Sistem Pengendalian Manajemen
Case Study: Whiz Calculator Company
Disusun oleh kelompok 1 : 1. Destia Dewi Prima Diatri`
F0310020
2. Devia Indah Yanuarti
F0310021
3. Ika Tunjung Pratiwi
F0310043
4. Isna Fauziah Rusdiana
F0310045
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2013
LATAR BELAKANG KASUS
Perusahaan Whiz Calculator merupakan perusahaan yang memproduksi kalkulatorkalkulator elektronik yang dijual melalui kantor cabangnya ke pedagang besar, ritel dan secara langsung ke pemerintah serta industri pengguna. Kebanyakan produknya berjenamakan Whiz diiklankan secara nasional. Perusahaan ini merupakan terbesar nomor satu di industrinya. Pada bulan Agustus, Bernard Riesman terpilih menjadi presiden dari perusahaan Whiz Calculator. Riesman sudah bekerja di perusahaan selama 5 tahun dan untuk 2 tahun sebelumnya menjabat sebagai wakil presiden manufaktur. Setelah menjabat sebagai presiden, Riesman mengadakan konferensi dengan pengendali untuk mendiskusikan tentang pengendalian anggaran. Ia berpikir metode lama dalam perencanaan dan pengendalian biaya penjualan tidak memuaskan. Oleh karena itu, ia meminta pengendali untuk membuat sistem baru yang memiliki pengendalian yang lebih baik atas biaya.
Metode lama penganggaran biaya penjualan menerapkan basis tetap atau yang ditetapkan. Adapun proses pembuatan anggaran metode lama ini adalah:
1. Setiap Oktober, departemen akuntansi mengirim catatan biaya aktual departemen atau cabang-cabang tahun sebelumnya dan tahun sekarang sampai Oktober ke masing-masing manajer cabang dan manajer lainnya yang berada di bawah departemen penjualan. 2. Dengan berpandu pada catatan ini dan perkiraan penjualan tahun depan serta penilaian manajer, pemimpin cabang akan membuat dan menyerahkan perkiraan biaya untuk tahun berikutnya. 3. Perkiraan ini diberikan pada manajer penjualan yang memimpin semua penjualan cabang. Ia menentukan apakah anggaran tersebut wajar atau tidak dan menelusuri item yang meragukan dengan koresponden.
4. Setelah disetujui oleh manajer penjualan, perkiraan biaya penjualan tersebut diserahkan pada manajer pemasaran, Paula Melmed. Ia yang bertanggung jawab atas aktivitas penjualan, promosi dan pergudangan.
5. Melmed akan mendiskusikan perkiraan biaya penjualan dengan manajer-manajer. Setelah semua perbedaan direkonsiliasi, ia mengabungkan perkiraan biaya semua cabang menjadi sebuah anggaran biaya penjualan.
6. Anggaran ini disampaikan ke komite anggaran untuk persetujuan terakhir. Untuk tujuan pengendalian, anggaran tersebut dibagi 12 dengan jumlah yang sama dimana biaya aktual akan dibandingkan setiap bulan dengan angka yang ada di anggaran. Riesman percaya bahwa ada dua kelemahan terbesar dari metode lama ini dalam penetapan anggaran biaya penjualan :
1. Mustahil bagi seseorang untuk memastikan kewajaran perkiraan yang dibuat oleh banyak kepala departemen. Biaya penjualan dari tahun sebelumnya tidak merupakan standar yang sesuai untuk penilaian perkiraan biaya karena kondisi penjualan tidak pernah sama dalam dua tahun yang berbeda. Perbedaan yang jelas adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan. . 2.
Kondisi penjualan yang sering berubah ketika anggaran sudah diadopsi, tapi tidak ada ketentuan untuk membuat perubahan cocok dalam anggaran biaya penjualan. Perusahaan tidak memiliki hubungan yang logis antara penjualan dengan biayanya sehingga mustahil untuk memperkirakan tambahan biaya yang terjadi ketika penjualan meningkat.
PERUMUSAN MASALAH
Metode baru yang diusulkan oleh pengendali menggunakan basis biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap Whiz Calculator dapat ditentukan dari biaya yang terjadi pada saat minimum penjualan yaitu sekitar 65% kapasitas pabrik sekarang. Perusahaan juga memperhitungkan berapa besar biaya tetap yang terjadi. Selisih antara total biaya dengan biaya tetap adalah biaya variabel. Kemudian formula biaya dibentuk dengan menggunakan persamaan regresi.
