PERLENGKAPAN, TATA RUANG DAN TATA LINGKUNGAN KANTOR
3.1. Uraian dan Contoh Kegiatan Belajar ini berisi materi mengenai perlengkapan kantor, tata ruang dan tata lingkungan kantor.Perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam kantor serta bagaimana menata ruang kantor agar ruang kerja tersebut memberikan manfaat dan memudahkan pekerjaan serta koordinasi. Selain hal itu menata lingkungan kantor juga mempunyai seni tersendiri karena dengan lingkungan yang serasi akan memacu kinerja pegawai.
1. Perlengkapan Kantor Dalam melaksanakan tugas pekerjaan sehari-hari dikantor Anda sudah barang tentu menggunakan perlengkapan kantor (office equipment). Tujuan adanya perlengkapan kantor adalah membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor, sehingga pegawai tidak terhambat tugas hanya karena tidak menggunakan peralatan yang tidak sesuai. Perlengkapan kantor pada garis besarnya ada 3 kelompok yaitu : Perlengkapan tata usaha, mesin kantor dan perabotan kantor. a. Perlengkapan Tata Usaha. Pada setiap kantor yang modern selain kertas dan alat-alat tulis, untuk melaksanakan kegiatan tata usaha diperlukan bermacam-macam barang perlengkapan tata usaha amplop, rautan pensil, bak surat, jepitan kertas, dan sebagainya. Perlengkapan tata usaha terdiri dari: 1) Barang-barang yang tahan lama misalnya pembolong kertas,steppler, dan lainnya. 2) Barang-barang yang habis pakai misalnya misalnya kertas, tip ex dan lain sebagainya.Barang-barang habis pakai untuk keperluan tulis menulis disebut dengan stationery. b. Mesin Kantor Mesin kantor ( office machines ) adalah semua alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elekteris, magnetik secara kimiawi. Sebelum menggunakan mesin perlu dipertimbangkan dahulu mesin yang paling cocok dan tujuan apa mesin itu dibeli. Macam-macam mesin kantor antara lain mesin ketik, mesin hitung, mesin pengganda, mesin komunikasi (telepon, faksimile, telephoto, teleprinter), mesin pembuka sampul surat, mesin pelipat surat dan pemasuk sampul,mesin komputer, printer c. Perabot Kantor
Perabot kantor biasanya disebut dengan office fumishing atau office furnitures meliputi, meja tulis, kursi, lemari arsip, rak, lemari besi, filing cabinet termasuk didalamnya perlengkapan kebersihan dan perawatan kantor. Perlu diperhatikan tinggi kursi dan meja, karena akan berpengaruh pada daya tahan seseorang dalam bekerja. 2. Tata Ruang Kantor a. Pengertian Tata Ruang Kantor Kalau pekerjaan Anda dikantor banyak berhubungan dengan masyarakat dan pekerjaan Anda besar volumenya, sudah tentu memerlukan penataan tempat yang memadai. Tata ruang kantor akan membantu dalam menciptakan kenyamanan dan kegairahan Anda bekerja. Para ahli telah banyak merumuskan tentang pengertian tata ruang kantor. George Terry membuat batasan bahwa yang dimaksud dengan tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan pengunaan secara terperinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor- faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak.
Tujuan umum dari kegiatan penataan ruang kantor adalah : 1) Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin: 2) Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien 3) Penggunaan ruangan kantor efektif dan efisien: 4) Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara: 5) Menimbulkan kesan baik 6) Mudah dilakukan perubahan letak jika diperlukan 7) Mudah dilakukan pengawasan.
