Gestão de Eventos, Etiqueta & Protocolo.

Escola Profissional de Espinho

Curso Profissional de Comunicação, Marketing, Relações Públicas e Publicidade

Ano letivo 2011/2012

Disciplina – Técnicas e Práticas de Comunicação e Relações Públicas

Módulo 10 – Tema: Eventos e Protocolo

Docente: Camila Guedes Carvalho

Relações Públicas Módulo 10 – Eventos e Protocolo [2011/2012]

Objetivos Cada aluno deve ser capaz de: 

Adquirir as noções básicas de protocolo;



Compreender a importância dos eventos para a organização;



Adquirir os saberes necessários para a organização de eventos;



Planificar e desenvolver os diversos tipos de eventos.

Conteúdos Programáticos:  O evento enquanto estratégia de comunicação relacional.  Eventos internos e externos.  Condutas protocolares.



Etiqueta na vida profissional.

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Bibliografia  Allen, J.; Otoole, W.; Mcdonnell, I.; Harris, R., (2003). Organização e Gestão de Eventos. Rio de Janeiro: Editora Campus  Amaral, I. (2000). Imagem e Sucesso – Guia de Protocolo para Empresas. Lisboa: Editorial Verbo.  Black, C. ( 2006). Guia Prático do Profissional de RP. Lisboa: Publicações Europa América.  Block, D. e Brennan, L. (1999). Segredos da Etiqueta Empresarial, Lisboa: Publicações Dom Quixote.  Cabrero, J. e Cabrero, M. (2001). O Livro de Ouro das Relações Públicas. Porto: Porto Editora.  Cunha, H. (1989). Regras do Cerimonial Português. Lisboa: Bertrand Editora.  Fortin, J. (1996). O Livro das Boas Maneiras. Lisboa: Publicações Europa-América.  Giacaglia, M. (2003). Organização de Eventos: Teoria e Prática, São Paulo:Thomson Learning.  Gião, A. (1992). Etiqueta e Boas Maneiras – Cortesia e Civilidade na Vida Moderna, Lisboa: Edições 70.  Júnior, L. (2003). Marketing de Eventos: Como promover com sucesso eventos, festivais, convenções e exposições. São Paulo. Publicações Atlas.  Lozano, F. (2001). Manual Prático de Relações Públicas. Lisboa: Livros do Brasil.  Marchesi, M. (1994). O Livro do Protocolo. Lisboa: Editorial Presença.  Robinson, D. (1999). Etiqueta na Vida Profissional. Lisboa: Pergaminho.  Salema, I. (1996). Imagem Pessoal – Imagem Empresarial. Lisboa:Texto Editora  Seekings, D. (1993). Como organizar Conferências e Reuniões. Lisboa: Editorial Presença.

Webgrafia  Alta Autoridade para a Comunicação Social - www.aacs.pt  Associação Portuguesa de Ciências da Comunicação – www.sopcom.ubi.pt  Associação Portuguesa de Comunicação de Empresa - www.apce.pt  Bestreader – www.bestreader.com/port/txcomofalarmelhor.htm  Centro de Estudos de Comunicação e Linguagens - www.cecl.pt  Comunicação e Linguagens – www.ceci.com.pt  IAPMEI – www.iapmei.pt

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 Instituto da Comunicação social - www.ics.pt  Instituto Superior de Comunicação Empresarial - www.iscem.pt  Janela na Web – Michael Michalko (especialista em inovação e criatividade) www.janelanaweb.com/crise/michalko.html  Labcom – Laboratório de Comunicação, On-line - www.labcom.ubi.pt  NR Consulting – Empresa Especializada em Consultoria de Comunicação e R.P. www.nrconsulting.com  Portal das Curiosidades - www.portaldascuriosidades.com/  Portugal Virtual - www.portugalvirtual.pt/0/4573dat1.html

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Índice ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS .................................................................................................... 8 BENEFÍCIOS DA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ........................................................................ 9 TIPO DE EVENTOS .................................................................................................................... 10 Tipos de eventos – Feiras ....................................................................................................... 10 Tipos de eventos – Convenções de Vendas ........................................................................... 11 Tipos de eventos –Workshops ................................................................................................ 11 Tipos de eventos – Congressos .............................................................................................. 12 Tipos de eventos – Eventos sociais ........................................................................................ 12 Tipos de eventos – Eventos desportivos ................................................................................. 13 Tipos de eventos – Eventos culturais ...................................................................................... 13 COMO ORGANIZAR EVENTOS ................................................................................................. 13 PORQUÊ? ............................................................................................................................... 13 O QUÊ? ................................................................................................................................... 14 QUEM? .................................................................................................................................... 15 QUANDO? ............................................................................................................................... 15 ONDE? .................................................................................................................................... 16 1. Disposição da sala .......................................................................................................... 17 2. Audiovisuais .................................................................................................................... 19 3. Áreas de receção e exposições ...................................................................................... 19 4. Salas para grupos de trabalho ........................................................................................ 19 5. Alojamento e comida ....................................................................................................... 20 6. Segurança ....................................................................................................................... 20 LOCAIS A SELECIONAR ............................................................................................................ 21 Hoteis ...................................................................................................................................... 21 Centros de congressos ............................................................................................................ 21 Universidades .......................................................................................................................... 22 PROGRAMA E ORADORES ....................................................................................................... 22 Oradores ............................................................................................................................. 23 Métodos de apresentação ................................................................................................... 23 Participação da assistência ................................................................................................. 24

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Intervalos............................................................................................................................. 24 Número de convidados ....................................................................................................... 24 O orçamento ....................................................................................................................... 24 Divulgação .......................................................................................................................... 26 Convites .................................................................................................................................. 27 Convites Informais .............................................................................................................. 27 Documentação ........................................................................................................................ 27 Material de conferência ....................................................................................................... 28 Mix de entretenimento ............................................................................................................. 29 O EVENTO .................................................................................................................................. 29 Catering ................................................................................................................................... 30 Decoração ............................................................................................................................... 30 Acolhimento e acompanhamento de visitantes ....................................................................... 31 Tipos de participantes em eventos .......................................................................................... 32 VIP’s .................................................................................................................................... 32 Equipa de apoio a vip’s ....................................................................................................... 33 Participantes do evento ....................................................................................................... 33 Pessoas com deficiência ..................................................................................................... 34 Crianças e idosos................................................................................................................ 34 Acompanhantes .................................................................................................................. 34 INTRODUÇÃO AO PROTOCOLO ............................................................................................... 35 INDUMENTÁRIA.......................................................................................................................... 35 Indumentária: receções oficiais ............................................................................................... 35 Indumentária: relações comerciais .......................................................................................... 36 PROTOCOLO .............................................................................................................................. 37 REGRAS DE APRESENTAÇÕES ............................................................................................... 38 CUMPRIMENTOS ....................................................................................................................... 38 O PROTOCOLO À MESA DE REUNIÕES .................................................................................. 38 PRECEDÊNCIAS PROTOCOLARES .......................................................................................... 39 Distribuição de lugares à mesa ............................................................................................... 39 Na mesa em jantares sociais de casais................................................................................... 40 RELAÇÕES SOCIAIS E COMPORTAMENTO EM PÚBLICO ..................................................... 41 Refeições e escolha de menus................................................................................................ 41

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Correspondência ..................................................................................................................... 41 PRECEDÊNCIA DE ESTADO ..................................................................................................... 42 Precedência de chegadas e partidas de viaturas oficiais ........................................................ 42 Precedência no interior dos carros nos cortejos e embarques ................................................ 42

