TABLA DE CONTENIDO
Introducción
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DEDICATORIA
A mis ángeles que con su amor llenan mi vida de felicidad Jesús y Sebastián
LUZ ANGÈLICA PATIÑO
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DEDICATORIA
A mis ángeles que con su amor llenan mi vida de felicidad Jesús y Sebastián
LUZ ANGÈLICA PATIÑO
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TABLA DE CONTENIDO
1. Origen de los términos de etiqueta y protocolo
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2. La cultura como base de la Etiqueta el Protocolo
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3. Principios que rigen la Etiqueta en la empresa
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3.1.
Organización
3.2.
Paciencia
3.3.
Prudencia
3.4.
Buen gusto
3.5.
Puntualidad
3.6.
Respeto
3.7.
Humildad
3.8.
Sencillez
3.9.
Humanismo
4. Momentos de verdad de la imagen empresarial
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5. Imagen empresarial a través de las entrevistas
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6. Imagen empresarial en la correspondencia
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7. La imagen a través de la etiqueta telefónica
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8. Etiqueta en la organización de su trabajo
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9. Su imagen personal, es la imagen de su empresa
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9.1.
El cabello
9.2.
La sonrisa
9.3.
La imagen en sus manos
9.4.
Uso de perfumes y desodorantes
9.5.
El maquillaje
9.6.
El vestuario
10. Cómo relacionarse efectivamente efectivam ente
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10.1. Las presentaciones- Auto presentaciones 10.2. Los saludos y despedidas
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11. La Etiqueta en eventos empresariales
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12. El Protocolo en los eventos
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12.1. Perfil del trabajador encargado de organizar los eventos empresariales 12.2. Cómo realizar un evento proyectando una adecuada imagen Empresarial 12.2.1.
Preevento
12.2.2.
Realización del evento
12.2.3.
Postevento
12.3. Tipos de eventos importantes en la empresa empresa que ameritan Celebración y proyectan imagen empresarial 12.4. Simbologia del protocolo empresarial 12.5. Importancia de los montajes en la organización de un Evento empresarial 12.5.1.
Montaje auditorio en V
12.5.2.
Montaje tipo teatro o auditorio
12.5.3.
Montaje con mesa en O
12.5.4.
Montaje mesa imperial
12.5.5.
Montaje mesa en T
12.5.6.
Montaje mesa en herradura o mesa en U
12.5.7.
Montaje mesa en E o estilo peine
12.5.8.
Montaje en forma de H
13. Precedencias en eventos empresariales
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14. Protocolo en la presentación de un evento
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14.1. Bienvenida 14.2. Desarrollo de la ceremonia 14.3. Despedida del evento 15. Protocolo en la entrega de las invitaciones a un evento social O empresarial
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15.1. Datos necesarios para el diseño de una invitación
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15.2. Repartir adecuadamente las invitaciones 16. Imagen profesional y empresarial a través de la asistencia A eventos empresariales
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16.1. Imagen que se emite mediante la ingesta de alimentos en Un evento empresarial 16.2. Estilos para comer 16.3. Uso de la servilleta 17. Imagen que se proyecta en la entrega de regalos empresariales
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17.1. Aspectos a tener en cuenta en la entrega de regalos a los asistentes a un evento 17.2. Recomendaciones al recibir un regalo empresarial 17.3. Posibles regalos 18. Bibliografía
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INTRODUCCION En el mundo empresarial, diariamente se viven situaciones que muestran claramente la imagen que pretende emitir la empresa por medio de sus clientes internos. Sin embargo, esta imagen viene determinada muchas veces no solo por el conocimiento del producto que los trabajadores pretenden ofrecer, sino también por la educación, cultura general, capacitación en aspectos tan importantes de la etiqueta y el protocolo que los trabajadores deben poseer, para emitir una correcta imagen de la empresa para la cual laboran.
Por lo tanto, es importante que cualquier tipo de organización tenga en cuenta incluir dentro de su plan de capacitación, el tema de la etiqueta y el protocolo, buscando optimizar el comportamiento de sus trabajadores, y éste se refleje en el trato con todos sus clientes beneficiando la imagen de la empresa.
De tal manera que las recomendaciones que han sido consignadas en este libro se convierten en una herramienta adicional, que cada persona debe tener consigo, para asegurarse de que su comportamiento corresponda adecuadamente a lo que se espera de él y de la organización para la cual labora.
LUZ ANGELICA PATIÑO DÍAZGRANADOS
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1. ORIGEN DE LOS TÉRMINOS DE ETIQUETA Y PROTOCOLO “Donde fueres, haz lo que vieres”. Protocolo (2010).
La Etiqueta y el Protocolo, son dos términos muy antiguos y actualmente son dos términos relacionados entre si, mas aun en el mundo globalizado que hoy se vive fortaleciendo el mundo de las relaciones en las empresas.
El origen de etiqueta tiene sus raíces en el siglo XVIII, y se le relacionaba con comportamientos propios de la sociedad de esa época donde fácilmente se le podía asociar con la “cultura” de la élite, aunque la cultura como es hoy entendida difiere en este sentido ya que se ha comprobado que ésta no es universal.
Actualmente
es comprendida como un sinnúmero de reglas que deben ser
aplicadas en cualquier ámbito en el cual toda persona se desenvuelva, desde el mismo momento de levantarse y al dirigirse a los demás, y durante todos los roles que esta persona desempeñe durante el resto del día como ejecutiva(o), ama de casa, desde el punto de vista social y/o familiar.
Es decir, la etiqueta es el comportamiento adecuado que toda persona debe manejar para salir airosa (o) de cualquier situación que se le presente de la menor manera, sin perder su imagen manteniendo una correcta actitud y comunicación adecuadas.
Para tratar de asociar el término de Etiqueta con el protocolo, se puede definir entonces que ésta es la herramienta fundamental del protocolo que guía las normas del comportamiento humano.
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“El término protocolo, procede del latín "protocollum" , que a su vez procede del griego (en griego deviene de protos, primero y kollom, pegar, y refiere a la primera hoja pegada con engrudo). En su significado original, venía a decir que "protocollum" era la primera hoja de un escrito. La primera hoja en la que se marcan unas determinadas instrucciones. Esta definición marca el inicio de lo que más tarde será el verdadero significado del término protocolo. Pero otros autores , como Escriche, indican como origen vocablo
que viene del griego, protos viene de primero en su línea y d e origen latino collium o collatio que si gnificaría cotejo. Según el diccionario de la Real Academia Española, entre otros significados, protocolo es: La
regla
ceremonial
diplomática
o
palatina establecida por decreto o por costumbre . Algunos historiadores indican que existían términos y expresiones protocolarias en documentos tan importantes como el Código de Hammurabi, en los geroglíficos del antiguo Egipto y en otras muchas referencias escritas.” Protocolo (2010)
Llevado este término al día de hoy, el protocolo se refiere a la forma bajo las cuales desarrolla la persona las actividades humanas importantes. Es el proceso, el orden y/o conjunto de actividades que se siguen a diario en la vida personal y profesional.Dentro del término protocolo es imposible olvidar mencionar el término ceremonial que se refiere básicamente a formalidades que dependiendo de la cultura tengan a lugar en un evento oficial en determinado evento o lugar.
En consecuencia, los dos términos están relacionados intrínsecamente y su conocimiento y aplicación determinan definitivamente el comportamiento que toda persona asume en unas determinadas circunstancias y la forma como las realiza, afectando positiva o negativamente la imagen de la empresa para la cual labora. 8
Por lo tanto, debe existir una armonía y/o equilibrio en el comportamiento de una persona para lograr que esta logre ser una persona, con valores, reconocida, tenida en cuenta en el medio laboral. Adicionalmente sepa comportarse en cualquier lugar o circunstancia y finalmente logre relacionarse efectivamente con todos los clientes de una empresa volviéndola más productiva.
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2. LA CULTURA COMO BASE DE LA ETIQUETA Y EL PROTOCOLO
“En cada tierra, su uso; en c ada casa, su costumbre”. Protocolo (2010)
A través de los tiempos, mas aun en los momentos que se viven actualmente con tanta influencia externa de costumbres, expresiones, que permean la cultura de los diferentes países o lugares y la vuelven más irregular.
Sin embargo existen conjuntos de costumbres, tradiciones que definen la esencia de las culturas y se mantienen a través de los tiempos inamovibles.
Refiriéndonos a la aplicación de la etiqueta y el protocolo, se puede afirmar entonces que la aplicación de estas se mantiene a través del tiempo y es totalmente cultural, y que definitivamente el conjuntos de reglas y costumbres propias de un lugar deben ser respetables por los extranjeros al viajar a cualquier país o región.
Es así como comportamientos relacionados con los protocolos diplomáticos o de estado, el protocolo social y la etiqueta de mesa son bastantes disímiles en todos los casos.
En Europa por ejemplo, es costumbre besar en ambas mejillas, mientras que en nuestro caso, basta con un apretón de manos, y con una simple palmada en la espalda para mostrar señas de afecto o simple saludo. Sin embargo en casos más
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informales el beso en las mejillas es bastante común el cual denota mucho cariño y familiaridad entre las personas.
En Colombia, la multiculturalidad es predominante, y vemos como en la zona norte del país, en algunas etnias de la cultura guajira es aceptable aceptable la convivencia convivenci a de un hombre con diferentes mujeres, mientras en el resto de las regiones del país este comportamiento solo es sinónimo de problemas, infidelidad y sufrimiento en muchas familias.
Así mismo sucede en el polo norte, donde los esquimales tienen por costumbre ser poligámicos, y entre más mujeres tengan, más ricos se sienten y son vistos por los demás miembros de su cultura.
De igual manera la etiqueta es disímil en cuanto a los tratamientos y otros aspectos del protocolo diplomático que se utilizan en cada país.
En Colombia, existe como parte de su constitución, normas acerca de como aplicar los tratamientos de acuerdo al cargo que se ostenta. Un ejemplo claro de esto seria si el rey de España visitara al presidente colombiano, su tratamiento no podría ser Su Majestad, tratándolo como es aceptado este tratamiento en el protocolo español,
sino tendría que acogerse a lo reglamentado en nuestra
constitución refiriéndose al presidente colombiano como “Señor” Presidente como lo indica el tratamiento autorizado para el presidente y demás funcionarios del gobierno.
Por esta razón las normas inmersas en el protocolo y la etiqueta, tales como los saludos, los tratamientos, las precedencias (entiéndase precedencia como un orden de colocación de las personas importantes en un evento privado o público), y todos los aspectos relacionados con el protocolo que se deben seguir en los eventos empresariales, deben ser de conocimiento de todos los que integran una empresa, ya que éstos son aspectos fundamentales que definen
la cultura
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organizacional, puesto que los comportamientos que se asumen en cada uno de los roles o cargos que se desempeñan afectan de manera positiva o negativa la imagen corporativa.
Tenga en cuenta que la empresa es un conjunto de órganos que deben trabajar sincronizadamente
para
emitir
una
correcta
imagen,
sin
embargo
el
desconocimiento de normas tan elementales de la etiqueta y el protocolo no permitirán que la prestación de un servicio final, se preste de la manera más idónea posible.
