Manual Usuario SBO

MANUAL DE USUARIO

Contenido ¿Qué es SAP Business One? ............ ........................... ............................... ............................. ............................ ............................ ............. 1

Más que una solución puntual ...................................................................................................... 1 Exhaustivo e integrado................................................................................................................. 1 Una aplicac ap licación ión para todos todos ............................................................................................................ 2

Innovación para la pequeña y mediana media na empresa............. empresa ......................... ............................ .......................... .......... 3

Los retos que afrontan las pequeñas pequeñas y medianas empresas............................................................ 3 Vacío de información .................................................................................................................. 3 Vacío de procesos........................................................................................................................ 3 Soluciones Soluciones de múltiples puntos .................................................................................................... 4 Cómo Cómo afronta los retos SAP Business One .................................................................................... 4 Un enfoque único ............................... ........................................... ........................... ............................. ............................ .......................... ............... ... 5

Una solución integrada ................................................................................................................ 5 Procesos empresariales empresariales optimizados............................................................................................. optimizados............................................................................................. 5 Acceso instantáneo a la información ............................................................................................ 5 Personalizable Personalizable y adaptable ........................................................................................................... 6 Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresa y con el respaldo de SAP .............. 6

Finalidad de este libro .............. .............................. .............................. ............................. ........................... .......................... ...................... ........ 6 Introducción .......................................................................................................... . . . 8 Entender la personalidad de SAP Business B usiness One .......................... .......................................... ......................... ......... 9

Creación de documentos a partir de partes reutilizables reutilizables .............................................................. 10 Apertura de documentos mediante el menú principal.................................................................. 12 Estructura de transacciones transacciones y procesos de la información información en SAP Business One......................... 12 Preguntas para incrementar la comprensión................................................................................ 13

Conocer dónde se encuentra ......................... ...................................... ............................. ............................... ........................... ............ 13

La ven ventana tana principal .................................................................................................................. 13 El menú principal de SAP Business One ............................................................................... .......................................................... ..................... 13 La barra de menús y los menús desplegables ......................................................................... 14 La barra de herramientas ....................................................................................................... 15 La barra de estado ................................................................................................................. 15 Ventanas de documento documento ............................................................................................................. 16 Modos de operación de ventana............................................................................................. ventana............................................................................................. 16 16 Menú contextual ................................................................................................................... 18 Detalles de fila ...................................................................................................................... 18

Encontrar lo que busca ................................ .............................................. .......................... ......................... ............................ ................... .... 19

Búsqueda Búsqueda de socios de nnegocios egocios y artículos ............................................................................ ............................................................................... ... 19 Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos documentos ...................................... 21

Llegar a donde desea ir .............. ........................... ............................ .............................. ........................... ......................... .................... ....... 21

Navegación con la flecha flecha naranja ............................................................................................... 21 Arrastrar y vincular.................................................................................................................... 22 Menú de usuario y accesos directos definidos definidos por el usuario ...................................................... 23 Opciones Opciones de visualización.......................................................................................................... visualización.......................................................................................................... 25 Manual de usuario SAP Business One

Contenido ¿Qué es SAP Business One? ............ ........................... ............................... ............................. ............................ ............................ ............. 1

Más que una solución puntual ...................................................................................................... 1 Exhaustivo e integrado................................................................................................................. 1 Una aplicac ap licación ión para todos todos ............................................................................................................ 2

Innovación para la pequeña y mediana media na empresa............. empresa ......................... ............................ .......................... .......... 3

Los retos que afrontan las pequeñas pequeñas y medianas empresas............................................................ 3 Vacío de información .................................................................................................................. 3 Vacío de procesos........................................................................................................................ 3 Soluciones Soluciones de múltiples puntos .................................................................................................... 4 Cómo Cómo afronta los retos SAP Business One .................................................................................... 4 Un enfoque único ............................... ........................................... ........................... ............................. ............................ .......................... ............... ... 5

Una solución integrada ................................................................................................................ 5 Procesos empresariales empresariales optimizados............................................................................................. optimizados............................................................................................. 5 Acceso instantáneo a la información ............................................................................................ 5 Personalizable Personalizable y adaptable ........................................................................................................... 6 Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresa y con el respaldo de SAP .............. 6

Finalidad de este libro .............. .............................. .............................. ............................. ........................... .......................... ...................... ........ 6 Introducción .......................................................................................................... . . . 8 Entender la personalidad de SAP Business B usiness One .......................... .......................................... ......................... ......... 9

Creación de documentos a partir de partes reutilizables reutilizables .............................................................. 10 Apertura de documentos mediante el menú principal.................................................................. 12 Estructura de transacciones transacciones y procesos de la información información en SAP Business One......................... 12 Preguntas para incrementar la comprensión................................................................................ 13

Conocer dónde se encuentra ......................... ...................................... ............................. ............................... ........................... ............ 13

La ven ventana tana principal .................................................................................................................. 13 El menú principal de SAP Business One ............................................................................... .......................................................... ..................... 13 La barra de menús y los menús desplegables ......................................................................... 14 La barra de herramientas ....................................................................................................... 15 La barra de estado ................................................................................................................. 15 Ventanas de documento documento ............................................................................................................. 16 Modos de operación de ventana............................................................................................. ventana............................................................................................. 16 16 Menú contextual ................................................................................................................... 18 Detalles de fila ...................................................................................................................... 18

Encontrar lo que busca ................................ .............................................. .......................... ......................... ............................ ................... .... 19

Búsqueda Búsqueda de socios de nnegocios egocios y artículos ............................................................................ ............................................................................... ... 19 Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos documentos ...................................... 21

Llegar a donde desea ir .............. ........................... ............................ .............................. ........................... ......................... .................... ....... 21

Navegación con la flecha flecha naranja ............................................................................................... 21 Arrastrar y vincular.................................................................................................................... 22 Menú de usuario y accesos directos definidos definidos por el usuario ...................................................... 23 Opciones Opciones de visualización.......................................................................................................... visualización.......................................................................................................... 25 Manual de usuario SAP Business One

Opciones Opciones de d e formulario.............................................................................................................. 25 Personalización Personalización de los nombres de campo.................................................................................. 26 26 Añadir campos y tablas definidos definidos por usuario ............................................................................ 27 Rellenar Rellenar campos con búsquedas formateadas ............................................................................. 27 Encontrar respuestas a sus preguntas preguntas............. ............................ ............................ .......................... ......................... ............ 32

Ayuda en línea........................................................................................................................... 33 Portal de clientes de SAP Business One ..................................................................................... 33

Visión general general de de la contabilidad contabilidad financiera... financiera........ .......... .......... .......... ......... ......... ......... ......... ......... ........ ......... ........ ... 35 Configuración Configurac ión de la contabilidad financiera ............................ ........................................ ............................. ................. 38

Paso 1: Con Configuración figuración de los períodos períodos contables contables ........................................................................ 38 Paso 2: Definición Definición de los segmentos contables ........................................................................... 39 Paso 3: Creación del plan de cuentas.......................................................................................... 40 Gestión de divisas ................................................................................................................. 41 Paso 4: Creación de las determinaciones determinaciones de cuentas de mayor .................................................... 42 Procedimiento Procedimiento básico ............................................................................................................ 42 Paso 5: Migración Migración de datos anteriores ........................................................................................ 43 Configuración Configuración de proveedores del formulario 1099 (Estados (Estados Unidos) Unidos) .................................... 44

Realización de procedimientos diarios ........... ........................... ................................ ............................... ...................... ....... 46

Contabilización Contabilización de asientos asientos de d e diario manuales manuales .......................................................................... 46 Realización Realización de contabi co ntabilizaciones lizaciones periódicas ............................................................................... 46 Uso de modelos modelos de contabilización ............................................................................................ 46 Uso de documentos documentos preliminares................................................................................................ 46

Actualización Actualizaci ón de registro registros s ..... ......... ........ ......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... ......... ........ ........ ........ ......... .......... .......... ....... .. 47

Anulación de transacciones........................................................................................................ 47 Edición de cuentas de mayor... mayor...................................................................................................... ................................................................................................... 48 Edición de los datos del formulario 1099 (Estados (Estados Unidos) Unidos) ........................................................ 49

Procedimientos de cierre cierre.............. ........................... ............................ ............................ ......................... ............................ .................... .... 50

Lista de verificación de cierre del ejercicio ................................................................................ 50

Entrada y salida de pagos............... pagos............................. ............................ .......................... ......................... ............................ .................. ... 51

Entrada de pagos ....................................................................................................................... 51 Creación de entrada de pagos para facturas específicas específicas .......................................................... 52 Creación de entrada de pagos en cuenta ................................................................................. 53 Salida de pagos .......................................................................................................................... 5 4 Asistente Asistente de d e pagos ..................................................................................................................... 54 Impresión de cheques ................................................................................................................ 55

Contabilidad de costes ............... ............................. ........................... ............................... .............................. ............................ .................. .. 55

¿Cómo se utilizan las reglas de distribució d istribución? n? ............................................................................. 56

Presupuestación .............. ........................... ............................ ............................ ............................... ................................ ........................... ............. 57

Escenarios de presupuestos ........................................................................................................ 57 Métodos de distribución distribución del presupuesto .................................................................................... 58

Consultas e informes ............. ......................... ........................ ............................ ............................. ............................ ........................... ............ 60 Cómo se utilizan los datos maestros maes tros en SAP Business One .............................. ................................ .. 62

Diferentes tipos de registros de datos maestros........................................................................... 62 Valores predefinidos predefinidos y propuestos.............................................................................................. 65

Manual de usuario SAP Business One

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Datos maestros y documentos .................................................................................................... 65 Datos maestros y determinación de cuentas de mayor ................................................................ 66 Cómo se utilizan los datos maestros en los informes .................................................................. 66 Proceso de creación y gestión de datos ................................................................ 67 Configuración de valores predefinidos y propuestos para datos maestros......... 69 Creación de datos maestros de socio de negocio ........................ .........................71

Ventana de datos maestros de socio de negocio.................................................................. 72 Datos maestros del cliente potencial........................................................................................... 74

Creación de datos maestros de artículo................................................................ 75 Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores.............................. 80 Introducción .......................................................................................................... 80

Estructura de documentos común............................................................................................... 81 Datos clave................................................................................................................................ 82 Datos clave: Cliente .............................................................................................................. 83 Datos clave: Artículo............................................................................................................. 84 Cálculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen.......................................................................... 85 Cálculo del ingreso bruto ...................................................................................................... 85 Cálculo de volumen y peso.................................................................................................... 86 Recordatorios clave: Adición de una actividad a un documento de ventas .................................. 87

Paso a paso ............................................................................................................ 87

Paso 1: Oferta de ventas............................................................................................................. 87 Paso 2: Pedido de cliente ........................................................................................................... 8 8 Creación de pedidos de cliente .............................................................................................. 88 Repercusión de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario................................ 91 Paso 3: Entrega .......................................................................................................................... 9 1 Creación y contabilización de notas de entrega ...................................................................... 92 Paso opcional: Devolución .................................................................................................... 93 Repercusión de la entrega en contabilidad y en el inventario.................................................. 93 Paso 4: Factura de deudores ....................................................................................................... 94 Creación y contabilización de facturas de deudores ............................................................... 94 Paso opcional: Factura de deudores más pago........................................................................ 9 5 Paso opcional: Abono de deudores ........................................................................................ 96 Repercusión de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario ............................ 96

Creación de un documento a partir de otro .......................................................... 97 Procesamiento de grupos de documentos ............................................................ 98

Asistente de creación de documentos ......................................................................................... 98 Asistente de reclamaciones ........................................................................................................ 99

Repercusión en contabilidad y en el inventario.................................................. 100 Lista de verificación de ventas ............................................................................ 102 Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores...................... 103 Introducción: Estructura común y datos clave.................................................. 105

Estructura de documentos común..............................................................................................105 Datos clave...............................................................................................................................107

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Datos clave: Proveedor.........................................................................................................107 Datos clave: Artículo............................................................................................................108 Datos clave: Direcciones de pago y envío.............................................................................110 Paso a paso .......................................................................................................... 111

Paso 1: Pedido de compras........................................................................................................111 Creación y contabilización de pedidos ..................................................................................111 Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores..................................................................113 Repercusión de los pedidos en contabilidad y en el inventario ..............................................114 Cómo se utiliza posteriormente la información del pedido ....................................................114 Paso 2: Entrada de mercancías ..................................................................................................114 Creación y contabilización de entradas de mercancías ..........................................................115 Paso opcional: devolución de mercancías .............................................................................115 Paso opcional: Precios de entrega .........................................................................................116 Repercusión de la entrada de mercancías en contabilidad y en el inventario ..........................117 Paso 3: Factura de acreedores ...................................................................................................117 Creación y contabilización de facturas de acreedores ............................................................117 Paso opcional: Abono de compras ........................................................................................118 Repercusión de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario.........................120

Creación de un documento a partir de otro ........................................................ 120

Localización de documentos base .............................................................................................122 Repercusión en contabilidad y en el inventario.................................................. 123 Lista de verificación de compras ......................................................................... 124 Definición de la planificación de necesidades de material................................. 125 Preparación de una ejecución de MRP................................................................ 129

Visión general del proceso de MRP ..........................................................................................129 Configuración de los datos maestros clave relacionados con MRP ............................................129 Lista de materiales ...............................................................................................................129 Datos maestros de artículos e inventario ...............................................................................131 Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP....................................... 133

Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel ....................................................................133 Paso 1: Creación o selección del escenario...............................................................................133 Paso 2: Selección de fuentes de datos ...................................................................................135 Paso 3: Ejecución de MRP y análisis de las recomendaciones...............................................136 Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecución de MRP ...................................138 Ejemplo 2 de MRP: Reducción de las previsiones .....................................................................139 Ejemplo 3 de MRP: Consolidación de pedidos ..........................................................................140 Lista de verificación de MRP ............................................................................... 141 Introducción a las oportunidades de ventas ...................................................... 143

Visión general del proceso de oportunidades de ventas..............................................................143 Configuración de la información relacionada con las ventas ..................................................144

Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One ............................... 146

Introducción de una oportunidad de ventas................................................................................146 ¿Quién es su contacto interesado? ........................................................................................147 El resultado: ¿Cuál es el potencial de esta oportunidad de ventas? ........................................148

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Ajuste de la oportunidad de ventas .......................................................................................149 Gestión de actividades de ventas ...............................................................................................150 Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook .................................. 152

¿Qué aspecto tiene la integración de Microsoft Outlook? ..........................................................154 Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook........................................................154 Sincronización masiva..........................................................................................................156 Guardar un correo electrónico como una actividad ....................................................................156 Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook ................................................................................157 Generación de instantáneas de la actividad de socios de negocios ............................................158 De Microsoft Outlook a SAP Business One...............................................................................160 Creación de informes sobre oportunidades de ventas ....................................... 160

Ejecución del informe de oportunidades previstas .....................................................................162

Lista de verificación de oportunidades de ventas .............................................. 165 Visión general de las funciones de creación de documentos ............................. 166 Autorizaciones, procedimientos de aprobación y borradores de documentos .. 168

Autorizaciones de usuarios .......................................................................................................169 Procedimientos de aprobación...................................................................................................171 Creación manual de borradores de documentos .........................................................................175

Aceleración de la creación de documentos con asistentes ................................ 177

Asistente de obtención de documentos ......................................................................................177 Asistente de creación de documentos ........................................................................................179 Accesos directos generales ................................................................................. 183 Accesos directos de tabla .................................................................................... 184

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Accesos directos en documentos de compras y de ventas.................................184 Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre interlocutores comerciales ..........................................................................................................185 Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre artículos...........186

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La esencia de SAP Business One Contenido del capítulo O ¿Qué es SAP Business One? O Innovación para la pequeña y mediana empresa O Un enfoque único O Finalidad de este libro

SAP® Business One es una aplicación de gestión empresarial integrada que se ha diseñado especialmente para pequeñas y medianas empresas como la suya. Este libro proporciona una visión

completa y general del modo en que SAP Business One trabaja y cómo puede ayudar a su empresa a automatizar sus procesos de gestión, ventas, producción, logísticos y financieros.

¿Qué es SAP Business One? A diferencia de la mayoría de las demás aplicaciones de software que se centran en un área de negocio específica, como contabilidad o gestión de las relaciones con el cliente (CRM), SAP Business One es una aplicación de gestión empresarial integrada. Ofrece un conjunto completo de funciones básicas, incluidas finanzas, gestión de clientes, ventas, operaciones y logística, que atienden las necesidades de gestión empresarial de toda su empresa.

Más que una solución puntual SAP Business One es algo más que un software financiero típico derivado de la contabilidad o una solución de gestión de relaciones con el cliente independiente. Ayuda a empresas a gestionar todo el proceso de venta y de servicio a los clientes y, una vez tomados los pedidos, fluyen directamente al cumplimiento automatizado.

Exhaustivo e integrado SAP Business One no es una colección de componentes genéricos que se han combinado de cualquier manera. Por el contrario, SAP Business One se ha diseñado y construido específicamente para las pequeñas y medianas empresas para ser una aplicación de software unificada e integrada que dé soporte a los procesos de contabilidad, fabricación, gestión de almacén y otros procesos clave. Manual de usuario SAP Business One

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La esencia de SAP Business One

Una aplicación para todos La forma más sencilla de entender SAP Business One es pensar en todas las personas que intervienen en una empresa: D

Hay personas del departamento de ventas que buscan clientes potenciales, efectúan llamadas de ventas y llevan a cabo ventas.

D

Hay personas que contabilizan lo que se ha comprado y vendido, y que se aseguran de que el dinero entra y sale correctamente en la empresa tanto de proveedores, clientes y empleados.

D

Hay personas que toman los pedidos de cliente y se encargan de que se cumplan, ya sea mediante el envío de mercancías o con la prestación de servicios.

D

Hay personas que gestionan operaciones como el control de inventario o la prestación de servicios.

D

Hay responsables que supervisan y gestionan toda la empresa.

Ahora imagine que una aplicación pueda ayudar a todas estas personas a desempeñar sus tareas y que todos trabajen con el mismo conjunto de información con una misma aplicación que pueda realizar lo siguiente: D

Integrar todas las partes de la empresa para que todos dispongan de la misma información empresarial esencial.

D

Proporcionar a los usuarios interfaces especialmente diseñadas para respaldar el modo en que trabajan.

D

Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones nocturnas o semanales, lo que significa que los datos financieros de su empresa siempre están actualizados y disponibles.

D

Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automáticamente cuando se superen determinados límites establecidos por responsables y otros usuarios.

D

Simplificar la elaboración de informes y análisis con informes de fácil creación y extracción de datos en hojas de cálculo de Microsoft Excel.


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Innovación para la pequeña y mediana empresa Aunque cada empresa es única, en casi todas las empresas se presentan patrones comunes de actividades y desafíos.

Los retos que afrontan las pequeñas y medianas empresas Las pequeñas y medianas empresas se centran primero en aumentar las ventas y la rentabilidad. Obtener pedidos de los clientes y cumplirlos con beneficio siempre es la tarea principal, y el software puede ser una herramienta para aumentar la eficacia y la productividad. Pero en algún momento, especialmente si el crecimiento ha sido rápido, la mayoría de las empresas encuentran que el proceso de incrementar las ventas se está retrasando porque la información no se transmite de forma fluida de una parte a otra de la empresa. Esto puede suceder por numerosos motivos distintos.

Vacío de información El vacío de información hace referencia a la ausencia de información empresarial oportuna necesaria para el funcionamiento eficaz de la empresa. Por ejemplo, si llega un pedido grande que hay que cumplir a tiempo, la cuestión clave es: ¿Cuándo podemos cumplir este pedido? Cuando hay un vacío de información, se debe combinar la información a partir de varias fuentes, si se ha capturado correctamente la primera vez. Cuando hay un vacío de información persistente, las decisiones empresariales se toman sin suficiente información, lo que conlleva errores, la repetición de trabajos o la pérdida de oportunidades.

Vacío de procesos Existe un vacío de procesos cuando las tareas empresariales manuales no están automatizadas, o la automatización se detiene en una aplicación y se debe transferir manualmente a otra. Los vacíos de procesos normalmente se resuelven con la entrada duplicada de información de una aplicación a otra o mediante la construcción de software frágil y específico para realizar la transferencia. Los vacíos de procesos ralentizan a las empresas, retrasan los cambios y reducen las posibilidades de automatización. En la figura 1-1 se muestra una integración efectiva y completa en la que la información fluye de un paso a los siguientes puentes del vacío de procesos.


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Figura 1-1: SAP Business One proporciona una integración exhaustiva

Soluciones de múltiples puntos Las empresas suelen adquirir soluciones de múltiples puntos para satisfacer necesidades específicas a medida que la empresa se expande; por ejemplo, una aplicación de contabilidad para gestionar el libro mayor y las facturas, o una solución de gestión de almacenes para realizar el seguimiento del inventario. Mantener esta combinación de aplicaciones actualizada, integrada y en perfecto funcionamiento puede suponer un reto. Obtener una panorámica de lo que sucede en cada parte de la empresa supone mucho trabajo y requiere la extracción y reconciliación de la información proveniente de numerosos sistemas. Aunque dichas aplicaciones pueden servir durante un tiempo, en última instancia su empresa necesita una solución más flexible e integrada.

Cómo afronta los retos SAP Business One SAP Business One afronta los retos de las pequeñas y medianas empresas porque se ha diseñado con esta finalidad, tal como se muestra en la figura 1-2.

Figura 1-2: SAP Business One afronta los retos de las pequeñas y medianas empresas Manual de usuario SAP Business One

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Un enfoque único Aunque la mayoría del software empresarial está enfocado en la automatización, pocas empresas de software, si es que hay alguna, se plantea el reto de crear software del mismo modo que SAP. En la mayoría de las ocasiones, un proveedor de software elige un área, como contabilidad o CRM, y crea un producto dirigido a los procesos concretos que están relacionados con dicha área. La cuestión que queda sin responder es el modo en que estos procesos colaboran con otros procesos fundamentales de otras áreas. SAP Business One es la respuesta a esa cuestión.

Una solución integrada SAP Business One es un enfoque de "solución única" para la gestión de empresarial y la automatización de procesos. Ventas, CRM, finanzas y operaciones están respaldadas y automatizadas en SAP Business One. La automatización de cada proceso está integrada, como los pedidos de cliente que fluyen al software de contabilidad y se convierten en solicitudes de fabricación de productos, lo que puede requerir que se retiren materiales del inventario. Los límites históricos entre aplicaciones no existen en SAP Business One.

Procesos empresariales optimizados El alcance amplio de SAP Business One contribuye a optimizar y automatizar toda la empresa, de principio a fin, incluido CRM, contabilidad, gestión de almacenes y fabricación. Además, cuando se produce un evento empresarial importante se pueden ejecutar respuestas automáticas según sea necesario. Este paradigma de gestión por excepción aumenta la productividad, ya que reduce la sobrecarga de información y las acciones no adecuadas, lo que permite a los usuarios intervenir en el proceso automatizado según sea necesario.

Acceso instantáneo a la información Disponer de todos los datos empresariales almacenados en una sola aplicación integrada como SAP Business One significa que con unos pocos clics es posible acceder a la información empresarial importante en un panel de control configurable o mediante informes intuitivos desglosados. Puesto que SAP Business One funciona principalmente en tiempo real, los cambios se registran instantáneamente, sin demoras. Se puede obtener el estado de la empresa siempre que se necesite a través de varios mecanismos de informes, incluidas las aplicaciones de Microsoft Office.


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La personalidad de SAP Business One

Personalizable y adaptable SAP Business One se ha diseñado para que se pueda configurar, integrar y ampliar fácilmente. Gracias a su integración con Microsoft Office, SAP Business One unifica las aplicaciones empresariales y las aplicaciones de productividad de escritorio. A través de la red global de partners de soluciones certificados de SAP, SAP Business One se puede adaptar para satisfacer las necesidades específicas de los mercados locales y los sectores verticales. La capacidad de adaptación de SAP Business One significa que el software crece con su empresa y que se puede modificar fácilmente para satisfacer sus necesidades empresariales en constante cambio.

Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresa y con el respaldo de SAP SAP Business One es un nuevo software de gestión empresarial creado desde cero exclusivamente para pequeñas y medianas empresas como la suya. Se basa en más de 30 años de experiencia de SAP en la creación de aplicaciones empresariales que atienden las necesidades de más de 12 millones de usuarios en todo el mundo. Como líder mundial en el software de gestión empresarial, SAP tiene el compromiso de crear soluciones de gestión empresarial completas que satisfagan sus necesidades empresariales de hoy en día y del futuro. Ayudarle a que su empresa funcione correctamente es una de las tareas más importantes de SAP y de su red mundial de partners de SAP Business One certificados.

Finalidad de este libro La finalidad de este libro consiste en crear una base para el aprendizaje posterior. En primer lugar, presentaremos SAP Business One y explicaremos su enfoque general. A continuación trataremos los aspectos básicos y explicaremos las funciones esenciales para realizar un seguimiento de las cuentas y los clientes y proveedores, así como los procesos fundamentales de compras y realización de pedidos. Seguidamente, repasaremos la potente funcionalidad que ofrece SAP Business One para fabricación, ventas mediante CRM e informes, así como formas avanzadas de gestión y automatización de documentos. En ocasiones, en este libro se proporcionan instrucciones detalladas para llevar a cabo las tareas, pero, fundamentalmente, se explica el modo de pensar de SAP Business One para que las ideas sobre cómo poner el producto a trabajar fluyan rápidamente.


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La personalidad de

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SAP Business One Contenido del capítulo O Introducción O Entender la personalidad de SAP Business One O Conocer dónde se encuentra O Encontrar lo que busca O Llegar a donde desea ir O Encontrar respuestas a sus preguntas Empezar a trabajar con una nueva aplicación de software es como intentar orientarse en una ciudad donde no ha estado nunca. Por ejemplo, en la ciudad de Nueva York, una vez se comprende la cuadrícula de calles numeradas y la forma en que asignan números, nombres y letras a las avenidas, se puede averiguar de forma bastante rápida donde está cualquier dirección. En París, es necesario saber que los arrondissements

van en el sentido de las agujas del reloj partiendo del centro de la ciudad, por lo que se

puede utilizar el Plan du Paris para consultar un mapa y encontrar la calle y la parada de metro más próxima. Pero la geografía es sólo un punto de partida. Un día agradable en la ciudad comienza con una visita a un destino, después se va de un lugar al siguiente: del desayuno en el hotel a un museo y de allí a una discoteca. Este capítulo sirve para ayudarle a orientarse para que cuando vea una pantalla de SAP® Business One sepa lo que está viendo. Conocer la aplicación SAP Business One significa comprender el mapa de los distintos tipos de información almacenados (la geografía) y también saber cómo se registra una transacción empresarial y se realiza el seguimiento de la misma (el viaje agradable). Funciones innovadoras como Drag&Relate™, campos y tablas definidos por el usuario, así como las búsquedas con formato le conferirán rápida mente el control sobre los procesos empresariales e información en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa. Le aseguramos que considerará que SAP

Business One es fácil de usar gracias a su navegación intuitiva y su aspecto familiar. Y antes de avanzar más, conocerá lo flexible e integrado que es. Manual de usuario SAP Business One

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Introducción Para iniciar SAP Business One, haga doble clic en el icono que aparece en la figura 2-1.

Figura 2-1: Iniciar SAP Business One, conectarse y elegir una empresa

La primera pantalla que aparece es la de acceso, donde se introduce el nombre de usuario y la contraseña. En la parte inferior derecha de la pantalla de acceso, puede hacer clic en el botón modificar sociedad para seleccionar otra empresa con la que trabajar. Algunas organizaciones utilizan varias


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empresas de SAP Business One, lo que les permite realizar el seguimiento de diferentes empresas, divisiones o actividades empresariales como si fueran empresas distintas.

Entender la personalidad de SAP Business One Antes de pasar a una explicación detallada de la interfaz de usuario, quisiéramos ofrecerle una percepción del estilo, o personalidad, de SAP Business One. La primera vez que alguien le enseñe la ventana principal de SAP Business One y el menú principal, todo le parecerá muy simple. Después, usted preguntará: ¿cómo se encuentran los pedidos relacionados con un determinado proveedor? Sin dudar un segundo, quien le haya enseñado el programa hará clic en el menú principal un par de veces, mostrará un pedido vacío en la pantalla, escribirá el nombre del proveedor y, con una rapidez sorprendente, aparecerá un pedido de dicho proveedor. Ahora puede desplazarse por él y ver todos los pedidos de ese proveedor. Supongamos que desea ver los artículos de un pedido. Sólo tiene que hacer clic en una pestaña y consultarlos. ¿Desea ver los detalles de un artículo? Con un clic accederá a la pantalla del artículo. ¿En qué almacén se encuentra el artículo? Otro clic y aparecerá. Antes de que se haya dado cuenta, habrá accedido a una serie de pantallas. La reacción más habitual en este momento es, bueno, ha sido rápido. Pero, ¿dónde estoy? ¿Y qué más puedo hacer? Después de que haya leído este capítulo, sabrá dónde estaba, dónde está y a dónde tiene que ir después. Y cuando haya trabajado un poco con SAP Business One, ya no querrá trabajar con ninguna otra aplicación que no sea tan cómoda y fácil de usar. Pero antes de llegar a este destino, el lugar donde todo tiene sentido, necesita una guía durante algún tiempo. Lo que sucede en el momento en que SAP Business One cobra sentido es que ve cómo las pantallas que visualiza están conectadas de forma ascendente para la búsqueda de información mediante el


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menú principal y las conexiones de transacciones y orientadas a procesos entre cada documento de la aplicación. Comienza a comprender cómo se construye cada documento en SAP Business One a partir de partes reutilizables. Una vez comprenda esto, SAP Business One resultará muy sencillo. Nuestro recorrido por la personalidad de SAP Business One comienza con la descripción de estas estructuras.

Creación de documentos a partir de partes reutilizables SAP Business One realiza el seguimiento de las actividades empresariales mediante documentos, como pedidos, facturas, órdenes de fabricación, ofertas de ventas, etc. Cada uno de estos documentos se construye a partir de bloques de datos reutilizables de menor tamaño que se denominan datos maestros. Los datos maestros, que se tratan en detalle en el capítulo 4, hacen referencia a la información clave que describe a los clientes, proveedores y clientes potenciales, así como a los artículos que su empresa compra y vende. En la figura 2-2 se muestra cómo se construye un documento (un pedido) a partir de los datos maestros.

Figura 2-2: Cómo se crean los documentos de SAP Business One a partir de datos maestros reutilizables Manual de usuario SAP Business One

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La creación de documentos a partir de datos maestros aumenta la productividad, garantiza la coherencia de datos y reduce los errores. Conforme vaya aprendiendo más sobre SAP Business One, apreciará las ventajas de crear documentos a partir de datos maestros reutilizables.

Apertura de documentos mediante el menú principal La segunda cuestión clave que se debe aprender de SAP Business One es cómo poner a trabajar el menú principal para que le ayude a encontrar documentos o registros de datos maestros. Cuando se inicia SAP Business One por primera vez, se muestra Menú principal. Mediante Menú principal, tal como se muestra en la figura 2-3, se pueden abrir enlaces que llevan a pantallas desde las que se puede buscar un determinado documento o desplazarse por todos los documentos de un determinado tipo.