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ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Uma sondagem realizada pela Spectrum Communications revela que as empresas quase sempre falham quando decidem elas próprias realizar os seus eventos. O principal problema é a falta de tempo com que planeiam e organização o acontecimento bem como a deficiente definição de objetivos. Assim sendo, é bom de ver que estas coisas devem ser pensadas com tempo e entregues a quem as sabe fazer. Um evento é um acontecimento que tem como característica principal proporcionar uma ocasião favorável ao encontro de pessoas,congregando-as em torno de um objetivo específico que, simultaneamente, constitui o seu principal tema e justifica a sua realização. Simplificadamente, é um ato criativo que pretende contar algo a alguém, causando impacto.  Existem, atualmente, inúmeras possibilidades e tipos de eventos, capazes de responder aos propósitos determinados pelo Anfitrião. De facto, os eventos têm assumido um papel de “cartão de visita” das instituições, com um consequente aumento nas proporções e finalidades, que se repercutem na organização, a qual por sua vez se tornou, tarefa trabalhosa, especializada e de grande responsabilidade. As improvisações de última hora, com a incumbência da organização atribuída a pessoas sem preparação específica, podem comprometer não só o evento em si como também a imagem da Empresa, naturalmente transformando o investimento realizado em desperdício de recursos materiais e humanos. A evolução verificada, quer na quantidade quer na diversidade, tem ocorrido intensamente num mercado marcado pela concorrência e pela crescente influência da opinião pública sobre o comportamento Empresarial. Dos benefícios trazidos pelos eventos, destacam-se:

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BENEFÍCIOS DA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS  Estreitamento das relações com clientes, possibilitando a interação destes com os profissionais da Empresa;  Apresentação de trabalhos realizados pela Empresa;  Obtenção de informações sobre o mercado e a concorrência;  Atualização profissional quanto a técnicas ou às novas tendências tecnológicas e comerciais;  Alavancagem da imagem institucional;  Estabelecimento de novos contactos comerciais;  Lançamento de um novo produto. Outra razão a considerar reside no facto de que um evento é menos dispendioso do que outras formas de comunicação (como a publicidade, por exemplo) e possui características que se coadunam com uma nova filosofia de marketing, baseada numa comunicação mais pessoal, na qual prevalece o diálogo sobre o monólogo (mensagem). Apesar da enorme diversidade de tipos de eventos Empresariais, existem traços comuns no que concerne o seu planeamento e, ao planear: - Obtemos agilidade no desempenho – ganhamos tempo; - Melhoramos a eficiência na execução das tarefas; - Evitamos o desperdício; - Tomamos medidas para minimizar imprevistos e, caso surjam, para facilitar a sua resolução. - Para que a instituição leve a cabo um evento de sucesso, os objetivos devem ser estabelecidos com clareza e acuidade e, seja qual for a dimensão do evento e a sua natureza, para se alcançar plenamente os objetivos propostos é necessário perceber que o acontecimento é uma forma de comunicação dirigida, ou seja, uma forma através da qual a Empresa transmitirá uma informação orientada para um público homogéneo e identificado. Cada evento que a instituição organize dirige-se a um segmento que requer uma mensagem, uma formatação e uma linguagem adequada e específica. O planeamento é fundamental para definir o rumo de qualquer evento, na medida em que permite uma antevisão das várias fases que o compõem.

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TIPO DE EVENTOS

Tipos de eventos – Feiras As Feiras são eventos direcionados para segmentos específicos de público. A duração é variável. São, normalmente, organizadas por empresas especializadas e realizam-se em pavilhões próprios para exposições. Uma vez que as feiras possuem organização própria, a escolha da data, do local e do tipo de divulgação fica a cargo dos elementos que a integram. As feiras podem atrair um grande número de visitantes a um único local, possibilitando a apresentação dos produtos ou serviços de uma empresa de forma apelativa. Para além da exposição de produtos ou serviços, o expositor pode concretizar outros objetivos como: • Contactar diretamente com atuais e potenciais clientes e conhecer as suas reais necessidades; • Criar base de dados de clientes uma vez que é possível a recolha de informação juntos destes para contacto posterior; • Recolher informação sobre a concorrência; • Lançar novos produtos uma vez que, de uma maneira geral, os clientes procuram as últimas novidades nas feiras; • Estabelecer parcerias comerciais. Para decidir se a empresa deve ou não participar numa feira deve analisar as seguintes informações:  Número e perfil de visitantes que estiveram presentes noutras edições  Número e dimensão das empresas participantes  Resultados quantitativos e qualitativos da feira como por exemplo, faturação total ou volume de vendas

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Tipos de eventos – Convenções de Vendas São eventos dirigidos às equipas comerciais e aos canais de distribuição da empresa, nos quais se incluem os revendedores, parceiros comerciais ou representantes em local, data e hora a definir pela empresa. Se esta possui uma grande equipa de vendas com um elevado número de canais de distribuição é conveniente fazer-se uma convenção anual, no mínimo, de modo a reunir toda a equipa para discutir estratégias, resultados e outros assuntos relacionados com o negócio. Os principais objetivos da convenção de vendas são:  Manter contacto direto com a Força de Vendas incentivando a sua participação  Estabelecer parâmetros para definição de estratégias da empresa  Motivar a equipa comercial  Antecipar a apresentação de produtos

Tipos de eventos –Workshops Neste tipo de eventos, profissionais da mesma área de negócio ou até da mesma empresa reúnem-se com o objetivo de solucionar um problema ou debater um tema que lhes é apresentado. Para o desenvolvimento de um workshop são utilizadas várias técnicas sendo uma delas a experimentação, em que o problema apresentado terá de ser resolvido através de tentativas. Os objetivos destes eventos são:  Desenvolver ou aperfeiçoar produtos  Discutir temas relevantes para o futuro da empresa  Solucionar problemas na empresa  Formar colaboradores

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Tipos de eventos – Congressos Os congressos são eventos que reúnem profissionais da mesma área de várias empresas, para discutir temas de interesse comum tais como a situação do mercado, as tendências, os novos conceitos. Trata-se de um evento bastante abrangente podendo, a ele, agregar-se outros acontecimentos como seminários ou workshops que funcionam no mesmo local, sendo que a organização pode ser entregue a uma empresa especializada em congressos. Estes eventos podem recorrer a patrocinadores para a sua execução. Os principais objetivos de um congresso são:  Conferir credibilidade à empresa. Pela participação num congresso, esta demonstra que possui colaboradores com domínio técnico sobre o tema o que traz prestígio não só ao profissional mas à empresa. Trata-se, no fundo, de divulgação institucional credível e sem custos.  Dar a conhecer a empresa e os seus produtos ou serviços.  Detetar novas oportunidades que surjam no congresso, através de convidados estrangeiros, por exemplo.  Acompanhar a concorrência tomando como referência as apresentações feitas.  Fazer prospeção uma vez que o congresso é uma boa ocasião para estabelecer novos contactos.

Tipos de eventos – Eventos sociais Várias empresas procuram cada vez mais um tipo de evento que quebre a formalidade inerente a outros eventos como os congressos e que esteja vocacionado para uma vertente humana e social e de lazer. Os principais objetivos dos eventos sociais são:  Lançar produtos ou serviços, uma vez que os eventos sociais têm maior poder de atração sobre o público-alvo.  Aproximar clientes e parceiros entre si uma vez que os eventos sociais demonstram que a empresa valoriza os seus parceiros.  Atribuir prémios por resultados alcançados como forma de estreitar relações.

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Tipos de eventos – Eventos desportivos É também possível organizar eventos desportivos com a participação dos convidados da empresa ou patrocinar algum evento já preparado.

