Hubungan Komunikasi Organisasi Bisnis

1

HUBUNGAN KOMUNIKASI ORGANISASI BISNIS

PERTEMUAN 2

A. HUBUNGAN KOMUNIKASI ORGANISASI BISNIS Secara umum, komunikasi memiliki dua fungsi penting dalam organisasi yait yaitu: u: (1) (1) komu komuni nika kasi si memu memung ngki kink nkan an pert pertuk ukar aran an info inform rmas asi, i, dan dan (2) (2) komuni komunikas kasii memban membantu tu mengh menghubu ubungk ngkan an berbag berbagai ai orang orang yang yang ada dalam dalam sebuah organisasi (Curtis et al., 1996). Atas dasar itu dapat disimpulkan bahwa organisasi membutuhkan komunikasi untuk mencapai tujuannya. Telah diketahui bersama bahwa kegiatan dalam sebuah organisasi bisnis (perusaha (perusahaan) an) sangatlah sangatlah banyak dan variatif. variatif. Berikut ini beberapa beberapa contoh contoh kegiat kegiatan an dalam dalam organi organisas sasii bisnis bisnis yang yang dihubu dihubungk ngkan an dengan dengan pertu pertukar karan an informasi. a.

Pene Peneta tapa pan n Tuj Tujua uan n Bisn Bisnis is (Per (Perus usah ahaa aan) n) Peneta Penetapa pan n tujuan tujuan perus perusaha ahaan an biasan biasanya ya merup merupaka akan n sebuah sebuah proses yang melibatkan seluruh tim manajemen perusahaan dalam sebuah diskusi pada sebuah rapat bisnis. Dalam proses ini dapat dipastikan terjadi banyak pertukaran informasi.

b.

Pemb Pembua uata tan n dan dan Pela Pelaksa ksana naan an Kepu Keputu tusa san n Sebuah keputusan yang dibuat oleh seorang manajer biasanya didasa didasarka rkan n atas atas berbag berbagai ai inform informasi asi yang yang diteri diteriman manya. ya. Artiny Artinya a dalam membuat sebuah keputusan terjadi pertukaran informasi. Sela Selanj njut utny nya, a, sete setela lah h ke kepu putu tusa san n dibu dibuat at,, ke kepu putu tusa san n ini ini perl perlu u disamp disampaik aikan an kepada kepada pihak pihak-pi -pihak hak yang yang berhu berhubun bungan gan dengan dengan isi keputusan tersebut untuk dilaksanakan dan hal ini berarti terjadi lagi pertukaran informasi.

c.

Penilaian Kinerja Berbag Berbagai ai kinerj kinerja a dalam dalam bisnis bisnis (peru (perusah sahaan aan)) sepert sepertii kinerj kinerja a karyaw karyawan, an, kinerj kinerja a keuang keuangan, an, kiner kinerja ja produk produksi, si, dan tentu tentu saja saja kinerja perusahaan secara keseluruhan, perlu dinilai (dievaluasi) dan selanj selanjutn utnya ya diguna digunakan kan sebaga sebagaii masuka masukan n untuk untuk menyus menyusun un

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

TAFIPRIOS KOMUNIKASI BISNIS

2


berbagai rencana di berbagai unit di dalam perusahaan tersebut. Dalam kegiatan penilaian (evaluasi) tersebut diperlukan berbagai informasi. Atas dasar itu dapat disimpulkan bahwa pertukaran informasi dibutuhkan agar perusahaan dapat melakukan penilaian terhadap berbagai kinerja. d.

Perekrutan dan Pengembangan Karyawan Ketika perusahaan membutuhkan karyawan ataupun menambah karyawan yang telah ada maka perusahaan harus melakukan perekrutan

(recruitment)

dan

kegiatan

ini

menimbulkan

pertukaran informasi antara calon karyawan dan perusahaan. Selanjutnya, setelah karyawan diputuskan untuk diterima di perusahaan maka perusahaan biasanya melakukan

berbagai

pelatihan agar karyawan dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diamanatkan kepadanya. Pemberian pelatihan dikenal dengan istilah

pengembangan

(development)

karyawan

dan

dalam

kegiatan ini sangat banyak terjadi pertukaran informasi. e.