Adapun yang menjadi pokok permasalahan dalam kasus ini adalah :
1. Dari tampilan 1 dan 3, Tentukan termasuk kategori manakah setiap item penjualan yang ada: a. Variabel terhadap volume penjualan b. Sebagian variabel terhadap volume penjualan c. Variabel terhadap faktor lainnya, atau d. Tidak berhubungan sama sekali terhadap volume output.
2. Hubungan apa yang anda simpulkan dalam pertanyaan 1 yang merupakan jenis sistem anggaran yang paling tetap?
3. Haruskah sistem anggaran pengeluaran penjualan yang diusulkan diterapkan? Mengapa?
4. Saran lain apa yang Anda miliki untuk sistem laporan pengeluaran penjualan bagi perusahaan Whiz Calculator?
ANALISIS DAN PEMBAHASAN Tampilan 1 Laporan anggaran yang sekarang digunakan Manajer : N.L. Darden
Kinerja penjualan dan pengeluaran cabang A Bulan ini Anggaran Aktual
Penjualan bersih Gaji manajer Gaji pegawai kantor Kompensasi tenaga penjualan Beban perjalanan Alat tulis, perlengkapan kantor Biaya pos Lampu dan pemanas Langganan dan iuran Sumbangan Beban iklan (lokal) Pajak jaminan sosial sewa depresiasi Pengeluaran cabang lainnya Total
310100 2500 1450 15500
261000 2500 1432 13050
Di atas/ di bawah 49000 18 2450
Persentase penjualan
0.96 0.55 5.00
Di atas/ di bawah tahun ini 70040 1517 3502
3420 1042
3127 890
293 152
1.20 0.34
1012 360
230 134 150 125 2900 1303 975 762 2551
262 87 112 2700 1138 975 762 2426
32* 47 38 125 200 165 125
0.10 0.03 0.04 0.00 1.03 0.44 0.37 0.29 0.93
21 128 26 130 1800 133 247
33042
29461
3581
11.29
4512
Tampilan 3 Laporan anggaran yang diajukan oleh kontroler Laporan Anggaran Pengeluaran
Faktor anggaran Pengeluaran Pengeluaran tetap variabel
Penjualan bersih Gaji manajer Gaji pegawai kantor Kompensasi tenaga penjualan Beban perjalanan Alat tulis, perlengkapan kantor Biaya pos Lampu dan pemanas Langganan dan iuran Sumbangan Beban iklan (lokal) Pajak jaminan sosial sewa depresiasi Pengeluaran cabang lainnya Total
Bulan ini Anggaran aktual fleksibel
261000
261000
Cabang A Manajer : N.L.Darden Bulan : Oktober Tahun ini Di atas Di atas / / di di bawah bawah
2500 139
0.0041
2500 1209
2500 1432
223
-
0.0500
13050
13050
-
568
0.0087
2839
3127
288
282
0.0026
961
890
71
47 134
0.0006 -
204 134
262 87
58 47
10
0.0005
141
112
29
20 35
0.0003 0.0100
98 2645
2700
98 55
177
0.0036
1117
1138
21
975 762 318
0.0076
975 762 2426
975 762 2426
124
5967
0.0880
29461
29461
524
1. Klasifikasi biaya dari pandangan Whiz Calculator
Berdasarkan data dari tampilan 1 dan 3, item biaya penjualan di cabang A dapat kita klasifikasikan menjadi : a. Variabel terhadap volume penjualan : kompensasi tenaga penjualan b. Sebagian variabel terhadap volume penjualan : gaji pengawai kantor, biaya transportasi, perlengkapan kantor, biaya pos, biaya iklan, pajak jaminan sosial, lampu dan pemanas, langganan, dan iuran, sumbangan c. Variabel terhadap beberapa faktor lain : -d. Tidak berhubungan sama sekali terhadap volume output : gaji manajer, sewa, depresiasi
2. Hubungan apa yang anda simpulkan dalam pertanyaan 1 yang merupakan jenis sistem anggaran yang paling tetap?
Pemisahan komponen biaya penjualan pada metode baru tidaklah akurat. Hal ini dikarenakan untuk komponen variabelnya hanya menggunakan driver berupa dolar penjualan saja. Walaupun lebih mudah karena hanya menggunakan satu driver saja, tidak semua biaya variabel yang terjadi dipengaruhi oleh driver tersebut. Item-item biaya yang komponen variabel yang belum tentu ditentukan oleh besar dolar penjualan antara lain : 1. Gaji pengawai kantor : Biaya ini termasuk biaya campuran dan perlu dilihat apakah volume penjualan akan mempengaruhi besar komponen variabel biaya ini. Jika komponen variabel gaji pengawai kantor ini dihitung berdasarkan jam kerja lembur maka penggunaan driver penjualan adalah tidak tepat. 2. Sumbangan : Biaya jenis ini termasuk biaya kebijakan dimana besarnya ditetapkan oleh manajer. Dari tampilan dapat dilihat walaupun ada di anggaran tapi tidak ada sumbangan di aktual. Perusahaan perlu menetapkan kebijakan sumbangannya. Jika besar sumbangan terdiri dari dua komponen yaitu jumlah tetap dan jumlah variabel sebesar berapa % dari penjualan maka sumbangan termasuk biaya campuran.
