Excel 2007 Avanzado

Microsoft Excel Avanzado 2007 Material de apoyo para el curso

Material de apoyo Excel Avanzado 2007

Estimado Cliente:

¡Bienvenido a nuestro centro de capacitación y certificación! Nos comprometemos a que nuestros valores sean la guía de nuestras decisiones y comportamiento.

Nuestros valores:



Trabajo en equipo

Promovemos y apoyamos a un equipo que siendo diverso, está siempre unido, trabajamos juntos para alcanzar nuestros objetivos comunes.



Respeto

Respetamos los derechos y creencias de los demás; tratamos a nuestros clientes y compañeros de trabajo con el más alto grado de dignidad, igualdad y confianza.



Responsabilidad

Aceptamos nuestras responsabilidades individuales y de equipo y cumplimos con nuestros compromisos; asumimos responsabilidad de nuestro desempeño en todas nuestras decisiones y acciones.



Integridad

Empleamos los estándares éticos más altos, demostrando honestidad y justicia en cada acción que tomamos.



Innovación

Somos creativos en dar valor a nuestros clientes, compañeros de trabajo, proveedores y comunidad; nos anticipamos al cambio y capitalizamos las múltiples oportunidades que surgen.

2


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Promovemos y apoyamos a un equipo que siendo diverso, está siempre unido, trabajamos juntos para alcanzar nuestros objetivos comunes.

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Respetamos los derechos y creencias de los demás; tratamos a nuestros clientes y compañeros de trabajo con el más alto grado de dignidad, igualdad y confianza.

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Tabla de contenido CAPITULO 1 ....................................................................................................................................................................6 1.

VALIDACIÓN DE DATOS ...................... .................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................6 .....6 1.1 FICHA CONFIGURACIÓN .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .........................6 ...........6 1.2 FICHA MENSAJE ENTRANTE . ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..................8 ....8 1.3 FICHA MENSAJE DE ERROR. ............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..................9 ....9 CAPITULO 2 ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................12 .........12

2.

FILTROS AVANZADOS ...................... ................................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ....................... .................. ......12 2.1 CRITERIOS CALCULADOS ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. .....................16 ......16

3.

SUBTOTALES ......................................................................................................................................................... 17 3.1 PARA CADA CAMBIO EN . ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. .....................19 ......19 3.2 USAR FUNCIÓN. ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ..................20 ....20 3.3 AGREGAR SUBTOTAL A. ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................20 .........20 REEMPLAZAR SUBTOTALES ACTUALES .......................... ........................................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ .........................21 ...........21 SALTO DE PÁGINA ENTRE GRUPOS .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................21 ..21 RESUMEN DEBAJO DE LOS DATOS ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................22 ..22 CAPITULO 4 ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................23 .........23

4.

AGRUPAR Y ESQUEMA ...................... ................................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ....................... ................ ....23 4.1 AUTOESQUEMAS ............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................24 ..24 4.2 MOSTRAR DETALLE. ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................26 .............26 4.3 OCULTAR DETALLE. ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................26 .............26 4.4 AGRUPAR ............................ ........................................... ............................ ........................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ .........................26 ...........26 4.5 DESAGRUPAR. ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................27 .......27 4.6 BORRAR ESQUEMA ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................27 .............27 CAPITULO 5 ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................28 .........28

5.

TABLAS DE EXCEL EN UNA HOJA DE CÁLCULO .............. ......................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ............. 28 5.1 CREAR UNA TABLA .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................28 ..28 5.2 CONVERTIR UNA TABLA EN UN RANGO DE DATOS .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ..................30 ....30 5.3 ELIMINAR UNA TABLA ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ .........................30 ...........30 .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................31 .........31 CAPITULO 6 ...........................

6.

HERRAMIENTAS PARA SOLUCIONES ...................... ................................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ....................... ....................... ................. ......31 6.1 BUSCAR OBJETIVO .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................31 ..31 6.2 SOLVER .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................32 ..32 CAPITULO 7 ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................35 .........35

7.

ESCENARIOS ......................................................................................................................................................... 35 7.1 CREAR ESCENARIOS ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................35 .............35 7.2 CREAR UN INFORME DE RESUMEN DE ESCENARIO .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ..................37 ....37 7.3 COMBINAR ESCENARIOS DE OTRA HOJA DE CÁLCULO............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ ............................ .........................39 ...........39 CAPITULO 8 ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................40 .........40

8.

TABLAS DINÁMICAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS ...................... ................................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... .............. ... 40

3

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 8.1 ¿Q UÉ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................40 .........40 UÉ ES UNA TABLA DINÁMICA? ............................ 8.2 DESPLAZAR EL INFORME .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................45 .........45 8.3 ¿DÓNDE VA LO QUE SE ARRASTRA Y SE COLOCA? .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ..................46 ....46 8.4 GRÁFICOS DINÁMICOS ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................47 .........47 8.4.1 Crear y personalizar un gráfico ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ .........................48 ...........48 8.4.2 Galería de estilos de gráficos e n Excel 2007........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. .....................48 ......48

CAPITULO 9

9.

........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................49 .........49

AUDITORIA DE FÓRMULAS ..................... ................................ ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... ..........49 9.1 RASTREAR PRECEDENTES ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. .....................49 ......49 9.2 RASTREAR DEPENDIENTES ............................ .......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ..................49 ....49 9.3 RASTREAR ERROR ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................50 ..50 UITAR TODAS LAS FLECHAS ........................... 9.4 Q UITAR .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................51 ..51 9.5 EVALUAR FÓRMULA ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................51 .............51 9.6 MOSTRAR VENTANA DE INSPECCIÓN .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................53 .......53 9.7 MODO DE AUDITORIA DE FÓRMULAS .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................54 .......54 CAPITULO 10 ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................55 .......55

10.

FUNCIONES LÓGICAS DE LA HOJA DE CÁLCULO. .................. ............................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ............. 55

10.1 USO DE LA FUNCIÓN LÓGICA SI() ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................55 .........55 10.2 FUNCIÓN SI() ANIDADA ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. .....................56 ......56 10.3 USO DE LA FUNCIÓN BUSCARV() ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................56 .......56 10.4 USO DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI() .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................57 .......57 10.5 USO DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI() ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ..................58 ....58 SO DE LA FUNCIÓN 10.6 U PAGO() ............................ .......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ .........................59 ...........59 CAPITULO 11 ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................60 .......60 11.

CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FORMATOS DE DATOS PERSONALIZADOS. .............................. ......................................... ...................... .............60

12.

FORMATOS CONDICIONALES ...................... ................................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... .............. ...64

12.1 OBTENER MÁS INFORMACIÓN SOBRE EL FORMATO CONDICIONAL ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................ ......................64 .........64 12.2 APLICAR FORMATO A TODAS LAS CELDAS EMPLEANDO UNA ESCALA DE VARIOS COLORES ........................... .......................................... ............................. ....................64 ......64 12.3 APLICAR FORMATO A TODAS LAS CELDAS UTILIZANDO BARRAS DE DATOS........................... ......................................... ............................ ............................. ............................68 .............68 12.4 APLICAR FORMATO A TODAS LAS CELDAS EMPLEANDO UN CONJUNTO DE ICONOS ........................... ......................................... ............................ ............................ ................70 ..70 12.5 APLICAR FORMATO SÓLO A LAS CELDAS QUE CONTIENEN VALORES DE TEXTO, NÚMERO, O FECHA U HORA.......................... ........................................71 ..............71 12.6 APLICAR FORMATO ÚNICAMENTE A LOS VALORES DE RANGO INFERIOR O SUPERIOR ........................... ......................................... ............................ ............................73 ..............73 12.7 APLICAR FORMATO A LOS VALORES POR ENCIMA O POR DEBAJO DEL PROMEDIO ........................... ......................................... ............................ ............................ ..................75 ....75 12.8 APLICAR FORMATO ÚNICAMENTE A LOS VALORES ÚNICOS O DUPLICADOS .......................... ........................................ ............................ ............................. ............................76 .............76 12.9 UTILIZAR UNA FÓRMULA QUE DETERMINE LAS CELDAS PARA APLICAR FORMATO ........................... ......................................... ............................ ............................ ..................77 ....77 12.10 BORRAR FORMATOS CONDICIONALES ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................ ........................... ................78 ..78 CONDICIONALES ........................... CAPITULO 13 ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................80 .......80 13.

FORMATEAR IMÁGENES ..................... ................................ ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... ..........80 13.1 Más contraste ............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................82 .........82 13.2 Menos contraste ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. .....................82 ......82 13.3 Más brillo ............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................82 ..82 13.4 Menos brillo............................ brillo.......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................8 .............82 2 13.5 Recortar ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................83 .......83 13.6 Girar 90 grados a la izquierda. ................................ .............................................. ............................ ............................ ............................ ............................. ............................ ......................83 .........83 13.7 Estilo de línea ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ .........................83 ...........83 13.8 Ajuste del texto .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................84 .........84 13.9 Definir color transparente ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................85 .......85 13.10 Comprimir imágenes ............................ .......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ .........................85 ...........85 13.11 Restablecer imagen ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................8 ..............86 6

4

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 CAPITULO 14

14.

............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................87 .......87

COLABORACIÓN CON OTROS USUARIOS EN EXCEL 2007 ................ ........................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ............. 87

14.1 PERMITIR A VARIOS USUARIOS TENER ACCESO A UN LIBRO ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ..................87 ....87 14.2 COMPARTIR UN LIBRO .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................88 .........88 14.3 PRÁCTICA: COMPARTIR UN LIBRO ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................89 .......89 14.4 ADMINISTRACIÓN DE UN LIBRO COMPARTIDO ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ....................90 ......90 14.4.1 Inserción de comentarios a una celda en un libro ............................ .......................................... ............................ ............................. ............................ ......................90 .........90

14.5 ADMINISTRAR LOS CAMBIOS EN UN LIBRO COMPARTIDO. ............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ..................90 ....90 14.6 SEGUIMIENTO DE LOS CAMBIOS EN UN LIBRO ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ....................91 ......91 CAPITULO 15 ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................93 .......93 15.

PROTECCIÓN Y AUTENTICACIÓN DE LIBROS........................... ....................................... ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................... ........93

15.1 PROTECCIÓN DE ACCESO ............................ .......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ..................93 ....93 15.2 FIRMAS Y CERTIFICADOS DIGITALES ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................94 .......94 15.3 PRÁCTICA: PROTECCIÓN DE UN LIBRO MEDIANTE UNA CONTRASEÑA. .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ..................94 ....94 15.4 PROTEGER HOJA DE CÁLCULO. ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ .........................95 ...........95 CAPITULO 16 ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................98 .......98 16.

CONSOLIDAR DATOS ...................... ................................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ....................... ................ ....98

CAPITULO 17 ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .................. .... 101

17.

CREAR, EDITAR Y CORRER MACROS ..................... ................................ ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ....................... ....................... ............. .. 101

17.1 GRABAR UNA MACRO ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .................... ...... 101 17.2 CREAR UNA MACRO MEDIANTE MICROSOFT VISUAL BASIC ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ........................... ............. 103 17.3 COPIAR PARTE DE UNA MACRO PARA CREAR OTRA ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ......................... .......... 103 17.4 ASIGNAR UNA MACRO A UN OBJETO, GRÁFICO O CONTROL .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ................ 104 17.5 ELIMINAR UNA MACRO ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. .................. ... 105 17.6 ASIGNAR MACRO A UN BOTÓN .......................... ........................................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ...................... ........ 105 17.7 EDITAR UNA MACRO ............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .................... ...... 107 18.

EVALUACIÓN DEL CURSO ...................... ................................. ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ......109

5


CAPITULO 1 1.

Validación de Datos

La validación de datos es un proceso que puede utilizar para asegurarse que la información introducida en una lista satisface criterios definidos. Esto incluye el poder especificar el tipo de datos que se espera para un cierto campo (por ejemplo: números entre 1 y 100). Para definir los criterios de validación de datos, primero debe seleccionar el rango de celdas al que se desea aplicar el criterio (de ser posible es mejor seleccionar toda la columna a validar), para luego acceder al comando Validación de la ficha Datos. Seleccionar el rango de celdas a validar (se recomienda toda la col column umna a

Abrir la ficha ficha Datos y Datos y entrar al comando Validación del grupo herramientas de datos. datos.

1.1 Ficha Configuración Cuando aparezca el cuadro de diálogo Validación de datos, cámbiese a la ficha Configuración. Normalmente, los Criterios de validación permiten controlar el valor introducido en una celda. Sin embargo, existe la posibilidad de que un usuario puede usar los métodos Copiar y y Pegar para para introducir información inválida en una celda, aún cuando ésta tenga un criterio de validación especificado.

6


Una vez que selecciona un tipo de datos en la lista desplegable Permitir , Excel modifica el cuadro de diálogo para que introduzca información adicional de acuerdo al tipo de datos seleccionado.

Se selecciona un tipo de datos de los permitidos en la lista desplegable

De acuerdo al tipo de datos seleccionado se muestran diferentes opciones para completar la información de la validación, por ejemplo:

7


Después de que haga clic en el botón Aceptar , puede verificar la validación intentando introducir un dato nuevo en alguna de las celdas validadas. Si el dato introducido no cumple con los criterios de validación aparecerá un mensaje de error:

El tipo de datos Personalizada puede ser utilizado para introducir una fórmula dentro de la validación de datos. Por ejemplo: para asegurarse que el valor de una celda es mayor que el valor de otra celda.

1.2 Ficha Mensaje Entrante. El mensaje entrante se utiliza para guiar al usuario sobre el tipo de datos que puede capturar en una celda. De esta manera se podrá introducir un título y el contenido del mensaje. El mensaje será presentado como un comentario junto a la celda validada, siempre que el usuario se coloque en dicha celda.

8


1.3 Ficha Mensaje de Error. Cuando se ha introducido un dato inválido en alguna celda, Excel muestra un mensaje de error estándar y obliga al usuario a reintentar o cancelar.

Para introducir su propio mensaje de error hay que hacer clic en la ficha Mensaje de error. Aquí puede especificar un título para el encabezado del mensaje y el texto del mensaje personalizado.

9

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Dentro del mensaje de error se tienen 3 estilos diferentes de iconos: Límite, Advertencia e Información. Estos tres estilos de mensajes presentan diferentes íconos j unto al texto de su mensaje y presentan distintas opciones al usuario. Si el estilo del mensaje es Límite (valor por omisión), el usuario se ve obligado a reintentar o cancelar.

Si selecciona Advertencia se le indicará al usuario que los datos son inválidos, pero se da la opción de introducirlos en la celda a esar del error.

Si selecciona Información, el usuario será informado del error, pero no se le dará opción de reintentar.

Rodear con un círculo datos no válidos.- Lo que hace es trazar un círculo rojo alrededor de los datos No válidos. Esto es cuando se tiene validación de datos en un libro, lo que hace es que traza un círculo alrededor de los datos que no cumplen con los criterios de validación..

