Indicadores de Gestion

N NO

NE

O

E SO

SE

S

INDICADORES DE GESTIÓN Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

CONTENIDO 1. SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA 2. LA ORGANIZACIÓN Y SUS NECESIDADES 3. FACTORES DE ÉXITO EN LA ORGANIZACIÓN 4. INDICADORES DE GESTIÓN 4.1 Generalidades 4.2 Parámetros 4 3 IInterpretación 4.3 t t ió 4.4 Metodología 5 EJEMPLO 1 5. 6. EJEMPLO 2 7 EJEMPLO 3 7.

Miembro honorario de la Fundación Oriente Occidente, Vicepresidente de la Fundación Emprender, miembro de las Juntas Directivas de Barval, JAVEGRAF y SIPLAS S.A.; Gerente General de la firma Savia Consultores. Consultores Ingeniero Industrial de la Universidad Católica de Colombia, especialista en Administración de Empresas de la Universidad Politécnica de Madrid, Coach certificado por The Washington Quality Group. A Autor dde varias i publicaciones bli i entre las l cuales l se destacan d “Indicadores de Gestión” de 3R Editores y “La gente hace la diferencia” de Metanoia Ediciones diferencia

Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

Sistemas de Alerta Temprana

QUÉ SE PREGUNTA USTED CUANDO PIENSA EN SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA”? TEMPRANA ? “SISTEMAS



SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA EJEMPLO No.1 Fuente: http//cuadro de mando.unizar.es/htppc/AT.HTM



SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA EJEMPLO No.2



SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA EJEMPLO No.3


DEFINICIÓN U sistema Un i t d de Al Alerta t T Temprana es un conjunto de indicadores asociados a las variables clave d lla gestión de tió d de una organización, i ió á área o proceso, estructurados de tal manera que permiten identificar y evaluar oportunamente p el surgimiento g de desviaciones que en el mediano o el largo plazo pueden afectar negativamente el logro de los objetivos, la estabilidad o la integridad del elemento controlado propiciando la toma de acciones pertinentes para reajustar el comportamiento de dichas variables con respecto a los parámetros á t preestablecidos t bl id y/o / convenientes. i t Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


EN CUANTO A LOS SIGUIENTES EJEMPLOS:

• QUÉ TIENEN EN COMÚN ? • EN QUÉ SE DIFERENCIAN? • QUÉ PASOS SEGUIRÍA USTED PARA CONSTRUIR UN SISTEMA SIMILAR? Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


SIMILITUDES • • • • •

Captan y enfocan la atención V d Van de llo generall a llo particular ti l Muestran dónde hay problemas Manejan los colores amarillo, rojo y verde Permiten identificar en dónde es necesario intervenir • Ayudan a priorizar acciones para el mejoramiento Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


DIFERENCIAS • La forma de presentación • El primero i enfoca f llas alertas l con b base en estándares o en presupuestos • El segundo enfoca las alertas con base en presupuestos y en el desempeño del periodo anterior • Uno maneja áreas clave, otro factores clave y otro procesos clave • Los dos primeros tiene como ámbito de aplicación la organización y el tercero un área Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE UN SAT

1 Seleccione 1. S l i aquello ll que d desea mantener t b bajo j control (Toda la organización, una o varias áreas uno o varios procesos) áreas, 2. Determine el objetivo o la función principal 3 Identifique los factores de éxito asociados (los 3. claves y los críticos) Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo



4. Diseñe por lo menos un indicador para cada factor de éxito (Un mismo indicador puede, en algunos casos controlar varios factores de éxito) 5. Estructure la presentación de los indicadores con base en sus interrelaciones de manera que obtenga un indicador global o general 6 Determine 6. D t i para cada d iindicador: di d estado t d actual t lo línea base, meta o valor objetivo y rango Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

LA ORGANIZACIÓN Y SUS NECESIDADES




7 Diseñe la medición (qué 7. (qué, cómo cómo, cuándo cuándo, con qué frecuencia y quién tomará y presentará la información)) 8. PRUEBE LA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA Y HAGA LOS AJUSTES NECESARIOS 9. Ponga en operación el SAT y mejórelo continuamente Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

POR O QUE Q TRABAJAN LAS PERSONAS ?


¡ Para P satisfacer ti f sus necesidades y mejorar su calidad y nivel de vida !


NECESIDADES PERSONALES

AUTOR. AUTOESTIMA SOCIALES SEGURIDAD FISICAS Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

COMPETITIVIDAD

EFICACIA EFICIENCIA DIRECCION RECURSOS DEMANDA Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

DEMANDA

RECURSOS DIRECCION EFICIENCIA EFICA CIA

COMPETITIVIDAD Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

OTRAS NECESIDADES: La necesidad de ser productivos La necesidad de adaptarse La necesidad de aprender p La necesidad de desarrollarse Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

Qué le pasó a nuestro personaje? E t b di Estaba dispuesto t a ttriunfar i f

SI

Tenía la actitud adecuada

SI

Físicamente estaba en condiciones

SI

T í información Tenía i f ió de d todo t d lo l que podría afectarlo . . .

x NO x.