Tipos de eventos – Eventos culturais Para impressionar clientes e parceiros é possível convidá-los a participar num evento cultural que esteja em cartaz ou seja patrocinado pela empresa. Existem várias possibilidades se realização de eventos culturais:  Concertos, peças ou filmes: um convite para um evento deste tipo irá trazer muitos benefícios para a imagem da empresa.  Comemorações em dias de festa tradicionais de calendário: a empresa pode promover festas nos dias mais próximos dessas datas, oferecendo presentes ou brindes aos que comparecerem.

COMO ORGANIZAR EVENTOS • O primeiro passo será a definição dos objetivos, conseguida pela resposta às seguintes questões: 1. PORQUE VAMOS REALIZAR ESTE EVENTO? 2. O QUE PRETENDEMOS ALCANÇAR? 3. QUEM DEVE ASSISTIR? 4. QUANDO SE DEVE REALIZAR? 5. ONDE SE DEVE REALIZAR?

PORQUÊ? A organização de eventos absorve muito tempo e dinheiro durante o seu planeamento e depois na execução. Por isso, contrariamente ao que acontece na maioria dos casos, é necessário pensar se será realmente importante e indispensável este acontecimento ou se pode ser substituído por outra atividade: um folheto informativo, um vídeo de apresentação, etc. Por outro lado, ao pensarmos no evento (genericamente designado de reunião) há que ponderar os benefícios que estes podem originar.

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Antes de mais as reuniões satisfazem necessidades sociais. As pessoas têm que sentir que fazem parte de uma organização e a identidade de um grupo é fomentada de imediato ao reunilas.  Por exemplo, os vendedores de uma empresa estão, geralmente, geograficamente repartidos. Uma conferência anual que os reuna ou um encontro especial para o lançamento de um produto pode revitalizar os vendedores e reanimar a sua crença na empresa a que pertencem. Assim, as reuniões/convenções de vendas promovem a identidade do grupo e espírito de empresa. Para além disso, podem também ganhar divulgação pública. Ou seja, o lançamento bem organizado de um produto pode atrair a atenção dos meios de comunicação social e consequentemente do público. Finalmente, a transmissão das informações não se limita às sessões formais. Pode ser muito mais amplo do que isso. As conversas informais enquanto se descansa e almoça podem demonstrar-se bastante valiosas. A decisão de realizar ou não a reunião prende-se não só com os custos financeiros mas também com o valor em termos humanos e intrínsecos.

O QUÊ? Esta questão tem a ver com a definição de objetivos e com a forma de os concretizar. Se a resposta à questão anterior foi pensada, teremos a tarefa facilitada nesta fase. Qualquer reunião tem sempre um objetivo principal e outros complementares.  Os objetivos devem ser redigidos de forma clara e concisa, preferencialmente com recurso a verbos ativos. Uma vez estabelecido o objetivo ou objetivos é possível decidir como o(s) concretizar. Os objetivos ajudam a decidir: tempo necessário para a realização dos trabalhos; informações a transmitir aos delegados; programa; sessões formais e informais; apoios audiovisuais; demonstrações; exposições; local. Pode parecer prematuro focar todos estes aspetos mas só assim se podem começar a avaliar os custos com a antecedência necessária.

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QUEM? Quem deve assistir ao acontecimento? A decisão de quem assiste deve ser bem tomada uma vez que o número interfere com a escolha do espaço. Por outro lado, pode interferir na decisão do alojamento, do programa social e programa de acompanhantes.

QUANDO? Nem sempre é fácil decidir quando se deve realizar o acontecimento. Alguns fatores são decisivos para esta escolha:  Tempo de planeamento  Quanto maior for o acontecimento, mas tempo demorará a planear e organizar. Por exemplo alguns acontecimentos internacionais demoram anos a serem organizados e pequenas conferências podem ocupar entre 6 a 9 meses. É fundamental ter sempre presente que tudo leva mais tempo do que o planeado e que se for necessário apressar alguma coisa, cometem-se erros, a qualidade pode ser posta em causa e os custos aumentam de certeza. Procurar um local em cima da hora pode constituir um grave problema. Geralmente, os melhores locais são reservados com bastante antecedência. Outros aspetos que afetam o tempo de programação são: 

seleção dos oradores;



impressão de material;



preparação de apoios audiovisuais;



plano de marketing para acontecimentos públicos.

• Datas específicas • A definição da data do acontecimento pode ser afetada por datas específicas que não podem ser alteradas.

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• Nestes casos incluem-se: a disponibilidade dos participantes considerados cruciais para o bom desenvolvimento da reunião; a época de férias; época de Natal; disponibilidade de meios para demonstrações. • Acontecimentos com a duração de um dia: • Há alguma mística que envolve a decisão do dia da semana para a realização de acontecimentos de um dia. • Muitas pessoas limitam os seus acontecimentos às terças, quartas e quintas feiras, porque à sexta estão muito próximos do fim de semana e as faltas podem ser em maior número, assim como a segunda parece ser um problema para alguns. • Por estas razões é, geralmente, mais fácil reservar bons espaços para segundas e sextas feiras.

ONDE? Dada a complexidade da escolha do recinto, vai ser objeto de estudo em separado. No entanto, podemos desde já adiantar que esta escolha se prende com os objetivos estabelecidos. A escolha do recinto é uma das funções mais importantes e mais difíceis que se depara a um organizador de eventos. Se as primeiras impressões dos delegados forem negativas, todo o evento ganha a mesma impressão. Esta escolha prende-se, naturalmente, com o evento a realizar e é obrigação do organizador certificar-se de que o local selecionado preenche as necessidades e expectativas dos participantes. • A seleção do local de reuniões é, provavelmente, a função para a qual o organizador inexperiente necessita de maior apoio. É um exercício difícil e demorado e por isso, é importante que os preparativos comecem bem cedo com uma grande margem de tempo. • Tal como na definição de objetivos há necessidade de responder a questões básicas como: porquê? O quê? Quem? Quando?, também para a seleção do local haverá que ter em consideração alguns aspetos: • Considerações Geográficas • Depende do tipo de ambiente que se pretende criar e também dos aspetos considerados prioritários, como a facilidade de acesso e o baixo custo.

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• A acessibilidade apresenta-se, de facto, como fator prioritário, uma vez que pode ser o que provoca maiores problemas. • O próprio tipo de acontecimento auxilia no problema da localização geográfica.  Pode pretender-se um ambiente rural, para que os participantes possam desfrutar das paisagens e calma característicos, contrastando com o ambiente normal de trabalho e permitindo que se concentrem mais facilmente no programa. Por outro lado, podem escolher-se grandes cidades, não só pela acessibilidade mas também para que os participantes tirem partido de aspetos turísticos. • Perante isto, coloca-se uma outra questão: qual deverá ser a dimensão do recinto? • Esta é decidida em função, não só do número de participantes (delegados e oradores), mas também do pessoal necessário para o apoio ao acontecimento, bem como do respetivo programa. Estes aspetos encaminham-nos para outras especificações fundamentais: • 1. Disposição da sala • 2. Audiovisuais • 3. Áreas de receção e exposições • 4. Salas para grupos de trabalho • 5. Alojamento e comida • 6. Segurança

1. Disposição da sala • A disposição dos lugares tem várias opções: 1. Sala de aula 2. Sala do Conselho de Administração 3. Em forma de “U” 4. Anfiteatro 5. Em forma de “T” 6. Em forma de “V” 7. Grupos pequenos sentados à volta de mesas redondas ou retangulares (utilizado para os pequenos grupos de trabalho) • De todas estas as mais utilizadas são as quatro primeiras.