10


Por ejemplo la columna Edad está validada para que los datos capturados sean número enteros entre 18 y 60, por eso los que no cumplen, los rodea con un círculo rojo.

Borrar círculos de validación.- Elimina todos los círculos trazados alrededor de los datos no válidos.

11


CAPITULO 2 2.

Filtros Avanzados

El proceso de filtrar una lista consiste en ocultar todas las filas, excepto aquellas que cumplan con ciertos criterios establecidos de forma específica. A diferencia de los filtros automáticos, los filtros avanzados permiten: 



Especificar criterios que involucren a dos o más columnas utilizando la conjunción “O” . Por ejemplo: se pueden filtrar de una lista a todos los empleados que son mayores de 50 años o que ganan más de 300 pesos. Especificar 3 o más criterios para una columna en particular donde está involucrada al menos una conjunción “O”.



Especificar criterios calculados. Por ejemplo: se podría listar sólo aquellos empelados cuyos salarios están por encima del 25 por 100 del salario medio.

A diferencia del comando Autofiltro, el comando Filtro avanzado requiere que se le especifiquen los criterios de filtrado dentro de un rango de la hoja separado de la lista. Es conveniente que estos criterios se especifiquen por encima de la lista ya que en caso de que la lista crezca se evitará mover los criterios de filtrado especificados.

Para introducir los criterios es importante dejar espacio para poderlos escribir y por lo menos debe existir una línea vacía entre la lista y los criterios.

Veamos un ejemplo de cómo especificar los criterios para un filtro avanzado mediante el cual se desea encontrar las ventas del sr. Perez mayores a $50000

12


Es muy importante que los criterios tengan el mismo nombre del campo que se quiere filtrar. Además, que el encabezado tenga un formato bien definido. De preferencia es conveniente copiar los encabezados de la lista y escribir el criterio debajo de ellos.

En este ejemplo se está utilizando la conjunción

“Y”.

Se puede observar que los criterios van en la misma fila.

En caso de que se desee obtener la lista de las ventas del Sr. Perez escribir los criterios de la siguiente forma:

“O” los

importes mayores de 50,000 se deben

Note que le edad está ubicada en una fila diferente a la del salario.

De la forma anterior, podemos hacer combinaciones entre una conjunción y otra dependiendo en que fila ubiquemos los criterios. Una vez establecidos los criterios, se debe dar un clic en la ficha Datos, en el grupo ordenar y filtrar, para entonces ejecutar el comando Filtro avanzado (antes de ejecutar este comando asegúrese que el Indicador de Celda o Cursor se encuentre ubicado en alguna celda dentro de la lista).

13


1 2 3 4

5

1.

Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: A diferencia del comando Autofiltro, el comando Filtro avanzado

requiere que el usuario especifique el lugar dentro de la hoja de cálculo en donde se mostrarán los resultados del filtro. Esta opción especifica que se desea el resultado del filtro en el mismo lugar en donde está la lista. 2.

Copia a otro lugar: Si se activa esta opción, será necesario indicar un lugar dentro de la hoja de trabajo para

que Excel copie ahí las filas que cumplan con los criterios de filtrado. Es necesario tener una fila con los encabezados de columnas que se vayan a necesitar. Esta opción es muy útil dado que se puede seleccionar únicamente los campos que se vayan a necesitar. Observe que si se selecciona está opción, se activa el cuadro de texto Copiar a: que sirve precisamente para que ahí se escriba o se seleccione el rango en el que se desea el resultado.

14


Se pueden seleccionar solo los campos de información que sean necesarios, y es importante dejar mínimo una columna entre la lista y el área de copiado.

3.

Rango de la lista: Para comenzar a utilizar un filtro avanzado es importante que la lista se encuentre bien

definida con sus encabezados y que tenga un formato uniforme para cada campo. Una vez asegurado lo anterior, es importante que dejemos el espacio necesario en la parte superior de la lista para introducir los criterios. El rango de la lista inicia desde los encabezados y finaliza hasta el último registro de la lista. Para que el Excel identifique este rango automáticamente basta con que el Indicador de celda esté dentro de una celda en la lista, de otra forma será necesario seleccionar el Rango de la lista con el Mouse desde el Reductor de diálogo del cuadro de texto Rango de la lista. Observe que si selecciona con el Mouse automáticamente se pone el rango absoluto de las celdas seleccionadas.

4.

Rango de criterios: Un rango de criterios se compone de al menos dos filas. Se introducen uno o más

encabezados de columnas en la fila superior y los criterios de filtrado en la segunda y sucesivas filas. Con la excepción de los criterios calculados (que se verán más adelante), los encabezados de un rango deben coincidir exactamente con los de la lista. Para introducir el rango de criterios es importante seleccionarlo de la hoja de cálculo para lo cual se puede usar el botón Reductor de diálogo del cuadro de texto de Rango de criterios. Botón reductor/am liador

5.

Sólo registros únicos: Esta opción añade un filtro adicional a todo lo que se ha especificado en el rango de

criterios. Está opción evita filas duplicadas en el resultado del filtro. Esta opción funciona únicamente en conjunto con la opción Copiar a otro lugar .

15


2.1 Criterios Calculados Los criterios calculados (o basados en fórmulas), son criterios que involucran cualquier comprobación distinta de una simple comprobación entre valores de una columna y constantes. Pedirle al Excel que encuentre a los empleados con salarios mayores a los 50,000 no requiere ningún criterio calculado, pero si se necesita saber ¿Qué empleados tienen sueldo superior al promedio?, entonces sí se necesitará hacer uso de una fórmula. Cuando se utilizan criterios calculados se pueden cometer algunos errores. He aquí tres reglas que los pueden evitar: 1.

El encabezado de un criterio de cálculo no debe ser copiado del encabezado de una columna en la lista. El encabezado de un criterio de cálculo puede estar en blanco o contener cualquier otra co sa que desee.

2.

Las referencias a celdas fuera de la lista deberán ser absolutas.

3.

Las referencias a las celdas dentro de la lista tendrán que ser relativas.

Esta última regla tiene una excepción, como se verá más adelante. Ejemplo: Deseamos saber cuáles empleados de la lista tienen salarios mayores que el salario promedio.

1. Se introduce una fórmula fuera del área de la lista. En este caso la fórmula es: =MEDIANA (F7:F29)

2. Se crea un criterio de comparación haciendo referencia a la celda que contiene la fórmula. Observe en la barra de fórmulas que la referencia a la celda de la lista es relativa, mientras que la referencia a la celda de la fórmula es absoluta.

La excepción a la regla de las referencias es en el caso del ejemplo anterior. Si se quiere hacer referencia directa a la columna del salario la fórmula utilizada debería ser: =F7>MEDIANA ($F$7:$F$29)

3. El último paso es aplicar el filtro avanzado para la lista tomando como ran o de criterio A1:A2

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CAPITULO 3 3. Subtotales Este comando se utiliza cuando se trabaja con listas y sirve para realizar precisamente lo que su nombre indica: añadir líneas de subtotal a cada grupo de datos de acuerdo a una operación indicada, por ejemplo: generar la suma de todos los valores numéricos incluidos en cada grupo de filas de una lista. El comando Subtotales permite también generar otros cálculos complementarios a cada nivel del grupo. Por ejemplo: se puede usar el comando Subtotales para calcular el promedio de los valores de una columna para cada grupo de filas. El comando Subtotales también crea totales generales, es decir, aplica la función que se indique, al total de la lista, así como a subgrupos dentro de la lista. El primer paso para la creación de subtotales es la ordenación de la lista. Es necesario que se ordene una columna que muestre varias categorías diferentes de datos, para esto es necesario tener bien organizada la información de la lista.

El primer paso para crear subtotales es ordenar una lista por categorías.

Abrir la ficha Datos y seleccionar el comando Subtotales. Del grupo esquemas

Ahora que se tiene ordenada la lista por categorías se pueden aplicar Subtotales. En el ejemplo, se desea conocer la cantidad gastada por cada concepto en la lista de gastos.

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Como se quiere obtener el total de gastos por Concepto, se selecciona este campo de la lista desplegable. Se selecciona la función que se desea utilizar. En este caso la función Suma. Como se desea conocer la suma sobre el campo Cantidad , deberá seleccionar este campo.

Si se dejan activas las casillas de verificación de Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de los datos, Excel borrará los subtotales que se hayan aplicado anteriormente y los sustituirá por los nuevos; además incluirá el total general en la parte inferior de la hoja.

El resultado del procedimiento anterior genera un esquema donde se aprecia un subtotal de Cantidad por cada Concepto, y al final de la hoja se puede observar el total General de los gastos. Observe también los símbolos del esquema en la parte derecha de la hoja. Si usted hace clic en cada unos de los símbolos del esquema se mostrarán en pantalla los subtotales de cada nivel del esquema.

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Se crean subtotales por cada categoría y en la columna cantidad aparece la suma de las cantidades Observe los símbolos del esquema. Al hacer clic en cada número se muestra cada unos de los niveles del Subtotal. Al final del esquema se crea un total general que muestra la suma de todos los subtotales.

3.1 Para cada cambio en.

La lista desplegable Para cada cambio en: muestra cada una de las columnas de la tabla disponibles. Se debe seleccionar aquella columna sobre la cual se desee conocer el subtotal. Entonces se aplicará un subtotal para cada cambio de datos en esa columna. Hay que tener cuidado al seleccionar la columna, ya que por ejemplo, si se selecciona la columna de fecha produciría

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3.2 Usar Función.

Se ofrecen 11 funciones que están diseñadas para trabajar con listas como Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto, Contar números, Desvestp, Var, Varp.

3.3 Agregar subtotal a.

El cuadro de lista Agregar subtotal a muestra todas las columnas de la lista en donde se puede aplicar la función seleccionada. Es importante verificar el tipo de datos que maneja la columna donde se va a agregar el subtotal. Se pueden agregar subtotales a varias columnas al mismo tiempo.

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Reemplazar subtotales actuales

Al activar la casilla Reemplazar subtotales actuales se borrarán los subtotales generados anteriores y se crearán nuevos subtotales.

Salto de página entre grupos

Si se selecciona Salto de página entre grupos se generan saltos de página que permiten imprimir los subtotales de cada categoría en hojas separadas.

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Resumen debajo de los datos

Resumen debajo de los datos muestra el total general debajo de la hoja. De otra forma si no se selecciona esta opción sale el total general al inicio de la ho a.

Se borran todos los subtotales existentes en la lista si se hace clic en este botón.

Los signos de más (+) y menos (-) ubicados en la parte superior del esquema (donde aparecen los números que representan los niveles de esquema), sirven para mostrar u ocultar un mayor nivel de detalle en la información de subtotales. Estos símbolos están numerados de acuerdo al número de subtotales que se hayan generado. En el ejemplo mostrado, el primer nivel muestra solamente el total general del esquema, el segundo nivel muestra los subtotales de la lista. Y finalmente el nivel tres muestra los detalles de cada subtotal.

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CAPITULO 4

4. Agrupar y Esquema Muchos de los modelos típicos de hojas de cálculo están constituidos de forma jerárquica. Por ejemplo, en una hoja de presupuestos mensuales, se puede tener una columna para cada mes del año, seguidas de una columna de totales. Para cada elemento de una línea de presupuesto, la columna de totales suma los valores de cada columna de mes. En este tipo de estructura describimos las columnas de los meses como subordinadas o “dependientes de” a las columnas de

los totales, ya que sus valores contribuyen a la consecución del resultado de la columna de totales. Cuando la información se encuentra configurada de esta manera, se puede hacer uso de los esquemas.

Hoja normal con resultados de sumas

Hoja esquematizada con sus niveles.

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Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Los esquemas presentan varias ventajas: una de ellas es que podemos ocultar elementos con solo hacer clic sobre el símbolo del esquema. De otra forma, si se tuviera una hoja sin esquematizar, se tendría que ocultar manualmente las columnas no deseadas.

Otra ventaja es que los esquemas se pueden reorganizar más fácilmente que una hoja no esquematizada, además de que, en una hoja esquematizada se seleccionan más fácilmente aquellas celdas que comparten un nivel jerárquico.

4.1 Autoesquemas Para esquematizar una hoja automáticamente se selecciona el área a esquematizar (en caso de que se desee solo alguna parte de la hoja), en caso contrario, basta con que el Indicador de celda o Cursor ubicado en cualquier celda dentro de la lista.

Es muy importante considerar varios puntos antes de crear un Autoesquema ya que en ocasiones no se podrá generar un Autoesquema si no se cumplen estos puntos. El primero y básico es que deben existir por lo menos dos columnas (o filas) que proporcionen un resumen del Total o Subtotal de los datos de la hoja, esto se debe a que Excel genera solo los niveles jerárquicos si detecta precisamente esos niveles por medio de alguna función que relacione los datos en un Total o Subtotal.

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Observe la barra de fórmulas de esta columna en la cual se ha aplicado una fórmula que arroja un resultado sobre un rango. De esta manera Excel detectará el nivel erár uico.

El segundo punto es revisar la ubicación de las columnas o filas de Totales y subtotales, esto es, se define claramente en donde van a estar ubicadas con relación a los datos de donde surge el resultado. Es muy importante que se defina claramente la ubicación ya que el comando Autoesquema detecta la ubicación de los totales y subtotales y genera el esquema de acuerdo a esta ubicación. De esta manera cuando se crea el Autoesquema, se generará una hoja de cálculo de Excel organizada por jerarquías de Totales y subtotales.

Al crear un Autoesquema aparecen en la parte superior derecha los símbolos de Nivel, en ellos se puede hacer clic para expandir o contraer niveles. Al igual que en la parte superior e izquierda del autoesquema.

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4.2 Mostrar Detalle.

Una vez que se ha generado un esquema aparecen los símbolos de nivel de esquema (representados con números consecutivos) y los símbolos de esquema (+ ó -) en la parte superior y a la izquierda de la hoja de cálculo. Estos símbolos representan jerarquías en base a los totales y subtotales, por lo tanto cada uno de los números de nivel que aparecen representan el total de subtotales. Se puede acceder a estos niveles por medio de la ficha Datos, grupo esquema y en el comando Mostrar Detalle, o por medio de los símbolos más directamente.

4.3 Ocultar Detalle. Simplemente basta con hace clic en cualquier símbolo del nivel de esquema o bien por medio de la ficha Datos, del grupo Esquema y en el comando Ocultar Detalle.

4.4 Agrupar Además de los Autoesquemas, se pueden crear esquemas propios al gusto y necesidades de cada quien.

Como 1er. Paso se deben seleccionar aquellas columnas o filas a las cuales se les quiere crear un nivel de esquema (No seleccionar la fila de resumen de datos ya que se incluye automáticamente)

Para crear el nivel jerárquico del esquema se selecciona el comando Agrupar del grupo esquema que se encuentra en la ficha Datos. Para crear todo el esquema se repiten los pasos 1 y 2 sucesivamente.

