7
A. Sistem Penyimpanan Penyimpanan Berkas Rekam Rekam Medis
Budi (2011) menjelaskan bahwa berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan ara dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien seara individu (bukan kelompok atau keluarga)! "ntuk perlakuan penyimpanan berkas rekam medis berbeda dengan penyimpanan folder atau map perkantoran! #ada berkas rekam medis memiliki $lidah% yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan menempelkan kode warnanya! warnanya! &etika folder disimpan, $lidah% tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna diantara beberapa berkas rekam medis! a! #enyimpana #enyimpanan n berkas berkas rekam medis bertuju bertujuan' an' 1) emp emper ermu muda dah h dan dan memp memper erep epat at dite ditemu muka kan n kemb kembal alii berk berkas as rekam rekam medis yang disimpan dalam rak filing rak filing ! 2) udah udah mengambil mengambil dan tempat tempat penyimpanan! penyimpanan! ) udah udah pengambila pengambilannya! nnya! *) eli elind ndun ungi gi berk berkas as reka rekam m medi mediss dari dari baha bahaya ya pen penur uria ian, n, baha bahaya ya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi! +eng +engan an
demi demiki kian an
maka maka
dipe diperl rluk ukan an
sist sistem em
peny penyim impa pana nan n
deng dengan an
mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli ahli dan kondis kondisii organ organisas isasi! i! yarat yarat berkas berkas rekam rekam medis medis dapat dapat disimp disimpan an yaitu yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut seara kronologis! b! +itinjau dari lokasi penyimpanan berkas rekam medis, maka ara penyimpanan dibagi menjadi 2 ara yaitu' 1! ent entral ralis isasi asi istem #enyimpanan berkas bekam medis seara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan ara menyatukan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap ke dalam suatu folder tempat penyimpanan!
-
a) &ele &elebi biha han' n' 1) eng engur uran angi gi
terj terjad adin inya ya
dupl duplik ikas asii
dala dalam m
peme pemeli liha hara raan an
dan dan
penyimpanan rekam medis! 2) engurangi engurangi jumlah jumlah biaya yang dipergunakan dipergunakan untuk peralatan peralatan dan ruangan! ) .ata kerj kerjaa dan dan perat peratur uran an meng mengen enai ai kegi kegiat atan an pen penat atata atan n medi mediss mudah distandarisasikan! *) emungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan! penyimpanan! /) udah menerap menerapkan kan sistem sistem unit reord! reord! b) &ekurangan' 1) #etuga #etugass menjad menjadii lebih lebih sibuk, sibuk, karena karena harus harus menang menangani ani unit rawat rawat jalan dan unit rawat inap! 2) .empat penerimaan penerimaan pasien harus harus bertugas bertugas selama 2* jam! 2! +esen +esentr trali alisa sasi si istem penyimpanan berkas rekam medis seara desentrlisasi yaitu sistem penyimpanan penyimpanan berkas rekam medis dengan dengan memisahkan memisahkan berkas rekam rekam medis medis pasien pasien rawat rawat jalan, jalan, rawat rawat darura darurat, t, dan rawat inap pada pada folder tersendiri dan atau ruang atau tempat sendiri! Biasanya berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat darurat disimpan pada rak penyimpanan berkas rekam medisdi unit medis atau di tempat pendaftaran rawat jalan! edangkan berkas rekam medis rawat inap disimp disimpan an di ruang ruang penyim penyimpan panan an lain, lain, seperti seperti di bangsa bangsall atau atau di unit unit rekam medis yang terpisah dari tempat penyimpanan rekam medis rawat jalannya! a) &ele &elebi biha han' n' 1) fisiensi fisiensi waktu, sehingga sehingga pesien mendapat pelayanan pelayanan lebih epat! 2) Beban kerja yang yang dilaksanakan dilaksanakan petugas petugas lebih ringan! b) &ekurangan' 1) .erjadi duplikasi dalam pembuatan berkas rekam medis! 2) Biaya yang yang diperlukan diperlukan untuk untuk peralatan peralatan dan ruangan ruangan lebih lebih banyak! banyak!
elain ara penyimpana penyimpanan n berdasarkan berdasarkan lokasi penyimpan penyimpanan an berkas rekam medis, masih ada pengaturan penyimpanan berkas rekam medis menurut jenis sistem penyimpanan yang digunakan pada fasilitas pelayanan kesehatan! enis sistem penyimpanan penyimpanan berkas rekam medis di fasilitas fasilitas pelayanan pelayanan kesehatan sangat beragam, hal ini disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan dari penyimpanan berkas
di
masing3masing,
fasilitas
pelayanan
kesehatan!
enis
sistem
penyimpanan, meliputi' 1. istem #enyimpanan Alphabetic #enyimpanan Alphabetic erupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan urutan urutan abjad! 4uruf depan dari mana pasien akan dijadikan dijadikan huruf kuni untuk untuk penarian penarian pada arak penyimpan penyimpanan! an! #ada jenis penyimpan penyimpanan an ini membut membutuhk uhkan an waktu waktu kerja kerja yang yang lama lama dan mempun mempunyai yai resiko resiko tinggi tinggi terhadap timbulnya banyak kesalahan, misalnya nama uang berubah dan nama nama yang yang salah salah eja! eja! ela elain in itu, itu, tida tidak k dapa dapatt melak melakuk ukan an perk perkir iraan aan terhadap kebutuhan penggunaan area rak tertentu, karana petugas tidak dapat memprediksi memprediksi nama3nama nama3nama pasien yang akan berobat berobat nantinya! nantinya! 4al ini menyebabkan tidak adanya ontrol terhadap pengelolaan pada tempat penyimpanan berkas
rekam
medis!
