Capítulo 1 Reseña histórica de la Seguridad pública en la Ciudad de México y la creación de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal. En el presente capitulo, se manifiestan los antecedentes históricos de la seguridad pública como función primordial del Estado, así como la evolución que ha presentado desde la época precolombina, hasta nuestros nu estros días, de igual forma f orma se ubica en el contexto de d e espacio espac io y tiempo al pueblo mexicano, indicando los momentos históricos más relevantes. r elevantes.
1.1 Antecedentes Históricos En los pasajes de nuestra historia la seguridad pública siempre ha sido un servicio que brinda el Estado a la sociedad, se puede mencionar que es una norma indispensable para el crecimiento político, económico y cultural de nuestra ciudad, c iudad, como de cualquier cua lquier otra, parte de la necesidad de mantener una tranquilidad social y convivencia armónica, que permita una situación ideal para producir y comerciar. Debemos considerar que las diferentes normas que se han implementado en distintos momentos han regulado la existencia de la policía de la ciudad de México, mismas que han estado encaminadas a fortalecer la seguridad individual y colectiva de la capital, así como de salvaguardar sus bienes, de este modo se puede considerar que desde la época precortesiana la seguridad pública toma su forma como un derecho del individuo, mismo que le otorgara la confianza para desempeñar sus tareas con la certeza de que la Autoridad velara por sus bienes e integridad. Por lo anterior expuesto se entiende que los cuerpos policíacos constituidos en determinada época, se preocuparon por aumentar su capacidad para eficientar los servicios que brindaron a la ciudadanía, para con ello lograr proteger de manera más eficaz a la sociedad.
1.1.1 Seguridad pública en el Imperio Azteca El México prehispánico contaba con una organización social, política, económica y cultural perfectamente establecida, en este sentido, se hace referencia al calpulli que es definido como “…un grupo de individuos que se consideran emparentados como descendientes de un antecesor común; y se ha pensado también que el clan o calpulli era el grupo social fundamental en la organización social de los macehuales.”1 Mientras tanto la nobleza y sus renteros los mayeques, se encontraban fuera de la organización clánica y formaban un tipo de organización clasista, aparte de la parentil de los calpulli, en este sentido, “el grupo social que corresponde al linaje es el llamado teccalli, término derivado de teuctli, señor y calli, casa; se puede traducir literalmente como casa señorial.”2
1 CARRASCO, Pedro, y otro. Estratificación social en la Mesoamérica prehispánica, 1° ed, Editorial Melo S.A., México D.F., 1976. p. 19 2 Ibid, p. 20-21
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El teccalli es considerado como una entidad dependiente del señor teuctli, y comprende ante todo las tierras de la casa con sus habitantes y el titulo de su señor, que es uno de los dirigentes en la organización política del señorío, por lo tanto se trata de un grupo que funciona como corporación en el sistema económico y político. En el aspecto político el teccalli forma la corte de parientes, allegados y sujetos al teuctli. Los teteuctin, principales de un señorío representaban en cierto modo señores locales de sus tierras y sujetos, “…tenían dominio y mando sobre la gente anexa al teccalli y tenían ansimismo cuidado de mirar y volver y hablar por la gente que era a su cargo e defenderlos e ampararlos. Además los teteuctin ejercían cargos en la organización política central del señorío.”3 En materia de seguridad pública, en el imperio Mexica, el Estado contaba con los calpullec (judicial del imperio), su trabajo consistía en vigilar las calles del barrio, obligar a los vecinos a mantener limpios los frentes de las casas, cuidar que no llegaran al barrio merodeadores para realizar actos de rapiña y en ocasiones intervenir para calmar los ánimos de pleitos pleitos de vecinos, y no olvidar la vigilancia de los graneros públicos, considerados de alta prioridad para el Estado. La designación de los calpullec tenia lugar en una gran ceremonia que se realizaba en el Teccalli (casa señorial), colocando a los servidores una cinta verde en el brazo, de ellos dependía la seguridad de cada uno de los calpulli (barrio), otro tipo de guardianes del orden eran los tianquizpan, quienes tenían la responsabilidad de vigilar los mercados, era una labor bastante delicada, en virtud de que de escaparse algún ladrón se les obligaba a cubrir parte de lo robado. La organización policíaca Azteca “tenia una amplia cobertura de vigilancia en islotes, templos, chinampas, escuelas, mercados, tribunales de justicia, e inclusive destinaban escoltas para acompañar a los recaudadores de impuestos y tributos.”4 La seguridad pública en el imperio contaba con una firme estructura jurídica, un código de conducta de la vida social, las leyes sentaban sus bases en la religión, motivo por el cual existía una estricta severidad moral y permitía una mayor protección de la población. Lo anterior se puede ejemplificar de manera fehaciente en el hecho de que cuando se pensaba que los responsables de ciertos actos ponían en peligro la estabilidad social de la comunidad se les condenaba a muerte o se les desterraba de la ciudad, por otra parte, aquellos que cometían el delito de robo eran sometidos a la esclavitud hasta que restituían el monto del hurto, en caso de asalto en los caminos y mercados, se aplicaba la pena de muerte, de la misma manera los rebeldes, hechiceros, los traidores y quienes mataban a esclavos también eran condenados a la pena máxima, a los calumniadores calumniador es se les cortaban los labios y a los violadores violado res se les enviaba a la horca.
3 CARRASCO, Pedro, y otro. Estratificación social en la Mesoamérica prehispánica, 1° ed, Editorial Melo S.A., México D.F., 1976. p. 22-23 4 IÑIGO, Alejandro. Bitácora de un Policía, 2° ed, Grupo Grup o Editorial Siete S.A. de C.V. México D.F., 1994. p 14
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El teccalli es considerado como una entidad dependiente del señor teuctli, y comprende ante todo las tierras de la casa con sus habitantes y el titulo de su señor, que es uno de los dirigentes en la organización política del señorío, por lo tanto se trata de un grupo que funciona como corporación en el sistema económico y político. En el aspecto político el teccalli forma la corte de parientes, allegados y sujetos al teuctli. Los teteuctin, principales de un señorío representaban en cierto modo señores locales de sus tierras y sujetos, “…tenían dominio y mando sobre la gente anexa al teccalli y tenían ansimismo cuidado de mirar y volver y hablar por la gente que era a su cargo e defenderlos e ampararlos. Además los teteuctin ejercían cargos en la organización política central del señorío.”3 En materia de seguridad pública, en el imperio Mexica, el Estado contaba con los calpullec (judicial del imperio), su trabajo consistía en vigilar las calles del barrio, obligar a los vecinos a mantener limpios los frentes de las casas, cuidar que no llegaran al barrio merodeadores para realizar actos de rapiña y en ocasiones intervenir para calmar los ánimos de pleitos pleitos de vecinos, y no olvidar la vigilancia de los graneros públicos, considerados de alta prioridad para el Estado. La designación de los calpullec tenia lugar en una gran ceremonia que se realizaba en el Teccalli (casa señorial), colocando a los servidores una cinta verde en el brazo, de ellos dependía la seguridad de cada uno de los calpulli (barrio), otro tipo de guardianes del orden eran los tianquizpan, quienes tenían la responsabilidad de vigilar los mercados, era una labor bastante delicada, en virtud de que de escaparse algún ladrón se les obligaba a cubrir parte de lo robado. La organización policíaca Azteca “tenia una amplia cobertura de vigilancia en islotes, templos, chinampas, escuelas, mercados, tribunales de justicia, e inclusive destinaban escoltas para acompañar a los recaudadores de impuestos y tributos.”4 La seguridad pública en el imperio contaba con una firme estructura jurídica, un código de conducta de la vida social, las leyes sentaban sus bases en la religión, motivo por el cual existía una estricta severidad moral y permitía una mayor protección de la población. Lo anterior se puede ejemplificar de manera fehaciente en el hecho de que cuando se pensaba que los responsables de ciertos actos ponían en peligro la estabilidad social de la comunidad se les condenaba a muerte o se les desterraba de la ciudad, por otra parte, aquellos que cometían el delito de robo eran sometidos a la esclavitud hasta que restituían el monto del hurto, en caso de asalto en los caminos y mercados, se aplicaba la pena de muerte, de la misma manera los rebeldes, hechiceros, los traidores y quienes mataban a esclavos también eran condenados a la pena máxima, a los calumniadores calumniador es se les cortaban los labios y a los violadores violado res se les enviaba a la horca.
3 CARRASCO, Pedro, y otro. Estratificación social en la Mesoamérica prehispánica, 1° ed, Editorial Melo S.A., México D.F., 1976. p. 22-23 4 IÑIGO, Alejandro. Bitácora de un Policía, 2° ed, Grupo Grup o Editorial Siete S.A. de C.V. México D.F., 1994. p 14
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En el aparato jurídico del Imperio Mexica existía el tletique (juez), mismo que se encargaba de dictar sentencia a los inculpados, antes de que se emitiera dicha resolución los delincuentes quedaban en calidad de presos confinados en cauhcalli (jaulas de madera), “…donde se les alimentaba con desechos de comida en las épocas de abundancia, o con las viseras de los prisioneros de guerra sacrificados a los dioses en tiempos de crisis y sequía”5, se puede señalar que la justicia se aplicaba de manera pronta y expedita, toda vez que los juicios eran orales en las salas de audiencias y las sentencias se ejecutaban por lo regular al día siguiente. Los encargados de ejecutar las sentencias eran los tlayacanqui, en las faltas menores los jueces sentenciaban a los infractores a cárcel, destierro, confiscación de bienes, en algunos casos se sometía a la esclavitud, para otros delitos la pena consistía en mutilación y para otros en una serie de azotes y en la obligación de reparar el daño. Es importante señalar que en la organización Azteca las elecciones del tlatoani de Tenochtitlan, se determinaba por un “…sistema de selección entre los parientes más distinguidos del rey anterior. En el caso de teteuctin subordinados a un tlatoani el acuerdo de éste debe haber sido imprescindible. Vale tanto decir que el tlatoani nombraba como sucesor al más calificado tomando en cuenta a los hijos de teuctli como decir que los miembros del teccalli los escogían y el tlatoani lo confirmaba.”6 Como se puede apreciar el imperio Mexica se distinguía por su organización política y social “…el sistema de producción agrícola y artesanal rendía excedentes apreciables; había una marcada distribución del trabajo, la distribución de los recursos económicos tenia lugar mediante mercados locales, intercambios a larga distancia y un sistema tributario y redistributivo.”7 En lo que respecta a la organización social había una pronunciada estratificación, una organización política centralizada, una gran importancia tanto material como ideológica de la guerra y un ceremonial muy desarrollado.
1.1.2 Seguridad Pública en la Época Colonial Una vez que se consumo la conquista del pueblo mexicano en 1521, Hernán Cortés ordena que se reconstruyera la ciudad con calles, plazas, cabildos, fundición, carnicería, horca y picota, iniciando la distribución de solares entre los españoles para que construyeran sus casas. Constituida la Nueva España económicamente se establece un sistema heterogéneo, en el cual convergen varios modos de producción, desde un inicio se aprecia “…el despotismo tributario, el feudalismo y un capitalismo embrionario y dependiente. Estos modos de producción no se encuentran separados sino que constituyen un todo orgánico un conjunto de relaciones que da a cada elemento un sentido concreto.”8
5 IÑIGO, Alejandro. Bitácora de un Policía, 2° ed, Grupo Editorial Siete S.A. de C.V. México D.F., 1994. p. 15 6 CARRASCO, Pedro, y otro. Estratificación social en la Mesoamérica prehispánica, 1° ed, Editorial Melo S.A., México D.F., 1976. p. 23 7 Ibid, p. 37 8 SEMO, Enrique. Historia mexicana, economía y lucha de clases, 3° ed, Ediciones Era S.A., México D.F., 1982. p. 28
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La República de los españoles surge del proceso de colonización y mestizaje, en su estructura los elementos feudales se entremezclan con el capitalismo embrionario dependiente, siendo las unidades básicas la hacienda, el taller artesanal, el obraje y la mina. La clase dominante obtiene ingresos del trabajo excedente de los indígenas encomendados o repartidos en las propiedades de los españoles, así como el de los esclavos, los asalariados libres, los peones, la explotación comercial de la comunidad y el pequeño productor. “…Toma la forma de renta y de ganancia sobre todo comercial y usurera, pero también industrial.”9 De ninguna manera se trata de una sociedad dual, desde un principio existen entre ambas estructuras lazos funcionales que las integran en un solo sistema, el principal consiste en los medios necesarios para la fundación de la economía de los conquistadores que surge como se ha manifestado de la explotación de la comunidad indígena. “Los españoles no traen capitales ni medios de producción. La única fuente existente es el trabajo y el producto de las comunidades.”10 Es hasta 1524, “…cuando se decidió el establecimiento de una cárcel provisional”11, sin embargo es en 1525, el momento en que se instituye el primer cuerpo de alguaciles de la ciudad, la estructura comenzó a tomar forma con la ordenanza de Cortes en la que se dictaba que los alguaciles tenían el derecho de participar en cabildo con voz y voto, además se les designaba como policía complementaria de los alcaldes mayores, quienes tomaron acciones severas contra la delincuencia, así como contra vagos y mal vivientes, al mismo tiempo se organizaron alguaciles menores y los tenientes de alguacil, a falta de adecuados tribunales se ordenó la ejecución de los salteadores de caminos de acceso a la ciudad, en el lugar mismo en que fueran aprehendidos. Los alguaciles menores eran los responsables de hacer rondas y patrullar la ciudad, asimismo cobraban las multas impuestas por el tesorero de la Audiencia, es en 1526, cuando a los alguaciles se les entrega la vara de justicia por Cédula Real. En 1527, la administración de justicia sufre un cambio sustancial cuando por Cédula Real fueron eliminados los oficiales reales par dar paso a las Reales Audiencias, todos los miembros de las audiencias quisieron dictar ordenes sin coordinación alguna, llego un momento en que las Reales Audiencias se encaminaron al fracaso, toda vez que su campo de acción fue rebasado por la anarquía, instituyéndose entonces el virreinato, en la estructura judicial de este tiempo se contaba con alcaldes mayores conocidos entonces como corregidores quienes se responsabilizaban de impartir justicia y defender la moral, también había alcaldes ordinarios, cuyo trabajo consistía en detener a los indios criminales para juicio y sentencia, de igual forma existía un alguacil mayor y un sindico de justicia. La llegada del primer virrey don Antonio de Mendoza provoca gran algarabía en la ciudad, lo que represento que los responsables de la seguridad pública elaboraran planes operativos para proteger a los señores y dejarles vía libre entre los curiosos, en el control de masas la fuerza pública se fue especializando, como resultado del desfile del Pendón que reunía una gran 9 SEMO, Enrique. Historia mexicana, economía y lucha de clases, 3° ed, Ediciones Era S.A., México D.F., 1982. p. 29 10 Ibid, p. 29-30 11 IÑIGO, Alejandro. Bitácora de un Policía, 2° ed, Grupo Editorial Siete S.A. de C.V. México D.F., 1994. p. 21
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cantidad de personas, teniendo su origen como celebración de la conquista en agosto de 1528, y que tuvo verificativo durante toda la colonia. En 1529, se expide el primer reglamento de policía, destacando en uno de sus puntos “…la prohibición a los indios de habitar dentro de los limites del casco urbano destinado a los españoles, salvo aquellos que por necesidad del servicio tuvieran que ocupar aposentos para tal fin en las casas de los señores españoles y bajo su custodia y responsabilidad.”12 Los actos criminales rebasaron la capacidad de las autoridades por lo cual en junio 25 de 1530, se reglamenta el derecho a portar espada, de nada sirvieron las protestas ante el cabildo de muchos señores españoles que argumentaban inseguridad, por lo que la espada resultaba imprescindible. El 12 julio del mismo año, con la finalidad de eficientar la seguridad pública de la comunidad, se crearon los títulos de alguaciles de indios y alguaciles de doctrinas, con esto una parte de la fuerza pública pasa en forma indirecta a la iglesia, con la finalidad de perseguir a indios obstinados que se resistían a adoptar la fe cristiana. En este tiempo la gran propiedad privada colonial y el tipo de economía que en ella se desarrollo tomaron formas desconocidas en el mundo prehispánico. “…En cambio la relación entre la corona y las comunidades indígenas vino a ser una continuación de los elementos tributarios de la sociedad precortesiana;”13 Don Pedro Moya de Contreras llega a tierras Novo hispanas el 2 noviembre de 1572, y con el todo el aparato de la Santa Inquisición, de esta forma en febrero 28 de 1574, se efectuó el primer auto de fe por la inquisición, siendo quemados vivos Jorge Rively, Pedro Monfrie y Cornelio apodado el irlandés, además otros 78 reos fueron sentenciados apenas más benignas como los azotes, enviados a las galeras de su Santidad, y recluidos en conventos. Es importante mencionar que los tintes de discriminación en la época colonial se acentúan en todos los ámbitos y el judicial no es la excepción, quedando constancia en el año de 1590, en virtud de que se estableció para la parcialidad de indios, una cárcel especial, a efecto de no ofender a los señores españoles, aún cuando fueran delincuentes. En el primer cuarto del siglo XVII la ciudad atravesaba por una situación difícil en materia de seguridad, había una preocupante escasez de policías, y los pocos que había en sus rondas incluso en pleno día eran motivo de burlas y faltas de respeto, para 1625, el aumento de alguaciles dio resultado y el índice de criminalidad volvió a sus niveles más o menos normales, las mujeres dedicadas a la prostitución se les ordeno utilizar vestidos de talle alto con olanes de color gris que terminaban en forma de pico, de ahí la frase que se popularizo entre los hombres cuando decían, vamos de picos pardos. En 1631, fue inaugurada la prisión mayor construida en el Real Palacio de Virreyes, con calabozos de castigo y la tan temida sala de tormentos.
12 IÑIGO, Alejandro. Bitácora de un Policía, 2° ed, Grupo Editorial Siete S.A. de C.V. México D.F., 1994. p.24 13 SEMO, Enrique. Historia mexicana, economía y lucha de clases, 3° ed, Ediciones Era S.A., México D.F., 1982. p. 34
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En mayo 7 de 1635, se anuncio por bando el nuevo reglamento de justicia, donde se estipulaban castigos corporales, multas y confiscación de bienes por embriaguez, lo que provoco burlas irónicas e iracundas protestas. Para 1646, la población en la Nueva España integrada por los españoles, inmigrantes europeos, indígenas y mestizos, ascendía a 125, 000 personas, en el ámbito económico no solo los blancos conformaban las fuerzas productivas, sino que también jugaban un papel determinante las castas, los negros e indígenas que se han separado de sus comunidades. Uno de los grandes problemas a que se enfrentaron los alguaciles eran las riñas y los duelos que se producían por los juegos de azar que se habían diseminado por toda la ciudad, en plena calle y a la luz del sol, las denuncias contra timadores eran constantes en los juzgados de barrio, por ende en mayo 8 de 1680, se expide un reglamento prohibiendo los juegos de azar y la vagancia. En 1682, se establecen las diputaciones de policía ante la Real Audiencia de acuerdo a una ordenanza del gobierno para mejorar la impartición de justicia en la capital de la Nueva España. Es importante resaltar que desde sus inicios el crecimiento de las empresas españolas se efectuó gracias a la aparición de grupos de trabajadores indios desplazados de sus comunidades, “económicamente hablando la corona sólo tuvo un interés en América; la obtención de la plata necesaria para el financiamiento de los exorbitantes gastos que imponía el imperio.”14 Para 1711, algunos miembros de la Real Sala de Audiencias fueron investidos en una nueva función policíaca bajo el rubro de alcaldes del crimen, “…se detenía la jurisdicción territorial de la Ciudad de México, otorgándoles plenos poderes como funcionarios públicos para acabar, o al menos abatir, la ola de corrupción y anarquía, que había debilitado el principio de autoridad en los cuadros policíacos, en todos los niveles y jerarquías”15. En el mismo año, con la llegada del nuevo virrey Don Fernando de Alencastre Noroña y Silva, Duque de Linares, los alcaldes del crimen fueron asignados a los diferentes barrios de la ciudad, comenzando por los cuarteles donde imperaba el vicio del juego, también son comisionados para realizar rondas nocturnas por calles y callejones oscuros donde se refugiaban malhechores, vigilar pulquerías, así como obligar a los vecinos a no convertir las calles en depósitos de inmundicias. En el año de 1717, a efecto de resguardar la integridad física de la sociedad, así como la de sus bienes se autorizo la construcción de una cárcel especial que fue inaugurada en 1719, para librar a la comunidad de la delincuencia, estaba ubicada en Calzada del Calvario y la vigilancia de los reclusos estaba a cargo de los religiosos de San Pascual de Bethen. Con el crecimiento de la ciudad surge la necesidad de nuevos sistemas y cuadros policíacos para combatir el crimen, por ello en mayo 22 de 1722, por acuerdo de las Reales Audiencias se creo un nuevo cuerpo al que se le denomino, La Acordada, vocablo derivado de acuerdo.