Figura 2-3: Navegación ascendente desde Menú principal Recordatorio de navegación: todos los caminos llevan al Menu principal . Es importante

recordar que se puede acceder a todas las funciones de SAP Business One mediante el menú principal. Éste es uno de los puntos de partida para buscar documentos, registros de datos maestros y ejecutar informes, llevar a cabo funciones administrativas, iniciar asistentes, etc. A medida que vaya aprendiendo SAP Business One, el menú principal se convertirá en el equivalente de su página inicial.

Estructura de transacciones y procesos de la información en SAP Business One Para registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso empresarial, se debe utilizar una secuencia de documentos y se deben registrar los enlaces entre ellos. Veamos el proceso de ventas. En primer lugar, se registra un cliente potencial como datos maestros, seguido de actividades de Manual de usuario SAP Business One

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ventas, como llamadas y reuniones. Finalmente, se emite una oferta de ventas que puede acabar en un pedido y, después, en una factura. En cuanto entra un pago, debe cuadrar con la factura. Por lo tanto, hay un flujo de actividad de un documento a otro en el que se registra cada paso del proceso empresarial. Cada paso es una transacción empresarial individual en el sentido más general de la palabra. Un proceso empresarial para vender o solicitar suministros puede requerir una secuencia de muchas transacciones. Una de las funciones más sólidas de la aplicación es la forma en que permite utilizar un documento para crear el siguiente en una secuencia. SAP Business One también realiza el seguimiento de las conexiones entre los documentos para que se pueda desplazar por la secuencia de documentos relacionados con una determinada transacción. Las conexiones de transacciones entre documentos se mantienen de varias formas que explicaremos en este capítulo y en posteriores.

Preguntas para incrementar la comprensión El momento en el que SAP Business One se hace más comprensible, sucede después de haberlo utilizado durante un tiempo. Los conceptos que hemos presentado se confirman y se concretan a través de la experiencia real. Hasta ahora, el presente capítulo le ha preparado para responder las siguientes preguntas siempre que se encuentre ante una nueva ventana: D

¿Es esto un documento? ¿Son datos maestros? ¿Esta pantalla es diferente y, si lo es, cómo se relaciona con los documentos y los datos maestros?

D

¿Cómo encaja esta pantalla en la estructura ascendente o en la estructura de transacciones y orientada a procesos de SAP Business One?

D

¿Cómo llego a esta pantalla desde el menú principal?

D

¿Qué navegación orientada a procesos me permite encontrar documentos relacionados y datos maestros desde esta pantalla?

D

¿Esta pantalla muestra datos, me permite buscar datos o me permite añadir datos?

Una de las innovaciones de SAP Business One es la forma en que el diseño incorpora de forma natural la navegación ascendente a través del menú principal y las relaciones orientadas a procesos, así como los mecanismos de navegación, búsqueda y creación de documentos basados en dichas relaciones. En el resto de este capítulo se explican todos estos mecanismos en detalle para que siempre que vea una pantalla entienda exactamente lo que está viendo. Manual de usuario SAP Business One

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Conocer dónde se encuentra Un aspecto potente de SAP Business One es que es posible tener varias ventanas abiertas a la vez, cada una de las cuales puede mostrar un documento o registro de datos maestros diferente. La ventana principal proporciona un contexto para todo el trabajo en SAP Business One.

La ventana principal La ventana principal se abre automáticamente al iniciar SAP Business One y es el lugar central donde se puede iniciar cualquier tarea. Sólo la ventana principal tiene una barra de menú en la parte superior. También tiene una barra de herramientas con iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Incluye el menú principal que ahora examinaremos con más detalle.

El menú principal de SAP Business One Tal como se muestra en la figura 2-4, menú principal dispone de tres pestañas: D

La pestaña Módulos muestra la parte superior de la jerarquía de SAP Business One. Enumera todos los módulos de SAP Business One. En cada módulo hay una lista de funciones. Haga clic en una función para iniciarla o expandirla y ver más selecciones.

D

La pestaña Drag & Relate se utiliza para un método innovador de búsqueda de transacciones enlazadas a los datos maestros, tal como se explica más adelante en

este capítulo. D

Menú de usuario es un menú personalizable para acceder rápidamente a las funciones que utiliza con más frecuencia, similar a los favoritos de un navegador Web. Para obtener más información, consulte “Menú de usuario y accesos directos definidos por el usuario” más adelante en este capítulo.

Si no aparece el menú de usuario, puede acceder a él desde la barra de menú si elige Ventana � menú principal mediante el acceso directo del teclado Ctrl + 0 (cero, no la letra O).


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Figura 2-4: Main Menu de SAP Business One

La barra de menús y los menús desplegables La barra de menús de SAP Business One se muestra en la parte superior de la ventana principal. Al hacer clic en cada elemento del menú se muestra un menú desplegable que ofrece más opciones. Los accesos directos que utilizan las teclas Alt y Ctrl funcionan del mismo modo que en las aplicaciones de escritorio.

Figura 2-5: Barra de menús y barra de herramientas de SAP Business One

La barra de menús incluye los siguientes menús: D

Archivo : Comandos principales, como Cerrar, Presentación preliminar , Exportar a y Lanzar aplicación.

D Editar : Comandos de edición generales, como Deshacer, Restablecer, Cortar , Copiar, Pegar y Borrar. D Ver: Comandos que cambian la vista de los datos de la ventana, como Campos de usuario, Información del sistema, Restablecer ancho de columna, Leyenda, etc. D Datos: Comandos que manipulan datos de aplicación así como comandos para desplazarse por los registros, manipular filas de una tabla y otros comandos de edición relacionados con los datos.


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D

Ir a: Menú dinámico que cambia según la ventana seleccionada actualmente.

D

Módulos: Módulos mostrados en el menu principal. Herramientas: Comandos como Diseñador de reportes , parametrizaciones de formularios, menú, acceso rápido.

D

Ventana: Comandos asociados con la gestión de ventanas, incluido el acceso a menu principal, mensajes, alertas y calendario.

D

Ayuda: Comandos que proporcionan acceso a la ayuda en línea.

D

La barra de herramientas La barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de menú. Se trata de una colección de iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Las mismas funciones también están disponibles como opciones de menú en la barra de menús. Las funciones activas se muestran en color mientras que las inactivas o no autorizadas están de color gris. Para ocultar o mostrar un grupo de iconos de la barra de herramientas, coloque el cursor en la barra de herramientas, haga clic con el botón derecho y, a continuación, active o desactive las casillas adecuadas. Los iconos de la barra de herramientas son contextuales, es decir, cambian según lo que esté haciendo. Si olvida la función de un determinado icono, basta con mover el cursor sobre un botón para mostrar un tooltip.

La barra de estado La barra de estado se extiende por todo el borde inferior de la ventana principal de SAP Business One y contiene varios campos. El área inferior izquierda de la barra de estado muestra los siguientes tipos de

D

mensajes: D

Un mensaje de error aparece sobre un fondo rojo e informa de que el procedimiento no puede continuar hasta que se lleve a cabo una acción correctiva.

D

Un mensaje de información aparece sobre un fondo az

ul e informa

de un problema que no impide que continúe el procedimiento.


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D

Un mensaje de confirmación aparece sobre un fondo verde e informa de la ejecución correcta de un procedimiento.

D

La parte central de la barra de estado contiene la fecha y hora actuales tal como están definidas en el servidor.

D

El área superior izquierda contiene información importante sobre la ventana activa. Por ejemplo, al mover el cursor sobre un campo de entrada, aparece un texto que describe el formato de entrada y la longitud.

Figura 2-6: Anatomía de la barra de estado

Ventanas de documento Ahora que ya dispone de la panorámica de la ventana principal, es el momento de explicar algunas de las reglas generales de la interfaz de SAP Business One.

Modos de operación de ventana Existen cuatro modos de operación de ventana posibles en SAP Business One: D

Crear: Añadir un nuevo registro o documento.

D

Buscar: Buscar registros o documentos existentes.

D

Ver: Ver un registro o documento existente.

D

Actualizar: Modificar los datos de un registro o documento existente.

Las ventanas en SAP Business One tienen un modo predeterminado, que puede ser “crear” o “buscar”, según el contexto de lo que esté haciendo. Por ejemplo, al elegir la ventana de Socios de negocio dato maestro de artículo, se abre automaticamente en modo de búsqueda porque normalmente se suele querer ver la información que ya se ha introducido. Por otro lado, si se desea Manual de usuario SAP Business One

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procesar un pedido de cliente o un pedido de compras, la ventana se abre automáticamente en modo de adición porque normalmente se quiere añadir un nuevo pedido. ¿Cómo sabe en qué modo se encuentra? El botón de la esquina inferior izquierda de la ventana cambia a crear, buscar , OK (para el modo de visualización) o Actualizar, según el modo actual de la ventana. Puede cambiar de un modo de operación a otro de varias formas: Para añadir un nuevo objeto (como un documento o un registro de datos maestros),

D

utilice la función de adición. Existen varias formas de activar dicha función, como las siguientes: D

En la barra de menús, seleccione Datos � Crear

D

Pulse Ctrl + A en el teclado.

D

En la barra de herramientas, elija el icono de adición. Para buscar un objeto existente (como un documento o un registro de datos maestros),

D

utilice la función de búsqueda. SAP Business One muestra el objeto en modo de búsqueda, con el botón Buscar en la esquina inferior izquierda de la ventana. Existen varias formas de activar la función de búsqueda, incluidas las siguientes:

D

D

En la barra de menús, seleccione Datos � Buscar.

D

Pulse Ctrl + F en el teclado.

D

En la barra de herramientas, elija el icono de búsqueda. Al introducir o cambiar datos en un objeto existente, SAP Business One ca mbia automáticamente al modo de actualización, con lo que el botón actualizar aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana. Haga clic en el boton actualizar para

guardar los datos introducidos o modificados; haga clic en el botón cancelar si no desea guardar o actualizar los datos. Alerta de cambio de modo de operación. No siempre se pueden cambiar datos en un

documento o un registro de datos maestros una vez que se ha añadido. En determinados momentos, un documento es de sólo lectura si el proceso empresarial relacionado con dicho documento ha avanzado a determinada fase o cuando un documento se ha copiado en otro. Los datos que no se pueden cambiar están atenuados en gris y aparece un mensaje de error en la barra de estado si se intenta cambiarlos. Manual de usuario SAP Business One

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Menú contextual Al trabajar en cualquier ventana, puede hacer clic con el botón derecho del ratón para activar un menú contextual que proporciona acceso a las funciones más utilizadas para dicha sección de la ventana. En algunos casos, al hacer clic con el botón derecho en un campo, aparece un menú contextual que proporciona una lista de funciones relacionadas con el campo. Como estas funciones son contextuales, las opciones cambian según el área de la pantalla donde haga clic.

Detalles de fila Los documentos de ventas y compras incluyen tablas que proporcionan información sobre cantidades, precios y descripciones. Para trabajar con estas tablas fácilmente y ampliar la vista disponible en la pantalla, puede abrir la ventana Detalles de línea. Esta ventana permite ver o editar filas de una tabla, como las que se encuentran en la pestaña contenido de un documento de ventas. La ventana Detalles de línea que se muestra en la figura 2-7 se puede abr ir haciendo c lic con el botón derecho en el encabezado de fila del elemento correspondiente, pulsando Ctrl + L o seleccionando Detalles de línea en el menú Ir a de la barra de menús. Algunos campos son de “s ólo lectura” y aparecen en gris. Si un campo es editable, una vez introducidos los nuevos datos, se actualiza automáticamente, es decir, no hay botón OK o Actualizar esta ventana.


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Figura 2-7: Acceso a la ventana Detalles de línea

Encontrar lo que busca SAP Business One proporciona amplio soporte para buscar objetos (documentos de ventas y compras y registros maestros de socios de negocios y artículos). Los dos métodos principales se describen a continuación: búsqueda de socios de negocio y artículos y uso de las flechas de la barra de herramientas para desplazarse por los documentos o registros de datos maestros de un determinado tipo.

Búsqueda de socios de negocios y artículos SAP Business One facilita la búsqueda de información de socios de negocio y artículos mientras se introducen documentos de ventas y compras. En la figura 2-8 se demuestra cómo utilizar el botón de lista de selección para buscar un cliente o artículo.


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Figura 2-8: Cómo buscar clientes y artículos en un pedido de cliente

Después de pulsar el botón de lista de selección, aparecerá una lista de selección en una ventana independiente. Puede desplazarse rápidamente por la lista si escribe el primer carácter del código del socio de negocio o del número de artículo. La lista de selección se desplaza a medida que escribe. Si está más familiarizado con los nombres de cliente y las descripciones de artículo que con sus códigos, puede utilizar un “comodín” para realizar la búsqueda. Por ejemplo, para mostrar una lista de selección de clientes cuyo nombre empiece por “Ch”, vaya al campo Nombre , escriba Ch seguido del carácter comodín “*” (Ch*) y, a continuación, pulse Tab para mostrar la lista. Si sabe que sólo un nombre de cliente empieza por “E”, por ejemplo, sólo tiene que escribir E (sin el carácter comodín) en el campo Nombre y pulsar Tab. SAP Business One rellena la información de dicho cliente en el pedido. El campo Descripción de articulo funciona del mismo modo para buscar información de artículo.


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Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos Una forma sencilla de desplazarse por los documentos o datos maestros de un determinado tipo consiste en utilizar las flechas de la barra de herramientas de SAP Business One (consulte la figura 2-9). Si visualiza un pedido (seleccionando Orden de compra en el menu principal de SAP Business One), puede utilizar las teclas de flecha para desplazarse rápidamente por todos los pedidos que tenga. Esto sirve para cualquier tipo de SAP Business One, como pedidos de cliente, facturas de deudores, etc. Haga clic en las flechas dobles para ir al primer o último documento; haga clic en las flechas simples para ir al documento siguiente o anterior. El siguiente y el anterior se determinan mediante el número de documento. Para ver los últimos pedidos introducidos, por ejemplo, en la ventana Orden de compra haga clic en la flecha derecha doble para ir al último pedido y, a continuación, haga clic en la flecha izquierda simple para ir a los anteriores.

Figura 2-9: Uso de los botones de flecha de la barra de herramientas de SAP Business One

Llegar a donde desea ir SAP Business One dispone de funciones exclusivas que permiten navegar rápida y correctamente para encontrar la información necesaria. En esta sección se explican algunas de estas funciones de navegación.

Navegación con la flecha naranja La flecha naranja

que aparece prácticamente en cualquier ventana es quizá la herramienta más

práctica de la interfaz de usuario de la aplicación. Siempre que aparezca, puede hacer clic en ella para mostrar un registro de datos maestros (tal como se muestra en la figura 2-10) o los detalles de las opciones de datos maestros, como códigos de impuestos o condiciones de pago. En ocasiones, las flechas naranja conducen a documentos enlazados, como un documento base o un asiento de diario. Manual de usuario SAP Business One

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Las flechas permiten desglosar más detalles de una transacción sin tener que efectuar una búsqueda o recorrer una estructura de menú ascendente.

Figura 2-10: Uso de la flecha de navegación para acceder a los datos maestros desde una factura

Arrastrar y vincular La función arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que permite mostrar una amplia variedad de información en tiempo real sobre la empresa rápida y fácilmente. Con arrastrar y vincular se generan vistas especiales de datos mediante el enlace de elementos de datos maestros a transacciones. La función busca en las transacciones y en los datos maestros, como cuentas de mayor e interlocutores comerciales. Puede comparar dos objetos cualesquiera en SAP Business One. Por ejemplo, puede enlazar un código de cliente al objeto de pedido de cliente y obtener una lista de todos los pedidos de un cliente en concreto. Al arrastrar un objeto de datos maestros a la lista de tipos de transacción en la pestaña de Arrastrar y vincular, puede obtener una panorámica excelente del rendimiento de su empresa en determinadas áreas. Además, puede precisar más la lista resultante si utiliza la función de filtro (por ejemplo, seleccionar sólo los pedidos de cliente abiertos).


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En la figura 2-11 se ilustra la forma en que se puede utilizar la función de arrastrar y vincular para obtener una lista de facturas de acreedores para un determinado artículo.

Figura 2-11: Uso de arrastrar y vincular para buscar facturas de acreedores de un artículo concreto

Menú de usuario y accesos directos definidos por el usuario Puede aumentar la eficacia de navegación si utiliza Menú de usuario y crea accesos directos de teclado definidos por el usuario para abrir en un solo paso los documentos que utiliza con más frecuencia. Por ejemplo, si trabaja en el departamento de compras y es responsable de la emisión de pedidos y de la actualización de los datos maestros de los interlocutores comerciales, guarde las ventanas Orden de compra y Datos maestros de socio de negocio en el Menu de usuario bajo Formularios para facilitar su acceso (consu lte la figura 2-12). Para guardar un elemento en Menú de usuario visualice el documento, informe o formulario que desee añadir a Menu de usuario. Con esa ventana Manual de usuario SAP Business One

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como ventana activa, elija Herramientas � User Menu � Add to User Menu.

Figura 2-12: Guardar los documentos utilizados con frecuencia en el menu de usuario

Por otro lado, si es un agente de compras muy ocupado de una empresa de fabricación y tener que hacer dos clics para llegar a un pedido le resulta demasiado, SAP Business One permite asignar teclas de función, como F1, F2, etc., a determinados documentos.

Figura 2-13: Creación de accesos directos de teclado definidos por el usuario


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Opciones de visualización Puede cambiar varias opciones de visualización para personalizar su puesto de trabajo de SAP Business One. Puede añadir un logotipo de empresa o la fotografía del personal al escritorio. Otras opciones incluyen el idioma de interfaz, el tamaño de fuente, el color y los formatos de fecha y hora.

Opciones de formulario En SAP Business One, cada usuario puede personalizar fácilmente el contenido y el comportamiento de la mayoría de las ventanas mediante la función

parametrizaciones de formulario. Para activar parametrizaciones de formulario., asegúrese de que la ventana que desea personalizar está abierta y activa; a continuación, haga clic en en la barra de herramientas o elija Herramientas � parametrizaciones de formulario. Aunque la ventana parametrizaciones de formulario varía según el contenido de la ventana que vaya a personalizar, la ventana parametrizaciones de formulario típica se divide en tres pestañas: D

Pestaña Formato de tabla : Personalice el modo en que las columnas aparecen en la tabla (en el caso de las ventanas que contienen una tabla).

D

Pestaña Formato de linea: Determine cómo aparecen los campos en la ventana Detalles

de linea asociada a la tabla de la ventana que va a personalizar. D

Pestaña Documento: Realice cambios en las opciones generales relacionadas con la ventana y la tabla que está personalizando, pero debe tener en cuenta que los cambios que efectúe en esta pestaña sólo afectan al documento actual y no a todos los documentos de este tipo.

La función Parametrizaciones de formulario es una característica muy potente. SAP Business One dispone de numerosos campos que no se muestran por defecto. Con Parametrizaciones de formulario puede seleccionar los campos que son visibles y los que se pueden cambiar (el término correspondiente es “activo”). Puede cambiar el orden de los campos si hace clic en un nombre de campo y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo. Una personalización común consiste en mostrar el almacén desde el que se enviará un artículo en la ventana Sales Order . En la figura 2-14, hemos utilizado la pestaña formato de Tabla para que el campo Whse(Almacén) esté visible y activo, y hemos cambiado la posición del campo de modo que se muestre sin necesidad de desplazarse a la derecha o abrir la ventana Detalles de linea.


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Figura 2-14: Uso de la función Form Settings

Personalización de los nombres de campo En SAP Business One, también resulta muy sencillo cambiar los nombres de los campos. Una de las personalizaciones más habituales de la ventana de Orden de Compra consiste en cambiar el campo Número de referencia del acreedor . por N° proveedor . El cambio de este u otro campo se puede

llevar a cabo si se mantiene pulsada la tecla Ctrl y se hace doble clic en el nombre de campo. A continuación, aparecerá una ventana que permite cambiar el nombre de campo o bien restaurar el nombre original.


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Figura 2-15. Cambio de los nombres de campo

Añadir campos campos y tablas definidos definidos por usuario usuario Aunque SAP Business One proporciona un amplio conjunto de campos en cada uno de sus módulos, es posible que la empresa necesite campos adicionales que se correspondan con el trabajo diario o para adaptarse a determi determinadas nadas prácticas empresariales. empresariales. La función campos campos definidos definidos de usuario usuario(que (que se encuentra en el menú Herramientas) Herramientas) permite crear campos ca mpos propios en las tablas de datos maestros o transacciones de SAP Business One existentes.

Rellenar campos con búsquedas bú squedas formateadas formateadas Otro ejemplo de la robusta flexibilidad de SAP Business One la encontramos en su funcionalidad de búsqueda con formato. formato. La búsqueda búsqueda con formato formato se puede utilizar para calcular calcular valores valores o para mostrar valores propuestos para los campos de SAP Business One y los campos definidos por el usuario. Por ejemplo, es posible que quiera que el pedido de cliente muestre lo que está disponible en stock y en pedido. En este caso, se utiliza la función campos definidos de usuario , para añadir aña dir estos campos adicionales y la función de búsqueda con formato para rellenar los valores propuestos o calculados calcu lados en estos es tos campos. ca mpos. Como la búsqueda con formato es una función función complicada, puede realizar estos tipos de personalizaciones con ayuda del consultor de implementación.

Encontrar respuestas respuestas a sus preguntas Además del soporte y formación que le pueda proporcionar su de implementación, hay disponible una inmensa cantidad de información sobre las características y funciones de SAP Business One a través de la ayuda en línea y en el portal de clientes.


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Ayuda en línea línea Puede usar la ayuda en línea de SAP Business One de varias formas: Si pulsa F1 obtendrá ayuda contextual, es decir, ayuda sobre una determinada parte de la pantalla (y, en ocasiones, incluso el campo concreto) en la que se encuentra. princi pal se muestra la Al seleccionar Ayuda � Ayuda en la barra de menús de la ventana principal

ventana SAP Library, que permite buscar palabras clave o examinar examinar el contenido. La ayuda en línea proporciona proporciona detalles sobre muchos aspectos del trabajo con SAP Business One. Si está trabajando con una pantalla que no conoce y desea entender su contenido, puede buscar definiciones de cada campo de la pantalla en la ayuda en línea.


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Conceptos básicos de contabilidad financiera Contenido del capítulo capí tulo financiera O Visión general de la contabilidad financiera

O Configuración de la contabilidad financiera O Realización de procedimientos diarios O Actualización de registros O Procedimientos de cierre O Entrada y salida de pagos O Contabilidad de costes O Presupuestación O Consultas e informes SAP Business One ofrece las herramientas y la capacidad ca pacidad de informes informes que necesita para gestionar gestionar las finanzas de su empresa de forma eficaz y según los principios contables generalmente aceptados (PGC). SAP Business One puede llevar su contabilidad financiera a un nuevo nivel de automatización. D

Realmente en tiempo real: Cada vez que añada

(o contabilice) contabilice) una transacción t ransacción,, se

actualiza el libro mayor. No es necesario realizar asientos de diario por lotes para su contabilización posterior, a menos que desee hacerlo. D

Asientos de diario diario automáticos automáticos: Tal vez el mayor impulso en productividad de SAP

Business One sea su capacidad de crear varios asientos de diario automáticamente, con lo que se reduce considerablemente considerablemente el tene t enerr que realiz r ealizar ar asien a sientos tos de diario o correcciones manualmente. D

Funcionalidad de desglose: SAP Business One le ofrece la posibilidad de desglose

gracias a las flechas de navegación naranja, no sólo hasta el libro mayor, sino hasta los


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Conceptos básicos de contabilidad financiera

documentos fuente de una transacción: otra potente función que ahorra tiempo y trabajo. D

Automatización de tareas. Puede automatizar tareas redundantes mediante el uso de contabilizaciones periódicas y evitar los errores de contabilización gracias al uso de modelos de contabilización.

D

Integridad de datos. Para impedir que los usuarios contabilicen asientos de diario manuales a determinadas cuentas, puede configurar cuentas asociadas (de control). Además, las alertas ayudan a gestionar los gastos al informarle cuando los gastos llegan a su umbral presupuestario.

D

Seguimiento de auditoría. SAP Business One proporciona un seguimiento de auditoría completo, lo que permite realizar el seguimiento de quién ha efectuado cambios en todos los datos o documentos, y cuándo lo ha hecho.

Visión general de la contabilidad financiera La clave para obtener el máximo rendimiento de las características de finanzas y contabilidad de SAP Business One radica en un diseño e implementación cuidadosos para garantizar que todas las partes de la aplicación describen y realizan el seguimiento con precisión del modo en que funciona una empresa. Evidentemente, la mayoría de las empresas llegan a SAP Business One con un plan de cuentas bien establecido (y otros métodos de contabilidad financiera) así como bases de datos antiguas de clientes, proveedores y transacciones. En la figura 3-1 se muestra el proceso de cinco pasos para configurar la contabilidad financiera. Estos pasos representan las directrices generales. En cualquier implementación se puede cambiar el orden de estos pasos o se pueden agregar nuevos pasos para reflejar las necesidades y circunstancias exclusivas de la empresa.


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Figura 3-1: Configuración de la contabilidad paso a paso


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Definiciones Cuenta: Registro formal de un tipo de activo, pasivo, capital, ingreso o gastos que muestra su

saldo inicial, aumentos y reducciones (transacciones) y el saldo final resultante durante un período específico. Cuenta asociada / control: Cuenta diseñada para controlar las transacciones que se

contabilizan en ella. Sólo las transacciones de módulos de ventas/compras, como acreedores, deudores se pueden contabilizar en una cuenta de control; los asientos de diario manuales no se pueden contabilizar en una cuenta de control. De este modo se impide que se realicen asientos malintencionados o sospechosos y proporciona un mejor seguimiento de auditoría. Cuenta de compensación: Una cuenta en la que las contabilizaciones se registran

temporalmente debido a una discontinuidad temporal entre transacciones contables, distribuciones de tareas organizativas o transacciones contables que requieran aclaraciones. Cuenta activa: Cuenta del plan de cuentas en la que se contabilizan los asientos de diario. Segmentación de cuentas: Un método contable por el que se crean códigos de cuenta basados

en la estructura jerárquica de una empresa. Los segmentos individuales corresponden a diferentes unidades de negocio, como empresa, división, región, departamento, grupo, etc., y a diferentes categorías, como gastos de viajes, ingresos de taquilla, línea de productos, etc. Segmento de cuentas naturales : El primer segmento de un código de cuenta que identifica el

tipo de cuenta, como activo fijo, pasivo, ingreso, gasto, etc. Los códigos de cuenta pueden constar de caracteres alfanuméricos, no sólo de valores numéricos, motivo por el que no se denominan números de cuenta. Plan de cuentas: El índice o la lista codificada de las cuentas de un libro mayor. Libro mayor: El registro contable principal de una empresa. El libro mayor utiliza contabilidad

por partida doble; normalmente contiene las cuentas de todos los activos, pasivos, beneficio, pérdida, ingresos, partidas de gastos, fondos y reservas de una empresa. Asiento de diario: Registro de una transacción que normalmente incluye la fecha de la

transacción, los títulos de las cuentas afectadas, importe de debe y haber, y descripción de la transacción. Contabilización: Proceso de registrar los asientos de diario (debe y haber) en el libro mayor. Transacción: Actividad o evento empresarial que se carga en una cuenta de mayor y se abona

en otra.


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Configuración de la contabilidad financiera La configuración correcta de la funcionalidad financiera y contable es el cimiento en el que se apoya gran parte de la automatización de SAP Business One. Con el plan de cuentas, los períodos contables y la determinación de cuentas adecuados para los asientos de diario automatizados, SAP Business One se ocupa de muchas tareas que normalmente se hacían de forma manual. Por este motivo dedicamos gran parte de este capítulo a las cuestiones relacionadas con la configuración inicial de la contabilidad financiera.

Paso 1: Configuración de los períodos contables El primer paso, es establecer los períodos contables: ¿Tendrá períodos contables mensuales? ¿Diarios? ¿Con otra frecuencia? ¿El ejercicio fiscal corresponderá al año natural o se establecerá entre dos años naturales? Para configurar los períodos contables, vaya a Administración � Inicialización del sistema � Periodos contables � Desde aquí puede actualizar los períodos generados (como los rangos de fechas) y crear nuevos. También puede establecer o cambiar el inicio del ejercicio fiscal. Aunque SAP Business One es muy flexible cuando se trata de configurar períodos y ejercicios se deben tener en cuenta las siguientes advertencias importantes: D

Los informes financieros se pueden ejecutar según períodos fiscales, pero los informes mensuales, trimestrales y anuales estándar de SAP Business One se basan en un año natural y no en un ejercicio fiscal. Para dar soporte a informes trimestrales basados en 4-4-5 semanas, por ejemplo, se pueden crear informes personalizados.

D

No puede haber períodos contables superpuestos y sólo un período contable es el período por defecto cada vez.

Alerta de contabilización. Si desea contabilizar un asiento de diario debe asegurarse que el

periodo contable no esta bloqueado.


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Paso 2: Definición de los segmentos contables Si tiene previsto utilizar un plan de cuentas segmentado, el siguiente paso es decidir y definir los segmentos de cuentas que necesita. Para definir segmentos de cuentas, vaya a Gestión � Definiciones � Finanzas � Segmentación de cuenta. Debe tener al menos el primer segmento de cuentas naturales, pero puede cambiarle el nombre o su longitud, del mismo modo que los demás segmentos. Normalmente, las empresas determinan sus segmentos de cuentas en función de sus procesos empresariales y necesidades de informes financieros. Pueden representar divisiones, departamentos, regiones, líneas de negocio, entidades, sucursales, etc. En la figura 3-2 se muestra cómo se fusionan los segmentos de cuentas para crear un código de cuenta.

Figura 3-2: Código de cuenta segmentado

SAP Business One proporciona cuatro segmentos de cuentas por defecto y permite hasta un máximo de 10. Durante la configuración puede cambiar el tamaño y el nombre de cualquier segmento, pero el primero siempre debe ser el segmento de cuentas naturales. Aunque actualmente puede utilizar menos de los diez segmentos disponibles, se recomienda definir segmentos adicionales que permitan el crecimiento. Por ejemplo, si tiene previsto efectuar una expansión, puede definir un segmento adicional para las unidades de negocio que prevea añadir en el futuro.


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Alerta de segmentos de cuentas. Es importante planificar el uso de los segmentos de cuentas

muy cuidadosamente, porque no se podrán añadir segmentos adicionales posteriormente, los segmentos existentes no se podrán borrar después de que se haya creado la primera cuenta de mayor y no podrá cambiar la longitud o el tipo de un segmento posteriormente.

Una vez definidos todos los segmentos de cuentas en SAP Business One, se ha creado la base para un plan de cuentas plenamente cualificado que, en otras palabras, es la concatenación de todos los segmentos de cuentas. Un código de cuenta completamente cualificado, como se muestra en la figura 3-2, incluye todos los segmentos de cuentas. Por ejemplo, un código de cuenta de gastos de viaje que utilice el departamento de marketing de su empresa tendrá exactamente el mismo aspecto que el usado por el departamento de ventas, con la excepción del segmento del código de cuenta que representa al departamento.