Así mismo, es necesario destacar el papel tan importante que tiene gestión humana dentro de la empresa. Durante todo el proceso de reclutamiento, selección, y posterior vinculación de un nuevo trabajador, la persona encargada de realizar el primer contacto con un aspirante debe guardar la mejor actitud, ser cortés, establecer empatía, y ser solícito ante cualquier necesidad que se le presente al aspirante. Si se practica lo anterior, cualquier persona se sentirá por demás satisfecha y se marchará con la mejor imagen de la empresa así sea que como resultado final del proceso no lo contraten.
Vuelva todo este proceso parte de su cultura organizacional, y otorgue toda la información que le soliciten. Una vez terminado el proceso, no olvide aplicar la norma de cortesía al avisar al postulado, si fue seleccionado o no. Todo esto favorece la imagen empresarial.
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3. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ETIQUETA EN LA EMPRESA
“Buenos modales juntan caudales y abren puertas principales”. Protocolo (2010)
Muchos son los comportamientos que se asumen en las diferentes culturas, sin embargo no todas buscan el bien común y el aprender a estar en comunidad.
Esto es precisamente lo que busca la etiqueta, y entre ellos podemos mencionar algunos principios que la rigen y que se consideran a continuación, como verdaderas herramientas al aprender a relacionarnos efectivamente con las demás personas. Entre estos se encuentran los siguientes:
3.1.
ORGANIZACIÓN: Demostrar que se es una persona organizada, muy seguramente beneficiará su quehacer diario y le permitirá entregar cumplidamente las labores que se le hayan asignado.
Muchas personas piensan que el dejar para después las labores encomendadas y cumplir en la fecha estipulada ya es muestra de una persona organizada. Sin embargo no es así, si usted inicia inmediatamente la gestión, podrá darse cuenta en el transcurso del camino de errores que se pueden evitar y entregar un trabajo pulcro, oportuno y que corresponda a las exigencias del mismo. No será el mismo resultado si todo lo deja para última hora.
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Una persona que es organizada también demuestra que lo es en su lugar de trabajo, mantiene todas sus cosas en orden, que denote limpieza e higiene. Una persona organizada ofrece un excelente servicio al cliente y entrega lo acordado en el tiempo establecido.
3.2.
PACIENCIA: Este principio tan fundamental trae consigo algunas dificultades si no se le
sabe manejar adecuadamente. Comportarse
impulsivamente en algunas ocasiones, en vez de guardar la paciencia necesaria, emite una imagen incorrecta de usted y de su departamento ya que como jefe o subalterno, lo que se espera de usted es que tenga más mesura
y
compostura
y
no
precisamente
dejarse
llevar
por
las
circunstancias.
Las cosas llegan cuando tienen que llegar, y la paciencia es una de las virtudes que por esa razón debe manejar cualquier ejecutivo más aun en el trato con los diferentes clientes de su empresa.
3.3.
PRUDENCIA; Llamada también la madre de todas las virtudes, es la más importante de todos los principios que rigen tanto la etiqueta como el protocolo.
Y esta es muy fácil de aplicar, en el comportamiento que usted asume en todos los roles que desempeña durante el día, en sus actitudes no verbales, en su comunicación, y siempre tener en cuenta que dependiendo en qué circunstancias la aplique, se convertirá en una persona más confiable para la empresa y para los otros.
Este atento delante de quien habla, delante de quien manifiesta una opinión, en qué circunstancias la emite y piense antes de hablar de que manera afecta a las personas que le rodean su comentario. Mantenga una actitud conciliadora y una comunicación asertiva en todo momento.
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3.4.
BUEN GUSTO: Como dice el refrán: “Entre gusto y gusto no hay disgusto”, sin embargo, aunado al principio de la
prudencia,
se encuentra este
principio que denota cultura, tacto para decir las cosas, gusto por elegir las cosas para el lugar y el momento adecuado.
Evite caer en la ridiculez asumiendo actitudes modernas que no se le ven bien, y acepte que este principio puede ser evaluable en su forma de vestir, en su forma de sentarse, en su forma de comunicarse. Refínese y simplifique, entre más sencilla(o) sea usted, mejor imagen emitirá.
3.5.
PUNTUALIDAD: Aunque es importante para medir el compromiso del trabajador con la empresa, en realización de negocios y todo tipo de eventos personales y profesionales, este aspecto es totalmente cultural.
No se desespere si llegan tarde a una cita en Colombia, porque son comunes los retardos así sean involuntarios. Sin embargo, la puntualidad que usted tena en cualquier evento, denotara su compromiso y su imagen y la de su empresa estará respaldada por este principio tan fundamental.
3.6.
RESPETO: Un principio elemental, que denota consideración por cualquier persona sin distingo de credo, raza, religión, edad, sexo. Recuerde que el respeto se gana, y viene definido por el respeto que usted así mismo entregue a los demás en su comportamiento, en lo asertivo que sea al comunicarse, en lo humilde y sencillo que puede ser al tomar decisiones.
3.7.
HUMILDAD: Con frecuencia, la humildad es confundida equívocamente con pobreza. Y no es precisamente a lo que se refiere este principio de la etiqueta precisamente, ya que se refiere a la actitud que asume cualquier
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trabajador en caso de cometer un error, y acepta su error y expresa su voluntad de corregirlo.
Con frecuencia se cometen errores al interior de la empresa, que obstaculiza el desempeño de los funcionarios. Irónicamente, no se piensa en un gana-gana sino en quien tiene la razón, y trabajadores hacen alarde de tener la razón y no corrigen su error, por no sentirse menos que los demás compañeros y subalternos.
3.8.
SENCILLEZ: Una palabra muy corta pero que denota tantas cosas que emiten de inmediato una imagen negativa o positiva de usted. En el ámbito empresarial, es común encontrarse con el enemigo de la sencillez llamado soberbia. Este defecto se encuentra con mucha más regularidad de la que usted piensa y afecta negativamente su imagen.
Por lo tanto sea sencillo al hablar, no busque palabras rebuscadas tratando de aparentar una educación y una cultura que no posee. Sea sencillo al vestir, no ostente las últimas modas creyendo que todo lo que se coloque le queda bien solo por el afán de aparentar una imagen que no tiene.
Sea sencillo en su trato, no crea que por más títulos que usted posee tiene derecho a pasar por encima de los derechos de los demás y a irrespetarlos.
3.9.
HUMANISMO: En los tiempos tan agitados que se viven actualmente, no se puede dejar de lado la relación entre los seres humanos. Se entiende esta relación en que no es necesario comprometerse en la resolución de problemas que usted mismo tiene, pero sea humano y póngase en el lugar del otro, no es del todo indiferente, trate de entender lo que le sucede, como esto puede afectar su imagen y la de la empresa y ayude a su compañero o subalterno a salir adelante. A veces con solo unas palabras de aliento es suficiente para motivar a las personas y no dejarlas decaer.
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4. MOMENTOS DE VERDAD DE LA IMAGEN EMPRESARIAL
“Quien hace lo quiere, no hace lo que debe”. Protocolo (2010)
Los momentos de verdad, son aquellas situaciones por medio de las cuales el cliente externo se formará una imagen de la empresa, a través del primer contacto que éste tenga con un trabajador de la misma. La imagen la determinará por lo tanto el tipo de comunicación verbal y no verbal que asuma el trabajador, y ante la capacidad de resolución que tenga éste ante para resolver cualquier situación que se le presente el cliente.
Basándonos en los principios de la etiqueta consignados en este libro en el capítulo anterior, existen algunos comportamientos que pueden desencadenar situaciones o momentos de verdad y que denotan falta de etiqueta empresarial y afectando negativamente el servicio prestado. A continuación se presentan algunas actitudes o comportamientos que se deben evitar al hacer un primer contacto con los clientes:
No realice presentaciones personales o hable por teléfono asuntos personales cuando atiende a un cliente. Antes por el contrario, concentre su atención en él.
No sea agresivo al estrechar la mano de la persona que se le presente. De simplemente un apretón firme y suelte enseguida.
Es importante la forma como usted se exprese ante un cliente. Evite los tuteos y las malas respuestas.
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Evite los vestidos o blusas muy cortas o escotadas para desempeñar su trabajo diario. De esta forma solo emitirá una imagen equivocada y puede ser que algún cliente se propase con usted.
El envío de correspondencia con errores ortográficos.
No realice delante de los clientes o delante de cualquier trabajador llamados de atención verbales.
No tome medicamentos delante de los clientes.
No ofrezca cosas al cliente que no pueda cumplir. Sea honesto.
No ingiera alimentos delante de los clientes.
No hable de sus problemas personales con los clientes.
No se comporte discriminativamente durante el proceso de entrevistas.
La educación no pelea con nadie. Aplique las normas básicas de la cortesía en todo momento.
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4. IMAGEN EMPRESARIAL A TRAVÉS DE LAS ENTREVISTAS
“Donde no hubo despedida, no hay bienvenida”. Protocolo (2010)
Uno de los momentos más importantes para una persona que inicia su vida laboral, es el primer contacto que establece con una empresa para aspirar a un determinado cargo.
Por tal razón, todos los funcionarios que laboran en una determinada empresa, deben brindar la mejor imagen y las mejores relaciones públicas al ofrecerle al nuevo aspirante, el mejor de los tratos una vez se establezcan los primeros pasos para su ingreso a la empresa. Es decir, deben poseer unas excelentes relaciones humanas para que la persona en cuestión se lleve la mejor opinión de ellos y por ende de la empresa.
Pero no siempre es así. Incluso, se olvidan de normas tan elementales de la etiqueta como la puntualidad, hasta el punto que le han hecho esperar una hora sin excusa alguna de retraso. Sumado a esto, no existe un adecuado saludo, unas adecuadas presentaciones que denoten una excelente cultura personal del trabajador y una cultura organizacional basada en unos excelentes valores de la empresa en cuestión.
Muchas veces se encontrará usted con un trato tan displicente, que ni un café le será ofrecido, no responderán a sus preguntas y solamente se limitarán a aplicarle los famosos test que muchas veces subestiman las capacidades innatas de los aspirantes. Todo esto es fatal para la imagen empresarial.
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Por lo tanto, es conveniente para usted y de igual manera para la empresa para la empresa que usted labora, mantener una actitud cordial, respetuosa, amable, y formal en el trato.
No es conveniente utilizar el tuteo, a menos que usted así lo disponga para sentirse en “más confianza” con el aspirante. Siempre los tratamientos de doctor, señor, señorita son más elegantes al entablar un primer contacto.
Si es usted el entrevistado, y la entrevista se lleva a cabo en otro país, aplique el principio de la prudencia y consulte la etiqueta del país que visita.
Es recomendable llevar consigo material de primera mano para que no le falte nada como sus tarjetas personales, su maletín, un bolígrafo apropiado por no decir un poco elegante no de los baratos que venden en el mercado, y una agenda para tomar cualquier anotación de importancia. Si el idioma que se habla no es el mismo que usted maneja, es recomendable mandar a imprimir por el lado reverso de las tarjetas los datos en el idioma del país que visita y ofrecer su tarjeta personal por el lado del idioma nativo.