&ekurangan
lain
dari
jenis
penyimpanan ini adalah petugas harus teliti melihat satu persatu dari hurutan huruf pada nama pasien! +engan demikian jenis penyimpanan ini ook untuk fasilitas pelayanan kesehatan dengan jumlah pasien yang masih sedikit! 2. istem #enyimpanan 5umerik enis penyimpanan berkas dengan numerik merupakan salah satu jenis penyimpanan berkas rekam medis yang mengikuti urutan nomor rekam medisnya! .erdapat ara penyimpanan berdasarkan numerik ini, yaitu ' sistem nomor langsung ( straight numerical filing ), ), sistem angka tengah (middle (middle digit filing ), ), dan sistem angka akhir (terminal ( terminal digit filing )! )! "ntuk "ntuk penjabaran penjabaran masing3masing masing3masing ara penyimpana penyimpanan n dengan dengan numerik numerik terdapat dibawah ini! a! Straihgt Numerical Filing
10
+ikenal dengan sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medisnya seara langsung pada rak penyimpanan! istem penyimpanan penyimpanan numerik dengan straight numerical filing ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang hendaknya diperhatikan sebelu sebelum m suatu suatu fasilit fasilitas as pelaya pelayanan nan keseha kesehatan tan memutu memutuska skan n untuk untuk menggunakan sistem ini! 6dapun kelebihan dari jenis penyimpanan straight numerical filing adalah' 1! uda udah h dala dalam m meng mengam ambi bill berk berkas as rekam rekam medi mediss deng dengan an nomo nomor r rekam medis yang berurutan tanpa jeda beberapa nomor! 2! udah udah dalam dalam melati melatih h petuga petugas3pe s3petug tugas as yang yang harus harus melaksa melaksanak nakan an pekerjaan penyimpanan tersebut edang edangkan kan untuk untuk kekura kekuranga ngan n sistem sistem penyim penyimpan panan an numer numerik ik dengan straight dengan straight numerical filing adalah' 1! angat angat memung memungkin kinkan kan petuga petugass akan akan berdes berdesa3de a3desaka sakan n dalam dalam satu rak, jika berkas yang diambil merupakan merupakan berkas berkas yang belum lama disimpan di rak penyimpanan! 2! #etuga #etugass harus harus memperha memperhatian tian seluruh seluruh angka pada nomor rekam medis medis sehing sehingga ga mudah mudah terjadi terjadi kekeli kekelirua ruan n menyim menyimpan pan!! akin akin banyak
angka
yang
diperhatikan,
maka
semakin
besar
kemung kemungkin kinan an terjad terjadiny inyaa kesala kesalahan han!! 4al ini bisa bisa terjadi terjadi karena karena beban kerja yang tinggi, sehingga petugas tidak teliti dalam menyimpan berkas rekam medis, akhirnya berkas rekm medis yang disimpan terjadi salah letak! b! Middle Digit Filing Middle digit filing merupa merupakan kan sistem sistem penyim penyimpan panan an berkas berkas reka rekam m medi mediss berd berdasa asark rkan an nume numeri rik k deng dengan an urut urutan an siste sistem m angk angkaa ten tengah gah!
