Manual de Presupuesto

MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ BARRERA DIANA CAROLINA GONZÁLEZ RUBIO JULIO DE 2007

Programa Construcción de Capacidades Institucionales

CONTENIDO

PRESENTACIÓN

7

INTRODUCCIÓN

10

UNIDAD UNO El presupuesto como parte integral del proyecto

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UNIDAD DOS Modelo de presupuesto

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UNIDAD TRES Seguimiento y control del presupuesto BIBLIOGRAFÍA GLOSARIA

79 113 115

SINÓNIMOS

117

ANEXO 1

119

ANEXO 2 ANEXO 3

149 153

5

Preguntas Introductorias

Herramientas

Ejemplos

PRESENTACIÓN

La Red Interamericana de Fundaciones y Acciones Empresariales para el Desarrollo de Base, RedEAmérica, agrupa cincuenta y cinco (55) entidades de doce (12) países de las Américas que, en medio de la diversidad de opciones metodológicas existentes en su interior para el desarrollo de programas sociales, han decidido construir de forma compartida principios de actuación y marcos de referencia para fortalecer la gestión autónoma y el protagonismo de las organizaciones de base en el continente, en tres niveles: 1. El nivel micro de la organización individualmente considerada. 2. El nivel meso de las organizaciones que participan en redes y alianzas. 3. El nivel macro de las organizaciones, redes o alianzas que participan en espacios de concertación de los asuntos públicos. Para lograrlo, RedEAmérica trabaja en dos aspectos íntimamente entrelazados: por un lado, la consolidación de las capacidades colectivas de las organizaciones de base, especialmente en los niveles micro y meso y, por el otro, en la promoción de entornos institucionales favorables para la acción y la participación de dichas organizaciones, principalmente en el nivel macro. En esa perspectiva, las entidades socias de RedEAmérica han adoptado la estrategia de acompañar y cofinanciar iniciativas surgidas de organizaciones de base, de redes que agrupan a varias de esas organizaciones y de alianzas de dichas organizaciones con actores públicos y privados. Esta labor es desarrollada por los miembros de RedEAmérica de forma constante y sistemática, con el fin de contribuir a la estructuración de procesos participativos e incluyentes que reduzcan la pobreza y profundicen la democracia en los países del continente.

7

SEGUIMIENTO

Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

È

Esta apuesta se apoya en un largo camino recorrido. En efecto, las distintas entidades que conforman RedEAmérica han acumulado en sus respectivos países, a lo largo de varios años de trabajo, una amplia experiencia en el acompañamiento y la cofinanciación de proyectos sociales en los niveles micro, meso y macro anteriormente mencionados, estrategia que ha demostrado tener un enorme potencial para cualificar las capacidades colectivas de las organizaciones, mejorar su interlocución con la empresa privada y el Estado, incrementar sus posibilidades de éxito en las gestiones que llevan a cabo y garantizar la rentabilidad social de los recursos invertidos. Por su parte, las organizaciones de base existentes en los países que configuran las Américas, han mantenido a lo largo de varias décadas una actividad por medio de la cual aglutinan y movilizan grupos poblacionales, gestionan y ejecutan proyectos de desarrollo, participan en distintos escenarios de debate y toma de decisiones públicas, promueven o afianzan sentidos de pertenencia y canalizan demandas ciudadanas. En su interacción con la ciudadanía, la empresa privada y el Estado, estas organizaciones han realizado contribuciones notables al mejoramiento de las condiciones de vida de los habitantes, han generado mayores posibilidades de equidad y justicia y han puesto en marcha procesos sociales democráticos. En ese contexto, RedEAmérica ha asumido la tarea de publicar una colección de manuales que, a partir de la experiencia de sus miembros, presente caminos a seguir para llevar a cabo procesos sostenidos de fortalecimiento de organizaciones, redes y alianzas, de modo que la voz de los excluidos tenga presencia protagónica en la sociedad y sea escuchada por ésta con ánimo incluyente.

8

REDEAMÉRICA È MANUAL

DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE

Æ

De dicha colección hace parte este Manual de presupuesto para proyectos de desarrollo de base, el cual se complementa con un aplicativo o software para la elaboración de presupuestos. Así mismo, son parte de la colección el Manual de evaluación de impactos del desarrollo de base y el Manual de acompañamiento y cofinanciación a procesos organizativos para el desarrollo de base. El enfoque común que guía estos manuales, se encuentra consignado en la publicación Construir Juntos. Una propuesta para hacer desarrollo de base, juego de cuatro cuadernillos editado por RedEAmérica en 20041. Este es un material de referencia y una herramienta de trabajo que espera ser útil para que las entidades miembro de la Red evalúen los impactos de los programas y los proyectos de desarrollo de base que adelantan en sus instituciones en el nivel micro, meso y macro. 1

Cuadernillo 1: Niveles de intervención en el desarrollo de base. Cuadernillo 2: Orientaciones estratégicas para la promoción del desarrollo de base. Cuadernillo 3: Modelos y estrategias de intervención utilizadas por los miembros de RedEAmérica. Cuadernillo 4: El aprendizaje en RedEAmérica. Guía: Propuesta metodológica para el taller de reflexión sobre el marco de desarrollo de base de RedEAmérica.

9

SEGUIMIENTO


È

INTRODUCCIÓN

El proceso de elaboración del Manual parte de la revisión y análisis de múltiples y diferentes modelos de presupuesto, informes de ejecución presupuestal y rendiciones de cuentas presentadas por Organizaciones de Base (OB) y Organizaciones No Gubernamentales (ONG) a entidades de cooperación que apoyan sus proyectos. Durante la elaboración del Manual, además de la consulta y análisis de documentos, se realizaron reuniones de trabajo, consultas directas y/o Talleres, tanto con OB, como con entidades ONG y empresas que hoy forman parte de RedEAmérica. Así mismo, se dio un constante dialogo con el equipo técnico de la Red. Todo ello, constituyo insumo valioso para el documento consignado en estas páginas. El Manual se presenta en tres unidades. En la primera, se conceptualiza sobre los elementos básicos del presupuesto y se le ubica como un instrumento o herramienta clave en la formulación, planeación y ejecución de los proyectos de desarrollo de base. En la segunda unidad, se presenta el modelo de presupuesto que se propone y sus correspondientes formatos, dando explicación de los mismos. En la tercera unidad, se aborda lo relativo al control y seguimiento de la ejecución presupuestal del proyecto. El Manual va acompañada de tres anexos que dan detalle de aspectos puntuales y de vital importancia, como son: a) La conceptualización e instrucciones sobre el costeo o valorización de los conceptos o rubros de ingreso y gasto del proyecto y b) Los soportes básicos que deben acompañar los registros contables.

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Æ

Para facilitar el registro acumulado y debidamente sistematizado de la información de presupuesto y ejecución de recursos, por parte de todas aquellas organizaciones que reciben apoyo de RedEAmérica, se ha elaborado un "Aplicativo de presupuesto" que se presenta en documento separado del presente Manual. En la elaboración y perfeccionamiento del Manual y el Aplicativo han participado representantes técnicos de la mayor parte de las organizaciones integrantes de la Red, bien sea con sus comentarios y sugerencias por correo electrónico, como con sus aportes en las diversas reuniones de trabajo y encuentros realizados, incluidos los Talleres en Córdova (Argentina), Sao Paulo (Brasil) y Bogotá (Colombia). El Manual de Presupuesto y su Aplicativo, han sido elaborados para ser trabajados principalmente, o mediante su orientación, por parte del equipo técnico y promotor de las entidades que integran a RedEAmérica, y que, son las que hacen seguimiento a las OB beneficiarias de su apoyo. Los presupuestos se originan en las mismas OB, que son las solicitantes de los proyectos ante las entidades miembros de la Red. El Manual ofrece los formatos o modelos básicos para diligenciar o presentar los presupuestos y para registrar su ejecución. El equipo de trabajo de las organizaciones que forman parte de RedEAmérica, tienen en el Manual un instrumento de apoyo para su trabajo. El paso que sigue, es poner en práctica el Manual y Aplicativo y, progresivamente, en cuanto sea pertinente, irlos mejorando y adaptando a las circunstancias cambiantes del contexto y los proyectos, sin perder de mira la importancia de ir disponiendo de información básica que sea homologable y comparable entre los diferentes proyectos que se apoyan a través de las Organizaciones de la Red.

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SEGUIMIENTO


È

El Manual de presupuesto fue elaborado bajo la dirección de Manuel Guillermo González Barrera, economista y magíster en Análisis de Problemas Políticos Económicos e Internacionales: experto en el diseño, formulación y evaluación de proyectos de desarrollo base. Se contó con la asistencia de la Administradora de Empresas, Diana Carolina González Rubio, además del apoyo de un equipo de trabajo conformado por profesionales especializados en el tema, Martha Lucía Gómez Rojas, Patricia Vesga, Miguel Castellanos y Jairo Fernando González Acosta. El diseño del Aplicativo del presupuesto estuvo a cargo de Carlos Giovanni Wiesner y Óscar Gómez. A todas aquellas personas participantes, por parte de las entidades que conforman RedEAmérica, del equipo técnico y coordinador de la Red y de quienes contribuyeron con su trabajo para la elaboración del Manual y el Aplicativo, nuestro profundo reconocimiento y agradecimiento. Bogotá D.C., julio de 2007

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UNID AD UNO UNIDAD EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO


CONTENIDO

CUADRO SINTÉTICO

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1.

MARCO CONCEPTUAL

19

2.

CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO

22

3.

RELACIÓN ENTRE PROYECTO Y PRESUPUESTO

25

4.

ALERTAS

27

CUADRO SÍNTESIS

27

15

Cuadro sintético

TEMAS MARCO CONCEPTUAL

CONCEPTOS CLAVE

• Presupuesto, desarrollo de base, proyecto, ingresos, egresos, financiación, gastos, inversión. PROPÓSITO

• Reconocer los principales términos que dan marco y se requieren para reflexionar sobre lo que es el presupuesto de un proyecto de desarrollo de base. La definición detallada de lo correspondiente a los diferentes conceptos del plan de cuentas para ingresos y egresos que también es necesaria será tratada en un capítulo posterior.

"El hombre necesita a cada paso de la ayuda de sus semejantes, y es inútil que la espere tan sólo de su benevolencia: le será más fácil obtenerla si puede interesar en su favor el amor propio de aquellos a quienes recurre y hacerles ver que es lo que les pide."

CONCEPTOS CLAVE

RELACIÓN ENTRE PRESUPUESTO Y PROYECTO

• Objetivos, metas, actividades, requerimientos o concepto de gasto, presupuesto. PROPÓSITO

• Comprender por qué los recursos por invertir deben tener una relación directa con las actividades que se ha previsto adelantar durante el proyecto y los objetivos de este.

CONCEPTOS CLAVE

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Y SUS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS

• Plan de cuentas, egresos, gasto, inversión; formatos, tablas o matrices para elaborar presupuestos; equilibrio presupuestal, control presupuestal, flujo oportuno de recursos, contabilidad transparente. PROPÓSITO

• Reconocer conceptos básicos y específicos para la elaboración de un presupuesto, así como las características mínimas que debe reunir.

17

1 MARCO

CONCEPTUAL

Antes de desarrollar los conceptos de esta unidad se presenta un esquema gráfico con los aspectos más importantes del proceso de elaboración y seguimiento de un presupuesto, bien sea para que estos conceptos sean aplicados a una organización o a un proyecto.

¿QUÉ ES Y PARA QUÉ ME SIRVE EL PRESUPUESTO?

FIGURA 1 Infograma del Manual de presupuesto

El presupuesto es ante todo una herramienta que permite saber con qué recursos económicos se cuenta, para luego mirar el funcionamiento real del proyecto y saber si se ha cumplido con las metas y objetivos propuestos en el mismo.

19

EL

PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

È UNIDAD

UNO

Æ EL

PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

Se denomina presupuesto al cálculo aproximado de los ingresos que se requieren para cubrir los egresos (gastos, costos e inversiones) previstos en el desarrollo de las actividades de una institución o de un proyecto en particular. En la elaboración de un presupuesto deben definirse previa y claramente el período de tiempo y de dónde se espera obtener los recursos. Este manual hace referencia directa al presupuesto en relación con el proyecto por ser éste la unidad de análisis y como tal su punto de partida. El Modelo para la elaboración de presupuestos de RedEAmérica se propone desde un enfoque instrumental donde éste se piensa y elabora con base en un proyecto determinado. Como primer paso del proceso de elaboración de un presupuesto, se inicia en el manual con la identificación de las actividades del proyecto, tema que se desarrollará en la segunda unidad. Las características básicas del enfoque del propuesto se señalan en el siguiente recuadro. Para lograr una mayor claridad sobre algunos conceptos se recomienda revisar la conceptualización relacionada con desarrollo de base propia de RedEAmérica1 en el “manual de acompañamiento y cofinanciación”, dado que este manual sobre presupuesto está particularmente orientado a proyectos que promueven y se ejecutan dentro de dicho marco.

1

Ibid.

20

¿Para qué sirve el presupuesto de un proyecto? LAS RESPUESTAS SON VARIAS Y COMPLEMENTARIAS, A SABER: COMO INSTRUMENTO DEL PROYECTO, UN PRESUPUESTO SE DEBE ELABORAR EN FUNCIÓN DE LO QUE SE REQUIERE PARA CUBRIR LOS COSTOS DE REALIZACIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROYECTO, CON EL FIN DE CUMPLIR CON SUS OBJETIVOS. LO MÁS IMPORTANTE SON LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, MIENTRAS EL PRESUPUESTO ES SÓLO UNA HERRAMIENTA O INSTRUMENTO DE APOYO. PARA DAR SOPORTE Y CREDIBILIDAD ANTE LAS DIFERENTES FUENTES DE FINANCIACIÓN A LAS CUALES SE ACUDE EN BÚSQUEDA DE RECURSOS, BIEN SEA PORQUE ÉSTOS SE OBTENGAN COMO CRÉDITO O MEDIANTE SOLICITUDES DE COOPERACIÓN NO REEMBOLSABLE. PARA IDENTIFICAR CON CLARIDAD LOS RECURSOS REQUERIDOS, MECANISMOS Y FUENTES DE FINANCIACIÓN Y LA FORMA Y MOMENTO EN QUE ÉSTOS DEBEN ENCONTRARSE DISPONIBLES PARA CUMPLIR CON LAS ACTIVIDADES Y ALCANZAR LAS METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO. COMO APOYO EN EL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO A LOS INGRESOS Y EGRESOS DEL PROYECTO, PORQUE SE UTILIZA COMO PARÁMETRO PARA COMPARAR LO PREVISTO INICIALMENTE CON LA EJECUCIÓN REAL DEL MISMO. EL ANÁLISIS COMPARATIVO DE LO PRESUPUESTADO FACILITA A LOS INTERESADOS SABER CÓMO SE HAN INVERTIDO LOS RECURSOS Y PERMITE A LA ADMINISTRACIÓN TOMAR DECISIONES OPORTUNAMENTE. AL OBSERVAR EN QUÉ SE INVIERTEN LOS RECURSOS SE PUEDE SABER SI ÉSTOS SE CANALIZAN O NO EN FUNCIÓN DE LAS ACTIVIDADES, METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO.


Luego de tener claridad sobre cómo concibe RedEAmérica los conceptos de desarrollo de base, proyecto y proyecto de desarrollo de base se abordan algunos términos propios del tema de presupuesto, tales como: ingresos, egresos, financiación, gastos e inversión. Otros conceptos se desarrollan a lo largo del manual, en la medida en que se requieren.


Æ

FIGURA 2 Definiciones

No se trata de dar definiciones detalladas o excluyentes, o de entrar en polémicas sobre una u otra definición dentro de las varias que se pueden encontrar en textos de presupuesto, contabilidad y economía. Sin embargo, sí conviene una aproximación conceptual que ayude a la unificación de criterios. Los conceptos considerados pertinentes se encuentran en la figura 2 donde se presenta en forma de esquema qué se entiende en este manual por presupuesto y cuáles son los conceptos o componentes que lo conforman. Esta figura presenta la relación de dependencia existente entre el presupuesto y el proyecto, relación que también aparece con nuevos detalles en la figura 4. En la figura 2 se describe lo que se entiende por ingresos y egresos, por ser éstos los componentes del presupuesto. El ingreso lleva a reflexionar, entre otros, sobre el tema de la financiación y a su vez señala un elemento fundamental: la financiación de recursos. En relación con los egresos de un proyecto, se contemplan tanto los considerados gastos como los que se aplican a inversiones. La definición de inversiones aborda el concepto de activos en el sentido de bienes o recursos que permanecen en el tiempo y no se gastan o desaparecen en el corto plazo.

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2 CARACTERÍSTICAS

DEL PRESUPUESTO

Las características que deben identificar los presupuestos presentados a consideración de los miembros de RedEAmérica corresponden, entre otras, a las siguientes:

1

Formatos de presentación predefinidos

El presupuesto debe elaborarse en los formatos propuestos en este manual por RedEAmérica, lo cual facilita, entre otras cosas, lo siguiente: • Comparar lo presupuestado con lo ejecutado. • Consolidar por rubros de ingresos y egresos los presupuestos y ejecuciones de diferentes organizaciones. • Verificar las variaciones de ingresos y egresos entre diferentes períodos.

2

Plan de cuentas de egresos e ingresos predefinido

Al momento de elaborar el presupuesto debe trabajarse sobre un mismo patrón para clasificar los egresos e ingresos del proyecto. De allí la importancia de disponer de un plan de cuentas predefinido, como puede observarse en los formatos que se incluyen en este manual y constituyen guías estandarizadas para presentar presupuestos e informes de ingresos y egresos de cualquier proyecto apoyado por las organizaciones que forman parte de RedEAmérica.

22

3

Unidades de valor

Las unidades de valor que se utilicen, como por ejemplo pesos, dólares o euros, también deben ser previamente definidas, o de lo contrario será imposible la acumulación de egresos e ingresos. Todo presupuesto debe elaborarse primero en la moneda del país donde se ejecutará, pero también en el caso de los proyectos apoyados por RedEAmérica debe procederse a su conversión en dólares de Estados Unidos. Los cálculos en una u otra moneda serán consignados en los formatos predefinidos para el efecto. Es habitual que las agencias de apoyo que financian proyectos en otras monedas, tales como el euro, soliciten la elaboración del presupuesto también en dicha moneda. Para tal efecto se utilizará la tasa de cambio vigente el último día del mes inmediatamente anterior a la fecha de elaboración del presupuesto

REDEAMÉRICA È ACOMPAÑAMIENTO

Al momento de reportar informes financieros de la ejecución del proyecto, estos informes deberán hacerse en las mismas monedas en que fue presentado el presupuesto.

4

Realismo al presentar la información

En relación con los ingresos, quiere decir que los valores estimados deben corresponder a rubros de ingresos altamente probables de ser obtenidos. En relación con los egresos, quiere decir que los valores estimados se correspondan con el precio real de mercado al momento que se proyecte adquirir el producto o servicio pagado. Al presupuestar los recursos que se van a solicitar a una entidad financiadora se deben asignar valores posibles y razonables para dicha entidad. Este punto requiere de especial cuidado, por cuanto en el caso particular de las entidades de cooperación no siempre se definen previamente los montos de financiación. Aquí es determinante el conocimiento que la OB tenga de las políticas, criterios y prioridades de su posible fuente de financiamiento.

5

Especificidad y concreción

Los valores estimados para ingresos o egresos deben hacerse sobre rubros precisos, incluidos dentro de los rubros de ingresos o egresos contemplados en los formatos diseñados para la elaboración del presupuesto, que a su vez puedan clasificarse o registrarse claramente en el plan de cuentas de la contabilidad que lleva la organización ejecutora del proyecto.

6

Coherencia

Cada rubro del presupuesto debe tener sentido dentro de los objetivos, metas y actividades del proyecto.

7

Y COFINANCIACIÓN A PROCESOS ORGANIZATIVOS PARA EL DESARROLLO DE BASE

Æ

Relación beneficio/costo positiva

Los argumentos de sustentación que se presenten sobre el presupuesto deben demostrar y justificar que el beneficio por obtener con los recursos invertidos es altamente favorable y que los costos (anexo 02) son los mínimos posibles para alcanzar las metas planteadas.

8

Equilibrio

Los factores más importantes que determinan un proyecto son: • Que los egresos sean iguales a los ingresos. • Que exista lógica y proporcionalidad entre lo que se considera gastos de funcionamiento y gastos de operación e inversiones. Por ejemplo, si los gastos de funcionamiento representan un porcentaje mayor al 20% del total del presupuesto, debería revisarse si éstos resultan excesivos frente al total de gastos. Se advierte que estos porcentajes no son fijos y valores diferentes podrían ser plenamente justificados dependiendo del proyecto concreto y de lo que se considere gasto de funcionamiento o gasto de operación e inversiones.

9

Sostenibilidad

La sostenibilidad financiera del proyecto implica que éste cuente con los recursos necesarios para cubrir todos sus gastos durante la vigencia del mismo y además exige una mirada sobre la diversidad y seguridad de las fuentes de financiación y la disminución de riesgos de dependencia de fuentes inseguras o exclusivas por su bajo número. Habrá mayor dependencia si la fuente de ingresos es un solo agente externo que apoya o si es una sola fuente, así sea de carácter interno. Habrá

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EL

PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

È UNIDAD

UNO

Æ EL


menos dependencia, si las fuentes de ingresos son diversas, y sobre todo si se origina en una actividad productiva o de comercialización que controla y depende de la propia entidad. Un proyecto cuyo propósito sea la generación de ingresos y al cual no se le haya previsto su propio sostenimiento a partir de los ingresos que él mismo genere en un período de tiempo determinado, se considerará no viable y por lo tanto, difícil de sostenerse, aun con el apoyo de terceros. Los proyectos que presentan mayor dificultad para financiarse con recursos propios son los dirigidos a población indigente o extremadamente pobre que, por sus condiciones, difícilmente pueden aportar para cubrir los costos del servicio requerido. La dificultad para financiarse con recursos propios en estos casos se complica aún más cuando los proyectos no son de carácter productivo o generadores de ingresos, como es el caso de los relacionados con la educación, la salud, la atención de emergencias y otros similares. El Estado puede y debe surgir aquí como un posible contratante de servicios a la ONG o a la organización de base. Éste es un punto que debe recordarse, aunque no siempre sea fácil concretar el aporte de gobiernos si no se tienen recursos suficientes. Vale la pena señalar la dificultad que tienen las OB para conseguir, con las entidades de apoyo, los recursos para financiar gastos de carácter administrativo, tales como los salarios del personal de dirección y administración, servicios públicos, papelería y útiles de escritorio, etc. Existe el temor en muchas entidades de cooperación que al financiar ese tipo de gastos la dependencia aumente y el proyecto y organización ejecutora no demuestren capacidad para autosostenerse.

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RedEAmérica y las entidades que la integran buscan que las organizaciones a las cuales apoyan puedan ser autosostenibles mediante acciones combinadas que permitan fortalecer las fuentes de ingresos propios y diversificar las fuentes externas públicas, privadas, nacionales o internacionales.

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Información transparente

Los registros e informes contables y financieros con un buen control interno son la fuente de información, tanto para elaborar el presupuesto como para su posterior ejecución. La información debe ser oportuna, pertinente, clara y confiable.

11

Control de ejecución presupuestal

El presupuesto es un instrumento para aplicar y hacerle seguimiento de forma continua y dinámica y para el efecto debe contarse con formatos predefinidos. Estos formatos deben registrar las diferencias que se presenten entre lo ejecutado y lo presupuestado y facilitar las explicaciones que se requieran.

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Oportunidad del flujo de recursos

El cumplimiento cabal de un presupuesto depende de diversos factores entre los cuales se destacan: • Agilidad y claridad en los procesos y decisiones sobre los gastos. • Disponibilidad de recursos. • Cumplimiento de las actividades en función de los objetivos y metas del proyecto.

3 RELACIÓN ENTRE

PROYECTO Y PRESUPUESTO FIGURA 3 El presupuesto en el proyecto

Antes de pasar a la segunda unidad donde se describe el proceso y se presentan los formatos para la elaboración del presupuesto, se debe observar el siguiente gráfico que sintetiza la relación entre los componentes de un proyecto y el presupuesto.

25

EL


È UNIDAD

UNO

Æ EL


FIGURA 4 Ejemplo de relaciones entre los componentes de un proyecto

26

4 ALERTAS

Cuadro síntesis

PRESUPUESTO

2

La legitimidad del presupuesto está dada por la claridad de los objetivos del proyecto en el que se enmarca.

¿QUÉ ES?

Herramienta de planificación, guía, e instrumento de información y control que permite visualizar de forma concreta, ordenada y valorizada los recursos requeridos y los conceptos en que se van a invertir para poder llevar a cabo un proyecto.

USO Y UTILIDAD

• Soporte y credibilidad • Instrumento del proyecto • Identifica con claridad los recursos requeridos, mecanismos y fuentes de financiación • Instrumento de seguimiento y monitoreo

INGRESOS

COMPONENTES

RELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO

EGRESOS

Financiación Ó

1

Evitar el riesgo de convertir el presupuesto en el fin o razón de ser de la acción institucional. Esta última se define en su misión.

