WORK WO RKSH SHOP OP Nº 8
Valor Ganado, un caso práctico
Relator Ignacio Vera G. PMI Santiago Chapter 23 de Noviembre del 2009
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Agenda de Presentación Introducción al Método del Valor Ganado Presentación de Proyecto como caso práctico, simple Análisis de Proyecto en situación Inicial Control del Proyecto después de 5 días de avance. Revisión de los principales KPI del proyecto Preguntas de Dirección de Proyectos Técnicas de Forecasting Casos Reales y uso de valor Ganado Comentarios finales y preguntas
Método del Valor Ganado (Ear (Earne ned d Valu Value e Mana Manage geme ment nt)) Introducción:
•El Método Método surgió en el mundo de la manufactura manufactura y posteriorm posteriormenet enet fue incorporado incorporado en para medir medir el desempeño desempeño de los proyectos proyectos (C/SCSC (C/SCSC Cost / Schedule Schedule Control Control System System Criteria). Criteria). •El Método del Valor Ganado ha probado ser una de los más eficientes herramientas de retroalimentación y medición de rendimiento (performance) para dirigir proyectos. Le permite a los directores cerrar el ciclo de dirección plan-do-check-act. • La retroaliment retroalimentación ación es crítica crítica para el éxito de cualquier cualquier proyecto. proyecto. La retroalimentación periódica y programada, puede permitirle a los Portfolio Managers, Managers, Program Program Managers Managers y a los Jefes Jefes de Proyecto Proyecto,, identific identificar ar problemas (desviaciones) en forma temprana y hacer los ajustes que permitirán que el proyecto se mantenga mantenga dentro del presupuesto y del plazo.
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Al Método del Valor Ganado se le ha llamado “Dirección con las luces encendidas (management with the lights on)”, debido a que permite iluminar en forma clara y objetiva como está un proyecto y hacia donde va, en comparación con lo que se suponía que iba a ocurrir (lo planificado en la Línea Base). Este Método usa el principio fundamental de que los patrones y tendencias del pasado son buenos predictores del futuro. El Método del Valor Ganado le entrega a las organizaciones la metodología necesaria para integrar la dirección del manejo de alcance, plazo y costo. Este Método puede desempeñara un rol fundamental respondiendo las siguientes preguntas que son críticas para el éxito de cada proyecto de su cartera como son:
I NTEG NTEGRAC RACI ÓN ALCANCE
Grupos de Procesos y áreas del conocimiento (PMBOK) INICIO
COSTO PLA LANI NI FI CAC ACII ÓN CALI ALI DAD PLAZO
EJE JEC CUCI ÓN
COMUNI CACI ACI ÓN
SEGUI MI ENTO Y CONTROL
RI ESGO ADQ ADQUI SI CI ÓN RRHH
TERMI NO
Método del Valor Ganado Earned Value
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Dentro de los 5 procesos de la Dirección de Proyectos, es decir, Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre, el Método del Valor Ganado se focaliza en los procesos de Planificación y Control. En la Planificación se debe definir: El alcance y el trabajo a desarrollar estructurado en un EDT (WBS) para lograr ese alcance. Quien va a desarrollar y dirigir el trabajo (Responsable – (Responsable – OBS). Cuándo se va a desarrollar el trabajo. Cuánta mano de obra, materiales, y recursos va a requerir el proyecto para terminar.
Imagen extraída del EVM del PMI
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El Método del Valor Ganado está orientado a apoyar estratégicamente al Jefe de Proyectos, ya que aumenta su capacidad de dirección, facilitando la planificación y el control de los rendimientos de costo y plazo. Las prácticas claves de este Método incluyen: El establecimiento de una Línea Base para medición de rendimiento. El alcance del trabajo debe ser descompuesto hasta niveles manejables. La asignación de Responsable no puede ser ambigua. Desarrollar un presupuesto distribuido en el tiempo por fases para cada paquete de trabajo. Seleccionar la técnica de medición Valor Ganado para todas las tareas. Mantener la Integridad de la Línea Base durante todo el Proyecto.
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Medir y Analizar el rendimiento contra la Línea base Registrar el uso de recursos durante la ejecución de los trabajos. Medir objetivamente el avance físico de los proyectos. Analizar y proyectar rendimientos de costo y plazo. Reportar problemas de rendimiento. Tomar acciones correctivas para resolver los problemas. Elementos Básicos del Valor Ganado Valor planificado (Planned Value) Valor Ganado (Earned Value) Costo Real (Actual Cost)
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Valor Planificado (Planned Value). Describe como va a ser el comportamiento del trabajo en cualquier punto de desarrollo del cronograma del proyecto. Es una representación numérica del trabajo programado a desarrollar, establecido en la Línea Base de Medición de Rendimiento (PMB ‐ Performance Measurement Baseline), contra la cual se va a comparar el rendimiento real de los avances del proyecto. Una vez establecida la PMB, solo puede ser modificada debido a un cambio en el alance del proyecto o del entregable. También conocida como BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled), el Valor Planificado (PV), es normalmente utilizada para construir la curva S que refleja la acumulación de costos en el tiempo.
