ANALISIS SISTEM apotek

ANALISIS SISTEM

Struktur Organisasi Apotek.

Visi
Menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan mampu menghasilkan pertumbuhan nilai yang berkesinambungan melalui konfigurasi dan koordinasi bisnis yang sinergis.
Misi
Menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha dibidang-bidang :
Industri kimia dan farmasi dengan basis penelitian dan pengembangan produk yang inovatif.
Perdagangan dan jaringan distribusi.
Pelayanan kesehatan berbasis jaringan retail farmasi dan jaringan pelayanan kesehatan lainnya.
Pengelolaan maksimal aset-aset dalam pengembangan usaha perusahaan.

Dalam bab ini dilakukan penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang ada sehingga ditemukan kelemahan-kelemahannya, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

3.1Analisis prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan akan data dari suatu sistem yang sedang berjalan disuatu perusahaan atau instansi. Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan prosedur penjualan dan pembelian obat di Apotek Kimia Farma, adalah sebagai berikut :

3.1.1 Analisis prosedur penjualan obat dengan resep

Prosedur penjualan obat dengan resep yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Konsumen menyerahkan resep kepada kasir.
2.Kasir menerima resep, kemudian dihitung harga resep untuk mengetahui total bayar untuk diinformasikan kepada konsumen, jika konsumen setuju dengan harga maka dibuat faktur jual kemudian resep diserahkan ke pada Asisten Apoteker.
3. Asisten Apoteker menyediakan atau meracik obat sesuai dengan resep. Kemudian obat disiapkan dan diserahkan ke juru resep.
4.Juru resep menyerahkan obat dan faktur jual kepada konsumen.
5.Kasir membuat laporan penjualan dan diserahkan kepada Apoteker atau Pimpinan Apotek.

Gambar 3.1 Flowchart penjualan obat dengan resep yang berjalan.
3.1.2Analisis prosedur penjualan obat bebas (non resep )

Prosedur penjualan obat bebas (non resep)yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

Konsumen menyerahkan data obat bebas (non resep).
2. Kasir menerima data obat bebas (non resep), kemudian mengecek ketersediaan obat, jika obat ada lalu dihitung harga obat kemudian diinformasikan ke konsumen. Jika setuju dengan harga maka kasir membuat faktur jual dan diserahkan kepada juru resep. Jika tidak, data obat bebas dikembalika ke konsumen.
3. Juru resep menyediakan obat berdasarkan faktur jual, kemudian obat dan faktur jual diserahkan kepada konsumen.
4. Kasir membuat laporan penjualan kemudian diserahkan kepada Apoteker
atau Pimpinan apotek.

Gambar 3.2 Flowchart prosedur penjualan obat bebas (Non resep) yang berjalan

3.1.3 Analisis prosedur pemesanan obat

Prosedur pemesanan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Supplier menyerahkan data supplier kepada bagian pembelian apotek.
2. Bagian pembelian mencatat data supplier kemudian mengecek dan mencatat obat yang stoknya di bawah 3.
3. Bagian pembelian membuat surat pesanan untuk dikirimkan ke supplier.
4. Bagian pembelian membuat laporan pemesanan kemudian diserahkan kepadaApoteker atau Pimpinan Apotek.

Gambar 3.3 Flowchart prosedur pemesanan obat yang berjalan

3.1.4 Analisis prosedur pembelian obat

Prosedur pembelian obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Supplier menyerahkan faktur pembelian dan obat ke bagian pembelian apotek.
2. Bagian pembelian menerima faktur pembelian beserta obat kemudian mencatat faktur pembelian.
3. Bagian pembelian membuat laporan pembelian kemudian diserahkan
ke Apoteker atau Pimpinan Apotek.

Gambar 3.4 Flowchart prosedur pembelian yang berjalan
1.5 Analisis prosedur retur penjualan obat yang berjalan

Prosedur retur penjualan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Pasien memberikan faktur jual dan obat ke Asisten Apoteker kemudian dicek obat apakah obat tersebut sesuai dengan data yang ada di apotek atau tidak kemudian obat yang di beli melebihi satu hari atau tidak, jika data benar dan tidak melebihi satu hari, retur jual dapat diproses.
2. Kasir mencatat data retur jual kemudian uang dikembalikan kepada konsumen.
3. Kasir membuatkan laporan retur jual dan diserahkan ke Apoteker atau
Pimpinan Apotek.

