BAB 8 TEMUAN AUDIT Sifat Temuan Audit Penyi Penyimpa mpanga ngan-p n-peny enyimp impang angan an dari dari normanorma-nor norma ma yang yang dapat dapat diterim diterima a disebut temuan audit. Temuan audit bisa memiliki bermacam-macam bentuk dan ukura. Misalnya, temuan-temuan tersebut dapat menggambarkan: •
•
•
Tindakan-tindakan Tindakan-tindakan yang seharusnya di ambil, tetapi tidak dilakukan, seperti pengiriman yang dilakukan tetapi tidak tertagih. Tindakan-tindakan Tindakan-tindakan yang dilarang, seperti pegawai pegaw ai yang mengalihkan sewa dari dari perleng perlengka kapan pan perusah perusahaan aan ke perusa perusahaa haan n kontr kontrak ak pribad pribadii untuk untuk kepentingannya sendiri. Eksposur-eksposur Eksposur-eksposur risiko yang harus di pertimbangkan.
Temuan-T emuan-Temuan Audit A udit yang Dapat di Laporkan L aporkan Tidak setiap kelemahan yang ditemukan auditor internal harus dilaporkan. Bebe Bebera rapa pa kelem elemah ahan an bers bersif ifat at kecil ecil dan dan tida tidak k memb membut utuh uhka kan n perh perhat atia ian n manaemen. !emua temuan audit yang bisa dilaporkan haruslah: • •
• • •
"ukup signi#kan agar layak dilaporkan ke manaemen. $idok $idokumen umentas tasika ikan n dengan dengan fakta, fakta, bukan bukan opini, opini, dan dengan dengan bukti bukti yang yang memadai, kompeten dan rele%an. !ecara obektif dibuat tanpa bias bi as atau prasangka. &ele%an dengan masalah-masalah yang ada. "uk "ukup meya meyaki kink nkan an untu untuk k mema memaks ksa a dila dilak kukan ukanny nya a tind tindak akan an untu untuk k memperbaiki kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan.
'elas karakteristik-karakteristik ini akan di interprestasikan secara subektif. (pa yang dianggap sebagai kelemahan signi#kan bagi satu indi%idu bisa adi dianggap tidak signi#kan bagi yang lain. Penguiannya adalah untuk memproyeksikan bagaimana kelemahan-kelemahan tersebut akan diperhatikan oleh orang yang memiliki sifat waar dan berhati-hati pada kondisi yang serupa.
Pendekatan Untuk Mengonstruksi Temuan Menemukan penyimpangan-penyimpangan kecil pada proses yang sedang beralan relatif mudah. )esempurnaan arang diupayakan dan harga yang harus dibayar untuk itu uga terlalu mahal. *paya yang dibutuhkan untuk mrncapai lima persen persen terakh terakhir ir kemur kemurnia nian n bis bisa a melebih melebihii biaya biaya yang yang diperl diperluka ukan n untuk untuk mencapai + persen pertama. (uditor internal harus realistis dan adil dalam pertimbangan dan kesimpulan mereka. Mereka harus memiliki naluri bisnis yang baik baik untuk untuk mengem mengemban bangka gkan n temuan temuan mereka mereka.. )are )arena na mereka mereka membua membuatt dan melapor temuan-temuan audit, auditor internal harus mempertimbangkan faktorfaktor ini:
•
• •
•
Meninau keputusan manaemen bisa adi tidak adil dan realistis. (uditor internal harus mempertimbangkan keadaan-keadaan yang ada pada saat kelemahan teradi (uditor, bukan klien, harus bertanggung awab untuk memberikan bukti. (uditor internal harus tertarik pada perbaikan kinera tetpi kinera tersebut tidak mutlak harus dikritik hanya karena kurang dari persen (uditor internal harus meninau temuan-temuan audit
Menama! Ni"ai $alam setiap aspek usaha, konsep menambah nilai memiliki makna baru dan lebih elas. $e#nisi terbaru mengenai audit internal secara khusus menyebutkan penambahan nilai. /ungsi-fungsi yang dianggap tidak menambah nilai beresiko untuk dirampingkan, atau bahkan dihilangkan. !alah satu cara auditor internal menambah nilai adalah dengan meyakinkan bahwa temuan dan rekomendasi yang mereka berikan elas berdampak positif bagi organisasi. (uditor internal tidak hanya harus yakin bahwa pekeraan mereka memberikan kontribusi yang berarti bagi tuuan dan kesuksesan organisasi, mereka uga harus yakin bahwa kontribusi tersebut dipahami dan dinilai oleh orang lain.
