Ejemplo de Manual de Usuario Fenix

ERNST & YOUNG

Sistema “Fenix – Académico”

- Manual de Usuario -

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL Centro de Educación Continua

Elaborado por: Christian Cabrera Díaz © Christian Ramos Juan Carlos Rivas

Fecha: 8/21/2008

Índice

1.

2.

Generalidades ................................................................................ 1

1.1. 1.2. 1.3.

Introducción al sistema .................................................................. 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

3.

Requerimientos de Hardware y Software ............................................................ 2 Ingreso al Sistema ............................................................................................ 2 Componentes de la Pantalla............................................................................... 4 Botones ............................................................................................................ 5

Menú Sistema ................................................................................ 1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

4.

Introducción ..................................................................................................... 1 Objetivos .......................................................................................................... 1 A quién va dirigido el Manual ............................................................................. 1

Nueva Sesión .................................................................................................... 1 Cambiar Clave................................................................................................... 2 Salir ................................................................................................................. 3 Nuevo Usuario .................................................................................................. 3

Menú Mantenimiento ...................................................................... 1 4.1. 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 4.2. 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.3. 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.4. 4.4.1. 4.4.2. 4.4.3. 4.5. 4.5.1. 4.5.2. 4.5.3. 4.6. 4.6.1. 4.6.2. 4.6.3.

Personas .......................................................................................................... 1 Ingreso Nueva Persona ..................................................................................... 2 Consulta de Personas ........................................................................................ 4 Editar ............................................................................................................... 6 Eliminar ............................................................................................................ 7 Grupo............................................................................................................... 8 Ingreso de Instructores ..................................................................................... 8 Consulta de Instructores.................................................................................... 9 Editar ............................................................................................................. 10 Eliminar .......................................................................................................... 11 Evento............................................................................................................ 13 Ingreso Nuevo Evento ..................................................................................... 14 Búsqueda de Evento........................................................................................ 15 Editar ............................................................................................................. 16 Eliminar .......................................................................................................... 16 Promoción ...................................................................................................... 18 Ingreso Nueva Promoción................................................................................ 19 Editar ............................................................................................................. 21 Búsqueda de Promoción .................................................................................. 22 Módulo ........................................................................................................... 24 Ingreso Nuevo Módulo .................................................................................... 26 Editar ............................................................................................................. 29 Búsqueda de Módulo ....................................................................................... 30 Aula ............................................................................................................... 32 Ingreso Nueva Aula......................................................................................... 32 Eliminar .......................................................................................................... 33 Editar ............................................................................................................. 34

4.6.4.

5.

Menú Proceso .............................................................................. 36 5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.2. 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 5.3. 5.3.1.

6.

Búsqueda de Aula ........................................................................................... 34

Registro.......................................................................................................... 36 Abrir Registro.................................................................................................. 36 Consulta ......................................................................................................... 37 Inactivar o cambiar participante ....................................................................... 38 Menú Faltas .................................................................................................... 40 Abrir Faltas ..................................................................................................... 40 Consultar Faltas .............................................................................................. 41 Registrar Faltas ............................................................................................... 43 Menú Notas .................................................................................................... 46 Abrir Notas ..................................................................................................... 46

Menú Consultas/Reportes............................................................... 1 6.1. 6.2. 6.3. 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.3.4. 6.3.5.

Módulo ............................................................................................................. 1 Académico ........................................................................................................ 5 Consultas y Reportes de Certificados .................................................................. 9 Reporte de Certificado ....................................................................................... 9 Reporte de Certificado de Asistencia................................................................. 13 Reporte de Certificado de Calificaciones ........................................................... 18 Reporte de Certificado de Asistencia Detallado.................................................. 23 Reporte de Certificado de Calificaciones Detallado............................................. 28

1. Generalidades 1.1. Introducción El Sistema FENIX-ACADÉMICO surgió de la necesidad de automatizar y facilitar el manejo de las operaciones que realiza el Centro de Educación Continua (CEC) de la Escuela Superior Politécnica del Litoral (ESPOL), en lo referente a información de los participantes, registros de notas, registros de faltas, profesores, eventos, órdenes de facturación, entre otras funciones.

El presente manual pretende transmitir la estructura, conceptos e información básica de la operación del Sistema Académico, con la finalidad de que conociendo su funcionamiento los usuarios lo puedan utilizar de manera efectiva. Por lo mencionado, es de suma importancia, leer el manual que se detalla a continuación antes y durante el manejo del sistema.

El manual comienza explicando el ingreso al sistema, para luego ir explicando uno a uno los módulos que conforman el Sistema y todas sus funciones. Finalmente, se incluye un glosario con la terminología utilizada en este manual.

Para mayor información sobre el uso del Sistema FENIX-ACADEMICO puede ponerse en contacto con el Departamento de Sistemas.

1.2. Objetivos El principal objetivo del presente manual, es ayudar al personal del CEC con necesidad de manejar el sistema, a que conozca los conocimientos básicos de cómo opera el Sistema y así mismo tenga una idea clara del alcance que tiene a través de la explicación ilustrada de cada una de las opciones que lo conforman.

1.3. A quién va dirigido el Manual Este manual va dirigido a los usuarios finales involucrados en la operación del sistema, con conocimientos básicos del uso del computador.

1

2. Introducción al sistema En este capítulo se detallará los requerimientos recomendados de hardware y software para el correcto funcionamiento del Sistema. Además, se detallan los elementos del entorno con el que el usuario debe relacionarse para el manejo del Sistema.

2.1. Requerimientos de Hardware y Software Los requisitos recomendados de hardware y software son: Hardware:

Software:

-

Procesador Pentium IV 1Ghz o superior

-

Memoria RAM de 256 Mb o Superior

-

Sistema Operativo Windows 2000 o superior.