Pelayanan kepada Pelanggan Dalam era pemasaran yang berorientasi kepada pelanggan, maka istilah customer service (pelayanan pelanggan) merupakan sesuatu yang niscaya. Kegiatan yang tercakup dalam ‘pelayanan pelanggan’ sesungguhnya tidak hanya terbatas kepada melayani keluhan dari pelanggan, tetapi lebih dari itu bahwa perusahaan harus mengidentifikasi apa kebutuhan dan keinginan pelanggan, melayani kebutuhan dan keinginan pelanggan tersebut, dan tetap memelihara hubungan baik (antara lain dengan membantu memecahkan masalah penggunaan

produk

pelanggan perusahaan)

yang berhubungan dengan

pelanggan

dengan pasca

pembelian produk perusahaan. Semua aktivitas tersebut sangat sarat dengan pertukaran informasi. f.

Transaksi dengan Pemasok dan Pemberi Pinjaman Perusahaan memerlukan bahan baku, modal dan berbagai sumberdaya lain agar dapat menjalankan kegiatannya untuk



3


mencapai

tujuan

perusahaan.

Semua

kegiatan

tersebut

memerlukan pertukaran informasi. g.

Pembayaran Pajak kepada Negara Setiap

perusahaan

merupakan

wajib

pajak

yang

harus

memenuhi kewajibannya membayar sesuai peraturan yang ada. Kegiatan ini tentu saja memerlukan pertukaran informasi.

B. POLA KOMUNIKASI ORGANISASI BISNIS Bagaimana pola komunikasi dalam organisasi bisnis? Secara umum pola komunikasi dalam organisasi bisnis dapat dikelompokkan ke dalam dua pola yaitu

pola

komunikasi

formal

dan

pola

komunikasi

nonformal.

Pengelompokkan ini biasanya didasarkan kepada arah komunikasi yang terjadi dalam organisasi bisnis tersebut (Curtis et al., 1996).

1.

Pola Komunikasi Formal Dalam pola komunikasi formal ini biasanya dibagi atas empat bentuk, yaitu (a) komunikasi dari atas ke bawah (top-down communication), (b) komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up communication), (c) komunikasi ke samping (horizontal communication), (d) komunikasi silang (diagonal communication).

a.

Komunikasi dari Atas ke Bawah Secara umum, komunikasi yang diawali oleh pimpinan kepada karyawan merupakan komunikasi ke bawah atau dari atas ke bawah. Arus komunikasi yang berawal dari atasan kepada bawahan tersebut biasanya terkait dengan wewenang dan tanggung-jawab seseorang dalam sebuah organisasi bisnis (lihat Tampilan 3.1.) Komunikasi ke bawah memiliki lima tujuan pokok (Katz, 1994), yaitu: 1) Memberi pengarahan ataupun instruksi kerja. 2) Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan. 3) Memberi informasi tentang prosedur dan praktek organisasi.



4


4) Memberi umpan-balik tentang pelaksanaan kerja kepada para karyawan. 5) Menyajikan informasi tentang filosofi organisasi bisnis yang dapat membantu perusahaan untuk memberi pemahaman tentang tujuan organisasi yang ingin dicapai. Salah satu kelemahan dari komunikasi ke bawah yaitu adanya kemungkinan terjadinya penyaringan atau penyensoran informasi penting sebelum di sampaikan kepada para karyawan. Artinya, informasi yang sampai ke karyawan bisa tidak selengkap aslinya.

Tampilan 3.1. Komunikasi dari Atas ke Bawah

Arus kom unik asi

Manajer Umum

Manajer Pemasaran

Manajer Penjualan

Karyawan

b.

Manajer Promosi

Manajer R & D

Manajer SDM

Manajer Pengembangan

Karyawan

Karyawan

Manajer Adm.SDM

Karyawan

Komunikasi dari Bawah ke Atas Pada prinsipnya, komunikasi yang diawali oleh karyawan kepada pimpinan merupakan komunikasi ke atas atau dari bawah ke atas (lihat Tampilan 3.2.) Para karyawan harus melaporkan kemajuan mereka dalam penyelesaian tugas-tugas; memberitahukan tugas-tugas apa yang menyebabkan masalah bagi mereka (jika ada!); saran-saran bagi perbaikan produk ataupun perbaikan prosedur kerja; dan perasaan para karyawan mengenai segala sesuatu yang ada di perusahaan tersebut. Para manajer memerlukan umpan balik yang akurat mengenai pesan-pesan mereka apakah telah dipahami atau bagaimana



5


keputusan-keputusan tersebut diterima serta masalah-masalah apa yang timbul kemudian. Salah satu kelemahan dari komunikasi ke atas adalah adanya kemungkinan karyawan hanya menyampaikan informasi yang baik saja (dikenal dengan istilah Laporan Asal Bapak Senang/ABS), sedangkan informasi yang agaknya memberi kesan negatif atau yang mungkin tidak disenangi oleh pimpinan cenderung tidak disampaikan.