Tingkat Signi#kasi Tidak ada dua temuan yang benar-benar sama. !etiap temuan mencerminkan tingkat kerugian atau resiko aktual atau potensial masingmasing. 'adi auditor internal harus mempertimbangkan tingkat kerusakan yang bisa atau telah disebabkan oleh suatu kondisi kelemahan sebelum mengkomunikasikannya dengan manaemen.
Temuan-Temuan Tidak signi#kan Temuan yang tidak signi#kan semacam kesalahan klerikal yang dialami semua organisasi tidak memerlukan tindakan formal. $alam kenyataannya, memasukan temuan seperti ini ke dalam laporan audit formal akan menadi tidak produktif karena akan mengaburkan temuan signi#kan yang sebenarnya pada laporan, yang mengimplikasikan bahwa auditor internal tidak dapat melihat perbedaan antara setitik noda dengan noda yang menyebar. 0al ini uga akan semakin mengukuhkan citra auditor internal sebagai seseorang yang hanya memerhatikan hal-hal kecil.
Temuan-Temuan $e%i" Temuan temuan kecil perlu dilaporkan karena bukan semata-mata kesalaha manusiawi yang bersifat acak. 'ika tidak di perbaiki, maka akan berlanut sehingga merugikan dan walaupun tidak mengganggu tuuan operasi organisasi, namun cukup signi#kan untuk diperhatikan oleh manaemen. Beberapa temuan kecil lebih baik di laporkan dalam surat kepada manaemen.
Temuan-Temuan Besar Temuan temuan besar adalah temuan yang akan meghalangi pencapaian tuuan utama suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi. Misalnya, salah satu tuuan utama departemenutang usaha dalah hanya membayar utang-utang yang benar benar sah, sistem kontrol yang lemah bisa mengakibatkan kesalahan pembayaran. 1leh karena itu, hal ini merupakan temuan audit besar yang harus di laporkan.
E"emen-e"emen Temuan Audit (uditor internal bukanlah orang yang maha tahu, dan mereka tidak bisa diharapkan untuk mengetahui semua hal tentang operasi yang sedang diaudit. Pengetahuan tentang temuan audit yang dapat dilaporkan merupakan masalah lain, karena auditor internal mempertentangkan kelayakan status 2uo. Mereka mencari sistem atau transaksiyang tidak memenuhi standar operasi yang berlaku. Tetapi auditor interna bisa mengharapkan adanya tantangan dan mereka harus mengetahui lebih banyak tentang temuan-temuan audit mereka. /akta-fakta yang ditemukan auditor internal haruslah meyakinkan kriterianya harus dapat diterimadan logika yang digunakan uga harus meyakinkan.
Latar Be"akang Pembaca laporan harus diberikan informasi umum yang memadai agar bisa memahami sepenuhnya alasan alasan megapa auditor yakin temuan tersebut harus dilaporkan. 3atar belakang uga bisa mengidenti#kasi orang-or ang yang berperan, hubungan organisasi, dan bahkan, tuuan dan sasaran yang menadi perhatian. 0al tersebut harus bisa menelaskan auditor melaporkan temuan tersebut.
$riteria Pengembangan temuan audit harus mencangkup dua elemen penting dalam konsep kriteria: . Tuuan dan sasaran, bisa mencangkup standard-standard operasi, yang mencerminkan apa yang diinginkan manaemen untuk dicapai oleh operasi yang diaudit. 4. )ualitas pencapaian. $alam setiap audit atas akti%itas, sasaran-sasaran kelayakan, efesiensi, ekonomis, dan efekti%itas harus tercakup. !emua sumber daya harus digunakan tanpa terbuan percuma. *ntuk menentukan seberapa layak, efesie, ekonomis, dan efektifnya suatu operasi, auditor internal harus memiliki tolok ukur standard pengukuran. (uditor tidak menemukan adanya prosedur operasi tertulis sebagai perbandingan kondisi-kondisi yang teradi, tetapi praktik-praktik operasi melanggar praktik bisnis yang baik. )aryawan hanya menghabiskan setengah
hari untuk pekeraan mereka. Pengawasan lemah, dan penggunaan meteran tidak diperiksa. (uditor mebuat standard mereka sendiri, berdasarkan prosedur administrasi yang dapat diterima dan informasi yang dikumpulkan dari organisasi yang lain pada bidang yang sama. (udit yang mereka lakukan keudian di dedikasikan untuk menunukan akibat-akibat prosedur yang tidak memadai dan merekomendasikan cara cara untuk memperbaikinya.