Gastos

Ô Inversión

Todos los componentes de un proyecto tienen una relación directa con el presupuesto en cuanto éste contempla los recursos que hacen viable el cumplimiento de metas y objetivos. Î Î OBJETIVO META ACTIVIDAD Ð PRESUPUESTO REQUERIMIENTO Í

27

UNID AD DOS UNIDAD MODELO DE PRESUPUESTO


CONTENIDO

CUADRO SINTÉTICO 1.

ENFOQUE Y ASPECTOS BÁSICOS QUE CONTEMPLA LA ADMINISTRACIÓN DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO

2.

MOMENTO OPORTUNO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

3.

LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO SEGÚN RUBROS CONTABLES

4.

32 35 37 38 46

5.

EL PRESUPUESTO EN DÓLARES, DEVALUACIÓN E INFLACIÓN

75

6.

ALERTAS

77

CUADRO SÍNTESIS

78

31

Cuadro sintético TEMAS CONCEPTOS CLAVE

ENFOQUE Y ASPECTOS BÁSICOS QUE CONTEMPLA LA ELABORACION DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO

• Administración de recursos, agencias o fuentes financiadoras, metas financieras, cumplimiento de compromisos presupuestales. PROPÓSITO

• Reconocer los criterios básicos para administrar los recursos presupuestales de un proyecto, a partir de la elaboración del presupuesto. CONCEPTOS CLAVE

MOMENTO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

• Presupuesto, período presupuestal, objetivos, metas, actividades, gastos e ingresos. PROPÓSITO

• Desarrollar habilidades para elaborar oportunamente un presupuesto.

"Las ideas son capitales que sólo ganan interés sobre las manos del talento"

CONCEPTOS CLAVE

LA ACTIVIDAD DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

• Presupuesto consolidado de gastos por actividad, costos o gastos indirectos, costos directos, costos totales. PROPÓSITO

• Disponer de instrumentos y metodologías para desarrollar ejercicios de aproximación a un presupuesto de gastos para las actividades del proyecto. CONCEPTOS CLAVE

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO SEGÚN RUBROS CONTABLES

• Plan de cuentas, subcuentas, financiación, gastos. PROPÓSITO

• Aprender a clasificar adecuadamente los rubros del presupuesto a partir del plan de cuentas establecido. CONCEPTOS CLAVE

EL PRESUPUESTO EN DÓLARES

• Tasa de cambio, devaluación, revaluación, inflación. PROPÓSITO

• Presentar el presupuesto en la moneda que las entidades de cooperación utilizan.

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1 ENFOQUE Y ASPECTOS BÁSICOS QUE CONTEMPLA LA ADMINISTRACIÓN DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO

¿Cuántos y cuáles recursos son necesarios para ejecutar el proyecto?

Luego de hacer un recorrido por la unidad 1, donde se desarrollaron los temas que permiten entender en qué consiste, para qué sirve y cómo se relaciona un presupuesto con los objetivos del proyecto, corresponde abordar en esta unidad 2 los temas sobre cómo hacer el presupuesto y cuáles son los instrumentos disponibles para su elaboración. Estos dos últimos temas, y en particular el segundo, permiten definir el enfoque del modelo de presupuesto propio de RedEAmérica. Los formatos de presentación de la información presupuestal que entrega este manual en las unidades 2 y 3 son los que particularizan el modelo de presupuesto de RedEAmérica.

¿Qué dinero se requiere y de cuánto se dispone?

La administración del presupuesto de un proyecto contempla fundamentalmente:

¿Cómo estimo y presento el presupuesto de ingresos y egresos del proyecto?

• • • •

Elaboración del presupuesto Consecución de recursos Aplicación de gastos Control de presupuesto

La sostenibilidad y el éxito financiero de un proyecto dependen de la forma como se administren los recursos, por lo cual es básico planear a partir de las metas financieras de la OB y señalar claramente lo que se quiere, para lo cual se deben aprovechar las oportunidades que se presentan y prever las amenazas que puedan recaer sobre las finanzas de la organización.

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MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

El recurso financiero de un proyecto es el instrumento vital sin el cual los propósitos y la razón de ser del proyecto no se desarrollarían y en consecuencia la organización dejaría de existir. Las OB suelen obtener los recursos, entre otros, de entidades de cooperación, para lo cual se establecen compromisos que deben cumplirse, tanto por seriedad y responsabilidad, como por la necesidad de ganar y mantener la confianza de las fuentes financiadoras. En los convenios o acuerdos entre la organización que ejecuta el proyecto y las agencias financiadoras se señalan compromisos sobre el manejo presupuestal. Entre los compromisos que se establecen figuran aspectos como: • En qué y cómo se va a invertir el dinero • Período en que pueden ser aplicados los recursos • Destino que puede y debe darse a los recursos sobrantes o a los que se obtienen en forma extraordinaria • Uso que debe hacerse de los rendimientos financieros o ganancias en el cambio de moneda extranjera • Exigencias sobre la administración de los recursos aportados por las entidades de cooperación La administración del presupuesto equivale a responder por todo lo anterior y ello exige necesariamente que los responsables de la administración permanezcan atentos al desarrollo de la obtención de recursos y a la aplica-

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ción de los gastos. Dichos responsables no solamente registran cuánto se gasta y cuánto ingresa, sino que también están obligados a verificar si los gastos se han hecho con todos los requisitos institucionales para que puedan ser efectivamente considerados como parte de los gastos previstos en el presupuesto. En la unidad 3 se retoma este tema como parte fundamental del proceso de control y seguimiento del proyecto.

2 MOMENTO OPORTUNO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

El presupuesto es parte integral del proyecto y como tal debe corresponder a los objetivos, metas, actividades y recursos previstos en el mismo. Una elaboración adecuada y oportuna del presupuesto depende entonces de la definición previa de esos elementos del proyecto.

¿Cuál es el mejor momento para elaborar el presupuesto?

El momento más oportuno para elaborar el presupuesto es cuando se tienen definidas las actividades del proyecto y sus requerimientos para realizarlas. La fecha de entrega del proyecto a una entidad de cooperación no está estandarizada y depende de las normas establecidas por cada una de ellas. Hay entidades que abren convocatoria para la presentación de proyectos y hay otras que los reciben en cualquier momento del año. El período que transcurre entre la presentación de una propuesta, su aprobación y el primero y subsiguientes desembolsos varía de una entidad a otra. Éstos son aspectos sobre los cuales la OB no tiene control y por lo cual debe acogerse a lo establecido. Lo más importante para la OB es conocer cómo debe responder a cada entidad de apoyo y tomar las previsiones necesarias para saber con qué recursos económicos podrá contar y en qué momentos se producen los flujos de ingreso, para aplicar las medidas pertinentes.

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3 LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA

PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO2 Es importante recordar que el modelo para la elaboración de presupuestos que propone RedEAmérica en este manual centra su enfoque en la relación entre proyecto y presupuesto y se inicia con la identificación de las actividades del proyecto, por lo cual es importante recordar, tal como se planteó en las figuras 3 y 4, que los diferentes componentes del proyecto: diagnósticos, justificación, objetivos, metas, actividades, requerimientos, indicadores y estructura operativa, entre otros, deberán formularse antes de seleccionar y diligenciar los formatos propuestos en este modelo. Habitualmente, en las OB se comienza por estimar los gastos para una actividad durante un período de tiempo determinado, y a partir de éstos, los recursos o ingresos necesarios para cubrirlos. Para lograr una mejor comprensión acerca del concepto de costo se sugiere ver el anexo 02: Qué son los costos y cuál es su aplicación en el presupuesto. Al elaborar el presupuesto de egresos en función de actividades se recomienda: • Valorizar el costo de ejecutar cada actividad. • Verificar que las actividades estén relacionadas con las metas y objetivos propuestos para el proyecto.

2 3

• Detallar o agrupar actividades tanto como sea necesario3 • Elaborar el presupuesto de un proyecto por actividades y por períodos de ejecución presupuestal. Por ejemplo, por semestres, trimestres o años y no necesariamente por todo el período de vigencia del proyecto. A continuación aparece un flujograma donde se evidencia el procedimiento para elaborar el presupuesto por actividades.

3.1 Definición de actividades Se formula cada una de las actividades por realizar en el marco de los objetivos y metas del proyecto; por ejemplo, talleres de capacitación, pasantías, asistencia técnica, construcción de estanques, estudios, evaluaciones, elaboración de documentos, etc.

3.2 Determinación de requerimientos y rubros de egreso por cada actividad Se señala, en primer lugar, qué se requiere para cumplir con la actividad prevista y se ubica tal requerimiento dentro del concepto contable estable-

Elaborar un presupuesto a partir de actividades no excluye que también se pueda hacer a partir de conceptos de gastos de funcionamiento, tales como arrendamientos, pagos de personal de planta y servicios. Por ejemplo, se puede estimar el costo total de un curso de formación o también detallar cada una de las actividades de realización de este curso. La práctica va indicando el nivel de detalle pertinente. En lo posible, debe buscarse un sano equilibrio entre los detalles necesarios para identificar las actividades esenciales y evitar el exceso de detalle que puede llegar a confundir.

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FIGURA 5 Flujograma de elaboración del presupuesto por actividades

cido en el “plan de cuentas de egresos o gastos”. Ejemplo: para realizar un curso de formación, se estima que se necesitan, entre otros recursos, 50 lápices que cuestan $1.000 cada uno. Entonces la actividad es el curso y el requerimiento son los lápices

3.3 Estimación de egresos por cada actividad Se estima el costo de todos los requerimientos de cada actividad. En el ejemplo anterior, el rubro de egreso o gasto es “útiles y papelería”. Para cada actividad se puede trabajar con base en el formato 1: Presupuesto de egresos por actividad, el cual se diligenciará tantas veces como sea necesario hasta cuando se logre presupuestar cada actividad.

3.4 Definición y valorización de egresos de carácter general, administrativos o indirectos Corresponden a los egresos que afectan las diversas actividades del proyecto y que no se pueden o deben atribuir a una sola actividad. Ejemplo: servicios públicos, arriendo de oficinas, nómina del personal de oficina, etc.

3.5 Consolidación de egresos Es la suma de egresos de cada actividad y los de carácter administrativo o general del proyecto. Se puede tomar como guía el formato 2. A continuación se presentan los formatos modelo sugeridos para elaborar el presupuesto por actividades. El formato 1 se refiere al presupuesto por cada actividad, mientras el formato 2 recoge la información que consolida el presupuesto de todas las actividades y los egresos de carácter general, administrativo o de costos indirectos.

39

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

Formato Uno

Presupuesto de egresos por actividad NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: ACTIVIDAD No. DE DESCRIPCIÓN: ACTIVIDAD / RUBRO

VALOR UNITARIO

CANTIDAD

VALOR TOTAL

VALOR TOTAL

Miles de pesos

Miles de dólares

TOTAL NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

40



Æ

Formato Dos

Presupuesto consolidado de egresos del proyecto por actividades NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: ACTIVIDAD / RUBRO

VALOR TOTAL

VALOR TOTAL

PARTICIPACIÓN

Miles de pesos

Miles de dólares

Porcentaje

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Subtotal egresos por actividades Otros gastos del proyecto Salarios director Arrendamiento Servicios públicos Útiles y papelería Correo Etc. Subtotal otros egresos generales Costo total del proyecto NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

41

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

3.6 Estimación y registro de costos de cada actividad Al estimar los costos para cada rubro de egresos general o de actividad debe tenerse en cuenta: • Costos directos por actividad (valor): cuando el presupuesto se hace por actividades, se incluyen como costo de las mismas sólo aquellos egresos directos y específicos de cada actividad, estimando por aparte otros indirectos que pueden ser distribuidos entre varias actividades del proyecto o que corresponden a la operación general de la OB. • Tiempo de ejecución (vigencia del proyecto): el tiempo durante el cual se aplica el gasto o inversión. Por ejemplo, si se requiere una secretaria por tres meses y el costo por mes es de US$500, el costo total de la secretaria para ese curso será de US$1.500. • Actividad/Rubros de egresos: los conceptos o rubros de egreso que en el caso de los proyectos de DB incluyen gastos e inversiones deben coincidir con los rubros del plan de cuentas de la organización y los que se encuentran incluidos en los formatos predefinidos para la elaboración de presupuesto (para mayores detalles ver el formato 3 y su correspondiente explicación).

Ejemplo Elaborar un presupuesto de egresos por actividades suponiendo la siguiente información: • Se identifican cuatro actividades diferentes en el proyecto cuya duración es de un año. • Los egresos de carácter general y que no son específicos de una actividad concreta son los siguientes: un coordinador por un año, los servicios públicos, el arriendo de oficina, la papelería y útiles de escritorio y el costo mensual del correo (incluidos beneficios sociales). • Se identifica como actividad 1 del proyecto la realización de un curso de capacitación sobre engorde de ganado y se solicita la discriminación y cálculo de costos directos de esta actividad.

42

Los requerimientos o rubros de gasto para el curso del ejemplo son: a) Pago de una secretaria para apoyar la organización, convocatoria y realización del curso durante un mes por valor de US$500. b) Costo del instructor: 80 horas de clase a razón de US$10 por hora c) Material de apoyo para 20 participantes a razón de US$20 por participante d) Costos de alojamiento para 20 participantes durante 15 días a razón de US$10 diarios por participante e) Alimentación para 22 personas durante 15 días a razón de US$10 diarios por persona f) Transporte para 20 participantes a un promedio de US$5 por participante g) Costo por alquiler de salones para la realización del curso por valor de US$100 h) Otros costos directos por US$100 Se suponen otras tres actividades, cuyos costos totales son: a) Actividad 2: US$3.000 b) Actividad 3: US$5.000 c) Actividad 4: US$15.000 Los costos indirectos y de administración general del proyecto son los siguientes: a) Salarios del personal del proyecto US$12.000 b) Arrendamientos US$6.000 c) Servicios públicos US$ 2.400 d) Papelería US$ 3.000 e) Correo $ 1.000

Desarrollo del ejemplo

1

Para desarrollar este ejemplo se toma como referencia el formato 1 que se diligencia de acuerdo con la información del ejemplo.



Æ

Formato Uno diligenciado

Ejemplo del presupuesto de egresos por actividad NOMBRE DEL PROYECTO: Formación para actividades productivas de los campesinos de la vereda San Juan PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 – dic 31/05 PERÍODO PRESUPUESTAL: enero 1/05 – junio 30/05 FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: dic 1/04 ACTIVIDAD No. 1 DESCRIPCIÓN: curso para engorde de ganado ACTIVIDAD / RUBRO

VALOR UNITARIO

CANTIDAD

$

Honorarios conferencistas (horas) Honorarios secretaria (meses)

VALOR TOTAL

Miles de pesos

Miles de dólares

26,5

80

2.120

0,8

1.325

1

1.325

0,5

530

0,2

Material de apoyo para conferencistas Material para los participantes

VALOR TOTAL

53

20

1.060

0,4

Alojamiento de 20 participantes durante 15 días (días x participante)

26,5

15 x 20

7.950

3,0

Alimentación de 22 personas durante 15 días (días por asistentes)

26,5

15 x 22

8.745

3,3

Transporte de 20 participantes (número de viajes de ida y regreso)

13,25

20

265

0,1

Alquiler salones durante todo el evento

265

1

265

0,1

Otros costos

265

1

265

0,1

22.525

8,5

TOTAL NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.

ELABORADO POR: N.N.

FECHA: Nov 28/04

REVISADO POR: N.N.

FECHA: Nov 29/04

AUTORIZADO POR: N.N.

FECHA: Dic 1/04

43

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

2

Para cada una de las demás actividades del proyecto se desarrolla un formato de presupuesto o estimación de costos similar al anterior.

3

Se procede a diligenciar los costos que no aplican a una actividad específica, pero que son necesarios para que la OB y el proyecto puedan funcionar (formato 2 diligenciado).

4

Se toma como referencia el formato 2 donde se consolida la información de cada actividad diligenciada con base en el formato 1. Acá también deben incluirse los costos indirectos que no fueron contemplados dentro de alguna actividad específica.

Como se indicó en el formato 1 diligenciado, desde el punto de vista presupuestal, son egresos del proyecto los recursos contabilizados como gastos, pero también los recursos de inversión (fondos de crédito, edificaciones, compra de activos fijos, etc.). En el anexo 1 de este manual se presenta la forma de valorar o establecer los costos de cada pago que se estima dentro del proyecto, según el rubro contable que señale el plan de cuentas que más adelante se sugiere.

44



Æ

Formato Dos diligenciado

Presupuesto consolidado de gastos del proyecto por actividades NOMBRE DEL PROYECTO: Formación para actividades productivas de los campesinos de la vereda San Juan PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 – dic 31/05 PERÍODO PRESUPUESTAL: 1 de enero 05 – 30 de junio /05 FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: 1 de dic/04 ACTIVIDAD / RUBRO

VALOR TOTAL

VALOR TOTAL

PARTICIPACIÓN

Miles de pesos

Miles de dólares

Porcentaje

Actividad 1

8,5

Actividad 2

3,0

Actividad 3

5,0

Actividad 4

15,0

Subtotal egresos por actividades

31,5

Otros gastos del proyecto Salarios personal del proyecto

12,0

Arrendamiento

6,0

Servicios públicos

2,4

Útiles y papelería

3,0

Correo

1,0

Etc. Subtotal otros egresos generales

24,4

Costo total del proyecto

39,0

NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

45

4 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO

SEGÚN RUBROS CONTABLES

Después de identificar las actividades y requerimientos del proyecto como se ejemplificó anteriormente, corresponde ahora presentar el presupuesto detallado en función de los conceptos o rubros4 que suministra el plan de cuentas de la OB.

4.1 Plan de cuentas de egresos Para facilitar la comprensión y manejar acuerdos mínimos conceptuales que permitan involucrarse en la elaboración de lo que es un plan de cuentas para elaborar presupuestos y hacer los registros contables, conviene en este momento precisar algunos conceptos sobre presupuesto de funcionamiento e inversión, gastos5 , egresos, fondos de apoyo a proyectos (anexo 01 y formato 3). Con el “plan de cuentas de egresos” se define cada una de las cuentas y subcuentas que lo conforman, y que son la base para elaborar el presupuesto y posteriormente hacer el registro y análisis de la ejecución presupuestal. 4

5

Entiéndase por rubro el nombre que se da a la cuenta o subcuenta utilizada para registrar los ingresos o egresos de la OB. Se pueden utilizar en forma genérica los dos nombres, pero en adelante y para efectos del presente manual se utilizará la denominación “rubro”. Vale la pena recordar que en este manual todo egreso constituye gasto, independientemente de si se realiza como pago por funcionamiento o por la compra de un equipo duradero que va a formar parte de los activos del proyecto.

46

FIGURA 6 Flujograma de los pasos para elaborar el presupuesto por rubros de ingresos y egresos


Como ya se ha mencionado, la forma de valorizar cada rubro del plan de cuentas aparece en el anexo 1 del manual. Presupuesto de funcionamiento: se refiere a los gastos de administración, operación y mantenimiento de la organización. Ejemplo: arrendamiento, servicios públicos, secretaria, vigilancia, papelería, pago del director, etc.


Æ

Existen fondos cuyos recursos se otorgan en calidad de donación a la organización que lo solicita. Éstos se van agotando con la entrega de los recursos aprobados y se van “alimentando” con el ingreso de recursos nuevos o “frescos”. Otros, como los de crédito, buscan mantenerse en el tiempo con el retorno del capital prestado y los intereses que se cobran a quien accede al crédito.

Presupuesto de inversión: presenta los recursos que se utilizan para adquirir o elaborar bienes y servicios que sirven para apoyar acciones futuras de la organización, para la producción de nuevos bienes o servicios, o para la generación de nuevos recursos. Ejemplo: compra de un vehículo, de una bodega, de insumos para la producción; constitución de un fondo de crédito, de un fondo de apoyo a proyectos productivos; inversión en la producción de material didáctico que se va a vender, etc. Aunque no es habitual en un proyecto de DB contemplar compras de títulos valores o acciones, en caso de presentarse, éstas serían una inversión y no un gasto.

Muchas de las fundaciones de RedEAmérica, por sí mismas o con el apoyo de la Interamerican Foundation (IAF), han ido constituyendo fondos para el apoyo de pequeños proyectos que presentan las OB. Tales fondos se han reproducido y hoy en día se pueden mostrar como un claro ejemplo de los resultados multiplicadores de las alianzas.

Gastos: “Se entienden como gastos contables aquellas erogaciones que representan flujos de salida de recursos, en forma de disminución de activos o incrementos de pasivos o una combinación de ambos, en actividades de administración, comercialización, investigación y financiación”6 .

Grupos de cuentas de egresos

Egresos: salidas de dinero, que en este caso específico, incluyen tanto los gastos como las inversiones; son las compras de activos fijos.

Desarrolladas las reflexiones introductorias sobre el plan de cuentas de egresos, así como las definiciones conceptuales, consideradas básicas, se explica a continuación en qué consiste y qué contiene dicho plan (formato 3).

En adelante aparecerá el formato 3 con las recomendaciones y explicaciones de cómo se debe diligenciar y el significado de cada cuenta de egresos que aparece en él. Posteriormente se presentan otros comentarios pertinentes para comprender y diligenciar con mayor agilidad dicho formato “tabla de cuentas de egresos”.

Fondos de apoyo a proyectos: son sumas de dinero a las cuales se fija un propósito definido que, para el particular, es apoyar la financiación de proyectos dentro de políticas y criterios previamente definidos.

6

Jaramillo Juan Carlos. Entidades sin ánimo de lucro. Régimen tributario especial. Bogotá.

47

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

Formato Tres

Plan de cuentas de egresos7

1

PERSONAL

1.1 1.2 1.3

Salarios y prestaciones sociales (anexar planilla de nómina) Honorarios Otros gastos de personal

2

GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18

Útiles y papelería Arrendamientos Servicios públicos ( agua, luz, teléfono) Correo y comunicaciones Vigilancia Transporte (aéres, terrestre, fluvial, fletes y acarreos) Viáticos Seguros Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades Aseo Cafetería Gastos bancarios y costos de financiación (incluye costos de cambio de monedas) Gastos legales/impuestos Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación Publicidad Gastos de auditoría Otros

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 7

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Terrenos y edificaciones Maquinaria y equipos (máquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cómputo y comunicaciones, etc.) Muebles y enseres Vehículos Biblioteca-libros Otros

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11

6 6.1 6.2

7 7.1 7.2 7.3 7.4

CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas Transporte Alojamiento y alimentación Material didáctico Alquiler salones y equipos Compra de maquinaria y equipos

INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS Comisiones de venta Honorarios a consultores, instructores y conferencistas Transporte Fondos de crédito Capital semilla Semovientes Compra de insumos, materiales y empaques Maquinaria y equipos Terrenos y edificaciones Inversiones en tecnología Investigaciones en tecnología y desarrollo

OTROS Gastos médicos Medicamentos

FONDOS Fondo para educación Fondo para medicinas Fondo para recreación Fondo para programas de nutrición

Al momento de diligenciar el formato 3, bien sea sólo para presentar el presupuesto al iniciar un proyecto o para utilizarlo posteriormente como guía de informe para la ejecución del presupuesto de egresos, debe tenerse cuidado de no estimar un mismo gasto a la vez en dos rubros diferentes del presupuesto, “doblando” el presupuesto de gastos.

48



Æ

El plan presenta seis grupos de cuentas para egresos. Para su desarrollo debe recordarse que las cuentas 1 (personal) y 2 (gastos operacionales de oficina) aplican para el proyecto en general y corresponden a los gastos denominados indistintamente administrativos, indirectos o generales (anexo 01). La cuenta 3 (propiedad, planta y equipo) hace referencia a los activos fijos que se adquieren para el funcionamiento general del proyecto. Desde el punto de vista contable la compra de tales equipos se cataloga como una inversión y no como un gasto, pues son bienes que permanecen en el tiempo, pero desde el punto de vista del proyecto y de las entidades de cooperación opera como cualquier gasto o aplicación de los recursos a favor del proyecto. La cuenta 4 (capacitación y asistencia técnica) es para registrar los egresos por actividades específicas de capacitación y asistencia técnica y la 5 (inversiones en actividades productivas), para actividades de producción. En estas cuentas se incluyen, tanto los gastos estrictamente como las compras de activos fijos, fondos de crédito y/o apoyo a proyectos o inversiones. Estas cuentas sirven para presupuestar y registrar, tanto las actividades específicas de capacitación y producción en un proyecto de múltiples actividades temáticas como lo presupuestado para un proyecto de temática única, bien sea de educación, producción u otra. Se ha incluido una cuenta 6 (otros) con el propósito de señalar que pueden aparecer otras cuentas de actividades específicas, según la realidad de cada proyecto, como podría suceder con una actividad y proyecto con énfasis en salud. La cuenta 7 (fondos) es para registrar el valor estimado para constituir fondos de destinación específica como los descritos en las subcuentas allí señaladas. Son fondos que pueden ser previstos para ejecutarlos hasta su agota-

miento o para que permanezcan en el tiempo si es que está previsto el retorno del dinero que sale o el ingreso de nuevos recursos. Otros comentarios importantes referentes al formato 3: Dentro de cada grupo de gastos o cuentas pueden tenerse subcuentas similares, que repiten nombre o rubro. Por ejemplo, podrían tenerse costos por “arrendamientos” dentro del grupo 2 de gastos operacionales de oficina y al mismo tiempo, “alquiler de salones y equipos” dentro del grupo 4 de eventos de capacitación (formato 3). En este ejemplo lo mejor sería incluir el pago de arriendo o alquiler de un salón para una actividad de capacitación dentro de la subcuenta “alquiler salón o equipos” en la cuenta del grupo 4 “eventos de capacitación” (numeral 4.6 del plan de cuentas de egresos) y no en la subcuenta “arrendamientos” que forma parte de la cuenta del grupo 2 de “gastos operacionales de oficina” (numeral 2.3. del plan de cuentas de gastos). Esto es válido en la medida en que el proyecto sea de capacitación y el alquiler sea para la actividad específica de capacitación y no para actividades varias dentro de la oficina. La misma situación podría suceder en rubros como pagos de personal, asistencia técnica y otros. La norma general a seguir en estos casos es la siguiente: en la medida en que un rubro de gasto se pueda identificar como el gasto de una acción específica de capacitación o de una actividad productiva y éstas, a su vez, dispongan de rubros presupuestales propios en el proyecto, es mejor incluir dicho gasto en la actividad específica y no en el rubro general del proyecto o de los gastos generales de la oficina.