b. Asas dan Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor. Apabila anda akan melakukan penataan ruang kantor yang dapat memberikan hasil yang baik dalam pekerjaan kantor, maka langkahlangkah menyusun ruangan harus bedasarkan asas pedoman tertentu. Richard Muther merumuskan ada 5 asas pokok bagi tata ruang kantor yang baik yaitu: 1) Asas Jarak Pendek. Tata ruang yang baik harus dilakukan sedemikian rupa sehingga jarak tempuh dalam proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang paling pendek. 2) Asas Rangkaian Kerja
Asas ini memberikan pedoman bahwa setiap langkah untuk menyelesa-i kan pekerjaan merupakan rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan. Asas ini juga memberikan pedoman bahwa suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari mulai pekerjaan itu dikerjakan sampai pada penyelesaian pekerjaan tersebut. 3) Asas Penggunaan Setiap Bidang Ruangan. Suatu tata ruang yang baik senantiasa mempergunakan semua bidang ruangan yang ada. Jadi sejauh mungkin diusahakan agar jangan sampai ada bidang ruangan yang tidak dipakai. 4) Asas Perubahan Fleksibilitas. Suatu tata ruang yang memenuhi syarat harus memperhatikan adanya kemungkinan perubahan baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. Dengan demikian susunan tempat kerja harus dibuat sedemikian rupa sehingga mudah dilakukan perubahan apabila di perlukan, dengan biaya yang tidak besar. 5) Asas Terintegrasi Tata ruang kantor harus dapat memberikan suasana baik di dalam maupun diantara bagian menjadi saling berkaitan / terintegasi secara harmonis.
c. Macam-Macam Tata Ruang Kantor. Tata ruang kantor pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu tata ruang terpisah (bersel) dan tata ruang terbuka. Tata ruang terpisah (bersel), biasa juga disebut tata ruang tertutup, yaitu apabila unit kerja yang satu tetapkan secara terpisah dari unit kerja lainya. Pemisahan ini dapat berupa kamar-kamar terdiri terdiri atau dibuat kamar-kamar dengan penyekat pembuatan misalnya kayu ( teak wood, teak block, kaca, atau kombinasi diantara ketiganya).Tata ruang terbuka, yaitu ruangan untuk bekerja tidak dipisahpisahkan tetepi semua aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan besar. Kedua jenis tata ruang ini mempunyai beberapa kebaikan dan kelemahan. * Kebaikan Tata Ruang Terpisah. a) Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan lebih terjamin, misalnya pekerjaan penanganan uang tunai, dan pekerjaan-pekerjaan rahasia. b) Suasana kerja lebih tenang karena tidak terganggu oleh pegawai unit lain, demikian juga kebisingan dapat dikurangi karena terhalang oleh sekat-sekat. c) Apabila berjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa ketidak senangan/ ketidakpuasan para pegawai tidak begitu cepat meluas. d) Dapat menimbulkan rasa memiliki, karena pegawai yang ada dalam satu ruangan merasa bertanggung jawab atas peralatan kantor yanga ada diruanganya.
e) Bagi para pegawai senior/pimpinan tidak merasa kehilangan status, karena ia menempati tempat terpisah dari tempat bawahannya.
* Kelemahan Tata Ruang Terpisah. a) Perlu biaya besar untuk keperluan membuat sekat-sekat, lampulampu, alat pengatur suhu, pelayanan dan pemeliharaan umum lainya. b) Ruangan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal. c) Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan. d) Komunikasi antar pegawai, demikian komonikasi antara atasan dan bawahan tidak mudah dilaksanakan. e) Fleksibilitas tata ruang rendah ( tidak mudah di adakan perubahan ).
* Kebaikan tata ruang terbuka. a) Biaya lebih rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan penyekat, juga terhindar dari tambahan biaya perawatannya. b) Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal. c) Ada flesibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah dengan mudah disesuaikan dengan berkembang organisasi ; d) Pengawas pegawai mudah dilaksanakan; e) Komunikasi mudah dilaksanakan; f)
Penggunaan mesin kantor dapat bergantian;
g) Tata ruang mudah diubah; h) Kerjasama antara atasan dengan bawahan lebih erat.
