Audit Internal

MODUL PERKULIAHAN

Audit Internal Pekerjaan Lapangan

Fakultas

Program Studi

Ekonomi & Bisnis

S-1 Akuntansi

Tatap Muka

05

Kode MK

Disusun Oleh

32020

Indraguna Kusumabrata, MM,CA,CPSAK

Abstract

Kompetensi

Menjelaskan apa yang menjadi tujuan, metode dan strategi untuk melakukan pekerjaan lapangan serta bagaimana penerapan teknik-teknik audit.

-

Memahami tujuan dan strategi pekerjaan audit untuk memperoleh bukti audit

Pekerjaan Lapangan Proses dan Tujuan Pekerjaan Lapangan Pengertian Pekerjaan Lapangan Pekerjaan lapangan (field work) merupakan proses untuk mendapatkan keyakinan secara sistematis dengan mengumpulkan bahan bukti secara objektif mengenai operasi entitas, mengevaluasinya, dan melihat apakah operasi tersebut memenuhi standar yang dapat di terima dan mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dan menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan oleh manajemen. Dalam melaksanakan pekerjaan lapangan, internal audit menerapkan teknik-teknik audit serta menerapkan penelaahan yang tepat saat mengumpulkan, menyusun, mencatat, dan mengevaluasi bahan bukti audit.

Tujuan Pekerjaan Lapangan Tujuan Pekerjaan Lapangan adalah untuk membantu pemberian keyakinan dengan melaksanakan prosedur-prosedur audit yang ada di program audit, sesuai tujuan audit yang ingin dicapai.

Strategi untuk Melakukan Pekerjaan Lapangan Pada tahap ini telah dilakukan survey pendahuluan dan telah diselesaikan program audit. Bagian dari rencana strategis mencakup: 1. Kebutuhan pegawai Merencanakan jumlah dan kualifikasi staf yang akan melakukan audit. 2. Kebutuhan sumber daya dari luar Bila staf audit yang ada tidak memilikikeahlian khusus, maka harus didapat dari sumber di luar perusahaan. 3. Pengorganisasian sifat audit Harus diidentifikasi sebagai rencana berbentuk ramping atau geuk (banyak lapisan supervisi) tergantung pada kompleksitas kerja dan rentang kontrol yang dibutuhkan. 4. Wewenang dan tanggung jawab Mencakup alur wewenang yang berkaitan dan secara khsusus menggambarkan otorisasi yang didelegasikan ke setiap lini dan staf dalam tim audit. 5. Struktur pekerjaan lapangan Aktivitas yang berurutan salaing berhubungan untuk meyakinkan bahwa terdapat susunan alur kerja. ‘13

2

Audit Internal Indraguna Kusumabrata

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

6. Waktu pelaksanaan pekerjaan lapangan Proses membuat struktur pekerjaan lapangan memunculkan waktu pelaksanaan pekerjaan lapangan. 7. Metode pekerjaan lapangan Ada 6 metode yang digunakan dalam pekerjaan lapangan, yakni: a. Observasi b. Konfirmasi c. Verifikasi d. Investigasi e. Analisis f.

Evaluasi

8. Merode pendokumentasian Bagian ini melibatkan akumulasi bahan bukti dan penyiapan kertas kerja. 9. Penyiapan laporan Struktur laporan dirancang pada awal proses audit, seperti survey pendahuluan yang sudah mengidentifikasi arah audit dan beberapa indikasi yang akan menjadi temuan. 10. Rencana kontinjensi Rencana harus memuat kondisi terbaik yang bisa dicapai, yang biasa, dan yang terburuk.

Bagian-bagian Pekerjaan Lapangan 1. Tujuan Operasi 2. Prosedur Operasi 3. Tujuan Audit 4. Prosedur Operasi

Audit Smart Smart=Selective Monitoring and Assessment of Risks and Trends, yaitu mencerminkan efektivitas sistem kontrol internal dan memudahkan dalam mengidentifikasi masalahmasalah potensial, tren yang tidak menguntungkan dan fluktuasi-fluktuasi yang tidak normal.

