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ANALISIS INCREMENTAL Y COSTOS RELEVANTES
En este artículo se analizan aquellas decisiones decisiones que, dadas sus sus características características particulares, no requieren de la secuencia metodológica presentada para definir, cuantificar y evaluar las alternativas de inversión posibles. Muchas de estas decisiones, que involucran seleccionar una de varias opciones posibles, pueden tomarse reduciendo a bases cuantitativas comparables las consecuencias económicas de cada una de ellas para su evaluación. Este proceso se fundamenta en el análisis de los ingresos y costos que son significativos o relevantes para la comparación, especialmente importante será para el análisis de decisiones de reemplazo, la ampliación, fabricar o comprar, arrendar o comprar, abandono de una línea de producto, etc. El uso de los flujos flujos relevantes y del ANALISIS INCREMENTAL como base para tomar decisiones de inversión se trat a en este artículo. 1.Información de costos para la toma de decisiones
Aunque diversos términos, conceptos y clasificaciones se han desarrollado e incorporado a la contabilización de costos tradicionales para que proporcionen información válida y oportuna para la toma de decisiones siguen siendo los costos no contables los más utilizados cuando debe optarse por una de varios alternativas. Mientras que los costos contables son útiles en ciertos campos de la administración financiera de una empresa o para satisfacer los requerimientos legales y tributarios, los costos no contables buscan medir el efecto neto de cada alternativa en el resultado. Incluso, hay costos de obvia significancia para el análisis que no se obtienen de los estados contables. Es el caso, por ejemplo, de los costos fijos a largo plazo y los costos de oportunidad, que no sólo deben considerarse en la decisión, sino que probablemente tendrán una influencia marcada en los resultados. Lo anterior no excluye, sin embargo, la validez y uso de la estructura de un sistema contable puesto que para la toma de decisiones se requerirá adicionalmente de ella para determinar los efectos reales de los costos que se desea medir en una situación determinada. 2.ANALISIS INCREMENTAL.
Este método permite agregar información cuantitativa al problema de las decisiones específicas. Este enfoque ha surgido surgido por el hecho de que los costos totales y los costos promedios (especialmente las asignaciones de los rubros de costos fijos) ocultan la conducta real de ellos. El análisis incrementar es el efecto neto que sobre ingresos y costos tienen las variaciones de producción reflejadas en volúmenes importantes de unidades. El análisis incrementar está asociado a cada curso de acción y permite apreciar en real magnitud la 1
Material docente basado en artículo del Profesor Nassir Sapag
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dinámica siempre cambiante de los costos variables y fijos adheridos a las diferentes estrategias. Este enfoque se utiliza en algunos de los siguientes problemas: - Decisiones de fabricar internamente lo que se adquiere afuera. - Decisiones de adquirir lo que se fabrica internamente. - Decisiones sobre utilización de sobre tiempo. - Eliminación o adición de líneas de productos o productos en una misma línea. - Decisiones Arrendar o Comprar.
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Supuestos del Análisis Incremental.
El análisis incrementar está basado en ciertos supuestos cuyo conocimiento permite apreciar- las bondades y limitaciones del enfoque. Racionalidad Permanente.
Se supone que los que toman las decisiones, actúan movidos por una permanente y constante racionalidad, considerada como la búsqueda sistemática de una meta claramente definida. Ingresos marginales = Costos marginales. Las bases de la economía positiva nos entregan este supuesto fundamental que toda decisión económica en la empresa debe ser sostenida por la igualdad entre los costos marginal y el ingreso marginal. En este punto es donde el decidor maximiza su decisión. Sistemas óptimos de Comunicaciones e Información.
Un supuesto bastante sólido del enfoque, radica en que supone que las empresas poseen sistemas óptimos de información y comunicaciones. Estos sistemas deben tener las cualidades de transparencia y flexibilidad, de tal manera de usar diferentes conceptos y datos, de acuerdo a las necesidades de determinada decisión. Valores personales de los Individuos.