Verifique la etiqueta en las presentaciones de ese país. No trate de adoptar posturas que crea usted pueden permitir caerles en gracia. Sea completamente natural, y sea inteligente para saber sortear cualquier situación que se le presente.
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5. IMAGEN EMPRESARIAL EN LA CORRESPONDENCIA
"Una fórmula para alcanzar la celebridad puede ser ésta: expresar ideas sencillas con claridad, ingenio y cortesía." Citas y frases célebres (2011)
Existen en la actualidad, varios tipos de cartas empresariales que denotan el formalismo, la dirección y el buen nombre de la misma.
Entre estos tipos de carta se pueden encontrar algunas como las de solicitud, las de cobranzas, las de reclamación, las de remisión, las de propaganda e incluso las de relaciones públicas que se pueden extender hasta las cartas que interna y externamente se envían a clientes por motivos de felicitaciones, de ascensos, de recomendación, de agradecimiento, de pésame, de invitación entre otras.
Todas y cada una de estas cartas son indispensables para emitir imagen empresarial. Y aunque existan algunas normas en cuanto a espacio y distribución del texto, lo más importante es que la imagen que proyecte está en su contenido sea la mejor y deje el nombre de la empresa en alto.
Una de las formas para lograr esto, es redactando el texto de una forma coherente desde la forma de referirnos al destinatario, y mantener en todo el texto una excelente ortografía. Una carta con errores ortográficos deterioran de inmediato la imagen empresarial, y deja en entredicho la imagen de la persona que la firma.
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Aparte de esto, debe mantener el respeto en sus diversas formas de expresión, y deberá cuidar también del tono empleado en las frases utilizadas.
No es adecuado manejar asuntos personales en cartas empresariales que lleven el logo de la empresa, pues se considera un comportamiento de mal gusto.
Sea lo más elegante posible, utilice frases completas, indique datos muy puntuales como fechas, números de facturas, nombres, etc. que le den más claridad, revise la puntuación, y vaya directamente al grano.
El usar demasiadas frases que no denoten la claridad de lo que se desea expresar la resta elegancia a la carta y el resultado es contrario que lo que se pretende alcanzar con ella.
Recuerde: lo que se dice verbalmente se lo lleva el viento, lo escrito es lo único que tiene validez, por lo tanto no olvide que lo que usted escriba tendrá incluso efectos jurídicos que pueden comprometer seriamente a su empresa.
Como recomendación final nunca olvide que si no tiene evidencia de entrega de las cartas jamás podrá comprobar que usted efectivamente la envío, por lo tanto, siempre mantenga una copia donde conste la fecha, hora, sello de la empresa y firma de la persona que la recibió.
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6. LA IMAGEN A TRAVÉS DE LA ETIQUETA TELEFÒNICA
“La cortesía es de quien la da, y no de quien la recibe”. Protocolo (2010)
Uno de los aspectos más importantes que denotan la imagen de la empresa y su imagen personal es la etiqueta telefónica.
¿O cuántas veces no ha sentido usted terriblemente mal cuando desea solucionar una situación y la hacen un rebote burocrático por numerosas extensiones y no le solucionan su problema? Seguramente muchas personas han pasado por esta situación y se han llevado una deteriorada imagen de su empresa.
Y es que definitivamente el teléfono se convierte en una especie también de traductor de estados de ánimo, porque el interlocutor o cliente puede evidenciar rápidamente también lo que hace el trabajador , interpreta las señales del compromiso que tiene para solucionar su situación simplemente a través del tono que emplea y la forma como responde.
Por lo tanto, si usted trabaja para una empresa demuestre calidez en su tono de voz personal, y distíngase mediante su nombre, el de su empresa, y su departamento a la hora de responder, y evite algunas acciones como comer, fumar, y hablar al mismo tiempo con otra persona.
Concentre toda su atención en la persona que llama, y hágala sentir importante. Evite decir las siguientes expresiones que solo denotan falta de compromiso y deterioran la imagen empresarial:
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No le puedo prometer nada Se encuentra en el baño
No se, no ten o ni idea Eso no es problema mío Usted está equivocad
Yo no tengo que ver con eso
No me grite, no sea grosero
¿Para qué lo llama? Búsquese otra persona que le resuelva el problema
¿Aló?
Fuente: es.123rf.com
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En el caso de que usted sea la persona que va a llamar, recuerde que debe tener a la mano información detallada de la persona a quien dirigirá su llamada, mencione el motivo de su llamada, y escriba las preguntas que vaya a desarrollar durante la misma y sonría, siempre sonría.
Recuerde que al llamar muchas
personas pueden estar pendientes del comportamiento durante su llamada. Evite fruncir el ceño o hacer otros gestos grotescos.
Asimismo es importante que tenga en cuenta para evitar ser imprudente, llamar en horas en que usted sabe que la persona se encuentra ocupada o descansando, sea en horarios intermedios o en su casa. Así mismo es de mal gusto llamar unos pocos minutos antes de terminar la jornada laboral, a menos que la persona en cuestión así se lo indique.
Tome nota de los comentarios que se hacen recíprocamente, y otorgue pausas para que la persona se exprese. Es de muy mal gusto, que la persona se sienta dueño (a) de la conversación y no de oportunidad a la otra personas para expresarse.
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7. ETIQUETA EN LA ORGANIZACIÓN DE SU TRABAJO
“El trabajo bien hecho da alegría en el pecho”. Frases y pensamientos (2008)
La organización, es uno de los principios fundamentales de la etiqueta y habla muy bien de la persona que logra serlo.
En muchas ocasiones usted seguramente ha asistido
por diversos motivos a
diferentes empresas, y ha podido detectar fácilmente la forma como un trabajador muestra su organización a través del estado en que se encuentre su lugar de trabajo .
Sin embargo, el estado en que estas oficinas se encuentran, es muchas veces el resultado de la gestión de muchas cosas que se han venido sumando con el tiempo y que no han sido atendidas en el tiempo prudencial.
Para evitar esto, es necesario que se tenga en cuenta que para que todo marche bien:
1. Disponga de un cronograma de trabajo, no esbozando solamente el concepto de las actividades por realizar, sino que también es necesario establecer tiempos para la entrega o realización de la misma.
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2. Aprenda a priorizar. Es muy probable que la presión que maneja en su trabajo no le permita hacer esto, sin embargo puede contribuir a darle un orden a las actividades que tiene por realizar en un orden cronológico.
3. Por cada actividad establezca que recursos, que personas necesita contactar, ya que muchas veces se dejan las cosas que se piensan en la cabeza, pero no se anotan y cuando se dispone a realizarla no recuerda por donde debe empezar.
4. Anote todos los pendientes que quedaron del día anterior, en su agenda o en un planeador para mayor control.
5. Mantenga organizado su lugar de trabajo, las imágenes familiares en demasía formando prácticamente álbumes familiares no está bien visto en su oficina.
6. Evite recargar de papeles su cesta de basura, y su escritorio con papeles en desorden. A la vista de cualquier persona esto denota falta de aseo y desorganización.
Es muy probable que la relación con los compañeros de trabajo puede distraerla del camino, las llamadas que no esperaba, las atenciones especiales que requiere un cliente, sin embargo nada de esto puede alejarlo (a) a usted de lograr ser una persona organizada y cumplidora de sus obligaciones para que contribuya con su buen desempeño a mantener una excelente imagen empresarial.
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8. SU IMAGEN PERSONAL, ES LA IMAGEN DE SU EMPRESA
“Al que de ajeno se viste, en la calle lo desnudan”. Protocolo (2010)
Como aspecto fundamental, sumado a la comunicación empleada por el trabajador, al seguimiento de las políticas de la empresa, a la efectividad en la gestión que adelante cualquier funcionario, se encuentra el cuidado de la imagen personal como base fundamental de la imagen empresarial.
Es muy común encontrar en el medio empresarial, personas que se esmeran por brindarnos una excelente atención personalizada. Sin embargo, en el momento de establecer un primer
contacto directo,
percibe usted algunas situaciones que
deterioran la imagen personal del trabajador y por ende de la empresa.
Los
aspectos que determinan esta imagen es la forma como se viste, los
accesorios que emplea, la forma como se maquilla, el corte del cabello, la forma como lleva el mantenimiento de las uñas, el color de los zapatos y la correa que utiliza, cómo lleva el uniforme, como se viste para eventos empresariales, etc.
9.1.
EL CABELLO
Para comenzar, la forma como se lleve el cabello es un principal complemento tanto de la belleza masculina como femenina. Es importante resaltar que el caso de las mujeres, no todos los largos o los cabellos cortos quedan bien. Es necesario tener una asesoría en este sentido para que pueda usted determinar de
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acuerdo a su edad, su trabajo o cualquier rol que desempeñe, cual es el corte mas indicado.
Adicionalmente, el uso de tintes puede realzar su belleza pero también deteriorarla. Encontrar en una empleada tintes ya viejos y que se noten ya dos colores en su cabello, definitivamente no da una buena impresión, así sea que se desempeñe de forma excelente y este vestida acordemente. De igual manera ver el cabello recogido, pegado, sin brillo, denota suciedad y falta de higiene. Lo es también el no saber controlar enfermedades del cuero cabelludo como la caspa y otros que son visibles al cliente.
Es también importante el uso de los accesorios. No es bien visto el uso de muchos accesorios que en vez de darle un toque de elegancia y/o complemento a la vestimenta, lo que hacen es perder por completo la elegancia que debe caracterizarla.
9.2.
LA SONRISA
Es agradable ver como un trabajador sonríe a todos sus clientes pues denota alegría, positivismo, buen ambiente laboral, seguridad. No obstante, al sonreír los dientes deben ir acompañando esa imagen por la buena limpieza oral que se tenga.
Por lo tanto, la higiene oral no debe descuidarse, y es importante mantener en el lugar de trabajo, los elementos necesarios para mantener un buen aliento en todo momento, especialmente en días donde el trabajo es extenuante y muchas veces no hay tiempo para realizar esta tarea en su hogar.
Recuerde: la halitosis es una enfermedad mas común de lo que parece, pero es controlable con una adecuada medicación y una correcta higiene oral.
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No se exponga a que sus clientes salgan espantados por este problema, consulte a su médico cotidianamente.
9.3.
LA IMAGEN EN SUS MANOS
Las uñas es otro elemento de nuestro cuerpo que debe mantenerse adecuadamente mas cuando tenemos contacto directo con nuestros clientes.
El llevarlas sin limar, sucias, denota un gran descuido y una total falta de higiene. Manténgalas limpias, si no puede ir al manicurista al menos límelas y píntelas con un brillo solamente.
No se le ocurra arreglárselas en público. Evite las decoraciones recargadas. Recuerde: Los colores claros, le dan a usted mayor elegancia y sobriedad en sus manos.
9.4.
USO DE LOS PERFUMES Y LOS DESODORANTES
Muchas personas utilizan perfumes que son fastidiosos para el olfato de los demás. Tanto para hombres como mujeres, es recomendable utilizar durante el día olores discretos, que denoten su elegancia pero no la obstaculice hasta tal punto que las personas no deseen estar cerca de usted.
En el caso de los desodorantes, también el mal olor denota una falta de higiene y el uso de estos con la continuidad adecuada.