¡Entonces necesitaba Indicadores!!!! Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

Indicadorees dee Gestión n

In ndicaadorees dee Geestión n Ind dicad dores de Gesttión

Ind dicad dorees de Gesstión n

I cadorres de Indic d Gestió G ón

Indicadores de G tió Gestión Indicadores de Gestión Indicadores de Gestión Indiicadores de Gesttión G

Z \Çw|vtwÉÜxá wx Zxáà|™Ç

Indicadores de Gestión Indicadores de Gestión

Indicadores de Gestión Indicadores de Gestión Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

Guardianes de la Bahía Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

¿ Qué son los signos vitales ?

¿ Cuáles Cuá es son so los os ssignos g os vvitales a es ? Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

¿ Cuáles los signos vitales . . .

de la gestión organizacional? Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

CALIDAD

EFICACIA

LOGRO DE OBJETIVOS SATISF. DEL CLIENTE

EFECTIVIDAD

PRODUCTIVIDAD

TIEMPOS DE PROCESO

EFICIENCIA

APROVECHAMIENTO DE RECURSOS COSTOS OPERATIVOS


Para qué sirven los indicadores de Gestión Veámoslo a través de LA MATRIZ DE MEJORAMIENTO CONTINUO Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

E F I C A C I A

I

IV

III

II

EFICIENCIA Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

ESTRATEGIAS DE GESTION ORGANIZACIONAL

•

Reingeniería de producto

•

Reingeniería de procesos

•

Reingeniería Organizacional

•

Benchmarking de producto

•

Benchmarking de procesos

•

Benchmarking g Organizacional g

•

Outsourcing

•

Downsizing

•

Empowerment

•

Mejoramiento Continuo

•

G Gerencia i d dell S Servicio i i

•

Capacitación en Producto y servicios

•

Capacitación en Procesos

•

Capacitación en Gestión Organizacional Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

E F I C A C I A

ALTOS NIVELES DE: - CALIDAD - SATISFACCION DEL CLIENTE - VENTAS - LOGRO DE OBJETIVOS - DESPERDICIO - TIEMPOS DE PROCESO - COSTOS DE OPERACION BAJOS NIVELES DE: - CALIDAD - SATISFACCION DEL CLIENTE - VENTAS - LOGRO DE OBJETIVOS ALTOS NIVELES DE: - DESPERDICIO - TIEMPOS DE PROCESO - COSTOS DE OPERACION

ALTOS NIVELES DE: DE - CALIDAD - SATISFACCION DEL CLIENTE - VENTAS - LOGRO DE OBJETIVOS BAJOS NIVELES DE: - DESPERDICIO - TIEMPOS DE PROCESO - COSTOS DE OPERACION BAJOS NIVELES DE: - CALIDAD - SATISFACCION DEL CLIENTE - VENTAS - LOGRO DE OBJETIVOS - DESPERDICIO - TIEMPOS DE PROCESO - COSTOS DE OPERACION


ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE I AL IV

•


•


•

Outsourcing

•

Downsizing

•

Empowerment

•


E F I C A C I A

I

IV

III

II EFICIENCIA


ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE I I AL IV

•

Reingeniería de producto

•


E F I C A C I A

I

III

IV

II EFICIENCIA

•

Empowerment

•

G Gerencia i del d l Servicio S i i

•



ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE III AL IV

•


•


E F I C A C I A

I

IV

III

II EFICIENCIA

•

Capacitación en Gestión Organizacional Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

ESTRATEGIAS PARA SUPERAR EL IV Reingeniería de producto

•


•


•


LO QUE LA A EMPRESA QUIE ERA!

•

•


•


E F I C A C I A

•

Outsourcing

•

Downsizing

•

Empowerment

•

Mejoramiento Continuo

•

G Gerencia i del d l Servicio S i i

•


•


•

Capacitación en Gestión Organizacional

I

IV

III

II

•

EFICIENCIA


E F I C A C I A

I

III

IV

II



1. 2 2. 3. 4 4. 5.

