manual de las 5s

HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 S´s Manual de Implementación

Secretaría de Desarrollo, Evaluación y Control de la Administración Pública

CONTENIDO

I. Introducción

2

II. La Herramienta de Calidad 5 S’s

3

III. Programa de Implementación de la Herramienta de

17

Calidad 5 S’s

Anexo 1. Listas de verificación.

24

Anexo 2. Cuestionario para Evaluar la Situación Inicial.

29

Elaboración: Dirección de Proyectos y Profesionalización P rofesionalización en la Gestión de los Servicios Públicos de SEDECAP.

HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

1

CONTENIDO

I. Introducción

2

II. La Herramienta de Calidad 5 S’s

3

III. Programa de Implementación de la Herramienta de

17

Calidad 5 S’s

Anexo 1. Listas de verificación.

24

Anexo 2. Cuestionario para Evaluar la Situación Inicial.

29

Elaboración: Dirección de Proyectos y Profesionalización P rofesionalización en la Gestión de los Servicios Públicos de SEDECAP.


1

I.

INTRODUCCIÓN

La calidad empieza por la propia persona y por el ambiente que a ésta rodea. Lograr que las actividades del sector público se desarrollen en un ambiente de trabajo de calidad, es parte de la responsabilidad de cada una de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal. Este reto lo es también de todos y cada uno de nosotros, quienes como servidores públicos, con nuestras actitudes y hábitos podemos hacer la diferencia entre un ambiente favorable y uno que haga posible obtener, simultáneamente, satisfacción personal y una excelente calidad en los servicios que como Gobierno del Estado ofrecemos a los ciudadanos. ciudadanos . Para este fin, la Herramienta de Calidad de las 5 S ’s nos ofrece principios básicos que buscan mantener sitios de trabajo donde se respire un ambiente seguro, confortable y de eficiencia. Esto se logra mediante el establecimiento de las pautas para entender, implantar y mantener un sistema de organización, orden y limpieza, a partir del cual se puedan sentar las bases para mejorar las condiciones de calidad, seguridad y clima laboral en las instituciones públicas. El éxito de la implantación y permanencia de las 5 S ’s en las instituciones públicas exige el compromiso permanente para inducir un cambio en el estado de ánimo, actitud y comportamiento de los servidores públicos, lo que favorecerá en gran medida la implementación de sistemas de calidad y mejora continua para el beneficio de la institución y los servicios que ésta ofrece. Uno de los objetivos de la Secretaría de Desarrollo, Evaluación y Control de la Administración Pública es el organizar, coordinar y promover el desarrollo administrativo integral en las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal. En este contexto, es prioridad de la SEDECAP el poner a disposición de las Dependencias y Entidades, las metodologías que les permitan mejorar su desempeño y realizar sus funciones bajo principios de calidad, y la herramienta de calidad de las 5 S’s es una de éstas.

Este manual tiene como objetivo orientar a los servidores públicos en el proceso de implementación y mantenimiento de la Herramienta de C alidad de las 5 S’s, a través de técnicas y procedimientos que permitan mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo a través de un cambio de actitud en los servidores públicos hacia la mejora continua.


2

II. LA HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 S’s La Herramienta de Calidad de las 5 S' s se origina en Japón. Es un método de organización y limpieza de cualquier área, no sólo de trabajo. Esta herramienta consiste en 5 principios o 5 S’s por su letra inicial en japonés. Cada una de las “S” persigue un objetivo específico y en su conjunto permiten establecer y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo a través de un cambio de actitud en los servidores públicos hacia la mejora continua.

Las 5 S's son: SEIRI

SEITON

SEISO

SEIKETSU

SHITSUKE

Clasificación

Organización

Limpieza

Estandarización

Disciplina

Dirigidas a los objetos y espacios

Dirigidas a la persona

La implementación de la Herramienta de Calidad 5 S ’s ayuda a crear un ambiente de trabajo s eguro y saludable, productivo, despejado, ordenado y limpio, disciplinado y agradable, que mejora nuestra imagen. Es un método simple que cuando se aplica de manera adecuada, implica un profundo impacto en la vida personal y organizacional. Las 5 S’s nos llevan a desarrollar y mantener nuevos hábitos de trabajo, para lo cual debemos

generar las condiciones favorables para que éstos se den y permanezcan. Lo anterior lo podemos lograr: Comprendiendo los objetivos de cada una de las Cinco “S” y cómo éstas contribuyen a mejorar nuestra institución. Apoyando los esfuerzos del personal para lograr los resultados esperados. Proveyendo los medios necesarios para implementar cada una de las 5 S’s, recursos mínimos pero indispensables para el buen funcionamiento de estas prácticas. Creando un espacio para hacer de esta herramienta una práctica agradable y satisfactoria para el personal. Comprometiéndonos con nuestra institución. HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

3

Los beneficios de su implementación se ven reflejados en:



   



Contribuye a desarrollar buenos hábitos Menos averías Mejora la seguridad Menos accidentes Mejora nuestra disposición ante el trabajo Menor tiempo para el cambio de herramientas o ubicación de documentos



   



Menos movimientos y traslados inútiles Más espacio de trabajo Menos desperdicio Desarrolla el auto-control Propicia un ambiente amigable y confiable Menor nivel de existencias o inventarios

A continuación se presenta la descripción de cada una de las 5 S’s así como algunas técnicas sugeridas para su implementación.