Busque una marca que le permita transpirar normalmente y de acuerdo a su piel, no todas las personas tienen una misma sudoración por lo tanto requieren de desodorantes que les sienten bien.
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Si el desodorante que ha escogido no le sirve, reemplácelo inmediatamente por otro.
9.5.
EL MAQUILLAJE
Existen maquillajes apropiados para cada ocasión, para cada tipo de rostro. En el ambiente laboral se requiere de un maquillaje discreto, duradero, con colores suaves que combinen con el tipo de vestimenta que se tiene puesta.
Contribuye a su presentación personal asistir a su trabajo bien maquillada, pero evitando
usar tonos muy brillantes de día, por lo que se recomiendan
tonos
mates y aplicados de manera apropiada. Recuerde que una cara lavada no atrae ni da mejor impresión de usted, mientras que una persona que se vea bien maquillada y sumada a esto tenga una vestimenta adecuada a la ocasión proyecta una imagen de aseo, buena presentación y contribuye a la imagen empresarial.
Aunque la naturalidad en el rostro es respetable según creencias de muchos, no es apropiada para la proyección de la imagen de la empresa.
9.6.
EL VESTUARIO
Muchas personas ascienden seguramente por algunos atributos personales que exhiben al desempeñar su labor, posición de la cual difiere la autora completamente, sin embargo no se puede considerar indecoroso mostrar lo que cada uno tiene, pero con cierto límite más aun en el lugar donde se labora.
Por esta razón, hay que tener en cuenta que el largo del pantalón no debe ser demasiado largo ni muy corto, puesto que debe depender del tipo de zapatos que se van a utilizar. De igual manera no es recomendable usar ningún tipo de pescadores para trabajar donde usted se desempeñe como ejecutiva de una empresa puesto que denota mucha informalidad a la hora de presentarse a
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trabajar. Son recomendadas entonces las faldas, los pantalones clásicos y los vestidos.
En el caso de las faldas, su largo no debe sobrepasar los 6 centímetros por encima de la rodilla, no llevarlas tampoco demasiado ceñidas y no debe la tela que tengan al igual que los pantalones y vestidos, transparentar la ropa interior pues es de mal gusto.
Así mismo las blusas, no deben ser transparentes, siempre es recomendable buscar alguna ropa interior tipo “camisilla” para ser usada por debajo, que le permita ser más discreto con la transparencia, además de tener en cuenta que las blusas no deben ser muy escotadas y sin mangas.
En su defecto, la ropa del hombre debe tener igual cuidado que la de la mujer en el planchado, ya que una camisa o pantalón arrugado denota una mala presentación y cuidado personal. Así mismo deben cuidar el largo de los pantalones con el estilo de zapato, cuidar que las medias combinen con el color del pantalón, el color de la correa o cinturón
combine con los zapatos, y
finalmente cuidar de que los puños y cuello de la camisa estén siempre limpios.
Finalmente, si usted utiliza uniformes asignados por la empresa, llévelos con decoro. Es desagradable observar a funcionarios de diferentes empresas llevando uniformes que por el diseño son elegantes a lo lejos, pero cuando usted se acerca, puede observar con detenimiento como el descuido afecta inmediatamente su presentación. Ejemplo: hilos colgando, botones medio sueltos, medias pantalón rotas, la tela manchada y sucia, etc.
Recuerde que la primera impresión es lo primero que captan los sentidos al entablar una primera relación personal o empresarial.
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10. CÓMO RELACIONARSE EFECTIVAMENTE
“El hombre bien nacido, no niega saludos ni a sus enemigos”. Protocolo (2010)
10.1. LAS PRESENTACIONES - AUTOPRESENTACIONES Las presentaciones y auto presentaciones, en el contexto de las relaciones humanas, se convierte en una forma de socialización que puede conducir al éxito o al fracaso profesional.
Por lo general, realizar una excelente presentación, puede conducir al fortalecimiento de nuevas relaciones
muy importantes para negocios o
intercambios, que favorecen positivamente el desarrollo de la empresa. De ahí su gran importancia.
Como principio fundamental, las presentaciones se deben llevar a cabo cuando el momento sea el oportuno o el prudente. Existen situaciones que no ameritan realizar este vínculo en ese momento, y se peca por imprudente y la atención que se buscaba obtener se pierde.
Es importante además tener en cuenta, que las presentaciones pueden ser formales o informales, y dependiendo de la clase que sea, así mismo es importante utilizar los términos adecuados.
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Es decir, utilizar siempre el usted, a menos que ya exista la suficiente confianza, y así mismo emplear expresiones como: “me permito presentarle a”-… “es un honor presentarle a”….”es un gusto presentarle a”…..así mismo las respuestas serán: ”Es un placer conocerlo”…” Me place conocerle, etc.
Existen situaciones que muchas personas viven alrededor de las presentaciones. Una de estas es olvidar el nombre de la persona que se va a presentar o a la que vamos a presentar a esta. En este caso, una estrategia para poder salir airoso de la situación, es nombrar el nombre de la persona que recuerde, y decir “Jesús, me permito presentarte a un amigo”...o “Me permito presentarte al nuevo gerente comercial de la empresa”...De esta manera la otra persona esbozara su nombre nuevamente, y podremos recordarlo rápidamente teniendo en cuenta de no olvidarlo. Es la misma estrategia que usted puede emplear cuando la presentación se dé con personas familiares o amigas.
En caso de que se presente una situación especial como presentar a una persona discapacitada, usted debe esperar que ésta le de una señal de cómo relacionarse con ella, y seguir con la mayor normalidad el curso normal de la presentación. Nunca piense que son personas desvalidas o sordas, o ciegas sin serlo. Analice bien la situación particular de cada uno y actúe en consecuencia.
10.2. LOS SALUDOS Y DESPEDIDAS Los saludos al igual que las despedidas, son expresiones de cordialidad, afecto, fraternidad entre amigos, familiares y expresiones de relaciones publicas en el entorno laboral.
Algunos más efusivos que otros, todos denotan un contacto que pretende preservarse a través del tiempo y que proyecta una imagen correcta o incorrecta de la persona que lo realiza.
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Muchos libros de etiqueta grafican la forma como debe uno saludar y despedirse correctamente, sin embargo, es definitivo que para hacerlo de una manera agradable, prudente y correcta, se tenga en cuenta el entorno en que se encuentre.
Es muy común observar que familiarmente, el prodigar besos en la mejilla es totalmente normal, y que en otras culturas tal como lo trata el primer capítulo de este libro, en el entorno empresarial esto se ve bien visto.
Sin embargo en culturas como la nuestra existen ciertas recomendaciones para hacer de este acto algo bueno y no criticable dependiendo de la forma como se realice. Algunas de las recomendaciones son:
•
No bese a los jefes delante de personas ajenas a la empresa aun cuando exista suficiente confianza.
•
No bese en la mejilla a niños menores especialmente a los bebes por prudencia, tenga en cuenta que usted tiene millones de gérmenes en su boca y los niños por lo general son fácilmente contagiados de virus.
•
No rechace un beso que no esperaba para evitar hacerle un desaire a la persona
•
Cuando llegue a donde este una persona mayor a saludar, sea hombre o mujer, levántese. No espere que esta se incline hacia usted para saludarlo.
•
Levántese cuando llegue al lugar donde se encuentra la persona de mayor jerarquía dentro de su empresa.
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•
Mantenga siempre limpias sus manos, y evite la sudoración excesiva, para esto existen tratamientos que pueden combatir esta enfermedad.
•
Si usted es mujer, extienda su mano para saludar o presentarse a otra mujer. Esta recomendación da una correcta imagen de profesionalismo en donde labore.
•
No apriete demasiado la mano de la persona a la que saluda. Incomoda y afecta su imagen personal.
•
Salude con la mano dando un apretón franco, equitativo, firme, sin tratar de dañar con su actitud este momento tan importante.
•
Los apretones flojos, sueltos, no emiten una correcta imagen y por el contrario da a entender usted falta de compromiso y de contacto con la persona a la que saluda.
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11. LA ETIQUETA EN EVENTOS EMPRESARIALES
Uno de los aspectos que se consideran de mayor importancia para proyectar una correcta imagen empresarial son los eventos empresariales.
Y se consideran de mucha importancia, ya que en estas ocasiones se permite poner en práctica, o mostrar de manera abierta, la cultura organizacional y la cultura, la ética, la moral que cada persona o trabajador posee.
Sin embargo, muchas personas olvidan normas tan elementales de la etiqueta, que se muestran de una forma equívoca ante los demás asumiendo actitudes indebidas, más aun cuando se rebosan los límites normales del alcohol.
Y este es uno de los aspectos que se deben cuidar: la ingesta de bebidas y de alimentos que bien pueden afectar su normal desenvoltura en cualquier tipo de eventos hasta el punto de que algunos olvidan donde se encuentran y se suben a mesas, imitan a personas del sexo opuesto, “confiesan” sus sentimientos a compañeros y asumen demás actitudes inadecuadas a los que los puede llevar los excesos.
Es recomendable por lo tanto que en eventos empresariales como las despedidas a alguna persona en particular, en celebraciones de aniversarios, en eventos promocionales, en fiestas de fin de año, su etiqueta debe ser impecable evitando exponerse a comentarios que usted mismo logra de los demás con su comportamiento.
De igual manera el normal desarrollo de cenas y almuerzos, debe cuidarse mucho el ingerir el alcohol, ya que estos eventos donde normalmente se cierran contratos o acuerdos, es de mal gusto que se aprovechen para
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extralimitarse en su consumo porque afecta de inmediato la imagen de su empresa y su imagen personal.
Así mismo, no debe olvidarse la etiqueta al vestir, puesto que el hecho que se encuentre en un evento empresarial pero también es considerado social, usted emita una imagen inadecuada y afecte más aun su imagen empresarial.
“RECUERDE: TE RECIBEN SEGÚN TE PRESENTAS, Y TE DESPIDEN SEGÚN TE COMPORTAS” Protocolo (2010)
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12. EL PROTOCOLO EN LOS EVENTOS EMPRESARIALES Como indicábamos anteriormente, el protocolo es el proceso, las reglas, las pautas, las normas mediante las cuales se debe regir las personas o empresas.
Es también una muestra de respeto hacia los demás, una forma de hacer las cosas para que la sociedad funcione mejor, teniendo en cuenta lo apropiado para la hora convenida, y finalmente es un elemento que une al hombre y a las instituciones.
Por lo tanto, en la empresa el protocolo debe ser el estándar con que se miden los actos o eventos empresariales para proyectar una correcta imagen.
Partiendo de lo anterior, un evento empresarial será la medida con que los asistentes a un evento podrán obtener mayor información sobre la forma como se encuentra organizada la empresa, la preparación de su personal, y la forma de manejar sus relaciones públicas.
12.1. Perfil del trabajador encargado de organizar los eventos empresariales Cuando se realiza un evento, se debe estar atento a todos los detalles que se hayan anotado en la lista de chequeo, de manera que nos quede perfecto para que los invitados sientan la organización y se cumplan con los objetivos del mismo. Por esta razón es importante destacar, que la persona que se encuentre a cargo de los eventos empresariales debe estar altamente comprometida con el posicionamiento de la imagen de la empresa, y debe contar con un perfil que le permita tener iniciativa, capacidad de resolución, dinamismo, manejar unas excelentes relaciones públicas e incluso creatividad, que le permita salir airoso(a) de cualquier situación.