Los valores de los individuos tienen efectos en las decisiones que ellos adoptan. Si un individuo tiene valores económicos predominantes, sus decisiones se orientarían con un sesgo hacia esos fines. Por el contrario si en sus valores predominan los sociales su sesgo será lo social. Se puede apreciar que los supuestos del enfoque no siempre se dan en la realidad, y esto limita su aplicación. Sin embargo, cada vez ganan terreno los sistemas de información que se orientan hacia la adopción de decisiones. 2
2.2 Forma de Operar.
La forma de operar del análisis incrementar puede resumiese así: Comparar:
- Los costos e ingresos que se producen si la alternativa se pone en práctica, con - Los costos e ingresos que se producen si la alternativa no se ejecuta. De esta comparación debe eliminarse
- Dentro del cálculo de los costos, todos aquellos costos que se obtienen en el caso de que la alternativa NO se aplique. - Dentro del cálculo de los ingresos, todos aquellos ingresos que se obtienen, aún en el caso de que la estrategia NO se aplique. La diferencia en los costos de cada alternativa que proporcione un retorno o beneficio similar determinará cuál de ellas debe seleccionarse. Estos costos, denominados diferenciales, expresan el incremento o disminución de los costos totales que implicaría la implementación de cada una de las alternativas, en términos comparativos respecto a una situación tomada como base y que usualmente es la vigente. En consecuencia, son los costos diferenciales los que en definitiva deberán utilizarse para tomar una decisión que involucro algún incremento o decrecimiento en los resultados económicos esperados de cada curso de acción que se estudie. Este concepto puede fácilmente ejemplificarse considerando una producción especial extraordinaria para servir un pedido adicional al programa de producción normal de una empresa. Generalmente, el costo diferencial estará dado exclusivamente por el costo variable de producción de esas unidades adicionales, puesto que puede suponer que los costos fijos permanecerán constantes. Es decir, el costo relevante de la decisión de aceptación de una orden de producción de un pedido adicional debería aceptarse si el ingreso que reporta la operación cubre los costos variables, que son los únicos costos en que se incurrirá en exceso de los actuales si se acepta el pedido. Si los costos fijos se vieran incrementados, el aumento: ocasionado por este pedido sería parte del costo diferencial y relevante para considerar en la decisión. Para aclarar el concepto, supóngase la siguiente situación de una empresa que recibe un pedido especial de 1.750 unidades de un producto cualquiera: Capacidad máxima de producción 24.000 unidades / mes Capacidad de uso actual 20.500 unidades / mes Estructura de costos: Materias primas
$70 por unidad 3
Mano de obra directa 80 por unidad Costos indirectos de fabricación Var. 122 por unidad Costos indirectos de fabricación fijos* $9,450,000. Gastos de venta variables** 26 por unidad Gastos de venta fijos 2,440,000 Gastos administrativos 2,160,000 *Incluye $1.180.000 de depreciación **Comisiones a vendedores Si se hace abstracción, por el momento, del factor impuesto, ¿cuál será el precio mínimo que debería cobrar la empresa por producir y vender el pedido especial? En primer lugar, según lo indicado, se debe identificar las partidas de costos diferenciales. Tanto la materia prima como la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación variables son, obviamente, diferenciales, puesto que producir una unidad adicional obliga a incurrir en esos costos respectivos. Los costos de fabricación fijos, independientemente de qué factores los compongan, son un tipo de costo en el que se deberá incurrir, se acepte o no el pedido adicional. Luego, no son un costo diferencial. Respecto a los gastos de venta variables, es posible dar por supuesto que no se incurrirá adicionalmente en ellos, puesto que la empresa recibió un pedido especial, por lo que no corresponde un gasto especial en comisiones de venta. La información respecto a sí es un costo diferencial o no es fácilmente obtenible en cualquier proyecto o empresa. En este caso se ha querido demostrarlo que pronto se analizará, que no todos los costos variables que entrega la