencial para tomada de decisão englobando as etapas de previsão, controle, apresentação de resultados, recomendações ou deliberações e informações. As etapas são analisadas individualmente por área Controladoria Financeira (Aquisição), Controladoria de Investimentos (Produção) e Controladoria de Custos e Receitas (Vendas) e de forma global cíclica.
O objetivo do módulo de CO é armazenar, conciliar e, se possível, alocar os gastos operacionais totais dentro de um período da empresa, extraídos da Contabilidade Financeira (Contabilidade, Contas a Pagar, Contas a Receber), tendo o custo como base. Informações não relevantes à Contabilidade Financeira serão tratadas em CO permitindo um efetivo gerenciamento do custo. O CO possui todos os procedimentos comuns para a Contabilização dos custos. Pelo CO é possível documentar os fatores de produção e as saídas geradas baseado em valores e quantidades, aumentar a eficiência do controle e suportar tomada de decisões. Constitui-se de “objetos” para os quais serão atribuídos custos e/ou receitas dentro de um período. Cada departamento pode selecionar diferentes tipos de planejamento e funções. O CO já contém relatórios disponíveis para análises comuns mas também permite a criação de relatórios customizados. A dificuldade na apuração dos custos está, basicamente, na obtenção correta das informações. Os apontamentos de produção, que são a base para o cálculo dos custos, são efetuados por profissionais de nível cultural médio e sem interesse por serviços burocráticos. Na Implantação de um sistema, o ideal é começar com rotinas e formulários mais simples fazendo-se uma Implantação progressiva tanto a nível de escopo como de profundidade. É preciso avaliar bem a relação gasto-benefício de cada informação.
Portanto, ao contrário de outras abordagens contábeis, o R/3 permite controlar o fluxo de quantidades entre os objetos e valorizá-lo. Estas quantidades representam o vínculo entre os componentes de Logística e Contabilidade, permitindo conciliar informações de planejamento entre os diversos componentes. Por exemplo, é possível transferir informações do planejamento de vendas para o planejamento e controle da produção e, então, usá-lo para determinar as necessidades de quantidades de atividades internas a serem executadas. A partir daí, apura-se o custo dos centros de custos que irão fornecer estas atividades. Para usar o módulo de CO como um sistema de projeção, é preciso obter informações não contábeis, tais como os compromissos resultantes de aquisições e ordens de compra (custos futuros) se considerando como redutores de verbas disponíveis. COMPONENTES DE CO Pergunta Quais custos ocorrem dentro da organização? Como manter os custos indiretos sobre controle?
Componente Cost and Revenue Element Accounting Overhead Management
CONTROLADORIA
48 de 325
COMPONENTES DE CO Pergunta As áreas onde os custos indiretos ocorrem estão trabalhando eficientemente? Quão alto estão os custos das atividades da empresa? Estão seguindo o orçamento? Como associar custos indiretos considerando fontes reais de custos e como otimizar processos internos? Quanto custa fabricar um produto ou fornecer um serviço? Quais os segmentos da empresa são rentáveis? Quão lucrativas são as unidades corporativas individuais?
Componente Cost Center Accounting Overhead Orders Activity-Based Costing Product Cost Controlling; Product Cost Planning; Cost Object Controlling; Actual Costing/Material Ledger Profitability Analysis Profit Center Accounting
Quais custos ocorrem dentro da organização?
CR-EA (Custos e Receitas - Elementos de custo)
Como manter os custos indiretos sobre controle?
OM
As áreas onde os custos indiretos ocorrem estão trabalhando eficientemente?
CCA – contabilidade de centro de custo
Quão alto estão os custos das atividades da empresa? Estão seguindo o orçamento?
OO
Como associar custos indiretos considerando fontes reais de custos e como otimizar processos internos? baseado na atividade Quanto custa fabricar um produto ou fornecer um serviço? Controlling; Actual Costing/Material Ledger Quais os segmentos da empresa são rentáveis?
ABC custeio
Product Cost Controlling; Product Cost Planning; Cost Object
Profitability Analysis
Quão lucrativas são as unidades corporativas individuais?
Profit Center Accounting
Internacionalmente, a contabilidade pode ser dividida em duas abordagens baseada em diferentes tradições e necessidades. As empresas que seguem a contabilidade européia fazem uma distinção maior entre contabilidade financeira e contabilidade de custos que as empresas anglo-saxissônicas. O US-GAAP (United States’ Generally Accepted Accounting Principles) enfatiza o investidor mais que o credor; os princípios contábeis são mais voltados para uma apresentação de valores mais justa do que conversadora. Além disto, o balanço comercial e fiscal são menos vinculados e a valorização externa consumo de recursos é mais real que a usada na Alemanha, por exemplo. No entanto, para fins de análises internas, a maior parte das empresas preferem usar valorizações distintas das necessidades externas. No R/3 os lançamentos contábeis são gerados automaticamente pelos outros módulos de forma on-line e em tempo real.
12.5 Abordagens de custo implementadas em paralelo no R/3 12.5.1 Custeio Padrão x Custeio Real Na valorização das atividades pode ser usado tanto as tarifas planejadas quanto reais. Na contabilidade de Custo real, os custos são alocados na sua totalidade para o cálculo de componentes. Já na contabilidade de custo padrão, somente são alocados os custos padrão sendo a diferença entre o custo real e o padrão alocada diretamente para lucros do período. Os custos padrão são estabelecidos segundo estudos de engenharia e são cuidadosamente apurados, levando-se em conta o presente e o passado. Assim, nem todos os custos pré-orçados podem ser classificados como tal. Para determinação dos custos padrão, há necessidade de seguir alguns critérios: •
Seleção minuciosa do material utilizado na produção;
•
Estudos de tempo e desempenho das operações produtivas;
•
Estudos de engenharia sobre equipamentos e operações fabris.
CONTROLADORIA
49 de 325
Para os produtos acabados e semi-acabados, o SAP exige trabalhar com custeio padrão. Já, a nível de materiais comprados, pode-se trabalhar tanto com custeio padrão quando média móvel. A partir da versão 4.6, é interesante trabalhar com padrão para todos os materiais uma vez que permite visualizar melhor as variações no custo em função de quantidade e de preço também a nível de matéria-prima.
12.5.2 Custeio por Absorção x Custeio Marginal Os custos podem surgir em toda a cadeia de alocação em porções fixas e variáveis, possibilitando tanto uma análise de custo marginal quanto de absorção. No custo por absorção, todos os custos (fixo e variável) são repassados aos objetos de custo. Já no custo marginal, somente são considerados os custos variáveis, tanto na apuração preliminar quanto na final. Custeio por absorção consiste na apropriação de todos os custos de produtos aos bens elaborados mas somente os de produção. Apesar de não ser totalmente lógico e de, muitas vezes, falhar como instrumento gerencial, é aceito para fins de avaliação de estoques (para apuração de resultado e para o próprio Balanço) e também para o Fisco (IR). O SAP permite analisar os custos decompondo-o em várias visões diferentes podendo incluir alguns custos em um visão e não incluí-los em outras.
12.5.3 Custeio direto x Contribuição Marginal A abordagem pode ser alterada para desconsiderar, totalmente, as alocações de custos indiretos associando-os aos objetos de decisão originalmente programados. Os princípios que norteiam a metodologia do Custo Direto não consideram os custos indiretos como custos de produção. Se baseia no princípio do COST-BY-CAUSE. Estes custos são lançados como custos inaplicáveis ao processo produtivo, qualquer que seja o volume da atividade. Ao contrário do método de Custo por Absorção que agrega os custos indiretos ao custo de produção, o método do Custo Direto debita os custos indiretos diretamente da Receita de Vendas, obviamente apresentando resultados distintos nos balancetes de receitas e d espesas. A Margem de Contribuição por produto corresponde à diferença entre o preço de venda e os custos variáveis. O resultado deve ser suficiente para cobrir os custos fixos, assim como o lucro líquido desejado pela empresa. A maior vantagem de se fazer uma avaliação da Margem de Contribuição está em estabelecer um comparativo entre os preços dos concorrentes e os preços praticados pela empresa. Uma vez identificado, a empresa poderá verificar qual a capacidade dos seus produtos para gerar lucro, já que conhece os limites dos seus custos variáveis. É, portanto, uma informação relevante para a administração de marketing. Uma análise da tendência, observando-se em particular o comportamento da margem média de cada produto por período, seja em reais como em percentuais, permitirá identificar eventuais desvios maiores. Estes desvios podem estar relacionados com os preços projetados ou com os custos ou despesas variáveis consideradas. Um exame da coerência dos números torna-se importante.
12.5.4 Custos de Vendas x Custeio Periódico O componente de CO-PA (Análise de Rentabilidade) suporta Custos de Vendas (cost-of-sales accounting) que compara as receitas e custos de vendas do período. Também permite contabilização periódica que compara receitas do período com os custos totais, as variações no estoque de semi-acabados e acabados, materiais em processo e ativos produzidos internamente.
12.6 Planejamento / Projeção / Orçamento Planejamento - esta ligado ao que a empresa espera realizar em termos operacionais, pode trabalhar tanto monetariamente quanto em termos de quantidades. O módulo de CO possui inúmeras funções para planejamento integrado apresentando diversos cenários (diferentes versões) que podem ser revalorizadas e copiadas. Permite tanto o planejamento centralizado como descentralizado podendo as telas de entrada de dados ser customizada conforme as necessidades de cada um. P ara facilitar a manutenção, o R/3 permite lançamento automático de informações oriundos de outros módulos, alocações automáticas, fazendo, ainda, a conciliação; Forecast - projeção dos dados com base no ocorrido com base em algum critério podendo ou não estar ligado ao plano de contas; Orçamento - monetário ligado ao definição e controle de verbas.
CONTROLADORIA
50 de 325
12.7 Moedas em CO • •
•
Moeda da Área de Contabilidade de Custos Moeda da Empresa ou do Objeto - Se estiver trabalhando com mais de um empresa por Controlling Area, a moeda do objeto obrigatoriamente deverá ser a moeda da empresa. Se a Controlling area for definida para trabalhar com uma única empresa, os objetos poderão ter uma moeda diferente da moeda da empresa. Moeda da transação
12.8 Conceitos gerais de CO Receitas – Receita total considerando-se o preço de mercado. Unidades de atividade operacional (bem ou serviço) valorizada em preços de mercado, expressa na unidade de medida e moeda de vendas (quantidade x preço de mercado = vendas). Grupos de Alocação – combinação de ordens em uma mesma Área de Contabilidade de Custos que são apuradas em conjunto podendo ser definida com base em deadlines (mensal, semanal,...), área de trabalho (manutenção, reparo, etc. ...) ou destinatário de apuração (centro de custo, conta contábil). Cálculo de Custos – Método de apropriação de custo; cálculo de custos de bens produziods e comprados para u ma unidade produtiva ou operacional (produto ou serviço). Contas de variação de preço – contas contábeis que receberão os lançamentos mensais referentes às variações entre o custo padrão e o custo real ou para lançamento de variações entre os valores constantes na nota fiscal e na ordem de compra (divergências de preço). Capacidade – taxa utilizada para separar o custo fixo referente à utilização da capacidade do custo referente a tempo ocioso. Custos teóricos – corresponde ao custo planejado com base nas quantidades e tarifas planejadas ajustados para as quantidades reais apuradas para estas atividades. Conforme mostra o gráfico. Ele permite uma comparação mais significativa entre o real e o planejado. CUSTOS Total previsto Total ajustado
Fixo
real
previsto
QUANTIDADE
Custos Unitário – Ferramenta de custeio de produtos que não considera a lista de materiais (estrutura do produto) e o roteiro (processo produtivo) usado para determinar o custo previsto dos componentes ou para detalhar a previsão de custos dos objetos de custo (ordens ou centros de custo). Classe de Custos (Cost Element) – conta contábil usada pela Controladoria para armazenar consumo de recursos de produção. As classes podem ser primárias (que se referem aos materiais comprados, matérias-primas, fornecimentos operacionais, folha de pagamento criados fora da Controladoria) e secundárias (referente a atividades operacionais internas que somente são relevantes para a Contabilidade de Custos). É o ponto de partida para repassar os valores para outros componentes de CO. As Classes de Custo secundárias mostram o fluxo dos valores internos, por exemplo, no caso da alocação de atividade internas, cálculo de gastos gerais e apropriações (liquidações). O Conceito de classe de custos primária aqui não coincide com o conceito normalmente aceito para os custos primários que os classifica como o so matório dos custos diretos de matérias-primas e mão-de-obra. Classe de Receita (Revenue Element) – conta contábil para armazenamento de venda de produtos e/ou serviços.
CONTROLADORIA
51 de 325
Centro de Lucro (Profit Center) – subdivisão da empresa para analisar separadamente os resultados, ou seja, definida para fins de controle e gerenciamento interno. O lucro por centro de lucro pode ser calculado pelo método do custo de vendas (Custof-sales) e/ou método contábil por período (period accounting). A contabilização por centro de lucro não é parte do processo de apuração. Reflete a estrutura corporativa baseada em responsabilidades por lucratividades utilizando-se de todas as transações de contabilização de lucros relevantes. O Balanço pode ser expresso por centro de lucro ou centro de investimento. Centro de Investimento (Investiment Center) – Centro de Lucro associado a um ativo fixo ou em andamento. Centro de Custos (Cost Center) – unidade contábil da empresa definida com base em áreas de responsabilidades, localização, necessidades funcionais, critérios de alocação e/ou fornecimento de atividade ou serviços. Auxilia tanto no cálculo (alocação de custos indiretos para as atividades de vendas) quanto no controle funcional do custo (detalhamento do custo incorrido dentro da empresa). Para análises adicionais, um centro de custo pode ser vinculado também a um Centro de Lucro e/ou a uma Divisão. Para garantir a conciliação envolvendo transações externas, todo centro de custo deve estar associado a um empresa. Tipo de Atividade (Activity Type) – critério para alocação de quantidade de atividades operacionais entre centros de custo ou centro de custo e ordens. Ferramenta para medir a saída de um centro de custo. (Ex: quantidade produzida, tempo de m áquina, tempo de produção, emergia em kwh, hora trabalhada). Os tipos de atividade devem ser definidos de forma a p ermitir fracionar os custos para a execução de um serviço e calcular as quantidades de atividades de forma direta e retroativa. Os tipos de atividades são valorizados de acordo com as tarifas definidas para cada centro de custo. Um determinado Centro de Custo pode ter um, vários ou nenhum tipo de atividade relacionado. As atividades de um centro de custos com diferentes origens de custo devem ser divididas em diferentes tipos de atividades. Pode-se entender o tipo de atividade como uma forma simplificada de um cost-driver do Custeio ABC. Dentro do planejamento de tipo de atividade, dados de controle podem determinar se a tarifa para a avaliação dos tipos de atividade são definidos manualmente ou se são calculados interativamente através da determinação de tarifa.
Ordem (Order) – Instrumento de monitoramento de custos que descreve as atividades executadas internamente seja de produção ou não permitindo o planejamento, monitoramento e alocação de custos as estas atividades dentro de uma Área de Contabilidade de Custos. Podem existir diferentes ordens conforme necessário: CO: Ordens de delimitação, ordens de custos indiretos, ordens de Investimento de Capital, Ordens de Receita, PM: Ordens de Manutenção, PP: Ordens de Produção, de Montagem, Coletores e Ordens de Processo. Projeto – Estrutura completa de tarefas de uma Área de Contabilidade de Custos. Po de-se controlar e monitorar, a nível de projeto, cronograma, recursos, capacidades, custos, receitas e disponibilidades de fundos. Uma conta contábil não pode ser vinculada a um projeto mas sim a uma tarefa de um projeto. Elemento PEP (Plano de Estrutura de um Projeto) – item da Work breakdowm structure do projeto que descreve uma tarefa concreta ou uma sub-tarefa que, por sua vez, também pode ser subdividida. Objeto de Custo – Item para o qual se executa atividade e, consequentemente, atribui custos. Assim, um objeto de custo pode ser um material (produto acabado), uma Ordem de Produção, de Montagem, de Produção Repetitiva ou de Processo, a uma Network, a uma Ordem de Venda ou uma tarefa de projeto (item de WBS). Processo Empresarial (Business Process) – agrupamento de tarefas executadas nos diversos centros de custo de uma empresa com o objetivo de estruturar os processos da empresa por função. Demonstração de Resultados (Profitability Analisys) – Mapeamento do custeio do período montado com base na contabilidade de custo de vendas (cost-of-sales) ou contabilidade periódica (periodic accounting). É a última etapa d o processo de apuração relacionado as Classes de Custo. Com o gerenciamento das vendas, os custos são atribuídos a receitas por segmento de mercado (market segment). Objeto de Resultado (Profitability Segment) – objetos vinculados à Demonstração de Resultados definidos pela combinação de várias características podendo se basear em informações já contidas no R/3 (ex: grupos de clientes, variação ou linha de produtos, canais de distribuição, país) ou outras características definidas (classe e tamanho da o rdem) contidas no R/3 Repository. É possível calcular um lucro operacional de um Objeto de Resultado comparando suas receitas e custos. Tipo de Objeto (Object Class) – Agrupa os objetos e as unidades organizacionais de CO nas seguintes áreas de controle: •
Gerenciamento de Custos Indiretos (Overhead Cost Management) / Centros de Custos
•
Gerenciamento de Investimento de Capital (Capital Investiment Management) / Ordens de Investimento de Capital
•
Gerenciamento de Vendas (Management Sales) / Objetos de Resultado
CONTROLADORIA
52 de 325
12.9 Componentes do R/3 A área contábil no R/3, se subdivide em cinco grandes módulos: Contabilidade Financeira, Contabilidade de Custos, Controladoria Empresarial, Tesouraria e Controle de Investimentos.
12.9.1 FI – Contabilidade Financeira (Financial Accounting) FI atende aos requisitos legais internacionais como o GAAP (padrão americano), IAS (International Accounting Standard) e GOB (padrão alemão). 1. FI-GL – Razão Geral (General Ledger) – inclui as funções para manutenção do plano de contas, lançamentos contábeis, etc. Para facilitar o entendimento, o R/3 trabalha com o conceito de Sub-ledger (subsidiary ledger), ou seja, razões auxiliares, permitindo que as informações sejam armazenadas de forma sumarizada no Razão Geral. Em cada componente do FI, existem razões auxiliares que detalham os lançamentos, por exemplo, para os clientes, em FI-AC, para os fornecedores, em FI-AP. Informações de fornecedores também podem ser obtidas pelo registro das aquisições em M M (Material Management). Também os módulos de FI-AM, (ativo fixo) FI-TM (Gerenciamento de viagens) e Bank possuem sub-ledger. 2. FI-AR – Contas a Receber (Account Receivable) – controle das contas a receber integrado com a gestão de vendas, análise de crédito. 3. FI-AP – Contas a Pagar (Account Payable) – gestão das contas de fornecedores integrada com a gestão de suprimentos. 4. FI-BL – Banks Accounting – gestão das contas de banco ligado ao sub-módulos de FI-AR e FI-AP. 5. FI-AA – Ativo Imobilizado (Fixed Assets – Assets Management) – gestão do ativo fixo desde a aquisição até a total depreciação calculando valores de juros, depreciação, etc. 6. FI-LC – Consolidação (Legal Consolidation) – permite fazer a consolidação dos resultados das diversas empresas de um grupo empresarial, fornecendo demonstrativos contábeis consolidados. Atualmente, está sendo recomendado a utilização do EC-CS (Enterprise Controlling – Consolidation) que está sendo aperfeiçoado pela SAP. O FI-LC não está mais sendo atualizado. 7. FI-SL – Special Purpose Ledger – possibilita ter uma outra “contabilidade” paralela à financeira visando atender necessidades específicas como, balanço diário para Bancos, gerar relatórios para órgãos controladores (ex.: Elétricas), FASB. Pode ser usado também para trabalhar com mais moedas quando se atinge o limite do FI-GL (no FI-GL pode-se trabalhar, basicamente, com até 4 moedas: a local (do país), uma moeda indexada definada para a empresa, uma moeda forte também definida para a empresa a moeda da transação (que, na verdade, pode ser qualquer uma). Vale observar que, se no cadastro de contas contábeis for definida uma moeda diferente da moeda lo cal, a moeda da transação para lançamentos nesta conta contábil, obrigatoriamente deverá ser esta moeda. 8. FI-FM – Administração de Orçamento (Funds Management) – Controle e Verificações financeiras utilizando técnicas de orçamentação. 9. FI-TM – Travel Management – Módulo para gerenciamento das viagens de funcionários ou prestadores de serviços controlando desde o recebimento dos adiantamentos até o acerto das despesas. É usado internamente pela SAP.
12.9.2 TR – Tesouraria (Treasury) 1. TR-CM – Fluxo de Caixa (Cash Management) – acompanhamento diário do fluxo de caixa e projeções para curto e médio prazo. 2. TR-CB – Cash Budget Management or Commitment Accounting – ferramenta de orçamentação de caixa. Pode ser feita a nível de empresa ou a nível m ais global por FM Area (Financial Management Area). Uma FM Área por ter um ou mais de uma empresa. O Plano orçamentário normalmente é mais enxuto que o Contábil. Neste componente trabalha-se com o conceito de Item financeiro que normalmente corresponde a mais de u ma conta contábil. 3. TR-TM – Treasury Management – controle de aplicações e empréstimos, câmbio, derivatives e outros tipos de securities (garantias) and hedging (restrições). Não está disponível na versão 4.0. Ainda está em processo piloto (passou por localização). 4. TR-LO – Loans – Controle de empréstimos – Hipotética, Penhora
5. TR-MRM – Market risk Management
CONTROLADORIA
53 de 325
12.9.3 CO – Controlling Ferramenta para fornecer informações operacionais para a alta administração referente a análise do negócio e tomada de decisões. Os componentes de CO podem ser classificados em quatro grupos de acordo com o seu objetivo:
1. CO-OM – Controlling de Custos indiretos (Overhead Cost Controlling) Permite avaliar possíveis reduções nos custos indiretos apontando onde estes custos realmente incorreram, avaliar a eficiência de cada área de responsabilidade (Centros de Custo), analisar os custos das atividades realizadas pelos centros de custo, efetuar comparações com orçamentos (Centros de Custos e Ordens Internas) e fornece recursos para otimização dos processos de negócio internos da empresa (Custeio ABC). 1.1. CO-OM-CEL – Contabilidade de Classe de Custo (Cost and Revenue Element Accounting) – Fornece a estrutura para lançamentos de dados de CO através da classificação dos lançamentos de acordo com a natureza do custo ou da receita. Permite avaliar qual a natureza dos custos e das receitas incorridas na empresa. Trabalha com o conceito de classe de custo que nada mais é que um espelho do plano de contas no que diz respeito às contas de custo e receitas. Permite a conciliação dos custos em CO com a Contabilidade Geral (FI). 1.2. CO-OM-CCA – Contabilidade de Centro de Custo (Cost Center Accounting) – indica “onde” os custos ocorreram dentro da empresa. 1.3. CO-OM-OPA – Ordens Internas (Internal Orders – Overhead Order Accounting) – descreve os custos para atividades individuais (Construção de um prédio, preparação para exposição em feira) ou atividades progressivas (manutenção periódica do prédio administrativo, custos de manutenção e operação de veículos) dentro de uma área de controle. Pode ser entendido como um controle simples de projetos. 1.4. CO-OM-ABC – Activity-based Costing – possibilita uma visão da empresa orientada a processos apresentando de forma transparente as atividades realizadas na empresa e seus custos. Indica “porque” os custos ocorreram dentro da empresa. Na versão 3.0 não tinha o custeio ABC para produto. Era uma ferramenta gerencial apenas. Somente na versão 4.0 passou a levar o custeio dos processos para o produto. Não é necessário mapear a empresa inteira em processos.
2. CO-PC – Controlling de Custos de Produto (Product Cost Controlling) Permite fazer estimativas dos custos de produção para cada produto e controlar os custos de produção incorridos e deteriminar o custo real para os produtos no final do período fornecendo diversas ferramentas para análise de custo. 2.1. CO-PC-PCP – Planejamento de Custo de Produto (Product Cost Planning) – ferramenta para geração de estimativas de custos de produção de materiais e serviços. 2.2. CO-PC-OBJ – Contabilidade de Objeto de Custo (Cost Object Controlling) – apura o custo de produção incorrido durante o período e executa funções de fechamento de período. 2.3. CO-PC-ACT – Cálculo de Custo real (Actual Costing / Material Ledger) (Razão Auxiliar de Estoque, “cardex” valorizado) – calcula custos reais por material no final do período.
3. Análise de Rentalibilidade (Profitability Management) 3.1. CO-PA – Demonstração de Resultados (Profitability Analisys) – permite analisar lucros e margens de contribuição por segmento de mercado fornecendo uma visão externa da perspectiva orientada ao mercado para gerenciamento de produto, vendas, planejamento global e tomada de decisões.
3.2. EC-PCA – Contabilidade de Centro de Lucro (Profit Center Accounting) – permite analisar internamente a rentabilidade das áreas da empresa (Centros de Lucro) que tenham a responsabilidade de atingir determinado lucro ou objetivos de produtividade. A modelagem dos Centros de Lucro é bem flexível podendo descer até o nível de gerente de contas, se necessário.
12.9.4 EC – Controlling Empresarial (Enterprise Controlling) 1. EC-EIS – Sistema de Informação Gerencial (Executive Information System) 2. Planejamento Empresarial (Business Planning) 3. EC-CS – Consolidação (Consolidation System) – faz consolidação legal e gerencial podendo ser de três tipos: centros de lucros, unidades de negócio e empresas sendo criada uma visão para cada um . Para cada View, podem ser definidas várias hierarquias. Dentro das hierarquias, são definidos os Consolidation Groups. Os grupos de consolidação podem ser
CONTROLADORIA
54 de 325
Subsgroups (company consolidation), business area (business area consolidation), profit center e nós da hierarquia (profit center consolidation). O último nível que corresponde às Consolidation Units serão empresas, uma combinação de empresas e business areas, ou uma combinação de empresa emp resa e centros de lucro dependendo do tipo de consolidação. A IDES (Internation Demonstration and Education System) utiliza uma hierarquia para representação legal e uma outra para representação regional. A IDES contem várias empresas de exemplo orientada a diversos processos de negócios. Contepm um guia simples e váriás indformações cadastrais e transacionais visando representar diferentes cenários. É uma ferramenta bastante útil para treinamento da equipe do projeto sendo também usado como ambiente de treinamentos minstrado pela própria SAP e para demonstrações de pre-venda. Pode ser usado para consolidação de orçamento. Trabalha com o conceito de Group Company (Grupo Empresarial) que corresponde à COMPANY ou SOCIEDADE no R/3. Tem a função de consolidação. É possível emitir balanço patrimonial por profit center também, mas não é o seu objetivo. As contas patrimoniais para o Centro de Lucro devem ser usadas mais para cálculo de índices (capital operacional, etc.).
4. EC-PCA – Contabilidade de Centro de Lucro (Profit Center Accounting)
12.9.5 FI-IM FI-IM – Administração de Investimento (Investment Management) Fornece funções para o controle e acompanhamento dos investimentos do capital, financiamentos, investimentos, planejamentos. 1. Appropriation Requests 2. Programs 3. Internal Orders 4. Investments Projects 5. Fixed Assets
12.9.6 Administração de bens imobilizados (Real State Management) Módulo para administração do ativo no que diz respeito a rentabilidade, aluguéis, etc. Integrado ao módulo de FI-AM.
13 Contabilidade Contabilidade de Custos Indiretos (Overhead ( Overhead Cost Controlling) Custos indiretos são os custos que não podem ser atribuídos diretamente a objetos de custos como ordens produção, ordens de processo, etc. A parcela dos custos indiretos sobre o custo custo total, nos últimos anos, tem aumentado significativamente significativamente tanto em empresas de serviços como de manufatura o que tem tornado a correta apuração dos custos indiretos cada vez mais importante.
13.1 Contabilidade de Classe de Custo (Cost & Revenue Element Accounting) Permite identificar a natureza da receita ou do custo em CO a partir da classificação contábil feita em FI sempre relacionando a um objeto de custo. Objeto de custo são entidades coletoras de custo podendo ser um Centro de Custo, uma Ordem Interna, um Processo Empresarial, uma Ordem de Produção, uma um a Ordem de Vendas, um Projeto, um objeto de resultado, etc.) Recebe lançamentos de diversos módulos ou componentes do R/3 (FI, AA, MM, SD, HR). Através do Razão de Conciliação, ferramenta do CO-OM-CEL é po ssível identificar as diferenças em custos entre FI e CO podendo gerar os lançamentos de conciliação em FI. Esta reconciliação se refere a movimentações entre centros de custos de empresas, divisões ou áreas funcionais diferentes que pertençam à mesma área de contabilidade de custos.
13.2 Contabilidade de Centro de Custo (Cost Center Accounting) O Centro de Custos é uma u ma unidade organizacional dentro de uma Área de Contabilidade de Custos podendo ser definido de acordo que diversos critérios como, por exemplo, áreas de responsabilidade, áreas funcionais, localização geográfica. Qualquer que seja o critério, deve existir uma consistência na definição dos centros de custo. No mestre de Centros de Custos deve ser
CONTROLADORIA
55 de 325
definido o nome do responsável pelo Centro de Custo. Os centros de custos são classificados em categorias (administrativo, (administrativo, produtivo, etc.) A definição e atribuição dos custos aos centros de custos é importante tanto para o gerenciamento dos centros de custos como é base para utilização dos outros componentes de CO, como, por exemplo, o custeio ABC. Os centros de custo podem ser agrupados fornecendo informações sumarizadas. Cria-se uma hierarquia standard para a área de contabilidade de custos contendo todos os centros de custos que corresponde ao organograma da empresa. Assim, o nó principal da cadeia concentra todos os custos da área de contabilidade de custos.
13.3 Ordens Internas (Internal Orders) A Ordem Interna é uma ferramenta de CO bastante flexível. Também se constitui num objeto acumulador de custo como o centro de custo só que, é de natureza transitória. Os custos jamais “morrerão” dentro de uma ordem. Num determinado momento, esta ordem será liquidada e os seus s eus custos serão transferidos para outro objeto. Assim, para um centro de custo, o R/3 solicita um período de validade, já para a ordem interna, não. Resumindo, a Ordem Interna corresponde a uma estrutura transitória criada para diferentes propósitos podendo ser agrupada em quatro grandes grupos: •
•
•
•
Custos Indiretos (Overhead) – Ordens para controle de custos indiretos gerados para um objetivo específico como, por exemplo, campanha de marketing, exposição em feira, etc.. Posteriormente, P osteriormente, estes custos serão transferidos para outro ou outros objetos de custo (Ordens Internas, segmentos de rentabilidade, centros de custos, projetos) podendo depender da natureza do custo (classe de custos) ou não e o saldo s aldo da ordem será zerado. Investimentos (Investments) – Ordens para controle de Investimentos da empresa como, por exemplo, exem plo, a criação de um ativo fixo (construção de um prédio, desenvolvimento ou Implantação de um software). No caso de um ativo, a ordem será encerrada contra um ativo fixo, ou seja, a ordem terá uma liquidação externa. Este tipo de ordem pode também ter s eus custos transferidos para centros de custos, projetos ou contas contábeis do razão (uma conta do ativo imobilizado, por exemplo, para a qual não existe associação com objeto de custo). Provisões (Accrual) – Ordens para realização de provisões gerenciais como, por exemplo, provisão de participação nos lucros. Os centros de custo serão debitados com os valores provisionados e a ordem interna é creditada. Utiliza-se a sobretaxa ou suplemento para a geração destes valores. Estes lançamentos são feitos apenas em CO. Na realização efetiva da despesa, a ordem é debitada e os centros de custos creditado estornando a provisão como acontece com as provisões legais efetuadas diretamente em FI. Receitas (Revenue) – Ordens para controle de Receitas usada quando o componente de SD não está sendo usado para o gerenciamento de ordens de vendas ou para monitorar receitas receitas que não afetam o negócio principal da empresa (ex: receitas receitas de miscelâneas).
13.4 Custeio Baseado na Atividade (Activity-Based Costing) Tradicionalmente, os custos indiretos são alocados dos centros de custo para os objetos de custo por vários métodos, tais como sobretaxa e alocação de atividades. O Custeio ABC aloca os custos diretamente para os processos de negócio da empresa sem considerar as unidades da organização envolvidas na geração destes custos. Um processo pode ser executado por vários centros de custo dentro de uma área de contabilidade cont abilidade de custos. No R/3, o Custeio Cu steio ABC foi implementado de forma diferente. Os custos continuam sendo atribuídos aos centros de custo. Os custos dos recursos usados pelo centro de custos na execução de um processo é alocado para o processo (ex: os custos da cotação de preços do Centro de Custos de Compra é alocado ao processo de aquisição. Os processos são consumidos por objetos de custo (ex: ordem de produção) e seus custos são atribuídos a estes objetos de custo. Os custos do processo não alocados para nenhum objeto de custo são transferidos diretamente para CO-PA para garantir que todos os custos indiretos aparecem na demonstração de resultados. Estes custos normalmente, referem-se às despesas não produtivas associadas aos processos mas que não poderão incorporar os custos dos produtos já que a legislação não permite.
14 Controlling de Custo de Produto (Product Cost Controlling) Considera todos os aspectos para planejamento dos custos de produção ou serviços, apuração e análise de custos reais que incorreram num processo produtivo. Os cadastros básicos deste módulo são: a BOM (Bill of Material), o Roteiro e o Centro de Trabalho (local físico, grupo de máquinas ou pessoa que realiza uma dada op eração de produção). O R/3 permite vincular o consumo das matérias-primas às operações do roteiro de produção. O Centro de Trabalho deverá estar vinculado a um Centro de Custo ou a um processo ABC para que seja possível calcular o custo monetário das atividades realizadas pelo Centro de Trabalho. O R/3 permite que um mesmo centro de custo tenha vários centros de trabalho.
CONTROLADORIA
56 de 325
14.1 Planejamento de Custo de Produto (Product Cost Planning) Ferramenta que auxilia na determinação de custos planejados dentro de um cenário ideal, um cenário real, uma visão mais otimista e uma visão mais pessimista, permitindo analisar analisar custos de produção x aquisição e definir qual a melhor alternativa. alternativa. Se o módulo de PP estiver disponível, o cálculo do custo planejado pode ser automatizado fazendo-se uma valorização da estrutura quantitativa (roteiro e lista técnica) do produto determinando os preços dos materiais, preço das atividades e custos indiretos. Não tendo a estrutura quantitativa pode-se usar a ferramenta de custo unitário definindo manualmente os custos para os produtos ou pode-se, ainda, importar estes valores de sistemas não-sap. Além do custo de produção, é possível determinar o custo de produto vendido que incorpora, além dos custos de produção, as despesas com vendas dentro do conceito do Sistema R/3. Também podem ser analisadas outras visões de custo. O planejamento de custos de produto também permite a determinação de preços, medição de produtividade, efetuar comparações entre alternativas de produção (tamanho do lote), l ote), melhoramento contínuo, comparação entre custos de duas diferentes fábricas (centros), analisar a influência de custos primários p rimários no produto (energia elétrica, depreciação de máquina e gerar o custo padrão), etc..