2.2. Ingreso al Sistema En este apartado, se detallará brevemen te la forma en que el usuario debe acceder al Sistema Académico: 1. En el escritorio se muestra el icono de acceso directo llamado Fenix-Academico:

Gráfico N° 1: Acceso Directo a Fenix -Academico

2. Dar doble clic sobre el icono mostrado en el paso anterior.

3. A continuación, aparecerá la pantalla de presentación del sistema:

2

Gráfico N° 2: Pantalla de Presentación del Sistema

4. Luego de pocos segundos aparecerá la pantalla “Nueva Sesión” que requiere el ingreso del Usuario y la Clave por parte del usuario:

Gráfico N° 3: Nueva Sesión

5. En caso de que los datos ingresados no sean correctos, aparecerá el siguiente mensaje:

Gráfico N° 4: Ingreso al Sistema

6. Si el Usuario y la Clave ingresados son correctos, aparecerá la pantalla principal del sistema, donde se podrá visualizar las diferentes opciones del menú: -

Sistema

-

Consulta y/o Reporte

-

Mantenimiento

-

Marketing/Ventas

-

Proceso

3

Gráfico N° 5: Pantalla Principal Fenix-Academico

2.3. Componentes de la Pantalla En esta sección explicaremos cómo está compuesta una pantalla del sistema: A

B

Gráfico N° 6: Componentes de la Pantalla

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C

De donde: Sección A

Descripción

Título de la Pantalla

Indica el nombre de la pantalla, este título permite tener una idea referente a los datos que contienen dicha pantalla.

B

Panel de Botones

Estos botones realizan operaciones necesarias para manejar los datos que se ingresarán.

C

Panel de Datos

En esta parte el usuario efectúa el tratamiento de los datos; es decir ingresa, consulta, modifica y elimina los datos.

2.4. Botones En esta sección se describe la función principal de los botones que se presentan en el panel de botones (Ver 2.3). Cada botón tiene una etiqueta que indica la función del mismo. Botón

Descripción Permite ingresar a la pantalla principal del Sistema si la información registrada está correcta. (Pantalla Nueva Sesión. Ver 2.2) Finaliza una operación y cierra la pantalla actual. (Pantalla Nueva Sesión. Ver 2.2) Permite Salir de la pantalla actual.

Permite ingresar un nuevo registro habilitando un panel de datos para escribir la información solicitada.

Permite consultar los datos desde cualquier pantalla.

Habilita el panel de datos de la pantalla después de haber realizado una consulta para modificar la información existente.

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Botón

Descripción Graba los datos que se ingresaron en el panel de datos en las respectivas tablas de la base de datos del Sistema.

Elimina el registro actual en pantalla luego de haberlo consultado.

Cancela la operación que se está efectuando en ese momento, dejando a la pantalla en su forma inicial.

Presenta por pantalla el reporte que ha elegido para enviar a imprimir en la impresora que seleccione.

Permite realizar una selección de un evento, promoción o módulo que ya ha sido registrado en el sistema y que se desea consultar.

Una vez detallado las generalidades básicas del Sistema, en los siguientes capítulos se describirá el manejo de cuatro de los menús que ofrece el Sistema Fénix-Académico: Sistema, Mantenimiento, Proceso, Consulta y/o Reporte.

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3. Menú Sistema Este menú permite operar la cuenta en el Sistema de un determinado usuario. Presenta las opciones: Nueva Sesión, Cambiar Clave, Salir, Nuevo Usuario, Nueva Perfil, Nueva Transacciones, Asignar Perfil-Transacción-Acción.

Gráfico N° 7: Opciones Menú Sistema

3.1. Nueva Sesión Esta opción permite ingresar al sistema con un usuario diferente. 1. Se da clic en Menú Sistema, Nueva Sesión

Gráfico N° 8: Nueva Sesión – Menú Sistema

2. Aparece la siguiente pantalla donde debe ingresar su USUARIO Y CLAVE

Gráfico N° 9: Nueva Sesión

1

3. Se da clic en Aceptar, para cambiar de usuario; o en Cancelar para cerrar la pantalla.

4. Puede observar en la barra de estado la información del nuevo usuario que acceso a una nueva sesión. Gráfico N° 10: Barra de Estado

3.2. Cambiar Clave Esta opción permite modificar la clave de un usuario. 1. Se da clic en el menú Sistema, la opción Cambiar Clave :

Gráfico N° 11: Cambiar Clave – Menú Sistema

2. Aparece la siguiente pantalla donde debe ingresar su USUARIO Y CLAVE anterior, y los nuevos. Cuando se ingresan, se habilita el botón Aceptar para que los cambios sean guardados.

Gráfico N° 12: Cambiar Clave

2

3.3. Salir Esta opción permite salir del Sistema para lo cual se debe realizar el siguiente paso: 1. Se da clic en el menú Sistema, la opción Salir:

Gráfico N° 13: Salir – Menú Sistema

3.4. Nuevo Usuario Esta opción permite ingresar al sistema con un usuario nuevo. 1. Se da clic en Menú Sistema, Nueva Usuario

Gráfico N° 14: Nuevo Usuario – Menú Sistema

2. Aparece la siguiente pantalla donde debe ingresar el nuevo usuario. Cuando se ingresan, se habilita el botón Aceptar para que se ejecute el cambio de usuario.

Gráfico N° 15: Nuevo Usuario

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4. Menú Mantenimiento Este menú permite ingresar, modificar, grabar y eliminar registros. Presenta las opciones: Personas, Grupo, Evento, Promoción, Módulo, Aula.

Gráfico N° 16: Opciones Menú Mantenimiento

4.1. Personas Esta opción permite manejar datos específicos de las personas que participan en los eventos de capacitación. Las personas pueden ser de dos tipos: Natural o Jurídica. 1. Para ingresar, se selecciona el Menú Mantenimiento, y se hace clic en la opción Personas.

Gráfico N° 17: Menú Mantenimiento -Personas

2. La pantalla que aparece al seleccionar esta opción es la siguiente:

1

Gráfico N° 18: Mantenimiento de Personas

4.1.1. Ingreso Nueva Persona 1. Se da clic en el Menú Mantenimiento, y luego en la opción Personas

2. Se da clic en el botón Nuevo del panel de botones y en la pantalla que aparece se ingresa la información en los campos solicitados.

Tome en cuenta que esta pantalla

posee dos pestañas de opción, una para el mantenimiento de Persona Natural y otra para el de Persona Jurídica con información diferente para cada tipo. A continuación se muestra los campos requeridos para el Ingreso de Persona Natural y Jurídica:

2

IMPORTANTE: Cuando se selecciona el botón Nuevo, se deshabilitan los botones de Nuevo, Buscar, Editar, y quedan habilitados los de Salir, Grabar, Eliminar, Cancelar.