Seleccione cuatro factores de eficacia y cuatro de eficiencia relativos a un proceso de su empresa C lifí Califíquelos l d de 1 a 100 100; 1 significa i ifi que no puede d estar t peor, 100 significa que no puede estar mejor. Calcule el promedio de eficacia y el promedio de eficiencia Ubique el promedio de eficacia y el de eficiencia en la Matriz de Mejoramiento Continuo Evalúe y proponga alternativas de mejoramiento EFICACIA

EFICACIA Factor

Vr

EFICIENCIA Factor

100

Vr

90 80 70 60 50 40 30 20

PROMEDIO EFICACIA

PROMEDIO EFICIENCIA

10 EFICIENCIA

0


10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

EFICACIA

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

EFICIENCIA

10 20Jesús 30Mauricio 40 50 60 70 80 90 100 Beltrán Jaramillo

Conceptos generales acerca de los IDG


INDICADORES DE GESTIÓN: GENERALIDADES

PREGUNTAS FRECUENTES • • • • • • • •

¿Qué son los indicadores de gestión? ¿Para qué sirven? ¿Como los puedo establecer para una organización de servicios, financiera, pública, privada o manufacturera? ¿Cómo se establecen indicadores para un proceso? ¿De dónde salieron los indicadores de gestión? ¿Existe un directorio de indicadores? ¿ ¿Puedo colocar indicadores para todo? ¿Cuántos indicadores es pertinente mantener? Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


PREGUNTAS FRECUENTES • • • • • •

¿Cuál es la metodología para establecer los indicadores? ¿Se necesita ser genio para entender los indicadores? ¿De dónde saco tiempo para los indicadores? ¿Cómo puedo ¿ p hacer p para q que las p personas acepten p y utilicen los indicadores de gestión? ¿Cómo le pongo indicadores a un área de la organización? ¿Cuántas personas adicionales se requieren para implantar p un sistema de indicadores de g gestión? Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

Con base en la siguiente imagen y música deduzcamos la definición de INDICADORES DE GESTION


INDICADORES DE GESTION N NO

NE

O

E SO

SE

S



TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

CIBERNETICA ORGANIZACIONAL

ENFOQUE SISTEMICO DE LA ORGANIZACION

CONTROL INTEGRAL DE GESTION

INDICADORES DE GESTION

ADMINISTRACION


PLANEACION

ORGANIZACION

DIRECCION


CONTROL

ACERCA DE LA MEDICION

“MIDA MIDA LO QUE SEA MEDIBLE Y LO QUE NO SEA MEDIBLE VUELVALO MEDIBLE”

WOLFANG VON GOETHE

ACERCA DE LA MEDICION

“LO LO QUE NO SE MIDE NO SE PUEDE ADMINISTRAR; LO QUE NO SE ADMINISTRA NO SE PUEDE MEJORAR MEJORAR”

EDWARD DEMING

QUE ES MEDIR

• COMPARAR CO UNA MAGNITUD CON UN PATRON PREESTABLECIDO Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

POR QUE MEDIR? PARA DEJAR DE SER . .

CAZAFANTASMAS ! Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

OBSTACULOS PARA LA MEDICION • LA MEDICION PRECEDE AL CASTIGO • CREENCIA DE QUE ALGUNOS TRABAJOS NO PUEDEN SER MEDIDOS • NO HAY TIEMPO PARA MEDIR • HACER MEDICIONES ES ALGO MUY DIFICIL Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

TABLERO TRADICIONAL

F 60

80

H 100

40

E

120

20 0 00 0 0 0 0 0

C

140

0

180 200

rpm

KM / H

220

180


+

INDICE

Relación entre dos magnitudes expresadas en la misma unidad. Indice de variación anual del salario mínimo Indice de variación anual del salario mínimo

= =

Salario mínimo 1994 Salario mínimo 1993 $ 99.500.00 $ 82.500.00


=

1.206

PARAMETROS COMPOSICION NATURALEZA VIGENCIA NIVEL DE GENERACION NIVEL DE UTILIZACION VALOR AGREGADO


PARAMETROS COMPOSICION - NOMBRE -FORMA DE CALCULO -VALOR - UNIDADES - GLOSARIO


NOMBRE Nivel semanal de calidad lid d de d producto d t terminado

FORMULA

VALOR

UNIDADES

Tot. Producción sin defectos x 100 T t Unidades Tot. U id d producidas d id

, 99,88

%


PARAMETROS COMPOSICION NATURALEZA EFECTIVIDAD PRODUCTIVIDAD EFICACIA EFICIENCIA REFERENCIA


CALIDAD

EFICACIA

OG O DE OBJETIVOS O OS LOGRO SATISF. DEL CLIENTE

EFECTIVIDAD

PRODUCTIVIDAD

TIEMPOS DE PROCESO

EFICIENCIA

APROVECHAMIENTO DE RECURSOS COSTOS OPERATIVOS


PARAMETROS COMPOSICION NATURALEZA VIGENCIA

TEMPORALES

PERMANENTES


PARAMETROS COMPOSICION NATURALEZA VIGENCIA NIVEL DE GENERACION - ESTRATEGICO - TACTICO - OPERATIVO


Cómo se Generan los Indicadores de Gestión en las Organizaciones?