14.2 Contabilidade de Objetos de Custo (Cost Object Controlling) No planejamento de custos de produtos são feitas estimativas de custo para um dado material / centro. Agora, serão feitos cálculos preliminares de custos para as ordens de produção e os coletores de custo. O cálculo preliminar de custos para a ordem pode ser gerado no momento da criação da ordem podendo ou não aproveitar uma estimativa de custo já criada. Na contabilidade objetos de custos, a determinação de custos tem três etapas: cálculo preliminar dos custos, apuração dos custos de produção incorridos (atuais) e o processo de fechamento do período (cálculos de custos reais com apuração de variações de preço para standard – ledger de materiais). O custeio preliminar determina os custos planejados para um objeto de custo (ordem de produção, ordem de processo ou coletor de custo). Variações no planejamento podem ser determinadas comparando o resultado do custeio preliminar da ordem de produção com o custo padrão. Obviamente, esta comparação comp aração só tem sentido se os critérios para os dois cálculos forem diferentes. Se for definido, por exemplo, que a estratégia para o cálculo de custos preliminares será com base na estimativa de custo padrão corrente, os valores serão os mesmos. No processo de custeio simultâneo, os custos de produção incorridos (matéria-prima, mão-de-obra, etc.) são acumulados nos objetos de custo (ordens de produção, ordens de vendas, ordens de processo ou coletores de custos para produção repetitiva) à medida que são realizados permitindo efetuar comparações entre o planejado e o incorrido em cada fase do processo de produção. Ou seja, a cada movimentação de material, seja requisição de matéria-prima para a ordem, seja entrega de produto para estoque, automaticamente o sistema estará atribuindos os custos correspondente para a ordem. Os apontamentos de operações também estarão gerando lançamentos de custos de atividades para a ordem. O processo de fechamento do período inclui as funções de alocação dos custos indiretos, cálculo e lançamento do WIP (work in process), cálculo dos desvios entre custo padrão e real, liquidação dos saldos das ordens para CO-PA, EC-PCA e FI e cálculo dos custos de refugo. Os desvios vão direto para o resultado retornando para estoque através da localização até a versão 4.0 e através do ledger de materiais a partir da 4.5. Existem três diferentes formas para apuração dos custos: Por Ordem, Por período ou Por Ordem de Vendas. É possível se trabalhar com os três cenários diferentes conforme o material / centro. A definição se o material é make-to-stock ou make-to-order é feita através do código de n ecessidades dependentes para necessidade individual e coletiva. Este código determina se são permitidas as seguintes necessidades para a necessidade dependente do material: •
necessidade individual - as quantidades necessárias do material m aterial dependente são exibidas individualmente.
•
necessidade coletiva - as quantidades necessárias do material dependente são acumuladas.
O usuário pode atualizar este código no registro mestre de material ou para o controle de explosão do item da lista técnica. A configuração para o controle de explosão deve ser efetuada antes da configuração no registro mestre de material. Caso o material esteja atribuído a um tipo de material mat erial para o qual não seja permitida uma administração de estoques com base na quantidade neste centro, o usuário poderá definir o código como "Apenas necessidade individual". Caso o estoque seja administrado como estoque para ordem do cliente ou como estoque para p ara projeto, o código pode ter uma das seguintes configurações: •
necessidade individual e necessidade coletiva
•
apenas necessidade individual
CONTROLADORIA
57 de 325
Caso um material, administrado como estoque de projeto, deva ser suprido por outro centro, mediante um pedido de transferência válido para todas as empresas, o código terá que ser definido em 2 (necessidade coletiva), no centro de saída do estoque, por neste caso particular não ser possível nenhuma administração de estoque único de projeto nos dois centros. Quando se define que um material é COLETIVE REQUIRED significa que será produzido para estoque (make-to-stock), se o material for definido como INDIVIDUAL REQUIRED, significa que será produzido com um destino específico, sob encomenda (make-to-order).
14.2.1 Controlling de Objeto por ordem (Product cost controlling by b y order) Produção por ordem é uma produção baseada em lote para estoque podendo ser adotado com ou sem s em o módulo de PP. Sem o módulo de PP, as ordens or dens de produção podem ser criadas diretamente em CO. Controlling de objeto por ordem, significa que todos os custos serão acumulados nas ordens d e produção, ou seja, a ordem de produção funciona como um coletor de custo. Posteriormente, as ordens serão liquidadas contra estoque (apontamentos de produção e liquidação da ordem). Este método é usado quando q uando a produção é bastante flexível quanto ao que produzir, quantidades de lote, etc.; quando o custos de setup é alto e quando existe a necessidade de rastreabilidade ou controle individual do lote. Ex: Order-related production. A quantidade da ordem é de extrema importância porque os custos planejados são calculados em função dela e os custos reais somente serão calculados depois que toda a quantidade da ordem for reportada. Os custos reais para as atividades internas e materiais são coletados para a ordem de produção e podem ser comparados com o custo preliminar da ordem.
Seqüencia do Processo de produção por ordem Solicitação da Ordem – pode vir do SOP (Sales Operation Planning) e ser transferido para o plano de produção. Pode também ser gerado de uma necessidade de negócio fora do sistema. Criação da ordem – com a execução do MRP são analisadas as necessidades de matéria-prima e produtos intermediários. Se não houver estoque disponível, o sistema irá gerar novas ordens de produção, requisição de compras ou ordens de compras. Com a criação da ordem é calculado os custos planejados para a ordem (exceto para produção repetitiva – neste caso, será usado o coletor de custos). Os custos planejados são recalculados se houver alteração na ordem. Verificação de viabilidade – verificar se existe matéria-prima disponível para a execução da ordem e também se a f ábrica tem capacidade para produzir. Liberação da Ordem – depois da liberação, os custos incorridos começam a ser atribuídos à ordem (requisições de material, reporte de produção apontando o consumo de atividades). Alguns custos primários podem ser alocados diretamente para a ordem a partir de outros componentes do R/3 como, por exemplo, na aquisição de um material alocado diretamente para a ordem em FI. Impressão da ordem (Shop Paper printing) Requisição de Material Confirmações de produção – apontamento de atividades Alocação de atividades de processo empresarial para a ordem – custeio ABC Reavaliação de tarifas – realizado no encerramento do período para p ara considerar as tarifas reais das atividades recalculadas para cada um dos centros de custos com base nos custos realmente incorridos durante o período. Cálculo do WIP – cálculo do material em processo que corresponde ao somatório dos saldos das ordens de produção em aberto no período. Neste cenário é importante salientar que, enquanto a ordem estiver em aberto, mesmo com produção parcial, todo o saldo da ordem será considerado como WIP. Somente depois da finalização da ordem é que o sistema consegue calcular a variação. Entrega para estoque Após a finalização do processo produtivo, a mercadoria é entregue ao estoque. Cálculo do desvio entre custo real e padrão . Corresponde ao somatório dos saldos das ordens de produção que já foram encerradas. A diferença é lançada para uma conta de resultado e posteriormente será devolvida ao estoque pelo Ledger de Materiais. Apropriação da Ordem – encerramento para zerar o saldo contra resultado ou WIP. Arquivamento/exclusão da ordem . – uma vez encerrada a ordem deve ser, sempre que possível, marcada m arcada para eliminação (exclusão lógica) para que não seja mais considerada nos processamentos de encerramento de período. Ainda, periodicamente, deve ser feito o procedimento de Arquivamento (Archiving) que corresponde à exclusão fisica da base de dados das ordems marcadas para exclusão sendo as mesma armazenadas em outro local físico. O procedimento de Archiving é recomendado mais por questões de performance e liberação de espaço em disco. Pode Pod e ser feito de forma global ou localizada através dos objetos de archiving.
CONTROLADORIA
58 de 325
14.2.2 Controlling periódico de objeto (Product cost controlling by period) O outro critério para apuração dos custos é por período. Neste método, os custos serão acumulados em coletores de custo que, na prática, correspondem a uma ordem de produção para produção repetitiva. Os coletores de custos podem ser definidos no nível de produto (um coletor por material) ou no nível de versão de produção (um coletor para cada versão de produção do material). O ambiente de produção repetitiva se aplica quando o volume de produção é alto, a produção é contínua e estável e não há necessidade de controle por lote. A produção repetitiva refere-se ao planejamento e controle da produção usando coletores (cujo período é definido pelo usuário podendo durar toda a vida útil de um produto) que fornecem os produtos acabados e semi-acabados para estoque. A partir da versão 4.6, os run schedule headers foram eliminados e os apontamentos de produção são feitos diretamente para o coletor de custos. As necessidades de material são normalmente geradas pelo MRP m as podem ser geradas manualmente. O PCP usa as ordens geradas para planejamento de capacidade e seqüenciamento. O controlling periódico de objeto pode ser definido em CO mesmo que em PP trabalhe com produção por ordem, produção repetitiva ou produção por processo. Para efeito de custos, a apuração é feita por coletores de cutos de forma mais sintetizada dependendo da necessidade da empresa. Esta flexibilidade está disponível a partir da versão 4.6.
14.2.3 Controlling por ordem do cliente (Product cost controlling by sales order) O Controlling por ordem de cliente se aplica a ambientes ambientes complexos de produção make-to-order onde os custos são acumulados na própria ordem de vendas. Se aplica tanto no caso de revenda com compra direcionada para uma ordem de vendas ou fornecimento de serviços ou produção de mercadorias destinadas especificamente para uma ordem de vendas. As ordens de vendas irão acumular tanto os custos quanto as receitas. Também as despesas com vendas (esforço de vendas, comissões, etc.) poderão ser acumulados nas ordens de vendas. Neste cenário, é possível rastrear o que foi comprometido, ou seja, na colocação de uma ordem de compra já é determinado para qual ordem de vendas ela se destina. O sistema considera WIP e reservas da ordem de vendas para análise de resultados. A análise de resultados pode ser feita com base em diferentes visões (só o que foi faturado, tudo que foi produzido, etc.)
14.3 Cálculo de custo real / Ledger de Materiais (Actual Costing / Material Ledger) Este sub-componente é processado no encerramento do período para apuração do custo real de cada m aterial. Durante o período, as movimentações dos materiais são feitas com base no custo padrão o u médio móvel. As variações são coletadas no recebimento de uma fatura (compra) ou no encerramento de uma ordem. No fechamento, estas variações são utilizadas para cálculo do preço real para o material gerando um lançamento em FI de variação de preço. A partir da versão 4.5, o ledger de materiais substitui a localização Brasil já que permite o cálculo das variações multi-nível, m ulti-nível, jogando as variações apuradas nos níveis inferiores para os níveis superiores da lista técnica do material. O Custeio real utiliza o Ledger de Material para armazenar os preços dos materiais em até três diferentes moedas e de acordo com três diferentes estratégias estratégias de avaliação (grupo, legal e centro de lucro). lucro). No caso de utilizar a estratégia estratégia de avaliação por centro de lucro, o sistema deve ser parametrizado para trabalhar com preço interno.
15 Análise de Resultados (Profitabili ( Profitability ty Management) 15.1 Métodos de análise de resultados O R/3 trabalha com dois métodos para apuração de resultados: custos de vendas ou periódico. A empresa pode optar por um dos métodos de acordo com suas necessidades. Normalmente, baseia sua escolha em restrições legais específicas do país. No entanto, os dois critérios podem ser usados simultaneamente conforme for definido para cada uma das áreas de resultados (baseado em custos, baseado em contas ou ambas). Trabalhar com o CO-PA baseado em contas, significa que os dados serão analisados conforme os lançamentos nas próprias classes de custo/receita trabalhando somente com valores reais lançados. Já dentro do CO-PA baseado em custos, pode-se trabalhar tanto com valores reais lançados como estimados. Em função disto, a visão de custos de vendas em CO-PA baseado em custos podem refletir em um resultado diferente da visão periódica. Já CO-PA baseado em contas sempre apresenta um resultado igual ao resultado obtido na Contabilidade de Centros de Lucro (periódico).
CONTROLADORIA
59 de 325
Exemplificando, no faturamento é feita a contabilização das receitas, dos custos, dos impostos sobre vendas, mas não são contabilizadas as comissões, os fretes, pis, cofins, etc.. Em CO-PA baseado em custos, estes valores poderão ser estimados (através da valorização) diretamente em CO-PA. Isto somente é possível em CO-PA baseado em custos. Em função disto, as empresas trabalham mais com CO-PA baseado em custos, em função da sua su a flexibilidade embora CO-PA baseado em contas seja mais simples de configurar. Resumindo, CO-PA baseado em contas só tem t em uma visão do passado, do já ocorrido enquanto CO-PA baseado em custos pode trabalhar também com uma visão estimatida. Observe que, o conceito de estimativa é diferente do conceito de planejado. Os valores estimados funcionam como valores “ reais” que ainda não foram contabilizados. Em planejamento, pode-se trabalhar tanto em CO-PA baseado em custos como baseado em contas. Do ponto de vista de planejamento é possível visualizar as informações pelos dois métodos. Dentro da tabela de CO-PA que guarda as informações dos lançamentos reais individuais, existirão registros registros do tipo F (gerados no momento do faturamento) e tipo B (gerados ( gerados no momento da contabilização). No caso das comissões, por exemplo, podem existir dois lançamentos: um do tipo F e um do tipo B. Pode ser definido, d efinido, no entanto, que não se deseja enviar os lançamentos do tipo B para CO-PA e, neste caso, somente as comissões estimadas serão consideradas. Em CO-PA n ão existe a obrigatoriedade de ter um espelho da realidade.
15.1.1 Periódico Na maior parte dos aplicativos do R/3, adota-se o conceito de contabilização periódica. É usado em FI e Centro de Lucro. Em FI, os custos de produção vão direto para o resultado e volta para o estoque no encerramento do período. Existem algumas exceções como a consideração de variações em certas categorias de ativo ao longo do período. Este método permite analisar a receita do período e os custos/gastos também do período, mesmo que q ue a receita se refira a um bem produzido em um período anterior. Inclui também as variações do estoque, WIP e ativos fixos. É um a ferramenta útil para medir a produtividade do Centro de Lucro. Possui uma visão útil para a área de produção da empresa. Está, portanto, mais voltada para uma visão interna, sendo, assim, usado na contabilidade de centro de lucro. Em Demonstração de Resultados (CO-PA) este conceito não é contemplado visto que CO-PA está mais voltado para análise de mercado. No R/3, as funções de d e baixa do estoque referente a uma venda pode ocorrer num período diferente da venda visto q ue são duas funções distintas (Fornecimento – Delibery e Faturamento Billing) o que fere os o s princípios contábeis do Brasil.
15.1.2 Custo de Vendas Somente na Demonstração de Resultados (seja baseado em custos, seja baseado b aseado em contas) e Contabilidade de Centro de Lucro é possível se trabalhar com o conceito de custos de vendas. Neste método, as receitas incorridas com mercadorias e serviços são amarradas com os custos/gastos para produção destes itens. Permite efetuar análises efetivas de margens de contribuição sendo especialmente importante para vendas, marketing e áreas de gerenciamento de produtos. Ao contrário do baseado em custos , que trabalha com campos de valores (value fields), pelo método baseado em contas, trabalha-se com as próprias contas.
Baseado em contas
Baseado em custos
Conta – descrição
Campo de valor – descrição
800000 Receita Vendas
VV010 Receita de Vendas
870000 Deduções de Vendas
VV031 Deduções Vendas
850000 CPV
VV040 CPV
.
.
.
.
.
.
400000 Despesas
Despesas
CONTROLADORIA
60 de 325
Dentro do SD, por exemplo, através do esquema de cálculo de custos pode-se definir critérios para obter os campos de valores da Demonstração de Resultados. A determinação dos valores de receitas não estão necessariamente vinculados à contas contábeis. Já os valores das despesas estão nos centros de custos e serão alocados aos objetos de resultados.
15.2 Demonstração de Resultados (Profitability Analysis) Em CO-PA trabalha-se com o conceito de características que corresponde a cada uma das dimensões do objeto de resultado que correspondem aos segmentos de mercado. Para cada combinação de valores das características será definido um objeto de resultado. Define-se também campos de valores que correspondem às medições de performance que se d eseja analisar, como, por exemplo, vendas, descontos, COGS (Cost of Good Sold). Os campos de valores são usados somente na Demonstração de Resultados baseado em custos. Trabalhando baseado em contas, trabalha-se diretamento com as próprias contas contábeis. Além disto, são definidas as key figures que correspondem aos esquemas de cálculo para geração de relatórios. Não existe um registro mestre para os objetos de resultados. Os objetos de resultados são gravados em uma Fact Table (gerada automaticamente a cada nova combinação de valores de características encontrado). Para vinculação a um centro de lucro uma de suas características é sempre o centro de lucro. Existem algumas características que são padrão interno do R/3 além do Centro de Lucro com o a Empresa, ou seja, todo segmento de rentabilidade terá, obrigatoriamente algumas características. No PA, um segmento pode ser até 69 características sendo 19 fixas (internas do R/3) e 50 variáveis. Um número razoável seria, no máximo, 20 características além das fixas.
15.3 Contabilidade de Centro de Lucro O componente Contabilidade de Centro de Lucro (EC-PCA) é um componente de Enterprise Controlling que permite determinar lucros e perdas por Centro de Lucro na visão de periódica ou de estimativa de custos de vendas. Permite analisar também ativos fixos e índices estatísticos (número de empregados, metros quadrados, etc.) por Centro Lucro. Consequentemente, permite calcular todos os índices financeiros e contábeis comumente usados na contabilidade de custos (ROI, fluxo de caixa, vendas por empregado, etc.)
15.3.1 Métodos de cálculo de lucro O componente Entreprise Controlling possui três ferramentas de análise da empresa:
Nível Tático Estratégico Operacional
Ferramenta EC-EIS – Sistema de Informação Empresarial EC-CS – Consolidação EC_PCA – Contabilidade de Centros de Lucro
Os métodos para cálculo dos lucros podem variar de acordo com o tempo (periódico ou on-line), conteúdo (custo periódico ou custo de vendas) e forma de representação e base de valorização (contabilização periódica ou baseada em custos). Em PCA, os dados são apresentados por período e por contas seguindo o mesmo princípio organizacional de FI o que permite uma conciliação entre as informações geradas pelos dois módulos. Como FI suporta tanto o método de contabilização periódica como o método de custos de vendas, PCA também segue esta regra. Na contabilização periódica, os resultados são representados de acordo com as classes de custos e receitas. Isto permite visualizar quais os fatores de produção geraram custos. Os custos totais do período podem ser comparados com as receitas ocorridas no mesmo período. Os custos correspondem aos custos de produção de todos os bens e serviços do período independentemente se foram ou não vendidos somados aos custos dos bens e serviços produzidos em períodos anteriores e vendidos neste período. O resultado total do período deriva deste total juntamente com as atividades internas capitalizadas e as alterações no WIP. A visão de custos de vendas, compara os custos correspondentes às receitas geradas. Os produtos vendidos que compõem estes custos tanto podem ter sido fabricado no período como em períodos anteriores. Portanto, nenhuma distinção é feita em classe de custos. Ao contrário, os recursos são divididos de acordo com a função, desenvolvimento de produtos, produção, vendas e administração. Os centros de lucro são estatísticos, ou seja, os lançamento reais de custos sempre serão atribuídos a outro objeto (centro de custo, ordem interna, material, projeto, ordem de venda, ativo, objeto de custos, e segmentos de rentabilidade). A vinculação de
CONTROLADORIA
61 de 325
centro de custo, processos de negócio, ordens internas, projetos, ordens de produção e objetos de custo é feita no cadastramento. Para o lançamento da receita, normalmente, é verificado o Centro de Lucro no cadastro do material de cada item da ordem de vendas. O CPV é lançado posteriormente ao mesmo Centro de Lucro. Os ativos são vinculados a centro de lucro através do centro de custo.
16 Integração entre CO com outros componentes do R/3 O módulo de CO-CEL integra com FI já que é nele que estão as classes de custos primárias. A partir do FI também são geradas informações para CO-OM (custos de overhead para os centros de custo), para CO-PC (custos de mão-de-obra ou consumo de matéria-prima, por exemplo, para as ordens de produção) e para CO-PA (informações de receitas). FI, por sua vez, também recebe informações de CO-PC (material em processo WIP e variações (desvios), produtos acabados). Outros componentes do R/3 também integram com CO, Recursos Humanos, Logística. Sempre que for feito um lançamento de receita ou despesa em FI para uma conta contábil do Razão que tenha uma classe de custo primária associada em CO, o sistema irá exigir que seja informado um objeto de custos (centro de custo, ordem interna, ordem de produção, processo, etc.). Com isto, além do documento gerado em FI, também será gerado um documento em CO. O documento de CO tem a sua própria numeração e contém informações sobre a classe de custo, o obj eto de custo e o montante do custo. O R/3 irá criar um vínculo entre estes dois documentos de forma que com o drill-down possa encontrar um documento a partir do outro. A partir da versão 4.6, pode ser determinado, além do centro de custo, também o tipo de atividade. A numeração dos documentos de CO é parametrizável. Pode-se, portanto, definir os intervalos de forma a se identificar a origem do lançamento pelo número do documento. Existe também uma integração indireta entre AA (Ativo Fixo) e CO. As depreciações calculadas em AA geram lançamentos em FI e o Centro de Custo proprietário do ativo (esta informação está armazenada no Master Data do Ativo) recebe o débito referente em CO. Além disto, é possível gerar lançamentos planejados de depreciações em CO para os centros de custos ou ordens internas proprietárias dos ativos baseados nos cálculos feitos no AM. No processamento da Folha de Pagamento são gerados lançamentos de despesas em FI e os centros de custos a serem debitados serão os centros de custo onde os funcionários estão alocados. Opcionalmente, os custos poderão ser lançados em um único centro de custo e distribuídos em CO. Distribuição é uma das formas de alocação de custos em CO que utiliza classe de custo primária para “ratear” custos de um objeto de custos para diversos (dependendo das necessidades específicas da empresa). Ao gerar uma movimentação de saída de material, é preciso informar em MM o objeto de custo (centro de custo, ordem) a ser debitado para que após o lançamento contábil em FI, seja gerado o documento também em CO. Outra integração de MM com CO é pela ordem de compra. Uma ordem de compra pode (se parametrizado na ACC) gerar um lançamento de “compromisso” (commitment) diretamente em CO. Isto é especialmente válido quando falamos de orçamento. A geração de um compromisso já reduz a total disponível da verba. Posteriormente, quando a ordem de compra for convertida em uma fatura, o lançamento de compromisso se transforma em um lançamento real. Em FI pode ser feito um lançamento com dupla atribuição, ou seja, serão informados dois objetos de custo que podem ser, por exemplo, uma ordem e um centro de custo, ou um segmento de rentabilidade (profitability analysis) e um centro de custo. Neste caso, um deles receberá o lançamento real e o outro receberá um lançamento puramente estatístico. Uma ordem interna pode ser definida como real ou estatística. Se for estatística somente receberá lançamentos estatísticos e sempre o sistema irá solicitar que um outro objeto de custo seja informado para obter o lançamento real. Em CO, somente são gerados lançamentos reais. Um centro de custo não pode ser estatístico mas pode receber lançamentos estatísticos. No entanto, estes lançamentos não poderão ser visualizados em todos os relatórios. Os lançamentos estatísticos do centro de custo podem ser visualizados no relatório do Sistema de Informação: Centro de Custos: planejado/real/desvio Um centro de lucro é sempre uma entidade estatística. A amarração com o centro de lucro é feito a nível cadastral (master data). Um dos objetivos de um lançamento estatístico, por exemplo, é permitir visualizar no centro de custo os custos de uma ordem que posteriormente será encerrada contra ele. Se num lançamento, se for informado um centro de custo e uma ordem, o R/3 irá verificar a natureza da ordem (real ou estatística defino no máster data). Se a ordem for estatística o lançamento real irá para o centro de custo. Se a ordem não for estatística, o centro de custo irá receber um lançamento estatístico. Note ainda que para cada lançamento só pode ser informado um objeto para cada tipo. Assim, se for informada uma ordem estatística não poderá ser informada uma ordem real. Portanto, se uma ordem for estatística, ela só recebe lançamentos estatísticos, e se for real, só recebe lançamentos reais.
CONTROLADORIA
62 de 325
No caso dos centros de lucro os lançamentos estatísticos são automáticos uma vez que sempre que for criado um centro de custo, ele é vinculado a um centro de lucro no dados mestre. Centro de Lucro são sempre estatísticos. Também uma ordem pode ser vinculada a um centro de custo. Neste caso, sempre que for gerado um lançamento para esta ordem, obrigatoriamente, será gerado um lançamento para este centro de custo (estatístico ou real dependendo a natureza da ordem). U ma ordem também pode ser vinculada a um centro de lucro. Se estamos falando de um lançamento de receita em um objeto de resultado de CO-PA, pode ser gerado no centro de custo um lançamento estatístico desta receita. No entanto, estes lançamentos não poderão ser transferídos através dos métodos de alocação disponíveis em CO. Um centro de custo somente recebe lançamentos de receita estatísticos (nunca real). Os lançamentos reais de uma receita somente podem ser efetuados contra um objeto de r esultados, uma ordem de venda, um projeto de cliente ou uma ordem interna de receita (que substitui uma ordem de vendas de SD). O R/3 possui ferramenta para o processamento de ordens de vendas através de uma série de documentos amarrados de forma a gerar um fluxo de trabalho (workflow) para SD. O processo se inicia com as cotações de vendas e termina no recebimento das faturas. Inicia com a geração do documento de vendas (ordem de vendas), passa pela pesquisa de estoque determinando o fornecedor (interno ou externo) do material, em seguida, é gerado o documento de entrega (Delivery), o documento de fatura (Billing) e, no recebimento, um documento de FI. É bom lembrar que a Ordem de Vendas pode ter integração com CO-PA da mesma forma de uma Ordem de Compra gerando uma previsão de receita permitindo analisar os lucros antecipadamente e gerando relatório que, além das receitas e custos já incorridos, também reflita lucros e margem de contribuição esperadas. No entanto, somente no caso de C O-PA baseado em custos é que é possível esta integração (cost-of-sales). O documento de entrega (Delivery) gera em FI os lançamentos de baixa do estoque (credita estoque e debita custo de produtos vendidos). Esta despesa somente alimenta CO-PA baseado em custos e somente depois da emissão da fatura. Em CO-PA baseado em contas este lançamento não é efetuado porque, neste caso, o custo aqui considerado será toda a produção do mês e não o custo do que foi vendido. Quando um documento de faturamento é gerado, SD calcula o total das receitas de vendas, as deduções de vendas, e outros valores (tal como o custo padrão) usando procedimento de precificação (Princing Procedure) e armazena estes valores em Tipos de condição. Associando estes tipos de condições aos campos de valores de CO-PA baseado em custos, os dados são automaticamente transferidos para CO-PA. O valor do custo lançado para CO-PA é o custo padrão calculado através do COPC. As variações da produção são transferidas para CO-PA durante a liquidação de uma ordem de produção.
16.1 Valores propostos nos lançamento de FI Definições de valores propostos automáticos são obrigatórios na geração de lançamentos automáticos tais como variação de preços, variações cambiais, descontos. Os valores propostos podem ser definidos em diferentes níveis: Área de Contabilidade de Custos, contas e empresa; Área de Contabilidade de Custos, empresa, unidade de negócio e/ou área de avaliação; ou centro de lucro. Podem ser definidos valores padrão a nível mais geral e definir as somente as variações no nível mais baixo. Para os lançamentos de receita, o objeto de custo real pode ser um objeto de resultado, uma ordem de vendas, um projeto de vendas ou uma ordem interna.
16.2 Regras de Validação e Substituição Para garantir que as informações cheguem corretas em CO podem ser definidas regras de validação e regras de substituição. Estas regras podem ser definidas geral para a Área de Contabilidade de Custos ou para um evento particular. Evento é um ponto específico dentro de uma transação. Os eventos definidos em CO são: •
• •
Line item (0001) event usa dados do cabeçalho do documento (COBK) e o CO coding block (COBL). Controla os lançamentos gerados dentro e fora de CO. O cabeçalho do documento (0100) usa dados do COBK e afeta somente os lançamentos manuais do CO. Lançamento Interno de CO: emissor/receptor (0002) usado somente em CO para consistir relacionamentos em emissor e receptor em alocações periódicas.
Às regras de validação são atribuídas mensagens definidas pelo usuário que poderão ser de erro, aviso ou informativa ou pode ser solicitada a interrupção imediata do lançamento.
CONTROLADORIA
63 de 325
As regras de substituição são usadas para alterar um valor informado pelo usuário sem que este seja notificado. Um outro evento é definido para substituições (0010) usado somente para processamento coletivo de ordens. Se uma regra de substituição estiver em conflito com uma de validação o sistema envia mensagem. Pode ser definido também que as validações tem prioridade sobre as substituições.
16.3 Classificação contábil por tipo de atividade No nível de Área de Contabilidade de Custos pode ser definido se será permitido usar o tipo de atividade para efetuar lançamentos reais como objeto de classificação contábil. Se o código estiver marcado, é possível classificar contabilmente os custos primários sobre o tipo de atividade de um centro de custo. A utilização de um tipo de atividade como objeto de classificação contábil foi concebida para as seguintes áreas de utilização: •
•
Custos de pessoal no cálculo de folhas de pagamento – O tipo de atividade emissor informado na folha das horas de trabalho ou no registro das horas, no gerenciamento de tempos, (PT) pode ser transmitido ao cálculo da folha de pagamento (PY) para a classificação contábil dos custos de pessoal. Lançamentos de depreciações sobre tipo de atividade na contabilidade do imobilizado – No lançamento periódico de depreciações no Razão, é possível classificar contabilmente o tipo de atividade gravado nos dados mestre do imobilizado, ao lado do centro de custo e da ordem.
Também é possível classificar contabilmente tipos de atividade, diretamente, em lançamentos na contabilidade financeira. No controlling é possível executar transferências de partidas individuais para tipos de atividade. No entanto, os custos classificados contabilmente em tipos de atividade não serão considerados em uma distribuição subsequente. A classificação contábil direta de tipos de atividade reflete-se imediatamente sobre a decomposição de custos reais. O sistema pressupõe que os custos classificados contabilmente diretamente sobre tipos de atividade estejam correta e completamente atribuídos a tipos de atividade. Os tipos de atividade classificados contabilmente diretamente não tomam lugar na 1ª etapa de decomposição. Efetua-se somente uma repartição nos custos fixos e variáveis. Na 2ª etapa de decomposição, os custos independentes da atividade são também repartidos sobre os tipos de atividade da classificação contábil direta.
16.4 Conciliação de CO com FI Este procedimento é usado para conciliar lançamentos entre empresas, área funcionais ou divisões em CO. Em CO, pode ser gerado um débito em um centro de custo que pertença a uma empresa e o crédito corresponde pode ser gerado em um outro centro de custo que pertença a uma outra empresa. Para efeito de FI, houve um lançamento unilateral nas duas empresas. Para CO isto é totalmente possível, mas, para FI é necessário um lançamento de ajuste. Para isto, é executada a função de conciliação que irá identificar estas situações e gerar os lançamentos de conciliação necessários. A conciliação pode ser executada a qualquer momento dentro de um período e pode, inclusive, ser executada mais de uma vez. No entanto, recomenda-se sua execução somente no final do período para garantir que todos os l ançamentos foram feitos em CO antes da conciliação. Se a conciliação for executada mais de uma vez, o sistema gera valores de diferença desde a última conciliação.Se for reprocessada a conciliação dentro de um mesmo período, o R/3 irá atualizar somente as diferenças geradas após a última conciliação, ou seja, não é refeito todo o processo e, a cada nova execução, gera novos lançamentos. Se a empresa deseja tem balanços separados por divisão ou até mesmo por centros de lucro, é necessário que este mesmo procedimento de conciliação seja feito também para estas unidades organizacionais. O sistema determina os montantes alocados entre empresas, áreas funcionais e divisões através das alocações de atividades, distribuição e reclassificação de custos para a conciliação. Estas informações são transferidas para FI porque possuem um efeito direto no balanço e lançamentos de receitas. Para possibilitar a conciliação, é necessário criar contas de ajuste em FI e a chave de lançamento (posting key). Na Contabilidade de Classe de Custos, estas contas devem ser associadas às transações de negócio, classes de objetos ou uma combinação de ambos, especificando as contas para débito e crédito. (determinação de contas). As contas também podem ser determinadas através de substituição. Assim como as contas, também é preciso definir as chaves de lançamento. Por questões fiscais, um fluxo de custos, entre empresas, ocorrido em CO, somente pode ser transferido para FI se as empresas constituírem uma sociedade integrada sujeita a impostos de vendas. Se necessário, definir regras lógicas para os lançamentos de conciliação. Lançamento de conciliação fora do período tem o período de lançamento em FI diferente do de CO. No information system, pode ser verificado os saldos contábeis entre CO e FI para um período particular usando relatórios de conciliação. Nestes relatórios, o sistema mostra uma diferença para um lançamento de conciliação feito fora de um período. O relatório de fluxo de custos é mais adequado para a conciliação em FI e CO.
CONTROLADORIA
64 de 325
Se a empresa estiver trabalhando com balanço patrimonial por divisão, é preciso determinar fluxo de valores entre divisões e gerar o lançamento de conciliação correspondente. Se estiver usando áreas funcionais para analisar lucros e perdas usando Contabilidade de Custos de Vendas, os lançamentos internos de CO que gerem uma alteração na área funcional também precisam ser transferidos para CO. Não existe substituição para a área funcional para lançamentos de conciliação. A substituição pode conduzir a um erro no fluxo de valores de CO. O sistema, portanto, não seria capaz de considerar estes valores em FI. Se estiver usando preços fixos para avaliações de Centro de lucro em PS, então os lançamentos de preço fixo para receptores e emissores ocorrem em classes de custos diferentes. Isto pode significar que seguindo o lançamento de conciliação, o saldo das classes de custos, onde as alocações de preço fixo ocorreram, são diferentes em FI e CO. Para verificar no Sistema de Informação se alocações de preço fixo estão causando diferenças nos saldo, defina suas próprias classes de custos para preços fixos.
16.5 Transferência de valores no planejamento de Centros Custos / Ordens Internas Esta funcionalidade permite trazer de outros componentes do R/3 informações para o planejamento de centros de custos ou ordens. As informações disponíveis são: •
•
•
•
•
KPHR – Custos de pessoal do HR (custos primários para os centros de custos calculado no HR conforme a alocação dos funcionários nos diversos centros de custo); S_ALR_87099918 – Depreciação / Juros AM (valor das depreciações e juros dos bens do ativo imobilizado definidos conforme o objeto de custo do bem – centro de custo ou ordem – no período do planejamento). O valor da classe de custo será sobreposto. Se o tipo de atividade estiver definido no cadastro do bem, o custo será importado como dependente da atividade – custo variável. Caso contrário, é considerado custo fixo; KSPP – Atividade alocada PP – somatório das necessidades de atividades calculadas com base nas ordens planejadas pelo MRP. Para planejamento de longo prazo. Para transferir as necessidades de atividades de PP primeiro é preciso efetuar o planejamento manual dos centros de custo/tipo de atividade para criar um registro com esta relação no planejamento. Isso pode ser feito, por exemplo, copiando o planejamento de outra versão ou período. Caso não encontre um registro com a relação, o sistema emite mensagem de erro. Após a transferência, com êxito, é preciso executar a função de conciliação do plano para que os valores trazidos de PP sejam efetivamente atualizados em CO.; KVA4 – Índice estatísticos independente da atividade – extraído do SIL (Sistema de Informação de logística conforme parametrizado no registro mestre do índice estatístico); KVD4 – Índice estatísticos dependente da atividade – extraído do SIL (Sistema de Informação de logística conforme parametrizado no registro mestre do índice estatístico);
16.5.1 Transferência de Depreciação e Juros (S_ALR_87099918a46) O R/3 permite que sejam importados, para o planejamento de custos primários para os centros de custos e/ou ordens, os valores de depreciação e juros periódicos de qualquer área de depreciação real da Contabilidade do Ativo. O programa permite parametrizar se os valores de depreciação de um ativo vinculado a uma o rdem deve ser lançado na ordem ou no centro de custo com o qual ela está vinculada. As definições das classes de custo que irão receber os valores é definido em AM (transação AO90 – Atribuir contas do razão). Mesmo para os grupo de contas que não tem cálculo de depreciação, as contas devem ser parametrizadas para que a im portação possa ser efetuada. O procedimento para cálculo da depreciação planejada é semelhante ao cálculo da depreciação simulada. O cálculo é feito tanto para ativos já capitalizados como para investimentos planejados seja em OS (projeto – elemento PEP), IM (programa de investimento) ou no próprio CO (Ordens Internas). Para os investimentos planejados, podem ser definidos se deverão ser considerados os valores planejados ou orçados. Os termos de depreciação considerado serão considerados os termos de simulação da depreciação. No caso das ordens de investimento, os termos da depreciação simulada são informados no momento do cadastramento da ordem. Para os elementos PEP e programas de investimentos os dados da simulação também estão no registro mestre. OBS: Os valores calculados sobrepõem os valores anteriores. Portanto, o programa pode ser reprocessados quantas vezes necessário. No entanto, nenhum outro planejamento deverá ser efetuado manualmente nas contas atualizadas por esta função uma vez que serão sempre sobrepostos.