14 SEMO, Enrique. Historia del capitalismo en México. Los orígenes. 1521/1763, 14° ed, Ediciones Era S.A., México D.F., 1986. p. 121 15 IÑIGO, Alejandro. Bitácora de un Policía, 2° ed, Grupo Editorial Siete S.A. de C.V. México D.F., 1994. p. 49
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Los tribunales especiales que operaban en ese tiempo eran los de la Santa Hermandad en su lucha contra los salteadores de caminos, realizando rondas en los pueblos aledaños a la ciudad, caminos y parajes. Cuando se detenía a un forajido ahí mismo era juzgado y ejecutado. Es de suma importancia mencionar que para esta época el feudalismo, evoluciona impregnado de tendencias capitalistas “…y el capitalismo temprano aparece integrado y supeditado a los elementos feudales. Constituyen una estructura única e indisoluble.”16 En 1734, en el lapso que comprendió el gobierno del arzobispo Antonio de Vizarron y Quiarreta, “la autoridad policíaca se había deteriorado a tal grado que los ladrones cometían sus fechorías con sorpresivos desplantes de audacia, como el intento de robar las Cajas Reales de Palacio y que fue evitado por mera casualidad”17, sin embargo, no se pudo evitar que robaran a la Secretaria de la Cámara del virreinato, el problema consistía en que si los delincuentes no eran detenidos en flagrancia, resultaba difícil o imposible atraparlos, en virtud de que corrían a refugiarse a las iglesias, donde vivían con toda la tranquilidad bajo la protección de los clérigos, quienes malinterpretaban la caridad cristiana, diciendo que eran hombres arrepentidos y se ponían en manos de la justicia divina. El Tribunal del Santo Oficio se manejaba muy independiente de la justicia secular, que tenia su sede en la famosa casa de la esquina chata que había pertenecido a la familia Guerrero, quien la dona a los dominicos y luego paso a manos de la inquisición, ahí se estudiaban los casos de delitos contra la fe y se dictaban sentencias. Por Cédula Real de Felipe V en 1732, se inicia la construcción del edificio donde tendrían sus casas los inquisidores en la calle de cocheras (hoy primera calle de Colombia). Un hecho significativo en la vida de la comunidad indígena durante la época virreynal fue el ocurrido en agosto 13 de 1736, en la Plaza del Volador, la que también conocida como Plazuela de los Estudiantes y Plazuela de la Universidad, fue durante uno de los festejos de la conquista, los indios realizaban el numero culminante del volador, girando de cabeza atados a unas cuerdas que se iban desenredando en un tronco. En un momento ante el asombro del publico se escucho un crujido seco y el tronco se partió en dos, los valientes caballeros águila cayeron al vació, nueve personas perdieron la vida. En marzo 7 de 1743, un acontecimiento estremeció al clero, siendo el sonado crimen de la Profesa, resulta que los religiosos dan aviso que en ese lugar ubicado en las calles de San José del Real se encontraba el cuerpo de un hombre que había sido asesinado a palos, las autoridades identificaron el cadáver resultando ser el padre Nicolás Segura, era un hombre culto y excelente orador, había sido teólogo, literario y ocupaba el cargo de prepósito de la Casa de la Profesa, la captura del asesino tuvo verificativo el 12 del mismo mes y año, el homicida llevaba el nombre de José Villaseñor, coadjuntor de la Compañía de Jesús en la Profesa, el motivo principal del asesinato fue el hecho de que el Padre Segura había hecho severas criticas sobre los malos manejos que se hacían en el seno de esa congregación de religiosos y considero como un deber de hermandad eliminarlo. El alcalde decano de la Real Sala del Crimen Don José Messia de la Cerda 16 SEMO, Enrique. Historia del capitalismo en México. Los orígenes. 1521/1763, 14° ed, Ediciones Era S.A., México D.F., 1986. p. 132 17 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p.53
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lo condena a 10 años de galeote en las galeras de su santidad, sin embargo, unos meses después José Villaseñor salió libre, lo que deja entrever el poder y la fuerza de ciertas hermandades de aquel tiempo. En el territorio de la Nueva España se dan relaciones de trabajo particulares, “…la inmensa mayoría de los trabajadores están ocupados en la agricultura. Ellos están ligados al señor de la encomienda y tierra o al Estado por relaciones personales de dependencia y compulsión típicamente precapitalista.”18 En esta época era más fácil recoger muertos que basura, el Ayuntamiento se enfrenta a serios problemas en este sentido y pese a las recomendaciones a los vecinos para que no arrojaran basura hacían caso omiso, por ello se tuvieron que tomar medidas más severas mediante la expedición de un reglamento el 26 de octubre de 1769, obligando a los vecinos a barrer las calles en los frentes de sus casas, quien no lo hiciera era multado e inclusive corría el riesgo de ser enviado 36 horas a la cárcel en caso de reincidencia. En la Nueva España la organización administrativa y política liberal del comercio se inicia en el régimen de los Borbones, “…y en 1778, Carlos III expidió el arancel y reglamento del comercio libre, que desde 1789 comenzó a disfrutar Veracruz.”19 En 1782, la Ciudad de México se dividió para eficientar la seguridad pública “…en 8 cuarteles mayores y 32 menores. Los alcaldes de cuartel o barrio recibieron amplias facultades en materia policial”20, el año siguiente en noviembre 29 de 1783, un reglamento los obligo a prestar este servicio en forma gratuita y los puestos eran irrenunciables so pena de ser desterrado de la ciudad, cabe aclarar que los alcaldes de barrio eran civiles elegidos por los propios vecinos, sin embargo estaban obligados a hacer rondas nocturnas acompañados del Cuerpo de Guardias O Vivac, destacados en los cuarteles mayores y de los alguaciles. Del mismo modo el Santo Oficio tenía un Alguacil Mayor, responsable de detener, en acciones policíacas y junto con los miembros de la hermandad inquisitorial, a todos aquellos que cometían delitos contra la Fe. En 1784, ocurrió un evento de gran magnitud que necesariamente movilizo a toda la fuerza pública, toda vez que siendo las 2 de la mañana del 19 de noviembre se escucho un estruendo que sacudió a toda la ciudad, percibiéndose un fogonazo por el rumbo de Chapultepec, concentrándose la policía en el edificio del Ayuntamiento donde existía una gran movilización salían carruajes con funcionarios, alcaldes, regidores y guardias hacia el lugar de la explosión, la escena de la tragedia era dantesca, todos corrían de un lado a otro desesperados, sacando muertos, así como heridos, no habiendo forma de subir agua. El resultado de las investigaciones indicó que el incendio en la fabrica de pólvora se inicio en el granero, donde se encontraban 340 quintanales de pólvora ya graneada, ya a media mañana se realizo el recuento de las victimas mientras 18 SEMO, Enrique. Historia del capitalismo en México. Los orígenes. 1521/1763, 14° ed, Ediciones Era S.A., México D.F., 1986. p. 189 19 TRENS, Manuel B. Síntesis Histórica de la Nación Mexicana, 2° ed, Archivo General de la Nación, Talleres Gráficos de la Nación, México, 1957. p.41-42 20 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 63
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familiares clamaban a gritos y trataban de romper el cerco de los alabarderos para ir a buscar a sus seres queridos. En 1785, hubo sequías en todo el país, escasearon los víveres y la ciudad vivió un año de hambre, se temían levantamientos, por lo cual “las autoridades tomaron medidas para una mayor protección de la zona, donde se ubica el centro del poder, se establecieron vigilantes especiales en la Plaza Mayor para brindar seguridad a los edificios públicos, mediante una cerca de centinelas; se construyeron garitas, 2 torreoneros como castillejos, varias troneras para instalar artillería; 3 cuerpos de guardia de albarderos, infantes y caballos; 2 patiecillos con artillería y caballería, así como una gran armería con crecido numero de armamento y pertrechos.”21 No obstante lo anterior, la vida de la ciudad siguió su curso, a pesar de la escasez de alimentos, los extractos más bajos de la sociedad fueron los afectados y en platicas de los concurrentes asiduos al café instalado en las esquinas de Tacuba y la Plaza del Marqués se hacían comentarios irónicos en el sentido de que no había de que preocuparse pues el populacho siempre a vivido con hambre, cabe mencionar que en este lugar de reunión de estilo francés se presentaban acaloradas platicas políticas sobre Napoleón y Fernando VII, y donde también por primera vez en el nuevo mundo, se canto La Marsellesa. La aportación artística y cultural de la época de la colonia, resulta significativa, particularmente en este lapso, el arte expresa el grado de cultura que alcanzo la Nueva España en su evolución histórica, “…y son los templos y las mansiones solariegas los que con su estilo arquitectónico reflejan el impulso creador de nuestros artistas y la influencia indígena manifiesta en el decorado.”22 En 1786, se dan a conocer los nuevos reglamentos dictados por el Virrey don Bernardo de Gálvez, mediante los cuales los intendentes sustituyeron a los gobernadores. Y de acuerdo a esta ordenanza también los alcaldes mayores salieron para que entraran los subdelegados a ocupar los puestos. Estos intendentes tuvieron amplias facultades en materia de guerra, haciendo justicia y policía. Reorganizaron la estructura policíaca para combatir con mayor severidad la criminalidad, persiguieron la vagancia y sobre ellos también cayó la responsabilidad de cobrar las deudas fiscales. Así mismo, surgió un nuevo tipo de policía, para asegurar la integridad física de las personas así como la de sus bienes; el privado, “…eran contratados por señores acaudalados para protegerlos y escoltarlos en las calles o lugares públicos donde sé presentaban. Estos guardias personales iban armados con espada y el pueblo empezó a identificarlos como Corchetes. Los ministros religiosos no se quedaran atrás y contrataron a personas como policía confidencial a quienes se les llamo Golillas, a estos hombres no se les permitió andar armados”23. En 1787, durante el gobierno del Virrey Manuel Antonio Flores, se inicio realmente la vigilancia policial, que habría de convertirse en la policía Preventiva de los tiempos modernos. Una de sus 21 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 65 22 TRENS, Manuel B. Síntesis Histórica de la Nación Mexicana, 2° ed, Archivo General de la Nación, Talleres Gráficos de la Nación, México, 1957. p. 42 23 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 66
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primeras acciones fue evitar el robo de material destinado a la construcción del convento de la Villa de Guadalupe, gracias a la oportuna denuncia de Sor Maria de San Juan Nepomuceno. Al llegar el Virrey Conde de Revillagigedo se reformaron las ordenanzas de intendentes para crear nuevos cuerpos policíacos. Se trataba ya no solo de preservar la seguridad sino también procurar el buen aspecto de la Ciudad de México, se les denomino policía de Seguridad y Ornato. La orden del virrey fue muy concreta, instruidos, disciplinados y uniformados, el uniforme seria igual al del ejército con excepción del color del traje. Antes de finalizar el año de 1789, ordeno la construcción de embarcaciones para vigilar las costas, se distingue el hecho de que el propio virrey dirigía las investigaciones criminales, fue el año en que se produjo la aurora boreal, cuando la gente creyó que se incendiaba el cielo y se caía a pedazos al ver aquella lluvia de meteoritos sobre la ciudad, causando un gran pánico, llenando iglesias y conventos de fieles demudados en busca de protección divina, se hablaba del fin del mundo. La iluminación nocturna seguía siendo un grave problema para la Ciudad de México desde que se convirtió en capital de la Nueva España, esta situación encubría y propiciaba los delitos al amparo de las sombras de la noche, fue tomado como un reto por el Virrey, algunos de sus antecesores habían fracasado en el intento de instalar alumbrado público. Por lo anterior en abril 7 de 1790, pone en marcha un programa que consistía en imponer un impuesto de 3 reales por cada carga de harina que entrara a la ciudad y establece el servicio de serenos, de esta forma “quedan instalados 1128 faroles de vidrio con lámpara de hojalata”24. Con esto se expide un reglamento para alumbrado y para los guardas, que eran un tipo de guarda faroles que con el tiempo habrían de convertirse en agentes de policía, el pueblo pronto empezó a llamarlos Serenos, el cuerpo estaba integrado por un guarda-mayor, un teniente y doce guarda faroles, poco tiempo después se designo un cuerpo de cabos armados para proteger a estos servidores, se pasaban la palabra unos a otros sobre la hora y el tiempo. Un bando del 15 de abril del mismo año, sancionaba con 200 azotes y 5 años de prisión a quien atacara a uno de los servidores en comento. Si el atacante era español se le desterraba a 20 leguas de la ciudad o se le sentenciaba a purgar de 3 a 6 años en San Juan de Ulùa. También fueron reglamentadas las fiestas, como corridas de toros, mascaradas, procesiones, tomas de habito, jura de reyes, canonizaciones de santos, así como entradas de obispos y virreyes, en virtud de que todo esto siempre terminaba en borracheras y juegos de azar hasta la madrugada y los serenos enfrentaban serios problemas con ebrios escandalosos y rijosos que andaban por las calles después de las celebraciones. Una Cédula Real del mes de julio de 1791, imponía pena de azotes y cárcel a quienes eran detenidos por embriaguez en las calles y plazas. A los reincidentes se les brindaba la oportunidad de aprender un oficio o se les enviaba desterrados a Filipinas.
24 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 71
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A menos de 18 meses de haber iniciado el Virrey la reorganización de la policía comenzaron a verse resultados positivos. La iluminación en la ciudad y la presencia de los serenos daba a los habitantes un ambiente de seguridad nocturna como nunca antes se había dado. La organización policial se transformo en gran medida, teniendo como objetivo primordial el de salvaguardar la integridad física de la ciudadanía, por ende, se procuro que los encargados de cumplir con dicho fin fueran suficientes y los más aptos, asegurando la seguridad pública, instituyendo un grupo conocido como los serenos que se dedicaban a patrullar la ciudad de una forma organizada, en cada esquina se encontraba un vigilante siempre presto a acudir al primer llamado de auxilio. A cualquier persona sospechosa que anduviera rondando por algún sitio, se le abordaba y se le preguntaba sobre el motivo de su presencia en el lugar. Los serenos conocían a los habitantes del barrio y estos a ellos, quienes tenían la responsabilidad de “…encender los faroles a su cargo, por lo cual el equipo del que estaban provistos cada uno de ellos incluía una escalera, combustible y material para prenderlos”25, además de acudir como policías cuando lo requerían los vecinos o victimas de robo o atentados, o cundo denunciaban. En 1793, el trabajo de vialidad se vio incrementado, cundo Manuel Antonio Valdez impresor de La Gaceta, propuso al Virrey el establecimiento de una casa alquiladora de coches. Esto fue propiamente el inicio de la circulación de taxis en la Ciudad de México, eran coches grandes, cerrados, con ruedas de color rojo; caja verde y guarniciones amarillas, atrás llevaban un medallón con el número, con la finalidad de que fueran identificados fácilmente, el pueblo les llamaba Providencia. En un principio se habilitaron 4 sitios de taxis; en el Portal de Mercaderes y Plateros; en el Palacio Arzobispal (Moneda); en la Plaza de Santo Domingo y en Zuleta (Venustiano Carranza), iniciándose los problemas para los guardianes del orden, pues debían vigilar que se respetaran las tarifas establecidas en 4 reales la hora, además el servicio era condicionado, no se permitía transportar enfermos, personas indecentes o que vistieran trajes andrajosos. Hubo también un carro de lujo que era la admiración de quienes lo veían pasar por las empedradas calles de la ciudad, era un carro europeo, tirado de briosos caballos blancos, propiedad de Don Francisco Fagoaga. México ha sido siempre cuna de grandes hombres ilustres, en la colonia fueron formados en “…la Universidad de México, los Seminarios Tridentinos y los colegios de los jesuitas.”26 En 1810, se incendio el país con la flama de independencia, sin embargo en la capital de la Nueva España la vida seguía su curso aparentemente normal y solo llegaban noticias de lo que ocurría en el interior por los comentarios que realizaban las tropas realistas que en algún momento quedaban asentadas en la ciudad y lo que se publicaba en La Gaceta. Los comerciantes españoles se quejaban amargamente de que no se habían tomado las medidas adecuadas 2 años antes cuando pudo haberse hecho abortar el movimiento independentista. 25 Manual Jurídico de Seguridad Pública de la Policía del Distrito Federal, 1° ed, Departamento del Distrito Federal, Secretaría de Seguridad Pública, México. p. 15 26 TRENS, Manuel B. op. cit. p. 45
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En este contexto la estratificación social se encontraba claramente marcada “…los blancos nacidos en España eran la clase en cuyas manos estaba la Iglesia, el gobierno, el comercio, las raquíticas industrias, las minas y las haciendas, y de la que con el transcurso del tiempo, surgió la división de peninsulares españoles y la de los criollos o americanos.”27 El trabajo de la policía se vio incrementado cuando en la Constitución de Cádiz del 19 de marzo de 1812, se ordeno la desaparición de la Acordada, esta medida vino a beneficiar a los miembros del Ayuntamiento a quienes se les otorgo amplio poder político al poner en sus manos la fuerza de seguridad. El 23 de junio de 1813, una ley de instrucción depositó en los jefes políticos la facultad y responsabilidad de vigilar por la seguridad de bienes y personas en la ciudad, así como de hacer cumplir el reglamento de policía. La inquisición fue suprimida por “...Decreto de las Cortes Españolas el 22 de febrero de 1813, el tribunal inquisitorial recupero sus bienes el 21 de enero de 1814, para desaparecer definitivamente en 1820.”28
1.1.3 Seguridad Pública en el México Independiente Atrás han quedado los años de dominación colonial, los problemas de las insurrecciones, las guerras, las traiciones a los ideales de independencia y los cadáveres de los mártires en los potros de tortura, en los paredones o sus cabezas expuestas en la Alhóndiga de Granaditas como una advertencia a los insurrectos, han pasado 11 años desde el grito de dolores. La Corona Española decide dejar a los mexicanos enfrentarse a su propio destino como país independiente, México tiene ya autonomía política, sin embargo sigue prevaleciendo la estructura económico-social que impero durante 3 siglos de colonialismo. Se producen enfrentamientos entre las tendencias tradicionalistas y liberal, existen insurrecciones, cuartelazos y golpes de estado. Es un parto muy doloroso del recién nacido país, los mexicanos se sienten extraños, confusos, saben que son libres, pero no saben como ejercer su libertad, se desborda el fervor patrio y en su nombre se cometen actos de vandalismo contra todo lo que pudiera tener alguna relación con el dominio colonial. Muchos españoles huyen o se esconden por temor a represalias. Se puede manifestar que el mayor éxito de la insurgencia fue “la conquista de la libertad política de México, aunque fueron los terratenientes los que se beneficiaron a corto plazo. Los trabajadores, en cambio, solo cambiaron de amo, el cual era ahora más despiadado que el anterior.”29 El 8 de octubre de 1821, muere de pleuresía el último Virrey Don Juan de O`Donoju. Es inhumado en Catedral. En total hubo 14 virreyes en la Nueva España. 27 TRENS, Manuel B. op. cit. p. 45 28 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 79 29 SEMO, Enrique, (coordinador). México un pueblo en la historia, 2. Campesinos y hacendados, generales y letrados (17701875), 1° ed, Alianza Editorial Mexicana S.A., México D.F., 1989. p. 199
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En ese mismo año fue establecido un cuerpo de vigilantes voluntarios para cubrir la falta de policía en la ciudad, se organizaron 3 turnos de 8 horas, cada voluntario solo portaba un sable de tahalí. Es hasta el 6 de febrero de 1822, cuando el régimen policial es depositado en jueces auxiliares, el reglamento respectivo establece sus funciones para perseguir y prevenir el delito, impedir desordenen públicos, abatir la vagancia y la prostitución, a estos jueces les llaman beneméritos del público, mientras que los policías se concretaban a cumplir con su trabajo de vigilar la ciudad. El 21 de mayo de 1822, en una ceremonia, impresionante es proclamado Agustín de Iturbide como primer Emperador de México. En 1823, en la cárcel de la Perpetua murió sacrificado en el famoso Patio de los Naranjos Fray Servando Teresa de Mier, un exaltado nacionalista que se dedico a incitar a toda la muchedumbre contra todo lo español, e inclusive se declaraba en abierta rebeldía contra el Imperio. Fue uno de los tantos mexicanos que exigió, cundo comenzaron a llegar de todo el país delegaciones con los restos de insurgentes caídos durante la guerra de independencia, que sacaran los de Hernán Cortés de la Capilla de Jesús y sé cremaran hasta su destrucción en la Plaza Mayor. El 19 de diciembre de 1825, el “…Presidente Guadalupe Victoria (Miguel Fernández Félix), rindió su primer informe de gobierno, en su respuesta, el Presidente del Congreso, Don José Manuel Zozaya, dijo que en materia de organización de la policía. La inspección de las dos cámaras en este corto periodo se ha extendido a 46 puntos enteramente distintos, como, el arreglo del Distrito Federal y policía del mismo Distrito.”30 El 28 de mayo de 1826, “…se estableció en el Distrito un cuerpo de policía municipal, bajo él titulo de celadores públicos, esta disposición fue una consecuencia natural del decreto del 18 de noviembre de 1824 que señalo a la Ciudad de México como residencia de los supremos poderes de la Federación.”31 Considerando los diversos vuelcos que tiene la historia de México, y lo difícil que fue emprender una vida independiente, existen cuestiones significativas que permitieron lograr la estabilidad social que hoy en día nos permite entera libertad, uno de esos momentos fue el hecho que en 1827, se establece la primera República, con la Ciudad de México como residencia de los poderes supremos. El espacio territorial es ampliado a 2 leguas en círculo de la Plaza Mayor. El Estado preocupado por eficientar la seguridad pública de la sociedad, busca nuevos mecanismos que le permitan elevar el nivel de calidad del servicio, por lo cual la ciudad se divide en cuarteles y se refuerza la vigilancia, un reglamento establece nuevas bases para el régimen policial y en ese año, los elementos de seguridad pública se transforman en “soldados de policía, a los cuales el pueblo les da el nombre de gendarmes, derivado del vocablos gens d` arms, (gente de armas)”32, sin embargo, comenzaron a surgir vicios y atropellos. Hubo muchas críticas contra este sistema policíaco y finalmente acaba por desaparecer. No así el calificativo de gendarme que 30 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 86 31 Reglamento de Policía para el Distrito Federal (Antecedentes Histórico-Jurídicos y Texto Vigente), Colección legislación, Talleres Gráficos de la Nación, México D.F., 1984. p. 10 32 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 90
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paso a formar parte del diccionario como sinónimo de policía. Un nuevo reglamento dejo nuevamente en manos de los propios vecinos de barrios o cuarteles. En ese mismo año, desaparece también el cuerpo de alguaciles, el cual fungía como fuerza de apoyo de los alcaldes ordinarios. Los vigilantes fueron obligados a registrarse y a obtener de la autoridad una boleta de seguridad que fue precursora de los antecedentes penales, estas medidas se tomaron con base al reglamento del 20 de diciembre de 1828, incluía también la creación de regidores de cuartel y jefes de familia por manzana, autorizados a portar sable, así como la facultad para designar a 4 vecinos auxiliares que deberían realizar rondas nocturnas en un rol alternado y con la obligación de registrarse en un libro controlado por el regidor del cuartel. Los nuevos policías recibieron la orden de vigilar cada uno un determinado punto bajo su cuidado. Se buscaba abatir con estas medidas los índices de violencia, riñas, robos y pleitos, y lo más importante evitar motines. El Presidente Anastasio Bustamante, en su informe del 21 de mayo de 1831, se refiere a la ciudad federal que en virtud de la ley respectiva, cuenta con los fondos necesarios no solo para atender los ramos de policía sino para fomentar la instrucción de la juventud, la enseñanza de artes útiles e introducir en el régimen de las prisiones aquellas reformas convenientes para mejorar las costumbres de los presos a los que contribuirá mucho el cómodo local que les destina. Y agrega que esta ley, expedida el 1 de mayo del año de referencia, incremento la aplicación de fondos para el sostenimiento de cárceles y hospitales, y la creación de una escuela de artes gráficas en el Hospicio de Pobres. El edificio que se destino a los presos fue el ex tribunal de la Acordada que se encontraba situado frente a la Alameda. El 7 de enero de 1834, “…con objeto de afianzar la seguridad de los habitantes, los vigilantes cuidaran sus respectivas manzanas, los caballos que usaren no debían estar herrados, habían de usar pito para que con sus diversos toques pidan socorro, exciten al alumbrado o avisen su conclusión.”33 La influencia de la moda extranjera en esta época no solo fue en el vestir y costumbres, también alcanzo a los niveles políticos, el caso es que en 1837, comenzaron a implantarse leyes centralistas que vinieron a provocar mayores divisiones entre quienes participaban directa e indirectamente en la imberbe política nacional, en materia policíaca también se introdujeron cambios como resultante de estas leyes que dieron amplias facultades a los ayuntamientos en este sentido, de esta forma la vigilancia de la ciudad queda bajo la responsabilidad de los prefectos, subprefectos y guardarios. Los primeros debían combatir a la delincuencia, mientras que los guardarios tenían bajo su cargo la vigilancia de los ríos de las acequias, los caños y la limpieza de las calles de la ciudad.