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4.5 Desagrupar.

Si se desea desagrupar cualquier conjunto de datos simplemente seleccione los datos o el nivel deseado para desagrupar y ejecute el comando Desagrupar que se encuentra en la ficha Datos, del grupo esquema.

4.6 Borrar Esquema Para eliminar un esquema ejecute el comando Borrar esquema del grupo esquema de la ficha Datos.

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CAPITULO 5 5.

Tablas de Excel en una hoja de cálculo

Cuando se crea una tabla (antes denominada lista) en una hoja de cálculo, de Microsoft Office Excel, los datos se pueden administrar y analizar independientemente de la información que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar una fila para totales, aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Si no desea trabajar con los datos en una tabla, puede convertirla en un rango normal a la vez que conserva el formato de estilo de tabla que ha aplicado. Cuando ya no necesita una tabla, puede eliminarla. Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos que son parte de un conjunto de comandos de análisis condicional.

5.1 Crear una tabla Existen dos métodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija. Insertar una tabla 1.

En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.

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Material de apoyo Excel Avanzado 2007 2.

En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+L o CTRL+T. 3.

Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente. Puede cambiar los nombres predeterminados escribiendo el texto que desee. Si no desea mostrar los encabezados de tabla, puede desactivarlos después.

Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseño. Las herramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla. A diferencia de las listas de Office Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial (marcada con *) para agregar rápidamente nuevas filas. Aplicar formato de tabla a los datos 1.

En una hoja de cálculo, seleccione un rango de celdas vacías o celdas que contengan los datos a los que desea aplicar formato de tabla rápidamente.

2.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.

Cuando usa Dar formato como tabla, Office Excel inserta automáticamente una tabla. 3.

En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea usar. Los estilos de tabla personalizados están disponibles en Personalizado una vez que se ha creado uno o más de ellos.

29


Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseño. Las herramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla. A diferencia de las listas de Office Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial (marcada con *) para agregar rápidamente nuevas filas.

5.2 Convertir una tabla en un rango de datos 1.

Haga clic en cualquier punto de la tabla. Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada.

2.

En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Convertir en rango.

Las características de tabla no siguen estando disponibles después de convertir la tabla nuevamente a un rango. Por ejemplo, los encabezados de fila ya no incluyen las flechas de ordenar y filtrar, y las referencias estructuradas (referencias que usan nombres de tablas) que se usaban en fórmulas se convierten en referencias normales de celda.

También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, elegir Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango. Inmediatamente después de crear la tabla, también puede hacer clic en Deshacer herramientas de acceso rápido para convertirla de nuevo en un rango.

5.3 Eliminar una tabla 1.

En una hoja de cálculo, seleccione una tabla.

2.

Presione SUPR.

30

en la barra de


CAPITULO 6 6.

Herramientas para soluciones

6.1 Buscar objetivo Si sabe qué resultado desea obtener de una fórmula, pero no está seguro de qué valor de entrada necesita la fórmula para obtener ese resultado, use la característica Buscar objetivo. Por ejemplo, imagine que debe pedir prestado dinero. Sabe cuánto dinero desea, cuánto tiempo va a tardar en saldar el préstamo y cuánto puede pagar cada mes. Puede usar Buscar objetivo para determinar qué tipo de interés deberá conseguir para cumplir con el objetivo del préstamo. La característica Buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada variable. Si desea aceptar más de un valor de entrada; por ejemplo, el importe del préstamo y el importe del pago mensual del préstamo, use el complemento Solver. Esta herramienta se encuentra dentro del comando Análisis y si del grupo Herramientas de datos de la cinta Datos.

Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

Con esta herramienta se puede ajustar el valor de una celda específica hasta que una formula dependiente de dicha celda alcanza el resultado especificado. En el cuadro Definir la celda, escriba la referencia de la celda que contiene la fórmula que desea resolver. En el cuadro Con el valor, especifique el resultado de la fórmula que desee. En el cuadro Cambiando la celda, indique la referencia de la celda que contiene el valor que desea ajustar Nota La fórmula de la celda especificada en el cuadro Definir la celda debe hacer referencia a la celda que cambia Buscar objetivo. Haga clic en Aceptar.

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6.2 Solver El complemento Solver es un programa de complemento de Microsoft Office Excel que está disponible cuando instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo, para utilizarlo en Excel primero lo debe cargar. 1.

Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2.

Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccione Complementos de Excel.

3.

Haga clic en Ir.

4.

En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación Complemento Solver y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si Complemento Solver no aparece en la lista del cuadro Complementos disponibles, haga clic en Examinar para buscar el complemento. Si se le indica que el complemento Solver no está instalado actualmente en el equipo, haga clic en Sí para instalarlo.

5.

Una vez cargado el complemento Solver, el comando Solver estará disponible en el grupo Análisis de la ficha Datos.

Con Solver, puede encontrar un valor óptimo para la fórmula en una celda, llamada celda de destino, en una hoja de cálculo.

Solver usa un grupo de celdas que están relacionadas con la celda de destino. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes

especificadas, denominadas

celdas

ajustables, para obtener el resultado especificado en la fórmula de la celda de destino. Puede aplicar restricciones para limitar los valores que podrá usar Solver en el modelo; asimismo, las restricciones pueden estar referidas a otras celdas que modifican la fórmula de la celda de destino.

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1.

En el grupo Análisis de la ficha Datos, haga clic en Solver.

2.

En el cuadro Celda objetivo, escriba una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) o un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) para la celda objetivo. La celda objetivo debe contener una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).).

3.

Siga uno de los procedimientos siguientes: 

Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible, haga clic en Máx.



Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo posible, haga clic en Mín.



Si desea que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valor de y, a continuación, escriba el valor en el cuadro. En el cuadro Cambiando celdas, escriba un nombre o referencia para cada celda ajustable. Separe con comas las referencias no adyacentes. Las celdas ajustables deben estar directa o indirectamente relacionadas con las celdas objetivo. Pueden especificarse 200 celdas ajustables como máximo. Si desea que Solver proponga automáticamente las celdas ajustables basadas en la celda obj etivo, haga clic en Autorredistribuir. En el cuadro Sujeto a las restricciones, especifique todas las restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente relacionadas con la celda de destino.) que desee aplicar. Cómo agregar, cambiar o eliminar una restricción 0.

En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver en Sujeto a las restricciones, haga clic en Agregar.

1.

En el cuadro Referencia de la celda, escriba la referencia de celda o el nombre del rango de celdas para los que desee restringir el valor.

2.

Haga clic en la relación ( <=, =, >=, int o bin ) que desee que haya entre la celda a la que se hace referencia y la restricción. Si hace clic en int, en el cuadro Restricción aparecerá entero. Si hace clic en bin, en el cuadro restricción aparecerá Binario.

3.

En el cuadro Restricción, escriba un número, una referencia de celda, un nombre o una fórmula.

4.


Para aceptar una restricción y agregar otra, haga clic en Agregar.



Para aceptar la restricción y volver al cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga clic en Aceptar.



Solamente pueden aplicarse las relaciones ent y bin en las restricciones en celdas ajustables.



Si se activa la casilla de verificación Adoptar un modelo lineal en el cuadro de diálogo Opciones de Solver, no habrá límite en el número de restricciones. En problemas no lineales, cada celda ajustable puede tener hasta 100 restricciones, además de límites y restricciones enteras en las variables.

7.

En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, en Sujeto a las restricciones, haga clic en la restricción que desee cambiar o eliminar.

33


Haga clic en Cambiar y realice los cambios que desee, o haga clic en Eliminar.

Haga clic en Resolver y siga uno de los procedimientos siguientes: 

Para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo, haga clic en Utilizar solución de Solver en el cuadro de diálogo Resultados de Solver.



Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar valores originales.



Puede interrumpir el proceso de solución presionando ESC. Microsoft Office Excel actualiza la hoja de cálculo con los últimos valores encontrados para las células ajustables.



Para crear un informe basado en su solución después de que Solver encuentre una solución, puede hacer clic en un tipo de informe en el cuadro Informes y, a continuación, hacer clic en el cuadro Correcto. El informe se crea en una nueva hoja de cálculo del libro. Si Solver no encuentra una solución, la opción de crear un informe no está disponible.



Para guardar sus valores de celda ajustados como un escenario que puede mostrar más tarde, haga clic en Guardar escenario en el cuadro de diálogo Resultados de Solver y, a continuación, escriba un nombre para el escenario en el cuadro Nombre del escenario.

34


CAPITULO 7 7.

Escenarios

Los escenarios son parte de una serie de comandos en ocasiones denominados herramientas de análisis y si (Proceso de cambio de los valores de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo: variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de amortización para determinar el importe de los pagos) Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.

7.1 Crear escenarios Supongamos que desea preparar un presupuesto pero no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis Y si.

En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse “Peor opción”, establezca el valor de la celda B1 en 50.000 y el de la celda B2 en 13.200.

Al segundo escenario podría denominarlo “Mejor opción” y cambiar los valores de B1 a 150.000 y de B2 a 26.000.

De la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos, elija el comando Análisis Y

35


Haga clic en Agregar.

1

1.

En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cá lculo.).

2.

En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar.

Para conservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree un escenario que utilice los valores originales de las celdas antes de crear escenarios que cambien valores.

En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.

36


3.

Para evitar que otros usuarios modifiquen un escenario active la casilla de verificación Evitar cambios. Lo anterior funciona siempre y cuando la hoja de cálculo se encuentre protegida.

4.

Para quitar un escenario, de la lista que aparece en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios active la casilla de verificación Ocultar.

5.

Para crear el escenario haga clic en Aceptar.

6.

Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y repita el procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

Aún cuando una hoja de cálculo está protegida es posible agregar escenarios pero no modificar ni eliminar los escenarios existentes (a no ser que se haya desactivado la casilla de verificación Evitar cambios en el cuadro de diálogo Modificar escenario) Aún puede modificar los valores de las celdas cambiantes en la hoja de cálculo, a no ser que las celdas estén bloqueadas.

7.2 Crear un informe de resumen de escenario Para comparar varios escenarios puede crear un informe que los resuma en la misma página. El informe puede listar los escenarios unos junto a otros o resumirlos en un informe de tabla dinámica (informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.).

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En el menú Herramientas comando Escenarios, elija el botón Resumen…

Seleccione Resumen o Informe de tabla dinámica para ver las comparaciones de los escenarios.

Aquí va la celda que cambia los resultados en cada escenario

El resultado del resumen aparece en una nueva hoja de cálculo como sigue:

Se muestra el comparativo de cada escenario contra los valores actuales en el modo de resumen.

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7.3 Combinar Escenarios de otra Hoja de Cálculo Es más sencillo combinar escenarios cuando todos los modelos Y si de las hojas de cálculo son idénticos. Todas las celdas cambiantes en la hoja de cálculo de origen deberán hacer referencia a las celdas cambiantes correspondientes en la hoja de cálculo activa. Microsoft Excel copiará todos los escenarios en la hoja de cálculo de origen en la hoja de cálculo activa. Para combinar escenarios hay que seguir estos sencillos pasos: 1.

Abra todos los libros que contengan los escenarios que desee combinar .

2.

Pase al libro en el que desee combinar los escenarios.

3.

En el menú Herramientas, elija Escenarios.

4.

Haga clic en Combinar.

5.

En el cuadro Libro haga clic en un nombre de libro.

6.

En el cuadro Hoja haga clic en el nombre de una hoja de cálculo que contenga los escenarios que desee combinar y a continuación haga clic en Aceptar.

7.

Repita este proceso si desea combinar escenarios de más h ojas de cálculo.

Una vez combinados todos los escenarios puede ver los comparativos creando un resumen de escenarios.

39


CAPITULO 8 8.

Tablas Dinámicas y Gráficos Dinámicos

8.1 ¿Qué es una tabla Dinámica? Una tabla dinámica es un tipo especial de tabla que resume la información de ciertos campos de una lista o base de datos. Suponga que se tiene una lista de las ventas de una mueblería donde se tienen los siguientes campos: Fecha de la venta, Clave del cliente, Clave del artículo, descripción del artículo, condición de pago (contado, 15 días, 30 días, etc.), la clave del vendedor, el nombre del vendedor, la cantidad de artículos que compró el cliente, importe, IVA, y total de la compra del cliente. Una tabla dinámica normalmente viene a resolver un problema de consulta donde se desea resolver al mismo tiempo el valor para varios criterios pero con una característica en especial, por ejemplo: De la lista de ventas presentada, se desea conocer: 

¿Cuánto fue el total vendido a nuestro cliente Almacenes Monterrey, y en qué fechas realizó sus compras?

Probablemente esto se podría resolver utilizando filtros, u algún otro método de consulta, y por supuesto que se obtendría un resultado satisfactorio. Esta vez haremos uso de tablas dinámicas para resolver y luego se justificará el uso de las mismas. Cuando se desea crear una tabla dinámica, una opción es utilizar el comando Informe de Tablas y gráficos dinámicos para iniciar el asistente en el cual debemos especificar los campos en los cuales estamos interesados, la forma en la que se desea organizar la tabla dinámica resultante, y que tipo de cálculos deseamos que realice la tabla.

Revisar los datos de origen Antes de ejecutar el comando Informe de Tablas y gráficos dinámicos asegúrese tener el Indicador de celda o Cursor ubicado en cualquier celda dentro de la lista a consultar y después abra la ficha Insertar para ejecutar el comando .

Cuando crea un informe de tabla dinámica, cada columna de sus datos de origen se convierte en un campo que puede utilizar en el informe. Los campos resumen múltiples filas de información de los datos de origen. Los nombres de los campos para el informe proceden de los títulos de las columnas de sus datos de origen. Compruebe que tiene nombres para cada colu mna de la primera fila de la hoja de cálculo de los datos de origen.

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Material de apoyo Excel Avanzado 2007 En la imagen anterior, los títulos de columnas País, Comercial, Cantidad del pedido, Fecha del pedido e Id. del pedido se convertirán en nombres de campos. Cuando crea un informe, algo que hará en la práctica al final de la lección, sabrá, por ejemplo, que el campo Comercial representa los datos del Comercial de la hoja de cálculo. Las filas restantes que aparecen debajo de los encabezados deberían contener elementos similares de la misma columna. Por ejemplo, el texto debería estar en una columna; los números, en otra; y las fechas en otra. Dicho de otro modo, una columna que contiene números no debería contener texto, etc. Para terminar, no debería haber columnas vacías en los datos que está utilizando para el informe de la tabla dinámica. También recomendamos que no haya filas vacías; por ejemplo, las filas en blanco que se utilizan para separar un bloque de datos de otro deberían eliminarse. Cuando los datos están listos, coloque el cursor en cualquier lugar. Eso incluirá todos los datos de la hoja de cálculo en el informe. O simplemente seleccione los datos que quiere utilizar en el informe. A continuación, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, vuelva a hacer clic en Tabla dinámica. Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Seleccione una tabla o un rango ya está seleccionado para usted. La casilla Tabla/Rango muestra el rango de los datos seleccionados. Nueva hoja de cálculo ya está seleccionado como lugar en el que se ubicará el informe (puede hacer clic en Hoja de cálculo existente si no desea que el informe se coloque en una hoja de cálculo nueva).