$ondisi istilah kondisi mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulkan melalui obser%asi, pengauan pertanyaan, analisis, %eri%ikasi, dan in%estigasi yang dilakukan auditor internal. )ondisi merupakan antungnya temuan, dan informasi tersebut haruslah memadai, kompeten dan rele%an. )ondisi harus mampu menghadapi serangan apapun. )ondisi uga harus mencerminkan total populasi atau sistem yang ditelaah atau dalam kasus terpisah, harus merupakan kelemahan signi#kan. )lien harus menyepakati fakta-fakta yang disaikan, meskipun mereka bisa saa memperselisihkan signi#kasi yang dilekatkan auditor pada temuan-temuan tersebut.
Penyea Menetukan penyebab merupakan latihan pemecahan masalah, dan prosesnya mengikuti langkah-langkah klasik berikut: • • • • • •
•
• • •
)umpulkan fakta-fakta 5denti#kasikan masalah, cari penyimpangan yang teradi 'elaskan hal-hal utama dari masalah *i penyebab-penyebab yang mungkin Tetapkan tuuan-tuuan potensi tindakan perbaikan Bandingkan tindakan-tindakan alternatif dengan tuuan tuuan dan secara tentatif pilih yang terbaik Pikirkan keadaan-keadaan buruk yang di picu oleh tindakan perbaikan yang telah dipilih. Pertimbangkan 6bagaimana seandainya7 (pakah terdapat kondisi-kondisi mitigasi8 &ekomendasikan kontrol untuk memastikan bahwa tindakan terbaik benarbenar telah dilakukan
Dampak $ampak merupakan elemen yang dibutuhkan untuk meyakinkan klien danmanaemen pada tingkat yang lebih tinggi bahwa kondisi yang tidak diinginkan, ika dibiarkan terus teradi, akan berakibat buruk dan mamakan biaya
yang lebih besar daripada tindakan yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah tersebut. *ntuk temuan-temuan keekonomisan dan e#siensi, dampak bisa diukur dalam dolar atau rupiah. $alam temuan-temuan efekti%itas, dampak biasanya merupakan ketidakmampuan untuk menyelesaikan hasil akhir yang diinginkan atau diwaibkan. $ampak adalah hal yang membuat yakin dan sangat diperlukan untuk suatu temuan audit.ika tidak disaikan ke manaemen dengan memadai maka kecil kemungkinan diambil tindakan perbaikan.
$esimpu"an )esimpulan harus di tunang dengan fakta-fakta namun harus merupakan pertimbangan profesional, bukan berisi rincian yang tidak perlu. $alam membuat kesimpulan, auditor internal elas memiliki peluang untuk memberikan kontribusi kepada organisasi. 'ika auditor internal secara konsisten menyaikan kesimpulan yang bisa menghasilkan kinera yang baru dan tingkatan kinera yang lebih tinngi, mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas produksi, menghilangkan pekeraan yang tidak dibutuhkan, mendayagunakan kekuatan teknologi, meningkatkan kepuasan pelangan, meningkatkan asa, dan meningkatkan komposisi kompetitif organisasi, maka audit internal elas bernilai. )esimpulkan dapat menekankan pemahaman auditor atas uasaha organisasi dan hubungan fungsi yang diaudit terhadap perusahaan secara keseluruhan.
&ekomendasi &ekomendasi menggambarkan tindakan yang mungkin di pertimbangkan manaemen untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang salah, dan untuk memperkuat kelemahan dalam sistem kontrol. &ekomendasi haruslah positif dan bersifat spesi#k. &ekomendasi uga harus mengidenti#kasi siapa yang akan bertindak. (kan tetapi rekomendasi audit membawa bibit-bibit bahaya. 'ika manaemen diberi tahu mengenai tindakan yang direkomendasikan auditor, maka tindakan tersebut bisa berbalik merugikan auditor. Mengidenti#kasi kondisi yang tidak memuaskan adalah tanggung awab audit.
Pen%atatan Temuan Audit (kti%itas pencatatan temuan audit internal yang ditunukan, laporan tersebut sesuai dengan tuuan yang telah dielaskan dan memberi ruang untuk: • •
• •
Mengidenti#kasi organisasi yang bertanggung awab. Memberi nomor identi#kasi untuk temuan tertentu dan suatu ruukan untuk kertas kera pendukung. Memberi pernyataan singkat mengenai kondisi. Mengidenti#kasi kriteria standard yang diterapkan untuk menilai kondisi.
•
•
• • • • •
Menunukan apakah temuan tersebut merupakan pengulangan darisuatu yang ditemukan pada audit sebelumnya. Menyatakan arah, prosedur, atau intruksi kera yang berkaitan dengan temuan tersebut. Meringkas penguian audit dan umlah kelemahan yang ditemukan. Menunukan penyebab mengapa penyimpangan teradi. Menelaskan dampak, aktual maupun potensial, dari kondisi tersebut. Menyatakan tindakan perbaikan yang diusulkan. Mencatat pembahasan dengan karyawan klien dan dan mencatat tanggapan-tanggapan mereka.