Tampilan 3.2. Komunikasi dari Bawah ke Atas

Arus kom unik asi

Manajer Umum

Manajer Pemasaran

Manajer Penjualan

Manajer Promosi

Karyawan

c.

Manajer R & D

Manajer SDM


Karyawan

Manajer Adm.SDM

Karyawan

Karyawan

Komunikasi ke Samping Komunikasi ke samping atau disebut juga komunikasi horisontal adalah komunikasi yang terjadi antara unit-unit yang memiliki posisi sejajar atau setingkat dalam suatu organisasi (lihat Tampilan 3.3.). Komunikasi horisontal biasanya digunakan untuk mengkoordinasikan

kegiatan,

memecahkan

masalah,

menyelesaikan

konflik, melakukan persuasi, memberikan informasi kepada unit yang memiliki kedudukan sejajar baik dalam satu unit (bagian) maupun antar unit, dan sebagainya.



6


Tampilan 3.3. Komunikasi ke Samping

Manajer Umum

Manajer Pemasaran

Manajer Penjualan

Manajer R & D

Manajer Promosi

Karyawan

Manajer SDM


Karyawan

Manajer Adm.SDM

Karyawan

Karyawan

Keterangan: = Arus Komunikasi

d.

Komunikasi Silang Komunikasi Silang atau dinamakan juga Komunikasi Diagonal adalah antara dua tingkat yang berbeda dalam sebuah organisasi (lihat Tampilan 3.4.). Komunikasi

Silang

ini

terutama

banyak

dijumpai

pada

organisasi yang berskala besar yang memiliki saling ketergantungan yang relatif cukup besar antar unit-unit dalam organisasi tersebut. Bentuk komunikasi diagonal (silang) ini memiliki beberapa manfaat antara lain: (1) Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi lainnya; (2) Memberikan peluang kepada individu dari berbagai unit dalam organisasi tersebut untuk menyelesaikan masalah.



7


Tampilan 3.4. Komunikasi Silang

Manajer Umum

Manajer Pemasaran

Manajer Penjualan

Manajer R & D

Manajer Promosi

Manajer SDM

Karyawan

Karyawan

Manajer Adm.SDM


Karyawan

Karyawan


2.

Pola Komunikasi Informal Bagan

organisasi

formal

dapat

menggambarkan

bagaimana

informasi ditransformasikan dari satu unit ke unit yang lain sesuai dengan jalur hirarki yang ada. Namun dalam praktek nampaknya garis dan kotak yang tergambar dalam struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar informasi. Hal ini menyebabkan keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tak dapat dielakkan. Biasanya jaringan ini digunakan oleh para manajer untuk memantau karyawannya dalam melakukan tugas pekerjaan. Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam organisasi

tanpa

memperdulikan

kedudukan/jabatan,

dapat

jenjang

berkomunikasi

hirarki, secara

pangkat leluasa

dan (lihat

Tampilan 3.5.).



8


Tampilan 3.5. Komunikasi Informal

Manajer Umum

Manajer Pemasaran

Manajer Penjualan

Manajer Promosi

Karyawan

Manajer R & D

Manajer SDM


Karyawan

Manajer Adm.SDM

Karyawan

Karyawan


C. TINGKATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI BISNIS Komunikasi di dalam sebuah organisasi bisnis memiliki tingkatan atau disebut juga tingkatan kedalaman (Powell, 1969, seperti yang dikutip Curtis et al., 1996) sebagaimana nampak pada Tabel 3.1. berikut ini.

No.