4

PRIMERA “S”. SEIRI (CLASIFICACIÓN): conservar sólo lo necesario. La primera de las 5 S’s consiste en identificar y clasificar los materiales necesarios de los innecesarios y desprenderse de estos últimos ya que no se requieren para realizar nuestra labor. Frecuentemente acumulamos en nuestra área de trabajo herramientas, equipo, documentos y objetos personales, ya que creemos que nos harán falta para nuestro próximo trabajo. Con este pensamiento generamos “almacenes” que molestan, quitan espacio y estorban. Estos elementos perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulación por las áreas, inducen a cometer errores en el manejo de documentación o equipo y pueden generar accidentes. La implementación de la primera “S” permite clasificar los objetos y documentos que se encuentran

en nuestra área de trabajo, eliminar aquellos que resulten innecesarios y aprovechar los lugares despejados. La implementación de la primera “S” permite que el personal del área de trabajo sea quien determine cuáles son aquellos elementos (objetos o documentos) necesarios para desempeñar sus actividades diarias. Para este fin, se deben establecer y difundir las reglas generales para que el personal del área de trabajo utilice el mismo criterio para la clasificación de estos elementos. Algunas preguntas que ayudan a identificar si existe un objeto o documento innecesario en el área de trabajo son las siguientes: ¿Es necesario este objeto o documento? ¿Si es necesario, debe existir en esta cantidad? ¿Si es necesario, tiene que estar localizado en el área de trabajo? ¿Si es necesario, está en buen estado? Además de las preguntas anteriores, se presentan las siguientes recomendaciones para implementar la primera “S” y evitar la presencia de elementos innecesarios en el área de trabajo son: Determinar y difundir el periodo de tiempo en el cual se deberá realizar la implementación de la primera “S”.

Establecer y difundir las reglas generales o criterios para la clasificación de objetos y documentos en el área de trabajo. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementación de esta “S” Determinar el número de objetos personales permitidos en el área de trabajo (se recomienda 1). Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven. HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

5

Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario. Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo. Separar los objetos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilización. Revisar y clasificar los documentos existentes en el área de trabajo. Clasificar y rotular cajas y equipo necesario en el área de trabajo. Reparar o eliminar objetos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averías. Eliminar de pizarrones o muros la información innecesaria y que pueda conducir a errores de interpretación o de actuación. Eliminar pegotes existentes en ventanas o en el equipo. Para clasificar los objetos o documentos del área de trabajo se proponen los siguientes criterios:

Una vez identificados los elementos necesarios, éstos se pueden clasificar de acuerdo a la frecuencia de uso, algunos criterios para hacerlo son: HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

6

FRECUENCIA DE USO

UBICACIÓN

No se utiliza

Eliminar

Es posible que se use

Colocar en bodega

Algunas veces al año

Colocar en bodega o archivo

Varias veces al mes

Colocar en un espacio dentro del área de trabajo destinado al almacenamiento

Varias veces por semana

Colocar en el área de trabajo (ej. archiveros, repisas, estantes)

Varias veces al día

Colocar cerca de la persona (ej. cajones o archivero de escritorio)

Cada hora

Colocar junto a la persona (ej. sobre escritorio)

Una vez clasificados los objetos y documentos según la frecuencia de uso, podemos identificar cuáles son necesarios para desempeñar nuestras actividades y por ende deben permanecer en el área de trabajo y cuáles deberán ubicarse en las áreas destinadas para almacenamiento o eliminarse. La siguiente tabla facilita la clasificación de los objetos y documentos necesarios e innecesarios así como su ubicación dentro del área de trabajo, tomando como base los criterios antes expuestos:

Al concluir la implementación de la primera “S” se debe realizar la verificación correspondiente, para lo cual se debe contar con una lista de verificación. Esta se realiza con base en las HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

7

recomendaciones para implementar la primera “S”. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificación a la implementación de la primera “S”.

Con la implementación de la primera “S” podremos obtener los siguientes beneficios:    

Sitios libres de objetos innecesarios o inservibles Más espacio Menos accidentes Mejor distribución de recursos

La selección y clasificación del material de trabajo que se realiza a través de la primera “S” conduce de manera natural a la segunda “S” SEITON (Organización).


8

SEGUNDA “S”. SEITON – ORGANIZACIÓN: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. La Segunda “S” consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad tomando en cuenta el principio “un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar” .

Organizar implica ordenar los objetos y documentos requeridos en nuestro trabajo de acuerdo a un método establecido, dándoles una ubicación específica que facilite su localización, disposición y regreso al mismo lugar, después de ser usados. En la implementación de la primera S logramos identificar los objetos y documentos necesarios, además al emplear el criterio de frecuencia de uso logramos identificar la ubicación adecuada de los mismos. En esta etapa se deberá organizar el área de trabajo con el objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía en la ubicación y retorno de los objetos y documentos necesarios. Las técnicas utilizadas en SEITON permiten la codificación, identificación y marcación de las áreas de trabajo para facilitar la conservación de los objetos y documentos en un mismo sitio durante el tiempo y en perfectas condiciones. Por otra parte se debe verificar que la distribución del mobiliario y equipo sea la adecuada y cumpla con los estándares de seguridad. La pregunta clave que nos debemos hacer durante la implementación de la segunda S es ¿Cómo encontrar las cosas de manera rápida y sin cometer error?

A continuación se presentan tres criterios para la organización de los elementos (objetos y documentos) dentro del área de trabajo: Seguridad: Que los elementos no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben y que su ubicación no provoque accidentes. Calidad: Que los elementos no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren. Eficacia: Minimizar el tiempo para la ubicación de elementos. Algunas recomendaciones para la implementación de la segunda “S” son: Aprobar la evaluación a la implementación de la primera “S” SEIRI. Determinar y difundir el periodo de tiempo en el cual se deberá realizar la implementación de la segunda “S”.