33 Reglamento de Policía para el Distrito Federal (Antecedentes Histórico-Jurídicos y Texto Vigente), Colección legislación, Talleres Gráficos de la Nación, México D.F., 1984. p. 11
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La permanente inestabilidad social fue causa determinante para impedir la consolidación de la producción, generalizándose la indisciplina de los trabajadores y los obstáculos a la inversión productiva, “fueron peculiaridades de este periodo el bandidísimo social, el arribismo y el oportunismo político, la especulación usuraria, la desocupación y mendicidad urbanas, los pronunciamientos militare.”34 Una de las disposiciones más formales, es el Reglamento del Cuerpo de policía Municipal de Vigilantes Nocturnos, expedido el 7 de abril de 1838, el documento se encuentra claro en sus motivos y propósitos, indicando que se “establecía en la capital un Cuerpo de policía Montado denominado de policía de Seguridad Pública, tuvo un personal inicial de más de 120 elementos, su objeto, señala el reglamento, era sostener la seguridad de las personas y bienes de los habitantes del distrito, evitar toda clase de exceso, perseguir y aprehender a los delincuentes y conservar la tranquilidad pública.”35 El proceso del capitalismo en México se conforma de características significativas observadas particularmente, en el desarrollo de la industria textil. “…Hacia 1846, el capital privado invertido en textiles era de unos doce millones de pesos, en tanto que el Banco de Avío canalizo unos 650 000 pesos. La mayoría de los inversionistas eran de origen extranjero (ingleses y franceses), pero arraigados en el país.”36 En 1846, quedan sentadas las bases para la Segunda República Federal, que perduraría hasta el 23 de abril de 1853. En este periodo habrían de ocurrir sucesos que cambiarían el rumbo de la historia de México, como fue la guerra con Estados Unidos que nos costo la mitad de nuestro territorio. En el año de la invasión 1847, “se producen importantes modificaciones al régimen policial con la creación de batallones de policía, en los cuales recayó la responsabilidad de vigilar la seguridad del ciudadano y de la capital.”37 Los serenos ya habían adquirido la categoría de vigilantes nocturnos desde 1843, en total eran 116, uno por cada 16 faroles instalados en las principales calles de la capital. El tratado de paz con nuestro vecino del norte se firmo en la Basílica de Guadalupe el 2 de febrero de 1848, al abandonar los soldados norteamericanos la Ciudad de México no hubo muestras de jubilo ni la gente salió a las calles a desbordar su alegría, por el contrario flotaba en él ambiento una sensación de humillación y derrota. Por decreto del 20 de julio de 1848, y del reglamento del 2 de agosto del mismo año, la guardia de policía queda formada en escuadrones de infantería y caballería con un total de 1000 hombres, por fin se crea el primer cuerpo policíaco desde la proclamación de la independencia. Su 34 SEMO, Enrique, (coordinador). México un pueblo en la historia, 2. Campesinos y hacendados, generales y letrados (17701875), 1° ed, Alianza Editorial Mexicana S.A., México D.F., 1989. p. 203 -204 35 Reglamento de Policía para el Distrito Federal (Antecedentes Histórico-Jurídicos y Texto Vigente), Colección legislación, Talleres Gráficos de la Nación, México D.F., 1984. p. 12-13 36 SEMO, Enrique, (coordinador). op. cit. p. 227 37 Manual Jurídico de Seguridad Pública de la Policía del Distrito Federal, 1° ed, Departamento del Distrito Federal, Secretaría de Seguridad Pública, México. p. 18
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reglamento sienta las bases para que la ciudad cuente con una policía profesional a la altura de sus circunstancias, partiendo del principio básico de institución, disciplina y uniforme, el cual es similar al del ejército con excepción del color, pantalón y piqueta de paño azul celeste. La piqueta es de cuello corto y solapas cruzadas para ser usada en doble hilera. La gorra también es de paño con la tapa charolada además del pompon, mochila y zapatos negros, las fornituras estaban cruzadas al pecho y la fajilla cartuchera tenía cupo para 3 paradas de cartuchos empaquetados, así como un fusil provisto de bayoneta. En 1853, el gasto público destinado a los cuerpos de seguridad ascendió a “…20, 000.00 pesos anuales, la fuerza de seguridad estaba integrada por 200 guardias diurnos, 145 guardias nocturnos, 131 serenos y 10 elementos de Estado Mayor.”38 Había 122 soldados de infantería y 243 de caballería. El 11 de enero de 1855, vuelve a reglamentarse la estructura del ayuntamiento, quedando al frente un presidente municipal, un superintendente de policía y un regidor por cada uno de los 8 cuarteles en que se dividía la ciudad. Continuando con la evolución de la seguridad publica en el país “El 17 de marzo de 1861, se crea la Inspección General de policía”39, con inspectores en cada uno de los cuarteles, de igual forma se establecen subinspectores auxiliares y vecinos de manzana que contribuyen a la vigilancia de las calles. En 1862, nuestro país es nuevamente invadido por fuerzas extranjeras en esta ocasión por el ejército francés. En 1864, el usurpador Maximiliano expidió una legislación monárquica y en febrero de 1865 creo una policía secreta para mantener bajo vigilancia a sus propios aliados, que eran el clero y los conservadores. El 1 de noviembre de 1865, se expidió la ley sobre policía General de Imperio, y el nombramiento de un comisario general con sede en Palacio Nacional, también se designan comisarios imperiales en cada cuartel, y de prefectos para hacer cumplir los reglamentos de policía. El imperio del austriaco, sostenido por bayonetas francesas, comenzó a desmoronarse. Napoleón III cedió a presiones y protestas del pueblo y hombres ilustres de Francia, entre los que destaca Víctor Hugo por su encendido coraje. Benito Juárez entra “a la Ciudad de México el 15 de julio de 1867, al triunfo de la República Federal, sobre el segundo imperio.”40
38 Manual Jurídico de Seguridad Pública de la Policía del Distrito Federal, 1° ed, Departamento del Distrito Federal, Secretaría de Seguridad Pública, México. p. 18 39 Ibid, p. 19 40 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 100
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El gobierno Federal emitió un decreto el 21 de enero de 1869, “…para formar un cuerpo de policías rurales, dependiente de la Secretaria de Gobernación, al mismo tiempo que suspendió las garantías a los delincuentes”41, igualmente es reestructurado el sistema policíaco en la Ciudad de México, el Gobernador de la Capital vuelve a convertirse en la autoridad policial, junto con un inspector general de policía responsable del mando directo de la corporación. Al frente de cada uno de los cuarteles queda un inspector de policía o comisario. Se creo también un cuerpo de policía reservada, por ley del 11 de diciembre de 1871, y en 1872, de acuerdo a la ley del 15 de abril, se establecieron turnos de vigilancia en la ciudad de nueve horas cada uno. Para 1878, el crecimiento de la ciudad requería de una estructura más sólida de los cuerpos de seguridad pública, con mayores atribuciones para proteger la propiedad privada y prevenir la comisión de delitos, por ende el 24 de enero se implanta un nuevo reglamento de policía en el que las comisiones de seguridad pasaron a realizar funciones reservadas a la policía Judicial, con atribuciones para auxiliar a jueces y al inspector general de policía en la captura de delincuentes, así como en la integración de pruebas en juicios criminales, asimismo se implanto la prohibición de realizar detenciones arbitrarias y dar maltrato a los detenidos; recibir dadivas, o usar cualquier tipo visible de identificación. Esta policía judicial tenía también como obligación la supervisión de casas de asignación, así como la de la higiene pública. El gobierno de Porfirio Díaz no se dio por satisfecho en materia de seguridad pública y se fueron imponiendo modalidades en los sistemas operativos más acordes a las necesidades de la ciudad, en este orden de ideas en octubre 24 de 1879, a través de una ley se cambio el nombre de gendarmes por el de policía urbana, este cuerpo de seguridad estaba constituido por “…un comandante, un segundo comandante, dos cabos montados, 15 gendarmes de primera y 60 de segunda en cada unidad.”42 A partir de 1880, bajo el mando del General Carballeda se doto a los policías de un nuevo uniforme color gris oscuro con lo que el pueblo comenzó a llamarlos “tecolotes“, por la modalidad de los silbatos para las rondas nocturnas. En junio 24 de 1880, se expide un reglamento donde se acuerda la creación de la policía Rural, cuya responsabilidad era la de cuidar los caminos y actuar como fuerza de apoyo a la policía Urbana, de igual forma tenían la obligación de perseguir y capturar delincuentes y ponerlos de inmediato a disposición de autoridad judicial. Como se ha manifestado la vida nacional ha sido de agitación social constante, nuevamente en el poder Porfirio Díaz, en 1886, explica en su informe a la Nación, que la policía rural presta útiles servicios en el Distrito Federal, y que la policía capitalina contribuye eficazmente al mantenimiento de la seguridad con la tenaz persecución de los malhechores. En 1890, nace propiamente la policía Auxiliar al ponerse fin a la iluminación de gas en la ciudad, lo que provoca el desempleo entre los serenos que databan desde la época de Revillagigedo. 41 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 101 42 Ibid, p. 104
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El 22 de diciembre del mismo año, el Presidente Díaz ordena una nueva traza de la ciudad, creándose las demarcaciones de la policía, quedando en cada una de ellas inspectores al mando de la gendarmería, asimismo, “se instala el alumbrado eléctrico y con ello se da fin a la iluminación de gas en la ciudad, lo que provoca el desempleo de los serenos.”43 Para 1883, en México se amplia una ley expedida en 1875, cuyos antecedentes datan de 1863 que se refería a la necesidad de fomentar la colonización de numerosos parajes incultos, estableciendo en ellos a familias europeas atraídas por la concesión gratuita de tierras. “…A consecuencia de estas leyes, se organizaron las compañías deslindadotas encargadas de señalar la existencia de tierras baldías y de proporcionar al gobierno datos acerca de su extensión y localización.”44 El Presidente aumenta las facultades del Gobernador de la Ciudad, en el año de 1897, para fungir nuevamente como primer jefe de la policía, también la gendarmería recibe mayores atribuciones. El 28 de septiembre de 1900, “Porfirio Díaz inauguro el Palacio de Lecumberri, obra que termino con el antiguo sistema carcelario, como el de Belén, donde los presos eran hacinados en celdas inmundas, peor que los animales.”45 Para el régimen era muy importante mejorar cada vez más los aparatos de seguridad, por ello en septiembre 9 de 1903, aparece la ley que dispuso la creación del cuerpo de gendarmes judiciales, y otra el 15 de septiembre para crear el cuerpo de gendarmes fiscales. Al estallar la revolución en 1910, en la Ciudad de México existe un estado de angustia. Para el sector minoritario de la sociedad, la clase pudiente y poderosa, es inconcebible lo que ocurría, la ciudad es puesta en estado de sitio, el ejército se hace cargo de la seguridad pública. Prácticamente desaparece la gendarmería, muchos de sus miembros son enrolados en las fuerzas regulares, otros regresan a sus lugares de origen y se incorporan a las filas revolucionarias, los pocos que quedan dentro de la policía se dedican a auxiliar a los servicios médicos de emergencia. Hay poca actividad policíaca y no existe presupuesto para sustentarla.
1.1.4 Seguridad Pública en el México Moderno Se puede señalar que el México moderno se vislumbra en Querétaro con la constitución de 1917, para ese entonces la Ciudad de México había pasado por etapas de inestabilidad e incertidumbre sobre el futuro del país. Esta situación se refleja en los cuerpos de seguridad pública, había constantes cambios en las fuerzas de mando y las decisiones operativas se alternaban de un día a otro, había desempleo en la ciudad, motivo por el cual ingresaban constantemente a los diferentes agrupamientos de la policía excombatientes de las fuerzas revolucionarias que llegaban desde el interior del país a la gran metrópoli en busca de mejores condiciones de vida. 43 Manual Jurídico de Seguridad Pública de la Policía del Distrito Federal, 1° ed, Departamento del Distrito Federal, Secretaría de Seguridad Pública, México. p. 20 44 SEMO, Enrique, (coordinador). México un pueblo en la historia, 3. Oligarquía y revolución (1876-1920), 1° ed, Alianza Editorial Mexicana S.A., México D.F., 1988. p. 20 45 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 113
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Venustiano Carranza en su informe del 1 de septiembre de 1917, señaló que según lo dispuesto por la Ley Orgánica del 13 de abril, La policía de la Ciudad depende directamente del gobierno del Distrito, que transmite sus ordenes por conducto del Inspector General de la policía quedando por lo mismo, restringidos en muchos las facultades de esta, y habiéndose introducido en los presupuestos relativos una economía de 18,000.00 pesos anuales, pues en el proyecto se asignan 27,000.00 pesos mientras el presupuesto de 1912, asignaba 45,000.00 pesos. La economía no perjudica al servicio ni a los empleados, cuyos sueldos se han aumentado. En ese tiempo el gobierno capitalino se preocupo por que los cuerpos guardianes del orden fueran sometidos a procesos de capacitación y superación personal de cada uno de sus miembros, destinando para tal fin un Casino-Escuela que en primera instancia se inclino más a las actividades sociales que a las académicas, sin embargo este acontecimiento fue un paso positivo para lograr eficientar los servicios de estos servidores. Se puede mencionar que el último periodo de la revolución mexicana tuvo verificativo en 1918, consistió en la lucha del nuevo Estado contra los restos tenaces de la guerra campesina en el norte, pero sobre todo en el sur. “A la guerra se sumaron el hambre, la terrible epidemia de gripe española de ese año y el éxodo de los que huían de las tropas de ocupación, para dejar la población reducida a casi la mitad de lo que era al comienzo de la revolución.”46 En 1919, el gobierno mexicano “…obtuvo el permiso del gobierno norteamericano para importar 1000 pistolas destinadas para el gobierno de la capital.”47 En 1920, fue reorganizado el cuerpo de seguridad del Distrito Federal, siendo creada la inspección General de policía, se comenzó a preparar personal especializado en señales y control de vehículos, hasta que en 1922, fue organizada en forma provisional una Jefatura de Transito, dependiente de la inspección General de policía. En marzo de 1923, durante la administración de Álvaro Obregón, el gobierno capitalino funda una Escuela Científica de policía, con la finalidad de contar con personal educado conforme a las necesidades de la época, en junio 23 del mismo año, por decreto de Obregón, fue creada la Escuela Técnica de policía, en el inmueble ubicado en Bucareli 160 comenzando a dar cursos a los policías de servicio en las comisarías. Por primera vez se impartieron técnicas de investigación policíaca a los miembros de las Comisiones Reservadas. Un año después en 1924 se organizo un curso especial para alumnos supernumerarios con el fin de instruirlos en las técnicas más avanzadas en materia de identificación, criminalistica y laboratorio, en ese mismo año se organizo el Primer Congreso Criminológico de Derecho Penitenciario. En mayo de 1925, ya durante la administración del Presidente Plutarco Elías Calles se celebró en la ciudad de Nueva York un congreso de policía internacional, siendo invitado el gobierno del Distrito Federal, se nombro como delegado al entonces Inspector General de policía quien desempeña debidamente su misión. Entre los acuerdos tomados destaca la unificación de los sistemas de identificación, cooperación de las policías de los diferentes países en su lucha contra 46 SEMO, Enrique, (coordinador). México un pueblo en la historia, 3. Oligarquía y revolución (1876-1920), 1° ed, Alianza Editorial Mexicana S.A., México D.F., 1988. p. 226 47 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 130
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la criminalidad, persecución enérgica del uso y comercio de las drogas y restricción del uso o portación de armas. El 28 de agosto de 1928, un mes después del asesinato de Obregón se suprimió por ley el municipio libre en que estaba asentada la estructura administrativa del Distrito Federal.”48 Por lo anterior el Presidente de la República se hace cargo del D.F., y tiene las facultades para designar un gobernador, en quien delega las funciones del gobierno capitalino, con ello desaparecen las autoridades de policía basadas en la estructura municipal. Una nueva ley del 31 de diciembre de 1928, establece la creación de la Jefatura del Departamento del Distrito Federal, apoyada por delegados, subdelegados, y jefes de dependencia, entre ellos el Jefe de policía y desaparece el cargo de Inspector General de policía. En los documentos oficiales a los guardianes del orden se les deja de llamar gendarmería para convertirse en policía del Distrito Federal. En 1930, “se formo el primer cuerpo femenil de policías especiales por 69 mujeres”49, hay una ola de criticas, pero también recibe elogios por incorporar a la mujer a la actividad de vigilancia en la ciudad, sin embargo este cuerpo policíaco tiene una duración efímera, toda vez que se imponen entre los altos funcionarios las costumbres de una sociedad tradicionalista y conservadora. El 20 de noviembre de 1932, se inaugura el primer semáforo eléctrico con focos que iluminaban las señales respectivas, en el cruce que formaban las calles de San Juan de Letran y Avenida Juárez, cabe mencionar que en 1924, en este mismo cruce se instalo el primer semáforo mecánico, accionado por el guardián mediante una palanca que hacia salir del poste las banderas de Siga-Siga, Alto-Alto. En 1933, se reorganizo la Banda de Música de la policía integrada por 90 elementos, la cual tuvo como función fundamental amenizar los eventos sociales celebrados en la Alameda Central, y en parques y jardines de la Ciudad de México. En ese mismo año fueron creadas la Banda de Guerra y la Orquesta Típica de la policía del Distrito Federal, a la primera le fue encomendada la tarea de asistir a los eventos cívicos, revistas y desfiles, llegando a tener actuaciones muy destacadas. Por su parte la Orquesta Típica tuvo una brillante participación en espectáculos, competencias deportivas y programas dominicales en la Alameda Central, desapareciendo años después. Durante la administración del General Lázaro Cárdenas del Rió, el 31 de diciembre de 1938, “el Congreso de la Unión aprueba la nueva Ley Orgánica del Departamento del Distrito Federal.”50 Con base en la ley de referencia la ciudad se divide en 12 delegaciones, en cada una de ellas queda instalada una agencia del Ministerio Publico y una compañía de policía. La policía del Distrito Federal se convierte en Preventiva, se instalan casetas de policía en cada una de las entradas y salidas de la capital. 48 Manual Jurídico de Seguridad Pública de la Policía del Distrito Federal, 1° ed, Departamento del Distrito Federal, Secretaría de Seguridad Pública, México. p. 22 49 Ibid, p. 22 50 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 152
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Nadie antes del General Lázaro Cárdenas se había preocupado por la suerte del empleado público, siempre sujeto a las contingencias de la política militante y el permanente temor de la cesantía, “…por lo que se le estimulo a su unión sindical y en 1938, fue expedido el Estatuto Jurídico de los Empleados al Servicio del Estado.”51 El 27 de marzo de 1939, el cuerpo de Investigaciones y Seguridad Pública cambia de nombre por el de Servicio Secreto y a partir de septiembre del mismo año se establece el Reglamento Orgánico de la policía Preventiva, donde se manifiesta que corresponde al Presidente de la República el mando supremo de la corporación, a la que están integrados los policías a pie, montados, auxiliares, vigilantes de cárceles, penitenciarias y bomberos. En 1940, ya como titular del Ejecutivo Federal el General Manuel Ávila Camacho, tiene lugar un acontecimiento que desconcertó a la opinión pública, en un tranquilo suburbio de Coyoacan el ilustre León Trosky, brazo derecho de Lennin y creador del ejército rojo es asesinado. Cabe destacar que Trosky llego a México el 9 de enero de 1937, pero fue en “1940, cuando se produjo el primer intento de asesinato, el 24 de mayo, a las 5 de la mañana, llegó un grupo de personas hasta la casa que ocupaba Trosky, en el numero 19 de la calle de Viena. Casi la tomaron por asalto, hicieron una serie de disparos sobre la habitación donde dormía Trosky. Este se salvo ocultándose debajo de la cama”52, en este atentado tuvo participación Luis Arenal, cuñado del muralista David Alfaro Siqueiros. El General José Manuel Núñez, jefe de la policía, ordena al jefe del Servicio Secreto, que redoblara la vigilancia en los alrededores de la casa, se pidieron disculpas al ilustre asilado, y algunos de sus amigos mexicanos le aconsejaron que buscara un lugar más seguro y que si era necesario saliera del país. El rechazo amablemente la sugerencia, manifestando, ellos me encontrarían aunque me fuera a vivir al Polo Norte, ahí mismo cuatro meses después, un hombre que ya había ganado la confianza de los moradores, cruzo tranquilamente el jardín, dirigiéndose directamente al despacho de Trosky, mientras este se encontraba inclinado sobre su escritorio leyendo un trabajo es asesinado el 20 de agosto. El 1 de septiembre de 1940, es creada la policía Bancaria e Industrial. El 12 de noviembre de 1941, es aprobado el nuevo Reglamento de la policía Preventiva, que habría de mantenerse inalterable por más de 40 años, en materia de jerarquías establece que el Jefe de la policía debe tener el grado de General de División, el subjefe General de Brigada, el jefe de servicios Coronel, Teniente Coronel el Director de la Escuela de policía y Mayor el comandante de batallón. En ese mismo año el 12 de diciembre, el Presidente Ávila Camacho expide un decreto mediante el cual se crea la policía Preventiva del Distrito Federal y la Dirección General de Transito. Con esta decisión se divide la policía en dos especialidades vigilancia y vialidad.
51 TRENS, Manuel B. op. cit. p. 124 52 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 153
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En la naciente Dirección General de Transito se uso uniforme de color café en 2 tonos, el pueblo los bautizo de inmediato como tamarindos. En el contexto internacional en este tiempo tiene lugar la Segunda Guerra Mundial, México declara la guerra a las potencias del Eje, después del hundimiento del “Potrero del Llano“, ciudadanos mexicanos, obreros, intelectuales y burócratas se ofrecen como voluntarios para ir al frente. El 5 de diciembre de 1942, se pone en marcha un ambicioso proyecto de reorganización de la policía preventiva, los ancianos, los enfermos, los analfabetas e inclusive aquellos que no cumplen con el requisito mínimo de estatura de 1.65 metros, son dados de baja con una indemnización de 4 meses de sueldo. En 1942, se celebra el Primer Congreso Nacional de policía, el Presidente Ávila Camacho anuncio en su informe de gobierno las disposiciones jurídicas para promulgar la Ley Orgánica del Departamento del Distrito Federal, en ella se fijaban las bases para el transito y los transportes en el D.F., así como la ley que creo la Caja de Previsión de la policía del D.F. El 12 de noviembre de 1948, por decreto “…se crea la Comisión Técnica Consultiva de la policía del D.F., como órgano auxiliar y de conducta del Departamento, teniendo la atribución de proponer a la Jefatura de policía la sugerencia de medidas para resolver problemas que afectaron el servicio, medidas de mejoramiento y organización de campañas para lograr un mejor entendimiento entre la policía y la sociedad del D.F., asimismo se propuso la reunión de fondos destinados a mejorar el servicio de policía en sus diversos aspectos.”53 En el año de 1960, se inicia una nueva reestructuración de la policía capitalina al inicio de esa década la estructura policíaca estaba integrada por “…4380 policías a pie en 27 compañías y cubriendo tres turnos de 8 horas, el batallón motorizado cuenta con 638 patrullas de color gris y azul marino, una compañía de granaderos con 240 policías, un batallón de transportes compuesto por 50 jeeps, 8 julias, 6 motopatrullas y 66 vehículos de diferentes tipos.”54 En 1969, se adquieren modernos equipos para la policía entre ellos 10 unidades antimotines, y por cuerdo presidencial se fusionan las policías preventiva y de transito, queda formado un Estado Mayor dentro de la institución policíaca. En abril de 1970, desaparece la Academia de policía y todo el personal pasa a integrarse al Centro de capacitación y Formación, para constituirse en una sola dependencia. La Dirección de Educación policíaca, al año siguiente nuevamente se le denomina Academia de policía, finalmente en 1972, queda como Academia de policía y Transito del Distrito Federal.