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• A disposição escolhida é ditada pelo número de delegados e pelo tipo de acontecimento. • Características principais das disposições utilizadas com mais frequência: • 1. Sala de aula Requer muito espaço, mas permite aos delegados fazer apontamentos e espalhar papéis. Não é adequado para um número elevado de participantes. • 2.Sala do Conselho de Administração Ideal para reuniões que envolvam discussões e tomada de decisões. Adequada para grupos até 30 pessoas. • 3. Em forma de “U” Indicada para pequenas reuniões de formação que envolvam discussão entre os delegados, ou onde seja necessária uma atmosfera mais restrita. • 4. Anfiteatro Mais adequado quando o número de delegados é elevado (a partir de 150). Como condição ideal os lugares devem estar fixados em filas ou em plano inclinado.

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** Mesas e cadeiras soltas não são recomendadas para estes números; utilize anfiteatros com lugares em filas, providos de mobiliário que permita escrever. *** Considere a utilização de um anfiteatro com lugares fixos para estes números.

2. Audiovisuais • Esta preocupação é importante, uma vez que são poucos os locais que estão, devidamente, equipados com os meios audiovisuais mais básicos. • Por meios audiovisuais entendem-se: retroprojetor, televisão, leitor de vídeo, leitor de áudio, microfones, computador, entre outros.

3. Áreas de receção e exposições • Muitos acontecimentos empresariais envolvem mostras de equipamentos, painéis, mapas, fotografias, devendo existir espaço suficiente para que possam apresentar-se devidamente. • Por outro lado, é fundamental a existência de espaço de receção, de bar, bengaleiro, etc., pois são áreas bastante valorizadas pelos participantes.

4. Salas para grupos de trabalho • Este tipo de acontecimento pode envolver a realização separada de grupos de trabalho, para os quais são necessárias salas. • Estes espaços devem ser solicitados previamente e a sua dimensão deve ser planeada com base na quantidade de pessoas que irão utilizá-las e tipo de lugares exigidos. Deve também ser especificado qualquer material especial que possa apresentar-se necessário.

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5. Alojamento e comida • Estes dois aspetos estão relacionados com o padrão e o estilo pretendidos , bem como com o orçamento disponível. • Ao elaborar o plano, há que obter resposta às seguintes questões: – Será que os delegados partilharão os quartos? (não é vulgar) – Qual é a proporção entre homens e mulheres? Estarão as esposas e os maridos presentes? – Que tipo de refeições se pretende (volante, sentado, quentes, frias,...)? – Onde e quando será necessário servir café? – Será preciso um bar?

6. Segurança • Equipamentos valiosos ou assuntos confidenciais tratados no acontecimento devem ser objeto de proteção, exigências que influenciam a escolha do local. • Para além das necessidades básicas, o acontecimento requer instalações de apoio, que é conveniente proporcionar. • Como exemplo temos: – escritórios – serviços de secretariado – sala de apoio com segurança para equipamento – telefones – tradução simultânea – estacionamento para automóveis. • Nesta altura já estão reunidas as condições para que se comece a procurar o local que possua as características necessárias para a boa realização do nosso evento. • Se a empresa não possuir essas condições será preciso procurar os melhores locais.

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LOCAIS A SELECIONAR Hoteis • O primeiro recurso são geralmente os hotéis. Apesar de, em alguns casos, possuírem boas instalações, sem sempre estão preparados para receber visitantes que não sejam hóspedes. Por outro lado, podem não possuir as condições pretendidas para a realização da sessão plenária e de sessões especializadas ou simplesmente exposições. • Alguns hotéis têm todas as condições para a realização de qualquer evento: salas espaçosas; salas de apoio; meios audiovisuais modernos; comida de elevada qualidade mas podem apresentar, ainda assim, impedimentos: salas claustrofóbicas com tetos baixos e sem janelas; não têm possibilidade de colocação da plateia em planos inclinados,... • O Relações Públicas deverá estar ciente de todos os benefícios e desvantagens para decidir conscientemente se será esta uma boa escolha.

Centros de congressos • Os Centros de Conferências são uma realidade em crescente desenvolvimento no estrangeiro: possuem salas com capacidade para centenas de pessoas ou salas mais pequenas para reuniões reduzidas. Para além disso, estão equipadas com algumas das infraestruturas necessárias à realização de qualquer evento: restauração, audiovisuais, espaços para exposições, receção, bengaleiro,... No entanto, não possuem alojamento integrado nem, por vezes, próximo. Neste sentido, são ideais para conferências com a duração de apenas um dia ou com grande n.º de participantes que fiquem alojados em diversos hotéis. • Por outro lado, mais frequente em Portugal, existem Centros de Conferências institucionais ou semiprivados, geralmente, pertencentes a associações profissionais.

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Universidades • Outra opção poderão ser as universidades. Possuem, geralmente, bons anfiteatros, modernos e equipados com apoios audiovisuais. • Estes locais serão os ideais para a realização de conferências porque estão devidamente equipados, possuem lugares fixos e o ambiente académico pode ser o mais adequado. • Existem, ainda, uma série de outros locais especializados na organização de eventos diversos: casas de campo, quintas, fundações, entre outros. • Feita uma primeira escolha, há que visitar o local ou locais selecionados e verificar, de acordo com a seguinte check list se preenche as nossas necessidades e expectativas.

PROGRAMA E ORADORES • O programa é o meio pelo qual se concretizamos objetivos do acontecimento. • Um programa que inclua tudo o que, teoricamente, será necessário para satisfazer os objetivos pode não conseguir concretizá-los se a apresentação e programação forem deficientes e os oradores inadequados. • O conteúdo é apenas uma parte do problema. A forma como a informação é apresentada e organizada é, igualmente, importante. • A apresentação tem que captar a atenção de cada participante o maior tempo possível (todo, preferencialmente). • Por outro lado, a escolha dos oradores irá influenciar o sucesso ou insucesso da apresentação. • O programa deve ser elaborado tendo em conta o ponto de vista dos delegados e não apenas o do Relações Públicas ou do Presidente do Conselho de Administração. • O delegado espera sentir-se confortável, divertir-se, conhecer pessoas, aprender, discutir assuntos de interesse. • Assim, na elaboração de um programa é essencial começar por construir um plano, partindo dos temas e objetivos. Poderá, desta forma, identificar os tópicos principais, bem como o n.º e tipo de sessões precisas para cobrir o tema tratado. As necessidades de visitas, demonstrações ou exposições, começarão também a surgir. • O agrupamento de delegados e os tipos de sessões são decisões importantes e podem distinguir-se, essencialmente, em sessões plenárias e sessões especializadas.

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• A duração de cada sessão tem, obrigatoriamente, que ser incluída no programa. • As respostas às seguintes questões podem ajudar a programar as sessões: 1. Onde é que este assunto se encaixa da melhor maneira no programa – o que antecede e sucede? 2. Qual será o nível de interesse do público? 3. Qual a importância do assunto para a organização e para o público? 4. De que modo estará o público familiarizado com o tema? 5. Qual a atitude do público perante o assunto? 6. Será melhor tratar o tema com todo o grupo ou com grupos pequenos? 7. Se tratar com grupos pequenos, estes deverão ser homogéneos ou heterogéneos? 8. Que recursos serão necessários para esta sessão? 9. É necessário expor equipamento ou amostras? 10. De que material audiovisual precisa? 11. Os participantes terão que se preparar para a sessão? 12. Será preferível incluir a sessão durante a manhã ou durante a tarde?

