Se entiende por "observaciones de una auditoría" como el apartado del informe de auditoría que el auditor aprovecha para dejar constancia de las oportunidades de mejora, de los riesgos para la calidad que pueden convertirse en no conformidades futuras, o de cualquier otro detalle que haya observado y le parece p arece relevante registrar. Este apartado puede aparecer desglosado en varias secciones o denominarse de otra forma, pero su utilidad es la misma, y la incertidumbre que crea en los destinatarios del informe también. Una duda recurrente es qué hacer con estas "observaciones" !emprendemos alguna accin, o lo dejamos como est#$.
OBSERVACIONES DE AUDITORIA Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observación de auditoria consiste en considerar el roceso !ue se"uimos ara e#aminar cuidadosamente la in$ormaciónobtenida en el curso de la auditoria% &Cu'les son los asos !ue se"uimos cuando buscamos resuestas ara re"untas tales como( ) Es adecuado este rocedimiento( ) Est' clasi$icado este saldo decuenta en $orma correcta( ) Esta ermitido este "asto( Consideramos !ue una observación de auditoria tiene los si"uientes atributos* +% condición ,% Criterio -% E$ecto .% Causa /%Recomendación una observación de auditoria bien con$eccionada no solo constar' de estos cinco atributos0 sino !ue ser' redactada de tal manera !ue cada uno de ellos se distin"a de los dem's% 1os lectores denuestros in$ormes no e#erimentar'n nin"una di$icultad ara entender lo !ue 2allamos0 lo !ue ensamos de lo 2allado0 cual es su e$ecto0 or !ue sucedió 3 como consideramos !ue debe corre"irse% Cuandose da a conocer una observación de auditoria en la !ue $alta uno o m's de estos atributos casi siemre se lantean interro"antes% Cuando es omitido el criterio0 los lectores comentan 4no entiendo or!u5 el auditor comenta sobre esto6% Cuando $alta el e$ecto0 el lector re"unta 4&!u5 imortancia tiene(6% Cuando es asada or alto la causa0 la "erencia se re"unta 4&cómo udo suceder( Si se omiteuna recomendación0 la "erencia lamenta0 4con todo lo !ue 2a averi"uado el auditor0 &or !u5 no 2a mencionado como uede remediar la situación( No imorta nuestra destreza en la redacción7 si noinseccionamos adecuadamente cada uno de los atributos en el desarrollo de la auditoria0 lle"ado el momento de redactar el in$orme $inal0 en$rentaremos roblemas debido a !ue nuestras observaciones no sedesarrollaron satis$actoriamente%
Estructura de una observación ara comunicar el mensa8e con e$ectividad0 la in$ormación necesaria ser' reunida en los aeles de traba8o 3 estar disonible%
Es motivo que origina la observación puede originarse debido a que por norma ó por sistema de gestión interna ò por requerimiento del cliente, hay una especificación determinada del producto que la pieza torneada, inspeccionada o pintada, tenga una identificación de la fecha donde indique la hora, día, mes y año de realización. El auditor en un seguimiento al circuito, verifico el pedido del cliente, el presupuesto enviado y aprobado, la iniciación y finalización de la tarea en los tiempos estipulados, todo en forma correcta. Pero al observar la identificación requerida por el cliente en forma documentada, no est indicada la hora, si el día, mes y año. Este faltante el auditor lo puede considerar una observación, si faltara adems de la hora, el día de realización, ya puede considerar una no conformidad, por incumplimiento del requerimiento del cliente. !iguiendo con el e"emplo de tratamiento a esta observación realizada en una auditoría interna, o e#terna. $b"etivo % eliminar la observación &cción para eliminarla% adecuar el sistema de impresión de fecha, incorporando la hora del momento. 'uien% el responsable del etiquetado. (uando% como es una acción correctiva inmediata se realiza en el día hoy. (ontrol% verificar en los pró#imos tres días, que los productos salgan etiquetados tambi)n con la hora de acuerdo a los requerimientos del cliente. &l tercer día% verificar nuevamente y de"ar constancia que se verifico la corrección de la observación. &((*$+ erifique con estos pasos, el tratamiento a las observaciones de la auditoria anterior. Es un com-n error, no verificar las acciones correctivas a las observaciones , no de"ar una evidencia que se verifico en determinada fecha la corrección de la observación. Envíe su comentario sobre el tema, e#periencias ó consulta por dudas.
& medida que se va haciendo el recorrido, el auditor va obteniendo los hallazgos de auditoría. stos pueden generar conformidades, no conformidades, observaciones u oportunidades de me"ora. /odos los hallazgos de auditoría deben ser registrados y es fundamental que )stos sean comunicados al auditado, especialmente si se consideran no conformidades, allí mismo donde sean encontrados para que )ste las comprenda y reconozca como e#acto el hallazgo. El auditor no debería retirarse de un sector donde ha detectado una +o conformidad o una $bservación sin hab)rselo e#plicado a quien ha auditado y asegurarse que ha sido debidamente comprendido. & menudo se da el caso de que la situación derivada del hallazgo de auditoría no merezca una +o (onformidad, sin embargo, ese hallazgo podr ser catalogado como una $bservación por el equipo auditor. Esta observación constituye sólo un llamado de alerta para una situación que tal vez podría subsanarse con relativa facilidad, aunque, de persistir, podría derivar en una falla importante en un requisito de la norma en futuras auditorías.