Definir y difundir las reglas para la organización del área de trabajo. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementación de esta “S”

Asignar un lugar específico para la ubicación de cada objeto, documento o herramienta. HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

9

Asignar una clave de identificación a estantes, repisas, archiveros, cajones y demás áreas de almacenamiento. Identificar cada elemento, objeto o archivo mediante etiquetas con claves numéricas o alfabéticas. Usar guías o códigos de colores para una identificación rápida de los objetos y documentos. Ubicar los objetos y documentos necesarios en sitios donde su disposición se pueda realizar en el menor tiempo y esfuerzo posible. Colocar los objetos y documentos en un orden lógico; más cerca los que más usas, más lejos los que menos usas. Favorecer el método “Primeras entradas, Primeras salidas” en el uso de material y atención de documentos. Controlar las existencias de material mediante inventarios o relaciones, identificando en el lugar de su almacenamiento el nombre y volumen máximo del mismo. Colocar la señalización necesaria en el área de trabajo, procurando que ésta sea visible y clara. Al concluir la implementación de la segunda “S” se debe realizar la verificación correspondiente, para lo cual se debe contar con una lista de verificación. Esta se realiza con base en las recomendaciones para implementar la segunda “S”. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificación a la implementación de esta “S”. Los beneficios que obtendremos tras la implementación de la segunda “S” son:      

Nos ayuda a encontrar fácilmente objetos o documentos de trabajo. Mejorar la seguridad Ayuda a identificar cuando falta algo Da una mejor apariencia Mayor velocidad de respuesta y de mejora Actualización de inventarios


10

TERCERA “S”. SEISO – LIMPIEZA: siempre limpio. Una vez que el espacio de trabajo está despejado (SEIRI) y ordenado (SEITON), es más fácil limpiarlo (SEISO). La tercera “S” consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentren en perfecto estado operativo. El valor más importante de SEISO consiste en entender a la limpieza como inspección, al limpiar los espacios o herramientas de trabajo se debe observar su estado y funcionalidad lo que permitirá prevenir el deterioro y contribuir a la eliminación de pérdidas. La limpieza se debe realizar en tres ejes: 1. Limpieza de los espacios físicos. 2. Manejo de basura o desperdicios. 3. Limpieza del aire. La labor de limpieza de los espacios físicos se debe realizar en toda el área de trabajo, no debemos limitarnos a nuestro escritorio. Es necesario asegurar la limpieza de los pisos, paredes, ventanas y cortinas de las oficinas, áreas de trabajo, áreas de atención, bodegas, baños y demás espacios que conformen el área de trabajo con el fin de contar con un espacio físico limpio. Hay que tomar en cuenta que la limpieza no sólo beneficia la imagen del área de trabajo sino que es un factor importante para la salud del personal que labora en ella. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento del equipo o los objetos que empleamos en nuestras actividades diarias, por ejemplo, el polvo puede dañar el funcionamiento del equipo de cómputo. Por otra parte, debemos asegurarnos que el manejo de basura o desperdicios sea el adecuado y que se cuente con los recursos necesarios para depositar y retirar la basura en tiempo. Es necesario hacer conciencia entre el personal y los visitantes que acuden al área de trabajo para depositar la basura en su lugar. En caso de que en nuestra área de trabajo se generen desechos tóxicos se debe contar con la infraestructura necesaria para su depósito y retiro final, lo anterior garantizará la seguridad del personal del área de trabajo. Como parte del manejo de basura se pueden establecer programas para el reciclado o clasificación de basura o desperdicios que se generen en el área de trabajo, lo cual contribuirá a reducir el impacto de nuestras actividades en el medio ambiente. Respecto a la limpieza del aire, debemos tomar en cuenta que el aire respirable en las oficinas se ve afectado por las funciones corporales -como la respiración y la transpiración- y las actividades del personal. Si en el área de trabajo se fuma o hay basura al descubierto se causa mayor contaminación ambiental. Además, si no existe una adecuada circulación de aire se afecta la temperatura del medio ambiente. HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

11

La limpieza del aire se logra evitando la emanación de componentes que produzcan el enrarecimiento del aire así como a través de una buena ventilación, la cual implica el abastecimiento y circulación del aire para refrescar y purificar el ambiente.

Algunas recomendaciones para implementar la tercera “S” son :

Aprobar la evaluación a la implementación de la segunda “S” SEITON. Determinar y difundir el periodo de tiempo en el cual se deberá realizar la implementación de la tercera “S”.

Establecer y difundir los criterios sobre los cuales se debe realizar la limpieza en el área de trabajo. Asignar claramente las responsabilidades del personal en la implementación de esta “S” Iniciar con una campaña de limpieza que puede ser en una jornada especial donde se involucre a todo el personal en las labores de limpieza del área de trabajo. Dar las facilidades para realizar las actividades de limpieza. Al momento de realizar la limpieza es conveniente inspeccionar y detectar anomalías en el equipo. Eliminar desde el origen aquello que origina la suciedad en el área de trabajo. Eliminar manchas, mugre y polvo en escritorios, módulos de atención, archiveros, equipo, paredes, pisos, baños, anaqueles, apagadores eléctricos y perillas de chapas. Asegurar que los documentos archivados se encuentren limpios y no existan factores que los puedan dañar (polvo, polilla, etc.) Hacer uso de los sitios y recipientes para tirar desperdicios. Establecer junto con el área responsable de la institución, un programa de limpieza periódico (diario, semanal, mensual). Diseñar hojas de control para supervisar el programa de limpieza. Mantener el suministro adecuado de los materiales necesarios para la limpieza. Asegurar que el área de trabajo cuente con ventilación apropiada.

Establecer programas de reciclado o clasificación de basura (ej. reciclado de papel). Hacer de la limpieza un hábito en el personal del área de trabajo. A continuación se presenta un ejemplo de hoja de control de limpieza:


12

Al igual que en las dos “S” anteriores, se debe realizar la verificación a la implementación de la tercera “S”. Para este efecto se debe contar con una lista de verificación, la cual se puede realizar con base en las recomendaciones presentadas para implementar la tercera “S”. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificación a la implementación de esta “S”.

La tercera “S” se traducirá en los siguientes beneficios:      

Alargamiento de la vida útil de los equipos e instalaciones. Reduce accidentes. Mejora la imagen personal e institucional. Mejora la disposición al trabajo. Menor probabilidad de contraer enfermedades. Ayuda a evitar mayores daños a la ecología.