Oradores • A seleção dos nossos oradores deve ser criteriosa. Nem sempre uma pessoa que possui elevados conhecimentos técnicos será a ideal para o nosso acontecimento, se não for um bom comunicador. • Os oradores devem saber quais os objetivos do acontecimento; devem conhecer, pessoalmente, o local selecionado e recolher todas as suas necessidades. Por outro lado, deverão também conhecer os restantes oradores e ser facultado um resumo das suas comunicações para evitar sobreposições de temas. • Nota: Para evitar surpresas, devemos ter sempre alguns nomes reservados que possam garantir alguma falha.

Métodos de apresentação • A forma como irá ser feita a apresentação condiciona, também, o nosso programa. • Temos 3 hipóteses de apresentações: • Orador sem apoios – o orador não recorre a qualquer apoio audiovisual. Só deve ser utilizado por quem tenha uma capacidade de oratória bastante elevada uma vez que pode tronar a apresentação aborrecida.

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• Orador com apoios visuais – o orador recorre a apoios audiovisuais para sustentar e completar a sua apresentação. • Demonstração – o orador recorre à demonstração de produtos, por exemplo, para completar a sua apresentação.

Participação da assistência • Quando elaboramos o nosso programa devemos ter em conta a necessidade de criar espaços para que a assistência possa intervir com perguntas, troca de experiências ou esclarecimentos.

Intervalos • Nos intervalos incluem-se, basicamente, as pausas para comer e beber. • Nunca podemos esquecer que as horas das refeições e das pausas e o tipo de comida e bebida servidos determinam a disposição, prazer e conforto dos delegados.

Número de convidados • Na organização de eventos devemos ter em atenção ao número de convidados para se poder proceder á escolha do espaço. O número de convidados nunca deve exceder a capacidade máxima de ocupação, do local pretendido. Caso isso aconteça podemos estar a comprometer o sucesso do evento, pois a falta de espaço pode ser um fator a apontar pelos convidados.

O orçamento • Quando organizamos qualquer acontecimento temos que fazer um levantamento exaustivo de todos os custos. • Para facilitar a tarefa e evitar esquecimentos, dividem-se os custos em duas partes:  Custos fixos (dizem respeito ao seguinte) • aluguer de instalações; • remuneração dos oradores e despesas de deslocação (nem sempre os oradores são remunerados.); • promoção do evento; • remuneração do organizador; • audiovisuais; • aluguer de: mobiliário, púlpito, luzes, et.; • impressão de : comunicações, programas, placas; • exposição (estruturas)

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• sinalética e decoração; • transportes; • seguros.  Custos variáveis • catering; • alojamento; • divertimentos; • outros. • Por outro lado, os eventos têm algumas fontes de rendimento que deveremos ter em conta quando elaboramos o nosso orçamento. Estas fontes de rendimento são de uma maneira geral as seguintes: – inscrições de participantes; – subsídios ou patrocínios; – publicidade; – venda de comunicações; – receitas das exposições. • Ainda que, no final de todas as contas feitas, o nosso orçamento esteja dentro dos parâmetros definidos podemos e devemos sempre pensar em formas de economizar, como por exemplo: – alargar o campo de escolhas (procurar espaços fora dos grandes centros urbanos e verificar se mesmo com as deslocações poupamos); – procurar épocas baixas (os preços vão ser, de certeza , mais baixos); – aproveitar possíveis sinergias (espaços que possuem salas e alojamento, por exemplo); – escolher locais de fácil acesso; – programar todos os serviços; – escolher criteriosamente a ementa (utilizar ingredientes da época e vinhos médios são algumas formas de poupança); – incluir 10% a mais para despesas não planeadas; – procurar fontes de receita.

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Divulgação • Nem todos os eventos carecem de divulgação pública mas quando é necessário os meios mais utilizados são: – Jornais – Revistas – Directmail – Contacto pessoal Jornais • Utilizados, preferencialmente, para promover conferências a nível nacional torna-se bastante dispendioso. • Em alternativa, são utilizados para colocação de pequenos anúncios para promoção de eventos mais pequenos: cursos de formação, workshops, etc. • Podem, ainda, aproveitar-se os suplementos técnicos dos jornais. Revistas • As revistas especializadas e / ou profissionais permitem atingir um segmento de mercado específico. São meios também dispendiosos mas segmentados e por isso mais eficazes. Direct mail • Composto, geralmente, por circulares ou folhetos enviados por correio ou distribuídos porta a porta. Contacto pessoal • Caracteriza-se, essencialmente, pela divulgação de informações junto dos meios de comunicação social (assessoria de imprensa). • Nunca deve ser utilizada de forma individual porque não é mais do que um contacto telefónico. Surtirá bastante efeito se for combinado, por exemplo, com o envio de direct mail.

Existe, ainda, diverso material publicitário (folhetos, flyers, brochuras) que ajudam a promover o evento se forem adequados ao nosso público.

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Convites • Os convites devem ser feitos com quinze dias de antecedência, no mínimo, e devem ser respondidos com a máxima brevidade. O ideal seria que os convites fossemaceites ou recusados nas 48 horas seguintes à sua receção. • 1º designação de cargo da pessoa que convida em nome da empresa • 2º o título do convidado • 3º qual o ato • 4º o local, data e hora • Os convites formais fazem-se sempre em cartão de boa qualidade e impresso, indicando na primeira linha a designação do cargo da pessoa que representa a entidade que convida. • O nome do convidado também deve ser precedido do seu título. • Se for também para os cônjuges utilizar o plural: V.Exas. • O texto impresso pode variar e ser feito expressamente para determinada ocasião, sendo aceitável não personalizar o convite, sobretudo se se tratar de um acontecimento de grandes dimensões para o qual vão ser enviados centenas de convites. Nesse caso, aparecerá impresso no convite “convida V. Exa”. ou V.Exas. (se for extensivo aos cônjuges).

Convites Informais • Adequados a situações menos cerimoniosas. • Os convites informais podem ser feitos em papel de carta da empresa e usam-se para as situações menos cerimoniosas (apresentação de produtos, inauguração de instalações,…). • Mesmo num convite informal deve haver o cuidado de o personalizar.

Documentação • A documentação é o elemento vital de qualquer acontecimento porque assume o papel de compromissos.

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• Qualquer documento escrito por nós servirá para que sejamos julgados por outras pessoas que nem sequer conhecemos. A qualidade desse documento determina a essência positiva ou negativa do julgamento. • Inscrição (ação anterior ao acontecimento) • A inscrição dos participantes ajuda a que tenhamos um registo exato de quem vai estar presente. • Quando enviamos documentação ao convidado para que este se inscreva devemos incluir sempre a informação de quando e onde se realizará. • Placas identificativas • Estas placas são entregues aos participantes e devem obedecer a alguns princípios: – O nome deve ser legível – As informações devem ser exatas – A placa deve ser durável – A placa deve ser de fácil colocação sem danificar a roupa – Deve colocar-se o logotipo do promotor – A placa deve ser de fácil manuseamento na receção • Lista de participantes • Pode ser fornecida a cada participante uma lista com informação acerca de todos os outros participantes. • Deve ser o mais completa possível e exata.

Material de conferência • O material entregue aos participantes é, geralmente, o que se apresenta de seguida: – Capa ou pasta para documentos – Papel para apontamentos – Caneta ou lápis – Programa – Lista de delegados – Planta do local – Discurso dos oradores – Material promocional

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• Discurso dos oradores • Estes documentos devem apresentar-se sob a forma de resumo e não de discurso literal do orador. • Pode acontecer que não sejam entregues no início do acontecimento por motivos diversos: confidencialidade, efeito surpresa… Nesse caso, terá que ser estudada uma altura para o fazer sem perturbar o funcionamento normal do evento.

