MATERIA: MAT ERIA: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS UNIDAD 7: LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN (Flujogramas)
MATERIA: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS MÉTODOS Unia !" #OS $ROC%SOS $ROC%SOS D% #A ORGANIZACIÓN #os Flujogramas
MATERIA: MAT ERIA: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS UNIDAD 7: LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN (Flujogramas)
Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Definición de Flujogramas o Diagramas de Flujo Definición: Los Flujogramas son gráficos que permiten representar y describir las secuencias de las actividades que componen un proceso y procedimientos.
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Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos
Simbología de los Flujogramas • I!"#$!I%$L%#&$I'$!I% F%# (!$D$#I'$!I% )I(%* +sado para apoyar la garant,a de calidad a consumidores y clientes de acuerdo con las normas del grupo I(%-///. 0anual de ormas y 1rocedimientos • $0"#I2$ $0"#I2$ (%2I"3 (%2I"3 %F 0"24$I2$L 0"24$I2$L "&I""#( )$(0"* +sados +sados en en áreas de producción5 se emplean escasamente en el trabajo de diagramación administrativa. 0anual de 1rocesos • $0"#I2$ $0"#I2$ $!I%$L "(!6D$# I(!I!+!" )$(I* +sados en flujos flujos de información del procedimiento electrónico de datos. 0anual de %peraciones
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Simbología de los Flujogramas L,mites )inicio 7 fin*
Flujo de documentos (Normas ISO
Inspección
0ultidocumentos copias
original
Decisión
%peración
Dirección de Flujo
Documento )original* $rc8ivo
2onector de procesos 2onector fuera de página
%peración
Flujo de !rocesos (Normas "SM#
7
0ovimiento 7 !ransporte de mercanc,as Demora 7 #etraso $lmacenamiento
y
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Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Normas para la elaboración de Flujogramas •
"s conveniente conveniente no no me9clar me9clar varias varias l,neas l,neas de de entrada entrada yy salida salida en en un un mismo mismo lado lado del s,mbolo.
•
1or claridad claridad no no debe debe 8aber 8aber más más de de una una l,nea l,nea de de unión unión entre entrelos los s,mbolos. s,mbolos.
•
"l s,mbolo s,mbolo de de decisión decisión es es el el nico nico que que puede puede tener tener8asta 8astatres tresl,neas l,neasde desalida. salida.
• Las l,neas de unión deben representarse mediante l,neas rectas5 en caso necesario. •
"l tama;o tama;o de de los los s,mbolos s,mbolos debe debe ser ser uniforme5 uniforme5 salvo salvo en en caso caso de de que que se se requiera requiera resaltar situaciones especiales.
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Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Normas para la elaboración de Flujogramas •
Debe redactarse redactarse el el contenido contenido de de los los s,mbolos s,mbolos mediante mediante frases frases breves brevesyy sencillas. sencillas.
•
(i e5?. (e recomienda 8acer esta anotación en el e
•
"l contenido contenido del del s,mbolo s,mbolo conector conector puede puede ser ser alfab@tico alfab@tico oo num@rico num@rico pero pero debe debe ser ser igual en los conectores de entrada y salida.
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PROCESO: COMPRAS Unidad Requisitora Elabora requisición de Materiales
Gcia. de Compras
Proveedor
Recibe requisición revisa
Recibe Orden de Compra
Elabora Orden de Compra
Procesa Orden de Compra
Coloca Orden de Compra
!espac"a Material
Recibe Material
DIAGRAMA DE FLU&O EN *LO+UES !Alta G'r')cia#
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PROCESO: COMPRAS Unidad Requisitora
Gcia. de Compras
inicio
Recibe requisición revisa
#denti$ica %a necesidad a
a Elabora requisición de Materiales b
Recibe Material
$in
(o
Esta o&'
Proveedor Recibe Orden de Compra
Procesa Orden de Compra
Si Elabora Orden de Compra
!espac"a Material
Coloca Orden de Compra
b
DIAGRAMA DE FLU&O DE PROCESOS !Gcia% M'dia#
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PROCESO: COMPRAS Unidad Requisitora
Gcia. de Compras
inicio
Proveedor
/
Orden de Compra
Requisición #denti$ica %a necesidad a a /
Requisición
Procesa Orden de Compra
Esta o&' Si
0
,ER: Proc'di-i')to O.C
b
Recibe Material
(o
/
$in
)ER: *lu+o de Sistema.