* kelemahan tata ruang terbuka. a) Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin misalnya bagi pekerjaan yang berhubungan dengan uang dan pekerjaan yang bersifat rahasia; b) Kebisingan dan gangguan tempat kerja, karena suara dari bagian ruangan lainya, disamping itu lalu lintas pegawai dan orang luar dapat mengganggu pegawai yang sedang melakukan pekerjaan. c) Letak meja-meja kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa bosan, hal ini dapat menurunkan semangat kerja. Disamping itu mengakibatkan rasa kurang bertanggung jawab atas peralatan kantor karena dipakai bersama-sama.
d) Bagi staf senior dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa statusnya kurang, karena ia seharihari bersatu dengan bawahannya.
Dalam praktek, dengan memperhatikan kelemahan-kelemahan yang ada, penataan ruang terbuka diadakan berkembang yaitu yang dinamakan landscaping (taman kantor). Menurut penelitian, tata ruang terpisah hanya dapat memanfaatkan bidang ruangan 58-67% sedangkan taman kantor dapat memanfaatkan 72-83%.
d. Teknik tata ruang kantor. Teknik tata ruang mendapat perhatian para ahli, menurut John R. Immer, teknik tata ruang dapat dilaksanakan sebagai berikut : 1) Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama. Keadaan ini dapat dilihat seperti pada gambar ini : 2) Pada tata ruang terbuka, susunanan meja-meja kerja dapat terdiri dari beberapa baris. 3) Diantara beberapa baris disediakan (lorong ) untuk lalu lintas pegawai yang lebarnya 80 cm. Bila ruangan itu cukup luas, disediakan lorong utama yang lebarnya 120 cm. 4) Jarak antara meja dimuka dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80 cm. 5) Menempatkan meja pimpinan didepan para pegawai adalah cara yang selama ini dipakai di Indonesia, agar pimpinan dapat mengawasi staf dengan baik. Atau sebaliknya, dengan maksud agar pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi. 6) Pada tata ruang terbuka dimana ditempatkan beberapa unit kerja, kepada masing-masing unit harus berdekatan dengan kelompok pegawainya. 7) Bagi pimpinan yang sifatnya kerjaannya, sering membahas pekerjaanpekerjaan yang sifatnya rahasia, sering menerima tamu, perlu dibuatkan ruangan tersendiri dilengkapi dengan meja pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini disebut kantor pribadi. Ukuran kantor peribadi disesuikan dengan kebutuhan, tetapi paling kecil berukuran 2,5 m x 3,5 m. 8) Pegawai
yang mengerjakan
pekerjaan
lembut,
misalnya mencatat
angka-angka,
menggambar, dan harus disediakan ruangan dengan penerangan yang cukup. 9) Pegawai yang melakukan pekerjaan yang mempunyai resiko tinggi, misalnya kasir, harus ditempatkan diruangan yang aman. 10) Pegawai yang tugasnya mengadakan hubungan dengan pihak luar, harus ditempatkan dibidang ruangan dekat pintu.
11) Pegawai yang tugasnya berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling tempat surat, harus ditempatkan berdekatan dengan peralatan tersebut, contoh petugas arsip/arsiparis ditempatkan tidak jauh dari tempat bekerja. 12) Alat-alat yang menimbulkan suara, sebaiknya, ditempatkan diruangan tersendiri. Bila hal ini tidak memungkinkan, alat-alat tersebut ditempatkan didekat jendela agar sebagian suaranya terbuang keluar. 13) Lemari yang berat atau lemari besi, sebaiknya ditempatkan menempel ketembok atau tiang agar dapat menyangga.