Mix de entretenimento • O Mix de Entretenimento compõe toda a atividade de lazer, proporcionado ao consumidor. • Ao serem selecionadas as atividades propostas para o evento, ter-se-á que ter em atenção: – o tipo de consumidores, – quais as suas preferências, – quais os seus gostos e necessidades. – É necessário estar além das expectativas destes, satisfazendo todas as suas necessidades (principio de marketing).

O EVENTO • Depois de tanto tempo de preparação não se pode deixar que alguma coisa corra mal no próprio dia. • Não existem fórmulas mágicas para o sucesso mas podem evitar-se as causas mais óbvias de fracasso. • Trabalho administrativo • A receção dos delegados deve ser efetuada de forma eficaz (sem filas!); • Se houver algum problema com um delegado este deve ser encaminhado para outra mesa; • Deve montar-se um centro de informações; • O recurso à sinalética facilita o trabalho; • Os VIP’s devem ser recebidos numa área reservada; • Antes de cada sessão deverá verificar se as salas, o funcionamento dos materiais e a limpeza. • Pessoal de apoio

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• Os acontecimentos podem envolver muitas pessoas pelo que é necessário o n.º de pessoas suficiente para darem apoio. Estes podem ser contratados (com boa apresentação) ou da própria empresa.

Catering • As refeições devem ser planeadas e adequadas a cada programa. • tipo de comida – geralmente, a oferta varia em níveis de luxo e preço, mas também podem ser desenvolvidas à medida. • Não esquecer problemas como: religião, dietas ou estilos (vegetarianos). • Métodos de servir: • Buffet – práticos mas a ementa tem que ser adequada ao facto • de se comer de pé. • Self service – mais rápido do que o serviço à mesa mas mais • difícil de controlar as doses. • À mesa – refeições mais demoradas. • A Ementa • A Ementa deve ser pensada mediante a época de realização do evento, se é verão, pratos mais frescos, se é inverno, pratos mais quentes (exemplo). • Nas refeições formais serve-se primeiro o prato de peixe e depois o de carne, a sobremesa é antecedida de queijos e seguida de café e licores. Muitas vezes, antes de se passar à mesa, já foram servidos aperitivos que em vez de abrirem matam o apetite… • Na elaboração da ementa devem escolher-se pratos simples mas originais. • Uma boa ideia é dar um toque regional à ementa, de acordo com o local em que a refeição for servida. • Deve-se ter o cuidado de não servir carne de porco nem vinhos a visitantes de países muçulmanos, nem carne de vaca a hindus. • Os aperitivos podem ser gin, whisky, Porto e Madeira (secos) e o inevitável vermute. Como há muito quem não beba álcool, deve também servir-se sumos. • A refeição pode ter um ou dois pratos antecedidos de uma entrada e seguidos de uma sobremesa (doce com fruta). Os queijos são um bom final de refeição, principalmente, se forem acompanhados por um bom Porto.

Decoração • A decoração do local do evento é um ponto importante para a apreciação geral de todas as envolventes do evento. A decoração é o conjunto de todos os elementos físicos que conjugados

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entre si proporcionam um aspeto visual agradável contribuindo para a sensação de bem-estar dos convidados dando maior ênfase à notoriedade pretendida. • As flores usadas na decoração das mesas não devem ser muito altas que impeçam a visão das pessoas que estão do outro lado da mesa. E não se devem usar flores muito perfumadas. • A mesa deve refletir o bom gosto dos anfitriões e, por isso, devem utilizar-se materiais nobres e delicados. • A disposição dos elementos na mesa é feita conforme se demonstra na seguinte imagem:

Acolhimento e acompanhamento de visitantes • A receção de visitantes é uma das formas mais correntes de Relações Públicas e é um contacto muito importante pois, segundo a maneira como for recebido, assim o visitante formará uma opinião favorável ou não da empresa. • Deve ser-se educado e delicado. Ninguém gosta de ser recebido por uma pessoa ríspida. • O local de atendimento de visitantes deve ser acolhedor, ter uma mesa, cadeiras confortáveis, jornais, revistas, documentação sobre a atividade da empresa e cinzeiros (no caso de ser permitido fumar no interior da empresa). A decoração deve ser sóbria e o ambiente acolhedor. • Regra geral, quando um visitante se apresenta pela primeira vez, é preciso saber quem é e o que pretende. Deve-se, depois, procurar instalar o visitante confortavelmente até o poder encaminhar para a pessoa indicada. Se, no entanto, o visitante não puder ser recebido, deve

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procurar-se “despedi-lo” com diplomacia para que não fique com má impressão. Nunca se sabe se o visitante inoportuno hoje não será crucial para a empresa amanhã.

Tipos de participantes em eventos • A dimensão protocolar assume a condição de articular relações entre o sistema • organizacional e os participantes dos eventos. Podemos então neste enquadramento seriar os participantes em seis diferentes tipos: o VIPs o Equipa de apoio do VIP o Participantes do evento o Pessoas com deficiência o Crianças e idosos o Acompanhantes VIP’s

VIP’s • É todo o indivíduo que, por motivo de ordem política, sócio-cultural ou artística, atingiu • uma notoriedade que lhe garante o reconhecimento, e ao mesmo tempo, a exposição pública. • Quando se trata da organização de eventos, podemos enquadrar os VIP em três subsistemas: – VIPs que se inscrevem no evento por iniciativa própria; – VIPs convidados, em virtude do relevo académico, científico, desportivo, etc. do seu currículo; – VIPs convidados devido ao seu estatuto político. • O processo protocolar de receção e acompanhamento de um VIP deve seguir as seguintes orientações: • Receção: • Um VIP, por norma, deverá ter uma comissão de receção à sua espera, composta, no mínimo, por um elemento da organização, ou de alguma outra pessoa por ela nomeado. • O convidado VIP deverá ser conduzido à sala de antecâmara da reunião ou, caso seja esperada alguma intervenção, para a mesa de honra ou para a primeira fila da sala de trabalho. • Por norma, aos convidados VIP só se entrega a pasta do evento no início da sessão, devendo-se também oferecer uma lembrança que será entregue no fim da sessão.

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• As questões de segurança também têm de ser consideradas, na eventualidade de se tratar de uma figura que possa estar sujeita a questões de segurança.

Equipa de apoio a vip’s • Em determinadas situações, o VIP vem acompanhado por uma equipa de apoio, que deve ter também acesso a um conjunto de práticas protocolares. • Esta comitiva é muita vezes composta por outros membros igualmente creditados como VIP, mas também por assesores técnicos e políticos e por elementos de segurança pessoal, aos quais deve ser disponibilizada facilidade de trabalho e de deslocação. A todos estes elementos creditados, deve ser disponibilizado:  Um espaço de trabalho devidamente equipado com meios de comunicação e de suporte de informação (terminais de computador, e-mail, Internet, telefones, fax, etc.);  Deve também ser dada total garantia de deslocação e acessibilidade dentro do espaço do Evento;  No caso de existirem questões relacionadas com a segurança, os agentes de segurança dos VIP’s deverão ter total acesso à infraestrutura para poderem avaliar potenciais riscos de Segurança e planear as medidas necessárias para combaterem os mesmos.