$ea!"ian $omunikasi 3a9oran ringkas sekali pun, seperti yang tampak pada &(/ harus ditulis dengan baik, dan masalah masalah harus dide#nisikan dengan elas menggunakan istilah-istilah yang singkat, padat, dan elas. 'ika dimungkinkan, bahasa &(/ harus diekspresikan dalam nada yang positif, dan istilah-istilah yang mendorong reaksi emosional atau defensif harus dihindari. Tentu saa, sikap yang sama uga harus ditampilkan dalam komunikasi %erbal sehari-hari dan presentasi interm hasil audit.
Pene"a!aan Penga'aan !uper%isi audit tetap merupakan kontrol kunci atas pengembangan profesional temuan-temuan audit. !etiap temuan yang dapat dilaporkan harus melewati penelahaan pengawasan yang ketat, baik secara manual maupun elektronik, dan penelahaan tersebut harus dibuktikan dengan tanda tangan penyelia atau indikasi persetuuan elektronik. Tindakan perbaikan tidak memadai sama sekali dan ditolak oleh auditor internal karena alasan-alasan berikut ini: . Tindakan terseut tidak respontif( Tindakan perbaikan tidak berhubungan dengan kontrol atas serti#kasi. )( Tindakan terseut tidak "engkap( 0anya karyawan yang diperiksa auditor yang diambil tindakan. *( Tindakan terseut tidak erke"an+utan( Tidak ada sistem yang diterapkanuntuk memastikan bahwa para karyawan dan penyeliamereka diinformasikan mengenai penangguhan masa berlaku serti#kat mereka. ,( Tindakan terseuttidak dia'asi( Tidak ada ketentuan oleh audit internal periodik, untuk memastikan bahwa orang yang menangani bahan peledak telah dilatih dan diberi serti#kasi.
BAB $E&TAS $E&.A
Pengertian $ertas $er+a )ertas kera mendokumentasikan audit. )ertas kera berisi catatan informasi yang diperoleh dan analisis yang dilakukan selama peride audit. )ertas kera disiapkan seak saat auditor pertama kalki memulaipenugasannya hingga mereka menelaah tindakan perbaikan dan mengakhiri proyek audit. )ertas kera berisi dokumen dan langkah-langkah berikut ini: • •
•
• • •
&encana audit, termasuk program audit Pemeriksaan dan e%aluasi kecakupan dan efekti#tas sistem kontrol internal. Prosedur-prosedur audit yang dilakukan, informasi yang diperoleh dan kesimpulan yang dicapai. Penelahaan kertas kera oleh penyelia. 3aporan audit. Tindak lanut dari tindakan perbaikan.
/ungsi $ertas $er+a (uditor internal menyiapkan kertas kera untuk beberapa tuuan yang berbeda: • •
*ntuk mendukung laporan audit. *ntuk menyimpan informasi yang penelahaan intruksi dan arahan.
diperoleh
melalui
tanya
awab,
•
• •
•
•
•
• •
*ntuk mengidenti#kasi dan mendokumentasikan temuan-temuan audit, mengumplkan bukti, yang diperlukan untuk menetukan teradi dan luasnya kondisi-kondisiyang mengandung kelemahan. *ntuk mendukung pembahasan dengan karyawan operasi. *ntuk menadi dasar bagi penyelia dalam menelaah kemauan dan penyelesaian audit. *ntuk memberi dukungan dan bukti untuk masalah masalah yang melibatkan kecurangan, tuntutan hukum dan klaim asuransi. *ntuk menadi sarana bagi auditor eksternal dalam menge%aluasi pekeraan audit internal . *ntuk menadi latar belakang dan data referensi untuk penelahaan selanutnya. *ntuk membantu memfasilitasi penelahaan rekan seahwat. Menadi bagian dokumentasi yang disyaratkan oleh undang undang praktik korupsi luar negri. Pendapat yang mendukung kertas kera yang profesional cukup banyak dan meyakinkan auditor internal harus menyiapkan kertas kera dengan mempertimbangkan hal-hal berikut ini:
• • • • • • • • •
Pendokumentasian, termasuk penyusunan kertas kera &ingkasan, termasuk catatan temuan audit Pemberian indeks dan referensi silang )ertas kera pro format Penelahaan kertas kea oleh pentelia )epemilikan dan kontrol atas kertas kera )riteria kertas kera yang ideal Penulisan kertas kera sealan dengan kemauan audit Penyimpanan kertas kera
Dokumentasi )ertas kera bisa mencangkup antara lain: • •
• •
• • • • • • •
Perencanaan dokumen dan program audit )uesioner induk, bagan alir, daftar pemeriksaan, dan hasil hasil e%aluasi kontrol "atatan wawancara Bagan organisasi, pernyataan kebiakan dan prosedur, serta deskripsi kera. !alinan kontrak-kontrak dan peranian penting !urat kon#rmasi dan representasi /oto, diagram dan tampilan gra#s lainnya *i dan analisis transaksi 0asil prosedur penelaan analitis 3aporan audit dan awaban manaemen )orenponden audit yang rele%an
Men+aga $erapian $ertas $er+a !emua nama dan abatan harus dicetak dengan elas dan mudah dipahami. 0anya satu sisi lembar kera yang harus digunakan.karena materi pada halaman belakang bisa terlewakan kertas kera telah lama digunakan dalam sidang pengadilan. )ertas kera yang berantakan tidak layak menadi bukti.