Esto es lo que ve en la nueva hoja de cálculo tras cerrar el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

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El área de diseño para el informe de tabla dinámica. La lista de campos de la ta bla dinámica.

A un lado está la zona de diseño, lista para el informe de tabla dinámica y, al otro lado se encuentra la lista de campos de tabla dinámica. Esta lista muestra los títulos de las columnas de los datos de origen. Como decíamos antes, cada título es un campo: País, Comercial, etc. Para crear un informe de tabla dinámica, desplace cualquiera de los campos a la zona de diseño para el informe de tabla dinámica. Puede hacerlo activando la casilla de verificación junto al nombre del campo, o haciendo clic con el botón secundario del ratón en el nombre de un campo y seleccionando un lugar al que mover el campo. Si ha trabajado con informes de tabla dinámica antes, es normal que se pregunte si todavía puede arrastrar campos para elaborar un informe. Sí puede. Sugerencia Si hace clic fuera del área de diseño (de un informe de tabla dinámica), la lista de campos de la tabla dinámica desaparece. Para recuperar la lista de campos, haga clic dentro del área de diseño de la tabla dinámica o en el informe.

Elaborar un informe de tabla dinámica Ahora ya puede elaborar el informe de tabla dinámica. Los campos que seleccione para el informe dependen de lo que desee hacer. Empecemos averiguando cuánto ha vendido cada comercial. Para obtener la respuesta, necesita datos sobre los comerciales. Así pues, seleccione la casilla de verificación Lista de campos de la tabla dinámica junto al campo Comercial. También necesita datos sobre cuánto han vendido, así que seleccione la casilla de verificación junto al campo Cantidad de los pedidos. Tenga en cuenta que no tiene que utilizar todos los campos de la lista de campos para elaborar un informe.

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Cuando selecciona un campo, Excel lo coloca en un área predeterminada del diseño. Puede desplazar el campo a otra área si lo desea. Por ejemplo, si desea que un campo esté en una columna en lugar de en una fila. Verá có mo hacerlo en la práctica. Los datos del campo Comercial (nombres de los comerciales), que no contienen números, se muestran automáticamente como filas a la izquierda del informe. Los datos del campo Cantidad de los pedidos, que contiene números, aparece correctamente a la derecha. El encabezado sobre los datos del comercial indica "Etiquetas de filas" sobre el campo. El encabezado sobre las cantidades de los pedidos indica "Suma de cantidades de pedidos"; la parte "Suma de" del encabezado es porque Excel utiliza el sumatorio para sumar campos con números. Tenga en cuenta que no importa si activa la casilla de verificación junto el campo Comercial antes o después del campo Cantidad de los pedidos. Excel los colocará automáticamente en el lugar correcto cada vez. Los campos sin números acabarán a la izquierda; los campos con números lo harán a la derecha, independientemente del orden en el que los seleccione. Eso es todo. Con sólo dos clics sabrá cuánto ha vendido cada comercial. A propósito, podría parar con tan sólo una pregunta contestada. Puede utilizar un informe de tabla dinámica como un sistema rápido para obtener la respuesta a una o dos preguntas. El informe no tiene que ser complejo sino útil. Sugerencia No se preocupe si elabora un informe de manera incorrecta. Excel facilita el trabajo para ver cuál es el aspecto de los datos en distintas zonas del informe. Si un informe no es como usted quería al principio, los datos pueden disponerse de otra manera rápidamente, moviendo partes hasta que queden como usted desea, o incluso volviendo a empezar. Ahora ya sabe cuánto ha vendido cada comercial. Pero los datos de origen distribuyen los datos de los comerciales en dos países: Reino Unido y Estados Unidos. Así, otra pregunta podría ser: ¿Cuáles son las cantidades de ventas para cada comercial por país? Para obtener la respuesta, puede agregar el campo País al informe de tabla dinámica como filtro de informe. Utiliza el filtro de informe para centrarse en un subconjunto de datos del informe, a menudo una línea de producto, un período de tiempo o una región geográfica.

43

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Utilizando el campo País como filtro de informe, puede ver un informe aparte para Reino Unido y Estados Unidos, o puede ver ventas para ambos países conjuntamente. Para agregar este campo como un filtro de informe, haga clic con el botón secundario del mouse en el campo País de la Lista de campos de la tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Agregar al filtro del informe. El nuevo filtro de informe País se agrega a la parte superior del informe. La flecha junto al campo País muestra (Todo), y ve los datos de ambos países. Para ver solamente los datos de EE.UU o de Reino Unido, haga clic en la flecha y seleccione un país o el otro. Para volver a ver los datos de ambos países, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en (Todo).

Para eliminar un campo de un informe, deseleccione la casilla de verificación junto al nombre del campo de la Lista de campos de la tabla dinámica. Para eliminar todos los campos del informe y poder volver a empezar, en la Cinta, en la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en la flecha del botón Eliminar y seleccione Eliminar todo. Los datos de origen originales tienen una columna de información de la Fecha del pedido, por lo que hay un campo Fecha del pedido en la Lista campo de la tabla dinámica. Eso significa que puede obtener la respuesta a otra pregunta: ¿Cuáles son las ventas por fecha para cada comercial? Para obtener la respuesta, seleccione la casilla de verificación junto al campo Fecha del pedido para agregar el campo al informe. El campo Fecha del pedido se agrega automáticamente a la izquierda, en orientación de la etiqueta de fila. Esta es la razón por la que el campo no contiene números (las fechas pueden parecer números, pero su formato es de fechas, no de números). Dado que el campo Fecha del pedido es el segundo campo no numérico que se agrega al informe, se integra en el campo Comercial, con sangría a la derecha. Ahora el informe muestra las ventas para cada comercial por fecha, pero son demasiados datos para verlos en una sola vez. Puede obtener estos datos con facilidad de manera más manejable agrupando los datos diarios en meses, trimestres o años.

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Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Para agrupar las fechas, haga clic en una del informe. A continuación, en la ficha Opciones, grupo Grupo, haga clic en Campo Grupo. En el cuadro de diálogo Grupos, seleccione Trimestres, que parece una buena solución en este caso y, a continuación, haga clic en Aceptar. Ahora ve los datos de ventas agrupados en cuatro trimestres para cada comercial.

8.2 Desplazar el informe Aunque el informe de tabla dinámica ha respondido a sus preguntas, todavía se tarda un poco en leer todo el informe; hay que desplazarse hasta el final de la página para ver todos los datos. Puede desplazar el informe para obtener una visión distinta. Para ello, mueva un campo de la zona de Etiquetas de filas a la de columnas del informe (llamada Etiquetas de columnas), que es un área del diseño que no ha utilizado. Cuando desplaza un informe, transpone la vista vertical u horizontal de un campo, moviendo filas al área de columnas, o moviendo columnas al área de filas. Es fácil. Para desplazar este informe, haga clic con el botón secundario del ratón en una de las filas "Trimestre", seleccione Mover y haga clic en Mover "Fecha del pedido" a Columnas. Así se mueve todo el campo Fecha del pedido del área Etiqueta de fila a la de Columna del informe. Ahora los nombres de los comerciales están juntos y, encima del primer trimestre de los datos de ventas pone Etiquetas Columnas, diseñado ahora en columnas en el informe. Además, los totales para cada trimestre aparecen al final de cada columna. En lugar de tener que desplazarse hasta el final de la página para ver los datos, puede verlo en un solo vistazo. Si quiere desplazar el informe de nuevo a la vista original, haga clic con el botón secundario del ratón en uno de los encabezados "Trimestre" y, a continuación, seleccione Mover "Fecha de pedidos" a Filas. Así se desplaza el campo Fecha del pedido de nuevo al área de filas del informe.

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8.3 ¿Dónde va lo que se arrastra y se coloca? Como se ha indicado antes, si prefiere elaborar un informe de tabla dinámica utilizando un método de arrastrar y soltar, como en las versiones anteriores de Excel, todavía puede hacerlo. Hay cuatro casillas en la parte inferior de la Lista de campos de la tabla dinámica . Las casillas se llaman Filtro del informe, Etiquetas de filas, Etiquetas de columnas y Valores. Puede arrastrar campos a esta área. Normalmente en Excel 2007 los campos se agregan al diseño del informe desde la lista de campos bien seleccionando las casillas de los nombres de los campos, o haciendo clic con el botón secundario del ratón y seleccionando un lugar desde un menú. Al hacerlo, los campos se colocan automáticamente en el diseño, y se sitúan automáticamente en la casilla apropiada al final de la lista. Por ejemplo, como el campo Comercial se encuentra en el área Etiquetas de filas del diseño del informe, el nombre del campo Comercial también aparece en la casilla Etiquetas de filas al final de la lista de campos.

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Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Pero si prefiere el método de arrastrar y soltar, arrastre los campos desde el principio de la lista de campos hasta las casillas al final. La etiqueta de la parte superior de cada casilla le indica en qué área del informe debe ir el campo. Por ejemplo, si arrastra el campo Cantidad del pedido a la casilla Valores, ese campo estará en el área Valores del informe. También puede arrastrar los campos entre las casillas para modificar lugares del área de diseño del informe, y puede arrastrar campos fuera de las casillas para eliminarlos del informe.

8.4 Gráficos Dinámicos Un gráfico dinámico se crea a partir de una tabla dinámica, este tipo de gráficos son útiles porque al igual que las tablas dinámicas es muy sencillo actualizarlos. Si está dentro de los datos de la tabla dinámica, basta con hacer clic en este botón para que se cree el gráfico a partir de la tabla.

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8.4.1 Crear y personalizar un gráfico Puede crear gráficos para ver comparaciones, patrones y tendencias en los datos. Por ejemplo, en vez de analizar varias columnas de datos de hoja de cálculo, puede crear un gráfico de los datos y ver si las ventas disminuyen o aumentan en períodos trimestrales. En Excel 2007, puede crear fácilmente gráficos de apariencia profesional. Excel 2007 proporciona varios tipos de gráficos (por ejemplo, circulares, barras y áreas) para mejorar el aspecto visual de la hoja de cálculo. También puede guardar un gráfico como una plantilla de gráficos que puede aplicar rápidamente siempre que cree un nuevo gráfico.

8.4.2 Galería de estilos de gráficos en Excel 2007 Puede cambiar la apariencia de un gráfico mediante la galería de estilos de gráficos. La galería de estilos de gráficos contiene varios tipos de estilos de gráficos. Para aplicar un determinado estilo a su gráfico, seleccione el gráfico y, a continuación, elija el estilo en la galería de estilos de gráficos. De forma predeterminada, cada gráfico tiene un título, una leyenda, las líneas horizontales en el cuerpo del gráfico y etiquetas de eje. Puede personalizar un gráfico de las siguientes formas:



Agregar más elementos al gráfico . Puede agregar etiquetas

de datos a cada punto de datos que se trace en el gráfico. También puede mostrar una lista de los elementos de gráfico seleccionados si hace clic en la flecha situada junto a Elementos del gráfico. 

Cambiar el diseño de los elementos del gráfico . Puede cambiar el diseño del gráfico si selecciona el diseño que

desee en la ficha Diseño. 

Cambiar la apariencia de los elementos del gráfico . Puede cambiar la apariencia y la colocación de los

elementos mediante la ficha Diseño. Por ejemplo, para mostrar líneas de división horizontales y verticales en intervalos específicos, puede usar Líneas de división. Puede cambiar la apariencia de un solo elemento de la serie así como de toda la serie del elemento de gráfico. 

Cambiar el tamaño del gráfico . Puede cambiar el tamaño del gráfico y arrastrar el elemento a otra ubicación

dentro del gráfico. 

Cambiar la apariencia del gráfico . Puede cambiar el formato del elemento de gráfico para cambiar el relleno, la

línea, el estilo de línea, la sombra, el formato 3D y la alineación de los elementos del gráfico. También puede guardar el estilo de gráfico personalizado como una plantilla.

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CAPITULO 9 9. Auditoria de fórmulas La auditoria de fórmulas se refiere a inspeccionar una fórmula y su resultado, esto es saber cómo está compuesta la fórmula y si el resultado que arroja es el correcto. Esto con la finalidad de que si se tiene un error en alguna fórmula o el resultado no es el que debería de estar arrojando sea fácilmente detectable para el usuario.

9.1 Rastrear Precedentes Esta opción se activa desde el menú Herramientas, Auditoria de fórmulas, comando Rastrear Precedentes. Esto es cuando se está colocado en una celda con una fórmula se pueden rastrear las celdas a las que se está haciendo referencia en la misma, lo que hace el Excel es trazar una línea de color con las celdas que se está trabajando, los precedentes son todos los valores de la celda que están antes de la fórmula de ahí su nombre de precedente.

Botón de Rastrear Precedentes del grupo Auditoría de formulas, en la ficha Formulas.

9.2 Rastrear Dependientes Los dependientes son los contenidos de celdas que se utilizan en las fórmulas, es decir que dependen de ellos para obtener un resultado en la fórmula.

49


Si en la celda E4 se rastrea los dependientes se puede observar que se traza una línea hacia las celdas que tienen una fórmula que depende del contenido de esa celda.

9.3 Rastrear error Este comando sirve para cuando ocurre un error en la fórmula se haga el rastreo del mismo, al igual que en los precedentes y dependientes lo que hace es dibujar una flecha de la operación con las celdas involucaradas en la fórmula con el error.

El comando de Rastrear error, está en el grupo Auditoria de Fórmulas. De la ficha formulas

50


9.4 Quitar todas las flechas En una hoja de cálculo de un libro se pueden tener marcados varios rastreos de auditoria.

Como se puede observar en esta hoja del libro hay varios rastreos, todos los que están marcados con flechas de color azul.

9.5 Evaluar fórmula Este comando lo que hace es abrir una ventana donde se va evaluando paso a paso que hace la fórmula, poniendo primero la referencia de la celda y luego sustituyendo cada valor, para e xplicar mejor esto veamos una fórmula que está ubicada en la celda D43, en el menú Herramientas, auditoria de fórmulas y comando Evaluar Fórmula.

51


1

3 2

En esta ventana de evaluar fórmula se muestra.

1.

La referencia es la celda y el nombre de la hoja donde está ubicada la fórmula que se está evaluando.

2.

Al hacer clic en el botón de evaluar la expresión que está subrayada va tomando el valor del contenido de la celda y el resultado más reciente se va poniendo en letra cursiva, para evaluar la fórmula se puede ir haciendo clic en evaluar cada vez y en el cuadro de evaluación van a apareciendo los resultados.