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12.2. Cómo realizar un evento proyectando una adecuada imagen empresarial Para iniciar la programación de un evento, la persona encargada debe comenzar por detallar el mínimo aspecto relacionado con el mismo, evitando en lo posible que ningún elemento quede por fuera, para no tener que recurrir a improvisaciones que a la postre, solo dañarían la imagen empresarial, ya que no siempre se contará con la suerte de tener las soluciones a la mano. Por lo tanto, debe tener en cuenta que los eventos tienen tres etapas:
12.2.1. Pre evento, es la etapa donde se definen todos los aspectos relacionados con el mismo en cuanto a su organización. Es importante definir en ésta, qué tipo de evento se va a realizar ya que existen varios tipos: evento oficial, evento privado, evento público, lo cual viene determinado por el motivo de su realización, por las personas a las cuales va dirigido, y por la entidad que lo organiza. A continuación se relacionan algunos detalles elementales y otros de consideración para definir en esta etapa:
Tipo de evento
Público a quien va dirigido
Objetivos que se persiguen
Lugar y fecha de realización (Estará determinado por costos, eventos que se vayan a realizar en la ciudad, intereses de los asistentes, ubicación del evento que se llevará a cabo).
Elaboración de lista de invitados especiales de acuerdo a los intereses que maneje la empresa. La asistencia de algunas personas es clave para tratar asuntos empresariales o establecer relaciones y convenios.
Número de participantes que aspira a asistir (Esto determinará ayudará también a determinar el lugar de realización, tipo de montaje, tipo de música si la hay, tipo de servicio, etc.)
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Definición sobre cómo se harán las tarjetas de invitación (escoger color, tipo de letra, texto, textura del papel, etc.)
Medios de comunicación necesarios para su divulgación
Logo y diseño de la presentación del evento
Programación
Papelería y memorias necesarias
Material publicitario
Hay muchos detalles que se necesitan planificar, por lo tanto es importante que se cuente con un presupuesto para el evento que ayude a determinar que gastos fijos y variables se manejaran como: los alimentos, bebidas, muebles, vajilla, hospedaje de ser necesario, arreglos florales y otros con relación al presupuesto.
Los aspectos que se mencionan se consideran básicos, porque bien
podrían
aumentarse de acuerdo a las necesidades de cada evento. Es importante para esto hacer una lista de chequeo, y controlar cada uno de los detalles para que no quede nada olvidado y afecte su realización.
Es importante anotar también que todos estos aspectos deben estar enmarcados dentro de comités, donde los responsables informen en reuniones programadas por el Comité organizador, de las necesidades correspondientes a cada uno, para que este se encargue de su organización y delegar las diferentes funciones. Es parte también del comité organizador, definir el programa que se realizará, los textos a entregar, expositores, materiales que se exhibirán como parte del evento o como parte de los stands de diferentes empresas, los temas que se tratarán, los talleres necesarios para su realización, los refrigerios para todo el personal invitado y de los comités, disponer de una caja menor para imprevistos que por lo general deberá ser el 10%, etc.
Se encuentra además
el Comité de relaciones públicas, al que podremos
asignar la imagen del evento en su totalidad, la escogencia del tipo de papel y
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tarjetas, afiches, divulgación, promoción, fotografía, y toda la comunicación verbal y escrita con todos los públicos que sean necesarios para lograr los objetivos del evento. Cabe resaltar que para posicionar la imagen del evento y de la empresa como tal, en todos los impresos debe manejarse el logo empresarial ya sea en los regalos institucionales que se le entregan a los invitados especiales, en Artículos de artesanía donde hay que tener en cuenta el volumen, el peso para que no ocasione ningún impedimento en el transporte, lapiceros, agendas, cortadores de papel, publicaciones institucionales, etc. El Comité de recursos humanos, que establecerá el número de personas necesarias para su realización, a las cuales se les asignará funciones específicas. Por lo tanto, es necesario tener en cuenta también las necesidades en cuanto a diseñador gráfico, periodistas, redactores, publicistas, personal para promoción, personal de protocolo, y maestro de ceremonias. En el Comité de registro se detallarán las listas de los destinatarios para elaborar toda la información, verificación de números telefónicos, direcciones, pues por lo general a la fecha del evento han surgido algunos cambios.
Así mismo es el comité encargado de elaborar la lista de invitados especiales, recibir las inscripciones, y se encargará de suministrar toda la información que se requiera para la asistencia, se encargara además de solicitar una mesa de recepción, sillas necesarias, material para entregar dispuesto por el comité organizador, escarapelas, lapiceros, hojas en blanco, carpetas, bolígrafos, material de inscripción, material promocional como folletos, programas, útiles de escritorio, hojas de inscripción adicionales, etc. Para tal efecto podrá crearse un Comité de apoyo, podrán involucrarse grupos, o personas que voluntariamente deseen apoyar el evento, ya sea para entregar cualquier tipo de información como para realizar apoyo precisamente al comité de
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registro en caso también de ser necesarias las cotizaciones de alojamiento, transporte, alimentación de los conferencistas. Es así como es necesario también crear el Comité de logística, encargado de seleccionar las mejores opciones de salón, montaje, decoración, equipos, transporte, alojamiento y alimentación de los invitados especiales en caso de haber conferencistas que vengan de fuera de la ciudad o el país. Específicamente, estos aspectos de importancia son:
•
Micrófonos con cable e inalámbricos
•
Parlantes
•
Amplificadores y equipos conexos
•
Grabadoras
•
Equipo de video. Cámaras. Cintas, baterías
•
DVD
•
Portátiles
•
Equipos para teleconferencias
•
Impresoras
•
Fotocopiadora
•
Definición del programa de inauguración
•
Tiquetes
•
Recepción en Aeropuerto
•
Alojamientos
•
Itinerario de llegadas
•
Relación de invitados
•
Lista de confirmaciones de asistencia
•
Orden de precedencia para mesa de honor
•
Guión protocolar de ceremonia
•
Tarjetas de reserva de asientos
•
Hablador para aeropuerto
•
Tarjetas de invitación
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•
Transporte para organizadores
•
Transporte para participantes
•
Transporte para recursos físicos y técnicos
•
Transporte para materiales a exhibir
•
Mesa principal
•
Mantel
•
Sillas
•
Jarra con agua
•
Vasos
•
Servilletas
•
Tarjetas de mesa
•
Banderas de mesa
•
Placas
•
Telas para cubrir placas
•
Botella de champagne / vino
•
Cintas, tijeras, etc. Para inauguraciones
El Comité de finanzas, que se encargará del manejo del dinero, es decir, deberá realizar un presupuesto inicial y bajo el consenso de todos los demás comités anotando las necesidades de todos, realizara uno definitivo. Tendrá a su cargo además la apertura de cuentas especiales para las inscripciones, caja menor con su respectiva reposición para gastos menores, llevar el balance detallado de los gastos efectuados, etc. Finalmente es importante contar con un Comité de Seguridad, que se encargara de velar por la seguridad de los asistentes, especialmente si son invitados especiales que lo ameriten por el cargo y situación social. En este caso la seguridad debe ser desplegada desde el mismo momento y lugar en donde lleguen los invitados, hasta su permanencia y abandono del evento.
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Para ilustrar más ampliamente un evento y las funciones de sus diferentes comités, se cita a continuación la organización del PREMIO HOTUR, evento que ha sido creado por la Universidad Autónoma del Caribe en Barranquilla, Colombia, para exaltar los aportes de personas naturales y jurídicas al desarrollo del turismo colombiano.
Este Premio abre su convocatoria todos los años y pueden postularse las personas naturales y jurídicas a las siguientes categorías:
Innovación y Creatividad, Investigación en Turismo, Sostenibilidad Turística, Excelencia profesional, y la gran distinción Vida y Obra a una persona del sector que haya dedicado su vida al engrandecimiento del sector.
Los siguientes son los comités creados:
Comité de registro •
Definir listado de establecimientos a los cuales se les enviaran los folletos con la información del evento
•
Definir listado de los directivos de la
universidad a quien se le enviara
tarjeta de invitación •
Definir listado de invitados especiales del personaje de la categoría Vida y Obra
•
Recibir la inscripción y documentación de los postulados
•
Realizar la lista de los postulados por cada categoría y entregarla al comité organizador así como también toda la documentación enviada
•
Enviar información que soliciten los diferentes aspirantes y/o postulados
Comité de apoyo •
Realizar solicitud de programación de eventos institucionales
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•
Realizar solicitud de servicios Canal 23
•
Definir con el Departamento de comunicaciones visita al personaje seleccionado por rectoría para recibir el premio en la categoría Vida y Obra y realizar entrevista
•
Definir conjuntamente con la directora del programa la presentación personal (uniforme u otro) de los estudiantes para el evento para proyectar una imagen institucional adecuada.
•
Coordinar durante el evento, todas las actividades de los estudiantes de décimo semestre encargados de la atención de los asistentes (se deben distribuir en comités de recepción, alimentación, transporte).
Comité de relaciones públicas •
Solicitar a litografía el número de folletos informativos del evento y coordinar su envío con el comité de registro.
•
Solicitar a litografía afiches con breve información de los jurados y ubicarlos en la institución.
•
Solicitar a litografía las tarjetas de invitación al evento y coordinar su envío con el comité de registro.
•
Revisar conjuntamente con el departamento de comunicaciones el programa que se seguirá durante el evento.
•
Preparar informe de los jurados y postulados de las diferentes categorías que participarán y entregarlos al departamento de comunicaciones.
•
Solicitar fotografía reciente de los jurados y enviarlo al Dpto. de comunicaciones
•
Solicitar a los postulados fotografías recientes y enviarlo al Dpto. de comunicaciones.
•
Definir el número de estatuillas del premio y mandarlas a elaborar.
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•
Coordinación con el Dpto. de Comunicaciones sobre las diferentes ruedas de prensa con la directora del programa.
Comité de transporte y alojamiento •
Solicitar a los jurados de las horas disponibles para viajar
•
Realizar solicitud de transporte aéreo para los jurados en formato establecido
•
Solicitar transporte terrestre para el recibo en el aeropuerto y traslados de los jurados en la ciudad.
•
Solicitar el alojamiento de los jurados y enviar a estos la información pertinente
•
Definir estudiantes que conformaran el comité de transporte
•
Coordinar conjuntamente con el comité de apoyo, el envío oportuno de estudiantes para el recibo de los mismos al aeropuerto y los respectivos traslados en la ciudad.
•
Realizar hablador para el recibo de los jurados en el aeropuerto
12.2.2.Realización del evento donde se ejecutarán todos los aspectos, detalles como la ubicación de todos los asistentes, incluyendo los que integrarán la mesa principal, los fotógrafos contratados para tal fin, el maestro de ceremonias, arreglos florares, transporte para todos los participantes, obsequios, certificados, alimentación convenida, diplomas, iluminación y efectos especiales, etc . Durante esta etapa es importante el control que se siga a la ejecución, pues un solo inconveniente que se presente, puede alterar el normal desarrollo del evento.
Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando, vaya de acuerdo a lo planeado en su calendarización. Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en
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orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo. Es también importante que al momento de entregar la papelería, se entregue una evaluación a los asistentes, para que califiquen todos estos aspectos.
12.2.3. Post evento o tercera etapa, que realiza una vez realizado el evento, un balance para identificar las debilidades que deben ser corregidas en próximos encuentros.
12.3. Tipos de eventos importantes en la empresa que ameritan celebración y que proyectan imagen empresarial
Fiestas de navidad o de integración familiar
Presentación de un nuevo producto
Inauguración de una nueva oficina
Convenciones
Eventos formativos
Eventos comunitarios
Celebraciones personales de un cliente, empleado o proveedor ya sean cumpleaños, bodas, nacimiento de un hijo etc.
Conmemoraciones como ascensos, jubilaciones, homenajes etc.
Para todos los anteriores, existen algunas recomendaciones que
sugieren un
excelente comportamiento para proyectar una adecuada imagen empresarial y que sugiere Ana Eloísa Zúñiga en su libro Moderno Manual de Etiqueta y Protocolo:
“Desayunos: tienen una duración aproximada de una (1) hora y su ventaja sobre los almuerzos y cenas radica en que son más rápidos y cuestan menos.
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Almuerzos: Tienen una duración aproximada de dos (2) horas deben ser ligeros, para poder seguir trabajando a continuación, deben llevar pocas bebidas alcohólicas
Cocteles y recepciones: Tienen una duración aproximada de dos (2) horas y su fin primordial es integrar un grupo de personas interesadas en concretar negocios.
Cenas de trabajo: Su duración es de unas tres (3) horas, comenzando generalmente a las 8:00 de la noche. Se dedica primero un tiempo a la parte social del evento y al final de la cena se habla de negocios.” (Zúñiga, 1996)
12.4 Simbología del protocolo empresarial Para realizar cualquier evento de la empresa, la simbología es importante porque ratifica nuestra procedencia, le da imagen, evidencia
nuestro sentido de
pertenencia y le da sentido y elegancia al evento.
Para tal efecto en la realización de cualquier evento de la empresa privada, es importante contar con la presencia de la bandera nacional, ubicada siempre en el centro en caso de existir otras banderas que puede ser la institucional, la de la ciudad y del departamento del país que corresponda.
De acuerdo al escenario, estas se ubicarán en lugar estratégico, preferiblemente a un lado un atril que se utilizará y que deberá contar con el logo de la empresa dispuesto para colocar el micrófono que se dirigirá a los asistentes al evento. Este atril deberá contar también con un espacio para colocar el agua que necesite el conferencista y facilite su recambio.
Es importante anotar que la bandera una vez haya sido dañada, nunca se bota, se recomienda siempre incinerarla, y esta jamás una vez sea erigida, nunca deberá tocar el piso. Es de muy mal gusto que se ubique la bandera nacional al lado de
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otras banderas, y estas no cuenten con la misma altura ni con la misma calidad en su realización, ya que esto podría ofender a los asistentes a un evento.
Al igual que la bandera, existe otra simbología llamados himnos. Al comenzar un evento, es importante que se tenga en cuenta que al colocar los himnos en el protocolo de presentación del evento, se tenga en cuenta si existe un país invitado al mismo para sonar primero el himno del país invitado y luego el himno del país anfitrión.
Así mismo son importantes los siguientes aspectos:
Color del mantel que se va a colocar en la mesa principal. Aunque existen colores fuertes, es más elegante el blanco impecable sin ningún asomo de suciedad.
La utilización de habladores para la mesa principal, con el fin de no confundir con la ubicación a los asistentes a la misma. No está bien visto que un asistente se coloque en el puesto del otro estando los habladores, pues
se
entiende
que
por
precedencia,
capítulo
que
se
tratara
posteriormente, así fue asignado. Es importante resaltar que el puesto del centro que ocupa la máxima autoridad del evento, empresa o institución no se le coloca hablador porque se sobreentiende que es para esta persona en especial.
Los arreglos florales tienen su cuidado de igual manera, se sugiere que para la mesa principal se utilice un arreglo alargado que no obstaculice la visibilidad de los asistentes desde la mesa principal. Hay casos en que los organizadores solicitan arreglos altos, en este caso, es preferible colocarlos en el piso al centro y en la parte frontal de la mesa principal.
En todo evento hay siempre invitados especiales, como no se pueden colocar todos en la mesa principal, es importantes otorgarles un lugar 50
destacado dentro del salón, por lo tanto se recomienda ubicarlos en la primera fila de los asistentes.
El maestro de ceremonia
es la persona encargada de anunciar el
protocolo del evento y hacer una presentación de la mesa directiva, y es importante que los asistentes a la mesa principal tengan una guía de los asistentes, para que en un momento determinado que quieran referirse a estos lo puedan hacer sin ningún problema.
Puntualidad para comenzar los actos: un acto protocolario espera 15 minutos un acto social espera 20 minutos.
Cuando el alcalde o el gobernador no pueden asistir y mandan a alguien en su lugar, si ese alguien lleva palabras para leer ocupa un lugar en la mesa principal, no el mismo que ocuparía el alcalde a menos que sea encargado por decreto. si no lleva discurso lo podemos sentar en la primera fila en los puestos reservados.
Se debe tener dos micrófonos el de mesa y el de pedestal; desde la mesa habla solamente el personaje más importante.
Cuando el presidente de la republica asiste a una reunión en la empresa debe haber dos atriles, el que está ubicado a mano derecha lo utilizará solo
el presidente, en el atril ubicado al
lado izquierdo hablaran
los
demás.
El atril se maneja a nivel de imagen o sea que no debe taparle la cara a quien está hablando, y en lo posible colocarle el logo o el nombre de la empresa en el frente.
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Las banderas van a la derecha y después del atril, no deben tocar el piso y todas deben ser del mismo tamaño. La bandera de Colombia se ubicará en la mitad.
Debemos tener presente que el alcalde entrega las condecoraciones de la ciudad,
así mismo el presidente entrega las de la presidencia de la
republica. las de nuestra empresa las debe entregar el presidente de ella o el gerente.
Las condecoraciones a las empresas o instituciones se les puede colocar a las banderas (cuando es un reconocimiento a la institución) cuando es un reconocimiento al presidente o al gerente se le da a la persona que ocupa ese lugar.
Los regalos que se dan en público se deben dar sin papel de regalo o con papel transparente para que se pueda ver.
El himno se interpreta después de presentar a las personas de la mesa directiva. se debe escuchar de pie con los brazos sueltos, se canta, no se aplaude. los himnos van de mayor a menor .al principio el himno nacional le sigue en precedencia
el departamental y luego
el de la empresa)
máximo tres himnos.
Si tiene varios países solo interpreta el de Colombia pero si tiene solo un invitado primero se interpreta el himno del país visitante inmediatamente el de Colombia. Se debe tener los himnos escritos para el que no los sepa los pueda cantar.
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12.5. Importancia de los montajes en la organización de un evento empresarial Para organizar a las personas que asisten a un evento empresarial, es importante tener en cuenta el tamaño del salón, el motivo del evento, el tipo de servicio solicitado. Para esto, existen diferentes tipos de montajes que se pueden sugerir, unos más convenientes que otros, que permiten una mayor integración de los asistentes.
12.5.1. MONTAJE AUDITORIO EN V Al igual que el estilo auditorio, se tiene que lograr una precisión en este tipo de montaje ya que de no tenerse estética al momento de montarlo, crea una imagen de desorden visual y puede confundir a los asistentes.
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12.5.2. MONTAJE TIPO TEATRO O AUDITORIO Este tipo de montaje siempre deberá tener en cuenta la mesa principal donde se ubicarán los invitados más importantes.
Así mismo deberá incluirse un atril con el logo empresarial que le dará imagen al evento imagen empresarial.
Si es el caso de un congreso, donde los asistentes son bastantes numerosos, deberá cuidarse la disposición de varias salidas para no importunar a los asistentes y también utilizables en caso de algún percance.
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12.5.3. MONTAJE CON MESA EN “O” Este montaje utilizado para mesas redondas o mesas de trabajo. En este tipo de montaje se prefiere no colocar nada al centro, para evitar incomodidades a los asistentes.
De igual manera se debe tener en cuenta que visualmente el mantel utilizado se vea elegantemente colocado, que no difiera el color, ni la limpieza tanto en la parte interna como externa.
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12.5.4. MONTAJE CON MESA IMPERIAL Esta mesa no debe de ser de más de 1.20 - 1.50 m de ancho con el fin de que los comensales puedan platicar sin dificultad. Utilizada también para reuniones de comités, se coloca el persona principal a la cabecera. Este tipo de montaje favorece el servicio que se preste a la mesa.
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12.5.5. MONTAJE CON MESA EN T Este tipo de montaje no debe exceder los lugares para 50 personas. No es favorable para el servicio por la ubicación ni facilita
la conversación entre los
asistentes. Se recomienda montar la mesa en “T” con tablones de 90 cm de ancho como máximo.
No se debe colocar sillas en las puntas de la mesa.
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12.5.6. MONTAJE CON MESA EN HERRADURA O MESA EN U Utilizado también para reuniones, facilita la interacción de los asistentes y del servicio.
Se recomienda no colocar sillas al interior de la misma porque de esa forma los asistentes no podrían comunicarse adecuadamente.
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12.5.7. MONTAJE CON MESA “E” o “PEINE” Es un montaje que no es muy recomendable, por la incomodidad que representa tanto para los asistentes al tratar de moverse como para el servicio que se prestará. Sin embargo algunas empresas lo utilizan para el desarrollo de reuniones de comités.
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12.5.8. MONTAJE EN FORMA DE H Este montaje es utilizado para los desfiles, y deben tener una altura máxima de 1 metro. Sin embargo son recomendables 50 cms para evitar accidentes.
El largo dependerá de las necesidades del evento y de la capacidad del salón donde se vaya a realizar el evento.
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Cabe resaltar que el espacio entre cada silla en cualquier tipo de montajes es de es de 10 a 15 cms
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13. PRECEDENCIAS EN EVENTOS EMPRESARIALES
Para definir el término precedencia, podemos referirnos al lugar destacado que se le otorga a un invitado importante a un evento, así como también la ubicación que se le da a la simbología empresarial tratada en un capitulo anterior.
La precedencia del asistente la establece el comité organizador, el anfitrión, el tipo de evento y lo que representa el asistente para el mismo.
Para no incurrir en errores, en eventos oficiales o de estado, es importante conocer qué tipo de precedencia se rige en nuestro país, porque de igual manera es cultural y esto lo hace diferente en cada lugar.
Sin embargo, para el sector privado, para las empresas, estas vienen determinadas por la forma como vienen jerárquicamente organizadas las empresas o instituciones.
Es por esto que la persona que preside un evento privado, debe ubicarse al centro de la mesa principal, y guardando la “ley de la derecha” o
“principio de la
derecha”, se acomodarán los asistentes a su derecha e izquierda en la mesa principal. (Disponible en protocolo.org).
