BAB 14 MANAJER DAN KOMUNIKASI
14.1. Sifat dan Fungsi Komunikasi
Apa Itu Komunikasi? Komunikasi adalah pemindahan dan pemahaman makna. Ini berarti bahwa jika informasi atau ide-ide belum di sampaikan, sampaikan, komunikasi belum dilakukan. Lebih penting lagi, bagaimana pun, komunikasi komunikasi melibatkan pemahaman pemahaman makna. Agar komunikasi berhasil, makna harus disampaikan dan dipahami. Komunikasi sempurna, jika ada, akan terjadi jika pikiran atau ide yang dikirimkan telah diterima dan dipahami oleh penerima persis seperti yang dibayangkan oleh pengirim. Hal lain yang perlu diingat adalah bahwa komunikasi yang baik sering keliru didefinisikan oleh komunikator sebagai persetujuan terhadap pesan, bukan pemahaman yang jelas tentang pesan tersebut. Komunikasi meliputi komunikasi antar pribadi yaitu komunikasi antara dua orang atau lebih dan komunikasi organisasi yaitu semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi dalam sebuah organisasi. Kedua jenis komunikasi tersebut penting bagi para manajer.
Fungsi Komunikasi Komunikasi mempunyai empat fungsi utama: pengendalian, motivasi, mengungkapkan ekspresi secara emosional, dan memberikan informasi. Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku karyawan dalam beberapa cara. Organisasi hierarki wewenang dan pedoman formal formal yang harus ditaati karyawan. Komunikasi memotivasi dengan cara menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka melakukannya, dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja jika belum sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Komunikasi diperlukan ketika para karyawan menetapkan tujuan-tujuan yang spesifik, usaha mencapai tujuan tersebut, dan untuk menerima umpan balik tentang kemajuan tujuan-tujuan tersebut. Bagi banyak karyawan, kelompok kerja mereka adlah sumber utama dari interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme dasar di mana para anggota berbagi perasaan frustasi dan kepuasaan. Komunikasi, oleh karenanya mengungkapkan ekspresi secara emosional dan untuk memenuhi kebutuhan sosial. Individuindividu dan kelompok-kelompok membutuhkan informasi untuk melakukan berbagai hal dalam organisasi. Komunikasi memberikan informasi tersebut.
14.2. Metode-Metode Metode-Metode Komunikasi Antarpribadi Sebelum komunikasi dapat dilakukan, suatu tujuan, yang dinyatakan sebagai pesan yang akan disampaikan, harus ada. Pesan ini lewat di antara sumber (pengirim) dan penerima. Pesan ini dikonversikan ke dalam bentuk simbolik (disebut encoding) dan melewati beberapa media (saluran) ke penerima, yang menerjemahkan kembali pesan pengirim (disebut decoding). Hasilnya adalah perpindahan makna dari satu orang ke orang lain. Ada tujuh elemen dalam proses komunikasi antarpribadi. Seluruh proses ini rentan terhadap gangguan (niose). Namun, apapun yang mengganggu pemahaman bisa menjadi gangguan, dan gangguan dapat membuat distorsi pada setiap titik dalam proses komunikasi.
Metode-Metode Berkomunikasi Antarpribadi Para manajer memiliki berbagai metode komunikasi yang dapat dipilih dan dapat menggunakan menggunakan 12 pertanyaan pertanyaan untuk membantu membantu menilai metode-metode metode-metode tersebut: Umpan balik – Seberapa Seberapa cepat penerima dapat menanggapi pesan? Kompleksitas kapasitas – Dapatkan metode ini memproses pesan-pesan yang kompleks secara efektif? Luasnya potensi – Berapa banyak pesan berbeda yang dapat dikirim dengan menggunakan metode ini?