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MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería: fotocopias, papelería, útiles e implementos de oficina. A continuación se describe y explican los pagos o egresos que incluye cada cuenta y subcuenta del plan de egresos:

1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales: personal habitual y permanente del proyecto: salarios, prestaciones sociales, según lo exijan las normas laborales de cada país, pagos o cuotas para la seguridad social, horas extras, etc. El rubro prestaciones o beneficios sociales hace referencia a sumas adicionales al salario básico, tales como subsidios de transporte, primas anuales, vacaciones, cesantía, cuotas de salud y seguridad social y otros pagos similares. Se recomienda elaborar una planilla o nómina que soporte los pagos de personal (formato 9). 1.2 Honorarios: Remuneraciones al trabajo prestado por una persona natural o jurídica sin que exista contrato laboral, donde predomina el factor intelectual sobre el puramente material o mecánico. Como el pago a consultores que se contratan para la realización de trabajos específicos y por tiempos determinados durante el desarrollo del proyecto. Se incluyen aquí los pagos a personas que no tienen una relación laboral permanente con el proyecto ni con la organización. Se recomienda elaborar una planilla de honorarios que soporte los pagos respectivos (formato 1). 1.3 Otros gastos de personal: cualquier otro tipo de gasto que represente pago al personal de planta.

50

2.2 Arrendamientos: uso de instalaciones que estén al servicio del proyecto. 2.3 Servicios públicos: servicios públicos en que la organización incurra durante el período de vigencia del proyecto, incluyen luz, acueducto y alcantarillado, aseo, teléfono, internet, gas. 2.4 Correo y comunicaciones: correo aéreo, terrestre, marítimo o fluvial. 2.5 Vigilancia: servicios de vigilancia de las instalaciones y equipos del proyecto. 2.6 Transportes: transportes aéreos, terrestres, fluviales o marítimos del personal del proyecto o de los participantes en actividades del mismo. También se puede incluir lo correspondiente a fletes y acarreos de materiales, maquinaria e implementos. 2.7 Viáticos: gastos de alojamiento, alimentación y otros menores para el desarrollo de viajes 2.8 Seguros: seguros, pólizas y garantías. 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica: compra de revistas, periódicos, publicaciones diversas e información electrónica. 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades: afiliaciones y vinculaciones ante otras organizaciones, redes o programas.



Æ

2.11 Aseo: implementos de aseo. El salario de las personas que realizan labores de aseo y tienen una relación laboral se registra como pago por salarios. Sólo se incluiría en este rubro el pago a personas que realizan labores de aseo pero que son contratadas por servicios. 2.12 Cafetería: alimentos e implementos utilizados para la atención del personal de oficina del proyecto. 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación: pagos a las entidades financieras por intereses, comisiones de transferencias de dinero, comisiones y gastos por cambio de moneda extranjera a nacional o viceversa, costos de trámite y de chequeras. Intereses de financiación. 2.14 Gastos legales/impuestos: gastos notariales, licencias de funcionamiento, pagos consulares, aduaneros, registro mercantil. Así mismo, impuestos que deben cancelarse según las normas y legislación de cada país (impuesto de renta, de timbre o registro, prediales, de industria y comercio, etc.). 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación: servicios de mantenimiento, tanto de equipos como de inmuebles, gastos por reparaciones de oficinas y locales del proyecto y gastos de instalación y adecuación de muebles e inmuebles. Este rubro contempla costos menores considerados contablemente como gastos, puesto que las inversiones mayores que significan incremento del valor de los activos deben registrarse en la cuenta de propiedad, planta y equipos. 2.16 Publicidad: promoción y propaganda sobre los bienes, servicios y actividades del proyecto.

3. Propiedad, planta y equipos 3.1 Terrenos y edificaciones: espacios sin construir o construidos (bienes inmuebles). En este rubro se presupuestan tanto las edificaciones que se proyecta adquirir ya construidas como las que se piensa construir con recursos del proyecto. 3.2 Maquinaria y equipos: máquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las diferentes actividades, entre los cuales se tendrían máquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cómputo y comunicaciones, etc. En caso que las máquinas y equipos vayan a ser utilizados específicamente en actividades educativas de producción u otras para las cuales se tengan cuentas separadas dentro del “plan de cuentas de egresos”, conviene que se registren en tales cuentas específicas y separadas. Debe tenerse cuidado de no presupuestar doblemente y en cuentas o subcuentas similares. 3.3 Muebles y enseres: muebles de recepción, escritorios, bibliotecas y otros similares. 3.4 Vehículos: compra de vehículos.

2.17 Gastos de auditoría: servicios de auditoría externa que se requiera contratar y que pueden exigir las mismas entidades financiadoras del proyecto.

3.5 Biblioteca/libros: compra de libros, videos y otro material de enseñanza que se conserva en biblioteca para uso del proyecto.

51

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

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DE PRESUPUESTO

4. Capacitación y asistencia técnica El punto de partida para estimar el presupuesto en las subcuentas de capacitación y asistencia técnica es determinar el número de eventos de capacitación y acciones de asistencia técnica, su duración promedio, profesores, asesores o consultores, personas que asistirán, material de apoyo requerido, disponibilidad de infraestructura y logística requerida. 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consultores, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente para actividades específicas de formación, capacitación y asistencia técnica del proyecto. 4.2 Transporte: transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice para movilizar a las personas que participan en los eventos o actividades de capacitación. Se puede diferenciar entre transporte de conferencistas y funcionarios del proyecto y el transporte de los participantes en calidad de estudiantes o asistentes al evento de capacitación. 4.3 Alojamiento y alimentación: alojamiento y alimentación de los participantes (profesores, asesores, asistentes, estudiantes) al evento de capacitación y actividades de asistencia técnica. 4.4 Material didáctico: material didáctico, papelería, fotocopias e implementos utilizados en actividades pedagógicas o de enseñanza en el proyecto. 4.5 Alquiler de salones y equipos: arriendo o alquiler de salones de conferencias, así como de equipos audiovisuales, de computación u otros que apoyen la actividad específica de capacitación.

52

4.6. Compra de maquinaria y equipos: máquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las actividades de capacitación y asistencia técnica, entre los cuales podrían estar equipos audiovisuales, equipos de laboratorio, etc. Al incluir maquinaria y equipos dentro de la cuenta “capacitación y asistencia técnica” se debe tener cuidado de no haberlos incluido anteriormente en la cuenta “propiedad, planta y equipo”. Se podría también incluir más subcuentas dentro de “capacitación y asistencia técnica”, tales como gastos de funcionamiento identificados directamente con las acciones de capacitación y asistencia técnica (papelería, arriendos, pago de personal, etc.). Nuevamente debe tenerse cuidado de no presupuestar dos veces el mismo gasto. Por ejemplo, si se ha incluido el costo de alquiler dentro del funcionamiento general del proyecto no se puede incluir el mismo costo dentro de la actividad de capacitación, debe escogerse una de las dos opciones y dar la explicación correspondiente.

5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta: comisiones de ventas que las personas ganan por su labor de vendedores. 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consultores, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente para actividades específicas de orientación a las actividades productivas y generadoras de ingresos previstas en el proyecto a favor de su población beneficiaria o de la misma OB. 5.3 Transporte: transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los eventos o actividades productivas.


5.4 Fondos de crédito: recursos de capital que se destinan dentro del proyecto para otorgar créditos, buscando mantener e incrementar el capital inicial. 5.5 Capital semilla: recursos iniciales para financiar e iniciar inversiones en actividades de carácter productivo. Son fondos para que la propia OB desarrolle la actividad productiva o también para que lo hagan directamente sus beneficiarios, pero el propósito es mantener el capital como inversión y no destinar los recursos al gasto. Ejemplo: dinero para la compra de maquinaria y materia prima que se requiere para la producción de vestidos. El propósito del capital semilla es disponer de dinero para el funcionamiento del negocio y no para distribuirlo o agotarlo en el corto plazo; es un dinero que debe recuperarse con las ventas de los productos o servicios que se ofrecen. 5.6 Semovientes: animales para apoyo de actividades productivas y generadoras de ingresos (caballos, vacas, terneros, cerdos, etc.). 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques para la producción: compra de materia prima como semillas, abonos, medicamentos para control de plagas, empaques y otros que se requieran para la producción y venta de un bien o servicio resultado de las actividades previstas en el proyecto o las que se van a financiar mediante la entrega de estos productos.


Æ

5.10 Inversiones en tecnología: compra de nuevos desarrollos tecnológicos: software, patentes, licencias. 5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo: recursos invertidos en procesos investigativos para el desarrollo de procesos de producción y servicios a cargo de la organización.

6. Otros 6.1 Gastos médicos: gastos médicos adicionales y de contingencia, es decir, que no los cubra el beneficio que tiene por ley el trabajador dentro de la OB. También se puede incluir en este rubro gastos médicos relacionados con proyectos específicos de salud. 6.2 Medicamentos: medicamentos que no estén contemplados dentro de los beneficios de salud que exige el país de origen de la OB.

7. Fondos 7.1 Educación: recursos con destino a programas educativos. 7.2 Medicinas: recursos para compra de medicinas con destino a personal que haya determinado la organización.

5.8 Compra de maquinaria y equipos: equipos destinados específicamente para la actividad productiva. Al incluir maquinaria y equipos dentro de la cuenta “inversiones en actividades productivas”, tener cuidado de no haberlos incluido anteriormente en la cuenta “propiedad, planta y equipo”.

7.3 Recreación: recursos para programas de recreación de personal y beneficiarios de la organización.

5.9 Terrenos y edificaciones: terrenos y edificios destinados directamente a actividades productivas de la organización.

NOTA: Para ver cual sería el manejo de los documentos de soporte y el mejor procedimiento para llevar el control de egresos revisar el anexo 03.

7.4. Programas de nutrición: recursos para programas de nutrición.

53

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

4.2 Plan de cuentas de ingresos

EL INGRESO EN EL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO LO CONSTITUYE TODO RECURSO PUESTO A DISPOSICIÓN DE LA OB PARA CUBRIR LOS DIFERENTES PAGOS QUE EXIGE LA EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO, ASÍ COMO LAS DIFERENTES COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS PREVISTOS. LOS INGRESOS HABITUALMENTE CORRESPONDEN A DINERO EN EFECTIVO Y DEBEN TENER SU CORRESPONDIENTE REGISTRO CONTABLE.

También constituyen ingresos para los proyectos de las OB los aportes o colaboraciones que reciben en especie, tales como material de trabajo, abonos, papelería, equipos y muebles, vehículos, maquinaria (anexo 01). También pueden recibir servicios de asistencia técnica, colaboración de personas que trabajan por designación y financiación de otra organización o simplemente como trabajadores voluntarios. Los propios beneficiarios y miembros de una comunidad aportan trabajo, etc. Los bienes materiales que se constituyan en activos fijos y que pasen a ser parte de la propiedad de la OB se valorizan y registran en la contabilidad, igual que todos los ingresos en efectivo. Aunque los aportes como trabajo voluntario, asistencia técnica y asesorías no se registren en contabilidad, de todas formas hacen parte de los ingresos del proyecto y por ello es pertinente mantener registros estadísticos de los mismos, de manera que luego se facilite su respectivo reporte. Para poder responder con todos los egresos por gasto o inversión del proyecto es necesario prever también el ingreso correspondiente. Los rubros de ingresos posibles son diversos, aunque no tan variados como los rubros de egreso.

54

En el formato 4 “presupuesto de ingresos” se presentan las cuentas y subcuentas que conforman el plan de cuentas de ingresos para el período de la vigencia presupuestal o tiempo en el que se ejecutará el proyecto. Son la base para elaborar el presupuesto de ingresos y posteriormente hacer el registro y análisis de ejecución presupuestal; se presentan diferenciados por columna los ingresos presupuestados en efectivo y los presupuestados en especie, además de una columna que los totaliza. Así mismo, cada una de las columnas antes mencionadas se subdivide para presentar los valores en moneda nacional y en dólares. En la segunda parte del anexo 1 de este manual se detallan los pasos y se dan instrucciones para valorizar cada rubro de ingresos y proceder a consignarlo en el formato de presupuesto respectivo. Al diligenciar el formato 4 se obtiene el total de ingresos disponibles para la ejecución del proyecto, el cual debe guardar equilibrio con los egresos presupuestados.



Æ

A continuación se presentan y describen las cuentas y subcuentas que conforman el plan de ingresos:

2.3 Aportes socios y afiliados: recursos que se espera obtener de los miembros que integran la OB ejecutora del proyecto.

1. Aporte solicitado: (RedEAmérica)

3. Aportes de la comunidad

Corresponde a los recursos que se han previsto para ser solicitados a la entidad miembro de RedEAmérica.

Recursos que se espera obtener de las personas que forman parte de la comunidad beneficiaria del proyecto, sean integrantes o no de la organización que ejecuta el proyecto.

1.1 Miembro local de la Red: es el aporte de una fundación miembro de la Red a una organización de base de su propio país. 1.2 Alianzas de miembros locales de la Red: es el aporte otorgado conjuntamente por varias fundaciones integrantes de la red a una OB del país de éstas. 1.3 Fondo global de la Red: es el aporte recibido por la OB y proveniente de un fondo propiedad de la Red misma y no de una fundación miembro en particular.

2. Aportes propios Son los recursos disponibles y generados por la propia OB.

4. Crédito Recursos que se proyecta obtener por la vía de créditos ante entidades financieras.

5. Otros aportes Recursos diversos que se vislumbraron obtener para el proyecto, diferentes a los anteriores, tales como aportes de otras entidades públicas o privadas. Se incluyen también en el formato 4, los ingresos que se esperan obtener como resultado de las solicitudes de financiación no reembolsable (donación) a las diferentes entidades de apoyo externo a la cooperación y diferentes a las entidades que forman parte de RedEAmérica.

2.1 Ventas: ingresos que se proyecta obtener por actividad productiva o de servicios que ofrece la OB, así como ingresos obtenidos por recuperaciones u otras ventas de bienes o servicios que no forman parte de la actividad principal de la organización. 2.2 Rentas de capital: ingresos que se proyecta obtener por la rentabilidad de las inversiones bien sea por manejo de la liquidez, a través de una entidad financiera o inversiones en otras sociedades; incluye los rendimientos por acciones que se puedan tener en otras entidades. También se conocen como dividendos.

55

Formato Cuatro Presupuesto de ingresos

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBRO $ 1.

EFECTIVO US$1/

ESPECIE $

TOTAL US$

$

Aporte solicitado (RedEAmérica) 1.1 Miembro local de la red 1.2 Alianza de miembros locales de la red 1.3 Fondo global de la red

Subtotal 1 2.

Aportes propios 2.1 Ventas 2.2 Rentas de capital (intereses, dividendos, etc.) 2.3 Aportes socios, afiliados

Subtotal 2 3.

Aportes comunidad

4.

Crédito

5.

Otros 5.1 Gobierno nacional 5.2 Gobierno local 5.3 Entidades de cooperación nacionales 5.4 Entidades de cooperación internacionales

Totales 1/

TASA DE CAMBIO:

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

56

US$

PARTICIPACIÓN %



Æ

6. Fuentes de financiación La combinación de los rubros de egresos del formato 3 con las fuentes de financiación permite elaborar uno nuevo que se constituye en el formato de salida informativa para presentar el presupuesto de egresos por rubro, por fuente de financiación y con valores (formato 5). También se puede presentar el presupuesto de egresos en función de la modalidad del gasto que puede ser en dinero o especie (formato 6). La diversidad de fuentes de financiación de un proyecto, además de informar de dónde vienen los recursos, es la oportunidad de saber quiénes se comprometen con el mismo. El aporte de diferentes actores al desarrollo del proyecto refleja el nivel de compromiso y de responsabilidad de éstos con la causa del proyecto y por ello se puede hacer referencia a la financiación corresponsable de los actores. Por esta razón es importante definirla como financiación corresponsable8 . La confluencia de recursos aportados por los diferentes actores comprometidos con la causa del proyecto constituye una acción de financiación corresponsable. Promover el DB en general y sus proyectos en particular requiere la unión de esfuerzos y sinergias mediante alianzas entre personas, organizaciones de base, empresas, gremios, gobiernos y entidades de cooperación nacional e internacional que compartan los principios y valores del DB.

¿CUÁLES SON NUESTRAS FUENTES DE FINANCIACIÓN Y CUÁNTO ASPIRAMOS A OBTENER DE CADA UNA DE ELLAS?

Las OB conciben y desarrollan proyectos para solucionar las necesidades identificadas como prioritarias. Las OB son las primeras que dentro de sus posibilidades deben considerarse aportantes en la financiación de los proyectos que ellas mismas plantean. Sólo así podrán presentarse como legítimos proponentes ante posibles entidades de apoyo. Las OB, como parte de la sociedad civil, reconocen sus limitaciones y por ello buscan socios o aliados para la implementación de proyectos que les permitan mejorar sus condiciones de vida. “Las Alianzas entre los sectores público, privado y civil son un reconocimiento a los límites del absolutismo del Estado, el mercado y la sociedad civil en la solución de los problemas sociales”9 . Las posibles fuentes de financiación se han agrupado inicialmente como aparece en el formato 5.

Ver mayores detalles en el Manual de acompañamiento y cofinanciación a proyectos de desarrollo de base elaborado por Jairo Chaparro. 9 Banco Mundial, Fundación Corona y otros. “Alianzas entre sector privado, gobierno y organizaciones ciudadanas para la superación de la pobreza, 1998”. Bogotá, p 29.

8

57

Formato Cinco

Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiación NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBROS Aporte solicitado Donación Crédito

Recursos propios

FUENTE DE FINANCIACIÓN ($) Aporte de la Otras comunidad fuentes *

Total valor

Participación %

1. Personal 1.1

Salarios y prestaciones sociales

1.2

Honorarios

1.3

Otros gastos de personal

Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1


2.2

Arrendamientos

2.3

Servicios públicos (agua, luz, teléfono)

2.4

Correo y comunicaciones

2.5

Vigilancia

2.6

Transportes

2.7

Viáticos

2.8

Seguros

2.9

Revistas, periódicos, publicaciones e inf. electrónica

2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página

58

Formato Cinco (continuación)

Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiación RUBROS Aporte solicitado Donación Crédito

Recursos propios


Total valor

Participación %

3. Propiedad, planta y equipo 3.1. Terrenos y edificaciones 3.2. Maquinaria y equipos 3.3. Muebles y enseres 3.4. Vehículos 3.5. Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1. Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas 4.2. Transporte 4.3. Alojamiento y alimentación 4.4. Material didáctico 4.5. Alquiler salones y equipos 4.6. Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1. Comisiones de venta 5.2. Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3. Transporte 5.4. Fondos de crédito 5.5. Capital semilla 5.6. Semovientes 5.7. Compra de insumos, materiales y empaques 5.8. Maquinaria y equipos 5.9. Terrenos y edificaciones 5.10. Inversión en tecnología 5.11. Investigaciones en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página

59

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

Formato Cinco (continuación)

Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiación RUBROS Aporte solicitado Donación Crédito

Recursos propios


6. Otros 6.1. Gastos médicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1. Fondo para educación 7.2. Fondo para medicinas 7.3. Fondo para recreación 7.4. Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (suma de subtotales) Participación (%) * OTRAS AGENCIAS DE APOYO, ENTIDADES GUBERNAMENTALES, APORTES DE EMPRESAS O PERSONAS, ETC.FUENTE: AUTORES

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

60

Total valor

Participación %


Hacer la matriz de gastos de la forma señalada, incluyendo las columnas de fuentes de aportes, permite a la vez prever la fuente de ingresos desde la entidad o grupo de donde se presume vendrá el ingreso. Esto es fundamental al elaborar un solo formato que incluya tanto el presupuesto de ingresos como el presupuesto de egresos o gastos. El formato 5 registra detalladamente las siete cuentas de egresos con sus correspondientes subcuentas. En caso necesario, este formato se puede elaborar en forma resumida incluyendo sólo los valores totalizados de las seis cuentas. También se puede elaborar por partes con cada una de las seis cuentas y detallando las subcuentas para cada caso (anexo 1). A continuación se describe cada una de las partes que conforman el formato 5: • Nombre de la organización: es el nombre de la organización responsable de la ejecución del programa o proyecto y del presupuesto que es parte integral del mismo, por ejemplo, Asociación de Pequeños Productores de Jalapa. • Período presupuestal: es el período de tiempo sobre el cual esta prevista la ejecución del presupuesto. Ejemplo: 1 de enero de 2005 – 31 de diciembre de 2005. • Fecha de elaboración: es la fecha en que se elabora el presupuesto. • Rubro: en esta columna se describe cada uno de los rubros de gasto que forman parte del plan de gastos. Ejemplo: personal, servicios públicos, construcciones, semillas, etc. • Aporte solicitado: en esta columna y frente a cada rubro de gasto se pone el valor estimado que se solicita por cada rubro a la fundación o entidad a quien se dirige la solicitud de apoyo. Dicho valor se estima para


Æ

todo el período presupuestal previsto descrito, antes en la parte superior izquierda del formato. • Recursos propios: esta columna y frente a cada rubro de gasto, se registra el valor estimado que ha previsto aportar el ejecutor del proyecto. Se estima el valor del aporte para todo el período presupuestal previsto y se presenta la información en moneda nacional. • Aporte de la comunidad: en esta columna frente a cada rubro de gasto se registra el valor estimado que puede aportar la comunidad beneficiaria del proyecto. Se estima el valor del aporte para todo el período presupuestal previsto y se presenta la información en moneda nacional y en dólares. Al igual que en lo señalado para la columna de aporte propio, es pertinente hacer los cálculos sobre bases realistas y de alta factibilidad. Hay quienes presentan el aporte propio de la organización y el aporte de la comunidad consolidado en una sola cifra; se recomienda presentarlos separadamente. • Recursos de crédito: son los recursos que se aplican al proyecto durante su vigencia y provienen de créditos con entidades financieras, con agencias de cooperación al desarrollo, con proveedores y otros créditos. • Otras fuentes de aportes: en esta columna frente a cada rubro de gasto va el valor estimado que se presupuesta como factible de otras fuentes distintas a las anteriores, tales como diferentes agencias de cooperación al desarrollo, entidades públicas, empresas privadas patrocinadoras, personas naturales amigas o simpatizantes de la labor que realiza la organización ejecutora del proyecto, etc. Se estima el valor del aporte para todo el período presupuestal previsto y se presenta la información en moneda nacional y en dólares. En caso necesario, se podría elaborar un formato adicional donde se registre información discriminada para cada fuente de financiación prevista dentro de la columna de otras fuentes.

61

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

• Total (horizontal): en esta columna se suman horizontalmente los valores por fila correspondientes a cada rubro de gastos y reportados tanto en moneda nacional como en dólares. • Totales (vertical): corresponde a la última fila del formato y en ella se van sumando verticalmente los valores consignados en cada columna. Se obtienen así los totales de aportes, según fuente (solicitado, propio, comunidad, otros aportes y total consolidado de aportes). Es importante que el valor del aporte propio indicado en el presupuesto corresponda con cálculos realistas y que efectivamente tengan alta probabilidad de cumplimiento, pues son los puntos de referencia que tienen para evaluar posteriormente la entidad ejecutora, la comunidad y las entidades de cooperación. No es conveniente sobreestimar la capacidad de aporte propio por el sólo propósito de creer que ello demuestra mayor compromiso y sirve de argumento para conseguir aprobaciones de apoyo por parte de las entidades de apoyo a las que se acude. El incumplimiento del aporte propio o de cualquier otra fuente de financiación durante la ejecución del proyecto generaría el retiro de la financiación del mismo. Incluso, hay agencias de cooperación que condicionan sus aportes al cumplimiento efectivo de la parte porcentual comprometida por otras fuentes. También debe tenerse cuidado de no caer en el otro extremo de subestimar la capacidad real de aporte propio.