Men+aga $eseragaman $ertas $er+a !emua kertas kera harus disiapkan pada kertas kera dengan ukuran dan tampilan yang sama. )ertas dengan ukuran lebih kecil harus dilekatkan ke lembar kertas berukuran standar. )ertas berukuran lebih besarseharusnya dilipat sehingga memudahkan penelahaan yang akan dilakukan.
Menyiapkan $ertas $er+a agar Dapat Dipa!ami )ertas kera haruslah elas dan dapat dipahami, tanpa membutuhkan informasi tambahan. !etiap orang yang menbaca kertas kera tersebut harus dapat memahami apa yang diputuskan auditor untuk dilakukan. (pa yang telah mereka lakukan, apa yang mereka temukan, apa kesimpula yang diambildan apa saa yang tidak diputuskan untuk diambil. Tentu saa perlumenaga kertas keraseringkas mungkin. amun keelasan angan sampai dikorbankan hanya untuk menghemat waktu dan kertas.
$ertas $er+a yang &e"e0an )ertas kera sebaiknya dibatasi hanya pada masalah-masalah yang rele%an dan materiil, yang secara langsung terkat dengan tuuan-tuuan audit. "atatan yang mungkin menariktetap tidak secara langsung harus dihilangkan. Program audit yang terorganisasi dengan baik dan intruksi yang efektif bisa membantu memastikan dimasukannya dokumen yang rele%an. 'ika suatu pendekatan audit yang tercangkup dalam program audit diabaikan elaskan alasannya dan simpan kertas kera yang berhubungan.
Men+aga $eekonomisan $ertas $er+a Manfaatkan semaksimal mungkin kertas kera yang dibuat pada audit sebelumnya. 'ika pernah dilakukan audit sebelumnya. Bagan alir, deskripsi sistem, dan data lainnya mungkin masih %alid. $okumen-dokumen yang masih berguna sebaiknya dipindahkan ke kertas kera periode sekarang. $okumen tersebut harus diperbaharui dengan informasi terkini, diberi nomor ulang, diberi acuan ulang dan kemudian diberi inisial dan tanggal oleh auditor yang melakukan audit periode sekarang. )ertas kera yang telah diperaharui sekarang menadi kertas kera auditor yang melakukan auditor saat ini dan mereka bertanggung awab penuh atas kertas kera tersebut. )enyataan bahwa kertas kera tersebut diambil dari kertas kera tahun sebelumnya harus dituliskan dalam kertas kera.
Men+aga $e%ukupan $ertas $er+a )ertas kera sebaiknya diusahakan tidak ada hal-hal yang tertinggal. Tidak ada pertanyaan yang diaurkan yang dibiarkan tidak terawab. (uditor harus menyimpan daftar ;yang akan dikerakan< dikertas kera mereka. Temuan-temuan audit sebelumnya, paling tidak dari audit sebelumnya harus ditindak lanuti. Manaemen umumnya sedikit tertarik mengenai apakah kekurangan yang dilaporkan sebelumnya telah teradi lagi. )ertas kera harus mengandung ringkasan temuan audit sebelumnya dan uga catatan mengenai statusnya saat ini.
Men+aga $eseder!anaan Penu"isan )ertas kera haruslah dengan mudah dipahami bagi yang meneleah. Penggunaan argon harus dihindari. 'ika digunakan, harus dielaskan pada bagian terpisah dari kertas kera pada daftar istilah bersama dengan istilah-istilah teknis dan kurang dikenal yang digunakan dalam akti%itas dan dalam kertas kera.
