PEDOMAN PENGORGANISASIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN
RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA Jl. Ir. H. Juanda No.326, Bekasi Timur
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1
BAB II GAMBARAN UMUM RS GRAHA JUANDA
2
BAB III
VISI
MISI FALSAFAH DAN TUJUAN RS
3
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS BAB V STRUKTUR ORGANISASI DIKLAT & PERPUSTAKAAN
5 6
BAB VI URAIAN JABATAN
7
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA
9
BAB VIII PERTEMUAN RAPAT
13
PELAPORAN
14
BAB IX
BAB I PENDAHULUAN
Diklat dan Perpustakaan Rumah Sakit merupakan salah satu bentuk pelayanan yang diberikan kepada seluruh personil Rumah Sakit Graha Juanda dan juga sebagai suatu unit yang membantu pengembangan dan peningkatan mutu kualitas SDM dalam rangka upaya pencapaian target dan sasaran berdasarkan Visi Misi Rumah Sakit. Unit diklat memberikan pelayanan berupa pendidikan dan pelatihan serta perpustakaan sebagai kebutuhan bagi setiap SDM dalam upaya peningkatan mutu dan kualitas pengetahuan juga keterampilan. Terkadang sasaran maupun fungsi pendidikan dan pelatihan tidak hanya menghasilkan manfaat bagi peningkatan kualitas mutu SDM tetapi juga dapat memberikan manfaat sebagai media informasi pengetahuan bagi pasien, keluarga pasien maupun pengunjung. Melalui berbagai strategi pelayanan yang diberikan oleh unit Diklat dan perpustakaan. Secara tidak langsung, peningkatan kualitas SDM juga berdampak pada pelayanan yang bermutu terhadap pasien, keluarga pasien maupun pengunjung lainnya. dengan demikian
kegiatan pelayanan
unit diklat melalui
program
pendidikan dan pelatihan yang terarah dan tepat sasaran, adalah menjadi salah satu strategi utama guna menciptakan kualitas pelayanan disemua bagian.
BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA
Rumah Sakit Graha Juanda merupakan salah satu rumah sakit umum yang berada di kota Bekasi dibawah naungan PT. CIPTA MEDIKA MANDIRI yang mempunyai visi menjadi rumah sakit rujukan di kota Bekasi dengan pelayanan unggulan dalam bidang kebidanan, perinatologi dan traumatologi. Dalam sejarah berdirinya RS Graha Juanda berawal dari sebuah klinik 24 jam yang berdiri pada bulan Agustus tahun 1992 , kemudian berkembang menjadi Rumah Bersalin pada tahun 1993. Tahun 1995 berkembang menjadi Rumah Sakit Bersalin ( RSB ) dengan keadaan pada saat itu : Luas tanah 6600 m2, luas bangunan 500 m2, tempat tidur 15 buah , kamar bersalin, kamar praktek dan kamar bayi , kemudian secara bertahap dikembangkan menjadi sebuah rumah sakit umum . Tahun 2002 RSB berubah menjadi Rumah Sakit Umum berdasarkan SK Walikota Bekasi Nomor : 445.1/006/ Diskes / 2002 tentang Izin Mendirikan Rumah Sakit menjadi type C yang berarti mempunyai kemampuan pelayanan 4 ( empat ) spesialis dasar , yaitu pelayanan spesialis anak, bedah, penyakit dalam serta kebidanan dan kandungan. Pada tahun 2004 dilakukan penambahan beberapa fasilitas yang sampai saat ini kapasitas TT mencapai 71 tempat tidur. Pada tahun 2011 berdasarkan Surat Izin Walikota
Bekasi
Nomor
:
445.1/1677/YANKES/VIII/2011
tentang
Izin
Tetap