7. Modalidad de los aportes El aporte es el recurso que ingresa al proyecto. La modalidad de aporte también debe ser especificada, según sea en efectivo o en especie. El aporte en especie puede darse también de diferentes formas: como aporte en trabajo10 o equipos, maquinaria, bienes inmuebles, muebles que se reciben en propiedad o para ser utilizados en determinado tiempo, papelería, alimentos, transporte, etc. Para efectos del proyecto, el valor de los aportes en especie se registra a la vez como ingreso y como egreso. El aporte en especie, en muchas ocasiones, es la única forma práctica como la comunidad u otros aportantes pueden contribuir con el proyecto. El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio en el mercado del lugar donde se hace el aporte del respectivo bien o servicio. Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, el valor que se le asigna es el de su costo. Cuando el aporte es, por ejemplo, el préstamo temporal de un inmueble o maquinaria, el valor asignado es el de su alquiler por el tiempo que dicho bien se pone al servicio del proyecto. La valorización de tales aportes puede consignarse en una matriz, como se muestra en el formato 6 “Presupuesto de egresos según modalidad de aportes”. La primera columna corresponde a los rubros presupuestales, en la segunda columna se registra el valor de los aportes en efectivo según el gasto al cual se va a aplicar; la tercera columna es para registrar los aportes en especie y la cuarta columna, para la suma de aportes en especie y en efectivo. La suma total del formato 5 debe coincidir con la columna similar del formato 6. La primera es según la fuente de financiación y la segunda según la modalidad de aportes. 10

62

El aporte en trabajo puede ser de diversas modalidades o formas: mano de obra en labores agrícolas, construcción u otras actividades; por asistencia técnica; asesorías; etc.

Formato Seis

Presupuesto de egresos por modalidad de aporte NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBROS

MODALIDAD APORTE EFECTIVO $

ESPECIE $

TOTAL $

US$1/

PARTICIP. %

1. Personal 1.1

Salarios y prestaciones sociales (anexar planilla de nómina)

1.2

Honorarios

1.3

Otros gastos de personal

Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1


2.2

Arrendamientos

2.3

Servicios públicos (agua, luz, teléfono)

2.4

Correo y comunicaciones

2.5

Vigilancia

2.6

Transporte (aéreo, terrestre, fluvial, fletes y acarreos)

2.7

Viáticos

2.8

Seguros

2.9

Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica

2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación (incluye costos de cambio de monedas) 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página

63

Formato Seis (continuación) Presupuesto de egresos por modalidad de aporte RUBROS


ESPECIE $

TOTAL $

US$1/

PARTICIP. %

3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1. Comisiones de venta 5.2. Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3. Transporte 5.4. Fondos de crédito 5.5. Capital semilla 5.6. Semovientes 5.7. Compra de insumos, materiales y empaques 5.8. Maquinaria y equipos 5.9. Terrenos y edificaciones 5.10. Inversión en tecnología 5.11. Investigaciones en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página

64



Æ

Formato Seis (continuación) Presupuesto de egresos por modalidad de aporte RUBROS


ESPECIE $

TOTAL $

US$1/

PARTICIP. %

6. Otros 6.1. Gastos médicos 6.2. Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1. Fondo para educación 7.2. Fondo para medicinas 7.3. Fondo para recreación 7.4. Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total $ (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) Total US$1/ Participación (%) 1/

TASA DE CAMBIO:

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

65

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

El formato 6 se elabora en forma similar al de egresos y fuentes de financiación. La columna de rubros es la misma, mientras que para las modalidades de aporte se considera lo siguiente: • Efectivo: son los aportes que solamente se hacen en moneda líquida o dinero en efectivo. • Especie: son bienes materiales o servicios puestos a disposición del proyecto. Ejemplos típicos de aportes en especie que pueden ofrecer las entidades ejecutoras de proyectos son el trabajo voluntario de su miembros, material de trabajo, papelería, disposición de un espacio para oficina o salones para cursos o reuniones, dotación de oficina; aportes en servicios de la comunidad como, mano de obra en construcción de infraestructura comunitaria, semillas para un proyecto productivo; aportes de entidades cooperantes en servicios de asistencia técnica, profesores, asesoría, préstamos de salones para reuniones, préstamo de maquinaria, etc. El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio del mercado en el lugar en que se hace el aporte del respectivo bien o servicio. Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, el valor que se le asigna es el de su costo. Cuando el aporte es, por ejemplo, el préstamo temporal de un inmueble o maquinaria, el valor asignado es el de su alquiler por el tiempo que dicho bien se pone al servicio del proyecto. Para la valorización de los aportes en especie debe llevarse un registro estadístico de los mismos, soportado con actas o planillas donde se detallen por el tipo de aporte, la cantidad y el valor. Para conocer el detalle del presupuesto de aportes en especie debe elaborarse un formato complementario o de soporte, (formato 7), discriminación de aportes en especie, donde se indique el tipo de bien o servicio aportado, su cantidad y el valor asignado. El procedimiento para diligenciar este formato es el mismo que ya se indicó para el formato 6, sólo que en la columna de detalle del aporte se describen brevemente las características del aporte.

66

4.3 Planillas de soporte de egresos Al estimar los gastos para algunas de las cuentas conviene tener planillas de soporte más detalladas: la decisión sobre cuáles rubros de gastos requieren discriminarse y detallarse al momento de elaborar el presupuesto depende de las exigencias internas de cada organización y de las solicitudes particulares de las fuentes de financiación. Para el caso de los proyectos que se presenten a consideración de las entidades que forman parte de RedEAmérica se sugiere, al menos, elaborar una planilla para presupuestar el pago de personal bien sea que forme parte de la nómina habitual de los proyectos o se trate de personal contratado para el cumplimiento de labores temporales o esporádicas. • Planillas para pago de salarios, beneficios sociales y horas extras. Es un formato donde se registra el nombre del trabajador, el salario base, el valor de las prestaciones y beneficios sociales, el valor de los aportes parafiscales, las horas extras y cualquier otro pago relacionado con el trabajo que se ha presupuestado dentro del proyecto. De los totales de este formato resultan los valores por presupuestar en los rubros de egresos 1.1 ((formato 3 plan de cuentas de egresos). En el formato 9 se presenta un ejemplo de la planilla para estimar los gastos de personal del proyecto. • Planilla para registro de honorarios: es un formato que registra el nombre del consultor, la función que desempeña y el valor que ha sido presupuestado (formato 10).

Formato Siete

Discriminación de aportes en especie NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBROS

MODALIDAD APORTE DETALLE DEL APORTE

VALOR $

US$

PARTICIPACIÓN %

1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos ( agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página

67

Formato Siete (continuación) Discriminación de aportes en especie RUBROS


VALOR $

US$

PARTICIPACIÓN %

3. Propiedad, planta y equipo 3.1

Terrenos y edificaciones

3.2

Maquinaria y equipos

3.3

Muebles y enseres

3.4

Vehículos

3.5

Biblioteca, libros

Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1

Honorarios a consultores, instructores y conferencistas

4.2

Transporte

4.3

Alojamiento y alimentación

4.4

Material didáctico

4.5

Alquiler salones y equipos

4.6

Compra de maquinaria y equipos

Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1

Comisiones de venta

5.2

Honorarios a consultores, instructores y conferencistas

5.3

Transporte

5.4

Fondos de crédito

5.5

Capital semilla

5.6

Semovientes

5.7

Compra de insumos, materiales y empaques

5.8

Maquinaria y equipos

5.9

Terrenos y edificaciones

5.10 Inversión en tecnología 5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página

68



Æ

Formato Siete (continuación) Discriminación de aportes en especie RUBROS


VALOR $

US$

PARTICIPACIÓN %

6. Otros 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educación 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreación 7.4 Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6)

1/

TASA DE CAMBIO:

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

69

Formato Ocho

Presupuesto de gastos y fuentes de financiación NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBROS PRESUPUESTALES Aporte solicitado Donación Crédito $

US$

$

US$

FUENTE DE FINANCIACIÓN ($) Recursos Aporte de la Otras fuentes propios comunidad de aportes* $

US$

$

US$

$

US$

Total valor $

US$

1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales y de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e inf. electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página

70

Formato Ocho (continuación) Presupuesto de gastos y fuentes de financiación RUBROS PRESUPUESTALES Aporte solicitado Donación Crédito $

US$

$

US$


US$

$

US$

$

US$

Total valor $

US$

3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crédito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversión en tecnología 5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página

71

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

Formato Ocho (continuación) Presupuesto de gastos y fuentes de financiación RUBROS PRESUPUESTALES Aporte solicitado Donación Crédito $

US$

$

US$


US$

$

US$

6. Otros 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educación 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreación 7.4 Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6)

1/

TASA DE CAMBIO:

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

72

$

US$

Total valor $

US$



Æ

Formato Nueve

Planilla para gastos de personal NOMBRE ORGANIZACIÓN DE BASE: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: NOMBRES Y APELLIDOS

IDENTIFICACIÓN

CARGO

SALARIO $

PRESTACIONES Y BENEFICIOS $

APORTES PARAFISCALES $

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

HORAS EXTRAS $

TOTAL $

73

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

Formato Diez Planilla para honorarios NOMBRE ORGANIZACIÓN DE BASE: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: ÁREA DE CONSULTORÍA

RAZÓN SOCIAL / NOMBRE

TIEMPO

HONORARIOS ESTIMADOS $

TOTAL ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

74

5 EL PRESUPUESTO EN DÓLARES,

DEVALUACIÓN E INFLACIÓN Normalmente, las entidades de cooperación solicitan que el presupuesto del proyecto también sea presentado en la moneda que ellas utilizan. Las entidades de cooperación que tienen su sede en países de la Unión Europea, regularmente, pedirán que el presupuesto les sea presentado en euros, además de la moneda del país sede de la organización solicitante del apoyo financiero. Las entidades que forman parte de RedEAmérica pedirán la elaboración del presupuesto en la moneda de su país sede y en dólares americanos. RedEAmérica requiere los presupuestos e informes de ejecución en dólares para efectos de estudios y análisis comparativos, así como para facilitar la consolidación de informes que se reciben de diferentes países, llevándolos a una moneda única. En varios de los formatos se incluye una columna para presentar el presupuesto en dólares, además de la columna correspondiente al valor en moneda local. Las columnas y valores en dólares no requieren ser diligenciadas por la OB, ya que esta labor corresponderá a las fundaciones miembros de la Red. A partir de los cálculos de presupuesto hechos en las monedas nacionales se procede a efectuar la respectiva conversión a dólares. Para ello, debe utilizarse la tasa de cambio oficial que exista el último día del mes inmediatamente anterior a la elaboración del presupuesto. Es necesario siempre tomar el valor bruto de la tasa de cambio y no su valor neto después de gastos y comisiones. En caso que existan comisiones o gastos por cambio deben formar parte de los gastos que también deben presupuestarse.

El formato 8 se constituye en uno de los sugeridos para presentar el presupuesto de egresos valorizado en dólares. Se trata básicamente del mismo formato 5 que se presenta con valores en moneda local, pero se le adicionan las columnas correspondientes para el registro en dólares. Al momento de elaborar un presupuesto conviene tener en cuenta los conceptos de devaluación, revaluación, tasa de cambio11 e inflación: • Devaluación y revaluación: así como las cosas tienen un valor, las monedas de los países (pesos, dólares, reales, libras esterlinas, etc.) también tienen un valor determinado. El cambio de valor de una moneda, dependiendo de si aumenta o disminuye en comparación con otras monedas extranjeras, se denomina revaluación o devaluación, respectivamente. La revaluación ocurre cuando una moneda de un país aumenta su valor en comparación con otras monedas extranjeras, mientras que la devaluación ocurre cuando la moneda de un país reduce su valor en comparación con otras monedas extranjeras, razón por la cual el concepto de devaluación es completamente opuesto al de revaluación.

11

En todos los países existe un organismo oficial que publica diariamente el valor equivalente entre la moneda nacional y la moneda extranjera. Para convertir de moneda nacional a dólar tanto los presupuestos de ingresos como los de egresos se puede tomar la tasa de cambio de la fecha en que se elabora el presupuesto.

75

MODELO

DE PRESUPUESTO

È UNIDAD

DOS

Æ MODELO

DE PRESUPUESTO

Para entender lo anterior, analicemos el caso específico de cómo funciona la devaluación del peso colombiano con relación al dólar estadounidense: en el año 1995 para comprar un dólar estadounidense se necesitaban $1.000 colombianos, mientras que en el 2002 se necesitan aproximadamente $2.300. ¿Qué sucedió? Es muy simple: el peso colombiano perdió valor en relación con el dólar estadounidense, es decir, se devaluó, por lo que se requiere una mayor cantidad de la moneda local para comprar una unidad de la moneda extranjera. • Inflación: la inflación se define como el incremento porcentual de los precios al consumidor final, de un período a otro. Por ejemplo, decir que la inflación fue de 10% en el año 2003 significa que el porcentaje promedio de los precios de los productos comprados por el consumidor final subieron entre el 1 de enero y el 31 de diciembre 2003 en 10%. La inflación es un concepto que aplica para los precios internos en cada país y se relaciona con las variaciones de precios medidos en la moneda de uso regular del país. Al elaborar el presupuesto se debe tener en cuenta el crecimiento proyectado en el índice de precios al consumidor desde el momento de elaboración del presupuesto hasta el momento de ejecución del gasto correspondiente. Ejemplo: se elabora el presupuesto de pago del salario del director del proyecto en enero de 2004 y el proyecto está previsto para iniciarse en enero de 2005; el salario normal del director en enero de 2004 es $2.000.000 mensuales; el proyecto se tiene previsto para una vigencia de tres años, del 1 de enero de 2005 a 31 de diciembre de 2007; se proyecta una inflación promedio de 10% anual. Con los datos anteriores el presupuesto de salario del director del proyecto durante la vigencia del mismo sería así:

76

Año 1 (2005):

$2.000.000 X 1.10 X 12 = $ 26.400.000

Año 2 (2006):

$ 26.400.000 X 1.10

= $ 29.040.000

Año 3 (2007):

$ 29.040.000 X 1.10

= $ 31.944.000

Total presupuesto salario director 2005 – 2007

= $ 87.384.000

De la misma manera se estima el efecto inflacionario para todos los demás rubros de gastos. • Tasa de cambio: Es el valor equivalente entre una moneda local y una moneda extranjera, por ejemplo, 1 dólar americano es igual a 2.650 pesos colombianos. Por principios contables e incluso por las legislaciones respectivas en cada país la contabilidad debe registrarse en las respectivas monedas nacionales. La información contable es la fuente de conocimiento del movimiento de dinero de la organización y base para estimar los respectivos presupuestos. Si el presupuesto es presentado en moneda extranjera se debe proceder a calcular el efecto del cambio del valor de la moneda nacional en relación con la moneda extranjera. Ello permitirá elaborar un presupuesto más cercano a la realidad de los costos que efectivamente se vayan a presentar en el momento de su ejecución. Esto es especialmente válido para las OB que acceden a recursos de financiación internacional, donde ingresa moneda extranjera. Teniendo en cuenta lo anterior, se procede a la elaboración de los formatos requeridos: primero se registran los valores en moneda nacional y luego se efectúa la conversión y se procede al registro en la moneda extranjera (formato 8).

6 ALERTAS

1

Al elaborar el presupuesto a partir de las actividades por realizar en el proyecto, es importante recordar posteriormente la inclusión de gastos de carácter general que afectan a toda la organización, aunque estos no sean totalmente atribuibles a las actividades particulares del proyecto.

5

Al elaborar el presupuesto de un proyecto financiado por una entidad externa, incluidas las de RedEAmérica, es importante tener en cuenta que éstas habitualmente solicitan el presupuesto de todos los egresos, aunque correspondan al pago por gastos corrientes, compra de activos o inversiones.

2

La elaboración de un presupuesto a partir de las actividades y los posteriores reportes de la ejecución presupuestal, de ninguna manera, implica desconocer la importancia de hacer y presentar presupuesto y ejecución en función de rubros presupuestales, como se organiza habitualmente el plan de cuentas de egresos e ingresos de la organización. Esto último se observa con claridad y detalle en la unidad 3 de este manual.

6

Al estimar el presupuesto de ingresos por aportes propios, de la organización o de la comunidad, conviene señalarlos en forma separada y no en una sola cifra.

7

Al valorizar los aportes en especie en el momento de presupuestarlos o de registrar su ejecución, debe tenerse cuidado de fijarles un valor real de mercado, evitando tanto la sobrevaloración como la subvaloración.

8

Por principios contables e incluso por las legislaciones respectivas en cada país, la contabilidad debe registrarse en las respectivas monedas nacionales. La información contable es la fuente de conocimiento del movimiento de dinero de la organización y la base para estimar sus presupuestos.

3

Antes de elaborar un presupuesto es importante tener claridad conceptual sobre el mismo y, especialmente, comprender que se conforma con los ingresos y egresos y no sólo por estos últimos, como en muchas ocasiones se observan los prosupuestos presentados por las organizaciones de base.

4

Sin desconocer la importancia de las particularidades de cada proyecto y organización que elabora el presupuesto es importante seguir al máximo posible los formatos prediseñados para tal fin.

77

Cuadro síntesis

UNIDAD 2

ENFOQUE PARA ADMINISTRAR PRESUPUESTO

CONSIDERACIONES PARA ELABORAR PRESUPUESTO

MÉTODO PARA ELABORAR PRESUPUESTO

CATEGORÍAS DE INGRESOS Y EGRESOS

La administración del presupuesto parte de su elaboración e incluye:

El presupuesto se constituye en la expresión concreta de la actividad financiera, da a conocer las fuentes de financiación y la forma de emplear los recursos (gastos o inversiones).

¿CUÁNDO SE ELABORA? Su adecuada elaboración depende de la definición previa de objetivos, metas actividades y recursos del proyecto.

PLAN DE CUENTAS DE EGRESOS 1. Personal 2. Gastos operacionales 3. Propiedad, planta y equipo 4. Eventos de capacitación 5. Inversión en actividades productivas 6. Otros

• Consecución de recursos • Aplicación de gastos • Control de presupuesto Se debe planear a partir de las metas financieras de la OB analizando oportunidades y amenazas

78

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS • Predefiniciones • Realismo • Especificidad y concreción • Coherencia • Relación B/C positiva • Equilibrio • Sostenibilidad • Información transparente • Control de ejecución presupuestal • Oportunidad de flujo de recursos

• Debe elaborarse antes de empezar su ejecución. ¿CÓMO SE ELABORA? 1. Identificación del proyecto y período presupuestal. 2. Elaborar matrices de presupuesto por actividades. 3. Elaborar matrices de presupuesto de ingresos y egresos. 4. Diligenciamiento del cuadro de presupuesto de egresos. 5 Diligenciar cuadro de presupuesto de ingresos

PLAN DE CUENTAS DE INGRESOS 1. Aporte solicitado 2. Aporte propio 3. Aportes comunidad 4. Créditos 5. Otros

PRESUPUESTO EN DÓLARES

UNID AD TRES UNIDAD SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO


CONTENIDO

CUADRO SINTÉTICO 1.

SENTIDO Y ENFOQUE DEL CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

83

2.

CONTROL DE PRESUPUESTO POR ACTIVIDADES

85 88

3.

CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL POR RUBROS DE EGRESOS E INGRESOS

96

4.

AUDITORÍAS

110

5.

ALERTAS

112

CUADRO SÍNTESIS

112

81

Cuadro sintético TEMAS CONCEPTOS CLAVE


•Presupuesto y ejecución de ingresos y egresos, control presupuestal, formatos de control presupuestal. PROPÓSITO

•Aprender a utilizar las herramientas de seguimiento o control al presupuesto, como medio para conocer su evolución en tiempo real y disponer de bases para la toma de decisiones que sean pertinentes. CONCEPTOS CLAVE

CONTROL DE PRESUPUESTO POR ACTIVIDADES

"El verdadero precio de todas las cosas, lo que todas las cosas cuestan realmente al hombre que quiere adquirirlas, es el esfuerzo y la molestia que supone adquirirlas".

•Monitoreo, seguimiento, control, actividades, ingreso, egreso, ejecución presupuestal. PROPÓSITO

•Aprender a hacer el seguimiento y control al presupuesto en función de las actividades.

CONCEPTOS CLAVE

CONTROL DE PRESUPUESTO POR RUBROS DE EGRESOS E INGRESOS

•Monitoreo, seguimiento, control, rubros de ingreso y egreso, ejecución presupuestal. PROPÓSITO

•Aprender a hacer el seguimiento y control al presupuesto en función de los rubros de cuentas de ingreso y egreso.

CONCEPTOS CLAVE

•Control Interno, monitoreo, seguimiento. AUDITORÍAS

PROPÓSITO

•Comprender la tarea básica e importancia de la auditoría que certifique el uso adecuado de los recursos del proyecto.

83

1 SENTIDO Y ENFOQUE DEL CONTROL DE LA

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Luego de hacer un recorrido por la unidad 2, donde se desarrollaron los temas sobre cómo hacer el presupuesto y cuáles son los instrumentos disponibles para su elaboración, corresponde ahora abordar en esta unidad 3, los pasos e instrumentos que deben utilizarse para su debido control y seguimiento.

¿Existe una diferencia real entre el presupuesto y la ejecución presupuestal?

Mientras el presupuesto es un “supuesto o estimado” de los ingresos y egresos durante un período de tiempo establecido, la ejecución presupuestal contempla los “ingresos y egresos efectivamente cumplidos” durante ese mismo período. En el primer caso se hace referencia a valores que se esperan y en el segundo a valores efectivamente realizados.

1.1 El control presupuestal Para llevar a cabo el control presupuestal de un proyecto es necesario establecer una comparación entre lo presupuestado y lo ejecutado en tiempo real, tanto en las acciones como en los recursos utilizados en ellas. Este control se hace mediante el uso de indicadores (rubros presupuestales, como aparecen detallados en la unidad 2) y la explicación de las variaciones presentadas en los valores respectivos12 . Debe verificarse qué se va cumpliendo, qué ha dejado de cumplirse y luego indagar por las causas de las diferencias que se puedan presentar. Los resultados del análisis de la ejecución presupuestal le facilita a la dirección del proyecto la toma de decisiones, tales como agilizar la consecución de recursos, controlar gastos desbordados, acelerar la ejecución de algunas partidas presupuestales, suspender algunos gastos inicialmente previstos, introducir nuevos rubros de gasto, etc.

85

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


1.2 Periodicidad del control presupuestal El control presupuestal se hace a través de revisiones permanentes, o como mínimo mensuales, con el fin de hacer oportunamente los ajustes pertinentes. A las entidades de cooperación se deben remitir los informes de control o comparación de la ejecución presupuestal con la periodicidad que éstas lo requieran: trimestral, semestral o anual.

1.3 Los ajustes al presupuesto La decisión sobre el ajuste del presupuesto depende, tanto del análisis que se efectúe sobre la ejecución de los recursos financieros disponibles y previstos en cada rubro de ingresos y egresos, como de la verificación del cumplimiento de las actividades, metas y objetivos del proyecto y de la necesidad de continuar o no con parte o totalidad de las mismas. Debe tenerse en cuenta que en algunas ocasiones la aprobación formal de un ajuste del presupuesto exige involucrar para la toma de decisiones tanto, a las instancias de dirección pertinentes en la OB como a las fuentes financiadoras. La consulta y acuerdo con estas últimas se da particularmente cuando los ajustes involucran los recursos que ellas aportan. Es importante recordar que las agencias de cooperación que deciden apoyar el desarrollo de un proyecto, habitualmente transfieren sus recursos con destinación específica, y éstos no pueden ser aplicados en forma diferente, salvo que se obtenga el permiso previo correspondiente. Al finalizar el proyecto, los informes de ejecución presupuestal permiten conocer si hubo déficit o superávit. Un control de presupuesto a tiempo y bien hecho debe arrojar en sus resultados que al finalizar la ejecución del proyecto no se presentó un déficit o superávit significativo y en el caso que

86

estuvieran por presentarse, deben aparecer en dichos informes las evidencias de que se tomaron las decisiones pertinentes oportunamente. Un superávit podría originarse en: • Un ahorro por racionalización de gastos durante la ejecución. • Porque no se realizaron algunas actividades que en la práctica no fueron necesarias, pero sin embargo se cumplieron los objetivos y metas previstos. • Como resultado de no haber cumplido con las actividades y metas previstas y para las cuales se habían hecho las correspondientes previsiones presupuestales, lo que a su vez se reflejaría en una falta de cumplimiento de los objetivos del proyecto.

1.4 Formatos de control presupuestal Los formatos para el control de la ejecución presupuestal son básicamente los mismos utilizados para la elaboración del presupuesto (unidad 2), a los cuales se les adicionan las columnas para registrar la ejecución y observar las diferencias entre presupuesto y ejecución. Para facilitar dicho control se dispone de los formatos donde deben consignarse, tanto las cifras de egresos e ingresos presupuestados como las de su ejecución real para el período que se reporta y para el período acumulado de ejecución presupuestal respectivamente.