Tabel 3.1. Tingkatan Komunikasi dan Fungsinya Tingkatan Komunikasi Fungsi

01

Komunikasi Rutin

Menegaskan kepada orang lain

02

Pembicaraan tentang Fakta

Memberikan informasi

03

Penyampaian Opini, Kepercayaan & Nilai

Memperlihatkan kepercayaan

04

Berbagi Perasaan

Ikatan Pribadi

05

Keintiman

Penyingkapan Penuh

Tingkatan pertama komunikasi yaitu tingkat komunikasi yang paling dasar yang melibatkan rutinitas. Misalnya, sapaan “Bagaimana kabar Anda hari ini?” atau “Hai, apa kabar?”. Tingkat yang kedua dalam komunikasi melibatkan ‘percakapan informasi umum’. Informasi ini tidak bersifat rahasia dan tidak membahayakan seseorang untuk membagi informasi. Dengan kata lain tidak ada risiko yang ditanggung. Misalnya, percakapan karyawan satu



9


“Apakah Anda pernah mengoperasikan komputer untuk mengolah data statistik?”; karyawan dua “Ya, ketika saya bekerja di perusahaan konsultan”. Tingkatan

yang

ketiga

melibatkan

penyingkapan

opini,

kepercayaan, dan nilai. Tingkat ini memulai proses ikatan dalam hubungan dan ini menandakan bahwa kepercayaan hadir dalam diri pengirim awal pesan. Tingkat ini adalah awal hubungan persahabatan. Dalam lingkungan bisnis, tingkat kepercayaan seperti ini merupakan hal yang penting antara penyelia dan karyawan yang menjadi bawahannya.

Mari kita simak dialog berikut: MANAJER PENJUALAN :

Anda tahu, saya prihatin akan proses perubahan rancangan. Saya pikir, penjualan produk kita akan lebih tertolong jika seseorang dari bagian Penelitian dan Pengembangan mendiskusikan rencana perubahan dengan kelompok penjualan kita sebelum produksi dimulai. Apakah pendapat saya ini masuk akal menurut Anda?

BAWAHAN (INSINYUR) : Saya mengerti apa yang Bapak katakan. Akan tetapi, menyelenggarakan rapat dapat menghabiskan waktu aktivitas perancangan walaupun hal itu mungkin akan sangat berguna menurut pandangan perusahaan. Apakah kelompok penjualan bersedia menyediakan waktu diskusi dengan pembahasan yang singkat?

Pada dialog tersebut, sang manajer penjualan membagi suatu opini dan menerima tanggapan yang pantas. Bawahan yang insinyur tersebut mengerti, tetapi berhati-hati. Sang insinyur, sebagaimana manajer penjualan, membuka suatu nilai: hal apa yang paling penting dalam perusahaan. Selanjutnya,

pada

tingkatan

keempat

dalam

komunikasi,

pengekspresian perasaan dapat dilakukan secara lebih baik, suasana



10


dijernihkan, hubungan ditegaskan, dan seterusnya. Di sini dilibatkan pembagian perasaan. Gagasan pembagian perasaan pribadi dengan orang lain dapat menjadi suatu ancaman. Cermatilah dialog berikut: MANAJER PENJUALAN : Amrita, silahkan masuk. Saya mengundang Anda kemari karena saya ingin Anda tahu betapa senangnya saya atas kerja Anda. Saya ingin memberitahu secara langsung kepada Anda bahwa masa percobaan kerja Anda sekarang tinggal sejarah. Saya sangat senang menerima Anda di perusahaan kami. AMRITA (karyawati)

: Oh, terima kasih Pak. Saya ingin Bapak tahu bahwa semua ini merupakan pengalaman yang berharga dan saya masih harus belajar lebih banyak. Saya sangat menghargai dukungan setiap orang.

Dalam dialog tersebut, sang manajer harus berkomunikasi dengan seorang karyawati. Adanya perhatian yang besar dari manajer tersebut sehingga ia perlu membagi perasaan positif kepada bawahannya. Dan akhirnya, tingkatan kelima dikenal dengan istilah komunikasi intim atau komunikasi puncak. Pada tingkat ini seseorang dapat diajak berbagi perasaan secara akrab mengenai berbagai topik. Hubungan seperti ini biasanya jarang dijumpai dalam lingkungan kerja. Biasanya, tingkat komunikasi ini digunakan oleh pasangan suami-istri atau anggota keluarga dekat yang lain.-

DAFTAR KEPUSTAKAAN Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga. Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Bovee, Courtland L; Thill, Jhon V. 2002. Komunjkasi Bisnis , Prenhallindo, Jakarta Guffey, Mary Ellen, 2006, Bussiness Communication, edisi 4, Salemba Empat, Jakarta,



Hubungan Komunikasi Organisasi Bisnis

Recommend Documents