menyelenggarakan Rumah Sakit . Saat ini luas tanah mencapai 6.610 m2 dan luas bangunan mencapai 3.185 m ² berlantai tiga dengan kapasitas jumlah tempat tidur 105 tempat tidur. Rumah Sakit Graha Juanda terletak di perbatasan antara Kota Bekasi dengan Kabupaten Bekasi. Tepatnya di Jl. Ir.H Juanda no. 326 Bekasi. Lokasi ini sangat strategis , mudah dijangkau dari pintu tol Bekasi Timur , Tambun dan Cikarang . Terletak di pinggir jalan utama dan dikelilingi oleh kawasan industri dan perumahan. Rumah Sakit Graha Juanda mempunyai dokter spesialis yang cukup lengkap antara lain dokter kebidanan dan kandungan, dokter anak, dokter penyakit dalam, dokter bedah, dokter saraf, dokter bedah orthopedic, dokter mata, dokter THT, dokter kulit dan kelamin , dokter jantung dan pembuluh darah dan dokter paru yang kompeten dibidangnya. Sesuai dengan fungsi rumah sakit yaitu mewujudkan derajat kesehatan masyarakat, khususnya kota Bekasi dan sekitarnya melalui upaya preventif, promotif, kuratif dan rehabilitative. Selain melakukan upaya pelayanan kesehatan yang merupakan tugas pokoknya, rumah sakit juga tidak melupakan fungsi sosialnya ( CSR ) .Hal ini dibuktikan dengan upaya rumah
sakit melakukan beberapa kegiatan sosial antara lain pengobatan massal dan khitanan massal untuk masyarakat sekitar yang kurang mampu, operasi katarak gratis bekerja sama dengan dinas kesehatan, pembagian sembako gratis untuk kaum duafa, dan penyuluhan kesehatan gratis sebagai upaya promosi kesehatan untuk anak sekolah dan lansia.
BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS
VISI Visi Rumah Sakit Graha Juanda dalam Rencana Jangka Panjang 2009-2014 adalah : “ Menjadi Rumah Sakit Rujukan Kebidanan, Perinatologi dan Traumatologi terbaik di Bekasi dengan memberikan pelayanan bermutu yang berorientasi pada kepuasan pelannggan pada tahun 2014. MISI 1. Memberikan pelayanan secara cepat, tepat, professional dan ramah kepada pelanggan serta mempunyai loyalitas dan dedikasi yang tinggi terhadap 2. 3. 4. 5.
rumah sakit. Menjalin kemitraan dengan fasilitas –fasilitas kesehatan dan instansi lain. Menjadi pusat rujukan kebidanan, perinatologi dan traumatologi Memberikan tarif yang kompetitif. Menyediakan fasilitas peralatan kebidanan, perinatologi dan traumatologi yang lengkap dan modern FALSAFAH
Rumah Sakit Graha Juanda mempunyai Falsafah/ Motto : “ Kesehatan Anda Adalah Kebahagaian Kami “ TATA NILAI RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA Tata nilai secara organisasi di Rumah Sakit Graha Juanda harus dimiliki oleh seluruh
karyawan
dalam
melaksanakan
pelayanan
prima
kepada
para
pelanggan/ pasien, karena itu setiap karyawan diharapkan dapat memahami pentingnya
peran
mereka
dalam
memberikan
pelayanan
prima
kepada
pelanggan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Adapun tata nilai Rumah Sakit Graha Juanda dalam melayani agar pelanggan dapat terpuaskan adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Senyum tulus Wajah hangat dan bersemangat Menomor satukan pelanggan Dengarkan kebutuhannya Menyebut namanya Bahasa tubuh yang menunjukan perhatian Bicarakan yang diminati pelanggan
8. Gunakan bahasa yang jelas 9. Proses yang sudah dikerjakan 10. Produck knowledge 11. Tampil yang rapih TUJUAN RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA 1. Mendukung
pemerintah
kesehatan masyarakat 2. Mewujudkan derajat
dalam
meningkatkan
kesehatan
yang
optimal
kualitasi
pelayanan
melalui
pedekatan
pemeliharaan kesehatan, pencegahan penyakit, penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan. 3. Mewujudkan pelayanan kesehatan
bermutu
dengan
mengutamakan