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Valor Ganado (Earned Value) Corresponde a una foto del rendimiento de los avances del trabajo en un punto preciso del tiempo. También conocido como BCWP (Budgeted (Budgeted Cost of Work Performed), refleja la cantidad de trabajo que realmente ha sido ejecutado en términos del presupuesto aprobado, asignado a una actividad del cronograma a o un componente de la EDT, a la fecha o a un cierto período de control.
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Costo Real (Actual Cost) Corresponde a una indicación de los recursos que han sido efectivamente usados para lograr un cierto avance a una fecha específica de control. También conocido como ACWP (Actual Cost of Work Performed).
Acta constitución Proyecto Nombre Proyecto
Muro
Linea Base
LB Muro
Presupuesto Recursos
1000
Precio Unitario (Incluye MO)
$ 100
Presupuesto $ pesos
$ 100.000
Tiempo (Plazo)
10 días
Tipo contrato
Suma Alzada
Sponsor
PMI
Responsable
Ignacio Vera
Stakeholders
Cliente Gerencia Equipo del proyecto Municipalidad Proveedores
Riesgos
Incumplim. Plazo Llegada tardía materiales Aumento valor materiales
Nombre Proyecto
Muro
Proyecto sin Avance Tiempo (días)
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Gantt Presupuesto Completo
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
Gantt Valor Planificado (Unidades)
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
$ 10.000
$ 20.000
$ 30.000
$ 40.000
$ 50.000
$ 60.000
$ 70.000
$ 80.000
$ 90.000
$ 100.000
Gantt Valor Planificado (Costos)
Gantt Valor Real
0
Gantt Valor Ganado
0
Valor planificado (Planned Value)
0
Valor Real (Actual Value)
0
Valor Ganado (Earned Value)
0
Situación Inicial Visualización de carta Gantt y Curvas de comportamiento de Costos y Recursos.
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Reglas para la medición de desempeño: Clara definición de la EDT y los puntos de control donde se realizará la medición de las cuentas de control. Establecer las métricas que se emplearán para medir el valor ganado (ej. Hitos ponderados, 0/100,fórmula fija, porcentaje completado, etc…) Especificar las fórmulas de cálculo de gestión del Valor Ganado, para determinar la estimación a la conclusión (EAC) Proyectada.
Fecha de Control: término dí a 5 Tiempo (días)
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Gantt Presupuesto Completo
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
Gantt Valor Planificado (Unidades)
0
100
200
300
400
500
Gantt Valor Real
0
100
200
300
400
Gantt Valor Ganado
0
100
200
300
Valor planificado (Planned Value)
500
* De acuerdo a la Línea Base se esperaba un avance del 50% al quinto día.
Valor Real (Actual Value)
400
* Se revisa en Bodega la cantidad de ladrillos utilizados (40% del total)
Valor Ganado (Earned Value)
300
* Se recoge la información de terreno donde se verifica un 30% de avance f ísico real
comportamiento de Costos y Recursos. 1er Control Visualización de carta Gantt y Curvas de comportamiento
Desviaciones Recursos (Unidades)
Costos ($)
Resultado Variación del Cronograma (S V) =
Valor Ganado (Earned Value) ‐
Valor Planificado (Planned Value)
Schedule Variance: Compara el avance real contra el avance programado.
Variación del Costo (C V) =
Var. Cron. (Unid)
300 ‐
500 =
Var. Cron. (Costos)
$30.000 ‐
$50.000 =
‐200
‐$ 20.000
Valor Real (Actual Value)
Valor Ganado (Earned Value) ‐
Cost Variance: Compara la desviación del presupuesto en $ o Unidades.