Paso 3: Creación del plan de cuentas Una vez determinados los períodos financieros o contables y los segmentos de cuentas, ya estará preparado para crear su plan de cuentas en SAP Business One. La organización del plan de cuentas sigue los principios contables generalmente aceptados en los que hay un “cajón” independiente para las cuentas que representan activos, pasivos, capital, ingresos, costes de ventas, gastos, finanzas y otros ingresos y gastos. Estos cajones, que ha definido SAP y no se pueden cambiar, organizan las cuentas por nivel de un modo lógico que resulta adecuado para los procesos de contabilidad financiera y de informes. Recordatorio de plan de cuentas . El plan de cuentas es un índice de todas las cuentas de

mayor que utiliza una empresa. Cada cuenta de mayor tiene un código de cuenta, una descripción de cuenta y otra información que determina las funciones de la cuenta de mayor. Para acceder al plan de cuentas, seleccione Finanzas � Plan de cuentas.

En la ventana Plan de cuentas, SAP Business One le solicita que caracterice cada cuenta de mayor como cuenta de título o cuenta activa e identifique su nivel. Dado que sólo las cuentas activas se pueden contabilizar en SAP Business One, se recomienda tener todas las cuentas en el mismo nivel. En los informes, una cuenta de título resume todos los saldos de cada cuenta activa que se encuentra debajo de ella. En la segmentación de cuentas mostrada en la figura 3-3, el nivel 4 es el nivel inferior que contiene las contabilizaciones de las transacciones.


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Figura 3-3: Plan de cuentas organizado por cajones y niveles Alerta de actividad de cuenta. No se puede borrar una cuenta con actividad. Sólo se puede

convertir en inactiva.

Paso 4: Creación de las determinaciones de cuentas de mayor Una de las ventajas clave de SAP Business One es su capacidad de crear varios asientos de diario automáticamente, en concreto los que incluyen transacciones de ventas, compras e inventario. En un sistema manual, realizar las operaciones empresariales y realizar un seguimiento de ellas son tareas independientes. Primero se crean las facturas y otros documentos y después se añaden los asientos contables para efectuar un seguimiento de ellos. En SAP Business One, cuando se crea una factura, los asientos contables se crean al mismo tiempo. Pero, ¿cómo sabe la aplicación cómo tiene que


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crear dichos asientos contables? La determinación de cuentas de mayor es el proceso de indicar a SAP Business One en qué cuentas se deben poner los distintos tipos de asientos contables creados automáticamente. Para aprovechar al máximo la sólida automatización de la aplicación, se debe tener un cuidado especial para facilitar a SAP Business One la información correcta en la ventana Determinación de cuentas de mayor. Para especificar las cuentas de mayor, vaya a Gestión � Inicialización del sistema � Definiciones � Determinación de cuentas de mayor.

Procedimiento básico La determinación exhaustiva y precisa de las cuentas de mayor es fundamental para la creación automática de los asientos de diario en SAP Business One. Recomendación sobre el portal . Para obtener instrucciones detalladas sobre la determinación

de cuentas de mayor, revise el portal http://help.sap.com/saphelp_sbo88.

En la figura 3-4 se muestran los campos obligatorios para la configuración de la determinación de las cuentas de mayor para documentos de ventas, incluida la cuenta de ingresos. Se trata de la cuenta de ingresos por defecto que se utiliza para cualquier factura de deudores. Se sustituye si se especifica una cuenta de ingresos en los datos maestros de artículo de almacén.


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Figura 3-4: Campos obligatorios para la pestaña G/L determinación de cuentas de mayor: Ventas.

Paso 5: Migración de datos anteriores Al realizar el cambio desde el sistema contable anterior a SAP Business One, se enfrenta al reto de tener que conservar los datos históricos a un corte por motivos de auditoría y de investigación, así como para las actividades empresariales cotidianas. La aplicación complementaria de DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos para SAP Business One es una herramienta de migración que le ayuda a transferir datos del sistema anterior a SAP Business One. Transfiere datos maestros, como registros de socios de negocios y artículos, y datos de transacciones, como pedidos, facturas y saldos, ya que ambos tipos de datos deben estar disponibles en SAP Business One.


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¿Cómo funciona el DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos? Los

datos anteriores se exportan a modelos de hoja de cálculo de Microsoft Excel y, a continuación, El DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos también permite importar los datos directamente desde cualquier base de datos ODBC sin tener que utilizar Microsoft Excel..

Realización de procedimientos diarios Después de haber configurado el plan de cuentas y la determinación de cuentas de mayor, ya está preparado para utilizar SAP Business One en las actividades cotidianas, así como en las tareas de cierre de período y de ejercicio fiscal.

Contabilización de asientos de diario manuales La mayoría de los asientos de diario en SAP Business One procede de los demás módulos; los documentos de ventas, compras, pagos e inventario contabilizan transacciones automáticamente en el libro mayor. Sin embargo, en la contabilidad basada en periodificación de los principios contables generalmente aceptados, a veces es necesario efectuar algunos asientos de diario manuales en el libro mayor, como asientos de amortización, asientos de periodificación, asientos de corrección y similares; es decir, todo aquello que no procede de los demás módulos de SAP Business One. Cuando se añade manualmente un asiento de diario, se registra inmediatamente y no se puede eliminar, sólo se puede anular. (Para ello, consulte “Anulación de transacciones” más adelante en este capítulo.) Mediante la ventana de Asiento que se muestra en la figura 3-6 se pueden crear asientos de diario manualmente. La finalidad de los asientos de diario manuales es registrar transacciones que no se inician automáticamente desde un libro auxiliar o desde otro proceso de SAP Business One. Por


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ejemplo, un asiento de diario manual se podría utilizar para registrar un cargo financiero a una cuenta de cliente o una tarifa de servicio a una cuenta bancaria.

Figura 3-6: Introducción de un asiento de diario manual en la ventana Asiento

Para crear un asiento de diario manual, vaya a Menú principal � Finanzas � Asiento. Un asiento de diario se puede mostrar y crear en modo de edición expandido o reducido. En la figura 3-6 se muestra el modo de edición expandido, que permite introducir fácilmente líneas de datos sin tener que desplazarse a la izquierda y a la derecha. Consejo para la pantalla Asiento. Normalmente, en la pantalla Asiento se realizan las

contabilizaciones en las cuentas de mayor. Para mostrar una lista de cuentas de mayor desde el campo Cuenta de mayor /Código SN , pulse Tab . También puede utilizar un asiento de diario para contabilizar un asiento en un código de socio de negocio (por ejemplo, al contabilizar un cargo financiero en una cuenta de socio de negocio). Para mostrar una lista de socios de negocios en vez de una lista de cuentas de mayor, pulse Control + Tab en el campo Cuenta de mayor /Código SN.


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Realización de contabilizaciones periódicas Algunas transacciones se producen mensual o semanalmente. Los importes de transacción pueden no ser iguales cada vez y los porcentajes no son necesariamente fijos (aunque se producen en fechas que se conocen de antemano y normalmente se componen de las mismas cuentas de mayor). Puede utilizar los asientos de diario periódicos para gastos como amortización, pagos de leasing de equipos, nóminas, alquiler de oficina y costes de suministros. Para acceder a las contabilizaciones periódicas, vaya a Menú Principal � Finanzas � Contabilizaciones periódicas.

Uso de modelos de contabilización Los modelos de contabilización contribuyen a optimizar los asientos de diario individuales que se repiten de un período a otro pero que son más complicados que las simples contabilizaciones periódicas. SAP Business One permite crear modelos fijos para dichos asientos de diario periódicos. Al registrar este tipo de transacción, seleccione el modelo correspondiente y rellene los elementos que faltan. SAP Business One imputa los importes según el modelo de imputación. Por ejemplo, la función de modelos de contabilización puede trabajar con porcentajes al imputar un gasto (por ejemplo, costes de marketing) a dos o más departamentos. Con un modelo de contabilización puede tomar el 100% de una cuenta e imputarlo automáticamente a otras cuentas relevantes según porcentajes fijos. Para acceder a la función de modelos de contabilización, vaya a Menú Principal � Finanzas � plantillas de contabilización

Uso de documentos preliminares Puede utilizar documentos preliminares para revisar una gran cantidad de transacciones financieras antes de contabilizarlas. Antes de contabilizar los asientos como documentos preliminares, dispone de la oportunidad de editar, cambiar o borrar asientos según sea necesario. Veamos un par de situaciones en las que se utilizan los documentos preliminares. Tal vez esté formando a un nuevo empleado y en vez de arriesgarse a tener que anular todos los asientos, o parte de ellos, que realice, puede permitir que cree documentos preliminares que se puedan revisar. De este modo se elimina el riesgo de que el nuevo empleado contabilice asientos de diario incorrectos que se tendrían que anular posteriormente. También puede utilizar los documentos preliminares para realizar análisis de


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simulación. Puede ejecutar informes financieros que incluyan documentos preliminares para determinar el efecto de las contabilizaciones antes de contabilizarlos realmente. Para crear un documento preliminar, vaya a a Menú Principal � Finanzas � Documentos preliminares. En SAP Business One, siempre se utiliza un documento preliminar para un lote de transacciones. En otros sistemas, a veces se utiliza un documento preliminar para un solo asiento de diario.

Actualización de registros En la categoría de actualización de registros se incluyen numerosas tareas, como la anulación de transacciones y la edición de cuentas de mayor. En esta sección se tratan estos temas de actualización.

Anulación de transacciones Si tiene que anular una transacción que se ha contabilizado en el libro mayor mediante la ventana Asientos o la ventana Documentos preliminares, SAP Business One proporciona tres opciones: D

Vaya a Menú principal � Finanzas � Asiento cree un asiento de diario de corrección.

D

Ejecute Informe de documento preliminar, abra el asiento de diario correspondiente y, a continuación, haga clic en Cancelar.

D

Ejecute Informe de documento preliminar, abra el asiento de diario correspondiente y marque la casilla de Eliminar documento preliminar (ver Figura 3-7).


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Figura 3-7: Anulación automáticamente de asientos de diario manuales

Edición de cuentas de mayor En el transcurso normal de las operaciones empresariales resulta habitual tener que ajustar el plan de cuentas de vez en cuando. Mediante la ventana Tratar plan de cuentas, puede realizar cambios en el plan de cuentas, crear nuevas cuentas, reorganizar las agrupaciones, así como cambiar y editar las cuentas existentes.


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Para mostrar la ventana Editar plan de cuentas , vaya a Menú principal � Finanzas � Tratar plan de cuentas.

La creación de códigos para un conjunto de cuentas recién creadas es una tarea habitual al añadir cuentas nuevas. El generador de códigos de cuenta es una herramienta que permite asignar códigos a los segmentos de cuenta recién creadas con sólo hacer clic en un botón. Además, puede insertar una nueva cuenta de mayor en diferentes grupos de cuentas (por ejemplo, departamentos) simultáneamente. Para acceder al generador de códigos de cuenta, seleccione a Menú principal � Finanzas � Generador de código cuenta.

Revisión de cambios en datos: Seguimiento de auditoría Cuando se tiene que efectuar un cambio en un documento, registro de datos maestros o elemento de configuración, se crea un seguimiento de auditoría. Para ver estos cambios, seleccione Herramientas � Log de modificaciones en la barra de menú de SAP Business One para mostrar la ventana Log de

modificaciones que enumera los cambios, incluido usuario, fecha y hora, que se han realizado a este documento concreto o registro de datos maestros. A continuación, puede hacer clic en una entrada para ver el cambio que se ha realizado. Si hay varios cambios, mantenga pulsada la tecla Ctrl, haga clic en dos o más líneas y, a continuación, haga clic en Mostrar diferencias en la parte inferior de la ventana de Log de modificaciones para ver lo que ha cambiado en las iteraciones del documento.


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Procedimientos de cierre La mayor parte del trabajo de contabilidad financiera se produce al final de cada período y al final del ejercicio cuando se examinan las transacciones y se efectúan correcciones o ajustes. SAP Business One admite dichas actividades de varias formas.

Lista de verificación de cierre del período Las actividades de cierre tienen lugar al final del mes o del trimestre, o ambos, según el modo en que funcionen sus procesos de contabilidad financiera. En cualquier caso, la lista de verificación al final del período es muy parecida.

O

Asegurarse de que todas las transacciones del período se han contabilizado correctamente, incluidos los ajustes y las periodificaciones.

O O

Imprimir un balance provisional (un balance de cada cuenta y un estado actual). Imprimir informes de antigüedad de deudas del proveedor y de antigüedad de créditos del cliente para cuadrar las cuentas de deudores con el libro mayor.

O O O

Imprimir el informe de auditoría de inventario para cuadrar el inventario con el libro mayor. Imprimir los balances. Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicación fuera de sus instalaciones.

O

Cerrar o desactivar el período contable bloqu eándolo mediante la ventana de período contable.

Lista de verificación de cierre del ejercicio El cierre de fin de ejercicio es un evento importante que afecta a muchos aspectos del modo de funcionamiento de SAP Business One. Por ejemplo, en el cierre del ejercicio se ponen a cero los saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias para la cuenta de arrastre de saldo. Se resumen las cuentas de balance y se arrastran como saldo inicial en el nuevo ejercicio fiscal. Evidentemente, esta actividad ocupa tiempo. El ejercicio puede permanecer abierto hasta que se reciban todos los asientos de ajuste de los contables y otras entidades de elaboración de informes.


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A continuación se ofrece una lista de verificación de cierre del ejercicio:

O O O O O

Contabilizar las transacciones finales del período para todos los módulos. Completar los procedimientos de cierre de período. Contabilizar los asientos de ajuste finales en el libro mayor. Cerrar el último período del ejercicio fiscal. Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicación fuera de sus instalaciones.

O O O O

Imprimir un balance provisional final y detallado. Imprimir los balances. Configurar un nuevo ejercicio fiscal. Ejecutar la rutina de cierre del período para cerrar el ejercicio fiscal.

Entrada y salida de pagos En SAP Business One, a la funcionalidad y a los informes asociados al procesamiento de pagos se accede mediante el módulo bancario. En esta sección sólo se proporciona la información básica que se necesita para empezar. Para obtener información más detallada, campo por campo, vaya a la pestaña Ayuda � pestaña Contenido � Gestión de Bancos.

Entrada de pagos La entrada de pagos se puede recibir de cinco formas: efectivo, cheques, tarjetas de crédito, transferencias bancarias y letras . SAP Business One las trata todas básicamente de la misma forma: o bien se realiza un pago en una factura de deudores específica o bien se realiza un pago a un cliente en dos o más facturas de deudores.


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Creación de entrada de pagos para facturas específicas En los siguientes pasos se explica cómo crear un pago entrante en facturas específicas: 1) Vaya a la pantalla Gestión de bancos � Pagos recibidos � Pagos recibidos que se muestra

en la figura 3-9. 2) Seleccione un cliente 3) Revise la tabla Documentos para el pago que muestra todas las facturas abiertas del cliente. 4) Seleccione las facturas a las que desea aplicar un pago (pulse Ctrl y haga clic para

seleccionar varias); el importe acumula do se muestr a en el campo Importe vencido total de la parte inferior de la ventana. 5) Llene todos los detalles necesarios. 6) Seleccione el icono de medio de pago

en la barra de herra mientas de SAP Business

One para abrir la ventana Medios de pago. Seleccione la pestaña del medio de pago que desee, rellene los detalles pertinentes y haga clic en OK , con lo que volverá a la ventana Pagos recibidos. 7) Haga clic en Crear para contabilizar el documento.


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Figura 3-9: Ventana Incoming Payments

Una vez añadido el documento de entrada de pago, se realizan las siguientes acciones: D

Los asientos de diario realizan un abono en la cuenta de deudor del cliente y un adeudo en la cuenta bancaria o en la cuenta de compensación bancaria.

D

El pago se aplica a la factura.

D

Las facturas pagadas se cierran y ya no aparecen en la tabla reporte de partidas abiertas o Documentos pendientes de pago. Sus transacciones relacionadas se reconcilian internamente con las transacciones relacionadas con pagos.

Creación de entrada de pagos en cuenta Puede aceptar pagos que se reciben sin referencia a facturas, por ejemplo, una compra única de punto de venta. Para ello, active la casilla de selección Pago a cuenta de la ventana Pagos recibidos rellene la información necesaria. Después de haber contabilizado el documento de entrada de pago, se crea el asiento de diario adecuado. Para obtener más información sobre la gestión de entrada de pagos con SAP Business One, vaya a los ficheros enlazados en Ayuda � pestaña Contenido � Gestión de bancos �Pagos Recibidos. Manual de usuario SAP Business One

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Salida de pagos Al igual que sucede en la entrada de pagos, en términos generales hay cuatro formas de enviar la salida de pagos: efectivo, cheques, tarjetas de crédito, letra y transferencias bancarias. Puede realizar las actividades siguientes: D

Crear salida de pagos para socios de negocios y cuentas mediante distintos medios de pago.

D

Imprimir y anular cheques para un pago con distintas finalidades, incluidas las bonificaciones de empleado.

D

Crear, realizar el seguimiento y procesar borradores de documentos de salida de pagos y borradores de cheques para pagar.

D

Generar un Registro de cheques.

Para obtener más información sobre la gestión de salida de pagos con SAP Business One, vaya a los ficheros enlazados en Ayuda � pestaña Contenido � Gestión de bancos �Pagos Efectuados.

Asistente de pagos SAP Business One proporciona un asistente de pagos que permite crear entrada y salida de pagos por lotes para cheques y transferencias bancarias. Los pagos se crean según sus criterios de selección y vías de pago. Para utilizar el asistente de pagos se necesitan los siguientes pasos para preparar correctamente los datos maestros relevantes: 8) Cree una vía de pago en Gestión � Definiciones � Bancos � Métodos de pago. 9) Asigne la vía de pago al socio de negocio en la pestaña Sistema de Pagos de la ventana

Datos maestros de Socios de negocio. 10) Seleccione los métodos de ejecución de pago que desee incluir en el asistente de pagos en

Gestión de bancos � Asistente de pago. A continuación, el asistente de pagos le guía por el proceso de creación de pagos para que decida a quién desea pagar, cuánto y cuándo. Para acceder al asistente de pagos, vaya Gestión de bancos � Asistente de pago.


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Impresión de cheques La impresión de cheques es un proceso de pago importante para la mayoría de las empresas. Parte del proceso de impresión de cheques supone asegurarse de que se designa la impresora correcta para la impresión de cheques y de que los formularios de cheques están cargados y preparados. Una vez configurada correctamente, la impresión de cheques requiere marcar la vía de pago como cheque para todas las facturas u otras salidas de pagos. A continuación, al efectuar una ejecución de cheques, todos los pagos marcados se imprimen como cheques para su envío.

Contabilidad de costes La contabilidad de costes se utiliza para realizar el seguimiento de varios centros de costes y beneficios de una empresa. Con la contabilidad de costes se puede realizar el seguimiento de departamentos, divisiones o distintas ubicaciones geográficas como si fueran entidades independientes. Puede determinar cuánto gasto o ingreso se genera para diferentes finalidades empresariales. En Europa y en otras partes del mundo, los planes de cuentas segmentados no se consideran prácticas contables generalmente aceptadas; la contabilidad de costes es el método predominante que se utiliza. Mediante la funcionalidad de contabilidad de costes de SAP Business One, puede establecer centros de beneficio para prácticamente cualquier finalidad en Menú principal � Finanzas � Contabilidad de costos � Centros de costo.


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Definición de Centro de costo. Un centro de beneficio o Profit center es una unidad de

empresa o división que desempeña una determinada función empresarial. Por ejemplo, una unidad de empresa específica podría encargarse de la fabricación de un producto o de prestar un servicio. Se puede utilizar la función de centro de beneficio para definir los centros de beneficio que existen en la empresa. No obstante, la segmentación de cuentas suele servir para la misma finalidad y permite analizar beneficios y gastos por unidad empresarial de forma muy parecida.

Para utilizar la contabilidad de costes, se definen varios centros de costes o departamentos en la empresa como centros de beneficio. A continuación, se asignan cuentas de ingresos y gastos a los centros de beneficio de modo que los datos relevantes para un centro de beneficio se puedan actualizar automáticamente para todas las transacciones introducidas en la aplicación. Los costes se imputan a centros de beneficio mediante la información que se ha definido en una regla de distribución (se describe en la sección siguiente). Esto significa que cualquier coste se imputa a los centros de beneficio según una regla de distribución específica. Si decide que el modo en que los costes se imputan ya no refleja la forma en que trabaja su empresa, basta con que cambie simplemente la regla de distribución según sea necesario. La contabilidad de costes se puede utilizar para realizar el seguimiento y la imputación de gastos o ingresos compartidos. En todas las empresas siempre hay gastos y, en ocasiones, incluso ingresos que no se pueden asignar a una actividad empresarial específica. Se incluyen los costes de administración, publicidad y financiación. Estos costes indirectos (e ingresos indirectos) se reparten entre varias actividades empresariales mediante reglas de distribución.

¿Cómo se utilizan las reglas de distribución? Las reglas de distribución se utilizan para imputar costes e ingresos directos e indirectos a uno o varios centros de beneficio. Por lo tanto, cada regla de distribución contiene información relativa a la parte de los costes o ingresos que se pueden imputar a cada centro de beneficio individual. Para distribuir los costes indirectos derivados del alquiler, por ejemplo, se puede especificar qué parte del espacio total alquilado utiliza un determinado centro de beneficio. También puede realizar la imputación mediante la especificación del número de empleados que pertenecen a un centro de beneficio como porcentaje de los efectivos totales de la empresa. Puede utilizar una regla de distribución para varios elementos de coste. Por ejemplo, si una tienda ocupa 135 m2 del espacio total alquilado de 2, mientras que otra sólo ocupa 2, los gastos del alquiler y


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de los servicios de limpieza profesional se distribuirán proporcionalmente entre las dos tiendas según esta información. Para ello, se asignan reglas de distribución a las cuentas de gastos y de ingresos adecuadas. Para acceder a la función de reglas de distribución contables de costes, vaya a Menú principal � Finanzas � Contabilidad de costos � Normas de reparto.

Presupuestación Las funciones de presupuestación se utilizan en SAP Business One para realizar un seguimiento de los gastos e ingresos corporativos. SAP Business One tiene una función de gravamen que permite bloquear transacciones adicionales si se excede el presupuesto. SAP Business One puede calcular importes de presupuestación automáticamente según una serie de reglas de distribución que especifique. Por ejemplo, puede copiar los importes de presupuesto del año anterior y marcarlos con un porcentaje si espera que los ingresos y gastos vayan a aumentar. El marcado se puede distribuir a partes iguales en todas las cuentas o incrementalmente. SAP Business One puede automatizar el proceso, pero el contable debe ayudar a decidir las reglas de distribución que se utilizarán. En el transcurso del trabajo rutinario, SAP Business One comprueba el debe de las cuentas para las que se ha definido un importe de presupuesto y, si se excede el presupuesto, emite una advertencia o bloquea la acción, según el método elegido. Para comenzar el proceso de definir un presupuesto, defina las opciones necesarias en Gestión � Finanzas � Definición del presupuesto � Presupuesto. Para todas las demás funciones de

presupuestos, vaya a Gestión � Finanzas � Definición del presupuesto

Escenarios de presupuestos Los escenarios de presupuestos se utilizan para la planificación, así como para el seguimiento y los informes de presupuestos. Le ayudan a analizar la posición financiera de su empresa (o división o departamento) en determinadas condiciones. SAP Business One permite definir estas condiciones y determinar el período contable durante el que se aplican. Siempre que configure una nueva empresa, se crea automáticamente un escenario denominado “presupuesto principal”. Puede utilizar este escenario como base de otros, pero no puede editar ni borrar el escenario de presupuesto principal. Es importante tener presente que SAP Business One realiza todas las operaciones de presupuestación Manual de usuario SAP Business One

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por meses y años naturales. Para configurar los escenarios de presupuestos, vaya a Menú Principal � Finanzas � Presupuesto � Escenarios de Presupuesto.

Métodos de distribución del presupuesto Por defecto, cada empresa de SAP Business One tiene tres métodos comunes de distribución del presupuesto. D

Igual: este método distribuye el importe del presupuesto a partes iguales entre los meses del año.

D

Orden ascendente: este método distribuye el importe del presupuesto en orden ascendente y se utiliza cuando se aumentan los gastos del presupuesto a lo largo del año. Por ejemplo, en enero sólo utiliza una pequeña parte del presupuesto, en febrero se aumentan los gastos y así sucesivamente.

D

Orden descendente: este método distribuye el importe del presupuesto en orden descendente y se puede utilizar cuando se r educen los gastos del presupuesto a lo largo del año. Por ejemplo, en enero utiliza la mayor parte del presupuesto, en febrero utiliza un poco menos y así sucesivamente.

Puede utilizar estos métodos o definir un nuevo método de distribución del presupuesto para los escenarios de presupuestos que cree en Menú Principal � Finanzas � Presupuesto � Métodos de distribución de presupuesto.


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Figura 3-10: Configuración de escenarios de presupuestos


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Consultas e informes SAP Business One ofrece un conjunto exhaustivo de informes financieros y de control estándar. Elija Menú Principal � Finanzas � Informes financieros para acceder a informes estándar como los de la tabla siguiente. Además de estos informes estándar, SAP Business One permite diseñar reportes personalizados con herramientas como Crystal Reports.

Informe

Cómo llegar

Lo que muestra

Finanzas �

Todos los deudores con vencimiento actual y pasado, normalmente por varios períodos; antigüedad de créditos totales así como detalles de cada cliente. Desde este informe se puede acceder a los balances de cliente e imprimirlos. Lo que se debe a cada proveedor y cuánto es actual y vencido (del mismo modo que el informe de antigüedad de créditos del cliente). Resumen de la posición financiera de una empresa: valor de los activos de una empresa, total de pasivos y capital del propietario. Detalles de cada cuenta: saldo inicial de un determinado período, debe y haber, y saldo final; se utiliza para cuadrar los saldos de cuenta entre sí y con las fuentes de información externas.

Antiguedad Antigüedad de créditos del cliente Antigüedad de deudas del proveedor Balance

Finanzas �

Antiguedad Financiero Financiero

Balance provisional Cuenta de pérdidas y ganancias Flujo de caja

Financiero Financiero

Informe Diario de operaciones

Finanzas

Diario de documentos

Finanzas

Auditoría de inventario

Ingresos de la empresa. Previsión de flujo de caja (el balance del flujo de caja está disponible mediante XL Reporter (consulte el capítulo 9)). Todos los asientos de diario detallados que se han creado manual o automáticamente.

Asientos de diario contabilizados por número de asiento de diario, con desglose de las transacciones relacionadas para obtener más detalles. Menu principal Lista de todos los artículos del inventario, junto con detalles de todas las transacciones contabilizadas � Inventarios � que están relacionadas con el artículo y el coste de las cantidades disponibles restantes; los contables y Informes de inventarios los auditores lo utilizan para cuadrar las transacciones de inventario con su libro mayor.


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Registro de cheques

Menu principal Lista de todos los cheques, incluidos detalles completos, como código de cuenta, ID de � proveedor, importe de pago, status, si se ha Gestión de impreso y por quién. bancos � Pagos efectuados


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Introducción y gestión de datos maestros Contenido del capítulo O Cómo se utilizan los datos maestros en SAP Business One O Proceso de creación y gestión de datos O Configuración de valores predefinidos y propuestos para datos maestros

O Creación de datos maestros de socio de negocio O Creación de datos maestros de artículo Para obtener el máximo rendimiento de la aplicación SAP® Business One es esencial utilizar los datos maestros con habilidad. Los datos que describen a los interlocutores comerciales, como clientes, proveedores y clientes potenciales son datos maestros. Las descripciones de los artículos del inventario o fabricados por la empresa son datos maestros. Cuando se crea un nuevo documento, como un pedido, una factura, una oferta a cliente o una entrada de mercancías, los datos maestros proporcionan mucha de la información necesaria. Los datos maestros también permiten realizar el seguimiento de valores y opciones predefinidos que utilizan los asistentes automatizados para el procesamiento de pagos, actividades de reclamación y planificación de necesidades de material (MRP). Las cuentas por defecto asignadas a los proveedores y clientes son datos maestros. El resto de la información que describe lo que sucede para una transacción específica se denomina datos de transacción. La configuración y gestión correctas de los datos maestros permiten que todos utilicen SAP Business One con la máxima eficacia. Si los datos maestros se configuran de forma precisa, la creación de un documento, como un pedido, resulta mucho más fácil. Sólo hay que confirmar que la información propuesta es correcta. No obstante, si los datos maestros no son precisos, los procesos empresariales pueden bloquearse mientras los usuarios tratan de averiguar cómo introducir la información correcta. En este capítulo se Manual de usuario SAP Business One

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Introducción y gestión de datos maestros

ofrece una guía para ayudarle a comprender, configurar y utilizar los datos maestros correctamente de modo que se obtenga el máximo beneficio de SAP Business One.

Cómo se utilizan los datos maestros en SAP Business One Si la empresa fuera como una partida de ajedrez, los datos maestros serían una descripción de cada una de las piezas. En vez de reyes, reinas y torres, habría clientes, proveedores, clientes potenciales y artículos. Los datos de transacción describen los movimientos específicos que ha efectuado una pieza. En vez de “torre mueve a casilla a3”, habría una tarea como “crear pedido para proveedor x”. Los documentos como los pedidos contienen datos que describen un conjunto de movimientos en los que pueden intervenir varios registros de datos maestros para varias piezas de ajedrez. Por ejemplo, un pedido puede incluir datos maestros que describan varios artículos, la dirección de envío del almacén correcto, la vía de pago preferida y el nombre del contacto en el proveedor que vende los artículos. Todos estos datos maestros, y muchos más, se incorporan a un pedido. El motivo por el que los datos maestros son tan importantes en SAP Business One se debe a que prácticamente todos los documentos se crean a partir de uno o varios registros de datos maestros. Lo que sucede es el que el jugador de la partida de ajedrez de SAP Business One le indica a la aplicación: “Crea un pedido para este proveedor” y la aplicación toma la información de proveedor del registro de datos maestros y la copia en el pedido recién creado. Si los datos que se copian son correctos, el pedido también lo será. Si no lo son, el pedido se tendrá que corregir en algún momento. Asegurarse de que los datos maestros son correctos facilita el trabajo en SAP Business One.

Diferentes tipos de registros de datos maestros En SAP Business One, las piezas del tablero se dividen en dos categorías: Socios de negocio y artículos. La categoría de socios de negocio incluye: D

Datos de clientes potenciales - Leads: describen personas y organizaciones en la previsión de ventas: sus clientes potenciales. Los registros de datos maestros de clientes potenciales se utilizan como la base de ventas y marketing. Cuando se realiza la primera venta a un cliente potencial, se cambia el tipo de socio de negocio a cliente, con lo que el cliente potencial se convierte en cliente.


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Introducción y gestión de datos maestros D

Datos de cliente: describen las personas y organizaciones a las que su empresa vende productos y servicios. Los registros de datos maestros de clientes se utilizan como la base para los documentos relacionados con el procesamiento y el cumplimiento de pedidos para clientes y para el asistente de clientes con reclamaciones.

D

Datos de proveedores: describen las personas y organizaciones a las que su empresa compra productos y servicios. Los registros de datos maestros de proveedores se utilizan para crear documentos relacionados con compras y la aceptación de entrega de mercancías y servicios, así como para el procesamiento de pagos a proveedores.

Como hay muchas similitudes entre los datos de cada uno de estos tipos de registros de datos maestros, SAP Business One utiliza ventanas con una estructura común (consulte la figura 4-1) para cada tipo de registro.

Figura 4-1: Ventana Datos Maestros Socio de negocio

Las distintas áreas de esta ventana se tratan en más detalle en las secciones siguientes.