13

CUARTA “S”. SEIKETSU – ESTANDARIZACIÓN: mantener los estándares. Ya que hemos implementado las tres primeras “S”, ha llegado el momento de estandarizar. SEIRI (Clasificación), SEITON (Organización) y SEISO (Limpieza) son actividades que nos exigen comportamientos concretos y “cosas por hacer” en nuestro entorno laboral , es decir sobre los objetos y espacios. SEIKETSU más que una actividad es una condición o estado permanente que consiste en aplicar, replicar y mantener lo que se ha logrado, está enfocada en la persona y su actitud. Uno de los errores más frecuentes es asignar un tiempo extra para implementar o mantener las 5 “S”, esto nos lleva a creer que ése es el momento dedicado para la herramienta y el resto de los días se trabaja “normalmente”. Sin embargo para lograr el éxito de las 5 “S”, éstas deben formar parte de las actividades cotidianas. En otras palabras, el mantenimiento de las condiciones logradas con las 3 primeras “S” debe formar parte de la rutina diaria de trabajo. Un área de trabajo o un escritorio en los que se mantienen las tres primeras “S” son lugares limpios, agradables y seguros, por lo tanto debemos encontrar el modo de mantenerlos en condiciones óptimas. SEIKETSU recuerda que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. La cuarta “S” consiste en establecer normas sencillas y visibles –estándares - para lograr que no sólo se dé el cambio sino que además se mantenga y que se realicen mejoras. Toda vez que esta “S” está

enfocada en la persona, debemos trabajar en su actitud. En este sentido, cuanto más sea el conocimiento que las personas tengan sobre la institución, mayor será su compromiso con los objetivos, políticas y estándares que se establezcan en las áreas de trabajo. La estandarización se debe realizar en los siguientes ámbitos: Estandarización del conocimiento (normas, políticas, procedimientos). Estandarización de imagen y espacios físicos Las recomendaciones para lograr la implementación de la cuarta “S” son: Aprobar la evaluación a la implementación de la tercera “S” SEISO. Establecer el periodo en el cual se implementará a cuarta “S”, considerando el periodo para

la elaboración de los estándares y para la difusión de los mismos. Asignar claramente las r esponsabilidades del personal en la implementación de esta “S” Difundir y uniformar la razón de ser de la institución, hacia a donde se quiere ir y que conceptos los conducen (Misión, Visión, Valores). Establecer y difundir la política de calidad del área de trabajo.


14

Establecer y difundir normas, procedimientos, reglamentos o instrucciones para la clasificación, organización, limpieza y seguridad en el área de trabajo. Formalizar en las normas o manuales, las listas de verificación a la implementación de las primeras 3 S’s. Estandarizar los mecanismos de evaluación de las “S”.

Estandarizar los métodos y procedimientos. Formar al personal en los estándares. Reglamentar procesos comunes que uniformen su aplicación. Uniformar la imagen gráfica en las áreas de trabajo. Generalizar el uso de gafetes de identificación y personificadores. Para establecer nuestros estándares debemos recordar que un estándar debe ser fácil de entender , se pueden emplear símbolos, colores o letreros para que el estándar se explique por sí mismo. Finalmente debemos aplicar SEIKETSU en las personas ya que no hay desarrollo organizacional sin desarrollo personal, esto implica poner en práctica en nuestra vida personal la clasificación (eliminar lo que no es útil), la organización (un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar) y la limpieza (siempre limpio). Tras la implementación de la cuarta “S” se debe realizar la verificación de la misma empleando una

lista de verificación. Esta lista puede realizarse con base en las recomendaciones presentadas para implementar la cuarta “S”. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificación a la implementación de esta “S”. Los beneficios que obtenemos tras la implementación de SEIKETSU son:     

Queda por escrito el cómo mantener lo logrado Facilita el mantenimiento Asegura la calidad Se establecen sistemas autoexplicativos Promueve el compromiso personal y grupal


15

QUINTA “S”. SHITSUKE – DISCIPLINA: seguir las reglas. Al igual que SEIKETSU, l a última de las “S” también está enfocada en la persona. SHITSUKE consiste en trabajar correcta y de manera permanente con base en las normas, políticas, reglamentos y leyes que rigen a nuestra institución, para cumplir nuestros objetivos y mantener el orden. Mediante SHITSUKE las personas adquieren una fuerte conciencia con relación a las normas, políticas y estándares así como de la importancia de respetarlos, lo cual se traducen en una mejora sistemática de las actividades que desempeñan. Al desarrollar la Quinta S mantenemos disciplina en nuestro trabajo ya que aplicamos de manera sistemática las actividades involucradas en las “S” anteriores. En esta etapa ya hemos logrado eliminar nuestros viejos hábitos, para adquirir una nueva forma de trabajo de la cual hemos participado en su creación y recibimos sus beneficios. Nuestro trabajo se simplifica, nuestro tiempo se aprovecha mejor y los resultados que obtenemos son de mejor calidad. Además, si seguimos las normas y estándares establecidos contribuimos a la prevención de accidentes, fallas en los equipos y desviaciones de los objetivos. No debemos olvidar que la disciplina implica control, no imposición. La revisión del cumplimiento de las reglas de trabajo así como de cada una de las “S” es una actividad inherente a esta etapa, para lo cual debemos contar con el compromiso activo del personal del área de trabajo. Para mantener la disciplina se deben desarrollar las condiciones favorables para que ésta se desarrolle, por lo que se deben instrumentar prácticas que faciliten la permanente comunicación, motivación y respeto del personal. Algunas recomendaciones para la puesta en marcha de la quinta “S” son: Aprobar la evaluación a la implementación de la cuarta “S” SEIKETSU.

