Curso Control de Proyectos

UNIVERSIDAD METROPOLITANA Decanato de Postgrado y de Investigaciones Estudios de Postgrado de la Facultad de Ingeniería Gerencia y Tecnología de las Telecomunicaciones

Planificación y Control de Proyectos

Marzo, 2007

Prof. Feliciano Chávez

Objetivos 



Comprender los aspectos relacionados a la Planificación, Control y Seguimiento de Proyectos Conocer herramientas de apoyo a la Gestión de Proyectos tales como Microsoft Project



1

Agenda 

Introducción a la Gerencia de Proyectos  





¿Qué es un proyecto? La importancia de la gestión de proyectos Teoría básica de la administración de proyectos Herramientas clásicas de administración de proyectos



Microsoft Project      

Facilidades Vistas Introducción de datos Definición de las relaciones Restricciones de actividades Seguimiento de actividades



¿Qué es un proyecto? 

Un proyecto es, según el Instituto de Gerencia de Proyectos: “un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único”



2

¿Qué es un proyecto? 

Un proyecto es, según Silva: “un conjunto de actividades temporales relacionadas en un todo, por una organización, para lograr un producto único”



¿Qué aspectos se aprecian en un proyecto?  

Requiere esfuerzo Es temporal 



Produce algo  



Tiene principio y fin Bien Servicio

Es único



3

¿Por qué se requiere gestión de proyectos? 

Para administrar eficientemente:    

los esfuerzos, el tiempo, controlar los bienes o servicios producidos, y los costos y recursos asociados a todo esto



¿Qué relación guardan los aspectos involucrados en un proyecto? 

Triangulo del proyecto

Alcance Planificación y Control de Proyectos


4

Triangulo del Proyecto 

Tiempo 

Fecha límite 



Disponibilidad de recursos 



Los recursos son oro

Costos  



El tiempo es oro

Presupuesto Imprevistos

Alcance  

Lo barato sale caro “you get what you pay for”



Otra forma de ver el Triángulo del Proyecto BUENO 100%

0%

100%

ASEQUIBLE Planificación y Control de Proyectos

100%

Alcance

RÁPIDO Prof. Feliciano Chávez

5

Tipos de Proyectos       

Públicos De Ingeniería Sin Fines de Lucro Donde abunda la Tecnología Creación Con entregables sustentables “Simples”

   

  

Privados De Índole Social Con Fines de Lucro Donde abunda el Conocimiento Innovación / Solución Con entregables temporales “Complejos”



Filosofía de Diseño de Proyectos “Top Down” Planteamiento de la Misión

Formulación de Objetivos

Diseño de Estrategias

Diseño de Programas

Formulación y Planificación de Proyectos Planificación y Control de Proyectos


6

Filosofía de Diseño de Proyectos “Top Down” INSUMOS

TAREA

RESULTADOS

Planificación Estratégica

Identificación de La Idea

Concepción del Proyecto

Concepción del Proyecto Ideas Básicas

Formulación

Descripción del Proyecto

Descripción del Proyecto Certificación de Fuente de Fondos

Evaluación

Aceptación del Proyecto

Aceptación del Proyecto

Planificación

Proyecto

Proyecto

Control

Consecución de Metas

Cierre del Proyecto

Evaluación

Evaluación



Otras Filosofías de Planificación de Proyectos 

Bottom – Up   

Reingeniería Ingeniería Reversa Proyectos de duración y/o costos acotados, pero alcance variable




Finish to Start 

Cuando se tiene la fecha de finalización bien definida, pero no se sabe cuando sería el momento óptimo de comenzar para lograrlo


7

Herramientas para la Administración de Proyectos 

PERT 



CPM 



Critical Path Method

CCM  



Program Evaluation & Review Technique

Critical Chain Method “Nuevo”

GANTT




PERT 



Diagrama donde se representan las actividades y sus interrelaciones Permite asignar dependencias



8


CPM 



Mejora sobre PERT en el que se puede identificar el camino crítico para que el proyecto se culmine a tiempo Cada tarea del camino crítico es una tarea crítica




GANTT 

Representación gráfica en que la información se presenta sobre un almanaque para facilitar el seguimiento del proyecto



9

Sugerencias para la Planificación de Proyectos 

El usar cualquier herramienta de Planificación de Proyectos simplemente refleja lo que el Planificador contemple  



=> GIGO Un buen Proyectista se realimenta de sus errores y toma los correctivos para futuros Proyectos

El Prof. Silva sugiere plantear 3 escenarios:    

El optimista El realista (probable) El pesimista Y plantear los tiempos y costos del Proyecto como: 

16%O + 66%R + 16%P




Microsoft Project  

Base de Datos Permite: 

Ingresar tareas   

 

Asignar dependencias Asignar recursos Asignar costos

Simular comportamientos Hacer seguimiento



10

Agenda 

Introducción a la Gerencia de Proyectos  





¿Qué es un proyecto? La importancia de la gestión de proyectos Teoría básica de la administración de proyectos Herramientas clásicas de administración de proyectos



Microsoft Project      

Facilidades Vistas Introducción de datos Definición de las relaciones Restricciones de actividades Seguimiento de actividades



¿Qué vamos a ver en la parte práctica de este curso?