Kerahasiaan – Dapatkah komunikator merasa yakin bahwa pesan-pesan mereka hanya diterima oleh khalayak yang dimaksud? Kemudahan encoding – Dapatkan pengirim dengan mudah dan cepat menggunakan saluran ini? Kemudahan decoding – Dapatkah penerima dengan mudah dan cepat menerjemahkan kembali pesan-pesan? Kendala waktu ruang – Apakah pengirim dan penerima perli berkomunikasi pada waktu dan ruang yang sama? Biaya – Berapa biaya yang diperlukan untuk menggunakan metode ini? Keramahan antar pribadi – Seberapa baik metode ini menyampaikan keramahan antar pribadi? Formalitas – Apakah metode ini memiliki sejumlah fasilitas yang diperlukan? Scanability – Apakah metode ini memungkinkan pesan dengan mudah ditelusuri atau diteliti untuk informasi yang relevan? Lama penggunaan – Apakah pengirim atau penerima banyak mengendalikan dalam menangani pesan? Metode yang pada akhirnya dipilih oleh seorang manajer harus mencerminkan kebutuhan dari pengirim, sifat-sifat pesan, sifat-sifat saluran dan kebutuhan dari penerima. Bagian terpenting dari komunikasi antarpribadi adalah komunikasi nonverbal yaitu komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata. Suatu komunikasi yang paling memiliki arti bukanlah secara lisan maupun tertulis. Walaupun ini adalah segala bentuk dari komunikasi nonverbal, jenis yang paling terkenal adalah bahasa tubuh dan intonasi verbal. Bahasa tubuh mengacu pada gerak tubuh, ekspresi wajah, dan gerakan tubuh lainnya yang menyampaikan makna. Mengetahui makna di balik gerakan-gerakan tubuh seseorang dan belajar bagaimana caranya untuk menyampaikan bahasa tubuh anda yang terbaik dapat membantu anda secara pribadi dan profesional. Intonasi verbal adalah penekanan yang diberikan seseorang terhadap kata-kata atau ungkapan yang mengandung makna. Para manajer perlu mengingat bahwa ketika mereka berkomunikasi, komponen nonverbal biasanya membawa dampak yang paling besar. 14.3. Komunikasi Antarpribadi Yang Efektif Para manajer menghadapi hambatan-hambatan yang dapat mengganggu proses komunikasi antar-pribadi.
Hambatan-Hambatan Komunikasi Penyaringan (filtering) Penyaringan adalah manipulasi informasi yang disengaja untuk membuatnya terlibat lebih banyak pada penerima. Berapa banyak penyaringan yang dilakukan cenderung menjadi fungsi dari sejumlah tingkatan hierarki dalam organisasi dan budaya organisasi, lebih banyak tingkatan berarti lebih banyak kesempatan untuk penyaringan. Jika organisasi menggunakan aturan-aturan kerja yang lebih kolaboratif dan kooperatif, penyaringan informasi mungkin tidak terlalu bermasalah. Sebuah organisasi dapat mendorong atau menghambat penyaringan berdasarkan jenis perilaku yang dihargai. Jika penghargaan organisasi menekankan pada gaya dan penampilan, para manajer dapat termotivasi untuk menyaring komunikasi sesuai yang disukainya. Emosi
Apa yang dirasakan penerima ketika ia menerima sebuah pesan mempengaruhi penafsirannya. Emosi yang ekstrem kemungkinan besar akan menghambat komunikasi yang efektif. Dalam hal ini, kita sering mengabaikan proses berpikir yang rasional dan objektif dan menggantikannya dengan penilaian emosional.
Informasi Yang Berlebih
Informasi yang berlebih adalah suatu situasi dimana informasi melebihi kapasitas pengelolahan seseorang. Defensif
Ketika seseorang merasa terancam, ia cenderung bereakasi dengan cara yang menghambat komunikasi efektif dan mengurangi upaya untuk mencapai saling pengertian. Ia menjadi defensif, menyerang orang lain secara verbal, membuat komentar sarkastik, menjadi terlalu menghakimi, atau mempertanyakan motif orang lain. Bahasa
Umur, pendidikan, dan latar belakang budaya merupakan tiga variabel yang paling jelas mempengaruhi bahasa yang digunakan oleh seseorang dan definisi yang ia berikan pada kata-kata itu. Dalam suatu organisasi, karyawan berasal dari berbagai latar belakang dan memiliki pola bicara yang berbeda. Bahkan karyawan yang bekerja dalam organisasi yang sama tetapi pada departemen yang berbeda sering memiliki jorgan yang berbeda, istilah khusus atau bahasa teknis yang digunakan oleh para anggota kelompok untuk saling berkomunikasi. Budaya Nasional
Karena alasan teknologi dan budaya, orang cina tidak menyukai pesan suara. Hal ini menggambarkan bagaimana perbedaan komunikasi dapat timbul dari budaya nasional seperti halnya bahasa yang berbeda.