Gambar 3.5 Flowchart prosedur retur penjualan obat yang berjalan

3.1.6 Analisis prosedur retur beli yang berjalan

Prosedur retur beli yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Supplier mengirim obat dan faktur pembelian yang telah dipesan ke gudang apotek.
2. Gudang mengecek jumlah obat dan keadaan obat, jika keadaan obat tidak rusak dan jumlah obat benar maka gudang segera mencatat data obat jika obat rusak atau jumlah obat tidak benar maka dibuat nota retur beli.
3. Gudang menyerahkan nota retur beli ke bagian pembelian
4. Bagian pembelian mengirimkan nota retur beli ke supplier dan membuat laporan retur beli kemudian diserahkan ke Apoteker atau Pimpinan
Apotek.

Gambar 3.6 Flowchart prosedur retur beli yang berjalan

3.2 Analisis dokumen

Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui sistem informasi, apakah data yang didapat sekarang sudah cukup menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Adapun dokumen yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma yang berkaitan dengan kegiatan penjualan dan pembelian dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran. Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Sedangkan dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Dokumen–dokumen tersebut mempunyai bentuk seperti :

Nama : Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut
Fungsi : Untuk menjelaskan kegiatan informasi yang digunakan
Sumber : Asal dokumen
Rangkap : Jumlah salinan dokumen
Distribusi : Menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian mana saja data itu mengalir
Atribut : Semua yang ada dalam dokumen

3.2.1Analisis Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Yang termasuk kedalam dokumen masukan adalah sebagai berikut :

1. Nama : Resep
Fungsi : catatan obat dari hasil pemeriksaan dokter. Sumber : Dokter
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : Konsumen ke apotek
Atribut : no_resep, tgl, nama_pasien, umur, alamat, nama _ dokter, nama_obat, jumlah_obat, dosis.

2. Nama : Kartu stok
Fungsi : untuk menginputkan data stok obat baru pada database apotek.
Sumber : Bagian Pembelian
Rangkap : 1(satu) Distribusi : -
Atribut : identitas_apotek, kode_obat, nama_obat, harga_obat, keluar _obat, masuk_obat

3. Nama : Faktur pembelian
Fungsi : catatan pembelian obat
Sumber : Supplier
Rangkap : 1(satu)
Distribusi : Bagian Pembelian
Atribut : identitas_apotek,kode_obat,nama_obat, harga_obat.

3.2.2 Analisis dokumen keluaran

Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Yang termasuk kedalam dokumen keluaran dalah sebagai berikut:
1. Nama : Faktur penjualan

Fungsi : Untuk menuliskan bukti transaksi penjualan. Sumber : Apotek
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Kasir ke konsumen
Atribut : no_nota,tgl_penjualan, nama_pasien, alamat, total.

2. Nama : Surat pemesanan
Fungsi : Dokumen sebagai data-data Pemesanan kepada supplier. Sumber : Apoteker
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Apoteker ke supplier
Atribut : no_pemesanan, identitas_apotek, nama_obat, qty_obat, identitas_supplier .

3.3.3 Analisis Kebutuhan Pengguna

Bagian yang dapat menggunakan aplikasi penjualan dan pembelian obatPT. Kimia Farma Apotek yang akan dibangun adalah bagian yang mencatat semua data obat, data supplier, data pembelian dan data penjualan obat. Pada analisis prosedur yang telah dijelaskan sebelumnya bagian yang memenuhi kriteria adalah bagian administrasi.

3.4. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian, penyususn dapat mengevaluasi sistem berdasarkan sistem penjualan, pembelian dan pemesanan yang sedang berjalan di Apotek Kimia Farma yang masih terdapat masalah-masalah, yaitu :

Tabel 3.1 Evaluasi Sistem yang berjalan

No.

Permasalahan

Pemecahan
1
Proses pencarian dan penyajian disaat
menangani penjualan baik obat resep maupun penjualan obat bebas terlalu lama dikarenakan dilakukan secara manual yaitu dengan melihat daftar harga manual dan melihat stok barang pada kartu obat.
Membangun sebuah aplikasi yang
dapat mempermudah pencarian obat, mengetahui harga dan langsung mengetahui jumlah stok obat tersebut dari sistem yang dibuat sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam penyajian obat-obat yang dibutuhkan pelanggan.

2
Proses pencatatan waktu pembayaran
atas pembelian obat secara kredit yang manual, fakturnya sering kali terjadi kerusakan ataupun kehilangan arsip sehingga membingungkan saat pembayaran.
dapat mempermudah menginformasikan waktu pembayaran pembelian yang di lakukan secara tunai atau kredit, sehingga pembayaran dapat di lakukan tepat waktu.
3
Kesulitan dalam menyajikan
informasi tentang pencatatan penjualan maupun pembelian.
Dengan penggunaan sistem yang
baru maka kesulitan dalam menyajikan informasi tentang pencatatan pembelian maupun penjualan terhadap apotek dapat teratasi.
4
Sering terjadi data yang sama atau
ganda.
Membuat aplikasi yang tidak bisa
menerima data yang sama atau ganda.
5
Pembuatan laporan yang disiapkan
oleh staf menjadi lambat dan kurang akurat. Pegawai lambat karena adanya penyesuaian antara laporan dari sistem yang sudah terkomputerisasi dan manual.
dapat meminimalisir kesalahan akibat adanya proses penyesuaian antara laporan yang sudah terkomputerisasi dan rekapitulasi .

