INTRODUCCIÓN. En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la administración de las empresas, las decisiones de tipo gerencial no se toman únicamente sobre una base de resultados históricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos que perjudique la economía de una empresa. El uso de las técnicas del marketing se ha generalizado y ya alcanza no sólo a los productos de consumo masivo, sino que se ha expandido prácticamente a todas las áreas de negocio. Los presupuestos comerciales son cada vez más importantes, estos no se pueden considerar de forma aislada dentro de la empresa, sino totalmente coordinado y congruente con el plan estratégico, siendo necesario realizar las correspondientes adaptaciones con respecto al plan general de la empresa, ya que es la única manera de dar respuesta válida a las necesidades y temas planteados. En una época de cambios en la gerencia moderna, donde aumenta la autonomía y responsabilidad de las empresas la toma de decisiones exige presión y rapidez, y por lo tanto el factor de predicción y control de los presupuestos es de vital importancia como una eficiente herramienta administrativa, es por este propósito que nace este trabajo sobre la elaboración y manejo del presupuesto comercial para enfrentar los futuros retos de la administración actual. En la mayoría de las empresas la barrera no radica en desconocer la importancia de la elaboración y control del presupuesto comercial, sino en desconocer el cómo hacerlo, e incluso cuando se hace, no aprovechar las ventajas que evidentemente daría como un elemento de planificación y control expresado en términos económicos financieros dentro del marco de un plan estratégico.
Presupuesto de gastos administrativos (PGA) El presupuesto administrativo incluye la función de la alta gerencia así como ciertas actividades de servicio tales como financieras, legales y de contabilidad. Las funciones que incluyen en el presupuesto administrativo varían según el tamaño de las compañías y sus estructuras de organización. Normalmente las grandes empresas mantienen sus propios departamentos legales, de auditoría interna, de impuestos, de seguros, mientras que las empresas pequeñas por lo general dependen de expertos ajenos a la empresa. En algunas compañías las actividades legales y de tesorería están combinadas, en otras operan por separado, el departamento de créditos puede estar incluido en la función de contabilidad, tesorería o ventas. Una gran porción de los costos administrativos tienden a ser fijos o no están claramente relacionados con las ventas, es probable que haya un exceso de personal de oficina a niveles bajos de operación y mayores cargas de trabajo en los niveles más altos. El presupuesto de gastos administrativos englobará las secciones de administración general, dirección general y gastos
generales comunes. Se consideran todos los gastos por naturaleza que con carácter principal o accesorio realicen los departamentos descritos. Son imputables gastos tales como sueldos, material de oficina, viajes, dietas del personal, gastos de contratación de nuevo personal, etc., así como los gastos generales comunes como alumbrado, teléfono, correo, etc. La dificultad de reparto no permite crear ninguna unidad de medida que los recoja, ya que ello debería realizarse a través de un sistema admitido por los demás departamentos que reciban su gasto. Es sin duda el área que plantea mayores dificultades, solo los gastos generales permiten utilizar unidades homogéneas de reparto, como por ejemplo el teléfono. El control de las realizaciones únicamente puede efectuarse por medio de un análisis de las desviaciones en términos absolutos por naturalezas. Considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.
Características. •
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Las remuneraciones se fijan según la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación. Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. Rige su aspecto legal en la legislación laboral vigente. Para calcular el total neto, se debe calcular al total l a deducción de las retenciones y aportaciones por ley de cada país.
Los gastos de administración son los que se generan del manejo o dirección de la empresa, es decir, todos los gastos que se generan en las oficinas y por causa del personal administrativo. Por ejemplo, salarios de gerentes, jefes, secretarias y mensajeros; energía eléctrica de las oficinas, renta de las oficinas, etc. Es la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. El objetivo es determinar en forma anticipada para el período de la proyección todos los gastos del período que no correspondan directamente a la financiación o la gestión de ventas. Las partidas integrantes de los gastos de administración, se han de determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la administración de ventas. Se clasificaran de la siguiente manera:
Sueldos
Cargas sociales Amortizaciones Seguros Mantenimiento de oficinas Papelería y útiles de librería Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa
Ejemplos de Gastos Administrativos Renta Salarios Limpieza de oficinas Papelería viáticos Transporte de personal administrativo Combustible de gerentes, jefes u otro personal administrativo Capacitación de personal de oficina Seguro social de empleados de oficina Seguro de vehículos de personal administrativo Etc. *Gastos Misceláneos: Son aquellos gastos que no son frecuentes en una empresa y que no tienen una clasificación en el catalogo de cuentas.
Elaboración del presupuesto Una forma común de elaborar un presupuesto es presentar los distintos tipos de gasto (categorías de costo) y los ingresos (fondos disponibles o que deben recaudarse) en una hoja de cálculo simple (por ejemplo en Microsoft Excel). Podría ser necesario el uso de presentaciones más complejas, como varias hojas de cálculo vinculadas entre sí, debido a la magnitud de la campaña o a los requisitos específicos de los donantes.
Qué debe contener un presupuesto presupuesto 1. Gastos previstos Personal : Todas las personas que cobran un salario por trabajar en la campaña. Pueden indicarse por separado los costos directos (salarios) e indirectos (impuestos y seguros del personal). Inversiones: Es el equipo adquirido para el uso a largo plazo en la campaña, por ejemplo dispositivos electrónicos, como cámaras y teléfonos celulares. Para una rendición de cuentas eficaz, debería tomarse un inventario y actualizárselo periódicamente, es decir una lista de todo el equipo, dónde se almacena y para qué puede usarse. Deberían celebrarse acuerdos por escrito
respecto de qué organizaciones recibirán el equipo después de la finalización de la campaña. Costos operacionales: Son los costos relacionados directamente con la ejecución de la campaña que no son costos de personal ni inversiones. Los costos de impresión de los materiales de la campaña, el alquiler de vallas publicitarias, el tiempo de emisión en la radio y el transporte de un grupo de teatro itinerante son ejemplos de este tipo de costos. Administración: Son los gastos cotidianos de gestión de la campaña (por ejemplo alquiler de espacio de oficina, electricidad, papelería, teléfonos). Además, podría requerirse una partida por separado para los subcontratos, por ejemplo si se contrata una empresa para diseñar los carteles de la campaña o a un consultor para que redacte un informe de investigación. Recuerde: Cada categoría de costo debería ser suficientemente detallada para poder hacer un seguimiento adecuado de los gastos. Por ejemplo, en la partida de “personal”, debería llevarse por separado cada puesto; en la de “inversiones” todo artículo o tipo de equipo debe tener su propio renglón presupuestario (por ejemplo “dos impresoras”).
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Gastos Administrativos Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2014
Gastos administrativos: Salarios - Personal administrativos
$118,000
Renta de oficina
$8,500
Artículos de oficina
$17,500
Servicios Básicos (Agua, Luz, Teléfono, Internet)
$5000
Remuneraciones
$6000
ISSS
$8000
AFP
$3500
Miscelaneos Total de gastos administrativos
5,000 $171,500