Participantes do evento • É todo e qualquer indivíduo que, por motivação própria, procura participar num determinado evento quer assumindo um papel de caráter ativo, envolvendo-se diretamente no processo participativo, por exemplo: – numa conferência, – apresentando um artigo ou um poster; – ou numa feira, como responsável ou empregado num stand; – ou assumindo um papel de caráter mais passivo como delegado de uma conferência ou visitante de uma exposição. • O participante comum tem de cumprir um conjunto de pressupostos organizacionais que passam pela sua inscrição ou candidatura no evento ou, no caso de exposições, podendo apenas aparecer lá no próprio dia. Do ponto de vista protocolar, a organização deverá preparar a pasta de participante, que deverá incluir: 1. O programa do evento; 2. Um dístico identificativo e informativo; 3. Informação detalhada sobre: � o evento (ex. no caso de conferências, uma coletânea de resumos); � programas sociais complementares;

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� programas turísticos complementares. • A receção deve ser feita no secretariado do evento, onde se verifica a inscrição e se entrega a pasta com documentação. Ao nível do acompanhamento, deve haver pessoal especializado • para garantir a melhor informação aos participantes.

Pessoas com deficiência • Na medida do possível, as pessoas portadoras de deficiência deverão poder participar plenamente no evento, tendo sempre em conta as limitações da pessoa e as limitações da infraestrutura onde se realizará o evento. • Sugere-se que entre os funcionários da organização exista no processo de receção de eventos um elemento com as funções específicas de apoio a visitantes portadores de limitações específicas. • Também as infraestruturas deverão estar habilitadas ao nível arquitetónico (acessibilidades a palcos, plataformas, elevadores, casas de banho, etc.) de modo a não existirem situações de inibição.

Crianças e idosos • Os grupos especiais devem ter um acesso e acompanhamento privilegiado no acesso aos eventos, sendo-lhes facilitada e atribuída prioridade no acesso, deslocações internas e alojamento.

Acompanhantes • Os acompanhantes de pessoas com deficiência, idosos e crianças são também alvo de idênticas atenções.

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INTRODUÇÃO AO PROTOCOLO Regras de Protocolo que não são mais do que uma ORIENTAÇÃO na sociedade e nas organizações.

INDUMENTÁRIA Indumentária: receções oficiais • caso algum verificar-se uma equidade de modos de estar e de comportamento social entre uma receção diplomática e um jogo de futebol, pelo que o vestuário terá que ser adequado a cada uma das circunstâncias. De algum modo, havendo o claro sentido de diferenciação, deverá existir uma maior sobriedade em eventos com uma determinação mais clássica. Quando um traje específico é enunciado, deve seguir-se a seguinte indicação: 1. TRAJE INFORMAL – Os convidados deverão trajar um Fato de cor escura; 2. TRAJE CASUAL – Os convidados poderão trajar uma roupa mais cómoda; ex: um fato de cinza-escuro (com camisa branca, gravata formal e sapatos pretos de atacadores). 3. TRAJE DE PASSEIO – deve ser interpretado como fato de sair, pelo que não se está a falar de calções, calças de ganga etc. 4. TRAJE DE GALA – referente a acontecimentos de grande solenidade, smoking, casaca ou fraque para homem, e vestido ou saia comprida para senhora. Em cerimónias de Estado e em cerimónias diplomáticas, sendo também sujeito a confirmação, os convidados deverão, se pretenderem, apresentar-se também com condecorações e/ou comendas, e vestir uma casaca. Casaca – é o traje de cerimónia por excelência mas foi sendo substituído pelo smoking e já só é utilizado em bailes ou receções muito solenes, em honra de Reis ou chefes de Estado. Usado essencialmente à noite, também o pode ser a qualquer hora do dia. Deve ser preto ou azul muito escuro. Os sapatos deverão ser pretos, de preferência verniz. A camisa é branca com peitilho duro; laço branco; colete branco ou preto, no caso de se tratar de uma cerimónia religiosa.

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A casaca admite a colocação de condecoração, mediante a sua solicitação expressa no convite. O uniforme militar correspondente será o de gala, na presença do Chefe de Estado, ou então o grande uniforme ou a jaqueta com condecorações. Para as senhoras, o traje correspondente, é vestido comprido e luvas. Smoking – é o traje masculino que sucedeu à casaca. Só deve ser usado à noite e deve ser preto. No entanto, no verão, o casaco pode ser branco, embora as calças continuem a ser pretas. O smoking não admite condecorações. Para as senhoras, o traje correspondente, é vestido curto chique a não ser que o convite refira, expressamente, “smoking e vestido comprido”. • Fraque – é o traje de cerimónia por excelência para utilizar durante o dia, especialmente para ser usado ao fim da manhã ou ao princípio da tarde. A sobrecasaca deve ser preta ou cinzenta, as calças são cinzentas com as riscas características. Usa-se com chapéu alto (se bem que em desuso) preto ou cinzento; camisa branca, gravata cinzenta e colete preto. Os procedimentos relativamente a condecorações são idênticos ao smoking. No caso do convite indicar fraque, as senhoras podem usar chapéu e luvas. O vestido deve ser curto e, se se tratar de uma cerimónia em igreja, não devem ter os ombros descobertos.

Indumentária: relações comerciais • O vestuário não relações comerciais depende muito do tipo de empresa e de atividade, o que não nos permite definir regras muito específicas. • Todavia, o procedimento comum passa por usar fato e gravata, sendo que essa situação está também dependente do tipo de funções que se exercem. • Convém, todavia, ter em atenção um conjunto de circunstâncias: Sempre que se usa fato (casaco, calças e colete), este deve ter uma linha clássica, deve ter uma só cor e ser completado por peúgas da cor do fato e sapato preto. No verão é aceitável que se tire o casaco, todavia se arregaçar as mangas, estas não devem ser dobradas acima do cotovelo. Se desapertar o colarinho deve tirar a gravata, se receber alguém deve vestir o casaco. A sobriedade do vestir é sempre aconselhada e é um fator de transmissão de confiança. Aconselha-se a que os homens utilizem sempre um facto clássico, com gravata. As senhoras, fato completo ou vestido clássico. Relembre-se que em determinadas culturas o vestuário feminino é muito rigoroso, e pode inclusivamente obrigar o uso de lenços de cabeça.

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PROTOCOLO O modelo protocolar é muito importante no quadro das relações comerciais, quer ao nível da apresentação, quer ao nível do modelo de tratamento. Para as reuniões de trabalho existe um conjunto de regras protocolares fundamentais para o êxito da mesma, nomeadamente: • Pontualidade; • Assertividade na conversa; • Evitar assuntos delicados (política, religião, etc.); • Atender a condições culturais específicas sobre as quais se deve sempre procurar conhecimentos.

O cumprimento é uma manifestação de cortesia, de afabilidade e em muitos casos de reconhecimento. A forma de apresentar cumprimentos varia de sociedade para sociedade e assume especificidades que devem ser conhecidos por todos aqueles que são responsáveis por relações internacionais. Dentro da Europa, a forma como os latinos se cumprimentam é completamente diferente da forma como os nórdicos o fazem: os primeiros são mais efusivos, os segundos muito mais reservados. Os modelos de apresentação e cumprimentos variam imenso do Japão para o Médio-Oriente, e para a América ou África. Ao nível do tratamento relacional, o modelo varia de país para país. De todo o modo, independentemente de se poder usar o grau académico da pessoa, diz o bom senso que se deve utilizar, de uma maneira geral, a designação de género (Senhor, Senhora), acompanhado pelo nome e/ou apelido. Existem algumas regras gerais para apresentações na sociedade ocidental, nomeadamente: • Por norma, qualquer apresentação é feita por uma terceira pessoa que conhece ambos os apresentados; • A regra das apresentações evoca o princípio de que a precedência da apresentação deve ser feita de modo a que seja atendida a condição de ser apresentado aquele que se considera hierarquicamente inferior;

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• O modelo de apresentação deverá contemplar o nome do apresentado, bem como o título profissional ou académico; • Quando se apresenta uma senhora, esta por norma não se levanta, sendo o contrário uma obrigação.