Ni l Estratégico Nivel E t té i

Nivel Táctico

Nivel N ve Operativo Ope vo


Cómo se Generan los Indicadores de Gestión en las Organizaciones?

Ni l Estratégico Nivel E t té i IDGc Nivel Táctico


IDGU1

IDGU2

IDGU3

IDGU2

IDGU2

IDGU2


Cómo se “Recogen” Recogen los Indicadores de Gestión en las Organizaciones?

Ni l Estratégico Nivel E t té i IDGc Nivel Táctico


IDGU1

IDGU2

IDGU3

IDGU2

IDGU2

IDGU2


PARAMETROS COMPOSICION NATURALEZA VIGENCIA NIVEL DE GENERACION NIVEL DE UTILIZACION

- ESTRATEGICO - TACTICO - OPERATIVO Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

Dónde se utilizan los Indicadores de Gestión en las Organizaciones?

Ni l Estratégico Nivel E t té i

Nivel Táctico



PARAMETROS COMPOSICION NATURALEZA VIGENCIA NIVEL DE GENERACION NIVEL DE UTILIZACION VALOR AGREGADO 1. INFORMACION CLAVE 2. OPORTUNA , VERAZ Y OBJETIVA 3. PERMITE TOMAR DECISIONES EFECTIVAS Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

Cómo interpretar el valor de un indicador ?

C Comparándolo á d l con un valor l d de referencia f i

I Interno

E Externo

• El umbral ((Meta)) • El estatus (valor inicial) • El rango promedio • El p histórico • La tendencia

• El mejor j valor de referencia • La competencia • El sector promedio • El p histórico • La tendencia


INDICADORES DE GESTIÓN: INTERPRETACIÓN

A NIVEL INTERNO VALOR ACTUAL

UMBRAL

ESTATUS

PROMEDIO

TENDENCIA (PUNTOS)

87 00% 87,00%

90 00% 90,00%

80 00% 80,00%

77 00% 77,00%

25 2.5

A NIVEL EXTERNO

BENCHMARK

COMPETENCIA

SECTOR

PROMEDIO

TENDENCIA ( (PUNTOS) )

97,00%

90,00%

92,00%

93,00%

3,00


METODOLOGIA GENERAL PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE GESTION


8 ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR

1 OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

9 MANTENER Y MEJORAR CONTINUAMENTE

7 MEDIR Y AJUSTAR

6 DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS

5 DISEÑAR MEDICION

2 FACTORES CRITICOS DE EXITO

3 DEFINIR INDICADORES PARA F.C.E. 4 ESTATUS UMBRAL RANGO DE GESTION


INDICADORES DE GESTIÓN: METODOLOGÍA

METODOLOGIA GENERAL PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE GESTION


INDICADORES DE GESTIÓN: METODOLOGÍA 1 OBJETIVOS Y 8 ESTANDARIZAR ESTRATEGIAS


Y FORMALIZAR

7 MEDIR Y AJUSTAR



5 DISEÑAR MEDICION

3 DEFINIR INDICADORES PARA F.C.E.

4 ESTATUS UMBRAL RANGO DE GESTION


INDICADORES DE GESTIÓN: EJEMPLO 1

INDICADORES PARA UN GRUPO DE VENTAS Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

INDICADORES DE GESTIÓN: EJEMPLO 1 1 OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

• Cada vendedor tiene capacidad para hacer 12 visitas diarias. (60 vis./sem) • Se ha establecido que de las 12 visitas se pueden obtener 10 ventas (50 vtas./sem) • El grupo está conformado por 5 personas • Cada visita cuesta en total $12.000 • El precio por unidad vendida es de $19.000 Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


S espera: Se

1 OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

• 50 unidades vendidas por vendedor y 250 por todo el grupo. • Ventas de $950.000 $950 000 por vendedor y $4´750 $4 750.000 000 por todo el grupo. • Los gastos por vendedor no deben superar $720.000 por vendedor y $3´600.000 por todo el grupo. Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo





FACTORES CLAVE DE EXITO

• • • •

EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD PRODUCTIVIDAD Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo



• EFICACIA: Que cada vendedor y el grupo, logren las ventas esperadas d en pesos y en unidades Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo



2.EFICIENCIA: 2 EFICIENCIA Q Que cada d vendedor, y el grupo, realicen el numero de visitas i it programadas d y que no excedan el gasto presupuestado Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo



3 EFECTIVIDAD 3. EFECTIVIDAD: Q Que e cada vendedor, e dedo , y el e grupo, g upo, logre og e las ventas esperadas, sin superar la l cantidad tid d de d visitas ni los gastos programados Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo



4 PRODUCTIVIDAD: Que la 4. relación entre los ingresos g percibidos por las ventas y los gastos generados por las visitas sea favorable. Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


3 DEFINIR INDICADORES PARA F.C.E.


ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES: 1 EFICACIA 1. EFICACIA: Mide Mid ell grado d porcentual t ld de cumplimiento, li i t d de cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas. p g RESULTADO

Cumplimiento Meta de Ventas

Ventas por visita

= = =

Total Ventas realizadas por semana Ventas realizadas por semana Ventas Esperadas por semana

Ventas realizadas por semana Visitas Realizadas p por semana Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

*

100

*

100

ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES:

2. EFICIENCIA: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de visitas programadas. CUMPLIMIENTO EN VISITAS

=

Visitas realizadas por semana

Vi it esperadas Visitas d por semana


*

100


3 EFECTIVIDAD: Mide la relación entre 3. eficacia y eficiencia. EFECTIVIDAD

EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD

= = =

(EFICACIA * Pond. + EFICIENCIA * Pond.)

(EFICACIA * 0,5 + EFICIENCIA * 0,5) (EFICACIA * 0,7 + EFICIENCIA * 0,3)



5. PRODUCTIVIDAD: Mide relación entre las ventas realizadas por hora vendedor (Es una medida de productividad parcial aplicable a cualquier otro recurso) PRODUCTIVIDAD

PRODUCTIVIDAD

= =

Total ventas realizadas por semana

*

Vendedor Horas trabajadas por semana p Ventas / hora vendedor



6. PRODUCTIVIDAD ($): Mide relación entre los ingresos percibidos por ventas realizadas con respecto al costo incurrido por realización de visitas. ($19.000 X Ventas realizadas por semana )

PRODUCTIVIDAD ($)

=

($12.000 X Visitas realizadas por semana ) p



7. UTILIDAD BRUTA: Mide el valor de la utilidad bruta lograda UTILIDAD BRUTA

=

INGRESOS - GASTOS

INGRESOS =(( $19.000 X Ventas realizadas p por semana ) GASTOS = ($12.000 X Visitas realizadas por semana )


4 ESTATUS UMBRAL RANGO DE GESTION


ESTATUS ( ESTADO INICIAL): ) Corresponde p al valor actual del Indicador UMBRAL ( META): Corresponde al valor objetivo del Indicador

RANGO ROJO: Indica que existe un problema AMARILLO: Indica que se deben tomar precauciones para no tener problemas VERDE: Indica que todo está bajo control Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

ESTADO META INICIAL VISITAS 54 60 VENTAS 40 50 EFICACIA 74,07% 83,33% EFICIENCIA 90,00% 100,00% EFECTIVIDAD 82,04% 91,67% PRODUCTIVIDAD O C ((Hh)) 1,00 1,25 PRODUCTIVIDAD ($) 1,17 1,32 UTILIDAD BRUTA $ 112.000,00 $ 230.000,00

ROJO

AMARILLO

VERDE

<= 57 <= 47 < <= 79 <= 95 <= 87 <=1.18 <= 1.25 <= 209

> 57 y < 59 > 47 y < 49 > 79 y < 81 > 95 y < 97 > 87 y < 89 > 1.18 y < 1.20 > 1.25 y < 1.30 > 209 y < 223

>= 59 >= 49 > >= 81 >= 97 >= 89 >= 1.20 >= 1.30 >= 223


5 DISEÑAR MEDICION Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

DISEÑAR LA MEDICION

• • • •

Determinar los datos q que se requieren q para p el calculo del valor de todos los indicadores Establecer la fuente o fuentes de las cuales se obtendrán los datos Diseñar la manera más ordenada, práctica y simple para recoger o agrupar los datos. Determinar quién, cómo y cuándo tomará y presentará t á lla información. i f ió



• • • •

Determinar los datos que se requieren para el calculo del valor de todos los indicadores Establecer la fuente o fuentes de las cuales se obtendrán los datos Diseñar la manera más ordenada, práctica y simple para recoger o agrupar los datos. Determinar quién, cómo y cuándo tomará y presentará la información.


INVENTARIO DE DATOS 1 V 1. Ventas t realizadas li d por semana 2. Visitas realizadas por semana RESULTADO

Cumplimiento Meta de Ventas

Ventas por visita

= = =

Total Ventas realizadas por semana

Ventas realizadas por semana Ventas Esperadas por semana V t realizadas Ventas li d por semana Visitas Realizadas por semana


*

100

*

100

INVENTARIO DE DATOS 1 V 1. Ventas t realizadas li d por semana 2. Visitas realizadas por semana

CUMPLIMIENTO EN VISITAS

=

Visitas realizadas por semana

Vi it esperadas Visitas d por semana


*

100

INVENTARIO DE DATOS 1. V 1 Ventas t realizadas li d por semana 2. Visitas realizadas por semana

EFECTIVIDAD

EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD

= = =

(EFICACIA * Pond. + EFICIENCIA * Pond.)

