“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD”
UNIVERSIDAD CATÓLICA LOS ÁNGELES DE CHIMBOTE
SEDE- PIURA
DOCENTE: MAURO ANTON NUNURA
ESCUELA: CONTABILIDAD
CICLO: X
CURSO: AUDITORIA GUBERNAMENTAL
TEMA: HALLAZGOS Y OBSERVACIONES
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ALUMNOS: ATARAMA SANDOVAL YAMALIE GOMEZ CARMEN VERONIKA MEJIA NEIRA ELVIS GUSTAVO MONTERO RISCO WENDY SOSA NAQUICHE MARIELLA
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DEDICATORIA El presente trabajo de investigación es dedicado a nuestros padres y futuros colegas, sirva de información adicional a nuestros ya cimentados conocimientos
INTRODUCCION
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La ejecución de la auditoría está focalizada, en la obtención de evidencias suficientes y pertinentes sobre los asuntos más importantes aprobados en el plan de auditoría. Una de las actividades más importantes de la fase de ejecución, es el desarrollo de hallazgos.
Los hallazgos en auditoria tienen un sentido de recopilación y síntesis de información específica sobre una actividad u operación, que ha sido analizada y evaluada y, que se considera de interés para los funcionarios a cargo de la entidad examinada.
Dentro del proceso de ejecución de la auditoria, el auditor brinda a los funcionarios y servidores de la entidad examinada, que están o podrían estar afectados por el informe, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita u oral sobre los hallazgos identificados antes de presentar el informe. Además existe también la parte más extensa e informativa del informe de auditoría del informe, las observaciones de auditoría. Están constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar mediante la presentación del informe. El trabajo de investigación que a continuación presentamos, tiene por objeto determinar la importancia de los hallazgos y observaciones en el proceso de ejecución de la auditoría. Y que constituyen un componente importante en los resultados de la auditoría, toda vez que el análisis profesional y objetivo de cada uno de sus componentes refleja la situación del auditado. El trabajo en su conjunto comprende los siguientes capítulos:
Capítulo I: Hallazgos, que comprende definición, objetivos, atributos, requisitos básicos, características, clasificación, aspectos a tener en cuenta para validar 4
un hallazgo, comunicación, presentación y el contenido en la redacción de los hallazgos.
Capítulo II: Observaciones, que comprende atributos, aspectos necesarios a ser considerados en una observación, tratamiento de las observaciones y control de las observaciones en la auditoría.
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INDICE
DEDICATORIA INTRODUCCION……………………………………………………………...3 1. HALLAZGOS………………………………………………………………6 1.1 DEFINICION…………………………………………………………..6 1.2 OBJETIVOS DE LOS HALLAZGOS………………………………..6 1.3 ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS………………………………..7 1.4 REQUISITOS BASICOS…………………………………………….7 1.5 CARACTERISTICAS…………………………………………………7 1.6 CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS…………………………..8 6
1.7 ASPECTOS A TNER EN CUENTA PARA VALIDAR…………….9 1.8 COMUNICACIÓN DE LOS HALLAZGOS…………………………10 1.9 PRESENTACION DE LOS HALLAZGOS………………………….10 1.10
CONTENIDO EN LA REDACCION DE HALLAZGOS…………11
2. OBSERVACIONES 2.1 DEFINICION……………………………………………………………13 2.2
ESTRUCTURA DE UNA OBSERVACION…………………………13
2.3
ATRIBUTOS NECESARIOS A SER CONSIDERADOS…………13
2.4
TRATAMIENTO A LAS OBSERVACIONES………………………14
2.5
CONTROL DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA…………….15
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………….17 ANEXOS…………………………………………………………………………….18
1. HALLAZGOS 7
La Fase de Ejecución es la parte central de la Auditoría, en ella se practican todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoría que sustentarán el informe. En esta fase, el equipo auditor ajusta y desarrolla los programas de auditoría para cada línea y aplica pruebas mediante las diferentes técnicas de auditoría que conduzcan a determinar los hallazgos.
