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BTP : Comment gérer un chantier de A à Z
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B TP : Comment gérer un chantier de A à Z Sommaire : 1. Les étapes préalables à l'ouverture d'un chantier BTP a. L'étude initiale du projet b. La préparation du chantier - La prévention des risques - Le contrat qui régit les différentes parties du chantier - Dossier de préparation du chantier de l'entreprise c. Le mode opératoire - Règlementation dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail 2. La mise en place du planning du chantier • Comment construire son planning a. Le diagramme de Gantt b. Les logiciels c. Le plan de travail d. Les durées des tâches e. Les liaisons de tâches f. Les ressources nécessaires g. Les points à surveiller • D'autres méthodes pour établir le planning 3. La gestion d'un chantier : une gestion de budgets • La gestion budgétaire de chantier • La gestion de production 4. L'efficience et la gestion d'un projet BTP • Le temps passé • Le temps réel de production • Cas pratique d'efficience • Prise en compte de l'efficience dans un projet BTP 5. Le déroulement du chantier et son suivi • La notion de gestion de projet • Le relevé de l'information a. La notion de rapport de chantier b. Que doit contenir un rapport de chantier • Les autres supports 6. La notion de régulation de chantier • La mesure des écarts • L'interprétation des écarts • La correction • Le recalage des prévisionnels • Le débriefing du chantier 7. Fin du chantier : revenir sur les résultats ! • Les domaines de contrôle • L'analyse des résultats
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z Le secteur du bâtiment et des travaux publics est un des secteurs les plus importants de l’économie française avec près de 9 % des salariés du régime général. Mais c’est, aussi, celui qui demande le plus de préparations en amont de la réalisation effective des chantiers et qui coûte très cher en cas de mauvais calcul. Malheureusement c’est aussi celui qui concentre le plus de risques pour les salariés avec, pour lui seul, environ 18 % des accidents avec arrêt de travail et près de 30 % des décès. Afin de faire baisser ces taux et d’améliorer la productivité d’un chantier, il est important de bien ficeler et gérer chaque étape d’un chantier. Ces étapes passent par la préparation en amont du projet, l’organisation du planning, l’établissement des budgets… mais aussi le suivi et le retour sur les différents résultats afin d’expliquer d’éventuels retards pour les éviter lors du chantier suivant. En effet, une fois achevé, l’entreprise doit aussi revenir sur les résultats réels du chantier, les écarts, qu’ils soient positifs ou négatifs ainsi que les étapes clés de son chantier afin de s’enrichir de son expérience.
1. les étapes avant le commencement d’un chantier BTP Il est important pour les entreprises de BTP de bien préparer en amont la réalisation du chantier. En règle générale il faut mettre en place l’étude initiale de l’appel d’offre et la réponse avant de passer à la préparation du futur chantier.
a. L’étude initiale du projet Un chantier BTP découle toujours d’un projet qui peut être soit de développement, d’aménagement ou de réhabilitation d’une infrastructure ou de construction d’un ouvrage. Avant de réaliser le chantier, l’entreprise BTP répond à ce qu’on appelle une « affaire » où elle peut être confrontée à tous ses concurrents. Cette affaire peut provenir : • D’un appel d’offre provenant de la presse ou de consultation : dans ce cas, elle doit préparer toutes les pièces demandées dans l’appel d’offres et y répondre dans les délais ; • D'une négociation commerciale sur marché de gré à gré : le bouche-à-oreille a une grande place dans ce genre d’affaire et la réputation qu’elle aura construit au fil des années pourra être bénéfique ; • Baux d’entretien pour des collectivités locales, communes… en général, ils se font aussi par appel d’offre. Une fois l’étude initiale effectuée, l’entreprise BTP doit passer à la préparation du chantier. S’enchaînent alors des étapes incontournables : planning, gestion des ressources, plan des budgets, préventions des risques… avant de commencer effectivement les différentes tâches.
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z b. La préparation du chantier Durant cette phase de préparation, l’entreprise doit prévenir les risques professionnels en anticipant toutes les situations dangereuses. Elle doit fixer des délais réalistes en tenant compte des ressources nécessaires et de l’environnement du chantier.