contabilidad son relevantes o diferenciales.,Los gastos de venta y los administrativos son fijos e independientes del nivel de producción, dentro de ciertos límites En consecuencia, ambos son irrelevantes para la decisión. De lo anterior se puede extraer los siguientes costos diferenciales: Materias primas $ 70,0 Mano de obra directa 80,0 Costo indirecto de fabricación variable 122,0 Total costos diferenciales unitarios $272,0 Por lo tanto, el costo adicional de producir 1.750 unidades extras es de $ 476.000. Cualquier precio superior a $ 272,0 por unidad será beneficioso para la empresa. Nótese que no se ha considerado ningún costo de oportunidad como relevante, porque se supuso que existía cierta capacidad ociosa que no tenía. ninguna alternativa de uso. 4
Respecto al impuesto, hay normalmente un tributo adicional por toda venta con ganancias. La forma de incluir este factor en el análisis es calculando el monto de impuesto pagadero en la situación actual y lo que significaría un incremento si se aceptase el pedido. En ambos casos, para determinar el incremento, se efectúa un cálculo netamente contable, ya que es sobre esta base que se pagarán esos impuestos. Puesto que muchas de las partidas de costo no variarán al implementar alguna operación como alternativa de la actual, deberán excluirse de la regla de decisión, tal como se hizo en el ejemplo anterior. En otras palabras, sólo son relevantes aquellas partidas de costo que son diferentes entre cada alternativa estudiada y una situación base de comparación. En la regla de decisión se deberá tomar en consideración sólo el efecto neto, es decir, la variación neta de costos resultante de la comparación. En el ejemplo anterior se aprovechó de mostrar que los costos diferenciales no son necesariamente lo mismo que los costos variables, aunque pueden coincidir. Mientras los costos variables son aquellos que varían directamente con el volumen de producción, los costos diferenciales se refieren a las alternativas específicas en análisis, pudiendo o no coincidir con los variables. En muchos casos puede esperarse también que los costos fijos cambien. Por ejemplo, si el cambio en el nivel de actividad implica variar el número de supervisores, equipos, seguros u otros, la variación de estos costos fijos serán relevante, tanto si redundan en aumentos como en ahorros de costos.
3.Costos futuros
Cualquier decisión que se tome en el presente afectará a los resultados futuros. Por su parte, los costos históricos, por el hecho de haberse incurrido en ellos en el pasado, son inevitables. Por lo tanto, cualquier decisión que se tome no hará variar su efecto como factor del costo total. El caso más claro de un costo histórico irrelevante es la compra de un activo fijo. En el momento en que se adquirió dejó de ser evitable, y cualquiera sea la alternativa por la que se opte, la inversión ya extinguida no será relevante. Los costos históricos en sí mismos son irrelevantes en las decisiones, puesto que por haber ocurrido no pueden recuperarse. Es preciso cuidarse de no confundir el costo histórico con el activo o el bien producto de ese costo, que sí puede ser relevantes. Esta sería la situación de un activo comprado en el pasado, sobre el cual pueda tomarse una decisión a futuro que genere ingresos si se destina a usos optativos, como su venta, arriendo u operación. En estos casos, el factor relevante siempre será qué hacer a futuro. En ninguna evaluación se incorpora como patrón o elemento de medida la inversión ya realizada. Aunque en palabras resulte claro y lógico el planteamiento, en la práctica no es siempre así. Muchos inversionistas no se deciden a abandonar un proyecto, en consideración del alto volumen de inversión realizada, que no se resignan a perder. Desgraciadamente, no visualizan que abandonar oportunamente significa, en la gran 5
mayoría de los casos, no aumentar la pérdida. En otros casos se da la situación inversa, es decir, optan por abandonar en circunstancias de que continuar, si bien no reporta utilidad, permite minimizar la pérdida. Un ejemplo aclarará este concepto. Supóngase que una compañía fabrica dos productos diferentes en procesos productivos aislados, pero con actividades administrativas y de venta centralizadas. Las proyecciones financieras para el próximo año entregan los estados del cuadro l., que deberán analizarse para determinar la conveniencia de cerrar una de las plantas: Cuadro 1. Estados de resultados comparados de dos plantas. PLANTA A Ventas Costo de ventas Mano de obra directa Materias primas Suministros Mano de obra indirecta Fuerza motriz Depreciación