(EFICACIA * 0,5 + EFICIENCIA * 0,5) (EFICACIA * 0,7 + EFICIENCIA * 0,3)



PRODUCTIVIDAD

PRODUCTIVIDAD

= =

Total ventas realizadas por semana

*

Vendedor Horas trabajadas por semana

Ventas / hora vendedor



($19.000 X Ventas realizadas por semana ) PRODUCTIVIDAD ($)

=

($12.000 X Visitas realizadas por semana ) p



UTILIDAD BRUTA

=

INGRESOS - GASTOS

INGRESOS =(( $19.000 X Ventas realizadas p por semana ) GASTOS = ($12.000 X Visitas realizadas por semana )



• Para este ejemplo se requieren solamente dos datos (Los esperados ya se tienen): - Visitas Realizadas - Ventas V t Realizadas R li d



• • • •

Determinar los datos que se requieren para el calculo del valor de todos los indicadores Establecer la fuente o uentes de las cuales se obtendrán los datos Diseñar la manera más ordenada, práctica y simple para recoger o agrupar los datos. Determinar quién, cómo y cuándo tomará y presentará la información.



• • • •

Determinar los datos que se requieren para el calculo l l del d l valor l de d todos t d los l indicadores i di d Establecer la fuente o fuentes de las cuales se obtendrán bt d á los l datos d t Diseñar la manera más ordenada, práctica y simple para recoger o agrupar los datos datos. Determinar quién, cómo y cuándo tomará y presentará la información información.


VENDEDOR FACTOR

A

B

C

D

VISITAS VENTAS 1. EFICACIA 2. EFICIENCIA 3 EFECTIVIDAD 3. 4. RESULTADO 5. PRODUCTIV. 6. PRODUCTIV.($)


E

GRUPO

CUMPLIMIENTO DE LA META

80,00% EFICACIA 83,56% VENTAS POR VISITA

88,89% CUMPLIMIENTO DE VISITAS

75,00% GESTION

EFICIENCIA

84,43%

81,25% COSTOS POR VENTA

87,50%

VENTAS POR HORA - VENDEDOR

80,00% PRODUCTIVIDAD 92,52% Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

PRODUCTIVIDAD EN PESOS

105,03%


• Determinar los datos que se requieren para el calculo del valor de todos los indicadores • Establecer la fuente o fuentes de las cuales se obtendrán los datos • Diseñar la manera más ordenada, práctica y simple para recoger o agrupar los datos. • Determinar quién, quién cómo y cuándo tomará y presentará Jesús la información. Mauricio Beltrán Jaramillo



DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS

Para este caso particular no se requieren recursos adicionales.


7 MEDIR Y AJUSTAR


VENDEDOR FACTOR

A

B

C

D

VISITAS VENTAS 1. EFICACIA 2. EFICIENCIA 3 EFECTIVIDAD 3. 4. RESULTADO 5. PRODUCTIV. 6 PRODUCTIV 6. PRODUCTIV.($) ($) Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

E

GRUPO

VENDEDOR

A

B

VISITAS

45

35

65

70

55

270

VENTAS

40

25

45

48

50

208

1. EFICACIA

88.8 71.4 69.2 68.6 90.9 77.0

FACTOR

2. EFICIENCIA 3 EFECTIVIDAD 3.

75

C

D

E

GRUPO

58.3 108.3 116.6 91.6 90.0

81 9 64.8 81.9 64 8 88.7 88 7 92.6 92 6 91.2 91 2 83.5 83 5

4. RESULTADO

40

25

45

48

5. PRODUCTIV.

1.00 0.62 1.12 1.20 1.25 1.04

6 PRODUCTIV 6. PRODUCTIV.($) ($)

1 40 1.13 1.40 1 13 1.09 1 09 1.08 1 08 1.44 1 44 1.22 1 22 Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

50

208

SITUACION ACTUAL

VISITAS VENTAS EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD RESULTADO PRODUCTIVIDAD (Hh) PRODUCTIVIDAD ($) UTILIDAD BRUTA

A 45 40 88,89% 75,00% 81,94% 40 00 40,00 1,00 1,41 $ 220,00

B 35 25 71,43% 58,33% 64,88% 25 00 25,00 0,63 1,13 $ 55,00

C D E 65 70 55 45 48 50 69,23% 68,57% 90,91% 108,33% 116,67% 91,67% 88,78% 92,62% 91,29% 45 00 45,00 48 00 48,00 50 00 50,00 1,13 1,20 1,25 1,10 1,09 1,44 $ 75,00 $ 72,00 $ 290,00