La prévention des risques Le secteur du BTP est l’un des plus meurtriers et lourd en accident. Pourtant depuis quelques décennies, la prise en compte du risque et sa gestion a permis de diviser par 3 le nombre d’accidents mortels. Dans la préparation du chantier, l’entreprise doit rester vigilante et intégrer les facteurs de risques professionnels dont on pourra citer : • la complexité des interventions sur un même chantier ; • les différentes interactions entre acteurs souvent complexes ; • les enjeux différents des acteurs intervenants ; • les contraintes de délais ; • les conditions climatiques et géologiques… En réalité, la plupart des accidents surviennent suite à des situations d’improvisation et d’urgence sur les chantiers dues principalement à un manque d’anticipation dans la préparation des travaux. La prévention dans le secteur du BTP s’appuie sur plusieurs points : • la coordination des acteurs : l’entreprise BTP doit planifier l’intervention de plusieurs acteurs comme l’aménageur, le maître d’ouvrage, le coordonnateur SPS (sécurité et protection de la santé), pilote OPC (ordonnancement / planification / coordination) … sur les différentes actions à mettre en place ; • la mise en place d’un code des bons comportements et des bonnes pratiques pour prévenir les accidents ; • le respect des différentes réglementations applicables. La prévention des accidents, ou de tout aléa, doit se faire à ce niveau bien avant le commencement du chantier BTP. En effet, toutes les options techniques de construction et de délais associés qui seront pris en compte seront mentionnées dans le contrat d’exécution. Il faut à tout prix garantir la compatibilité entre les options techniques, les délais impartis et les exigences de santé et de sécurité. Ainsi il n’y aura plus (ou presque) d’imprévus.
Le contrat qui régit les différentes parties du chantier C’est à ce stade d’avancement du projet (et donc bien avant le commencement) que se décide, entre maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage, ce que devra inclure le contrat. Le contrat devra refléter toutes les décisions destinées à l’organisation générale et l’exécution du chantier.
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z • Le maître d’ouvrage doit définir ce qu’il veut vraiment. Il peut être accompagné d’un prestataire (hors maître d’œuvre) qui sera chargé de la planification (OPC ou ordonnancement / planification / coordination). En réalité, la plupart des accidents surviennent suite à des situations d’improvisation et d’urgence sur les chantiers dues principalement à un manque d’anticipation dans la préparation des travaux. La prévention dans le secteur du BTP s’appuie sur plusieurs points : • Le maître d’œuvre doit concevoir le projet sur le plan technique et établir les pièces contractuelles nécessaires : calendrier des travaux, cahier des clauses administratives particulières (CCAP), cahier des clauses techniques particulières (CCTP), dossier de consultation des entreprises … il doit prendre en compte la protection de la santé et de la sécurité des salariés (moyens et équipements, mode opératoire…).
Dossier de préparation du chantier de l’entreprise Il faut savoir qu’avant tout commencement effectif du chantier, le maître d’œuvre est tenu d’un délai contractuel pour soumettre au maître d’ouvrage son dossier de préparation de chantier, qui comporte en particulier : • Le plan d’installation de chantier : il doit définir où seront implantés les équipements, voiries et réseaux divers comme l’électricité, l’eau mais aussi les accès, les clôtures… il faudra aussi préciser les obligations concernant les installations d’accueil : les vestiaires et les sanitaires dépendent de la taille et de la durée du chantier (pour des chantiers de durée supérieure à 4 mois, des installations sanitaires fixes sont à prévoir, pour des durées inférieures, des véhicules mobiles de chantier, spécialement aménagés et répondant aux besoins peuvent être utilisés.) ; • L’organisation des flux : pour qu’un chantier puisse fonctionner correctement, il est important qu’en amont on organise des flux de circulation (engins, piétons, approvisionnements horizontaux et verticaux…). Ne pas oublier également de préciser les aires de stockage, parfois en mettant en place une cellule logistique ; • La prise en charge des déchets du chantier • Le planning prévisionnel des travaux ; • Les plans d’exécution des ouvrages ; • La masse salariale à prévoir • Le plan particulier de sécurité et de protection de la santé (PPSPS).
c. Le mode opératoire On appelle « mode opératoire » une description détaillée des différentes tâches nécessaires pour réaliser un ouvrage BTP. Comme nous venons de le préciser c’est au maître d’œuvre d'établir le mode opératoire et de le présenter au maître d’ouvrage bien avant le commencement du projet. C’est un reflet fidèle mentionné sur le papier et qui décrit le travail des ouvriers en tenant compte :
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z • Des conditions sécuritaires pour éviter toute prise de risques • Des « règles de l’art » telles qu’elles sont précisées et définies dans les DTU • Du planning et de la gestion des tâches, • De l’environnement externe.