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Los registros de datos maestros se utilizan para crear ofertas de ventas, pedidos, listas de materiales y documentos que se emplean para la entrada y salida de mercancías en la empresa. En la figura 4-2 se muestra la estructura de la ventana Dato maestro del articulo.

Figura 4-2: Ventana Dato Maestro de articulo

Los datos de artículo incluyen el modo en que el artículo se puede comprar o vender, el precio del artículo, el nivel de inventario y cómo se prevé y planifica la compra del artículo. Los datos maestros de artículo admiten un proceso bidireccional. Algunos artículos del inventario los vende su empresa. Otros artículos los compra la empresa. Algunos artículos pueden ser activos fijos de los que se realiza el seguimiento para fines contables. Recordatorio de borrado de registro de datos maestros . A todos los datos maestros se les

aplica una regla importante. Si un registro de datos maestros interviene en una transacción contable o de inventario (como un pedido, pedido de cliente, etc.), no se puede borrar.


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Valores predefinidos y propuestos Un tipo de datos utilizado en socios de negocios y artículos son los datos asignados a las listas desplegables y que se muestran en cada ventana por defecto como la primera opción para rellenar determinados campos. A los datos que se asignan a las listas desplegables los denominamos “valores predefinidos”. Por ejemplo, cuando se muestra una lista de países, ¿de dónde procede dicha lista? ¿Y la lista de proveedores, clientes o artículos? ¿O qué sucede con las distintas condiciones de pago? Todos estos datos describen varios valores que se utilizan una y otra vez en los registros de datos maestros y que son fundamentales para la elaboración de informes y para potenciar la automatización que llevan a cabo los distintos asistentes; por ejemplo, el asistente de pagos utiliza la información de condiciones de pago. Los datos propuestos también tienen una importancia fundamental. Cuando se crea un nuevo registro maestro, SAP Business One utiliza las opciones de los datos propuestos para determinar los datos con los que comienza el registro. ¿Cuál es la vía de pago más habitual? Ésta debe ser la vía de pago propuesta. ¿Desde qué almacén se envía la mayoría de productos? Probablemente debería ser el almacén propuesto. Etc.

Datos maestros y documentos Una de las funciones más útiles de SAP Business One es la capacidad de crear documentos como facturas, pedidos y otros mediante registros de datos maestros como punto de partida. Al crear un documento nuevo, tiene que especificar los registros maestros que serán la base y, a continuación, se copiarán los campos adecuados en el documento. Esta función contribuye a reducir los errores de entrada de datos y acelera la creación de nuevos documentos. La mayoría de los documentos de SAP Business One se pueden crear a partir de uno o varios registros de datos maestros. Esto es posible porque se puede crear un documento inicial a partir de un tipo de registro de datos maestros pero completado con la adición de otros. Por ejemplo, supongamos que se crea un pedido para un artículo. La información de proveedor se incluye en dicho pedido y también se pueden incluir otros artículos. Este sistema se trata más adelante en este capítulo y con más detalle en el capítulo 10, en el que se describe cómo copiar de uno o varios documentos para crear el siguiente documento en el flujo de procesos.


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Datos maestros y determinación de cuentas de mayor Uno de los aspectos más importantes de los datos maestros de clientes y proveedores es la determinación de cuentas de control que aparece en la pestaña Finanzas. El tema completo de la determinación de cuentas surge porque SAP Business One crea automáticamente asientos de diario contables cuando se reciben varios documentos, como, por ejemplo, facturas. Cuando se recibe y contabiliza una factura de acreedores, por ejemplo, SAP Business One crea un asiento de diario contable que indica un aumento en acreedores. La pregunta que contesta la determinación de cuentas es: ¿en qué cuenta se debe contabilizar dicho asiento de diario? La pestaña Finanzas de datos maestros permite establecer la cuenta que recibe los asientos de diario creados automáticamente. Normalmente, todos los asientos generados de forma automática se contabilizan en una cuenta de control que es una cuenta que agrupa los asientos de diario de todas las fuentes. Los clientes tienen una cuenta de control de deudores, los proveedores tienen una cuenta de control de acreedores. Una determinación de cuentas de mayor correcta es una cuestión muy importante y se menciona con tanta frecuencia en este libro porque puede crear una gran confusión si no se realiza correctamente. Centenares de asientos de diario incorrectos que se han generado automáticamente se tienen que anular y volver a contabilizar correctamente, y gran parte de ese trabajo se tiene que hacer manualmente. La cuestión principal de este capítulo es que las opciones de cuenta de mayor son muy importantes y se deben configurar correctamente.

Cómo se utilizan los datos maestros en los informes Los datos maestros desempeñan un rol fundamental al permitir que los informes de SAP Business One se creen según sus necesidades. El campo Grupo del registro de datos maestros de socios de negocio y los campos Grupo de artículos registro de datos maestros de artículo permiten que los registros de datos maestros se clasifiquen de formas que le ayuden a realizar el seguimiento de su empresa y a elaborar informes. Los registros de datos maestros de socio de negocio y de artículo también tienen un conjunto de propiedades de propósito general, conmutadores de activación/desactivación si lo prefiere, a las que se pueden asignar valores.


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Los mecanismos de informes en SAP Business One pueden utilizar estas clasificaciones para seleccionar y agregar datos para ayudarle a proporcionar el nivel de detalle adecuado. Si desea elaborar un informe sobre la evolución de los artículos introducidos en un año específico, cree una propiedad de artículo. Si desea separar los minoristas de los mayoristas en los informes, cree una propiedad de socio de negocio. Debe tener en cuenta los tipos de información que desea en los informes para configurar los datos maestros de un modo más eficaz.

Proceso de creación y gestión de datos Tal como se muestra en la figura 4-3, existen dos fases amplias en la creación de datos maestros: configuración de los datos maestros y, a continuación, utilizarlos para el funcionamiento de la empresa.


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Figura 4-3: Visión general del proceso de datos maestros

La configuración de los datos maestros es una parte fundamental de la implementación. Esta fase supone crear valores predefinidos y propuestos, asegurarse de que las cuentas de control se determinan correctamente e importar datos.


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Consejo para la importación de datos . SAP Business One permite importar datos

automáticamente mediante una herramienta denominada DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos, que funciona en los datos de todas las áreas empresariales centrales, como contabilidad, ventas, compras y logística. La herramienta de DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos transfiere datos maestros, como registros de socios de negocio y artículos, así como datos de transacción de los pedidos de cliente y facturas reales, dado que tanto los datos maestros como los datos de transacción deben estar disponibles en la aplicación SAP Business One.

La creación de registros de datos maestros forma parte del trabajo diario del usuario de SAP Business One. Aunque SAP Business One hace todo lo que puede para garantizar que los datos maestros se crean correctamente, los errores son inevitables y una revisión de control de calidad periódica forma parte de cualquier proceso de gestión de datos maestros sólido. A medida que cambian las necesidades empresariales, es posible que también deban ajustarse los valores predefinidos y propuestos (por ejemplo, si hay una reorganización de la empresa). En las secciones siguientes se resume el modo en que se lleva a cabo cada una de las tareas que intervienen en la gestión de datos maestros.

Configuración de valores predefinidos y propuestos para datos maestros En una situación ideal, cuando un usuario crea un nuevo registro de datos maestros o un documento que obtiene datos de un registro de datos maestros, el ajuste de los datos es un proceso simple de un rápido repaso y la modificación de unos pocos elementos de datos si es necesario, preferiblemente mediante listas desplegables y otros métodos a prueba de errores. El razonamiento para crear este tipo de datos maestros es ayudar a SAP Business One para que se produzca esta situación ideal con la máxima frecuencia posible. Los valores predefinidos aparecen en las listas desplegables para países, grupos de clientes y condiciones de pago. Los datos propuestos son los datos que se asignan a los campos como primera opción. Cada una de estas opciones proporciona valores propuestos que se utilizan cuando se crean los registros de datos maestros y controla los distintos comportamientos en los documentos que utilizan


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datos maestros. Por ejemplo, en la pesta ña Inventario de la ventana Inicialización del sistema, puede seleccionar una casilla de selección para indicar que se debe añadir un determinado artículo automáticamente a cada almacén. Tenga en cuenta que cualquier cambio que envíe a los valores propuestos ya definidos no influye en el registro de datos maestros existente. El cambio se aplica a los registros de datos maestros que se creen después de enviar el cambio. No existe una fórmula mágica para que los valores predefinidos y los datos propuestos sean correctos. Los valores correctos para cada tipo de datos varían de una empresa a otra y de un sector a otro. La configuración de valores predefinidos y propuestos se lleva a cabo en cuatro partes del módulo de administración de SAP Business One: D

Gestión � Inicialización del sistema � Parametrizaciones generales � pestaña SN Valores propuestos y opciones como límites de crédito y compromiso, comisiones, condiciones de pago, vías de pago, condiciones de reclamaciones y procedimientos de aprobación para registros maestros de socio de negocio, tal como se muestra en la figura 4-4.

D

Gestión � Inicialización del sistema � Parametrizaciones generales � pestaña Inventarios � pestaña secundaria Items ,

Valores propuestos y opciones como

método de gestión de inventario, asignación de número de serie y parámetros de planificación. D

Gestión � Definiciones � Socios de negocio Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como países, grupos de clientes y proveedores, propiedades personalizadas y formatos de dirección.

D

Gestión � Definiciones � Inventarios Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como grupos de artículos, propiedades de artículo, almacenes, unidades de medida, grupos de aduanas y tipos de envío.

Al trabajar con datos maestros de socios de negocio y artículo, resulta útil saber los campos que son obligatorios, en concreto si se importan datos maestros de otra aplicación. En el apéndice B se


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proporcionan listas de verificación para la configuración de datos maestros de socios de negocio y artículo.

Figura 4-4: Opciones generales para interlocutores comerciales

Creación de datos maestros de socios de negocio Con todos los valores predefinidos y propuestos aplicados se pueden crear registros de datos maestros rápida y eficazmente. Tal como hemos señalado anteriormente en la visión general del proceso de configuración de datos maestros, es probable que muchos datos se importen de fuentes existentes y se adapten. Pero después de que se realice esta operación, muchos usuarios añadirán nuevos registros maestros de socios de negocio durante el transcurso de las actividades empresariales para efectuar un seguimiento de los nuevos clientes y proveedores. Nos ocuparemos de este aspecto en esta sección. Nos centraremos en: D

Los datos que se encuentran en cada tipo de registro.

D

Los datos que se utilizan en otras partes de SAP Business One.


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Después de tratar los socios de negocio, haremos lo mismo con los datos maestros de artículo en la sección siguiente.

Ventana de datos maestros de socio de negocio Los registros de datos maestros de cliente, cliente potencial y proveedor comparten una estructura común. En la figura 4-1 se ha mostrado la información de cabecera y la pestaña General. En la figura 4-5 se muestra el registro de datos maestros de cliente con la pestaña Finanzas seleccionada. Tenga en cuenta que en la explicación siguiente utilizamos el término “Socios de negocio ” para describir las opciones de datos maestros de proveedor y de cliente.

Figura 4-5: Ventana Datos maestros de socios de negocio, pestaña Finanzas

Cada una de las pestañas del registro de datos maestros tiene la misma información de cabecera y un pie de página que consta de una fila de botones en la parte inferior. Al utilizar la ayuda online en cualquiera de estas pestañas, puede obtener una descripción de cada campo. A continuación se ofrece una visión general de los aspectos clave de la cabecera y de las pestañas del registro maestro de socios de negocios.


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La cabecera Datos maestros de socio de negocio está dividida en dos grupos de campos. La parte izquierda muestra información esencial sobre la empresa. En la parte derecha hay varios campos que resumen la actividad financiera relacionada con el cliente. A continuación se ofrecen algunos aspectos: D

Cada socio de negocio tiene un ID único asignado por el usuario. Si un socio de negocio es cliente y proveedor, debe crear dos registros de datos maestros de socio de negocio: uno de tipo cliente y otro de tipo proveedor.

D

En el campo nombre extranjero se muestra el nombre de la empresa en su idioma nativo.

D

En Grupo se especifica la categoría definida por el usuario a la que corresponde el cliente. Se realiza la selección en una lista desplegable de grupos definidos en los valores predefinidos que se han mencionado anteriormente. Los grupos se pueden utilizar para la elaboración de informes y para dividir los clientes para otros tipos de procesamiento.

D

La opción Moneda es muy importante, porque determina la divisa que se utilizará para los documentos creados para este cliente.

D

Las flechas de navegación naranja situadas junto a los campos de la parte derecha de la cabecera permiten efectuar un desglose para ver el detalle de los documentos que componen los números de resumen.

D

Los iconos de gráfico de la parte derecha de la cabecera permiten mostrar gráficos que resumen la actividad del cliente.

La pestaña General, que se muestra en la figura 4-1, proporciona un resumen de varios aspectos importantes de un cliente, así como información clave sobre cómo trabaja la empresa con el cliente. La información va desde información de contacto, como números de teléfono y direcciones de correo electrónico, hasta métodos de envío preferidos pasando por información sobre el vendedor de su personal que ocupa de la cuenta. En la pestaña General, los socio de negocio, clientes o proveedores, se pueden asignar a terr itorios y también se pueden marcar como activos o bloqueados. (Tenga en cuenta que todos los socios de negocios se consideran activos, aunque no estén marcados explícitamente como activos.) En la pestaña Personas de contacto puede realizar el seguimiento de los detalles de contacto de las personas asociadas al socio de negocio y sus detalles de contacto. Uno de estos contactos se Manual de usuario SAP Business One

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puede establecer como el propuesto, lo que significa que aparece un nombre cuando se muestra la información de la empresa (por ejemplo, en la pestaña General del registro maestro de cliente). En la pestaña Direcciones se realiza un seguimiento de varias direcciones de facturación y de envío para cada cliente y permite que cada tipo de dirección se establezca como el propuesto. La dirección de envío se utiliza en la pestaña Logística del pedido de cliente. La pestaña Condiciones de pago permite definir todos los parámetros relacionados con el cálculo de la fecha de vencimiento de las facturas y cómo y cuándo se deben realizar los pagos (por ejemplo, cuatro pagos fraccionados, el primero vence 30 días después de crear la factura y las vacaciones no se consideran días laborables para el cálculo de la fecha de pago). La pestaña Método de pago especifica el conjunto de parámetros que son necesarios para un uso eficaz del asistente de pagos. La pestaña Finanzas , mostrada en la figura 4-5, muestra las opciones de cuenta de control que se han efectuado como parte del proceso importante y fundamental de determinación de cuentas de mayor. Otros campos controlan las reclamaciones y permiten asignar un cliente a un grupo que se consolidará para la facturación. La pestaña Propiedades permite establecer cualquiera de las 64 propiedades personalizadas asociadas a cada registro maestro. La definición del significado de estas propiedades forma parte del trabajo de configuración de valores predefinidos. Las propiedades se pueden utilizar en informes o para controlar otros comportamientos de SAP Business One. Los botones de la parte inferior del registro de cliente mostrado en la figura 4-5 permiten cambios que se aceptarán o descartarán (OK o Cancel) o permiten la consulta de las listas de actividades relacionadas con el cliente (Llamadas de servicio y Actividades relacionadas). El botón Actividad permite registrar una nueva actividad, como los resultados de una llamada de ventas o una cita.

Datos maestros del cliente potencial Al identificar un cliente potencial, se puede crear un registro de datos maestros de cliente potencial mediante la ventana Datos Maestros de Socios de Negocio. De este modo es posible documentar y efectuar un seguimiento de las actividades de preventa con este cliente potencial. Puede crear los siguientes documentos para los datos maestros del cliente potencial: oferta de ventas, pedido de cliente, oportunidad de venta y actividad. Cuando el cliente potencial da el siguiente paso y compra un producto o un servicio, se convierte en cliente. En este caso, todo lo que hay que hacer es cambiar el tipo de registro maestro de socio de Manual de usuario SAP Business One

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negocio de cliente potencial a cliente. Toda la información que ha añadido al registro de datos maestros del cliente potencial se guarda, así como los documentos creados para este cliente potencial. Por ejemplo, si ha creado un pedido de cliente para un cliente potencial, después de que se convierta en cliente y compre los artículos de dicho pedido, puede utilizarlo como base para crear un documento de entrega y, posteriormente, una factura.

Creación de datos maestros de artículo Aunque el contenido de los datos maestros de artículo es completamente distinto del de los datos de socio de negocio, ambos se configuran de forma sólida pero versátil. Por ejemplo, el maestro de artículos realiza un seguimiento de los artículos que la empresa ha vendido, comprado e inventariado. Con frecuencia se compran, se almacenan y venden los mismos artículos. La información es la misma, sólo que se utiliza de forma distinta. Los datos maestros de artículo están en el núcleo de prácticamente todos los procesos de SAP Business One. Se utilizan en casi todos los módulos, incluidos los de ventas, compras, producción, MRP, inventario y servicio.

Figura 4-6: Ventana datos maestros de articulos, pestaña datos de inventario

En la figura 4-6 se muestra la pestaña Datos de inventario de la ventana Dato maestro de articulo, cuya estructura es similar a la ventana Datos metros de socios de negocio. En la parte superior de la ventana, una cabecera proporciona información de resumen fundamental sobre el artículo. Cada pestaña de la ventana ofrece mayor detalle de los distintos aspectos del artículo. Manual de usuario SAP Business One

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A continuación se ofrece un breve recorrido de la información de la cabecera y de cada pestaña, con una explicación de cómo los datos de cada página cambian el comportamiento de SAP Business One. La cabecera del registro de datos maestros de artículo contiene información general sobre el artículo, incluido un número ID único asignado por el usuario, una descripción (incluida una descripción en un idioma extranjero) y opciones para determinar el tipo de artículo, la clase a la que pertenece, el precio y la lista de precios aplicable. Las casillas de selección de la parte derecha indican si el artículo se mantiene en inventario y si se ofrece para venta o compra (en muchos casos se aplican ambas situaciones). La pestaña General de la ventana Dato Maestro de articulo tiene una combinación de información sobre el fabricante del artículo, identificadores adicionales, métodos de envío y método de emisión. En la pestaña Datos de compra se indica el proveedor que vende el artículo, cómo identificarlo en un catálogo, las unidades de medida empleadas para el artículo para compra y el tamaño real del artículo. Para los artículos con un historial de compras, puede hacer clic en el icono de gráfico de la parte inferior izquierda de la pestaña para mostrar un análisis de compra gráfico. La pestaña Datos de compra contiene campos similares a los de la pestaña Datos de compra sobre unidades de medida, embalaje y otros parámetros que determinan cómo se manipula el artículo. También ofrece una vista gráfica de los datos de venta del artículo cuando se hace clic en el icono de gráfico en la parte inferior izquierda de la pestaña. En la pestaña Datos de inventario, que se muestra en la figura 4-6, se realiza un seguimiento de las cantidades en almacén y se establecen los parámetros de inventario y gestión, como los siguientes: D

Método de valoración, niveles de inventario mínimo y máximo, y almacén propuesto.

D

Indicación de si las cantidades de artículo se gestionan en el almacén.

D

El inventario real del artículo en cada uno de los almacenes.

La pestaña Datos de planificación contiene opciones que controlan el modo en que se realiza la planificación o la producción de un artículo. Aquí se puede establecer el intervalo de pedido, pedido

múltiple y la cantidad de pedido mínima, así como el plazo requerido en días.


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Pedidos de clientes y cuentas de deudores Contenido del capítulo O Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores O Introducción O Paso a paso O Creación de un documento a partir de otro O Procesamiento de grupos de documentos O Repercusión en contabilidad y en el inventario O Lista de verificación de ventas

Hoy en día el proceso de ventas raramente es tan sencillo como vender cualquier artilugio en una tienda, en efectivo y a un cliente a la vez. Por el contrario, el proceso ha evolucionado hacia un complejo conjunto que puede incluir algunos de los siguientes procesos interrelacionados, o incluso todos: planificación de la producción, gestión de inventario y logística, gestión de pedidos, facturación y reclamaciones, así como mantener la relación con el cliente y explorar nuevas oportunidades de ventas. El proceso de ventas empieza potenciando las oportunidades de ventas (consulte el capítulo 8 para más detalles), creando ofertas de ventas, registrando pedidos de cliente y facturando a los clientes. En este capítulo se tratan los pasos importantes que deben realizarse después de cerrar un trato, como convertir una oferta en un pedido de cliente, asegurar que el pedido se entregue debidamente y comprobar que se genere la factura a tiempo para mejorar el flujo de caja.


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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores El proceso de ventas y cuentas de deudores abarca desde la presentación de una oferta de ventas de mercancías hasta la venta de las mercancías (y servicios), la entrega de las mismas o su facturación. En la Figura 5-1 se muestra este proceso y los pasos correspondientes se describen en la sección "Paso a paso". Cada paso se relaciona con un documento, por ejemplo, un pedido de cliente o una factura de deudor. SAP® Business One pasa eficazmente toda la información importante de un documento al siguiente dentro del flujo de documentos. (Observe que los pasos se pueden adaptar a sus necesidades y procesos empresariales.)

Figura 5-1: Flujo de documentos de ventas y de deudores en SAP Business One

Introducción Muchos de los documentos de ventas y de deudores llevan la misma información a lo largo de todo el proceso de ventas. Esta sección ayuda a reconocer lo que se repite en cada documento para poder centrarse únicamente en la información necesaria.


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Definiciones

El término artículo se utiliza de forma muy específica en SAP Business One. Únicamente se refiere a mercancías y materiales comprados, fabricados, vendidos y almacenados. La oferta de ventas es una propuesta que contiene el compromiso de unos precios para bienes o servicios específicos que se proporcionarían al cliente o cliente potencial si la aceptara. El pedido de cliente es el compromiso de un cliente o cliente potencial de comprar –según la cantidad y la tarifa acordada– un producto o servicio. La nota de entrega indica que se ha producido el envío de las mercancías. El documento de devolución anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una nota de entrega. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos o para corregir errores cometidos en los documentos base antes de emitir la factura de deudores. La factura de deudores es el único documento que debe crearse en el proceso de ventas. Se trata de la petición de pago, que registra los ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias. La factura de deudores más pago es el documento de facturación de deudores que se utiliza para ventas en efectivo a clientes puntuales. El abono de deudores anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una factura de deudores. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos para los que ya se ha creado una factura de deudores o para corregir errores realizados en la misma.

Estructura de documentos común Todos los documentos de ventas y de deudores de SAP Business One tienen campos similares en la parte superior e inferior de la página y tres pestañas Contenido, Logistica y Finanzas, como se muestra en la Figura 5-2. Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas. Aquí se introducen los datos de cliente y las fechas de entrega, a menos que se cree un documento a partir de otro (como se describe hacia el final de este capítulo). Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas y contienen los totales calculados de la venta, incluidos los descuentos (si hubiera), los gastos de transporte y los impuestos.


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Figura 5-2: Anatomía de un documento de ventas en SAP Business One

La pestaña Contenido incluye toda la información específica específica de los artículos o servicios solicitados. La pestaña Logística escribe el destino de los artículos y el método de envío. También incluye una dirección de facturación para enviar la factura de deudores. La mayoría de estos datos se obtienen de los datos maestros de artículos e socios de negocios ya introducidos en SAP Business One. En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los datos maestros. La pestaña Finanzas contiene información relevante de la cuenta de mayor correspondiente al pedido tomado de los datos maestros de contabilidad financiera. En el capítulo 3 se ofrece más más información sobre la determinación de cuentas de mayor y los asientos de diario automáticos desde los módulos de ventas e inventario.

Datos clave Si se garantiza que los datos clave son correctos desde el principio, se evitan problemas posteriores, posteri ores, sobre so bre todo porque SAP Business Bus iness One permite crear c rear un u n documento documen to a partir par tir de otro, como se describe descri be más má s adela nte en este capít c apítulo. ulo. Au Aunqu nquee la inform informació aciónn se rellene rellene automáticamente, es recomendable comprobar que sea correcta.


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Alerta sobre sob re la introducc intr oducción ión de datos . Únicamente los usuarios con la debida autorización

pueden introducir introducir o actualizar los datos datos maestros de los los socios soci os de d e negoci ne gocio, o, artículos u otros. Consulte el capítulo 10 para obtener más información.

Datos clave: Cliente Los datos de cliente ofrecen información sobre quién compra los productos o servicios. Antes de crear un doc documento umento de ventas, asegúrese de que se han introducido correctamente correctamente todos los datos relevantes en el registro maestro de socios de negocios del cliente. Compruebe especialmente que las direcciones de facturación y envío sean correctas. Para localizar la información existente del cliente, haga clic en el botón a la derecha del campo Client de en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab en el campo Cliente. Aparece la ventana Lista de SN (consulte la la Figura 5-3).

Figura 5-3: Especificación de un cliente en un documento de ventas


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Si está autorizado, puede introducir nueva información del cliente al crear un documento de ventas. Para ello, haga clic en el botón Nuevo en la parte inferior de la ventana Lista de Socios de Negocio y el sistema abrirá la ventana de Datos maestros de Socios de negocio.

Datos clave: Artículo Los datos de artículos identifican los productos o servicios que se venden. Para ver una lista de artículos, pulse pulse la tecla tecla Tab desde desde el campo campo Número Número de articu articulo lo en la pestañ pestañaa Cont Conteni enido do del doc docum umento ento.. Pued Puedee seleccionar de la lista o hacer clic en el botón Nuevo para introducir un artículo nuevo.

Figura 5-4: Especificación de un artículo en un documento de ventas


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Sugerencia de utilización. ¿Qué ocurre si el cliente desea pedir varios artículos? Se pueden seleccionar varios artículos en la Lista de articulos manteniendo pulsada la tecla Ctrl y

haciendo clic en todos los artículos que desee.

Se puede introducir información de clientes o artículos nueva o actualizada directamente en los campos relevantes del documento de ventas. Sin embargo, cabe recordar que esta información no actualiza el registro de datos maestros y sólo es relevante en el documento de ventas donde se introduce. Si cambia el nombre de un cliente o la descripción de un artículo directamente en el documento de ventas, pulse Ctrl + Tab para continuar cuando haya acabado. Sin embargo, si desea realizar un cambio permanente o crear un artículo o un cliente nuevo, recomendamos que cambie el registro relevante de datos maestros o cree uno nuevo. De esta forma, los datos actualizados o el artículo o cliente nuevo estarán disponibles en adelante. Mediante la función de configuración de formularios de SAP Business One, se puede cambiar el formato de cualquier fila en la pestaña Contenido de cualquier documento de ventas. Es recomendable introducir subtotales de los grupos de artículos solicitados. O también puede aportar información especial sobre la fabricación, gestión o el envío de artículos específicos. Siempre que haya realizado los cambios adecuados con la función de configuración (consulte el capítulo 6, figura 6-5), todo lo que hay que hacer es pulsar en la lista desplegable del campo Tipo y seleccionar T (de texto) o bien L (de subtotal).

Datos clave: direcciones de envío y facturación. Puesto que SAP Business One automatiza

tantos de los procesos relacionados con el proceso de ventas y cuentas de deudores, es esencial seleccionar o introducir los datos correctos de clientes y artículos al iniciar un pedido de cliente. Por ejemplo, cosas tan sencillas como las direcciones de envío y facturación del cliente, si se introducen con errores u omisiones, pueden afectar en gran medida a los procesos empresariales si los productos solicitados aparecen donde no deberían o las facturas se envían a una oficina equivocada. En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los datos maestros.

Cálculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen La barra de herramientas de SAP Business One ofrece iconos para acceder rápidamente a dos útiles cálculos: ingreso bruto y el peso y el volumen de todos los artículos de un documento de ventas.

Cálculo del ingreso bruto Manual de usuario SAP Business One

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Se puede averiguar inmediatamente cuál es la repercusión de un documento de ventas en el balance final mediante el cálculo del ingreso bruto. No hay más que hacer clic en el icono de ingreso bruto de la barra de herramientas de SAP Business One para mostrar una ventana como la de la Figura 5-5.

Figura 5-5: Cálculo del ingreso bruto en acción

La Ganancia bruta se calcula obteniendo el precio de venta ampliado (precio de venta multiplicado por la cantidad) menos el precio base ampliado (precio base multiplicado por la cantidad). % Ganancia bruta se calcula dependiendo de la configuración de la pestaña Gestión � Inicialización del sistema � Parametrizaciones de documento. En la pestaña General de la ventana Parametrizaciones de documento se puede definir el valor propuesto para el cálculo del precio base: el coste del artículo (el valor propuesto en la Figura 5-5), una lista de precios específica, el coste del artículo la última vez que se compró, etc.

Cálculo de volumen y peso La determinación del volumen y el peso de un pedido es esencial para la logística de envío y recepción de pedidos. Para calcular el volumen y el peso de todos los artículos de un documento de ventas determinado, haga clic en el icono de volumen y peso

de la barra de herramientas de SAP Business

One. La información de volumen y peso se obtiene de los datos maestros de cada artículo y


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el total se calcula automáticamente. Sin embargo, si hay artículos que no tienen esta información en sus registros de datos maestros, el total no será exacto.

Recordatorios clave: Adición de una actividad a un documento de ventas Puede resultar útil anotar información sobre el trabajo con los clientes. Por ejemplo, puede ser recomendable tomar notas sobre una llamada telefónica o una reunión con unos clientes. También puede ser útil definir un recordatorio para realizar el seguimiento y comprobar que el cliente haya recibido la mercancía y esté satisfecho. Se pueden añadir actividades a todos los documentos de ventas. Visualice el documento de ventas como ventana activa y seleccione Ir a � Actividad Nueva en la barra de menús para ver la ventana Actividad. En la ventana Actividad , se pueden especificar tipos de actividad y notas sobre la actividad. Para obtener más información, consulte el capítulo 8.

Paso a paso A continuación estudiaremos el proceso de ventas y cuentas de deudores con más detalle, paso a paso, empezando por la oferta de ventas.

Paso 1: Oferta de ventas Los clientes, antes de formalizar un pedido, generalmente desean tener una oferta de ventas para valorarla en la propia empresa. Puede introducir y trabajar con ofertas de ventas en este módulo o mediante la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook para SAP Business One, como se describe en el capítulo 8. Las ofertas de ventas se pueden crear para clientes existentes o potenciales. Para crear una oferta de ventas, seleccione Menú Principal �Ventas � Oferta de ventas. Aparece una oferta de venta en blanco. Especifique un cliente (o cliente potencial) y los artículos que desee, como se describe en las Figuras 5-3 y 5-4. Cuando esté satisfecho con los detalles de la oferta, haga clic en Crear. SAP Business One añade la oferta de ventas. Si es necesario, posteriormente se pueden realizar cambios. Como se describe en la sección anterior, se puede calcular el ingreso bruto y el peso y el volumen del artículo. No hay más que hacer clic en los iconos correspondientes de la barra de herramientas de SAP Business One. Manual de usuario SAP Business One

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¿Cómo gestiona SAP Business One la información sobre precios ? En SAP Business

One, los precios de los artículos se definen en listas de precios. Las listas de precios se asignan a los socios de negocios (cliente o proveedor). Al contabilizar la transacción de un cliente, el precio del artículo se determina según la lista de precios asignada. La primera vez que se configura SAP Business One, se introducen los datos de los socios de negocio, incluidas las condiciones de pago y las listas de precios. Esta información se revisa y modifica con el paso del tiempo. Puesto que SAP Business One es una aplicación de gestión empresarial en tiempo real, cuando se consultan los precios aplicables a un cliente, éstos siempre están actualizados. De esta manera, se tiene la flexibilidad de ofrecer precios especiales a los clientes. En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los datos maestros.