Gráfico N° 19: Ingreso de Persona Natural

Gráfico N° 20: Ingreso de Persona Jurídica

3

3. Para grabar la información ingresada, se selecciona el botón Grabar. Cuando se ha grabado el evento, aparece el siguiente mensaje:

Gráfico N° 21: Grabar Personas

4. Al hacer clic en el botón Aceptar, el Sistema permite dos opciones: Editar y Eliminar.

4.1.2. Consulta de Personas 1. Se da clic en el botón Buscar del panel de botones de la pantalla inicial de la opción Personas y de ser el caso se selecciona la pestaña de Persona Natural o Persona Jurídica. 2. Se muestra la pantalla Consulta de Personas Naturales o Personas Jurídicas, según lo que se desea consultar y se ingresa el criterio de búsqueda. Hecho esto se da clic en el botón de búsqueda, o presionar la tecla Enter.

Botón de Búsqueda

Gráfico N° 22: Consulta de Personas Naturales

4

Botón de Búsqueda

Gráfico N° 23: Consulta de Personas Jurídica

3. A continuación se mostrará el resultado de la búsqueda solicitada.

Gráfico N° 24: Resultado de Búsqueda

4. Se da doble clic en la fila donde se encuentra la persona a consultar, posteriormente aparecerá automáticamente los datos de la persona en la pantalla de ingreso de datos de la persona.

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Gráfico N° 25: Consulta de Persona

5. Una vez mostrados los datos, el Sistema permite sólo dos opciones, Editar y Eliminar.

4.1.3. Editar Si el usuario desea modificar la información de una persona, natural o jurídica, ingresada (Ver Consulta de Personas): 1. Se da clic en el botón Editar 2. Se habilitan los campos de texto con lo cual se podrá modificar la información de la persona seleccionada en la consulta.

3. Se habilita el botón de Grabar, para guardar los cambios realizados, y también el botón de Eliminar.

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4. Finalmente, cuando se haya hecho la modificación requerida en los datos de la persona, damos clic en el botón Grabar con lo cual quedará guardada la información actualizada de la persona.

Gráfico N° 26: Consulta de Persona

4.1.4. Eliminar Si el usuario desea borrar una persona natural o jurídica de la base de datos del Sistema (Ver Consulta de Personas):

1. Se da clic en el botón Eliminar del panel de botones, con lo cual queda eliminado el registro de la persona requerida.

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4.2. Grupo Esta opción permite ingresar, consultar, modificar o eliminar datos específicos de los instructores que imparten los eventos de capacitación a los participantes.

4.2.1. Ingreso de Instructores Para hacer un ingreso de instructores seguiremos los siguientes pasos: 1. Ingresamos dando clic en el menú Mantenimiento, y luego en la opción Grupos. 2. Aparecerá la pantalla de Mantenimiento Grupos. Esta pantalla posee varias pestañas de opción para Cliente, Participante, Proveedor, Instructor y Empleado. Seleccionamos la pestaña de Instructor, en la cual se mostrará los datos requeridos para su ingreso:

Gráfico N° 27: Ingreso de Instructores

3. Para poder hacer el ingreso de los datos damos clic en el botón Nuevo, con el cual se habilitarán los campos de texto donde ingresaremos los datos solicitados. Además se habilitará el botón de Grabar con el cual se podrá guardar la información ingresada.

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IMPORTANTE: paraPpoder hacer el ingreso de un instructor, éste previamente debió haber sido ingresado como Persona Natural con el fin de poder consultar su nombre al momento de ingresar sus datos como instructor

Para consultar su nombre damos clic en el botón de búsqueda que se encuentra a lado de la etiqueta Persona

4. Una vez ingresados los datos del instructor damos clic en el botón Grabar, con lo cual se guardará la información ingresada.

4.2.2. Consulta de Instructores Para hacer Consultas de los datos ingresados de Instructores realizamos los siguientes pasos: 1. Seleccionamos la pestaña de Instructor en la pantalla de Mantenimiento Grupos. Damos clic en el botón Buscar. Nos saldrá la siguiente pantalla con la información general de todos los instructores ingresados:

Gráfico N° 28: Consulta de Instructores

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2. Si queremos ser más específicos en la búsqueda, en la misma pantalla de Consulta de Instructores ingresamos el nombre o el apellido del instructor en el campo de texto de Buscar en Lista y damos Enter, con lo cual se mostrará la fila donde se encuentra la información del instructor, en el caso de encontrarla (ver imagen anterior). 3. Finalmente, se muestra la pantalla principal del instructor con los campos llenos:

Gráfico N° 29: Consulta de Instructor

4.2.3. Editar Para realizar una m odificación a los datos de un Instructor existente seguiremos los siguientes pasos: 1. Seleccionamos la pestaña de Instructor en la pantalla de Mantenimiento Grupos. Luego realizamos la búsqueda (Consulta) correspondiente del instructor al cual se desea modificar sus datos. Para esto seguimos los mismos pasos de la Consulta de Instructor (ver Sección 4.2.2.)

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2. Una vez presentado en pantalla los datos del instructor a modificar, damos clic en el botón Editar. Con esto se habilitarán los campos de texto con lo cual se podrá modificar la información del instructor seleccionado en la consulta. Además se habilitará el botón Grabar con el que se podrán guardar los datos actualizados.

3. Finalmente, cuando se haya hecho la modificación requerida en los datos del instructor, damos clic en el botón Grabar con lo cual quedará guardada la información actualizada del instructor.

4.2.4. Eliminar Para realizar una Eliminación de Instructor seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la pestaña de Instructor en la pantalla de Mantenimiento Grupos. Luego realizamos la búsqueda (Consulta) correspondiente del instructor al cual se desea eliminar. Para esto seguimos los mismos pasos de la Consulta de Instructor (ver Sección 4.2.2.)

2. Se da clic en el botón Editar, con lo que se habilitará el botón Eliminar

3. Damos clic en el botón Eliminar. Nos saldrá una pantalla de confirmación en la cual se nos pregunta si deseamos eliminar el registro actual. Para confirmar la eliminación del instructor damos clic en Sí. Caso contrario damos clic en No.