Tahapan dalam proses audit Smart, yakni: 

Pemilihan bidang-bidang kunci untuk pengawasan dan penentuan



Pengembangan indikator-indikator kunci untuk pengawasan dan penentuan



Implementasi



Pemeliharaan teknik-teknik Audit Smart.

‘13

3



Pekerjaan Lapangan 2 Teknik-teknik audit seperti melakukan pengamatan, mengajukan pertanyaan, menganalisis, memverifikasi, menginvestigasi, dan mengevaluasi diterapkan pada beragam kondisi dalam mengumpulkan bahan bukti audit. Teknik-teknik tersebut dapat digunakan sendiri-sendiri maupun gabungan, namun diterapkan dalam kerangka tertentu tergantung pada subjek yang diaudit dimana hasil akhirnya adalah rekomendasi dan opini audit.

Jenis Penugasan Audit

A. Audit Fungsional Audit fungsional (functional audit) adalah audit yang mengikuti proses dari awal hingga akhir, melintasi lini organisasi. Audit ini bertujuan untuk menentukan seberapa baik fungsifungsi dalam organisasi akan saling berinteraksi dan bekerja sama. Audit fungsional memiliki kesulitan khusus karena luas dan cakupannya. Audit fungsional yang bernilai bagi sebuah organisasi mencakup audit atas: 

Pemesanan, penerimaan, pembayaran bahan baku dan perlengkapan.



Pengiriman langsung perlengkapan atau jasa ke departemen pengguna.



Penerapan perubahan pada produk.



Pengumpulan, pemisahan, dan penjualan barang sisa.



Pengendalian dan praktik keselamatan.



Program untuk mendeteksi konflik kepentingan.



Pengelolaan aset modal.



Formulasi anggaran.



Fungsi-fungsi pemasaran

Dalam melakukan audit fungsional, dan audit jenis lainnya, auditor internal harus selalu menyadari apa yang diharapkan oleh manajemen senior dari auditor internal. Setiap organisasi diarahkan dan dipimpin oleh keputusan manajemen. Keputusan yang baik tergantung keputusan yang tepat. Dalam semua auditnya, auditor internal, sebagai konsultan sekaligus mitra bagi manajemen, harus mengevaluasi informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh manajemen dan memastikan bahwa sistem control berfungsi seperti yang diinginkan. Manajemen senior mengharapkan auditor memiliki karakteristik berikut dalam penugasannya: 

Menguasai teknik-teknik audit internal.



Mampu menetapkan sumber-sumber informasi faktual.



Memiliki kapasitas untuk secara mendalam menganalisis informasi yang diterima.

‘13

4





Memiliki kemampuan untuk membuat rekomendasi berdasarkan bukti-bukti yang kuat.



Memiliki sifat bersungguh-sungguh, penuh integritas, dan rendah hati dalam melakukan semua penugasan audit.

B. Audit Organisasional (dan Evaluasi Produktivitas) Audit organisasional (organizational audit) tidak hanya memperhatikanaktifitas yang dilakukan dalam organisasi tetapi juga dengan control administratif yang digunakan untuk memastikan bahwa aktifitas-aktifitas tersebut dilaksanakan. Oleh karena itu auditor tertarik pada seberapa baik manajer organisasi memenuhi tujuan organisasi dengan sumber daya yang ada. Khususnya dalam organisasi yang besar dengan berbagai operasi dan fungsi, auditor disarankan untuk menetukan seberapa baik manajemen melakukan pengelolaan, seberapa baik transaksi yang mengalir atau mengucur melalui saluran pipa organisasi. Tolak ukur audit atau standar yang diterapkan pada operasi organisasi dibangun dari elemen-elemen yang membentuk kontrol adiministratif yang dapat diterima.

