Analisis Kebutuhan SDM Laboratorium Berdasarkan Beban Kerja Posted by Riswanto on Sunday, February 7, 2010 Labels: Manajemen Labels: Manajemen Laboratorium
Komponen kunci dari perencanaan SDM adalah penentuan tipe SDM yang diperlukan. Perencanaan SDM bertujuan untuk mencocokkan SDM dengan kebutuhan organisasi yang dinyatakan dalam bentuk aktifitas. Merencanakan kebutuhan SDM berhubungan dengan hal-hal sebagai berikut [1] : a.
mendapatkan
dan
b.
mengidentifikasi
c.
menghadapi
d.
mempertahankan tuntutan
keterampilan
kelebihan
mengembangkan
jumlah dan
atau
tatanan
dan
kerja
mutu cara
karyawan memenuhinya
kekurangan
karyawan
yang
fleksibel
e. meningkatkan pemanfaatan karyawan
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan SDM, salah satu di antaranya adalah dengan menggunakan analisis beban kerja. Yang dimaksud dengan beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja juga dapat berarti berat ringannya suatu pekerjaan yang dirasakan oleh karyawan yang dipengaruhi oleh pembagian kerja ( job ), ukuran kemampuan kerja (standard (standard rate of performance ) job distribution ), dan
waktu
yang
tersedia.[2]
Metode beban kerja adalah tehnik yang paling akurat dalam peramalan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek (short-term (short-term ). ). Peramalan jangka pendek ini untuk waktu satu tahun dan selamalamanya dua tahun. Tehnik analisis ini memerlukan penggunaan rasio atau pedoman penyusunan staf
standar
dalam
upaya
mengidentifikasi
kebutuhan
personalia. [3,4]
Salah satu cara untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja diformulasikan oleh Peter J. Shipp (1998) dan dianjurkan oleh WHO. Panduan penghitungan kebutuhan tenaga kerja ini telah disesuaikan dengan kondisi Rumah Sakit di Indonesia. Metode beban kerja ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis dapat diterima, komprehensif, realistis dan dapat diterima
oleh
manajer
medik
maupun
manajer
non-medik.
Metode beban kerja ini didasarkan pada pekerjaan nyata yang dilakukan oleh masing-masing tenaga kesehatan. Adapun langkah-langkah penyusunan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan metode ini adalah : 1) menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya, 2) menetapkan waktu
kerja yang tersedia selama satu tahun, 3) menyusun standar beban kerja, 4) menyusun standar kelonggaran dan 5) menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja. Untuk menghitung beban kerja ini diperlukan hal-hal seperti : standar pelayanan, prosedur kerja tetap serta uraian kerja ( job description )
bagi
setiap
tenaga
kerja.[5]
Ada lima langkah dalam menghitung kebutuhan tenaga laboratorium berdasarkan beban kerja, yaitu :
LANGKAH PERTAMA : menetapkan unit kerja dan kategori tenaga. Kita ambil contoh unit kerja yang
digunakan adalah unit kerja teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi) dan kategori
tenaga
yang
dipilih
adalah
Analis
Kesehatan.
LANGKAH KEDUA : menetapkan waktu kerja yang tersedia bagi tenaga Analis Kesehatan selama satu
tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja yang tersedia adalah : 1. Hari kerja ( A ). Suatu contoh, di suatu instalasi laboratorium rumah sakit, pelayanan dilaksanakan selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shift sehingga dalam seminggu terdapat 7 hari kerja. 2. Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu tahun. 3. Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit, Pranata Laboratorium memiliki hak untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan selama 5 hari kerja per tahun. 4. Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari libur nasional. 5. Ketidakhadiran kerja ( E ). Dengan adanya sistem shift, sesudah bertugas pada sore dan malam hari seorang Pranata Laboratorium mendapatkan ekstra libur selama 1 hari. Di Instalasi Patologi Klinik rata-rata ketidakhadiran kerja dalam satu bulan selama 7 hari 6. Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8 jam. Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan penghitungan untuk menetapkan waktu tersedia
Waktu
dengan
kerja
tersedia
rumus
=
sebagai
A
-
berikut
(B+C+D+E)
Tabel berikut menunjukkan jumlah waktu kerja yang tersedia dalam setahun.