e. Macam-MacamPenyusunan Meja Kerja. Anda dapat menyusun meja kantor sesuai dengan ruangan kantor Anda. Prinsipnya meja kerta harus disusun secara garis lurus (straight line lay out) dan menghadapi kejurusan yang sama. Akan tetapi didalam praktek, memperhatikan arus penyelesaian pekerjaan. Beberapa variasi penyusunan meja kerja sebagai berikut: 1). Garis Lurus Bergandengan. Garis lurus bergandengan yaitu penyusunan dimana dua meja digande-ngkan secara berdekatan. Digunakan apabila ingin menghemat ruangan. 2). Susunan Bank. Susunan bank masih tetap mengunakan perinsip garis lurus, akan tetapi susunan mejanya dibuat berkelompok yang terdiri dari masing – masing empat meja dan pegawainya duduk secara berpasangan. 3). Susunan Kelompok. Variasi lain dari susunan bank adalah susunan kelompok. Cara ini hampir sama dengan susunan bank, tetapi tempat duduk pegawi sedikit berbeda. Pada susunan ini pegawai tidak saling berhadapan tetapi saling menyamping. Susunan bank dan kelompok biasanya digunakan atas dasar pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut ; a. pekerjaan yang ada harus dilakukan oleh kelompok pegawai secara bersama-sama agar pekerjaan itu selesai berbarengan. b. ingin menghemat ruangan secara maksimal mungkin. Apabila dasar pertimbangan hanya menghemat ruangan padahal jenis pekerjaannya tidak memerlukan pekerjaan kelompok, sebaiknya bukan menggunakan sistem kelompok tapi menggunakan garis lurus bergandengan saja, agar gejalagejala dan akibat tidak baik dapat dihindarkan.
f. Macam-macam menyusun meja rapat. Bila rapat dilaksanakan dengan peserta rapat yang jumlahnya lebih dari 10 orang, sebaiknya disediakan ruang rapat tersendiri dilengkapi dengan segala keperluan rapat, dan meja rapat disusun sesuai dengan kebutuhan. Makin banyak peserta rapat, maka meja yang disediakan harus besar pula. Untuk mengatasi hal ini sekarang digunakan cara yang lebih praktis yaitu dibuat meja rapat yang kecil-kecil misalnya ukuran 90 x 180 cm. Bila peserta rapat banyak, meja tersebut digandengkan satu sama lain, hingga dapat praktis digunakan.
The Liang Gie mengemukakan bahwa bentuk susunan meja rapat ada beberapa macam yaitu bentuk biasa , bentuk huruf U, bentuk kelas, bentuk aula, bentuk huruf T, bentuk huruf V, dan bentuk perahu. 1). Bentuk Biasa. Bentuk ini dengan cara mengadakan beberapa meja kecil, kemudian ditutup dengan taplak meja besar. Pada saat itu umumnya meja rapat lagi tidak diberi taplak namun meja rapat saat itu telah dibuat sedemikian rupa baik bentuk dan modelnya, sehingga tidak lagi memerlukan taplak, umumnya bentuk biasa dapat menampung 20 orang peserta. 2). Bentuk Huruf U Apabila peserta rapat lebih banyak lagi, maka bentuk biasa tidak dapat digunakan, maka yang paling banyak adalah bentuk huruf U. Bentuk ini ada dua macam yaitu bentuk huruf U terbuka dan bentuk huruf U tertutup. Bentuk huruf U tertutup adalah dimana meja pimpinan ditempatkan diarah bagian huruf U yang terbuka tetapi tidak sampai menutup bagian tersebut. Pada bentuk huruf U terbuka, pimpinan rapat biasa ditempatkan dibagian huruf U yang tidak terbuka. 3). Bentuk Kelas. Meja rapat disusun menurut garis lurus seperti halnya kelas bagi anak sekolah. Akan tetapi setiap meja diperuntukan bagi lebih dari satu orang peserta rapat, misalnya dua orang. Meja pimpinan ada didepan kelas. 4). Bentuk Aula Apabila peserta rapat mencapai ratusan orang, meja rapat dapat dibuat dalam bentuk aula yaitu berbentuk kelas tetapi digunakan meja yang banyak sekali ( mejanya dapat disambung-sambung atau tidak ), atau digunakan kursi adalah sebagai berikut : 5). Bentuk Huruf T. bentuk huruf T adalah salah satu bentuk susunan meja rapat. Walaupun bentuk ini jarang digunakan, tapi ia merupakan salah satu alternative yang dapt digunakan apabila diperlukan. Cara
penyusunanya seperti pada bentuk biasa dan bentuk huruf U yaitu dengan menyambukan beberapa meja hingga membentuk huruf T. pimpinan biasanya ditempatkan diatas huruf T . 6). bentuk huruf V. seperti halnya huruf T, susunan meja rapat dengan huruf V jarang dipergunakan, tetapi halnya merupakan salah satu alternatif yang mungkin digunakan bila diperlukan. 7). bentuk perahu. Bentuk perahu merupakan kombinasi dari bentuk huruf V. yaitu dua huruf V digabungkan berhadapan. Bentuk ini biasanya digunakan untuk meja diskusi. Dimana yang bertindak sebagi pimpinan bebas memilih dimana ia akan duduk.
