Matkul
: Analisis Perancangan Perancangan Sistem Informasi
Kelas
: TI 3
Kelompok
:
Agustia Kurniawan Baini Rizki M. Andre S. M. Ghufron Fawzy
Prosedur Sistem Berjalan Analisis Pengiriman Barang dan Jasa Via PT. J&T Express
Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem yang sedang dijalankan. Tujuan dari pembahasan sistem berjalan ini adalah untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bentuk permasalahan yang ada pada suatu perusahaan. Atau secara gamblangnya sistem berjalan berjala n merupakan sebuah sistem yang menganalisis tentang suatu proses atau siklus dari awal sampai akhir proses ter sebut. Sistem berjalan bersifat terus menerus dan digunakan sebagai aturan acuan dasar. Dari sistem berjalan inilah dapat diambil keputusan untuk mengambil langkah yang baru dalam s ebuah pembaharuan kinerja. Dalam hal ini kami membahas sistem sist em berjalan pada perusahaan pengiriman barang dan jasa J&T Express. Di J&T Express prosedur sistem berjalan yang digunakan digunakan terdiri dari :
Pengiriman / Penjemputan barang
Pengecekan fisik barang
Penimbangan berat barang
Perhitungan biaya kirim
Pembuatan AWB (Airway Bill Number)
Pembayaran
Laporan
a. Pengiriman Barang
Sistem yang diberikan oleh J&T Express ada 2 jenis, yaitu Datang Langsung Ke DropPoint atau Calling By Sistem. Untuk Sistem Datang Langsung Ke Drop Point, si pengirim datang langsung ke DropPoint terdekat. Kemudian mengisi form yang disediakan, yang berisi nama pengirim, alamat pengirim, nomor telepon pengirim, nama penerima, alamat penerima dan nomor telepon penerima. Sedangkan Calling By Sistem memudahkan si pengirim mengirimkan paketnya dengan menelpon Call Center J&T atau Kurir/Sprinter (No. Kurir Diberikan saat Penawaran Brosur). Call Center kemudian akan merespon dengan mengirimkan Kurir/Sprinter ke alamat pengirim untuk mengambil paket yang akan dikirimkan. Barang yang dapat dikirim berupa dokumen dan paket. Dengan persyaratan yang telah ditetapkan oleh pihak J&T. Adapun barang-barang yang tidak boleh dikirim, antara lain :
Warkat pos, kartu pos atau alamat tujun yang berbentuk PO BOX.
Barang yang mudah terbakar atau mudah meledak, seperti gas LPG, etanol, dsb.
Narkotika, miras dan zat-zat adiktif lainnya. Barang-barang yang menyinggung kesusilaan, mengganggu keamanan, ketertiban dan stabilitas nasional.
Makanan basah dan mudah basi.
Tanaman dan hewan.
Senjata api, pisau dan petasan.
Perhiasan dan barang-barang berharga.
b. Pengecekan Fisik Barang / Paket
Pengecekan fisik kiriman dilakukan agar pihak J&T maupun pihak pengirim mengetahui bagaimana kondisi terakhir barang sebelum dikirim. Apabila terdapat kerusakan maka barang akan dikembalikan ke pengirim. Namun J&T memberikan pelayanan berupa Asuransi dan Packing jika memang dirasa barang masih kurang aman saat proses packing dari si pengirimin. Asuransi (0,2 x harga barang ). Dan penambahan Packing dengan kayu dikenakan biaya berdasarkan Berat Barang x 30% (Dimana Hasilya ditambahkan dengan berat kiriman, total biaya sudah termasuk packing dan biaya kirim)
c. Penimbangan Berat Barang
Penimbangan berat barang dilakukan untuk kemudian menghitung berapa biaya kirim yang harus dibayar oleh pengirim. Penimbangan berat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
Berat Timbangan Barang ditimbang dengan timbangan pada umumnya dan berat barang ditentukan dengan satuan kilogram. Apabila berat barang >1,3 Kg itu sudah masuk kedalam pembulatan 2 Kg, begitupun sebaliknya <1,3 Kg maka masih terhitung 1 Kg.
Berat Volumetrik Barang diukur dengan meteran standar dalam bentuk sentimeter. Unsur-unsur yang diukur yaitu panjang, tinggi dan lebar. Semua ukuran itu dihitung dengan rumus :
panjang × lebar × tinggi 6000 (Perhitungan disesuaikan dengan perbedaan area dan praktik regional pasar)
d. Perhitungan Biaya Kirim
Perhitungan biaya kirim berdasarkan berat barang yang dikirim. Untuk wilayah Jabodetabek biaya kirim berkisar sebesar Rp 10.000/kg. Patokan harga ditetapkan sesuai tujuan pengiriman, berat barang dan dimensi barang. Semakin berat dan jauh jarak yang ditempuh untuk pengiriman barang, maka biaya pengiriman akan bertambah. e. Pembuatan AWB ( AirWay Bill Number)
Setelah barang dicek dan ditimbang, maka pihak Admin menginput data masukan kemudian membuat AWB (Airway Bill), jika menggunakan call by system maka kurir/sprinter akan membuat AWB ditempat. Dari laporan ini akan dijadikan sebagai bukti kepada pengirim dan kepada pihak J&T sendiri.
f.
Pembayaran
Setelah semua proses selesai, maka hal terakhir yang dilakukan adalah melakukan pembayaran di Admin sesuai biaya yang dikenakan. g. Laporan
Dalam satu hari berjalan, untuk pengiriman barang SPV akan meminta Jumlah AWB yang diberikan kepada Sprinter / Kurir untuk dicek sama atau tidak dengan barang yang telah dikirimkan. Untuk penjemputan barang, Sprinter/Kurir wajib memberikan AWB Jemput Barang kepada SPV untuk direkap dan dihitung jumlahnya.
Catatan : Dari prosedur sistem berjalan di atas, apabila ada kehilangan barang atau protes dari pihak pengirim maupun penerima, pihak J&T bersedia melakukan ganti rugi dengan beberapa catatan. 1. Barang yang hilang telah diasuransikan 2. Pihak penerima ataupun pengirim menunjukkan nota pembelian barang yang hilang. 3. Apabila barang yang hilang tidak di asuransikan maka akan diganti 10 x Ongkos Kirim Karena kehilangan barang tersebut makan Sprinter dan SPV akan dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang telah dibuat oleh J&T Express.