53 Reglamento de Policía para el Distrito Federal (Antecedentes Histórico-Jurídicos y Texto Vigente), Colección legislación, Talleres Gráficos de la Nación, México D.F., 1984. p. 23 54 IÑIGO, Alejandro, op. cit. p. 177
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El 22 de junio de 1971, “fue creado el Escuadrón de Servicios de Emergencia y Rescate Aéreo para prestar un nuevo servicio social, el cual se transformo posteriormente en el Escuadrón de Rescate y Urgencias Medicas (ERUM).”55 El 1 de diciembre del mismo año, la policía Femenil inicia una nueva etapa con 96 jóvenes, 50 con estudios de trabajo social y 46 con secundaria, enfermería y normal, al correr del tiempo este agrupamiento ha tenido diversas funciones, pero ya forma parte de la vida e historia de la ciudad. El 20 de enero de 1977, se dio a conocer un cambio de estructura dentro de la policía. Se crearon la inspección General, un organismo de vigilancia interna con características interdireccionales, una Oficina de Sanciones y se reintegraron policías poliglotas para atender al turismo, se aumentaron los haberes y la nomina ascendió a 4 millones de pesos diarios, se adquirieron 700 nuevas patrullas, 150 motocicletas, modernos sistemas de radiocomunicación, se ampliaron las subestaciones de bomberos. El 6 de julio de 1984, es publicado en el Diario Oficial de la Federación “un nuevo Reglamento para policía Preventiva del D.F., para entonces la Secretaria General de Protección y Vialidad había substituido a la Dirección General de policía y Transito del D.F. incorporándose a la policía del D.F., las policías Auxiliar y Bancaria e industrial.”56 El 11 de diciembre de 1991, abre sus puertas al público, el Museo de la policía Preventiva del D.F., en el edificio que ocupara la sexta inspección de policía y que por su valor histórico y arquitectónico fue rescatado como parte del patrimonio nacional. Este Museo fue proyectado para proporcionar a través de sus siete salas, por medio de dioramas, fotografías y objetos diversos, un recorrido por la vida de nuestra ciudad desde la época prehispánica hasta nuestros días, destacando la organización institucional de la seguridad pública en el Distrito Federal, el papel que ha jugado la policía, las funciones que ha realizado, así como las transformaciones de que ha sido objeto. A pesar de lo importante que resulta el rescate de la memoria histórica de la policía hoy este lugar permanece cerrado. El 20 de julio de 1993, entra en vigor la Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal. El 12 de marzo de 1994 “deja de existir la Academia de policía al entrar en vigor el Reglamento Interior del Instituto Técnico de Formación Policial que es ahora el encargado de la capacitación y profesionalización policial.”57
55 Manual Jurídico de Seguridad Pública de la Policía del Distrito Federal, 1° ed, Departamento del Distrito Federal, Secretaría de Seguridad Pública, México. p. 29 56 Ibid, p. 33-34 57 Ibid, p. 31
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1.1.5 Creación de la Secretaria de Seguridad Pública del Distrito Federal La Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal (Diario Oficial de la Federación del 30 de diciembre de 1994) “substituye la Secretaria General de Protección y Vialidad del departamento del Distrito Federal, por la Secretaria de Seguridad Pública que ejercerá las atribuciones y funciones que tenia aquella, salvo la vialidad que pasa a la Secretaria de Transportes y Vialidad que es ahora la encargada de hacer cumplir las leyes y reglamentos referentes al transito de vehículos y peatones, así como de dirigir y coordinar las actividades de los agentes de transito.”58 El 31 de diciembre de 1994, se pública en el Diario Oficial de la Federación el decreto que reforma el Artículo 21 de nuestra carta magna, para establecer en sus párrafos 5 y 6, que la seguridad pública es una función a cargo de la Federación, Estados, Distrito Federal y Municipios, que deberá llevarse a cabo de manera coordinada estableciéndose el Sistema Nacional de Seguridad Pública, estipula también este nuevo precepto que las Instituciones Policiales se guiaran por los principios de legalidad, eficiencia, profesionalismo y honradez.
1.2 Misión En esta apartado se indican las atribuciones de la Secretaria de Seguridad Pública del Distrito Federal, así como las funciones que tiene encomendadas para cumplir de manera eficiente con la misión, misma que consiste en Mantener el orden público; proteger la integridad física de las personas y de sus bienes; prevenir la comisión de delitos e infracciones a los reglamentos del gobierno y de la policía y auxiliar a la población en caso de siniestros o desastres.
1.3 Valores Los valores que contempla la institución, para el cumplimiento de sus funciones se encuentran enmarcados de la siguiente manera 1 “Cumplir, con máxima diligencia, el servicio que les sea encomendado. Abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o deficiencia de dicho servicio o que implique el abuso o ejercicio indebido de su empleo, cargo o comisión.”59 2 Actuar en pro del orden jurídico, respetando en todo momento la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y las leyes que de ella emanen. 3 Servir con fidelidad y honor a la sociedad. 4 Conducirse siempre con respeto a los Derechos Humanos.
58 Manual Jurídico de Seguridad Pública de la Policía del Distrito Federal, 1° ed, Departamento del Distrito Federal, Secretaría de Seguridad Pública, México. p. 31-32 59 Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal: Subsecretaría de Seguridad Pública (en línea) México: Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, 2005. (citado el 16 de mayo de 2005) disponible en línea http://www.ssp.d.f.gob/htmls/ssp_misión.html
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5 Actuar sin demora y con decisión en todo lo que se refiere a la protección de las personas, sus derechos y sus bienes. 6 Cumplir con sus funciones, sin aplicar discriminación alguna hacia las personas, por razones de raza, religión, sexo, condición social, preferencia sexual, ideología política o por cualquier otro motivo. 7 Desempeñar su misión sin solicitar ni aceptar compensaciones, pagos o gratificaciones distintas a las previstas legalmente. En particular se opondrán a cualquier acto de corrupción o soborno y tendrán la obligación de denunciarlo. 8 Observar un trato respetuoso hacia las personas, a quienes procurarán auxiliar y proteger en todo momento. Abstenerse de todo acto o actitud de prepotencia. Mostrarse razonablemente tolerantes a los actos o manifestaciones de los ciudadanos que intenten imponer, con carácter pacífico, sus derechos constitucionales. 9 Prestar auxilio inmediato a las personas que estén amenazadas de un peligro personal. Solicitar los servicios médicos de urgencia cuando se encuentren heridas o gravemente enfermas y dar aviso a sus familiares o conocidos de tal circunstancia. 10 Emplear los recursos que tengan asignados para el desempeño de su trabajo, cargo o comisión. Utilizar las facultades que les correspondan y la información reservada a la que tengan acceso por su función, exclusivamente para los fines establecidos. 11 Portar los uniformes, insignias, divisas y equipo reglamentario durante el desempeño de sus funciones. Queda estrictamente prohibido portarlos fuera de servicio. 12 Portar su identificación oficial y exhibirla al ejercer las funciones propias de su cargo. 13 Recurrir a medios no violentos antes de emplear la fuerza y las armas. 14 “Proteger la vida e integridad física de las personas detenidas o que se encuentren bajo su custodia y proteger sus bienes, en tanto son puestos a disposición de la autoridad competente.”60 15 Coordinarse y dar apoyo a otros cuerpos de seguridad para participar en operativos, siempre conforme a derecho. los valores anteriormente expuestos se encuentran establecidos en el artículo 16 de la Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal, así mismo, están señalados en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
60 Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal: Subsecretaría de Seguridad Pública (en línea) México: Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, 2005. (citado el 16 de mayo de 2005) disponible en línea http://www.ssp.d.f.gob/htmls/ssp_misión.html
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Capítulo 2 Contexto actual de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo En este apartado se presenta la estructura orgánica de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, así como sus funciones, a efecto comprender la importancia que reviste para la entidad, la creación del archivo de trámite, para estar en posibilidad de coadyuvar en la correcta toma de decisiones, de igual forma se menciona la situación real de los recursos y procesos archivísticos en la citada Dirección.
2.1 Antecedentes Como se ha detallado anteriormente la Secretaria de Seguridad Pública del Distrito Federal, ha sufrido diversas modificaciones en su estructura orgánica a lo largo de la historia y la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, no ha sido la excepción, sin embargo, sus funciones sustanciales prácticamente las conserva. En este orden de ideas, es importante mencionar algunas de las diferentes nomenclaturas que han denominado a dicha Dirección: •
Dirección de Acciones Preventivas
•
Sección Primera del Estado Mayor Policial
•
Dirección de Logística de Operación
•
Coordinación de Apoyo Técnico Operativo
La Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, ha sufrido diversas reestructuraciones, a efecto de mejorar su funcionamiento, hasta que en el Reglamento Interior de la Secretaria de Seguridad Pública del Distrito Federal, en su Capitulo 1I, que corresponde a la Organización de la Secretaria, Artículo 3°, establece que “para que el titular de la institución brinde atención a los asuntos de su competencia, contara con unidades administrativas, así como, unidades administrativas policiales”61 quedando la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, como unidad administrativa de la Subsecretaria de Seguridad Pública.
61 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 20 de Mayo de 200 5
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2.2 Organigrama La Secretaría de Seguridad Publica del Distrito Federal, se reestructuró, con la finalidad de eficientar los servicios que brinda a la sociedad, en este contexto la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, para el cumplimiento de las funciones que le fueron encomendadas cuenta con diversas unidades administrativas, mismas que se muestran a continuación, en el concepto de que la estructura orgánica que se presenta es la autorizada en el 2005 y por ende se encuentra vigente.
¡Error! Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo
Subdirección de Apoyo Técnico Operativo
Departamento de Coordinación de Servicios y Logística
Subdirección de Control y Seguimiento Operativo
Departamento de Análisis de Información Estratégica
Departamento de Control de Gestión de Recursos Operativos
Departamento de Seguimiento de Pro ramas O erativos
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2.3 Funciones Cabe hacer mención, que la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo se encuentra considerada, como un área de apoyo técnico operativo, que realiza trabajos encaminados a fortalecer los servicios operativos que ofrece la Institución, sin embargo, también cuenta con unidades administrativas responsables de gestionar documentación relativa a la administración de los recursos humanos operativos (personal policial) con que cuenta la Secretaría de Seguridad Pública. En este contexto el Artículo 20 del Reglamento Interior de la Secretaria de Seguridad Pública del Distrito Federal, manifiesta que corresponde al Titular de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo: I.-
Coordinar los apoyos logísticos necesarios para los servicios de seguridad que instruya el Subsecretario de Seguridad Pública.
II.-
Auxiliar al Subsecretario de Seguridad Pública en la coordinación y supervisión de los operativos que se ejecuten a petición de las diversas autoridades del Distrito Federal, en los que requiere el apoyo y presencia de seguridad pública para la realización de cualquier acto de autoridad que así lo requiera.
III.-
Proponer medidas de mejora en la función policial a partir del análisis de la información y estadística disponibles.
IV.-
Coordinar y gestionar la elaboración de órdenes generales de operación y cualquier otro instrumento que defina las características operativas de las acciones de la Policía del Distrito Federal.
V.-
Coordinar las funciones de gestión administrativa con las áreas de la Subsecretaria y el seguimiento de los asuntos que de ello deriven, y
VI.-
Coordinar el seguimiento de los programas a cargo de la Subsecretaria, así como la elaboración de los informes que deba rendir el Subsecretario de Seguridad Pública.
2.4 Diagnóstico archivístico Con la finalidad de comprender, cual es el objetivo del diagnóstico, en primera instancia se establecen algunas de sus definiciones: De una manera especifica el diagnostico “es el conocimiento, descripción precisa y clasificación dada, con el fin de solucionar un problema administrativo.”62 El diagnostico no intenta evaluar la capacidad técnica del usuario o productor de documentos en la ejecución de sus respectivos trabajos o actividades, más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la actividad tanto individual como colectiva de los encargados de la 62 Glosario de Terminología Archivística y de ciertas expresiones de Administración, SEP/ENBA México 1980. p. 54
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función archivística, es decir, de las personas responsables de la administración de documentos, de las funciones operativas, de la toma de modelos pertinentes que aseguran la implantación de controles archivísticos adecuados, asegurando que la cantidad del trabajo archivístico esté de acuerdo con las normas establecidas y que los planes y objetivos se cumplan aplicándose los recursos en forma económica. Una vez que se tiene claro el objetivo del diagnostico, resulta indispensable utilizar algunas técnicas que coadyuven a su cumplimiento, para este caso en particular se aplicaron entrevistas a los Jefes de Unidad Departamental, por considerar que son los directamente responsables de proporcionar la información a las autoridades de la Dirección en tiempo y forma. Así mismo, se aplicaron encuestas al personal responsable de la recepción de correspondencia de entrada y de salida, así como del registro, control y seguimiento de la documentación en trámite. Otra técnica importante, es la técnica de la observación, en virtud de durante el diagnostico, me permitió, conocer la manera en que son aplicados los procesos archivísticos, y como se resguarda y conserva la documentación.
2.4.1 Recursos humanos La Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, cuenta con los recursos humanos suficientes para la ejecución de los procesos técnicos archivísticos. En promedio el personal responsable de la realización de los procesos de referencia cuenta con nivel académico de secundaria. De igual forma, el personal realiza las labores archivísticas, de manera empírica, toda vez que desconoce la teoría archivística. El personal en mención, no ha recibido capacitación, para el desarrollo de sus funciones, sin embargo, resulta significativo el hecho de que se considera indispensable recibir capacitación para cumplir de manera eficiente con las actividades encomendadas. Es importante, señalar que el personal considera que su labor es importante, sin embargo, su trabajo no es valorado por las autoridades. Otra cuestión, que amerita ser mencionada, es que el personal no conoce la legislación en materia de archivos, motivo por el cual, no tienen las previsiones necesarias que les permitan controlar y dar seguimiento a la documentación activa, pero sobre todo, evitar su extravió.
2.4.2 Recursos materiales Respecto a los recursos materiales con que cuenta la Dirección Ejecutiva, para el cumplimiento de las funciones archivísticas, son limitados, es decir, se adaptan a las necesidades de cada área, regularmente el personal cuenta con un escritorio y silla, que se encuentran en regular estado.
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Para resguardar la documentación, algunas áreas, cuentan con anaqueles de metal en estado lamentable, toda vez que se encuentran oxidados y fue necesario fijarlos a la estructura del inmueble, a efecto de que soportaran el peso. En otros casos, fue necesario utilizar muebles para archivar y resguardar la documentación, misma que se encuentra en carpetas denominadas lefort. En cuanto a la papelería, es escasa, en virtud de que es casi nula la dotación que se le asigna al personal, en casos extremos, al carecer de libretas de registro, se engargolan hojas de rehusó que hacen la función de libreta de registro.
2.4.3 Recursos financieros En este punto lamentablemente no hay mucho que decir, en virtud de que en el Gobierno del Distrito Federal, se encuentra el programa de austeridad, por ende, solo se asignan recursos suficientes para cumplir con las funciones sustantivas de la institución, y el archivo no esta contemplado como esencial para tal fin.
2.4.4 Tipología documental El tipo documental generado por la citada Dirección Ejecutiva, es diverso, como se detalla a continuación, en el entendido de que los valores que poseen los documentos que produce la citada dirección, por la propia naturaleza de sus funciones son administrativos y legales. • • • • • • • • • • • • • • •
Actas administrativas Actas circunstanciadas Ceses de comisión temporal Constancias de percepciones Estadísticas Extractos de antecedentes laborales Informes Memorandos Movimientos de personal Nombramientos para ocupar puestos de estructura Notas informativas Notificaciones Novedades de personal Oficios Tarjetas de acuerdo
2.4.5 Condiciones de la documentación En general la documentación activa, se encuentra en buen estado, en virtud, de que se encuentra como se ha indicado archivada en carpetas lefort, lo que permite que la conservación sea relativamente aceptable.
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2.4.6 Medidas de seguridad Las medidas de seguridad, son fundamentales para resguardar y conservar la documentación, sin embargo, en la Dirección Ejecutiva, no existen, en virtud de que los documentos se encuentran visibles y al alcance de todos, empleados y visitantes, lo que no permite restringir el acceso a la información. Ahora bien, en caso de incendio, la Dirección Ejecutiva, cuenta únicamente con extintores, que resultan insuficientes, en virtud de que no son exclusivos para el archivo, ya que son para uso de todas las áreas.
2.4.7 Procesos archivísticos Los procesos archivísticos, en la Dirección Ejecutiva, se realizan de manera deficiente en el mejor de los casos, en otros prácticamente no existen.
Recepción documental En este aspecto, cada una de las unidades departamentales dependientes de la Dirección Ejecutiva, tiene asignado personal para esta actividad, lo que implica que determinados asuntos, sean desconocidos por el titular de la Dirección. Otra situación, que se da en este proceso, es el hecho de que la correspondencia de entrada no es debidamente revisada, resultando que en ocasiones se reciban documentos que no son de la competencia del área. Situación que merece especial atención, es que el registro de la correspondencia de entrada es deficiente, en virtud de que únicamente se asientan los datos de los documentos en original, dejando de lado los copias dirigidas a la Dirección, presentándose duplicidad en el tramite de un asunto, ya que en primera instancia se turna el documento original para su atención, posteriormente, la copia del mismo documento se entrega al área correspondiente para que se tramite como si se tratara de un original, implicando dicha duplicidad.
Clasificación de documentos La clasificación documental, en la Dirección Ejecutiva, se puede señalar como inexistente, en virtud de que no se cuenta con un cuadro de clasificación, que permita ubicar los documentos en el contexto de la Dirección de referencia. Sin embargo, es conveniente señalar que cada una de las unidades departamentales dependientes de la Dirección, conservan y resguardan su propia documentación, organizada por oficinas.
Registro y captura En este rubro la situación no es homogénea en la Dirección Ejecutiva, ya que mientras que en algunas unidades se utilizan los avances tecnológicos para capturar la documentación en su fase activa, otras únicamente cuentan con libretas de registro de ingreso de la correspondencia. 31
Apertura de expedientes Como se menciono con anterioridad, cada una de las oficinas es responsable de organizar, resguardar y conservar su documentación, mismas que mantienen los documentos en carpetas lefort ordenados de manera cronológica. Lo anterior no significa que existan expedientes, en virtud de que un mismo asunto se encuentra disperso en todas las carpetas, es decir, si en determinado momento es necesario ubicar la documentación de un asunto, se tienen que revisar los registros para localizar en que carpetas se encuentra información requerida, resultando laborioso y tardado.
Expurgo Este proceso no se realiza en la Dirección Ejecutiva, toda vez que la documentación que se transfiere al archivo de concentración, incluye original y copias, documentos con grapas y en algunos casos clips.
Glosa de documentos Este es otro de los procesos que no se aplican en la Dirección Ejecutiva en comentario, en virtud de que como se ha expuesto con anterioridad, no se conforman expedientes de un mismo asunto, sino que la documentación es archivada en carpetas de acuerdo a un orden cronológico, sin verificar si ya existe dicho asunto.
Archivación de expedientes De igual forma, este proceso no es aplicado en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, toda vez que no se conforman expedientes de cada uno de los asuntos, simplemente, como se ha venido expresando la documentación es archivada por orden cronológico, sin que se verifique si existen antecedentes del asunto.
Préstamo y consulta de expedientes Este proceso es de vital importancia para la toma de decisiones de las autoridades de la citada Dirección, sin embargo, el tiempo de respuesta a la solicitud de documentación es de 30 a 60 minutos. No existen controles para prestar la documentación, lo que implica que al no contar con la información requerida, se desconoce si previamente fue proporcionada. Es importante señalar que en múltiples ocasiones la documentación prestada ya no es regresada al área generadora.
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Transferencia primaria La transferencia primaria se efectúa al archivo de concentración, cuando el espacio asignado para el resguardo y conservación de la documentación resulta ya insuficiente. Cabe mencionar que no se realiza una transferencia única de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, toda vez que cada unidad departamental se encarga de programar y efectuar la transferencia de la documentación que generan.
2.5 Marco jurídico para los archivos de trámite en la administración pública El gobierno local tiene contemplados los archivos, responsables del tratamiento de la documentación como se detalla en este apartado: Es indispensable mencionar que para el manejo de los archivos existe el “Acuerdo que establece el Sistema Red de Archivos del Departamento del Distrito Federal.”63 El 18 de abril de 1983, el Diario Oficial de la Federación, estipula la creación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Departamento del Distrito Federal. (COTECIAD) El acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetara la guarda y plazo de conservación del archivo contable gubernamental, es publicado en el Diario Oficial de la Federación el 25 de agosto de 1998. La Ley Orgánica de la Administración Publica Federal, en el Artículo 20, dispone que “las Secretarias de Estado y los Departamentos Administrativos establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeación, presupuesto, informática, recursos humanos, contabilidad, fiscalización, archivo y los demás que sean necesarios en términos que fije el Ejecutivo Federal.”64. El Artículo 2° de la Ley General de Bienes Nacionales en su fracción XI, establece como propiedad del dominio público “los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como los documentos y los expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos, grabados importantes o raros, así como las colecciones de esos bienes, las piezas etnológicas y paleontológicas, los especimenes tipo de flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas de armas, numismáticas y filatélicas, los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonidos, y las piezas artísticas o históricas de los museos.”65
63 Diario Oficial de la Federación. 19 de Noviembre d e 1985 64 Diario Oficial de la Federación. 29 de Diciembre de 1976 65 Diario Oficial de la Federación. 8 de Enero de 1982
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La Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas, en el Artículo 36 fracción II, considera en este rubro a “los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los Estados o Municipios y de las casa curiales.”66 El Artículo 8 fracción V, de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, señala que todo servidor público tendrá las obligación de “custodiar y cuidar los documentos e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su custodia o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebida.”67 El Código Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Común y para toda la Republica en Materia del Fuero Federal, en el Artículo 214 fracción IV, estipula que comete delito de ejercicio indebido de servicio publico, aquel que por si o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte o inutilice ilícitamente información o documentación que se encuentre bajo su custodia o la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.