3. Langganan dan iuran : Perlu diteliti lebih lanjut apakah ada komponen tetap dan variabel yang mempengaruhi besar biaya ini. Untuk langganan biasanya sudah ada harga tetap. Selain itu, harus diteliti lebih lanjut apakah driver dari komponen variabelnya. Jika komponen variabel langganan dan iuran dikenakan berdasarkan driver lain selain dolar penjualan seperti jumlah pesanan maka penggunaan driver dolar penjualan akan tidak akurat. 4. Selain itu, biaya lainnya seperti biaya transportasi, perlengkapan kantor, iklan, pajak keamanan sosial dan biaya lain-lainnya juga harus diteliti faktor apa yang menentukan besar biaya tersebut serta memisahkan antara bagian tetap dan variabel secara akurat. Jika komponen variabel biaya tidak terpengaruh oleh dolar penjualan, maka formula biaya akan tidak akurat. 5. Untuk biaya gaji manajer, lampu dan panas, depresiasi, sewa termasuk biaya tetap dan kompensasi tenaga penjualan termasuk biaya variabel dengan dolar penjualan.
3. Haruskah sistem anggaran pengeluaran penjualan yang diusulkan diterapkan? Mengapa?
Menurut kelompok kami, usulan dari controller mengenai sistem anggaran yang baru sebaiknya dijalankan. Karena sistem anggaran yang lama memiliki lebih memiliki kekurangan, yaitu: a. Sulit memastikan kewajaran anggaran yang dibuat oleh berbagai manajer. b. Tidak adanya hubungan logis untuk menyesuaikan penjualan dengan biaya sehingga anggaran bersifat statik. c. Tidak adanya pemisahan yang jelas komponen tetap dan variabel dari biaya. Pada penggunaan sistem yang lama, manajer memperkirakan berapa besar biaya untuk penjualan tahun berikutnya dengan berdasarkan catatan bia ya sebelumnya dan berdasarkan penilaiannya. Namun karena penjualan tidak stabil tiap tahunnya membuat perkiraan manajer tidak akurat. Sedangakan penetapan sistem anggaran yang baru memilki kelebihan antara lain : a. Terdapat pemisahan antara biaya variabel dan tetap. Walaupun pemisahaan belum akurat tapi lebih baik dibandingkan tidak ada pemisahan sama sekali.
b. Anggaran yang fleksibel dibandingkan metode anggaran yang lama yang menerapkan angaran statik yang dapat menyebabkan perbandingan antara anggaran dengan aktual yang memiliki tingkat penjualan yang berbeda. c. Metode baru lebih akurat. Walaupun sistem baru yang diajukan ini tidak terlepas dari kekurangan, sistem ini masih lebih baik, lebih akurat dan lebih berguna untuk perusahaan Whiz Calculator jika dibandingkan dengan sistem lama. Oleh karena itu, kelompok kami setuju akan penerapan sistem anggaran baru ini di perusahaan Whiz. 4. Pertimbangan metode penganggaran baru
Sistem anggaran lama perusahaan Whiz Calculator memiliki kekurangan berupa: 1. sulit untuk dipastikan kewajaran anggaran yang dibuat oleh berbagai manajer, tidak adanya hubungan logis untuk menyesuaikan penjualan dengan biaya sehingga anggaran bersifat statik dan tidak adanya pemisahan yang jelas komponen tetap dan variabel dari biaya. Manajer memperkirakan berapa besar biaya untuk penjualan tahun berikutnya dengan berdasarkan catatan biaya sebelumnya dan berdasarkan penilaiannya. Namun kondisi penjualan yang tidak sama dari tahun ke tahun membuat perkiraan manajer ti dak akurat. 2. Sedangkan di metode penganggaran yang baru ini sudah lebih baik daripada metode lama dimana terdapat kelebihan dan kekurangan seperti: 3. Sudah ada pemisahan komponen tetap dan variabel dari biaya. Walaupun pemisahaan belum akurat tapi lebih baik dibandingkan tidak ada pemisahan sama sekali. Pengendali perusahaan juga merencanakan untuk mencari ukuran penyebab yang lebih tepat dalam menjelaskan variasi dalam biaya penjualan setelah ia memiliki kesempatan untuk mempelajarinya dalam periode lama. 4. Sudah ada anggaran yang fleksibel dibandingkan metode lama yang menerapkan angaran statik yang dapat menyebabkan perbandingan antara anggaran dengan aktual yang memiliki tingkat penjualan yang berbeda.