Establecer y difundir claramente el concepto de disciplina. Hacer conciencia al personal sobre sus derechos y obligaciones dentro de la institución. Fomentar entre el personal, el compromiso para el cumplimiento de las normas, políticas y reglamentos que regulan la institución. Asignar claramente las res ponsabilidades del personal en la implementación de esta “S” Favorecer la comunicación y retroalimentación en el área de trabajo. Motivar al personal a través de pláticas, cursos, videos, etc. Establecer revisiones periódicas de seguimiento al cumplimiento de las 5 S’s (autoevaluación). Promover los resultados de las 5’s dentro y fuera de la unidad para motiv ar al personal de las áreas de trabajo. HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

16

Fomentar la cultura de calidad a fin de modificar las actitudes negativas y eliminar el desinterés. Realizar acciones que permitan la integración del personal de las áreas de trabajo y contribuyan a un agradable ambiente laboral.

Finalmente, la implementación de la quinta “S” debe estar acompañada de la verificación. Para este

fin, se debe utilizar una lista de verificación. En el Anexo 1 se presenta un ejemplo de lista de verificación a la implementación de esta “S”.

Los beneficios que obtenemos al lograr la disciplina son:    

Se evitan reprimendas y sanciones. Mejora nuestra eficacia. Mejora la imagen que tenemos de nosotros mismos. Generamos una cultura de prevención.


17

III. PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 S’s. Para la implementación y mantenimiento de esta herramienta de calidad, la Secretaría de Desarrollo, Evaluación y Control de la Administración Pública (SEDECAP), desarrolló el “Programa de Implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s” . Este programa tiene por objeto asesorar a las Dependencias y Entidades en la implementaci ón de cada una de las “S” así como el seguimiento para el mantenimiento de las mismas una vez que haya concluido el proceso de implementación. El “Programa de Implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s”, consta de 3 etapas:

1

2

3

Implementación

Evaluación

Seguimiento

ETAPAS DE DESARROLLO

ETAPA DE MANTENIMIENTO

La Dirección de Proyectos y Profesionalización en la Gestión de los Servicios Públicos, es el área de la SEDECAP a través de la cual se promueve y realiza este Programa. En caso de estar interesadas en participar, las Dependencias y Entidades deberán ponerse en contacto con esta Dirección a fin de establecer los mecanismos de coordinación necesarios.

Etapa 1. Implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s. Los requerimientos necesarios para ini ciar la implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s en una Dependencia o Entidad son: Compromiso: Se debe asegurar el compromiso de la alta dirección de la institución.


18

Es necesario sensibilizar a los mandos medios y los operativos para implementar la herramienta de calidad de las 5 S’s. Las 5 S’s deben desarrollarse desde el interior de la institución, deben ser parte del deseo de las

personas por desenvolverse en un espacio agradable en el que valoren estar.

Integración del equipo de trabajo: Dentro de la institución: Integrar un equipo ejecutivo ó comité de calidad por Dependencia o Entidad. Los miembros del equipo ejecutivo o comité de calidad serán los encargados de la toma de decisiones y gestiones que se requieran para el éxito del programa. Identificar y nombrar responsables por cada una de las áreas de trabajo que participarán en el programa. Por parte de SEDECAP: La Dirección de Proyectos y Profesionalización en la Gestión de los Servicios Públicos designará un enlace para asesoría y apoyo a la institución a lo largo de la implementación del programa. La Delegación o Comisaría Pública en la institución podrá participar en el programa a través de la Jefatura del Departamento de Desarrollo Administrativo (DEA). Plan de trabajo: La institución y la SEDECAP elaborarán un plan de trabajo considerando el total de actividades necesarias para la implementación de las 5 S’s. Asignar claramente las responsabilidades en la implementación de las 5 S’s .

El plan de trabajo deberá contener la calendarización de las actividades. Difundir el plan de trabajo entre las áreas que participarán en el programa. Diagnóstico inicial: La institución deberá establecer con claridad la situación inicial de las áreas de trabajo en las que se implementará la herramienta de calidad 5 S’s a través de fotografías y cuestionarios. En el Anexo 2 se presenta una propuesta de cuestionario para evaluar la situación inicial. Definir con claridad los límites físicos y administrativos de las unidades que participen. HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

19

Difundir el resultado del diagnóstico Capacitación: Se deberá capacitar a los responsables de aplicar la Herramienta de Calidad de las 5 “S’ s” . Se debe entregar el material correspondiente a cada una de las personas de las áreas de trabajo a fin de puedan consultar y repasar los conceptos impartidos en la capacitación. La SEDECAP apoyará a las Dependencias y Entidades en el proceso de capacitación.

Desarrollo de actividades: Las actividades para la implementación de cada una de las “S’s” en las áreas de trabajo deberán ser realizadas por el personal que labora en éstas. El equipo ejecutivo o comité de calidad deberá apoyar al personal de las áreas de trabajo durante el desarrollo de estas actividades. La SEDECAP brindará la asesoría requerida a lo largo del proceso de implementación de cada una de las “S”.

Etapa 2. Evaluación a la Implementación. La evaluación consiste en verificar la correcta implementación de cada una de las 5 S’s . Se debe cumplir satisfactoriamente con la evaluación a la implementación de cada “S” para poder iniciar la

implementación de la siguiente. Asimismo se debe realizar una evaluación general al concluir la implementación de las 5 S’s.

En esta etapa del Programa de implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s , la SEDECAP participará de manera coordinada con el equipo ejecutivo o comité de calidad en las actividades de evaluación a la implementación de las 5 S’s, las cuales se realizarán en dos vertientes. El proceso a seguir en la Etapa de Evaluación es el siguiente:

Implementación de cada "S"

a. Autoevaluación

Constancias de Aprobación / Recococimiento

b. Evaluación por parte de SEDECAP


20

a. Autoevaluación. La autoevaluación es de gran importancia durante el proceso de implementación de la herramienta de calidad de las 5 S’s. Ésta nos permite identificar los objetivos que persigue cada “S”, hacer conciencia sobre los avances que hemos logrado e identificar nuestros puntos débiles o áreas de oportunidad en las que debemos trabajar. Para realizar la autoevaluación se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Realizar la autoevaluación al finalizar la implementación de cada “S”. 2. Emplear listas de verificación para llevar a cabo la autoevaluación a la implementación de cada “S”. (Anexo 1) 3. Realizar la autoevaluación de manera acumulativa, es decir, al revisar una “S” se debe verificar el mantenimiento de las “S” anteriores.