REDE AMÉRICA È MANUAL DE

PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE

Æ

Así como el presupuesto de egresos se puede organizar desde los costos por actividades o desde los costos, según cada uno de los rubros definidos en el plan de cuentas de egresos, el control de la ejecución de egresos se puede hacer desde esos mismos criterios. Planteado lo anterior y antes de seguir con el desarrollo de los temas de esta unidad y la presentación de los formatos de control de ejecución presupuestal, conviene abordar el tema del reporte de ingresos y egresos en moneda extranjera.

1.5 La conversión de los ingresos y egresos ejecutados de moneda nacional a moneda extranjera Como se observó al final de la unidad 2 de este manual, la conversión de moneda nacional a dólares u otra moneda extranjera en el momento de elaborar el presupuesto resulta una operación relativamente fácil y que no presenta mayores complicaciones porque se supone una misma tasa de cambio para todo el período de ejecución del proyecto. Las complicaciones surgen en el momento de convertir el valor de la ejecución registrada en moneda nacional a moneda extranjera, ya que durante el tiempo de dicha ejecución se han presentado variaciones en la tasa de cambio frente a los cálculos hechos cuando se elaboró el presupuesto. Las confusiones se presentan fundamentalmente por la diferencia de criterios que se utilizan en la aplicación de la tasa de cambio a los egresos en moneda local que se van ejecutando a lo largo de la vigencia del proyecto. Hay quienes utilizan como tasa de cambio la misma con la cual recibieron los recursos del exterior, otros utilizan la tasa promedio presentada entre la fecha de inicio del proyecto y la fecha de corte del informe de cuentas.

El problema también se presenta, aunque en menor medida, con la tasa de cambio utilizada para el cálculo de los ingresos recibidos en moneda extranjera.

Recomendación especial Para la conversión de moneda local a moneda extranjera, en el momento de rendir informes sobre la ejecución de ingresos y egresos del proyecto, existen procedimientos diferentes. En este manual se recomienda tener un criterio homogéneo para todos los proyectos financiados por RedEAmérica: 1. Los ingresos en contabilidad se registran por el valor bruto que se recibe en moneda nacional sin descontar tasas, impuestos o comisiones de cambio porque ellos constituyen gastos que a su vez deben registrarse como tales. Al momento de elaborar el formato de control presupuestal de ingresos, se registrará el valor enviado en dólares por parte de la entidad financiadora. Si los ingresos en efectivo y los aportes en especie se valorizaron y registraron en moneda nacional, en el informe de ejecución se convertirán a dólares con base en la tasa de cambio vigente al período de ejecución presupuestal reportado. 2. Los gastos que se reportan en moneda nacional se convertirán a dólares con la tasa de cambio vigente del período de ejecución reportado.

87

2 CONTROL DE PRESUPUESTO

POR ACTIVIDADES

El control presupuestal por actividades consiste en comparar los costos o egresos de las actividades efectivamente realizadas con los costos o egresos de las actividades inicialmente previstas.

1

En las columnas de presupuesto en moneda local (2) y en dólares (3), según la actividad o rubro de egreso indicado en cada fila, se registran los valores aprobados para toda la vigencia del proyecto.

Para reportar la ejecución presupuestal por actividades se utilizan los formatos 11, 12 y 13. El diseño de éstos se hace a partir de los formatos presentados para la elaboración del presupuesto por actividades (formatos 1 y 2).

2

En caso de haberse presentado ajustes al presupuesto a lo largo de la ejecución del mismo, se procede a registrar en la columna de presupuesto los valores que se han ido modificando y aprobando. Tener en cuenta que cualquier modificación al presupuesto, particularmente el de egresos, debe ser previamente aprobada por las instancias pertinentes en la OB e incluso en los casos requeridos por las mismas fuentes de financiación.

3

Para el registro de la ejecución se toman como fuente de información los informes contables, teniendo en cuenta que el presupuesto se maneja bajo el concepto de caja (los egresos por inversiones en activos se toman como si fueran gastos).

4

Se realizan los ajustes necesarios a la información contable, para poder registrar, como parte del presupuesto ejecutado tanto los valores efectivamente pagados como aquellos que contablemente hayan sido causados y reservados o provisionados para pago, o también para descontar gastos causados, pero que no serán efectivos como es el caso de las depreciaciones.

El control presupuestal por actividades puede comparar presupuesto y ejecución de períodos similares, o también comparar el presupuesto previsto para la vigencia total del proyecto (por ejemplo, 3 años) con lo que hasta el momento se lleva en un período corto de ejecución (por ejemplo, un semestre).

2.1 Consideraciones e instrucciones básicas para diligenciar los formatos de control presupuestal por actividades Al diligenciar cualquiera de los formatos sugeridos para el control presupuestal por actividades se recomienda:

88



Æ

Se eliminan causaciones; los ingresos se consideran ejecutados cuando efectivamente se recibe el dinero. Se eliminan las amortizaciones llevadas a gastos diferidos. Los gastos que han sido activados para llevar al gasto dentro de un período determinado se llevan el 100% al valor ejecutado, por ejemplo: la prima anual de los seguros cuyo costo fue de $6.000.000 en los registros contables aparecerán mes a mes $500.000.000 en el gasto. Para efectos presupuestales el mes en el cual se canceló se registra como ejecución por valor de $6.000.000. Tener en cuenta que los períodos contables y de reporte de ejecución del presupuesto pueden no coincidir (por ejemplo, estado de resultados enero - marzo, reporte de ejecución presupuestal del proyecto noviembre – marzo); el primer mes de reporte de ejecución se toma el movimiento en el estado de resultados (no el acumulado en el transcurso del período, posteriormente se continúa acumulando en los reportes subsiguientes a partir del movimiento mensual).

5 6

Se agrupan los egresos dentro de la actividad que corresponda, siguiendo las mismas pautas utilizadas para la elaboración del presupuesto. Los egresos del período por reportar que no han quedado incluidos dentro de las actividades específicas se registran en las filas correspondientes a otros egresos (gastos generales, administrativos, indirectos, compra de activos, etc.).

7

A partir de lo propuesto en los numerales 3, 4, 5 y 6 se procede con el registro de egresos en las columnas de ejecución en moneda local (4) y en dólares (5).

8

Se calculan las diferencias entre lo presupuestado y los valores ejecutados y se llevan a las columnas 6 y 7. En la primera se comparan las diferencias en moneda local y en la segunda en dólares. Estas diferencias deben ser analizadas para determinar cuáles son sus causas.

2.2 Control de ejecución presupuestal de actividades por período El formato 11 permite comparar el presupuesto total de egresos del proyecto con la ejecución de un período parcial del mismo. La utilidad de esta comparación se basa en conocer el saldo que aún queda por ejecutar para toda la vigencia del proyecto o en cuánto se ha sobreejecutado. El mismo formato sirve también para registrar el presupuesto de períodos parciales con la ejecución presupuestal del mismo lapso de tiempo. La diferencia sería la base temporal de comparación. Para comparar los mismos períodos entre presupuesto y ejecución es necesario disponer de los presupuestos por período parcial y no sólo por períodos totales.

89

Formato Once

Control de ejecución presupuestal consolidado de egresos del proyecto por actividad NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE EJECUCIÓN: ACTIVIDAD/ RUBRO (1)

$ (2)

PRESUPUESTO

US$ (3)

$ (4)

EJECUCIÓN

US$ (5)

$ (6)

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Subtotal egresos por actividades Otros egresos del proyecto Salarios director Arrendamiento Servicios públicos Útiles y papelería Correo Compra maquinaria y equipo Etc. Subtotal otros egresos Total

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

90

DIFERENCIA

US$ (7)

• Nombre de la organización: nombre de la organización responsable de la ejecución del programa o proyecto y del presupuesto que es parte integral del mismo. Ejemplo: Asociación de Pequeños Productores de Jalapa. • Período de vigencia del proyecto: período de tiempo sobre el cual está prevista la ejecución del proyecto. Ejemplo: 1 de enero de 2005 – 31 de diciembre de 2005. • Período de ejecución presupuestal: período sobre el cual se está reportando la ejecución de egresos y comparándolos con los presupuestados para el mismo período. Ejemplo: 1 de enero de 2005 – 30 de junio de 2005 . • Fecha de elaboración: fecha en que se elabora el informe de ejecución. Ejemplo: 15 de julio de 2005. • Actividad/rubro: actividades identificadas y previstas en desarrollo de los objetivos del proyecto.

Procedimiento sugerido para el diligenciamiento del formato 11 Control de ejecución presupuestal consolidado de egresos del proyecto por actividad

• Presupuesto: se registra el valor presupuestado por actividad o también por rubros de egreso que no forman parte de los costos directos de cada actividad. Esta columna se subdivide para registrar valores en moneda Para diligenciar este formato debe tenerse en cuenta lo indicado en el recualocal y en dólares. dro de recomendaciones e instrucciones básicas para diligenciar formatos de ejecución presupuestal por actividades, que aparece en páginas anteriores. • Ejecución: valor ejecutado durante el período reportado por actividad o también por rubros de egreso que no forman parte de los costos directos Para efectos del análisis comparativo, se debe tener en cuenta que los valode cada actividad. Esta columna se subdivide para registrar valores en res por registrar en las columnas de ejecución del formato 11 son los comoneda local y en dólares. rrespondientes al período de ejecución presupuestal que se está reportando. Los valores de las columnas del presupuesto habitualmente son los que • Diferencia: diferencia en valores absolutos entre el presupuesto y la eje- corresponden a toda la vigencia del proyecto, pero también se podrían cución. Esta columna se subdivide para registrar valores en moneda local registrar los valores presupuestados para un período parcial igual al que se y en dólares. está ejecutando.

91

Formato Doce

Control de ejecución del proyecto por actividades NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO DE COMPARACIÓN PRESUPUESTAL: ACTIVIDADES PLANEADAS (1)

ACTIVIDADES REALIZADAS (2)

PRESUPUESTO $ (3)

EJECUCIÓN $ (4)

DIFERENCIA $ (5)

CAUSAS DE DESVIACIÓN (6)

TOTALES

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

92

MEDIDAS Y ACCIONES PARA PRÓXIMOS PERÍODOS (7)


2.3 Control de ejecución de actividades del proyecto


Æ

6. Explicación de las causas de las desviaciones, en caso de existir. 7. Acciones que se tomarán.

Esta actividad implica realizar un análisis sobre lo sucedido con las actividades previstas, el presupuesto con la ejecución real de tales actividades y el monto finalmente invertido en las mismas.

A continuación se ilustra con un ejemplo el control de presupuesto por actividades a través del diligenciamiento del formato 12.

En el formato 12 se discriminan las actividades planeadas y las realizadas, la ejecución presupuestal, la justificación de las causas de desviaciones, si las hubiere, y las acciones que se tomarán para corregir estas desviaciones.

2.4 Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados del proyecto por actividad

El diligenciamiento del formato 12 se desarrolla a partir de la comparación del presupuesto y la ejecución en un mismo período. En este formato se comparan recursos y actividades previstos con su ejecución real. Es importante tener presente que la comparación en el formato 12 es sólo de actividades y sus costos directos, mientras que en el formato 11 se incluye la comparación de otros costos que no forman parte de actividades específicas.

En los casos en los que se elaboran más de dos informes de ejecución presupuestal durante la vigencia de un mismo proyecto, conviene disponer de un formato donde se visualice la información de la ejecución presupuestal del período que se está reportando y el saldo de la ejecución que ya se trae de un informe anterior. Con este propósito se presenta el formato 13.

Procedimiento sugerido para el diligenciamiento del formato 12 Control de ejecución del proyecto por actividad 1. Actividades previstas para realizar conforme al presupuesto aprobado por período. 2. Actividades realizadas para el período de ejecución presupuestal. 3. Valor presupuestado por actividad. 4. Valor ejecutado por actividad que se puede tomar de los reportes de contabilidad clasificados por actividad. 5. Diferencias entre la columna 3 y la 4.

El procedimiento y recomendaciones ya sugeridas para diligenciar los formatos 11 y 12 aplican en lo fundamental para el 13. Los pasos que se sugieren para diligenciar este último formato son los siguientes: • 2 y 3 Presupuesto en moneda local y dólares. • 4 y 5 Saldos de ejecución de egresos que provienen del informe acumulado del período anterior. • 6 y 7 Ejecución presupuestal del período nuevo que se está reportando. • 8 y 9 Acumula los nuevos saldos de ejecución a la fecha de corte del informe. • 10 y 11 Diferencias en moneda local y US$ entre el valor del presupuesto y la ejecución acumulada de egresos.

93

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


Formato Doce diligenciado Ejemplo control de presupuesto por actividad NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO DE COMPARACIÓN PRESUPUESTAL: ACTIVIDADES PLANEADAS (1)

ACTIVIDADES REALIZADAS (2)

PRESUPUESTO $ (3)

EJECUCIÓN $ (4)

DIFERENCIA $ (5)

CAUSAS DE DESVIACIÓN (6)

MEDIDAS Y ACCIONES PARA PRÓXIMOS PERÍODOS (7)

Hacer el préstamo de libros a 200 niños; a un promedio de 15 usuarios diarios se les prestarán dos libros.

De julio a 31 de octubre, 292 niños han prestado 680 libros, para un promedio de 2 libros por niño. Se anexa informe mensual estadístico.

5.000.000

3.000.000

2.000.000

En nuestra comunidad desafortunadamente aún no se tiene una cultura del cuidado y conservación de los libros. Sumado a esto, que si no los dañan, los prestan y no los devuelven.

Se están realizando campañas de protección del libro. Además se realizará un inventario para determinar la cantidad de libros dañados y perdidos, por lo tanto, el préstamo de libros se verá afectado en el mes de diciembre.

Selección y renovación semestral de material bibliográfico y compra de libros y proceso técnico.

Se compraron 200 libros nuevos del primer y segundo semestres.

6.000.000

9.000.000

(3.000.000)

Se tomó esta decisión porque los niños están dañando muchos libros. Los libros de los 2 primeros semestres se compraron en el segundo por razones de salud de la bibliotecóloga encargada de seleccionar y comprar los libros.

Se está realizando una campaña para el cuidado de los libros.

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

94



Æ

Formato Trece

Ejecución presupuestal de egresos acumulados del proyecto por actividad NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE EJECUCIÓN: ACTIVIDAD/ RUBRO (1)

PRESUPUESTO $ (2)

US$ (3)

EJECUCIÓN SALDO INFORME ANTERIOR $ US$ (4) (5)

EJECUCIÓN PERÍODO $ US$ (6) (7)

EJECUCIÓN ACUMULADA $ US$ (8) (9)

DIFERENCIA $ (10)

US$ (11)

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Subtotal egresos por actividades Otros egresos del proyecto Salarios director Arrendamiento Servicios públicos Útiles y papelería Correo Compra maquinaria y equipo Subtotal otros egresos Total

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

95

3 CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

POR RUBROS DE EGRESOS E INGRESOS Otra forma de controlar la ejecución presupuestal es a través de los rubros de egresos e ingresos que aparecen en las respectivas planillas del plan de cuentas de egresos (formato 3) y el plan de cuentas de ingresos (formato 4). Al igual que en el caso del control por actividades, en el control de la ejecución presupuestal por rubros se trata de comparar el presupuesto de cada rubro con su ejecución real. Esta comparación, por lo general, se realiza tomando como base el presupuesto para toda la vigencia del proyecto y contrastándolo con la ejecución de un período determinado. También se puede hacer contrastando la ejecución de un período determinado con el presupuesto que se tenía establecido para ese mismo período, en cuyo caso se requiere disponer de presupuestos por períodos parciales y no solamente del presupuesto de la vigencia total del proyecto. El control de la ejecución presupuestal se recomienda hacerlo, tanto en función del monto total invertido en cada rubro como en consideración a la fuente de recursos utilizada. También se podría hacer control discriminando por la modalidad del egreso y el ingreso (en efectivo o en especie).

96

3.1 Consideraciones e instrucciones básicas para diligenciar los formatos de control presupuestal por rubros de ingreso y egresos Al diligenciar cualquiera de los formatos sugeridos para el control presupuestal por actividades se recomienda:

1

En las columnas de presupuesto, en moneda local (2) y en dólares (3), según la actividad o rubro de egreso indicado en cada fila, se registran los valores aprobados para toda la vigencia del proyecto.

2

Registrar las sumas presupuestadas en la columna correspondiente y en las filas de cada rubro bien sea para los ingresos o para los egresos.

3

En caso de haberse presentado ajustes al presupuesto a lo largo de la ejecución del mismo se procede a registrar en la columna de presupuesto los valores que se han ido modificando y aprobando. Tener en cuenta que cualquier modificación al presupuesto, particularmente el de egresos, debe ser previamente aprobada por las instancias pertinentes en la OB e incluso en los casos requeridos por las mismas fuentes de financiación.


4 5

6

Para el registro de la ejecución se toman como fuente de información los informes contables, teniendo en cuenta que el presupuesto se maneja bajo el concepto de caja (los egresos por inversiones en activos se toman como si fueran gastos). Se realizan los ajustes necesarios a la información contable para poder registrar como parte del presupuesto ejecutado, tanto los valores efectivamente pagados como aquellos que contablemente hayan sido causados y reservados o provisionados para pago, o también para descontar gastos causados, pero que no serán efectivos, como es el caso de las depreciaciones. Se eliminan causaciones; los ingresos se consideran ejecutados cuando efectivamente se recibe el dinero. Se eliminan las amortizaciones llevadas a gastos diferidos. Se consideran sólo los ingresos efectivamente recibidos y no los simplemente causados. Al igual que en las recomendaciones para diligenciar los formatos de control de presupuesto por actividades, en el caso de control por rubros, los períodos contables y de reporte de ejecución del presupuesto pueden no coincidir. Teniendo en cuenta los numerales 4 y 5, se procede con el registro de egresos e ingresos en las columnas de ejecución en moneda local y en dólares.


Æ

3.2 Control de ejecución de egresos El control de ejecución presupuestal por egresos se puede visualizar, tanto en función de las fuentes de financiación como según la modalidad del pago o registro del egreso (efectivo o especie). Para efectos de este manual se considera suficiente el formato que presenta la comparación de egresos presupuestados y ejecutados por fuente de financiación. Se sugiere la elaboración de los siguientes formatos, para comparar egresos presupuestados con egresos efectivamente realizados: • Control de ejecución presupuestal de egresos del período (formato 14) • Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados (formato 15) • Resumen del control presupuestal de egresos acumulados (formato 16)

Control de ejecución presupuestal de egresos por período Para el efecto se sugiere el formato 14 que presenta en forma ordenada, de acuerdo con el rubro de egreso, la ejecución presupuestal por fuente de financiación, en el equivalente en dólares, para lo cual se elabora primero con los valores en moneda local y luego se convierten a la fecha de elaboración del presupuesto. No se elabora el formato simultáneamente en moneda local y dólares, por cuanto resultaría demasiado extenso. Sin embargo, y con los criterios que aquí se presentan, el mismo tipo de formato se puede hacer en moneda local.

97

Formato Catorce

Control de ejecución presupuestal de egresos del período por fuente de financiación NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO DEL REPORTE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBROS PRESUPUESTALES

FUENTE DE FINANCIACIÓN APORTE SOLICITADO US$ DONACIÓN Pres (2)

Ejec (3)

CRÉDITO Pres (4)

Ejec (5)

RECURSOS PROPIOS US$ Pres (6)

Ejec (7)

APORTE DE LA COMUNIDAD US$

OTRAS FUENTES DE APORTES US$

Pres (8)

Pres (10)

Ejec (9)

Ejec (11)

TOTAL V ALOR US$ Pres (12)

Ejec (13)

1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página

98

Formato Catorce

Control de ejecución presupuestal de egresos del período por fuente de financiación RUBROS PRESUPUESTALES


Ejec (3)

CRÉDITO Pres (4)

Ejec (5)

RECURSOS PROPIOS US$ Pres (6)

Ejec (7)



Pres (8)

Pres (10)

Ejec (9)

Ejec (11)

TOTAL VALOR US$ Pres (12) Ejec (13)

3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros 3.6 Otros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crédito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversión en tecnología 5.11 Investigación en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página

99

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


Formato Catorce

Control de ejecución presupuestal de egresos del período por fuente de financiación RUBROS PRESUPUESTALES


Ejec (3)

CRÉDITO Pres (4)

Ejec (5)

RECURSOS PROPIOS US$ P res (6)

Ejec (7)



Pres (8)

Pres (10)

Ejec (9)

6. Otros 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7

Fondos

7.1 Fondo para educación 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreación 7.4 Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

100

Ejec (11)

TOTAL VALOR US$ Pres (12)

Ejec (13)


Procedimiento sugerido para diligenciar el formato 14 1. En la columna 1 se incluyen los rubros de egresos predefinidos. Se diligencian con sus respectivos valores en las columnas siguientes los rubros que se esperan ejecutar y los que se han ejecutado. 2. Del formato 8 se toman los valores presupuestados en dólares por cada rubro y fuente y en las columnas similares de presupuesto del formato 14 se registran esos mismos valores (columnas 2, 4, 6, 8, 10 y 12). 3. De la contabilidad y en moneda local se extrae la información pertinente y se efectúan los ajustes sugeridos y necesarios en cuanto corresponde a la ejecución de egresos por cada rubro y según la fuente de financiación que se haya empleado. 4. El valor de los egresos presentados por rubro y fuente se convierte a dólares al tipo de cambio de la fecha del presupuesto reportado y se registran en cada columna según corresponda (3, 5, 7, 9 y 11). 5. En la columna 13 se totaliza el valor de la ejecución de egresos en el período reportado.

Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados El punto de partida para la elaboración de este informe equivale a los informes parciales de ejecución presupuestal reportados con anterioridad. Para este reporte se sugiere el formato 15 presentado a continuación.


Æ

Procedimiento sugerido para diligenciar el formato 15 El procedimiento es muy similar al sugerido para el formato 14, sólo cambia en la referencia del período que se está reportando como ejecución presupuestal. 1. En la columna 1 se incluyen los rubros de egresos incluidos en el presupuesto del proyecto. 2. Se parte de la información reportada en los informes anteriores y sus ajustes, en caso de que haya existido razón de hacer alguno. 3. En las columnas 2 y 3 se registran los valores presupuestados en dólares y moneda local que ya han sido estimados para elaborar los formatos 8 y 13. 4. En las columnas 4 y 5 se registran los saldos de ejecución de egresos que provienen del informe acumulado del período anterior. En el caso de que el informe anterior corresponda al informe para el primer período de ejecución presupuestal, los valores totales que se registran en dólares y moneda local son los mismos que deben registrarse en las columnas 4 y 5 del formato 15. Si lo que se está elaborando es el primer informe y se utiliza para ello el formato 15, entonces las columnas "ejecución saldo anterior" tendrían un valor igual a cero. 5. En las columnas 6 y 7 se registra la ejecución presupuestal del período que se está reportando. 6. En las columnas 8 y 9 se acumulan los nuevos saldos de ejecución a la fecha de corte del informe, sumando los saldos de la ejecución acumulada del informe anterior con los valores registrados para el período que se está reportando. 7. En las columnas 10 y 11 se registran las diferencias en moneda local y US$ entre el valor del presupuesto y la ejecución acumulada de egresos.

101

Formato Quince

Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: FECHA DE CORTE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL INFORME: RUBROS / RUBROS

PRESUPUESTO

$ (2)

US$ (3)

EJECUCIÓN SALDO INFORME ANTERIOR $ (4)

US$ (5)

EJECUCIÓN INFORME DEL PERÍODO

EJECUCIÓN ACUMULADA

DIFERENCIAS

$ (6)

$ (8)

$ (10)

US$ (7)

US$ (9)

US$ (11)

1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 Honorarios 1.3 Otros gastos de personal Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2 Arrendamientos 2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono) 2.4 Correo y comunicaciones 2.5 Vigilancia 2.6 Transportes 2.7 Viáticos 2.8 Seguros 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página

102

Formato Quince

Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados RUBROS / RUBROS

PRESUPUESTO

$ (2)

US$ (3)


US$ (5)



DIFERENCIAS

$ (6)

$ (8)

$ (10)

US$ (7)

US$ (9)

US$ (11)

3. Propiedad, planta y equipo 3.1 3.2 3.3

Terrenos y edificaciones Maquinaria y equipos Muebles y enseres

3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 4.4

Alojamiento y alimentación Material didáctico

4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta. 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 5.4 5.5

Transporte Fondos de crédito Capital semilla

5.6 5.7 5.8

Semovientes Compra de insumos, materiales y empaques Maquinaria y equipos

5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversión en tecnología 5.11 Investigación en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página

103

Formato Quince

Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados RUBROS / RUBROS

PRESUPUESTO

$ (2)

US$ (3)


US$ (5)



DIFERENCIAS

$ (6)

$ (8)

$ (10)

US$ (7)

US$ (9)

US$ (11)

6. Otros 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educación 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreación 7.4 Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

Resumen control presupuestal de egresos acumulados Se presenta a continuación el formato 16, que equivale a un resumen del formato anterior, incluyendo solamente las columnas de presupuesto, ejecución acumulada y diferencia entre presupuesto y ejecución. El diligenciamiento de este formato no requiere ningún procedimiento adicional, sino simplemente tomar los datos respectivos del formato 15.