PLANTA B
$2.000.000
$3.000.000
450.000 760.000 90.000 70.000 20.000 100.000 ====== 510.000 230.000
930.000 1.020.000 140.000 160.000 130.000 200.000 ======== 420.000 310.000
100.000
150.000
$180.000
$(40.000)
Utilidad bruta Gastos de venta Gastos generales de administración UTILIDAD NETA
Supóngase, además, que los $250.000 de gastos generales de administración se asignan a las plantas sobre la base de las ventas. Si se cierra la planta B, se estima que se podrá reducir estos gastos a $180.000. El espacio ocupado por la planta B podría alquilarse en $200.000 anuales. No hay otra alternativa de uso más rentable. Los gastos de venta fijos de la compañía ascienden a $250.000, que se asignan a las plantas también sobre la base de las ventas. La diferencia en cada planta corresponde a comisiones sobre ventas. Frente a estos antecedentes, el análisis deberá considerar los siguientes costos y beneficios diferenciales relevantes para la decisión de cierre: Cuadro 2. Costos y beneficios diferenciales 6
BENEFICIOS Disminución de ingresos por venta Ahorro en costos de venta, excluyendo depreciación Ahorro en gastos de venta Ahorro en gastos generales de administración Ingresos adicionales por alquiler TOTALES Pérdida por cierre
COSTOS $3.000.000
$2.380.000 160.000 70.000 200.000 ========== $2.810.000
======== $3.000.000 $(190.000)
Se excluye la depreciación como costo relevante, por ser inevitable en la alternativa de alquiler. El ahorro en los gastos de venta se determina por diferencia entre los $310.000 y $150.000 correspondientes a los costos fijos asignados, irrelevantes para la decisión. El resultado del análisis podría interpretarse que el cierre de la planta agrega una pérdida por $190.000 a la utilidad de la compañía, lo cual, si se calcula para ambas plantas, resulta en una pérdida acumulada de $50.000, frente a los $140.000 de utilidad Actual. Esto se obtiene de: Ventas planta A Pérdida planta B
$ 180.000 (40.000)
Utilidad conjunta Pérdida por cierre
140.000 (190.000)
Pérdida al operar 1 planta
$ (50.000)
4.Elemento relevantes de costos
El análisis precedentes ha pretendido aclarar el concepto de costo relevantes para la toma de decisiones, pero sin entrar a identificar aquellos costos que normalmente serán pertinentes. Aunque es posible, en términos genéricos, clasificar ciertos ítems de costos como relevantes, sólo el examen exhaustivo de aquellos que influyen en el proyecto posibilitara catalogarlos correctamente. Para identificar las diferencias inherentes a las alternativas, es recomendable que previamente se establezcan las funciones de costos de cada una de ellas. De su comparación resultará la eliminación para efectos del estudio, de los costos 7
inaplicables. Si hubiera que dirigir el estudio de las diferencias de costos, los siguientes deberían ser considerados prioritariamente: -
Variaciones en los estándares de materia prima Tasa de salario y requerimientos de personal para la operación directa Necesidades de supervisión e inspección Combustible y energía Volumen de Producción y precio de venta Desperdicios o mermas Valor de adquisición Valor residual del equipo en cada año de su vida útil restante Impuestos y seguros Mantenimiento y reparaciones
La lista anterior es fácil de complementar. Sin embargo, es necesario insistir sobre el costo de oportunidad externo a las alternativas que pudiera repercutir en forma diferente en cada una de ellas. Si bien puede ser el costo más complejo de cuantificar, es imprescindible para tomar la decisión adecuada. Todos estos costos, como ya antes se indicó, deben ser considerados en términos reales y para ello debe incorporarse el factor tiempo en el análisis. Todo cálculo de la rentabilidad comparada de las alternativas obliga a la consideración de los costos en función de un flujo proyectado. El cálculo de la rentabilidad sigue los procedimientos usuales, aunque la base de los antecedentes se exprese en valores diferenciales.