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Gráfico N° 30: Confirmación de eliminación

4. Dando clic en Sí, se habrá confirmado la eliminación de los datos del instructor.

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4.3. Evento Esta opción permite manejar un Evento (capacitación) que ha sido planificado para todas aquellas personas (participantes) necesitadas de reforzar o ampliar sus conocimientos. Un evento puede ser de los siguientes tipos de capacitación: -

Curso: Tiene una duración variante entre 30 y 40 horas o más dependiendo del contenido del mismo.

-

Seminario: Es una capacitación intensiva que se diferencia del curso porque dura menos horas.

-

Diplomado: Esta capacitación está compuesta de módulos. Contiene más módulos que un Programa.

-

Programa: Esta capacitación esta compuesta de módulos.

-

Conferencia: capacitaciones con menos duración que las anteriores.

-

Charla: capacitaciones con menos duración que las anteriores.

-

Taller

-

Seminario - Taller

Así mismo, cada tipo de capacitación puede ser clasificado en un área de estudio, por ejemplo Tributación, Financiero, Educación, etc.

1. Para ingresar, se selecciona el Menú Mantenimiento, y se hace clic en la opción Evento.

Gráfico N° 31: Menú Mantenimiento -Evento


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Gráfico N° 32: Pantalla Evento

4.3.1. Ingreso Nuevo Evento 5. Se da clic en el Menú Mantenimiento, y se selecciona la opción Evento 6. Se da clic en el botón Nuevo del panel de botones y en la pantalla que aparece se ingresa la información en los campos solicitados: IMPORTANTE: Cuando se selecciona el botón Nuevo, se deshabilitan los botones de Nuevo, Buscar, Editar, y quedan habilitados los de Salir, Grabar, Eliminar, Cancelar.

Gráfico N° 33: Ingreso de Evento

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7. Para grabar la información ingresada, se selecciona el botón Grabar. Cuando se ha grabado el evento, aparece el siguiente mensaje:

Gráfico N° 34: Grabar evento

8. Al hacer clic en el botón Aceptar, el Sistema permite dos opciones: Editar y Eliminar.

4.3.2. Búsqueda de Evento 6. Se da clic en el botón Buscar del panel de botones de la pantalla inicial de la opción Evento, y aparece la pantalla Consulta de Eventos-Pro mociones en la que se selecciona, por tipo de capacitación, el evento requerido:

Gráfico N° 35: Consulta de Eventos-Promociones

7. Una vez encontrado el evento, se da doble clic par seleccionarlo, y automáticamente se muestra en la pantalla de Evento la información correspondiente al evento consultado.

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Gráfico N° 36: Consulta Evento


4.3.3. Editar Si el usuario desea modificar la información de un evento ingresado, se da clic en el botón Editar; en ese momento, se habilita el botón de Grabar, para guardar los cambios realizados, y también el botón de Eliminar.

4.3.4. Eliminar Si el usuario desea borrar un evento de la base de datos del Sistema:

4. Se da clic en el botón Eliminar del panel de botones. Inmediatamente se muestra el siguiente mensaje:

Gráfico N° 37: Eliminación de Evento

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5. Si el usuario selecciona la opción “Sí”, el Sistema borra el registro, presentando el siguiente mensaje, para finalmente mostrar la pantalla inicial de esta opción (Gráfico 21 )

Gráfico N° 38: Mantenimiento Evento

6. Si el usuario selecciona la opción “No ”, el Sistema no borra el registro, e igualmente presenta la pantalla inicial de la opción Evento.

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4.4. Promoción Esta opción permite manejar la promoción de un Evento ingresado anteriormente, de esta manera, no es necesario registrar otro evento con el mismo nombre sino que se abre otra promoción del mismo.

1. Para ingresar se selecciona el Menú Mantenimiento y se hace clic en la opción Promoción.

IMPORTANTE: Para ingresar una nueva promoción, debe existir ya un evento.

Gráfico N° 39: Menú Mantenimiento - Promoción


Gráfico N° 40: Pantalla Promoción

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4.4.1. Ingreso Nueva Promoción 1. Se da clic en el Menú Mantenimiento, y se selecciona la opción Promoción 2. Se da clic en el botón Nuevo del panel de botones, e nseguida aparecerá la pantalla inicial de la opción promoción (Gráfico 23) 3. En el botón que se muestra al lado del campo “Evento”, se da clic para buscar el evento al que se le desea agregar una promoción:

Se desactivan los botones Nuevo, Buscar y Editar

Botón para mostrar eventos existentes

Gráfico N° 41: Ingreso Promoción

La pantalla en la que se puede buscar el evento ya ingresado es la siguiente:

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4. Se da doble clic sobre el evento deseado, y automáticamente aparece la pantalla de promociones en la que se ha llenado el campo “Evento” con el nombre del evento seleccionado. Se ingresa la información en los cambios solicitados:

Campos llenados automáticamente

IMPORTANTE: Los campos Evento, Promoción, Código Access y Tipo de Capacitación no son ingresados por el usuario; el Sistema los llena automáticamente. El campo Estado, se graba siempre con el valor “Activo”. Gráfico N° 43: Ingreso Promoción

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5. Para grabar la información ingresada, se selecciona el botón Grabar. Cuando se han grabado el evento, aparece el siguiente mensaje:

Gráfico N° 44: Grabar Nueva Promoción

Cuando se graba una promoción, el sistema asigna un número a la promoción, llenando automáticamente este campo. 9. Al hacer clic en el botón Aceptar, el Sistema permite sólo dos opciones: Editar y Eliminar.

4.4.2. Editar 1. Si el usuario desea modificar la información de una promoción ingresada, se da clic en el botón Editar 2. Enseguida, se habilita el botón Grabar, para guardar los cambios realizados, y también el botón de Eliminar. 3. Si se desea guardar los cambios, se hace clic en el botón Grabar, y se mostrará el siguiente mensaje:


4. Se hace clic en Aceptar.

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4.4.3. Búsqueda de Promoción 1. Se da clic en el botón Buscar del panel de botones de la pantalla inicial de la opción Evento (Gráfico 23), y aparece la pantalla Consulta de Eventos- Promociones en la que se selecciona, por tipo de capacitación, el evento requerido:


2. Luego, se selecciona el evento deseado, y automáticamente el sistema presenta las promociones ya grabadas. 3. Se da doble clic sobre la promoción que se quiere consultar, y automáticamente muestra la información registrada en el sistema de dicha promoción en la pantalla principal de la opción.