GRUPO 270 208 77,04% 90,00% 83,52% 208 1,04 1,22 $ 712,00

8 ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR




EFICACIA (90)

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

A

1. EFICACIA 2. EFICIENCIA

G

B

C

D

EFICIENCIA (30)

1020 30 40506070 8090 100

VENDEDOR FACTOR

E

A

B

C

D

E

GRUPO

88.8 71.4 69.2 68.6 90.9 77.0 Jesús 75 Mauricio 58.3Beltrán 108.3Jaramillo 116.6

91.6 90.0


METODOLOGIA PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE GESTION PARA UN AREA DE LA ORGANIZACION


1. AREA 2. FUNCION BASICA 3. CLIENTES 4. SALIDA O PRODUCTO 5. EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

INDICADORES DE GESTIÓN: EJEMPLO 2 1. AREA: Mantenimiento 22. FUNCION BASICA BASICA: Garantizar G ti la l total t t l disponibilidad di ibilid d de d los l equipos i e instalaciones, todo el tiempo productivo, de manera que alcancen o superen su vida útil, al menor costo de mantenimiento y operación posible. 3. CLIENTES: Todas las áreas de la organización 4. SALIDA O PRODUCTO: Servicio de mantenimiento p preventivo yy/o correctivo 5. EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES: No interrupción del trabajo por causa de un desperfecto previsible; mantenimiento ágil, rápido y oportuno; que no sea necesario repetir el mantenimiento; que sea económico; que las personas sean amables; que se cumpla en el tiempo programado.


INDICADORES DE GESTIÓN: EJEMPLO 2 Expectativa

Especificación

Rapidez en la respuesta

Atención en un tiempo no mayor a 2 horas

Rapidez en el mantenimiento

Tiempo de ejecución del mantenimiento igual al tiempo estándar requerido.

o interrupción e upc ó de del trabajo abajo No

Cero interrupciones por desperfectos

Total disponibilidad de equipos

Tiempo disponible de equipos igual al tiempo de trabajo (Menos el tiempo requerido para mantenimiento preventivo)

Amabilidad y cortesía en la atención

Cero conflictos con el personal de mantenimiento a causa de la atención personal

Cumplimiento

Mantenimiento realizado en el tiempo prometido.

Calidad

Cero Repeticiones de mantenimiento



INDICADORES DE EFICACIA

Total de mantenimientos sin repeticiones Calidad del mantenimiento = ---------------------------------------------------------- X 100 Total mantenimientos realizados

Total clientes satisfechos Satisfacción del cliente = ------------------------------------------------------------ X 100 Total clientes atendidos

Solicitudes atendidas en 2 horas o menos Oportunidad en la respuesta = ---------------------------------------------------------- X 100 Total solicitudes atendidas Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


INDICADORES DE EFICACIA Total de mantenimientos realizados en el tiempo pactado Cumplimiento = ------------------------------------------------------------------------------- X100 Total de mantenimientos realizados

Horas equipo de disponibilidad efectiva Disponibilidad de equipos = ----------------------------------------------------------- X 100 Total Horas equipo disponibles

Total equipos que mantienen Condiciones condiciones de operación especificadas de = -------------------------------------------------------------------- X 100 operación Total equipos en operación Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


INDICADORES DE EFICIENCIA Total equipos atendidos Cobertura = ------------------------------------------- X 100 Total equipos programados

Costo total de mantenimiento incurrido Costo = ----------------------------------------------------------- X 100 Costo total de mantenimiento presupuestado

Horas- hombre ejecutadas Horas -hombre = ------------------------------------------- X 100 Horas- hombre p programadas g Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


INDICADOR Calidad del mantenimiento

FORMULA (Total de mantenimientos correctos/Total mantenimientos realizados)*100

Satisfacción del cliente Oportunidad en la respuesta

(Total clientes satisfechos/Total clientes atendidos)*100 (Solicitudes atendidas en 2 horas o menos/Total solicitudes atendidas)*100 (Total de mantenimientos realizados en Cumplimiento el tiempo pactado/ Total de mantenimientos realizados) realizados)*100 100 Disponibilidad de (Horas equipo de disponibilidad efectiva/ equipos Total Horas equipo disponibles)*100 (Total equipos que mantienen Condiciones de condiciones de operación especificadas/ operación Total equipos en operación)*100

est umb mín acp sat sob máx 85 100 90

93

95

98 100

80 100 90

93

95

98 100

70 100 90

93

95

98 100

65 100 90

93

95

98 100

70

86

88

90

93 100

90 100 90

93

95

98 100


95


INDICADOR Cobertura INDICADOR Costo Horas -hombre

FORMULA (Total equipos atendidos/ Total equipos programados)*100 FORMULA (Costo total de mantenimiento incurrido/ Costo total de mantenimiento presupuestado)*100 presupuestado) 100 (Horas- hombre ejecutadas/ Horashombre programadas)*100

est umb mín acp sat sob máx 95 100 90

93

95

98 100

est umb mín sob sat acp máx 140 100 90 100 105 110 120 120 100 90 100 105 108 115