5.Costos Extinguidos
Una clase de costos que más-comúnmente son considerados en una decisión, a pesar de ser irrelevantes, son los llamados costos "Extinguidos". Un costo se denomina sepultado si corresponde a una obligación de pago que fue contraía en el pasado, aún cuando parte de ella esté pendiente de pago a futuro. Si bien constituye un pago futuro, tiene un carácter inevitable que lo hace irrelevante. La parte de la deuda contraída y no pagada es un compromiso por el cual debe responder la empresa independientemente de las alternativas que enfrente en un momento dado. La excepción a lo señalado la constituirá la posibilidad de alterar la modalidad de pago, siempre que ellas no esté asociada con todas las alternativas a que se enfrenta la decisión. En este caso, la relevancia se procede por la variabilidad que ocasionaría el valor del dinero en el tiempo. Fácilmente se podrá apreciar que un costo extinguido puede consistir en tanto un costo fijo como una variable. 8
6.Costos pertinentes de producción
El uso más frecuente del análisis de costos pertinentes se desarrolla en lo que se relaciona con las decisiones de fabricación. Dentro de éstas, son fundamentales las de optar por fabricar o comprar, seleccionar la mezcla óptima de producción y minimizar la inversión en inventarios. A estos casos se hará referencia en esta sección. Hay, sin embargo, otras áreas de decisión tan importantes como las señaladas, pero menos frecuentes en la práctica, que se refieren a la localización de la planta, selección de alternativas de uso de materias primas, abandono de una línea de productos y otras. Entre los casos señalados, la decisión de fabricar o comprar puede parecer más simple de lo que realmente es. La decisión de fabricar requiere de inversiones en capital. Por lo tanto, aunque parece claro que ésta debería adaptarse cuando los ahorros de los costos esperados tienen un rendimiento sobre la inversión mayor que podría esperarse de una inversión de alternativa, hay dificultades serias en la determinación de los costos pertinentes a la decisión. Al exigir la consideración de proyecciones económicas en el tiempo surgen, adicionalmente, los problemas de la estimación de las variables futuras. Pero, al margen de esto, hay costos de difícil cuantificación... Por ejemplo, si la fabricación implica hacer-uso de espacios existentes, será necesario estimar el beneficio que reportaría su uso en otra alternativa. Si se considera a la alternativa de fabricar, será necesario proyectar costos de adquisición, remuneraciones, costos indirectos de fabricación y otros que le otorgan, en conjunto, un carácter de proyecto con todas las connotaciones analíticas. El análisis para seleccionar la mezcla óptima de producción es, generalmente, menos complejo. Si bien presenta también limitaciones respecto a la necesidad de estimar todas las variables del mercado, el estudio se centra prácticamente en el margen de contribución. Ello se debe a que, frente a costos fijos inevitables para cualquier mezcla de producción, los factores pertinentes serían el precio y los costos variables. Sin embargo, no se debe descuidar los costos fijos que pudieran cambiar con distintas alternativas de mezcla, la cantidad de productos vendidos de cada componente de cada mezcla que condicionará el beneficio neto de la decisión, ni los otros factores señalados previamente en este artículo. El análisis de costos pertinentes en la determinación del tamaño óptimo del inventario debe dirigirse a estudiar los costos que varían en función del lote de compra y los costos de mantenimiento de inventarios. Muchos costos relativos a inventarios son variables. Sin embargo, pocos son los que deben considerarse para una decisión. Los criterios generales para determinar su inclusión ya han sido señalados. Es preciso, sí, destacar un elemento particular de costos relevantes que se desprende del hecho de que los inventarios constituyen una inversión. Debido a esto, se deberá considerar un interés sobre los costos de incremento evitables, para asignar su parte correspondiente al costo de oportunidad de los fondos invertidos. Dada la enorme cantidad de alternativas de tamaño de inventarios que se presentan en una empresa con muchos ítems inventariables, los costos pertinentes pueden calcularse respecto a los artículos de mayor valor. Normalmente, no más del 20% de los artículos representan sobre el 80% de la inversión en inventarios. 9
7.Costos pertinentes de sustitución