2.5.1 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal Es importante manifestar que una vez que se efectuó un análisis de la mencionada Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, surgió la necesidad de plasmar en el presente trabajo de investigación aquellos apartados, que a juicio personal resultan importantes para la creación del archivo de trámite. Primeramente se presenta el apartado de la ley en comentario, que ofrece las bases, para el desarrollo del proyecto para la creación del Archivo de Trámite, en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, en virtud de que es el marco legal que sustenta la propuesta, por ende, merece especial atención. La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, en su capitulo II del sistema de archivos en su Artículo 51, manifiesta que “los Entes Públicos están obligadas a crear un archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los datos que genere, procese o reciba con motivo del desempeño de su función.”68 De igual forma, el mismo ordenamiento jurídico en el artículo 52, establece que la información contenida en la documentación que se encuentre en poder de los Entes Públicos “deberá estar disponible en los archivos correspondientes, mismos que deberán satisfacer las siguientes características: I. Cuando se trate de información correspondiente al año que esté en curso: impresos en papel, digitalizados o en cualquier medio de soporte electrónico; y
66 Diario Oficial de la Federación. 6 de Mayo de 1976 67 Diario Oficial de la Federación. 13 de Marzo de 2002 68 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 8 de Mayo de 2003
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II. Digitalizados, en microfichas, para consulta electrónica a partir del año inmediato anterior al que se encuentre en curso y hasta por cuarenta años; organizándolos de acuerdo con los principios archivísticos de procedencia y orden original, que establezca el Consejo.”69 Este punto merece comentario aparte, en virtud de que se considera uno de los principios fundamentales de la Archivonomía, sin el cual todo proceso de organización documental resulta ineficiente. Por otra parte, el artículo 53, indica que el Consejo de Información será el órgano responsable de emitir las reglas generales para la generación de datos, registros y archivos, así como para la conservación de los mismos, “previendo los siguientes aspectos: I. Que las disposiciones permitan clasificar, identificar y preservar la información de acuerdo con su naturaleza; II. Que los mecanismos que se empleen para la conservación y mantenimiento de la información obedezca a estándares mínimos en materia de Archivonomía; III. Que se permita la capacitación a funcionarios en técnicas de Archivonomía; y IV. Que la información se organice de manera tal que facilite la consulta directa de los particulares.”70 Las reglas de referencia, brindan la posibilidad para que los profesionales en materia de archivos, desarrollen proyectos para la organización de la documentación que posee el Gobierno del Distrito Federal, en particular para el desarrollo de éste trabajo, ofrecen la oportunidad de proponer la organización documental, contemplando el sistema de clasificación, el método de ordenación y los procesos técnicos archivísticos, así como las funciones del archivo de trámite. El título primero que señala las disposiciones comunes para los sujetos obligados en su capítulo I de las disposiciones generales, artículo 5, establece que es obligación de todo Ente Público facilitar la participación de las personas en la vida política, económica, social y cultural del Distrito Federal. Para cumplir con lo dispuesto en el artículo anterior, los Entes Públicos deberán difundir entre los habitantes de esta Entidad Federativa, el contenido de la ley en mención. De igual manera, es conveniente señalar que quienes generen, administren, manejen, archiven o custodien información pública serán responsables de la misma de acuerdo al artículo11. En el capítulo II de la transparencia y publicidad de los actos de los entes públicos del Distrito Federal, en su artículo 12, se estipula que todo Ente Público del Distrito Federal deberá publicar al inicio de cada año un listado de la información que se encuentre bajo su custodia, por rubros
69 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 8 de Mayo de 2003 70 Ibid
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generales, indicando las fechas, medios de difusión y los lugares en donde se pondrá a disposición de los interesados en conocer información publica gubernamental. Asimismo el artículo 17, menciona que los Entes Públicos son sujetos obligados a brindar a cualquier persona interesada la información que requiera sobre el funcionamiento y actividades que desarrollan, con excepción de aquella considerada de acceso restringido. Cabe mencionar que para que la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, se encuentre en condiciones de cumplir en tiempo y forma con los requerimientos de información señalados en el rubro antes descrito, resulta indispensable que toda la documentación bajo su resguardo se organice en un archivo de trámite. La multicitada ley en el capítulo III, que habla de la promoción del derecho de acceso a la información pública, artículo 19, establece que los Entes Públicos deberán cooperar con el Consejo de Información “para capacitar y actualizar de forma permanente a sus servidores públicos en materia del Derecho de Acceso a la Información Pública y el ejercicio del derecho a la Protección de Datos Personales, a través de cursos, seminarios, talleres y toda otra forma de enseñanza y entrenamiento que se considere pertinente.”71 La Dirección de referencia tiene la obligación en primera instancia de conocer cual es la información que esta en condiciones de proporcionar a la ciudadanía, así como la que es de carácter restringido, posteriormente, capacitar al personal adscrito a la misma en materia de acceso a la información, a efecto de que este en posibilidad de dar una respuesta correcta a cualquier solicitud de información ya sea positiva o negativa, en este caso justificando adecuadamente tal situación. El artículo 20, manifiesta que el Consejo de Información planteará a las autoridades educativas competentes del Distrito Federal, se incluyan contenidos que traten sobre la importancia social del Derecho de Acceso a la Información Pública y del derecho a la Protección de Datos Personales, en los planes y programas de estudio de educación preescolar, primaria, secundaria, normal y para la formación de maestros de educación básica. En el mismo sentido el artículo 21, menciona que el Consejo de Información promoverá entre las instituciones públicas y privadas de educación superior del Distrito Federal, se incluya, dentro de sus actividades académicas curriculares y extracurriculares, temas que ponderen la importancia social del Derecho de Acceso a la Información Pública y del derecho a la Protección de Datos Personales. La situación descrita de llevarse a cabo, será de gran beneficio para la sociedad, en virtud de que estará en condiciones de ejercer el derecho que establece la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, así como, de verificar que los funcionarios públicos cumplan con las funciones que les fueron encomendadas de manera eficiente.
71 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 8 de Mayo de 2003
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Continuando con el análisis a la ley que nos ocupa, el capítulo V que menciona la tutela de los datos personales, en el artículo 34, se estipula que “la autoridad responsable tendrá hasta treinta días naturales para responder al solicitante. En caso de que la cantidad o complejidad de documentos a revisar sea tal que el Ente Público deba emplear más tiempo, ésta deberá notificarlo al solicitante, en el domicilio señalado para tal efecto, mediante escrito fundado y motivado y en el término de los treinta días originales de la petición.”72 Desde una apreciación personal este Artículo se encuentra mal planteado, en virtud de que si toda Entidad Pública dependiente del Gobierno del Distrito Federal, cuenta con la documentación debidamente organizada en los archivos respectivos, como lo marca la misma ley, el tiempo de respuesta de la autoridad al solicitante de hasta 30 días, resulta excesivo, toda vez que la teoría archivística correctamente aplicada nos marca que la recuperación de información es casi inmediata. El título segundo que plantea el acceso a la información pública en el Distrito Federal, en su capítulo I, del procedimiento para el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, artículo 47, indica que “la consulta directa de información pública podrá realizarla cualquier persona en los archivos que para tal efecto hayan destinado los Entes Públicos.”73 En el mismo contexto el artículo 48, manifiesta que en la consulta directa se permitirán los datos o registros originales, exclusivamente cuando no se encuentren almacenados en algún medio magnético, digital en microfichas o que su estado lo permita. En este punto, resalta el hecho de que se brinda cierta importancia a la conservación de la documentación en poder de los archivos dependientes del Gobierno del Distrito Federal, sin embargo se queda corto, toda vez que no se indican de manera concreta las medidas de conservación a utilizar, y a base de ser sinceros, considerando el programa de austeridad del Gobierno del Distrito Federal, dichas medidas resultan incosteables para la administración de los archivos, de igual forma, hay que tener muy claro que lamentablemente, aun los archivos no son prioridad para el gobierno. Dicho ordenamiento jurídico en el título tercero, que hace referencia al Consejo de Información Pública del Distrito Federal, en su capítulo I, que señala su conformación y atribuciones, el artículo 57, indica que el citado Consejo es un órgano autónomo, con personalidad jurídica propia y patrimonio propio, con autonomía presupuestaria, de operación y de decisión en materia de transparencia y acceso a la información pública, integrado por representantes de la sociedad civil y de los Órganos Ejecutivo, Legislativo, Judicial y autónomos del Distrito Federal. Este artículo analizado con pertinencia, resulta relevante, en virtud de que al ser un organismo con independencia total del Gobierno del Distrito Federal, funciona con criterio propio, sin prejuicios o favoritismos, además de no recibir línea de trabajo de las autoridades gubernamentales, quienes deben estar preocupados y ocupados en organizar la documentación bajo su resguardo, a efecto de no incurrir en responsabilidades, por ende, el consejo opera, sin bandera partidista o gubernamental. 72 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 8 de Mayo de 2003 73 Ibid.
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Por otro lado, el artículo 63, establece las atribuciones del Consejo, entre las cuales se encuentra la marcada en la fracción X, “establecer los lineamientos generales para la creación y operación de los archivos que contengan información pública de consulta directa.”74 Para que el consejo cumpla de manera eficiente con la atribución anteriormente señalada, es indispensable que en primera instancia efectué un análisis profundo y serio de las necesidades reales de los archivos dependientes del Gobierno del Distrito Federal, en virtud de que como ya se ha mencionado, estos no forman parte de las prioridades de la administración, por lo cual en la actualidad no cuentan con los recursos técnicos, materiales, humanos y financieros que les permitan desarrollar sus funciones y actividades, y en cuanto a la creación de los archivos primero tendrá que verificar si se contara con el presupuesto para instalarlos. Por último el título cuarto, capítulo único que indica las responsabilidades, el artículo 75, estipula que constituyen infracciones a la ley, entre otra la que se manifiesta en la fracción II, “la omisión o irregularidad en la prestación del servicio en materia de acceso a la información.”75 Respecto a las responsabilidades, es preciso destacar que al ignorar las disposiciones legales en materia de archivos las autoridades tanto del gobierno federal, como del local, restan importancia a la sustracción, extravió o mal uso de la documentación, por lo tanto, es recomendable proporcionar a todas las autoridades un compendio de la legislación archivística en México que es muy basta, a efecto de generar conciencia y den el verdadero valor a los documentos y archivos que los resguardan, custodian y conservan, y particularizando en lo descrito en Artículo tratado, es importante que toda institución brinde respuesta de manera pronta y expedita a toda solicitud de información.
74 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 8 de Mayo de 2003 75 Ibid.
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2.6 Reporte fotográfico En la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, como se ha expresado, no existe la conciencia de autoridades y trabajadores de la importancia que reviste para la institución el manejo, control, seguimiento y resguardo de la documentación, por ende, no se otorgan los recursos financieros y materiales suficientes que permitan que las funciones del o los archivos resulten eficientes. En primera instancia, se muestra como cada una de las áreas dependiente de la Dirección Ejecutiva, adapta el mobiliario que se le asigna para el resguardo de la documentación, como archiveros y libreros, mismos que en ningún caso son suficientes para albergar el volumen de documentos generados.
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En esta otra secuencia de tomas fotográficas, se puede verificar que lo expresado con anterioridad, en el sentido de la falta de espacios y mobiliario para el resguardo de la totalidad de la documentación son insuficientes, lo que propicia que se armen legajos que son depositados en los pasillos de la Dirección Ejecutiva, teniendo como consecuencia que la búsqueda, localización y consulta de la información se demore significativamente, repercutiendo en la oportuna toma de decisiones.
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Capítulo 3 Principios y Procedimientos Archivísticos En el presente capítulo primeramente se describen las diferentes acepciones que se aplican al documento y al archivo, posteriormente se presenta la teoría archivística que se considera más adecuada para su utilización en el archivo de trámite propuesto, con la finalidad de que se comprenda exactamente como y con que se va a estar trabajando.
3.1 Documento La palabra documento ha adquirido varias connotaciones, según el ángulo de estudio, hoy en día el termino en cuestión tiene un significado amplio, sobre todo a partir de la aparición de las llamadas ciencias de la documentación y ha perdido su sentido real e histórico, por ende, conviene revisar algunas de las acepciones del documento en el contexto de la documentación, de la diplomática y de la Archivonomía. Se acepta de manera general la etimología de documento, este vocablo proviene del verbo docere. Joan Corominas en su diccionario etimológico de la lengua castellana, señala que el termino documento, significa enseñar, mostrar, ejemplificar y su derivación latina se puede situar hacia el siglo XVI. El documento es aquello por medio del cual se enseña o se muestra algo. En el mundo contemporáneo se le define como “Cualquier cosa que nos de noticia de algo que haya sucedido en el pasado próximo o más distante. Vale entonces por documento un pliego escrito, una piedra tallada, una grabación, una película de cine, etcétera. En ese sentido amplio, el concepto de documento puede identificarse con el concepto de fuente de conocimiento e información.”76 El Consejo Internacional de Archivos indica que habría de entenderse por documento, toda evidencia que contenga, “…una información de cualquier fecha, forma y soporte material producido o recibido por cualquier persona física o moral, y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad.”77
3.1.1 Concepto de documento desde las ciencias de la documentación. Las ciencias de la información y de la documentación se han ocupado del concepto de documento. Emilia Curras, en su obra Las Ciencias de la Documentación, Bibliotecología, Archivonomía, Documentación e Información, hace notar que el documento, desde la perspectiva documentalista, es el soporte tangible, que transporta una idea y cuyo carácter es probatorio o informativo y además existe un componente de entorno histórico. Por su parte el paleógrafo Luis Núñez Contreras sostiene que el documento esta compuesto por tres elementos estructurales: 1. Soporte material (piedra, barro, papiro, pergamino, papel, etc.) 76 ISLAS PÉREZ, Maria Estela. La Archivística en México. Litografía Magno Graf, S.A. de C.V. Puebla, 2003, p. 43 77 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Practica, 4° ed, Editorial Diputación Provincial de Sevilla, 1989. p. 89
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2. Un medio de transmisión o lenguaje (escritura alfabética, escritura digital) 3. El contenido (el mensaje o información) En el ambiente mexicano, el sistema estatal de documentación del Gobierno del Estado de México, por medio de su revista publico en 1994 un articulo en el que se afirma que el concepto de documento no es estático, que este ha evolucionado a la par de los soportes manuscritos, impresos, gráficos, audiovisuales y cibernéticos, por lo cual, la Unión francesa de documentación, definió al documento como toda base de conocimiento expresada en un soporte material y susceptible de ser utilizado para consultas, estudios o pruebas, asimismo, se indica que para que un documento merezca ese nombre debe cumplir con tres requisitos: originalidad, fiabilidad y manejo accesible.
3.1.2 Concepto diplomático El diplomatista José Joaquín Real Díaz, en su libro Estudio Diplomático, enumera algunas significaciones de la palabra documento, mismo que es entendido como cualquier testimonio material capaz de representar un hecho; o es cualquier escrito que da noticia de un hecho aunque carezca de formas legales. Cabe señalar que la Diplomática no acepta estos conceptos, toda vez, que entiende al documento relacionado con una acción jurídica o también, cualquier escritura de carácter legal, histórico y administrativo. Por otra parte, Cesare Paoli, en su obra Diplomática, menciona que el documento es un testimonio escrito de un hecho de naturaleza jurídica, que observa ciertas formas determinadas, las cuales son destinadas a procurarle fe y a darle fuerza de prueba. Paulus Rabikaskas, en su libro Diplomática Generalis, manifiesta que el documento en sentido estricto, es un testimonio escrito de cualquier acción o hecho jurídico con una forma determinada, considerando tres elementos, que se encuentren escritos, en forma determinada y la relación jurídica. Por lo anterior, se puede establecer que el documento es un escrito que reviste determinadas formalidades destinadas a ser prueba jurídica de un hecho, que además, se puede admitir la extensión del término a los escritos de índole histórica, legal y administrativa.
3.1.3 Concepto de documento de archivo La archivística entiende el documento como un producto que nace de una acción administrativa y con una función especifica: ser testimonio. El documento es aquel que se recibe o se expide en una oficina; refleja las acciones y objetivos propios de la misma. Son conservados como testimonio, prueba y continuidad de la gestión administrativa La precisión del concepto de documento de archivo esta en descubrir su alma orgánica, por ser vinculo con otros que pertenecen a un fondo, a una serie, o a un expediente; por ser recibido o
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expedido en el ejercicio de una función administrativa, legal, académica o comercial, por ende, el documento de archivo no se concibe, fuera de un expediente, series y fondos. Características del documento de archivo: •
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Tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno por uno y constituyen con el paso del tiempo series (documentos sobre un asunto o temas tales como juntas, acuerdos, etc.) Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una actividad y surgen como producto o reflejos de las tareas de su productor; es decir, no son ajenos a el. La información que contiene el documento de archivo es única, por ende, no existen documentos de archivos iguales. Pueden existir expedientes con trámites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien trate el asunto, o por tema y época del mismo. Un documento de archivo es estático. Esto quiere decir que es definitivo y no puede ser cambiado o corregido. Los borradores y notas se consideran documentos de archivo como tales y se respetan dentro del expediente como parte del desarrollo de una acción o trámite. El documento de archivo tiene autoridad. Los documentos de archivo proporcionan la evidencia oficial de la actividad que registran, por lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tiene para producirlo. Las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo. Como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco; la razón del documento de archivo es por su pertenencia a un conjunto, la unidad documental o expediente, serie o sección y por las relaciones que entre los documentos se establece.
Por lo anterior expuesto se puede manifestar que los documentos de archivo son aquellos que “tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o función, son únicos, tienen autoridad, son estáticos y se interrelacionan entre sí.”78 Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar clara y correctamente las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus creadores o generadores, con la finalidad, de garantizar: a) La correcta toma de decisiones.
c) La transparencia de acciones.
b) La rendición de cuentas.
d) El acceso a la información.
78 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo, 1° ed, Talleres Gráficos de México, 2002, p. 20
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Los documentos de archivo deben de ser auténticos; es decir deben probar •
Que cumplen con un propósito para el cual fueron elaborados.
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Que son creados o enviados por la persona que realmente los creo y envió
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Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado
El documento de archivo es “…confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las acciones y hechos por las que fue elaborado, conforme a las funciones asignadas; es integro por estar completo y sin alteraciones. También debe de estar a disposición del usuario, es decir, ser fácilmente localizado, recuperado, presentado o interpretado.”79
3.1.4 Valores del documento En primera instancia es conveniente manifestar que “Los valores del documento de archivo dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que se denomina valor primario y además de la utilidad que se puede deducir con posterioridad, conocido como valor secundario.”80 En lo que respecta a los archivos de trámite, es importante mencionar que el documento posee un valor primario desde su nacimiento, en virtud de que tiene por objeto principal plasmar la gestión de una actividad determinada, el desarrollo de una función que se manifiesta fehacientemente a través de la redacción escrita, al que se le denomina valor administrativo. En la teoría archivística al documento se le reconoce un valor primario “…referido a que desde su nacimiento tiene como principal objetivo servir de garantía o de prueba de algo y es que denominamos también valor administrativo o valor legal, es decir sirve como testimonio.”81 Resulta relevante indicar que “…los documentos generados por las dependencias y utilizados para gestionar o tramitar asuntos que aun se encuentran en proceso de solución tienen un valor primario; y de acuerdo a su contenido, poseen un valor administrativo, fiscal o legal.”82 Los documentos con valor fiscal son “aquellos que genera una institución para indicar el origen de sus ingresos y como se distribuyen, controlan y gastan.”83
79 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo, 1° ed, Talleres Gráficos de México, 2002, p. 21 80 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística, 2° ed, Fundación German Sánchez Ruipérez, Madrid 1996. p. 102103 81 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Practica, 4° ed, Editorial Diputación Provincial de Sevilla, 1989. p. 97 82 ISLAS PÉREZ, Maria Estela. La Archivística en México. Litografía Magno Graf, S.A. de C.V. Puebla, 2003, p. 136 83 Ibid, p. 137
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El valor legal de los documentos se define como “aquellos que se refieren a derechos a corto o largo plazo, de la administración pública o ciudadanos, y que pueden ser utilizados como prueba ante tribunales”84 El valor administrativo va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa, sin embargo, contiene un valor paralelo denominado legal, jurídico o probatorio, cuyo plazo de prescripción varia desde unos pocos años, hasta lo imprescindible, es decir, todo documento aunque no contenga un hecho de naturaleza jurídica, puede tener un valor legal. El presente trabajo de investigación se enfoca a la etapa activa del documento, sin embargo, es conveniente señalar que una vez que el documento cumplió con su misión administrativa, adquiere “…un nuevo valor acrecentado con el tiempo, el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural, es el valor secundario.”85 Se puede concluir que los valores del documento están íntimamente relacionados con el ciclo vital del documento y al mismo tiempo con las etapas del archivo, toda vez que son aspectos simultáneos.
3.2 Definición del término archivo Una de las posturas mas aceptadas para definir al Archivo es la que lo vincula con el vocablo griego arje, término que significa principio, magistrado o autoridad, mismo que derivo en arjeion o Archeion nombre que recibió en Atenas, sede de la magistratura, o sea, el palacio donde se ejercitaba la autoridad y se conservaban los documentos que tenían que ver con tal actividad, en síntesis la palabra que da origen al término Archivo en casi todos los idiomas es Archeion, la cual al pasar al latín se convirtió en el término Arcivum. Una definición sencilla y por ende fácil de comprender indica que es el local donde se conservan y consultan archivos. El archivo es considerado como la Institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la administración, información, investigación y cultura. La definición más detallada señala que el archivo es el “Conjunto organizado de documentos en cualquier soporte, producido y recibido en el ejercicio de funciones o actividades por personas físicas o morales, públicas o privadas.”86 Otros autores definen al archivo como un “conjunto de documentos producidos por una persona física o jurídica (o bien por un grupo de oficinas u órganos de esta última), en el transcurso de su actividad y, por lo tanto, ligados entre sí por un vinculo necesario, los cuales una vez perdido
84 ISLAS PÉREZ, Maria Estela. La Archivística en México. Litografía Magno Graf, S.A. de C.V. Puebla, 2003, p.137 85 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística, 2° ed, Fundación German Sánchez Ruipérez, Madrid 1996. p. 103 86 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo, 1° ed, Talleres Gráficos de México, 2002, p. 11
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todo interés para el desarrollo de la actividad de aquella persona física o jurídica, han sido seleccionados para su conservación permanente como bienes culturales.”87
3.3 Concepto de archivo de trámite Considerando el ciclo vital del documento se puede manifestar que el archivo de trámite es la “Unidad archivística responsable de procesos y técnicas destinada a los archivos en etapa activa en las oficinas donde su uso es constante. Conserva archivos en forma temporal y los transfiere posteriormente a un archivo de concentración.”88 El archivo de trámite, también considerado por algunos autores como administrativo se define como aquel que contiene las series documentales abiertas y continuamente se enriquecen, aumentando el número de sus unidades de instalación, por ende muchas de ellas son susceptibles de expurgo. La teoría archivística española considera al archivo de trámite, como de gestión, mismo que es responsable de resguardar y administrar “los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes.”89 Considerando lo anterior expuesto, se puede manifestar que el archivo de trámite es la unidad responsable de la integración y organización de los documentos de uso frecuente, necesarios para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
3.4 Principio de procedencia y orden original En el ámbito archivístico una de las premisas principales para la organización documental es el principio de procedencia, toda vez que en la actualidad los archivos, se han afianzado en todos los países, en oposición a la ordenación por materias, utilizado en los tiempos de la Ilustración, convirtiéndose en un principio archivístico aceptado universalmente. “Afirma Lodolini que el principio de procedencia fue aplicado por primera vez en Dinamarca en 1791, con la instrucción de la Comisión para la ordenación de los archivos.”90 Para mayor referencia resulta indispensable retomar antecedentes, en este tenor en el año de 1827 Francisco Bonaini denomino al principio de procedencia como un método histórico, en virtud de que la organización de los archivos considerando el orden original de la documentación se basa en la historia de la Institución, “Este principio es definido como: aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen.”91
87 ISLAS PÉREZ, Maria Estela. La Archivística en México. Litografía Magno Graf, S.A. de C.V. Puebla, 2003, p. 53 88 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo, 1° ed, Talleres Gráficos de México, 2002. p. 12 89 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística, 2° ed, Fundación German Sánchez Ruipérez, Madrid 1996. p. 97 90 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Practica, 4° ed, Editorial Diputación Provincial de Sevilla, 1989. p. 15 91 Ibid. p.15
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Por lo anterior expuesto se puede interpretar al principio de procedencia como organizar la documentación de acuerdo a la estructura orgánica de cada institución, es decir ubicar cada documento en el fondo documental de la entidad que lo generó, considerando que los documentos se producen naturalmente a partir de una institución o persona y a lo largo de un proceso dentro de una estructura determinada. En Francia el archivero M. Duchein, manifiesta que el principio de procedencia “consiste en mantener agrupados los fondos procedentes de una institución, separados de los de otras.”92 Para reafirmar la comprensión del principio de procedencia es indispensable señalar que ha servido de “…base para el entramado del eje central sobre el que gira toda la archivística; la clasificación de fondos”93, este principio resultaba insuficiente, toda vez que planteaba la clasificación de la documentación por asuntos o materias dentro de cada fondo a partir de cierto nivel. En Prusia el Director de Archivos del Estado, H. Von Seybel, complementa el principio de procedencia, emitiendo un nuevo principio, “…el registraturprinzip, estableciendo que los documentos de cada uno de los fondos debían mantenerse en el orden que les dio la oficina de origen, en lugar de organizarla por asuntos o materias, naciendo lo que se denomina como principio de orden original.”94 El principio de procedencia en las administraciones latinas no ofrece problemas, toda vez que se “…puede reconstruir, la organización y funciones de cada entidad”95, sin embargo en lo que respecta al orden original, es posible llevarlo a cabo de manera parcial, resultando necesario reordenar la documentación en los expedientes y en las series, cuestión que no es posible cuando han sido utilizados sistemas de clasificación para organizar los fondos.