CONTROLADORIA
65 de 325
Quando parte do valor do investimento já foi capitalizado (liquidado contra um ativo), o R/3 não ajuste a base de cálculo para a simulação gerando duplicidade de valores. Para correção deste problema deve-se utilizar o parâmetro “ Tratamento das ativações do exercício atual” para ou desprezar os lançamentos de capitalização do ano corrente no ativo, ou subtrair os valores referente às capitalizações da base de cálculo nas simulações. Caso o sistema não encontre um centro de custo ou ordem para efetuar o lançamento, será gerada mensagem de erro e o programa é interrompido. Este erro ocorre, particularmente, para ordens com regras explícitas de liquidação e o sistema não consegue determinar um centro de custo já que não estará mais disponível no registro mestre. Também é possível separar os valores em parte fixa e variável. P ara isto é preciso que o planejamento seja dependente da atividade (foi parametrizado para considerar o tipo de atividade e o registro mestre do ativo tem um tipo de atividade informada) e seja informado o fator de turnos (informar 1quando não se aplica).
Parâmetro Empresa Investimentos planejados
Seleções – Centro de Custo Opções – Área de avalização
Período planejamento Outras opções para o planejamento Variante de exibição
Selecionar Imobilizado Orçamento X Planejamento Selecionar ordens Tratamento das ativações do exercício atual
Area de contabilidade de custos Chave de Distribuição
Descrição Informar um intervalo de empresas para selecionar os ativos a serem considerados. Através do botão de seleção múltipla podem ser definidas várias empresas independente de intervalo. (*) Investimentos planejados são Ordens de Investimento (CO), Projetos (OS) ou Programas de Investimento (IM). Versão do planejamento – informar a versão do planejamento para considerar os valores base de cálculo das depreciações. Exercício de aprovação – exercício em que foi aprovado o programa de investimento. Informar um intervalo de centros de custos para os quais se deseja calcular os valores planejados de depreciação. Opcionalmente, pode ser usada a seleção múltipla (*) Uma área de avaliação representa a avaliação dos imobilizados para um determinado objetivo (por ex., balanço comercial, balanço fiscal, balanço geral consolidado, avaliação de bens, avaliação baseada em cálculo de custos, etc). Informar a área de avaliação para determinação dos critérios. OBS: Deve ser uma área de avaliação real Informar o exercício para o qual devem ser calculadas as depreciações e o intervalo de períodos dentro deste exercício. Versão – informar a versão do planejamento que deve ser atualizada. Relatório de totais – se esta opção for selecionada será exibido o relatório resumido do processamento. Selecionar a variante de exibição do realtório que irá ser gerado. A variante de exibição pode ser criada ou alterada na tela de exibição do relatório. Ela define quais as colunas a serem impressas, critérios para classificação dos dados, totais, etc.. Permite importar a depreciação de apenas alguns ativos especificados. Definir se deseja que os dados dos investimentos planejados (ordens de investimento, projetos e programas de investimentos) trabalhem com os dados orçados ou planejados. Definir para quais as ordens de investimentos se deseja efetuar os cálculos Como o R/3 normalmente considera o valor total planejado para a ordem ou elemento PEP não levando em consideração as depreciações efetuadas, é preciso selecionar uma das opções para que: 1 – o valor já capitalizado não entre no cálculo da depreciação simulada ou • 2 – o valor das capitalizações efetuadas no ano corrente sejam desprezadas permanecendo os • valores compondo a base de cálculo das depreciações simuladas. Definir as áreas de contabilidade de custos que irão receber valores Se a chave não for informada, o sistema irá calcular os valores período a período. Se a chave for informada será efetuado o cálculo do total dos períodos definidos e distribuídos os valores conforme a chave
CONTROLADORIA
66 de 325
Parâmetro Descrição Planejamento dependente Definir se deverá ser considerado o tipo de atividade definido no mestre de materiais para gerar o da atividade planejamento dependente da atividade. Para os ativos sem tipo de atividade informado, o planejamento será independente da atividade. Planejamento Neste caso, o tipo da atividade não será considerado e todos os planejamentos serão lançados independente da independente da atividade atividade
Dicas •
•
•
Em todas as funções de processamento onde precisam ser informados p arâmetros para a execução de um programa, o R/3 permite que estes parâmetros sejam gravados em variantes de seleção de forma a minimizar digitação e erros. Selecionar a opção de processamento background sempre que o volume de dados for grande para melhorar performance e não sobrecarregar o sistema em horários de grande utilização. A execução através de jobs permite o processamento fora do horário normal de trabalho e libera a estação para outras tarefas. Sempre antes de executar o programa definitivamente, solicitar uma execução teste e verificar se o processamento foi efetuado com sucesso para evitar necessidade de acertos e estornos que sobrecarregam o banco de dados.
16.5.2 Transferência de necessidades de atividades de PP Esta funcionalidade permite que sejam importados para CO o consumo previsto de atividades pela produção com base no planejamento efetuado em PP (Plano global, MRP ou Planejamento de Longo prazo). A transferência efetiva dos valores se dá, na verdade, através da conciliação do plano. Portanto, o procedimento de transferência, na verdade, ocorre em três etapas: O primeiro passo é a geração dos registros de planejamento para cada relação centro de custo/tipo de atividade para as quais PP possa gerar necessidade de atividades. Isto pode ser feito manualmente através da transação KP26 – Planejamento de Prestação de Serviços/Tarifas ou, também, através da função de copia de plano (KP97) copiando apenas estrutura sem valores . Caso o sistema não encontre um registro, o programa gera uma mensagem de erro e nenhum valor é importado. Basta gerar o registro e reprocessar. O próximo passo seria execução desta transação para que o sistema gere a outra parte da relação que é o consumo de atividade. Só que, neste caso, os receptores serão ordens de produção e não centros de custo. Este valores podem ser visualizados no relatório gerado pelo processamento ou, posteriormente, pelos relatórios do planejamento (S_ALR_87013629 – Tipo de Atividade: reconciliação). Nele são mostradas as quantidades de atividades alocadas para cada centro de custo / tipo de atividade. O último passo é a execução da Conciliação do Plano (KPSI) quando os valores irão, efetivamente, para o planejamento de prestação de atividade dos centros de custos produtivos (localizados no final da cadeia dos ciclos de alocação). O processamento é efetuado, individualmente, para cada centro (planta) de l ogística.
Parâmetro Área de Contabilidade de Custos
Controle de Transferência para versão / exercício Descrição Informar CTS para Santanense e FTSH para Santa Helena
Versão
Informe a versão para a qual os volumes deverão ser importados
Exercício
Informe o exercício para o qual os volumes de atividades deverão ser importados.
CONTROLADORIA
Parâmetro Transferência da necessidade de atividades de:
67 de 325
Controle de Transferência para versão / exercício Descrição Define o critério a ser usado para o cálculo das necessidades de desempenho de cada centro de custo. Plano Global – as quantidades de produção criadas no planejamento global são programadas e analisadas através dos roteiros ou perfis do planejamento global. Neste caso, deve ser informado o número da versão do planejamento global a ser importada. MRP – as ordens planejadas para produção interna, criadas no planejamento de longo prazo ou no planejamento de necessidades, são programadas e analisadas através dos roteiros. Plan.Longo Prazo – as ordens planejadas criadas para produção interna, através de roteiros, são programadas e analisadas, no âmbito do planejamento de longo prazo ou do planejamento de ne cessidades de material. Neste caso, deve ser informado o Cenário de planejamento.
UltGrpProd
Utiliza Grupo de Produtos Indica se os dados do grupo de produtos ou do planejamento de material devem ser transferidos do planejamento de vendas e operações (SOP-standard) para CO-CCA.
Cenário de planejamento
Com o cenário de planejamento, são definidos os parâmetros de controle para o planejamento de longo prazo. Isto significa, entre outros, o centro, no qual o planejamento deverá ter lugar, o período de planejamento e as versões a ser planejadas, das necessidades independentes previstas. Informar o cenário de planejamento a ser extraído os dados.
Nível Programação
Ultima transferência
Informar qual a necessidade de capacidade a ser selecionada. Planejamento detalhado • Planejamento de taxas de produção • Planejamento Global • Data da última transferência de dados efetuada.
Principais parâ metros para execução da função:
Campo
Ações do usuário / conteúdo
Efetuar adaptação de período
Código que controla se as quantidades de atividade planejadas das ordens planejadas ou SOP simuladas, situadas fora do período de transferência, serão transferidas ou não como atividade alocada para a contabilidade de centros de custo. Se este código estiver ativo, o sistema SAP R/3 transfere todas as quantidades de atividade planejadas de todas as ordens planejadas ou SOP do cenário planejado selecionado ou da versão de planejamento global selecionada, como quantidades de atividade alocada para a contabilidade de centros de custo. Nisto, as datas situadas fora do período de transferência serão de tal modo ajustadas, que todas as quantidades de atividade alocada estarão no período de transferência.
Verificação relacionamento com objeto
Controla se deve ser efetuadas algumas verificações nos dados básicos relacionados às ordens planejadas ou as ordens de SOP. Se este flag não estiver marcado as verificações não serão completadas e não serão geradas mensagens de erros no log caso ocorram. Se as verificações forem efetuadas, o tempo de processamento irá aumentar consideravelmente.
Nível de Detalhe listagem
Centro de custo / tipo de atividade Material / Centro Ordem planejada / SOP
CONTROLADORIA
68 de 325
Exemplo de Execução de adaptação de período No planejamento integrado para o exercício seguinte foi gerada no cenário planejado utilizado do planejamento a longo prazo uma necessidade independente planejada de um produto acabado, no primeiro período do exercício seguinte. Os produtos semiacabados necessários à produção deste produto acabado, são gerados como necessidades dependentes, completa ou parcialmente, no último período do exercício atual. Da programação dos roteiros para a necessidade independente ou dependente resulta que algumas operações, completa ou parcialmente, se encontram ainda no exercício atual. Se o usuário tiver ativado o código, todas as quantidades de atividade destas operações são transferidas para o exercício seguinte. Se o usuário não tiver ativado o código, então ,em operações, as quantidades de atividade que se encontram parcialmente ou que não se encontram no exercício seguinte serão, respetivamente, transferidas parcialmente ou não serão transferidas.
17 Sistemas de Informação 17.1 Visão Geral No Sistema de Informação de CO estão disponíveis diversas ferramentas cada uma com características e aplicações específicas: •
•
•
Report Painter/ Report Writer – permite montar relatórios com dados de CO e de outros componentes do R/3. Vários relatórios padrões já estão disponíveis mas o usuário poderá gerar seus relatórios de acordo com as suas necessidades específicas. O Report Painter é uma ferramenta similar ao Report Writer, porém de uso m ais fácil. Várias funções do Report Writer também estão disponíveis no Report Painter mas o usuário não precisa estar familiarizado com os conceitos do Report Writer para usar o Report Painter. Drill down Reporting – usada em CO-PA e CO-PC. Utiliza características para classificar os dados transacionais (empresa, cliente, área de contabilidade de custos, período, ano fiscal, etc.). Os key figures (índices calculados) são os valores específicos dos dados classificados (custos diretos, vendas, etc.). Estes key figures podem ser usados em fórmulas para geração de outros valores. Reporting based on ABAP List Viewer (ALV) – ferramenta que gera relatórios detalhados em CO (em nível de partidas individuais). Possui uma interface padrão e permite alteração através de variantes de exibição . Através destas variantes de exibição podem ser substituídas colunas, incluídas novas colunas, alterado a largura ou a ordem das colunas, etc. Estas variantes podem ser gravadas de maneira genérica (disponível para todos os usuários, neste caso, o nome da variante deve ter uma barra na frente para indicar que não é padrão da SAP) ou específica (somente usada pelo usuário que a criou). Uma variante de exibição, portanto, corresponde a novas formas de visualizar um relatório já montado alterando colunas, tamanho de colunas, etc. Já uma variante de seleção corresponde ao conjunto dos parâmetros necessários para a geração do relatório definidos quais os dados serão apresentados e não como serão exibidos.
Os relatórios são disponibilizados para execução por meio de uma estrutura hierárquica de árvore (menu na 4.6), uma p ara cada aplicação dentro de CO. Os relatórios criados pelo usuário, podem ser incluídos nesta estrutura (menu na 4.6).
17.2 Report Writer/ Report Painter Ferramentas para análise de dados sumarizados ou totalizados. No sistema de informação, os lançamentos podem ser avaliados imediatamente após sua entrada no sistema permitindo chegar até o nível de documento. O Report Writer e o Report Painter oferecem diversas opções de exibição, classificação, filtro e sumarização da dados. Um relatório criado no Report Painter pode ser alterado no Report Writer. No entanto, após a alteração, não poderá ser mais alterado no Report Painter. No Report Painter, o usuário define a estrutura de linhas e colunas e a seleção geral dos dados. Report Painter pode acessar os dados de um extrato, diretamente do banco de dados, ou de um arquivo. É possível criar relatórios individuais para cada elemento de um grupo definido na seleção geral de dados. Por exemplo, é possível definir relatórios distintos para o nó de sumarização total e cada um dos nós de grupo em uma estrutura hierárquica de centro de custo.
CONTROLADORIA
69 de 325
Todos os relatórios que estão disponível on-line também podem ser executados em background em horário predefinido. Esta é uma ferramenta bastante útil para fechamentos mensais quando se precisa executar vários relatórios em diversas áreas da empresa. Estes relatórios podem ser programados para execução num horário de menor utilização do sistema. O Report Painter também pode ser usado para a definição de layouts de planejamento em Contabilidade de Custos Indiretos, Demonstração de Resultados e Contabilidade de Centro de Lucro. Em resumo, o Report Painter pode ser usado de três formas diferentes: •
Definição de Relatórios em CO-OM, CO-PC e EC-PCA;
•
Definição de Layouts de planejamento em CO-OM, CO-PA e EC-PCA;
•
Definição de formulários para Relatórios Drill-down em CO-PC, CO-PA e EC-PCA.
17.2.1 Criar relatório Biblioteca – Todo relatório pertence a uma biblioteca. A biblioteca define as características, índices de base e índices que podem ser utilizadas em um relatório. Relatórios de um mesmo grupos devem estar numa mesma biblioteca. Os nomes de relatórios só são unívocos em conjunto com o nome da biblioteca. Ao contrário, um grupo de relatórios pode ser identificado univocamente através do respectivo nome. As bibliotecas podem ser utilizadas, entre outros, para •
a delimitação de relatórios de produção e de teste
•
a distinção entre relatórios de diferentes grupos de usuários
•
o agrupamento de relatórios SAP standard
•
a formação de classes de aplicação
Nome do Relatório – Um relatório corresponde à edição de dados de um banco de dados sob a forma de uma lista. A estrutura de um relatório é determinada na definição do relatório. É possível definir: •
a restrição global de características (por exemplo., empresa, ledger, etc.) para o relatório (seleções gerais);
•
as características (ou seja., campos como Conta, Período, etc.) que devem aparecer nas linhas e colunas;
•
os índices (ou seja, campos de valores como Custos na moeda de transação, etc.) que devem aparecer nas colunas;
•
os subtotais que devem ser criados nas linhas e colunas.
O layout de um relatório é definido por parâmetros de layout. Os valores propostos para os parâmetros podem ser retirados de layouts standard que possam ser definidos de forma independente de um relatório. Vários relatórios de uma biblioteca podem ser agrupados em um grupo de relatórios. Isto é útil, quando os relatórios agrupado se baseiem nos mesmos dados ou dados semelhantes, já que a seleção de dados só terá de ser executada uma vez para cada um dos grupos de relatórios. O nome de um relatório próprio do usuário não deve iniciar com números ou com o “-“ pois estes caracteres são reservados para os relatórios standard. O nome do relatório de usuário pode conter letras de A a Z, número de 0 a 9 e os caracteres especiais “-“, “_” e branco. Possui no máximo oito caracteres.
17.3 Grupo de Relatórios Para efetuar a saída relatórios, é necessário incluí-los em um grupo de relatórios. Um grupo de relatórios é um conjunto de relatórios de uma biblioteca, que devem ser processados conjuntamente em uma execução. O agrupamento de vários relatórios em um grupo de relatórios é conveniente, se os relatórios analisarem basicamente o mesmo conjunto de dados. Neste caso, os dados são lidos apenas uma vez, sendo distribuídos pelos vários relatórios. Não é possível processar relatórios de bibliotecas diferentes em um grupo de relatórios. Quando é gerado um grupo de relatórios, são gerados vários programas ABAP (xxxx = grupo de relatórios; mm = mandante, evtl. codificado): •
Programa para o processamento da primeira tela
•
Programa para a seleção (leitura) dos dados
CONTROLADORIA • •
70 de 325
Programa para a saída dos dados selecionados Programa para a seleção múltipla (seleção e saída múltiplas para vários dados de entrada; apenas no caso de estar marcado o respectivo código)
Se, depois de gerado um grupo de relatórios, for modificada alguma definição de set ou relatório, na seleção seguinte o grupo de relatórios será automaticamente gerado de novo, desde que esta função não tenha sido explicitamente desativada na definição do grupo de relatórios. O nome de um grupo de relatórios deve ser formado por apenas 4 caracteres, sendo permitidos somente os seguintes: •
'A' a 'Z'
•
'0' a '9'
•
'-' e '_'
17.4 ABAP List Viewer (ALV) Uma partida individual é gerada a cada transação executada. Para geração de relatórios, todos as partidas individuais são armazenadas em registros de totais. Partindo de um relatório gerado no Report Painter ou Report Writer sobre os centros de custos, o usuário pode querer analisar as classes de custos destes centros de custo chamando um relatório de partidas individuais. Os relatórios de partidas individuais apresentam os custos reais, planejados ou compromissos como partidas individuais e como documentos de lançamentos.
Relatório Resumido
Partidas individuais
Documento de Origem
Quando é feita uma inclusão de nova coluna, o R/3 irá selecionar automaticamente o texto breve e texto longo conforme a largura da coluna. Se o idioma estiver disponível para o relatório, será usado o i dioma do logon. Podem ser alteradas também a ordem de classificação da colunas (crescente ou decrescente), estabelecer filtros. O filtro vale somente para exibir ou não das linhas mas, mesmo ocultas, elas estarão incluídas nos totais. É possível, também, definir totais interativos selecionando a coluna e seu total.
17.5 Configurações do Usuário / Gerenciamento de Extratos No R/3 é possível definir valores propostos a nível geral ou a nível de usuário para os critérios de seleção de um relatório (variantes de seleção) e para a moeda do relatório facilitando sua execução. As definições a nível de usuário sobrepõe as de nível geral. Os valores propostos que podem ser informados são: dados básicos (área de contabilidade de custos, centro de custo ou grupo de centro de custo, classe de custo, etc.); configurações para gerenciamento de extratos, planning timeframe, reporting timeframe, moeda do relatório e outras especificações, tal como a versão. Os critérios de seleção definidos são válidos somente para os relatórios da árvore de relatórios e nos componentes de Contabilidade de Custos Indiretos e Contabilidade de Centros de Lucro. O usuário pode gravar extratos de relatórios o que permite consultar novamente o mesmo relatório sem a necessidade de reprocessá-lo. Para criar um extrato, o usuário por selecionar Gerar Extrato antes de rodar o relatório ou no momento em que for sair do relatório. As configurações para gerenciamento dos extratos possibilita a definição de três opções: • •
•
Nova seleção – o sistema será irá reprocessar o relatório Extrato – se existir um extrato de acordo com o critérios de seleção definidos, o R/3 apresenta as opções de extrato para seleção do usuário. Se não existir, gera novo relatório. Exibição automática do relatório corrente – o R/3 automaticamente apresenta último extrato gerado.
É possível apresentar todos os extratos em um lista sintética, imprimir ou excluir ou alterar a sua data de expiração. A partir da versão 4.5 já é possível lançar o planejamento no Excel integrado com R/3 conforme será detalhado nas funções de planejamento.
CONTROLADORIA
71 de 325
17.6 Relatórios Drilldown As funções da geração de relatórios drilldown são divididas em três níveis de forma a permitir fornecer para cada usuário somente as funções que ele necessitar. O primeiro nível contém as funções básicas e mais a opção de envio de relatório pelo SAPmail. O segundo nível contém o restante das funções do drilldown e mais a possibilidade de gerar gráficos e migrar dados para Excel. O terceiro nível possui todas as funções do drilldown e mais a possibilidade de configuração de impressora e gravar dados de relatórios e definir exceções. Este nível é atribuído aos usuários que necessitem imprimir e modificar relatórios. O nível do usuário é definido no parâmetro RLV (0 = todas as funções, 1 = nível 1 e 2 = nível 2). É importante lembrar que os níveis de função individual está sujeito a verificações de autorizações. OBS: É possível parametrizar o SAP-mail para que suas mensagens sejam reencaminadas para um e-mail externo ao R/3. Os relatórios de Drill-down também usam o Report Painter para definição de formulários usados em CO-PC, CO-PA e ECPCA. Um formulário define o conteúdo e a estrutura formal do relatório. Pode ser considerado como um relatório semi-acabado que será completado com a definição das características e dos key figures. O conteúdo de um relatório normalmente é fixo e, se alterado, afeta todos os relatórios que o utilizam.
FORMULÁRIOS Ano Anterior
Ano Corrente
Variação
KEY FIGURES Orçado
Real
RELATÓRIO Ano Anterior
Orçado Ano Corrente
Variação
Ano Anterior
Real Ano Corrente
Variação
17.7 Logistics Data Wharehouse No Customizing de Logística geral estão disponíveis as seções Base de dados e Atualização que constituem o Logistics Data Warehouse (até agora: banco de dados estatísticos).
17.7.1 Aplicações definidas pelo usuário No sistema de informação de logística, diversas configurações devem ser efetuadas de acordo com a aplicação. O sistema propõe geralmente as aplicações standard que fazem parte do sistema de informação para logística. Diversas considerações a serem realizadas no SIL, no entanto, exigem funções válidas para todas as aplicações. Por exemplo, agrupar informações de aplicações diferentes em conjunto (dados de compras e vendas e distribuição, dados de produção e vendas, etc.). Para análises com dados de diversas aplicações, é preciso definir uma aplicação que possua características de várias aplicações standard. Primeiro são propostas todas as aplicações SAP que estão integradas no sistema de informação para logística. Nesta base é possível organizar as "aplicações mistas" necessárias para a empresa. A transação de manutenção de aplicações permite, é possível criar, modificar e exibir aplicações definidas pelo usuário. Customizing → Logísticia Geral → Sistema de Informação para logística (SIL) → Logistics Data Warehouse → Base de Dados → Apliações → Atualizar aplicações definidas pelo usuário → (OMOA) Criar ; (OMOB) Modificar ; (OMOC) Exibir
CONTROLADORIA
72 de 325
Atividades 1. Selecionar a função Aplicação nova. Passa-se para a tela de detalhes. 2. Entrar um número para a aplicação definida pelo usuário. 3. Entrar um texto para a aplicação definida pelo usuário. 4. Atribuir a esta aplicação definida pelo usuário as características de pelo menos uma das aplicações standard propostas. 5. Gravar a aplicação definida pelo usuário.
Informações adicionais As aplicações definidas pelo usuário podem ser utilizadas nas áreas seguintes: •
definição de catálogos de campos
•
definição de estruturas de informação
17.7.2 Catálogo de Campos Geralmente, todas as informações utilizadas nas operações comerciais correspondentes podem ser a base para o agrupamento e a compactação de dados de aplicação nas estruturas de informação. Muitas destas informações, porém, servem mais para o controle interno de uma operação comercial do que para a atualização de dados estatísticos. O usuário que pretende definir um sistema de informação individual através de estruturas de informações ( InfoSet) definidas pelo usuário, deve ter uma visão clara no que diz respeito às informações que podem ser utilizadas para o Logistics Data Warehouse o que é possível através da definição de catálogos de campos . Um catálogo de campos (no sentido da atualização das estatísticas) define um grupo de campos relevantes da aplicação. Podem ser misturados campos provenientes de qualquer hierarquia de documentos. Por exemplo, é possível agrupar em um catálogo de campos todos os campos que têm a ver com a organização comercial (canal de distribuição, região de vendas, hierarquia de produtos etc.). Para o usuário, não faz diferença se estes campos são utilizados no cabeçalho do documento, no item de documento ou a nível de divisão. Um catálogo de campos determina a seleção das informações relevantes e o agrupamento lógico destas informações.
OBS: Nomes compridos não são suportados em SIL. O usuário só pode incluir no catálogo de campos os nomes de tabelas, de estruturas e de campos que não sejam maiores do que 10 caracteres.
17.7.3 Estruturas de Informação Em um sistema de informação, a compactação de dados é necessária para a transparência de relações importantes. Visto que as exigências para a compactação de dados são determinadas por muitos diferentes grupos de usuários, uma especificação rígida da compactação não é suficiente. A experiência mostra que diferentes grupos de usuários necessitam de visões diferentes da compactação de dados. Para representar estas diferentes visões, o sistema SAP oferece as estruturas de informação definidas pelo usuário. Nestas estruturas de informação, o usuário define a visão individual, selecionando, da aplicação operativa, as informações consideradas como relevantes para a compactação. As informações a serem definidas para uma estrutura de informação estão relacionadas na tabela abaixo.
Informações Características
Descrição Para cada estrutura de informação, é possível definir no máximo nove características que compõem a chave de tabela da tabela do banco de dados.
Índices
Índices são valores significantes sob o ponto de vista empresarial que devem ser compactados com base nas características (por exemplo faturamento, quantidade de entrada de ordem, quantidade do pedido, tempo do ciclo de produção).
Matriz do período
A acumulação periódica de dados é outro critério de compactação importante. Os índices são compactados diariamente, semanalmente ou mensalmente, ou em função de uma m atriz do período variável que é determinada através da variante de exercício.
CONTROLADORIA
73 de 325
É possível classificar as estruturas de informação de acordo com certas características de estrutura. A maior parte das estruturas de informação fornecidas no sistema standard é igual em sua estrutura básica (por exemplo contêm 4 cam pos de período). As estruturas de informação com o mesmo código possuem a mesma estrutura.
Tipos de Estruturas de Informação em SIL Descrição Estrutura de informação com dados periódicos do movimento. Este tipo é o tipo normal.
Código
Nome Standard
C
Sem período
Estrutura de informação que não contém dados periódicos. Contém valores atuais do estoque como, por exemplo, o índice “Estoque”.
D
Sem atualização
Esta estrutura de informação não contém dados reais (talvez dados planejados). Por isso, não é possível criar para ela nenhuma atualização. É utilizada para garantir a exibição periódica de valores de estoque. Os dados reais encontram-se em uma estrutura de informação atribuída do tipo standard e do tipo sem período. A respectiva análise standard lê os dados das estruturas de informação atribuídas e executa um cálculo retroativo do estoque.
E
Standard (Com valores do estoque)
Estrutura de informação que contém também valores periódicos do estoque, além de outros códigos periódicos. Estes valores do estoque precisam ser aceitos ao final do período (ou seja, em um determinado momento) através de um programa batch.
F
Análise de Documentos
Estrutura de informação utilizada para a exibição de dados do documento. Estas estruturas de informação estão sujeitas a várias medidas de performance devido ao volume de dados esperado (por exemplo: planejamento não permitido). Além disso, são possíveis outras funções na análise standard (por exemplo: análise total de documentos). Área de implementação: análise do cesto de compras - IS-R.
T
Transferência para SAP-BW
Estrutura de informação especial para a transferência ao Business Information Warehouse (BW) que não pode ser utilizada no reporting. Estas estruturas de informação estão sujeitas a diversas medidas de performance devido ao volume de dados esperado (por exemplo planejamento não permitido).
A utilização dos tipos acima mencionados depende da aplicação nas quais elas devem ser criadas:
Tipo C
D E F
Aplicação todas (standard) 01 – SD 03 – Controlling de estoques 40 – Administração de mercadorias 03 – Controlling de estoques 40 – Administração de mercadorias 03 – Controlling de estoques 40 – Administração de mercadorias 40 – Administração de mercadorias
Ao ser criada uma estrutura de informação própria do usuário através do atributo Planejamento possível , decidir se esta é relevante para o planejamento SIL ou não. Um estrutura de informação do tipo 'C' ou do tipo 'F' não pode ser marcada como relevante para o planejamento. É importante considerar, porém, se a estrutura de informação a ser criada deve ser utilizada no planejamento, pois uma estrutura de informação que não pode ser incluída no planejamento aumenta consideravelmente a velocidade da análise no momento do reporting. No caso de uma estrutura de informação não relevante para o planejamento, ocorre na tabela uma conversão dos campos de chave atuais, de modo que os campos não relevantes (SSOUR, campos de período não necessários) sejam posicionados ao final dos campos de chave. Isto agiliza a procura no banco de dados. Se a estrutura de dados definida pelo usuário deve ser preenchida com dados, o índice primário verifica a respectiva chave de tabela. A versão 000 é sempre utilizada como critério de procura. O mandante é sempre a primeira posição na chave de tabela; caso contrário, toda tabela no A BAP Dictionary será interpretada como independente do mandante. As características são diretamente posicionadas na chave de tabela após os mandantes. As seções da chave de tabela apresentam-se da seguinte maneira:
CONTROLADORIA
74 de 325
Mandante - Característica - Versão - ... Ao ativar a atualização, a chave de tabela é novamente convertida, de modo que o período selecionado para a atualização apareça primeiro. Exemplo: Mandante - Mês - Características - Versão - ... A fim de evitar uma perda acidental dos dados, a conversão dos campos de chave de uma estrutura de informação não relevante para o planejamento só deve ocorrer se a respectiva tabela do banco de d ados não contiver nenhum dado. Observar o seguinte: •
•
Uma estrutura de informação relevante para o planejamento só pode ser definida e atualizada com um período (dia, semana, mês ou período contábil) em todos os mandantes de um sistema. A modificação do período leva a uma conversão dos campos de chave e só pode ser executada se nenhum dos clientes não possuírem mais dados na tabela do banco de dados.
As estruturas de informação definidas pelo usuário e as standard representam a base para todas as funções subseqüentes no sistema de informação (por exemplo análises, planejamento).
17.7.3.1 Manter as estruturas de informações Customizing → Logísticia Geral → Sistema de Informação para logística (SIL) → Logistics Data Warehouse → Base de Dados → Estruturas de Informaçãos → Atualizar estruturas de informação definidas pelo usuário → (MC21) Criar ; (MC22) Modificar ; (MC23) Exibir
Nesta etapa, o usuário pode criar, modificar, eliminar e exibir as estruturas de informação. As novas estruturas de informação definidas pelo próprio usuário devem possuir um nome de 4 caracteres, que deve se situar entre S501 e S999. As estruturas de informação que foram criadas com outros nomes antes do release 3.0, podem continuar a ser utilizadas. Para criar uma estrutura de informação que deve conter campos de diferentes aplicações, uma aplicação definida pelo usuário deve ter sido anteriormente definida. Estruturas de informação só poderão ser modificadas ou eliminadas, se elas não contiverem nenhum dado. Se a estrutura de informação em questão contém dados, ela deve ser eliminada em primeiro lugar. Ao eliminar uma estrutura de informação, todas as regras de atualização a ela atribuídas serão eliminadas em todos os mandantes.
Atividades 1. No campo Estrutura info, indicar um nome e uma descrição para a estrutura de informação que se deseja criar. 2. Atribuir a estrutura de informação a uma aplicação . 3. Através do atributo, o usuário determina o tipo de uma estrutura de informação. É também possível determinar se esta estrutura de informação pode ser planejada . Se uma estrutura info foi criada com determinados atributos, estes não poderão mais ser modificados.
OBS: Para criar uma estrutura de informação com referência a uma estrutura de informação já existente, indicar no campo Modelo estrutura info o nome da estrutura de informação referida. Os elementos da estrutura modelo serão automaticamente copiados na nova estrutura de informação podendo ser alterada. 4. Se foi selecionado o tipo 'D' (sem atualização), indicar a estrutura de movimento (tipo ' ') e a estrutura de estoque (tipo 'C'). 5. Selecionar Processar → Características, para definir características à estrutura de informação. Serão exibidas 2 caixas de diálogo para seleção das características. Na primeira caixa de diálogo (características selecionadas: seqüência), os campos selecionados serão listados. Para a seleção de outros campos, selecionar a função Lista de seleção. A segunda caixa de diálogo (lista de seleção) contém duas listas. Na lista à direita, encontram-se todos os catálogos de campos, a partir dos quais as características poderão ser selecionadas. Para isso, somente serão exibidos os catálogos de campos (catálogos de características) válidos para a aplicação selecionada. Para exibir características de um determinado catálogo de campos, selecioná-las através de um clique duplo. Na lista à esquerda da caixa, encontram-se as características do catálogo de campos selecionado. Para transferir uma característica da lista à estrutura de informação, posicionar o cursor no nome da respectiva característica e selecionar a função Transferir. A característica selecionada será marcada e transferida á lista das características selecionadas.
CONTROLADORIA
75 de 325
OBS: Na seleção dos catálogos de campos e características, as respectivas descrições serão exibidas. Com a função Trocar exibição , serão exibidos os nomes técnicos (nomes dos catálogos de campos e nomes dos campos da característica do Dictionary). 6. Para acessar a lista das características selecionadas, pressionar Enter. Esta lista poderá finalmente ser editada. Isto significa que o usuário poderá modificar a seqüência das características, poderá eliminar as características da lista ou incluir novas nos catálogos de campos. Para modificar a seqüência das características selecionadas, marcar a característica ou um bloco de características que deve ser deslocado através do ícone Marcar/desmarcar. É exibido o ícone Deslocar. Então, posicionar o cursor sobre uma outra característica e selecionar o ícone Deslocar. A primeira característica marcada, ou o bloco de características, será incluída exatamente acima da segunda característica marcada.