Paso 2: Pedido de cliente El pedido de cliente es un documento importante, ya que indica a todo el mundo que debe ocuparse de satisfacer ese pedido. Como tal, este documento es importante para planificar la fabricación, crear pedidos de compra y planificar recursos. Una característica exclusiva de SAP Business One es que se pueden crear pedidos de compra directamente desde los pedidos de cliente, lo que simplifica la cadena de suministro y los procesos de planificación de necesidades de material (consulte el capítulo 7 para obtener más detalles).

Creación de pedidos de cliente Los pedidos de cliente se pueden crear de cero o a partir de una oferta de ventas. En la Figura 5-6 se muestra cómo crear un pedido de cliente a partir de una oferta de ventas mediante el botón Copiar A.


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Figura 5-6: Copiar una oferta de ventas en un pedido de cliente

El botón Copiar A per mite crear el siguiente documento del pr oceso de forma casi instantánea. Consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo para obtener más información. Se puede crear un pedido de cliente seleccionando Ventas � Orden de venta. Si los datos maestros están correctamente configurados, sólo hay que introducir información en un par de campos:


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D

Campo Cliente: consulte la Figura 5-3:

D

Artículos: introduzca los artículos como se muestra en la Figura 5-4 y especifique las cantidades

Si todavía no está preparado para añadir el pedido de cliente (haciendo clic en el botón Crear), puede guardarlo como borrador (seleccionando Archivo � Grabar como preliminar). Consulte el capítulo 10 para obtener más información sobre los borradores de documentos. ¿Cómo se crea una orden permanente? Para crear una orden permanente para artículos o

servicios de entrega periódica (por ejemplo, alquileres de oficinas y equipos, contratos de servicio o entregas periódicas de mercancías necesarias para el cliente), cree un pedido de cliente con tantas líneas como sean necesarias (por ejemplo, 12 posiciones para cubrir entregas mensuales durante un año). A continuación, se puede cerrar una línea cada vez a medida que se entregan los artículos o servicios.

Los pedidos de cliente se pueden modificar (cambiar las cantidades, actualizar los precios o los descuentos, etc.) después de contabilizarlos, si se ha realizado lo siguiente: Se ha seleccionado la opción de permitir cambios en Gestión � Inicialización del sistema � Parametrizaciones de documento � pestaña Por documento � Pedido de cliente. D

D

No se han creado documentos como notas de entrega o facturas de deudores desde el pedido de cliente

Si se detiene un proceso de ventas, y el pedido de cliente todavía no se ha copiado a un documento de deudores de nivel superior, como una nota de entrega o una factura de deudores, puede cancelarse el pedido (como se muestra en la Figura 5-7). Sin embargo, si el pedido de cliente se ha copiado, en parte o totalmente, a un documento de deudores de nivel superior, no se puede cancelar el pedido de cliente; solo se puede cerrar.


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Figura 5-7: Cancelación o cierre de un pedido de cliente Alerta sobre la gestión de documentos. Al igual que el resto de documentos de SAP

Business One, los pedidos de cliente no se eliminan cuando se cancelan o cierran. Siguen pudiéndose visualizar e imprimir, pero no pueden modificarse ni copiarse a un documento de ventas de nivel superior. Además, los documentos cancelados o cerrados de SAP Business One ya no aparecen en la lista de partidas abiertas.

Repercusión de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario En SAP Business One, los pedidos de cliente afectan al inventario disponible. Esto significa que el inventario disponible para ventas se reduce de acuerdo con la cantidad del pedido. Al introducir pedidos de cliente, no se contabilizan los cambios basados en valor en el libro mayor, aunque los artículos se añaden en la cantidad comprometida en el módulo de inventario. Cuando se cancela o se cierra un pedido de artículos, se reduce la cantidad comprometida en el módulo de inventario. Las cantidades solicitadas se pueden ver en varios informes, como el de estado de inventario. Esta información es importante para optimizar los procesos de ventas y los niveles de stock.

Paso 3: Entrega Las notas de entrega indican que se han entregado las mercancías. A veces, las notas de entrega se denominan listas de embalaje.


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Creación y contabilización de notas de entrega Para crear una nota de entrega, seleccione Ventas � Entrega. Aparece una nota de entrega en blanco; seleccione un cliente y rellene los artículos que se entregan. Para contabilizar la nota de entrega, haga clic en Crear. Frecuentemente, es posible que desee crear una nota de entrega a partir de un pedido de cliente o de una oferta de ventas. Para ello, simplemente visualice el pedido de cliente o la oferta de ventas y seleccione Entrega en la lista desplegable del botón Copiar A. También se puede crear una nota de entrega de varios pedidos u ofertas; consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo para obtener más información. ¿Cómo facilita SAP Business One el proceso de picking y embalaje ? Una vez creado un

nuevo pedido de cliente con el estado aprobado, se puede utilizar el gestor de picking y embalaje, al que se accede desde el módulo de inventario, para gestionar las actividades de picking. El proceso empieza con la creación de una lista de picking, pasa a la notificación de las cantidades de picking y termina con el embalaje y la entrega. El gestor de picking y embalaje permite pasar todos o parte de los artículos a una lista de picking, realizar un picking parcial de los mismos o bien uno total. También se puede crear una nota de entrega en cualquier fase del proceso de picking.

Se puede cerrar una nota de entrega Botón derecho Cerrar , siempre que no se haya copiado en una factura de deudores o en un documento de devolución. El inventario sólo aumenta cuando se crea un documento de devolución a partir de la nota de entrega. No se puede crear una factura de deudores a partir de una nota de entrega cerrada ni se puede crear otro documento de ventas con referencia a la nota de entrega. Tampoco se pueden realizar cambios en la nota de entrega cerrada.


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Figura 5-8: Creación de una nota de entrega

Paso opcional: Devolución Los clientes pueden devolver productos por diferentes motivos. En tal caso, se crea un documento de devolución. Si las mercancías devueltas ya se han facturado, en lugar de ello hay que crear un abono de deudores, como se describe más adelante en este capítulo. Al introducir un documento de devolución, se anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una nota de entrega. Una vez contabilizado un documento de devolución, se actualizan las cantidades de inventario. La contabilización de un documento de devolución también actualiza automáticamente el valor del inventario.

Repercusión de la entrega en contabilidad y en el inventario La creación de notas de entrega en SAP Business One reduce los niveles de inventario reales. Al contabilizar una nota de entrega, también se contabiliza la salida de mercancías correspondiente. Las


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mercancías salen del almacén y se contabilizan los cambios correspondientes en el inventario. Cuando cambia el inventario, también lo hacen los valores del libro mayor.

Paso 4: Factura de deudores Cuando se entregan mercancías o se prestan servicios, se factura al cliente mediante una factura de deudores. La factura de deudores es una petición de pago. La contabilización de una factura de deudores registra los ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Creación y contabilización de facturas de deudores Se pueden crear facturas de deudores a partir de una o varias ofertas de ventas, pedidos de cliente o notas de entrega (consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo). También se puede crear una factura de cero seleccionando Ventas � Factura de clientes. Una vez contabilizada una factura de cliente, no se puede cambiar ni eliminar porque se trata de un documento legal de contabilidad que crea entradas en el libro mayor. Tenga en cuenta que no se puede copiar de un pedido de cliente para crear una factura si el socio de negocio sigue clasificado como cliente potencial. En el cuadro de texto siguiente se indica cómo pasar un cliente potencial a cliente real. ¿Cómo se convierte un cliente potencial en cliente real? Los clientes potenciales se pueden

pasar a clientes reales en los datos maestros del socio de negocio. Vaya al registro maestro de socios de negocios y seleccione Cliente en la lista desplegable a la derecha del código del socio de negocio.


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Figura 5-9: Creación de facturas de deudores

Paso opcional: Factura de deudores más pago Este documento se utiliza para ventas en efectivo a clientes puntuales. Sin embargo, para ello hay que crear un registro maestro separado para clientes puntuales. Este registro generalmente se define en la configuración de SAP Business One cuando se determina la cuenta de mayor de los pagos entrantes. Si todavía no ha especificado ningún cliente puntual por defecto, puede hacerlo en Gestión � Definiciones � Finanzas � Determinación de cuentas de mayor . Elija la pestaña Ventas . En la subpestaña General, pulse Tab en el campo Código cliente defecto para factura + pago para ver una lista de clientes. Seleccione un cliente o introduzca un cliente nuevo con este fin. Para introducir una venta puntual, seleccione Ventas � Factura más pago . SAP Business One rellena automáticamente la información del cliente puntual; se pueden introducir detalles Manual de usuario SAP Business One

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del cliente si s e desea. Introduzca los artículos, las cantidades, el código de impuestos y los posibles descuentos; a continuación, haga clic en el icono de medio de pago

para ver la ventana Medio de

pago. Introduzca el pago de la cantidad total de la factura y haga clic en OK . (No se aceptan pagos parciales). Haga clic en el botón Crear para finalizar la venta. SAP Business One gestiona la factura de deudores más pago de la misma manera que una factura de deudores estándar. Los asientos de diario correspondientes de los módulos de contabilidad e inventario de SAP Business One se procesan automáticamente cuando se contabiliza el documento.

Paso opcional: Abono de deudores Cuando un cliente devuelve mercancías, se emite un documento de devolución, como se ha descrito anteriormente. Pero si ya se ha contabilizado la factura de deudores, se emite una nota de crédito de deudores (Abono de deudores). Cuando se crea una nota de crédito de deudores, se anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una factura de deudores. Una vez contabilizado el abono de deudores, aumentan las cantidades del inventario, se crea el abono en la cuenta del cliente y la cuenta de ingresos se corrige según el mismo importe. El IVA también se corrige automáticamente. Existe una restricción al copiar documentos de devolución en abonos de deudores según cómo se haya creado el documento de devolución. Si se ha creado el documento de devolución a partir de una nota de entrega, no se puede copiar el documento de devolución en un abono de deudores. Sin embargo, si el documento de devolución no se basa en una nota de entrega, se puede copiar el documento de devolución en un abono de deudores. En SAP Business One, los abonos de deudores se pueden crear a partir de facturas de deudores existentes y documentos de devolución. También se pueden crear abonos de deudores para servicios (artículos que no forman parte del inventario). La contabilización de abonos para servicios no tiene efecto en las cantidades del inventario.

Repercusión de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario Una vez contabilizada la factura de deudores, se realizan los asientos de diario en las cuentas correspondientes de clientes e ingresos. Si se contabiliza sin referencia a una nota de entrega, también disminuye los valores y las cantidades del inventario.


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Creación de un documento a partir de otro Los documentos de ventas se crean unos a partir de otros. Con frecuencia, las ofertas se convierten en un pedido de cliente que pasa a ser una nota de entrega y, finalmente, una factura de deudores. En la Figura 5-6 mostrada anterior mente en este capítulo se muestra cómo copiar rápidamente un documento al siguiente documento de la secuencia mediante el botón Copiar A. El documento original se denomina documento base y el documento creado a partir de él se denomina documento destino. La creación de un documento a partir de otro permite ahorrar tiempo y trabajo. Alerta sobre el tipo de documento. Al copiar un documento de ventas en otro, asegúrese de

que el documento base y el de destino sean del mismo tipo, tanto si se trata de artículos como servicios. En los documentos de ventas no se pueden mezclar artículos y servicios, y los documentos de venta de artículos no se pueden cruzar con documentos de venta de servicios.

SAP Business One también facilita el seguimiento de un documento a otro. Si se muestra un pedido de cliente creado a partir de una oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento base

, SAP Business One muestra la oferta de ventas en que se basa el documento. Si se

muestra la oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento destino

, SAP Business One

muestra el pedido de cliente. El botón Copiar De permite seleccionar documentos base a partir de los que crear un documento nuevo. Al hacer clic en Copiar De se inicia el asistente de obtención documentos, que se describe en el capítulo 10. A menudo, el primer paso para crear un documento a partir de otro consiste en localizar el documento base que se desea utilizar. Por ejemplo, un comercial podría llamar diciendo que ha cerrado una venta y pedir que se cree un pedido de cliente. ¿Cómo puede encontrar la oferta de ventas correspondiente? Una herramienta para localizar rápidamente estos documentos es el Reporte de partidas abiertas. En la Figura 5-10 se muestra este informe, que se crea seleccionando Ventas � Reportes de ventas �Lista de partidas abiertas. El informe muestra todos los documentos abiertos del tipo que seleccione en la lista desplegable de la parte superior derecha. A continuación puede seleccionar la oferta de ventas correspondiente, por ejemplo, y crear un pedido de cliente con sólo un clic en el botón Copiar A. Esta es solamente una de las maneras en que SAP Business One permite ahorrar tiempo en el trabajo diario. Cuando se crea un documento a partir de otro de esta manera, toda la información Manual de usuario SAP Business One

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relevante se copia del documento base al nuevo, reduciéndose así el tiempo de introducción de datos y los errores.

Figura 5-10. En Lista de partidas abiertas se muestran varios tipos de documentos abiertos

Procesamiento de grupos de documentos A veces resulta útil crear muchos documentos de ventas a la vez. A lo mejor es necesario crear un lote de facturas de deudores o de notas de entrega. En tal caso, se utiliza el asistente de creación de documentos. Si hay varios clientes que se retrasan en el pago, podría utilizarse el asistente de reclamaciones para crear avisos de retraso. En esta sección se describen estos asistentes.

Asistente de creación de documentos El asistente de creación de documentos le permite procesar un gran número de documentos de ventas de destino. Muchas empresas prefieren generar lotes de facturas en lugar de facturas individuales. Así también se agiliza la facturación a los clientes. Con este asistente, se pueden combinar los pedidos de cliente abiertos en una factura, lo que resulta más práctico para el cliente, ya que puede pagar todo lo que debe con una sola factura en lugar de recibir varias facturas distintas. Alerta sobre el asistente de creación de documentos. Puesto que al crear documentos de

ventas se crean registros automáticos en el libro mayor, el asistente de creación de documentos debe utilizarse con precaución. Consulte el capítulo 10 para obtener más información.


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Asistente de reclamaciones El asistente de reclamaciones automatiza el proceso de enviar avisos de retraso a los clientes. Además, el asistente hace un seguimiento del "comportamiento de pago" del cliente, lo que permite tomar decisiones sobre condiciones de pago en futuros pedidos. Esta información también es útil al dar información sobre los clientes a entidades de crédito y otras instituciones financieras. El asistente se inicia seleccionando Ventas � Asistente de reclamación. En la primera pantalla se explica la función del asistente. Haga clic en Siguiente para ir al paso 1, donde se especifica si se desea cargar un asistente guardado, con sus parámetros, o iniciar uno nuevo. Haga clic en Siguiente para ir al paso 2, donde se pueden especificar parámetros generales, como el nombre del lote de reclamaciones y la fecha. Haga clic en Siguiente para ir al paso 3, donde se seleccionan los Socios de Negocios. Haga clic en Crear para ver la ventana Propiedades de Socios de Negocio y haga clic en OK si desea incluir todos los socios de negocios (si se desea, se puede ser más selectivo). Haga clic en Siguiente para ir al paso 4, que permite especificar el rango de fechas de contabilización que se desea incluir. Por defecto, se incluyen todos los días hasta la fecha en curso. Haga clic en Siguiente para ir al paso 5, Reporte de Recomendaciones , que se muestra en la Figura 5-11.

Figura 5-11: Informe de recomendación en el asistente de reclamación

En esta pantalla se muestran las facturas de deudores atrasadas para las que se crearán cartas de reclamación. Se puede limitar la lista para incluir sólo socios de negocios sin detalles de facturación haciendo clic en el botón Comprimir todo. Haga clic en Siguiente de nuevo para ir al paso 6, Manual de usuario SAP Business One

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donde se puede guardar el conjunto de parámetros y salir, guardar el informe de recomendación como borrador y salir, o imprimir las cartas de reclamación y salir. Para más información sobre el asistente de reclamaciones, vaya a Ayuda � Ventas � Asistente de reclamación. Informe de reclamación. El informe de antigüedad de créditos del cliente constituye la base

del módulo de ventas y deudores. En este informe se muestra todo el dinero que se debe a la empresa y la duración de la deuda. Este informe es esencial para gestionar el flujo de caja de la empresa y evaluar la calidad del crédito de los clientes. Para generar este informe, seleccione Finanzas � Informes financieros � Antigüedad � Antigüedad de saldos de clientes.

Repercusión en contabilidad y en el inventario A continuación se resumen las implicaciones más importantes en contabilidad y en el inventario de los documentos de ventas de SAP Business One estudiados en este capítulo.

Documento de ventas

Repercusión en contabilidad

Repercusión en el inventario

Oferta de ventas Pedido de cliente

No contabiliza

No contabiliza Aumenta la cantidad comprometida

Nota de entrega

Crea un cargo en la cuenta de coste de productos vendidos y un abono en la cuenta de inventario Crea un cargo en la cuenta de devoluciones de inventario y un abono en la cuenta de coste de productos vendidos Si la factura de deudores se basa en una nota de entrega, crea un cargo en la cuenta de control de deudores del socio de negocio y un abono en la cuenta de ingresos de ventas

Devolución Factura de deudores

No contabiliza

Si la factura de deudores no se basa en una nota de entrega, crea un cargo en la cuenta de control de deudores del socio de negocio y un abono en la cuenta de ingresos de ventas; también crea un cargo en la cuenta de coste de productos vendidos y un abono en la cuenta de inventario Manual de usuario SAP Business One

Reduce el inventario disponible Aumenta el inventario disponible

Reduce el inventario disponible si la factura de deudores se crea sin referencia a una nota de entrega

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Factura de deudores más pago

Abono de deudores

Crea un cargo en la cuenta de control de deudores del socio de negocio y un abono en la cuenta de ingresos de ventas; crea un cargo en la cuenta de coste de productos vendidos y un abono en la Reduce el inventario disponible cuenta de inventario; crea un cargo en la cuenta de cheques recibidos y un abono en la cuenta de control de deudores del socio de negocio Crea un cargo en la cuenta de control de Aumenta el inventario deudores del socio de negocio y un disponible abono en la cuenta de ingresos


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Lista de verificación de ventas Introducción

O Los datos maestros de cliente contienen direcciones exactas de envío y

facturación O Se han definido las condiciones de pago y los parámetros de reclamación O Los datos maestros de los artículos contienen productos o servicios vendidos anteriormente

Paso 1: Oferta de ventas

O Abra un documento de oferta de ventas O Seleccione un cliente existente o potencial o bien introduzca uno nuevo O Introduzca los artículos, las cantidades y los precios Paso 2: Pedido de cliente

O Copie una oferta de ventas o abra un nuevo documento de pedido de cliente O Seleccione un cliente o introduzca uno nuevo O Introduzca los artículos, las cantidades y los precios Paso 3: Entrega

O Realice el picking, embalaje y envío de los artículos a los clientes O Confirme la entrega mediante la nota de entrega O Si el cliente devuelve algún artículo o si existen errores en los documentos base, utilice un documento de devolución

Paso 4: Factura de deudores

O Solicite el pago al cliente con una factura de deudores O Si realiza una venta en efectivo a un cliente puntual, utilice una factura de deudores más pago O Si el cliente devuelve algunos o todos los artículos o si se detectan errores en los documentos base después de contabilizar la factura de deudores, utilice un abono de deudores


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Pedidos de compras y cuentas de acreedores Contenido del capítulo O Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores O Introducción: estructura común y datos clave O Paso a paso O Creación de un documento a partir de otro O Repercusión en contabilidad y en el inventario O Lista de verificación de compras El hecho de comprar no se limita a pedir y pagar lápices y clips para sujetar papeles. Las compras son el proceso para garantizar un flujo estable de materiales que entran en la empresa en el momento y el lugar necesarios. Como aplicación totalmente integrada para una completa gestión empresarial, SAP® Business One le facilita el proceso de compras, empezando por el pedido de compras y siguiendo con el resto de documentos. SAP Business One captura información automáticamente en cada

paso para conocer en todo momento la disponibilidad del inventario, así como el esta do financiero actualizado de la empresa. La vista en tiempo real permite identificar una posible infra cobertura antes de que se produzca (consulte los detalles sobre la planificación de necesidades de material en el capítulo 7). Un historial preciso permite hacer el seguimiento de los proveedores que responden con regularidad. En este capítulo nos centramos en los pasos básicos para ejecutar un pedido de compras en SAP Business One y otros documentos de compra derivados.

Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores En esta sección trataremos el proceso básico de tres pasos para solicitar, recibir y pagar productos o servicios. El diagrama de flujo de la Figura 6-1 muestra a grandes rasgos la relación entre los Manual de usuario SAP Business One

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

documentos de compra de SAP Business One, incluidos los pasos opcionales, que se explican en la

sección siguiente.

Figura 6-1: Flujo de documentos de compras en SAP Business One

A veces el proceso no es fluido porque pueden surgir problemas. Por este motivo, SAP Business One permite crear otros documentos de compras relacionados para hacer frente a circunstancias especiales. Estos documentos de compras adicionales permiten responder automáticamente a todas las circunstancias que puedan surgir en el proceso de acreedores, como tener que devolver artículos defectuosos, pagar aranceles u otros derechos, etc. Es obvio que esto permite ahorrar mucho tiempo y trabajo, ya que se elimina la necesidad de hacer cuadrar manualmente los cambios con los documentos de compras originales.


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Definiciones

El término artículo se utiliza de forma muy específica en SAP Business One. Únicamente se refiere a mercancías y materiales comprados, fabricados, vendidos y almacenados. El pedido de compras es el documento que se proporciona al proveedor y que especifica los artículos o servicios que desea comprar, incluidas las cantidades y los precios acordados. La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una petición de pago. Se utiliza cuando el proveedor requiere el pago anticipado antes de entregar un artículo o servicio. La entrada de mercancías es el documento que indica la entrega de mercancías de un proveedor a una empresa. Se utiliza para actualizar las cantidades y los valores del inventario. El documento de devolución de mercancías permite anular una entrada de mercancías una vez contabilizado. Se utiliza cuando parte o todas las mercancías recibidas se devuelven al proveedor. El documento de precios de entrega se utiliza cuando existen costes adicionales en la compra de artículos, generalmente extranjeros, como aranceles, honorarios de agentes, etc. La factura de acreedores es el documento en el que las cuentas de acreedores pasan a la información de la factura del proveedor y definen el pago. La Nota de Crédito permite anular la factura de acreedores, en parte o totalmente, una vez contabilizada. Crea un abono en la empresa por los productos devueltos al proveedor.

Introducción: Estructura común y datos clave Todos los documentos de compras de SAP Business One comparten una estructura similar y utilizan muchos datos comunes. Antes de profundizar en los documentos, seguidamente describimos la parte común de cada uno.

Estructura de documentos común Todos los documentos de compras de SAP Business One tienen campos similares en la parte superior e inferior de la página y tres pestañas Contenido, Logística y Contabilidad . Esta estructura ayuda a garantizar que se recopilen todos los datos importantes a medida que avanza el proceso de acreedores iniciado por un pedido.


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Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras. Aquí se introducen datos de proveedor y fechas de entrega siempre que SAP Business One no lo haga automáticamente como parte del flujo de proceso. Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras y contienen los totales calculados de la compra, incluidos los gastos de transporte y los impuestos. La pestaña Contenido es donde se introduce toda la información específica de los artículos o servicios solicitados, como cantidad, precio, número de artículo y descripción. La pestaña Logística contiene la dirección de envío de los artículos o servicios, así como la de los pagos. Aquí también se especifica el método de envío. La mayoría de la información se obtiene de datos maestros preconfigurados de la empresa y de datos de proveedor. La pestaña Contabilidad contiene información relevante de la cuenta de mayor correspondiente a la compra obtenida de los datos maestros de contabilidad financiera. En el capítulo 4 se ofrece más información sobre la determinación de cuentas de mayor y sobre cómo SAP Business One gestiona los asientos de diario automáticos desde los módulos de compras, ventas e inventario.

Figura 6-2: Anatomía de un documento de compras en SAP Business One


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Datos clave Si se obtienen los datos más importantes desde el principio, esto garantiza que los procesos de acreedores sean fluidos y evita posteriores problemas innecesarios, especialmente porque SAP

Business One permite crear documentos a partir de documentos existentes (consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo). Por lo tanto, en todos los documentos de compras es muy recomendable asegurarse de que la información que contienen sea completa y correcta. Alerta sobre la introducción de datos . Únicamente los usuarios con la debida autorización

pueden introducir o actualizar los datos maestros de los Socios de Negocio u otros datos maestros. Consulte el capítulo 10 para obtener más información.

Datos clave: Proveedor Los datos de proveedor identifican quién suministra los productos y servicios. Para poder crear documentos de compras, debe introducirse el proveedor en la lista de Socios de Negocio de SAP

Business One. En el capítulo 4 se describe cómo introducir datos maestros. Para localizar la información existente del proveedor, haga clic en el botón a la derecha del campo Proveedor en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab

en el campo Proveedor . Lista de

Socios de negocios aparece en una ventana emergente.

Si está autorizado, puede introducir nueva información del proveedor al crear un documento de compras. Para ello, haga clic en el botón New al final de la ventana emergente Lista de Socio de negocios.

Alerta sobre el método de pago . Si desea emitir un cheque para el proveedor mediante el

asistente de pago, asegúrese de definir el método de pago en el registro de datos maestros del proveedor. En el capítulo 4 se ofrece más información sobre la gestión de datos maestros.


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Figura 6-3: Especificación de un proveedor

Datos clave: Artículo Los datos de artículo identifican qué se compra. Para localizar Lista de Items (productos y materiales), pulse la tecla Tab desde el campo Item No. en la pestaña Contenido del documento. En la ventana emergente que aparece, puede seleccionar de la lista o introducir datos nuevos haciendo clic en el botón New.


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Figura 6-4: Especificación de un artículo Sugerencia de utilización. Se pueden seleccionar varios artículos en la lista manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artículos que desee.

Se puede introducir información de proveedores o artículos nueva o actualizada directamente en los campos relevantes del documento de compras. Sin embargo, cabe recordar que esta información no actualiza el registro de datos maestros y solo es relevante en el documento de compras donde se introduce. Si cambia el nombre de un proveedor o la descripción de un artículo directamente en el documento de compras, pulse Ctrl + Tab para continuar cuando haya acabado. Sin embargo, si desea realizar un cambio permanente o crear un artículo o un proveedor nuevo, recomendamos que cambie el registro relevante de datos maestros o cree un artículo o un proveedor nuevo. De esta forma, los datos actualizados o el artículo o proveedor nuevo estarán disponibles en adelante.


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Como se muestra en la Figura 6-5, 6-5, se puede cambiar el formato de cualquier fila en la pestaña Contenido de cualquier documento documento de compras de SAP Bus iness One para insertar inser tar texto o un

lista desplegable desplegable del campo subtotal de la fila anterior. No hay más que hacer clic en la lista

Tipo y seleccionar T

(para texto) o L (para subtotal). Al seleccionar T, aparece la ventana emergente emergente Text Editor . A partir de

aquí, introduzca texto predefinido de la lista desplegable o introduzca su propio texto. Esta opción resulta especialmente especialmente útil si se desean dar instrucciones instrucciones específicas al a l proveedor proveedor sobre cómo se deben fabricar, gestionar o enviar los artículos.

Figura 6-5: Modificación del formato de una fila en un documento de compras

Datos clave: Direcciones de pago y envío Es importante entender cómo se utilizan las direcciones Destinatario y Pagar a en el proceso de compras. Destinatario: Esta información información aparece en la pestaña Logística y se puede definir en dos Dirección Destinatario Administración. Se puede modificar la dirección Destinatario Destinatario en los documentos lugares del módulo Administración

de compras para garantizar que las mercancías se envíen al lugar adecuado.


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Dirección Pagar a: Esta información información aparece en la pestaña Logística y se define en el registro de

datos maestros del proveedor. Asegúrese de que la dirección Pagar a es la que desea para una compra determinada, ya que estos datos se imprimen en el cheque cuando se emite el pago.

Figura 6-6: Lugar donde se definen las direcciones Destinatario y Pagar a Autorizado solo se selecciona si la persona que crea el Alerta de aprobación. La casilla Autorizado

documento de compra está autorizada a contabilizarlo. Consulte el capítulo 10 para obtener más información.

Paso a paso A continuación estudiaremos el proceso con más detalle, paso a paso, empezando por el pedido de compras.

Paso 1: Pedido de compras La creación de un pedido pe dido es la primera primera tarea y la más básica de cualquier aplicación de compras. En pocas palabras, un pedido pedido de compras compras es un documento documento comercial comercial que el comprador comprador emite al vendedor especificando los artículos (productos o materiales) o servicios –junto con las cantidades acordadas y el precio– que el vendedor proporcionará al comprador.

Creación y contabilización de pedidos Puede crear un pedido haciendo clic en el nombre del documento en el menú del módulo o basándolo en un pedido de cliente existente. Esta última función resulta especialmente útil si el mantenimiento del inventario en el almacén es caro o peligroso (por ejemplo, con diamantes o materiales


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inflamables) y la empresa pide el producto al proveedor (es decir, crea el pedido) sólo si el cliente desea comprar el producto (es decir, si s i crea el pedido pe dido de cliente). Si se han realizado las tareas con datos maestros descritas anteriormente, sólo hay que introducir la información información siguiente en el pedido: D

D

Fecha de entrega: Es la fecha en la que desearía recibir los artículos (o servicios) del pedido. Proveedor : Consulte “Introducción:

estructura estruc tura común y datos dat os clave” anteriormente anteriormente en

este capítulo. En la Figura 6-7 se muestra cómo especificar un método de pago. D

Pestaña Contenido: En el campo Clase de artículo/servicio , compruebe que el tipo que selecciona corresponde a lo que solicita, como se muestra en la Figura 6-8. Introduzca todos los artículos (o servicios, aunque no se pueden mezclar artículos y servicios en un solo documento de compra) que desea solicitar en la tabla. (Consulte “Introducción: estructura común y datos clave” anteriormente en este capítulo.)

Figura 6-7: Especificación del método de pago pago


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Figura 6-8: Compra de artículos o servicios

Una vez introducida esta información en la cabecera y la pestaña Contenido del pedido, el resto del documento se rellena con los datos necesarios para emitir el pedido. Si no está listo para añadir el pedido (haciendo clic en el botón Crear ), puede guardarlo como borrador (pulsando Alt + S o haciendo clic en Archivo � grabar como preliminar ; consulte el capítulo 10 para obtener más información sobre los borradores de documento). En SAP Business One, el pedido es el único documento de compras que se puede modificar después de añadirlo. ¿Cómo se crea un pedido limitado? Para crear un pedido limitado de artículos o servicios a

entregar durante un período determinado o de forma periódica (por ejemplo, alquileres de oficinas y equipos o contratos de servicio), cree un pedido de compras con tantas posiciones como sean necesarias (por ejemplo, 12 posiciones para cubrir entregas mensuales durante un año). A continuación, se puede cerrar una línea cada vez a medida que se entregan los artículos o servicios, hasta que se agote el pedido.

Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una petición de pago. Se utiliza cuando al proveedor le preocupa su solvencia y requiere un pago anticipado antes de entregar un artículo o servicio. La factura de anticipo de acreedores combina un pedido y una petición de pago. Puede crearse nueva o a partir de un pedido existente. Una vez contabilizado, el documento carga las cuentas relevantes en el libro mayor sin repercusión en las cantidades del inventario ni los valores. La factura de anticipo de acreedores no puede utilizarse para servicios.