104

Formato Dieciseis

Consolidado de control de ejecución presupuestal de egresos acumulados NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: FECHA DE CORTE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: RUBROS PRESUPUESTALES (1)

PRESUPUESTO $ (2)

US$ (3)

EJECUCIÓN $ (4)

US$ (5)

DIFERENCIA $ (6)

US$ (7)

1. Personal 1.1 Salarios y prestaciones sociales 1.2 1.3

Honorarios Otros gastos de personal

Subtotal 1 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería 2.2

Arrendamientos

2.3 2.4

Servicios públicos (agua, luz, teléfono) Correo y comunicaciones

2.5

Vigilancia

2.6 2.7

Transportes Viáticos

2.8

Seguros

2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 2.11 Aseo 2.12 Cafetería 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación 2.14 Gastos legales/impuestos 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 Gastos de auditoría Subtotal 2 Continúa en la siguiente página

105

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


Formato Dieciseis

Consolidado de control de ejecución presupuestal de egresos acumulados RUBROS PRESUPUESTALES (1)

PRESUPUESTO $ (2)

US$ (3)

EJECUCIÓN $ (4)

US$ (5)

DIFERENCIA $ (6)

US$ (7)

3. Propiedad, planta y equipo 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos 3.3 Muebles y enseres 3.4 Vehículos 3.5 Biblioteca, libros Subtotal 3 4. Capacitación y asistencia técnica 4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 4.2 Transporte 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos Subtotal 4 5. Inversiones en actividades productivas 5.1 Comisiones de venta 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 5.3 Transporte 5.4 Fondos de crédito 5.5 Capital semilla 5.6 Semovientes 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 5.8 Maquinaria y equipos 5.9 Terrenos y edificaciones 5.10 Inversión en tecnología 5.11 Investigación en tecnología y desarrollo Subtotal 5 Continúa en la siguiente página

106



Æ

Formato Dieciseis

Consolidado de control de ejecución presupuestal de egresos acumulados RUBROS PRESUPUESTALES (1)

PRESUPUESTO $ (2)

US$ (3)

EJECUCIÓN $ (4)

US$ (5)

DIFERENCIA $ (6)

US$ (7)

6. Otros 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos Subtotal 6 7. Fondos 7.1 Fondo para educación 7.2 Fondo para medicinas 7.3 Fondo para recreación 7.4 Fondo para programas de nutrición Subtotal 7 Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6) ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

3.3 Ejecución presupuestal de ingresos De la misma manera como se debe evaluar la ejecución de los egresos debe hacerse con los ingresos, ya que cualquier desfase en la ejecución del presupuesto señalaría una alerta, con el fin de no causar descompensaciones en el presupuesto.

La información para elaborar los informes presupuestales se obtiene de la contabilidad con los ajustes necesarios, principalmente en cuanto hace relación con la causación: los ingresos sólo se consideran ejecutados cuando efectivamente se ha recibido el dinero o el aporte en especie (no opera el concepto de causación). El formato 17, ejecución presupuestal de ingresos, que se presenta a continuación, permite verificar el comportamiento de los mismos, identificando el rubro al cual pertenecen,

107

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


Formato Diecisiete

Consolidado de control de ejecución presupuestal de egresos acumulados NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: NOMBRE DEL PROYECT O: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN: RUBRO (1) 1.

Aporte solicitado (RedEAmérica)

2.

Aportes propios 2.1 Ventas

PRESUPUESTO $ (2)

US$ (3)

EJECUCIÓN $ (4)

US$ (5)

2.2 Rentas de capital (intereses, dividendos, etc.) 2.3 Aportes socios, afiliados 3. Aporte comunidad 4.

Crédito

5. Otros Totales

ELABORADO POR:

FECHA:

REVISADO POR:

FECHA:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

108

DIFERENCIA $ (6)

US$ (7)



Æ

Procedimiento sugerido para diligenciar el formato 17 1. Una vez realizado el cierre contable del período que se quiere revisar y elaborados los respectivos informes, se toma de la información contable lo pertinente al proyecto. 2. Antes de registrar los valores de los diferentes rubros de ingresos ejecutados se deben efectuar los ajustes a la información contable, dentro de los criterios sugeridos a lo largo de este manual. Los ingresos, para efectos presupuestales, se registran como ejecutados en la medida que vaya ingresando efectivamente. 3.. En la columna 1 se registran todos los rubros de ingreso considerados en la formulación del presupuesto. 4.. En las columnas 2 y 3 se registran los valores presupuestados de ingresos por rubros en moneda local y dólares. Éstos se pueden tomar del formato 4 en las columnas que totalizan los ingresos.

En la columna 5 se registran los ingresos recibidos expresados en dólares: los provenientes de moneda local se convierten a dólares con la tasa del momento del período presupuestal reportado en el primer informe. Para los informes posteriores se toma lo ejecutado en el período, se convierte a dólares a la tasa de cambio de ese momento y se suma al valor reportado en los informes anteriores. Los valores recibidos en dólares se reportan, dentro de esta columna, por el valor bruto de los mismos. 6. En la columna 6 se registran las desviaciones o variaciones entre el valor presupuestado y el ejecutado, en moneda local: columnas (2) – (4). 7. En la columna 7 se registran las desviaciones o variaciones entre el valor presupuestado y el ejecutado, expresado en dólares americanos (US$): columnas (3) – (5).

5. En las columnas 4 y 5 se registran los valores efectivamente recibidos por cada rubro: para aportes propios, en el caso de las ventas, aquellas cuyo pago ha sido recaudado. Para las rentas de capital: los intereses, dividendos que hayan ingresado, los aportes de socios, afiliados y de la comunidad, de igual manera, los recursos recibidos de parte de entidades de apoyo bien sea de RedEAmérica o de otras entidades o de recursos del crédito. En el caso de los recursos provenientes del exterior, se registran de acuerdo con el valor bruto recibido (acorde con la tasa de cambio vigente en ese momento).

109

4 AUDITORÍAS

4.1 Propósito La auditoría es un mecanismo de seguimiento sobre la administración y uso de los recursos presupuestales de un proyecto y se hace a partir del marco general de la misión, objetivos, organización y administración de la OB. Las auditorías de proyectos deben orientarse y ejecutarse de tal manera que favorezcan el fortalecimiento organizacional de las instituciones y OB auditadas. Una auditoría, además de detectar y prevenir posibles fallas y limitaciones en el desarrollo administrativo del proyecto, debe presentar recomendaciones que faciliten la prevención de problemas futuros y promuevan el mejoramiento en los procedimientos y eficiencia de las operaciones institucionales. La auditoría o revisoría debe emitir una opinión sobre si los informes financieros presentan razonablemente la situación financiera del proyecto y de la OB y sobre su sistema de control interno. Esta opinión se fundamenta en la evidencia obtenida a través de procedimientos de auditoría como la evaluación de riesgos, las pruebas de controles y las pruebas sustantivas.

La auditoría a un proyecto tiene como propósito verificar el cumplimiento de: • Las normas y procedimientos establecidos para la administración y ejecución del proyecto. • Las normas y procedimientos fijados para la administración de la organización responsable de la ejecución del proyecto. • Las leyes y normas del país sede de la entidad responsable del proyecto, incluidos particularmente los aspectos contables, tributarios, laborales y de registro e información ante las entidades oficiales del país. • Los convenios y acuerdos entre la organización responsable del proyecto, en particular aquellos relacionados con la administración y registro de los recursos financieros y con el cumplimiento del objeto para el cual fueron aprobados tales recursos.

4.2 Carácter y exigibilidad de la auditoría Las auditorías podrán ser de carácter externo o interno. Las primeras son realizadas por personas naturales o jurídicas independientes de la organización responsable de la administración y ejecución del proyecto. Las entidades integrantes de RedEAmérica podrán exigir auditoría para los proyectos que apoyan. En este caso se trataría de una auditoría externa.

110


4.3 Fases o etapas de un proceso de auditoría RedEAmérica aspira a que las labores de auditoría incluyan básicamente las siguientes etapas de trabajo con los resultados y productos inherentes a las mismas.

4.4 Planeación En esta etapa se establece el plan de trabajo y la metodología a seguir, con base en los objetivos y alcance de la auditoría. Para ello, es necesario obtener un adecuado conocimiento de la OB, su actividad, su proceso contable, lo confiable de su control interno, entre otros. Estos conocimientos se adquieren a través de: • Estudio de los informes anteriores de revisoría y auditoría (en caso que existan). • Estudio de la documentación legal de la OB (actas, certificados, entre otros) y del proyecto (convenio y correspondencia establecida entre la entidad y la agencia financiadora). • Estudio de estados financieros, documentación tributaria, etc. Estos factores, en conjunto, permiten determinar el tipo y niveles de riesgo, la presencia de áreas críticas, los procedimientos por seguir y las pruebas por realizar para obtener un adecuado plan de trabajo.

4.5 Ejecución del plan de auditoría o revisoría El desarrollo de esta etapa se basa en la información reunida en las actividades que la preceden. Al desarrollar el plan, se tienen en cuenta primero las denominadas áreas críticas, para las cuales se han identificado riesgos específicos y se han determinado pruebas por realizar.


Æ

En esta etapa se lleva a cabo la siguiente metodología: • Hacer entrevistas, tanto con los directivos como con los demás miembros de la entidad o los encargados del proyecto específico. • Solicitar la información pertinente sobre la cual se va a realizar la revisoría o auditoría. • Estudiar la documentación requerida, contable, tributaria, financiera, laboral, legal, etc. • Estudiar y analizar el sistema de control interno, lo que permite determinar su confiabilidad y, por tanto, la naturaleza y alcance de las pruebas por realizar. • Realizar las pruebas de cumplimiento y sustantivas. El resultado de la aplicación de las pruebas y procedimientos determinados en la etapa de planeación será la obtención de evidencia válida y suficiente mediante el análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría que permitan allegar bases razonables para producir un dictamen sobre los informes financieros sujetos a revisión.

4.6 Preparación y presentación del informe Con base en la evidencia allegada se genera el informe de revisoría o auditoría, el cual incluye: • Opinión sobre la racionalidad de los informes financieros y lo adecuado y confiable del sistema de control interno. • Opinión y recomendaciones sobre cumplimiento de normas estatutarias y reglamentarias de la entidad, así como de las funciones y procedimientos institucionales requeridos. • Opinión y recomendaciones sobre cumplimiento de normas legales (contables, tributarias, laborales). • Cumplimiento de las condiciones pactadas en posibles convenios firmados entre la entidad y la agencia o fuentes financiadoras. • Observaciones y recomendaciones generales a que haya lugar.

111

5

Cuadro síntésis

ALERTAS

UNIDAD 3

Tener en cuenta que en algunas ocasiones la aprobación formal de un ajuste del presupuesto exige involucrar en la toma de decisiones, tanto a las instancias de dirección pertinentes en la OB como a las fuentes financiadoras.


2

Tener cuidado de disponer de un criterio unificado y constante, tanto en el momento de elaborar el presupuesto en dólares como en el de reportar en esta misma moneda la ejecución efectiva de ingresos y egresos.

3

Recordar que las agencias de cooperación que deciden apoyar el desarrollo de un proyecto, habitualmente transfieren sus recursos con destinación específica y éstos no pueden ser aplicados en forma diferente, salvo que se obtenga el permiso previo correspondiente.

•Se hace a través de revisio nes periódicas. •La decisión sobre el ajuste del presupuesto depende del análisis sobre la ejecución de los recursos financieros y de la verificación del cumplimiento de las actividades, metas y objetivos del proyecto. •Un control de presupuesto a tiempo y bien hecho no da como resultado un déficit o superávit significativo. •Los formatos de control de ejecución presupuestal son iguales a los de elaboración de presupuesto pero incluyendo dicha comparación.

1

112

El control presupuestal es la comparación entre lo presupuestado y lo ejecutado y el conjunto de acciones y medidas que se deriven de tal comparación.

Este control compara las actividades presupuestadas y su costo con la ejecución de períodos similares o el previsto para la vigencia total del proyecto con lo que se lleva en un período corto de ejecución. CONTROL DE PRESUPUESTO POR ACTIVIDAD • Al comparar el presupuesto total del proyecto con la ejecución de un período parcial del mismo, se conoce el saldo que aún queda por ejecutar para toda la vigencia del proyecto o en cuánto se ha sobreejecutado. • Permite hacer un análisis simultáneo de actividades previstas con la ejecución real de las mismas y el monto real finalmente invertido. • Se puede visualizar la información de ejecución presupuestal del período que se está reportando y el saldo de la ejecución que ya se trae de un informe anterior

CONTROL DE PRESUPUESTO POR RUBROS DE INGRESOS Y EGRESOS Este control compara el presupuesto de cada rubro con su ejecución real, se realiza con el presupuesto para toda la vigencia del proyecto contrastándolo con la ejecución de un período determinado. •Se recomienda hacerlo tanto en función del monto total invertido en cada rubro como en consideración a la fuente de recursos. •Se puede realizar control de ejecución presupuestal de egresos e ingresos. •El control de egresos se visualiza en función de las fuentes de financiación o según la modalidad del pago (efectivo o especie). Puede ser egresos por período o acumulados. •La información para elaborar los informes de ingresos se obtiene de la contabilidad principalmente en lo relacionado con la causación.

AUDITORÍA



Æ

BIBLIOGRAFÍA

Asociación de Fundaciones Petroleras. Bosquejo del reglamento de crédito. Asociación Fundaciones Petroleras. Fondo – programa para apoyo al fortalecimiento de organizaciones comunitarias en los departamentos del Cauca y Valle del Cauca, Colombia (vinculado a la red Amigo), reglamento operativo. Abril 2003. ————. Reglamento de cofinanciación. Colombia, 1998. Banco Mundial, Fundación Corona y otros. “Alianzas entre sector privado, gobierno y organizaciones ciudadanas para la superación de la pobreza 1998”. Bogotá, marzo 2000. ————. Creación y consolidación de alianzas – elementos metodológicos. Octubre 2002. Burbano Ruiz Jorge E. Presupuestos, enfoque moderno de plantación de control y recursos. Editorial MacGraw Hill. Chaparro Jairo. “Manual de acompañamiento y cofinanciación a proyectos comunitarios para el desarrollo de base”. RedEAmérica, julio 2004.

Corporación Andina de Fomento, Agencia Colombiana de Cooperación Internacional. Guía para presentación de solicitudes de cooperación técnica. Evaluar. Aproximación al desarrollo de base en Colombia. Unión Gráfica Ltda. Abril de 1997. Fondo Focus. Estrategia de seguimiento y evaluación. 2003. ————. Informe cualitativo - cuantitativo para el nivel de actividades. 2003. Fundación Alcor, Fundación Interamericana, Fundación Antorchas. Formulario de presentación de pro yectos. ————. Informe programa oportunidades educativas comunitarias. Fondo para financiamiento de proyectos.

Fundación Corona términos de referencia para consultoría para la elaboración de un modelo de presupuesto para proyectos de desarrollo de base y un manual de instrucciones para la aplicación del modelo”. Versión de febrero de 2004. Fundación Interamericana / Corporación Consorcio. Fondo programa para apoyo al fortalecimiento de organizaciones comunitarias en los departamentos de Cauca y Valle del Cauca, Colombia. Instructivo para la elaboración y presentación de pro yectos. Marzo de 2004. Fundación Interamericana. W. Price y equipo técnico, Región Andina. Documento de trabajo: Lineamientos para la identificación de los componentes del proyecto, valorización de estos compo nentes y cálculo de los aportes de contraparte a los proyectos de desarrollo de base.

————. Informe programa oportunidades educativas comunitarias. Convenio de otorgamiento de subsidio. Proyecto oec. 2003.

Fundación Mineti. Condiciones generales de los apo yos y contribuciones.

Fundación Arcor. Informe de rendición de cuentas.

Fundación Mineti. Pautas para informar avances y resultados del pdc a la fundación.

Fundación Arcor - Fundación Antorchas. Programa infancia y desarrollo. Convenio de otorgamiento de subsidio. Córdoba, 2003.

————. Programa de desarrollo comunitario. Línea de apoyo a la calidad educativa. 2002.

113

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

————. Programa de desarrollo comunitario. Línea calidad educativa y fortalecimiento de la sociedad civil local. 2003. ————. Programa de desarrollo comunitario. Formulario base para presentación de proyectos. 2004. Fundación Ratón de Biblioteca. Sistema de seguimiento y evaluación del proyecto lecturarte. 2003. Jaramillo Juan Carlos. Entidades sin ánimo de lucro. Régimen tributario especial. Editorial Legis. Misereor. Guía para la elaboración de un presupuesto. 1999. Paisa Joven y otros. Juntos es mejor – módulos de metodologías participativas para la gestión de las organizaciones sociales. Medellín. 1999. ————. Juntos es mejor. Modulo 6 ¿Cuánto vale lo que hacemos? Medellín 1999. Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo. Presupuesto de insumo – producto. Saphiro Janet. Desarrollo de una propuesta financiera. Civicus.

114

Æ SEGUIMIENTO


————. Redacción de una propuesta financiera. Civicus.

Fuentes electrónicas

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www.socialia.org www.eurosur.org www.eurosur.org

————. El capital social y los niveles de intervención en el desarrollo desde las bases. Documento en elaboración para RedEAmérica. W. Prince y equipo técnico. Red empresarial de las Américas para el desarrollo de base. Lineamientos para identificación de los componentes del proyecto, valorización de estos componentes y cálculos de los aportes de contraparte a los pro yectos de desarrollo base. Fundación Interamericana. 1993.

Www.thebeehive.org www.t1msn.com.mx www.comminit.com www.transforma.org



Æ

GLOSARIO

• Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad.

• Fuentes: Origen de algo, causa, principio, documento, obra o materiales que sirven de información o de inspiración a un autor.

• Auditoría: Revisión e inspección de la contabilidad de una empresa, entidad o institución, realizada por un auditor.

• Financiación: Es el resultado de aplicar la estrategia de consecución de los recursos presupuestados desde las diferentes fuentes posibles.

• Asociación: Unión de varias personas para el logro de un fin.

• Gasto: Pagos por bienes o servicios que se consumen en el desarrollo del proyecto y que no pasan a formar parte de los activos de la OB, tales como pagos por salarios, honorarios, papelería y útiles de escritorio, servicios públicos, cafetería, publicidad, etc.

• Control: Limitación o verificación de una cosa. • Devaluación/Revaluación: Así como las cosas tienen un valor, la moneda de los países (peso, dólar, real, libra esterlina, etc.) también tienen un valor determinado. El cambio de valor de una moneda, dependiendo de si aumenta o disminuye en comparación con otras monedas extranjeras, se denomina revaluación o devaluación.

• Honorarios: Remuneraciones al trabajo prestado por una persona natural o jurídica sin que exista contrato laboral, donde predomina el factor intelectual sobre el puramente material o mecánico.

• DB:

• Ingreso: Recurso obtenido por la OB para cubrir los diferentes pagos que exige la ejecución y administración de actividades del proyecto.

• Egreso: Pagos que se realicen por bienes o servicios adquiridos, así como el valor de los aportes en especie que sean aplicados en favor del proyecto.

• Inflación: la inflación se define como el incremento porcentual de los precios al consumidor final de un período a otro.

• Especie: Son bienes materiales o servicios puestos a disposición del proyecto.

• Inversión:: Recursos destinados a la adquisición de activos de la OB para el desarrollo del proyecto, tales como inversiones, muebles y equipos de

115

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


oficina, maquinaria para la producción, terrenos, edificaciones. También la constitución de un fondo para créditos a pequeños productores, o un fondo de crédito para vivienda, etc. • Manual: Documento o libro que recoge lo esencial o básico de una materia.

• Presupuesto: El presupuesto es ante todo una herramienta que permite saber con qué recursos económicos se cuenta, para luego mirar el funcionamiento real del proyecto y saber si se ha cumplido con las metas y objetivos propuestos en el mismo. • Recurso: Procedimiento o medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a cabo una tarea o conseguir algo.

• OB: Organizaciones de base. • Período: Espacio de tiempo que incluye la duración o el proceso de una cosa: período de aprendizaje, de incubación, de crecimiento. • Proyecto: Plan y disposición detallados que se forman para la ejecución de una cosa

• Rubros: Son los conceptos o cuentas donde se describen los gastos e ingresos. • Salarios: Remuneración que percibe una persona por su trabajo vinculado directamente mediante contrato fijo. • Tasa de cambio: Es el valor equivalente entre una moneda local y una moneda extranjera.

116



Æ

SINÓNIMOS

CONCEPTO Actividad Auditoría Asociación Control Egreso Especie Fuentes Financiación Gasto Honorarios

SINÓNIMOS

CONCEPTO

SINÓNIMOS

Acción Asistencia

Ingreso

Entrada Incorporación

Control Sociedad Grupo Inspección

Inflación Inversión

Incremento Cambio Transformación Guía

Vigilancia Salida Descarga Genero Familia Origen Nacimiento Crédito Préstamo Consumo Egreso Teórico

MANUAL Período Proyecto PRESUPUESTO Recurso Rubros Salarios

Instructivo Espacio Plan Supuesto Suposición Cálculo Técnica Cuenta Ítem Sueldo Jornal

Simbólico

117

AN E XO 1 ANE PROCESO DE VALORACIÓN Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ B. DIANA CAROLINA GONZÁLEZ R.


CONTENIDO

I.

II.

PROCESO DE VALORACION Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS 1.

PERSONAL

123 124

2.

GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA

125

3.

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS

135

4.

CAPACITACION Y ASISTENCIA TECNICA

137

5.

INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS

140

6.

OTROS

144

7.

FONDOS

144

PROCESO DE VALORACION Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS 1.

APORTE SOLICITADO: ( REDEAMERICA)

146 146

2.

APORTES PROPIOS

146

3.

APORTES DE LA COMUNIDAD

147

4.

CREDITO

147

5.

OTROS APORTES

148

121

1



Æ

PROCESO DE VALORACIÓN

Y REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS

MODALIDAD DE LOS APORTES El aporte es el recurso que ingresa al proyecto. La modalidad de aporte debe ser especificada, bien sea que se trate de aportes en efectivo o en especie. El aporte en especie puede darse de diferentes formas: como aporte en trabajo o equipos, maquinaria, bienes inmuebles, muebles que se reciben en propiedad o para ser utilizados durante determinado tiempo, papelería, alimentos, transporte, etc. Para efectos del proyecto, el valor de los aportes en especie se registra a la vez como ingreso y como egreso. En muchas ocasiones, el aporte en especie es la única forma práctica como la comunidad u otros aportantes pueden contribuir con el proyecto. El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio en el mercado del lugar donde se hace el aporte del respectivo bien o servicio. Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, se le asigna el valor de su costo. Cuando el aporte es por ejemplo el préstamo temporal de un inmueble o maquinaria, el valor asignado es el de su alquiler por el tiempo que dicho bien se pone al servicio del proyecto.

• Efectivo: solamente son los aportes que se hacen en moneda líquida o dinero en efectivo. • Especie: son bienes materiales o servicios puestos a disposición del proyecto. Ejemplos típicos de aportes en especie que pueden ofrecer las entidades ejecutoras de un proyectos son: el trabajo voluntario de su miembros, material de trabajo, papelería, disposición de un espacio para oficina o salones para cursos o reuniones, dotación de oficina, etc.; aportes en servicios de la comunidad como mano de obra en la construcción de infraestructura comunitaria, semillas para un proyecto productivo; aportes de entidades cooperantes en servicios de asistencia técnica, profesores, asesoría, préstamo de maquinaria, etc. Para la valorización de los aportes en especie debe llevarse un registro estadístico de éstos, soportado con actas o planillas donde se detallen por el tipo de aporte, la cantidad y el valor.

123

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


1. PERSONAL 1.1. Salarios y prestaciones sociales Salarios: incluye los pagos que se hacen al personal habitual y permanente del proyecto: salarios, prestaciones sociales según lo exijan las normas laborales de cada país, pagos o cuotas para la seguridad social, horas extras, etc.

4.

Teniendo en cuenta la base salarial, se calculan los pagos prestacionales a que tendría derecho el personal del proyecto y los aportes a otras entidades de acuerdo con la legislación laboral vigente en cada país, así en Colombia:

Relación de prestaciones sociales y parafiscales en Colombia SUBSIDIO DE TRANSPORTE: A LOS TRABAJADORES QUE DEVENGUEN MENOS DE DOS SALARIOS MÍNIMOS: $41.600 MENSUALES PARA EL AÑO 2004

Prestaciones y beneficios sociales: el concepto prestaciones o beneficios sociales hace referencia a sumas adicionales al salario básico, tales como subsidios de transporte, primas anuales, vacaciones, cesantías, pagos por cuotas de salud y seguridad social y otros similares.

CESANTÍAS = SALARIO DEVENGADO (INCLUIDO AUXILIO DE TRANSPORTE) X NO. DÍAS TRABAJADOS / 360

Horas extras: es el pago por el trabajo extra al habitual que realiza el trabajador.