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Gráfico N° 47: Consulta de Promoción


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4.5. Módulo Los módulos se denominan a las materias o asignaturas que se imparten a los participantes de los cursos, seminarios, diplomados y otros eventos.

Esta opción permite manejar los

módulos de una promoción existente en el sistema.

1. Para ingresar se selecciona el Menú Mantenimiento y se hace clic en la opción Módulo.

Gráfico N° 48: Menú Mantenimiento - Módulo

2. La pantalla que aparece al seleccionar esta opción es la siguiente, tomando en cuenta que existen otras dos pantallas en las que también se pueden ingresar datos:

Gráfico N° 49: Pantalla Módulo - Académico

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Gráfico N° 50: Pantalla Módulo – Otros Datos Académicos

Gráfico N° 51: Pantalla Módulo – Financiero

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4.5.1. Ingreso Nuevo Módulo 1. Se da clic en el Menú Mantenimiento, y se selecciona la opción Módulo

2. Se da clic en el botón Nuevo del panel de botones, enseguida aparecerá la pantalla inicial de la opción módulo (Gráfico 32)

3. En el botón que se muestra al lado del campo “Evento”, se da clic para buscar por evento, la promoción a la que se le desea agregar un módulo:

Se desactivan los botones Nuevo, Buscar y Editar


Botón para mostrar eventos existentes

Gráfico N° 52: Ingreso Módulo

La pantalla en la que se puede buscar la promoción ya ingresada es la siguiente:

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Gráfico N° 53: Consulta de Eventos -Promociones

3. Si no se selecciona un evento, el sistema muestra el siguiente mensaje:

Gráfico N° 54: Advertencia selección Evento

4. Se da doble clic sobre la promoción deseada, y automáticamente aparece la pantalla de módulo en la que se ha n llenado los campos “Evento”, “Promoción”, y “Tipo de Capacitación” con la información ya ingresada en el sistema:

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Campos llenados automáticamente

IMPORTANTE: Los campos Evento, Promoción, Código Access y Tipo de Capacitación no son ingresados por el usuario; el Sistema los llena automáticament El campo Estado, se graba siempre con el valor “Activo”.


5. Para ingresar el profes or a responsable del módulo, se hace clic en el botón del campo Principal y aparece la siguiente pantalla donde se selecciona el profesor deseado:

Gráfico N° 56: Consulta de Instructores

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6. En el caso de ser necesario ingresar el nombre de una empresa que ya esté creada, se hace clic en el botón del campo Empresa y aparece la siguiente pantalla donde se selecciona la empresa deseada:

Gráfico N° 57: Consulta de Empresas

7. Para grabar la información ingresada, se selecciona el botón Grabar. Cuando se han grabado el evento, aparece el siguiente mensaje:

Gráfico N° 58: Grabar Nuevo Módulo

Cuando se graba una promoción, el sistema asigna una secuencia para archivo al módulo, llenando automáticamente este campo.

8. Al hacer clic en el botón Aceptar, el Sistema permite sólo dos opciones: Editar y Eliminar.

4.5.2. Editar 1. Si el usuario desea modificar la información de un módulo ingresado, se da clic en el botón Editar

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2. Enseguida, se habilita el botón Grabar, para guardar los cambios realizados, y también el botón de Eliminar. 3. Si se desea guardar los cambios, se hace clic en el botón Grabar, y se mostrará el siguiente mensaje:



4.5.3. Búsqueda de Módulo 1. Se da clic en el botón Buscar del panel de botones de la pantalla inicial de la opción Módulo (Gráfico 49), y aparece la pantalla Consulta de Módulo. 2. Para seleccionar un módulo se deben establecer criterios de búsqueda, ya sea por fecha, nombre del módulo o número de secuencia:

Gráfico N° 60: Consulta de Modulos

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3. Se da clic en el botón Consultar y aparecen los módulos registrados en el sistema para con los criterios especificados. 4. Para escoger el módulo requerido se da doble clic sobre la línea correspondiente, e inmediatamente aparece la información en la pantalla inicial de la opción módulo indicada anteriormente

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4.6. Aula Esta opción permite manejar la información correspondiente a las aulas en las que se programan las clases de los eventos. 1. Para ingresar se selecciona el Menú Mantenimiento y se hace clic en la opción Aula.

Gráfico N° 61: Menú Mantenimiento - Aula

2. La pantalla que aparece al seleccionar esta opción es la siguiente, tomando en cuenta que existen otras dos pantallas en las que también se pueden ingresar datos:

Gráfico N° 62: Pantalla Aula

4.6.1. Ingreso Nueva Aula 1. Se da clic en el Menú Mantenimiento, y se selecciona la opción Aula 2. Se da clic en el botón Nuevo del panel de botones y en la pantalla que aparece se ingresa la información en los campos solicitados:

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Gráfico N° 63: Ingreso de Aula

3. Para grabar la información ingresada, se selecciona el botón Grabar. Cuando se ha grabado la información del aula, aparece el siguiente mensaje:

Gráfico N° 64: Grabar evento

4. Al hacer clic en el botón Aceptar, el Sistema permite solo la opción Eliminar.

4.6.2. Eliminar Si el usuario desea borrar un evento de la base de datos del Sistema: 1. Se da clic en el botón Eliminar del panel de botones. Inmediatamente se muestra el siguiente mensaje:

Gráfico N° 65: Eliminación de Evento

2. Si el usuario selecciona la opción “Sí”, el Sistema borra el registro.

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4.6.3. Editar 1. Si el usuario desea modificar la información de un módulo ingresado, se da clic en el botón Editar 2. Enseguida, se habilita el botón Grabar, para guardar los cambios realizados, y también el botón de Eliminar. 3. Si se desea guardar los cambios, se hace clic en el botón Grabar, y se mostrará el siguiente mensaje:



4.6.4. Búsqueda de Aula 1. Se da clic en el botón Buscar del panel de botones de la pantalla inicial de la opción Aula, y aparece la pantalla Consulta de Aulas en la que se selecciona la ubicación a consultar:

Gráfico N° 67: Consulta de Aulas

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2. Una vez encontrado el aula, se da doble clic para seleccionarlo, y automáticamente se muestra en la pantalla de Aula la información correspondiente a la ubicación consultada.