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Sugerencia sobre los procedimientos de aprobación . En SAP Business One, no sólo se

puede especificar quién puede iniciar pedidos de compras y quién debe autorizarlos, sino que también se pueden definir límites de gasto para cada persona autorizada. Consulte el capítulo 10 para obtener más información.

Repercusión de los pedidos en contabilidad y en el inventario Cuando se añade un pedido de compra en SAP Business One, no se producen cambios de valor en contabilidad. Sin embargo, las cantidades del pedido se muestran en la gestión del inventario. Los artículos y las cantidades del pedido se pueden ver en varios informes y ventanas, como el informe de estado de inventario y la ventana Dato maestro del articulo. Resulta evidente que el hecho de tener acceso en tiempo real a esta información puede ser determinante para optimizar los procesos empresariales de gestión de compras e inventario de la empresa.

Cómo se utiliza posteriormente la información del pedido En el transcurso de un proceso de acreedores de jardinería, cuando se reciben las mercancías, los pedidos de compras se comparan con las listas de embalaje y las facturas de proveedor antes de pagar las facturas. En SAP Business One, este proceso es automático: el pedido de compras puede vincularse a la entrada de mercancías (información de la lista de embalaje), que a continuación puede vincularse a la factura de acreedores (información de la factura del proveedor), lo que garantiza la coherencia de la información a lo largo del proceso. Nunca hay que introducir los datos dos veces, especialmente si se han seguido las instrucciones sobre datos maestros descritas anteriormente. Informe de reclamación. El informe de antigüedad de deudas del proveedor y el informe de

análisis de compras son informes esenciales del módulo de compras y acreedores. El informe de antigüedad de deudas del proveedor muestra todo el dinero que debe una empresa y la duración de la deuda. Este informe resulta esencial para gestionar el flujo de caja de una empresa y elegir las facturas que se pagarán primero en caso de escasez de efectivo. El informe de análisis de compras permite ver las compras por proveedor, artículo, empleado de compras y otros criterios que permiten realizar un análisis detallado de las pautas de compra. Ambos informes están disponibles en reportes de Compras en el área Compras - A/P del menú principal.

Paso 2: Entrada de mercancías En SAP Business One, se crea una entrada de mercancías al recibir productos de un proveedor. En la mayoría de empresas, la persona del almacén o la oficina responsable de aceptar la entrega de mercancías ejecuta la entrada de mercancías. En el caso de los servicios, la persona a la que se prestan los servicios suele emitir el documento. Manual de usuario SAP Business One

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Creación y contabilización de entradas de mercancías Los pedidos de entrada de mercancías pueden crearse nuevos seleccionando el nombre del documento en el menú del módulo o a partir de un pedido existente (en la figura 6-9 se muestran ambos métodos). Si la entrada de mercancías se basa en un pedido existente, se pueden copiar todos los datos del pedido o utilizar el asistente de obtención de documentos (consulte el capítulo 10) para seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos existentes. Aunque copie todos los datos de un pedido existente, se pueden ajustar las cantidades y los precios –así como la fecha, el proveedor y la información del artículo– antes de contabilizar (añadir) el documento.

Figura 6-9: Creación de una entrada de mercancías desde cero y a partir de un pedido existente

Independientemente de cómo se cree la entrada mercancías, no debería haber diferencias entre los datos del pedido y el documento de envío del proveedor (lista de embalaje) enviado con los artículos, ya que los detalles del documento del proveedor son legalmente vinculantes. Si existen discrepancias entre los datos del pedido base y el documento de envío del proveedor, deberían resolverse con el proveedor antes de contabilizar la entrada de mercancías.

Paso opcional: devolución de mercancías Naturalmente, siempre puede ocurrir que los artículos recibidos sean defectuosos o inaceptables y deban devolverse al proveedor. Como no se puede cambiar ni cancelar una entrada de mercancías, se puede crear un documento de devolución de mercancías, como se muestra en la Figura 6-10. El documento


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de compras anula en parte o totalmente los cambios de cantidad y de valor de la entrada de mercancías creado al recibir los artículos.

Figura 6-10: Creación de un documento de devolución de mercancías

Paso opcional: Precios de entrega De vez en cuando, puede ser necesario contabilizar los costes derivados de la importación de artículos, como aduanas, intermediarios y seguros. Por ello, en SAP Business One se puede crear un documento de precios de entrega con el fin de actualizar el coste de los artículos importados, necesario para calcular la valoración del inventario, el ingreso bruto o cualquier otro cálculo relacionado con el inventario. Obligatoriamente este documento de compras debe basarse en una entrada de mercancías. Puesto que SAP Business One utiliza la entrada de mercancías como documento base de todo el proceso de importación, asegúrese de introducir el precio y la cantidad de los artículos correctamente al crear la entrada de mercancías. Después de contabilizar el documento de coste total del producto descargado se actualiza el precio de los artículos importados. Y puesto que también contiene todos los costes asignados, el documento de coste total del producto descargado crea un asiento de diario para reflejar los costes adicionales de importación en contabilidad.


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Repercusión de la entrada de mercancías en contabilidad y en el inventario Es esencial que las cantidades y los precios de la entrada de mercancías coincidan con el documento de envío del proveedor. A diferencia de los pedidos de compras, los pedidos de entrada de mercancías no pueden modificarse cuando se han añadido a SAP Business One porque desencadenan transacciones de inventario y contabilidad.

Paso 3: Factura de acreedores La factura de acreedores es el documento de compras en SAP Business One que "acredita" la factura que envía el proveedor por artículos o servicios solicitados o recibidos. El interventor suele crear la factura de acreedores necesaria para solicitar el pago del proveedor. La factura de acreedores se traduce en una transacción de diario que refleja un aumento del pasivo de la empresa para con el proveedor y actualiza las cuentas fiscales y las de gastos relevantes.

Creación y contabilización de facturas de acreedores Se puede crear una factura de acreedores nueva seleccionando el nombre del documento en el menú del módulo o basándola en uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancías. Si la factura de acreedores se basa en uno o varios documentos de compras existentes, se pueden copiar todos los datos del pedido o utilizar el asistente de obtención de documentos (consulte el capítulo 10) para seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancías existentes. Aunque copie todos los datos de documentos de compras existentes, se pueden ajustar las cantidades y los precios –así como la fecha, el proveedor y la información del artículo– antes de contabilizar el documento. Sugerencia de introducción de datos . En el campo Fecha de documento del encabezado

de la factura de acreedores se puede introducir la fecha de la factura del proveedor. Esto es importante por motivos de contabilidad y auditoría porque la fecha de factura y la de contabilización pueden variar. También puede ser útil cambiar el nombre del campo

Proveedor Ref. No. en el encabezado del documento por Proveedor Factura No. Este campo se imprime en el cheque y permite al proveedor vincular el pago a su factura. Consulte los detalles en la Figura 2-15.


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Paso opcional: Abono de compras El abono de compras se utiliza en SAP Business One para anular en parte o por completo las transacciones de inventario o contabilidad contabilizadas por una factura de acreedores en caso de devolver artículos con posterioridad o apreciar errores que no se han corregido en la introducción de datos de documentos de compras anteriores relacionados. Los abonos de compras se crean con la factura de acreedores como documento base (como se muestra en la Figura 6-11) si desea establecer un vínculo entre ambas transacciones. Sin embargo, también se puede crear un abono de compras sin ningún documento base.


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•

Pedidos de compras y cuentas

de

acreedores

Intr o duzca la i nformación del proveedor

Abra un abo no de compras en blanco

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Seleccione la factura de acreedores y haga click en Choose En la ventana Inicial de

Documenl Wizard, elija Customize y haga clic en Next Draw

Seleccione los artículos

que desee anular y haga clic en Finish

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Fig.n 6-11: Creación de una orden de compras


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Sugerencia de utilización. Se pueden seleccionar varios artículos para anularlos manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artículos que desee.

Si, antes de ejecutar una factura de acreedores, ha devuelto artículos y el proveedor le ha enviado un documento de devolución de mercancías, cree primero una devolución de mercancías en SAP Business One que actualice las cantidades y los valores del inventario. Cuando reciba un abono de los artículos devueltos por el proveedor, cree un abono de compras para actualizar las transacciones de contabilidad.

Repercusión de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario Una vez contabilizada en SAP Business One, las facturas de acreedores no se pueden modificar porque se trata de un documento legal de contabilidad que crea registros en el libro mayor. La factura de acreedores contabilizada también actualiza las cuentas relacionadas del proveedor en contabilidad. En los casos en que llega la factura del proveedor antes de recibir artículos cuyo pedido se gestiona en el almacén, la factura de acreedores resultante también aumenta las cantidades y los valores del inventario.

Creación de un documento a partir de otro Muchos de estos documentos tienen una gran parte de la información en común. SAP Business One permite cr ear los documentos de compra "destino" descritos aquí a partir de los documentos "base" anterior es en el proceso. Por ejemplo, los pedidos de entrada de mercancías suelen crearse a partir del pedido de los artículos. Cuando se crea un documento a partir de otro, toda la información relevante se copia del documento base al nuevo. Esto permite ahorrar un tiempo valioso reduciendo la entrada redundante de datos y también reduce los errores de entrada de datos. Sin embargo, se pueden crear documentos de compras en SAP Business One a partir de cero creando el documento desde el menú principal sin copiar datos de documentos existentes.


120

O


Alert a so br e el ti po de do cu men to . Al copiar un documento de compras en otro, asegúrese de que el documento base y el de destino sean del mismo tipo, tanto si se trata de artículos como servicios. En los documentos de compras no se pueden mezclar artículos y servicios, y los documentos de compra de artículos no se pueden cruzar con documentos de compra de servicios.


121

6


Localización de documentos base Los documentos base a partir de los que crear los documentos de compra de destino se pueden localizar de varias maneras. Consulte el capítulo 10 para obtener más información sobre la gestión de documentos. Estos son los dos métodos más habituales: Vaya a Menú Principal � Compras – A/P � R e p o r t e s d e Compras � L i s t a d e

D

partidas abiertas D

Seleccione el tipo de documento base que busca en la lista desplegable

D

Seleccione el documento base que desea y haga clic para abrir

D

Una vez abierto el documento, seleccione en la lista desplegable del botón Copiar a el tipo de documento de destino que desee y haga clic para crearlo

D

Si desea crear el documento de destino a partir de datos de dos o varios documentos base, utilice el asistente de obtención de documentos. En el capítulo 10 se ofrece más información y en la Figura 6-11 se muestra un ejemplo.


122

6


Repercusión en contabilidad y en el inventario En la tabla siguiente se resu men las implicaciones más importantes en contabilidad y gestión de inventario de los documentos de compras de SAP Business One estudiados en este capítulo.

Documento de compras

Repercusión en contabilidad

Repercusión en el inventario

Pedido de compras

No se contabilizan cambios de valor

Las cantidades del pedido se pueden ver en varios informes y ventanas, como el informe de estado de inventario y la ventana Datos maestros de artículo.

Factura de anticipo de acreedores

Crea un cargo en la cuenta acumulada de acreedores/imputación y un abono en la cuenta de control de cuentas de acreedores del Socio de Negocio Crea un cargo en la cuenta de inventario y un abono en la cuenta acumulada de acreedores/imputación Crea un cargo en la cuenta acumulada de acreedores/imputación y un abono en la cuenta de inventario

Entrada de mercancías Devolución de mercancías

Permite ver las cantidades solicitadas Aumenta la cantidad del inventario Reduce la cantidad del inventario

Actualiza el último precio de Crea un cargo en la cuenta de inventario compra de los artículos importados –que contienen todos Precios de entrega y un abono en la cuenta de coste total de entrega los costes imputados– en listas de precios Si la factura de acreedores se basa en una entrada de mercancías, crea un No contabiliza cambios en el cargo en la cuenta acumulada de acreedores/imputación y un abono en la inventario (factura de acreedores con referencia a la entrada de cuenta de control de acreedores del Factura de mercancías) Socio de Negocio acreedores Contabiliza cambios en el Si la factura de acreedores no se basa inventario (factura de acreedores en una entrada de mercancías, crea un sin referencia a la entrada de cargo en la cuenta de inventario y un mercancías) abono en la cuenta de control de acreedores del Socio de Negocio Crea un cargo en la cuenta de control de Reduce las cantidades del Abono de compras acreedores del Socio de Negocio y inventario sólo si no se basa en un abono en la cuenta de inventario devolución de mercancías


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6


Lista de verificación de compras Introducción

O Los datos maestros del proveedor contienen proveedores actuales O El método de pago está definido O Los datos maestros de los artículos contienen productos o servicios comprados anteriormente

Paso 1: Pedido de compras

O Cree un pedido seleccionando datos de proveedores y artículos existentes o

introduciendo datos nuevos O Especifique Delivery Date en el encabezado del documento O Si el proveedor requiere el pago anticipado de los productos o servicios, utilice una factura de anticipo de acreedores en lugar de un pedido

Paso 2: Entrada de mercancías

O Recibe artículos o servicios del proveedor O Documente la recepción de los artículos o servicios mediante la Entrada Mercancías O Si tiene que devolver mercancías después de crear la entrada de mercancías pero

antes de contabilizar la factura de acreedores, utilice el documento de devolución de mercancías

O Si tiene que contabilizar costes adicionales de compras relacionados con

importaciones, utilice el documento de compras de precios de entrega basado en una entrada de mercancías

Paso 3: Factura de acreedores

O Recibe una factura del proveedor O Introduzca los datos de facturación en una factura de acreedores, que permite emitir el pago una vez contabilizada la factura O Si devuelve mercancías después de contabilizar una factura de acreedores, utilice un abono de compras


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7

El ABC de MRP Contenido del capítulo O Definición de la planificación de necesidades de material O Preparación de una ejecución de MRP O Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP O Lista de verificación de MRP

La planificac ión de necesidades de material (denominada MRP) es, en un sentido genérico, un conjunto de técnicas de planificación que utilizan datos de listas de materiales, datos de inventario y datos de suministro de pedidos de compras programados y órdenes de fabricación, así como datos de demanda de pedidos reales o previstos, con el fin de calcular las necesidades de material para artículos fabricados o comprados. El resultado de una ejecución de MRP es un conjunto de recomendaciones para volver a solicitar o fabricar materiales, así como alertas sobre los materiales que faltarán. Según los resultados de una ejecución de MRP, se puede acelerar la llegada de materiales y responder a los retrasos de fabricación con cambios de programación. MRP ta mbién es útil para mantener un nivel adecuado en el inventario de artículos comprados para vender. En este capítulo se explica cómo gestionar adecuadamente el inventario y la demanda de productos para poder utilizar SAP® Business One para agilizar el proceso de MRP en su empresa.

Definición de la planificación de necesidades de material SAP Business One ajusta el proceso de MRP genérico para satisfacer las necesidades de las pequeñas y medianas empresas manufactureras. Cuando una empresa considera el uso de MRP, el primer paso y el más importante es entender exactamente cómo se lleva a cabo el proceso en SAP Business One. En otras palabras, antes de utilizar MRP, es importante conocer las posibilidades de SAP Business One.


125

7

El ABC de MRP

Términos relacionados con MRP. Para los que conozcan cómo se aplica MRP en el sector, es

importante definir con precisión los términos que se emplearán en este capítulo. El término proceso genérico de MRP se refiere a la definición general de MRP más utilizada. Este término lo utilizamos para referirnos al concepto amplio de MRP, no sólo a lo que SAP Business One aplica de MRP. El término proceso de MRP se refiere al ámbito y a la definición del proceso genérico de MRP con que trabaja SAP Business One. El término funcionalidad de MRP significa la funcionalidad de SAP Business One compatible con el proceso de MRP. El término ejecución de MRP significa utilizar el asistente de MRP de SAP Business One para ejecutar el proceso de MRP y que los resulta dos puedan utilizarse para programar y gestionar eficazmente la fabricación y abastecer el inventario necesario. Estos términos facilitan la comprensión de cómo se aplica MRP en SAP Business One.

La función básica de una ejecución de MRP es bastante similar a algunas de las funciones de programación que ofrece el software de gestión de proyectos. En una aplicación de gestión de proyectos, se introducen los recursos disponibles, las tareas específicas, su duración y los recursos necesarios. También se introducen las dependencias entre las tareas –es decir, qué tareas deben finalizar para poder iniciar otras. La mayoría de aplicaciones de gestión de proyectos toman esta información como punto de partida y planifican después la duración del proyecto. Este cálculo de planificación puede empezar por la fecha límite de la última tarea o por la fecha inicial de la primera tarea. Una ejecución de MRP es un cálculo de planificación que utiliza los pedidos de cliente como factor más importante, aunque para el comercio de mercancías, el nivel mínimo de inventario también es crucial. Una ejecución de MRP utiliza la fecha del pedido de cliente que indica cuándo debe entregarse el producto al cliente como base para la planificación. Esto es como utilizar la fecha de la última tarea que debe realizarse en una planificación de proyectos. La ejecución de MRP funciona hacia atrás y calcula las fechas en que los artículos deben estar disponibles en la fábrica, mediante la lista de materiales y la información que describe el tiempo que se tarda en comprar o fabricar los artículos especificados en la lista de materiales.


126

7

El ABC de MRP

Recordatorio del ámbito del proceso de MRP . Las funciones de MRP de SAP Business One

suponen que hay suficiente capacidad de producción. Los resultados de una ejecución de MRP deben ajustarse a la planificación de producción de la fábrica.

La clave para aprovechar al máximo las funciones de MRP en SAP Business One consiste en entender cómo se configura el inventario y la demanda y cómo utiliza la ejecución de MRP esta información. Esta es la definición de MRP tal como se aplica en SAP Business One: D

El estado actual del inventario se configura a partir del nivel de artículos disponibles en cada almacén, además de los artículos que están en camino mediante pedidos de compras u órdenes de fabricación.

D

El estado actual de la demanda se configura mediante los pedidos de cliente abiertos, el nivel mínimo de inventario, las órdenes de fabricación abiertas y las previsiones. Pueden incluirse o excluirse categorías completas de demanda. Por ejemplo, se puede configurar una ejecución de MRP para que sólo considere pedidos de cliente y haga caso omiso de las previsiones o, alternativamente, hacer que los pedidos reales tengan en cuenta las cantidades previstas para evitar inflar el inventario.

D

Los resultados de una ejecución de MRP es un conjunto sugerido de pedidos de compras y órdenes de fabricación. Estas órdenes de fabricación y pedidos de compras sugeridos pueden convertirse fácilmente en pedidos reales. En caso de que no vaya a haber suficientes materiales disponibles a su debido tiempo, la ejecución de MRP indica cuándo una cantidad necesaria no cumplirá la fecha de vencimiento de acuerdo con el plazo de comercialización. En el informe de recomendación se destacan las compras recomendadas o las órdenes de fabricación atrasadas. En la ejecución de MRP no se sugiere si sería mejor retrasar la fecha de entrega de los pedidos de cliente ni intentar acelerar la llegada de los artículos necesarios.

A medida que entran y salen materiales del inventario y se fabrican productos, la contabilidad financiera de todo ello se realiza automáticamente debido a la forma en que cada artículo, pedido de compras y orden de fabricación se vincula automáticamente a las cuentas pertinentes mediante la determinación de cuentas registrada en los datos maestros. Consulte el capítulo 4 para obtener más información sobre la determinación de cuentas.


127

7

El ABC de MRP

Recordatorio del ámbito del proceso de MRP . En las empresas con varios almacenes y

fábricas, los almacenes, el inventario y los pedidos de cliente incluidos en una ejecución de MRP deben elegirse cuidadosamente porque el modelo de SAP Business One no asocia almacenes específicos a plantas de producción específicas. Eso significa que si la fábrica está en Nueva York y uno de los almacenes está en California, los artículos en el almacén de California se consideran parte del inventario en la ejecución de MRP, aunque los artículos necesarios de California no son útiles hasta que no se encuentran en la fábrica de Nueva York. Asegúrese de incluir únicamente almacenes relevantes en la ejecución de MRP.

El motivo de utilizar MRP es sencillo: sustituye la planificación de producción informal, para casos concretos y susceptible de errores basada en el instinto de un par de personas por un proceso más estructurado que permite que participen más personas con mejor información. Estos son algunos de los errores que las funciones de MRP de SAP Business One pueden evitar y algunos puntos fuertes que pueden introducirse: D

Si el personal del almacén tiene el inventario actualizado, los responsables de aprovisionamiento no tienen que preocuparse de comprobar la exactitud del nivel de inventario y pueden centrarse en un aprovisionamiento estratégico: cerrar mejores tratos con los proveedores.

D

Para reducir el coste de aprovisionamiento, pueden definirse intervalos para los pedidos con el fin de regularizar las compras de artículos similares. Las cantidades mínimas de pedido y los pedidos múltiples permiten aprovechar los descuentos aplicables correspondientes.

D

Si hace falta una respuesta sobre la posibilidad de realizar un pedido importante, no hay que esperar a que el personal del almacén vuelva de vacaciones. Uno mismo puede realizar la ejecución de MRP y tener una idea de si se dispone de los materiales necesarios.

D

Se reduce el nivel de inventario porque se sabe la cantidad de los artículos necesarios que están disponibles. Se puede reducir el exceso de inventario mantenido como garantía para evitar situaciones de escasez, así como evitar inflar el inventario como consecuencia de que dos empleados observen la falta de un artículo y realicen pedidos por separado sin que el otro esté al corriente.

SAP Business One aplica MRP de forma estructurada y flexible a la vez, de manera que la intuición sobre los pedidos que puedan llegar o no puede representarse en los modelos de inventario y demanda e incluirse en las ejecuciones de MRP. La aplicación no realiza pedidos automáticamente, Manual de usuario SAP Business One

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El ABC de MRP

sino que los sugiere. A continuación, los profesionales de compras y los gestores de fabricación, con experiencia que supera la información incluida en la aplicación de MRP, pueden evaluar y mejorar estos pedidos. Tanto para las pequeñas como para las medianas empresas, esta arquitectura proporciona el equilibrio perfecto entre automatización y control manual.

Preparación de una ejecución de MRP La mayor parte de la preparación de una ejecución de MRP tiene lugar en la rutina habitual de utilizar SAP Business One para la gestión de la empresa. Si los datos maestros de artículos, inventario, listas de materiales, pedidos de compra, órdenes de fabricación, pedidos de cliente, previsiones, etc. se mantienen actualizados, MRP puede aportar una idea clara y precisa de las necesidades de la empresa.

Visión general del proceso de MRP Como se muestra en la Figura 7-1, para realizar una ejecución de MRP, los datos de producción, abastecimiento y demanda tienen que ser precisos. Una vez finalizada la ejecución, pueden abordarse los problemas para que la fabricación avance con fluidez.

Configuración de los datos maestros clave relacionados con MRP La mayoría de los documentos y datos que forman parte del proceso de MRP son sencillos y claros. Las órdenes de fabricación, los pedidos de compras y los pedidos de cliente son documentos que recogen artículos que se compran o venden. Tres tipos de datos maestros representan el núcleo del proceso de MRP: la lista de materiales especifica los artículos necesarios para producir un artículo manufacturado, los datos del artículo especifican el plazo de comercialización para adquirir cada artículo y los datos de inventario representan la cantidad de cada artículo que hay disponible. A continuación se ofrecen sugerencias para tener estos datos maestros actualizados y garantizar que la ejecución de MRP sea un reflejo fiel de cómo fabricar las mercancías.

Lista de materiales En la lista de materiales se enumeran todos los artículos utilizados como entrada en un proceso de producción. Los artículos de las listas de materiales pueden hacer referencia a artículos que se Manual de usuario SAP Business One

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El ABC de MRP

compran o se fabrican. Los artículos fabricados tienen que tener su propia lista de materiales, que puede incluir otros artículos fabricados, etc. La ejecución de MRP empieza con los productos en todos los pedidos de cliente abiertos, órdenes de fabricación, previsiones y niveles mínimos de inventario y, a continuación, recorre las listas de materiales pertinentes para ver si todos los artículos necesarios estarán disponibles cuando sea preciso.

Figura 7-1: Proceso de MRP


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El ABC de MRP

Recordatorio sobre los costes de personal . Algunas aplicaciones de MRP disponen de lo que

se denomina "ruta", que es una descripción del camino que siguen los artículos en los procesos de personal y fabricación cuando se fabrican. SAP Business One dispone de un proceso de MRP simplificado que no recoge la capacidad de producción. Sin embargo, pueden tenerse en cuenta los costes de personal. Para obtener el coste total de fabricación de un artículo, hay que introducir un elemento especial para representar los costes de personal, además de todos los artículos de la lista de materiales.

Datos maestros de artículos e inventario En la Figura 7-2 se muestra el campo Lead Time en la pestaña Planificación Data de la ventana Datos maestros de artículo (disponible

eligiendo Inventario en Menú principal). Este es uno de

los campos más importantes que debe especificarse correctamente porque la exactitud y utilidad de la ejecución de MRP se rige por estos datos.

Figura 7-2: Campo Lead Time utilizado en cálculos de MRP

Los pasos clave para asegurarse de que la ejecución de MRP funcione correctamente son los siguientes: D

Comprobar que exista un registro de datos maestros para cada artículo de nodo superior y de componente mantenido en el inventario y utilizado en las listas de materiales


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El ABC de MRP

D D

D D

Introducir el balance actual del inventario para cada artículo Definir el método de planificación de MRP para cada artículo. Si el método de planificación definido no es MRP, no se puede seleccionar el artículo en el asistente de MRP. Definir el método de aprovisionamiento del artículo como "fabricar" o "comprar". Introducir los intervalos o los múltiples del artículo, así como la cantidad mínima D

Especificar el plazo de comercialización para comprar o fabricar el artículo, como se muestra en la Figura 7-2.


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El ABC de MRP

Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP Una vez definido el modelo preciso de la empresa, está listo para la ejecución de MRP, que le ayudará a averiguar cómo disponer a tiempo de los materiales necesarios para fabricar o vender productos.

La ejecución de MRP comporta realizar los pasos siguientes: 1) Crear un escenario de MRP o elegir uno existente 2) Seleccionar fuentes de datos de suministro y demanda 3) Realizar la ejecución de MRP y analizar las recomendaciones 4) Tomar medidas según las recomendaciones de la ejecución de MRP

La imagen completa de cómo realizar una ejecución de MRP se explica con tres ejemplos. En el primer ejemplo, que trata de cómo las funciones de MRP gestionan una lista de materiales multinivel, se describe cada paso detalladamente. En los otros dos ejemplos, que tratan de la reducción de previsiones y de la consolidación de pedidos, se explican estos dos aspectos avanzados del proceso de MRP a un nivel superior.

Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel Una de las principales características de las funciones de MRP en SAP Business One es su forma de analizar una lista de materiales multinivel, donde una lista de materiales hace referencia a otra lista de materiales que a su vez puede hacer referencia a otras. El reto consiste en asegurar que cada artículo necesario esté disponible a tiempo para poder fabricar los componentes con suficiente antelación para cumplir el plazo del artículo de nivel superior que los incluye. En los productos complejos, las listas de materiales pueden propagarse varios niveles.

Paso 1: Creación o selección del escenario Para iniciar una ejecución de MRP, primero hay que seleccionar Menú principal � MRP � Asi ste nte MRP

Aparecerá una sencilla pantalla de bienvenida que lleva a una lista de escenarios

existentes. Cada escenario define el ámbito de la ejecución de MRP. En este ejemplo, se analiza una lista de materiales de dos niveles:


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El ABC de MRP

Lista de materiales de la impresora Lexmax

Plazo de comercializ ación (días)

Fabricar o comprar

Tarjeta de memoria Cabezal de impresión

2

Comprar

0

Comprar

Unidad de alimentación

1

Fabricar

Componente

Cantidad disponible 0 0 0

Lista de materiales de una unidad de alimentación

Componente

Plazo de comercializ ación (días)

Fabricar o comprar

2

Comprar

0

0

Comprar

0

Adaptador de CA Fuente de alimentación

Cantidad disponible

Al realizar la ejecución de MRP, se crea un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax con una fecha de vencimiento de 25 de julio. No hay una cantidad disponible para responder al pedido en su fecha de creación, 16 de julio. La ejecución de MRP determina qué hay que tener disponible para satisfacer el pedido. En la Figura 7-3 se muestra la ventana Scenario Details del MRP Wizard , que aparece después de la ventana de bienvenida.


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El ABC de MRP

Figura 7-3: Ventana Scenario Details

Las dimensiones más importantes de un escenario controlado en la ventana Scenario Details son el horizonte de planificación que se analizará y los artículos que se incluirán en la ejecución. Esta ejecución de MRP tiene un horizonte de planificación de 30 días que analizará todas las fuentes de demanda en el período de 19 de julio a 17 de agosto. La ejecución de MRP calcula las órdenes de fabricación y los pedidos de compras necesarios para todos los artículos incluidos en la lista de materiales. El botón Save Scenario que aparece en esta ventana y en las siguientes del proceso guarda la configuración utilizada en la ejecución de MRP.

Paso 2: Selección de fuentes de datos En la ventana siguiente del MRP Wizard , que aparece en la Figura 7-4, se especifican las fuentes de datos utilizadas para calcular la demanda.


135

7

El ABC de MRP

Figura 7-4: Ventana Data Source

En la ventana Data Source s e especifica n los tipos de documentos que s e utiliza n para calcular la demanda de productos, como órdenes de fabricación, pedidos de cliente o pedidos de compr a s, y s e identifica n los almacenes donde s e encuentr an las cantida des disponibles iniciales para incluirlas en la ejecución. Como se ha descrito anteriormente, asegúrese de utilizar sólo almacenes relevantes.

Paso 3: Ejecución de MRP y análisis de las recomendaciones La ejecución de MRP se lleva a cabo haciendo clic en el botón Run de la esquina inferior derecha de cualquiera de las ventanas del MRP Wizard. Esta acción desencadena las funciones de MRP que calculan el inventario actual y la demanda de productos, informan de si se dispone de suficientes materiales y recomiendan medidas a tomar para obtener materiales suficientes. En la Figura 7-5 se muestran los resultados de la ejecución de MRP que hemos descrito hasta ahora.


136

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El ABC de MRP

Figura 7-5: Lista de artículos de una ejecución de MRP

Observemos con atención cómo las funciones de MRP llegaron a los resultados que se muestran en la Figura 7-5: D

La ejecución de MRP creó una necesidad del artículo de nodo superior, la impresora Lexmax, para responder al pedido de cliente de 10 unidades con fecha de vencimiento de 25 de julio.

D

La impresora Lexmax tiene un plazo de comercialización de 3 días de fabricación, de manera que la ejecución de MRP cuenta 3 días hacia atrás desde la fecha de vencimiento de 25 de julio para determinar la fecha de vencimiento de cada uno de los componentes de primer nivel necesarios para montar la impresora Lexmax. El 22 y 23 de julio se omiten al contar porque son fin de semana y se consideran días no laborables. Por lo tanto, se determina que la fecha de vencimiento de los componentes de primer nivel es el 20 de julio.

D

El siguiente paso es que la ejecución de MRP determine las necesidades de los componentes de segundo nivel. Uno de los componentes de primer nivel, la unidad de alimentación, es una subunidad con dos artículos que requiere un día de fabricación. Para que la unidad de alimentación esté disponible el 20 de julio, el adaptador de CA y la fuente de alimentación tienen que estar disponibles el 19 de julio.