1unakan Susunan $ertas $er+a yang Logis )ertas kera harus disusun secara pararel dengan program audit. !etiap subek yang berbeda harus dimasukan dalam bagian terpisah dari kertas kera. 0ubungan yang seaar antara program dan kertas kera akan memudahkan pengacuan selama dan setelah audit. !etiap lembar kera umumnya akan berisi: • • • • •
'udul yang deskripif &eferensi ke penugasan audit Tanda silang atau simbol lainnya Tanggal pembuatan dan inisial auditor omor referensi kertas kera
&ingkasan $ertas $er+a (uditor, dalam melakukan penelusuran audit, sering kali enggan mengalokasikan waktu untuk audit untuk membuat ringkasan. Tidak membuat ringkasan seringkali merupakan kesalahan. (pa yang dipikir auditor sudah mereka kuasai sepenuhnya bisa terlupakan seiring dengan beralannya waktu. 5ngatan bisa menadi pelayan yang tidak setia, kadang kala menyimpan apa yang diinginkan saa.
&ingkasan Segmen-Segmen Audit setiap segmen audit harus menunukan subek audit, tuuan
diringkas dalam bentuk narasi untuk dari audit, temuan, kesimpulan, dan
rekomendasi auditor serta tindakan perbaikan yang dilakukan klien. &ingkasan harusmemiliki referensi ke dokumen pendukungnya. Bnetuk ringkasan ini dibahas lebih awal dalam susunan kertas kera yang logis.
&ingkasan Statistik &ingkasan ini harus diperlakukan sebagai piramid, data akhir secara perlahan meluas ke beberapa skedul penguian. &ingkasan statistik yang baik memudahkan penelahaan beralih dari ringkasan ke masing-masing penguian tanpa menggunakan pensil. (uditor akan melakukan hal ini untuk mereka.
&ingkasan &apat Pembahasan dengan klien pengamatan, kesepakatan, ketidaksepakatan, dan saran saran mereka harus diringkas dengan lengkap dan segera. &ingkasan bisa digunakan untuk mencatat hal-hal ini dengan tepat sesuai apa yang mereka katakan, tidak seperti apa yang dilihat, disaring melalui pengumpulan ulang. Tanggal dan am pembahasan bisa bernilai bila suatu saat teradi perselisihan.
&ingkasan Program Audit Begitu auditor menyelesaikan suatu segmen audit, mereka harus membuat komentar yang sesuai dalam program audit mengenai temuantemuan audit mereka. )omentar yang dengan ringkas menyatakan kesimpulan mereka tentang akti%itas yang diaudit.
2tomatisasi $ertas $er+a 3 Bank Nasiona" 3aporan mengidenti#kasi karakteristik aplikasi. )arakteristik tersebut dan aplikasinya dalam kertas kera sebagaimana yang digambarkan oleh penulisnya adalah sebagai berikut: • • • • • • • • • •
&e=eksi informasi !tandarisasi )enyamanan &eferensi dokumen Tampilan Pencitraan )omunikasi Menadi alat kontrol 5ntegrasi aplikasi Pengamanan hak akses
$ertas $er+a E"ektronik $alam kertas kera elektronik, bahan-bahan bisa dimasukan secara langsung ke dalam komputer, dalam hal-hal tertentu materi tersebut bisa dipindahkan dari catatan klien ke kertas kera. &eferensi silang seperti yang dielaskan pada bab ini digunakan, dan bahna-bahan dari kertas kera yang telah selesai dan telah diruuk lebih awal bisa secara simultan digunakan saat menyusun subek kertas kera. )ertas kera bisa dicetak meskipun bisa tetap disimpan dalam bentuk elektronik dan digunakan dalam bentuk ini saat pertemuan dengan klien.
Pene"aa!an $ertas $er+a o"e! Penye"ia !aat penyelia menelaah kertas kera, mereka harus memastikan bahwa: • • • • •
•
Program audit dan intruksi-intruksi khusus bagi auditor telah diikuti )ertas kera tersebut akurat dan dapat diandalkan )esimpulan yang dicapai memang waar, logis dan %alid Tidak ada langkah langkah yang belum diperiksa Penelaahan dengan klien telah dilakukan dan dengan memadai telah dicatat dan bahwa perselisihan telah diselesaikan. (turan-aturan departemen audit pada kertas kera telah diikuti
$ontro" atas $ertas $er+a )ertas kera merupakan milik auditor dan harus diaga oleh auditor. (uditor harus mengetahui dengan tepat letak kertas kera saat melakukan audit. 'ika terdapat resiko kehilangan kertas kera harus disimpan dalam lemari atau mea terkunci saat am makan siang dan sepanang malam. )arena bisa disalahgunakan, informasi bisa dipindahkan, diubah, atau dibaca oleh orang yang tidak membacanya.