3.

Otra forma de evaluar es Paso a paso, de esta manera después del primer clic en evaluar, se hace un clic en paso a paso para entrar y de esta manera se agrega una referencia más donde se muestra por separado en ese momento que parte de la fórmula se está evaluando.

52


De esta forma se continua evaluando paso a paso para salir, evaluando y paso a paso para entrar hasta que termina la evaluación, se puede Cerrar la venta o bien reiniciar la evaluación, ya que el botón Evaluar se cambia por reiniciar una vez terminada la evaluación.

9.6 Mostrar Ventana de Inspección Una ventana de inspección es una ventana que se abre aparte del submenú de auditoria de fórmulas en donde se pueden analizar de manera directa los contenidos de las celdas, y algunos otros valores como el nombre del libro, de la hoja, de la celda, el valor y la fórmula de esa celda que se inspecciona.

En la ficha formulas del grupo auditoria de fórmulas, mostrar ventana de Inspección.

Se pueden ir agregando todas las inspecciones necesarias, y aquí se ven los valores de la celda, para eliminar una inspección basta con seleccionarla y hacer clic en el botón Eliminar ins ección.

53


9.7 Modo de auditoria de Fórmulas Este modo cambia todas las celdas donde se encuentre alguna fórmula para que se visualice en la celda en lugar del valor, la fórmula que se está calculando, además de que si se hace referencia a diferentes valores de celda y no solo rangos, se muestran los colores de cada referencia de celda en la celda en la que se está ubicado.

En la ficha Formulas del grupo auditoria de fórmulas, el comando Modo de auditoria de fórmulas

Como se puede observar todas las celdas sdonde hay fórmulas en este modo se pueden observar todas las fórmulas directo en la celda.

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CAPITULO 10 10. Funciones Lógicas de la hoja de cálculo. 10.1 Uso de la función lógica SI() La función SI() es utilizada para evaluaciones de una sólo celda. Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Es posible utilizar SI() para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis Para hojas de cálculo y de macros: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero: Es el valor que se devolverá si prueba_lógica es VERDADERO. Si prueba_lógica es VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero, la función devuelve VERDADERO. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso: Es el valor que se devolverá si prueba_lógica es FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y se omite el argumento valor_si_falso, la función devuelve FALSO. Valor_si_falso puede ser otra fórmula. =SI(C2="TARJETA",B2*5%,0)

En el siguiente ejemplo se utiliza la función SI() condicional para saber quien paga con tarjeta bancaria o en efectivo. Cuando se pague con tarjeta se cobrara un recargo del 5% En el caso que sea en efectivo no habrá ningún recargo

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10.2 Función SI() Anidada Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas Revise el siguiente ejemplo.

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente.

10.3 Uso de la función BUSCARV() La función BucarV(), localiza un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. La V de BUSCARV significa "Vertical". Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en: Es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Nota: Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Indicador_columnas: Es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento

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Material de apoyo Excel Avanzado 2007 matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! Ordenado: Es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A. En el siguiente ejemplo se muestra la búsqueda del precio de determinados artículos

10.4 Uso de la función SUMAR.SI() La función SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criterios que se especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene números, desea sumar sólo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente fórmula: =SUMAR.SI(B2:B25,">5") En este ejemplo, los criterios se aplican a los mismos valores que se están sumando. Si lo desea, puede aplicar los criterios a un rango y sumar los valores correspondientes en un rango distinto. Por ejemplo, la fórmula =SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) suma sólo los valores del rango C2:C5, donde las celdas correspondientes al rango B2:B5 son iguales a "Juan." La sintaxis de la función SUMAR.SI cuenta con los argumentos siguientes: rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterios Obligatorio. El criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY(). Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles ( "). Si el criterio es numérico, las comillas dobles no son obligatorias. rango_suma Opcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que están especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica los criterios).

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No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamaño y forma que el argumento rango. Las celdas reales que se deben sumar se determinan usando la celda superior del extremo izquierdo del argumento rango_suma como la celda inicial e incluye las celdas que corresponden con el tamaño y la forma del argumento rango. Por ejemplo: Si rango es

y rango_suma es

las celdas reales serán

A1:A5

B5:B15

B5:B15

A1:A5

B1:B3

B5:B15

A1:B4

C1:D4

C1:D4

A1:B4

C1:C2

C1:D4

Se pueden usar los caracteres comodín signo de interrogación ( ?) y asterisco (*) como el argumento criterios. El signo de interrogación corresponde a cualquier carácter único y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde ( ~) antes del carácter.

10.5 Uso de la función CONTAR.SI() La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra, o bien todas las celdas que contienen un número mayor o menor que un número especificado por el usuario. Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de cálculo que contiene una lista de tareas en la columna A y el primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede usar la función CONTAR.SI para contar cuántas veces aparece el nombre de una persona en la columna B y, de esa forma, determinar cuántas tareas tiene asignadas. Por ejemplo: =CONTAR.SI(B2:B25,"Nancy") Para contar celdas basándose en varios criterios, vea la función CONTAR.SI.CONJUNTO. Sintaxis COUNTIF(range, criteria) La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos: rango Obligatorio. Una o más celdas que se van a contar, incluidos números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterios Obligatorio. Número, expresión, referencia de celda o cadena de texto que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32". En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín — signo de interrogación ( ?) y asterisco (*) —. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde (~) delante del carácter que desea buscar. Los criterios no distinguen entre mayúsculas y minúsculas; por ejemplo, la cadena "manzanas" y la cadena "MANZANAS" corresponden a las mismas celdas.

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10.6 Uso de la función PAGO() Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Para obtener una descripción más completa de los argumentos de PAGO, vea la función VA. Tasa es el tipo de interés del préstamo. Nper es el número total de pagos del préstamo. Va es el valor actual, o la cantidad total de una serie de futuros pagos. También se conoce como valor bursátil. Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo es el número 0 (cero) o 1, e indica cuándo vencen los pagos. Defina tipo como

Si los pagos vencen

0 u omitido

Al final del período

1

Al inicio del período

Observaciones El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos. Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con una tasa de interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper. Para conocer la cantidad total pagada durante la duración del préstamo, multiplique el valor devuelto por PAGO por el argumento nper.

59


CAPITULO 11

11. Creación y modificación de Formatos de Datos Personalizados. Dentro de Excel aparte de los formatos estándar ya establecidos también podemos crear formatos de datos personalizados.

1.

Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2.

En el menú Formato, haga clic en Celdas y después en la ficha Número.

3.

En la lista Categoría, elija una categoría similar a la que usted desea y, a continuación, establezca los formatos integrados para que sean similares a los que usted desea. (En realidad, no modificará un formato integrado, sino que creará una copia del mismo para personalizarla.)

4.

En la lista Categoría, haga clic en Personalizada.

5.

En el cuadro Tipo, modifique los códigos de formato de número para crear el formato que desee.

Puede especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Los códigos de formato, separados por punto y coma, definen los formatos para números positivos, números negativos, valores cero y texto, por ese orden. Si usted especifica sólo dos secciones, la primera se utilizará para números positivos y ceros, y la segunda para números negativos. Si especifica sólo una sección, se utilizará para todos los números. Si omite una sección, incluya el punto y coma final de esa sección.

Utilice códigos de formato que describan la forma en que usted desea que aparezca un número; fecha u hora; moneda, porcentaje o notación científica; y texto o espaciado.

Mostrar texto y números Para ver el texto y los números de una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas (" ") o ponga delante de un solo carácter una barra invertida (\). Incluya los caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, escriba el formato $0,00" Exceso";$-0,00" Defecto" para mostrar una cuantía positiva como "$125,74 Exceso" y una cuantía negativa como "$-125,74 Defecto." Los siguientes caracteres se muestran sin utilizar comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < > y el espacio.

60

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Incluir una sección para escribir texto Si se incluye, la sección de texto es siempre la última en el formato de número. Incluya el carácter ( @ ) en la sección en que desee mostrar el texto escrito en la celda. Si se omite el carácter @ en la sección de texto, no se verá el texto que se haya escrito. Si desea ver siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, encierre el texto adicional entre comillas dobles (" ") , por ejemplo, "facturación bruta de "@ Si el formato no incluye una sección de texto, el texto que escriba no se verá afectado por el formato. Agregar espacio Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluya un subrayado (_) seguido del carácter. Por ejemplo, si detrás de un subrayado se cierra un paréntesis (_)), los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que estén entre paréntesis. Repetir caracteres Para repetir el carácter siguiente en el formato y llenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de número. Por ejemplo, introduzca 0*- para incluir suficientes guiones detrás de un número para llenar una celda. Posiciones decimales y dígitos significativos Para dar formato a las fracciones o los números con decimales, incluya los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si un número tiene más dígitos a la derecha del separador decimal que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay más dígitos a la izquierda del separador decimal que marcadores, se mostrarán los dígitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del separador decimal, los números menores que la unidad comenzarán por el separador. 

# muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor.



0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato.



? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo. También se puede utilizar ? para las fracciones que tengan un número de dígitos variable.

Ejemplos: Para mostrar

Use código

1234.59 como 1234.6

####.#

8.9 como 8.900

#.000

.631 como 0.6

0.#

12 como 12.0 y 1234.568 como 1234.57

#.0#

44,398, 102.65 y 2.8 con decimales alineados

???.???

5.25 como 5 1/4 y 5.3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados

# ???/???

este

Separador de miles Para mostrar un punto como separador de miles o para escalar un número por un múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de número.

61

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Para mostrar

Use este código

12000 como 12,000

#,###

12000 como 12

#,

12200000 como 12,2

0.0,,

Color Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección. [Negro]

[Azul]

[Aguamarina] [Verde] [Magenta]

[Rojo]

[Blanco]

[Amarillo]

Condiciones Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, ponga la condición entre corchetes. La condición consta de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los números superiores a 100 en color azul. [Rojo][<=100];[Azul][>100] Símbolos de moneda Para introducir uno de los siguientes símbolos de moneda en un formato de número, active la tecla BLOQ NUM y utilice el teclado numérico para escribir el código ANSI del símbolo.

Para escribir

Mantenga presionada ALT y escriba este código

¢

0162

£

0163

¥

0165 0128

Nota Los formatos personalizados se guardan con el libro. Para que Microsoft utilice siempre un símbolo de moneda específico, cambie el símbolo de moneda seleccionado en Configuración regional en el Panel de control antes de iniciar Excel.

Porcentaje Para mostrar los números como un porcentaje, incluya el signo de porcentaje (%) en el formato de número. Por ejemplo, un número como 0,08 aparecerá como 8%; 2,8 aparecerá como 280%.

Notación científica Para mostrar los números en formato científico, utilice los códigos exponenciales "E-", "E+", "e-" o "e+" en una sección. Si un formato contiene un cero (0) o el signo de número (# ) a la derecha de un código exponencial, Excel muestra el número en formato científico e inserta una "E" o "e". El número de ceros o de signos a la derecha de un código determina el número de dígitos del exponente. "E-" o "e-" pone un signo menos en los exponentes negativos. "E+" o "e+" pone un signo menos en los exponentes negativos y un signo más en los positivos.

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Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Días, meses y años Si utiliza una "m" inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss", Microsoft Excel mostrará los minutos en lugar del mes.

Para mostrar

Use este código

Los meses como 1-12

m

Los meses como 01-12

mm

Los meses como ene-dic

mmm

Los meses como enero-diciembre

mmmm

Los días como 1-31

d

Los días como 01-31

dd

Los días como dom-sáb

ddd

Los días como domingo-sábado

dddd

Los años como 00-99

yy

Los años como 1900-9999

yyyy

Horas, minutos y segundos Para mostrar

Use este código

Las horas como 0-23

H

Las horas como 00-23

hh

Los minutos como 0-59

m

Los minutos como 00-59

mm

Los segundos como 0-59

s

Los segundos como 00-59

ss

Las horas como 4 a.m.

h a.m./p.m.

La hora como 4:36 p.m.

h:mm a.m./p.m.

La hora como 4:36:03 p.

h:mm:ss a/p

El tiempo transcurrido en horas; por ejemplo, 25:02

[h]:mm

El tiempo transcurrido en minutos; por ejemplo, 63:46

[mm]:ss

El tiempo transcurrido en segundos

[ss]

Fracciones de segundo

h:mm:ss.00

a.m. y p.m. Si el formato contiene la indicación a.m. o p.m., la hora se basará en el formato de 12 horas, donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche hasta el mediodía y "p.m." o "p" indica las horas desde el mediodía hasta la medianoche. En caso contrario, el reloj se basará en el formato de 24 horas. La letra "m" o las letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss"; de lo contrario, Microsoft Excel mostrará el mes en lugar de mostrar los minutos. Nota: También puede usar el operador de texto & (símbolo de unión) para unir o concatenar dos valores.

63


CAPITULO 12 12. Formatos Condicionales 12.1 Obtener más información sobre el formato condicional Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como: ¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años? ¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los dos últimos años? ¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes? ¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados? ¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año? ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados en la clase de 4º de secundaria? El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición. Cuando cree un formato condicional, puede hacer referencia a otras celdas de una hoja de cálculo, como =AF2006!A5, pero no puede realizar referencias externas a otro libro.

12.2 Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de varios colores A p l i c a r f o r m a t o a t o d a s l a s c e l d a s e m p l e an d o u n a e s c a l a d e d o s c o l o r e s

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más rojo. Formato rápido 1.

Seleccione un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica.

2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Escalas de color.

64


3.

Seleccione una escala de dos colores. Mueva el mouse (ratón) por los iconos de escala de color para ver cuál es una escala de dos colores. El color superior representa valores superiores y el color inferior representa valores inferiores.

Formato avanzado 1.


2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas. Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

3.


Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.



Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente: 1.

Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

2.

Otra opción es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer diálogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y eligiendo, a continuación, Expandir diálogo

3.

.

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

4.

En Seleccionar un tipo de regla , haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores .

5.

En Editar una descripción de regla , en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 2 colores.

6.

Seleccione un Tipo en Mínima y Máxima. Siga uno de los procedimientos siguientes: 

Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione Valor más bajo y Valor más alto. En este caso, no escriba un Valor en Mínima y Máxima.



Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima.



Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y escriba un Valor en Mínima y Máxima. Los valores válidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje. Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.

65

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 

Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima. Los valores de percentiles válidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos. Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.



Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima. La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.

7.



Los valores de Mínima y Máxima son el valor mínimo y máximo para el rango de celdas. Asegúrese de que el valor de Mínima es menor que el valor de Máxima.



Puede elegir un Tipo para Mínima y Máxima diferente. Por ejemplo, puede elegir Número en Mínima y Porcentual en Máxima. Para elegir una escala de color Mínima y Máxima, haga clic en Color para cada una y, a continuación, seleccione un color. Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores. La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

A p l i c a r f o r m a t o a t o d a s l a s c e l d a s e m p l e an d o u n a e s c a l a d e t r e s c o l o r e s

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo. Formato rápido 1.