0ientras que las +o (onformidades deben ser analizadas por el auditado, proponer un plan correctivo y fi"ar un plazo para su levantamiento, las observaciones deben ser tambi)n analizadas por la organización, aunque las acciones correctivas de las mismas sern verificadas en la pró#ima auditoría de mantenimiento. 1a organización no puede ignorar lo que ha merecido una observación del equipo auditor. (on frecuencia, el auditado centra su atención en atender las no conformidades por ser decisivas para obtener o mantener la certificación no obstante, tambi)n debe analizarlas observaciones luego de la auditoría con la misma minuciosidad con la que se analiza una no conformidad, incluso habiendo obtenido la certificación, de modo de presentar en la pró#ima auditoría las acciones correctivas que se tomaron al respecto. 2na observación no considerada o que no haya podido ser subsanada ser seguramente una +o (onformidad en la pró#ima auditoría. Para concluir, la organización no debería sentirse decepcionada por la presencia de +o (onformidades y mucho menos por las observaciones encontradas. 1as acciones correctivas que todas ellas generan, son parte de la me"ora continua a la cual se ha comprometido la $rganización, y ayudan a aceitar el mecanismo del sistema de gestión.
+% 9 A 1 1 A : ; O S D E A U D I T O R < A ;eneralmente0 el t5rmino 2allaz"o es emleado en un sentido cr=tico 3 se re$iere a debilidades en el Sistema control interno detectadas or el auditor%El 2allaz"o0 abarca 2ec2os 3 otra in$ormación obtenida or el auditor !ue merece ser comunicados a los emleados 3 $uncionarios de la or"anización auditada 3 a otras ersonas interesadas% ,%DE>INICI?N DE 9A11A:;O DE AUDITOR
ACTORES A CONSIDERAR EN E1 DESARRO11O DE9A11A:;O DEAUDITORA
El auditor debe estar caacitado en las t5cnicas ara desarrollar 2allaz"os en $orma ob8etiva 3 realista% Al realizar su traba8o debe considerar los $actores si"uientes* Condiciones al momentode ocurrir el 2ec2o Naturaleza0 comle8idad 3 ma"nitud administrativa 3 $inanciera de las oeraciones e#aminadas% An'lisis cr=tico de cada 2allaz"o imortante% Inte"ridad deltraba8o de auditor=a% Autoridad le"al% Di$erencia de oinión0 conclusiones 3 recomendaciones
JEMPLO 2
CONDICIÓN
&l cierre de la gestión en el proceso de auditoría de la Empresa 345!.6.1 se identificó la e#istencia de ms de un sistema de registroinformtico con información de inter)s fiscal. CRITERIO
7e acuerdo a la 1ey 89:8 art. 99 numeral ; inciso e<, señala que la&dministración /ributaria podr determinar la base imponible usando elm)todo sobre base presunta, solo cuando habi)ndolo requerido noposea base cierta y cuando e#ista alteración de la información tributariacontenida en medios magn)ticos, electrónicos, ópticos o informticosque imposibilita la determinación sobre base cierta o e#ista ms de unsistema de registros informticos contables con información fiscal nocoincidentes para una misma actividad comercial./ambi)n se aplica el artículo =>> de la 1ey 89:8 que señala que esdefraudación tributaria el que dolosamente, en per"uicio? del derechode la &dministración /ributaria a percibir tributos, por acción uomisión disminuya o no pague la deuda tributaria. 4 la +*& 89? sobre laresponsabilidad de auditor frente al fraude en su pargrafo ;; queseñala que cuando el auditor obtiene entendimiento de la entidad y suentorno, incluyendo su control interno, el auditor debe considerar siotra información obtenida señala riesgos de representación errónea deimportancia relativa debido a fraude. CAUSA
Esta situación se debe a que la @erencia @eneral lleva doble contabilidady posee ms de un "uego de Estados Ainancieros, con el ob"eto dereducir impuestos por medios inapropiados minimizando gananciasreportadas o la obtención de cr)ditos bancarios donde se ma#imizanlas ganancias reportadas &l momento de iniciar el escrito sobre el hallazgo encontrado ser necesario que el &uditor le de un /*/21$ o sea un nombre con el cual se le identifica los problemas encontrados durante la prctica de la &uditoría =. 1a condición Este t)rmino se refiere a la descripción de la situación irregular o deficiencia hallada, cuyo grado de desviación debe ser demostrada.
1a condición es la revelación de Blo que esB, es decir la BdeficienciaB o Be#cepciónB Cerrores o irregularidades< tal como fueron encontradas durante la auditoría. 1a redacción incluye señalar en lo posible la cantidad de errores y si es posible su incidencia en la muestra de auditoría, en forma breve pero suficiente. 8. El criterio !on las normas transgredidas de carcter legal, operativo o de control que regula el accionar de la entidad auditada. El desarrollo del criterio en la presentación de la observación debe citar específicamente la normativa pertinente y el te#to aplicable de la misma. El criterio es la revelación de Blo que debe serB es decir la referencia a% leyes, +ormas /)cnicas de (ontrol *nterno, +ormas (ontables, manuales de funciones y procedimiento, políticas, Planes y cualquier otro instructivo por escritoD en algunos casos el sentido com-n y en otros el criterio del auditor. . 1a causa Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. !u identificación requiere de la habilidad y "uicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición. 1a causa es la revelación de por qu) sucedió la e#cepción. 9. El efecto Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o Leer Ensayo Completo Suscríbase
cualitativa, que ocasiona el hallazgo, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la &dministración que tome las acciones requeridas para corregir la condición. !iempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto. El efecto o consecuencia es el resultado adverso real o el riesgo de resultado adverso Cpotencial< que resulta de comparar lo que es con lo que deber ser Ccondición s. criterio< la identificación del BefectoB es muy importante para resaltar la significación del problema. ;. 1a recomendación 1a recomendación constituye el criterio del auditor y los servidores que realizan auditorías, y debe refle"ar conocimiento y buen "uicio con relación a lo que ms conviene a la Entidad. En gran parte una buena recomendación se basa en el anlisis de los recursos y en la consideración del beneficio F costo de la misma. 1as recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas observar.