1.1DEFINICION Según (Perez, 2011)1. Determinan y señalan las presuntas deficiencias, errores o irregularidades identificadas durante el examen de auditoria como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoria, , los mismos que con criterios de materialidad o significación económica debidamente desarrollados, referenciados y documentados constarán en los papeles de trabajo, las cuales deben ser comunicadas a las personas comprendidas en las observaciones estén o no prestando servicios en la entidad examinada, a fin de brindar la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados (descargos) para su evaluación oportuna. En la redacción de los hallazgos de auditoría, se debe utilizar lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa. 1.2
OBJETIVOS DE LOS HALLAZGOS Según (Marquez , 2011)2. Los hallazgos de auditoria deben referirse a diversos aspectos de la estructura del control interno entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad, procedimientos de control su propósito es proporcionar información útil y oportuna adopción correctivas
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1.3ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Según (Auditores S.A, 2011)3. : 1. Condición: la realidad encontrada 2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser) 3. Causa: qué originó la diferencia encontrada. 4. Efecto: qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.
1.4 REQUISITOS BÁSICOS Según
(Auditores S.A, 2011)4. Los siguientes constituyen requisitos
básicos de cualquier hallazgo de auditoría:
Importancia relativa que merezca su comunicación;
Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo
Objetivos;
Basado en una labor suficiente como para respaldar conclusión y recomendación resultante;
Convincente a una persona que no ha participado en la auditoría.
1.5 CARACTERÍSTICAS
Segun (Luna, 2011)5La determinación, análisis, evaluación y validación del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que éste cumpla con las características que lo identifican, las cuales exigen que éste debe ser: 3
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CARACTERÍSTICA / REQUISITO
CONCEPTO
El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición. Debe estar basado en hechos y evidencias precisas Factual (de los que figuren en los papeles de trabajo. Presentados hechos, o relativo a como son, independientemente del valor emocional o ellos) subjetivo. Que la materialidad y frecuencia merezca su Relevante comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor. Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de Claro ambigüedades, que esté argumentado y que sea válido para los interesados. Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o Verificable pruebas. Que su establecimiento contribuya a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos públicos, a Útil la racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organización. Objetivo
1.6 CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS HALLAZGOS
DEBILIDAD
FORTALEZA OBSERVACI ON
NO CONFORMIDAD (NC)
NC MAYOR
NC MENOR
NC REAL
NC POTENCIAL
OBSERVACION: Se entiende a un aspecto de un requisito que puede mejorarse y que no se requiere que se haga de manera inmediata. 10
NO CONFORMIDAD: Se entiende al incumplimiento de un requisito: De las leyes o reglamentos aplicables De la norma aplicable Del propio sistema de la organización NO CONFORMIDAD MAYOR: Es un incumplimiento que ya ocurrió y que afecta a un punto completo de la norma NO CONFORMIDAD MENOR: Es un incumplimiento que ya puede haber ocurrido (Real) o no ver aun ocurrido (Potencial) y solo afecta parcialmente a un punto de la norma
1.7 Aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo Según (Arrunategui , 2011)6. Una debilidad o diferencia que en principio constituye una observación de auditoría y que potencialmente pueda convertirse en hallazgo deberá agendarse, debatirse y analizarse en mesa de trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la información que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, es importante que en mesa de trabajo (que puede realizarse en varias sesiones) con el acompañamiento del funcionario enlace de responsabilidad fiscal se tengan en cuenta los siguientes aspectos: Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio. Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia de la observación. Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. Identificar y valorar responsables y líneas de autoridad. Comunicar y trasladar al auditado las observaciones. Evaluar y validar la respuesta. Trasladar o hacer entrega del hallazgo al funcionario o entidad competente. •
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Cabe indicar que estos aspectos deben tenerse en cuenta durante la fase de ejecución de la auditoría. 6
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Este análisis involucra la evaluación de las diferencias entre la condición y los criterios de auditoría, incluyendo las causas principales, comparadas con los síntomas y, de ser el caso, la recopilación de evidencia adicional sobre los efectos de dichas observaciones, para ilustrar la importancia del asunto con propósitos relativos a la presentación de informes. 1.8 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS Según (Arrunategui , 2011)7. La comunicación de hallazgos de auditoria se efectúa por escrito en forma reservada y directa debiendo acreditarse su recepción, en caso de no ubicadas las personas comprendidas los hallazgos serán notificados a través del Diario El Peruano y otros de mayor circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada por dos días hábiles consecutivos.
1.9 PRESENTACION DE HALLAZGOS Según (Lopez, 2011)8. Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicará el título del hallazgo, luego los atributos, a continuación indicarán la opinión de las personas auditadas sobre el hallazgo encontrado, posteriormente indicará su conclusión sobre el hallazgo y finalmente hará las recomendaciones pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales. Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos (generalmente determinadas por la Materialidad), aunque en el sector público se deben dar a conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas.