Criterios al ubicar a los asistentes al evento:
•
La antigüedad en el desempeño del cargo
•
Los títulos académicos que se tengan
•
La edad
•
Quien preside el certamen.
•
El anfitrión
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•
El sexo algunas veces
•
El orden alfabético de las empresas
•
La fecha de creación de las instituciones (gremios, asociaciones)
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14. PROTOCOLO EN LA PRESENTACIÓN DEL EVENTO Para dar un ejemplo del protocolo de presentación que se sigue en la programación, se cita a continuación el protocolo de un evento formativo organizado por una empresa privada.
14.1. BIENVENIDA Buenos días...a nombre de la empresa de ………………………… les damos la mas cálida bienvenida a nuestro seminario- taller ………………………………….
que se
desarrollara a partir de este momento hasta las 5pm.
Nos honran con su asistencia: Agradecemos igualmente la presencia de los estudiantes de las siguientes universidades:
14.2. DESARROLLO DE LA CEREMONIA a. Inmediatamente iniciamos nuestro seminario taller con la presencia de la doctora…………………………………..,quien tendrá a su cargo el primero módulo de este encuentro llamado …………………………….. donde se tratarán los temas: La
doctora
……………………………………………….
es
egresada……………………………………………………………………………………especiali sta
en
…………………………………………con
maestría
en
…………………………………………………. b. A continuación, los invitamos a disfrutar de un refrigerio. c. Damos paso a nuestro segundo módulo a cargo del doctor quien
tendrá
a
su
cargo
el
segundo
módulo
de
este
………………………… encuentro
llamado
…………………………….. donde se tratarán los temas: El
Dr………………………………………………………………………………………
es
egresado……………………………………………………………………………………
64
d. A continuación damos por terminada la primera sesión de este día, y los invito a continuar
a
partir
de
las
2pm,
donde
iniciaremos
con
los
conferencistas…………………………………..
y
…………………………………………Gracias. e. Les damos nuevamente la bienvenida para cerrar con broche de oro nuestro seminario de hoy. A continuación estará con ustedes el doctor ……………………………., quien tendrá su cargo nuestro tercer modulo denominado ………………………. y en donde tratara
los
temas
……………………………………………………………………………………………… El
doctor
………………………………………………………………………………es
egresado……………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… f. A continuación, los invitamos a disfrutar de un refrigerio. Continuamos con el doctor …………………………… quien tendrá a su cargo el cuarto módulo de este seminario
llamado …………………………….. donde se tratarán los
temas: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El
Dr.……………………………………………………………………………………..
es
egresado……………………………………………………………………………………
14.3. DESPEDIDA DEL EVENTO g. Hemos concluido la presentación de este seminario taller. Les damos las gracias a nombre de……………………………………………. por su asistencia. Agradecemos devuelvan a las personas encargadas, el formato de evaluación del evento que fue entregado a su llegada. Podrán acercarse para la entrega de los certificados de asistencia a las mesas que se encuentran a la salida del salón donde diligenciaron su registro. Muchísimas gracias por su asistencia y una feliz noche para todos.
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15. PROTOCOLO EN LA ENTREGA DE LAS INVITACIONES A UN EVENTO SOCIAL O EMPRESARIAL Para dirigir las invitaciones, hay que tener en cuenta varios aspectos:
•
Tipo de tinta que se va a emplear y color que vaya de acuerdo con el evento.
•
Tratamientos indicados al momento de dirigir la invitación, ya que se puede incurrir en el desperdicio de tarjetas porque los invitados tiene por lo general parejas o acompañantes que no es necesario entregar otra invitación. Sin embargo, para evitar los contratiempos de última hora, se recomienda aumentar en un 20% la cantidad de tarjetas a imprimir.
Cabe resaltar que para invitar a una persona en particular o a una empresa, esta invitación debe empezar a enviarse 20 días o 15 días como mínimo, sobre todo las invitaciones que son enviadas fuera de la ciudad, para evitar que lleguen a destiempo a su destinatario y se afecte la imagen empresarial si este es el caso.
Las siguientes son las formas como debe anotarse el nombre de un invitado en el sobre de la invitación:
Persona Soltera: Se debe dirigir a la personas que desea invitarse, en caso de que se sepa que esta persona tiene una relación, lo más lógico es que querrá llevar a su acompañante, por lo tanto es recomendable incluir los pases correspondientes dentro de la invitación, pero no alterar el nombre del destinatario.
Persona Casada: Si se conoce el nombre de las dos personas, es válido anotarlos, sin embargo es preferible hacer el mismo procedimiento de la persona soltera e incluir los pases correspondientes.
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Para toda la Familia: debe dirigirse al cabeza de familia, e incluir pases para cada uno de los miembros. Otra opción sería poner en la carta, por ejemplo “Sr. Armenta y Familia, o Señor Jesús Armenta, Sra y familia, o Jesús Armenta, Sra e hijos.
Persona de una entidad o empresa: En este caso, es importante tener claro a quién va dirigida la invitación, pues si se coloca solo el nombre de la empresa, se considera que el gerente o cualquier cargo directivo podrían asistir. Así que es mejor personalizarla y colocar el destinatario que usted verdaderamente desea que acuda al evento, incluyendo claro está
la cantidad de pases que usted
considere prudentes y señalarlo dentro de la invitación.
15.1. Datos necesarios para el diseño de la invitación: •
Nombre de la entidad o persona que invita
•
Motivo de la invitación
•
Fecha concreta en la que tendrá lugar el acto
•
Hora del evento
•
Dirección exacta donde se llevará a cabo el evento (si se cree necesario, añadir un plano o explicación sobre cómo llegar al lugar)
•
Si se requiere confirmación de asistencia. Para esto es importante estar atento a las siglas RSVP, término francés que significa sírvase responder por favor. En este caso usted como invitado está en la obligación de llamar a confirmar o no su asistencia.
•
La duración aproximada del evento e indicar si es necesario presentar la invitación.
•
Tipo de vestido para hombres y mujeres
•
Número de cupos que indican el número de asistentes permitidos.
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15.2. Repartir adecuadamente las invitaciones Es conveniente repartirlas personalmente y directamente a cada invitado. Pero si éste vive en otra ciudad, la invitación se envía por correo. Evite que el sobre sea sellado porque le resta presentación, elegancia.
Es preferible que lo ingrese en un sobre de manila, para poder enviarlo.
Evite las entregas de invitaciones unos cuantos días antes del evento, porque estará expuesto a que declinen su invitación por sentirse ofendidos, Para esto se recomienda entregar con mínimo 15 días de anticipación la invitación.
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16. IMAGEN PROFESIONAL Y EMPRESARIAL A TRAVÉS DE LA ASISTENCIA A EVENTOS EMPRESARIALES.
Representar bien la imagen de una empresa no es nada fácil. Ante todo, porque depende de la etiqueta que maneje usted durante cualquier parte del evento.
Por lo tanto, a continuación se sugiere algunas recomendaciones que son de gran importancia para emitir una correcta imagen de usted y de su empresa cuando va a asistir a eventos empresariales:
•
Si usted ha recibido una invitación a un evento empresarial, está en la obligación de confirmar su asistencia.
•
Usted como invitado, debe llegar a la hora indicada para el evento, no es de buen gusto llegar mucho tiempo después o mucho tiempo antes que ponga en aprietos a los organizadores del mismo, ya que para ese fin existe un horario definido.
•
Si por cualquier motivo usted se encuentra retrasado, informe a los organizadores, así su impuntualidad no será tan notoria.
•
Antes de salir, revise su presentación personal. Es importante que tenga presente que asiste a un evento empresarial donde las miradas estarán sobre usted y todos los asistentes, recuerde que no asiste a una discoteca, por lo tanto su vestimenta debe ser ejecutiva y muy bien presentada.
•
Socialice cada vez que pueda, y realice la auto presentación si considera que es oportuna.
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•
Evite
ingerir
demasiado
licor,
que
pudiera
afectar
su
normal
desenvolvimiento durante el evento.
•
Evite los chistes de mal gusto, sobre todo los subidos de tono, ya que no a todas las personas los comentarios caen bien.
•
Sea mesurado al hacer comentarios personales, no es prudente hacerlos más aun si se encuentra delante de personas que apenas conoce.
•
Sea mesurado al comer, no demuestre deseo desmesurado al pasar los canapés, o al ir a la mesa del buffet solicitándole a los meseros repetir si el anfitrión no ha dado la orden.
•
Si usted es el anfitrión no olvide los nombres de las personas invitadas, es de mal gusto invitar y luego no recordar los nombres de las personas que convocamos, porque al momento de presentarlas con los demás asistentes podemos pasar un mal momento. Por lo tanto revise la lista, y memorice nombres si es necesario.
•
Sea sutil al dirigirse al personal de servicio, no importa si su rol es de invitado o de anfitrión. Proyecta una imagen inadecuada si desluce al personal de servicio delante de sus invitados así sea que estos tengan la culpa de algún percance como el rompimiento de vajilla, cristalería, etc. Es preferible llamar aparte a los involucrados pero no realizar el llamado de atención delante de extraños.
•
Respete el deseo de retirarse de los invitados, es de mal gusto insistir en quedarse cuando no sabe usted si se ha sentido incomodo por algo.
70
•
Evite ofrecer mucho licor sobre todo si tiene invitados que acostumbran a excederse en las copas. Si ya ha tenido estas experiencias, cuídese mucho al invitar de nuevo a estar personas pues todo su esfuerzo puede irse al traste si se llegara a presentar por este motivo un conflicto de índole personal.
16.1. Imagen que se emite mediante la ingesta de alimentos en un evento empresarial. Cuando nos referimos a la imagen profesional de destacados funcionarios de diferentes empresas u organizaciones, hay que resaltar que no es sólo importante la presentación personal, la habilidad de relacionarse y de organizar eventos, sino también tener en cuenta la etiqueta empleada por cada persona al momento de sentarse a la mesa a ingerir alimentos.
La regla básica para aplicar es la utilización de los cubiertos desde el exterior hacia el interior. Los cubiertos más alejados del plato son los que primero se utilizan (obviando el caso de que el plato acompañe su propio cubierto; por ejemplo una pieza de marisco, que viene acompañado de su tenaza, un plato de caracoles que viene acompañado de su “pinza” etc.).
Para la utilización de los cubiertos, hay que tener en cuenta que el número de éstos dependerá del número de platos contratado con el establecimiento. Los cubiertos básicos como el cuchillo, la cuchara y el tenedor se colocaran de la siguiente manera: El cuchillo y la cuchara se ponen a la derecha del plato y el tenedor a la izquierda siempre con el mango hacia abajo y el filo del cuchillo mirando al plato. En el caso de disponer de más cubiertos (los de pescado, por ejemplo), la disposición sigue la misma regla anterior.
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Teniendo en cuenta el orden de servicio de los platos. Es decir, si hay un pescado antes de la carne, estos cubiertos deben estar más hacia el exterior que los cubiertos de la carne. Y lo mismo nos ocurre si tenemos más de una cuchara.