Gráfico N° 68: Consulta Aula


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5. Menú Proceso Este menú contiene las siguientes opciones:

Gráfico N° 69: Menú Proceso

5.1. Registro Esta opción permite consultar a los Participantes inscritos en un determinado Modulo (Evento) al que asistirán regularmente de acuerdo al cronograma del mismo.

5.1.1. Abrir Registro Para ejecutar esta opción lo hará de la siguiente manera: 1. Seleccione en la Barra de Menú la opción Procesos.

2. Después se desplegará el otro menú del cual seleccionará REGISTRO. presentará la pantalla que se muestra a continuación:

Gráfico N° 70: Abrir Registro

3. Si desea regresar al menú principal dé clic en el botón Salir

36

El sistema

5.1.2. Consulta

1. Dé clic en el botón Buscar

para visualizar los eventos registrados en el sistema.

2. Para realizar la búsqueda de participantes inscritos por módulo, previamente se debe seleccionar el tipo de consulta que puede ser filtrada por: fecha de inicio, nombre del módulo ó secuencia.

Gráfico N° 71: Consulta Registro

3. El sistema presentará la pantalla que se muestra a continuación:

Gráfico N° 72: Consulta Módulo

4. Si se da clic en el botón Exportar

se generará un reporte en Excel de todos los

participantes registrados en el mismo.

5. Si se da clic en Imprimir

se imprime el reporte correspondiente .

37

6. Si desea regresar al menú principal sin realizar ningún cambio dé clic en el botón Salir

. 7. Para seleccionar un módulo dé doble clic sobre la línea requerida.

8. El sistema presenta la ventana de Registro de Participantes cargada con la información del módulo: los participantes inscritos, tipo de capacitación, promoción y secuencia.

Gráfico N° 73: Registro de Participantes

5.1.3. Inactivar o cambiar participante Para inactivar ó realizar un cambio de un participante por otro realice los siguientes pasos:

1. Dé clic en el botón Editar

.

2. Seleccione al participante y de clic en recuadro para cambiar ò deshabilitar

Gráfico N° 74: Selección de participantes

38



4. Si desea deshabilitar al participante cierre la ventana dando clic en el botón Cerrar 5. Si desea realizar el cambio de participante, en la de ventana Consulta de Personas Naturales, elija el criterio de búsqueda por: Apellido, cédula de identidad y nombre del participante .

Gráfico N° 76: Filtro

6. Seleccione el criterio de búsqueda y de clic. El sistema presentará la pantalla que se muestra a continuación:


39

7. Seleccione al participante ha cambiar y dé doble clic, si no existe en lista el participante

dé clic en el botón Nuevo

y aparecerá la pantalla de Mantenimiento de

Participantes (Ver Menú Mantenimiento).

8. Dé clic en el botón Grabar

para guardar los cambios realizados.

5.2. Menú Faltas Este menú contiene las siguientes opciones:

Gráfico N° 78: Menú Proceso - Faltas

Esta opción permite consultar y registrar las inasistencias de los Participantes inscritos en un determinado Modulo (Evento) al que asistirán regularmente de acuerdo al cronograma del mismo.

5.2.1. Abrir Faltas Para ejecutar esta opción lo hará de la siguiente manera:

1. Seleccione en la Barra de Menú la opción Procesos. 2. Después se desplegará el otro menú del cual seleccionará FALTAS . El sistema presentará la pantalla que se muestra a continuación:

40

Gráfico N° 79: Faltas

5.2.2. Consultar Faltas Esta opción solo permite consultar las faltas de los participantes de los diferentes Módulos (Eventos).

1. Dé clic en el botón Consultar

para visualizar los tipos de Capacitación

registrados en el sistema.

2. Seleccionamos tipo Capacitación y el Evento. 3. Dé doble clic en el nombre del evento a Consultar

41

Gráfico N° 80: Consulta de Eventos Promociones


Gráfico N° 81: Registro de Faltas

En esta pantalla muestra todos los participante de un Modulo con inasistencias.

5. Si no existen faltas en el evento consultado, el sistema presentará la pantalla que se muestra a continuación:

42

Gráfico N° 82: Mensaje Registro de Faltas

5.2.3. Registrar Faltas Esta opción solo permite registrar y justificar las faltas de los participantes de los diferentes Módulos (Eventos).

1. Dé clic en el botón Nuevo

para visualizar los tipos de Capacitación registrados

en el sistema.

2. Dé clic en la pestaña del campo nombre

.

3. Seleccionamos tipo Capacitación y el Evento.

4. Dé doble clic en el nombre del evento a registrar la(s) falta(s) de los participantes.

Gráfico N° 83: Consulta de Eventos Promociones

43

5. Si el evento seleccionado se esta dictándose y ya existen faltas registradas el sistema presentará la pantalla que se muestra a continuación:


6. Si el evento se esta dictándose y no existen faltas registradas el sistema presentará la pantalla que se muestra a continuación:


44

7. Dé clic en la pestaña

para realizar una busque de los participantes

a los que se le van asignar las falta(s) correspondientes.


Gráfico N° 86: Consulta

9. Seleccione al participante y registre o justifique el número de horas de

inasistencia

(falta).

10. Dé clic en el botón Grabar

11. Dé clic en el botón

para guardar los cambios efectuados.

para regresar al pantalla principal del modulo sin guardar

los cambios efectuados.

12. Para regresar al menú principal, de clic en el botón Salir

45

.

5.3. Menú Notas Este menú contiene las siguientes opciones:

Gráfico N° 87: Menú Proceso - Notas

Esta opción permite registrar las Notas obtenidas por los Participantes en el Modulo (evento) en el cual se registraron.

5.3.1. Abrir Notas Para ejecutar esta opción lo hará de la siguiente manera: 1. Seleccione en la Barra de Menú la opción Procesos.

2. Después se desplegará el otro menú del cual seleccionará NOTAS. El sistema presentará la pantalla que se muestra a continuación:

Gráfico N° 88: Registro de Nota

46

3. De clic en el botón Salir

, si desea regresar al menú principal.

4. Para visualizar los tipos de Capacitación y eventos registrados en el sistema, haga en el botón Consultar

. El sistema presentará la pantalla que se muestra a continuación:

Paso 5

Paso 6

Paso 7

Paso 8


5. Elija el Tipo de Capacitación para proceder a consultar los módulos, dé clic en botón del combo

.