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Una vez concluida la fase de Ejecución, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores.
1.10 CONTENIDO EN LA REDACCION DE LOS HALLAZGOS Según (Lopez, 2011)9:
TITULO: Informa de que se trata. Describe brevemente y de forma objetiva y especifica el asunto. Ejemplos:
Falta de un programa subsidiario de las cuentas por cobrar
Procedimientos operacionales sin aprobar por el director ejecutivo
SITUACION: Describe o relata lo que sucedió, comunica los hechos concretos que no se cumplió con las normas requeridas.
Introducción: Datos sobre que se examinó, información de fechas, cantidades, importes y descripción de transacciones o procesos.
CRITERIO: Norma utilizada para evaluar la situación, debe ser especifica al asunto señalado.
Estándar: leyes, reglamentos, guías, acuerdos, contratos.
Indirectos o implícitos: Experiencia, opinión de un perito, normas de control interno.
EFECTO: Es el resultado observable o la consecuencia potencial de no haber cumplido con uno o más criterios y lo que ello significa para el interés público 9
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Pérdida de ingresos
Gasto indebido
Ineficacia al realizar un trabajo
Pérdida de imagen o prestigio
CAUSA : La razón fundamental que motivo al incumplimiento
Falta de supervisión adecuada
Inconsistencia al aplicar leyes o reglamento
Falta de planificación y organización
Ausencia de comunicación de las decisiones y de las normas Deficiencia en el control interno
RECOMENDACIONES: Están deben ser
Claras y precisas
Ser prácticas- costo-beneficio
Dirigidas al funcionario con autoridad para resolver o implantar la recomendación
Propósito: mejorar las operaciones de la unidad Indicar que se cumplan las recomendaciones de la auditoria anterior. Indicar que hay que cumplir con las leyes y reglamentos. Están deben ser claras y precisas
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2. OBSERVACIONES 2.1 DEFINICION Según
(Peru Contable , 2011)10. La parte más extensa e informativa del
informe de auditoría, es aquella en que se desarrollan las observaciones de auditoria. Están constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar mediante la presentación del informe. 10
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Se describen los resultados obtenidos en base Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observación de auditoría consiste
en
considerar
el
proceso
que
seguimos
para
examinar
cuidadosamente la información obtenida en el curso de la auditoria. Cuáles son los pasos que seguimos cuando buscamos respuestas para preguntas tales como : • Es adecuado este procedimiento? • Está clasificado este saldo de cuenta en forma correcta? • Está permitido este gasto?
2.1 ESTRUCTURA DE UNA OBSERVACIÓN Según (Peru Contable , 2011)11. Para comunicar el mensaje con efectividad, la información necesaria será reunida en los papeles de trabajo y estar disponible para su análisis y evaluación en la fase de supervisión. Todo comentario no esencial, anecdótico, narrativo o inconducente se dejará en papeles de trabajo, reservándose el informe para las observaciones.
2.2 ATRIBUTOS NECESARIOS A SER CONSIDERADOS EN UNA OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA
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Según (Auditores del estado , 2012)12. Una observación de auditoría, para ser considerada como tal, debe satisfacer las siguientes propiedades o atributos con el fin de tener una verdadera significación en el informe: * Determinación de la problemática * Criterio de comparación * Efecto * Causa * Recomendación
2.3 TRATAMIENTO A LAS OBSERVACIONES DE UNA AUDITORIA
Según
(Auditores del estado , 2012)13. En una auditoria tanto interna o
externa, las evidencias tratadas o encontradas, durante el proceso de una auditoria, son solo una muestra del sistema de la organización. Esto nos debe concientizar que si la auditoria realizada sobre una muestra, detectó una serie de observaciones, estas se pueden incrementar en nuestro sistema si se toman más muestras, o se audita toda la gestión.