Réglementation dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail En ce qui concerne le secteur du BTP, la réglementation a pour origine principale le code du travail et des directives européennes transposées dans notre législation nationale. Les responsabilités de l’employeur sont les suivantes : • Responsabilité des salariés : il est responsable de leur sécurité sur les lieux du travail ; • Responsabilités vis-à-vis des tiers si un dommage est causé par sa faute ou sous sa responsabilité ; • Le respect des préconisations des bureaux d’études techniques et de contrôle Comme nous pouvons le constater, ce sont principalement des responsabilités de résultat qui imposent à l’employeur d’adopter une attitude préventive en anticipant tous les risques possibles. C’est d’ailleurs l’objet du Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé (PPSPS).
2. La mise en place du planning du chantier Dans le dossier de préparation de chantier, l’entreprise de BTP doit mentionner le planning prévisionnel des travaux. Ce document doit être accessible à tous les corps de métier afin que chacun puisse programmer de façon précise son intervention. • Pour le maître d’ouvrage : il est important qu’il assure les déblocages de fond nécessaires auprès de la banque ou des établissements financiers pour assurer le bon déroulement du planning et son respect ; • Pour la maîtrise d’œuvre, le planning permet d’organiser les différents intervenants et leur moment d’intervention. Ce document sert aussi, en cas de retard à en évaluer les dommages et à imputer d’éventuelles indemnités.
Comment construire son planning Plusieurs facteurs entrent en considération dans la construction du planning des travaux. Il est important d’avoir une vision exhaustive comme mentionné dans la phase préalable afin de mettre en place un planning le plus fidèle possible. Pour cela plusieurs outils sont à disposition.
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z a. Le diagramme de Gantt même si plusieurs représentations graphiques sont possibles, dans le secteur du BTP, c’est en général de diagramme de Gantt qui est utilisé. C’est un outil qui permet de modéliser les tâches différentes et nécessaires à l’exécution d’un projet BTP. Son nom vient de son inventeur Henry L. GANTT, en 1917. Cet outil est couramment utilisé car il est simple de lecture et permet de représenter graphiquement l'avancement du projet. Il sert aussi à la communication entre les différents intervenants. Inutile de s’armer de logiciels complexes ou sophistiqués pour le mettre en place. Il suffit parfois d’un simple tableur, mais il existe des outils spécialisés dont le plus connu est Microsoft Project. Pour construire un diagramme de GANTT, on représente chaque tâche par une ligne, les colonnes représentent les unités de temps (jours, semaines ou mois). De plus, en ajoutant les ressources, qu’elles soient matérielles ou humaines, dans le diagramme, on pourra avoir une idée globale sur le coût. b. Les logiciels Il est possible d’utiliser un simple tableau mais pour un projet BTP, qui est en général de taille assez importante, il est conseillé d’utiliser des logiciels spécifiques. Il existe un grand nombre de logiciels permettant la construction de ces diagrammes de GANTT. On pourrait citer : PSN, MS Project… mais cette liste est évidemment non exhaustive. Il existe aussi des logiciels gratuits. En ce qui concerne le secteur du BTP, un logiciel assez généraliste permet de gérer le planning. En effet, les principales fonctions du logiciel devront être : • Une gestion des tâches : mettre en évidence les enchaînements ainsi que les débuts et les fins • Une gestion des ressources nécessaires à l’accomplissement de chaque tâche c. Le plan de travail Une fois les ressources pour travailler votre diagramme prêtes, il est temps de s’intéresser au plan de travail. Il est très important d’y consacrer le temps nécessaire car ce dernier devra refléter toutes les actions et les prestations qui doivent être visibles. Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) peut être intéressant à utiliser pour établir le plan, mais il est important d’être moins généraliste et de décomposer chaque poste en différentes phases. d. Les durées de tâches Pour pouvoir évaluer la durée des différentes tâches qui composent votre chantier BTP, vous pourrez utiliser le Devis Quantitatif Estimatif (DQE), document établi en amont du projet. Toutefois, vous finirez vite par remarquer que la décomposition de certains postes n’est pas suffisante. Il est important à ce niveau d’essayer de décomposer encore davantage les tâches et d’en estimer la durée. e. Les liaisons de tâches L’étape des liaisons de tâches est une étape très importante dans la réussite d’un projet. Il faut veiller à assurer l’interdépendance des tâches mais aussi à ce que chaque liaison entre deux tâches soit logique. Si une tâche doit se finir avant qu’une autre ne commence, c’est qu’il y a forcément un impact si jamais ce temps n’est pas respecté.