Menu"is di $ertas $er+a Saat Audit Ber"angsung (uditor internal yang terus menerus berada dibawah tekanan waktu mungkin meragukan kemampuan mereka untuk membuat kertas kera seperti yang diilustrasikan dalam tampilan bab ini. Tetapi pengorganisasian pekeraan lapangan yang baik akan membantu. &ahasianya adalah tulislah saat melakukan pekeraan lapangan. (rgumen lain yang menetang pecatatan pada secarik kertas adalah waktu tambahan yang dibutuhkan untuk menulis laporan audit mungkin akan melebihi waktu yang dihemat melalui penulisan catatan tersebut. $an trauma karena memiliki temuan yang tidak didukung pendokumentasian bisa dihindari dengan menggunakan kertas kera yang memenuhi ui profesionalisme dan bisa meyakinkan pengamat yang obektif.
$epemi"ikan $ertas $er+a $alam kasus-kasus tertentu, kertas kera audit internal harus diserahkan ke kantor paak, pengadilan memutuskan peguian empat hal untuk kapan penyerahan ke 5&! harus dilakukan. • • • •
5n%estigasi tersebut adalah untuk tuuan yang sah Permintaan tersebut memang rele%an 5nformasi tersebut belum menadi milik 5&! Tahapan adminstratif dalam aturan paak telah diikuti
BAB 45 62NT&2L SEL/-ASSESSMENT
6ontro" Se"f-assessment 3 Mengapa diper"ukan7 Pada era setelah skandal watergate di amerika serikat pada tahun +>an banyak perusahaan multinational besar diperiksa untuk menentukan apakah mereka telah menyalurkan dana secara legal. )emudian segera diketahui bahwa banyak organisasi memiliki rekening bank rahasia yang digunakan untuk menyalurkan dana tidak hanya ke partai-partai politik diamerika serikat tetapi uga ke pegawai pemerintah dalam dan luar negriuntuk mendukung perolehan kontrakyang berbau korupsi. !kandal politik telah terbongkar dan menyingkap sisi gelap dunia bisnis besar.
Perua!an $ekuatan Pendukung Lainnya Pada tahun +?an dan ++an mulai terlihat suatu kekuatan pendorong laindan lebih besar yang bisa memaksa auditor untuk meningkatkan pendekatan dan keahlian mereka. Masa-masa ini merupakan era teradinya kemunduran perusahaan yang teradi secara luas, perampingan dan penghapusan program perusahaan untuk menerapkan manaemen kualitas total dan rekayasa ulang, in%estasi besar besaran dalam solusi teknologi yang radikal, dan dalam banyak kasus teradi penghilangan proses kontrol yang berdasarkan waktu. Peningkatan dalam merger perusahaan multinational secara besar-besaran boleh adi ikut mempercepat perubahan ini.
Pera"atan Baru untuk Dunia yang Bereda-$ontriusi 1u"f 6anada $alam rapat kera "!( yang penuh kecanggungan tahun +?> muncul fakta mengeutkan@ . $alam rapat kera tim, yang fasilitasnya tidak memiliki agenda yang dirahasiakan maka ornag akan cenderumg sangat uur. 4. !aat orang-orang menemui sendiri masalah mereka, mereka menadi menadi lebih terlibat dibandingkan ika maslah-masalah tersebut disebutkan dalam laporan audit. Pada rapat kera "!( tahun kedua di gulf canada ditemukan lagi dua hal yang lebih penting: . !elama fasilitator tidak terlalu sempit menyatakan makna 6kontrol7 orang akan mengidenti#kasi dan menganalisis pengaruh terhadap faktor yang signi#kan yang mempengaruhi kemampuan mereka untuk mencapai tuuan. 4. /aktor-faktor yang dinyatakan memiliki dampak terbesar berbeda dari dan lebih luas lingkupnya daripada hal-hal yang ditemukan dalam odel lama kontrol internal@ orang-orang seringkali mengemukakan masalah-masalah menyangkut budaya , komunikasi, kepercayaan, etika dan kepemimpinan
Apa yang Dimaksud 6ontro" Se"f-assessment7 6control7 berarti kerangka kera terintegrasi secara luas yang mempertimbangkan semua faktor internal utama yang mempengaruhi pencapaian tuuan-tuuan organisasi. 3ingkupnya cenderung holistik. Menurut "!( bisa digambarkan sebagai berikut:
!ebuah proses dimana tim karyawan dan manaemen, ditingkat lokal dan eksekutif terus menaga kesadaran semua faktor material yang cenderung mempengaruhi pencapaian tuuan organisasi, sehingga memungkinkan mereka mebuat penyesuaian-penyesuaian yang tepat. *ntuk meningkatkan independensi , obekti#tas, dan kualitas dalam proses tersebut, serta tata kelola yang efektif, maka diharapkan auditor internal terlibat dalam proses tersebut dan bahwa mereka secara independen melaporkan hasilnya ke manaer-manaer senior dan dewan komisaris.