Ejemplo del tratamiento a una observación. En el informe del auditor uno recibe una serie de observaciones al sistema, como puede ser incumplimiento parcial de un requerimiento, por ejemplo. Es motivo que origina la observación puede originarse debido a que por norma o por sistema de gestión interna ò por requerimiento del cliente, hay una especificación determinada del producto que la pieza torneada, inspeccionada o pintada, tenga una identificación de la fecha donde indique la hora, día, mes y año de realización. 12
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El auditor en un seguimiento al circuito, verifico el pedido del cliente, el presupuesto enviado y aprobado, la iniciación y finalización de la tarea en los tiempos estipulados, todo en forma correcta. Pero al observar la identificación requerida por el cliente en forma documentada, no está indicada la hora, si el día, mes y año. Este faltante el auditor lo puede considerar una observación, si faltara además de la hora, el día de realización, ya puede considerar una no conformidad, por incumplimiento del requerimiento del cliente. Siguiendo con el ejemplo de tratamiento a esta observación realizada en una auditoría interna, o externa. Objetivo: eliminar la observación Acción para eliminarla: adecuar el sistema de impresión de fecha, incorporando la hora del momento. Quien: el responsable del etiquetado. Cuando: como es una acción correctiva inmediata se realiza en el día hoy. Control: verificar en los próximos tres días, que los productos salgan etiquetados también con la hora de acuerdo a los requerimientos del cliente. Al tercer día: verificar nuevamente y dejar constancia que se verifico la corrección de la observación. ACCION Verifique con estos pasos, el tratamiento a las observaciones de la auditoria anterior. Es un común error, no verificar las acciones correctivas a las observaciones, no dejar una evidencia que se verifico en determinada fecha la corrección de la observación.
2.4 CONTROL DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA 18
Según (Toledo , 2011)14. El auditor tomara nota de una observación, incluso en presencia del auditado, porque además deberá discutirla con él. Cortesía, tacto y buenas relaciones ante todo. El proceso de registro de observaciones infiere anotarlas. Así como sus causas, consecuencias, opciones de solución y beneficios esperados; de igual manera se indicará el nombre de la persona con quien se comentó y los comentarios recibidos. En cada observación que se registre se deberá anexar la documentación que la soporte. El conjunto de observaciones registradas
y numeradas en forma
consecutiva para efectos de control, habrán de integrarse en una sección específica de los papeles de trabajo; y se hará referencia a ellas, por su número, en el programa de auditoría y en los papeles de trabajo relativos al área o sección donde fue detectada. Por último, es conveniente señalar que las observaciones habrán de ser registradas en el momento mismo que se detectan
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BIBLIOGRAFIA Arrunategui , C. (2011). http://200.93.128.215/guiadeauditoria/3.2.FaseEjecucion.htm. Recuperado el 17 de agosto de 2012, de http://200.93.128.215/guiadeauditoria/3.2.FaseEjecucion.htm Auditores del estado . (2012). http://www.auditoresdelestado.org.ar/descarga/Criterios%20de %20registraci%F3n%20de%20Observaciones%20y %20recomendaciones.pdf . Recuperado el 17 de agosto de 2012, de 20
http://www.auditoresdelestado.org.ar/descarga/Criterios%20de %20registraci%F3n%20de%20Observaciones%20y %20recomendaciones.pdf Auditores S.A. (2011 de abril). http://www.ocpr.gov.pr/educacion_y_prevencion/auditoria_interna/2010/ Adiestramiento%20Auditores/Agencias/B%C3%A1sico/PRESENTACIONES %20EN%20PDF/11.pdf. Recuperado el 17 de agosto de 2012 Lopez, J. (2011). http://www.areadigital.gov.co/ControlInterno/Plan%20de %20Auditoria/Presentaci%C3%B3n%20Auditoria.pdf . Recuperado el 17 de agosto de 2012, de http://www.areadigital.gov.co/ControlInterno/Plan %20de%20Auditoria/Presentaci%C3%B3n%20Auditoria.pdf Luna, M. (2011). http://www.docstoc.com/docs/28811017/Hallazgos-de Auditoria. Recuperado el 17 de agosto de 2012 Marquez , J. (febrero de 2011). http://www.portalcalidad.com/foros/2635cuales_son_clases_o_tipos_hallazgos_una_auditoria. Recuperado el 17 de agosto de 2012 Perez, C. (agosto de 2011). http://www.buenastareas.com/ensayos/Control-DeHallazgos-y-Observaciones-De/1226778.html. Recuperado el 17 de agosto de 2012 Peru Contable . (2011). Recuperado el 17 de agosto de 2012, de http://www.perucontable.com/modules/news/article.php?storyid=103: http://www.perucontable.com/modules/news/article.php?storyid=103 Toledo , J. (2011). http://auditoriainterna.wordpress.com/2011/04/28/tratamiento-a-lasobservaciones-de-una-auditoria/ . Recuperado el 17 de agosto de 2012, de http://auditoriainterna.wordpress.com/2011/04/28/tratamiento-a-lasobservaciones-de-una-auditoria/
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ANEXOS
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