3.5 Definición de clasificación documental Analizado el principio de procedencia y orden original, resulta indispensable conocer, comprender y aplicar la clasificación cuyo significado se describe de la siguiente manera “Etimológicamente clasificar procede del latín classis facere. Hacer clases pero desde la perspectiva archivística posee un sentido matizado. Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios hasta los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.”96 Otra definición indica que “clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es único y distinto de los demás, con sus características propias que los diferencia de los otros, pero insisto, formando parte de una estructura general; cada grupo a su vez es susceptible de subdivisiones.”97 92 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 15 93 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. p. 26 94 Ibid. p. 231-232 95 Ibid. p. 233 96 Ibid. p.239 97 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 186
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3.5.1 Sistemas de clasificación Toda entidad o institución tiende a evolucionar con el tiempo en sus estructuras y procedimientos, de tal modo que es indispensable que el archivista implemente un sistema de clasificación valido para todos los documentos de un fondo, sean cuales sean las estructuras, las funciones y los procedimientos de la entidad o institución que los ha creado. Asimismo, para establecer un cuadro de clasificación, las funciones de una entidad tienen que ser consideradas para establecer clases, series o agrupaciones documentales, con base a un esquema jerarquizado de las funciones en comentario. Schellenberg establece que son tres los sistemas de clasificación: • • •
Clasificación funcional Clasificación orgánica Clasificación por materias
Refiriéndonos a cada uno de los sistemas, la clasificación funcional. “Como su propio nombre indica las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado.”98 La clasificación orgánica consiste en agrupar las series documentales, tomando en cuenta las divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad o institución, resultando indispensable reproducir sus servicios, secciones, unidades. Es importante mencionar que los expedientes también se agrupan según la actividad de la que son resultado, a partir de este nivel es posible llevar a cabo una clasificación orgánica, misma que se implementara jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas, hasta las divisiones más amplias. Finalmente se menciona la clasificación por asuntos o materias, misma que es el resultado del análisis del contenido de los documentos, es decir, se toma como base para clasificarlos los asuntos o materias sobre los que versan. Es conveniente señalar que los sistemas se pueden mezclar entre sí “Es muy frecuente, sobre todo en archivos administrativos, que el organismo, la institución, se corresponda con una función o varias funciones y que a las dependencias en que aquella esta dividida correspondan una o varias actividades. La clasificación será mixta orgánico-funcional.”99 Para elegir el sistema de clasificación más conveniente de entre los tres que se han expuesto, es necesario considerar varios aspectos o requerimientos del trabajo archivístico •
“Debe ser un sistema lo más estable posible, de tal manera que la clasificación asignada al fondo perdure en el tiempo.
98 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. p. 240 99 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 191
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•
•
Debe ser objetivo, procurando que la clasificación no dependa de la percepción que el archivista pueda tener del fondo documental. Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.”100
Resulta importante destacar que para implementar el sistema de clasificación es necesario realizar un análisis de la institución, a efecto de establecer: 1. 2. 3. 4. 5.
Relaciones entre departamentos Niveles jerárquicos Divisiones por departamentos Responsabilidades Tipología documental
3.5.2 Elementos de los sistemas de clasificación Schellenberg en su teoría archivística considera tres elementos para la clasificación de fondos documentales: • • •
Las acciones La estructura orgánica Los asuntos
En primera instancia las acciones, mismas a las que hace referencia el contenido del documento, considerando las atribuciones o facultades de la entidad o institución. Posteriormente la estructura orgánica de la institución, que se subdivide en dependencias que producen o generan los documentos. Concluyendo con los asuntos o materias que contienen los documentos.
3.5.3 Acciones Las acciones se manifiestan de tres distintas maneras: •
•
•
Las funciones que son las atribuciones encomendadas a una institución, a efecto de que realice y cumpla los fines para los que fue creada. Las funciones originan un conjunto de actividades, que al ser llevadas a cabo, resultan en servicios para cumplir con las mismas funciones. Las actividades de referencia, se reflejan en una serie de trámites o negociaciones relativas a poner en marcha esa actividad y que constituyen las series documentales.
100 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. p. 242
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3.5.4 Estructura orgánica. Haciendo referencia a la estructura orgánica “los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organización.”101 En este punto la clasificación toma como base la estructura orgánica de la institución, por ende se crearan tantas secciones como número de áreas que la integran. Como conclusión se puede indicar que resulta indispensable que se consideran las diversas unidades administrativas o estructura orgánica de una entidad, a efecto de que la clasificación de los documentos se realice de acuerdo a las actividades y funciones de cada una de las áreas que la conforman, en el entendido de que la clasificación deberá hacerse desde las estructuras básicas, hasta las más amplias.
3.5.5 Por asuntos o materias En la teoría archivística los asuntos hacen referencia a las materias de las que tratan los documentos, por ejemplo: Nombramientos, Promociones, Capacitación, Honorarios. Si consideramos los elementos antes descritos, nos permitirán establecer el principio de procedencia y orden original, tomando en cuenta las funciones de la unidad administrativa, así como la estructura orgánica de la institución.
3.6 Clasificación de la información La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, contempla información cuyo acceso no es de carácter público, marcando información como reservada, que define de la siguiente manera “La información pública que se encuentre temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en esta Ley.”102 Por otra parte señala la existencia de información confidencial “Toda información en poder de los Entes Públicos, cuya divulgación haya sido circunscrita únicamente a los funcionarios que la deben conocer en razón de sus funciones, así como la información relativa a las personas, protegida por el derecho fundamental a la privacidad, de acuerdo a lo establecido en la presente Ley.”103 De igual forma establece información de acceso restringido “Todo tipo de información en posesión de Entes Públicos, bajo las figuras de reservada o confidencial.”104 Con base en lo anterior el citado ordenamiento estipula que la información definida como de acceso restringido, en sus modalidades de reservada y confidencial, no podrá ser divulgada, bajo ninguna circunstancia, salvo excepciones. 101 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit, p. 190 102 Gaceta Oficial del Distrito Federal, 8 de Mayo de 200 3 103 Ibid. 104 Ibid.
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El artículo 23 de la citada Ley indica que se considera información reservada, la que: •
Comprometa la Seguridad Pública Nacional o del Distrito Federal.
•
Ponga en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Impida las actividades de verificación sobre el cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de los delitos, la impartición de justicia y la recaudación de las contribuciones. La ley expresamente considere como reservada. Se relacione con el secreto comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal. Trate sobre personas y que haya sido recibida por los Entes Públicos bajo promesa de reserva o esté relacionada con la propiedad intelectual, patentes o marcas en poder de los Entes. Se trate de averiguaciones previas en trámite. Se trate de expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio, mientras la sentencia o resolución de fondo no haya causado ejecutoria. Se trate de procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa definitiva. Contenga las opiniones, solicitudes de información, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos. Asimismo, la contenida en informes, consultas y toda clase de escritos relacionados con la definición de estrategias y medidas a tomar por los Entes Públicos en materia de controversias legales. Pueda generar una ventaja personal indebida o en perjuicio de un tercero o de los Entes Públicos.
De igual forma la Ley de referencia en su artículo 24, considerará información confidencial, previo acuerdo del titular del Ente Público correspondiente, la siguiente: •
•
Las memorias, notas, correspondencia y todos los documentos relacionados con negociaciones entre el Distrito Federal y el Gobierno Federal o las Entidades Federativas, en materia de seguridad pública. Los expedientes, archivos, y documentos que se obtengan producto de las actividades relativas a la prevención, investigación o persecución del delito, que llevan a cabo las autoridades en materia de seguridad pública en el Distrito Federal.
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•
•
•
•
La que por disposición expresa de una ley sea considerada como confidencial o el Ente Público así lo determine en salvaguarda del interés del Estado o el derecho de terceros. Los archivos, análisis, transcripciones y cualquier otro documento relacionados con las actividades y funciones sustantivas en materia de seguridad pública y procuración de justicia. La transcripción de las reuniones e información obtenida por las Comisiones de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, cuando se reúnan en el ejercicio de sus funciones fiscalizadoras para recabar información que podría estar incluida en los supuestos del artículo anterior. La correspondencia interna y trámites de gestión interna que realicen los Entes Públicos que no correspondan a programas, acciones, trámites administrativos o actividades relacionadas con las finanzas públicas o actos de autoridad.
Es conveniente señalar que la Ley en comentario establece que “Las autoridades competentes tomarán las previsiones debidas para que la información confidencial que sea parte de procesos jurisdiccionales o de procedimientos seguidos en forma de juicio, se mantenga reservada y sólo sea de acceso para las partes involucradas, quejosos o denunciantes.”105 Asimismo establece que las autoridades que emitan las resoluciones o sentencias definitivas, requerirán a las partes en el primer acuerdo que dicten, su consentimiento escrito para publicar sus datos personales, en el entendido de que la omisión a desahogar dicho requerimiento, constituirá su negativa. La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, manifiesta que “No se podrá divulgar la información clasificada como de acceso restringido, por un período de diez años contados a partir de su clasificación como tal, salvo que antes del cumplimiento del periodo de restricción dejaren de existir los motivos que justificaban su acceso restringido o fueran necesarias para la defensa de los derechos del solicitante ante los tribunales.”106 Es importante manifestar que cuando las autoridades competentes consideren que debe continuar restringida la información, corresponderá al titular del Ente Público emitir, debidamente fundado y motivado, el acuerdo que la prorrogue hasta por un máximo de diez años adicionales. La citada Ley establece que en ningún caso, el carácter restringido de la información podrá superar los veinte años contados a partir de la primera clasificación, procediendo la divulgación de la información si antes del cumplimiento del periodo de restricción adicional dejaren de existir los motivos que justificaban tal carácter.
105 Gaceta Oficial del Distrito Federal, 8 de Mayo de 200 3 106 Ibid.
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3.7 Definición de ordenación La organización de un archivo comprende varios procesos, dentro de los cuales esta el ordenar que se define como “la segunda operación, dentro de la organización, que ha de aplicarse con independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una sección o bien a un conjunto de documentos relacionados por un asunto o por su tipología al tratar de preparar un catálogo.”107 Considerando lo anterior se puede interpretar que la ordenación es una actividad encaminada a conjuntar los documentos relacionados entre sí, de acuerdo a un orden establecido con anterioridad. Se debe tomar en cuenta que la organización de un archivo no concluye con la clasificación, sino que se complementa con otro elemento como la ordenación. “…Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano.”108 Es de suma importancia resaltar que la ordenación es aplicable en diferentes niveles, como los documentos, los expedientes, las series y los propios fondos, tratándose de documentos se ordenan al interior de cada expediente, tomando en cuenta la lógica de su tramitación, regularmente se utiliza una secuencia cronológica, por otra parte los expedientes se ordenan dentro de las series documentales, considerando la lógica citada, y por ultimo las series y demás agrupaciones documentales se ordenan tomando en cuenta su jerarquía.
3.7.1 Métodos de ordenación Cabe señalar que para ordenar los archivos existen diferentes métodos “dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los números (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico).”109 Como se ha manifestado la ordenación documental contempla diversos tipos, mismos que se denominan de acuerdo a la unidad seleccionada para establecer el orden, “…según optemos por la fecha obtendremos el cronológico; sí las letras del abecedario, el alfabético; o la situación o el lugar, el topográfico, no olvidando que se puede establecer una ordenación mixta en la que se utilicen a la vez un orden alfabético y un orden cronológico.”110 De igual forma, en algunos lugares los métodos descritos son denominados sistemas de archivo. En los tiempos modernos se desarrollan de diferentes maneras: “1) los que colocan las unidades de expedientación en secuencia numérica; 2) los que las ordenan en forma alfabética, independientemente de que se refieran a personas, objetos o lugares; y 3) los que colocan los expedientes en un orden racional de acuerdo con cierto esquema de clasificación. También pueden hacerse combinaciones con estos tipos que deben tomarse en consideración.”111 107 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit, p. 201 108 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. p. 250 109 Ibid. p. 250 110 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 202 111 SCHELLEMBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Técnicas, Archivo General de la Nación. México, 1958. p. 135
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3.7.1.1 Métodos directos Los sistemas de archivo que no requieren del empleo de instrumentos de descripción para su localización y consulta, son denominados directos, entre estos tenemos:
Alfabético En primera instancia se menciona uno de los métodos más comunes que es la ordenación alfabética consiste en seguir el abecedario, considerando la primera letra, según el criterio utilizado para establecer la ordenación, puede ser la inicial de la materia o asunto del documento, o de la persona a que este se refiere, de igual forma del signatario del documento o destinatario, incluso de los lugares. En la ordenación alfabética se contempla la onomástica, que toma como base para la ordenación el primer apellido de las personas, así como el segundo y el nombre en último lugar. La ordenación alfabética resulta ideal para organizar los expedientes personales, en virtud de que “utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación, y su posición en la palabra o frase sobre la que se basa. Así cuando se consideran nombres de personas (método onomástico), se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre propio.”112
Por asuntos o materias La ordenación por asuntos o materias, exige una relación sumamente cuidadosa de los asuntos que contienen los documentos, toda vez que puede realizarse de manera subjetiva, al quedar bajo la interpretación de cada archivista. El método por asuntos o materias es igualmente muy utilizado “…no supone necesariamente una relación sistemática de las mismas, sino que puede ser simplemente la sucesión alfabética, según la experiencia vaya probando su utilidad.”113 El método por asuntos o materias “fue primeramente usado para el arreglo de los registros o documentos relativos a las personas, gradualmente se aplico a los registros o documentos referentes a los asuntos. Quizás el sistema más simple para ordenar los documentos con relación a los asuntos es el archivarlos en el orden alfabético de los títulos seleccionados por los asuntos bajo los que se hubieran agrupado.”114 El método en comentario puede ser modificado, en diferentes modalidades, a efecto de lograr una mejor agrupación de la documentación, la primera modalidad es unificar los títulos o encabezados, de tal forma que no se tengan entradas por separado de asuntos relacionados o similares.
112 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. p. 250-251 113 Ibid. p. 251 114 SCHELLEMBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Técnicas, Archivo General de la Nación. México, 1958, p. 140
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La siguiente modalidad es subdividir los títulos de los asuntos o materias principales y así se puedan juntar todos los que tengan alguna relación. De esta manera cualquier titulo o encabezado de asuntos importantes podrá subdividirse en otros asuntos subordinados relacionados.
Cronológico En el método de ordenación cronológico “la fecha de los documentos es el criterio ordenador empleado por este método, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el día. Comenzando por el año más remoto, los elementos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días. Si desconociéramos el día, el elemento se colocara al final del mes, si es este la incógnita se situara al final del año, y desconociendo este ultimo se colocara al final de la década o del siglo correspondiente.”115 Es conveniente mencionar que la referencia se hace considerando como se ha descrito tres elementos, el año, el mes y el día, siguiendo este mismo orden, que generalmente figura de manera inversa en los documentos, es decir, que en los documentos generados por una entidad administrativa la fecha aparece en primera instancia el día, mes y año. Es frecuente que en los archivos se encuentren documentos carentes de fecha, por ende es necesario que se recurra a lo que se denomina “data archivística, que consiste en localizar la fecha, tomando como base datos indirectos de firmas, de situaciones o de fechas de la gestión administrativas anteriores o posteriores al documento”116, cabe mencionar que en los archivos de trámite esta situación no se encuentra, sin embargo, en los archivos históricos frecuentemente se asignan fechas a los documentos considerando su contexto histórico, es decir ubicación en tiempo y espacio. Cuestión importante y que jamás debe pasar por alto, es el hecho de que se debe considerar que todos los documentos tienen una fecha de expedición y otra de registro o entrada en su destino, según se trate de documentos generados por una institución y recibidos por otra como resultado de la relación entre ambas, lo más habitual y recomendable es optar por la de expedición del documento.
Cromático En el método de ordenación cromático, la base la forman los colores, es decir para organizar un archivo las series documentales, se diferencian de otras por el color utilizado. Cabe señalar, que dicho método es empleado en algunas entidades para diferenciar las series que contiene un archivo. En este punto es importante manifestar, que si bien es cierto los colores coadyuvan a identificar las series documentales, sin embargo, al interior de cada uno de los expedientes que las conforman resulta indispensable contar con algún instrumento para localizar un documento especifico, por ende, aquí cabe preguntar si efectivamente dicho método es directo.
115 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. p. 250 116 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 203
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3.7.1.2 Métodos indirectos Con la finalidad de comprender correctamente cuales son estos métodos se puede manifestar que son aquellos que necesariamente requieren instrumentos para localización y/o consulta de documentación, los instrumentos de referencia pueden ser catálogos, inventario, índices y guías.
Alfanumérico El método en comentario consiste básicamente “en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación.”117 Por otra parte, el método alfanumérico también se describe como el que “emplea las letras del alfabeto para designar los títulos de los asuntos principales y los números para señalar los encabezados subordinados.”118
Topográfico El método topográfico esta constituido por series numéricas con diferente representación, sin embargo, se encuentran ligadas de manera estrecha, y acompañadas de la numeración progresiva, conformando una clave de clasificación y ordenación. Resulta importante señalar que la clave en mención puede estar formada por un número indeterminado de cifras, dependiendo del significado y su escritura, variable o arbitraria; puede hacerse utilizando una sola cantidad o intercalando un cero entre cada grupo de cifras, el cero no tiene ningún valor o significado, por otra parte las series numéricas tienen una representación de concepto, ideas, objetos o cosas. El método topográfico se establece, con la finalidad de identificar: 1.- Lugar 2.- Local 3.- Sección 4.- Estante
5.- Anaquel 6.- Caja 7.- Expediente
Orden numérico El método numérico consiste en asignar un número consecutivo a cada expediente, sin considerar otros elementos. Cada uno de los asuntos esta conformado por documentos que se encuentran relacionados entre sí por su contenido, resguardados en una carpeta, con la asignación numérica respectiva.
117 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. p. 251 118 SCHELLEMBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Técnicas, Archivo General de la Nación. México, 1958, p. 141
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El método de ordenación numérico presenta una particularidad, en virtud de que “atañe a las unidades de instalación. En el caso de un archivo administrativo donde los paquetes llegan de los distintos negociados en momentos diferentes, a cada paquete sea cual fuere su procedencia habrá de dársele un número de orden correlativo (con una sola cifra) por ingreso, que corresponderá al número que ocupe en el fichero-registro del fondo con numeración única y ese será su número en las estanterías del archivo central.”119 Es de suma relevancia manifestar que en lo que respecta a los archivos históricos pueden y deben existir tantas numeraciones como fondos o secciones. Considerando lo anteriormente expuesto se pude definir que dicho método establece la ordenación de la documentación siguiendo la serie numérica desde el uno en adelante o conjuntos de números por bloques. Para la aplicación del citado método existen algunas recomendaciones e inconvenientes “no es adecuado para el manejo de expedientes con nombres, es decir, los que únicamente pueden identificarse en relación a las personas o a las corporaciones. El sistema obliga a la creación de índices alfabéticos, lo cual no es necesario si las carpetas están arregladas alfabéticamente por nombre.”120 Cabe mencionar que existe suficiente teoría archivística, para estar en condiciones de seleccionar la que mejor resulte para la organización de un archivo, sin dejar de lado las necesidades propias y recursos con que se cuentan, a efecto de aprovecharlos al máximo.
119 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 207 120 SCHELLEMBERG, T. R. op. cit, p. 136
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3.8 Estructura orgánica del archivo de trámite Para que un archivo de trámite cumpla con las funciones asignadas de manera eficiente, resulta indispensable que se le brinden los recursos suficientes, entre los cuales destaca la autorización de una estructura orgánica, que coadyuvara en la realización de cada una de las actividades para alcanzar los objetivos y metas trazadas, por tal motivo se presenta a continuación la estructura que regularmente tienen los archivos, de acuerdo al manual del sistema red de archivos del Archivo General de la Nación; en el concepto de que actualmente no aplica en las entidades gubernamentales, en virtud de que sus necesidades ya no se adaptan a dicha estructura, o en su caso, el archivo no forma parte de sus prioridades.
Jefatura Archivo de trámite
Subunidad de recepción y control de correspondencia en trámite
Subunidad de clasificación y catalogación
Subunidad de expedientación, archivación y préstamo
Subunidad de análisis de trámite y transferencia primaria
3.9 Funciones del archivo de trámite 60
Como se ha mencionado con anterioridad el archivo de trámite es la unidad responsable de procesos y técnicas destinada a los documentos en etapa activa en las oficinas donde su uso es constante. El archivo de trámite tiene como función la integración y organización de los documentos de uso frecuente, necesarios para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
3.9.1 Recepción documental Dentro de una unidad archivística, es la acción de recibir la correspondencia dirigida a la institución, considerando los siguientes puntos: • • • • •
Que este dirigida a la institución y/o autoridad de la misma. Que sea de la competencia de la institución. Que contenga la firma del remitente. Que la fecha del documento, sea actual. Que contenga los anexos correspondientes, en caso de mencionarse.
Un significado detallado manifiesta que la recepción es la “operación que conforme a los procedimientos implantados, consiste en recibir piezas o documentos provenientes de diversas fuentes, a través de varios canales en una unidad de correspondencia y archivo.”121
3.9.2 Clasificación de documentos En este sentido se pude indicar que la clasificación consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios hasta los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. Una acepción bastante aceptable establece que la clasificación es el “orden lógico, que tiene por objeto situar el contenido del tipo documental, en relación a un contexto general de categorías previstas de antemano, y registradas en un plan estrictamente jerarquizado en cuyo caso cada noción ha de ser introducida en el, siguiendo las reglas materiales.”122
3.9.3 Registro y captura Una vez, que se recibió la correspondencia, el paso a seguir es su registro, que significa asentar en un instrumento de control los datos importantes de la correspondencia de entrada, entre estos se encuentran los siguientes: •
• •
Número de folio.- regularmente es un número consecutivo, asignado por la unidad de recepción y registro. Fecha del documento Remitente
121 Glosario de Terminología Archivística y de ciertas expresiones de Administración, SEP/ENBA México 1980. p. 101 122 AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos, Impreso en Santa Fe, Argentina, 2000. p. 94
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•
Asunto
A efecto de no dejar dudas en este proceso se expresa la siguiente definición de registro de expedientes o documentos que indica que es el “conjunto de elementos (carpetas, cedulas de catálogo, de préstamo, relaciones de concentraciones, etc.) en los que se asientan datos que identifican los expedientes existentes en un archivo y que sirven para su control y fácil localización.”123 Con la finalidad de mantener un estricto control y seguimiento de la documentación en trámite, es indispensable que el archivista aproveche al máximo los recursos tecnológicos que ofrece el mundo contemporáneo, por ende es recomendable que se capture la información pertinente en un equipo de computo, a efecto de conformar una base de datos que permita que la búsqueda, localización y consulta de información resulte ágil y eficiente.