iste istem m
ini ini
meny menyim imp pan berk erkas reka rekam m
med medis deng dengan an
mensejajarkan berkas rekam medis berdasarkan berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah! +alam hal ini angka yang terletak ditengah3tengah menjadi angka pertama, pas angan
11
angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan kelompok angka paling kanan menjadi angka ketiga! istem istem penyim penyimpan panan an numeri numerik k dengan dengan midd middle le digi digitt fili filing ng ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang hampir sama dengan sistem penyimpanan terminal digi digitt fili filing ng.. .etapi pada jenis penyimpana penyimpanan n (penjajaran rekam medis) ini kelompok angka tengah menjadi pusat penarian rekam medis dan akan dilanjutkan dengan kelompok angka yang lain! ! Terminal Digit Filing .erminal erminal digi digitt fill fillin ing g merupakan merupakan sistem penyimpan penyimpanan an berkas berkas rekam medis numerik dengan sistem angka akhir! #ada sistem ini penjajaran berkas rekam medis di rak filing dengan dengan menjajarkan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis kelompok akhir! 6rtinya 2 angka pada kelompok akhir ini dijadikan sebagai kuni penyimpanan berkas rekam medisnya! &elebi &elebihan han dan kekura kekuranga ngan n pada pada sistem sistem ini dapat dapat dijadi dijadikan kan bahan pengambilan keputusan pada fasilitas pelayanan kesehatan untuk menggukannya! istem penyimpanan numerik dengan terminal digit filing mempunyai mempunyai kelebihan seperti' 1! #enambahan #enambahan jumlah jumlah dokumen dokumen rekam medis medis selalu tersebar tersebar seara merata! 2! #etugas #etugas penyimpanan penyimpanan tidak akan terpaksa terpaksa berdesak3de berdesak3desakan sakan di satu tempat dimana rekam medis harus disimpan dirak! ! #etuga #etugass dapat dapat diserah diserahii tanggu tanggung ng jawab jawab untuk untuk sejumla sejumlah h setio setion n tertentu! *! #eke #ekerj rjaa aan n akan akan terba terbagi gi rata rata meng mengin inga gatt setia setiap p petu petuga gass rata3r rata3rata ata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap setion sehingga mudah mengigat mengigat letak berkas rekam medis! /! ekam medis medis yang tidak tidak aktif dapat diambil diambil dari dari rak penyimpanan penyimpanan dari setiap setion, pada saat ditambahnya rekam medis baru di setion tersebut! 8! uml umlah ah rekam rekam medi mediss untu untuk k setia setiap p seti setion on terk terkon ontr trol ol dan dan bisa bisa dihindarkan timbulnya ra3rak kosong!
12
7! +engan
terkontrolnya
jumlah
rek rekam
medis,
membantu
memudahkan perenanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak)! -! &eke &ekeli liru ruan an meny menyim impa pan n (missfile) missfile) dapat di egah, karena petugas penyimpanan
hanya
memperhatikan
2
angka
saja
dalam
memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaa angka! elain elain kelebi kelebihan han ditas ditas untuk untuk pertim pertimban bangan gan yang yang lain perlu perlu memperhatikan kekurangannya! istem penyimpanan numerik dengan terminal digit filling memiliki kekurangan diantaranya ' 1! 9atihan 9atihan dan bimbingan bimbingan bagi petugas petugas penyimpa penyimpanan nan dalam hal sistem sistem ang angka
akhi akhirr,
mung mungki kin n
lebi lebih h
lam lama
diban iband ding ingkan
lati latih han
menggunaka menggunakan n sistem nomor langsung, langsung, tetapi umumnya umumnya petugas petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama! 2! embutukan embutukan biaya biaya awal yang lebih lebih besar karena karena harus menyiapkan menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu! ! istem #enyimpana #enyimpanan n &ronolo &ronologis gis enis enis penyim penyimpan panan an kronol kronologi ogiss merupa merupakan kan jenis jenis penyim penyimpan panan an berkas rekam medis berdasarkan urutan peristiwa : kejadian pasien data datang ng ke fasi fasili lita tass pela pelaya yana nan n kese keseha hata tan! n! ea eara ra tida tidak k lang langsu sung ng penyimpanan kronologis dilakukan dengan menyimpan berkas sesuai dengan urutan waktu kedatangan di fasilitas pelayanan kesehatan! istem penyimpanan ini ook untuk fasilitas pelayanan kesehatan dengan ruang lingkup keil! *! istem #enyimpana #enyimpanan n ubjek ubjek (&asus) (&asus) enis penyimpanan subjek (kasus) merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan kasus penyakit yang diderita masing3 masing pasien, misalnya rak pertama untuk menyimpan berkas rekam medis pada penyakit dalam, dan rak kedua menyimpan berkas rekam medis pada kasus penyakit jantung, dan seterusnya! /! istem #enyimpana #enyimpanan n ;ilayah ;ilayah ist istem em
peny penyim impa pana nan n
berd berdas asar arka kan n
wila wilaya yah h
meru merupa paka kan n
jeni jeniss
penyimpanan rekam medis berdasarkan wilayah yang ada dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada! ak3rak penyimpanan beekas rekam medis
1
akan dikelompokkan berdasarkan nama wilayah yang ada, sehingga berkas rekam medis pasien akan disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya!
2.1 Lama Penyi Penyimpana mpanan n Berkas Berkas Rekam Rekam Medis Medis #ermenkes #ermenkes < 5o!28: 5o!28:5& 5&:#: :#:<<<:20 <<<:2000- tentang tentang rekam medis pada
pasal - menjelaskan lama penyimpanan rekam medis rawat inap dirumah sakit wajib disimpan sekurang3kurangnya untuk jangka waktu / (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan! Bila batas waktu lima tahun dilampaui, maka rekam medis dapat dimusnahkan keuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis, ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis harus disimpan sampai jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut!
DAFTAR PUSTAKA Budi Budi,, afi afitr trii =itr =itra! a! 201 2011! Manajemen Unit Kerja e!am Medis! Medis! >ogyakarta' ?uantum inergis edia! +epk +e pkes es <