D

Resultados: El adaptador de CA tiene un plazo de comercialización de dos días, por lo que se marca en rojo para indicar que se ha superado la fecha de vencimiento. Si hoy es


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El ABC de MRP

19 de julio y el adaptador se necesita para hoy, es imposible que el artículo esté en el inventario a tiempo para responder a la necesidad. En la ventana MRP Results (mostrada en la Figura 7-5), se pueden des glosar los da tos maestr os de cada artículo media nte la s flecha s de na vegación de col or nar anja. Además, se pueden examinar los pedidos de compras, los pedidos de cliente y las órdenes de fabricación existentes; revisar las previsiones de demanda y ver el nivel de inventario de los artículos (en la pestaña Inventario de la ventana Datos maestros de artículo).

Para ver las versiones recomendadas de órdenes de fabricación necesarias para crear los artículos del pedido de cliente, haga clic en el botón Ver recomendaciones (no aparece en la Figura 7-5). Si hace clic en el botón Grabar recomendaciones, acepta y guarda las recomendaciones y hace que estén disponibles en el informe de recomendaciones de pedidos. Recuerde que el hecho de guardar las recomendaciones no significa que se creen las órdenes de fabricación y los pedidos de compras recomendados en el informe; sólo significa que se guardan las recomendaciones para más adelante. Siga leyendo para obtener más información sobre este informe.

Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecución de MRP El paso final del proceso de MRP consiste en utilizar el informe de recomendaciones de pedidos para crear las órdenes de fabricación y los pedidos de compras nuevos y necesarios para satisfacer la demanda de productos. En este paso, toda la experiencia y los conocimientos del usuario se aportan al proceso para complementar los resultados de SAP Business One. Entre otras, se pueden tomar las medidas siguientes: D

Cambiar las fechas en las órdenes de fabricación, los pedidos de compras o los pedidos de cliente y notificar los cambios a los proveedores y clientes.

D

Cambiar las cantidades en los pedidos de compras para aprovechar ofertas especiales o para redondear por arriba o por abajo la cantidad de los lotes que puedan suponer mejores precios.

D

Decidir fabricar artículos en lugar de comprarlos, o viceversa

D

Cambiar el inventario de un almacén a otro

D

Cambiar la planificación de producción


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El ABC de MRP

Una vez realizados estos cambios e introducidos en SAP Business One, pueden realizarse otras ejecuciones de MRP para asegurarse de que todos los artículos necesarios estén disponibles a tiempo.

Ejemplo 2 de MRP: Reducción de las previsiones En el ejemplo anterior se muestra cómo el análisis de MRP calcula hacia atrás a partir de la fecha de vencimiento de un pedido, empezando con el plazo de comercialización de los artículos de un pedido de cliente y propagando después los demás plazos de comercialización de las listas de materiales de componentes para determinar si se pueden obtener todos los materiales a tiempo. También es importante entender que el análisis de MRP prevé y reduce las cantidades previstas para que el inventario no crezca demasiado innecesariamente. A veces se producen excesos de inventario cuando las empresas hacen previsiones anuales, trimestrales y mensuales del número de unidades que creen que necesitarán con el fin de evitar situaciones de escasez y garantizar las entregas a tiempo. Si una empresa planifica la producción según las cantidades previstas y posteriormente añade las cantidades pedidas reales a las previsiones, la producción puede superar las necesidades reales y el inventario puede estar hinchado. Para evitar esta situación, SAP Business One dispone de una función que indica a la aplicación que reduzca las cantidades previstas según las cantidades reales de los pedidos. En consecuencia, solo se añadirá la cantidad prevista neta (previsión menos cantidad solicitada) a la ejecución de MRP. Esta función de MRP de SAP Business One es importante porque las previsiones se consideran fuentes de demanda en MRP. Esto significa que si existe una previsión que genera pedidos de 50 unidades durante un período determinado, MRP trata esa previsión como pedidos reales y genera órdenes de fabricación para que los artículos estén listos cuando se necesiten. Siguiendo con este ejemplo, suponga que entra un pedido real de 10 unidades. En este caso, MRP ajustará la previsión a la baja según las 10 unidades pedidas para evitar un exceso de inventario. Esto se denomina reducción de la previsión.

Consideremos otro ejemplo. Suponga que ha recibido un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax con una fecha de vencimiento de 25 de julio. En la fecha de creación del pedido, 16 de julio, no hay una cantidad disponible suficiente para satisfacer el pedido. Además del pedido de cliente creado, hay una demanda prevista de 50 unidades el 24 de julio. MRP está configurado para que los pedidos

de cliente incluyan la previsión. (Esto se encuentra en Administración � Inicialización del sistema � Parametrizaciones generales � pestaña Inventario � pestaña Planificación.) En nuestro ejemplo, Manual de usuario SAP Business One

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El ABC de MRP

el valor definido es de 7 días hacia atrás, lo que significa que la aplicación busca en los 7 días anteriores a la fecha de vencimiento (25 de julio) las cantidades previstas que pueda incluir. El análisis de MRP se realiza de la manera siguiente. Según la configuración del método de inclusión de la previsión, el análisis cuenta 7 días hacia atrás y permite que los pedidos de cliente reales incluyan las cantidades previstas. En nuestro ejemplo, el pedido de cliente de 10 unidades que vence el 25 de julio utiliza 10 unidades de la cantidad prevista a partir del 24 de julio, lo que reduce la cantidad prevista a 40 unidades, como se muestra en los resultados de la MRP mostrada en la Figura 7-6.

Figura 7-6: Resultado del escenario de MRP en el que se reduce la previsión de pedidos

Ejemplo 3 de MRP: Consolidación de pedidos Otra de las útiles funciones de MRP en SAP Business One es su capacidad de consolidar pedidos para comprar en cantidades que garanticen el máximo descuento. Por ejemplo, si existiera un descuento importante en las tarjetas de memoria Lexmax compradas en lotes de 100, la función de MRP consolidará los pedidos necesarios de cualquier tarjeta de memoria Lexmax hasta una cantidad de 100 para maximizar el descuento. Las condiciones que describen cuándo deben consolidarse los pedidos se almacenan como datos maestros de artículos.


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El ABC de MRP

Lista de verificación de MRP Preparación de los datos maestros de artículos

O O O O O

Comprobar que haya registros de datos maestros para cada artículo

Introducir el balance actual del inventario para cada artículo Definir el método de planificación de MRP para cada artículo

Definir el método de aprovisionamiento aprovisionamiento de cada artículo artículo como "fabricar" o "comprar". Introducir los intervalos o múltiples en los que deberán fabricarse o comprarse los artículos O Introducir la cantidad mínima de cada artículo O Especificar el plazo de comercialización para fabricar o pedir cada artículo

Ejecución del asistente de MRP

O Seleccionar un escenario O Definir el horizonte de planificación O Especificar los artículos que se incluirán O Especificar las fuentes de datos utilizadas para calcular la demanda O Ver los resultados y las recomendaciones O Realizar los ajustes necesarios


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Oportunidades de ventas Contenido del capítulo capí tulo Introducciónn a las oportunidades de ventas O Introducció

O Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One O Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook o portunidades de ventas O Creación de informes sobre oportunidades

O Lista de verificación de oportunidades de ventas Cerrar negocios o convertir los clientes potenciales en ventas son acciones vitales para el flujo de ingresos de su empresa. Para poder ver el flujo flujo de ventas en su conjunto debe supervisar todos los clientes potenciales potenciales y tratar a cada uno de ellos como si fuese su única venta. SAP® S AP® Business One le ofrece un modo sencillo de introducir y gestionar oportunidades de ventas, proporcionándole información esencial para la gestión y el análisis aná lisis de informes. Asimismo Asimismo,, el trabajo diario diario que que implica convertir los clientes potenciales en ventas, como concertar citas de calendario, convocar reuniones reuniones y enviar correos electrónicos se puede gestionar gestionar en SAP Business Bus iness One o en Microsoft Micr osoft Outlook. En este capítulo se describen las herramientas que SAP Business One pone a su disposición y que le ofrecen: D

Un método sencillo de mover un cliente potencial por todas las fases de ventas

D

La capacidad de ver la previsión de ventas de comerciales concretos o de la empresa en conjunto

D

Una potente función de creación de informes

D

Una visión de 360 grados de los clientes potenciales y los clientes

D

La capacidad de trabajar con ofertas de ventas directamente desde Microsoft Micr osoft Outlook

SAP Business One le proporciona todas las herramientas necesarias para mantener un nivel máximo de ventas, convertir los clientes potenciales en ingresos y, lo que es más importante, en clientes satisfechos que volverán muchas veces. Manual de usuario SAP Business One

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Oportunidades de ventas

Introducción a las oportunidades de ventas Es necesario que realice un seguimiento del factor más importante para los resultados de su empresa: los acuerdos durante el proceso que se convertirán en su flujo de ingresos. Usted crea un registro de oportunidades de ventas para cada oportunidad y, como es muy probable que trabaje en varios acuerdos con un mismo cliente, SAP Business One le permite realizar un seguimiento por oportunidad, no sólo por cliente y cliente potencial.

Visión general general del proceso proceso de oportunidades oportunidades de ventas ventas El proceso básico para gestionar las oportunidades de ventas en SAP Business One se muestra en la Figura 8-1.

Figura 8-1: Visión general del proceso de oportunidades de ventas Paso 1: Configuración de la información información relacionada con las ventas

Los responsables de ventas establecen información importante como las fases por las que pasa una venta y la probabilidad probabilidad (en porcentaje) de cerrar una venta en una fase determinada. determinada. Esta información ayuda con la previsión de ventas. Los informes son clave en el proceso de ventas y la configuración del módulo de oportunidades de ventas de SAP Business One está relacionado casi


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íntegramente con la creación de informes. ¿Qué desea supervisar? ¿Qué desea saber? ¿Desea informes sobre quién son sus competidores? Esta información se debe introducir de forma que le permita generar informes que le ayuden a supervisar lo más importante: el proceso de ventas. Paso 2: Gestión de las oportunidades de ventas

Los comerciales introducen las oportunidades de ventas y las gestionan durante todo el proceso. Una sola pantalla de SAP Business One les proporciona información pormenorizada sobre una oportunidad de ventas concreta. Una vez más, cuantos más detalles introduzca sobre la oportunidad

de ventas, más visibilidad tendrá cuando genere informes sobre clientes potenciales, tanto los suyos propios como los de su equipo. Las citas permanentes, las llamadas de teléfono, las tareas y la gestión de contactos se pueden realizar con SAP Business One o con Microsoft Outlook, como se describe más adelante en este capítulo. Paso 3: Creación de informes

Los informes sobre oportunidades de ventas le aportan visibilidad sobre las ventas previstas, las oportunidades ganadas y perdidas y la previsión de ventas, entre otros aspectos.

Configuración de la información relacionada con las ventas Puede configurar la información de la que desea realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas en Administración � Definiciones � Oportunidades de venta. Aquí puede configurar las fases de ventas, los competidores, los partners y las relaciones. Quizá desee configurar todos estos parámetros, aunque los fundamentales para la previsión de ventas son las fases de ventas. Algunos ciclos de ventas son largos y otros cortos. Algunos tienen diez fases y otros dos. La configuración de las fases de ventas y la probabilidad de cierre que tenga en función de dichas fases es muy importante para poder realizar una previsión de ventas acertada. Por ejemplo, si un acuerdo tiene un importe potencial de 100.000 dólares, pero se encuentra en una fase en la que las posibilidades de cierre son del 20%, su importe ponderado es de 20.000 dólares. En la ventana Etapas de venta – Definición, que se muestra en la Figura 8-2, se especifica un nombre para cada fase, un número de fase y un porcentaje de cierre. Por ejemplo, pongamos que hay seis fases de ventas, desde Lead , que tiene un porcentaje de cierre del 6%, hasta Order , que tiene un porcentaje de cierre del 95%. ¿Cómo se determina el porcentaje de cierre? Mírelo de este modo. Si Manual de usuario SAP Business One

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tiene 100 clientes potenciales ¿cuántos se convierten en ventas? La cifra es el porcentaje de cierre para esa fase de ventas. Si la respuesta es 20 de cada 100, tiene un porcentaje de cierre del 20%.

Figura 8-2: Ventana Etapas de venta – Setup

¿Qué ocurre si luego descubre que los porcentajes más realistas son superiores o inferiores a los que se indican aquí? No pasa nada. Sólo tiene que volver a la configuración y cambiarlos, todas las previsiones de ventas se ajustarán de forma automática. De hecho, el informe Análisis de etapas, que se crea al elegir Oportunidad de venta � Reportes de Oportunidades de venta � Análisis de etapas y se muestra en la Figura 8-3, se ha concebido para ayudarle a ajustar los porcentajes de cierre de acuerdo con el historial real. Al final del capítulo dispone de información adicional sobre informes de ventas.

Figura 8-3: Informe Análisis de etapas Manual de usuario SAP Business One

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Las funciones de SAP Business One que hemos comentado hasta el momento le ayudan a gestionar el estado de sus clientes potenciales y a pronosticar el resultado. Pero, ¿qué ocurre con el trabajo diario de convertir un cliente potencial en una venta? Esto implica contactos estratégicos con personas clave, lo cual incluye llamadas telefónicas, reuniones y correos electrónicos. También implica el envío de documentos importantes como las ofertas de ventas. Y es fundamental que tenga la posibilidad de observar toda esta información en un mismo lugar. Puede realizar estas importantes actividades bien directamente en SAP Business One bien en Microsoft Outlook mediante la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook para SAP Business One. En primer lugar, le ofrecemos un resumen de cómo realizar estas actividades en SAP Business One. En la sección siguiente se describe la integración de Microsoft Outlook.

Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One El módulo de oportunidades de ventas le permite crear una oportunidad de ventas en la aplicación justo después de identificarla. Por ejemplo, un contacto interesado le consulta sobre determinados productos que vende su empresa. Puede responder inmediatamente creando una oportunidad de ventas, lo cual le permite realizar un seguimiento de este contacto interesado e informar a los demás sobre el estado del cliente potencial.

Introducción de una oportunidad de ventas Para introducir una oportunidad de ventas y realizar su seguimiento, vaya al menú principal de SAP Business One y elija Oportunidades de venta � Oportunidad de venta para ver la ventana (consulte la Figura 8-4). En esta sección, le ofreceremos información detallada sobre esta ventana y las pestañas más importantes. Oportunidad de venta


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Figura 8-4: Anatomía de una oportunidad de ventas en SAP Business One

¿Quién es su contacto interesado? El primer paso para introducir una oportunidad de ventas es identificar a su contacto interesado. Haga clic en el botón situado a la derecha del campo Código de socios de negocio para visualizar la ventana Lista de Socio de negocios. Si su contacto interesado ya se ha introducido como cliente o como cliente potencial, aparecerá aquí. En caso contrario, haga clic en el botón New para ver la ventana Dato Maestro de socio de negocio. El capítulo 4 ofrece

información sobre

la introducción de datos maestros de Socios de Negocio. Si está realizando una venta a un cliente existente, la cabecera Oportunidad de venta incluye datos como el total de todas las facturas que debe el cliente en ese momento teniendo en cuenta cualquier

abono que pueda tener. Evidentemente, esta información no es aplicable a clientes potenciales nuevos.


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Territorio de socio de negocio y Empleado de ventas vienen predefinidos

desde el registro de

datos maestros de Socios de Negocio, pero se pueden modificar. Titular indica quién dirige el trabajo de esta oportunidad de ventas (y quién debe recibir cualquier comisión que genere). Puede especificar un nombre para la oportunidad en el campo Nombre de la oportunidad ; SAP Business One le asigna un número de forma automática. El valor propuesto del campo Status es Abierto; la oportunidad de ventas continúa abierta hasta que la cierre en la pestaña Resumen , lo

cual le permite continuar el seguimiento de la oportunidad, si lo desea, incluso después de que se cierre la venta y se realice la entrega a fin de garantizar la satisfacción del cliente. % de cierre está asociado con la fase de

la oportunidad de ventas, como ya se ha comentado.

Fíjese que sólo la pestaña Potencial tiene campos obligatorios, pero cada pestaña tiene un tipo

concreto de información que le ayuda a realizar un seguimiento no sólo de esta venta, sino de todas las oportunidades de ventas en conjunto.

El resultado: ¿Cuál es el potencial de esta oportunidad de ventas? Los responsables de ventas están especialmente interesados en la pestaña Potencial como se muestra en la Figura 8-4, igual que usted si recibe una comisión por la venta. En esta pestaña se introduce información sobre cuándo se puede cerrar esta venta. En el campo Cierre previste en puede introducir una Fecha prevista de cierre o un número de días, semanas o

años en los que espera que se cierre la venta (la lista desplegable le permite especificar días, semanas o meses). Al rellenar un campo, SAP Business One calcula el otro, de forma que si escribe una fecha, no hace falta que introduzca el número y viceversa. Debe rellenar el Monto potencial correspondiente a su venta. SAP Business One calcula el Monto ponderado en función de la proba bilidad

de que esta venta se cierr e. En el ejemplo (consulte la

Figura 8-4), el 6% de los clientes potenciales se convierten en ventas. Por lo tanto, se ha calculado un Monto ponderado de 21.002,82 dólares, lo cual es el 6% ( Cierre %) de 350.047 dólares ( Monto potencial). En la pestaña Etapas, como veremos, cada

fase de ventas está asociada a un porcentaje

que se utiliza para calcular cuál es la probabilidad de que se cierre una venta determinada (el campo Cierre % de la cabecera muestra el porcentaje de la fase actual de la venta). Con esta metodología

se genera una previsión más realista.


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Otro factor importante para la previsión es el Nivel de interés. ¿Se trata de un cliente potencial predispuesto o más bien indiferente? Este campo desplegable contiene entradas definidas por su empresa. Rango de interés

le ayuda a r ealizar un seguimiento de los tipos de cosas en las que está interesado

este cliente; las anotaciones que realice aquí pueden serle de utilidad en el futuro para realizar otras ventas a este contacto interesado. Puede indicar el interés principal del contacto interesado mediante una casilla de verificación.

Ajuste de la oportunidad de ventas Las demás pestañas de la ventana Oportunidad de venta le ayudan a realizar un seguimiento de varios datos importantes. En la pestaña Etapas , puede realizar un seguimiento de la oportunidad de ventas a través de las fases, pasándola de una a otra a medida que avanza el acuerdo. El Monto potencial quizá no cambie de una fase a otra (aunque puede hacerlo), pero el Mo nt o po nd er ad o varía porque las últimas fases suelen tener una probabilidad mayor de cierre que las primeras. Como se ha comentado en la sección anterior, la empresa define las fases. La pestaña General le permite gestionar oportunidades de ventas en las que un tercero, como un distribu idor, gestiona la venta por usted. En cambio, la pestaña Socios de negocio está disponible para definir relaciones de cualquier tipo. Si usted es un contratista general, por ejemplo, puede incluir subcontratistas en la pestaña socios de negocio. Con estas dos pestañas puede gestionar oportunidades de ventas complejas en las que participen varias partes. En la pestaña Competidores se especifican las otras personas que constituyen la competencia en esta venta y el grado de amenaza del competidor. La intensidad de la competencia se mide en el campo Nivel de amenaza; donde puede seleccionar el valor predeterminado de este competidor o elegir un grado de amenaza diferente para esta oportunidad concreta. Si el competidor consigue la venta en última instancia, marque la casilla de verificación Ganada. Al realizar un seguimiento de esta información, más adelante puede realizar análisis competitivos sobre qué ventas se están ganando y perdiendo, quién se está quedando con sus negocios y por qué, si conoce el motivo.


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La pestaña Resumen es importante para indicar el estado de esta oportunidad: si está abierta, ganada o perdida. En la pestaña Anexos puede buscar documentos relacionados como pedidos de cliente u ofertas de ventas, así como mensajes de correo electrónico, documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo y presentaciones, es decir, cualquier tipo de documento. Al mantener junta toda esta información, puede crear una visión coherente de esta oportunidad de ventas concreta. Sugerencia sobre adjuntos. Puede adjuntar documentos relacionados con una oportunidad de

ventas en un servidor compartido o en su PC. Si adjunta documentos almacenados en su PC, SAP Business One crea una copia del documento en un directorio del servidor central, de forma que esté disponible para cualquier persona que consulte la oportunidad de ventas. Si adjunta un documento a una oportunidad de ventas, lo que hace en realidad es compartir el documento con cualquier persona que pueda consultar la oportunidad de ventas.

Gestión de actividades de ventas En SAP Business One, todo lo que haga con un cliente se denomina actividad. Hay cinco tipos de actividades: llamadas telefónicas, reuniones, tareas, notas y “otras”, que pueden incluir correos electrónicos, por ejemplo. Seleccione Socio de negocios � Actividad en el menú principal de SAP Business One para

visualizar la ventana Actividad (que se muestra en la Figura 8-5). (Tenga en cuenta que también puede adjuntar actividades a los documentos de ventas, explicados en el capítulo 5.) En la ventana Actividad puede configurar recordatorios que aparecerán en SAP Business One. Las actividades

también se reflejan en el calendario de SAP Business One. Puede vincular documentos y adjuntos, así como contenido de formato libre como mensajes de correo electrónico.


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Figura 8-5: Introducción de actividades de ventas en SAP Business One

Para programar reuniones, sólo tiene que hacer clic en el icono del calendario de la barra de herramientas de SAP Business One. El calendario le ofrece varias vistas, incluida una vista de grupo que puede facilitar la programación de reuniones de equipo. Haga clic en una fecha y hora determinadas y SAP Business One le lleva a la ventana Activid ad (Figura 8-5) donde puede describir actividades y vincularlas a Socios de Negocio y documentos.

Las actividades no sólo informan de lo que ha hecho con un contacto determinado, sino también lo que tiene previsto hacer. Por ejemplo, registró una llamada de teléfono y estableció un recordatorio de seguimiento para volver a llamar. Cuando entra en SAP Business One aparecen recordatorios para actividades programadas que le ayudan a gestionar su trabajo con los clientes.


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Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook Es cierto que con SAP Business One puede gestionar actividades de ventas y que esto puede resultar muy práctico para actualizar oportunidades de ventas o introducir pedidos de clientes, por ejemplo. Pero como muchas personas utilizan Microsoft Outlook para gestionar su correo electrónico y su agenda diaria, tiene la posibilidad de utilizar la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook para que SAP Business One pueda realizar un seguimiento de su trabajo diario con oportunidades de ventas. La integración de Microsoft Outlook le permite consultar datos de ventas sin tener que acceder permanentemente a SAP Business One. Esto es especialmente útil para los responsables de ventas que viajan con frecuencia y necesitan ser capaces de consultar datos de clientes y de personas interesadas mientras están de viaje. Por ejemplo, un responsable de ventas necesita prepararse para una reunión en las instalaciones del cliente. La integración de Microsoft Outlook le permite sincronizar la información entre sus contactos en Microsoft Outlook y sus Socios de Negocio en SAP Business One. Alerta sobre la instalación de la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook . La integración de Microsoft Outlook requiere que su consultor de

implementación instale una aplicación complementaria de SAP Business One.

El responsable de ventas puede generar una instantánea en Excel con datos de clientes adicionales, como actividades abiertas, entregas abiertas y facturas, así como ofertas y pedidos que es necesario procesar. Puede cambiar datos y sincronizar los cambios posteriormente con SAP Business One. También es posible que un responsable de ventas cree ofertas directamente desde Microsoft Outlook y las envíe al cliente por correo electrónico. En la sincronización siguiente, la oferta se importará a SAP Business One y estará disponible para que el departamento de ventas la continúe procesando. La Figura 8-6 muestra la funcionalidad de la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook.


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Figura 8-6: La integración de Microsoft Outlook con SAP Business One sincroniza su trabajo en Microsoft Outlook con su trabajo en SAP Business One

¿Qué se puede hacer con la integración de Microsoft Outlook? Observe la lista siguiente: D

Importar contactos desde SAP Business One y sincronizarlos con Microsoft Outlook

D

Guardar mensajes de correo electrónico y documentos adjuntos como actividades de SAP Business One

D

Importar a Microsoft Outlook tareas y actividades de calendario creadas en SAP Business One

D

Editar, ver y crear ofertas de ventas y guardarlas en SAP Business One

D

Crear instantáneas totalmente actualizadas de actividades de ventas de clientes y compras de proveedores

Lo más importante es que la integración de Microsoft Outlook le ayuda a aumentar su productividad y a simplificar su trabajo. Le proporciona un modo global e integrado de gestionar su agenda, correo electrónico y actividades a la vez que le permite acceder a la última información desde SAP Business One.


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¿Qué aspecto tiene la integración de Microsoft Outlook? La Figura 8-7 muestra la integración de SAP Business One en Microsoft Outlook. Para trabajar con la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook, debe haber iniciado una sesión en SAP Business One.

Figura 8-7: Menú de SAP Business One en Microsoft Outlook

Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook SAP Business One tiene personas de contacto, actividades y documentos. Microsoft Outlook tiene citas de calendario, contactos y tareas. Dado que esta información se almacena en bases de datos separadas, es importante sincronizarla. Y para sincronizar esta información necesitamos un vínculo común entre Microsoft Outlook y SAP Business One. La información del Socio de Negocio sirve de vínculo común entre las dos aplicaciones. Por lo tanto, para la sincronización con SAP Business One, cada cita de calendario, contacto o tarea en Microsoft Outlook debe estar asociada a un Socio de Negocio. Para asociar un contacto con un Socio de Negocio, visualice el contacto en Microsoft Outlook y seleccione SAP Business One � Associate with para abrir la ventana Associate with


que se muestra en la Figura 8-8.

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Figura 8-8: Asociación de un contacto de Microsoft Outlook con un Socio de Negocio de SAP Business One

Haga clic en el botón de consulta situado a la derecha del campo Código de socios de negocio para visualizar una lista de Socios de Negocio o haga clic en Recommend para ver la ventana Select Contact from Recommendation. En esta ventana se muestran los Socios de Negocio que

comparten el mismo nombre de dominio de correo electrónico con el contacto de Microsoft Outlook. Seleccione el Socio de Negocio que corresponda y haga clic en OK . Si los nombres de contactos de Microsoft Outlook y de SAP Business One son diferentes, se activa de forma automática el botón Create as New Contact Person . Si los nombres son los mismos, el botón Use Existing Contact está activado. Haga clic en Synchronize This y, después en OK para cerrar el mensaje que aparece. A continuación,

haga clic en Save and Close. En este punto,

puede ir a SAP Business One y comprobar si el contacto de Micr osoft Outlook está incluido en el registro de Socios de Negocio. Las tareas y citas de calendario se asocian con Socios de Negocio de SAP Business One de un modo intuitivo similar. Cuando añade una cita a su calendario de Microsoft Outlook y sincroniza la información, se actualiza su calendario de SAP Business One. Las tareas se añaden como actividades a SAP Business One de forma parecida.


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Alerta sobre supresión de citas de calendario, tareas y contactos. Cuando borre una cita

de calendario, tarea o contacto en Microsoft Outlook, compruebe si se debe borrar también en SAP Business One. Puesto que las supresiones son irreversibles, no se realizan de forma automática.

Sincronización masiva Generalmente, no querrá sincronizar sólo un contacto, una cita de calendario o una tarea, sino varias a la vez. Para realizar una sincronización masiva, en Microsoft Outlook seleccione SAP Business One � Synchronization � Quick Synchronize. Si quiere tener un control restringido de lo que se

sincroniza, elija Synchronization � Synchronize. Consulte la ayuda en línea para obtener información más detallada.

Guardar un correo electrónico como una actividad Mantener mensajes de correo electrónico dentro de un registro de Socios de Negocio es una gran estrategia. Todas las personas de la empresa pueden ver el correo electrónico relacionado con un Socio de Negocio determinado, lo cual permite a todo el mundo tener la información completa sobre un determinado cliente o contacto interesado. Otra ventaja fundamental de guardar el correo electrónico como actividad es que puede crear automáticamente actividades de seguimiento que le recuerden determinadas acciones. Para especificar cuál debe ser la actividad de seguimiento en Microsoft Outlook seleccione SAP Business One � Default Settings � Save E-mail as Actividad .

Para guardar un correo electrónico como actividad, abra el mensaje de correo en Microsoft Outlook, elija Quick Save E-mail as Actividad o Save E-mail as Actividad del menú de SAP Business One en Microsoft Outlook. De manera similar a la sincronización, la selección de Save E-mail as Actividad

le permite tener un control restringido sobre cómo se guarda exactamente el correo

electrónico, incluyendo, si fuese necesario, la creación de una nueva persona de contacto para el Socio de Negocio. Puede decidir si quiere guardar cualquier documento adjunto con el mensaje de correo electrónico. La Figura 8-9 muestra el aspecto de un mensaje de correo electrónico en SAP Business One. Este mensaje de correo electrónico era una actividad de seguimiento de la llamada telefónica. Para ver un documento adjunto, sólo tiene que hacer doble clic en la pestaña Anexos de la ventana Actividad .


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Figura 8-9: Correo electrónico de Microsoft Outlook guardado como actividad en SAP Business One

Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook Las ofertas en Microsoft Outlook funcionan de un modo ligeramente diferente al que hemos explicado hasta el momento. Para importar ofertas de SAP Business One, vaya al menú SAP Business One en Microsoft Outlook y elija Quotations � Set Filter para visualizar la ventana Quotations Filter . En esta ventana se configuran las opciones que filtran qué ofertas se importan.

Haga clic en Save and Refresh para importar ofertas con estas opciones. Las ofertas se almacenan en una carpeta de correos electrónicos denominada Quotations, que se muestra en la Figura 8-10. Puede crear ofertas en SAP Business One y después importarlas a Microsoft Outlook. Después de la importación, puede visualizarlas, editarlas o enviarlas como correos electrónicos. También puede crear nuevas ofertas directamente en Microsoft Outlook. La ventana Quotation le proporciona acceso directo a información como por ejemplo cantidades de almacén y los últimos precios, tal como estén creadas las ofertas en SAP Business One. De hecho, cuando añade o actualiza ofertas a través de Microsoft Outlook, se actualizan o se añaden a SAP Business One y no es necesario ningún otro paso adicional (como la sincronización).


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Figura 8-10: Importación de ofertas de ventas a Microsoft Outlook

Generación de instantáneas de la actividad de Socios de Negocio Las instantáneas le ofrecen información detallada y potente para que pueda trabajar de manera eficaz con clientes y clientes potenciales. La integración de Microsoft Outlook le ofrece la oportunidad de ver una instantánea de información sobre Socios de Negocio cuando sincroniza información de un contacto determinado. Si selecciona Synchronize This en el menú SAP Business One

de Microsoft Outlook, se le solicita que cree una instantánea de información para ese Socio de

Negocio. Las instantáneas son libros de trabajo de Excel que proporcionan información detallada sobre un Socio de Negocio concreto. Puede elegir entre 10 plantillas de instantáneas o crear las suyas propias. Puede seleccionar una instantánea y generarla en un paso al visualizar el contacto en Microsoft Outlook y elegir SAP Business One � Associate with. Aparece la ventana Associate with, tal como se muestra en la Figura 8-11.


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Figura 8-11: Selección de una instantánea

En la pestaña Snapshot , elija una Snapshot Template de la lista desplegable. Para generar la instantánea, haga clic en Synchronize This.