Microsoft Project 2002 ó 2003 Material de apoyo: abierto

Microsoft Project 2000

Microsoft Project 2002 ó 2003

Material de apoyo: Project Paso a Paso

Material de apoyo: Project Paso a Paso



11


Microsoft Project 2000

Marzo, 2007


Microsoft Project 2000 

Vista Inicial

Tareas

GANTT

Ayuda

Barra De Vistas Planificación y Control de Proyectos


12

Microsoft Project 

Prácticas 

Somos cineastas 



Vamos a filmar un cortometraje 



“Smoke & Mirrors”

“El Día Después de Mañana”

Necesitamos planificar y gestionar las actividades


Smoke & Mirrors


Prácticas 

Práctica 1. Familiarización con Microsoft Project 

Lección 2 

Proyecto de construcción de una vivienda 

Aspectos generales del proyecto



13

Prácticas 

Práctica 2. Introducción y Organización de las Tareas 

Lección 3 

Planificación de la filmación



Prácticas 

Práctica 3. Configuración de los Recursos 

Lección 4  

Trabajo Material



14

Prácticas 

Práctica 4. Asignación de los Recursos a las Tareas 

Lección 5 

Cálculo de la duración de las tareas



Prácticas 

Práctica 5. Refinamiento de los detalles de la Tarea 

Lección 6  

Calendario Tipos de tarea   



Tiempo Esfuerzo Periódicas

Delimitantes



15

Prácticas 

Práctica 6. Refinamiento de los detalles del Recurso 

Lección 7   

Horarios de recursos Tarifas Redistribución de recursos



Prácticas 

Práctica 7. Refinamiento de los detalles de la Asignación 

Lección 8  

Reasignación de tiempo de recursos Asignación de tasa de consumo de materiales



16

Prácticas Opcionales 

Práctica 8. Impresión de la información del proyecto 

Lección 10  

Vista clásica Informes




Práctica 9. Seguimiento del progreso del plan de Proyecto 

Lección 14  

Baseline Tracking GANTT



17


Microsoft Project 2002 ó 2003

Marzo, 2007



Vista Inicial

Menú Nuevo

Tareas

GANTT

Barra De Asistentes



18


Vista Inicial

Ayuda

Tareas

GANTT

Barra De Asistentes



Práctica 1 

Familiarización con Microsoft Project 

  

Definición de un proyecto personal o empresarial El Ayudante de Office Introducción de las tareas Opcional:  



Referencia 



Capítulos 1 y 2 del libro Project Paso a Paso Capítulo 2 del libro Project 2002

Introducción de fechas Creación de dependencias



19

Práctica 2 

Plantillas de Microsoft Project 



Creación de diferentes proyectos a partir de las plantillas prediseñadas 

   

Referencia 



Construcción (comercial, residencial) Desarrollo de software Implantación de software Traducción de software Otras

Capítulo 1 del libro Project Paso a Paso Capítulo 2 del libro Project 2002



Práctica 3 

Creación de un proyecto 









Definir un proyecto (de consenso) para ser desarrollado por todos los participantes a lo largo del curso Definir fechas de inicio y de fin Ingresar cierto número de tareas Ingresar fechas de inicio y/o de fin puntuales para ciertas tareas Hacer que ciertas tareas dependan de otras




Visualizar fecha de inicio y fecha de fin de proyecto 



Manejar zoom

Referencia 





20

Práctica 4 

Refinación de los detalles de las tareas 

  



FC CC FF CF




Delimitaciones 



Referencia

Relaciones (dependencias) 





(LAP, LMTP, NCAD, NFDD, etc.)

Fechas límite



Práctica 5 

Tareas Especiales  

 

Hitos Tareas Sumarias (Tareas Resumen) Tareas periódicas Dividir Tareas




Referencia 





21

Práctica 6 

Configuración de recursos  



 



Ir a vista de recursos Introducir recursos humanos y materiales Ir a pantalla dividida (vista entrada de tareas) Asociar recursos a tareas Pedir información del proyecto

Referencia 






Práctica 7 

Refinación de los detalles del Proyecto 

 



Referencia 

Calendario del Proyecto 





Horas de entrada y salida Días feriados Días de horario especial



Capítulo 3 del libro Project Paso a Paso Capítulos 3 y 6 del libro Project 2002

Calendario de las tareas Calendario de los recursos



22

Práctica 8 

Refinación de los detalles de las tareas (II) 











Duración condicionada por el esfuerzo Duración no condicionada por el esfuerzo Horario de la tarea versus horario de (el, los) recurso(s) Cálculo del “trabajo” por Microsoft Project 



Referencia




Cambio en la cantidad de recursos y su impacto en tiempo Cambio en la duración de la tarea y su impacto en HH



Práctica 9 

Costos del Proyecto  



Vista de costos Ingreso de los costos unitarios por Recursos Humanos y maquinarias Definición de consumibles  



Referencia 




En hoja de recursos En hoja de costos



23

Práctica 10 

Asignación de consumibles (recursos materiales) a una tarea 





Referencia 

Asignación de recursos consumibles a una tarea Asignación de tasa de consumo



Capítulos 7 y 8 del libro Project Paso a Paso (no se explica en el libro Project 2002)



Práctica 11 

Informes      

Generales Actividades actuales Costos Asignaciones Carga de trabajo Personalizados




Referencia 





24

Práctica 12 

Problemas en la planificación y soluciones 

Recursos sobre-asignados



Costos excesivos









Referencia 

Redistribución de recursos



Capítulo 16 del libro Project Paso a Paso Capítulos 6 y 3 del libro Project 2002

Identificación de la ruta crítica (GANTT, PERT) Substitución de recursos



Práctica 13 

Línea base y seguimiento   



Definición de línea base Seguimiento Actualización de la línea base Múltiples líneas base




Referencia 





25


Práctica 14. Impresión del proyecto   

Propiedades de la impresión Scale to Fit Leyenda




Referencia 





Ampliación del Concepto de Proyecto 

MOF (Microsoft Operation Framework) 

Implantación Completada

Filosofía de trabajo Microsoft 

A partir de un proyecto permite manejar cosas que no son proyecto

Fase de Desarrollo



26


Muchas Gracias

Marzo, 2007


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Curso Control de Proyectos

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