En el caso de los cubiertos de postre estos se encontrarán en la mesa frente al plato, en la parte superior. Bien puede encontrar una cucharilla o un tenedor y un cuchillo de postre. La cucharilla y el cuchillo con el mango hacia la derecha como si estuviera en sentido contrario a las manecillas del reloj, y el tenedor con el mango hacia la izquierda.
El orden de las copas suele ser: copa de agua, de vino tinto, de vino blanco y de champagne, aunque no hay una regla fija y esta colocación puede variar incluso puede llegar a confundir al comensal, porque en ocasiones estas copas varían en cada establecimiento gastronómico en cuanto a su tamaño. Estas copas deberán colocarse en frente de los cubiertos ubicados en la parte derecha del plato y en forma perpendicular.
Las siguientes son algunas recomendaciones sugeridas:
•
Es importante que por precedencia, se le otorgue un lugar importante al anfitrión de la noche colocándolo en un lugar privilegiado, y estar pendiente de que sea la primera persona en sentarse y en terminar la comida.
•
Una vez sentados todos los comensales, se debe mantener una postura adecuada, que denote integración, agrado al haber asistido al evento.
•
Una vez levantados los cubiertos de la mesa, jamás volverán a tocar el mantel, razón por la cual deberá jugarse con el espacio que quede dentro del plato para la ubicación de los cubiertos .
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•
La postura continuara siendo erguida de manera que los cubiertos busquen la boca del comensal y no al contrario.
•
Se tiene que evitar en todo momento sorber los alimentos, masticar hielo, jugar con los alimentos en el plato.
•
En ningún caso se apoyan los codos sobre la mesa.
•
Los cubiertos todos, tienen un mango por donde deben agarrarse, este mango es el que le da fuerza a cada al momento de afirmar cada uno de ellos especialmente el cuchillo.
•
Al momento de ingerir sopas o cremas, debe tenerse en cuenta que la cuchara por lo que contenga no se ve bien ingerirla siempre de frente. Este caso es solo para cuando se venga con el líquido parte de los alimentos sólidos que contengan las mismas.
•
Evite comer con la boca llena, esta es una regla básica de urbanidad que se le enseña a todas las personas desde la época escolar.
•
Al terminar de utilizar la cuchara, esta debe colocarse dentro del recipiente donde vino la crema o la sopa pues al dejarle dentro puede ocasionar un accidente con los residuos que en ella queden si se llega a tropezar esta.
•
No sople los alimentos, espere que se enfríen lentamente. En el caso de las sopas o cremas mueva el líquido de la taza con la cuchara, que esta le ayudara a bajar la temperatura del alimento.
•
Con el cuchillo evite pinchar ningún alimento y menos llevárselo a la boca,
•
Para el pescado se debe utilizar exclusivamente un cuchillo especial en forma de pala, que se encarga de separar las espinas centrales y todas las
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que se lleguen a encontrar. Si ha ingerido alguna espina, retírela de la boca y colóquela delicadamente en el borde del plato.
•
Al terminar de comer, se dejan los cubiertos en forma paralela.
•
No se gesticula con los cubiertos en la mano.
•
No dude en preguntar a un mesero la utilización de algún cubierto que usted desconozca.
•
Al tomar una determinada comida la forma como se ingiera dependerá del lugar donde se encuentre. La etiqueta dice que el pescado, el pollo y el cerdo de comen con la mano pero depende del establecimiento y la preparación.
•
Se debe comer pausadamente. Además de demostrar educación y elegancia, esto contribuye a una buena digestión.
•
No hable con la boca llena de alimentos, esta es una norma básica de educación.
•
No señale a ninguna persona con los cubiertos que tenga en la mano.
•
No pasar por encima de las personas para alcanzar cualquier objeto de la mesa, para eso es preciso que se pida el favor a la persona mas proxima a usted.
•
El pan que se sirve como acompañamiento de algunas comidas no se mete a la boca directamente, es preferible que se parta un pedazo cada vez que se vaya a ingerir.
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•
No se moja el pan en la salsa y mucho menos se limpia el plato con él.
•
Cualquier alimento servido en una taza con asas, como el consomé, debe tomarse directamente del recipiente después de revolverlo suavemente con la cuchara.
•
Evite cortar al inicio de la comida, toda la carne o alimentos duros para ingerirlos rápidamente, esto aplica solamente al caso de los niños que requieren de la ayuda de un adulto.
•
Al momento de tener invitados que guarden una dieta especial por motivos de salud, no es de mal gusto sugerir para él un plato diferente al de los demás. De esta manera se sentirá satisfecho el invitado y quedará la imagen de la empresa muy bien al cuidar de todos los pequeños detalles.
•
Durante la comida, evite estornudar o toser, si esto imprevistamente, ayúdese de la servilleta para no importunar a los otros asistentes. Si es recurrente diríjase al baño más cercano y solucione el problema.
•
Evite rascarse, peinarse, limpiarse las uñas, eructar, retocarse maquillaje, pues son actitudes que incomodan a los demás por lo tanto también acuda a un baño cercano y soluciónelo de igual manera.
•
Cuando un invitado permanece demasiado tiempo fuera del comedor, los anfitriones deben ir personalmente a ver qué sucede.
•
Los salseros de tarro y
palillos solo se utilizaran si el restaurante es
informal. Si se encuentra en un restaurante formal olvídese de solicitarlos. Es recomendable cargar siempre con seda dental que pueda utilizar cuando lo requiera y en el baño más cercano.
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•
No se debe fumar durante la comida, entre un plato y otro. El momento oportuno para hacerlo es al final, cuando se sirve el café, y es preferible encenderlo fuera del lugar para no incomodar a los no fumadores.
16.2. Estilos para comer Hay dos estilos para el uso de los cubiertos: el europeo y el americano.
•
Estilo europeo: El tenedor se sostiene con la mano izquierda todo el tiempo, con las púas hacia abajo. En la mano derecha se sostiene el cuchillo, con el filo hacia abajo. Además de servir para cortar la carne, éste ayuda a colocar los alimentos sobre el tenedor. Algunos alimentos, como el arroz, pueden apilarse en el tenedor o bien darse la vuelta a éste momentáneamente y, usándolo como cuchara, recogerlos con ayuda del cuchillo. En ambos casos, los cubiertos deben colocarse en forma angular, no paralela, porque al levantar los codos se molesta a los vecinos de mesa.
•
Estilo americano: El tenedor se maneja con la mano izquierda al cortar los alimentos y el cuchillo con la derecha, pero al llevar la comida a la boca, el tenedor pasa a la mano derecha (volteando las puntas hacia arriba), mientras el cuchillo descansa en el borde del plato y la mano izquierda en el regazo. Cuando se necesita cortar de nuevo, el tenedor regresa a la mano izquierda. Aunque el tenedor puede cambiar de mano, este cambio se limita a lo imprescindible. En
16.3. Uso de la servilleta El uso de la servilleta también es un aspecto cultural, por lo tanto conviene analizar las costumbres del lugar que se visita para caer en detalles de mal gusto.
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La servilleta se desdobla en dos y se coloca sobre las rodillas, cuidando de que el doblez quede para el torso de la persona. En nuestra cultura, no es de buen gusto meterse una punta de la servilleta en el chaleco, la blusa o el cinturón, ni anudarla alrededor del cuello.
Hay que tener en cuenta que la servilleta no es para limpiarse como con una servilleta de papel la boca, ya que se requiere solamente se den unos ligeros toques para quitar algún resto de comida de la boca cuidando de no mancharla tanto con pintalabios.
Una vez de haya terminado de utilizar, se puede dejar con toda la naturalidad en la mesa, en el lugar derecho o izquierdo de acuerdo como se encuentre la distribución del menaje, ya que muchas veces por espacio no se puede establecer un lugar determinado. Es indispensable que comprenda que al ser utilizada la servilleta no es necesario volverla a doblar.
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17. IMAGEN QUE SE PROYECTA EN LA ENTREGA DE REGALOS EMPRESARIALES El regalo es una manifestación sincera del cariño y del aprecio hacia otra persona por lo que exige dedicación en su elección. La persona que regala debe tener presente:
El regalo nunca debe llevar el precio.
Al regalar se deben tener en cuenta diferentes aspectos: si es para un rifar en un evento, si es para entregárselo a una persona distinguida en un evento, si son regalos promocionales. En cualquiera de los casos deben ser cosas prácticas y agradables a la vista de quien lo recibe.
El valor del regalo debe ser ni demasiado discreto ni demasiado costoso, ya que podríamos poner a la persona que lo recibe en una posición incómoda.
Hay que cuidar la presentación del regalo, su envoltorio (no se puede entregar un regalo en una bolsa de plástico cualquiera).
17.1. Aspectos a tener en cuenta en la entrega de regalos a los asistentes de un evento Los regalos, son importantes para emitir una correcta imagen empresarial. Si su empresa es organizadora de un evento, deberá tener en cuenta regalar objetos que vayan de acuerdo a la cultura de la región. Sin embargo, hay que observar que el tamaño, el volumen puede convertirse en un impedimento u obstáculo para la persona que se lo va a llevar. Adicionalmente hay que tener en cuenta la cultura del visitante pues el regalo puede resultar ofensivo y no recibirlo.
Adicionalmente es importante tener claro el evento en el cual se enmarca este tipo de regalo y a quien se le va a entregar. Es decir, si se ha tenido un conferencista internacional importante durante un evento, no sería apropiado regalarle un llavero
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promocional de la empresa, allí la imagen de la empresa debe destacarse comprando para la ocasión un regalo de una artesanía propia de la región donde se realiza el evento.
17.2. Recomendaciones al recibir un regalo empresarial:
Deben agradecerse sinceramente
El regalo se abrirá en presencia de la persona que nos regala.
El regalo se mostrará al resto de los invitados y luego se guardará cuidadosamente, mostrando interés por su cuidado.
Los regalos no deben cambiarse, a menos que exista suficiente confianza de decírselo a la persona que lo regala.
17.3. Posibles regalos Los siguientes son los regalos que bien podría ofrecer una empresa, para siempre ser recordados en un evento empresarial u otro:
Chocolates o bombones de infinitas formas, con el logo de la empresa o del evento. Bolígrafos económicos y de alta gama Calculadoras Calendarios Estuches Bolsos Maletines Herramientas de viaje Neveras Mugs Radios Relojes Manos libres
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Agendas Tarjeteros USB Linternas Paraguas Cuidado personal Pastilleros Abrecartas Costureros Porta tarjetas Juegos Velas de aromaterapia Productos cosméticos Peines Portavasos Imanes de nevera Camisetas Bolsos Gafas de sol Mantas de viaje
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18. BIBLIOGRAFÍA
•
Ana Eloísa Zúñiga. Moderno manual de etiqueta y protocolo. Círculo de Lectores, 1996
•
Ann Marie Sabath. Etiqueta en el trabajo. Editorial El Drac,2001
•
Protocolo y Etiqueta (2010). Disponible en www.protocolo.org. Consultado en Marzo 14 de 2011.
•
Frases y pensamientos célebres (2008). Disponible en www.frasesypensamientos.com.ar. Consultado en marzo 17 de 2011
•
Citas y frases célebres (2011). Disponible en www.sabidurias.com. Consultado 17 de marzo de 2011.
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