OBS: Uma alternativa para a seleção das características a partir dos catálogos de campos é a cópia de características a partir de uma estrutura de informação já existente. Para isso, selecionar a função Processar→ → Características a partir de modelos . Em uma caixa de diálogo, indicar o nome da estrutura de informação, da qual as características devem ser copiadas. Note que, se as características já foram selecionadas, e a função de cópia de um modelo é uitlizado, as características já selecionadas serão sobregravadas, e não completadas. 7. Para definir índices para a estrutura de informação, selecionar Processar→ → Índices . O sistema exibe os catálogos de campos para índices e os catálogos para os campos de datas que se referem à aplicação. Na definição de índices, proceder da mesma maneira que na definição para características. Às vezes, é necessário definir índices semelhantes às características, na área de índices. Isto é importante, por exemplo, em caso de uma estrutura de informação relativamente específica a um documento. Os catálogos de índices fornecidos pelo sistema standard contêm somente índices calculáveis. Para definir índices semelhantes às características, os catálogos de índices próprios do usuário devem ter sido definidos. Ao definir um índice, indicar uma unidade (moeda para valor ou unidade de medida para quantidade). Com isso, especifica-se em qual unidade o índice deve ser executado na estrutura de informação (por exemplo, moeda do documento, moeda interna, unidade de medida de pedido, unidade de venda). Assim, a unidade do campo fonte será proposta a partir da aplicação. A unidade do índice pode ser diferente desta proposta. Por exemplo, se em uma estrutura de informação forem utilizados índices semelhantes, cujos campos fonte possuem diferentes unidades (p.ex. moeda interna e moeda do documento), estes índices não serão diretamente comparáveis em caso de moeda interna e moeda de documento diferentes. Neste caso, pode-se atribuir a unidade Moeda interna ao índice, cujo campo fonte se encontra na moeda de documento, para fins de estatística. Se as unidades do campo fonte e índice forem diferentes, elas serão automaticamente convertidas no momento da atualização das estatísticas da aplicação. O uso de conversão de moedas deve ser evitado. Para a atualização das estatísticas, somente um determinado número de conversões é permitido. Trata-se em geral das conversões de unidades, cujos fatores de conversão encontram-se armazenados no documento da aplicação. Isto é importante para a consistência das atualizações de estatísticas, em caso de modificações de documentos. Com isso, evitam-se as diferenças entre a criação de um documento e sua modificação posterior. Em ambos os casos, será utilizada a mesma taxa de câmbio para a conversão de unidades. Na geração da estrutura de informação, será criado automaticamente um respectivo campo de unidade em função da unidade selecionada. No momento da atualização, este campo de unidade será automaticamente suprido por esta unidade que corresponde ao índice. A geração automática de um campo de unidade não ocorre em caso de índices sem unidade e em caso de contadores. Existe a possibilidade de utilizar unidades definidas pelo usuário para os índices também definidos pelo usuário. Se no log forem exibidas as entradas em falta da tabela TMC6 e TMC24 para índices definidos após a verificação ou geração, executar Atualizar unidades . Para a definição de um índice, sua utilização também é importante nos casos de análises standard. Ao utilizar índices qualitativos, não é adequado apresentá-los de modo percentual. Por exemplo, se o valor do índice 1,5 a ser avaliado for maior que o valor do índice 3,5, não faz sentido a apresentação de ambos os índices como percentual de uma soma de 5,0. Com o código "SKz" (código de totalização), indica-se se os valores dos índices podem ser acumulados de forma adequada. Esta informação é necessária para as análises standard durante a formação de totais, durante a execução das funções das análises ABC, classificação e segmentação, assim como para o copy management.
Atenção Este código não afeta a apresentação de totais em caso de análises flexíveis.
CONTROLADORIA •
•
76 de 325
Nas estruturas de informação, para as quais foi definido o atributo Planejamento possível , é possível marcar com o código "FKz" (código fixo), de modo que os valores deste índice sejam fixados no quadro de planejamento do planejamento flexível. Durante a geração, é gerado um campo adicional com o prefixo "F". Exemplo: se o nome do campo for AETNETWR, será gerado um campo com o nome FAETNETWR na tabela dictionary e na tabela do banco de dados. Na estrutura de informação, porém, este campo não é exibido. Nas estruturas de informação do tipo 'D' (sem atualização) ou do tipo 'E' (standard com valores de estoque), os valores de estoque são marcados através do código "BWt" (valor de estoque). Para os valores de estoque com uma estrutura de informação do tipo 'D' (sem atualização), o usuário tem que d efinir o valor do estoque na estrutura de informação de estoque do tipo 'C' (sem período), assim como os valores de entrada e saída na estrutura de informação de movimento do tipo ' ' (standard). Isto é efetuado através de Processar -> Índices de entrada/saída.
8. Gravar a estrutura de informação. 9. Para gerar a estrutura de informação, selecionar Estrutura info → → Gerar. Durante a geração, é criada a tabela dictionary e a respectiva tabela do banco de dados para a estrutura de informação Snnn e a tabela para a hierarquia de planejamento SnnnE (nnn é o número da estrutura de informação). As etapas importantes para esta geração serão listadas em um log, que exibe a geração bem sucedida de cada etapa, assim como eventuais erros que possam surgir. Primeiramente, obtém-se uma síntese das etapas mais importantes da geração (resumo do log de geração). Posicionar o cursor sobre uma linha no log e selecionar Saltar → → Detalhe log , a fim de obter uma síntese geral do objeto criado; ou selecionar função Saltar → → Log completo , para ver todo o log. Com Saltar -> Documentação, o usuário obtém o número da mensagem e o texto descritivo, caso exista, para a mensagem, o que é importante para a correção de um erro. Para imprimir o log, selecionar a função Log -> Imprimir. 10. Exibir objetos gerados. - Posicionar para isso o cursor na respectiva linha do log e selecionar Saltar -> Objeto gerado. Acessa-se o Dictionary, para exibição da tebela gerada.
Funções adicionais Para maiores informações sobre as características selecionadas e índices, encontram-se à disposição as seguintes funções: •
Exibição de informações técnicas dos campos
•
Exibição da documentação de campos
•
Exibição de atributos gerais
Caso o usuário necessite de informações técnicas exatas sobre as características ou índices, selecionar a função Processar → → Informações técnicas dos campos . Em uma caixa de diálogo, serão apresentadas as seguintes informações: •
•
• •
o nome do campo da característica ou do índice, como ele será criado na estrutura de informação e na tabela Dictionary correspondente. O nome deste campo é um valor proposto a partir do nome do campo de referência, e pode ser sobregravado. o nome da tabela de referência e do campo de referência, a partir dos quais os atributos técnicos para os campos serão copiados na estrutura de informação. Estes campos também poderão ser sobregravados. o nome do elemento de dados correspondentes e o domínio do campo de referência o nome do campo fonte auxilia aqui somente a documentação. Ele será proposto na definição das regras de atualização como campo fonte. Para os atributos técnicos do índice, é importante a exibição da unidade do campo fonte. Dependendo desta unidade fonte, são permitidas somente algumas conversões de unidades na unidade do índice.
Para exibir a documentação do campo , posicionar o cursor em uma característica ou índice e selecionar Processar → → Exibir documentação campo. É exibida a documentação do respectivo campo de referência. Através de Processar→ → Atributos gerais , será exibido o nome da tabela Dictionary, que pertence à estrutura de informação. Esta exibição só ocorrerá se a estrutura de informação tiver sido gravada ou gerada. Através de Utilitários→ → Atributos de transporte , existe a possibilidade de modificar os atributos de transporte (classe de desenvolvimento) de um objeto.
CONTROLADORIA
77 de 325
Com Ambiente, pode-se acessar qualquer definição de atualização de uma estrutura de informação, ou ainda a exibição do log de geração de uma estrutura de informação.
17.7.3.2 Classe de desenvolvimento para transport organizer Os objetos relacionados do ABAP Workbench são agrupados em uma classe de desenvolvimento. A atribuição de um objeto a uma classe de desenvolvimento é anotada no catálogo de objetos (TADIR). A classe de desenvolvimento define, através do nível de transporte , as características de transporte do objeto. No Change & Transport System é possível a distribuição do desenvolvimento de projetos grandes por vários sistemas R/3. As classes de desenvolvimento de cada um dos sistemas de desenvolvimento são agrupadas a um nível de transporte. O nível de transporte determina se os objetos são atribuídos a um change request local ou a um transportável. A cada um dos sistemas de desenvolvimento R/3 é atribuído um nível de transporte como nível de transporte standard. Ao utilizar o controle ampliado de transporte, é possível atribuir níveis de transporte standard divergentes aos mandantes individuais. Para cada sistema R/3 e nível de transporte é possível definir, no máximo, um destino de consolidação. Ao criar uma classe de desenvolvimento, a esta é atribuído o nível de transporte standard do sistema R/3. Porém, se se pretender atribuir a uma classe de desenvolvimento um nível de transporte diferente do nível de transporte standard, é necessária a autorização de administração na área Change and Transport System. Os objetos de uma classe de desenvolvimento transferem as características de transporte determinadas para o nível de transporte atribuído: •
•
Se para o nível de transporte estiver definido um caminho de consolidação em s aída do sistema R/3 atual, os objetos são atribuídos a uma ordem transportável e, após a sua liberação, transportados para o destino de consolidação. Se não estiver definido nenhum caminho de consolidação, os objetos são atribuídos a uma ordem local e não são transportados.
Opções customizing não estão atribuídas a nenhuma classe de desenvolvimento. Por isso, o usuário transfere as características de transporte do nível de transporte standard do sistema/mandante atual. Assim, geralmente, é adequado atribuir um nível de transporte standard a um sistema de desenvolvimento, etapa essa para a qual está definido um caminho de consolidação em saída do sistema de desenvolvimento. Para exibir e modificar os níveis e caminhos de transporte, há que utilizar o Transport Management System (transação STMS) As modificações só podem ser executadas pela administração de sistema. As tabelas TSYST, DEVL, TWSYS, TASYS já não são produtivas a partir do release 40A e já não podem ser atualizadas. A descrição das classes de desenvolvimento está anotada na tabela TDEVC. È possível atualizar as classes de d esenvolvimento através das seguintes transações: •
Transação SE80 - inscrever classe de desenvolvimento - clique duplo na classe de desenvolvimento
•
Transação SM30 - tabela/visão V_TDEVC
As próprias classes de desenvolvimento são objetos do ABAP Workbench e são sempre tidas como classes de desenvolvimento. Ao criar um novo objeto do ABAP Workbench, é enviada uma janela de entrada, na qual é necessário atribuir o objeto a uma classe de desenvolvimento existente. A classe de desenvolvimento deve descrever a área funcional à qual o objeto pertence. A classe de desenvolvimento serve também como critério de navegação na representação da árvore de objetos no ABAP Workbench (transação SE80). Se existirem muitos objetos de uma categoria de objeto (por exemplo, programas ABAP ) em uma classe de desenvolvimento, a representação da árvore de objetos é confusa e a utilização do ABAP Workbench é dificultada. Aqui, a SAP recomenda criar novas classes de desenvolvimento no mesmo nível de transporte, e distribuir os objetos pelas novas classes segundo critérios temáticos. Existem as seguintes convenções de nomes para classes de desenvolvimento que definem características funcionais da classe de desenvolvimento: •
A classe de desenvolvimento começa por A-S ou U-X: Estas classes estão reservadas para os objetos do standard SAP. Os objetos definidos pelo usuário não podem ser criados em uma classe destas. As modificações de objetos desta classe são registradas pelo Transport Organizer. É possível transportar os objetos para outros sistemas SAP.
CONTROLADORIA •
•
•
•
78 de 325
A classe de desenvolvimento começa por Y ou por Z: Em uma classe destas, é possível criar objetos definidos pelo usuário. As modificações de objetos desta classe são registradas pelo Transport Organizer. É possível transportar os objetos para outros sistemas SAP A classe de desenvolvimento começa por T (classe de teste privada: Ao criar esta classe, é possível determinar se o registro de modificação é ativado. Se tal for pretendido, os objetos são registrados em solicitações locais no processamento do Transport Organizer. Esta classe não pertence a qualquer nível de transporte. Os objetos só podem ser transportados para outros sistemas SAP através da criação de uma solicitação de transporte. A classe de desenvolvimento começa por $ (classe local): As modificações de objetos desta classe não são registradas pelo Transport Organizer. A classe não pertence a qualquer nível de transporte. Não é possível transportar os objetos. A classe de desenvolvimento começa por um prefixo de conjunto de nomes: Caso o usuário tenha reservado para si um conjunto de nomes, então é possível criar classes de desenvolvimento (e também outros objetos) neste conjunto de nomes, classes essas cujos nomes começam pelo prefixo do conjunto de n omes. (Exemplo de um prefixo de conjunto de nomes /COMPANY/, exemplo de uma classe de desenvolvimento correspondente /COMPANY/DEVCLASS) As modificações de objetos desta classe de desenvolvimento são registradas pelo Transport Organizer e podem ser transportadas.
17.7.3.3 Executar atualizações em massa Nesta etapa é possível gerar estruturas de informação e atualizações simultaneamente em grandes quantidades. Ao contrário da possibilidade da marcação para geração nova, na geração em massa a geração é efetuada imediatamente, quer dizer não só na altura do próximo acesso. Além disso, nesta etapa não só podem ser gerados elementos dependentes, como por exemplo análises standard e programas de planejamento, mas também tabelas de banco de dados para estruturas de informação. A geração em massa de estruturas de informação oferece a possibilidade de restringir a seleção das estruturas de informação de forma que, por um lado, estruturas de informação são geradas segundo versões revisadas já existentes, ou, por outro lado, que só se efetua a geração posterior das versões já geradas, quer dizer versões revisadas não são consideradas. O usuário pode diferenciar a geração em massa ainda mais selecionando para a geração as tabelas de banco de dados pertencentes às estruturas de informação indicadas ou componentes dependentes das estruturas de informação (por exemplo estruturas de análise, telas de planejamento). A geração em massa de atualizações efetua-se em dependência da estrutura de informação e do grupo de atualização. Quando se pretende executar este programa em background é preciso indicar uma variante.
Atividades 1. Para gerar estruturas de informação procede-se da maneira seguinte: a) Entrar nos campos De e Até os limites de intervalo para a seleção das estruturas de informação. b) Marcar as opções de seleção conforme as exigências do usuário. 2. Para gerar atualizações procede-se da maneira seguinte: a) Entrar nos campos De e Até os limites de intervalo para a seleção das estruturas de informação. b) Entrar nos campos De e Até os limites de intervalo para a seleção dos grupos de atualização. 3. Gravar as entradas. 4. Selecionar Programa -> Executar .
17.7.4 Atualização das características e índices das várias operações comerciais Com a definição das estruturas de informação, o usuário cria a base para um sistema de informação individual. Através da definição da atualização é determinado o fluxo de informações dos dados estatísticos da aplicação para o sistema de informação. Existem dois tipos diferentes do controle de atualização:
CONTROLADORIA
79 de 325
17.7.4.1 Controle Geral através da aplicação via Grupo de Atualização Muitas vezes, é necessário que as várias transações comerciais influenciem a atualização das estatísticas. Isto em geral significa que certos elementos organizacionais (por exemplo organização de vendas, tipo de documento, grupo de clientes) na aplicação podem contribuir com a atualização. Visto que os elementos influenciadores nas várias aplicações são diferentes, é necessário um elemento de controle standard. O grupo de atualização representa este elemento de controle. Na aplicação, atribui-se um grupo de atualização a uma determinada transação comercial ou a um grupo de transações comerciais. O tipo de atribuição e os elementos organizacionais determinantes variam de aplicação para aplicação. Atualmente, a influência da aplicação sobre a atualização das estatísticas através do grupo de atualização é possível nos seguintes sistemas de informação: •
•
•
•
•
Compras – A descrição das opções específicas da aplicação para o grupo de atualização encontra-se na seção "Opções: compras". Manutenção – A descrição das opções específicas da aplicação para o grupo de atualização encontra-se na seção "opções: Manutenção". Administração de qualidade – A descrição das opções específicas da aplicação para o grupo de atualização encontra-se na seção "Opções: administração de qualidade". Transporte – A descrição das opções específicas da aplicação para o grupo de atualização encontra-se na seção "Opções: transporte". Vendas e distribuição – A descrição das opções específicas da aplicação para o grupo de atualização encontra-se na seção "Opções: vendas e distribuição".
Para todos os outros sistemas de informação, admite-se apenas um grupo de atualização fixo. Esta etapa oferece a possibilidade de criar, modificar, exibir, copiar ou eliminar grupos de atualização para a atualização das estatísticas. A definição da atualização é uma função central no sistema de informação para logística enquanto que a atribuição das transações comerciais específicas das aplicações é efetuada através dos elementos organizacionais correspondentes nas respectivas aplicações. Na configuração standard, todos os grupos de atualização que começam com números ou com "S" situam-se no conjunto de nomes SAP.
17.7.4.2 Controle Detalhado via Regras de Atualização Ao definir a atualização, o usuário deve definir, tanto as regras de atualização para os índices, como também as regras de atualização para as características. As regras de atualização são divididas em regras gerais e regras de atualização ampliadas. Devem ser especificadas as seguintes regras de atualização:
17.7.4.2.1 Regras de atualização para índices •
Tipo de atualização
Com o tipo de atualização, especifica-se como os dados a serem atualizados se relacionarão com os dados já atualizados na estrutura de informação. Caso o usuário se decida pela atualização de acumulação. os novos valores serão sempre adicionados aos antigos, ou subtraídos dos antigos. O tipo de atualização "Contador" é uma forma especial de atualização de acumulação. O valor "1" é adicionado aos valores antigos, ou subtraído dos antigos. Se o valor já atualizado deve ser sobregravado pelo novo valor, selecionar o tipo de atualização "somente transporte de dados". O valor antigo na estrutura de informação é eliminado e substituído pelo novo valor. Com este tipo de atualização, por exemplo, pode-se atualizar informações, tais como "último preço", •
Evento
Com o evento, especificar qual ação a atualização deste índice deve acionar na aplicação operativa.
CONTROLADORIA
80 de 325
Uma vez que esta regra de atualização é diretamente atribuída a um índice, pode-se acionar a atualização de uma estrutura de informação a partir de diferentes transações de aplicação. Isto permite ao usuário misturar, por exemplo, em uma estrutura de informação, índices da ordem do cliente, do fornecimento e do documento de faturamento Para se utilizar estruturas de informação "misturadas", deve-se criar uma aplicação definida pelo próprio usuário . Na definição da regra de atualização, pode-se utilizar grupos de atualização de diferentes aplicações.
Nota Existe também a possibilidade de misturar índices para todas as aplicações (p.ex. dados do processamento de ordem d o cliente e do pedido). Neste caso, deve-se utilizar na estrutura de informação características existentes em ambas as aplicações. •
Unidade
Neste campo, é exibida a unidade do índice (p.ex. moeda interna, moeda de estatística), que foi indicada na definição da estrutura de informação.
Atenção Esta regra de atualização não pode mais ser modificada, uma vez que um campo de unidade especial foi gerado durante a criação da estrutura de informação para a unidade indicada. •
Tabela de origem/Nome do campo de origem/Unidade de origem
Nos campos tabela de origem e nome do campo de origem, são propostas informações, indicadas na definição do índice quando uma estrutura de informação é criada, ou informações obtidas automaticamente quando é selecionado um índice a partir de um catálogo de campos. A unidade de origem é determinada automaticamente a partir do campo de origem indicado. Neste ponto, existe a possibilidade de modificar o campo de origem.
Nota Ao utilizar o tipo de atualização "Contador", ou ao indicar uma fórmula ou uma rotina externa como fonte, não é necessário indicar uma tabela de origem ou de um campo de origem. Neste caso, deve-se indicar a unidade de origem, uma vez que ela não poderá mais ser determinada automaticamente. Além disso, deve-se indicar uma hierarquia. •
Campo de data para a determinação do período
Na atualização de um índice, será determinado o período, no qual o índice é acumulado. Para a determinação do período, deve-se indicar um campo de data a partir da aplicação. O conteúdo deste campo especificará o período. A seleção da data correta para a determinação do período possui efeitos significantes sobre o valor informativo das informações armazenadas. Por exemplo, se a quantidade da ordem do cliente for atualizada para o evento "ordem do cliente", utilizando para isso a data da ordem entrada no sistema, o usuário obterá uma informação sobre a entrada da ordem, uma vez q ue a data atual vale como data de entrada. Ao utilizar a data de expedição ao invés da data de entrada, a quantidade da ordem será acumulada em um outro período, uma vez que a data de expedição encontra-se em geral no futuro. A atualização contém agora informações sobre a capacidade de expedição a ser planejada nos períodos seguintes.
Nota Durante a definição, uma entrada de ordens por período pode ser interpretada de 2 maneiras, que podem variar com a ajuda do campo de data. As diferentes interpretações podem ser explicadas nos exemplos a seguir: A base é uma ordem do cliente com um item de 100 unidades que foram incluídas em janeiro. Em fevereiro, a quantidade da ordem deste item é reduzida para 50 unidades, porque a quantidade total não foi produzida, por exemplo, ou porque não pode ser fornecida; ou ainda porque o cliente de-repente não mais necessita da quantidade total de peças.
CONTROLADORIA
81 de 325
Como esta modificação deve ser atualizada por período na estrutura de informação? Caso A: O usuário é da opinião, que a entrada da ordem para o item foi em janeiro e por isso a modificação do item deve ser atualizada também em janeiro. Na estrutura de informação, reduz-se a quantidade de 100 para 50 no período de janeiro. Neste caso, utiliza-se a data de entrada do item (MCVBAP-ERDAT) para a determinação do período. Caso B: O usuário é da opinião, que a entrada da ordem em janeiro não deve ser modificada pela entrada da ordem em fevereiro, uma vez que a entrada da ordem de 100 unidades realmente ocorreu em janeiro. Deseja registrar a modificação da ordem no período atual (fevereiro). A entrada da ordem de 100 unidades em janeiro deve permanecer inalterada na estrutura de informação, e em fevereiro deve ser atualizada com menos 50 unidades. As modificações serão então creditadas no período que causa as modificações (atual), não no período original. Neste caso, selecionar o campo de data especial (MCVBAP-VDATU), que sempre contém a data atual. •
Fórmula
Utilizar uma fórumula, se a indicação de um único campo de origem não for suficiente para o índice selecionado, porque o índice deve ser determinado através da ligação com vários campos de origem, Para definir uma fórmula, acessar a respectiva transação de atualização .
Atenção Se o usuário indicar uma fórmula, não poderá indicar um campo de origem. Neste caso, indicar uma unidade de origem manualmente. Ao indicar um campo de origem, determina-se automaticamente uma unidade de origem. Isto não é possível ao se utilizar uma fórmula. •
Condições
A atualização de um índice depende em geral de uma determinada combinação de fatores em uma transação comercial. Por exemplo, se o usuário deseja que a quantidade fornecida seja somente atualizada quando o item de fornecimento for completamente fornecido, deve-se definir uma condição que verifique se o campo de status correspondente no documento de fornecimento foi definido como "fornecido completamente". Ao definir uma condição, acessa-se a respectiva transação de atualização .
Nota Para utilizar condições, existe a possibilidade de verificar anteriormente se elas podem ser reproduzidas utilizando-se o controle geral através de grupos de atualização (p.ex. se um índice só deve ser atualizado para determinadas unidades organizacionais ou tipos de documento). Na cadeia de atividades de atualização, esta verificação ocorre antes da verificação de condições das regras de atualização, e por isso é mais favorável aos niveis de performance.
Atenção Se o usuário indicar uma condição, não deverá indicar nenhum campo de origem. Neste caso, deve indicar uma unidade de origem manualmente. Ao indicar um campo de origem, uma unidade de origem é automaticamente determinada. Isto não é possível ao se utilizar uma condição. •
Nome do programa/Rotina FORM
Caso o usuário necessite de uma definição complexa da atualização que não pode s er representada através da definição de regras gerais de atualização, poderá gravar regras próprias de atualização em um programa externo.
CONTROLADORIA
82 de 325
Este processamento é acionado automaticamente no momento da atualização. Para isso, indicar no campo Nome do programa o nome do programa externo, e no campo Rotina FORM , o nome da rotina FORM, que contém o processamento especial do usuário.
Nota A definição de rotinas externas de atualização está sujeita a convenções. Dependendo do evento ao qual o usuário se refere, pode-se utilizar, por exemplo, somente determinadas informações de origem da aplicação. Estas informações são transferidas à rotina de atualização como parâmetro USING. O seguinte método fornece uma possibilidade simples de reconhecer os parâmetros importantes: a) No campo Rotina FORM , indicar o nome da rotina a ser utilizada para a atualização. b) Gerar a atualização. No protocolo, é exibido o nome do programa de atualização gerado. c) Posicionar o cursor no nome do programa e selecionar a função Exibir objeto. O programa de atualização gerado é exibido. A parte que descreve a atualização para o índice também contém a chamada gerada da rotina externa de atualização. Os parâmetros de transferência necessários foram também gerados. Utilizá-los para a definição da rotina externa de atualização.
Exemplo Chamada gerada de uma rotina externa de atualização: * programa externo PERFORM MENGE_BESTIMMEN(RMCV0101) USING XMCKONV XMCVBAK XMCVBAP XMCVBEP XMCVBKD XMCVBPA XMCVBUK XMCVBUP XMCVBAPF CHANGING FU_KWMENG. •
Hierarquia
A hierarquia de documentos especifica quais informações da aplicação devem se encontrar à disposição para a atualização. Em geral, esta informação é automaticamente determinada com a indicação de um campo de origem. Ao utilizar o tipo de atualização "contador" ou fórmulas, condições e programas externos de atualização, não é necessário indicar um campo de origem. Neste caso, indicar manualmente até qual nível de hierarquia do processamento de documento são necessárias as informações para a atualização. A indicação de uma hierarquia é importante para o controle de processo interno da atualização.
17.7.4.2.2 Regras de atualização para características
CONTROLADORIA •
83 de 325
Tabela de origem/Campo de origem
No campo Campo de origem, indicar o campo de origem a partir da aplicação, cujas informações devem ser transferidas na atualização. Os campos de origem serão propostos a partir da definição da estrutura de informação. Ao utilizar diferentes eventos para os índices, deve-se ajustar os valores propostos, uma vez que os campos de origem propostos não se encontram à disposição para todos os eventos. •
Offset/Comprimento
Se o conteúdo total do campo de origem para a atualização não deve ser empregado, utilizar offset e comprimento para a determinação específica do segmento desejado do campo. Não é possível indicar o offset e o comprimento juntamente com uma fórmula.
Exemplo Offset e comprimento são geralmente utilizados para a interpretação de campos de hierarquia. A hierarquia é geralmente representada por um campo de 18 caracteres, a partir do processamento de vendas e distribuição; por exemplo, os 5 primeiros caracteres representam em geral um grupo principal, os 5 seguintes um subgrupo e os últimos 8 caracteres um outro subgrupo. Para atualizar e avaliar dados de acordo com estes componentes lógicos, proceder da seguinte maneira: a) Definir 3 novos campos. b) Gravá-los na tabela Dictionary, na qual os outros campos de referência também foram gravados. c) Os 3 novos campos são P1, P2, P3 e comprimento 5, 5 e 8, respectivamente. d) Incluir os novos campos em um dos catálogos de campo. e) Criar uma nova estrutura de informação que contenha estes 3 novos campos como características. f) Definir as regras de atualização para esta nova estrutura de informação. As regras de atualização para as novas características são as seguintes: - P1 : Origem MCVBAP-PRODH Offset 00 Comprimento 05 - P2 : Origem MCVBAP-PRODH Offset 05 Comprimento 05 - P3 : Origem MCVBAP-PRODH Offset 10 Comprimento 08 As novas características P1, P2 e P3 são utilizadas no reporting e no planejamento como qualquer outra característica. •
Condição inicial
Se o campo de origem indicado no documento não estiver preenchido (inicial) e se não deve ocorrer nenhuma atualização, a condição inicial poderá ser ativada. Com isso, evita-se, por exemplo, a atualização da estatística, caso nenhum substituto tenha sido indicado na ordem d o cliente. Se a condição inicial não for ativada, todos os valores dos documentos serão acumulados naqueles, nos quais nenhum substituto foi indicado. Assim, existe a possibilidade de acumular todos estes valores em "Outros". •
Fórmula
Se a atualização para uma característica não puder ser determinada claramente a partir de um campo de origem, poderá ser indicada uma fórmula, com a qual a informação de origem será determinada. Este é o caso, por exemplo, quando a característica deve ser composta por vários campos de origem. Caso contrário, proceder na definição de fórmulas para características da mesma maneira que na definição de fórmulas para índices.
CONTROLADORIA
84 de 325
Ao contrário de fórmulas para índices, utilizar o campo "FORMULA_VALUE_OBJECT", e não o campo "FORMULA_VALUE" para as fórmulas para características, para a transferência do resultado da determinação de fórmulas. •
Hierarquia
A hierarquia de documentos especifica quais informações da aplicação devem estar à disposição para a atualização. Em geral, esta informação é automaticamente determinada através da indicação de um campo de o rigem. Ao utilizar o tipo de atualização "contador" ou fórmulas, condições e programa externo de atualização, não é necessária a indicação de um campo de origem. Neste caso, o usuário deve indicar até qual nível de hierarquia do processamento de documentos as informações são necessárias para atualização. a indicação de uma hierarquia é importante para o controle do processo interno da atualização.
17.7.4.2.3 Definição detalhada da atualização A definição detalhada da atualização ocorre com a ajuda das regras de atualização. As regras de atualização dependem da estrutura de informação e do grupo de atualização. São compostas, por exemplo, pelo campo de origem, pelo resultado do acionamento da atualização, pelas condições e fórmulas. Após a especificação das regras de atualização, os programas de atualização serão automaticamente gerados. Após a definição das regras de atualização, deve-se ativar explicitamente a atualização. A criação das regras de atualização, a geração dos programas de atualização e a ativação definitiva da atualização são etapas que foram separadas por questões de segurança.
Atividades 1. No campo "Estrutura info", indicar o nome da estrutura de informação, para a qual se deseja atualizar as regras de atualização. 2. Atribuir um grupo de atualização à estrutura de informação, a fim de estabelecer uma referência específica à aplicação. 3. Para criar a atualização para a estrutura de informação com referência a uma atualização já existente, indicar o nome da estrutura info no campo Modelo da estrutura info e, no campo Modelo do grupo de atualização, o nome do grupo de atualização. 4. Pressionar ENTER. Acessa-se a tela de atualização das regras de atualização. Na tela de atualização, encontram-se listados todos os índices da estrutura de informação, para os quais as regras de atualização poderão ser definidas. Se, na criação da atualização, nenhuma regra de atualização ainda foi definida, serão propostas todas as informações existentes para a definição da estrutura de informação. 5. Para acessar o detalhe da definição da atualização, posicionar o cursor no índice desejado e selecionar a função Regras para índice. 6. Especificar cada regra de atualização. 7. Após a especificação de todas as regras de atualização para o índice, selecionar a função Aceitar. As especificações efetuadas foram transferidas e apresentadas na tela de atualização. 8. Proceder com os outros índices da mesma maneira. 9. Além das regras de atualização para os índices, definem-se também as regras de atualização para as características. Para isso, posicionar o cursor no índice desejado e selecionar a função Regras para característica . Acessa-se o detalhe para a atualização das regras de atualização da característica.
Nota Deve-se definir as regras de avaliação da característica para cada índice, para que os índices de diferentes eventos possam ser atualizados. As regras de atualização das características podem ser diferentes para cada índice.
CONTROLADORIA
85 de 325
10. Definir cada regra de atualização. 11. Após ter definido as regras de atualização para todos os índices e características, gravar estas regras. 12. Gerar a atualização a partir das regras de atualização. Antes da geração, todas as regras de atualização serão verificadas quanto às suas consistências. Possíveis inconsistências serão registradas em log, e a geração será cancelada. Pode-se executar a verificação também separadamente, selecionando-se a função Atualização -> Verificar. Se não ocorrer nenhum erro durante a verificação, a atualização será gerada. Após a geração, será efetuada a saída de um log.
Informações adicionais. Durante a definição das regras de atualização, encontram-se à disposição as seguintes funções: •
Eliminar regra
Para se excluir índices da atualização (por exemplo um dependente do grupo de atualização), posicionar o cursor no respectivo índice e selecionar a função Processar -> Eliminar regra . As regras de atualização para o índice selecionado e as características pertencentes serão eliminadas. •
Recuperar
A função "Recuperar" está ligada diretamente à função de eliminação. Caso as regras de atualização para um índice tenham sido eliminadas por engano, pode-se ativar novamente este índice, selecionando-o a partir da lista de índices não utilizados. Para isso, selecionar a função Processar -> Recuperar . Em uma janela de diálogo, será apresentada a lista com todos os índices, já criada na estrutura de informação, porém não utilizada na definição da atualização. Selecionar os índices que ainda não foram considerados na atualização. Com Enter , o usuário transfere todos os índices selecionados. Porém, isto não recupera todas as regras de atualização que foram possivelmente definidas. Serão copiadas somente as informações do campo de origem que foram especificadas durante a definição da estrutura de informação. •
Copiar regra
Esta função é necessária quando se deseja definir várias atualizações para um índice. Esta importância será explicada através de um exemplo:
Exemplo O usuário deseja atualizar a quantidade da ordem em aberto. A quantidade da ordem em aberto é definida como quantidade da ordem que ainda não foi fornecida. O processamento de ordem do cliente atualiza o campo "Quantidade da ordem em aberto". Quando um fornecimento é entrado, a quantidade da ordem em aberto deve ser reduzida. Na definição da atualização deste processamento, o usuário necessita de 2 regras de atualização para o índice "quantidade da ordem em aberto". A primeira regra descreve a atualização para o evento "Ordem do cliente". Com isso, o índice será atualizado a partir de uma informação fonte especial do documento (MCVBAP-OAUME), colocada à disposição especificamente para este objetivo. A segunda regra de atualização descreve a redução da quantidade da ordem em aberto através da quantidade fornecida para o evento "Fornecimento". Para isso, copiar a primeira regra de atualização já existente e modificar o evento e a informação de origem.
CONTROLADORIA
86 de 325
Também aqui a quantidade fornecida será colocada à disposição para atualização em um campo especial (MCLIPSAPOAUME). Uma vez que a quantidade da ordem em aberto e a quantidade fornecida devem ser reduzidas, a informação será apresentada como um valor negativo. A quantidade da ordem em aberto estruturada através da primeira regra de verificação será então reduzida através da segunda regra de verificação.
Nota Trata-se de um caso especial, no qual a quantidade fornecida será apresentada como valor negativo para a redução da quantidade da ordem em aberto. Para expressar outras diferenças, cujo valor anteriormente atualizado deve ser reduzido pela segunda atualização, utilizar uma fórmula para inverter o processo.
17.7.5 Condições – atualiza requisitos Para a atualização de índices, muitas vezes é necessário definir regras de atualização complexas. Isto implica na definição de condições que permitem ou não permitem a atualização. Visto que a determinação de condições está sujeita a exigências muito diversas, precisa-se de um meio flexível para a definição. A atualização das condições subdivide-se conforme as aplicações.
Atividades Selecionar a aplicação para a qual as condições devem ser atualizadas. É exibida a síntese de todas as condições já existentes para a aplicação selecionada.
Criar 1. Para definir uma condição nova, entrar no campo Rotina FORM um número novo para a condição.
Nota Para as condições standard oferecidas pela SAP, está reservado um determinado conjunto de nomes. Por isso, utilizar para as suas condições números de 600 a 999. 2. Entrar um texto explicativo para a condição. 3. Para gravar um texto descritivo para a condição proceder da seguinte maneira: a) Posicionar o cursor sobre a condição. b) Selecionar a função Documentação. Passa-se para o editor de textos SAP. c) Entrar o texto. d) Gravar o texto. e) Voltar à tela de síntese.
Criar/modificar 1. Para modificar uma condição, posicionar o cursor na respectiva linha. 2. Selecionar a função Texto de origem. O sistema passa para o editor de programas.