Orden de Compra
Orden de Compra
/
!espac"a Material
0 /
b
Orden de Compra
/
R'12iici3)
FLU&O EN DOCUMENTOS !O"'rati4o#
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TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS:
Unidad - Caro
!escripción de la actividad
!epartamento O$icina Principal Casa Matri,
DIAGRAMA DE PROCESO 5ORIZONTAL
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VENTA DE EQUIPOS POR CATÁLOGO 1
%frece el servicio al 2liente. (i el 2liente se muestra interesado5
reali9a visita para la elaboración del presupuesto.
Administración
Ejecutivo de Ventas
Ejecutivo de Ventas
(e dirige "labora
al 2liente. el 1resupuesto al 2liente )original y = copia*. "l "jecutivo solicita la firma del 2liente en el 1resupuesto. "ntrega el 1resupuesto en $dministración.
#ecibe 1resupuesto firmado por el 2liente. "labora Factura original y dos copias para la prestación del servicio )Forma de pago: contado*. "nv,a la Factura )original* al 2liente. $rc8iva l as dos copias de la factura y el 1resupuesto firmado por el cliente temporalmente.
Cliente #ecibe la Factura 1repara la forma
)original*. de pago )c8eque* y env,a a la $dministración.
2
1
#ecibe el c8eque por parte del 2liente. %btiene fotocopia del c8eque y arc8iva temporalmente junto con la copia de la factura y el 1resupuesto. "nv,a la forma de pago a la &cia. de !esorer,a para que realice el depósito.
Administración
Gcia !esorería
Administración
#ecibe el c8eque y procede a reali9ar el depósito en la cuenta recaudadora. "nv,a la copia del Depósito Aancario a la $dministración.
#ecibe el Depósito Aancario de la &cia. de !esorer,a. %btiene fotocopia del Depósito Aancario. "ntrega a la &cia. de 2ontabilidad la Factura )copia =*5 el original del 1resupuesto firmado por el 2liente y el Depósito Aancario. $rc8iva para su control la copia > de la factura la copia = del 1resupuesto y la fotocopia del Depósito Aancario.
2 Gcia de Contabilidad
#ecibe la copia de la Factura5 el original del 1resupuesto firmado por el 2liente y el Depósito Aancario. #eali9a el proceso del registro contable.
DIAGRAMA PROCESO MI6TO
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PROCESO CON EQUIPOS EN DEMOSTRACIÓN E"EC#!$V% &E V!AS
A&'$N$S!(AC$%N
(olicita la Demostración del 1roducto.
#ecibe documentos Berifica solicitud
• "labora (olicitud de (ervicio de equipos en Demostración
• $prueba (olicitud y asigna o. de 2ontrol.
A&'$N$S!(AC$%N 4ay e
(I
%
Informa al "jecutivo de Bentas la activación del D"0%
$
• (olicita al 1roveedor la Instalación del equipo en demostración.
A&'$N$S!(AC$%N
(olicita al 1roveedor los "quipos en demostración
)(%VEE&%(
$
Informa (emanalmente la fec8a de instalación 1$#2I$L % !%!$L del equipo
A&'$N$S!(AC$%N
Lleva control de los d,as del equipo en D"0% • Informa al "jecutivo de Bentas la finali9ación de los equipos en Demostración. • (olicita al 1roveedor la desintlación del equipo.