Auditor internal harus mengetahui prinsip-prinsip perencanaan yaitu menetapkan tujuan, membuat kebijakan dan prosedur, mempertahankankontinuitas, dan menilai ulang rencana dan sasaran dalam kondisi yang berubah. Mereka harus mengenal prinsip-prinsip pengorganisasian yaitu pemberian tanggung jawab, pendelegasian wewenang, dan pengembangan staf. Auditor internal harus mengetahui prinsip-prinsip pengarahan yaitu kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Mereka harus mengenal prinsip -prinsip kontrol yaitu menetapkan standar, mempertahankan standar, melatih karyawan agar mematuhi standar, menerapkan sistem persetujuan dan penelaahan, memastikan kepatuhan terhadap standar, merencanakan sistem pencatatan, pelaporan, dan kontrol induk, serta mengawasi keseluruhan proses yang sedang berjalan.

Setiap organisasi harus ditelaah produktivitasnya yaitu efisiensi dan efektivitas pengguna sumber daya yang dipercayakan kepada manajer. Meningkatkan produktivitas merupakan kunci bertahannya organisasi dalam lingkungan yang kompetitif.

C. Studi dan Konsultasi Manajemen Audit fungsional dan organisasional membentuk kerangka kerja program audit jangka panjang. Setiap organisasi membutuhkan konsultan luar untuk melakukan studi manajemen, membuat evaluasi, dan menawarkan rekomendasi untuk memperbaiki masalah organisasi. Organisasi-organisasi ini telah mendapatkan manfaat dari pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki para konsultan. Organisasi-organisasi yang lain munkin tidak merasakan hal

‘13

5



yang sama. Kekecewaan ini bisa bersumber dari berbagai penyebab. Beberapa diantaranya adalah: 

Para karyawan mungkin menganggap para konsultan tersebut sebagai orang asing yang tidak terlibat dalam gaya hidup dan pergaulan organisasi.



Konsultan telah mengikuti pelatihan dalam jangka waktu yang lama dan berbiaya tinggi.



Rekomendasi konsultan luar, yang biasanya dikomunikasikan dalam pertemuan terakhir atau dalam laporan rinci, bisa memancing reaksi defensive dari klien.



Konsultan luar biasanya mengenakan tarif yang sangat mahal, yang dalam banyak kasus, akan melebihi biaya memberdayakan orang-orang berbakat yang telah dimiliki organisasi.

Auditor harus menerapkan semua teknik mempengaruhi yang mereka miliki sejak permulaan dan disepanjang penugasan, mereka harus membuat manajemen tetap mengetahui informasi dan memperoleh rekomendasi pada tingkat akar rumput sebelum menyajikannya ke manajemen.

Setelah mengenali situasi tersebut internal auditor membuat persentasi formal ke manajemen mengenai pandangan mereka terhadap masalah tersebut dan memberikan usulan untuk mengatasinya. Studi ini dilaksanakan secara mendalam, studi harus menghasilkan jawaban yang kuat atas pertanyaan relevan yang diajukan manajemen dan bias memberikan dukungan yang kuat atas rekomendasi yang diajukan.

Studi harus didasarkan pada pemahaman mendalam atas masalah-masalah berikut, diantaranya: 

Apa saja masalah yang mendasar? (masalah apa yang sebenarnya).



Apa saja fakta-fakta yang relevan? (data, proses, sistem, kebijakan, organisasi, orangorang yang ada, masa lalu, masa kini, kemungkinan di masa datang).



Apa penyebabnya? (jumlah, variasi penyebab, akar masalah dan penyebab di permukaan, kapan penyebab tersebut mulai mempengaruhi masalah).



Apa solusi yang mungkin? (alternatif yang ada, biaya, jawaban atas masalah lokal dalam organisasi yang terpengaruh, solusi atas masalah dengan implikasi menyeluruh ke organisasi, efek samping yang mungkin atas solusi yang diajukan).

D. Audit atas Program Program merupakan istilah umum yang mencakup setiap upaya yang didanai yang seiring dengan aktivitas normal organisasi yang sedang berlangsung – progam ekspansi, program

‘13

6



baru untuk manfaat karyawan, kontrak baru, program kesehatan pemerintah atau program pelatihan yang berhubungan erat dengan tujuan organisasi. Tujuan auditnya adalah memberikan manajemen informasi mengenai biaya, pelaksanaan, dan hasil-hasil program dan membuat evaluasi yang informatif, bermanfaat, dan objektif. Dalam penelaahan ini akan membantu semua pihak terkait bila mereka memiliki pemahaman yang sama atas istilahistilah yang digunakan. Berikut beberapa diantaranya: 

Evaluasi Memastikan nilai sesuatu dengan membandingkan antara pencapaian dengan standar atas tujuan.