Atenção Durante a definição da condição, é atribuído automaticamente um nome para a rotina FORM. Este nome não pode ser modificado. 3. Definir a condição com a ajuda dos elementos de idioma ABAP. É possível utilizar todos os campos de origem válidos para o evento que foi selecionado para a respectiva regra de atualização e para o qual a condição deve ser válida.
CONTROLADORIA
87 de 325
Nota Quando se analisa a visão V_QUTAB com a transação SM30, obtém-se uma síntese das tabelas de origem admitidas por evento. 4. Na definição de condições, o resultado da verificação tem que ser atribuído ao campo Código de retorno. Considerar: •
Código de retorno = 0 condição preenchida
•
Código de retorno = 0 condição não preenchida
O campo Código de retorno já está definido em um conjunto de dados comum. 5. Gravar a definição da condição. 6. Voltar à tela de síntese das condições.
Exemplo da definição de uma condição. Os dados do processamento de ordens de cliente só devem ser atualizados se o documento foi processado por completo. Através de um campo de status no documento, é possível ver se o processamento do documento foi completado. FORM MCV1_600. IF MCVBUK-UVALL = 'C'. RETURNCODE = 0. ELSE. RETURNCODE = 4. ENDIF. ENDFORM.
Ativar Uma definição de condição só pode ser utilizada durante a atualização se estiver ativa. Para ativar uma condição, proceder da seguinte maneira: 1. Posicionar o cursor sobre a respectiva linha. 2. Selecionar a função Processar -> Ativar .
Eliminar Uma condição só pode ser eliminada se não estiver ativa. Para eliminar uma condição, proceder da seguinte maneira: 1. Posicionar o cursor sobre a respectiva linha 2. Selecionar a função Processar -> Desativar . 3. Selecionar a função Processar -> Eliminar linha . A condição é eliminada.
17.7.6 Fórmulas Para a atualização de índices, muitas vezes é necessário definir regras de atualização complexas. Isto implica na definição de fórmulas para determinar os índices. Como a criação de fórmulas está sujeita a exigências muito diversas, é necessário um meio flexível para a definição. A atualização de fórmulas subdivide-se conforme as aplicações.
Atividades Selecionar a aplicação para a qual as fórmulas devem ser atualizadas. É exibida uma síntese de todas as fórmulas já existentes para a aplicação selecionada.
CONTROLADORIA
88 de 325
1. Para definir uma fórmula nova, entrar no campo rotina FORM um número novo para a fórmula.
Nota Para as fórmulas standard oferecidas pela SAP, está reservado um determinado conjunto de nomes. Por isso, utilizar para as fórmulas só números de 600 a 999. 2. Entrar um texto explicativo para a fórmula. 3. Para gravar um texto descritivo para a fórmula, proceder da seguinte maneira: a) Posicionar o cursor sobre a fórmula. b) Selecionar a função Documentação. Passa-se para o editor de textos SAP. c) Entrar o texto. d) Gravar o texto. e) Voltar à síntese.
Criar/modificar 1. Para modificar uma fórmula, posicionar o cursor sobre a linha correspondente. 2. Selecionar a função Texto de origem. O sistema passa para o editor de programas.
Atenção Durante a definição da fórmula, é atribuído automaticamente um nome para a rotina FORM . Este nome não pode ser modificado. 3. Definir a fórmula com a ajuda dos elementos de idioma ABAP. É possível utilizar todos os campos de origem válidos para o evento que foi selecionado para a respectiva regra de atualização e para o qual a fórmula deve ser válida.
Nota Ao analisar a visão V_QUTAB através da transação SM30, o usuário obtém uma síntese das tabelas de origem admitidas por evento. 4. Ao definir fórmulas para índices com categoria de dados numérica (categoria F, N, P ou X), o usuário tem que atribuir o resultado da determinação da fórmula ao campo Formula_Value. Ao definir fórmulas para características ou índices com categoria de dados alfanumérica, utilizar o campo Formula_Value_Object . Através do campo Código de retorno, é possível determinar a validade da determinação de valores por meio da fórmula. Convém sempre utilizar a especificação do código de retorno (por exemplo CLEAR RETURNCODE). Os campos Formula_Value, Formula_Value_Object e Código de retorno já estão definidos em um conjunto de dados comum. 5. Gravar a definição da fórmula. 6. Voltar à síntese das fórmulas.
Exemplo da definição de uma fórmula O usuário pretende determinar a contribuição marginal I para o evento "documento de faturamento". A contribuição marginal I é constituída com base na diferença entre o valor líquido de fatura e o valor de compensação correspondente. FORM MCV2_600. FORMULA_VALUE = MCVBRP-NETWR - MCVBRP-WAVWR.
CONTROLADORIA
89 de 325
RETURNCODE = 0. ENDFORM.
Ativar Uma definição de fórmula só pode ser utilizada durante a atualização se estiver ativa. Para ativar uma fórmula, procede-se da seguinte maneira: 1. Posicionar o cursor sobre a linha correspondente. 2. Selecionar a função Processar -> Ativar .
Eliminar Uma fórmula só pode ser eliminada se não estiver ativa. Para eliminar uma fórmula, procede-se da seguinte maneira: 1. Posicionar o cursor sobre a linha correspondente. 2. Selecionar a função Processar -> Desativar . 3. Selecionar a função Processar -> Eliminar linha . A fórmula é eliminada.
17.7.7 Monitoração da atualização Existe a possibilidade de monitorizar a atualização de dados estatísticos através do protocolo de atualização. Este protocolo é registrado em função do usuário e da operação. O protocolo de atualização é um utilitário para a verificação posterior da atualização, da geração de estruturas de informação e das regras de atualização definidas para este fim. Encontra-se à disposição a simulação da atualização para a monitorização da atualização. Através da simulação da atualização, é possível elaborar um de atualização também para documentos que não causaram nenhuma atualização.
17.8 Relatórios – análise flexíveis As análises flexíveis possibilitam a representação de características em hierarquias multi-nível definidas pelo usuário e a acumulação dos respectivos índices. É possível combinar índices de estruturas de informação diferentes. Com as análises flexíveis o usuário pode criar relatórios Report Writer com um layout variável muito facilmente. As estruturas de análise representam a interface com o Report Writer. Estas estruturas são constituídas por características e índices. Com base nas estruturas de análise é possível uma definição individual de análises. As características e os índices pretendidos são selecionados por meio da técnica Pick-Up. Para cada estrutura de informação contida no sistema standard da SAP existe uma estrutura de análise. A estrutura de informação e a estrutura de análise correspondente têm o mesmo nome. Também se gera uma estrutura de análise para cada estrutura de informação definida pelo usuário. Visto que para cada estrutura de informação está disponível uma estrutura de análise com o mesmo nome, é possível analisar facilmente as estruturas de informação através das análises flexíveis.
17.9 Consultar conteúdo de Variantes de seleção de relatórios Para consultar o conteúdo de uma variantes de seleção de relatório, ou seja, visualizar os parâmetros definidos para executar um determinado relatório, usar a função SE38 (Editor ABAP).
CONTROLADORIA
90 de 325
18 Configurações de FI 18.1 Variante de Ano Fiscal A variante ou tipo de ano fiscal pode ser definida como dependente ou independente do ano. Dependente do ano significa que a cada ano podem ocorrer alterações nos períodos. Se for independente significa que, ano a ano, os períodos são iguais. Se o tipo de ano fiscal por dependente do ano, a cada ano, os períodos devem ser definidos. O ano fiscal independente do ano também pode ser definido com vinculado ao ano calendário ou não. Vinculado ao ano calendário significa que os períodos de lançamento são iguais aos meses do ano (12 períodos reais). Se não for vinculado ao ano calendário, o ano fiscal pode ter de 1 a 16 períodos e, caso, o período não se inicie em primeiro de janeiro, deverá ser usado o annual displacement indicator para indicar que um determinado mês deste ano calendário pertence ao ano fiscal anterior. Um ano fiscal pode ter tanto períodos de lançamentos reais como períodos especiais. Os períodos especiais são períodos criados além do último período real para efetuar lançamentos de ajuste ainda dentro do ano fiscal de forma qu e não impacte diretamente os resultados do último período. Os períodos especiais somente estarão disponíveis para lançamento quando o penúltimo período real estiver fechado. Não é muito usado pelas empresas. No total, podem ser usados 16 períodos (12 reais e 4 especiais). Para usar mais de 12 períodos, é preciso usar o Extended General Ledger. Os lançamentos efetuados nos períodos especiais, para efeito de balanço, aparecem no último período real. Para efetuar um lançamento contábil em um período especial, a data do lançamento deve estar dentro do último período e deve ser informado o período especial. Caso o ano fiscal seja não vinculado ao ano calendário, deverá ser definido o mês de fevereiro com 29 dias p ara não ter problemas com o ano bissexto. Normalmente o ano fiscal é independente do ano. Para evitar erros de lançamento os períodos podem ser fechados. Normalmente, só o período corrente fica aberto. No entanto, se necessário, vários períodos poderão ficar em aberto. Durante a rotina de fechamento, dois period ranges devem estar aberto ao m esmo tempo (o atual e o anterior). Portanto, dois period ranges podem ser lançados na tabela de períodos de lançamento. Várias empresas podem ser associadas a uma mesma variante de período. Assim, a abertura e fechamento poderá ser feita de forma centralizada. O fechamento e abertura de período pode ser feito a nível geral, a nível de tipo de conta ou por intervalo de contas. Em conjunto com o Autorization Group (Grupo de Autorização), pode-se aumentar as restrições para lançamentos.
18.2 Grupo de Tolerância A nível de empresa, pode ser definido o grupo de tolerância atribuindo limites de valores por documento, por lançamentos em aberto (open item account item), ou limites de valores de descontos financeiros (gerados automaticamente) por lançamento. Esta ferramenta minimiza erros. O grupo de tolerância é obrigatório. Assim, define-se um grupo com a chave “branco” que será válida para todos os usuários e cria-se grupos com características especificas para associar aos usuários com maior permissão. Pode ser informado percentual ou valor absoluto. O sistema considera o que for menor.
18.3 Plano de Contas Uma empresa pode trabalhar, basicamente, com até três planos de conta: •
•
•
Operacional – é o plano de contas oficial da empresa e que será usado nas transações do R/3. Todos os lançamentos efetuados no sistema estarão vinculados diretamente às contas deste plano de contas. Do Grupo – corresponde ao plano de contas do grupo de empresas (consolidação). Os lançamentos neste plano serão derivados com base na associação definida no cadastro de contas contábeis do plano operacional. Do País – usando o alernative account number, pode-se, ainda, definir um outro plano de contas que atenda às necessidades do país. Também tem seus lançamentos derivados a partir da associação definida no cadastro de contas contábeis.
A definição do plano de contas do grupo é válida, por exemplo, quando se deseja trabalhar, dentro de um mesmo grupo de empresas cujos resultados serão consolidados, com planos de contas diferentes. Outra alternativa é definir o mesmo plano
CONTROLADORIA
91 de 325
operacional para todos as empresas e diferenciá-las no plano de contas no país. A desvantagem, neste caso, é que o usuário, que normalmente está habituado com o plano de contas do país, terá que trabalhar com o plano de contas operacional. O plano de contas do R/3 somente contempla as contas analíticas. As contas sintéticas serão “definidas” somente a nível de relatórios. No entanto, é desejável manter a mesma estrutura na definição dos códigos das contas para facilitar manutenção e extração de relatórios (1 – Ativo, 1.1 – Ativo Circulante, 1.1.1 – Disponível, etc.). A criação do plano de contas possui três etapas: •
•
•
Definição do Plano – O plano de contas é uma entidade que contém a estrutura e as informações básicas das contas do G/L (Razão Geral). A chave tem 4 posições alfanuméricas. Definição das caraterísticas – Além da chave, serão definidos a descrição, idioma padrão, tamanho da conta (no máximo 10 posições alfanuméricas), se a integração com CO será manual ou autom ática. Integração automática significa que a cada conta cadastrada para este plano de contas, será gerada uma classe de custo primária em CO conforme parametrizações (a partir da versão 4.6). Define-se também qual será o plano de contas do grupo e o status (ativo ou inativo). Vinculação com as empresas – quando uma empresa é vinculada a um plano de contas, automaticamente também é definido o plano de contas do grupo ao qual ela pertence. A definição do plano de contas do grupo é feita a nível de plano de contas. Mais de um plano de contas, porém, pode ser referenciar a um mesmo plano de contas do grupo. Assim, duas empresas com plano de contas diferentes poderão ser conciliadas em um mesmo grupo. Posteriormente, serão definidas as contas específicas de cada empresa e para cada conta, deverá ser definida a conta correspondente do plano de contas do grupo (group account number).
18.4 Contas Contábeis O cadastro de contas contábeis se subdivide em dois níveis: geral (chart-of-accounts segment) e por empresa (company-codesgments). A nível geral estão as definições do código da conta, campos de controle (o tipo da conta (patrimonial (balance sheet) ou de resultado (P&L statement)) e informações para consolidação (conta do grupo correspondente), a descrição da conta nos diversos idiomas (a descrição da conta será apresentada no idioma do logon), a área funcional, palavras chaves, etc. As contas de resultados serão zeradas no final do ano fiscal para determinadas contas ( retained earnings account – lucros acumulados). As contas são definidas a nível de plano de contas mas podem ser definidas mais de uma conta. Também devem ser definidas as posting key (chave que define os critérios necessários para efetuar um lançamento) para gerar estes lançamentos. (Define Retained earnings account). Na versão 4.0 não gerava os lançamentos automaticamente. A nível de empresa, são definidos a moeda, os critérios para conversão de moeda, a conta correspondente do plano de contas do país, sort key (forma padrão de classificação dos lançamentos nas telas de consulta), accounting clerk (funcionário responsável pela manutenção da conta), filed status group (configuração de campos obrigatórios, opcionais, suprimidos, etc. a nível de conta), informações pertinentes a impostos, bancos, cálculo de juros, line item display (indica se será possível ou não consultar os lançamentos para esta conta em tela de consulta ou somente em relatórios). Se for informada uma moeda diferente da moeda da empresa, somente será permitido efetuar lançamentos nesta conta nesta moeda (exceto no caso de diferenças de taxas de câmbio resultante da valorização de balanço de contas). Se for informada a moeda da empresa, o usuário poderá efetuar lançamentos em qualquer mo eda definida no momento do lançamento. Se o lançamento for efetuado em outra moeda, o montante será convertido para a moeda local (da empresa). O Arquivo de Transações ( Transation figures ) é mantido por moeda, ou seja, a moeda faz parte da chave na identificação de cada registro: local currency (somatório de todos os montantes convertidos para a moeda local , mo eda 1, (somatórios dos lançamentos na moeda 1, que pode ser a local), moeda 2 (somatório dos lançamentos efetuados na moeda 2) e assim, por diante. Isto é valido independentemente do line item display. Se o campo only balances in local currency for selecionado, somente serão gerenciados os valores na moeda local. Isto é bastante válido para contas transitórias, por exemplo, que precisam ter o seu saldo zerado apenas na moeda local não necessitando acertar saldos residuais em funções de possíveis variações cambiais entre a data do lançamento de entrada e o lançamento de saída correspondente. A sort key é a classificação default definida para a tela de apresentação dos lançamentos contábeis da conta. Accounting clerk é a definição do funcionário responsável pela manutenção das contas. Não é feita nenhuma amarração pelo R/3 entre o accounting clerk e o usuário. É apenas uma informação para controle pessoal da empresa. O field status group define o layout da tela de entrada de dados (quais campos serão apresentados, de preenchimento obrigatório e os suprimidos). Sem a definição da conta a nível de empresa, não será possível gerar lançamentos nesta conta para esta empresa. O R/3 disponibiliza uma função para manutenção do arquivo de contas somente dos dados gerais, som ente dos dados da empresa e com todos os dados. Depende dos níveis de autorização permitidos.
CONTROLADORIA
92 de 325
A opção line item display determina se será possível efetuar consulta dos lançamentos de uma determinada conta ou não. É interessante restringir esta opção às contas realmente necessárias por questões de performance uma vez que, se for selecionada, o R/3 irá gerar uma tabela de índice adicional. A nível de relatórios, podem ser listados os lançamentos para qualquer conta independentemente deste parâmetro. Por exemplo, este campo não deve ser marcado para contas de conciliação (sub-ledger), contas de receitas de vendas (gerenciadas em SD), contas de estoque de materiais (gerenciadas em MM), contas de impostos ja´que só faz sentido analisar a partir da origem estas informações a partir da origem e não em FI. Estas contas só recebem lançamentos automáticos do sistema. Outra campo importante é o Open Item Management que determina se deseja fazer o controle de partidas em aberto como é o caso dos clientes. Assim, quando é feito um lançamento de pagamento de uma duplicata, o R/3 “fecha” o lançamento de emissão da duplicata. As partidas em aberto, portanto, corresponderão aos documentos em aberto. Obviamente, para m arcar este campo, o line item display também deve estar marcado. A nível de G/L, é importante para contas de compensação (contas de movimentação bancária, conta transitória GR/IR (Goods receipt / invoice receipt – conta usada para dividir o momento do recebimento de mercadoria em dois: físico e fiscal), salários. Assim como no caso das empresas, a geração do plano de contas pode ser manual, digitada uma a uma, pode ser automática (copiando de outro plano de contas) ou através de transferência de dados (Data Transfer – programa RFBISA00) a partir de sistemas externos. O programa pode ser customizado. Sempre que for efetuado um lançamento em FI numa conta contábil para a qual tenha associado uma classe de custo primária em CO, o R/3 irá obrigar que seja informado o objeto de custo que será o coletor do custo. Da mesma forma, as receitas que também terão reflexo em CO (Profitability Analysis ou Profit Center) terão classes de custos associadas. Um centro de custo somente pode receber lançamentos de receita estatísticos.
18.5 Grupo de Contas (Account Group) As contas contábeis são classificadas em grupos que definem, entre outras coisas, o intervalo de numeração válido (ativos fixo, materiais, caixa, lucros e perdas, etc.). A definição dos grupos é feita pelo usuário. Na definição dos intervalos de numeração é importante reservar um intervalo para as classes de custos secundários que nada mais são do qu e “contas contábeis” válidas apenas em CO para análises de custos e que, portanto, não são cadastradas em FI. A nível real, as contas contábeis que têm reflexo em CO são as contas de despesas e receitas. Todas as contas, inclusive patrimoniais, poderão ter reflexo em Profit Center Accounting. Só que, neste caso, os lançamentos são meramente estatísticos pela própria natureza dos centros de lucro. Embora o sistema permita que haja sobreposição dos intervalos entre os diversos grupos, isto não é recomendado, para facilitar a identificação de uma conta pelo seu código (identificar o grupo da conta: ativo, passiov, etc.). E ainda, por questões de geração de relatórios (criar estruturação das contas). O grupo também determina o layout da tela de cadastramento da conta na empresa ( field status group) portanto, deve ser definido a nível geral do cadastro de plano de contas. Existem grupos padrões predefinidos no R/3.
18.6 Configurações dos campos das telas (Field Status) Dentro do R/3 existem vários lugares onde se pode definir os layouts das telas conforme as necessidades específicas da empresa variando os campos que serão exibidos e os campos que poderão ser alterados opcional ou obrigatoriamente. Para cada um dos campos que foram predefinidos para exibição em uma tela o usuário poderá dizer se deseja suprimir (supress), permitir alteração (optional entry), obrigar o preenchimento (required entry) ou apenas exibir (display). Definir um campo apenas como display só tem sentido se a ele estiver definido uma valor default., o que pode ser feito de diversas formas dentro do SAP (por exemplo: na profile do usuário). No entanto, mesmo estando suprimido um campo pode ter valores default associados a ele e estes valores serão considerados como válidos nas telas de entrada de dados independentemente de sua exibição ou não. Em algumas situações, estes parâmetros devem ser definidos a nível de grupo de campos (exemplo: interest calculation indicator, interest cycle, interest calculation key date). Assim como o status field pode ser definido a nível de grupo de contas, também pode ser definido a nível de transação. O R/3 irá verificar ambas as configurações respeitando a seguinte prioridade: Supress, Display, Requered Entry, Optional Entry). A definição de supress e required entry para um mesmo campo gerar con flito e, portanto, uma mensagem de erro. A nível de transação, as características dos campos são definidas no IMG / General Settings / Field Display Characteristics. Em FI, a entrada dos documentos (lançamento contábil) é controlada por (válido somente para as entrada padrões, não vale para as fast entrys), inicialmente, a nível de tipo de conta, em seguida, pela Posting key e, por fim, pela própria Conta.
CONTROLADORIA
93 de 325
Há exceções na definição das restrições e obrigatoriedades dos campos. Por exemplo, se for definido no cadastro da empresa que ela permite a emissão de balanço por divisão, a business area poderá ser atribuída no lançamento. Portanto, o campo será disponibilizado para lançamento podendo o usuário optar apenas entre obrigatório ou opcional, mas nunca suprimido. Outra exceção são os campos de impostos que somente serão disponibilizados se a conta do G/L for definida como relevante para impostos (tax-relevant). Na cadastro de contas contábeis é atribuído um field status group. Um field status group é um conjunto de regras dos campos agrupadas. Os field status group são agrupados em um field status variant que é vinculado à empresa. Normalmente, a mesma variante é vinculada a todas as empresas para que todas trabalhem da m esma forma. Para os documentos dos razões auxiliares (Sub-ledger), serão usada as definições atribuídas à conta de conciliação do razão geral.
Posting key Padrão Clientes D C 01 11 02 12 03 13 04 14 05 15 06 16 07 17 08 18 09 19
Fornecedores D C 21 31 22 32 23 33 24 34 25 35 26 36 27 37 28 38 29 39
G/L D C 40 50 80 90 81 91 82 92 83 93 84 94 85 95 86 96
Ativo D C 70 75
Materiais D C 89 99
A SAP recomenda o uso da posting key padrão. As posting key de 80 a 86 e 90 a 96 são para lançamentos do G/L fora de MM.
18.7 Variação cambial A partir da versão 4.6 é possível executar mais de uma versão (release) de variação atribuindo a variação a contas contábeis diferentes ou às mesmas contas. Pode ser atribuído um método de cálculo diferente para cada tipo de taxa.
18.8 Financial Statement Version Para consolidação de informações, podem ser definidas diferentes versões de forma a armazenar dados em paralelo aos dados reais para fins de simulação, planejamento, melhorias, etc. As versões de Consolidação são constituídas pela combinação de diversas versões de diversas áreas: entrada de dados, taxas de impostos, métodos de translation. Usando diferentes versões, é possível gerar diferentes financial statement consolidados para as mesmas emp resas e sub-grupos. Estes statements podem ser diferentes no que diz respeito aos seus relatórios e o uso de m étodos opcionais, mas podem simultaneamente ser baseados em definições comuns em sub-areas. Para evitar redundâncias nas definições comuns, alguns dados (particularmente dados de tabelas de relatórios e parâmetros de controle) são armazenados em versões específicas (tais como versões de taxa de câmbio e versões de métodos de translation). As versões específicas a serem usadas são associadas durante a manutenção da versão de consolidação. A Financial statement version define as estruturas do Balancete, ou seja, a estrutura tradicional do plano de contas para o Brasil. Esta estrutura pode estar vinculada a um plano de contas especial, ao plano de contas do grupo de empresa ou simplesmente sem uma associação específica. Após a seleção da versão, o sistema irá exibir uma janela popup onde poderá ser selecionada a tradução para uma conta individual patrimonial ou de resultado ou para uma worklist do todas as contas. Para cada versão, são definidos os financial statement item que corresponde a cada uma das subdivisições na estrutura do lancete. O último nivel desta estrutura terão os grupos de contas ou determinar, diretamente, quais contas deverão ser exibidas segundo determiandos critérios. Alternativamente, ao último nível também podem ser definidos intervalo de áreas funcionais
CONTROLADORIA
94 de 325
Essa estrutura do balanço / L/P poderá então ser também utilizada pelos relatórios do balanço do sistema de informação das contas do Razão. O financial statement item é fundamental para o sistema de consolidação (entrada de dados, lançamentos e relatórios). Um financial statement item pode ser usado em diversas consolidações de plano de contas. É usado t anto para contas patrimoniais, lançamentos de receita e lucro, metrics e ratios (fins estatísticos: número de empregados).
18.9 Razão Auxiliar (Subsidiary Ledger) O R/3 trabalha com o conceito de sub-ledger (subsidiary ledger) para clientes, fornecedores e ativo fixo. Para conciliação com o G/L (Razão Geral) é preciso definir contas de conciliação que correspondem aos saldos acumulados das contas de clientes, fornecedores e ativos fixos no G/L. Um conta de conciliação (Reconciliation Account) pode ser do tipo (D) clientes e (K) fornecedores e (A) ativo. O Material Ledger não é considerado conceitualmente como um Sub-Ledger para o R/3, mas tem a mesma característica. No entanto, todos os lançamentos referentes a materiais serão efetuados diretamente em conta no G/L.
18.9.1 Contas de Clientes e Fornecedores As contas de clientes e fornecedores correspondem, na verdade, ao cadastro de clientes e fornecedores. Assim como o cadastro de contas, o cadastro de clientes e fornecedores também é dividido em segmentos. O de clientes tem : nível geral, nível de empresa (dados financeiros) e nível de vendas. O Cadastro de fornecedores, analogamente, tem: nível geral, nível de empresa (dados financeiros) e nível de compras. A manutenção destes cadastros pode ser feita de forma centralizada atualizando os dados de todos os segmentos de uma só vez ou distribuída por segmentos. Esta definição irá depender da necessidade da empresa. Normalmente funciona de forma descentralizada visto que uma mesma pessoa dificilmente terá conhecimento das informações referente a todas as áreas. O importante é definir um procedimento para que as diversas áreas atuem de forma sincronizada. No cadastramento de uma ordem de vendas não é obrigatório a cadastramento do cliente no segmento empresa. No entanto, no faturamento, os dois segmentos são obrigatórios. Existe uma programa que aponta os clientes que não foram cadastrados em todos os níveis (segments). Analogamente, se aplica ao fornecedor. O cliente pode atuar em mais de uma área de vendas dentro da empresa, portanto, seus dados devem ser específicos para cada área. Por área de vendas entende-se a definição da Organização de Vendas, do canal de distribuição e da divisão (linha de produto). O mesmo acontece com fornecedor (área de compras = organização de compras). Da mesma forma que para as contas do G/L, podem ser definidos grupos de contas para as contas do S/L. Além do intervalo de numeração e do status field, o grupo de contas do S/L também irá definir se o cliente/fornecedor é “one-time”, ou seja, se corresponde a um cliente/fornecedor que irá efetuar uma negociação única com o cliente. Neste caso, o sistema irá exigir um mínimo de informações para o cadastramento destes clientes / fornecedores. Os demais dados serão informados na emissão do documento. No entanto, não pode ser usado um código genérico, é preciso criar uma conta para cada um individualmente. A forma de definição do intervalo, porém é diferente. Primeiro são criados os intervalos de contas (sem permissão de sobreposição) e posteriormente estes intervalos são associados aos grupos. Os intervalos também podem ser internos (gerado automaticamente) ou externos (informado no cadastramento). Números externos podem ser alfanuméricos. Mais de um grupo poderá ser vinculado a um mesmo intervalo. Da mesma forma que na conta, o status field pode ser definido a nível de empresa, grupos de contas e ainda, transações. O sistema irá seguir a mesma regra de prioridade. No cadastro de fornecedores e clientes também podem ser definidos o funcionário responsável pelo cadastro, campos sensíveis a mudanças necessitando de uma auditoria e posterior autorização.
19 Processamento Diário de FI 19.1 Posting Key – Chave de Lançamento As Posting Key são as chaves de lançamento definidas a nível de Client sendo válida para todas as empresas. A chave de lançamento controla os tipos de contas permitidos para o lançamento, se é um lançamento de débito ou de crédito e o field status para detalhes adicionais. O field status aqui, pode ser usado para as contas dos sub-ledger ou para diferenciar o layout em uma mesma conta quando o lançamento for a débito ao a crédito.
CONTROLADORIA
95 de 325
Além disto, a posting key define se o pagamento será lançado item a item ou não. Esta informação é importante na análise de história de pagamentos e na criação de notificações de pagamento e se as núm eros (figures) de vendas da conta deverão ser atualizadas por transação, por exemplo, no lançamento de uma fatura de cliente. Nas versões anteriores (até 4.5) era informada a Posting Key na t ela de entrada de lançamentos do G/L. A partir da 4.6, a a tela fi modificada e o usuário só informa se é débito ou crédito. É o sistema de define internamente a posting com base na transação que está sendo utilizada pelo usuário.
19.2 Lançamentos básicos de FI O FI usa uma transação para efetuar uma série de lançamentos: razão geral, faturas do contas a receber, notas de crédito do contas a receber, faturas de fornecedores e notas de crédito dos fornecedores. Existe uma pequena diferença entre a tela de lançamento de G/L e AP e AR. Alguns valores já vêem preenchidos podendo ser default do sistema (data do lançamento = data corrente, document principle) e outras definidos pela conta (tipo de documento e posting key, definições de débito e crédito da posting key – definido no Customizing, ano fiscal, data do fluxo de caixa (value data – calculada pelo R/3 considerando a critério definido mas não trata fim de semana), máxima variação permitida entre a taxa de câmbio calculada e a informada – definida na empresa). Num lançamento contábil são definidas três datas: a data do lançamento, a data do documento e a data da entrada. A data do documento e a data do lançamento podem ser alterados pelo usuário. A data da entrada do lançamento será definido sempre igual à data do sistema operacional. Um lançamento pode, antes de ser atualizado, ser “estacionado”, ou seja, é gravado com a situação pendente significando que ainda não é um documento válido. Posteriormente, este documento deverá atualizado realmente. Esta ferramenta é bastante útil quando ainda existe dúvida sobre alguma informação sobre o lançamento (impostos, por exemplo) que ainda se quer confirmar antes da atualização definitiva ou mesmo para auditoria usado em conjunto com o Workflow. O usuário que lança sempre deixa o documento pendente e um outro usuário irá liberá-lo após avaliação. Uma vez atualizado, poucos campos poderão ser alterados. A nível de cabeçalho, somente o texto e a Referência. O sistema grava um log das alterações informando os campos que foram alterados, o valor antigo e o atual, o usuário que fez a alteração e a data/hora da alteração. Uma vez atualizado, o documento não poderá mais ser excluído. Será necessário reverter (estornar) o documento gerando lançamentos de estorno e lançar novamente o documento de forma correta. Também não é permitido gerar um lançamento a partir do lançamento revertido. Deve ser digitado novamente. No entanto, o sistema possui uma série de ferramentas para minimizar erros e evitar a necessidade de estornnos. Ao reverter um documento deve ser informado o motivo do estorno que define se a data da estorno deverá ou não ser igual à data do lançamento original. Mesmo os lançamentos gerados automaticamente por outros componentes do R/3, se necessário, serão atumoticamente estornados pelo sistema para gerar os lançamentos corretos. Lançamentos de documentos que já tenham sido liquidados (usado o open line item) não poderão ser estornados. É preciso estornar as liquidações primeiro. Assim, por exemplo, se foi lançada uma fatura para o cliente e também já foi lançado um recebimento para esta fatura, para estornar a fatura, primeiro será preciso estornar o recebimento. O estorno pode ser padrão ou negativo. Esta definição é feita a nível de empresa e a nível de motivo de estorno. O padrão gera um lançamento de crédito para cada débito errado e vice-versa gerando um registro adicional no Transation figures. No lançamento negativo, o procedimento é o mesmo só que o valor creditado não é adicionado aos créditos mas subtraído dos débitos e vice-versa. Normalmente é usado o padrão. Lançamentos negativos também podem ser usados para transferência de lançamentos de itens errados, o item é removido da conta errada e transferido para a conta certa. Isto só é possível para um tipo de documento que aceite lançamentos negativos.
CONTROLADORIA
96 de 325
20 Configurações básicas de CO 20.1 Planejamento Integrado Planejamento Estratégico Análise de recursos críticos
NÍVEL ESTRATÉGICO
SOP Análise da carga bruta MPS MRP
NÍVEL TÁTICO
CRP
Programação e Controle de Fábrica
• • •
Contabilização Custeio Fluxo de Caixa Previsto X realizado
PLANO ESTRATÉGICO •
Mercado
•
Recursos
•
Objetivos
•
P&D
PLANO OPERACIONAL (SOP) •
Previsão de Vendas
•
Carteira
•
Promessa de Entrega
Programação e Controle de Compras
PLANO MESTRE DE PRODUÇÃO (MPS)
NÍVEL OPERACIONAL
CONTROLADORIA •
Estrutura de planejamento
•
Roteiros representativos
•
Recursos com restrição de capacidade
97 de 325
PLANEJAMENTO DAS NECESSIDADES DE MATERIAL (MRP) •
Controle do Estoque
•
Parâmetros de planejamento
•
Estrutura da produto
PLANEJAMENTO DAS NECESSIDADES DE CAPACIDADES (CRP) •
Roteiros de fabricação
•
Capacidades dos centros
20.2 Numeração aos documentos de CO Assim como em FI, em CO também é necessário definir um intervalo de número de documentos para cada tipo de transação do R/3 (business transaction). Primeiramente são definidos os grupos de transações que irão usar o mesmo intervalo. Se desejar um intervalo para cada transação, deve ser criado um grupo para cada transação. Em s eguida devem ser feitas as associações entre os grupos e os intervalos de numeração. Os intervalos de numeração em CO são independentes do ano fiscal. A numeração pode ser decrescente. É recomendado utilizar-se intervalos de numeração distintos para as transações de planejamento e alocações reais de forma a permitir que o programa de reorganização reinicialize os intervalos em separado para cada um dos grupos.
20.3 Versões Uma versão em CO é um conjunto de indicadores dependentes do ano fiscal usado para planejamento e lançamentos reais dentro de uma Área de Contabilidade de Custos.
20.3.1 Indicadores a nível geral Versão Bloqueada (Lock version) – define o status da versão: liberada ou não. Este flag permite bloquear a alteração dos valores planejados para esta versão, ou seja, o plano fica congelado. Este flag só influencia no planejamento de ordens internas e projetos se o planejamento integrado com centro de custo estiver ativado (indicador ativo para esta mesma versão) e as o rdens e projetos afetados forem integrados. Não tem nenhum efeito para o planejamento global (overall) de ordens internas e projetos mesmo se o planejamento integrado estiver ativo. Integração Planejamento (Plan data integration/line item update) – determina se o planejamento de Centros de Custos ou Processos Empresariais deve ser transferido para outros componentes (tais como Special Purpose Ledger ou Centro de Lucro) e se devem ser gravadas partidas individuaispara cada alteração nos dados planejados. Este flag somente pode ser alterado antes de iniciar o planejamento. Se já existirem dados planejados, a alteração somente pode ser feita através da função Ativar Integração no menu de planejamento. Esta função faz com que todos os registros de planejamento disponíveis para uma Área de Contabilidade de Custos/Versão/Ano fiscal sejam lançados como partidas individuais para a AC interface. Todos as partidas individuais existentes em uma transação de alocação planejada (rateio, distribuição, etc.) são lançados para a AC interface e torna disponível para outros componentes. Não é permitido armazenar dados reais para a versão 001. Permitido Copiar (Copying allowed) – especifica se esta versão pode ser usada para gerar outras versões do planejamento. Este flag é relevante somente para ordens internas e projetos quando o planejamento integrado estiver ativo e as ordens e projetos afetados são planejados de forma integrada.
20.3.2 Indicadores a nível de planejamento Categoria de Taxa de Câmbio (Exchange rate type) – chaves sobre a qual se deseja armazenar as taxas no sistema. Pode ser usada para definir a taxa de compra bancária, a taxa de venda bancária ou a taxa média para conversão de valores em moeda estrangeira. A taxa média pode ser usada para conversão, e as ta xas de compra e venda para valorização de montante em moeda estrangeira.