INTERÉS A LAS CESANTÍAS = CESANTÍAS X 0,12 X NO. DÍAS TRABAJADOS / 360

Se recomienda elaborar una planilla o nómina que soporte los pagos periódicos de personal (formato 09 del Manual).

VACACIONES = SALARIO DEVENGADO (SIN AUXILIO DE TRANSPORTE) X NO. DÍAS TRABAJADOS / 720

Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 1.

Se parte del personal requerido en la ejecución del proyecto, con su respectiva remuneración o salario mensual y su tiempo de permanencia durante la duración del proyecto.

2.

Se calcula el valor del salario mensual que se deberá pagar al personal, la sumatoria del valor mensual corresponde al valor anual o al período para el cual se esté elaborando el presupuesto.

3.

Para presupuestar el pago de horas extras, se estima el número de horas requeridas a la jornada habitual de trabajo y que se van a pagar. Luego se estima el valor correspondiente, teniendo en cuenta la legislación laboral vigente en cada país.

124

PRIMA DE SERVICIOS = SALARIO DEVENGADO (INCLUIDO AUX. TRANSPORTE) X NO. DÍAS TRABAJADOS / 720 APORTES PARAFISCALES: 9% DEL VALOR DE LA NÓMINA: 4% PARA LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, 2½% PARA EL SENA Y 2½% PARA EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR APORTE PARA SALUD: 8% DEL SALARIO APORTE PARA PENSIONES: 10,875% DEL SALARIO (VIGENTE PARA 2004) APORTE PARA RIESGOS PROFESIONALES: DEPENDE DEL TIPO DE TRABAJO; SE DEBE COTIZAR (TRABAJO DE OFICINA 0,522%)

5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca el concepto de gastos de personal.



Æ

1.2.Honorarios Es el pago a los consultores que se contratan para la realización de trabajos específicos y por tiempos determinados durante el desarrollo del proyecto. Se incluyen aquí los pagos a personas que no tienen una relación laboral permanente con el proyecto ni con la organización. Se recomienda elaborar una planilla que soporte los pagos por honorarios de personal (formato 10 del Manual).


De acuerdo con las actividades previstas en el proyecto se estiman las horas de consultoría / asesoría requerida.

2.

Se cotiza el valor de la hora de consultoría requerida o el trabajo específico requerido, incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legislación de cada país.

3.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezcan honorarios.

2. GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA 2.1. Útiles y papelería Incluye todo tipo de gasto en fotocopias, papelería, libros, útiles y todo tipo de implementos de oficina que tenga que ver con los materiales utilizados relacionados con las actividades de la organización de base (OB).


Se estima el consumo mensual de papelería, útiles y elementos de oficina requeridos.

2.

Se efectúan las respectivas cotizaciones o revisan los registros contables de consumo en el año anterior (siempre que las condiciones del proyecto sean similares).

3.

Se incrementa el valor estimado en el paso anterior en la tasa de inflación; por ejemplo, si el consumo en el período anterior fue de $3 millones y la tasa de inflación de 6%, el presupuesto sería de $3.180.000, o sea, $3.000.000 x 1,06.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca el concepto de útiles y papelería.

125

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


2.2. Arrendamientos

3.

Los valores anteriormente establecidos se ajustan teniendo en cuenta el posible incremento por inflación de precios, reajuste de tarifas anunciadas e incremento previsto en el consumo.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de servicios públicos.

Pago por el uso de instalaciones que estén al servicio del proyecto.


Se parte de las necesidades de espacio físico acorde con las actividades del proyecto.

2.

Se cotiza el valor del alquiler del inmueble de acuerdo con el área requerida y la ubicación o se revisan los registros contables de pagos por el mismo concepto en el año anterior y se estima el valor de acuerdo con las cláusulas contractuales de reajuste del valor del canon.

3.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca el concepto de arrendamientos.

2.3.Servicios públicos Pago de servicios públicos en que la organización incurra durante el período de vigencia del proyecto; incluye: energía, acueducto y alcantarillado, aseo, teléfono, internet y gas.


Para proyectos nuevos sin antecedentes de consumo y costos de servicios, se estima el consumo y se averigua el costo mensual de cada uno de los servicios que van a requerirse.

2.

Para el caso de proyectos que ya tienen registros históricos por consumo y costo de servicios, se puede estimar el valor revisando dichos registros y proyectándolos en el tiempo.

126

2.4. Correo y comunicaciones Pagos por envío de correo aéreo, terrestre, marítimo o fluvial.

Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Opción 1: mediante cotización 1. Se averiguan las tarifas de correo para las diferentes ciudades adonde se enviaría correo. 2.

Se calcula el costo promedio de tarifas y se estima el volumen probable de correos durante la vigencia del proyecto.

3.

Con base en la información anterior se calcula el gasto total por correo y comunicaciones.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de correo y comunicaciones.


Opción 2: 1.

mediante proyección basada en registros históricos de costos

Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este concepto en años anteriores.

2.

Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevea que las tarifas se van a modificar teniendo como base otros parámetros.

3.

Con base en la información anterior, se calcula el gasto total por correo y comunicaciones.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de correo y comunicaciones.

Opción 2:

Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Opción 1: mediante cotización 1.

Se establecen los requerimientos del servicio.

2.

Se cotiza con personas naturales o jurídicas el costo de los servios por mes.

3.

Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de vigilancia.

Æ


1.


2.


3.

Con base en la información anterior se calcula el costo total del servicio.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de vigilancia.

2.5. Vigilancia Pago por servicios de vigilancia de las instalaciones y equipos del proyecto.


2.6. Transportes Pago de transportes aéreos, terrestres, fluviales o marítimos del personal del proyecto o de los participantes en actividades del mismo. También se puede incluir lo correspondiente a fletes y acarreos de materiales, maquinaria e implementos del proyecto.

Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Opción 1: mediante cotización 1.

Se establecen los requerimientos del servicio

2.

Se cotiza el costo promedio de los servicios por mes o el costo de los servicios de transporte estimados en forma detallada.

127

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


2.7. Viáticos Pagos para cubrir los gastos de alojamiento, alimentación y otros menores que se aprueben para cumplir con viajes en función del desarrollo del proyecto que realicen los funcionarios o trabajadores habituales de la OB. Se acostumbra cubrir estos gastos de dos formas básicas: la primera, asignando una suma fija por día de viaje fuera de la ciudad de residencia de quien trabaja para la OB; la segunda, reconociendo exactamente el costo de los servicios de alojamiento, alimentación y otros gastos que se realicen durante el viaje. Para estimar el presupuesto, se puede utilizar básicamente el mismo procedimiento, bien sea que los viáticos se asignen como suma fija o que se paguen sobre la base de reconocimiento de gastos efectivamente realizados. 3.


4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de transportes.

Opción 2:


1.


2.


3.

Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servicio.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de transportes.

128


Se estima por separado la cantidad de los viajes nacionales y los internacionales, y el número de días por viaje en cada caso; luego se establece el número total de días por viajar, tanto para los viajes nacionales como para los internacionales.

2.

Sobre la base de cotizaciones o registros históricos de gastos similares en épocas anteriores, se estima el costo por día de los diferentes conceptos que se acepten como viáticos (ej: alojamiento, alimentación, transporte urbano, llamadas telefónicas, etc.). En caso de presentarse viajes nacionales e internacionales, conviene para efectos de presupuesto diferenciar los costos de los conceptos que conforman el viático diario nacional del viático diario internacional.

3.

Teniendo un valor estimado del viático, tanto nacional como internacional, se procede a calcular el presupuesto en cada uno multiplicando el valor por el número de días estimados de viaje.



Æ

4.

Se suma el total del valor de viáticos nacionales y el total de los internacionales, obteniéndose así el valor total de los viáticos por presupuestar.

2.


5.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de viáticos.

3.

Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servicio.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de seguros.

2.8. Seguros Pago de seguros, pólizas y garantías que la organización requiera para el desarrollo del proyecto.

Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Opción 1:

mediante cotización

1.


2.

Se cotiza con una compañía de seguros debidamente facultada por la autoridad competente o a través de corredor.

3.

Se calcula el costo de seguros y garantías previstos.

4.


5.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de seguros.

Opción 2: 1.



2.9. Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica Pagos por compras de revistas, periódicos, publicaciones diversas e información electrónica que sea requerida para el proyecto.


Se estiman las necesidades específicas de este servicio y/o producto para el proyecto.

2.

Se cotiza el costo de las publicaciones, especialmente si se trata de publicaciones especializadas y provenientes de otros países. Igualmente, se puede determinar el presupuesto sobre la base de la experiencia de gastos por el mismo concepto en períodos anteriores.

3.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de revistas, periódicos y publicaciones.

2.10. Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades Es el pago que hacen las OB para mantenerse como afiliadas o miembros de otras organizaciones, redes o programas que sean de interés en función de los objetivos del proyecto y de la Organización.

129

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente:

Opción 2:

1.

Se estiman las necesidades específicas de este servicio y/o producto para el proyecto.

1.


2.

Se cotiza el valor de cada servicio y/o producto y se totalizan.

2.

3.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de cuotas de afiliación.

Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevean cambios sustanciales teniendo como base otros parámetros.

3.


4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de aseo.

2.11. Aseo Pagos por implementos de aseo que se requieran en el proyecto. El pago de salario a las personas que realizan labores de aseo y tienen una relación laboral se registra como pago por salarios. Sólo se incluiría en este rubro el pago a personas que realizan labores de aseo pero que son contratadas por servicios.

2.12. Cafetería Se registran los pagos por los alimentos e implementos utilizados para la atención del personal de oficina del proyecto.




1.


2.

Se cotiza el valor de los productos y el servicio requerido y se calcula el costo promedio del servicio por mes.

3.

Con base en la información anterior se calcula el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de aseo.

130


Opción 1:


1.


2.

Se cotizan precios y se calcula el costo promedio del servicio por mes.

3.


4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de cafetería.



Æ

2.13. Gastos bancarios y costos de financiación Pago previsto a las entidades financieras por comisiones de transferencias de dinero, comisiones y gastos por cambio de moneda extranjera a nacional o viceversa, costos de trámite, costos de chequeras, e intereses de financiación.


Opción 2:


1.


2.


3.


4.

También podría estimarse como un porcentaje de los gastos de oficina.

5.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de cafetería.


1.

Se establecen los requerimientos de servicios bancarios, financieros y de administración del dinero que la OB requiera ante entidades especializadas.

2.

Se cotizan en las entidades financieras los costos de utilización de los diferentes servicios (chequeras, extractos, transferencias, consultas por internet o telefónicas, cambios de moneda extranjera, etc.).

3.

Para presupuestar específicamente posibles costos de financiación por créditos, se sugiere el siguiente procedimiento: •

Indagar en el sector financiero cuál es la tasa de interés probable y otros costos adicionales en los cuales se pueda incurrir de acuerdo con la normatividad y el tipo de entidad (por ejemplo: comisión de compromiso sobre dineros no desembolsados), costos adicionales tales como estudio de crédito, constitución de garantías, trámites legales relacionados con el trámite del crédito (impuesto de timbre).

•

Se calculan los saldos de capital en cada período de acuerdo con la periodicidad de las amortizaciones y su modalidad.

•

Los intereses se calculan sobre los saldos de capital de acuerdo con las modalidades pactadas: período de gracia, pagos mensuales, trimestrales, períodos vencidos o anticipados.

131

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


5. Así por ejemplo, un préstamo de $20 millones al 12% nominal anual pagaría $200.000 mensuales mientras no amortice capital. 4.

Para presupuestar el costo por cambio de moneda extranjera a nacional se debe tener en cuenta el número y monto de las operaciones y las comisiones o gastos respectivos para el total de las mismas.

5.

Con base en la información anterior se calcula el costo total de los servicios bancarios y costos de financiación que se prevean durante la vigencia del proyecto.

6.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de gastos bancarios y costos de financiación.

Opción 2:


Esta opción podría ser práctica sólo para algunos casos de gastos bancarios, tales como costos de chequeras, pero no para estimar el costo de cambios de moneda extranjera, pues éste dependerá del monto total de dinero que se proyecte cambiar, dato muy irregular y cambiante en cada OB y proyecto. De todas formas, en los casos en que sea pertinente presupuestar basados en la proyección de registros históricos, los pasos son los siguientes: 1.


2.

Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevea que las tarifas se van a modificar, teniendo como base otros parámetros.

3.


132

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de gastos bancarios y costos de financiación.

2.14. Gastos legales / impuestos Pagos previstos por la Organización con cargo al proyecto, tales como gastos notariales, licencias de funcionamiento, pagos consulares y aduaneros, registro mercantil. Así mismo, pagos por impuestos que deben cancelarse de acuerdo a las normas y legislación de cada país (impuesto de renta, de timbre o registro, prediales, de industria y comercio, etc.).


De acuerdo con la legislación de cada país, se debe indagar sobre qué tipo de gastos legales e impositivos debe cubrir la Organización en función del proyecto: a) registro de la organización ante la entidad competente b) obtención de licencia de funcionamiento c) permisos especiales (ambientales, etc.) d) impuestos e) registros en Cámaras de Comercio f) otros.

2.

Determinar los pleitos y procesos legales que se presume podrían generar gastos para la OB.


3.

Cotizar los precios de los servicios legales previstos y estimar los pagos requeridos por impuestos y contribuciones legales. Para el cálculo de impuestos es necesario indagar sobre sus respectivas normas tributarias y cómo se aplican para el caso de OB, que normalmente son entidades privadas de carácter no lucrativo y pueden ser cobijadas por regímenes tributarios especiales.

4.

Con base en la información anterior se totaliza el presupuesto de gastos legales e impuestos.

5.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de gastos legales/impuestos.


Æ

2.

Se cotizan precios y se calcula el costo promedio del servicio o labor por realizar.

3.

2.15. Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación

Con base en la información anterior se calcula el costo total del rubro durante la vigencia del proyecto.

4.

Pagos por servicios de mantenimiento, tanto de equipos como de inmuebles, gastos por reparaciones de oficinas y locales del proyecto y gastos de instalación y/o adecuación de muebles e inmuebles.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación.

Opción 2:

Este rubro contempla costos menores considerados contablemente como gastos, puesto que las inversiones mayores que significan incremento del valor de los activos deben registrarse en las cuenta de propiedad, planta y equipos.

Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Opción 1: 1.


Se establecen los requerimientos de servicio o labor por realizar.


1.

Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por este concepto en años anteriores y siempre y cuando haga referencia a reparaciones locativas habituales.

2.


3.


4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación.

133

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


2.16. Publicidad Pagos para promoción y propaganda sobre los bienes, servicios y actividades del proyecto.

1.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de auditoría.

Opción 2:



1.

Determinar el tipo de anuncio, el medio en el cual se realizará (escrito, radio, TV, etc.) y su periodicidad.


2.


3.


4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de auditoría.

2.

Se cotiza en los respectivos medios.

4.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de publicidad.

2.17. Gastos de auditoría

2.18. Otros

Pagos por servicios de auditoría externa que se requiera contratar y que pueden exigir las mismas entidades financiadoras del proyecto.

Pago por otros gastos que puedan presentarse y sean estrictamente necesarios para el éxito del proyecto. En todo caso, aún para efectos de presupuesto, conviene precisarlos mediante nota aclaratoria, según la realidad de cada proyecto y OB y no dejarlos simplemente como algo genérico e indeterminado.



2.

Se solicita la cotización respectiva a la persona natural o jurídica que presta el tipo de servicio requerido.

Los pasos a seguir para establecer el presupuesto dependen del producto o servicio específico que se presume va a ser requerido. Como guía se puede tomar entre la alternativa de cotizar o pedir precios actualizados de lo que se va a requerir o la de proyectar con base en registros contables y estadísticos de gastos por conceptos similares en períodos anteriores.

3.


El propósito de incluir en el manual una cuenta o subcuenta de “otros” es reconocer que podrían existir cuentas o subcuentas no contempladas por el

Opción 1:

134



momento, pero que la realidad específica de cada proyecto puede ir definiendo. Al momento de elaborar el presupuesto de un proyecto la palabra “otros” deberá ser reemplazada por la que corresponda a una cuenta específica que se ha detectado y conviene explicitar en el proyecto.

3.


Æ

Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de terrenos y edificaciones.

Esta cuenta corresponde a bienes que se compran, fabrican o construyen; por tanto, económica y contablemente, representan una inversión en activos fijos, pero para efectos del proyecto y del flujo de caja representan gastos.

Para efectos de presupuesto se presentan los valores totales, pero es pertinente disponer de toda la información necesaria sobre áreas, características del terreno y construcción. Si se va a desarrollar la construcción por parte de la OB, es pertinente también disponer de información complementaria con planos, licencias y demás detalles que sean necesarios y exigidos legalmente por una autoridad local competente según el tipo de construcción.

3.1. Terrenos y edificaciones

3.2.Maquinarias y equipos

Espacios sin construir o construidos (bienes inmuebles) para desarrollar las actividades del proyecto. En este rubro se presupuestan, tanto las edificaciones que se proyecta adquirir, ya construidas, como las que se piensa construir con recursos del proyecto.

Máquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las diferentes actividades, entre los cuales se tendrían máquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cómputo y comunicaciones, etc.

3. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS


Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: 1. Determinar el área de terreno y/o las características de la edificación requerida. En cuanto a la edificación, precisar si se trata de edificación que se va a construir o se va a adquirir ya construida. 2. Pedir las cotizaciones respectivas del terreno y/ o edificación, asesorándose de personal o firmas especializadas. También se pueden tomar como base las propuestas de venta o construcción que le sean presentadas a la OB.

1.

Determinar el tipo de equipos y maquinaria requeridos y sus características.

2.

Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importaciones deben tenerse en cuenta los costos hasta su arribo al sitio del proyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc.

3.

Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de maquinarias y equipos.

135

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


3.3. Muebles y enseres Son muebles como escritorios, muebles para bibliotecas, muebles de recepción y otros similares.


Determinar el tipo de muebles y enseres requeridos y sus características.

2.

Cotizar el valor de los muebles y enseres previstos.

3.

Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de muebles y enseres.

3.4 Vehículos Compra de vehículos para uso del proyecto, bien sea para transporte de personal o para carga.


Determinar, con sus características, los vehículos que se piensa adquirir.

2.

Cotizar el valor de los vehículos. Como en casos anteriormente mencionados, tener en cuenta los costos complementarios o adicionales, si se trata de compras en el exterior o importaciones.

4.

136

Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de vehículos.

3.5. Biblioteca/libros, videos Compras de libros, videos y otro material de enseñanza que se conserva en biblioteca para uso del proyecto.


Determinar los títulos y número de libros por adquirir. También puede incluirse otro material de aprendizaje como los videos.

2.

Cotizar el precio del material de biblioteca que se espera adquirir o fijar una suma máxima de recursos que se crea pueden ser invertidos en adquisición de libros y material de biblioteca.

3.

Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de biblioteca/libros, videos.

3.6. Otros Otros activos de carácter permanente que no se han incluido en los rubros anteriores. En cualquier caso, aun para efectos de presupuesto, conviene precisarlos mediante nota aclaratoria según la realidad de cada proyecto y OB y no dejarlos simplemente como algo genérico e indeterminado.


Determinar con sus características el bien que se piensa adquirir.

2.

Cotizar el valor de dichos bienes.

3.

Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de otros.

3.

4. CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA El punto de partida para estimar el presupuesto en los diferentes ítems de capacitación es determinar el número de eventos, su duración promedio, personas que asistirán, material de apoyo requerido, disponibilidad de infraestructura y logística requerida. Establecido ello, los pasos o procedimientos que se sugieren para seguir en la valorización del presupuesto de cada subcuenta son como sigue:

4.1. Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas Es el pago a los consultores, instructores y/o conferencistas que se contratan temporalmente para actividades específicas de formación o capacitación del personal del proyecto.


Estimar las horas de asistencia y enseñanza requeridas, de acuerdo con las actividades de educación, formación y asistencia técnica.

2.

Cotizar el valor de la hora de asistencia y enseñanza requeridas, incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legislación de cada país. Indagar el valor en el mercado de este tipo de servicio. En caso de no

Æ

disponerse de conocimientos previos sobre el costo de honorarios para instructores y/o asistentes técnicos, es posible que en algunos países las Cámaras de Comercio dispongan del valor hora/consultoría o en caso contrario se puede cotizar con las entidades o profesionales especializados en las áreas de enseñanza requerida.

Igual que para presupuestar las cuentas y subcuentas de adquisición de activos, debe procederse de la siguiente manera: 1.


Registrar el total de honorarios estimado para asistencia técnica y enseñanza, en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca el concepto de honorarios para eventos, capacitación o asistencia técnica.

4.2.Transporte Pagos por tiquetes de avión, transporte terrestre u otro tipo de transporte que se utilice para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los eventos o actividades de capacitación. Se puede diferenciar entre transporte de conferencistas y/o funcionarios del proyecto y el transporte de los participantes en calidad de estudiantes o asistentes al evento de capacitación.


Determinar los eventos y el número de personas (instructores, conferencistas, personal de apoyo, participantes) que se deben desplazar en cada caso.

137

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


2.

Cotizar el valor de los desplazamientos de acuerdo con el medio de transporte que se utilice para el efecto: empresas de transporte aéreo, terrestre o fluvial.

2.

Cotizar el valor de los servicios de alojamiento y alimentación de todos los asistentes a los diferentes eventos de capacitación y/o asistencia técnica que se realicen.

3.

Calcular con base en la información anterior el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto.

3.

Calcular con base en la información anterior el costo total del servicio durante la vigencia del proyecto.

4.

Registrar el costo total estimado de transporte en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de transportes.

4.

Registrar el costo total del alojamiento y alimentación estimados en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de alojamiento y alimentación.

4.3.Alojamiento y alimentación

4.4.Material didáctico

Pagos por alojamiento y alimentación de los participantes (profesores, asesores, asistentes, estudiantes) al evento de capacitación y/o actividad de asistencia técnica.

Pagos por material didáctico, papelería, fotocopias e implementos utilizados en actividades pedagógicas o de enseñanza durante el proyecto.


138


Determinar los eventos y el número de personas (instructores, conferencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirán al evento de capacitación o de asistencia técnica y que requieren material didáctico (cartillas, fotocopias, disquetes, discos compactos, etc.)

2.

Cotizar el valor del material previsto para los diferentes eventos de capacitación y/o asistencia técnica que se realicen.

3.

Calcular con base en la información anterior el costo total del material didáctico requerido durante la vigencia del proyecto.

4.

Registrar el total del costo estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta material didáctico.

Determinar los eventos y el número de personas (instructores, conferencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirán al evento de capacitación o de asistencia técnica.



Æ

4.6.Compra de maquinaria y equipos Máquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las actividades de capacitación y asistencia técnica, entre los cuales podrían estar equipos audiovisuales, de laboratorio, etc.


4.5.Alquiler de salones y equipos Pagos por arriendo o alquiler de salones de conferencias y de equipos audiovisuales, de computación u otros que apoyen la actividad específica de capacitación.


Determinar los eventos y el número de personas (instructores, conferencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirán al evento de capacitación o de asistencia técnica y sobre esta base estimar los salones y equipos requeridos.

2.

Cotizar el valor de salones y equipos requeridos para los diferentes eventos.

3.

Calcular, con base en la información anterior, el costo total de alquiler o arrendamiento de salones y equipos.

4.

Registrar el total del costo estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta alquiler de salones y equipos.

1.

Determinar el tipo de equipos y maquinaria requeridos y sus características.

2.

Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importaciones deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlo en el sitio del proyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc.

3.


4.7. Otros Pago por otros gastos relacionados directamente con capacitación y asistencia técnica, que puedan presentarse y sean estrictamente necesarios para el éxito del proyecto. En todo caso, aun para efectos de presupuesto, conviene precisarlos mediante nota aclaratoria según la realidad de cada proyecto y OB y no dejarlos simplemente como algo genérico e indeterminado.. Igual que para presupuestar todas las subcuentas de “capacitación y asistencia técnica” debe procederse de la siguiente manera:

139

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


1.

Determinar con sus características el bien o servicio que se va a requerir.

2.

Cotizar o establecer el valor de los diferentes bienes o servicios y totalizar el costo de los mismos.

3.

Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de otros.

5.2. Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas Pago a los consultores, instructores y/o conferencistas que se contratan temporalmente para actividades específicas de orientación a las actividades productivas y generadoras de ingresos previstas en el proyecto a favor de su población beneficiaria o de la misma OB.


5. INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS 5.1. Comisiones de venta Pago de las comisiones de ventas que las personas ganan por su labor de vendedores. Este valor es estipulado por la misma OB.

1.

Estimar el tiempo requerido de consultores o asesores en las áreas de actividades consideradas productivas.

2.

Cotizar el valor de la asistencia o asesoría por unidad de tiempo (hora, día, mes), incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legislación de cada país. Indagar el valor en el mercado de este tipo de servicio. En caso de no disponerse de conocimientos previos sobre el costo de honorarios para asesores y/o asistentes técnicos, es posible que en algunos países las Cámaras de Comercio dispongan del valor o en caso contrario se puede cotizar con entidades o profesionales especializados en las áreas de asesoría y consultoría requerida.

3.