2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Escalas de color.

3.

Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color central representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.

66

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Mueva el mouse por los iconos de escala de color para ver cuál es una escala de tres colores. Formato avanzado 1.


2.


3.







2.


3.

.


4.


5.

En Editar una descripción de regla , en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 3 colores.

6.

Seleccione un Tipo en Mínima, Punto medio y Máxima. Siga uno de los procedimientos siguientes: 

Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione un Punto medio. En este caso, no escriba un Valor más bajo y Valor más alto.



Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima.



Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentual y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima. Los valores válidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje. Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.



Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima. Los valores de percentiles válidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos. Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.



Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima.

67

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.

7.



Los valores de Mínima, Punto medio y Máxima son los valores mínimo, punto medio y máximo para el rango de celdas. Asegúrese de que el valor de Mínima es menor que el valor Punto medio que, a su vez, es menor que el valor de Máxima.



Puede elegir un Tipo en Mínima, Punto medio y Máxima diferentes. Por ejemplo, puede elegir un Número en Mínima, Percentil Punto medio y Porcentaje Máxima.



En muchos casos, el valor de Punto medio predeterminado del 50 por ciento funciona mejor pero puede ajustarse para satisfacer requisitos únicos. Para elegir una escala de color Mínima, Punto medio y Máxima, haga clic en Color para cada uno y, a continuación, seleccione un color. Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores. La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

12.3 Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas. Formato rápido 1.


2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en Barras de datos y, a continuación, seleccione un icono de la barra de datos.

Formato avanzado 1.


2.


3.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

68







2.


3.

.


4.


5.

En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Barra de datos.

6.

Seleccione un Tipo de Barra más corta y Barra más larga. Siga uno de los procedimientos siguientes: 

Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione Valor más bajo y Valor más alto. En este caso, no escribe un Valor de Barra más corta y Barra más larga.



Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y, a continuación, escriba un Valor de Barra más corta y Barra más larga.



Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y, a continuación, escriba un Valor de Barra más corta y Barra más larga. Los valores válidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje. Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.



Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuación, escriba el Valor Barra más corta y Barra más larga. Los valores de percentiles válidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos. Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de barra de datos y valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de barra de datos, porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.



Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba un Valor de Barra más corta y Barra más larga. La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.

7.



Asegúrese de que el valor de la Barra más corta es menor que el valor de la Barra más larga.



Puede elegir un Tipo diferente de Barra más corta y Barra más larga. Por ejemplo, puede elegir un Número de Barra más corta y un Porcentaje de Barra más larga. Para elegir una escala de color de Barra más corta y Barra más larga, haga clic en Color de barra. Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores.

69

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 El color de barra que selecciona aparece en el cuadro Vista previa. 8.

Para mostrar sólo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccione Mostrar sólo la barra.

12.4 Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha roja hacia arriba representa valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha hacia abajo verde representa valores más bajos. Formato rápido 1.


2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en Conjunto de iconos y, a continuación, seleccione un conjunto de iconos.

Formato avanzado 1.


2.


3.







2.


3.

.


4.

En Seleccionar un tipo de regla , haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.

70


En Editar una descripción de regla , en la lista Estilo de formato, seleccione Conjunto de iconos . 1.

Seleccione un conjunto de iconos. El valor predeterminado es 3 semáforos (sin marco). El número de iconos, los operadores de comparación y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada conjunto de iconos.

2.

Si lo desea, puede ajustar los operadores de comparación y los valores de umbral. El rango predeterminado de valores para cada icono es igual en tamaño pero puede ajustarlos para satisfacer requisitos únicos. Asegúrese de que los umbrales están en una secuencia lógica de más altos a más bajos, de arriba a abajo.

3.


Aplique un formato a un número, fecha o valor de hora Seleccione Número.



Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje. Los valores válidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje. Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.



Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil. Los valores de percentiles válidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos. Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de barra de datos y valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de barra de datos, porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.



Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba una fórmula en cada uno de los cuadros Valor. La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.

4.

Para colocar el icono en la parte opuesta de la celda, seleccione Invertir criterio de ordenación de icono .

5.

Para mostrar sólo el icono y no el valor en la celda, seleccione Mostrar icono únicamente.



Puede que tenga que ajustar el ancho de la columna para acomodar el icono.



Hay tres tamaños de iconos. El tamaño mostrado dependerá del tamaño de fuente utilizado en la celda.

12.5 Aplicar formato sólo a las celdas que contienen valores de texto, número, o fecha u hora Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a dichas celdas específicas basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una hoja de cálculo de inventario clasificada por categorías, puede resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en amarillo. O bien, en una hoja de cálculo de resumen de almacén al por menor, puede identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volúmenes de ventas menores de 100.000 dólares EE.UU., y región igual a "Sudeste". Formato rápido

71



2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas.

3.

Seleccione el comando que desea, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha.

4.

Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

Formato avanzado

1.


2.


3.







2.


3.

.


4.

En Seleccionar un tipo de regla , haga clic en Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan .

5.

En Editar una descripción de regla , en el cuadro de lista Dar formato únicamente a las celdas con , siga uno de los procedimientos siguientes: 

Aplicar formato por número, fecha u hora Seleccione Valor de la celda, seleccione un operador de comparación y, a continuación, escriba un número, fecha u hora. Por ejemplo, seleccione Entre y, a continuación, escriba 100 y 200 o bien, seleccione Igual a y, a continuación, escriba 1/1/2006.

72

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número, fecha u hora. Si escribe una fórmula, iníciela con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error. 

Aplicar formato por texto Seleccione Texto específico, un operador de comparación y, a continuación, escriba texto. Por ejemplo, seleccione Contiene y, a continuación, escriba Plata o seleccione Que empieza por y, a continuación, escriba Tri. Se incluyen comillas en la cadena de búsqueda y puede utilizar caracteres comodín. La longitud máxima de una cadena es de 255 caracteres. También puede escribir una fórmula que devuelva texto. Si escribe una fórmula, iníciela con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelve ningún valor de error.



Aplicar formato por fecha Seleccione Fechas y, a continuación, una comparación de fechas. Por ejemplo, seleccione Ayer o Semana siguiente.



Aplicar formato a celdas en blanco o sin espacios en blanco Seleccione Celdas en blanco o Sin espacios en blanco.

Un valor en blanco es una celda que no contiene datos y que es diferente a una celda que contiene uno o más espacios (que son texto). 

Aplicar formato a celdas con valores de error o sin error Seleccione Errores o Sin errores. Los valores erróneos son: #####, #¡VALOR!, #¡DIV/0!, #¿NOMBRE?, #N/A, #¡REF!, #¡NUM!, y #¡NULL!

6.

Para especificar un formato, haga clic en Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

7.

Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar. Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

12.6 Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un análisis de personal de departamento. Formato rápido

1.


2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Reglas superiores e inferiores.

73


3.

Seleccione el comando que desee, como 10 elementos superiores o 10% inferiores.

4.


Formato avanzado

1.


2.


3.







2.


3.

.


4.

En Seleccionar un tipo de regla , haga clic en Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior.

5.

En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Aplicar formato a los valores que están en el rango en, seleccione Superior o Inferior.

6.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

7.



Para especificar un número superior o inferior, escriba un número y, a continuación, desactive la casilla de verificación % del rango seleccionado. Los valores válidos son del 1 al 1000.



Para especificar un porcentaje superior o inferior, escriba un número y, a continuación, desactive la casilla de verificación % del rango seleccionado. Los valores válidos son del 1 al 100. Para especificar un formato, haga clic en Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

8.

Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

74

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

12.7 Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviación estándar en un rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluación del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estándar de una calificación de calidad. Formato rápido

1.


2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Reglas superiores e inferiores.

3.

Seleccione el comando que desee, como Por encima del promedio o Por debajo del promedio.

4.


Formato avanzado

1.


2.


3.







2.


3.

.


4.

En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio.

75


En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a valores que sean, siga uno de los procedimientos siguientes: 

Para dar formato a celdas que estén por encima o por debajo del promedio para todas las celdas del rango, seleccione Por encima o Por debajo.



Para dar formato a las celdas que están encima o en una, dos o tres desviaciones estándar para todas las celdas del rango, seleccione una desviación estándar.

6.

Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

7.

Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea apli car cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar. Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

12.8 Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados Formato rápido

1.


2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas.

3.

Seleccione Duplicar valores.

4.


Formato avanzado

2.


3.


4.







76



3.

.


5.

En Seleccionar un tipo de regla , haga clic en Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados .

6.

En Editar una descripción de regla , en el cuadro de lista Dar formato a todo, seleccione Único o Duplicar.

7.


8.


12.9 Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede utilizar una fórmula lógica para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una función o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado. 1.


2.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales. 3.







2.


3.

Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

77

.

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato. 4.

En Seleccionar un tipo de regla , haga clic en Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. 1.

En Editar una descripción de regla , en el cuadro de lista Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escriba una fórmula. Se debe comenzar la fórmula con un signo igual (=) y la fórmula debe devolver un valor lógico de VERDADERO (1) o FALSO (0). Ejemplo 1: Utilice un formato condicional con varios criterios y referencias de celda fuera del rango de celdas En esta fórmula, un formato condicional con varios criterios aplicados al rango A1:A5 aplica el formato de color verde a las celdas si el valor medio de todas las celdas del rango es mayor que el valor de la celda F1 y cualquier celda del rango tiene un valor mínimo mayor o igual al valor de G1. Las celdas F1 y G1 están fuera del rango de celdas para las que se aplica el formato condicional. La función Y combina varios criterios y las funciones PROMEDIO y MIN calculan los valores.

Fórmula

Formato

=Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>$F$1; MIN($A$1:$A$5)>=$G$1)

Color de celda en verde

Ejemplo 2: Aplicar sombreado a todas las filas empleando las funciones RESTO y FILA Esta fórmula aplica sombreado a todas las filas del rango de celdas en un color de celda azul. La función RESTO devuelve un resto después de que un número (el primer argumento) se divide por un divisor (el segundo argumento). La función FILA devuelve el número de fila actual. Cuando divide el número de fila actual por 2, siempre obtiene un resto de 0 para un número par y un resto de 1 para un número impar. Debido a que 0 es FALSO y 1 es VERDADERO, a todas las filas impares se les aplica formato. Fórmula

Formato

=RESTO(FILA();2)=1

Color de celda azul

2.


3.


5.

Puede escribir en una fórmula seleccionando las celdas directamente en una hoja de cálculo. Al seleccionar las celdas de la hoja se insertan las . Si desea que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, utilice .

12.10 Borrar formatos condicionales Siga uno de los procedimientos siguientes: Hoja de cálculo 1.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Borrar reglas.

78


2.

Haga clic en Toda la hoja.

Rango de celdas, tabla o tabla dinámica 3.

Seleccione el rango de celdas, la tabla o la tabla dinámica para la que desea borrar formatos condicionales.

4.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, después, en Borrar reglas.

5.

Según lo que haya seleccionado, haga clic en Celdas seleccionadas, Esta tabla o Esta tabla dinámica.

79


CAPITULO 13 13.

Formatear imágenes

Para insertar una imagen prediseñada de la galería de Office, abra el menú Insertar y del grupo Imagen ejecute el comando Imágenes prediseñada. Se activará el Panel de tareas comunes que tendrá la siguiente apariencia.

a b

c

d

e

f g h

a.

Buscar . En este cuadro escriba la palabra o palabras clave que se utilizarán para hacer una búsqueda en la

galería de imágenes. b.

Botón Buscar . Pulse aquí una vez que haya escrito la palabra o palabras clave para iniciar la búsqueda.

c.

Buscar en. La galería se clasifica en colecciones como las que se ven en la figura 2. Despliegue esta lista y active

las casillas de las colecciones donde desea realizar la búsqueda, como se observa en el cuadro 2 de la imagen de arriba. d.

Los resultados deben ser. Despliegue esta lista como se observa en la figura 3 y active o desactive las casillas

que desee, según el tipo y formato de elementos que esté buscando. (Fotografías, imágenes, videos, sonidos, etc.)

80

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 e.

Resultados de la búsqueda. En esta área tendrá una vista previa de los elementos que coinciden con los criterios de su búsqueda.

f.

Organizar clips. Muestra una ventana desde donde puede utilizar la galería de Office, para realizar acciones

como: clasificar clips con su propio criterio, copiar clips de una colección a otra, mover colecciones, importar nuevos clips, crear nuevas colecciones de clips, etc. g.

Imágenes prediseñadas de office Online . Haga Clic en este enlace para descargar clips desde Internet del sitio

de Microsoft Office en la web. h.

Sugerencias para buscar clips . Haga clic aquí para abrir la ventana de ayuda de Microsoft Office, la cual incluye

consejos y temas de ayuda búsquedas en la galería.

para realizar

Una vez que haya encontrado una imagen que coincida con sus criterios de búsqueda, puede insertarla, de las siguientes formas:

Arrastrando la imagen a la izquierda y colocándola sobre el documento.

Haciendo clic en la flecha derecha, que aparece al posicionarse sobre cualquiera de las miniaturas del área Resultados de la búsqueda de la galería. Y seleccionando en el menú contextual que aparece la opción Insertar .

Al seleccionar una imagen prediseñada, aparece la ficha contextual Formato de imagen cuyas funciones se describen a continuación.

81


13.1 Más contraste Aumenta el contraste de la imagen disminuyendo los tonos de gris. Entre má s contraste menos tonalidad gris. La imagen se torna menos opaca .

13.2 Menos contraste Disminuye el contraste de la imagen aumentando tonos de gris. Entre menos contraste más tonalidad gris. La imagen se torna más opaca.

13.3 Más brillo Aumenta el brillo de la imagen agregándole color blanco. Entre más brillo más blanca se verá la imagen. La imagen se torna más brillosa.

13.4 Menos brillo Disminuye el brillo de la imagen agregándole color negro. Entre menos brillo más oscura se verá la imagen. La imagen se torna más oscura...

82


13.5 Recortar Al activar este botón la imagen se podrá recortar. Podrá eliminar las partes que desee de la imagen.

El apuntador del mouse tendrá la siguiente apariencia:

Seleccione la imagen, y haga clic sobre el botón recortar de la barra de herramientas imágenes

Para ocultar partes de la imagen arrastre uno de los vértices hacia adentro. Para volver a mostrar partes ocultas de la imagen arrastre los vértices hacia fuera.

13.6 Girar 90 grados a la izquierda. Cada vez que presione este botón, la imagen seleccionada girará 90 grados en sentido inverso a las manecillas del reloj... Ejemplo.

13.7 Estilo de línea Presione este botón para seleccionar un estilo de línea que se aplicará como marco a la imagen activa.