:
x
F
Kode Faktor
Waktu Kerja Keterangan
A
Hari Kerja
365
Hari per tahun
B
Cuti Tahunan
12
Hari per tahun
C
Pendidikan dan Latihan 5
Hari per tahun
D
Hari Libur Nasional
15
Hari per tahun
E
Ketidakhadiran Kerja
84
Hari per tahun
F
Waktu Kerja
8
Jam per hari
Waktu Kerja
249
Hari per tahun
Jam Kerja
1992
Jam per tahun
Waktu Kerja
119520
Menit per tahun
Adapun Waktu
uraian kerja
tersedia
penghitungannya =
365
–
adalah (
12
sebagai +
5
+
berikut 15
+
: 84
)
=
249
hari/tahun
=
1992
jam/tahun
=
119520
menit/tahun
LANGKAH KETIGA : menyusun standar beban kerja. Standar beban kerja adalah volume atau
kuantitas beban kerja selama 1 tahun untuk setiap kategori tenaga (dalam hal ini adalah Analis Kesehatan). Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menyusun standar beban kerja untuk kategori tenaga adalah sebagai berikut :
kategori tenaga pada unit kerja yang telah ditetapkan pada langkah pertama di atas,
standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional tetap yang berlaku,
rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh kategori tenaga (Analis Kesehatan) untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan, dan
data dan informasi kegiatan pelayanan di masing-masing unit pelayanan teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi)
Beban kerja Analis Kesehatan meliputi :
kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh Analis Kesehatan, misalnya : sampling, preparasi sampel, memeriksa sampel, mencatat hasil pemeriksaan, kalibrasi alat, memeriksa sampel kontrol, membuat reagen, dll.
rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan pokok, misalnya rerata waktu untuk memeriksa kadar Hb adalah 10 menit, rerata waktu untuk membuat reagen A adalah 15 menit, dsb.
standar beban kerja Analis Kesehatan tiap satu tahun dihitung dengan rumus perhitungan sebagai berikut :
Standar beban kerja = waktu tersedia per tahun : rerata waktu per kegiatan pokok
LANGKAH KEEMPAT : menyusun standar kelonggaran yang bertujuan untuk mengetahui faktor
kelonggaran kategori tenaga yang meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatau kegiatan yang tidak terkait langsung atau tidak dipengaruhi oleh tinggi rendahnya
kuantitas
atau
jumlah
kegiatan
pokok
/
pelayanan.
Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tenaga Analis Kesehatan mengenai :
kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan, misalnya rapat, istirahat, sholat, makan;
frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan; waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.
Adapun
rumus
untuk
menghitung
faktor
kelonggaran
adalah
sebagai
berikut
:
Standar kelonggaran = rerata waktu faktor kelonggaran : waktu kerja tersedia per tahun
Tabel berikut adalah standar kelonggaran Pranata Laboratorium :
Faktor Kelonggaran
Rata-rata Waktu Standar Kelonggaran
Rapat
2 jam per bulan
0.012
Istirahat, sholat, makan 30 menit per hari 0.092 Jumlah
0.104
LANGKAH KELIMA : menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja yang bertujuan untuk memperoleh
jumlah dan kategori tenaga Analis Kesehatan per unit kerja sesuai dengan beban kerja selama 1 tahun. Sumber data yang diperlukan untuk penghitungan kebutuhan tenaga ini terdiri dari:
data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu waktu kerja tersedia, standar beban kerja dan standar kelonggaran;
kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu tahun, dimana penulis mengambil data kuantitas kegiatan pokok selama satu tahun.
Data kegiatan pada pelayanan di tiap unit teknis yang telah diperoleh, Standar Beban Kerja , dan Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk menghitung kebutuhan tenaga Pranata Laboratorium
dengan
menggunakan
rumus
sebagai
berikut
:
Kebutuhan tenaga = (Jumlah kegiatan pokok : standar beban kerja) + Standar Kelonggaran
Selanjutnya kebutuhan tenaga untuk tiap kegiatan pokok dijumlahkan terlebih dulu sebelum ditambahkan dengan Standar Kelonggaran.