g. Langkah – langkah dalam merancang tata ruang kantor. Apabila anda akan merancang tata ruang kantor maka langkah-langkah yang anda lakukan dalam melaksanakan tata ruang kantor adalah : 1). langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. Dengan cara ini akan dapat diketahui urutan – urutan pelaksanaan pekerjaan mulai langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai pekerjaan itu selesai. Dari urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan itu dapat diketahui juga jumlah pegawai yang diperlukan dan sekaligus dapat diketahui jumlah meja kerja yang diperlukan. 2). Bedasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka langkah selanjutnya yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala tertentu. Pada denah ini harus dicantumkan juga dimana letak pintu, jendela, tiang, tangga, penerangan, air conditioning (AC), dan sebagainya. 3). Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan peralatan lainya secara baik, terlebih dahulu harus dibuat guntingguntingan kertas/karton dengan skala tertentu yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya. 4). Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntinganguntingan kertas tersebut pada
denah
ruangan.
Guntingan-guntingan
kertas/karton
itu
sedemikian
rupa
hingga
menggambarkan susunan yang paling baik yaitu semua syarat-syarat dalam teknik tata ruang seperti diuraikan diatas udah dipenuhi, dan disesuaikan dengan arus pekerjaan yang harus dilaksanakan. Setelah susunan terbaik dapat diketahui, kemudian gunting-gunting kertas itu di rekatkan kepadadenah ruangan. Rancangan ini merupakan pola bagi langkah berikutnya. 5). Selanjutnya anda menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman kepada rancangan/pola yang sudah dibuat.
3. Tata Lingkungan Kantor Lingkungan kantor merupakan salah satu faktor dalam menunjang dalam terciptanya suasana kerja yang menyenangkan. Lingkungan kantor adalah semua perlengkapan fisik kantor yang diperlukan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kerja kantor, selain meja kerja dan peralatan kantor. Lingkungan kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu : - lingkungan langsung - lingkungan tidak langsung
a. Lingkungan Langsung Lingkungan langsung adalah lingkungan fisik kantor yang langsung dapat turut menciptakan suasana tempat kerja yang baik bagi para pegawai. Lingkungan langsung misalnya penerangan, warna, udara, suara, dekorasi dan lingkungan kerja lainya. 1). Penerangan/cahaya Penerangan/cahaya yang digunakan dikantor dapat berasal dari cahaya alami (sinar matahari) dan cahaya buatan (cahaya lampu listrik). Dalam hal menggunakan cahaya listrik ada dua hal yang perlu diperhatikan yaitu intensitas penerangan dan mutu penerangan. Intensitas penerangan adalah jumlah watt dari lampu yang digunakan. Besar kecilnya intensitas penerangan yang digunakan tergantung dari jenis pekerjaan (misalnya pekerjaan menyusun angka-angka) memerlukan intensitas penerangan yang besar. Mutu penerangan , yaitu kelembutan cahaya yang bersumber penerangan. Mutu penerangan yang baik mempunyai beberapa ciri yaitu tidak menyilaukan mata, dipancarkan secara merata, kejernihan penerangan sama, dan tidak menimbulkan bayangan terlalu banyak. 2). Udara Pada kegiatan tata ruang kantor telah disebutkan bahwa di kantor yang sudah maju,yang diperhatikan bukan saja luas tempat kerja , tetapi volume udara diruangan kantor untuk setiap pegawai yaitu masing-masing sekitar 13,75 meter kubik. Suhu udara juga perlu diperhatikan. Panas tubuh manusia normal adalah 37 derajat Celsius. Demikian juga agar tubuh manusia dapat mengeluarkan keringat, maka kelembaban udara disekelilingnya harus cukup kering hingga dapat menyerap uap dari tubuh manusia. Menurut hasil penelitian para ahli di Amerika Serikat, sebagaimana dikemukakan oleh Colleman L maze, bahwa sarat yang paling mendekati untuk pekerjaan kantor dengan baik bagi sebagian terbesar pegawai ialah udara dengan suhu 25,6 derajat Celsius, dan nilai kelembaban udara 45 %.