Los cálculos económicos de inversión para la sustitución de instalaciones constituyen uno de los análisis más complejos en la consideración de costos relevantes, no tanto por los procedimientos empleados como por la disponibilidad de la información adecuada. El análisis de sustitución puede considerar tanto aumentos como mantenimiento de la capacidad productiva. Los casos de reemplazo que no incrementan la capacidad pueden deberse a que las Instalaciones que sustituyen han llegado a su punto de agotamiento, o a que, aún cuando pueden seguir funcionando, aparece una alternativa con probabilidades de mayor conveniencia. En esta segunda hipótesis se presentan dos posibilidades que alteran el procedimiento de cálculo: a) que las instalaciones nuevas tengan una vida útil igual a la vida residual de las instalaciones por reemplazar, o b) que las instalaciones nuevas tengan una duración mayor que la vida útil restante de las que estén en uso. La importancia de la sustitución con aumentos de la capacidad justifica que se analicé en forma especial en el apartado siguiente. A continuación se presenta una explicación del caso de reemplazo de un equipo en uso por otro con igual vida útil. si bien ésta pudiera parecer una alternativa poco práctica, es necesaria para fundamentar el análisis pertinente. Aún más, es una situación real en muchas empresas que esperan un cambio tecnológico importante en un futuro cercano (por ejemplo, cinco años), en circunstancia de que exista ya una máquina cuya tecnología sea mejor que la de la máquina en uso, pero aún no perfeccionada al punto que se espera para el término de esos cinco años. De acuerdo con lo señalado, el razonamiento consistirá en determinar las ventajas económicas diferenciales del equipo nuevo frente al antiguo. o sea, determinar si el ahorro en los gastos fijos y variables de operación originados por el reemplazo es suficiente para cubrir la inversión adicional y para remunerar el capital invertido a una tasa de interés razonable para cubrir el costo de oportunidad, en función del riesgo implícito en la decisión. Suponiendo que los costos fijos y los ingresos de operación permanecerán constantes, ellos se excluyen del cálculo de la rentabilidad de la inversión. Para determinar el ahorro generado por la nueva inversión se trabaja con costos constantes de los factores de producción, puesto que los cambios en el precio de la materia prima o en la remuneración a la mano de obra directa afectarían por igual a ambas alternativas, a menos que por efectos de la nueva inversión se pudiera recurrir a materia prima más barata o a trabajadores de diferentes calificación. Cualquiera sea el caso, deberán determinarse estrictamente los costos diferenciales. Si el equipo viejo tuviera un valor residual al término del período de evaluación, éste deberá descontarse, a su valor actual, del ingreso estimado de su venta en el momento de reemplazo. Del equipo nuevo, se deberá estimar el valor residual al término del período de evaluación. Con estos antecedentes y otros valores diferenciales que pudieran determinarse 10
como impuestos (por ejemplo, a raíz del reemplazo de las instalaciones), se procede a calcular el VAN y la TIR del flujo de fondo relevantes proyectados, con relación a la inversión de sustitución. 8.Sustitución con aumento de capacidad
La mayoría de las inversiones tienen por objeto aumentar la capacidad productiva de una empresa para hacer frente a una expansión del mercado o a una decisión de introducción a nuevos mercados. La inversión, en estos casos. Estará condicionada por la estimación de las cantidades futuras de venta y por el efecto de éstas sobre los ingresos netos. El análisis de sustitución con ampliación de la capacidad productiva debe plantearse en función de una estimación del mercado potencial, con referencia específica a las variables precio y volumen de ventas, en una proyección de los ingresos esperados de la operación. El aumento de la capacidad puede o no influir sobre la cuantía de los gastos variables unitarios. Esto dependerá del efecto del aumento de la operación en el rendimiento técnico y del costo de los factores de producción. Si la sustitución mejora el rendimiento, los costos directos serían menores. La sustitución puede aumentar proporcionalmente la producción sin incrementar el rendimiento. En este caso, los costos variables unitarios permanecerán constantes. En cualquiera de estos dos costos, el incremento en volumen puede repercutir en el costo de los factores de producción. Probablemente puedan aprovecharse descuentos por volumen en la compra de materias primas, o existir modificaciones en la tasa horaria de trabajo, por ejemplo. Si el aumento de la capacidad es significativo, posiblemente la infraestructura física y administrativa crecerá, incrementando los costos fijos. En esta situación sí son relevantes para tomar la decisión. Lo anterior lleva a concluir que determinado el ingreso diferencial y las variaciones en los costos fijos y variables de operación asignables a la sustitución, se podrá elaborar el flujo de fondos relevantes correspondientes al reemplazo, el cual deberá ser comparado, una vez actualizado, con el monto de la inversión adicional corregido según el valor residual de liquidación del equipo antiguo.
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