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z f. Les ressources nécessaires Comme nous avons pu le voir, le diagramme de GANTT permet aussi d’affecter les ressources nécessaires à chaque tâche. Ainsi il est possible de savoir à quel moment doivent intervenir les ressources (humaines, matérielles, informatives…) et même obtenir le cumul de chaque ressource par date dans le projet. A la fin de cette construction, on obtient, en général, un graphique avec en X le calendrier et en Y le cumul des ressources. Toutefois, chaque logiciel peut avoir ses spécificités. g. Les points à surveiller En construisant votre planning, vous devrez faire attention à plusieurs points : • Les jours fériés qui peuvent être sur le planning. Imaginez que pour les 11 jours fériés par an, ce soit l’équivalent de 3% du temps de travail annuel et autant d’indemnités de retard ! Par la suite, vérifiez bien les paramétrages de votre logiciel car il se peut qu’il n’englobe pas les jours fériés nationaux ou religieux ; • Vérifiez bien que vous avez pris en compte les différents congés de l’entreprise ou les ponts du mois de mai ; • Les temps de travail : c’est à vous de paramétrer votre logiciel. Pour cela pensez au nombre de jours travaillés par semaine, 5 ou 6 jours. Le temps de travail effectif par jour. Juste pour donner un ordre de grandeur : Quand un planning prévoit un travail de 6 jours et que le chantier ne travaille que 5 jours, imaginez tout le temps de retard au final ! Avant toute diffusion de votre planning aux entreprises qui vont intervenir, revoyez les liaisons des tâches, les ressources allouées… Le planning est LE document sur lequel vous devrez vous attarder car c’est l’épicentre de votre projet. Il organise les différentes interventions de chaque entreprise et donne de la visibilité sur les échéances de chaque tâche. Sans lui, inutile de vous dire le désordre et la perte d’argent qui peu en découler.
D’autres méthodes pour établir le planning La méthode « GANTT » n’est pas l’unique méthode utilisée même si elle reste la plus fréquente. On retrouve par exemple : la méthode « chemin de fer » : tout comme la méthode GANTT, • La méthode « chemin de fer » contient les tâches et le temps mais on y rajoute un autre élément à savoir la localisation. • La méthode « PERT » : Cette méthode est destinée à faire apparaître les tâches prioritaires. Cependant, il est rare de voir cette méthode dans le secteur du BTP.
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z 3. La gestion d’un chantier : une gestion de budgets Une fois le planning et tous les documents techniques nécessaires mis en place, il est temps de s’occuper de la gestion des ressources humaines et des différents budgets à la fois technique et financier.
La gestion budgétaire de chantier Dans le secteur du BTP, la gestion budgétaire se base sur les éléments du prévisionnel qui sont obtenus à partir des devis, offres de prix… mais aussi du réel à partir des différents comptes de la comptabilité analytique. C’est pourquoi, même si elle n’est pas obligatoire, il est fortement conseillé aux entreprises du BTP de mettre en place une comptabilité analytique. Même s’il existe des écarts entre le prévisionnel et le réel, il faut savoir qu’il est tout à fait possible de les interpréter et donc d’obtenir un budget plus réaliste et précis. Toutefois, il est important de savoir qu’en pratique, c’est un peu plus délicat. Les écritures comptables tardives ainsi que les délais de facturation des fournisseurs souvent prolongés, ne permettent pas un temps de réaction rapide. Il n’est donc pas possible de mesurer des réalités en temps réel pour les comparer aux prévisions et vite mettre en place des actions correctives. Dans ce sens il est important d’établir deux documents : • un budget prévisionnel (à partir d'une simulation des avancements en dépenses et recettes). • un budget réel (à partir des rapports de suivi de chantier). En fixant un budget, on ne cherche pas à obtenir un chiffre précis qui sera réalisé mais plutôt à donner un indicateur qui poussera à réagir si besoin pour atténuer l’écart avec la réalité. Les entreprises du BTP se servent de la comptabilité analytique pour leur gestion prévisionnelle.