CONTROLADORIA
98 de 325
Planejamento de ordens e projetos integrado com Centro de Custo – indica se o planejamento das ordens internas e dos elementos PEP nesta versão será integrado com o planejamento de centros de custo ou processos ABC. Isto significa que no planejamento de entrada de atividades para uma ordem interna ou elemento PEP integrado, as atividades programadas são lançadas no centro de custo ou processo emissor. É permitido planejar liquidações e transferências periódicas de ordens e elementos PEP para os centros de custo ou processos empresariais e alocações indiretas de atividade, rateios e distribuição dos centros de custos / processos empresarias para ordens e elementos PEP integrados. Todas as configurações válidas para o planejamento dos centros de custo / processos empresariais são válidas também para as ordens internas e elementos PEP integrados. Se esta opção for selecionada, os dados planejados também estarão disponíveis para Centro de Lucro e Special Ledger. Esta integração se aplica somente às ordens internas e a nenhum outro tipo de ordem. Para ativar a integração, selecionar a opção “ Planejamento Integrado” no cadastro do tipo de ordem ou no perfil do projeto. Não é permitido executar o custeio unitário para ordens internas ou elementos PEP integrados.
Data Valor (Value date) – determina a taxa diária de câmbio a aplicar para a conversão de moedas. Se for informada uma data, o sistema usa a taxa deste dia para todos os períodos. Caso contrário, a conversão será feita período a período. O sistema assume a data do primeiro dia do período considerando as flutuações da taxa de câmbio dentro de um ano fiscal. Versão para AIA (Alocação Indireta de Atividade) (Version for indirect activity allocation for non-integrated order/project planning) – versão da qual os preços das atividades definidos para os tipos de atividades serão considerados na avaliação das entradas de atividades para as ordens e elementos PEP, se o planejamento destes não forem integrados. O valor padrão é a versão 000.
20.3.3 Indicadores para Determinação de Tarifa Tarifa Puramente Interativa (Purely iterative activity price) - controla se serão gravadas tarifas paralelas. O indicador ATIVO só é váldio para tarifas internas determinadas manualmente. Neste caso, é calculada uma tarifa puramente iterativa além da tarifa resultado do planejamento (por exemplo, através da mistura entre tarifas internas iterativas e manualmente definidas). Na determinação desta tarifa, o sistema desconsidera as tarifas definidas manualmente. Esta funcionalidade é interessante para analisar a influência da determinadção manual de tarifas antes do cálculo automático. Para a valorização das quantidades de atividade das alocações reais serão sempre utilizadas as tarifas resultante do planejamento, desde que não tenha sido ativada a reavaliação das atividades reais.
Processo de Determinação das tarifas (Methods for calculating planned/atual activity prices) – o processo para a determinação de tarifas planejadas e reais é definido separadamente sendo o real definido somente para a versão 0. Opções disponíveis: •
•
•
Periódica – cálculo efetuado período a período. No caso de produtos com sazonalidade, pode resultar em grandes oscilações nos valores das tarifas ao longo do exercício. Média – divide os custos totais de todos os períodos pelo total das atividades de todos os períodos para cada tipo de atividade encontrando um valor médio assumido para todos os períodos considerados no cálculo. Acumulada – só é possível para o cálculo da tarifa real. Semelhante à média só que considera do ínicios do exercícios até o período corrente e não todo o exercício. O sistema credita todos os objeots envolvidos para efetuar nova avaliação. Neste caso, todos os períodos precisam ficar desbloqueados para receber lançamentos.
Variante de avaliação para planejamento de recursos – esquema de cálculo de custos para determinação do preço dos recursos. Reavaliação com tarifas reais (Revaluation indicator (for revaluating actual activities with an actual activity price)) – somente para a versão 0 – real. Opções disponíveis: • •
•
0 – nenhuma reavaliação será efetuada permanecendo o valor da tarifa planejada. 1 – reavaliação com operação própria. O sistema mantém as alocações originais com tarifas planejadas e lança a diferença como uma operação própria. A autorização de reavaliação também é feita a nível de tipo de atividade. A Reavaliação de medidas efetuas-se sempre com operação própria. 2 – Revaliação em operação original – o sistema modifica a alocação original escondendo o desvio real/planejado.
Esquema de elementos ( Custos de Produção + Custos administrativos + Custos de vendas) (Cost component layout for cost component splitting) A versão permite criar um agrupamento independente de dados reais e planejados. Os dados da versão mais provável do planejamento normalmente são gravados na versão 000. Os dados aqui informados constituem a base para cálculo de preços
CONTROLADORIA
99 de 325
planejados para tipos de atividades e determina tarifas pelos quais as atividades serão alocadas a nível real. A versão também armazena os lançamentos reais e portanto são usadas nas comparações de real/planejado e em análise de desvios. O R/3 permite armazenar dados reais e planejados nas versões. No planejamento, é necessário definir parâmetros dependentes do ano fiscal. No custeio ABC, os dados podem ser armazenados em diferentes versões delta. Se estiver trabalhando com preço de transferência (transfer price), devem ser definidas versões reais paralelas ao lado da versão operacional 000 para as diferentes valorizações. A versão operacional é aquela que representa a versão principal em CO, que representa visão principal de controladoria e é a única versão onde as transações envolvendo alocações de atividades são armazenadas. Permite a definição de até duas versões adicionais para armazenamento de valorizações em paralelo. As versões podem ser associadas a grupo de autorização restringindo quais os usuários que poderão fazer que tipos de planejamentos. A definição de versão é genérica para CO permitindo a integridade dos dados quando se trabalha com diferentes aplicações (Overhead Cost Controlling e CO-PA) – planejamento integrado. No entanto, a configuração da versão é específica para cada componente, PA, PCA, OCC, para cada Área de Resultado, Área de Contabilidade de Custos e ano fiscal. O número de versões é, praticamente, ilimitado. (campo com 3 posições alfanuméricas). A versão 000 é automaticamente criada na criação de uma Área de Contabilidade de Custos e vale por cinco anos fiscais. Para lançamento dos dados reais, o R/3 usa a versão 000. Portanto, para fazer análises entre o real e o planejado, é p reciso usar a versão 000. Na prática, o que as empresas costumam fazer é sempre trabalhar com a versão 000. Sempre que se deseja guardar um planejamento, copia-se da versão 0 para uma outras versão e continua trabalhando com a versão 000.
20.3.4 Versão Delta Quando estiver trabalhando com o ABC estatístico, obrigatoriamente deverá ser criada uma versão delta para armazenar os lançamentos estatísticos. Trabalhando com o ABC integrado, as versões delta podem ser definidas mas os dados poderão ser gravados na versão operacional e copiados para a versão delta. Esta configuração é definida para a versão. Para cada transação deve ser informado se os dados serão gravados primeiramente na versão operacional e depois repassados para a delta ou se somente serão gravados na versão delta. A versão delta será melhor detalhada no custeio ABC.
20.3.5 Versões para avaliações Devem ser criadas versões adicionais para as avaliações paralelas em CO definindo a visão de avaliação por área de contabilidade de custos. Se os preços internos não estivrem ativos usa-se a versão "000" em avaliação legal. Se o usuário utiliza preços internos e os prismas de avaliação do centro de lucro se tornam determinantes para o controlling, é possível: • •
executar versões reais paralelas em várias avaliações, deterimnar, para a versão real operativa "000", que avaliação obterá um papel determinante para CO, ou seja, que o planejamento, a determinação das tarifas para atividades bem como comparações plano - real e análises de desvio se baseiam nesta avaliação.
As opções devem ser efetuadas de forma consistente em relação às opções no perfil de moeda e avaliação. No âmbito da ativação, verifica-se esta consistência. É necessário executar a avaliação legal ou na versão operativa ou em uma outra versão real.
20.4 Avaliação Paralela / Preço de transferência Usando preço interno (Transfer Price), é possível transferir e compensar fornecimentos de mercadorias entre as unidades organizacionais (empresas, centros ou centros de lucro) através de métodos de avaliações em paralelo dentro de um grupo corporativo. Através do Preço preço intermo é possível valorizar as transferências entre unidades organizacionais de acordo com três diferentes critérios:
Critérios legais – avaliação, do ponto de vista jurídico, dos fornecimentos efetuados entre empresas filiadas com autonomia jurídica, de acordo com as obrigações legais de prestação de contas. Custo de produção – compensar paralelamente estes fornecimentos dentro do grupo de empresas em custos de produção do grupo, evitando que dêem origem a lucros entre as empresas. Perfil de Avaliação compensar adicionalmente estes fornecimentos com avaliações gerenciais do ponto de vista da contabilidade de centro de custo. Um perfil de avaliação é uma combinação da defnição da moeda (que pode ser a do grupo, a da empresa, ou outra) e da definição do método de valorização (por grupo, centro de lucro ou valorização legal).
CONTROLADORIA
100 de 325
Para trabalhar com Preços Interno, portanto, é preciso especificar, nos perfis de avaliação / moeda, quais as avalizações deverão ser usadas para gerenciamento em paralelo dentro de CO e associar estes perfis à ACC fazendo as configurações necessárias a cada aplicação. Do ponto de vista de centro de lucro, os preços internos são, automaticamente, selecionados para movimentações de material entre centros de lucro e aparecem como receitas internas e custos internos em PCA. Neste caso, uma requisição de material entre centros de lucro diferentes é vista como uma venda em PCA, enquanto é um lançamento de consumo do ponto de vista da empresa. Por exemplo, quando um ordem de produção vinculada a um centro de lucro A requisita um material que está vinculado a um centro de custos B, o sistema irá gerar uma receita para o centro de lucro B e gerar um custo no centro de lucro A no mesmo valor. Contabilimente, esta movimentação corresponde a um consumo creditando o estoque de debitando uma conta de despesas pré-parametrizada. Se desejado, as três visões (empresa, grupo e centro de lucro) podem ser gravadas no Ledger de Materiais. Este decisão define como deverão ser configuradas os lançamentos dos valores em FI. Por exemplo, for definido que serão utilizadas três visões, todas as transações (principalmente em CO) que geram lançamentos em FI, precisam gerar e gravar os valores nestas outras visões. Na Contabilidade de Centro de Custos, podem ser gravadas qualquer uma destas visões de forma que se possa analisar os resultados operacionais dos centros de lucro de acordo com as três visões. Em FI, todos os lançamentos serão valorizados pelos critérios legais. Opcionalmente, podem ser gravadas as outras duas visões. Em CO, é preciso definir qual das visões será a principal (versão 0) e pode-se, opcionalmente, definir outras versões para gravar as outras visões.
20.4.1 Perfil de avaliação e de moeda No perfil de moeda e avaliação determina-se que prismas de avaliação devem ser executados. O perfil de moeda e avaliação só é necessário caso se pretenda executar paralelamente diversas avaliações no sistema. O perfil define as combinações desejadas de moedas e avaliações que se deseja executar. Como exemplo executar-se-iam os seguintes prismas de avaliação: •
Moeda da empresa (10) em avaliação legal (0)
•
Moeda do grupo de empresas (30) em avaliação do grupo de empresas (1)
•
Moeda da empresa (10) em avaliação de centro de lucro (2)
As regras seguintes devem ser consideradas na atualização do perfil de moeda e avaliação e são verificadas na ativação de cada perfil na área de contabilidade de custo: •
• •
São dermitidos até três prismas de avaliação sendo que a execução da moeda da empresa em avaliação legal é obrigatória. Duas destas avaliações devem usar a mesma moeda. Quanto às demais, relativamente à avaliação, é possível selecionar entre avaliação do grupo de empresas (1) e avaliação do centro de lucro (2) e, relativamente à moeda, existe a seleção entre moeda da empresa (10) e (10) moeda do grupo de empresas (30). Todos os prismas de avaliação devem ser também executados, respetivamente, no ledger de m aterial. Só é possível executar uma avaliação de centro de lucro quando a contabilidade de centro de custo estiver em funcionamento.
O perfil de moeda e avaliação só pode ser alterado se ainda não tiver sido atribuido, nem esteja ativo, na área de contabilidade de custo.
N. 0 1
Peril M & A : PCA Moeda Avaliação Empresa legal Empresa centro de lucro
20.4.2 Denominações p/prismas de avaliação Podem ser denominações próprias para os prismas de avaliação. Estas denominações aparecem, nas aplicações, por exemplo, no sistema de informação ou em os dados do ledger de materiais. No standard, o prisma de avaliação 11 é denominado moeda de contabilização, avaliação do grupo de empresas ou, em campos mais pequenos, Empr.(K). Esta denominação deve ser ajustada em função de cada empresa. No caso de não atualizar qualquer denominação própria, o sistema utiliza as denominações standard SAP. As denominações para outros idiomas podem ser atualizadas nos respetivos idiomas de acesso.
CONTROLADORIA
101 de 325
20.4.3 Tipo de legder de materiais x tipo de moedas x área de avaliação Para cada tiop de ledger de materiais definido devem ser especificados os tipos de moedas que serão usadas no ledger de materiais. Pode ser definido que serão usadas as moedas definidas para a contabilidade financeira, as moedas definidas para CO ou uma outra definição especificada manualemente. Definir as moedas na modalidade individual. Antes da conversão dos dados para o entrada em produção, certificar-se de que as opções de moeda na contabilidade financeira ou perfil de moeda e de avaliação e no ledger de materiais estão corretas. Depois da entrada em produção, não será possível nenhuma modificação das moedas, dos tipos de moedas e dos tipos de ledger de materiais. No perfil de moeda e de avaliação, pode-se exibir tipos de moedas que pertencem a uma determinada área de contabilidade de custos. Para assegurar o acesso direto às informações sobre os componentes Administração de materiais, Contabilidade financeira e Controlling, especificar a moeda do grupo de empresas como mo eda da área de contabilidade de custos. Posteriormente, os tipos de ledger são vinculados às áreas de avaliação que correspondem ao centros.
20.4.4 Contas de compensação de diferenças de avaliação Devem ser definidas as contas de resultado para o lançamento de diferenças de avaliação em transações contábeis entre empresas filiadas. Ao utilizar prismas de avaliação paralelos/preços internos apenas são lançados os créditos e os débitos na perspectiva de avaliação legal, uma vez que o pagamento é efetuado neste montante. Caso sejam administradas outras avaliações para a conta de contrapartida, deve ser lançada a diferença em contas de compensação do prisma d e avaliação, para que sejam especificados na demonstração contábil do grupo de empresas. O sistema atribui a diferença de avaliação para cada item individual ao centro de lucro pertencente. Através desta função é possível determinar contas de compensação do prisma de avaliação por empresa e sociedade parceira de negócios, nas quais as diferenças de avaliação devem ser lançadas. Para cada sociedade parceira de negócios são determinadas as contas de débito e de crédito para as diferenças de avaliação entre as empresas filiadas.
20.4.5 Configurações globais para determinação de preço O termo preço interno é usado para descrever o cálculo de preços para movimentações internas de mercadorias entre centros de lucro. Condições são os passos individuais para determinação do preço interno. Quando ocorre uma m ovimentação entre dois centros, o preço pode depender de um número de fatores, tais como o material envolvido, o centro emissor, o centro de lucro, o centro de lucro parceiro, etc. A informações destes fatores variáveis é gravada no registro mestre na forma de registros de condições. No registro de condição, o preço interno pode ser definido como um valor fixo ou um percentual de acréscimo ou redução. A seguir serão definidos os passos necessários para definir preços internos. A definição dos preços é feita no Customizing. 1. Tabela de Condições Definir as tabelas de condições a serem usadas para armazenas os registros de condições para cada tipo de condição. 2. Seqüências de Acesso Definir as seqüências de acesso a ser usada para pesquisar os registros válidos (estratégia de pesquisa). 3. Tipos de Condições Definir os tipos de condição para todos os elementos de precificação (montantes fixos, markups e markdowns) que ocorrem nas suas negociações diárias. Na contabilidade de centro de lucro, um tipo de condição representa um componente de um preço interno. Podem ser definidos tipos de condições para todos os tipos de preço fixo, markup ou markdown que ocorrem nas movimentações de mercadorias internas. Se for definido um percentual de markup ou markdown como u m tipo de condição, é preciso definir outro tipo de condição para servir como a base de cálculo para este percentual. Este pode ser um preço do mestre de materiais. O relacionamento entre estes dois tipos de condição serão definidos no procedimento de precificação. Em alguns tipos de condição é preciso especificar uma seqüência de acesso. Neste modo são determinados quais os campos o sistema deve usar para pesquisas para registros de condições válidos. 4. Registros de Condições Definir os registros de condições que determinam o montante ou o percentual a ser aplicado para cada série de valores na tabela de condição (tais como preço fixado de 100, 00 dólares por material 01, centro de lucro ABC e centro 0001). Os registros de condição podem ser atualizados diretamente de dentro da definição do tipo de condição ou a partir do menu: Dados mestre → Preço Interno → Condições. Também é possível copiar registros existentes. Esta alternativa é muito útil quando se deseja alterar a moeda do registro de condição.
CONTROLADORIA
102 de 325
5. Esquema de cálculo de custos Definir um procedimento de precificação para agrupar tipos de condição e determinar como se relacionam. Além disto, o procedimento define quais os subtotais devem ser calculados, quais os valores de base devem ser usados para aplicar percentuais e quais condições devem ser encontradas para que certos tipos de condição sejam calculados. A base de cálculo tanto pode ser um valor fixo como um valor do mestre de materiais.
Nível – Número que determina a sequência das condições dentro do esquema. Número – Número sequencia das condições dentro de um nível. A sequência indicada pelo numerador será automaticamente transferida para a determinação de preço. Nível desde /até - Níveis de condição cujos valores são a base para os acréscimos percentuais. Se mais de um nível até for indicado ao mesmo tempo como referência, os valores de condição dos dois os níveis indicados pelo usuário e os valores de condição dos níveis situados entre estes níveis serão somados. Neste caso, o total será a base para os descontos percentuais. Se o usuário entrar um valor nos campos 'nível de' e 'até nível' simultaneamente, o sistema adicionará os valores de condição dos níveis indicados aos valores de condição dos níveis intermediários. Fórmula base – Fórmula que difere da fórmula definida no standard para determinar a base da condição. No sitema standard, um desconto a nível do cabeçalho é distribuído de acordo com o valor acumulado dos itens. Todavia, se o desconto absoluto a nível do cabeçalho for distribuído de acordo com o volume ao invés de ser distribuído da maneira standard, os seguintes descontos serão calculados para um desconto a nível do cabeçalho no valor de $30: Item Valor 1 $1000 2 $500 Esquema TP0001 TP0002 TP0002 TP0003 TP0003 ZP0009 ZP0009
Nível 010 010 020 010 020 010 020
Volume 2 4
Desconto standard por volume m³ m³
Número Tipo condição Nível desde Nível ate 00 TP01 000 000 00 TPB1 000 000 00 TP02 010 010 00 TPB2 000 000 00 TP02 010 010 00 TPB1 000 000 00 TP01 010 010
$20 $10
Fórmula base 000 000 000 000 000 000 000
$10 $20
Descrição Preço transf.(fixo) Preço material (ML) Majoração percentual Base do cálculo Majoração percentual Preço material (ML) Preço transf.(fixo)
6. Excluções de condições Definir exclusões de condições, que permite determinar quais tipos de condição devem ser usados em condições de exceção. Na determinação de preço interno é muito comum encontrar diferentes registros válidos. Através da exclusões pode-se compare condições e usar, por exemplo, a mais favorável para o centro de lucro parceiro. Diversos métodos estão disponíveis: •
Condição mais favorável em um grupo de exclusão
•
Registro de Condição mais favorável para um tipo de condição
•
Codiçõa mais favorável entre diferentes grupos de exclusão
•
Exclu~soes destes condições no grupo de exclusão quando um tipo de condição que pertence a outnro grupo de exclusão aparece.
7. Variantes de preço interno Definir variantes de preço interno que especifica quais os procedimentos de precificação são relevantes para dados reais e quais são relevantes para dados planejados. Na determinação dos preços internos, somente dados reais são valorizados (variante 000). No entanto, podem ser criadas variantes adicionais para calcular preços planejados baseado nos dados de precificação.
Variante 000 – Cálculo Preço Interno Fixo Produto Esquema Denominação Seqüência ZP0009 Esquema de Cálculo Custos PI 00
CONTROLADORIA
103 de 325
8. Definir Listas de preço determinando a estrutura da lista de condições. A lista permite analisar os registros de condições de acordo com certos critérios. Podem ser definidas no customizing ou no D ados mestre da Contabilidade de Centros de Lucro.
Preço interno: exib.análise de condições de preços internos Se este código for ativado, uma análise de condições será chamada para cada transação que determina um preço interno. Em uma análise de condições, são repartidos os componentes individuais da determinação do preço interno. Se este código for definido, surgem etapas de diálogo que não são desejadas no funcionamento normal do sitema (por ex., em movimentos de mercadorias, execuções do cálculo de custos, etc.). Por este motivo, a análise de condições só deve ser ativada para fins de teste, de modo a verificar a determinação correta de preços internos, segundo as opções no customizing da contabilidade de centros de lucro. A análise de condições é chamada para todos os usuários, por variante de preço interno. Mas é possível controlar esta análise individualmente: com a definição do parâmetro set-get 'DIA' no valor 'X', no registro mestre de usuários, o usuário pode acionar a análise de condições para todas as variantes de preço interno. Todas as modificações efetuadas nas configurações globais serão registradas automaticamente. Durante a gravação será possível indicar se estas modificações devem ser transportadas ou não.
20.4.5.1 Tipo de Condição Os registros de condição são atualizados de acordo com um tipo de condição. Os registros de condição serão usados para a determinação do preço interno e conseqüente análise de resutlados dos centros de lucro. Os registros de condição, nos quais estão arquivados os valores concretos para a determinação de um preço interno, podem ser matidos a partir da atualização de tipos de condição ou através do menu de operacional em Contabilidade de Centros de Lucro → Dados mestre ->Preços internos → Preços. As seqüências de acesso também podem ser atualizadas a partir da atualização de tipos de condição. No entanto, deve ser primeiramente criada no customizing da contabilidade de centros de lucro em controle detalhado da determinação do preço.
20.4.5.1.1 Criar tipos de condição próprios Para criar um novo tipo de condição, clicando em criar na área de tela superior esquerda devem ser especificado: •
• •
•
Uma chave alfanumérica que pode ter até 4 caracteres e deve começar com a letra Z (estes conjuntos de nomes são deixados livre no sistema standard do SAP). Uma descrição (opcional) Uma seqüência de acesso para os tipos de condição (se necessário) que controla o acesso aos registros de condição. A seqüência de acesso deve estar pre- definida. Marcar uma das opções no quadro de grupo definição tipo de cálculo de custos.
3. Selecionar saltar -> vista detalhada. Os dados de controle lógicos apropriados já estão propostos para os tipos de condição condição básica de ledger de materiais, condição básica de cálculo de custos , preço fixo e sobretaxa percentual . No entanto, podem ser adicionadasopções adicionais. Para outros tipos de condição não existem quaisquer especificações. O usuário deve ter em atenção de efetuar opções que correspondam de forma lógica. Existem as seguintes possibilidades de entrada: a) Categoria de condição – A categoria de condição classifica condições segundo categorias predefinidas. Na contabilidade de centros de lucro são suportadas as seguintes categorias de condição:
Categoria Utilização (outras categorias de condição) '' tipos de condição que não necessitam nenhuma categoria de condição especial como, por exemplo, s obretaxas e deduções ou preços internos fixos. K Preço interno – Avaliação da Empresa – Montante básico excluindo imposto
CONTROLADORIA
B
H
104 de 325
Tipos de condição de valor base para informar um sobretaxa baseada em cálculo de custos. Por motivos técnicos estes tipos de condição têm de ser criados com a categoria de condição 'K', regra de cálculo 'C' e classe de condição 'B'. Para este tipo de condição não é necessária nenhuma seqüência de acesso. Preço interno avaliação de grupo Semelhante a anterior só que aqui, como montante base utiliza-se a avaliação do grupo de empresas do ledger de materiais. Por motivos técnicos estes tipos de condição têm de ser criados com a categoria de condição 'b', regra de cálculo 'C' e classe de condição 'B'. Para este tipo de condição não é necessária nenhuma seqüência de acesso. Preço Interno avaliação de Centro de Lucro Semelhante a anterior só que aqui, como montante base utiliza-se a avaliação de centro de lucro do ledger de materiais. Por motivos técnicos, estes tipos de condição têm de ser criados com a categoria de condição 'H', regra de cálculo 'C' e classe de condição 'B'. Para este tipo de condição não é necessária nenhuma seqüência de acesso.
As seguintes categorias de condição apenas são aplicáveis para condições básicas da perspectiva legal:
Categoria Utilização Preço Interno – (de acordo com o controle de preços) Tipos de condição, nos quais o preço-padrão (controle de preço 'S' ) ou preço médio móvel (controle de preço 'V') G são determinados a partir do mestre de materiais de acordo com o controle de preço. Para este tipo de condição não é necessária nenhuma seqüência de acesso. Preço interno – Standard tipos de condição, nos quais o preço-padrão é determinado a partir do mestre de materiais independentemente do S controle de preço. Para este tipo de condição não é necessária nenhuma seqüência de acesso. Preço interno - Média móvel Tipos de condição, nos quais o preço médio móvel é determinado a partir do mestre de materiais T independentemente do controle de preço. Para este tipo de condição não é necessária nenhuma seqüência de acesso. b) Regra de cálculo – A regra de cálculo determina o modo como o sistema calcula preços e sobretaxas ou deduções para um tipo de condição. Este cálculo pode ser efetuado na contabilidade de centros de lucro de forma percentual (Regra de cálculo A), quantidade (C) ou montante fixo (B). c) Classe de condição – A classe de condição determina se o tipo de condição será usado para o cálculo de um acréscimo (sobretaxas) e deduções (A) ou preços (B). d) Fator de referência – O fator de referência determina o modo como o sistema interpreta a escala de um tipo de condição podendo ser uma escala de valores (B ) ou de quantidade (C) ou além da configuração global (' '). e) sinal +/- - determina se o valor deve ser positivo (acréscimo) ou negativo (deduções). f) verificação escala – controla se os montantes escalonados que devem ser indicados de forma crescente ou decrescente. g) regra de arredondamento Regra segundo a qual o sistema arredonda o valor de condição durante a determinação do preço. Neste caso, o último dígito será arredondado. As opções padrões disponíveis são Comercial (acima de 5 arredonda para cima e abaixo de 5 arrendonda para baixo), Arrrendondamente sempre para cima ou sempre para baixo. h) conversão de moeda O campo controla a conversão de moedas se a moeda de condição divergir da moeda do documento. O sistema multiplica o montante proveniente do registro de condição pela quantidade do item para calcular o valor da condição de um documento. Este código controla se o sistema efetua a conversão de moedas antes ou depois da multiplicação. Se o usuário marcar este campo, o sistema converterá o valor da condição para a moeda do documento depois da multiplicação. Se este campo não for preenchido, o sistema converterá o valor da condição para moeda do documento antes da multiplicação.
Sistemas standard – Como standard são fornecidos vários tipos de condição, que podem ser utilizados também para a definição de esquemas de cálculo. Normalmente os requisitos de uma determinação do preço interno podem ser satisfeitos mediante os sistemas standard. Mediante clique duplo na área de tela superior esquerda as opções para cada tipo de condição são exibidas na área direita da tela. Mediante saltar -> vista detalhada é possível visualizar os respectivos dados de controle e opções adicionais. São fornecidos os seguintes tipos de condição:
CONTROLADORIA
Tipo
105 de 325
DESCRIÇÃO
Preço interno (fixo) Este é um tipo de condição para um preço fixo. Base do ledger de materiais TPB1 Este é um tipo de condição de base que utiliza o preço de centro de lucro do ledger de materiais. No esquema de cálculo podem, então, ser calculadas sobretaxas ou deduções com base nesta condição básica. Base de cálculo de custos TPB2 Este é um tipo de condição de base que utiliza o preço do cálculo de custos. No esquema de cálculo podem, então, ser calculadas sobretaxas ou deduções com base nesta condição básica. Sobretaxa percentual TP02 Este é um tipo de condição para uma majoração percentual.
CATEG ORIA
REG RA
CLASS E
““
C Qtde
B Preço
H Preço C.Lucro
C Qtde
B Preço
K Preço legal
C Qtde
B Preço
““
A Qtde
A Acresc
TP01
20.4.5.2 Esquema de cálculo de custos No esquema de cálculo determina-se quais tipos de condição devem ser considerados e em que seqüência. Mediante a variante de preço interno é determinado a qual dos esquemas de cálculo existentes o sistema acede na determinação de preço interno.
Exemplo Nível Tipo Condição Denominação Nível de 10 TP01 Preço interno Fixo 20 TPBA Preço do material Ledger materiais 30 TP0 Acréscimo Percentual 20 No exemplo acima é primeiro procurado um preço fixo. Se este não for encontrado, o preço de centro de lucro é determinado a partir do ledger de materiais. Com base no preço de centro de lucro é calculada uma sobretaxa. Também é possível, por exemplo, calcular sobretaxas de sobretaxas, criando uma linha de subtotal sem tipo de condição mas com níveis 'de' e 'até' e utilizando em seguida esta linha para outros cálculos. Se o usuário definir um esquema de cálculo próprio, este deve conter apenas os tipos de condição que forem utilizados. Caso contrário, o sistema acede desnecessariamente às condições.
Standard Como standard são fornecidos vários esquemas de cálculo, que podem ser atribuídos às variantes de preço interno. Normalmente, os requisitos de uma determinação de preço interno podem ser cobertos por meio d os sistemas standard.
TP0001 PREÇO INTERNO FIXO Nível 010
Nível 010 020
Tipo de condição Denominação TP01 Preço interno fixo
TP0002 Preços internos – porcentagem Tipo de condição Denominação TP01 Preço do material TP02 Acréscimo Percentual
de
até
010
010
OBS: É efetuada um acréscimo percentual no preço de centro de lucro do ledger de materiais. .
CONTROLADORIA
106 de 325
TP0003 Esquema de plano cálculo de custos Nível 010 020
Tipo de condição TPB2 TP02
Denominação Preço de cálculo de custos Acréscimo
de
até
percentual 010
010
OBS: É efetuada um acréscimo percentual no preço do cálculo de custos do material
20.4.6 Variante de preço interno A variante de preço interno determina, se devem ser avaliados dados reais ou dados planejados. Na determinação de preço interno para movimentos de mercadorias ou materiais são avaliados apenas dados reais. Neste caso necessita-se apenas da variante fixa 000. Se, no entanto, o usuário pretender determinar preços planejados com base em dados de cálculo de custos, pode criar várias variantes para a determinação de preço interno.
Criar variantes de preço interno próprias 1. Clicar na área de tela inferior esquerda em criar. 2. Atribuir um número com 3 caracteres e uma descrição sob a forma de texto. 3. Indicar os esquemas de cálculo, que devem ser executados na variante de p reço interno. A seqüência do processamento pode ser controlada através do campo RF . 4. Se o código análise de condição estiver ativado, a análise de condição é chamada em cada transação, que determina um preço interno. O código só deve ser definido para motivos de teste, para verificar a determinação correta de preços internos de acordo com as configurações no customizing da contabilidade de centros de lucro. Se não existirem outras configurações, a análise de condição por variante de preço interno é válida para todos os usuários. Em alternativa, a análise de condição por variante de preço interno também pode ser controlada especificamente para o usuário. Definir, para isso, o parâmetro set-get DIA no valor X, no mestre de usuário. O usuário afetado pode depois ativar a análise de condição para todas as variantes de preço interno existentes. 5. Gravar a variante.
Sistemas standard 000 variante real Número Esquema de cálculo Denominação Seqüência 10 TP0001 Preço interno fixo 01 20 TP0002 Preço interno porcentual 02 Primeiro o sistema processa o esquema de cálculo de custos TP0001. Se for encontrado aqui um preço interno, este é utilizado. Se não for encontrado nenhum preço interno, é processado o esquema de cálculo de custos TP0002.
001 Variante de planificação 1 Número 10 20
Esquema de cálculo Denominação Seqüência TP0001 Preço interno fixo 01 TP0003 Preço de cálculo planejado 02
Primeiro o sistema processa o esquema de cálculo de custos TP0001. Se for encontrado aqui um preço interno, este é utilizado. Se não for encontrado nenhum preço interno, é processado o esquema de cálculo de custos TP0003.
20.4.6.1 Lista de Preços É possível definir uma estrutura da tela para listas de preços. Através de listas de preços, é p ossível analisar registros de condição, de acordo com diferentes critérios. Tecnicamente, as listas preços representam programas ABAP.
CONTROLADORIA
107 de 325
Atividades 1. Entrar o título da lista de preços, que se pretenda criar. O código da lista é um suplemento composto por duas letras que é automaticamente incluído ao report pelo sistema quando o report é gerado. 2. Na tela de dados subseqüente surgem todos os campos-chave, utilizados na área das condições, por ordem alfabética. Selecionar todos os campos-chave, que devem ser tidos em consideração, na lista de preços. 3. Selecionar 'processar -> selecionar tabelas'. Surge uma caixa de diálogo, em que é possível especificar a seleção das tabelas de condição. Caso seja selecionado "sim", apenas são avaliadas as tabelas de condição, que contêm todos os campos-chave selecionados. Caso seja selecionado "não", são avaliadas todas as tabelas de condição, que contêm, no mínimo, um dos campos-chave selecionados. As tabelas de condições são as combinações de determinados campos que constitui a chave de um registro de condição. Em um esquema de cálculo, o usuário especifica a sequência dos tipos de condição. Uma sequência de acesso poderá ser atribuída ao respectivo tipo de condição. Esta sequência de acesso indica onde o sistema deve procurar os registros de condição que são relevantes para um determinado tipo de condição (por exemplo, um bônus para um cliente). Cada acesso na sequência de acesso está relacionado a uma tabela de condições. Os campos (ou seja, as chaves) definidos na tabela possibilitam o sistema encontrar os registros de condição válidos. O usuário deverá definir um ou vários campos de d estino como chave de tabela durante a criação de uma tabela de condições. Além disso, será preciso informar o sistema onde o valor para o campo de destino pode ser encontrado. Com este objetivo, o usuário deverá indicar um campo de origem. O campo de origem e o campo de destino são geralmente idênticos, mas os dois também poderão ser diferentes. Se o campo de destino "Cliente" fizer parte da chave, o usuário poderá determinar que o sistema utilize o campo "Recebedor de mercadorias" como campo de origem e copie o valor existente neste campo. 4. 5. Marcar, na caixa de diálogo seguinte, todas as tabelas de condição, que devem ser avaliadas. 6. Selecionar "posicionar campos", de modo a determinar a estrutura da tela da lista de preços. D eve ter-se em atenção, que surjam todos os campos-chave das tabelas selecionadas na tela de dados subseqüente. Os campos, que devem ser utilizados na exibição posterior da lista como critérios de seleção, podem ser ocultados através da anulação da marcação na coluna "seleção". 7. Selecionar "forma", de modo a determinar a exibição de escalas ou de períodos de validade para a lista de preços.
21 Contabilidade de Centro de Custo Dentro de Contabilidade de Centro de Custo (CCA), assim como em todo o R/3, existe uma diferença entre dados cadastrais (dados mestre) e dados transacionais (transation data). Os dados cadastrais (classes de custo, centros de custo, tipos de atividades, índices estatísticos, Organização Empresarial e hierarquia standard) permanecem inalterados por um longo período de tempo. Já os dados transacionais (lançamentos – line items, registros de totais – total records) são usados no curto prazo e são associados aos dados cadastrais. A partir da versão 4.6 foi disponibilizada em função em CO, Organização Empresarial que permite visualizar todas as unidades organizacionais em uma só tela (empresas, centros de custos, centros de lucro, Área d e Contabilidade de Custos, etc.) de forma gráfica facilitando a compreensão da estrutura organizacional implementada.