6. Escoja el Evento para proceder a consultar los módulos, dé clic en botón del combo

.

7. Seleccione la Promoción del Módulo que se esta dictando.

8. Dé clic en el modulo deseado para registrar las calificaciones de los participantes registrados en el sistema.

47

9. Selecciones el modulo ha registrar las calificaciones de los participantes registrados en el sistema.

10. Seleccione el tipo de nota, parcial o mejoramiento. El sistema presentará la pantalla que se muestra a continuación:


11. Elija el Tipo de Nota ha ser ingresada, dé clic en botón del combo

12. Dé clic en el botón Editar

.

para modificar las calificaciones de los participantes

registrados en el sistema.

13. Proceda a guardar los datos de las calificaciones de los estudiantes en el sistema, dé clic en el botón Grabar

. El sistema presentará la pantalla que se muestra a

continuación:

48


14. Finalmente, el sistema presenta un mensaje de confirmación que el registro se ha grabado:


15. Si no desea guardar los cambios realizados, dé clic en el botón Cancelar

49

.

6. Menú Consultas/Reportes Este menú, permite obtener reportes de la información registrada en el sistema para luego imprimirlos si se desea.

El menú presenta dos opciones: -

Módulo

-

Académico

6.1. Módulo Esta opción permite consultar por pantalla si existe en algún Evento registrado el sistema un módulo determinado con el fin de dar información a las personas (participantes) interesadas. Además muestra el reporte de todo el contenido del módulo antes seleccionado.

1. Se ingresa a la opción dando clic en el Menú Consultas y/o Reportes, opción Módulo. 2. Aparece la siguiente pantalla donde se consulta la información ingresando criterios de búsqueda:

Criterios de Búsqueda

Gráfico N° 93: Consulta Módulo - Reportes

1

IMPORTANTE: Para consultar un módulo se puede filtrar la búsqueda por tres tipos de criterios: - Fecha de inicio - Nombre de módulo - Número de secuencia

3. Una vez indicados los criterios de búsqueda, se da clic al botón Consultar para que aparezcan los módulos que coincidan con el criterio ingresado:

Gráfico N° 94: Consulta Módulo - Reportes

4. Si se da doble clic sobre el módulo deseado, automáticamente el sistema muestra la pantalla del mantenimiento de módulo (Ver sección Mantenimiento – Módulo) 5. Si se da clic en el botón Exportar el sistema presenta los módulos consultados en un archivo de Excel.

2

Gráfico N° 95: Módulos exportados

6. Si se da clic en el botón Imprimir el sistema presenta el reporte por pantalla. En esta pantalla se tiene opciones para avanzar a las diferentes páginas del reporte, imprimir, entre otras:

3

Opciones para imprimir, avanzar páginas, zoom

Gráfico N° 96: Módulos exportados

4

6.2. Académico Esta opción permite consultar desde una sola pantalla varios reportes de un mismo Evento seleccionado.

1. Se ingresa a la opción dando clic en el Menú Consultas y/o Reportes, opción Académico. 2. Aparece la siguiente pantalla donde se escoge en primer lugar el Evento a ser consultado:

Campos que el sistema llena automáticamente

Gráfico N° 97: Consulta Academicos

3. Si se da clic en el boton imprimir, el sistema muestra el siguiente mensaje, recordando que se debe escoger un Evento:

Gráfico N° 98: Selecciona Evento

4. Si se da clic en el botón del campo Nombre aparece la pantalla de Consulta Módulo para seleccionar el módulo sobre el cual se desea obtener algún reporte:

5

IMPORTANTE: Para consultar un módulo se puede filtrar la búsqueda por tres tipos de criterios: - Fecha de inicio - Nombre de módulo - Número de secuencia

Gráfico N° 99: Consulta Modulo

5. Una vez escogido el módulo aparece la pantalla principal de la consulta llena con los datos del módulo.

Gráfico N° 100: Consulta Módulo

6. Se selecciona el tipo de reporte de entre los siguientes que presenta el sistema: -

Participantes: Muestra el reporte de los datos principales de participantes del evento seleccionad.

-

Asistencia: Muestra el reporte para tomas asistencia a los participantes del evento seleccionado.

6

IMPORTANTE: Para el caso de los reportes Nota y Acta de Notas, se activara el campo Tipo de Notas para escoger entre dos opciones: Parcial o Final

-

Notas: M uestra el reporte de las notas de los participantes del evento seleccionado.

-

Acta Entrega/Recep Material: Muestra el reporte del formato del recibí conforme para el participante del material de estudio.

-

Acta de Notas: Muestra el reporte del formato de notas para entregárselo al Instructor donde registrará las notas que posteriormente serán ingresadas al sistema (Procesos- Notas).

-

Listado de Notas Final: Muestra las notas finales obtenidas por los participantes en el evento seleccionado.

-

Acta de Rectificación de Notas: Muestra el reporte del formato de rectificación de notas para entregárselo al Instructor y registre la corrección de as l notas que posteriormente serán ingresadas al sistema.

-

Asistencia del Instructor: Muestra el reporte del formato de asistencia del instructor donde el coordinador (a) del evento registrará la entrada y salida del Instructor.

-

Formulario de Registro: Muestra el formato del reporte que se le da a los participantes para que llenen con sus datos personales y posteriormente ingresarlo al sistema.

-

Instructores del Evento: Muestra a todos aquellos Instructores que participaron en un determinado evento.

-

Acta Entrega/Recep Certificados: Similar al Acta de Entrega/Recepcion de Material pero este registra la s formas de los participantes al momento de recibir su certificado de Asistencia o Aprobación al Evento.

7. Finalmente, se da clic sobre el botón Imprimir, el sistema presenta el reporte por pantalla:

7

Gráfico N° 101: Reporte Académico

8

6.3. Consultas y Reportes de Certificados Existen varios reportes de certificados entre los cuales se encuentran: - Reporte de Certificado - Reporte de Certificado Asistencia. - Reporte de Certificado Calificaciones. - Reporte de Certificado Asistencia Detallado. - Reporte de Certificado Calificaciones Detallado.