Registrar el total de honorarios estimado para consultoría o asesoría en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca el concepto de honorarios para eventos de actividades productivas. capacitación o asistencia técnica.


Determinar las políticas sobre comisiones de ventas, quiénes las ganan y el porcentaje o valor por unidad vendida.

2.

Estimar el monto de las comisiones de acuerdo con el pronóstico de ventas (presupuesto de ingresos) y con la política adoptada. Por ejemplo, el volumen de ventas mensual es de $50 millones y se determina que se va a pagar 1%: el valor mensual de la comisión de ventas será de $500 mil.

3.

Registrar el costo total de comisión de venta estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de comisiones de venta.

140



Æ

5.3. Transporte

2.

Pagos por transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los eventos o actividades productivas.

Estimar los requerimientos individuales promedio de crédito de acuerdo con la actividad productiva y condiciones requeridas (plazo, período de gracia).

3.

Establecer el monto requerido en las diferentes etapas del crédito de acuerdo con la rotación del dinero (duración de los créditos y forma de amortización de los mismos).

4.

Estimar el monto total de capital que se va a destinar para conformar el fondo de crédito, sobre la base de la información anterior, y registrarlo en la columna correspondiente del presupuesto.


Determinar las necesidades de este servicio.

2.

Cotizar el valor de los desplazamientos de acuerdo con el medio de transporte que se utilice para el efecto: empresas de transporte aéreo, terrestre o fluvial.

3.


4.

Se registra el costo total estimado de transporte en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de transportes.

5.5. Capital semilla Recursos para financiar e iniciar inversiones en actividades de carácter productivo. Son fondos para que la propia OB desarrolle la actividad productiva o también para que lo hagan directamente sus beneficiarios, pero el propósito es mantener el capital como inversión y no destinar los recursos al gasto.


5.4. Fondos de crédito Recursos de capital que se destinan dentro del proyecto para otorgar créditos, buscando mantener e incrementar el capital inicial.

1.

Seleccionar el tipo de actividades productivas que van a ser apoyadas con recursos de capital.

2.

Determinar el número de personas o grupos, incluida la misma OB, que van a ser apoyados con recursos de capital para el desarrollo de sus actividades productivas.

3.

Estimar los requerimientos de capital de la OB y/o de sus beneficiarios para proyectos o actividades que van a apoyarse con capital semilla.


Estimar el número de personas que se beneficiarán dentro de la vigencia del proyecto.

141

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO



4.

Compra de animales para apoyo de actividades productivas y generadoras de ingresos (caballos, vacas, terneros, cerdos, etc.).

2. 3.

Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Estimar los requerimientos de la OB para el desarrollo de su propia actividad o también para posibles créditos que esta proyecte entregar en semovientes a sus beneficiarios. Cotizar el valor de los semovientes requeridos. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de semovientes.

5.7. Compra de insumos, materiales y empaques para la producción Compra de materia prima tal como semillas, abonos, medicamentos para control de plagas, empaques y demás productos que se requieran para la producción y venta de un bien o servicio que se va a producir como resultado de las actividades previstas en el proyecto o las que se van a financiar mediante la entrega de estos productos.

142

Determinar la actividad productiva a emprender por parte de la OB o sus beneficiarios.

2.

Determinar el requerimiento de insumos para dicha actividad y el volumen y valor de lo que aspira adquirir la OB, descontando los recursos que se puedan obtener por efectos de rotación de venta de los mismos.

3.

Determinar, sobre la base de información anterior, el monto total de capital que se va a requerir para la compra de insumos.

4.

Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de compra de insumos, materiales y empaques para la producción.

Estimar el monto total de capital que se va a destinar para conformar el fondo para capital semilla, sobre la base de la información anterior, y registrarlo en la columna correspondiente del presupuesto.

5.6. Semovientes

1.

1.

5.8. Compra de maquinaria y equipos Equipos destinados específicamente para la actividad productiva.


Determinar el tipo de maquinaria y equipos requeridos y sus características, teniendo en cuenta la actividad productiva y el volumen de producción estimada.

2.

Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importaciones deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlos en el sitio del proyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc.

3.



5.9. Terrenos y edificaciones Son lotes, casas, apartamentos, edificios, garajes, bodegas, etc. Todo lo que se defina como propiedad raíz.


Determinar el tipo de propiedad requerida y sus características, teniendo en cuenta la actividad productiva y la renta que pueda causar.

2.

Determinar el valor de la propiedad, mediante el avalúo catastral y en función de éste establecer el precio comercial.

3.

Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de terrenos y edificaciones.

3.

Determinar el tipo de equipos y maquinaria requerida y sus características, teniendo en cuenta la actividad productiva y el volumen de producción estimada.

2.

Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importaciones deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlos en el sitio del proyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc.

Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de inversión tecnológica.

Recursos invertidos en procesos investigativos para el desarrollo de procesos de producción y servicios a cargo de la organización.


Estimar, teniendo en cuenta las actividades consideradas productivas, el tiempo requerido de la investigación o el desarrollo.

2.

Cotizar el valor de la investigación o desarrollo por unidad de tiempo (hora, día, mes), incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legislación de cada país. Indagar el valor en el mercado de este tipo de servicio. En caso de no disponerse de conocimientos previos sobre el costo de honorarios para asesores y/o asistentes técnicos, es posible que en algunos países las Cámaras de Comercio dispongan del valor, o en caso contrario se puede cotizar con las entidades o profesionales especializados en las áreas de asesoría y consultoría requerida.

3.

Registrar el total de honorarios, sueldo, comisión, destajo estimado para consultoría o asesoría en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca el concepto de investigación en tecnología y desarrollo.

Equipos destinados específicamente para la actividad productiva y cuyo fin primordial implica una mejora tecnológica.

1.

Æ

5.11. Investigaron en tecnología y desarrollo

5.10. Inversión en tecnología



143

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO



6. OTROS 6.1.Gastos médicos

1.

Pago de gastos médicos adicionales y de contingencia, es decir, que no los cubra el beneficio que tiene por ley el trabajador dentro de la OB. También se pueden incluir en este rubro gastos médicos relacionados con proyectos específicos de salud.

Estimar el valor de posibles gastos por medicamentos en los cuales se pueda incurrir, bien sea para los trabajadores o integrantes de la OB o para los beneficiarios del proyecto.

2.

Cotizar el valor de los medicamentos o establecer un fondo para ello de acuerdo con registros de experiencias anteriores, o también por conclusiones a las que se llegue después de reconocer o tener informaciones diversas sobre el tema.

3.

Calcular, con base en la información anterior, el valor a presupuestar durante la vigencia del proyecto.

4.

Registrar el costo total estimado en medicamentos en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de medicamentos.


Estimar el valor de posibles gastos médicos (consultas, exámenes, operaciones, etc.), en los cuales se pueda incurrir bien sea para los trabajadores o integrantes de la OB o para los beneficiarios del proyecto.

2.

Cotizar el valor de los gastos médicos previstos o establecer un fondo para ello, de acuerdo con registros de experiencias anteriores, o como resultado de conclusiones a las que se llegue después de reconocer o tener informaciones diversas sobre el tema.

7. FONDOS

3.

Calcular, con base en la información anterior, el valor a presupuestar durante la vigencia del proyecto.

Son recursos creados para fines específicos, que normalmente se utilizan en este tipo de organizaciones. Para otorgar créditos, ayudas, etc.

4.

Registrar el costo total de gastos médicos estimados en las columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de gastos médicos.

6.2. Medicamentos Gastos en medicamentos que no estén contemplados dentro de los beneficios de salud que exige el país de origen de la OB.

144

Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registro en la tabla correspondiente: Se sugiere que se establezcan políticas claras para el establecimiento del fondo requerido para la OB. En estas políticas se debe tener en cuenta como mínimo: •

Estimar el valor, en lo posible fijo, que se establecerá en el fondo.


•

Establecer las políticas de desembolso de dicho fondo, dependiendo de los rubros específicos de fondos que existan.

•

Registrar el valor que se asignará al fondo específico en el rubro correspondiente a fondos del plan de cuentas de egresos.


Æ

7.1. Educación Recursos con destino a programas educativos.

7.2. Medicinas Recursos para compra de medicinas con destino a personal que haya determinado la organización.

7.3. Recreación Recursos para programas de recreación de personal y beneficiarios de la organización.

7.4. Programas de nutrición Recursos para programas de nutrición.

145

2 PROCESO DE VALORACIÓN Y REGISTRO

DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS

1. APORTE SOLICITADO (REDEAMÉRICA) comercializar, (calendarios de siembra y cosecha, desarrollo del hato, vestidos confeccionados, productos transformados, etc.)

Corresponde a los recursos que se han previsto para ser solicitados a la entidad miembro de REDEAMÉRICA.

2. APORTES PROPIOS Son los recursos disponibles y generados por la propia OB.

2.1. Ventas Ingresos que se proyecta obtener por actividades productivas o de servicios que ofrece la OB, así como ingresos obtenidos por recuperaciones u otras ventas de bienes o servicios que no forman parte de la actividad principal de la organización.

Pasos sugeridos para la estimación del presupuesto de ingresos por este concepto y su posterior registro en la tabla correspondiente: 1.

Determinar el tamaño del mercado.

2.

Determinar la capacidad de producción o comercialización, teniendo en cuenta programas de producción del bien o servicio que se va a

146

3.

Determinar los precios de venta de los productos o servicios.

4.

Determinar el comportamiento del mercado (permanente, cíclico).

5.

Estimar el volumen de ventas.

6.

Determinar las políticas de crédito.

7.

Calcular el ingreso por ventas.

8.

Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas de presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.

2.2. Rentas de capital Ingresos que se proyecta obtener por la rentabilidad de las inversiones, bien sea por manejo de la liquidez, a través de una entidad financiera o inversiones en otras sociedades.

Pasos sugeridos para la estimación del presupuesto de ingresos por este concepto y su posterior registro en la tabla correspondiente:

3.

Estimar el monto de aportes y si éste se daría en efectivo o en especie.

4


3. APORTES DE LA COMUNIDAD Recursos que se espera obtener de las personas que forman parte de la comunidad beneficiaria del proyecto, sean integrantes o no de la organización que ejecuta el proyecto.

1.

Determinar los excedentes de liquidez en cada período y la duración de la misma.

2.

Cotizar la rentabilidad en diferentes opciones: ahorros, depósitos a términos, fondos de inversión, etc.

3.

Proyectar, con los parámetros anteriores, las inversiones y calcular los ingresos por obtener en los diferentes períodos.

4. CRÉDITO

4


Recursos que se proyecta obtener por medio de créditos con entidades financieras.

Los pasos para valorizar y registrar los aportes de la comunidad son los mismos sugeridos para los aportes de socios y afiliados.

2.3. Aportes de socios y afiliados Recursos que se espera obtener de los miembros que integran la OB ejecutora del proyecto.


Establecer las necesidades de recursos del proyecto.

2.

Establecer a través de sondeo la posibilidad de obtener recursos de los socios, afiliados y/o comunidad.


Determinar las necesidades de financiamiento adicional.

2.

Establecer la viabilidad de obtener los recursos requeridos, a través de entidad financiera u organismo de crédito.

3.

Cuantificar y totalizar el monto de lo que se proyecta obtener por crédito.

4.


147

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


5. OTROS APORTES Recursos diversos que se proyecta obtener para el proyecto diferentes de los anteriores, tales como aportes de otras entidades públicas o privadas. Se incluyen aquí también los ingresos que se proyecta obtener como resultado de las solicitudes de financiación no reembolsable (donación) a las diferentes entidades de apoyo externo a la cooperación y diferentes a las entidades que forman parte de RedEAmérica.


Precisar otras posibles fuentes de ingreso.

2.

Estimar el monto probable de recursos que se obtendrán de otras fuentes.

3.

Registrar el total de ingresos estimados por otras fuentes en las tablas de presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.

148

AN E XO 2 ANE ¿QUÉ SON LOS COSTOS Y CUÁL ES SU APLICACIÓN EN EL PRESUPUESTO? MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ B. DIANA CAROLINA GONZÁLEZ R.


1



Æ

¿QUÉ SON LOS COSTOS

Y CUÁL ES SU APLICACIÓN EN EL PRESUPUESTO?

El costo total es el valor que corresponde al bien o servicio que se adquiere o lo que debe invertirse para producirlo. Es la suma de todos los costos directos e indirectos. En un proyecto cuyo objetivo es la formación de promotores de salud, el costo directo se refiere a los gastos e inversiones relacionadas con el proceso de formación de los promotores de salud (pago de profesores, material de aprendizaje, costos de alojamiento y alimentación de participantes en un curso de formación, compra de equipos de apoyo para el desarrollo del proyecto). El costo indirecto de ese mismo proyecto se relaciona con los gastos generales de administración de la organización ejecutora que se requieren para que el proyecto pueda realizarse. En términos generales puede decirse que los costos indirectos del proyecto son los gastos administrativos de la organización que se cargan al proyecto en general y que no han sido identificados como costos o gastos directos de una actividad específica. Ej: servicios públicos, salario del personal administrativo de la organización. La suma total del presupuesto de gastos por actividades debe ser igual a la suma total del presupuesto de gastos por rubro, que también debe ser igual a la suma de costos directos e indirectos. Sólo se trata de una forma diferente de presentar el mismo presupuesto.

COSTOS DIRECTOS Son los costos inherentes a la prestación del servicio o producto que se ofrece y se relacionan directamente con las actividades operacionales del proyecto.

COSTOS INDIRECTOS Son los gastos administrativos de la organización que se cargan al proyecto en general y que no han sido identificados como costos o gastos directos de una actividad específicamente diferenciada dentro del proyecto.

COSTOS TOTALES Es la valorización de todos los egresos por gasto o inversión imputables al proyecto. Fuente. Autores

151

AN E XO 3 ANE MANEJO DE LOS DOCUMENTOS SOPORTE DE GASTOS E INGRESOS MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ B. DIANA CAROLINA GONZÁLEZ R.


CONTENIDO

1.

2.

3.

4.

CAJAS MENORES Y FONDOS ESPECIALES

157

1.1

DEFINICIÓN

157

1.2

APERTURA DE LAS CAJAS MENORES

157

1.3

REEMBOLSO DE CAJAS MENORES

157

REGIMEN DE FACTURACION

159

2.1

160

OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA

SOLICITUD DE RECURSO PARA OB

163

3.1

163

NORMAS

HONORARIOS

164

4.1

164

NORMAS

155

1



Æ

CAJAS MENORES Y FONDOS ESPECIALES

1.1.Definición Los fondos fijos de caja menor son recursos de la organización de base (OB) en poder de funcionarios de ésta, que son manejados en efectivo y están destinados exclusivamente para atender gastos menores.

1.2.Apertura de las cajas menores

año inmediatamente anterior y estudia, tanto la continuidad de las mismas como el incremento o disminución de su monto.

1.3.Reembolso de cajas menores

Según normas claras de las OB, el procedimiento para la apertura de nuevas cajas menores es el siguiente:

Es importante tener en cuenta que los recursos entregados para el manejo de las cajas menores son montos fijos reembolsables y que por ningún motivo estos reembolsos deben superar el valor aprobado para su manejo.

a) Elaborar un documento, en el cual se justifique la necesidad de crear la caja menor y donde se especifiquen los gastos que se van a cubrir con esos recursos.

Adicional a lo anterior, el funcionario responsable del buen manejo de un fondo de caja menor debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

b) Una vez elaborado el documento, la OB procederá a realizar la respectiva aprobación por un monto fijo, el cual será utilizado durante el período vigente corriente.

1) Los gastos que se realizan con cargo a los recursos de caja menor deben guardar concordancia con lo establecido en el documento de apertura.

c) Documentar la aprobación de la creación del fondo fijo de caja menor y realizar el registro de la apertura (la cual debe ser firmada por el respectivo responsable de la caja menor).

2) Deben cumplir con las normas contables, legales y fiscales vigentes.

Para el caso de los fondos de caja menor ya existentes, al inicio del año la OB analiza el listado de las cajas existentes que fueron canceladas al cierre del

3) Los recursos de caja menor no deben cubrir gastos que impliquen la causación de algún tipo de impuesto. Por consiguiente, todo gasto que supere la suma establecida para este fin, individualmente considerado, debe ser tramitado a través de solicitud de recurso y no a través de la caja menor.

157

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


4) Los recursos de la caja menor deben ser utilizados para gastos menores y urgentes, directamente relacionados con la actividad de la OB. 5) Para el reembolso se debe registrar y generar la planilla de caja menor. 6) Los reembolsos se deben efectuar según lo establecido en las políticas, adjuntando los respectivos soportes (facturas y vales de transporte). Es importante resaltar que las facturas y/o documentos equivalentes y demás documentos soporte deben corresponder al período en que se efectúa el reembolso, es decir, si se presenta un reembolso por el período de enero de 2001 los documentos soporte deben corresponder a ese período y no a meses anteriores; esto con el fin de cumplir con las normas contables generalmente aceptadas, las cuales indican que los gastos deben reconocerse de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.

7) Los gastos por concepto de transporte urbano deben cumplir con los siguientes requisitos: diligenciar y registrar en el vale de transporte urbano indicando: ciudad y fecha, detalle del gasto (lugares adonde se desplazó el funcionario) y el valor del gasto de transporte en cada diligencia. Adicionalmente, este vale debe incluir el nombre, la firma y el número de cédula del funcionario beneficiario del pago, así como también la aprobación del gasto realizado por una persona de nivel adecuado vinculado laboralmente con la OB. Los gastos de transporte deben ser presentados en un vale, registrando los gastos correspondientes a transportes de máximo una semana y por cada persona beneficiaria del pago. 8) Los demás gastos cubiertos con recursos de caja menor (exceptuando los gastos de transporte) deben ser soportados con factura de venta o su equivalente a nombre de la OB. Estas facturas deben cumplir los requisitos expuestos en el régimen de facturación que se expone a continuación.

158

2



Æ

RÉGIMEN

DE FACTURACIÓN

Es claro el derecho que todo comprador tiene de exigir al vendedor la entrega de una factura de las mercancías vendidas con indicación del precio y su pago.

Comercialmente, la factura identifica la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la venta y, en muchos casos, la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación. Es obligatorio exigir la factura o el documento equivalente. Todos los adquirientes de bienes muebles o servicios están obligados a exigir la factura o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios del ente regulador existente así lo exijan.

La factura, fuente principal del registro contable de la transacción Se establece que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos; así mismo, los soportes deben ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

159

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


Para que sea válido, el documento debe cumplir, como mínimo, los siguientes requisitos: a) Estar denominado expresamente como factura de venta o su equivalente.

2.1.Obligados a expedir factura En la actualidad, esta obligación corresponde a: Las personas que tengan la calidad de comerciantes. Las personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas. Las personas que enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera, salvo que trate de personas naturales y la transacción supere la cuantía de vendedor, un documento equivalente que contenga los siguientes datos:

b) Registrar apellidos y nombre o razón e identificación del vendedor o de quien presta el servicio. c) Registrar apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de las facturas de venta. e) Fecha de su expedición.

•

Apellidos y nombre e identificación del vendedor

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

•

Apellidos y nombre o razón social e identificación del adquiriente

g) Valor total de la operación.

•

Numeración consecutiva

•

Fecha de la operación

•

Descripción del bien

•

Valor de la operación

Éstos son algunos ejemplos: •

Comerciantes

•

Importadores

•

Prestadores de servicios

•

Ventas a consumidores finales

160

Entrega del original por parte del vendedor En la expedición de la factura debe entregarse el original al comprador y conservar la copia el vendedor como soporte de la contabilidad. En ciertas transacciones se permite la entrega de la copia, éste es el caso de: • Factura cambiaria de compraventa. • Factura cambiaria de transporte. • Tiquete de transporte (en el caso de las empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura); será suficiente entregar copia de la misma.



•

Papel químico como el sobreflex.

• Las cooperativas de ahorro y crédito.

•

Boleta del juego de chance.

• Los organismos cooperativos de grado superior.

Æ

2.1.1. Facturas especiales

• Las cooperativas multiactivas e integrales por las operaciones financieras.

a) Factura cambiaria. Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, el documento llevará esta denominación.

• Las instituciones auxiliares del cooperativismo por las operaciones financieras.

b)Factura cambiaria de transporte. Es un título valor que el transportador podrá librar y entregar o enviar al remitente o cargador. No podrá librarse esta factura si no corresponde a un contrato de transporte efectivamente ejecutado. En el momento de la transacción se entrega la copia al comprador; el original lo conservará el vendedor hasta que se cancele la obligación.

• Los fondos de empleados por las operaciones financieras. • Servicios de baños públicos. • Servicios con vínculo laboral. • Las enajenaciones y arrendamientos de bienes que sean activos fijos para el enajenante o arrendador y sea un no comerciante. 2.1.3. Documentos equivalentes sustitutivos de la factura

2.1.2. Casos en los que no se requiere expedir la factura Se excluyen ciertas transacciones económicas de la obligación de expedir factura o documento equivalente, ya que en algunos casos, como en el sector bancario, se tienen otros documentos probatorios del ingreso y no se justifica duplicarlos. Se consideran los siguientes casos en los que no hay obligación de facturar: •

Los bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial.

•

Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo.

•

Los distribuidores minoristas de gas natural comprimido.

•

Las personas naturales que enajenen productos agrícolas o pecuarios que no sobrepasen un monto establecido por la organización de base en las políticas de desembolsos.

•

El transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

La obligación de facturar puede ser sustituida (en casos excepcionales) con la expedición del documento denominado equivalente a la factura, el cual se caracteriza por contar con algunos de los requisitos de ésta. Según cada documento son: • Los tiquetes de máquinas registradoras. • Las boletas de ingreso a espectáculos públicos. • Los tiquetes de transporte de pasajeros. • Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación, reconocidos por el gobierno nacional. • Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

161

SEGUIMIENTO


È UNIDAD

TRES

Æ SEGUIMIENTO


•

Los extractos expedidos por las sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores y fondos de pensiones y cesantías.

• Recibos emitidos por empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios.

•

Factura electrónica.

• Cobro de peajes.

•

Venta de productos agrícolas o ganaderos.

•

Loterías, rifas y apuestas.

2.1.4. Requisitos de los documentos equivalentes

•

Descuentos por nómina.

•

Contratos de medicina prepagada.

•

Transacción registrada en las bolsas de valores.

•

Comisionistas de bolsa de valores.

Los documentos equivalentes a la factura deberán llevar numeración consecutiva. Cuando se trata de tiquetes expedidos por máquinas registradoras podrán llevar prefijos alfanuméricos, alfabéticos o numéricos; por ejemplo, la factura electrónica y por computador.

•

Certificado del proveedor por la venta a empresas de comercialización internacional.

•

Documentos emitidos por entidades de derecho público, empresas industriales y comerciales del Estado, empresas de economía mixta donde el Estado posea más del 50%.

• Recibos expedidos por las cámaras de comercio y notarías.

2.1.5. Factura electrónica Es un documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios y su transmisión se realiza en forma electrónica desde el computador del vendedor al computador del vendedor. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

162

3



Æ

SOLICITUD

DE RECURSO PARA LA OB

Documento para el trámite de pagos que efectúa la OB.

3.1.Normas 1.

Presupuesto aprobado.

2.

Diligenciar la forma de solicitud de recurso.

3.

La solicitud no debe presentar enmendaduras o tachones.

4.

Toda solicitud deberá llevar dos firmas: SOLICITA: Quien elabora la solicitud AUTORIZA: Firma autorizada de la OB

5.

Los rubros presupuestales de la solicitud de recurso deben corresponder a la naturaleza del gasto que son aceptados por las políticas de la Red (si es el caso).

6.

La solicitud de recurso debe estar soportada por documentos originales a nombre de la OB o con base en el presupuesto aprobado. Soporte que no cumpla este requisito no será reconocido. Ver requisitos de la factura en reembolso de caja menor.

7.

Toda contratación que se realice con persona natural debe soportarse con un contrato civil de prestación de servicios, además de la cuenta de cobro.

8.

Las anulaciones deberán realizarse el mismo día en que ocurrió el error.

163

4 HONOR ARIOS

Remuneraciones al trabajo prestado por una persona natural o jurídica sin que exista contrato laboral y en el que predomina el factor intelectual sobre el puramente material o mecánico.

4.1.Normas 1.

Todo pago que se realice a persona natural debe ser soportado con los formatos simplificados de contratación civil de conferencistas, traductores, conciertos, modelos de clases de dibujo, jurados, etc.

2.

Para los pagos de conferencias se debe especificar las horas dictadas y el valor de cada una de ellas.

Corresponde a contratos civiles y no generan prestaciones sociales. Incluye honorarios a consultores, auditores, asesores, etc. Es preciso aclarar que los honorarios se pagarán para aquellas actividades excepcionales que no puedan ser desempeñadas por alguien que pertenezca a la OB. Siempre que sean prestados por personas naturales, el pago deberá soportarse con cuenta de cobro y la copia del contrato. Cuando se trate de personas jurídicas el pago deberá soportarse con factura y copia del contrato.

Nota: Ver requisitos de la factura en reembolso de caja menor. No se deben efectuar pagos sin que se haya cumplido la labor.

164

Manual de Presupuesto

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