3.9.4 Apertura de expedientes Una vez, que se efectuó la recepción documental, el responsable del archivo, tiene la obligación de verificar si existe expediente del asunto marcado, de no ser así, se abrirá un expediente, considerando el asunto. En este punto es importante señalar el significado archivístico de la apertura de expedientes que expresa que es la “iniciación de expedientes de un asunto sin antecedentes, consiste en formular su carpeta y las tarjetas de catalogación respectivas constituyendo así un registro.”124
3.9.5 Análisis de trámite y expurgo Una de las funciones primordiales del archivo de trámite es constatar que los asuntos que ingresan se desahoguen en tiempo y forma, para lo cual es indispensable que se implementen instrumentos de seguimiento y control de documentación en tramite, tales como volantes y una base de datos, que permitan el cumplimiento eficiente de la función en comentario. Asimismo es importante señalar que antes de remitir la documentación los responsables de cada departamento tendrán que realizar algunas operaciones bastante sencillas, una de las cuales es la denominada expurgo, que consiste en primer lugar en destruir la documentación inútil, tales como las fotocopias de originales, las anotaciones inservibles (borradores, apuntes), fotocopias de boletines y todo lo que no constituye parte del expediente. Este punto me parece debe ser comentado por algunas confusiones que ocasiona con la depuración, para muestra se presenta este concepto de expurgo “depurar un archivo de trámite separando los expedientes de asuntos terminados. Eliminar de un archivo central para su baja, los expedientes o piezas de archivo cuyo plazo de permanencia haya concluido.”125
123 Glosario de Terminología Archivística y de ciertas expresiones de Administración, SEP/ENBA México 1980. p. 103 124 Ibíd. p. 37 125 Ibíd. p. 63
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La segunda definición tengo la certeza de que se trata de la depuración en el archivo de concentración, sin embargo, pienso que el autor no aporta elementos para dejar en claro que el expurgo es un proceso distinto al de la depuración, en cambio confunde más al lector.
3.9.6 Glosa de documentos La glosa consiste en integrar los documentos de nuevo ingreso en los expedientes activos que le correspondan, asegurando que los diferentes asuntos en trámite se encuentren compilados en un solo expediente respectivamente, a efecto de que su control y seguimiento resulte eficiente, procurando que su desahogo sea en tiempo y forma. De manera concreta la glosa documental “consiste en archivar ordenadamente los documentos dentro de sus respectivos expedientes, previa verificación.”126
3.9.7 Archivación de expedientes En este rubro es significativo el hecho de que el archivista debe recibir los expedientes para integrarlos al archivo, asegurándose de que se encuentren debidamente glosados, completos y en buenas condiciones, procediendo a localizar el lugar exacto que le corresponde de acuerdo con su clasificación.
3.9.8 Préstamo y consulta de expedientes En primera instancia el archivista efectúa las certificaciones correspondientes respecto a la identidad del solicitante y sobre la procedencia del préstamo de expedientes de archivo, una vez, realizado este proceso, de ser factible y recabados los elementos de autorización entrega el expediente requerido al solicitante para su consulta, previa requisición del vale de préstamo. Para que el archivista cuente con los elementos suficientes que le permitan ofrecer un buen servicio, primeramente debe conocer los conceptos de este proceso mismo que se manifiesta de la siguiente manera, el préstamo es la “operación por la cual los archivos proporcionan documentos a las personas autorizadas e interesadas en su consulta. Es la función primordial del archivo y la rapidez y eficiencia con que se efectué evidenciara su buena organización.”127
3.9.9 Transferencia primaria La transferencia de documentación conlleva una serie de procedimientos establecidos en todo sistema archivístico preocupado por brindar un servicio eficiente, en el mismo orden de ideas se puede manifestar que las trasferencias se encuentran ligadas de manera significativa con el ciclo vital del documento. Como se tiene conocimiento el documento durante su existencia atraviesa por diferentes etapas, en primera instancia cuando se produce es con la finalidad de realizar una gestión administrativa, en esta etapa estaremos de acuerdo en que se encuentra en su fase activa, es decir que el 126 Glosario de Terminología Archivística y de ciertas expresiones de Administración, SEP/ENBA México 1980. p. 69 127 Ibíd. p. 98
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documento es utilizado de manera recurrente y corresponde al archivo de tramite su tratamiento hasta en cuanto concluya su gestión, aquí se realiza la primera valoración documental, con la finalidad de seleccionar a los documentos que habrán de remitirse al archivo de concentración, aquí nos referimos a la transferencia primaria. Planificación de las transferencias y operaciones previas •
• • •
Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un mínimo de diligencias sin menoscabo del rigor Asegurar una instalación y recuperación sencilla de los documentos Deben permitir la redacción posterior de instrumentos de descripción Respetar el principio de procedencia
Criterios para realizar la transferencia de documentación 1. Finalización de la tramitación. Como principio general solo se transferirán documentos que hayan concluido su gestión. 2. Frecuencia de uso. Este método es el más recomendable consiste en valorar la frecuencia con que los servicios administrativos consultan sus documentos, considerando para ello el sistema empleado para controlar los movimientos de los documentos (consulta, préstamo). 3. Las dimensiones del sistema. En el caso de que el archivo que ha de recibir la documentación se encuentre en el mismo edificio de la entidad generadora o razonablemente cerca, de modo que la documentación solicitada se pueda proporcionar con rapidez, es recomendable ajustar los plazos, por otro lado cundo se trate de servicios de grandes dimensiones (estatal, nacional) sin posibilidad de ofrecer respuesta rápida es conveniente mantener la documentación en plazos de tiempo amplio antes de transferirla. Se deberá asegurar que los documentos se encuentren ordenados dentro del expediente y estos además completos. Solo se deben canalizar expedientes concluidos y completos. De igual forma, se deberá remitir la documentación convenientemente acondicionada en cajas de archivo a las que se les dará un número correlativo, adjuntando los instrumentos de descripción relativos a la misma (fichas, relaciones). Para mejor referencia se anota una acepción concreta de transferencia “es la operación de trasladar los expedientes cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica, a los archivos de transferencia y concentración, mientras prescribe el termino de permanencia.”128
128 Glosario de Terminología Archivística y de ciertas expresiones de Administración, SEP/ENBA México 1980. p. 116
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Capítulo 4 Propuesta para la creación del Archivo de Trámite en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal. 4.1 Planeación del archivo de trámite Para iniciar este apartado se considera necesario expresar algunas definiciones del termino planeación, con la finalidad de comprender exactamente que se va a realizar, algunos autores indican que la planeación es seleccionar la información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para efectuar los objetivos organizacionales. Esta compuesta de numerosas decisiones orientadas al futuro. Representa el destinar pensamiento y tiempo ahora para una inversión en el futuro. Varios la han expresado como descubrir cosas hoy para poder tener un futuro mañana. En el mismo tenor otros autores manifiestan que es un conjunto de actividades determinadas a establecer objetivos, determinar políticas y estrategias y preparar planes y programas. Otros autores señalan que la planeación es el proceso que nos permite la identificación de oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización con base en la técnica, así como con el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades. Dentro de una organización se puede definir a la planeación como la manera en que se pretenden alcanzar los objetivos, es decir diseñar estrategias que permitan que las funciones y actividades encomendadas a cada una de las partes de dicha organización logren alcanzar las metas establecidas, en tiempo y forma.
Descripción Ahora bien como se ha manifestado este proyecto pretende mostrar la necesidad que existe de eficientar el manejo y control de la documentación generada por la Institución. La documentación de referencia es muy amplia y crece constantemente, ya que se alimenta a diario por la gestión de la correspondencia que se genera como reflejo propio de sus funciones, y que se conserva en los archivos para servir como fuente de información y justificación de sus labores.
Justificación Uno de los mayores problemas en el manejo de archivos es la falta de instrumentos adecuados para su organización y control así como el escaso conocimiento que se tiene de sus prácticas y principios. Por eso uno de los propósitos del proyecto es aplicar un conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo, con el objeto de lograr eficiencia y eficacia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.
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Además resulta importante remarcar que la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo de la Secretaría de Seguridad Pública, con la creación del Archivo de Trámite, cumplirá con lo dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, en el sentido, de contar con un archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los datos que genere, procese o reciba con motivo del desempeño de su función.
Marco institucional La Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal tiene como premisa institucional, mantener el orden público; proteger la integridad física de las personas y de sus bienes; prevenir la comisión de delitos e infracciones a los reglamentos del gobierno y de la policía, además de auxiliar a la población en caso de siniestros o desastres, sin embargo, en materia de archivos, la dependencia se encuentra en el olvido, en virtud de que generalmente autoridades y mandos medios desconocen la importancia y ventajas que ofrece organizar la documentación en archivos. Cabe señalar la importancia del desarrollo del proyecto en comentario, toda vez que se beneficiará a la dependencia, brindándole los elementos necesarios y suficientes para poder cumplir con los requerimientos de información institucional.
Marco jurídico El Gobierno del Distrito Federal cuenta con normatividad archivística, misma que se describe a continuación: •
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Acuerdo que establece el Sistema Red de Archivos del Departamento del Distrito Federal. El 18 de abril de 1983, el Diario Oficial de la Federación, estipula la creación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Departamento del Distrito Federal. (COTECIAD)
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La Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
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Ley General de Bienes Nacionales.
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Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas.
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Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
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Código Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Común y para toda la Republica en Materia del Fuero Federal. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal
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Finalidad del proyecto Cumplir con lo estipulado en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, que señala que los entes públicos están obligados a crear un archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los datos que genere, procese o reciba con motivo del desempeño de su función. Crear el Archivo de Trámite en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, para implantar un modelo que sirva para la creación de otros similares en la institución.
Objetivo general Crear el Archivo de Trámite en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo de la Secretaría de Seguridad Pública, con la finalidad, de mantener un control y seguimiento de la documentación en su fase activa, permitiendo, que la búsqueda, localización y consulta de información se realice en tiempo y forma.
Objetivos específicos •
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Investigar la historia institucional, con la finalidad, de establecer las relaciones entre las diferentes áreas que la conforman, así como, conocer la problemática que presenta la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, para el cumplimiento de sus funciones, respecto al flujo documental en su fase activa, a efecto, de contar con los elementos suficientes que permitan elaborar la propuesta de creación del Archivo de Trámite. Analizar el marco jurídico, con la finalidad, de contar con un sustento legal para la creación del Archivo de Trámite en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo. Investigar la estructura orgánica de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, así como, sus funciones y las de cada una de sus unidades dependientes, a efecto de establecer cuadro de clasificación. Elaborar la propuesta de creación del Archivo de Trámite en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, con la finalidad, de organizar la documentación, a efecto, de eficientar su control y seguimiento, además, cumplir con lo estipulado en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. Establecer los procesos, de recepción, clasificación, apertura de expedientes, expurgo, glosa, archivación, préstamo y transferencia primaria, en el Archivo de Trámite. Aplicar la metodología archivística, que permita organizar, registrar, controlar y dar seguimiento a la documentación en trámite. Establecer instrumentos normativos, de control y seguimiento de la documentación en trámite, que permitan que el archivo cumpla con sus funciones de manera eficiente. 67
Metas Aprovechar al máximo los recursos con que cuenta la Dirección Ejecutiva, a efecto de que en plazo relativamente corto se adapten las instalaciones para cumplir de manera eficiente con las funciones del archivo de trámite. Implementar mecanismos eficientes de control, con la finalidad de que en primera instancia se evite el extravió de la documentación. Coadyuvar a las autoridades en la correcta toma de decisiones, brindando información de manera pronta y oportuna.
Beneficiarios Resulta trascendental que las autoridades de la Dirección Ejecutiva, tengan bien claro las ventajas que ofrece el archivo de trámite, en virtud de que en primera instancia los directamente beneficiados con el proyecto serán los mandos medios y superiores, toda vez que contaran con la información de manera oportuna, lo que implica que sus decisiones tendrán bases fehacientes. Asimismo es indiscutible mencionar que el personal responsable de realizar las funciones y actividades archivísticas en la Dirección Ejecutiva, resultará directamente beneficiado, en virtud de que al mantener debidamente organizada la documentación y conocer los procesos que conlleva el quehacer archivístico, su labor será más eficiente. Posteriormente los indirectamente beneficiados serán los usuarios de los servicios, en cada una de las unidades administrativas, toda vez que el servicio de préstamo y consulta se realizara de manera ágil y oportuna.
Producto Con la realización del proyecto y una vez que se implementen los diferentes mecanismos de seguimiento y control de la documentación en su fase activa, la Dirección Ejecutiva a través del archivo de trámite, se encontrara en posibilidad de ofrecer un servicio rápido y eficiente en el manejo de la correspondencia, en lo que se refiere a su resguardo, localización, control, seguimiento, préstamo y consulta.
Localización física El Archivo de trámite estará ubicado en la Calle de Liverpool 136 11° piso, Colonia Juárez, Delegación Cuauhtémoc, México D.F., en virtud de que son las instalaciones donde se encuentran las oficinas del titular de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, además de que se pueden aprovechar los espacios ya existentes adaptándolos a las necesidades del archivo.
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Especificaciones operacionales de las actividades y tareas a realizar 1. Elaborar un diagnóstico de los archivos que componen cada una de las unidades administrativas. 2. Analizar la estructura Orgánica-Funcional de la Institución. 3. Diseñar estructura orgánica del archivo de trámite 4. Establecer funciones del archivo de trámite 5. Organización documental 6. Selección del sistema de clasificación 7. Selección del método de ordenación 8. Elaboración del formato del catálogo de disposición documental 9. Elaboración de formato del volante de control y seguimiento 10. Capacitación
Métodos y técnicas Método deductivo-analítico, con la finalidad de conocer y analizar las funciones de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, a efecto de estar en condiciones de establecer el sistema de clasificación que cubra las necesidades de la entidad. Además el método de referencia permitirá conocer la estructura orgánica de la Dirección Ejecutiva, como una totalidad, para posteriormente, descender a la estructura orgánica de cada unidad departamental dependiente de la citada área, a efecto, de establecer las relaciones entre las mismas. Entrevistas a cada uno de los responsables de las unidades departamentales, a fin, de conocer la problemática a resolver, y el grado de importancia que tienen los archivos para coadyuvar en el cumplimiento de sus funciones. Aplicación de encuesta a los responsables de realizar las labores archivísticas en cada una de las áreas dependientes de la Dirección Ejecutiva, a fin de conocer la manera en que se llevan a cabo los procesos archivísticos. Es importante resaltar que se usará la técnica de la observación, a efecto, de conocer en que condiciones se resguarda la documentación activa. Los instrumentos a utilizar son la guía de entrevista, la cédula de observación y el cuestionario.
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Determinación de los plazos o calendario de actividades 2006
Actividad Mayo Junio 1.-Elaborar un 3 -31 diagnóstico de los archivos 2.-Analizar la estructura 10-17 Orgánica-Funcional de la Institución. 3.-Diseñar estructura 1°-15 orgánica del archivo de tramite 4.-Establecer funciones 16 - 3 0 del archivo de trámite 5.-Organización documental 6.-Selección del sistema de clasificación 7.-Selección del método de ordenación 8.-Elaboración del formato del catálogo de disposición documental 9.-Elaboración de formato del volante de control y seguimiento 10.-Capacitación
Julio
Agosto Septiembre
Octubre
Noviembre
1°-29 1°-31
1°-30
1°-31
1° 1° 17-24 25-31 1°-14
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4.2 Organización documental En este apartado se desarrollará el marco conceptual, que se tomará como base para las actividades a desarrollar en la organización de la documentación generada por la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, considerando los sistemas de clasificación y métodos de ordenación, a efecto de elegir los que mejor se adapten a las necesidades de la institución. En primera instancia, es conveniente mostrar los fundamentos teóricos que han permitido que la organización documental haya cobrado gran importancia dentro de las sociedades humanas, por ende, es relevante manifestar que la archivística evolucionó de manera dispar en el mundo, es decir, mientras en algunos lugares la manera de organizar los fondos documentales se apegaba a ciertos criterios previamente establecidos, en otros, se aplicaban métodos totalmente diferentes, sin embargo, cabe destacar que en todo momento la organización respondía a las necesidades propias de cada entidad, una vez que qu e se procuro pro curo seguir una línea general gener al para lograr logra r este objetivo se considero “ a finales del XVIII y bajo la influencia de las corrientes sistematizadoras eran los tiempos en que Linneo había elaborado la clasificación botánica, Cuvier la zoológica, etc, muchos fondos comenzaron a ser clasificados de acuerdo con criterios ideológicos o temáticos.”129 Natalis de Wailly historiador y archivero, encontrándose desempeñando el cargo de jefe de la sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior de Francia, en abril 24 de 1841, redactó una circular titulada Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departamentales et communales, señalando la noción de fondo de archivo, indicando la recopilación de documentos por fondos, mas explícitamente, reunir todos los documentos que se originan de una entidad, una familia o un individuo específico y organizar dichos fondos con base a un orden determinado. determinado . Con la finalidad de realizar la organización de un fondo documental se deben considerar principios y normas, “El origen jurisdiccional de los archivos cuya creación, aumento y el mantenimiento se realiza espontánea y naturalmente en razón de las funciones y actividades de la institución productora, frente al exclusivo acto voluntario que decide la creación de las Bibliotecas, de los Centros Documentales o de los Museos, va a determinar el establecimiento de unos principios que han de mantener el respeto a ese origen y a ese proceso natural y, en todo caso, para que si se deshace, como suele suceder, se rehaga, estableciéndolo.”130
129 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. p. 230 130 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 14
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4.3 Estructura orgánica propuesta para el archivo de trámite En este apartado se muestra la estructura orgánica ideal, para que el archivo de trámite de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, cumpla de manera eficiente con las funciones que se le encomienden, destacando el hecho de que se piensa necesario se cuente con una unidad de sistematización, a efecto de que se aprovechen al máximo los recursos que nos brinda la tecnología moderna para simplificar las labores.
Jefatura Archivo de trámite
Unidad de Sistematización
Unidad de recepción y control de correspondencia en trámite
Unidad de clasificación
Unidad de expedientación, archivación y préstamo
Unidad de análisis de trámite y transferencia primaria
4.4 Funciones del archivo de trámite 72
A efecto de que el manejo de la correspondencia en trámite se realice de manera eficiente, es indispensable que se determinen de forma concreta las funciones y actividades a ejecutar, con la finalidad de que el personal responsable tenga pleno conocimiento de cómo se llevan a cabo cada uno de los procesos técnicos archivísticos.
4.4.1 Unidad de recepción y control de correspondencia en trámite La función de la unidad en comentario será primordialmente la recepción documental, y para cumplirla de manera eficaz y eficiente, resulta necesario efectuar diversas actividades como la revisión, registro y control de la correspondencia.
4.4.1.1 Recepción documental La Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, a través de la Unidad de Recepción y Control de Correspondencia en Trámite, efectuara la recepción documental, comprendida como la operación que conforme a los procedimientos implantados, consiste en recibir piezas o documentos provenientes de diversas fuentes, para tal efecto, resulta indispensable se implanten políticas que se describen detalladamente a continuación:
Políticas para el uso y control documental •
Correspondencia de entrada.
1.- Revisar la correspondencia de entrada. La Unidad de recepción y control de correspondencia en trámite toma la correspondencia dirigida a la Dirección Ejecutiva y procede a examinarla. Considerando que la correspondencia es entregada sin empaque por el interesado o su representante (mensajero) verifica: •
Que las piezas se encuentren dirigidas a la Dirección Ejecutiva o en su caso a los servidores públicos adscritos a dicha área.
•
Que el asunto de que trate la documentación competa a la Dirección Ejecutiva.
•
Que si los documentos señalan la remisión de anexos, estos se encuentren adjuntos.
Tomando en cuenta que la correspondencia se entregue en ventanilla por servicio (postal, telegráfico, autotransporte) en sobre cerrado, bajo cubierta, la unidad verifica: •
Que la cantidad de piezas recibidas corresponda con el número de piezas facturadas, y que los datos contenidos en los empaques correspondan con los de las facturas
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•
Que en los empaques de las piezas documentales se especifique que son dirigidos a la Dirección Ejecutiva o en su caso a los servidores públicos adscritos a la misma (de no ser así, se efectuará su devolución de manera inmediata).
La unidad examina la correspondencia para la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo en los servicios respectivos en sobre cerrado, bajo cubierta y procede a verificar: •
•
Que los datos contenidos en los empaques coincidan con los datos de las facturas o listados. Que en los empaques de las piezas documentales se encuentre debidamente especificado que el destinatario es la Dirección Ejecutiva o en su caso a los servidores públicos adscritos a la misma (en caso contrario se procederá a su devolución).
2.- Recibir la correspondencia. Tratándose de piezas entregadas en ventanilla por el propio interesado o su representante (mensajero), imprime en el original y copias del documento el sello de recibo de la unidad, indicando la fecha y hora de su recepción, paralelamente imprime también en el original y copias del documento el número de folio de registro correspondiente, entregando al interesado la copia con el respectivo acuse. Una vez ingresadas a la unidad las piezas documentales recibidas de las unidades respectivas (entregadas por ventanilla o recolectadas), se procede si es el caso a abrir el empaque, salvo que éste contenga la indicación “confidencial” o “personal”, debiendo mantener la pieza cerrada, a fin de brindar el tratamiento que convenga. La unidad procede a sacar las piezas documentales de los empaques, y verifica: •
•
•
Que el destinatario de la documentación corresponda a la Dirección Ejecutiva o en su caso a los servidores públicos adscritos a la misma (de no ser así, de inmediato se procederá a su devolución al remitente). Que el asunto contenido en los documentos sea de la competencia de la Dirección Ejecutiva. Que si los documentos señalan la remisión de anexos, estos se encuentren adjuntos (de lo contrario se asentara la situación el documento).
Imprime el folio de registro en el documento de entrada, siguiendo una numeración progresiva para toda la Dirección Ejecutiva, en series que iniciaran cada año. Elabora para cada una de las piezas de entrada, un juego de las fichas de control de correspondencia en trámite.
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Políticas para el uso y control documental •
Control de correspondencia en trámite.
1.- Revisar la correspondencia en trámite. Toma la correspondencia que le es remitida por la Unidad de Control de Gestión (Unidad Central de Correspondencia) de la Secretaria de Seguridad Publica del Distrito Federal y procede a verificar: •
•
•
Que las piezas se encuentren dirigidas a la Dirección Ejecutiva o en su caso a los servidores públicos adscritos a la misma y que sean de su competencia (de no ser así se procederá a su devolución). devolución) . Que las “fichas de control de correspondencia en trámite”, se encuentren debidamente requisitadas y completas (en caso contrario procede a su devolución). Que los anexos citados en las piezas documentales, efectivamente se encuentren adjuntos.