6.3.1. Reporte de Certificado Para imprimir un reporte de certificado realizamos los siguientes pasos: 1. Ingresamos al Menú Consulta y/o Reporte y escogemos la opción Certificados. Nos saldrá la siguiente pantalla:

Gráfico N° 102: Certificados

2. Luego debemos consultar el módulo del cual se va a generar el reporte. Para esto damos clic en el botón de consulta que se encuentra a lado de la etiqueta Nombre en el panel de Evento

. 9

3. Con esto saldrá la pantalla correspondiente a la Consulta de Módulos para buscar el requerido (Ver Consulta de Módulo en Menú Mantenimiento):

Gráfico N° 103: Consulta Módulos

4. Inmediatamente después de seleccionar el módulo, aparece la pantalla del Certificado con la información que corresponde:

10

5. A continuación, seleccionamos la opción de Certificado en el panel de Reporte de.

Gráfico N° 104: Panel Reporte

6. Luego, el usuario tendrá la opción de escoger si el certificado requiere aprobación o solo de registro de asistencia. Este término se lo utiliza para determinar si un evento de capacitación requiere de una nota mínima para que el estudiante apruebe el curso, aparte del registro de asistencia necesario para la entrega del certificado al participante. Si el evento para el cual se va a generar el certificado requiere de aprobación, se debe activar la casilla de verificación de Requiere Aprobación. Si no se desea aprobación y solo se requiere del Registro de Asistencia, se deja la casilla de verificación de Requiere Aprobación en blanco. 7. Si así se lo desea, el reporte puede ser emitido para Participantes, para Instructor o para Evento. Esta opción se deja a elección del usuario final dependiendo del concepto para el cual se está generando el certificado. Esta opción se muestra en el panel correspondiente a Reporte para. Si el tipo de capacitación es Programa, el Sistema da opción a escoger cualquiera de las 3 opciones anteriormente explicadas de reporte. Si es cualquier otro tipo de capacitación, solo se dará opción a escoger Reporte para Participantes.

8. Una vez escogidas todas las opciones requeridas, dar clic en el botón Imprimir para generar el reporte solicitado.

11

Gráfico N° 105: Certificado para imprimir

9. Para proceder a imprimir el certificado, en la pantalla anterior damos clic en el botón con

el ícono de la impresora

.

10. Finalmente nos saldrá la pantalla de Impresión (Print). Dar clic en el botón OK para realizar la impresión del certificado generado

Gráfico N° 106: Confirmación de Impresión

12

6.3.2. Reporte de Certificado de Asistencia Para imprimir un reporte de certificado de asistencia realizamos los siguientes pasos: 1. Ingresamos al Menú Consulta y/o Reporte y escogemos la opción Certificados. Nos saldrá la siguiente pantalla:



.


13



14

5. A continuación, seleccionamos la opción de Certificado Asistencia en el panel de Reporte de.


6. Para escoger al participante para el cual se va a imprimir su certificado, damos clic en el botón de búsqueda que se encuentra en el panel de Participante.

7. A continuación saldrá la pantalla de Consulta, en la cual podemos ingresar el nombre del participante en el campo de texto correspondiente a la etiqueta de Buscar en lista.

Gráfico N° 110: Consulta participante

15

8. Para seleccionar al participante damos doble clic en la fila donde se encuentra en la pantalla de Consulta (ver imagen superior), con lo cual se regresará a la pantalla de Certificado con su nombre seleccionado.

Gráfico N° 111: Participante

9. Antes de imprimir, el usuario tendrá la opción de escoger si el certificado requiere de aprobación. Para esto se debe dar clic en la casilla de verificación de Requiere Aprobación. Si no se desea aprobación, se deja la casilla en blanco.

Gráfico N° 112: Aproba ción

10. Si se desea escoger una fecha para imprimir el certificado se puede escoger la opción de Fecha Impresión

Gráfico N° 113: Fecha Impresión

11. Si así se lo desea, el reporte puede ser emitido para Participantes, para Instructor o para Evento. Esta opción se muestra en el panel correspondiente a Reporte para. Si el tipo de capacitación es Programa, el Sistema da opción a escoger cualquiera de las 3 opciones anteriores de reporte. Si es cualquier otro tipo de capacitación, solo se dará opción a escoger Reporte para Participantes.

12. Una vez escogidas todas las opciones requeridas, dar clic en el botón Imprimir para generar el reporte solicitado

16

Gráfico N° 114: Certificado de Asistencia



.



17

6.3.3. Reporte de Certificado de Calificaciones Para imprimir un reporte de certificado de calificaciones realizamos los siguientes pasos: 1. Ingresamos al Menú Consulta y/o Reporte y escogemos la opción Certificados. Nos saldrá la siguiente pantalla:


2. Luego debemos consultar el módulo del cual se va a generar el reporte. Para esto damos clic en el botón de consulta que se encuentra a lado de la etique ta Nombre en el panel de Evento

.


18



19

5. A continuación, seleccionamos la opción de Certificado en el panel de Reporte de





20




Gráfico N° 121: Aprobación




21

12. Una vez escogidas todas las opciones requeridas, dar clic en el botón Imprimir para generar el reporte solicitado .

Gráfico N° 123: Certificado de Calificaciones



.



22

6.3.4. Reporte de Certificado de Asistencia Detallado Para imprimir un reporte de certificado de asistencia realizamos los siguientes pasos: 1. Ingresamos al Menú Consulta y/o Reporte y escogemos la opción Certificados. Nos saldrá la siguiente pantalla:



.


23



24

5. A continuación, seleccionamos la opción de Certificado Asistencia en el panel de Reporte de.


6. Como se trata de un reporte de certificado detallado, no es necesario escoger el participante al cual se va a imprimir su certificado. Los certificados detallados im primen información de la totalidad de estudiantes del evento.





25



Gráfico N° 130: Certificado de Asistencia Detallado



.

26



27

6.3.5. Reporte de Certificado de Calificaciones Detallado Para imprimir un reporte de certificado de calificaciones detallado realizamos los siguientes pasos: 1. Ingresamos al Menú Consulta y/o Reporte y escogemos la opción Certificados. Nos saldrá la siguiente pantalla:



.


28



29

5. A continuación, seleccionamos la opción de Certificado Calificaciones Detallado en el panel de Reporte de.





30








31


Gráfico N° 139: Certificado de Asistencia Detallado



.



32

Ejemplo de Manual de Usuario Fenix

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