4. Aprobar la autoevaluación de la “S” en cuestión como requisito para implementar la siguiente “S”.

5. Concentrar en un expediente la evidencia de las autoevaluaciones realizadas.

6. Al concluir con éxito la implementación de esta Herramienta de Calidad, la institución debe realizar una autoevaluación global a la Implementación de las 5 S’s , lo anterior para concluir las etapas de implementación y evaluación del Programa. (Anexo 1) Una vez que se realice la autoevaluación por parte de la institución y se muestre la evidencia de la misma, se llevará a cabo la evaluación correspondiente por parte de la SEDECAP.

b. Evaluación por parte de SEDECAP: Una vez que se haya concluido la implementación de la “S” correspondiente y se haya realizado la

autoevaluación, la SEDECAP realizará una visita de evaluación. La aprobación de esta visita es un requisito indispensable para poder continuar con la implement ación de la siguiente “S”. Los pasos para una evaluación por parte de SEDECAP son los siguientes: 1. El equipo ejecutivo o comité de calidad junto con la SEDECAP realizarán el calendario de evaluación. 2. El equipo ejecutivo o comité de calidad junto con la SEDECAP realizarán la estandarización de criterios de evaluación a fin de que ésta se realice con objetividad. 3. La evaluación se realizará de manera acumulativa, al verificar una “S” se evaluará el mantenimiento de las “S” anteriores.

4. La institución deberá presentar las evidencias de implementación que sean requeridas. HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

21

5. La SEDECAP acudirá a cada una de las áreas de trabajo para realizar la evaluación correspondiente. 6. Cada evaluación se realizará con la presencia de un representante del comité de calidad o equipo ejecutivo de la Dependencia o Entidad, el responsable del área de trabajo para las 5 S’s, personal de la Dirección de Proyectos y Profesionalización en la Gestión de los Servicios Públicos y en su caso personal de la Delegación o Comisaría Pública de la SEDECAP. 7. Para que un área de trabajo evaluada pueda iniciar la implementación de la s iguiente “S”, debe obtener como minino 90 % de calificación en la evaluación realizada por SEDECAP. 8. En caso de que un área de trabajo no logre obtener el 90% requerido se programará una nueva evaluación, para lo cual la SEDECAP entregará un formato con las observaciones las cuales deberán ser atendidas previo a la siguiente evaluación. 9. Toda evaluación quedará fundamentada debidamente ante la Unidad Administrativa evaluada, tanto en los criterios de evaluación, como en su aplicación e interpretación. 10. Cuando se apruebe satisfactoriamente la evaluación, SEDECAP entregará la Constancia de Aprobación de la “S” que está siendo evaluada. 11. Al concluir la implementación de las 5 S’s, la SEDECAP expedirá el Reconocimiento que acredita a las áreas de trabajo de las Dependencias y Entidades el cumplimiento en la implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s. Este Reconocimiento tendrá vigencia únicamente para el año en que se concluyó la implementación de las 5 S’s . Las Dependencias y Entidades que implementen la Herramienta de Calidad de las 5 “S’ s”, tendrán

derecho a tantos informes sobre las evaluaciones como sean necesarios y así lo requieran.

Etapa 3. Seguimiento al mantenimiento de las 5 S’s. La Herramienta de Calidad de las 5 S’s, tal como se establece en la quinta de ellas, requiere

disciplina para lograr su permanencia. En este sentido, la tercera etapa en el Programa de Implementación de la Herramienta de Calidad de SEDECAP se enfoca en el Seguimiento para asegurar la permanencia de la Herramienta en las áreas de trabajo de la institución. El Reconocimiento que se entrega al concluir la implementación de las 5 S’s tiene vigencia

únicamente para el año en que se concluyó la implementación de las mismas. Para que las áreas de trabajo de las Dependencias y Entidades tengan derecho a seguir gozando de este Reconocimiento, deberán aprobar las evaluaciones de seguimiento que realizará la SEDECAP. Los pasos para realizar las evaluaciones de seguimiento son los siguientes: 1. Las evaluaciones de seguimiento se realizarán de manera semestral.


22

2. Las Dependencias y Entidades, por conducto del equipo ejecutivo o comité de calidad de manera independiente deberán realizar las autoevaluaciones de seguimiento de las 5 S’s en las áreas de trabajo participantes en el Programa. 3. El equipo ejecutivo o comité de calidad junto con la SEDECAP realizarán el calendario de evaluaciones de seguimiento. 4. El equipo ejecutivo o comité de calidad junto con la SEDECAP realizarán la estandarización de criterios de evaluación a fin de que ésta se realice con objetividad. 5. La institución deberá realizar por lo menos una autoevaluación de seguimiento semestral. 6. Para que SEDECAP lleve a cabo las evaluaciones de seguimiento, la Dependencia o Entidad deberá demostrar que ha realizado autoevaluaciones de seguimiento. 7. La SEDECAP acudirá a cada una de las áreas de trabajo para realizar la evaluación de seguimiento correspondiente. 8. Cada evaluación de seguimiento se realizará con la presencia de un representante del comité de calidad o equipo ejecutivo de la Dependencia o Entidad, el responsable del área de trabajo para las 5 S’s, personal de la Dirección de Proyectos y P rofesionalización en la Gestión de los Servicios Públicos y en su caso personal de la Delegación o Comisaría Pública de la SEDECAP. 9. Para que un área de trabajo acredite la evaluación de seguimiento, debe obtener como minino 90 % de calificación. 10. La SEDECAP entregará a las áreas de trabajo la constancia de acreditación de la evaluación de seguimiento. 11. En caso de que un área de trabajo no logre obtener el 90% requerido se programará una nueva evaluación de seguimiento, para lo cual la SEDECAP entregará un formato con las observaciones las cuales deberán ser atendidas previo a la siguiente evaluación. 12. En caso de no aprobar esta nueva evaluación, la SEDECAP retirará el Reconocimiento a la implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s, por lo que para continuar en el programa, la unidad administrativa deberá retomar el programa desde la implementación de la primera “S”.