kepuasan kepada pelanggan 4. Mengembangkan pelayanan unggulan 5. Membentuk sumber daya manusia yang memiliki kompentensi tinggi, integritas dan komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui pendidikan dan pelatihan 6. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan 7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA PT. CIPTA MEDIKA MANDIRI DEWAN DIREKSI DIREKTUR RS GRAHA JUANDA SPI
KOMITE MEDIS
SMF I
WADIR BIROH/HUMAS
IGD POLIKLINIK OK VK
SMF II
WADIR MEDIS
PENUNJANG MEDIS
PELAYANAN MEDIS
IFRS LAB GIZI RM DAN PENDAFTARAN FISIOTERAFI
SIRS MANAJEMAN RISIKO RS
SMF III
WADIR PELAYANAN UMUM
KEPERAWATAN
VIP KELAS 1 KELAS 2 KELAS 3 ICU/NICU PERINA
Logistik IPSRS RT/ Kesling CS Laundry Driver Kurir Parkir
WADIR KEUANGAN & PEMBUKUAN
Keuangan Kasir Penagihan ADM RI/RJ Akuntansi Pelaporan Costing
WADIR PERSONALIA
Penggajian Recruitmen Diklat Operator Security
WADIR MARKETING
Perusahaan PT JPKM Asuransi MCU Rujukan Pelatihan Public Relation Service Exelence Kotak Saran
BAB V STRUKTUR ORGANISASI DIKLAT
DIREKTUR Dr. Yuli Restiyanti, MARS
KA. BAG. UMUM & KEUANGAN ALIANSI, SE.
KA. SUBAG. SDM JAMIT, SE.
PELAKSANA DIKLAT & PERPUSTAKAAN Mohamad Syarief Abd. SKM.
BAB VI URAIAN JABATAN
PELAKSANA DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN PELAKSANA DIKLAT 1
Nama
Mohamad Syarief Abdullah
2
Unit Kerja
SDM
3
Jabatan
Pelaksana Diklat
4
Kualifikasi
Minimal D-III dengan pengalaman bidang SDM khususnya mengenai Diklat dan Perpustakaan Pelatihan Manajemen Diklat Pengalaman >2Thn
5
Waktu Kredensial Terakhir
Tugas Pokok 1. Membuat program pelatihan 2. Melaksanakan pelatihan 3. Mengawasi dan Mengevaluasi pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS Graha Juanda 4. Pengadministrasian dan termasuk daftar pusataka
Pengarsipan
dokumen-dokumen
pelatihan
5. Membuat laporan bulanan dan tahunan Uraian Tugas 1. Membuat program pelatihan Mengkoordinir kebutuhan-kebutuhan pelatihan dari setiap bagian, serta membuat program pelatihan untuk pengembangan kualitas kinerja karyawan yang dapat meningkatkan mutu pelayanan. 2. Melaksanakan pelatihan -
Menyelenggarakan pelatihan pengembangan kualitas kinerja karyawan secara internal.
-
Menyelenggarakan diklat Customer Service secara periodic baik internal maupun eksternal untuk semua karyawan secara bertahap.
-
Mengirim karyawan untuk mengikuti pelatihan yang bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit.
3. Mengawasi dan Mengevaluasi pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS Graha Juanda -
Membuat evaluasi hasil pelatihan yang kemudian dilaporkan kepada manajer Sumber Daya Manusia (SDM)
-
Mengevaluasi karyawan yang telah mengikuti pelatihan berikut program pasca pelatihannya.
-
Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Bagian SDM dan Diklat
4. Pengadministrasian dan pengarsipan dokumen-dokumen pelatihan -
Mengarsipkan sertifikat pelatihan dan buku-buku pelatihan
-
Mengumpulkan dokumentasi pelatihan.
-
Merekap data penilaian pelajar/mahasiswa
dan
membuat
sertifikat
bagi
para
5. Mengkoordinir kepengurusan perpustakaan RS Graha Juanda Mendata dan mengarsipkan buku-buku perpustakaan Rumah Sakit Graha Juanda. 6. Membuat Laporan Bulanan dan Tahunan -
Melaporkan hasil kegiatan program diklat yang berjalan setiap bulan
-
Melaporkan hasil kegiatan program diklat selama 1 (satu) tahun
Mengetahui, Kepala bagian administrasi Umum dan keuangan
Pelaksana Diklat
A L I A N S I, SE. ABD.SKM.