La gestion de production Pour assurer une bonne gestion de la production d’un chantier, il faut nécessairement avoir préparé : • un planning prévisionnel, basé sur une simulation des avancements de la production ; • un planning réel, basé sur des faits réels à partir des renseignements notés sur les rapports de suivi de chantier. Comme pour la gestion prévisionnelle, la comptabilité analytique intervient pour donner des chiffres de référence. Une comparaison au jour le jour du planning prévisionnel avec l’avancement des travaux doit se faire pour pouvoir réagir rapidement. Il faut prendre le temps d’analyser le moindre écart, pour mieux comprendre les causes éventuelles et éviter qu’elles ne se répètent. Mais en général, plusieurs causes sont possibles. Si l’analyse révèle que les écarts sont dus à des dysfonctionnements dans l’exploitation des ressources, il faudra rapidement les corriger et surveiller le résultat de la mise en œuvre des corrections apportées après écarts.
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z 4. L’efficience et la gestion d’un projet BTP L’efficience est un paramètre très important dans la gestion de chantier de BTP. Concrètement, l’efficience correspond au ratio du temps passé à produire par rapport au temps écoulé. C’est donc la capacité de performance de tout un système productif. Ainsi, en prenant en compte la variable efficience, on peut établir un coefficient modérateur sur le résultat des calculs de rendements des ressources chantier, ce qui nous permet de nous rapprocher au plus près de la réalité. Pour mieux comprendre comment fixer ce coefficient, intéressons-nous aux différentes variables de l’équation. Le Temps passé Le temps passé est le temps écoulé que l’on peut mesurer. Si le chantier est ouvert de 8h00 à 12h00, le temps passé est de 4 heures. Cela ne prend pas en compte si les heures écoulées ont été effectivement travaillées et à quel rendement ; Le temps réel de production C'est comme son nom l'indique, le temps exact qu'à nécessité la production d'un produit ou d'une tâche.
Cas pratique d’efficience Pour mieux comprendre, prenons le cas d’une machine qui est affectée à une tâche précise : • Quand elle la réalise : elle est efficiente ; • Quand elle attend par exemple que l’ouvrier déplace, charge la marchandise… : elle n’est pas efficiente Dans ces deux situations, il s’agit bien de temps réel où la machine est affectée à la tâche. Pourtant le temps effectif est moindre.
Prise en compte de l’efficience dans un projet BTP Pour ne pas s’étonner de son coefficient et le juger trop bas, il faut savoir, qu’en moyenne, l’efficience d’un chantier de travaux publics doit être comprise entre 70 et 80 %. Pour calculer ce coefficient, il faut calculer le ratio récapitulatif de la durée de l’ensemble des opérations productives, par rapport au temps total passé. On obtient alors une moyenne qui est prise en compte dans tous les calculs de production. Pour avoir un taux d’efficience réaliste, chaque entreprise BTP pourra appliquer sa méthode de prise en compte. Il n’y a pas de modèles à suivre. Mais de façon générale, elle prend en compte des variables de mesure de production qu’elle va relever dans des situations bien précises pour obtenir une moyenne d’efficience. Toutefois, il faut savoir que cette valeur n’est pas figée et chaque expérience qui se passe sur le chantier doit conduire l’entreprise à affiner son coefficient pour le rendre le plus réaliste possible.