5. Metode baru lebih akurat. Hal ini dapat dilihat dari anggaran lama terjadi penyimpangan anggaran sebesar 3.581 sedangkan di metode baru hanya sebesar 524. 6. Sistem baru ini tidak mengambarkan hal-hal seperti pengaruh ukuran pesanan atas biaya, kesulitan penjualan di daerah tertentu, perubahan psikologi pembeli dan sebagainya. Hal ini disebabkan driver yang digunakan untuk komponen variabel berupa dolar penjualan. Contohnya biaya angkut tidak bisa kita tentukan dari dolar penjualan. Biaya ini tergantung pada berapa kali terjadinya pengangkutan. Untuk penjualan yang sama bisa saja terjadi biaya angkut yang berbeda karena adanya perbedaan ukuran pesanan. Ukuran pesanan yang besar mengkonsumsi biaya yang lebih sedikit dari ukuran kecil. Walaupun sistem baru yang diajukan ini masih ada terdapat kekurangan, tapi sistem ini sudah lebih baik, lebih akurat dan lebih berguna untuk perusahaan Whiz Calculator jika dibandingkan dengan sistem lama. Oleh karena itu, penulis setuju akan penerapan sistem anggaran baru ini di perusahaan Whiz.
7. Saran
Dari system anggran tetap pengendali perusahaan mengajukan sistem anggaran baru yang sudah fleksibel dan ada pemisahan biaya tetap dan variabel. Walaupun masih terdapat kekurangan pada system baru, sistem ini masih lebih akurat dibandingkan dengan sistem lama. Oleh karena itu, Whiz Calculator sebaiknya menerapkan sistem baru ini dan terus memperbaiki system tersebut. Adapun saran perbaikan yang dapat diberikan kepada perusahaan Whiz Calculator adalah : 1. Penyusunan anggaran dengan bottom-up. Penyusunan anggaran ini membawa perasaan memiliki dan memberikan motivasi untuk mencapai target, meskipun nantinya anggaran semula tersebut diperketat karena perlunya koordinasi dan pencapaian hasil yang diinginkan untuk kepentingan perusahaan. 2. Anggaran harus ditetapkan secara realistis dan tidak mengandung anggaran yang berlebihan atau anggaran yang kendur (budget sl ack). 3. Perlunya pemisahan antara komponen biaya tetap dan variabel yang lebih akurat. Driver yang digunakan harus bisa mencerminkan besar konsumsi biaya sehingga lebih akurat dan lebih mengambarkan hal-hal seperti pengaruh ukuran
pesanan atas biaya, kesulitan penjualan di daerah tertentu, perubahan psikologi pembeli dan sebagainya . 4. Perlunya lebih banyak penelitian dan percobaan evaluasi biaya tetap tidak hanya berdasarkan produksi minimum tapi di tingkat biaya sebenarnya. 5. Menerapkan sistem anggaran Zero base review dimana diadakan analisis biaya secara bergiliran yaitu lima tahun sekali. 6. Diadakan revisi anggaran bila perlu dan untuk memperbarui anggaran secara sistematis.
Kesimpulan
Perusahaan Whiz Calculator mengalami permasalahan di bidang penganggaran biaya penjualan. Presiden dari Whiz, Bernard Riesman tidak puas akan sistem anggaran sekarang karena dianggap tidak bisa dipastikan kewajarannya dan statik. Oleh karena itu, pengendali perusahaan mengajukan sistem anggaran baru dimana sudah fleksibel dan ada pemisahan biaya tetap dan variabel. Walaupun masih terdapat kekurangan pada sistem baru, sistem ini masih lebih akurat dibandingkan dengan sistem lama. Oleh karena itu, Whiz Calculator sebaiknya menerapkan sistem baru ini dan terus memperbaiki sistem tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Anthony, Robert N. Govindarajan, Vijay. Management Control Systems Twelfh Edition. 2007. McGraws-Hill Education (Asia).
Hart, Jill. Budgeting Principles Second Edition. 2001. Prentice Hall.