Var. costo (Unid)
300 ‐
400 =
Var. costo (Costos)
$30.000 ‐
$40.000 =
‐100 ‐$ 10.000
Indices (KPI) Recursos (Un) Costos ($)
Resultado
Índice de Desempeño de Programa (SPI) =
Valor Ganado (Earned Value) /
/
Valor Planificado (Planned Value)
Schedule Performance Index
SPI (Unid)
300
/
500 =
0,6
30.000
/
50.000 =
0,6
SPI (Costos)
Índice de Desempeño del Costo (CPI) =
Valor Ganado (Earned Value) /
/
Valor Real (Actual Value)
Cost Performance Index
CPI (Unid)
300
/
400 =
0,75
30.000
/
40.000 =
0,75
CPI (Costos)
Cronograma (Schedule) SV > 0 &
SPI > 1.0
SV = 0 &
SPI = 1.0
SV < 0 &
SPI < 1.0
Mediciones de Rendimiento, Interpretación de los Resultados de Desviaciones e Indices. CV > 0 &
CPI > 1.0
Adelantado en Plazo y Bajo el Presupuesto
En Plazo y Bajo el Presupuesto
Atrasado en Plazo y Bajo el Presupuesto
CV = 0 &
CPI = 1.0
Adelantado en Plazo y Dentro del Presupuesto
En Plazo y Dentro del Presupuesto
Atrasado en Plazo y Dentro del Presupuesto
CV < 0 &
CPI < 1.0
Adelantado en Plazo y Sobre el Presupuesto
En Plazo y Sobre el Presupuesto
Atrasado en Plazo y Sobre el Presupuesto
Costos
Nota: La tabla indica las posibles combinaciones que se producen entre los
principales Indicadores de Valor Ganado y como interpretar los nueve escenarios.
Preguntas de dirección de Proyectos
¿Cómo están los Plazos?
¿El Proyecto está atrasado o adelantado respecto
Medición de Rendimiento con Método de Valor Ganado Análisis de Programa y Proyecciones
del plazo contractual, indicado en el cronograma?
Variación de de Cronoograma Cronoograma (Schedule Variance)
¿Se es eficiente en el uso del tiempo?
Cronograma ma (SPI) (SPI) Índice de Desepmeño de Cronogra
¿Cómo están los Costos
¿El proyecto está bajo o sobre el Presupuesto a la
Análisis de Programa y Proyecciones
Índice de Desempeño del Costo (CPI)
¿Se va a usar los recursos remanentes en forma
Índice de Desempeño del Costo por
eficiente?
completar (TCPI)
¿Cuánto va a costar el proyecto al término
Estimación a la Conclusión (EAC)
(Forecast)?
¿Vamos a terminar el proyecto bajo o sobre el Presupuesto? ¿Se va a terminar el proyecto bajo o sobre el Presupuesto?
Indicador Unidades
Indicador Costos
‐200 (atrasado)
‐$ 20.000
0,6 (60% de rendimiento)
0,6
Indicador Unidades
Indicador Costos
‐100 (pérdida)
‐$ 10.000
0,75 (75% eficiencia)
0,75
1,16 (16% sobre el ppto)
1,16
1100 (100 unidades sobre ppto)
110000
‐100 (diferencia negativa de 100 un.)
‐10000
700 (proyección para cumplir alcance)
70000
Variación de Costo (Cost (Cost Variance) Variance)
fecha de control?
¿Se está usando los recursos en forma eficiente?
Respuestas
Variación de Costo al Término (VAC)
Estimación de Costo por Completar (ETC)
• •
Reporte de Valor Ganado Reporte Valor Ganado Proyecto Gestión
•
Si los indicadores son malos, ¿qué se debe hacer?:
• •
1.‐ Ignorar el indicador o la desviación (< 5%).
•
3.‐ Revisar el programa (si es necesario, reprogramar).
2.‐ Tomar acciones correctivas para volver a la Línea Base.
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Usos del Valor Ganado: Para validar Estados de Pago en función de los avances físicos o el cumplimiento de los entregables definidos en el alcance del proyecto (ej. Proyecto TI). Para determinar el % de Avance Físico del Proyecto. Para proyectar el comportamiento futuro de los recursos / costos en el proyecto.
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Técnicas para reprogramar (Forecasting) EAC = BAC ‐EV + AC (1.100= 1000‐300+400) CPI EAC = BAC/ CPI = 1000/0.75= 1.333 TCPI= (BAC‐EV) / (BAC –AC) (BAC –AC) = 1,166 CPI X SPI EAC = (BAC‐EV)/ (CPI XSPI) +AC = 1.555
Reprogramación de Unidades remanentes.
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Presentación de caso parada de planta Metacontrol
REPORTE DE AVANCE DE BETOLLI POR AREA DE TRABAJO
TOTAL
17%
16%
REACTOR EQUIPO D-702 (DSD)
29%
40%
38% 35% 32%
18%
36%
37% 36%
22% 24% 21%
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Literatura sugerida PMBOK, 4ta Edición, Módulos de Integración, Costos y Comunicaciones. PMI Practice Standard for Earned Value Management PMI The Project Manager’s Desk Reference, módulos 12, 13 (James P. Lewis ) Earned Value White Paper (Fleming & Koppelmann)
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Consultas y Comentarios.
PMI Santiago Chile Chapter Misión “Promover la dirección de proyectos, programas y portafolios como una especialidad y profesión relevante para el éxito de los negocios empresariales”