Evaluasi program Secara umum, mengevaluasi apa yang telah dicapai, terkait dengan sumber daya yang digunakan, dan atas itu, apakah tujuan-tujuan program telah layak dan sesuai.



Study biaya manfaat Mempertimbangkan hubungan antara sumber daya yang digunakan dan biaya (masukan) dan manfaat (keluaran atau hasil).



Study efektitas biaya Mempertimbangkan manfaat (hasil) yang tidakdapat diukur dalam nilai uang (DollarRupiah), manfaat-manfaat program magang yang baru, misalnya, atau pengajaran siswa-siswi yang cacat.

Intinya, auditor internal ingin menetukan tiga hal dalam audit atas program. Dalam sektor swasta pencapaian umumnya diukur dalam pendapatan dan keuntungan. Dalam sektor publik auditor internal memperhatikan: -

Keluaran Mencakup hal-hal seperti jasa yang diberikan, barang yangdiproduksi, dan biaya, dan bantuan yang diberikan. Misalnya siswa-siswa yang diajar, kasus-kasus yang diproses.

-

Manfaat atau Hasil Manfaat mencerminkan dampak dari keluaran. misalnya, jumlah siswa yang diajar merupakan pengeluaran. Tetapi, peningkatan tingkat pengetahuan, keahlian, motivasi, dan aspirasi dari para siswa merupakan manfaat. Manfaat atau hasil lebih sulit diukur disbanding keluaran namun jelas manfaat lebih relevan dalam mengevaluasi suatu program.

-

Dampak Adalah efek dari suatu program terhadap suatu komunitas, masyarakat atau bahkan dunia.

‘13

7



Jelaslah bahwa tujuan, sasaran dan standar harus diidentifikasi cukup spesifik dalam penelaahan program jika tidak auditor tidak memiliki alat untuk mengukur dan hasil audit berupa opini akan dipertentangkan. Tujuan,sasaran dan standar tidak mudah diidentifikasi bila: -

Manajemen,

dewan

komisaris

atau

badan pembuat

UU

tidak

dengan

jelas

mendefinisikan tujuannya. -

Tujuan-tujuan saling tumpah tindih atau saling tergantung satu sama lain.

-

Orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan sasaran, atau standar tidak benar-benar memahaminya.

-

Maksud yang tampak dari manajemen, dewan komisaris atau badan pembuat UU tidak diikuti.

-

Tujuan program yang sebenarnya tidak diidentifikasi atau telah berubah meskipun tujuan dinyatakan tetap sama.

Audit Kontrak Kontrak kontruksi atau operasi sering melibatkan uang dalam jumlah besar. Kontrak kontruksi biasanya bukan merupakan bagian dari bisnis rutin organisasi. Kontrak operasi bisa memberikan jasa ataupun operasi terprogram. Kontrak umumnya terdiri atas tiga kategori: a. Biaya Sekaligus (Lump-Sump) Pada kontrak lump sum (harga tetap) kontraktor setuju melaksanakan pekerjaan dengan harga tetap. Kadang kontrak mengandung klausul kenaikan, kemajuan pembayaran, ketentuan insentif, dan penyesuaian atas biaya pekerjaan lapangan, jika biaya melebihi yang disepakati biaya tambahan akan ditanggung oleh organisasi. b. Biaya Tambahan (Cost-Plus) Merupakan cara paling ekonomis untuk proyek kontruksi atau operasi,karena banyaknya ketidakpastian dalam proyek-proyek ini. Kontrak-kontrak cost-plus tidak membutuhkan perlindungan atas ketidakpastian. Biaya-biaya tak terduga bisa dimintakan penggantian sejumlah biaya ditambah tarif tetap atau biaya ditambah tarif berdasarkan persentase biaya. Jenis penggantian banyak dihindari organisasi karena adanya motivasi untuk menaikkan biaya sehingga meningkatkan tarif. Beberapa kontrak cost-plus memberikan biaya maksimum dan memisahkan setiap penghematan yang bisa dilakukan. c. Harga Per Unit (Unit-Price). Berguna jika suatu proyek membutuhkan pekejaan yang seragam dalam jumlah yang besar.