3). Suara. Pekerjaan kantor, terutama yang berupa tulis menulis, memerlukan kosentrasi pikiran yang tinggi. Oleh karena itu salah satu usaha untuk menciptakan ketenangan kerja harus diatur agar tidak ada suara-suara yang tidak menunjang kepada kosenterasi pikiran tersebut. Pada kantor yang sudah maju, selain dilakukan usaha-usaha untuk mengurangi suara, tapi ada juga usaha menimbulkan suara yang dapat mendorong kearah kegairahan kerja yaitu melalui sound sistem atau televisi yang disediakan oleh instansi. Dari hasil penelitian, musik dan lagu yang tenang dan lembut dapat mempertahankan kegairahan kerja, karena lagu tersebut mengurangi ketegangan saraf dan kejenuhan kerja. 4). Dekorasi. Dekorasi ruang kantor tidak hanya menambah keindahan saja, namun harus dapat meningkatkan semangat kerja. Dekorasi kantor yang digunakan di Indonesia misalnya lambing Negara, gambar persiden dan wakil presiden, gambar kemajuan organisasi, piala/piagam penghargaan. 5). Lingkungan kerja lainnya. Keadaan lingkungan kantor lainnya perlu diadakan pengaturan sebaikbaiknya sehingga dapat menunjang kepada terciptanya suasana kerja yang memadai. Beberapa hal yang perlu dihindarkan antara lain yaitu : a) kabel listerik, kabel telpon yang melintang ditempat pegawai lalulintas; b) laci-laci filling cabinet yang selalu terbuka, tumpukan map-map yang terlalu banyak dimeja pegawai. Agar di usahakan menggunakan prinsip clean table dengan cara menyimpan mapmap berkas pada tempat khusus/penyimpanan; c) penempatan alat-alat yang dapat menimbulkan kebakaran dilingkungan kerja pegawai; d) lantai yang licin dan kamar kecil yang kotor; e) membuang sampah/puntung rokok bukan pada tempatnya. b. Lingkungan Tidak Langsung Lingkungan tidak langsung adalah lingkungan fisik kantor yang ada disekitar tempat kerja, tetapi dapat mempunyai berpengaruh terhadap suasana dan ketenangan kerja pegawai dan pelayanan kepada masarakat. Lingkungan ini adalah tempat parkir kendaraan, tanaman dan pekarangan sekitar gedung kantor,serta keamanan. 1). Tempat parkir Dengan makin banyaknya kendaraan bermotor, maka penyediaan tempat parkir merupakan keharusan mutlak bagi sesuatu instansi. Tempat parkir diperlukan untuk kendaraan dinas instansi, kendaraan pegawai dan kendaraan tamu.