21.1 Dados mestre A manutenção dos cadastros básicos pode ser feita de forma individual ou coletiva. De forma coletiva podem ser definidos intervalos de valores, grupos ou variantes de seleção (definidas no IMG). As variantes de seleção podem ser alteradas durante o processamento. Para as variantes de seleção podem ser definidas classificações e filtros assim como em uma ABAP list viewer (list variants – definem os campos a serem apresentados). A variante de seleção permite acumular os registros de acordo de diversas características (por exemplo: agrupar os centros de custo por categoria de centros de custo. Deste ponto de vista, podemos considerar a variante de seleção como um agrupamento dinâmico visto que, se um novo centro de custo for cadastrado com esta categoria, automaticamente, passa a fazer parte deste grupo.).
Dados mestre dependente do tempo – O R/3 permite a manutenção dos cadastros básicos também em função do tempo. Assim, por exemplo, pode ser definido que durante o ano de 2000, o responsável pelo centro de custo de manutenção será o Sr. Alberto e no ano de 2001 passará a ser o Sr. José. Será gerado um registro para cada intervalo de validade desejado. Nas
CONTROLADORIA
108 de 325
consultas e relatórios, será verificado o intervalo de validade. Este critério de dependência do tempo pode ser definido no Customizing quais campos se deseja guardar informações diferentes ao longo do tempo. Então, só será possível definir dois responsáveis para um mesmo centro de custo conforme o período se o campo responsável tiver sido definido como dependente do tempo. Sempre que for alterado um campo no cadastro de centro de custo ou em outros cadastros do R/3 com a mesma característica, o sistema irá informar que o campo é dependente do tempo e solicitará que se deseja gerar um novo intervalo de validade ou alterar a informação no intervalo de dados atual. No entanto, nem todas as informações podem ser definidas como dependentes do tempo. A vinculação do Centro de Custo à hierarquia padrão é um exemplo.
21.1.1 Grupos de Dados mestre Para todos os cadastros básicos podem ser definidos agrupamentos. Os grupos são usados para manutenção do cadastro, para definir critérios de alocação, para análises e planejamentos a nível sintético. O uso do grupo agiliza o processo de planejamento ou geração de relatórios. Pode ser criada uma hierarquia de grupos. Os grupos de centros de custos podem ser criados independentemente da hierarquia padrão. Os grupos podem conter um ou mais intervalos de numeração. No entanto, em alguns casos, não é possível selecionar os valores necessários através de intervalos de numeração. Para selecionar, por exemplo, os centros de custos de produção ou as classes de custos de uma determinada categoria, ou as ordens de um determinado tipo, pode-se definir uma variante de seleção e incluir a variante de seleção no grupo. Opcionalmente, pode-se usar a própria variante de seleção no campo de grupo colocando um ponto antes do nome para que o sistem reconheça que é uma variante e não um grupo. Transações para criar uma variante de seleção:
Transação Dados mestre OKOV
Ordens
KM1V
Centros de Custos
KM7V
Tipos de Atividades
KM5V
Classes de Centros de Custos
É possível definir “ Opções para relatório ” para um determinado grupo. Uma destas opções é o valor representativo, que permite definir definir um centro de custos para representar vários outros centros de custos. O valor representativo é um substituto de um grupo de valores. Ele é utilizado, por exemplo, em textos de relatório. Utilizando a seleção, é executado um relatório sobre um grupo de centros de custo, e deseja-se exibir o responsável pelos centros de custo no cabeçalho do relatório. O responsável pelo centro de custo está somente gravado nos dados mestre dos centros de custo. Por este motivo deve ser entrado um centro de custo como centro de custo representativo. Na execução do relatório, é exibido o responsável pelo centro de custo representativo. No controlling dos custos indiretos, o valor representativo é principalmente utilizado em grupos de centros de custo. •
No sistema de informações: •
•
•
Para a exibição de dados mestre para características das linhas e colunas de um relatório, por exemplo no cabeçalho do relatório, é utilizado o valor representativo em substituição de variáveis de texto.
Em rollups hierárquicos: •
•
Para a seleção da impressora do departamento, caso se deseje imprimir uma hierarquia, na qual a área de responsabilidade difere para cada nível hierárquico, e por esta razão deve ser respetivamente selecionada uma impressora diferente.
O valor representativo substitui, por exemplo, o centro de custo, no qual devem ser condensados os dados de todos os centros de custo no set.
No planejamento (somente para CO: Contabilidade de centro de custo e FI: Ledgers especiais): •
Se um set de parâmetros de set inclui um valor representativo, por exemplo um centro de custo, então pode ser entrado um valor para este centro de custo no planejamento, em substituição de todos os centros de custo do set.
CONTROLADORIA
109 de 325
21.1.2 Classe de Custo (Cost Elements) As classes de custo subdividem em classe de custos primária, classe de custos secundária e classe de receitas. As classes de custos são as “contas contábeis” para CO. É através destas classes que todos os lançamentos serão gerados em CO, seja lançamentos oriundos de FI, seja lançamentos diretos em CO em qualquer um de seus componentes. CLASSES DE CUSTOS PRIMÁRIAS (PRIMARY COST ELEMENTS)
Primary cost element - são as classes de custo primárias propriamente ditas; Imputed cost element – são as contas para lançamento das provisões gerenciais (accrual orders), precisa s er definida no plano de contas mas não precisa existir no segmento da empresa. Um exemplo de accrual orders podem ser uma depreciação gerencial que não vem de FI. Neste caso, ou define-se um procedimento para converter as depreciações gerenciais efetuadas em CO para as depreciações reais em FI e, num dado momento, a ordem será encerrada ou, define-se que as depreciações reais não serão lançadas em CO. Neste caso, a ordem de provisão ficará sempre em aberto ou deverá ser liquidada manualmente em C O. O motivo para que esta classe de custo seja primária é para a conciliação com FI. External order settlement – conta para liquidação das ordens internas para fora de CO, por exemplo, no caso de se criar uma ordem interna para controle da construção de um prédio. Ao final da construção, o prédio será convertido em um ativo imobilizado e a ordem interna precisará ser liquidada contra uma conta contábil do ativo. Observe que , neste caso, a conta não será uma conta de resultado e sim uma conta patrimonial. Este é um dos poucos exemplos de utilização de contas patrimoniais em CO. CLASSES DE CUSTOS SECUNDÁRIAS (SECONDARY COST ELEMENTS) As classes de custo secundárias se subdividem de acordo com o método de alocação de custos para a qual ela será definida dentro de CO.
Internal activity alocation – classe de custo associada a um tipo de atividade a nível cadastral usada para alocação de atividades em CO seja direta ou indiretamente. Assessment – classe de custo usada para efetuar rateio em CO. Cada segmento do ciclo de rateio pode ter uma classe de custo diferente. No entanto, pode ser definida a mesma classe de custo para mais de um segmento. Overheads – classe de custo usada para efetuar os lançamentos de sobretaxa conforme o esquema de cálculo de custos definido na Costing Sheet. Internal order settlement – classe de custo usada para efetuar a liquidação de uma ordem interna contra um objeto de custo dentro de CO. Estas classes são definidas na Estrutura da Alocação (Alocation Structure) que será vinculada a um perfil de liquidação (Settlement Profile) que, por sua vez estará vinculada ao tipo da ordem interna a ser liquidada. Assim, o processo de liquidação da ordem pode usar várias classes de custo e pode inclusive ser a cl asse de custo primária original do lançamento. CLASSE DE RECEITAS (REVENUE ELEMENTS) As classes de receitas são válidas somente para CO-PA e EC-PCA. Em CCA somente para lançamentos estatísticos.
Revenue element – recebe os lançamentos referentes a receitas. Sales deduction – recebem os lançamentos referente a deduções de vendas. Nem todas as contas de despesas terão uma classe de custo em CO. Por exemplo, a conta de custo de produtos vendidos. Através do Default settings podem ser definidos critérios para geração automática das classes de custos primárias e secundárias. As classes primárias serão definidas como espelho da conta contábil e a categoria será definida no default setting. As classes secundárias terão a mesma descrição da categoria já que não existem em FI. Posteriormente pode ser alterado o nome tanto da classe primária quanto da secundária. As classes podem ser geradas on-line ou através de batch input. Como já foi dito anteriormente, é preciso reservar um intervalo de contas para as classes secundárias na definição do plano d e contas contábeis para FI visto que, embora CO não permita o cadastramento de uma classe secundária se já existir uma conta contábil com este número no razão geral em FI, FI não verifica a existência de uma classe secundária para bloquear o cadastramento de uma conta contábil no razão geral.
CONTROLADORIA
110 de 325
O R/3 permite o processamento coletivo para consulta e exclusão de classes de custo. Para cada classe de custo pode ser definida uma Attribute Mix (Mix de Características) contendo até oito atributos que podem ser definidos para a classe de custos para melhor descrevê-la. É uma i nformação puramente documentacional que poderá ser usada em relatórios. Para a classe de custo pode ser definido, ainda, se irá armazenar lançamentos em quantidade e, neste caso, qual será a unidade de medida. As quantidades consumidas deverão ser armazenadas na unidade de consumo ou em uma unidade de medida que possa ser convertida. No planejamento, a unidade de medida pode ser alterada no nível de centro de custo/ classe de custo. Se nehuma unidade for informada, no primeiro planejamento, poderá ser informada qualquer unidade de medida. Se não for informada nenhuma unidade de medida e diferentes unidades de quantidades forem determinadas para cada centro de custo/classe de custo, não será possível armazenar quantidades na distribuição real/planejada. Em Product Cost Controlling, materiais com diferentes unidades quantitativas são armazenados numa mesma classe de custo. Estes materiais podem ser armazenadas individualmente em CO, mas não em nível de classe de custo. Neste caso, a unidade do material será usada no custeio. Ainda pode ser informado valores padrões para um centro de custo e/ou uma ordem interna de forma que, sempre que se fizer um lançamento para esta classe de custo, o sistema irá sugerir estes objetos de custo como valores default. Inclusive, através de outras configurações, estes campos podem ser bloqueados para alteração. Estes valores padrões se aplicam a classe de custo primária usadas lançamentos de FI. Cada classe de custo pertence a uma única Área de Contabilidade de Custos e possuem um período de validade.
21.1.2.1 Categoria de Classes de Custo PRIMARY COST ELEMENT CATEGORIES
01
General Primary Cost Elements
Classe de custo usada para lançamento de custos primários (fora de CO) vindo de FI, MM, etc.
03
Accrual Cost Elements, Percentage Method
Usada somente em Contabilidade de Centro de Custo (CO-OM-CCA) para cálculo de provisões com base em porcentagens. Os lançamentos de custos reais podem ser gerados diretamente de FI e o R/3 irá usar esta categoria par lançar provisões em CCA. A conta vinculada à classe de custo precisa existir no nível de plano de contas. Mas não precisar ser cadastrada a conta no G/L.
04
Accrual Cost Elements, Target=Actual Method
Semelhante à categoria anterior só que para o Target = Actual Method que considera o custo teórico como sendo o custo real.
11
Revenue Elements
Usada para lançamentos de receitas. As receitas parecem como lançamentos negativos em CO exceto em CO-PA. Um centro de custo só pode receber lançamentos estatísticos de receita o que significa que os lançamentos podem ser transferidos para outros centros de custos por Reposting (erro) mas não podem ser alocados e as receitas não serão consideradas durante a precificação de atividades iterativa e não estão incluídas nos preços da alocação das atividades. Quando se tratar de um lançamento de crédito referente a um credit memo (lançamento que reduz valores a receber ou a pagar – nota de crédito) definir a classe na categoria para que aparecem em CO com valores negativos e possam ser tratadas como custos. As receitas só integram com PA se tiverem a classe 11 ou 12.
CONTROLADORIA
111 de 325
PRIMARY COST ELEMENT CATEGORIES
12
Sales Deductions
Usada para lançamento de deduções de vendas (descontos, abatimentos). Algumas deduções de vendas são classificadas como classe de receitas e não de deduções tais como, f rete destacado na NF, surcharges para pequenas quantidades, ordens especiais. Funcionam da mesma forma que a categoria anterior.
22
External Settlement
Usada para liquidar, custos de ordens, projetos ou objetos de custos para um objeto fora de CO que pode ser um ativo (AM), um material (MM) ou uma conta do G/L (FI). Não poderá ser usada para liquidação dentro de CO (centros de custo, ordens, projetos, etc.) quando deve ser usada a categoria 21. O R/3 somente cria um documento em CO quando a liquidação for feita para fora de CO.
90
Financial Accounting Balance Sheet Accounts
Atribuída automaticamente na criação de uma classe de custo de CO cuja conta em FI seja de conciliação de ativo (contas patrimoniais especiais), not income statement accounts. Os dados cadastrais desta categoria não podem ser alterados. Os lançamentos serão estatísticos. Esta categoria permite verificar orçamento de aquisição de ativos em ordens e projetos. Para tal, a ordem de investimento ou o WBS element deve ser informado no cadastro do ativo. As classes de custos desta categoria podem ser tratadas como activity independent como parte do planejamento do centro de custo. SECONDARY COST ELEMENT CATEGORIES
21
Internal Settlement
Usada para liquidação de ordens ou projetos para objetos em CO.
31
Order/Project Results Analysis
Usada para armazenar Dados de análise de resultado de ordem / projeto.
41
Overhead
Usada para distribuir custos indiretos dos centros de custo para as ordens podendo ser custos com materiais, vendas ou administrativos.
42
Assessment
Usada para rateio.
43
Internal Activity Allocation
Usada para alocação de custos durante Internal Activity Allocation e também no Custeio ABC.
21.1.3 Centros de Custo (Cost Centers) A manutenção dos centros de custo pode ser feita pela função específica ou através da hierarquia padrão (standard) definida para a Área de Contabilidade de Custos. Todos os centros de custos deverão estar contidos na hierarquia de forma que o nó principal represente o somatório de todos os centros de custo da Controlling Area. O Centro de Custo é gerado dentro de um período de validade. Se, por exemplo, o centro de custo for cadastrado válido para somente um ano, para aumentar a sua validade, será preciso cadastrar novamente o centro de custo como sendo válido para o período adicional de validade requerido. O Sistema irá considerar como o mesmo centro de custo j á que terá a mesma chave de identificação. A moeda do centro de custo será igual à moeda da empresa (e não da Área de Contabilidade de Custos). A moeda do Centro de Custo somente poderá ser diferente da moeda da empresa quando for definido que a Área de Contabilidade de Custos irá trabalhar com somente uma moeda e, neste caso, a moeda da empresa e da Área de Contabilidade de Custos serão as mesmas. As categorias dos Centros de Custos define o tipo de atividade executada pelo Centro de Custo (Produção, Administrativo, etc.). O SAP fornece algumas categorias cadastradas, mas a empresa pode definir suas próprias categorias conforme sua necessidade. A Categoria de Centro de Custo é usada para definir valores padrões para os centros de custo desta categoria sendo: se o centro de custo aceita ou não lançamentos de classes de custos primárias, secundárias e/ou receitas no nível de planejamento e dados reais e lançamentos de compromisso e de quantidade. Ao cadastrar os centros de custos, a informação vem default da categoria, mas pode ser alterada no centro de custo. As categorias de centro de custo também são usadas para restringir os centros de custo que po derão executar uma determinada atividade, ou seja, ser associado a um tipo de atividade (activity type) nas funções de planejamento. No dados mestre do Tipo de atividade pode ser definido qual o tipo de centro de custo pode executar aquele tipo de atividade. Para aceitar todss as categorias o campo pode ser preenchido com um asterisco (*).
CONTROLADORIA
112 de 325 G1
G1
G1
CC6
G1
G1
CC5
CC4
CC1
CC2
CC3
O R/3 permite a manutenção em massa dos dados cadastrais dos centros de custos. Podem ser selecionados por intervalos, grupos ou variantes de seleção. Podem ser alterados todos os campos exceto os campos adicionais específicos da empresa. Depois de cadastrado um centro de custo, a empresa, a business area ou o centro de lucro associados somente poderão ser alterados se: a moeda da nova empresa seja a mesma, só existam lançamentos de planejamento para um dado ano fiscal e o centro de custo não tenha associado a um ativo, a um centro de trabalho ou a um registro do HR. A vinculação do centro de custo com um centro de lucro é opcional. No entanto, quando não existir esta amarração, o sistema irá jogar todos os custos para um centro de lucro definido como Dummy.
TEMPLATE - MODELO Os modelos podem ser associados a Centros de Custo para execução de planejamento de custos primários e consumo de atividade. Neste caso, o planejamento pode ser dependente ou independente da atividade. Os mo delos também podem ser usados para efetuar alocações de processos empresariais (ABC) e, ainda, como ser vinculados a um Esquema de Cálculo de Custo (Costing Sheet) para calcular sobretaxas (custos indiretos). O Esquema de Cálculo de Custos controla o cálculo custos indiretos. Cada objeto de custo (ordem, centro de custo) deve ter um Esquema de Cálculo de Custos associada para o cálculo dos custos indiretos. Para as ordens de custo indiretas, o Esquema de Cálculo de Custos pode ser assumida do modelo da ordem (tipo de ordem). Para os centros de custo e processo ABC, o Esquema de Cálculo de Custos precisa ser definida no cadastro Para as ordens de produção de CO sem estrutura quantitativa, o Esquema de Cálculo de Custos proposto pelo sistema será o constante no Perfil de Planejamento (Planning Profile). Para ordens de produção, ordens de processo, coletores de custo de produto, ordens de manutenção, ordens de manutenção regular e ordens de serviço, o Esquema de Cálculo de Custos é definido pela Variante de Avaliação (Valuation Variant). A Variante de Avaliação é definida pela Variante de Cálculo de Custos (Consting Variant) que, por sua vez, está definida nas parametrizações do tipo de ordem e centro. Para os projetos, o Esquema de Cálculo de Custos é definido no perfil do Projeto. Para materiais, é definido pela Variante de Avaliação. Para base objet plannings, é definido nos dados mestres. Para objetos de custo, é definido no perfil do objeto de custo. Para os itens de documentos de vendas, é definido nas classes de requirements.
VARIANTE DE SELEÇÃO Para os centros de custos podem ser criadas Variantes de Seleção que corresponde a um grupo dinâmico de centros de custos para ser usado em relatórios. Os relatórios disponíveis são:
Relatórios Disponíveis RKKOASEL
Classes de custo
RKKSTSEL
Centros de custo
RKLSTSEL
Tipos de atividade
RKPRZSEL
Processos Empresariais (ABC)
RKOSEL00
Ordens internas
RKPSEL00
Projetos
CONTROLADORIA
113 de 325
Para uma Variante de Seleção, devem ser definidos os campos para os quais se deseja atribuir valores. Estes valores podem ser alterados no momento da execução do relatório conforme o que for parametrizado nos atributos. Os campos não desejados podem ser suprimidos. Por exemplo, para selecionar os objetos por período de tempo, defina selection variant que somente irá conter os campos do cadastro referentes a período.
LIST VARIANTS PARA PROCESSAMENTO COLETIVO As list variants correspondem ao layout de telas de entrada para processamento coletivo. Define-se quais os campos serão apresentados na tela de lista e na tela de detalhe que estarão disponíveis para apresentação. O SAP disponibiliza as seguintes list variants para processamento coletivo de centro de custo: Standard one row, Standard two rows, Standard three rows e Standard four rows. Estes variants não podem ser alteradas.
21.1.4 Tipos de Atividade (Activity types) O tipo de atividade classifica uma atividade específica executada por um ou mais centros de custo. Na execução de uma atividade, um centro de custos consome recursos e, naturalmente, o custo destes recursos precisam ser alocados para os objetos (centros de custo, ordens, processos, etc.) que estão se beneficiando da atividade executada. O centro de custo que executa a atividade é dito emissor e os centros de custo (ou outros objetos de custos) que recebem as atividades são denominados receptores . O tipo de atividade fornece o tracing fator (grandeza de referência) para alocação dos custos (exemplo: homem-hora, horamáquina). Os tipos de atividades se dividem em quatro diferentes categorias. A categoria da atividade determina o método para alocação e planejamento da quantidade da atividade. Os métodos de alocação para os tipos de atividade são: •
Alocação Direta – a quantidade de atividade a ser alocada é informada manualmente e multiplicada pelo preço planejado para a atividade pelo emissor.
•
Predistribuição de custos fixos
•
Indireta (cálculo inverso ou retroativo da atividade)
•
Não alocada; a quantidade de atividade foi executada para o próprio centro de custo emissor.
21.1.4.1 CATEGORIAS DE TIPO DE ATIVIDADE •
•
•
•
Categoria 1 (planejamento e alocação manual) - as atividades desta categoria são usadas para planejamento e alocação manual. O planejamento da quantidade de atividade a ser executada pelo centro de custo emissor (executante) é feito pelo Responsável pelo Centro de Custo Emissor através da função de planejamento da saída de atividade, planejando, inclusive o valor da atividade. Já as quantidades de atividade a serem solicitadas a este centro de custo pelos centros de custo receptores será feita manualmente, pelos responsáveis por estes centros de custos através da função de planejamento de entrada de atividade Percebe-se, então, que, pode existir uma variação entre o montante planejado pelo emissor e a somatório do montante planejado pelos receptores. Será necessário, portanto, fazer uma conciliação para ajustar o planejamento do emissor de acordo o planejamento dos receptores. Esta função não a parte de fixa da atividade e as variações são listadas. Esta conciliação é executada iterativamente. Categoria 2 (alocação indireta e cálculo indireto) – as atividades desta categoria são aquelas para as quais o cálculo das quantidades é impossível ou extremamente trabalhoso. O cálculo das quantidades planejadas em reais é feito através da alocação indireta de atividade através do relacionamento definido entre o emissor e o receptor, através dos tracing factor (base de referência) do receptor ou através de quantidades fixas definidas nos segmentos. As quantidades de atividades planejadas e reais será o somatório das quantidades solicitadas de atividade calculada pelos tracing factor ( base de referência) em cada um dos recpetores. Portanto, para esta categoria a conciliação é automática. Categoria 3 (planejamento manual com alocação indireta) – Para as atividades desta categoria serão planejadas manualmente para o centro de custo emissor através de uma função especial (nom-allocatable activities) sem informar nenhum objeto receptor. O sistema, com base no relacionamento estabelecido entre emissor e receptores, irá calcular as quantidades de atividades a serem alocadas para cada receptor com base na proporção dos tracing factor (base de referência) para todos os receptores e alocar completamente a quantidade planejada no emissor para os receptores. Portanto, após a alocação indireta de atividades, as atividades planejados estarão totalmente conciliadas. Categoria 4 (manual entry, sem alocação) – as atividades desta categoria são planejadas manualmente para o centro de custo emissor e os custos permanecerão no próprio centro de custo. São atividades internas ao centro de custo, como por exemplo, atividades de planejamento, apurações, etc..
CONTROLADORIA
114 de 325
Os valores default podem ser gravados para um tipo de atividade ou um processo ABC para as categorias de atividades alocáveis ou categorias de alocação (categoria 1, 2 ou 3). Os valores default podem ser alterados no planejamento para uma categoria de atividade alocável diferente ou categoria de alocação se for o primeiro planejamento. Somente é possível alterar categorias de atividades não-alocáveis ou categorias de alocação (categoria 4) para categorias de de atividades alocáveis ou categorias de alocação (ou vice-versa) se existirem dados dependente da atividade.
Alocação interna de atividade – na alocação interna de atividade o sistema irá calcular o total do custo a ser alocado considerando o montante da atividade executada pelo emissor para o receptor definida pela quantidade de atividade ( tracing fator) e o preço estabelecido pela atividade. O R/3 gera um débito no receptor e um crédito no emissor baseado na quantidade e valor. A classe de custos usada nestes lançamentos será uma classe de custo secundária definida no cadastro do tipo de atividade. Como já foi dito, um tipo de atividade pode ser restringido a determinados tipos de centro de custo (categorias de centro de custo – produção, administrativo, serviço, etc.) até, no máximo, oito. Para permitir para todos os centros de custo digitar “*” (asterisco). Cada tipo de atividade precisa ter uma classe de custos secundária associada que será usada pelo sistema para efetuar os lançamentos de débitos e créditos nos centros de custos referente às alocações de atividades. Esta classe de custos deverá ser, obrigatoriamente da categoria 43. Se estiver planejando pela primeira vez, esta classe de custo pode ser alterada. Esta informação é time-based, obrigatoriamente,. Isto significa que, para cada ano fiscal, pode ser definida uma classe de custo diferente. Para cada centro de custo que puder executar uma atividade, deve ser definido o preço por unidade da atividade. A determinação do preço pode ser manual ou automática dependendo do campo price indicator. Para planejamento manual, deve ser definido o indicador de preço 3 (informado manualmente). O planejamento é feito na função activity/output price para um centro de custo. A função de planejamento funciona como manutenção cadastral. Além do lançamento manual, o preço da atividade pode ser calculado automaticamente pelo R/3. O cálculo automático pode ser definido com base na quantidade de atividade total executada (indicador de preço 1) ou na capacidade total do centro de custo (indicador de preço 2). O lançamento manual é usado quando a determinação do preço é simples ou quando depende de fornecimentos externos e não dos custos internos do centro de custo ou quando a tarifa não depende das atividades produzidas internamente. Através do planejamento integrado, é possível extrair as quantidades das informações do PP através da vinculação dos grupos de trabalho com os centros de custo. Em PP, são definidas as quantidades de atividades planejadas para os centros de trabalho. Em CO, estas atividades são repassadas ao centro de custo vinculado e valorizadas conforme a tarifa definida para aquela atividade e aquele Centro de Custo.
Flag Actual qty set – se este flag por selecionado será obrigatório lançar, manualmente, a quantidade real, alpem da quantiade com a qual o objeto é creditado. Esta opção faz sentido quando a quantiade creditada no objeto foi determinada indiretamente mas a quantiade real do do ponto de vista do emissor já é conhecida. Flag: Average Prices – indica se os preços da atividade por centro de custo/tipo de atividade permanece constante para todo o ano fiscal (preço médio dos períodos). Esta campo também é dependente do tempo podendo ser alterado a cada ano fiscal. Flag: Plan quantity set – indica que a quantidade de atividade planejada não pode ser alterada pela função de Conciliação do Planejamento mesmo que encontre ajustes a fazer. Flag: PreDistribFixedCost – indica se será permitido que este tipo de atividade (ou processo ACB) seja usado na predistribuição de custos fixos. Variance values por actual alocation – uma vez feito o planejamento das atividades, podem ocorrer variações com os valores reais. O sistema permite que seja definida uma outra categoria para a atividade diferente da planejada. As definições possíveis, além das do planejamento são, igual à definida no planejamento ou target = actual alocation. Categporia 5 – Target=Actual Aloccation – este é um tipo especial de alocação indireta que determina os valores reaias a partir das necessidades de atividade planejadas através de uma índice operacional. Esta categoria somente pode ser definida para alocação real. As categorias para o planejamento deve ser 1, 2 ou 3 (via de regra, categoria 1). Este tipo de alocação permite determinar iterativamente uma rede de atividade em múltiplos níveis usando um índice operacional como um tracing fator. Isto significa que as relações de atividade recursivas entre os centros de custo são consideradas. Relacionamento recurvisos ocrrem, por exemplom quando um centro de cutos recebe e fornece atividade para um outro centro de custo. Neste caso, o R/3 calcula as quantidades a serem alocadas com base nas entradas de atividades planejadas nos receptores, considerando o índice operacional definido nestes receptores para estes tipo de atividade. Isto resulta na
CONTROLADORIA
115 de 325
atividade target do centro de custo emissor, que nada mais é do que a quantidade de atividade que deve ser realmente produzida baseada nos ajustes do índice operacional. A parte variável da quantidade de atividade planejada é ajustada pelo índice operacional definida para a relação centro de custo repector/tipo de atividade e é, então, atualizada como uma quantidade de atividade real variável. A parte fixa da quantidade da atividade é transfrida do planejamento para o real. Para usar este tipo de alocação, é necessárip que a conciliação do planejamento tenha sido assegurada para evitar a obtenção de índices operacoinais incorreto e, consequentemente, alocações incorreta. Se estiver trabalhando com preço de transferência (fluxo parelelo de valores), a alocação é executada pela valorização principal.
Price indicator – estão disponíveis as mesmas opções do planejamento. Output factor - fator a ser aplicado sobre a quantidade de atividade para determinar a quantidade de saída. O R/3 permite consultar os excluir tipos de atividades em massa. Da mesma forma que para centros de custo, é possível criar variantes de seleção.
21.1.5 Índices estatísticos (Statistical key figures) Assim como os tipos de atividades, os índices estatísticos são critérios para alocação periódica de custos (distribuição e rateio) para os quais devem ser atribuído um valor. Só que os índices estatísticos são medidas numéricas que auxiliam na alocação de custos entre os centros de custo, ordens internas, centros de lucro. Também p ode ser definido um índice estatístico especificamente para um determinado tipo de atividade executada por um centro de custo, tal como o número de empregados que executam reparos em um centro de custo de transporte (índice estatístico dependente da atividade). Os índices estatísticos também podem ser usados para cálculo de índices em relatórios. Podem ser lançados tanto valores planejados como reais para os índices estatísticos. Os índices estatísticos podem ser fixos (categoria 01) ou totais (categoria 02). Um índice fixo, significa que seu valor é constante ao longo dos períodos. O valor é informado uma vez e vale para todos os períodos. Por exemplo, o número de empregados de um centro de custo pode ser considerado como um índice fixo. No entanto, seu valor pode ser alterado manualmente pelo usuário se necessário. Por exemplo, um funcionário pode mudar de setor, ou ser demitido, etc. O índice total corresponde a valores acumulados ao longo do período. Por exemplo, número de ligações telefônicas efetuadas no mês. Estes índices precisam ser informados periodicamente. Os índices estatísticos também podem ser extraídos do LIS (Logistic Information System) sem a necessidade de informá-los manualmente. Para isto, o LIS precisa estar ativo em Logística para que o banco de dados do LIS esteja sendo atualizado e deve ser especificado no cadastro do índice estatístico seu vínculo com a key figure correspondente no LIS. O R/3 oferece dois métodos para as key figures do LIS: Info Structures, que são tabelas de bancos de dados automaticamente atualizadas dos componentes de logística (SD ou PM – Plant Maintanance) ou os Info Set que também estruturam as key figures do LIS mas com algumas distinções. O R/3 fornece dois métodos de pesquisa para os indicadores (key figures) do LIS. Info Structures são tabelas do banco de dados gerenciadas pelo R/3 que atualizam, automaticamente, os indicadores do LIS de cada componente específico (SD ou PM). Info Sets também são uma estrutura dos indicados do LIS mas com uma pequena diferença.
Diferenças Extent
Info Structure Key figures de: Análises padrões do LIS
Profundidade
Três níveis: 1. Componente 2. Info Structure 3. key figure
Info Sets Key figures de: Análises padrões do LIS, Relatórios, Transações, Tabelas Várias níveis: 1. Info Set 2. … 3. … n-1. Info Set n. key figure
CONTROLADORIA
116 de 325
Através das Info Structure, a pesquisa requer conhecimento de conexões técnicas entre as tabelas do banco de dados. Através das Info Set, a pesquisa requer conhecimento de conexões lógicas entre as tabelas. Independente do método, o sistema apresenta a informação do índice estatístico na tela de manutenção inicial. A transferência pode ser feita independentemente da atividade para um centro de custo, grupo de centro de custo ou para todos os centros de custo de uma área de controle ou então dependente da atividade para um centro de custo, um grupo de centro de custos e para todos os centros de custos de uma Área de Contabilidade de Custos com base no tipo de atividade, um grupo de tipo de atividade ou para todos os tipos de atividade. O R/3 permite processamento coletivo para alteração e exclusão dos índices estatísticos.
21.1.6 Recursos Recursos são mercadorias e serviços adquiridos para a execução de uma determinada atividade empresarial. Em CO-OM, os recursos podem ser usados somente para planejamento. Podem ser planejados durante o planejamento de custos primários para os centros de custo/tipo de atividade, para ordens e para elementos WBS de p rojeto. Custos primários são os custos gerados pelo consumo de mercadorias e serviços oriundos de fora da empresa. Associando mais de um recurso para uma classe de custo, pode-se reduzir o plano de contas sem perder detalhes relevantes para análise de custos. Os recursos não podem ser usados no planejamento estruturado de ordens e elementos WBS. Os quatro tipos de registros disponíveis são: • •
•
Tipo R – existe somente em CO-OM e seus preços são armazenados diretamente nas tabelas de preço. Tipo M – referentes a um material e seus preços são definidos no mestre de material. Em MM, o recursos, em conjunto com a categoria do item, descreve o que o item representa em uma estimativa de custos (materiais, tipo de atividade, Info records de compras ou custo indireto) Tipo B – referente a uma base planning object e considera o preço do objeto base de planejamento custeado para valorizar o consumo do recurso. Um Base planning object refere-se a um objeto em unidade de custeio que pode ser u sada como um componente em uma outra estimativa de custo. Um base planning object pode ser copiado no planejamento de outros objetos em CO.
21.2 Lançamentos baseado em eventos 21.2.1 Automatic Commitment and Funds Reservation Compromissos são obrigações futuras de pagamento geradas no cadastramento de uma ordem de compra, requisição interna de compra. Para que seja gerado um lançamento de compromisso em CO é preciso que o gerenciamento de compromissos esteja liberado para a Área de Contabilidade de Custos, para o centro de custos e deve ser informado um objeto de custo no lançamento da ordem ou requisição de compra. Se for gerada uma ordem de compra baseada em uma requisição de compra, o lançamento de compromisso em CO é reclassificado. No recebimento da fatura, o compromisso é convertido para custo real. O compromisso não é gerado no momento da abertura de um contrato (outline agreement), somente na criação de uma ordem liberada de contrato (contact) ou ordem liberada de mercadorias (schedule agreements).
21.3 Lançamentos reais 21.3.1 Transferência manual de custos e receitas (Reposting Cost And Revenues Manually) As receitas são lançamentos estatísticos nos centros de custo e, portanto, não podem ser usadas nos m étodos de alocação periódica. No entanto, os custos e receitas primários podem ser reclassificados manualmente usando a Transferência Manual de Custos para corrigir erros de lançamentos. O lançamento de transferência é feito na mesma classe de custo primária original. Portanto, para alterar a classe de custo é preciso corrigir o lançamento em FI. O sistema não irá fazer nenhuma verificação de existência prévia de custos no objeto a ser creditado. Isto pode gerar um saldo negativo no objeto de custo mas o controle deve ser feito pelo usuário. Serão gerados lançamentos de débito e crédito. Este procedimento também pode ser usado de forma automática o que irá permitir, por exemplo, reduzir os lançamentos em FI. Exemplo: os custos de salários podem ser lançados em um único centro de custo (Centro de Custo que será zerado
CONTROLADORIA
117 de 325
posteriormente) e reclassificados em CO via transferência para os devidos centros de custo. Trata-se da Transferência Periódica que será discutida nas funções de fechamento do período. Permite corrigir erros de lançamentos em FI para um item específico de um documento de CO. Ao contrário da Transferência manual de custos, na Transferência de Partida Individual, o R/3 irá manter um vínculo entre o novo documento de CO gerado e o lançamento original de FI. Corresponde a um estorno (reversal) no objeto emissor. O custo poderá ser redirecionado para um ou mais de um objeto recebedor. Se estiver trabalhando preço interno (Transfer Price) entre unidades organizacionais (Empresas ou Centros de lucro) (avaliação paralela) não será possível realocar custos e receitas para as valorizações em paralelo. Será preciso usar a Transferência de Partida Individual . Transfer prices permite dividir o montante das tarefas entre as diferentes unidades organizacionais para valorizar mercadorias e serviços intercambiáveis entre estas unidades.