A"at dan Teknik yang Digunakan (da lima komponen kunci untuk rapat kera yang sukses, empat diantaranya terutama merupakan tanggung awab tim fasilitator. Pertama fasilitator yang akan melakukan wawancara dengan manaemen dan pattisipan lain sebelum pertemuan dimulai. Mereka akan mendapatkan pemahaman mengenai tuuan utama tim, tuuan saat ini, dan signi#kasi dalam hubungannya dengan keseluruhan strategi organisasi. !ebagai mana halnya temuan-temuan material dari audit kon%ensional maka mungkin dibutuhkan pelaporan ke temuan-temuan ke manaemen puncak dan komitte audit ika resiko signi#kan bagi organisasi. Aalaupun temuan-teuan tersebut bisa muncul dari rapat kera tunggal, namun lebih sering temuantemuan tersebut berasal dari perbandingan hasil dari beberapa rapat kera.
ariasi Tema $i akhir tahun ++an konsep manaemen resiko telah di adopsi secara luas. )erangka kera, kontrol internal, konsep resiko mencangkup faktor-faktor internal yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai tuuannya. Pendukung manaemen kualitas uga menemukan tumpang tindih dengan kerangka kera yang lain. (kibatnya saat ini terdapat beberapa bentuk self-assessment menggunakan metodologi dan indikator indikator yang sama untuk menelusuri kontrol , kualitas, risiko manaemen, tata kelola dan etika. $alam rapat kera tersebut partisipan biasanya akan menetukan peluangpeluang yang signi#kan untuk memperbaiki tumpang tindih, kesenangan, dan kegagalan dalam komunikasi yang memakan biaya. )esuksesan rapat kera "!( menciptakan permintaan dari organisasi. 1rang merasa bahwa alat tersebut berguna dan meberitahukannya ke rekan-rekannya.
Imp"ikasi De'an
Bagi
$arya'an9
Mana+emen9
Auditor9
dan
$ari sudut pandang klien, auditor "!( terutama merupakan fasilitatoryang menyediakan forum dan agenda yang berguna yang memungkinkan klien menemukan mandiri keadaan sebenarnya dan memutuskan perubahan yang diperlikan. 5ndependensi dan obekti%itas auditor dipandang sebagai aset yang akan membawa fokus tambahan bagi maslah-masalah penting yang membutuhkan dukungan atau resolusi. 0al ini disambut sebagai sesuatu yang berorientasi ke depan dan bersifat konsultatif, menambah nilai bagi eksekutif dan tim karyawan.
Independensi9 2+ekti0itas9 dan Etika /asi"itator Meskipun "!( umumnya menghubungkan auditorCfasilitator dengan klien menadi lebih dekat, tetapi sangat penting untuk tetap menaga independensi dan obekti#tas. Partisipan tempat kera seringkali lebih terbuka karena mereka mempercayai fasilitatorsebagai pihak luar yang suaranya ditambah suara mereka sendiri, akan berpengaruh terhadap teradinya perubahan. )arena itu tahap riset sebelumrapat kera sangatlah penting karena fasilitator mendapatkan tolak ukur eksternal yang independen untuk digunakan sebagai perbandingan. )ebanyakan tim biasanya memahami peran audit dengan baik dan meskipun rapat kera menghasilkan hubungan yang lebih dekat, mereka tetap mengahrgai independensi auditor.
:uungan antar 6SA dan $egiatan Audit Interna" yang Lain Beberapa konsultan "!( menyarankan penggunaan audit untuk mem%eri%ikasi atau mem%alidasi hal-hal yang telah diungkapkan dirapat kera. amun kebayakan partisipan rapat kera akan merasa hal ini sebagai penghinaan dan merasa rapat kera tersebut sebagai penyia-nyiaan waktu karena mereka kemudian akan mengalami baik rapat kera maupun audit, kecuali ika situasinya serupa dengan dielaskan diparagraf sebelumnya. (uditor harus menggunakan akal sehat dalam situasi-situasi ini. &apat kera menyaring pendapat kelompok dan sangat arang keseluruhan kelompok partisipan rapat kera akan berbohong.