83


13.8 Ajuste del texto

Existen diferentes formas para definir de qué manera el texto que se encuentra cerca de una imagen se ajusta a ella. Estas opciones se pueden seleccionar desde el botón ajuste del texto.



En línea con el texto. La imagen se comporta como si fuera un carácter más. Le puede aplicar alineación de

párrafo, tabulaciones, sangrías, etc. 

Cuadrado. El texto se ajusta alrededor de la imagen, como si hubiera un marco alrededor de ella.



Detrás del texto. El texto queda por encima de la imagen sin ningún ajuste.



Delante del texto. El texto queda debajo de la imagen sin ningún ajuste.



Arriba y abajo. El texto se ajusta por encima y debajo de la imagen. En esta opción no puede haber texto a los

lados de la imagen. 

Estrecho. El texto se ajusta estrechamente a la imagen respetando su contorno.



Transparente. El texto se ajusta estrechamente a la imagen respetando su contorno, además, si la imagen

tuviera secciones abiertas el texto las rellenaría.

84

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Observe los siguientes ejemplos de ajuste al texto.

Delante del texto

Cuadrado

Estrecho

Transparente

Detrás del texto

Arriba y abajo

13.9 Definir color transparente Esta opción no está disponible para todas las imágenes. Funciona principalmente con imágenes de mapa de bits (bmp). Sirve para definir áreas transparentes en una imagen.

13.10 Comprimir imágenes Sirve para ahorrar espacio en el disco duro o reducir el tiempo del proceso de descarga de un archivo cuando tiene muchas imágenes.

Al comprimir una imagen puede elegir entre varias opciones: 

Reducir la resolución a 96 puntos por pulgada (ppp) para el Web y 200 ppp para impresión y se descarta la información innecesaria.

85




Descartar información adicional. Por ejemplo, cuando se ha recortado o cambiado de tamaño una imagen, las partes "ocultas" de la imagen se almacenan en el archivo. Comprimir la imagen, si es posible.

Tiene la opción de comprimir solo imágenes seleccionadas o bien Todas las imágenes del archivo. Reducir la resolución a 96 puntos por pulgada (ppp) para el Web y 200 ppp para

Cuando se ha recortado o cambiado de tamaño una imagen, las partes "ocultas" de la imagen se almacenan en el archivo, si se eliminan estas ya no

im resión

La apreciación de la comprensión de la imagen es en realidad hasta que se ha guardado el archivo porque se redujo el tamaño y a la momento de abrir el archivo porque se hace más rápido el acceso.

13.11 Restablecer imagen

Sirve para que la imagen regrese a su estado original, en cuanto a tamaño, colores, ajuste, brillo, contraste, etc. Como originalmente se insertó.

86


CAPITULO 14 14.

Colaboración con otros usuarios en Excel 2007

En Excel 2007, puede compartir un libro para que varios usuarios puedan trabajar simultáneamente en el mismo libro. Puede compartir libros o partes concretas de un libro en una red o Internet y administrar eficazmente la información compartida. En Excel 2007 puede establecer contraseñas para permitir únicamente a los usuarios autorizados tener acceso a un libro. Además, al compartir un libro, puede autenticarlo mediante una firma digital para asegurarse de que no se han manipulado o modificado los datos en el mismo.

14.1 Permitir a varios usuarios tener acceso a un libro Al pedir a varios usuarios que tengan acceso al mismo libro, el hecho de que cada usuario deba abrir, modificar y guardar el libro puede convertirse en una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo. En casos como éste, Excel 2007 le ofrece la facilidad de compartir los libros a través de una red para que varios usuarios puedan abrir y trabajar en los libros simultáneamente. También puede compartir un libro con usuarios que no tienen Excel 2007 instalado guardando y publicando el libro como un documento Web. Guardar un libro como un documento Web En Excel 2007, puede guardar un libro como una página web. También puede seleccionar los elementos del libro que desea publicar en Web. Abramos una hoja de cálculo. Puede guardar un libro como una página Web para que varios usuarios puedan obtener acceso a l mismo en un explorador. Después de cambiar el nombre del archivo, debe cambiar el tipo de archivo para que el libro se convierta en una página Web. Observe que aparece un cuadro de diálogo que indica que el libro puede contener elementos que no se podrán guardar en una página Web. Confirme que desea guardar el libro como página Web. El libro Web de la hoja de cálculo que abrió, está ahora guardado como página Web. Puede elegir publicar un informe de tabla dinámica de una hoja de cálculo como página Web. Para ello, debe guardar el libro que contiene el informe de tabla dinámica como página Web. Seleccione la opción Página Web para guardar el libro como página Web.

87

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Puede utilizar la opción Publicar del cuadro de diálogo Guardar como para publicar el informe de tabla dinámica como página Web. Si el informe de tabla dinámica se encuentra en la Hoja2 de la hoja de cálculo. Puede ver los elementos disponibles en la hoja 2 del libro para ubicar el informe de tabla dinámica. Cada vez que un usuario actualice el libro de origen, Excel 2007 actualiz ará la página Web si selecciona la opción “Volver a publicar automáticamente cada vez que se guarde el libro”.

14.2 Compartir un libro En Excel 2007, puede compartir un libro a través de una red para que varios usuarios puedan trabajar en él al mismo tiempo. Por ejemplo, los empleados en una compañía comercial pueden ver y trabajar simultáneamente en diferentes detalles, como la información del cliente y los números de envío, que se almacenan en un libro. Al compartir un libro, más de un usuario podría trabajar al mismo tiempo en las mismas celdas de una hoja de cálculo. Los cambios realizados por los usuarios en los valores de la celda podrían estar en conflicto entre sí. En casos como éste, puede seleccionar los cambios que se deberían aplicar a la celda. Por ejemplo, el precio de un nivel de servicio podría cambiar y dos usuarios podrían escribir dos precios diferentes como nuevo precio. Si ha seleccionado la opción Preguntar cuáles prevalecen en el cuadro de diálogo Compartir libro, puede decidir qué precio mantendrá como precio nuevo. También puede configurar Excel 2007 para mantener un historial de los cambios realizados en un libro. De forma predeterminada, Excel 2007 conserva un registro de todos los cambios durante 30 días. Sin embargo, puede cambiar la duración según sea necesario. Puede escribir la duración necesaria en el cuadro Control de cambios que se encuentra en la ficha Avanzadas del cuadro de diálogo Compartir libro. Para tener acceso a la ficha Avanzadas, haga clic en Compartir libro en el grupo Cambios en la ficha Revisar. También puede compartir un libro enviándolo a los diferentes usuarios a través de un mensaje de correo electrónico. Para enviar un libro a través de un mensaje de correo electrónico, cree un nuevo mensaje de correo electrónico y, a continuación, haga clic en el botón Adjuntar para adjuntar el libro. Para compartir un libro, realice los pasos siguientes: 1.

Para abrir el cuadro de diálogo Compartir libro, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

2.

En el cuadro de diálogo Compartir libro, seleccione la opción Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.

3.

Para confirmar el proceso, haga clic en Aceptar.

4.

Para guardar y compartir el libro, haga clic en Aceptar.

88

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 No puede compartir ningún libro que contenga una tabla de datos. Para compartirlo, debe convertir la tabla de datos en un rango de celdas normal. Para convertirla en un rango de celdas normal, realice los pasos siguientes: 1.

Para convertir una tabla de datos en un rango de celdas normal, selecciónela y haga clic en la ficha Diseño.

2.

En el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.

3.

Para confirmar el cambio, haga clic en Sí en el cuadro de diálogo.

Para enviar un libro a través de un mensaje de correo electrónico, realice los pasos siguientes: 1.

Abra el libro que desea enviar a través de un mensaje de correo electrónico.

2.

Haga clic en el botón de Microsoft Office, elija Enviar y, a continuación, haga clic en Correo electrónico.

3.

En el cuadro Para, escriba la dirección de correo electrónico.

4.

Para enviar el mensaje de correo electrónico con el libro adjunto, haga clic en Enviar.

14.3 Práctica: Compartir un libro Importante Antes de comenzar la práctica, asegúrese de que el archivo Previsiones de costo01 no es un archivo de sólo lectura. Haga clic con el botón secundario en el archivo, haga clic en Propiedades, en el cuadro de diálogo Propiedades de Previsiones de costo01.xlsx, desactive la casilla de verificación Sólo lectura y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En esta práctica, cuenta de usuario se refiere al nombre de usuario que utiliza para iniciar sesión en el equipo. Tarea 1: Habilitar el uso compartido del libro En esta tarea, habilitará el uso compartido del libro. 1.

Para abrir el libro Previsiones de costo01, en Explorador de Windows, vaya a C:\Usuarios\cuenta de usuario\Documentos\5668ae\Permitir a varios usuarios tener acceso a un libro y, a continuación, haga doble clic en Previsiones de costo01.

2.

Para abrir el cuadro de diálogo Compartir libro, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

3.

En el cuadro de diálogo Compartir libro, seleccione la opción Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros. y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4.

Para guardar el libro, en el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, haga clic en Aceptar.

Tarea 2: Guardar un libro como una Página Web En esta tarea, guardará un libro como una página Web. Continuará a partir de la tarea anterior.

89


Para guardar el libro como una página Web, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2.

En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba Previsiones de costo.

3.

Haga clic en la flecha Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Página Web.

4.

Para guardar la página Web, haga clic en Guardar.

5.

Para guardar el libro como un archivo Web, haga clic en Sí .

6.

Para cerrar el libro, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar.

14.4 Administración de un libro compartido Al compartir un libro, varios usuarios podrían trabajar simultáneamente en el mismo libro. Por consiguiente, realizar un seguimiento de los cambios efectuados por cada usuario y administrar el libro compartido se convierte en una tarea tediosa. En esta situación, puede utilizar varias características en Excel 2007, como agregar comentarios y realizar el seguimiento de los cambios en las celdas, para ayudarle a administrar eficazmente la información en el libro compartido. Puede agregar comentarios en las celdas del libro para proporcionar información adicional sobre los datos en las celdas. También puede configurar el libro para grabar cualquier cambio realizado en él.

14.4.1 Inserción de comentarios a una celda en un libro Para proporcionar información adicional sobre los datos de un libro, puede insertar comentarios en las celdas. Para realizar el seguimiento del usuario que insertó o modificó comentarios en la hoja de cálculo, puede forzar los controles de acceso, como requerir a los usuarios que escriban nombres de cuenta y contraseñas cuando tienen acceso a un equipo. Cuando un usuario edita un comentario, los cambios realizados se marcan con el nombre del usuario y se agregan al comentario original.

14.5 Administrar los cambios en un libro compartido. Si varios usuarios obtienen acceso y modifican los datos de un libro, Excel 2007 le permite hacer el seguimiento de los cambios realizados por los diferentes usuarios. Si comparte un libro y habilita el seguimiento de los cambios, los cambios realizados por los usuarios que obtengan acceso simultáneamente al libro se muestran en colores diferentes. Excel 2007 muestra estos cambios como una información en pantalla que contiene los datos del usuario y el equipo de los que el usuario realizó estos cambios. Puede aceptar o rechazar todos los cambios para implementar todos los cambios o restaurar todas las

90

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 celdas a sus valores originales, respectivamente. También puede aceptar o rechazar uno por uno los cambios marcados. Además, puede crear una hoja de cálculo Historial en su libro para mantener un registro detallado de todos los cambios que realice en un libro.

14.6 Seguimiento de los cambios en un libro

Antes de comenzar la práctica, asegúrese de que el archivo Seguimiento de cambios de previsiones01 no es un archivo de sólo lectura. Haga clic con el botón secundario en el archivo, haga clic en Propiedades, en el cuadro de diálogo Propiedades de Seguimiento de cambios de previsiones01.xlsx, desactive la casilla de verificación Sólo lectura y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En esta práctica, cuenta de usuario se refiere al nombre de usuario que utiliza para iniciar sesión en el equipo.

Tarea 1: Habilitación del seguimiento de los cambios en un libro En esta tarea, realizará los pasos para habilitar el seguimiento de los cambios. 1.

Para abrir el libro Seguimiento de cambios de previsiones01, en el Explorador de Windows, vaya a C:\Usuarios\cuenta del usuario\Documentos\5668ae\Administración de un libro compartido y, a continuación, haga doble clic en Seguimiento de cambios de previsiones01.

2.

Para abrir el cuadro de diálogo Resaltar cambios, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y, a continuación, en Resaltar cambios.

3.

Para habilitar el seguimiento de cambios y el uso compartido del libro, seleccione Efectuar control de cambios al modificar. Esto también comparte el libro. Marque la casilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4.

En el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, haga clic en Aceptar.

Tarea 2: Realización de cambios en el libro y creación de una hoja de cá lculo Historial En esta tarea, seguirá los pasos para realizar cambios en un libro y crear una hoja de cálculo Historial. Continuará a partir de la tarea anterior. 1.

Para cambiar el valor de la celda E6, en la celda E6, escriba 15% y, a continuación, pulse ENTRAR.

2.

Para cambiar el valor de la celda E7, en la celda E7, escriba 12% y, a continuación, pulse ENTRAR.

3.

Para guardar los cambios, en la Barra de herramientas de acceso rápido , haga clic en el botón Guardar.

4.

Para abrir el cuadro de diálogo Resaltar cambios, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y, a continuación, en Resaltar cambios.

5.

Para enumerar los cambios en una hoja de cálculo Historial, active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Tarea 3: Aceptación o rechazo de los cambios

91

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 En esta tarea, realizará los pasos para aceptar o rechazar los cambios de un libro. Continuará a partir de la tarea anterior. 1.

En la hoja de trabajo Seguimiento de cambios de previsiones01, en la barra de fichas de hojas, haga clic en la ficha de hoja Hoja1.

2.

Para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar , en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar o rechazar cambios.

3.

Para mostrar los cambios, haga clic en Aceptar.

4.

Para aceptar el primer cambio que se muestra, en el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios, haga clic en Aceptar.

5.

Para aceptar el siguiente cambio que se muestra, en el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios, haga clic en Aceptar.

6.

Para cerrar el libro Seguimiento de cambios de previsiones01, haga clic en Cerrar.

7.

Para guardar los cambios de Seguimiento de cambios de previsiones01, en el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, haga clic en Aceptar.

92


CAPITULO 15 15.

Protección y autenticación de libros Al compartir un libro en una red, los usuarios sin autorización podrían intentar obtener acceso al libro. Por consiguiente, debe asegurarse de que sólo usuarios autorizados puedan abrir o modificar el libro. En Excel 2007, puede limitar el acceso a libros o elementos de los libros mediante el uso de contraseñas. Además, puede autenticar los libros utilizando certificados y firmas digitales para garantizar la integridad de los datos.