13. Para obtener el Reconocimiento al mantenimiento de la Herramienta de Calidad 5 S’s, las áreas de trabajo deberán acreditar con una calificación mínima de 90% en las 2 evaluaciones de seguimiento realizadas por la SEDECAP. 14. Toda evaluación quedará fundamentada debidamente ante la Unidad Administrativa evaluada, tanto en los criterios de evaluación, como en su aplicación e interpretación. Al concluir cada semestre la SEDECAP realizará un informe general sobre el mantenimiento de las 5 “S´ s” en la Dependencia y Entidad.


23

Las Dependencias y E ntidades que implementen la Herramienta de Calidad de las 5 “S’ s”, tendrán derecho a tantos informes sobre las evaluaciones de seguimiento como sean necesarios y así lo requieran.


24

ANEXO 1. Listas de Verificación. 1.1 Lista de Verificación de la 1ra. “S”. CLASIFICACIÓN Para lograr la implementación de la primera “S” se deben cumplir satisfactoriamente los siguientes criterios de verificación: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s.

Que no haya carteles, pósters o publicidad caducos en los pasillos. Evitar objetos de cualquier índole que impidan la libre circulación por las áreas. Evitar objetos apilados o innecesarios aunque estén debidamente clasificados. Que no haya objetos obsoletos o que no sean necesarios para desarrollar las actividades. Que los documentos que se encuentren en el área de trabajo sean necesarios para el desempeño de las actividades. Que los documentos se encuentren clasificados adecuadamente. Que no haya cajas sin clasificar. Procurar que todo el equipo esté debidamente rotulado. Que la instalación sea la correcta para el buen funcionamiento del equipo. Que no haya objetos inservibles encima, debajo o en los cajones. Que no haya herramienta, artículos de papelería o elementos rotos o inservibles. Que no haya objetos que no funcionen. Que no se tenga más de un objeto personal. Que todas las herramientas y artículos se encuentren debidamente guardados. Que exista un lugar para guardar en bodegas y archiveros y se clasifique correctamente Que exista subclasificación por tema, orden alfabético, numérico. Que existan lugares definidos para guardar y clasificar. Evitar cableado y transmisiones de energía que representen un riesgo Que se definan con claridad los elementos y cantidades de los materiales que se utilizan

1.2 Lista de Verificación de la 2da. “S”. ORGANIZACIÓN Para lograr la implementación de la segunda “S” se deben cumplir satisfactoriamente los siguientes criterios de verificación: a. b. c. d.

Que exista orden en los materiales y control de sus existencias. Que al organizar los materiales se etiqueten de manera descriptiva. Que el manejo, recuento y localización sea fácil. Que los documentos y formatos utilizados estén perfectamente identificados, bien organizados y su manejo sea ágil y eficiente.


25

e. Que el control de CD”S, discos y cualquier material de cómputo esté organizado adecuadamente. f. Que la distribución de espacios físicos sea funcional. g. Que no existan cajas o elementos que bloqueen los pasillos e impidan la circulación. h. Que los archivos y estantes estén bien ubicados y distribuidos en el área respectiva. i. Que existan inventarios de mobiliario y equipo así como del recursos materiales, que se conozca lo que se requiere y en qué cantidad, si se surten con oportunidad y de manera adecuada. j. Que los libros utilizados se encuentren bien colocados y ubicados, además las etiquetas seleccionadas para todo deben observar una clara descripción. k. Que el uso y forma de operar los equipos de cómputo sea adecuada. l. Que la señalización en el área sea adecuada y visible. m. Verificar que se mantengan los principios de la Primera “S”.

1.3 Lista de Verificación de la 3ra. “S”. LIMPIEZA Para lograr la implementación de la tercera “S” se deben cumplir satisfactoriamente los siguientes criterios de verificación: a. Que no haya polvo, manchas, pegotes o calcomanías en paredes, pisos, ventanas, puertas, mobiliario o equipo. b. Que no existan elementos que generen malos olores. c. Que las carpetas, archiveros o cajas no presenten suciedad. d. Que los documentos archivados se encuentren limpios y sin factores de deterioro. e. Que se cuente con recipientes y sitios adecuados para colocar la basura. f. Que en el proceso de limpieza se verifique el estado del equipo. g. Que exista un programa de limpieza y que el personal lo conozca. h. Que exista un adecuado suministro de materiales de limpieza. i. Que se realicen controles de supervisión al programa de limpieza. j. Si existen programas de reciclado o clasificación de basura, que éstos sean conocidos por el personal. k. Que la ventilación en el área de trabajo sea la adecuada. l. Verificar que se mantengan los principios de la Primera y Segunda “S”.

1.4 Lista de Verificación de la 4ta. “S”. ESTANDARIZACIÓN Para lograr la implementación de la cuarta “S” se deben cumplir satisfactoriamente los siguientes criterios de verificación: a. Que el personal conozca la misión, visión y valores de la institución. HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

26

b. Que se cuente y se difundan las instrucciones, normas, políticas, procedimientos o reglamentos para el mantenimiento de las “S” anteriores.

c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o.

Que existan estándares. Que existan políticas de seguridad en el área de trabajo. Que se encuentre reglamentado el uso de espacios, mobiliario y equipo. Que el personal conozca su responsabilidad en la implementación y cumplimiento de estándares. Que los procedimientos del área de trabajo se encuentren estandarizados y sean del conocimiento del personal. Que el personal porte el gafete o identificación permanente para conservar la buena imagen del servidor público y su Dependencia. Que exista una imagen gráfica estandarizada. Que se estandarice la ubicación de los objetos en el área de trabajo. Que existan estándares para el manejo de documentos y la recopilación de los mismos. Es conveniente estandarizar en todas las dependencias la existencia de áreas especificas para consumo de alimentos y contingencias Que se muestre evidencia del cumplimiento de las normas, políticas o reglamentos que contengan los estándares. Que se estandaricen los mecanismos de evaluación de las “S”. Revisar el cumplimiento de los principios de las tres primeras S ’s.