Mengatasi Hambatan-Hambatan Dalam Komunikasi Mengunakan Umpan Balik Banyak permasalahan komunikasi dapat langsung dihubungkan dengan kesalahpahaman dan ketidakakuratan. Permasalahan ini tidak mungkin terjadi jika manajer mendapatkan umpan balik, baik verbal maupun nonverbal. Umpan b alik tidak harus secara verbal, para manajer dapat mencari isyarat-isyarat nonverbal untuk mengetahui apakah seseorang memahami pesan atau tidak. Menyederhanakan Bahasa
Karena bahasa menjadi penghalang, para manajer harus mempertimbangkan kepada siapa pesan tersebut diarahkan dan menyesuaikan bahasa untuk individu-individu tersebut. Ingatlah bahwa komunikasi yang efektif dapat dicapai jika pesan dapat diterima dan dipahami. Menyimak Dengan Aktif
Menyimak adalah pencarian makna secara aktif, sedangkan mendengarkan secara pasif. Dalam menyimak, penerima juga ikut berupaya dalam komunikasi. Menyimak dengan aktif 14.4. Komunikasi Organisasi Komunikasi formal adalah komunikasi yang berlangsung dalam aturan-aturan kerja organisasi yang telah ditetapkan. Komunikasi informal adalah komunikasi yang tidak didefinisikan dalam hierarki struktur organisasi. Komunikasi dalam suatu organisasi dapat mengalir ke bawah, ke atas, ke samping, dan diagonal. Tiga jenis jaringan komunikasi adalah rantai, dimana komunikasi mengalir menurut rantai komando formal; roda, dimana komunikasi mengalir diantara seorang pemimpinyang kuat
dengan identitas yang jelas terhadap yang lainnya dalam suatu kelompok kerja; dan semua saluran, dimana komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua anggota kelompok kerja. Para manajer harus mengelola selentingan sebagai jaringan informasi yang penting. Mereka dapat meminimalkan konsekuensi negatif dengan rumor dengan melakukan komunikai secara terbuka, sepenuhnya, dan jujur dengan para karyawan.
14.5. Teknologi Informasi dan Komunikasi Teknologi secara radikal mengubah cara berkomunikasi para anggota organiasi. Teknologi meningkatkan kemampuan seseorang manajer untuk memonitor kinerja; memberikan informasi yang lebih lengkap pada karyawan untuk membuat keputusan yang lebih cepat; memberikan kesempatan yang lebih banyak pada karyawan untuk berkolaborasi dan berbagi informasi; dan memungkinkan orang-orang untuk dapat diakses sepnuhnya, setiap saat, dimanapun mereka berada. Teknologi Informasi mempengaruhi organisasi dengan mempengaruhi cara para anggota organisasi berkomunikasi, berbagi informasi, dan melakukan pekerjaan mereka.
14.6. Isu Komunikasi Dalam Organisasi Saat Ini Dua tantangan utama dalam mengelola komunikasi di dunia internet adalah isu-isu hukum dan keamanan serta kurangnya interaksi pribadi. Organisasi dapat mengelola pengetahuan dengan memudahkan para karyawan untuk berkomunikasi dan berbagi pengetahuannya sehingga mereka dapat saling belajar mengenai cara melakukan pekerjaan mereka secara lebih efektif dan efisien. Salah satu caranya adalah dengan database informasi online dan cara yang lainnya adalah dengan cara menciptakan komunitas praktek. Komunikasi dengan para pelanggan adalah isu manajerial yang penting karena komunikasi apa yang terjadi dan bagaimana hal itu dapat terjadi yang dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap kepuasan pelanggan pada layanan dan kemungkinan menjado pelanggan yang berulang. Kepekaan sosial mempengaruhi komunikasi dimana kadang-kadang membatasi kejelasan komunikasi. Namun, para manajer harus peka terhadap pilihan kata-kata mereka yang mungkin akan menyinggung orang lain.