Gambar 4.1 Flowchart pendaftaran pasien baru yang berjalan

Gambar 4.2 FlowChart pengelolaan data pasien yang berjalan

Gambar 4.3. Diagram Kontek yang berjalan

Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 1 yang berjalan

Gambar 4.5 DFD Level 2 Untuk Proses 1.0



Gambar 4.8 FlowChart pengelolaan data pasien yang di usulkan

Kamus Data

Kamus data adalah kamus yang berfungsi untuk mendeskrifsikan data dan aliran data informasi dari diagram hubungan entity dan dokumen–dokumen sumber input dari perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien di Apotek Kimia Farma.

Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir, berisi informasi tentang struktur database.

Kamus data berfungsi antara lain sebagai berikut :

1. Menjeleskan arti aliran data penyimpanan Data Flow Diagram

2. Mendeskrifsikan konfosisi paket data yang bergerak melalui aliran data

3. Mendeskrifsikan komponen penyimpanan data

Kamus data yang diusulkan dalam Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien di

Apotek Kimia Farma adalah sebagai berikut : Tabel 4.1
Tabel Kamus Data
Data Pasien
Tabel Data Pasien
Nama Field
Type Data
Size
Keterangan
Id_pasien
Varchar
10
Identitas pasien
No_KTP
Varchar
20
KTP Pasien
Nama
Varchar
25
Nama pasien
Jenis_kelamin
Enum
L/P
Kelamin pasien
Tgl_lahir
Date
-
Tanggal kelahiran
Umur
Varchar
10
Umur Pasien
Alamat
Varchar
30
Alamat
No_tlp
Varchar
12
Telepon

Data Kartu Pasien
Tabel Data Kartu Pasien
Nama Field
Type Data
Size
Keterangan
Id_pasien
Varchar
10
Identitas pasien
Nama
Varchar
25
Nama pasien
Tgl_lahir
Date
-
Tanggal kelahiran
Alamat
Varchar
30
Alamat
No_tlp
Varchar
12
Telepon

Data Kartu Rekam Medik
Tabel Data Kartu Rekam
Nama Field
Type Data
Size
Keterangan
No_Kartu
Varchar
10
No Kartu
Nama
Varchar
25
Nama pasien
Tgl_lahir
Date
-
Tanggal kelahiran
Umur
Varchar
10
Umur pasien
Alamat
Varchar
30
Alamat
Tanggal
Date
-
Tanggal periksa
Diagnosa
Text
-
Diagnosa

Data Pembayaran
Tabel Data Pembayaran
Nama Field
Type Data
Size
Keterangan
No_Bayar
Integer
11
No Pembayaran
Tgl
Timestamp
-
Tanggal pembayaran
Id_Pasien
Integer
11
Identitas pasien
Tindakan
Integer
11
Tindakan
Harga_resep
Integer
11
Harga resep

Data Resep
Tabel Data Resep
Nama Field
Type Data
Size
Keterangan
Tgl
Date
-
Tanggal resep
Id_pasien
Varchar
10
Identitas pasien
Nama_obat
Varchar
100
Nama obat
Jumlah
Integer
11
Jumlah obat
Aturan pakai
Varchar
10
Pemsakaian obat
Id_diagnosa
Integer
11
Identitas diagnosa

Data Laporan Kunjungan Pasien
Tabel Data Laporan Kunjungan Pasien
Nama Field
Type Data
Size
Keterangan
Tgl_daftar
Date
-
Tanggal pendaftaran
Id_pasien
Varchar
10
Identitas Pasien
Nama
Varchar
25
Nama pasien
Apotek
Varchar
12
Apotek
Id_dokter
Varchar
10
Identitas dokter

Data Laporan Pembayaran
Tabel Data Laporan Pembayaran
Nama Field
Type Data
Size
Keterangan
Tgl
Date
-
Tanggal pembayaran
No_bayar
Varchar
10
No pembayaran
Nama
Varchar
25
Nama pasien
Nama_tindakan
Varchar
12
Apotek
Biaya
Varchar
10
Biaya
Total_bayar
Varchar
15
Total pembayaran

Bentuk normal kedua

Bentuk normal ketiga

Relasi Tabel

ANALISIS SISTEM apotek

Recommend Documents