METODOLOGIA PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE GESTION DE PROCESOS

INDICADORES DE GESTIÓN: EJEMPLO 3 INSUMOS

A

B

C

F

E

D

G

H

I

PRODUCTO


SERIE DE ACTIVIDADES DE TRABAJO LOGICAMENTE RELACIONADAS QUE PRODUCEN UN RESULTADO FINAL ESPECIFICO, PARA UN CLIENTE INTERNO O EXTERNO

INDICADORES DE GESTIÓN: EJEMPLO 3 PROCESOS ESTRATEGICOS

PROCESOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES OPERACIONES

TAREAS



PROVEEDOR

CLIENTE

C D B

E B

F B A

P R O C E S O S V.S. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


OTRA CATEGORIZACION DE PROCESOS Procesos gerenciales : Se refieren a la dirección de la organización para proyectarla hacia el futuro futuro, mantener y mejorar su competitividad y monitorear las relaciones de la empresa con el cliente y el entorno en general P Procesos propios i d de lla lí línea bá básica i d dell negocio: i S Son aquellos ll cuyo producto d t o resultado son recibidos directamente por el cliente externo de la organización. Dan respuesta directa al cliente, por lo tanto de su efectividad depende la satisfacción de los clientes. Procesos de apoyo: p y son aquellos q q que soportan p la ejecución j de los p procesos propios de la línea básica del negocio, es decir, que su producto o resultado es recibido por otro proceso o por otra área de la organización, o lo que es lo mismo, por un cliente interno interno. Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


INTERNOS

EXTERNOS

PROPIOS

PROPIOS INTERNOS

PROPIOS EXTERNOS

AJENOS

AJENOS INTERNOS

AJENOS EXTERNOS



Contar con objetivos Inicialmente se debe identificar el proceso y determinar sus límites : Proceso : Inicia :

Contratación de personal nuevo Presentación de la solicitud de contratación por parte del gerente que tiene la necesidad de llenar una vacante.

Termina :

Con la firma del contrato por parte de la persona vinculada

Objetivo :

El objetivo general de este proceso es vincular a la empresa a las personas que cumplan con el perfil del cargo correspondiente, realizando la contratación en un tiempo razonable y al costo más posible. económico p Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo


Establecer los factores claves de éxito Identificar los clientes Establecer las necesidades de los diferentes clientes Traducir esas necesidades en especificaciones (Asociadas al resultado del proceso: calidad, cantidad, oportunidad, presentación, etc.) Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

:


Para el ejemplo el cliente principal sería el gerente solicitante. También se consideran clientes: la empresa, empresa los trabajadores en general y los candidatos que participan en el proceso. proceso



Las necesidades y especificaciones, desde el punto de vista del gerente que solicita la contratación y de la empresa se pueden d resumir i en llas siguientes: g


INDICADORES DE GESTIÓN: EJEMPLO 3 NECESIDADES

ESPECIFICACIONES

- Cumplimiento del perfil del cargo

- 85% o más de cumplimiento.

- Rapidez (agilidad)

- Máximo dos semanas después de presentar la solicitud de contratación

- Economía

- Costo incurrido en el proceso de contratación igual o inferior al costo presupuestado t d



INDICADOR Nivel de cumplimiento del perfil

FORMA DE CALCULO Puntos obtenidos por el candidato

UNID UNID. x 100

%

x 100

%

x 100

%

Puntos requeridos id por ell perfil fil

Oportunidad en la contratación

Tiempo real utilizado

Control de costo de contratación

Costo real incurrido

Tiempo estándar

Costo presupuestado


INDICADORES DE GESTIÓN: EJEMPLO 3 ESTATUS UMBRAL Nivel de cumplimiento del perfil

80

95

ESTATUS UMBRAL

Mín

Acep

Sat

Sob

Máx

85

88

90

95

98

Mín

Sob

Sat

Acep Máx

Oportunidad en la contratación

130

100

90

95

100

105

110

Control de costo de contratación

120

100

90

95

100

105

110



Las características q que se controlarían en el ejemplo j p : que nos ocupa estarían asociadas a lo siguiente: Revisión de hojas de vida Realización de pruebas psicotécnicas Verificación de referencias Realización de entrevistas Realización de visitas domiciliarias Realización de entrevistas con el gerente solicitante o con el futuro jefe directo Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

Indicadores de Gestion

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