La instantánea que se crea aparece en la pestaña General del registro de contactos de Microsoft Outlook. Haga doble clic en la instantánea para abrirla en Microsoft Excel, tal como se muestra en la Figura 8-12.

Figura 8-12: Una instantánea de un cliente abierta en Microsoft Excel Manual de usuario SAP Business One

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La instantánea incluye una página de resumen (se muestra de por defecto) que está vinculada a hojas de trabajo detalladas para toda la información resumida. Para ver más detalles sobre las llamadas de servicio en la instantánea que se muestran en la Figura 8-12, por ejemplo, haga doble clic para ir a la página del libro de trabajo o simplemente elija la pestaña Service Calls situada en la parte inferior del libro de trabajo.

De Microsoft Outlook a SAP Business One En las secciones anteriores se ha definido lo que se puede hacer en Microsoft Outlook para gestionar su trabajo diario de convertir clientes potenciales en ventas. Todavía hay una cosa más que puede hacer en Microsoft Outlook para que le resulte más fácil gestionar estos datos: SAP Business One dispone de datos clave sobre previsiones e informes de ventas que se deben actualizar con regularidad. ¿Por qué no configura un recordatorio en Microsoft Outlook una vez que decida la frecuencia de actualización de las oportunidades de ventas en SAP Business One, ya sea diaria, semanal o bisemanal? En concreto, actualice el valor de la oportunidad (si varía), la fase de ventas a medida que progresa y el estado de cada oportunidad.

Creación de informes sobre oportunidades de ventas La creación de informes sobre oportunidades de ventas es un paso clave, tanto para los comerciales individuales como para los responsables comerciales y los directivos de la empresa. El menú principal de SAP Business One contiene 11 informes de ventas estándar que puede crear para

gestionar las oportunidades de ventas y realizar previsiones y análisis. Para generar cualquiera de estos informes, seleccione Oportunidades de venta � Reportes de Oportunidades de venta y elija el informe en el que esté interesado. La tabla de la página siguiente resume los informes disponibles. Con estos informes, puede analizar todos los aspectos del proceso de ventas para determinar el estado de las oportunidades que están actualmente sobre la mesa, así como de aquellas que se han cerrado. Estos datos ayudan a sus responsables de ventas a planificar la estrategia y a evaluar lo que funciona y lo que no en términos de obtención de nuevos negocios.


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Informe

Previsión de oportunidades

Previsión de oportunidades a lo largo del tiempo

Estadística de oportunidades

Criterios de selección

Información que muestra

Socio de Negocio, territorio, empleado de ventas principal, último comercial, fase, fecha, sector, documentos, importe, porcentaje, orígenes, partners y competidores Igual que la previsión de oportunidades más el estado

Todas las oportunidades de ventas abiertas Orden de clasificación: territorio, empleado de ventas principal, Socio de Negocio (dos niveles de agrupación) Previsión que puede facilitar las perspectivas de ingresos a la larga; puede incluir oportunidades cerradas Orden de clasificación: mes, trimestre y año Oportunidades abiertas, ganadas, perdidas y totales Orden de clasificación: igual que previsión de oportunidades más número de artículo y grupo de artículos (dos niveles de agrupación)

Igual que previsión de oportunidades a lo largo del tiempo

Igual que previsión de Oportunidades oportunidades a lo largo del tiempo Rango de fechas de inicio, rango de fechas de cierre previstas, fase de ventas, empleado de Análisis de la fase ventas, Socio de Negocio y se pueden incluir, de forma opcional, oportunidades con una fecha de cierre vencida Distribución de Igual que previsión de oportunidades a lo largo del orígenes en el tiempo tiempo Rango de fechas de inicio, rango Oportunidades de fechas de cierre, empleado ganadas de ventas e interlocutor comercial Igual que oportunidades Oportunidades ganadas perdidas Mis oportunidades Sin criterios de selección abiertas Mis oportunidades Sin criterios de selección cerradas Manual de usuario SAP Business One

Lista simple ordenada por número de oportunidad Un informe gráfico (consulte la Figura 8-3) que se puede utilizar para analizar las fases en las que están las oportunidades y los porcentajes de cierre reales para cada venta Oportunidades de ventas por origen; se puede visualizar en formato gráfico Oportunidades de ventas que se han ganado Oportunidades de ventas que se han perdido Oportunidades de ventas abiertas Oportunidades de ventas cerradas 161

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Oportunidades previstas

Socio de Negocio, empleado de Visualización gráfica de las ventas ventas, fase, fecha, documentos, previstas (Figura 8-13); haga clic con el botón derecho en el gráfico importes y porcentaje para crear un análisis de oportunidades dinámicas (Figura 8-14)

Ejecución del informe de oportunidades previstas Quizá uno de los informes más importantes sea el informe Pipeline de oportunidades, que se muestra en la Figura 8-13, ya que prop orciona una respuesta visual a la eterna pregunta de ventas “¿Qué tenemos en perspectiva?” Este informe se utiliza para analizar las oportunidades abiertas en las previsiones de ventas y facilita la tarea de identificar la proporción de oportunidades abiertas en cada fase con relación a todas las oportunidades abiertas.


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Figura 8-13: Informe de oportunidades previstas


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Puede visualizar Pipeline de oportunidades como un gráfico de cambio dinámico seleccionando Goto � Análisis dinámico de oportunidades o haciendo clic con el botón derecho en Pipeline de oportunidades y seleccionando

esta opción (consulte la Figura 8-14).

Figura 8-14: Representación dinámica de las oportunidades de ventas previstas

La ventana Análisis dinámico de oportunidades representa cada oportunidad de ventas como un globo cuyo tamaño se corresponde al importe potencial de la oportunidad de ventas. Se incluyen las oportunidades de ventas abiertas y cerradas. Cada división vertical representa una fase del proceso de ventas. Los globos se mueven de acuerdo con su estado cambiante a lo largo del eje longitudinal, que representa las fases del proceso de ventas.


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Lista de verificación de oportunidades de ventas Configuración de oportunidades de ventas

O Vaya a Administración � Definiciones � Oportunidades de venta O Configure fases de ventas y defina un porcentaje de cierre para cada fase O Configure competidores, partners y relaciones Introducción de una oportunidad de ventas

O O O O O

Desde el menú principal, vaya a Oportunidades de venta � Oportunidad de venta Seleccione un Socio de Negocio o cree uno nuevo para este cliente potencial Introduzca una fecha de cierre prevista Introduzca un importe potencial para esta venta Introduzca otra información que desee, por ejemplo competidores y partners

Creación de informes sobre oportunidades de ventas

O Desde el menú principal, vaya a Oportunidades de venta � Reportes de Oportunidades de venta

O Seleccione un informe de la lista Introducción de una actividad de ventas en SAP Business One O Seleccione Menú principal � Socio de negocios � Actividad

O Especifique una actividad O Especifique un Socio de Negocio, una fecha y cualquier otro dato adicional

Asociación de un contacto de Microsoft Outlook con un Socio de Negocio de SAP Business One

O En Microsoft Outlook, seleccione un contacto O Elija SAP Business One � Associate with O Seleccione un Socio de Negocio Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook O En Microsoft Outlook, elija SAP Business One � Synchronization � Synchronize

O Configure los parámetros de sincronización y resuelva cualquier conflicto Sincronización de un contacto y creación de una instantánea

O En Microsoft Outlook, seleccione un contacto O En la ventana Contact, elija SAP Business One � Synchronize This O Cuando se le solicite que cree una instantánea para este Socio de Negocio, haga clic en Yes


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10 Creación de documentos, autorizaciones y aprobaciones Contenido del capítulo O Visión general de las funciones de creación de documentos O Autorizaciones, procedimientos de aprobación y borradores de documentos O Aceleración de la creación de documentos con asistentes En este capítulo se examinan las funciones de creación de documentos como por ejemplo los borradores de documentos, la creación de documentos a partir de otros y la creación masiva de documentos. Estos son los tres modos con los que SAP® Business One ayuda a los usuarios a acelerar y automatizar el proceso de creación de documentos. Al combinar autorizaciones y aprobaciones con funciones de creación de documentos, la aplicación proporciona un poderoso conjunto de herramientas para que los usuarios realicen sólo las tareas que son adecuadas para su nivel de responsabilidad y autoridad.

Visión general de las funciones de creación de documentos Las funciones de creación de documentos de SAP Business One facilitan todo lo posible las tareas repetitivas, de forma que con poco esfuerzo y trabajo sistematizado puede crear rápidamente los documentos que necesite. Puesto que la creación de documentos es una actividad central de SAP Business One, existen diferentes métodos para actuar en las diferentes situaciones en las que se encuentran los usuarios. En las dos figuras siguientes se muestran los dos modos más comunes de crear documentos manualmente y de forma individual: con el modo de adición o utilizando un borrador de un documento existente. Al desplazarse por el menú principal, el documento suele abrirse en modo Adición. Cuando busque documentos o se desplace por ellos, puede entrar en el modo Adición pulsando Ctrl + A o haciendo

clic en el icono del modo Adición (consulte la Figura 10-1). En el modo Adición, aparece el botón


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Creación de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Add en la parte inferior izquierda de la pantalla. Una vez introducidos los datos, puede contabilizar el

documento o añadir datos maestros haciendo clic en el botón Add .

Figura 10-1: Creación de documentos utilizando el modo Adición

En lugar de hacer clic en el botón Add , puede utilizar el menú Archivo para guardar documentos como borradores, como se muestra en la Figura 10-2. Un documento guardado como borrador se puede utilizar como plantilla para crear documentos similares las veces que desee. Los borradores de documentos también se utilizan para almacenar documentos que avanzan en un procedimiento de aprobación.


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Figura 10-2: Utilización de borradores de documentos para crear documentos

Estos dos métodos de creación de documentos son directos y consisten en el proceso habitual de rellenar y guardar un formulario. Además de admitir la creación manual de documentos, SAP Business One ofrece dos asistentes para la creación de documentos: el asistente de obtención de documentos y el asistente de creación de documentos, que se explican con más detalle posteriormente en este capítulo.

Autorizaciones, procedimientos de aprobación y borradores de documentos Los procedimientos de aprobación y las autorizaciones son dos aspectos de definición de roles en SAP Business One. Al conceder y limitar las autorizaciones de un usuario concreto, usted determina a qué funciones puede acceder el usuario y qué acciones puede realizar. Los procedimientos de aprobación proporcionan al administrador un modo de ajustar lo que puede hacer cada usuario. Quizá se pregunte qué relación existe entre autorizaciones, procedimientos de aprobación y creación de documentos. Todas estas características se pueden combinar; por ejemplo, un comercial puede crear pedidos de cliente y conceder porcentajes de descuento específicos. Como administrador, usted puede ajustar esta autorización de forma que el comercial pueda crear pedidos de cliente hasta un importe determinado. También puede configurar procedimientos de aprobación de forma que el


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responsable del comercial tenga que aprobar los pedidos de cliente que superen un determinado porcentaje de descuento.

Autorizaciones de usuarios El proceso de configuración de autorizaciones en SAP Business One es parecido a entregar una serie de claves que permiten acceder a ciertas características y funciones. Las autorizaciones permiten o impiden que determinados usuarios o grupos de usuarios realicen funciones como: D

Crear ciertos tipos de documentos

D

Ver o gestionar determinados tipos de datos

D

Crear cuentas de usuario

D

Establecer permisos para otros usuarios

D

Acceder a funciones del menú principal

Las autorizaciones utilizan el modelo organizativo de su empresa para que el acceso pueda estar controlado por el nivel directivo de un miembro del personal. Las autorizaciones se pueden copiar de un usuario a otro y se realiza un seguimiento de todos los cambios que se efectúan en las mismas. El mecanismo de autorización de SAP Business One proporciona un control restringido de las funciones de la aplicación a las que puede acceder cada usuario. Como se muestra en la Figura 103, en la ventana Autorizaciones (que se abre al seleccionar Administración � Inicialización del sistema

� Autorizaciones) se recopila una lista de usuarios y una lista de todas las funciones disponibles en

cada módulo de SAP Business One.


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Figura 10-3: Ventana Autorizaciones

Cada módulo incluye una lista de las funciones disponibles y el acceso a los datos que se puede conceder o denegar a cada usuario. Esta ventana proporciona parámetros adicionales para descuentos máximos, salidas de caja y la utilización del cifrado. Recomendación sobre el portal . Para conocer información detallada sobre las autorizaciones de

usuario puede consultar la guía “Cómo definir autorizaciones” disponible en http://service.sap.com/smb/sbocustomer .


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Procedimientos de aprobación Los procedimientos de aprobación de SAP Business One son una recopilación de potentes mecanismos para controlar qué puede hacer cada persona y a quién se le debe solicitar la concesión de excepciones. Los procedimientos de aprobación implican el establecimiento de límites de tamaño y naturaleza de las transacciones empresariales que cada usuario está autorizado a ejecutar. Cuando alguien intenta contabilizar un documento que supera el límite establecido en los procedimientos de aprobación, este documento se guarda de forma automática como borrador durante el proceso de aprobación. SAP Business One admite umbrales para aprobaciones, fases de aprobaciones y un mecanismo con fines generales que puede someter a aprobación a casi cualquier tipo de documento. Cuando un documento avanza por el proceso de aprobación, se guarda como borrador hasta que se concede la aprobación y entonces la persona que inició el documento puede contabilizarlo. Las aprobaciones tienen dos dimensiones: D

Los umbrales de aprobación, que son criterios por encima o por debajo de las aprobaciones y son necesarios para varias categorías de documentos.

D

Las fases de aprobación, que son los pasos que sigue una aprobación desde la persona que creó la solicitud hasta una o varias personas que deben aprobar el trabajo

El mejor modo para comprender cómo funcionan las aprobaciones es con un ejemplo. Imaginemos que Fred, el responsable de un departamento encargado de realizar pedidos de material de oficina, tiene un límite de 1.000 dólares por pedido de compras. Un día, para preparar una gran reunión, Fred tiene que realizar un pedido por un importe de material de oficina muy superior al normal. El pedido de compras asciende a 2.000 dólares. Cuando Fred intenta añadir ese pedido de compras recibe un mensaje que le indica que necesita una aprobación y que ya se ha solicitado. El pedido de compras no se ha añadido, pero se ha guardado como borrador y se envía un mensaje al responsable de Fred. Si el responsable de Fred concede la aprobación, Fred podrá añadir el pedido de compras. En la Figura 10-4 se muestran los pasos del proceso de aprobación.


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Figura 10-4: Pasos del proceso de aprobación

SAP Business One implementa el proceso descrito en el ejemplo mediante plantillas de aprobación a las que se puede acceder a través del menú principal seleccionando Administración � Procedimientos de autorización� Modelos de autorización.


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Las plantillas de aprobación incluyen cuatro tipos de información: D

En la pestaña Autor se especifican los usuarios a los que se aplica el procedimiento de aprobación. El responsable del departamento del ejemplo debería aparecer aquí.

D

En la pestaña Documentos se indican los documentos que necesitan aprobación. Siguiendo el ejemplo anterior, el pedido de compras estaría especificado aquí.

D

En la pestaña Etapas se definen las fases de la aprobación. En nuestro ejemplo, habría una fase creada para la aprobación del responsable.

D

En la pestaña Condiciones (que se muestra en la Figura 10-5) se establecen umbrales que pueden iniciar una aprobación. Aquí es donde se fijaría el umbral de 1.000 dólares.

Se puede especificar un nombre para las plantillas (la plantilla de la Figura 10-5 se denomina PO_APPROVAL).

La casilla de verificación Active (situada a la derecha del campo Nombre ) debe

estar marcada para que se aplique la plantilla de aprobación. Las plantillas de aprobación pueden regir parámetros muy diversos; por ejemplo, en la Figura 10-5 se muestra una norma que requiere una aprobación para un pedido por valor de más de 1.000 dólares.

Figura 10-5: Pestaña Condiciones de Modelos de autorización – ventana Setup


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Recordatorio sobre creación de informes de aprobación. Hay dos informes clave para la

utilización diaria de las aprobaciones. El informe de estado de la aprobación muestra el estado de la solicitud de aprobación a las personas que la iniciaron. El informe de decisión de la aprobación muestra a los autorizadores todos los documentos que están pendientes de aprobación. Ambos informes son opciones que se encuentran en Administración � Procedimientos de autorización.

Con plantillas de aprobaciones configuradas correctamente, las aprobaciones se gestionan como se indica a continuación. Cuando un usuario crea un documento que necesita ser aprobado, SAP Business One envía un mensaje a la persona responsable de aprobar el documento (puede ser necesaria una cadena de aprobaciones). La persona que autoriza puede aprobar o rechazar el documento utilizando la ventana Resumen de mensajes y alertas (mostrada en la Figura 10-6). Si tiene

avisos pendientes, esta ventana aparecerá cuando inicie la sesión en SAP Business One. Esta ventana también puede aparecer cuando esté en la aplicación, dependiendo de la configuración que haya realizado el administrador del sistema en Administración � Gestión de alertas.

Figura 10-6: Ventana Messages/Alert Overview

En la ventana Resumen de mensajes y alertas se muestra información sobre el documento que está pendiente de aprobación; las personas responsables de la autorización pueden consultar rápidamente los documentos que requieren su aprobación haciendo clic en las flechas de navegación naranja. Estas personas pueden añadir comentarios que aclaren los motivos de sus

decisiones. Manual de usuario SAP Business One

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Independientemente del resultado, en cuanto una persona responsable de la autorización realiza una

acción en un documento, SAP Business One envía un mensaje a la persona que creó el documento y este mensaje se muestra en la ventana Resumen de mensajes y alertas de ese usuario. Si el documento está aprobado, la persona que lo creó puede convertir el borrador aprobado en un documento directamente desde la ventana Resumen de mensajes y alertas , si así lo desea. Si la persona responsable de la autorización no aprueba el documento, la persona que lo creó también recibe un mensaje que le informa al respecto. Como cabe esperar, en este caso el borrador no se puede convertir en un documento normal.

Creación manual de borradores de documentos Los procedimientos de aprobación crean borradores de documentos de forma automática. Por diversos motivos, también es posible crear borradores de documentos manualmente. Esto puede ser necesario cuando un documento sólo se ha rellenado parcialmente y quiere completarse más tarde. O si alguien sabe cómo rellenar parte del documento pero necesita ayuda para acabar otra parte. Los borradores de documentos también se pueden utilizar como plantillas de documentos que se deben rellenar varias veces con pocos cambios. La creación manual de borradores de documentos en SAP Business One es simple y directa. Los borradores de documentos se pueden crear para documentos de ventas y de compras. Cuando se crean documentos en estas dos áreas, aparecerá activada la opción de menú Grabar como preliminar en el menú File (Figura

10-7).

Figura 10-7: Menú File para crear borradores de documentos Manual usuario SAP Business One

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Si guarda un documento como borrador, queda disponible para ser utilizado posteriormente. El siguiente paso para utilizar un borrador de documento es buscar los borradores existentes y, a continuación, elegir uno como base para crear un documento nuevo; este proceso se resume en la Figura 10-8.

Figura 10-8: Buscar borradores de documentos

Después de abrir el borrador del documento, puede ajustar la información y volver a guardarlo como borrador o como documento normal. A continuación se muestran otros ejemplos de modos habituales de trabajar con los borradores de documentos además de los que se han mencionado hasta ahora: D

Crear plantillas para documentos periódicos

D

Guardar el trabajo para que lo utilicen otros miembros del personal

D

Capturar información para un documento que no está autorizado a aprobar

D

Guardar el trabajo en curso para retomarlo más tarde

Manual usuario SAP Business One

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Los borradores de documentos se pueden borrar del informe Documento preliminar (consulte la Figura 108) haciendo clic con el botón derecho sobre el borrador y seleccionando Eliminar del menú contextual. Si añade un documento utilizando un borrador, éste no se borra automáticamente. Lo puede borrar cuando ya no lo necesite. Los usuarios pueden guardar sus propios borradores y utilizar los que creen otros usuarios.

Aceleración de la creación de documentos con asistentes SAP Business One ofrece dos asistentes para automatizar la creación de documentos El asistente de obtención de documentos le orienta por el proceso de creación de un documento nuevo utilizando información procedente de uno o varios documentos como punto de partida. La copia automatizada a y desde documentos en documentos nuevos ahorra tiempo y reduce los errores. Por ejemplo, envía una oferta para un lote de productos y, después de hablar con el cliente, se da cuenta de que las cantidades solicitadas han cambiado en varios artículos y uno de ellos ya no figura en el pedido. La ventaja es que no tiene que volver a introducir los datos de la oferta en un pedido de cliente; puede copiar la oferta en un pedido o copiar el pedido de una o varias ofertas. De este modo, SAP Business One le ayuda a ahorrar tiempo y a evitar errores. El asistente de creación de documentos crea de forma automática varios documentos de ventas nuevos utilizando otros documentos de ventas como punto de partida. De este modo, por ejemplo, todos los pedidos recogidos en un centro de atención telefónica se pueden convertir en notas de entrega a la vez, de forma que dichos productos se pueden registrar como enviados desde el almacén. O, si un pedido de cliente contiene artículos que se van a enviar a dos puntos, se pueden crear dos notas de entrega para un pedido de ventas. Ambos asistentes se explican en las secciones siguientes.

Asistente de obtención de documentos El asistente de obtención de documentos le ayuda a crear un documento nuevo a partir de uno existente orientándole paso a paso a través del proceso y asesorándole al mismo tiempo. El asistente está disponible para la mayoría de los documentos de los módulos de ventas y compras. Para empezar proceso, puede crear una versión en blanco del documento. Por ejemplo, después de abrir un pedido de cliente en blanco y especificar el cliente pertinente, ejecute el asistente haciendo clic en el botón Copiar de situado en la esquina inferior derecha de la ventana (consulte la Figura 109). Manual usuario SAP Business One

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Elija el documento que desea utilizar para crear un documento nuevo en la lista de ofertas de ventas seleccionables que se muestra. Se pueden utilizar varias ofertas de ventas en la creación de un nuevo pedido de ventas. Al elegir un documento se ejecuta el asistente de obtención de documentos, el cual le ofrece varias opciones para personalizar y modificar los datos de acuerdo con el documento que se esté creando y los documentos de origen utilizados para crearlo. Por ejemplo, puede decidir si desea utilizar el tipo de cambio de cuando se creó la oferta de ventas o el tipo de cambio vigente que se actualiza día a día en la tabla de tipos de cambio.

Figura 10-9: Inicio del asistente de obtención de documentos

Tal como se muestra en la Figura 10-10, puede optar por personalizar los datos a nivel de artículos: aquí puede modificarlo prácticamente todo. Puede borrar filas, cambiar cantidades, modificar precios, incluir descuentos, etc.


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Figura 10-10: Utilización del asistente para crear un pedido de cliente

El pedido de cliente recién creado tiene una nota que se crea automáticamente que indica qué oferta u ofertas de ventas se han utilizado para crearlo. También es posible determinar el documento base a partir del cual se ha creado un documento o el documento de destino creado a partir de un documento base utilizando dos iconos de la barra de herramientas. Cuando se abre un documento haciendo clic en el icono del documento base

aparece una lista de documentos que se utilizaron

como base del documento actual. Al hacer clic en el icono documento de destino aparece el último documento de destino creado utilizando como base el documento que esté abierto en ese momento. Este modo de buscar documentos base y destino también funciona en el nivel de fila de artículos específicos. Si marca una fila concreta y a continuación hace clic en los iconos de documentos base o destino, puede ver el documento que fue base o destino de esa fila.

Asistente de creación de documentos El asistente de creación de documentos automatiza el proceso de creación de documentos utilizados en el proceso de ventas y suministro de SAP Business One. Cuando utilice el asistente, puede decidir si crea documentos de destino como notas de entrega o facturas de forma automática utilizando pedidos de cliente, entregas, devoluciones o facturas de deudores como base. El asistente de creación de documentos está destinado a empresas que producen lotes de facturas o notas de entrega una vez al día o una vez por semana. Manual usuario SAP Business One

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Recordatorio sobre copias de seguridad. El asistente de creación de documentos puede

crear decenas o cientos de documentos de cada vez, muchos de los cuales tienen un impacto significativo en la contabilidad y son difíciles de anular. Por este motivo, debe utilizar este asistente con cuidado y, generalmente, sólo después de haber realizado una copia de seguridad de toda la base de datos. De este modo, la recuperación tras una acción equivocada se limita a restaurar la base de datos, en lugar de deshacer cientos de asientos de diario. Otra forma de trabajar de modo seguro con la creación de documentos es configurar el asistente para crear un borrador de documento que le permita ejecutar el asistente y ver si todo funciona correctamente antes de contabilizar los documentos.

Dada su utilidad, normalmente su consultor de implementación le enseñará a utilizar el asistente de creación de documentos. En esta sección se ofrece un resumen de los principales pasos de la utilización del asistente de creación de documentos. El asistente, que se inicia desde el módulo de ventas – cuentas de deudor es , se abre con una pantalla de bienvenida a la que sigue otra para el paso 1, que le permite recuperar un conjunto de pará metros definidos guardados para una ejecución de creación de documentos. La pantalla del paso 2 del asistente se muestra en la Figura 10-11.

Figura 10-11: Parámetros de documentos de destino


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Los parámetros de documentos de destino que se muestran en esta figura le permiten controlar el tipo de documento que está creando (pedidos de cliente, notas de entrega, devoluciones o facturas) y personalizar otras partes del documento. En el paso 3 del asistente puede especificar qué documentos se utilizan como documentos base para la creación de documentos. Igual que ocurría con el asistente de obtención de documentos, este asistente le permite seleccionar documentos para utilizarlos en la creación de otros nuevos. En la Figura 10-12 se muestra la pantalla que se utiliza para seleccionar los documentos base.

Figura 10-12: Selección de documentos de base

Una de las más potentes funciones del asistente de creación de documentos es su forma de comprender qué documento tiene una autoridad mayor. Por ejemplo, si un pedido de cliente se creó a partir de una oferta de ventas y tanto el pedido como la oferta están incluidos como documentos base, el asistente de creación de documentos omite la oferta de ventas porque el pedido de cliente Manual usuario SAP Business One

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prevalece sobre ella. También se pueden utilizar los iconos de documentos base y destino para buscar documentos base y destino que se crearon con el asistente de creación de documentos. En el paso 4 del asistente, debe seleccionar si quiere consolidar documentos y cómo quiere hacerlo, ya que se puede hacer por nombre de envío, condiciones de pago, método de pago o criterios personalizados. En el paso 5, elija clientes específicos para los que deben crearse documentos en la ejecución. En el paso 6 se especifica qué debe ocurrir si faltan datos o existen errores de contabilidad o inventario al crear los documentos. Las opciones son saltar al documento siguiente, al cliente siguiente u obtener una confirmación de forma interactiva. En el paso 7 puede guardar los parámetros para la ejecución utilizando el nombre y la descripción, iniciar la ejecución o ambas cosas. Antes de iniciar la ejecución, la aplicación le recuerda que debe tener una copia de seguridad actual. En el paso 8, el asistente es un listado de los documentos que se han creado, junto con cualquier mensaje de error que se pueda haber generado. Aunque este resumen ofrece una buena descripción de lo que puede hacer el asistente de creación de documentos, se recomienda solicitar la ayuda de su consultor de implementación o realizar numerosos ensayos en un entorno de prueba antes de utilizar esta función en producción. Su gran potencia va acompañada de una gran responsabilidad.


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A

Selección de accesos directos de teclado

En este apéndice se han recopilado accesos directos de teclado prácticos que acelerarán su eficacia al trabajar con SAP® Business One. Quizás le resulte útil tener una copia de este apéndice cerca del teclado para consultarlo fácilmente.

Accesos directos generales Tarea Visualizar el menú principal de SAP Business One Imprimir el documento o registro actual Visualizar un diario de transacciones Salir de SAP Business One Deshacer Volver a hacer Cortar Copiar Pegar Buscar clientes o artículos que comiencen por una letra concreta Seleccionar varios artículos Ver campos definidos por el usuario Ver el registro o documento siguiente Ver el registro o documento anterior Pasar al modo Adición (si se visualiza un documento o datos maestros, se abre un documento en blanco o una pantalla de datos maestros) Pasar al modo Buscar Cambiar un nombre de campo Especificar la fecha actual en el campo de fecha Especificar una fecha del mes actual Especificar una fecha del año actual Cerrar todas la ventanas salvo el menú principal de SAP Business One


Acceso directo CTRL + 0 (cero, no la letra O) CTRL + P CTRL + J Ctrl + Q Ctrl + Z Ctrl + May. + Z Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V

Escribir letras en el campo nombre o descripción * Tabulador

Mantener pulsado Ctrl y hacer clic en los artículos que desee Ctrl + May. + U Ctrl + flecha derecha Ctrl + flecha izquierda Ctrl + A Ctrl + F Ctrl y doble clic en el nombre

de campo * y tabulador Día del mes y tabulador Día, mes y tabulador May. y hacer clic en la X de la esquina superior derecha de la ventana

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A

Selección de accesos directos de teclado

Accesos directos de tabla Tarea Añadir una fila Duplicar una fila Eliminar una fila Ordenar la tabla por columnas en orden ascendente Ordenar la tabla por columnas en orden descendente Mostrar información detallada sobre una fila Ir a la primera fila Ir a la última fila

Acceso directo Ctrl + I Ctrl + M Ctrl + K

Doble clic sobre la cabecera de la columna Alt + doble clic sobre la cabecera de la columna Ctrl + L Ctrl + H Ctrl + E

Accesos directos en documentos de compras y de ventas Tarea Calcular el beneficio bruto Especificar un método de pago Calcular el volumen y el peso Abrir documento base Abrir documento de destino Ir al campo de código de Socio de Negocio Ir al campo Remarks Elegir un número de serie para un artículo Comprobar los últimos precios Visualizar artículos alternativos Copiar un importe al especificar un pago


Acceso directo Ctrl + G Ctrl + Y Ctrl + W

+N +T +U + R + Tabulador en el campo cantidad Ctrl + tabulador en el campo Precio Ctrl + tabulador en el campo Item No. Después de hacer clic en el icono de bolsa de dinero para especificar un pago entrante, pulse Ctrl + B para copiar el importe en el documento Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl

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Configuración de Socio de Negocio y artículo

B

En las tablas siguientes se muestran los requisitos previos para la configuración de Socios de Negocio y datos sobre artículos. Esta información es especialmente relevante cuanto se utiliza la herramienta DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos. Aunque la mayor parte de los elementos de datos no son obligatorios, si los ha definido, puede configurarlos desde el inicio y sacar partido a toda la información que posee sobre Socios de Negocio y artículos para crear las vistas más completas que sea posible con esta información. Estas tablas incluyen todos los elementos de datos de configuración básicos que se pueden añadir a cada registro de datos maestros. Los elementos críticos se marcan como “S” de recomendado (Suggested) o “M” de obligatorio (Mandatory).

Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre Socios de Negocio Recomendado u obligatorio Elemento de datos S

S S S M S

Grupo de clientes o proveedores Clase de expedición Empleado de ventas Territorio de ventas Códigos de estado o provincia de todos los estados o provincias que no pertenezcan a Estados Unidos Condiciones de pago Tipo de tarjeta de crédito Métodos de pago (al menos uno de entrada y otro de salida) Cuenta de control de acreedores o deudores Lista de precios Cuentas de banco propio Código del IVA Propiedades de clientes o proveedores


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Manual Usuario SBO

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