MOH.SYARIEF
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA I. Tata Hubungan Kerja Dengan Unit Lain BAGIAN KEPERAWATAN & KEBIDANAN
BAGIAN UMUM & KEUANGAN
BAGIAN MEDIS
BAGIAN PENUNJANG MEDIS
Diklat dan Perpustakaan
TIM K3RS
TIM PATIENT SAFETY TIM PPI
UMUM/ TEKNISI OPERATOR
TIM MUTU
SECURITY LOGISTIK
II. Keterkaitan Hubungan Kerja dengan unit lain 1. BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN : Dalam kaitannya dengan bagian umum dan keuangan terbagi menjadi dua hubungan sbb : a. hubungan keuangan pembiayaan
pelatihan
:
segala dan
hal
kebutuhan
pembelian
bagian
kebutuhan
diklat
pelatihan
terkait lainnya,
dilakukan koordinasi dengan bagian keuangan. b. hubungan diklat : segalahal yang menyangkut diklat untuk bagian umum dan keuangan, seperti pelatihan orientasi umum dan khusus untuk karyawan baru di bagian keuangan adalah tanggung jawab bagian Diklat&perpustakaan,
selain
itu
juga
adanya
kebutuhan
akan
pengembangan SDM di bagian umum & keuangan melalui pengiriman untuk mengikuti pendidikan atau pelatihan diluar lingkungan Rumah Sakit juga menjadi tanggung jawab bagian diklat & perpustakaan. 2. BAGIAN KEPERAWATAN DAN KEBIDANAN Pelaksanaan kegiatan Diklat terkait bidang keperawatan dan kebidanan baik itu Orientasi karyawan, pendidikan dan pelatihan keperawatan dan kebidanan baik dalam bentuk internal maupun pengiriman untuk mengikuti pendidikan ataupun pelatihan diluar lingkungan rumah sakit. Bagian diklat juga membutuhkan kerjasama dengan bagian keperawatan dan kebidanan dalam hal pelatihan terkait bidang tersebut dalam mencari narasumber pelatihan internal rumah sakit graha juanda dan kepanitian pelatihan dibidang terkait. 3. BAGIAN MEDIS
Dalam hubungannya dengan bagian pelayanan medis, Diklat memfasilitasi kebutuhan pelatihan bidang medis. Dan bekerjasama dalam kepanitian pelatihan dibidang medis 4. BAGIAN PENUNJANG MEDIS Mengadakan Orientasi bagi seluruh karyawan baru di bagian penunjang medis, juga memfasilitasi kebutuhan pelatihan di bagian tersebut. Dan bekerjasama dalam kepanitian pelatihan dibidang penunjang medis 5. TIM K3 RUMAH SAKIT Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait K3 Rumah sakit seperti kegiatan pelatihan K3 RS, Pelatihan Penanggulangan Bencana & Kebakaran dan juga bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang K3 RS 6. TIM PATIENT SAFETY Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait Patient Safety Rumah sakit seperti kegiatan-kegiatan pelatihan Patient Safety dan juga bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang Patient Safety. 7. TIM PPI Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait PPI seperti kegiatan pelatihan Pencegahan dan pengendalian Infeksi, pelatihan Hand hygiene serta pelatihan lainnya, dan bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang tersebut 8. TIM MUTU RS Bekerja sama dalam pengendalian mutu rumah sakit khususnya melalui pendidikan dan pelatihan. 9. OPERATOR Apabila bagian diklat membutuhkan sambungan telpon keluar, ataupun pengiriman berkas melalui Fax maka bagian diklat akan berhubungan dengan bagian Operator. 10. LOGISTIK
Kebutuhan bagian diklat seperti alat tulis, dan kebutuhan lainnya yang menyangkut dengan bagian logistik maka akan berkoordinasi dengan bagian tersebut. 11. TEKNISI Apabila ada kerusakan terkait peralatan Diklat dan juga kebutuhan akan perlengkapan dalam pelaksanaan diklat maka akan berkoordinasi dengan bagian teknisi. 12. SECURITY Terkait masalah keamanan saat pelaksanaan diklat serta hal-hal lain yang dibutuhkan
bagian
diklat
yang
ada
hubungannya
dengan
bagian
keamanan. STANDAR KUALIFIKASI BAGIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN N
Jabatan
Kualifikasi
Pengalaman
Jumlah
o 1
Pelaksana Diklat
Pendidikan : Minimal D-III dengan pengalaman di bidang SDM khususnya mengenai diklat dan Perpustakaan
Pelatihan : Pelatihan Manajemen Diklat
Diperlukan Pengalaman : Diatas 2 Tahun
& Perpustakaan
POLA KETENAGAAN BAGIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN N
Nama
o 4
Mohamad Syarief Abd.