21.3.2 Transferência de partida individual (Reposting Line Items) Este tipo de lançamento também é usado para corrigir erros de lançamentos no FI. Os custos são transferidos em parte ou totalmente para outro objeto de custo fazendo referência ao documento original ao contrário do caso anterior. O lançamento original permanece sem alterações. O ideal é que os erros sejam corrigidos no componente original, no caso FI, para garantir a conciliação dos dados. Mas, se tratando de erro do objeto de custo, não tem nenhum reflexo em FI. O custo poderá ser transferido para mais de um receptor e funciona com um estorno (reversal) no objeto emissor.
21.3.3 Time de Trabalho (Time Sheet) É uma ferramenta do R/3 usada por várias aplicações. Agrupa as necessidades de armazenamento de informações sobre tempo de várias aplicações em uma só função. Possui informações para: •
Presença e ausência para RH;
•
Alocação interna de atividades em CO;
•
Reporte de manutenção (PM), de projetos (PS), e Gerenciamento de Serviços (SM);
•
Entrada de serviços externos executados por External Services Management (MM-SRV).
A Folha de Trabalho pode ser usada tanto por funcionários quanto por prestadores de serviço. Existe também uma tela para entrada centralizada de informações de vários funcionários. Os tempos podem ser alimentados por quantidade de horas ou horário real e está sempre vinculado a uma pessoa especificamente. A Folha de Trabalho de cada usuário pode ser customizada de acordo com o nível de conhecimento do usuário e a área de atividade limitando inclusive os campos apresentados na tela.
21.3.3.1 Alocação direta de atividade (Direct Activity Allocation) Alocação direta de atividade envolve o dimensionamento, armazenamento e alocação de serviços executados na empresa. Para isto, é preciso definir bases de referência (tracing factor) relevantes (mensuráveis) que serão os critérios para alocação d os serviços ou atividades. Estes fatores são definidos como tipos de atividades para o R/3. Uma atividade pode ser definida como sendo uma ação executada por um centro de custo. Por este método, os custos de um centro de custo são distribuídos conforme a quantidade de atividade produzida por ele para outros centros de custo. Para estabelecer uma alocação direta de atividade é preciso definir o centro de custo que executou o serviço (sender - emissor), o centro de custo ou centros de custo que receberam o serviço (receiver - receptor), o tipo de serviço executado (activity type) e a quantidade de serviço prestado a cada receptor, ou seja, a quantidade de atividade consumida por cada receptor. Somente um centro de custo poderá ser definido como emissor mas para receber o custo pode ser qualquer objeto de custo real ( centro de custo, ordens, projetos, etc.). Este tipo de lançamento gera um crédito e um débito usando uma classe de custo secundária (categoria = 43) definida no cadastro do tipo de atividade. O R/3 irá debitar o centro de custos executante da atividade (o objeto emissor do custo, na alocação direta de atividade necessariamente será um centro de custo) e debitar os receptores (qualquer objeto de custos). Pelo planejamento da saída da atividade ( planning activity output ) é definido quais os centros de custos irão fornecer que tipos de atividades e planejar os preços destas atividades por centro de custo. Em caso de erro, pode ser usado o Transferência de Alocação de Atividade para efetuar a correção mantendo uma referência com o documento original. A quantidade total deve continuar sendo a mesma mas distribuída de forma diferente. Podem ser efetuados ajustes mas referindo-se a documentos de períodos anteriores dentro do mesmo ano fiscal. Os documentos que po dem ser reclassificados são: documentos entrados
CONTROLADORIA
118 de 325
manualmente em CO; documentos de CO gerados por Confirmação de Produção (de Production Planning and Controlling); documentos de CO gerados pela folha de atividades do usuário (Folha de Trabalho). É preciso cadastrar também o preço planejado para o tipo de atividade para cada centro de custo que executa a atividade para que o sistema possa calcular o valor total do custo multiplicando a quantidade de atividade consumida pela tarifa planejada. planejada. Opcionalmente, o sistema pode determinar o preço da atividade automaticamente através do Cálculo Iterativo do preço das atividades. O sistema considera todas as trocas de atividades entre os centros de custos e calcula o preço da atividade de forma iterativa (processo repetitivo) dividindo os custos planejados pelas quantidades de atividades planejados ou pela capacidade total do centro de custo (conforme configurado indicador de preço 1= planejado e 2 = capacidade). Trabalhar com a capacidade total é bastante útil quando os custos provisionados para a capacidade total não afetam, posteriormente, o custo do produto. O cálculo automático pode ser feito ainda considerando um preço periódico, médio ou acumulado conforme o indicador de processamento . A alocação direta de atividade é mais comumente usada para custeio padrão ( estático ou flexível), para custeio ABC e para custeio direto. Se a alocação de atividade interna for utilizada em conjunto com a pre-distribuição de custos fixos e o emissor p articipa da predistribuição, o receptor é que irá definir se será alocado o custo total ou somente a parte variável. Se os emissores e os receptores participam da pre-distribuição e foram feitos lançamentos reais ou estatísticos para o receptor, o sistema irá calcular somente os custos variáveis. Caso contrário, será alocado o custo total. Se estiver trabalhando com preço interno (avaliação paralela), a alocação interna de atividade será executada somente na valorização principal. O preço da atividade usada na alocação se aplicará a todas as valorizações.
21.3.4 Transferência de Alocação de Atividade (Activity Allocation Reposting) Esta função permite fazer correções nos documentos de alocação real de atividades não ligadas ao processo produtivo que precisam ser lançadas manualmente através da função de Activity Allocation. Nela, os custos são alocados dos centros de custo para ordens, processos ABC, etc. Esta é uma função para Transferência de lançamentos para classes de custo secundária. Elimina a necessidade de reverter (estornar) a alocação. A transferência de alocação de atividade permite: •
Processar em conjunto todas as alocações de um receptor;
•
Alterar o número de receptores original;
•
Transferir parte da quantidade lançada
•
Alterar o receptor
Somente poderão ser transferidas alocações diretas efetuadas dentro de CO.
21.3.5 Entrada de Quantidade / Preço Atividades nos Emissores (SENDER ACTIVITY / ACTUAL PRICE) Nesta função serão lançadas as quantidades de atividades do emissor para alocação indireta ( categoria 3 – entrada manual, alocação indireta) e para atividades não alocáveis (categoria 4 – entrada manual, sem alocação). Esta função também pode ser usada para processo ABC. A quantidade de atividade será distribuída para os receptores de acordo com os seus tracing factor (bases de referência). Para as atividades não alocáveis, as quantidades não produzidas são usadas como base para controle do custo. O sistema calcula a operating rate através da atividade planejada e a atividade não alocável determinando os custos teóricos (target) e as variações para o Centro de Custo. Depois do lançamento das quantidades no emissor, os lançamentos para os receptores devem ser feitos através da função de alocação periódica "Alocação Indireta de Atividade" onde o critério para o emissor deve ser “quantidades lançadas”. O critério para os receptores pode ser qualquer um. Exemplo: embora em bora seja possível medir a quantidade total de horas gasta por um funcionário nos testes de qualidade, não é possível determinar a quantidade de atividade destinada a cada centro de custo produtivo ligado ao teste. No entanto, pode ser usado o número de itens testados testados para cada centro de custo produtivo (Statistical key figure que pode ser extraído do LIS). O Centro de custos de vendas gera custos variáveis para cada unidade d e produto vendido. Estes custos não podem ser creditados contra um segmento de rentabilidade através de uma alocação direta de atividade remanescendo no centro de custo a menos que seja usado Ordens Internas ou Demonstração Demo nstração de Resultados.
CONTROLADORIA
119 de 325
O preço para cálculo dos custos seja planejado, seja real, podem ser informados m anualmente ou automaticamente calculados pelo sistema. A função de Actual Price permite informar o preço real manualmente. No cadastro de tipo de atividade, deve ser definido se o preço será calculado automaticamente ou informado manualmente. Se for informado manualmente, o usuário deverá alimentar o preço para cada tipo de atividade/centro de custo ou processo ABC. Caso seja definido automaticamente, o R/3 permite dois critérios para cálculo, com base na quantidade planejada/real ou na capacidade total do centro de custo. O indicador de preço pode ser definido diferentemente para o planejamento e o custeio real. Também a categoria da atividade pode ser definida diferente para o planejamento e o real com a diferença que, par a o real, também pode ser definida a categoria Target=actual allocation.
21.3.6 Alocação Manual de Custos A alocação manual de custos permitir alocar, manualmente, custos REAIS não dependentes de atividade. Não existe uma função de alocação manual para custos planejados. Podem ser alocados tanto custos primários como secundários (com exceção da categoria 43). Ao contrário do Reposting de custos, que reduz a linha de débito original, no centro de custo, será gerada ima linha de credito no emissor. Esta função é útil para reduzir tempo de configuração do IMG para alocações simples e também para corrigir lançamentos secundários e dados importados de sistemas externos. Estes lançamentos não geram um estorno e, sim, uma nova alocação. O Emissor pode ser um Centro de Custo, Ordem, elemento PEP, Processo ABC, ordem de vendas, objeto de custo e rede. O receptor pode ser um Centro de Custo, Ordem, elemento PEP, Processo ABC, ordem de vendas, objeto de custo, rede, grupo de produto, canal de distribuição. Vai depender da Variante de Exibição informada. Além dos emissores e receptores, devem ser informados o montante do custo, a quantidade, a moeda, o personal number (chave a nível de mandante que identifica um empregado. Esta chave é usada no cadastro do empregado no time data). Se for executada uma alocação periódica seguindo uma alocação manual, é preciso assegurar que todos as classes de custo usadas no lançamento manual estão contidas no esquema esquema de cálculo para alocação automática. Custos debitados para um centro de custo através da alocação manual não poderão po derão mais ser debitados através de Transferência periódica. Reclassificação Reclassificação periódica é para correção de lançamentos e deve ser executada antes mesma que qualquer alocação manual.
21.4 Fechamento de período 21.4.1 Cálculo de Provisões (ACCRUAL CALCULATION) - Delimitação A execução dos cálculos de provisões é efetuado após a definição das estruturas de overhead e a manutenção dos dados relevantes para esta estrutura, ou após a manutenção dos lançamento de créditos atual=teórico. O cálculo de provisões pode ser simulado para teste ou projeções. O cálculo pode ser feito feito individualmente para um centro de custos custos ou um grupo de centros de custos ou para toda a área de contabilidade de custos. Para o cálculo das provisões devem ser definidas a Estrutura de Custos Indiretos (Overhead Structure) se for usado o método de percentagem ou Target=Actual Credit pelo método do Target=Actual. Assim como todos os processos dentro do R/3 seu processamento pode ser efetuado background ou on-line, somente teste (simulação) ou definitivo e gerar ou não uma Lista Detalhada (lista os resultados dos cálculos). No cálculo de provisões planejadas, deve ser informada a versão do plano já que o R/3 permite trabalhar com diversas versões como será detalhado mais tarde. Custos provisionados são custos de oportunidade não lançados em FI (salário de gerência, juros) ou custos lançados de outra forma em FI (depreciação, férias, 13. Salário). Estes custos podem ser calculados de duas formas: diretamente em FI através de entradas recorrentes refletindo em CO ou calculando em CO. Para ver os custos em FI, é preciso lançar dos custos de CO para FI já que o sistema somente irá gerar os valores dentro de CO-CCA. Existem dois métodos para cálculos destes custos em CO: método da d a percentagem e target=actual. •
Método da Percentagem O sistema irá calcular estas valores aplicando um percentual sobre os valores lançados em determinadas classes de custos parametrizadas pelo usuário. Serão efetuados lançamentos de débito nos centros de custos receptores e crédito na ordem ou centro de custo definida como objeto de provisão (delimitação de Custos). A cl asse de custo para este lançamento deverá ser uma classe de custo primária da categoria 03. Para este cálculo é preciso criar uma ESQUEMA DE CUSTOS INDIRETOS (OVERHEAD STRUCTURE) definindo a base, a taxa de overhead e o crédito. A base determina o intervalo de classe de custos que ser ão consideradas para determinação dos valores que irão compor a base de cálculo do custos indiretos. A taxa de overhead define o percentual a ser aplicado. Esta taxa pode ser definida com dependente de uma OVERHEAD KEY definindo as condições para
CONTROLADORIA
120 de 325
aplicação da taxa para um centro de custo. Dependendo d a classe de custo, por exemplo, pode-se lançar diferentes valores de custos para os diferentes centros de custo. A overhead key é associada a uma ordem ou no mestre de materiais. Dependendo do material alocado para o centro de custo, a taxa de overhead poderá variar. Também podem ser usadas dependências definidas pelo usuário. A Overhead Structure pode ser associada a qualquer Área de Contabilidade de Custos dentro de um mandante para um determinado período. Os cálculos de provisões podem ser efetuados a partir de valores planejados, de valores reais e/ou de valores compromissados (Commitment).
Análise de Resultados : em CO-PC, a análise de resultados corresponde à valorização periódica de ordens de longo prazo. Valoriza a proporção entre os custos e a base definido como critério para o progresso da ordem, tais como receita ou quantidade produzida. Por exemplo, se o progresso da ordem é medido em receita real, o custos de vendas é calculado proporcionalmente à receita já ocorrida. A receita, o custo de vendas e a reservas para perdas emitentes (se calculadas) representa o lucro da ordem para o período, e são liquidadas para CO-PA. A diferença entre o custo de vendas calculado e o custo real e considerada como WIP (Work in Process) P rocess) ou reservas para custos não realizados. São gerados lançamentos em FI. •
Método Target=Actual Este método não usa percentual. É preciso planejar os custos usando uma classe de custo também primária (categoria 04) nos centros de custos. Este método calcula os custos teóricos (target) usando esta classe de custo como valores provisonados nos campos de custo real. Neste método os custos fixos planejados são assumidos como custos fixos reais e os custos variáveis planejados são ajustados de acordo com a quantidade real. É possível lançar os custos realmente incorridos em FI para o objeto de custo de provisão (delimitação de custos) usando o classe de custo de acrrual (categoria 03 ou 04). A diferença gerada entre o valor provisionado e o valor real pode ser transferida para o CO-PA. No cálculo de custo de oportunidade, nenhum lançamento será efetuado em FI. Neste caso, simplesmente será necessário criar uma conta contábil a nível de plano de contas. Não será preciso criar a conta em FI a nível de empresa.
21.4.2 Actual overhead
21.4.3 Overhead Commitment
21.4.4 Alocação Periódica Para executar alocações periódicas, tais como, transferência periódica, distribuição, rateio e alocação indireta de atividade, é preciso definir os ciclos. Os ciclos são criados separadamente para alocações planejadas e reais e para cada um dos tipos de alocação já citados. Quantidades consumidas NÃO podem ser alocadas em rateios. Antes de definir as alocações periódicas é preciso definir quais os objetos alocam os custos e onde os custos serão alocados, ou seja, é preciso definir a relação emissor-receptor. Esta definição pode ser feita tanto no menu de CCA como no IMG – CCA. Por exemplo, um centro de custo Restaurante aloca seus custos para todos os centros de custos na organização incluindo o próprio restaurante. Também vários centros de custo poderão ser definidos como emissores. Também é preciso definir quais os custos ou atividades serão alocados. As regras de alocação podem ser definidas nos emissores e nos receptores conforme mostra a figura:
CONTROLADORIA
121 de 325
Os valores do emissor para distribuição, rateio e transferência periódica podem ser determinados de acordo com o total lançado, o total fixo ou o preço fixo da atividade. Para alocação indireta de atividade podem ser definidos o total lançado, o total fixo fixo ou quantidade determinadas inversamente. Para o receptor, as regras para todos os métodos são, partes variável, montante fixo, percentual fixo ou quotas fixas. Para a proporção variável pode se definir as seguintes bases de referência: custos reais, custos planejados, consumo real, consumo planejado, índice estatístico real, índice estatístico planejado, atividade real, atividade planejada, custos reais estatísticos, custos planejados estatísticos. Usando, por exemplo, custos planejados ou reais, denomina-se flexible tracing factor determination. O tracing factor é determinado dinamicamente pelo sistema durante a locação baseado em montantes lançados.
Combinações possíveis para transferência periódica, distribuição e rateio Regras do Repector Montante Fixo
Percentual fixo
Quotas fixas
Partes variáveis
Montante lançado
X
X
X
X
Montante fixo
X
X
X
X
Tarifa fixa da atividade
X
X
X
X
Regras do Emissor
Combinações possíveis para transferência periódica, distribuição e rateio Regras do Repector Montante Fixo Percentual fixo Quotas fixas Partes variáveis
Montante lançado
Categoria do Tipo de Atividade 3
Montante fixo
2
Tarifa fixa da atividade
2
Regras do Emissor
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Se for especificado valores fixos como regra para o emissor e o receptor, o sistema considera os valores fixos do receptor.
CONTROLADORIA
122 de 325
Ainda, é preciso definir qual o critério (receiver tracing factor) para alocação dos custos e da atividade especificando como os custos deverão ser alocados. EM CCA, as chaves de alocação são denominadas tracing factor. Os diversos segmentos podem ser alocados em um só ciclo para cada tipo de alocação. No entanto, por questões de performance e lógica de alocação, sugere-se criar vários ciclos e executá-los seqüencialmente. A vantagem é que é possível reprocessar somente o ciclo com erro e não todo o processo. Se os ciclos forem dependentes deve ser definida corretamente a ordem de execução para garantir um resultado correto. Podem ser criados grupo de fluxo de ciclos para garantir que os ciclos dependentes sejam executados em seqüência. O sistema não permite processar ciclos de um mesmo grupo em paralelo. Os ciclos independentes podem ser processados em paralelo. Para isto, é preciso criar grupos de fluxo de ciclos diferentes para estes ciclos. O processamento paralelo pode, por exemplo, ser executado em background. Note que a iteratividade só funciona dentro de um mesmo m esmo ciclo. Portanto, todos os centros de custo que fazem parte na m esma relação de alocação devem estar em um mesmo ciclo. O Ciclo de alocação pode ser definido como hierárquico ou iterativo:
Método Hierárquico
•
•
Método Iterativo
Método hierárquico (onde o usuário determina a seqüência de lançamento) Deve ser usado quando existir nenhum vínculo recursivo entre os centros de custos, ou seja, nenhum centro de custo receberá custo de um de seus receptores diretos ou indiretos. Neste caso, o R/3 processa os segmentos segmentos em um ciclo em sucessão sem repetição. Este método também pode ser usado quando os custos referente consumo interno de serviços devem permanecer no centro de custo que executou o serviço, tal como, os custos de consumo de energia interno dentro do Centro de custo de Suprimento de Energia. Método iterativo (onde o sistema determina a seqüência repetitivamente) No processamento repetitivo, o R/3 também considera a estrutura cíclica na rede de centro de custo durante a alocação (um centro de custo receptor também pode s er prestador de serviço). Se, por exemplo, um centro de custo A deve ter os seus custos distribuídos para os centros de Custo B e C e o centro de C deve ser parte de seus custos atribuídos ao centro de custo A, o processamento de alocação será efetuada várias vezes até que o centro de custo A não tenha mais valores: MÉTODO / SEQÜÊNCIA DE CÁLCULO A B C 1 A 1000 500 500 2 C 500 250 250 3 A 250 125 125
CONTROLADORIA
123 de 325
MÉTODO / SEQÜÊNCIA DE CÁLCULO 4 C 125 62,5 62,5 5 A 62,5 31,25 31,25 6 C 31,25 15,625 15,625 7 .... ... N 1000 Esquema de Alocação – permite efetuar lançamentos de rateio, distribuição e transferência periódica em mais de uma conta secundária de rateio.
21.4.4.1 Definição de Ciclos Os ciclos são uma ferramenta disponível no R/3 para o processamento de alocações periódicas. Os tipos de alocação periódicas são distribuição, rateio, transferência periódica e alocação indireta de atividade. Cada ciclo trata individualmente de um tipo de alocação. Ainda, devem ser definidos separadamente os ciclos para o processamento de alocações planejadas e o processamento de alocações reais. No caso do planejamento, deve ser criado um ciclo para cada versão. Para definir um ciclo de alocação periódica, deve-se definir os emissores (objetos cujos custos serão alocados) e os receptores (objetos que irão absorver os custos). Além disto, é preciso definir quais os custos serão alocados (de quais classes de custo) ou quais as quantidades de atividades (tipos de atividade) e qual o critério que será usada para estabelecer a alocação seja ela direta ou indireta. No caso de distribuição, rateio e transferência periódica, os valores a serem rateados podem ser: •
valor total planejado ou lançado(real);
•
valor fixo planejado ou lançado l ançado (real);
•
parte fixa da tarifa da atividade.
No caso específico de alocação indireta de atividade, os valores a serem rateados podem ser: •
valor total planejado ou lançado(real);
•
valor fixo planejado ou lançado l ançado (real);
•
Quantidade determinada inversamente.
Os critérios de alocação podem ser diversos: partes variáveis (custos reais ou planejados, consumo real ou planejado, índice estatístico real ou planejado, etc.), montante ou fixo (pre-estabelecido no segmento do ciclo) ou quotas fixas. O processamento dos segmentos do ciclo pode ser hierárquico (seqüencial) onde o usuário determina a seqüência do lançamento ou iterativo (repetitivo) onde o sistema determina a seqüência repetitivamente. O primeiro método somente pode ser usado quando não houver recursividade (um centro emissor recebe, direta ou indiretamente, custos de um de s eus receptores). É um processamento mais rápido. Cada ciclo definido pode conter um ou vários segmentos devendo conter pelo menos um segmento. Tanto podem ser definidos diversos segmentos em um só ciclo como podem p odem ser definidos diversos ciclos com um segmento cada um. Alguns aspectos devem ser considerados: •
•
Quando houver recursividade é importante que todas alocações envolvidas estejam no mesmo ciclo visto que a recursividade (processo iterativo) somente é tratado em um u m ciclo. No caso de um reprocessamento, é possível reprocessar somente um ciclo mas todos os segmentos de um ciclo obrigatoriamente são reprocessados. No entanto, se os o s ciclos forem dependentes deve ser seguida corretamente a seqüência de execução para garantir o resultado correto. Podem ser criados grupos de ciclos garantindo que dois ciclos dependentes não sejam processados simultaneamente. O sistema não permite que ciclos de um m esmo grupo sejam processados em paralelo.
Para efetuar os lançamentos de alocação tanto pode ser usada uma única classe de custo secundária como pode ser usado um esquema de alocação . O esquema de alocação permite efetuar lançamentos de alocação em mais de uma conta secundária de
CONTROLADORIA
124 de 325
acordo com a classe de custo que está sendo rateada. É possível, inclusive, usar a mesma classe de custo o riginal do objeto emissor. Para criar um novo ciclo de alocação pode-se usar a opção do menu Suplementos → Ciclo → Criar ou ir diretamente para a transação através do caminho: Contabilidade → Controlling → Contabilidade de Centro de Custos → Planejamento → Opções Atuais → S_ALR_87005808 – Definir Transferência periódica .
Campo
Descrição
Ciclo
Data de Início Modelo
Data de Início da validade do ciclo
Ações do usuário / conteúdo
Definir um nome para o ciclo que está sempre criado. É recomendável usar um padrão para a denominação dos ciclos para facilitar identificação e memorizaçao. Definir uma data no qual o ciclo começará a ser processado. O sistema não permitirá que o ciclo seja processado antes desta data. Opcionalmente poderá ser informado um ciclo que já esteja cadastrado para que o sistema copie os dados deste ciclo para o novo ciclo que está sendo criado.
Comentários
CONTROLADORIA
125 de 325
Campo
Descrição
Ações do usuário / conteúdo
Comentários
Data de Início.... até
Período de validade do ciclo
Definir a data final da validade do ciclo.
Posteriormente será possível alterar a data fim mas não é possível alterar a data de início
Texto Código Grupo de Campos
Critérios de seleção predefinidos
Informe uma descrição breve para o ciclo Definir se deseja que o processamento seja seqüencial ou iterativo. Consumo – define se o consumo • planejado no emissor deve ser alocado juntamente com os valores. Moeda do objeto – define se a • alocação deve ser gravada na moeda do objeto. Moeda da transação – define se a • alocação deve ser gravada na moeda da transação. Versão – Definir de quais versão • do planejamento os dados devem ser extraídos Pressionar este botão para iniciar a inclusão dos segmentos do ciclo
A alocação será sempre gravada na moeda da área de contabilidade de custos
CONTROLADORIA
126 de 325
21.4.4.1.1 Pasta Cabeçalho do Segmento Campo
Descrição
Nome do segmento Código bloqueio Valores do emissor Define como devem ser – regra emissor determinados os valores dos custos dos emissores a ser alocado
Valores do emissor – quotas em %
Ações do usuário / conteúdo
Definir um nome abreviado e uma descrição breve para o segmento. Marcar este campo quando desejar que o segmento fique bloqueado para execução. Montantes lançados – considera os • valores efetivamente lançados no planejamento. Montantes fixos – considera os • valores fixos definidos na pasta “Val.Emissor”. Tarifas fixas – multiplica as tarifas • fixas definidas na pasta “Val.Emissor” pela base de referência dos receptores para achar os valores. Informar o percentual do total dos custos dos emissores que serão alocados. O restante do valor permanece no centro de custo. Normalmente este percentual será 100%.
Comentários
A alocação será sempre gravada na moeda da área de contabilidade de custos
CONTROLADORIA Campo
Descrição
Valores do emissor – Vals.plan X Val.reais
Base de referência receptora – Regra receptor
Define com deve ser efetuada a distribuição dos custos dos emissores entre os diversos receptores. Tp.Quota Variável Define qual a quota variável deverá ser usada para a determinação da base de referência Padronização Define qual o procedimento a ser adotado se nos cálculos o sistema encontrar bases de referência negativas.
127 de 325
Ações do usuário / conteúdo
Comentários
Definir se serão considerados, para determinação do valor dos custos dos emissores a serem alocados, valores planejados ou reais independentemente de se tratar de um ciclo de alocação planejada ou real. Note que, definindo valores reais para um ciclo planejado ou vice-versa, pode gerar saldo negativo nos emissores. Normalmente, os ciclos reais trabalham com valores reais e os ciclos planejados com valores planejados. Ver alternativas possíveis abaixo (*)
A determinação se a alocação gerada será planejada ou real depende a transação usada para a montagem do ciclo e não da definição deste campo.
Ver alternativas possíveis abaixo (*)
Somente fica disponível se for definida a regra “partes variáveis”
Ver descrição abaixo (**)
Somente fica disponível se for definida a regra “partes variáveis”
(*) Regra do Receptor – Existem as seguintes possibilidades : 1. Partes variáveis – estabelece que o sistema deverá usar valor já gravado na base de dados para determinação do valor recebido por cada receptor. As alternativas disponíveis são: •
•
•
•
•
•
Custos planejados – considera os lançamentos de planejamentos para a versão e classes de custos informadas na pasta “ Base de referência receptora ”. Assim, o sistema irá somar o total dos custos planejados para todos os receptores envolvidos nas classes de custo e versões definidas e dividir o total de cada receptor pelo total geral para determinar o percentual que cada receptor irá receber. Custos reais – funciona da mesma forma que a alternativa anterior só que considerando lançamentos reais e não planejados. Consumo planejado / real – estas duas alternativas também seguem a mesma lógica das anteriores só que considera os consumos lançados e não os valores dos custos. Índices estatísticos reais / planejados – considera os lançamentos (planejados ou reais) efetuados para os receptores para os índices estatísticos definidos na pasta “ Base de referência receptora ”. Assim, o sistema irá somar o total dos valores apurados para todos os receptores envolvidos e dividir o total de cada receptor pelo total geral para determinar o percentual que cada receptor irá receber. Atividade real/planejada – considera os lançamentos (planejados ou reais) para os tipos de atividade informados na pasta “ Base de referência receptora”. Assim, o sistema irá somar o total dos valores apurados para todos os receptores envolvidos e dividir o total de cada receptor pelo total geral para determinar o percentual que cada receptor irá receber. Custo estatítiscos reais/planejados – segue a mesma lógica de raciocínio só que considera somente lançamentos estatísticos para ordens ou centros de custo. Um centro de custos recebe lançamentos estatísticos quando os lançamentos reais foram destinados para uma ordem. Uma ordem recebe um lançamento estatístico quando for definida como estatística no registro mestre. Neste caso, será obrigatório informar o centro de custo para onde irá os lançamentos reais também no registro mestre da ordem.
CONTROLADORIA
128 de 325
Exemplo Emissor A distribui 100.000 DM por três receptores. A base de referência são os custos reais.
Receptor Cl.custo B 430000 C 430000 D 430000 Total
Montante 2000 DM 1000 DM 2000 DM 5000 DM
O sistema SAP determina os seguintes valores: Receptor B: 100.000 DM/5000 * 2000 = 40.000 DM Receptor C: 100.000 DM/5000 * 1000 = 20.000 DM Receptor D: 100.000 DM/5000 * 2000 = 40.000 DM
OBS: Com a ajuda da função "Fatores de ponderação do receptor" na atualização de segmento poderão ser gravados adicionalmente fatores de ponderação para as bases de referência do receptor, em bases de referência do receptor. O valor proposto é 1. A base do emissor é calculada a partir do total das bases de referência do receptor individuais e ponderadas. Exemplo: Emissor A distribui 100.000 DM por três receptores com as seguintes bases de referência: B: 50 partes Fator de ponderação do emissor: 1 C: 50 partes Fator de ponderação do emissor: 9 D: 100 partes Fator de ponderação do emissor: 5 Disto resultam as bases de referência seguintes utilizadas para a alocação: B: 50 partes * 1 = 50 C: 50 partes * 9 = 450 D: 100 partes * 5 = 500 Total Base emissor: 1000 partes O sistema SAP determina os seguintes valores: Receptor B: 100.000 DM/1000 * 50 = 5.000,00 DM Receptor C: 100.000 DM/1000 * 450 = 45.000,00 DM Receptor D: 100.000 DM/1000 * 500 = 50.000,00 DM
Padronização para bases negativas Podem surgir bases de referência negativa, caso as bases de referência não tenham sido propostas como tamanhos fixos ou percentagens, e sim obtidas no banco de dados. Este é o caso, por ex., de uma distribuição segundo tipos de atividade ou índices estatísticos. Se uma parte dos receptores tiver bases de referência positivas e outra parte negativas, distinguem-se dois casos: •
•
Se o total de todas as bases de referência do receptor for maior que 0 , serão também creditados, juntamente com os emissores, os receptores com bases de referência negativas, sem padronização. Os receptores com bases de referência positivas serão, por isso, mais fortemente debitados. Se o total de todas as bases de referência do receptor for menor que 0 , serão também creditados, juntamente com os emissores, os receptores com bases de referência positivas, sem padronização. Os receptores com bases de referência positivas serão, por isso, mais fortemente debitados.
Em um processamento iterativo, isto pode levar à não convergência e ao cancelamento da iteração ou ao fornecimento de resultados divergentes. Para a padronização de bases de referência negativas, estão disponíveis as seguintes possibilidades:
CONTROLADORIA •
Sem padronização – conta-se com bases de referência do receptor negativas.
•
Padronização standard – a padronização depende do total das bases de referência do receptor: •
•
•
•
•
•
129 de 325
Se o total das bases de referência do receptor for positivo ou zero, a maior base de referência negativa, em termos de montante, é definida a 0. As outras bases de referência serão respectivamente aumentadas. Deste modo, todas as bases de referência do receptor são positivas. Se o total das bases de referência do receptor for negativo, a maior base de referência positiva é colocada a zero. As outras bases de referência serão respectivamente diminuídas. Deste modo, todas as bases d e referência do receptor são negativas.
Valor absoluto – nas bases de referência do receptor negativas, o sinal +/- é invertido. Deste modo, todas as bases de referência do receptor são positivas. Bases de referência negativas serão zero – bases de referência negativas serão postas em zero. A este receptor nada será alocado. Menor base de referência negativa será zero – a maior base de referência negativa, em termos de montante, é definda com zero. As outras bases de referência serão respectivamente aumentadas. Deste modo, todas as bases de referência do receptor são positivas. Os receptores, que antes da padronização tinham a base de referência 0, recebem uma base de referência positiva. Menor base de referência negativa será zero, mas zero permanece zero – A maior base de referência negativa, em termos de montante, é colocada a zero. Todas as outras bases de referência serão respectivamente aumentadas. Os receptores, que antes da padronização tinham a base de referência 0, mantêm a base de referência 0.
2. Montantes fixos – considera os valores fixos definidos na pasta “ Base de referência receptora ” para determinação dos valores que cada receptor irá receber. O emissor será creditado pelo somatório destes valores. Neste caso, a regra do emissor é desprezada prevalecendo os valores fixos do receptor. 3. Percentagens fixas – considera os percentuais fixos definidos na pasta “ Base de referência receptora ” aplicando-o sobre os valores creditados no emissor. Neste caso, se o somatório dos percentuais definidos for inferior a 100% ficará um saldo residual no emissor. 4. Quotas fixas – este critério é bem semelhante ao anterior só que neste caso, ao invés de percentuais são definidos valores quaisquer, como, por exemplo, o total de linhas de impressão. O sistema irá somar todos as quotas definidas e dividir a quota de cada receptor pelo total para achar o percentual atribuído a cada receptor. Neste caso, sempre todo o saldo do centro de custo será alocado, salvo se for definido um percentual inferior a 100% para o emissor. Exemplo: Emissor A distribui 100.000 DM por três receptores com as seguintes bases de referência: B: 50 partes C: 50 partes D: 100 partes Total: 200 partes O sistema SAP determina os seguintes valores: Receptor B: 100.000 DM/200 * 50 = 25.000 DM Receptor C: 100.000 DM/200 * 50 = 25.000 DM Receptor D: 100.000 DM/200 * 100 = 50.000 DM
21.4.4.1.2 Pasta Emissor/Receptor
CONTROLADORIA
Campo
130 de 325
Ações do usuário / conteúdo
Comentários
Emissor
Definir os critérios para seleção dos emissores que, neste tipo de alocação pode ser ordens ou centros de custo. Ainda pode-se restringir a determinação dos valores a alocar de acordo com a classe de custo e o tipo de atividade (somente para centro de custo). Tanto podem ser definidos um intervalo com um grupo para a seleção.
Este é o único tipo de alocação que permite ter ordens como emissores, ou seja, somente através da transferência periódica é possível alocar custos de ordens internas.
Receptor
Definir os critérios para seleção dos receptores sendo que, para este tipo de alocação, pode ser ordens ou centros de custo
Descrição
21.4.4.1.3 Pasta Val. Emissor Esta pasta varia conforme a regra definida para o emissor. Abaixo são apresentadas três telas sendo, respectivamente, para montantes lançados, montantes fixos e tarifas fixas.
CONTROLADORIA
Campo
Descrição
Valores do Emissor Critérios de seleção
Campo
Moeda
Ações do usuário / conteúdo
131 de 325
Comentários
Ver descrição da pasta de cabeçalho Definir a versão do planejamento da qual serão extraídos os dados.
Descrição
Ações do usuário / conteúdo
Definir o código da moeda na qual os montantes fixos serão definidos.
Comentários