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z 5. Le déroulement du chantier et son suivi En phase de préparation, l’entreprise BTP a pu mettre en place l’étude des prix ainsi que l’organisation du chantier (budget, planning, prévention des accidents…). Le suivi de chantier constitue l’activité de la gestion de chantier en temps réel. Il s’agit de relever et de suivre la réalité des circonstances de la production pour pouvoir les comparer avec les prévisions établies en amont et de corriger les écarts. Ainsi on comprend mieux, qu’il n’y ait aucune utilité à suivre un chantier si les prévisions n’ont pas été faites correctement. Pour certaines entreprises, le suivi des chantiers consiste à établir un comparatif entre les dépenses réelles et les recettes réelles du chantier. Or ce n’est pas la fonction ni l’objectif principal du suivi ! Même si une telle comparaison entre les dépenses réelles et les recettes réelles peut apporter une information, on ne peut pas en dégager des axes de régulation. Avant d’engager un suivi de projet, il est impératif d’avoir bien accompli et de respecter les étapes précédentes. Cela permet également d’établir un seuil de tolérance afin de mettre en place des alertes et d’éviter de se retrouver dans des situations dramatiques. Sans oublier, qu’aujourd’hui la concurrence assez rude qui sévit dans le secteur des BTP oblige les entreprises à traiter des marchés à faible prix en réduisant leurs marges. Les niveaux d’alerte dans le contrôle de l’avancement permettent d’évaluer la situation par rapport aux budgets de chantiers et de réagir si besoin.
La notion de gestion de projet La gestion d’un chantier passe par les étapes suivantes : • prévoir ; • mesurer ; • réguler. Pour assurer le suivi d’un chantier BTP, et donc pouvoir comparer la réalité avec les prévisions, il faut disposer d’une structure qui recueille toutes les informations de manière exhaustive. En général, c’est le rapport de chantier qui permet de profiter des informations nécessaires au suivi. Il n’existe pas de méthodes uniques, mais chaque entreprise développe ses propres méthodes de renseignements pour une bonne gestion de projet. On comprend mieux que chaque entreprise aura un format de relevé d’informations qui sera construit en fonction des objectifs de suivi de chantier.
Le relevé de l’information a. la notion de rapport de chantier Pour avoir une information exhaustive, l’entreprise constitue ce qu’on appelle un rapport de chantier. C’est donc un document contenant tout l’historique du chantier. Ces informations permettent toute forme de contrôle, aussi bien budgétaire qu’au niveau de la production. Même si chaque entreprise conçoit son rapport de chantier en fonction de ses objectifs et contraintes, il est important de savoir que ces rapports doivent être sérieux et précis et chaque information mal notée pourra causer des dommages à l’entreprise : statistiques fausses, défauts d’alerte aux dérives, etc…
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z b. Que doit contenir un rapport de chantier ? Chaque rapport de chantier doit pouvoir répondre aux questions suivantes : Qui ? (code du chantier…), Quoi ?, Quelle quantité ? Quand ? (date,..), Combien de temps ?, Avec quelles ressources (Noms des personnels main-d’œuvre, Liste des matériels employés …)?, Dans quelles conditions (météo, intempéries…) ? Et pour quel résultat ? Les rapports de chantier sont donc des questionnaires qui ont pour objectif de relever toutes les informations nécessaires à l’exécution du suivi du chantier. Suivant les techniques utilisées où la nature de l’entreprise, il est possible de mettre en œuvre des tableaux complémentaires qui facilitent l’interprétation de ces premières informations.
Les autres supports En plus du rapport du chantier, il existe d’autres documents pour établir un suivi précis du chantier BTP. On retrouve les crédits d’heures, les fiches « qualité », les tableaux de rendement...