REGRAS DE APRESENTAÇÕES 1. Apresenta-se a pessoa menos importante à mais importante. 2. Os homens são apresentados às senhoras. 3. Entre duas pessoas do mesmo sexo, o mais novo é apresentado ao mais velho. 4. No mundo dos negócios: O inferior hierárquico é apresentado ao superior e Pessoal interno é apresentado ao visitante.

CUMPRIMENTOS • Os cumprimentos variam de sociedade para sociedade. Todavia, como já foi dito, a norma é sempre o aperto da mão direita, muito embora o beijo ou a reverência sejam também bastante usados em todo o mundo. • O aperto de mão deverá ser forte e as pessoas dever-se-ão olhar-se nos olhos. O cumprimento público varia também de país para país, ou mesmo de região para região, e deve ser conhecido e entendido

O PROTOCOLO À MESA DE REUNIÕES Sempre que possível, a escolha da mesa de trabalho deve recair sobre uma mesa redondo, porque esse facto facilita as precedências. Em reuniões com poucos participantes, a pessoa que vai secretariar deve sentar-se à esquerda de quem preside a reunião, no caso de se tratar de uma mesa redonda.

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Tratando-se de uma mesa retangular, a pessoa que vai secretariar deve sentar-se um pouco atrás do presidente da mesa. Numa mesa retangular, o procedimento coloca os visitantes à direita do presidente e os membros da casa à sua esquerda. Se estivermos perante uma delegação importante, o anfitrião decide quem vai sentar à esquerda e quem vai sentar à sua direita, enquanto que as delegações decidem quem da sua comitiva se senta onde. Na eventualidade de existirem tradutores, deve ficar um em cada cabeceira da mesa. Quem preside à reunião deve ficar sentado virado para a entrada da porta da sala onde e efetua a reunião, enquanto que o visitante deve ficar em frente ao anfitrião. Caso a reunião aconteça somente com duas pessoas, o anfitrião deve sentar-se de frente para a porta, mas o seu convidado desta vez senta-se à sua direita. Quando se trata de sentar pessoas lado a lado, é necessário anteriormente medir as sensibilidades para evitar problemas.

PRECEDÊNCIAS PROTOCOLARES No carro com motorista o lugar de honra é: banco de trás à direita do condutor. No carro sem motorista o lugar de honra é: ao lado do condutor. Quando se vai a pé dá-se sempre a direita à pessoa de maior respeito, à mais idosa ou a uma senhora. Nas escadas o homem vai sempre à frente.

Distribuição de lugares à mesa As regras básicas de distribuição de lugares à mesa são: Numa mesa de refeição seja ela oficial ou particular, presidem o anfitrião ou anfitriões; Quando se trata de uma presidência feita por dois homens, a primeira presidência é outorgada ao anfitrião, atribuindo-se o lugar à sua frente para segunda presidência.

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A condição de presidência destaca para além do anfitrião, o portador de cargos políticos, diplomáticos e eclesiásticos, pelo que sempre que eminentes figuras do estado e da sociedade são convidados para um evento assumem eles a presidência da mesa. Nas refeições de caráter familiar, deve-se seguir os procedimentos da elegância e cortesia e boas maneiras.

Na mesa em jantares sociais de casais QUAL A REGRA BASE PARA AS PRECEDÊNCIAS?

A CEDÊNCIA DA DIREITA • À mesa podem optar-se por dois sistemas diferentes: 1. Sistema francês – a presidência fica ao centro (atos oficiais) 2. Sistema inglês – a presidência fica na cabeceira (atos privados) No modelo anglo-saxónico: Anfitriões assumem as cabeceiras da mesa Sentando alternadamente os convidados masculinos/femininos Face a face duas mulheres junto ao anfitrião e dois homens junto à anfitriã. Os casais não devem sentar-se lado a lado nem em frente um ao outro. Cada elemento tem a mesma precedência que o seu par. No modelo francês: As cabeceiras ou topos de mesa não são ocupadas, colocando-se o anfitrião e a sua congénere, face a face no lugar ao centro da mesa. De um lugar e de outro do anfitrião sentam-se duas senhoras; sentando-se dois homens á direita e à esquerda da anfitriã.

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RELAÇÕES SOCIAIS E COMPORTAMENTO EM PÚBLICO Todo e qualquer evento, seja ele um casamento, um funeral, uma festa ou até um acontecimento desportivo, assume manifestações, modos de estar e condutas tradicionais diferentes de região para região no globo. Um casamento muçulmano em nada é comparável com um casamento judeu, muito embora estejamos a falar de povos que partilham a mesma matriz civilizacional e os mesmos territórios de habitat. Todos os procedimentos inerentes às relações sociais e comportamentais deverão então ser adequadas e interpretadas por quem promove qualquer tipo de evento, depois de um aprofundado trabalho de análise do modelo sócio-cultural onde se pretende aplicá-lo.

Refeições e escolha de menus A escolha de refeições e menus é sempre um assunto muito delicado, porque implica conhecer um conjunto de fatores de ordem cultural dos nossos convidados, bem como os seus gostos especiais ou condicionantes pessoais. Fatores como o consumo de bebidas alcoólicas, ou determinados tipos de carne, têm afetações de caráter cultural. As dietas, por exemplo, deverão ser sempre consideradas. O melhor processo é através dos funcionários do convidado, aquando da preparação do evento, procurar saber todos esses pormenores.

Correspondência A correspondência comercial é obviamente mais formal, e ao mesmo tempo mais pragmática, porquanto tem de atingir rapidamente o objetivo a que se propõe. Contrariamente às cartas particulares, a carta comercial deve ser processada a computador e o papel utilizado deverá ter a forma A4. A qualidade do papel e da impressão do timbre da empresa deverão ser muito cuidadas. A apresentação de uma carta deve ser também muito cuidada, pois uma carta rasurada ou com erros causa muito má impressão. Os documentos que acompanham a carta devem seguir em anexo, devendo ser referenciada a sua inclusão no canto inferior esquerdo da folha. Importa, antes de qualquer emissão de carta, verificar se os documentos foram de facto incluídos em anexo e guardar cópias de toda a documentação em arquivo.

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PRECEDÊNCIA DE ESTADO Em Portugal, a precedência de Estado é a seguinte: • Presidente da Assembleia da República; • Primeiro-Ministro; • Presidente do Supremo Tribunal de Justiça; • Presidente do Tribunal Constitucional; • Vice Primeiro–Ministro; •Ministro de Negócios Estrangeiros (durante visitas de Estado); •Ministro da Presidência; •Ministros da República (Açores e Madeira); • Restantes Ministros; • Procurador-Geral da República; • Chefe do Estado-Maior-General das Forças Armadas.

Precedência de chegadas e partidas de viaturas oficiais • Presidência da República • Carro da Polícia; • Guarda Avançada de escolta; • Carro do Chefe de Estado; • Carro da Polícia.

Precedência no interior dos carros nos cortejos e embarques • Nas carruagens e automóveis, o lugar de honra é no banco de trás, á direita em face à direção de marcha. • Nos automóveis, à partida os carros deverão estar colocados de modo a que o lado esquerdo fique ao longo do passeio. A pessoa que ocupa o lugar de honra sobe primeiro, seguindo-se as outras por ordem de importância. • À chegada, o condutor deve agir de modo a que a saída se faça pelo lado direito. A pessoa que ocupa o lugar de honra é a primeira a sair. Nas deslocações oficiais só o banco de trás é ocupado.

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Gestão de Eventos, Etiqueta & Protocolo.

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