‘13

8



Semua bentuk kontrak ini, khususnya jenis cost-plus bisa memperoleh manfaat dari pengawasan audit. Audit internal seharusnya tidak menungu sampai proyek dijalankan untuk melindungi kepentingan organisasi mereka.

Berikut beberapa risiko dan bidang risiko dalam perjanjian kontrak yang harus diperhatikan auditor internal: a. Dalam Kontrak Lump-Sum -

Persaingan yang tidak memadai.

-

Perlindungan asuransi dan utang yang tidak memadai.

-

Sertifikasi penyelesaian pekerjaan padahal sebenarnya belum selesai.

-

Pengenaan biaya atas perlatan atau aktifitas yang tidak diterima.

-

Ketentuan kenaikan.

-

Perubahan spesifikasi atau harga.

-

Otorisasi ata pekerjaan ekstra dan revisi pekerjaan.

-

Pekerjaan tambahan, perubahan dan revisi yang sebenarnya sudahtercakup dalam kontrak awal

-

Biaya-biaya tidak langsung termasuk biaya-biaya tambahan.

-

Isi perubahan pesanan termasuk tarif yang tidak sesuai.

-

Inspeksi yang tidak memadai dibandingkan spesifikasi.

b. Dalam Kontrak Cost-Plus -

Biaya-biaya overhead ditagih secara langsung.

-

Kontrol internal yang tidak memadai oleh kontraktor atas pengenaanbiaya orangorang yang sedang dipekerjakan, bahan baku dan jasa.

-

Pengenaan biaya yang tidak wajar untuk penggunaan peralatan yangdimiliki kontraktor.

-

Penggunaan buruh yang berlebihan.

-

Tidak ada upaya untuk mendapatkan harga terbaik untuk bahan bakudan peralatan.

-

Tagihan di atas jumlah yang dibayar kontraktor untuk pekerja danbahan baku.

-

Kegagalan untuk mengkreditkan proyek atas diskon, tarif, restitusi,asuransi, bahan baku sisa atau yang dikembalikan.

-

Duplikasi usaha atau biaya antara kantor pusat dan kantor cabang.

-

Pengawasan lapangan atau inspeksi yang tidak memadai olehkontraktor atau oleh insinyur arsitek.

‘13

-

Komunikasi dan tindak lanjut yang tidak memadai dari kantor pusat.

-

Akuntansi biaya dan prosedur pelaporan oleh kontraktor yang tidakdapat diandalkan.

9



-

Pengawasan tagihan karena adanya pelanggaran tenaga kerjalangsung dari ketentuan dalam kontrak.

-

Perlatan yang disewa tidak dapat digunakan.

-

Praktik kerja yng tidak bagus.

-

Kualitas yang buruk.

-

Penggunaan bahan baku dan perlengkapan yang boros atau tiba lebihawal.

-

Standar yang terlalu tinggi untuk bahan baku dan perlengkapan.

-

Proteksi fisik bahan baku dan perlatan yang buruk.

-

Kurangnya kontrol atas ketidakhadiran pegawai kontraktor.

-

Pekerjaan jenis cost-plus dilakukan secara bersamaan denganpekerjaan fixed type.

-

Berlebihannya biaya yang terjadi akibat kelalaian kontraktor.

-

Waktu lembur yang tidak terkendali.

c. Dalam Kontrak Unit-Plus -

Pembayaran berkala yang berlebihan.

-

Pelaporan yang tidak layak atas unit yang disediakan.

-

Harga yang tidak berkaitan dengan biaya.

-

Perubahan yang tidak layak atas kontrak awal.

-

Penyesuaian kenaikan yang tidak diotorisasi.

-

Catatan lapangan yang tidak akurat.

----

Daftar Pustaka -

‘13

Lawrence B Sawyer, Internal Audit, Edisi 5.

10



Audit Internal

Recommend Documents