15.1 Protección de acceso Para restringir el acceso a un libro o elementos de un libro, puede establecer contraseñas en las hojas de cálculo, celdas o rangos de celdas. La contraseña puede ser una cadena aleatoria que contenga una combinación de caracteres especiales, letras de un alfabeto y números. Si protege su libro mediante contraseña, se pedirá a los usuarios que escriban la contraseña en un cuadro de diálogo que aparece al intentar abrir el libro. Puede especificar los tipos siguientes de contraseñas para los usuarios: 

Contraseña de apertura. Esta contraseña sólo permite a los

usuarios abrir y ver el libro. Esta contraseña está cifrada para ayudarle a proteger sus datos de accesos no autorizados. 

Contraseña de escritura. Esta contraseña permite a los usuarios realizar cambios en el libro y guardar los

cambios. Esta contraseña no está cifrada y tiene como único objetivo proporcionar a determinados usuarios permiso para editar los datos del libro. Al crear las contraseñas, asegúrese de crear contraseñas seguras que sean difíciles de adivinar. Las contraseñas complejas como Y6dh!et5 combinan letras mayúsculas con minúsculas, números y símbolos. Debe evitar crear contraseñas de seguridad baja como Libro 23 ya que las herramientas de pirateo de contraseñas pueden averiguarlas con facilidad.

93


15.2 Firmas y certificados digitales Puede autenticar los libros compartidos utilizando firmas digitales y certificados en Excel 2007. Los certificados digitales y firmas le ayudan a identificar el origen de los libros compartidos. Al firmar un libro mediante un certificado digital, además, se protege el contenido del libro de falsificaciones y modificaciones. Una firma digital es un sello de autenticación electrónico, cifrado y seguro de un libro. Excel 2007 puede reconocer y utilizar firmas digitales para comprobar la identidad del usuario que haya firmado el libro. Para firmar digitalmente un libro de Excel 2007, se requiere un certificado digital. Puede obtener un certificado digital de una entidad emisora de certificados (CA). Si firma un libro en Excel 2007 utilizando un certificado digital obtenido de una CA, los usuarios pueden comprobar la autenticidad de su firma digital. En Excel 2007, también puede crear certificados digitales para uso personal o con fines de prueba. Puede crear sus propios certificados digitales utilizando la herramienta SelfCert.exe que se proporciona en Microsoft Office.

15.3 Práctica: Protección de un libro mediante una contraseña. Tarea 1: Establecimiento de una contraseña para proteger un libro. En esta tarea, establecerá una contraseña para proteger un libro. 1.

Para abrir el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2.

Para obtener acceso al cuadro de diálogo Opciones generales, en el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón Herramientas y, a continuación, haga clic en Opciones generales.

3.

Para establecer una contraseña para abrir un libro, en el cuadro de diálogo Opciones generales, en el campo Contraseña de apertura. Escriba la contraseña deseada

4.

Para establecer una contraseña para modificar un libro, en el cuadro de diálogo Opciones generales, en el cuadro Contraseña de escritura, escriba la contraseña deseada.

5.

Después de establecer las contraseñas, haga clic en Aceptar.

6.

Para confirmar la contraseña que haya establecido para abrir un libro, en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, en el cuadro Vuelva a escribir la contraseña para proceder, a continuación, haga clic en Aceptar.

7.

Para confirmar la contraseña que haya establecido para modificar un libro, en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, en el cuadro Escriba de nuevo la contraseña de escritura , a continuación, haga clic en Aceptar.

8.

Para guardar la configuración, en el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Guardar.

9.

En el cuadro de diálogo Confirmar Guardar como, haga clic en Sí .

94


15.4 Proteger Hoja de cálculo. Si no desea que otro usuario modifique la hoja de cálculo lo podrá hacer a través de la característica Proteger hoja de Microsoft Excel. Al proteger la hoja de cálculo todas las celdas quedarán bloqueadas y no será posible cambiar el contenido o formato de las celdas, insertar filas o columnas, eliminar filas o columnas, modificar objetos, insertar hipervínculos y hacer filtros u ordenaciones. Cuando se trabaja en una hoja de cálculo de un libro, por omisión todas las celdas se encuentran bloqueadas, sólo que esta propiedad no toma efecto hasta que se protege la hoja de cálculo (en el menú Herramientas, comando Proteger hoja de cálculo) Para ver de una manera más clara esto tomamos como ejemplo un formato de un reporte de gastos de viaje, en donde habrá ciertas celdas que si se deban modificar y otras que no.

Si esta activa la casilla que dice oculta, esto significa que cuando se proteja la hoja de cálculo, si la celda contiene una fórmula, esta no se podrá ver en la barra de fórmulas.

95

Todas las celdas de una hoja de cálculo se encuentran Bloqueadas, pero esto no toma efecto hasta que se protege la hoja.


Primero se deben seleccionar las celdas que si se deben modificar, después en el menú Formato, comando Celdas, en la ficha proteger hay que quitar la activación de la casilla que dice Bloqueada.

Después en el grupo cambios de la ficha Revisar, proteger hoja… Para que se active lo del bloqueo de celdas y solo se pueda escribir en las celdas seleccionadas.

96


Debe estar activa esta casilla para poder establecer una contraseña.

Establezca la contraseña para proteger la hoja.

En este cuadro de lista puede seleccionar las acciones que si van a ser permitidas.

97


CAPITULO 16 16.Consolidar Datos Permite reunir información que se encuentra en varias hojas y presentar un resumen. Para explicar más sobre la consolidación de datos se mostrará un ejemplo:

Se tienen varias hojas de cálculo. Las ventas de enero, febrero y marzo, con los mismos vendedores y lo que se pretende es obtener la suma de las ventas de los tres meses de cada vendedor.

Ejemplo: Las ventas de Carlos Loza, en el primer trimestre son de 2,440

Para la consolidación de datos: 1.- Colóquese en la hoja donde va el resumen y seleccione el rango de celdas dónde deberán ir los resultados.

98


2.- Abra la ficha datos y del grupo herramientas de datos ejecute el comando consolidar en donde aparecerá el siguiente dialogo

1

2

4 3

1.- Se deberá seleccionar que tipo de resumen se desea (Suma, Cuenta, Promedio, Máx., min., Producto, Contar números, Desvest) 2.- Referencia donde se encuentran los datos a resumir. En este ejemplo las referencias serían las ventas de cada mes, ventas de enero, ventas de febrero y ventas de marzo. 3.- Aquí se determina si la selección incluye o no los títulos de columnas o bien la columna de conceptos ubicada normalmente al lado izquierdo de la información. 4.- Si se activa esta casilla de verificación se mantiene un vínculo con los datos de origen, es decir en los resultados se crea un esquema de los números a los que se le aplicó una función.

99

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 Con los resultados del ejemplo anterior, y creando vínculos tenemos:

Aquí se puede ver los símbolos de esquema y nos van mostrando las cantidades que en este caso se sumaron.

100


CAPITULO 17 17.Crear, Editar y correr Macros Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro. Para comprender mejor este tema explicaremos con el siguiente ejemplo: Si se tiene que estar dando continuamente el mismo formato a los títulos de las hojas de cálculo se podría grabar una macro para que cuando se haga clic en un botón haga este procedimiento automáticamente.

17.1 Grabar una macro Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones que desea que realice la macro. En los pasos grabados no se inclu ye el desplazamiento por la cinta de opciones.

La cinta de opciones es un componente de la Interfaz de usuario Microsoft Office Fluent.

1.

Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: a)


y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

b) En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel , active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar. 2.

Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: a)

En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

b) En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

101


3.

Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.

4.

En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

5.

En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No pueden usarse espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado para separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje de error indicando que el nombre de la macro no es válido.

6.

Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee utilizar.

La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de método abreviado que utilicen la tecla CTRL que ya están asignadas en Excel, vea Teclas de función y de método abreviado de Excel. 7.

En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro. Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\ nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart se abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

8.

Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción.

9.

Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

102

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 10. Realice las acciones que desee grabar. 11. En la ficha Programador, Programador, en el grupo Código, Código, haga clic en Detener grabación

También puede hacer clic en Detener grabación

.

en el lado izquierdo de la barra de estado.

17.2 Crear una macro mediante Microsoft Visual Basic 1.

Si la ficha Programador Programador no no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: a)


y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. Excel .

b) En la categoría Más frecuentes, frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel , active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar Aceptar.. 2.


En la ficha Programador Programador,, en el grupo Código Código,, haga clic en Seguridad de macros. macros .

b) En Configuración de macros, macros , haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar Aceptar.. Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cua ndo termine de trabajar con las macros. 3.

En el grupo Código Código de de la ficha Programador Programador,, haga clic en Visual Basic. Basic.

4.

De ser necesario, en el Editor de Visual Basic, en el menú Insertar Insertar,, haga clic en Módulo Módulo.. Se crean módulos automáticamente para todas las hojas del libro.

5.

En la ventana de código del módulo, escriba o copie el código de macro que desea utilizar.

6.

Para ejecutar la macro desde la l a ventana del módulo, presione F5.

7.

En el Editor de Visual Basic, en el menú Archivo Archivo,, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel cuando termine de escribir la macro.

17.3 Copiar parte de una macro para crear otra 1.

Si la ficha Programador Programador no no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

103

Material de apoyo Excel Avanzado 2007 a)



b) En la categoría Más frecuentes, frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel , active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar Aceptar.. 2.


En la ficha Programador Programador,, en el grupo Código Código,, haga clic en Seguridad de macros. macros .

b) En Configuración de macros, macros , haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. Aceptar. Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las la s macros. 3.

Abra el libro que contiene la macro que desee copiar.

4.

En la ficha Programador, Programador, en el grupo Código, Código, haga clic en Macros. Macros.

5.

En el cuadro Nombre de la macro, macro , haga clic en el nombre de la macro que desee copiar.

6.

Haga clic en Modificar. Modificar.

7.

En la ventana de código del Editor de Visual Basic, seleccione las líneas de la macro que desee copiar. Para copiar toda la macro, asegúrese de incluir las líneas Sub y Sub y End Sub en Sub en la selección.

8.

En el menú Edición, Edición, elija Copiar. Copiar. También puede hacer clic con el botón secundario y seleccionar Copiar, Copiar, o puede presionar CTRL+C.

9.

En el cuadro Procedimiento de Procedimiento de la ventana de código, haga clic en el módulo en el que desea colocar el código.

10. En el menú Edición, Edición, elija Pegar. Pegar. También puede hacer clic con el botón secundario y seleccionar Pegar, Pegar, o puede presionar CTRL+V. El archivo de libro de macros personal (Personal.xlsb) no se puede modificar porque es un libro oculto que siempre está abierto. Primero debe mostrarlo utilizando el comando Mostrar. Mostrar. También puede abrirlo en el Editor de Visual Basic presionando ALT+F11.

17.4 Asignar una macro a un objeto, gráfico o control 1.

En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario en el objeto, gráfico o control al que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro. macro.

2.

En el cuadro Nombre de la macro, macro , haga clic en la macro que desea asignar.

104


17.5 Eliminar una macro 1.

2.


Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.



Si la macro que quiere eliminar está almacenada en el Iibro de macros personal (Personal.xlsb) y este libro se encuentra oculto, proceda de la siguiente manera para mostrarlo: 1.

En la ficha Ver Ver,, en el grupo Ventana Ventana,, haga clic en Mostrar Mostrar..

2.

En Mostrar libro, libro, haga clic en PERSONAL y después en Aceptar Aceptar..

Si la ficha Programador Programador no no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1.



2.

En la categoría Más frecuentes, frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel , active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar Aceptar.. En la ficha Programador Programador,, en el grupo Código Código,, haga clic en Macros Macros..

Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en. en. Por ejemplo, haga clic en Este libro. libro. En el cuadro Nombre de la macro, macro , haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar. Haga clic en Eliminar Eliminar..

17.6 Asignar Macro a un botón Para asignar una macro a un botón es necesario asignar un comando en la barra de acceso rápido, que manipulara las acciones de la macro. Para lo anterior es importante tener ya grabada la macro. 1.

Desplegamos el cuadro de dialogo para personalizar la “barra de acceso rápido” y elegimos la opción “mas comandos..”

105


2.

Del cuadro de dialogo que se muestra del cuadro combinado “comandos disponibles en:” seleccionamos la

opción de macros.

3.

Aparecerá la lista de macros grabados hasta el momento. Seleccionamos la macro que deseamos visualizar en la barra de acceso rápido, y pulsamos un clic en el botón “agregar” situado en la parte media del cuadro de

dialogo.

106


4.

Si se requiere cambiar características como el nombre y figura del icono, seleccionamos el icono agregado en la parte derecha del cuadro de dialogo, y pulsamos un clic en el botón modificar, del cual se despliegan una serie de opciones que podemos seleccionar para editar el botón asignado.

17.7 Editar una macro

Para editar una macro hay que abrir el visor de Visual Basic y directamente sobre el código del programa hacer la modificación pertinente.

107


En el programa de Visual Basic hay que modificar las instrucciones que sean necesarias.

Este es el editor:

108


18. 1. 2.

EVALUACIÓN DEL CURSO Abra el archivo “Examen Excel_av”. Para el campo ‘ Denominación’ evaluar “Número de préstamos” con la función SI y asignar los

siguientes valores: a) Si tiene 100 préstamos o más = "Muy aceptable", b) De 30 - 99 = "Aceptable", c) 29 o menos = "No aceptable"

3.

Para el campo Precio ajustado evaluar el “Año de edición” e incrementar los siguientes porcentajes al campo Precio de Unidad: a) Si el año de edición es anterior a 1960 – aumentar 30% b) Si el año de edición es 1990 – aumentar 35% c) Y si el año de edición es -2011 – aumentar 40%

4.

Para el campo Precio préstamo evaluar el “País” e incrementar los siguientes porcentajes al campo Precio de Unidad: a) Si el País es Alemania – aumentar 30% b) Si el País es México – aumentar 35% c) Si el País es España – aumentar 40%

5.

Validar las columnas de Categoría de libro para que acepte como máximo 20 caracteres y existencia acepte valores entre 1 y 10 Grabar cada cálculo en una macro diferente y colocar los botones abajo de la lista, Una vez hechos todos los cálculos copiar la información a hoja 2 y hoja 3 para filtrar los datos y mostrar los libros de Computación muy aceptables y los editados en 1980 del país México. Copiar los datos filtrados abajo de la lista de datos Sumar las existencias de los libros de México Sumar los precios ajustados de los libros no aceptables Indicar cuántos libros son de 1960 o anteriores Sumar números de préstamo muy aceptables Indicar cuántos precios de préstamo son superiores a $1 ,000.00 Crear la tabla dinámica para visualizar los libros por categoría, nombre y autor y totalizar sus precios de préstamo" Guarde el archivo con formato habilitado para macros en la carpeta de “Mis Documentos” con el nombre “Biblioteca.XLSM”.

6.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

109

Excel 2007 Avanzado

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