Pendidi
Pangkat/Golo
Tgl.La
kan
ngan
hir
S1
P. Yunior Grade
15/08/8
2/2B
6
Jenis
Lama
Kelami Kerja n L
3 Th
Pelatih an
BAB VIII PERTEMUAN / RAPAT A. Pengertian Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah tertentu. B. Tujuan I. Umum Dapat membantu terselenggaranya
pelaksanaan
pendidikan
pelatihan yang professional di bagian diklat RS Graha Juanda II. Khusus :
dan
Dapat menggali segala permasalahan terkait dengan diklat dan
perpustakaan Dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang terkait
dengan diklat & perpustakaan C. Kegiatan Rapat Rapat dilakukan dan diadakan oleh bagian dIklat yang dipimpin oleh pelaksana diklat itu sendiri dan di hadiri oleh unit terkait. Rapat yang diadakan ada 2 macam yaitu : 1. Rapat Terjadwal : Rapat terjadwal merupakan rapat yang diadakan oleh bagian diklat setiap akan melaksanakan kegiatan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan. Untuk jadwal kegiatan mengikuti yang ada pada program kerja diklat. 2. Rapat tidak terjdwal: Rapat tidak terjadwal merupakan rapat yang sifatnya insidentil dan diadakan oleh Bagian Diklat untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan diklat yang bersifat insiden. BAB IX PELAPORAN A. Pengertian Pelaporan merupakan
sistim
atau
metode
yang
dilakukan
untuk
melaporkan segala bentuk yang ada terkait dengan Diklat B. Jenis laporan Laporan dibuat oleh Pelaksana Diklat & Perpustakaan. Adapun jenis laporan yang dikerjakan terdiri dari : 1. Laporan Kegiatan Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap selesai dalam melaksanakan kegiatan pelatihan dan diserahkan kepada kasubag. SDM juga direktur. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah pelaksanaan kegiatan pelatihan tersebut dan juga evaluasinya 2. Laporan Triwulan Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap tiga bulan dan diserahkan kepada kasubag. SDM. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah : a. Laporan pelatihan inhouse yang telah dilaksanakan b. Laporan pelatihan dan pendidikan ekshouse (jika ada) d. Laporan kegiatan siswa magang/ praktek kerja lapangan e. Rencana kegiatan pelatihan 3 bulan kedepan
f. Daftar inventaris barang diklat & perpustakaan g. Evaluasi pelaksanaan kegiatan diklat selama 3 bulan 3. Laporan Tahunan Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap akhir tahun dan diserahkan kepada kasubag. SDM juga Direktur. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah : a. Laporan pelatihan inhouse yang telah dilaksanakan b. Laporan pelatihan dan pendidikan ekshouse (jika ada) d. Laporan kegiatan siswa magang/ praktek kerja lapangan e. Daftar inventaris barang diklat & perpustakaan f. Evaluasi pelaksanaan kegiatan diklat selama satu tahun (berdasarkan program kerja)