Dalam hal menyediakan tempat parkir harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a) Harus disediakan area tempat parkir yang leluasa memadai, baik untuk keperluan kendaraan dinas dan kendaraan pegawai maupun kendaraan tamu. b) Areal tempat parkir seyogyanya ditempatkan dibelakang atau disamping gedung kantor. c) Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan roda dua dan kendaraan roda empat; d) Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan besar dan kendaraan kecil; e) Harus disediakan tempat parkir khusus untuk kendaraan pimpinan; f)
Arus kendaraan di tempat parkir harus di buat satu jurusan
g) Di pelataran tempat parkir harus dibuat tanda-tanda yang menunjukan dimana kendaraan itu harus diparkir. h) Bila frekuensi keluar masuknya kendaraan tinggi, dan jumlah kendaraan banyak, sebaiknya disediakan petugas parkir. 2). Tanaman. Keadaan di sekitar gedung kantor akan mempunyai pengaruh terhadap keadaan didalam ruangan kantor. Misalnya di sekitar gedung kantor banyak tanaman, maka udara didalam ruangan kantor akan menjadi sejuk, oleh karena itu di usahakan agar di sekitar gedung kantor ditanami tanaman yang dapat menyejukan disamping dapat menciptakan keindahan. Dalam hal mengadakan pengaturan pekarangan kantor, dan tanaman – tanaman yang ada di sekitar halaman, seyogyanya di perhatikan hal-hal sebagai berikut : a). Tanaman yang di pilih harus tanaman yang dapat menimbulkan kesejukan, misalnya pohonpohon yang dapat tumbuh rindang, dan rumput-rumput yang biasa digunakan dihalaman kantor. Demikian juga di bagian tertentu peralatan tempat parkir harus ditanami tanaman yang dapat tumbuh rindang, agar pelataran tempat parkir teduh. b). Pengaturan pekarangan tersebut harus diatur sedemikian rupa agar menciptakan kesan keindahan. 3). Keamanan. Keamanan lingkungan dan keamanan fisik gedung kantor, merupakan masalah yang tidak kalah pentingnya dibanding dengan masalah lainya. Langkah yang perlu dilaksanakan dalam menciptakan kemanan fisik gedung kantor adalah : a). Di sekeliling gedung kantor harus dibuat pagar yang bentuk dan ukurannya selain harus menjamin keamanan kantor juga harus menciptakan keindahan lingkungan; b). Kedalam lingkungan gedung kantor tidak boleh untuk lalul intas umum (masyarakat tidak boleh keluar masuk secara bebas melewati halaman kantor);
c). Harus disediakan petugas khusus yang bertanggung jawab atas keamanan gedung kantor dan di lingkungan fisik kantor lainya; d). Sarana perlengkapan gedung kantor (misalnya gardu listrik dan instalasi lainnya), harus ditempatkan secara terpisah dan disediakan petugas khusus sehingga keamanan terjamin; e). Langkah-langkah lain yang dianggap perlu, dengan memperhatikan keadaan lingkungan dimana gedung kantor itu berada. 3.2 Rangkuman Pengertian kantor berbeda-beda tergantung dalam ucapan pembicaraan antara lain dapat berarti jasa/pelayanan, jabatan, gedung, tempat bekerja, ruangan kerja, unit kerja/bagian atau instansi. Pengertian kantor dalam modul ini adalah tempat diselenggarakanya kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi. Pekerjaan
kantor
adalah
semua
kegiatan
yang
ada
kaitannya
dengan
penanganan
informasi/keterangan yang bertalian dengan tugas-tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor terdiri dari tulis menulis dan bukan tulis menulis. Untuk mengorganisasikan pekerjaan kantor ada 3 asas yakni senteralisasi, desteralisisasi dan campuran.
Perlengkapan kantor secara garis besar ada tiga kelompok, yakni perlengkapan tata usaha, mesin kantor dan perabot kantor. Sedangkan tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak. Dalam menyusun tata ruang kantor ada 5 asas yakni: asas jarak pendek, rangkaian kerja, penggunaan setiap bidang ruangan, perubahan fleksibilitas dan integrasi macam tata ruang kantor dapat dibedakan tata ruang terpisah (bersel) dan terbuka untuk menata ruang kantor diperlukan penataan meliputi: penataan meja, kebutuhan luas tempat kejra, dan diperlukan langkah-langkah tertentu untuk menata ruangan kantor. Tata lingkungan adalah pengaturan lingkungan fisik kantor yang akan menunjang terciptanya suasana kerja yang menyenangkan. Tata lingkungan kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu lingkungan langsung dan lingkungan tidak langsung. a. Lingkungan langsung berhubungan dengan penerangan, warna, udara, suara, dekorasi dan lingkungan lainnya. b. Lingkungan tidak langsung berhubungan dengan tempat parkir, tanaman, keamanan kantor.