1.5 Lista de Verificación de la 5ta. “S”. DISCIPLINA Para lograr la implementación de la quinta “S” se deben cumplir satisfactoriamente los siguientes criterios de verificación: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Que exista puntualidad en el horario de entrada. Que no exista ambiente laboral desagradable. Que se respeten las reglas, estándares, políticas. Que el personal del área de trabajo conozca sus obligaciones y responsabilidades. Que se dé una adecuada prestación de los servicios. Que exista compromiso por parte de la alta Dirección. Que se realicen reuniones periódicas del equipo ejecutivo o Comité de Calidad. Que se realicen acciones de motivación hacia el personal. Que el personal colabore permanentemente para generar una cultura de calidad. Que exista difusión suficiente de resultados y logros en la implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s. k. Que la actitud de los Servidores Públicos sea positiva y participativa. l. Que exista evidencia de las autoevaluaciones y supervisiones periódicas. m. Verificar el cumplimiento y mantenimiento de las cuatro “S” anteriores. HERRAMIENTA DE CALIDAD 5 "S´s": Manual de Implementación

27

1.6 Hoja de Verificación de la implementación de las 5 S’s. Esta hoja de verificación puede emplearse tanto en la autoevaluación final de la implementación de las 5 S’s (ETAPA 2) como en las autoevaluaciones semestrales de seguimiento (ETAPA 3).

HOJA DE VERIFICACIÓN 5´S Unidad Administrativa / Área de Trabajo: O T C E F R E P

Fecha:

CONCEPTO

2

) s a m e l b o r p o r e c (

R A L U G E R

1

) s a m e l b o r p 4 a 1 (

E T N IE C I F E D

) s a m le b o r p s á m o 5 (

INSTRUCCIONES: Calificar cada uno de los conceptos empleando los valores asignados a para cada criterio de evaluación: Perfecto = 2 Regular = 1 Deficiente = 0

0

OBSERVACIONES

Artículos innecesarios removidos del área. N Ó I C A C I IF S A L C

Las áreas de trabajo cuentan únicamente con los elementos necesarios. Cajas debidamente clasificadas y sin estorbar en el área de trabajo. Pasillos y áreas de trabajo libres de obstáculos. Instalaciones adecuadas para el buen funcionamiento de los equipos. La información visible es relevante y se encuentra vigente. Lugar específico para cada cosa elemento. Elementos o accesorios de trabajo dispuestos en su lugar.

N Ó I C A Z I N A G R O

Facilidad para ubicar los objetos o elementos de trabajo. Elementos colocados en su lugar después de usarse. Distribución funcional del área de trabajo. Existen áreas de almacenamiento. Libros, cd's, carpetas y demás material de trabajo está ordenado y etiquetado correctamente Existen inventarios de quipo, mobiliario y recursos materiales Área de trabajo libre de basura o polvo. Equipos, escritorios, archiveros y libreros limpios y en buen estado.

A Z E I P IM L

Existencia de botes de basura en el área de trabajo. Área de trabajo libre de mal olor, vidrios rotos, mobiliario o equipo en mal estado, persianas, cortinas y mamparas sucias Ventilación adecuada en el área de trabajo Existencia y conocimiento de estándares, políticas y reglamentos

R A Z I R A D N A T S E

El personal conoce la misión, visión y valores Existencia de procedimientos para la seguridad en el área de trabajo Uniformidad en la imagen gráfica del área de trabajo El personal porta el gafete de identificación


28

Aplicación por el personal del área de la Metodología de Orden y Limpieza 5 S´s y existencia de controles visuales. Existencia de reportes de inspecciones generales de las 5 S´s. A N I L P I C S I D

Comunicación al personal de los resultados obtenidos en la implementación de las 5 S's. El personal conoce su rol dentro del programa de las 5 S's. Se realizan acciones de motivación y/o capacitación en la herramienta de calidad Se respetan los principios de las 5 S's.

Promedio *Para obtener el PROMEDIO de la evaluación, la suma de las calificaciones asignadas se divide entre 60 y el resultado se multiplica * 100

Verificó:

Titular de la Unidad Administrativo / Área de trabajo:

Nombre y Firma

Nombre y Firma


29

Anexo 2. Cuestionario para Evaluar la Situación Inicial. El presente cuestionario ayuda a diagnosticar la situación inicial y sirve como referencia comparativa una vez que se haya concluido la implementación de las 5 S’s.

Este cuestionario debe ser aplicado a todo el personal de las áreas que participarán en el Programa de Implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s.

Programa de Implementación de la Herramienta de Calidad 5 S’s. Evaluación de la Situación Inicial

A. MARQUE CON UNA X LA RESPUESTA A CADA PREGUNTA

PREGUNTA

SI

1. ¿Se tienen objetos y documentos acumulados en las áreas de trabajo? 2. ¿Se han realizado malos trabajos debido a la suciedad? 3. ¿Consideras que las áreas de trabajo de están ordenadas? 4. ¿El material, herramientas, objetos y documentos se encuentran accesibles para su uso? 5. ¿En tu espacio de trabajo tienes artículos que no son tuyos y no sabes de quien son? 6. ¿En el área de trabajo existen objetos o documentos que no pertenecen a nadie? 7. ¿Está a la vista lo que requieres para trabajar? 8. ¿Se cuenta con material en exceso para hacer el trabajo? 9. ¿Retiras la basura con frecuencia de tu área? 10. ¿Cuentas con un área para colocar tus cosas personales? 11. ¿Consideras que tu área de trabajo está limpia? 12. ¿Consideras que las áreas de trabajo están ordenadas? 13. ¿Consideras que la ventilación en el área de trabajo es adecuada?


30

NO

manual de las 5s

Recommend Documents