DIAGRAMA PROCESO MI6TO
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NORMAS ASME C#(S%G(A' A ANA*$! $C% + &$AG(A' A &E* )(%CES% 4%E$ o.= D" = &#$FI2$ o. = 1I"'$-4%0A#": $2!IBID$D: "L$A%#$2I% D"L 1$ D" 1$1$ 0"!%D%: $2!+$L M 1#%1+"(!% L+&$#: 1$$D"#I$ ($ $!%I% %1"#$#I%(: 2$!ID$D . => 1#"1$#$D$ 1%#: $1#%A$D%: I&.2%3 #$0I#"' F"24$:
% D"(2#I12I% = 1edido de materia prima a bodega > !ransporte 8acia área de pesado ? 1 esado de materia prima H !ransporte 8acia área de batidoras 0e9 clado de materiales J Dosificar la masa en bolitas K Darle forma de barritas a bolitas G 2olocar en moldes las barritas Fermentado =/ Decorado del pan de papa == 2alentado de 8ornos => !ransporte 8acia 8ornos del pan =? 4orneado del pan de papa =H Berificar cocc ión del pan = ( acar pan de los 8ornos =J 1oner en c lavijeros =K Dejar enfriar el pan de papa =G ( acar de moldes el pan = !ransporte 8acia empacadora >/ "mpacado y embolsado >= Llevar a bodega de producto t erminado >> $lmacenado
(ES#'EN AC!$V$&A&
AC!#A*
%1"#$2I !#$(1%#!" D"0%#$ I(1"22I% $L0$2"$E" DI(!$2I$ )mts * !I"01%( )min* !%!$L $ D I ! $ 2
I 2 $ ! ( I D
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%A("#B$2I%"(
Durante / minutos 2onseguir temperatura >>/ 2 Duración >/ minutos
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U*ICACIÓN DE INSTALACIONES #bicaciones $nternas,
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U*ICACIÓN DE INSTALACIONES #bicaciones $nternas,
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Dise$o de Formas % Formularios Definición: 2onsiste en la elaboración de un formato al tomar como base la información recabada5 su objeto5 fuente de información5 necesidades que la originan5 m@todo de llenado5 nmero de copias5 procedimiento en donde intervendrá y resultados finales que se deben obtener.
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Dise$o de Formas % Formularios Luis Ratia: Es un papel que contiene datos preimpresos y espacios en blanco en donde se escribirán los datos variables, que servirán para realizar una serie de operaciones de diferente índole Enrique B Franklin: Es la herramienta o medio de comunicación escrito normalmente a través de un instrumento de reproducción gráca, que por lo general contiene información ja escrita y espacios para información variable Víctor Lázaro: n objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuentan con espacios para que se anote en ellos información variable
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!bjeto de los formularios "# $edio de comunicación, sencillo, claro y funcional, que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de la información %# &ecabar y suministrar información relativa a sus operaciones propias '# (ervir como instrumento portador de información en las relaciones internas y en las relaciones con otras instituciones publicas o privadas y en las relaciones con los organismos de control#
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)lasicación de los formularios Según su destino: • *nterno+ )uando se utiliza solo dentro de la organización )iclo de vida corta • E-terno+ )uando va dirigido fuera de la organización )iclo de vida mayor Según su uso: • .reves+ /os que se utilizan una sola vez y no requiere dise0o especial • Eventuales+ (e requieren por una necesidad momentánea o eventual • 1iloto+ (on formularios en periodo de prueba(e dise0an y se ponen en funcionamiento para determinar si cumplen con los requerimientos • 2enitivo+ (on aquellos que han superado la prueba piloto y que no tendrán modicaciones#
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)lasicación de los formularios Según su diseño: • 3bierto+ cuando su dise0o no esta enmarcado y la información se puede completar libremente • )errados+ )uando su dise0o esta enmarcado y contiene columnas y casillas para colocar datos Según su presentación: • 4ojas simples+ 1uede ser hojas sueltas, engomadas, en bloc5 o talonario juegos engomados • 6ormas continuas+ (on los que se utilizan normalmente en equipos de computación • 7uego fácil+ 7uegos individuales con papel carbón intercalado o de papel químico
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1artes del formulario Encaezado: 1arte superior, destinada a datos de identicación de la organización, incluye nombre, logotipo, nombre del formulario, fecha de emisión, numeración correlativa cuando el formato lo requiera !uerpo: Espacio donde se deben distribuir los datos jos y los espacios en blanco que posteriormente son llenados por los usuarios "ie: Es el nal del formulario# Esta destinado a la información de cierre, como autorización, rmas
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Dise$o de Formas !ítulo, objetivo de la -orma
Los datos en forma secuencial 2alcular el espacio m,nimo requerido Bocabulario empleado !ama;o de la forma considerando su arc8ivo $nstructivo de llenado,
%bjetivo de la forma Departamentos que la utili9arán Destino y utili9ación de las copias