6. La notion de régulation de chantier Le suivi de chantier BTP consiste dans la comparaison entre le prévisionnel et le réel du chantier. Ce suivi s’établit au fur et à mesure de l’évolution du chantier. Il devra être complété par la suite, d’un traitement des écarts ce qui permet ainsi la régulation du chantier. Si nous devions définir la régulation de chantier, nous dirions que c’est le pilotage du chantier en prenant compte des seuils d’alerte et de tolérance qui ont été établis dans le cadre de sa préparation. La régulation se fait quand durant une étape du déroulement du chantier, le seuil de tolérance est franchi. Cette alerte qui a lieu indique au pilote du projet qu'un écart est survenu et lui permet de prendre les mesures nécessaires pour rétablir la situation. Ainsi la régulation de chantier se résume dans les points suivants : • La mesure des écarts par la comparaison des réalités avec les prévisions ; • L’interprétation technique des écarts : doit-on réagir/réguler ? Se posent alors les questions sur les causes de l’écart afin de corriger la situation ; • La correction des éléments facteurs d’écarts ; • Le recalage des prévisionnels suite aux écarts et à leurs corrections : on peut assister au recalage du planning ou des budgets et du jalonnement financier du chantier ; • Le retour sur expérience grâce à la remontée de l’information pour une utilisation ultérieure
La mesure des écarts La première étape est de mesurer les écarts qui sont générés par rapport aux prévisions. Attention, comme nous vous l’avons dit précédemment, il ne faut pas attendre les résultats comptables pour entreprendre le calcul des écarts car votre réponse et votre interprétation pourraient être biaisées. Il faut toujours que les directives, pour corriger les écarts, anticipent les écritures officielles, pour une gestion en temps réel du chantier.
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z L’interprétation technique des écarts Pour faire simple, il s’agit de rechercher la ou les causes qui pourraient expliquer cet écart. Il ne s’agit pas uniquement d’écarts négatifs mais de tout type d’écarts, même s’ils sont positifs.
La correction La gestion en temps réel du chantier BTP va vous permettre une réactivité importante et donc de limiter les conséquences des écarts et leurs impacts sur le déroulement du projet. Il faut donc se donner les moyens d’apporter des corrections tant qu’il y a intérêt à le faire pour changer la donne et la situation. Il faut traiter les causes génératrices d’écarts, en temps réel. Puis par la suite, on peut s’intéresser aux résultats issus d’analyses conventionnelles comme ceux de la comptabilité analytique qui viendront conforter vos résultats ou élargir votre champ d’action futur. Parmi les interventions possibles et assez fréquentes on trouve : Pour le constat d’un écart négatif • Changer complètement ou partiellement de méthode • Revoir l’organisation du chantier pour une meilleure optimisation des ressources • La prise en compte de variables exogènes qui n’avaient pas été considérées lors de la préparation du chantier Pour le constat d’un écart positif, il est important de faire le compte rendu concernant le facteur qui a amélioré les résultats afin d’améliorer la productivité de l’entreprise tout entière.
Le recalage des prévisionnels Par recaler les prévisions, on entend revoir les indicateurs afin qu’ils soient toujours opérationnels. Il ne faut pas s’éloigner de l’objectif principal du suivi qui est la comparaison avec la réalité. Durant le déroulement du chantier BTP, le moindre écart déclenche une interprétation précise pour déterminer sa cause. Cela permet de corriger les écarts. Ceci génère une nouvelle orientation prenant en compte les modifications. Il s’agit donc de revoir le planning mais aussi les budgets pour recaler.
Le débriefing du chantier Le retour sur expérience est très important durant le suivi d’un chantier. Il faut qu’à chaque fin d’étape se réalise un « débriefing » avec tous les intervenants pour noter tous les points importants. Ce débriefing doit se faire à chaud pour plus d'efficacité !
B TP : Comment gérer un chantier de A à Z 7. Fin du chantier : Revenir sur les résultats ! Une fois le chantier fini, il faut comparer le résultat financier du chantier et le prévisionnel qui était établi durant la préparation (et donc sans recalage). Cette analyse est très importante même si les conséquences sont atténuées grâce au suivi et à la régulation du chantier. En réalité, il s’agit concrètement de savoir si on a fait une bonne affaire, comme on l’estimait au début en acceptant le projet.
Les domaines de contrôle Pour cela, on regarde plusieurs indicateurs qui ont une importance considérable comme les ratios de temps unitaires, les temps forfaitaires ; l’efficience, les rendements des machines…
L’analyse des résultats Pour une entreprise, la réalisation d’un chantier, au-delà de son aspect lucratif est l’occasion d’enrichir son expérience. C’est pourquoi il est important de revenir sur tous les écarts, positifs ou négatifs pour les expliquer. L’expérience doit prendre une forme mesurable et quantifiable pour faciliter l’analyse et l’accès aux informations.
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