2.- Recibir la documentación en trámite. Una vez que se efectuó la revisión de la documentación y de no encontrarse anomalías que ameriten devolución, otorga el correspondiente acuse de recibo, estampando sello y firma autorizada de la unidad en la factura. Considerando las políticas de acceso archivístico y control documental, se determina el manejo de las piezas de entrada entregadas con carácter “confidencial” o con “valores y riesgos”, así como la marcada como “urgente”, buscando su trámite seguro, pronto y expedito. Canaliza a clasificación las piezas de entrada, cerciorándose de que lleven bien adheridas las fichas de registro local y control de trámite interno, implementando mecanismos de seguimiento, a efecto de evitar demoras o extravíos de la documentación sujeta a clasificación. 3.- Controlar la documentación en trámite. Recibe el documento de entrada y las fichas de control con los datos de identificación debidamente asentados, procediendo a solicitar las instrucciones para trámite de la Dirección Ejecutiva, (que puede ser según sea el caso, el propio titular de la Dirección Ejecutiva, o su Secretario Particular) Solicita instrucciones a la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, misma que previo análisis del documento de entrada, indica al archivo de trámite el área a que debe entregarse el documento, la modalidad del trámite y el tiempo máximo de gestión.
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Si procede el trámite, entrega el documento al área tramitadora, misma que previa revisión, recibe las piezas para su trámite, asentando en la ficha de control la fecha de recepción, firmando de recibido, procediendo a su trámite, la ficha de control de trámite interno fungirá como constancia de recibo. 4.- Descargar la documentación en trámite. Recibe del área tramitadora el documento que fue entregado para su gestión, anexo a la ficha de registro local, de no existir aclaración, procede a retirar la ficha de control de trámite interno del fichero de “Control de asuntos pendientes de trámite”, anotando en la ficha de referencia la fecha de entrega y la firma de descargo, entregándola al tramitador o su representante. Si se generó respuesta remite el documento tramitado, adjuntando copia del documento de respuesta, a fin de que sean integrados en el expediente correspondiente. Procede a la revisión y despacho del original del documento de respuesta, así como las copias respectivas.
Políticas para el uso y control documental •
Correspondencia de salida.
1.- Recibir la correspondencia local de salida. La unidad de recepción y control de correspondencia en trámite, toma la pieza que le es entregada para su despacho por el área tramitadora verificando: •
•
•
•
Que en el ángulo superior derecho lleve inscritos los datos identificadores de la Dirección Ejecutiva y del área remitente, así como el número de oficio. Que el original este firmado autográficamente, indicando de manera precisa y completa el nombre y el cargo del Director Ejecutivo y/o en su caso de la autoridad remitente. Que si llevan la anotación de anexos, estos se encuentren completos y bien adheridos, en caso de remitir expedientes o legajos se deberá indicar el número de fojas de cada uno. Que si la pieza por despachar es respuesta de algún documento, éste acompañe a la pieza en cuestión, la cual deberá llevar en el ángulo superior derecho el número identificador del expediente a que corresponda el documento.
2.- Identificar la correspondencia local de salida. La unidad procede a agrupar las piezas de correspondencia de salida separando aquellas que serán distribuidas por estafeta (mensajero) del archivo, en especial la correspondencia interior y exterior local urgente, de las que serán remitidas para su despacho a la Unidad Central de Correspondencia, en especial la correspondencia foránea. 76
3.- Distribuir la correspondencia de salida. La unidad procede a entregar al estafeta (mensajero) y/o Unidad Central de Correspondencia, según corresponda las piezas documentales para su despacho, solicitando una copia con el respectivo acuse de recibo, para su seguimiento y control.
4.4.2 Unidad de clasificación Dentro del archivo de trámite, la unidad de referencia será la responsable de asignar a cada una de las piezas documentales que ingresan al archivo el código de identificación, con el objeto de ubicar de manera pronta y oportuna el documento, permitiendo que la consulta coadyuve a la correcta toma de decisiones.
4.4.2.1 Clasificación de documentos Cabe mencionar que la “clasificación permite la categorización de grupos, series y expedientes basados en funciones y actividades representadas en los documentos de archivo a fin de que la organización, almacenamiento y disposición de los archivos sea contemplada desde un marco general.”131 Con la finalidad, de conocer como se desarrolla este proceso cabe recordar que la clasificación es el orden lógico, que tiene por objeto situar el contenido del tipo documental, en relación a un contexto general de categorías previstas de antemano, y registradas en un plan estrictamente jerarquizado en cuyo caso cada noción ha de ser introducida en el, siguiendo las reglas materiales, en este caso particular se establecen las actividades a desarrollar como se describen.
Políticas para el uso y control documental •
Clasificación de documentos
1.- Clasificar la documentación. La unidad de clasificación recibe previa comprobación los documentos, procediendo a analizar su contenido, a fin de determinar el asunto, materia o tema tratado, así como el sujeto (persona física o moral), data tópica (lugar) y crónica (fecha). Identifica los números o símbolos que correspondan al asunto, tema o materia, conformando una clave de clasificación, que quedara escrita en el cuerpo del documento. De existir antecedentes del sujeto, procede a anotar en el registro local y de control de trámite interno (en caso de correspondencia de entrada), posterior a la diagonal de la clasificación los números identificadores del expediente.
131 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. op. cit. p. 33
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4.4.2.2 Selección del sistema de clasificación Es importante señalar, que la selección del sistema de clasificación es una tarea que debe realizarse con sumo cuidado, posterior al análisis de la historia institucional, sus funciones y estructura orgánica, con la finalidad de estar en posibilidad de establecer las series documentales. De esta forma se puede mencionar que “la clasificación, pues, no la crea el archivista, le viene impuesta por la propia documentación, a él sólo le toca respetarla, reconstruirla o rehacerla.”132 Analizados todos y cada uno de los sistemas de clasificación, así como la legislación vigente en materia de archivos, se considera que la clasificación funcional, es la que cubre las necesidades de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, en primera instancia agruparemos la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. De igual forma, el sistema de referencia es el más estable, toda vez que la clasificación funcional aplicada a la documentación generada por la citada Dirección perdurara en el tiempo, es decir, si en determinado momento la estructura orgánica de la entidad es modificada, las funciones con toda certeza se mantendrán, independientemente de que se asignen a otra área, con esto se asegura una continuidad en los trabajos encomendados, en virtud de que todos los antecedentes estarán al alcance de la mano. Por otra parte, dicho sistema resulta ser objetivo, ya que el archivista siempre tendrá la certeza de las funciones que realiza cada una de las áreas dependientes de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo. Por último la clasificación funcional se sustenta en el contenido de los documentos emitidos en cumplimiento de las funciones de la Dirección en comentario, considerando el proceso administrativo del cual son resultado. Es importante resaltar que en el proceso de clasificación se tomaran en cuenta las acciones a las que hace referencia el contenido del documento, considerando las atribuciones o facultades de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, así como su estructura orgánica, misma que se subdivide en unidades que también producen o generan documentos y los asuntos o materias que contienen los documentos.
4.4.2.3 Selección del método de ordenación Concluida la clasificación de la documentación, la tarea posterior es la ordenación cuyo objetivo indica R. Aguilera es el de “…unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano. En este caso hablamos de los expedientes y su contenido; documentos de un mismo asunto.”133
132 ISLAS PÉREZ, Maria Estela. op. cit. p. 71 133 Ibid. p. 71
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Para la ordenación de la documentación generada por Dirección Ejecutiva de referencia, fue necesario analizar cada uno de los métodos existentes, a efecto de identificar el que cubra las necesidades de la entidad, hecho lo anterior se piensa conveniente aplicar la ordenación por asuntos o materias, en el concepto de que para la ordenación se deberá efectuar un análisis detallado del contenido de cada documento. Para elegir el método de ordenación, conviene considerar que el que se aplique a cada serie o expediente debe facilitar su localización. Es trascendente mencionar que en este proceso se utilizará el sistema más simple para ordenar los documentos con relación a los asuntos, es decir se archivaran en el orden alfabético de los títulos seleccionados por los asuntos bajo los que se agruparan. Asimismo el método será aplicado unificando los títulos o encabezados, de tal forma que no se tendrán entradas por separado de asuntos relacionados o similares, con la finalidad de lograr una mejor agrupación de la documentación. De igual forma, respecto a las series documentales estas se ordenaran de manera cronológica, con la finalidad de mantener un estricto control y seguimiento de los asuntos en trámite.
4.4.2.4 Registro y captura El registro tiene como propósito el de asentar que la documentación forma parte del archivo de la institución, así como el de sustentar el cumplimiento de las funciones de la entidad, de igual forma servirá para “…homologar sistemas de acceso y recuperación, y facilitará el control y ubicación en una unidad administrativa en particular y dentro de la dependencia en lo general, al incorporarse su registro a una base de datos.”134 Una de las actividades que permitirán a la Dirección Ejecutiva en comentario, mantener un estricto control de la documentación es su registro, que significa asentar en un instrumento de control los datos importantes de la correspondencia de entrada, o de manera más explícita de acuerdo a la teoría archivística registro de expedientes o documentos, es el conjunto de elementos como carpetas, cédulas de catálogo, de préstamo, relaciones de concentraciones, etc., en los que se asientan datos que identifican los expedientes existentes en un archivo y que permiten al responsable de la unidad de archivo tener el control y fácil localización de los documentos.
Políticas para el uso y control documental •
Registro y captura
1.- Registrar la documentación. Una vez clasificada la documentación, la unidad procede a elaborar relación en original y copia con los datos de apertura de las piezas de nuevo ingreso (nombre-sujeto, extracto del asunto, clave de identificación y fecha de iniciación). 134 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. op. cit. p. 29
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Revisa y confronta de manera cuidadosa los datos recabados con los del documento, a efecto de tener la seguridad de que dichos datos son correctos, de no haber correcciones canaliza el original de relación a captura, a fin de continuar con el proceso de apertura, por su parte el documento es turnado a la unidad de control de correspondencia en trámite para la gestión respectiva, la copia de la relación con los datos recabados se integra en el inventario de la unidad para evitar demoras, extravíos o incorrecciones. 2.- Capturar los documentos. Recibe el original de la relación con la información recabada, y procede a elaborar los marbetes del nuevo expediente. Elabora y actualiza el inventario de expedientes clasificados de nuevo ingreso.
4.4.3 Unidad de expedientación, archivación y préstamo La unidad en comentario tendrá como responsabilidad verificar si en el archivo ya existen antecedentes de los asuntos de nuevo ingreso, a efecto de que si es el caso se integren los documentos a los expedientes ya existentes o en definitiva abrirlo si el asunto es desconocido en el archivo.
4.4.3.1 Apertura de expedientes Resulta relevante señalar, que la apertura de expedientes se realizará cuando: •
•
No existan antecedentes del asunto en el archivo de trámite de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo. Se trate de un nuevo asunto.
Con lo antes descrito, la Dirección Ejecutiva, tendrá la certeza de que no se duplicaran tramites, toda vez que la apertura, es la iniciación de expedientes de un asunto sin antecedentes, consiste en formular su carpeta e inventario constituyendo así un registro, por ende, una vez, que se efectuó la recepción documental, el responsable del archivo, tiene la obligación de verificar si existe expediente del asunto marcado, de no ser así, se abrirá un expediente, considerando el asunto. Es de suma relevancia mencionar que los “…soportes de los documentos que se integran a un expediente de archivo deben necesariamente tener relación con el tema o asunto; por lo tanto disquetes, fotografías, revistas, mapas o publicaciones que no estén relacionados con un asunto o materia, se considerarán documentos de apoyo administrativo.”135
135 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. op. cit. p. 27
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Políticas para el uso y control documental •
Apertura de expedientes
1.- Abrir expedientes. La Unidad de expedientación, archivación y préstamo, recibe los marbetes de los nuevos expedientes junto con la relación original, procediendo previa confrontación de los datos, a adherir los marbetes a los expedientes, incorporando inmediatamente la documentación ya tramitada a las carpetas correspondientes, agilizando su archivación.
4.4.3.2 Glosa de documentos El responsable de la unidad tendrá el compromiso de verificar que la glosa se realice correctamente, misma que consiste en integrar los documentos de nuevo ingreso en los expedientes activos que le correspondan, asegurando que los diferentes asuntos en trámite se encuentren compilados en un solo expediente respectivamente, a efecto de que su control y seguimiento resulte eficiente, procurando que su desahogo sea en tiempo y forma.
Políticas para el uso y control documental •
Glosa de documentos
1.- Glosar los documentos. Recibe del área de análisis de trámite los documentos que deben integrarse a los expedientes activos, procediendo a localizar la carpeta respectiva, toda vez que dentro del archivo ya existen antecedentes. La unidad procede a retirar del cuerpo del archivo la carpeta correspondiente al documento por glosar, verificando que la ordenación sea correcta, integrando el documento en el orden establecido, fijando perfectamente el expediente con costura o grapas, completando la foliación del mismo, anotando en el documento de nuevo ingreso el número asignado. Toma la carpeta que conserva para la integración del documento de apertura de expediente, colocando la pieza en cuestión, costurando o fijando con grapas la unidad, procediendo a su foliación. Recibe de la unidad de análisis de trámite el documento por glosar junto con el expediente que se cierra (con la anotación “Baja parcial”), verificando que la ordenación sea correcta, procediendo a integrar el nuevo documento en el lugar respectivo, enseguida costura o fija con grapas, completando la foliación o en su caso asigna nueva foliación si el expediente fue expurgado, anotando el numero correspondiente. Tratándose de expedientes activos, los remite para su integración en el archivo de la unidad.
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4.4.3.3 Archivación de expedientes El archivista deberá recibir los expedientes para integrarlos al archivo de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y control Operativo, asegurándose de que se encuentren debidamente glosados, completos y en buenas condiciones, procediendo a localizar el lugar exacto que le corresponda, de acuerdo con su clasificación.
Políticas para el uso y control documental •
Archivación de expedientes
1.- Archivar los expedientes activos. Recibe los expedientes por integrar al archivo de la unidad, verificando que los documentos se encuentren debidamente glosados, completos y en buenas condiciones, de proceder localiza el lugar exacto que le corresponda, con base a su clasificación.
4.4.3.4 Préstamo y consulta de expedientes La unidad en mención cumplirá con uno de los puntos esenciales para lograr la creación del archivo de trámite, el préstamo entendido como la operación por la cual el archivo proporciona documentos a las personas autorizadas e interesadas en su consulta. Es la función primordial del archivo y la rapidez y eficiencia con que se efectué evidenciará su buena organización, en primera instancia el archivista realizará las certificaciones correspondientes respecto a la identidad del solicitante y sobre la procedencia del préstamo de expedientes de archivo, una vez completado este proceso, de ser factible y recabados los elementos de autorización entregará el expediente requerido al solicitante para su consulta.
Políticas para el uso y control documental •
Préstamo y consulta de expedientes.
1.- Prestar expedientes activos. La Unidad de Expedientación, Archivación y Préstamo, realiza las certificaciones respecto a la identidad del solicitante y sobre la procedencia del préstamo de expedientes del archivo, considerando las políticas establecidas, en caso de proceder el préstamo (recabados los elementos de autorización), otorgando al solicitante el vale de préstamo en original y copia para que sea debidamente requisitado. Una vez que el solicitante requisito el vale, la unidad revisa que tanto el original y la copia del vale de préstamo que le es entregado se encuentre debidamente requisitado, de proceder busca el expediente en el archivo.
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Ubicado el expediente requerido, lo retira de su sitio, procediendo a colocar en el mismo lugar una carpeta supletoria, en cuyo interior deja el original de vale de préstamo, anotando previamente en el original y copia del vale el número de fojas del expediente. Entrega al solicitante el expediente requerido, indicándole la fecha de devolución, inmediatamente integra la copia del vale en el “registro de expedientes en préstamo”, el cual deberá ser revisado cotidianamente, a fin de verificar que los expedientes se entreguen en los plazos convenidos, de surgir algún atraso informara la jefatura del archivo para que proceda en consecuencia. Recibe el expediente que se encontraba en préstamo y localiza dentro del “registro de expedientes en préstamo” la copia del vale, verificando que el expediente este completo y en buen estado, de lo contrario informa a la jefatura del archivo para que proceda en consecuencia, por el contrario si no existen irregularidades localiza el lugar que corresponda al expediente devuelto y retira la carpeta supletoria, de donde retira el original del vale y lo cancela, al igual que la copia, anotando la fecha de devolución, firmando de recibido. Integra la copia del vale de préstamo debidamente cancelado en el “registro de expedientes en préstamo. Si durante el préstamo se recibieron en la unidad más documentos relativos al asunto contenido en el expediente (que fueron depositados en la carpeta supletoria), turna para su glosa el expediente devuelto, adjuntando los documentos recibidos.
4.4.4 Unidad de análisis de trámite y transferencia documental La unidad en comentario, tendrá bajo su responsabilidad verificar que la documentación de nuevo ingreso corresponda a los asuntos en trámite en la unidad, a efecto de controlar y brindar seguimiento al documento asegurando que los asuntos hayan concluido.
4.4.4.1 Análisis de trámite y expurgo En este apartado, vale la pena mencionar la gestión administrativa comprendida como “el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones.”136 Con base en lo anterior, el archivo de trámite de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, deberá asegurar que los asuntos que ingresan se desahoguen en tiempo y forma, para lo cual es indispensable que se implementen instrumentos de seguimiento y control de documentación en trámite. Por otra parte, resulta significativo señalar que antes de remitir la documentación la unidad de referencia tendrá que realizar algunas operaciones bastante sencillas, una de las cuales es la denominada expurgo, que consiste en primer lugar en retirar del expediente la documentación 136 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. p. 143
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inútil, tales como las fotocopias de originales, las anotaciones inservibles como borradores y apuntes, fotocopias de boletines y todo lo que no constituye parte del expediente.
Políticas para el uso y control documental •
Análisis de trámite y expurgo
1- Analizar el trámite y expurgo. La unidad de análisis de trámite y transferencia documental recibe los documentos que son remitidos para archivación, con la finalidad de determinar si da por concluido el asunto al que se refieren, o en su caso el asunto no ha llegado a su término. Considerando que el documento recibido implique la conclusión del asunto, el responsable del análisis de trámite retira del cuerpo del archivo el expediente al que corresponde el documento, a efecto de verificar que efectivamente su apreciación es correcta, si es el caso: El responsable del análisis de trámite asienta en la carpeta respectiva la anotación “Baja parcial”, así como una breve justificación de dicha decisión y la fecha en que se da por cerrado el expediente, de igual forma, revisa de manera detallada el expediente concluido, a fin de proceder a su expurgo, retirando las copias innecesarias de documentación, borradores, grapas y clips, y lo remite anexo al documento recién recibido al área correspondiente para su glosa. Considerando que el asunto al que hace referencia el documento recibido no haya concluido, remite la pieza para su glosa en el expediente respectivo.
4.4.4.2 Transferencia primaria En primera instancia, es conveniente indicar los principios generales que rigen las transferencias documentales: 1. “Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un mínimo de diligencias sin menoscabo del rigor. 2. Asegurar una instalación y recuperación sencilla de los documentos. 3. Deben permitir la redacción posterior de instrumentos de descripción. 4. Respetar y evidenciar su procedencia.”137 El cumplimiento en tiempo y forma del proceso en comentario, permitirá a la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, eficientar el manejo de los espacios designados al archivo de trámite, por ende, en este apartado, cabe mencionar el ciclo vital del documento, toda vez que durante su existencia atraviesa por diferentes etapas, primeramente cuando se produce es con la finalidad de realizar una gestión administrativa, en esta etapa estaremos de acuerdo en que se 137 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit. p. 191-192
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encuentra en su fase activa, es decir que el documento es utilizado de manera recurrente y corresponde al archivo de tramite su tratamiento hasta en cuanto concluya su gestión, aquí se realiza la primera valoración documental, con la finalidad de seleccionar a los documentos que habrán de remitirse al archivo de concentración.
Políticas para el uso y control documental •
Transferencia primaria
1.- Registrar la documentación en transferencia. La unidad procede a revisar los expedientes que integran el archivo, con la finalidad de identificar los que tienen poca consulta, y que cuyo plazo máximo de conservación en el archivo de trámite se haya cumplido, en caso de encontrar expedientes con dichas características los retira, anotando en el inventario de la unidad “Baja parcial por caducidad”, así como la fecha del retiro y firma del responsable. Posteriormente, reúne los expedientes dados de baja, ya sea por que el asunto haya concluido o en su caso por termino de su caducidad, agrupándolos según sus parámetros de evaluación documental, es decir, por la serie documental a que pertenece cada expediente y su año de tramitación, por ende, deben quedar reunidos todos los expedientes de una misma serie documental, y cuyo plazo de conservación en el archivo de concentración concluirá en el mismo año. Siguiendo la secuencia numérica de los expedientes contenidos, la unidad procede a formar legajos con la documentación por transferir, considerando serie documental y año de tramitación, colocando tapas donde se asiente el número de legajo dentro de la remesa, la identificación de la unidad administrativa, la serie a que corresponden los expedientes por transferir y el número de identificación del expediente inicial y final del legajo. De manera paralela, elabora relación de la documentación por transferir en original y dos copias, asentando el número de los legajos, la serie a que corresponden los expedientes, la clave de identificación de cada uno, así como el periodo de tiempo que cubre cada expediente. Numerar las hojas de la relación de transferencia primaria y asienta el numero que corresponde a la remesa, (siguiendo para tal efecto una numeración sucesiva para la tramitación de las transferencias del archivo de trámite, en series que iniciaran cada año), y el nombre y la firma del responsable de la ordenación, registrando los expedientes por transferir, efectuado lo anterior la unidad procede a solicitar a la jefatura del archivo de trámite la revisión y autorización de la transferencia. La Unidad de Análisis de Trámite y Transferencia Documental traslada en la fecha y hora pactada la documentación en transferencia al archivo de concentración, revisando junto con el representante de la unidad receptora que los materiales coincidan con la relación respectiva, cuyo original y copia deberá llevar consigo.
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4.4.4.3 Instrumentos de control Con la finalidad de coadyuvar en el correcto funcionamiento del archivo de trámite, es indispensable que este se allegue de los elementos necesarios y suficientes que le permitan alcanzar los objetivos y metas trazadas, mismos que en primer lugar servirán de base para el registro, control y seguimiento de la documentación y posteriormente para verificar el cumplimiento del tiempo de resguardo en el archivo de trámite, nos referimos sin lugar a dudas a los formatos que por lo menos se deben manejar.
4.4.4.3.1 Elaboración del formato del catálogo de disposición documental Con la implementación del formato del catálogo de disposición documental, la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo estará en posibilidad de conocer el tiempo de terminación del resguardo de la documentación en el archivo de trámite, y con ello efectuar la transferencia primaria al archivo de concentración, liberando espacios que permitirán un mejor control de los documentos en su fase activa. (Ver anexo 1)
4.4.4.3.2 Elaboración de formato del volante de control y seguimiento Con la aplicación del volante de control y seguimiento, la Dirección Ejecutiva en mención, resolverá en gran medida la problemática que actualmente presenta del extravió de documentación, en virtud de que dicho volante permitirá conocer exactamente el estado en que se encuentran todos y cada uno de los asuntos en trámite, así como el área responsable de su gestión. (Ver anexo 2)
4.5 Recursos requeridos A efecto de que el archivo de trámite cumpla con los objetivos trazados, resulta indispensable que cuente con los recursos humanos, materiales y financieros suficientes que permitan que la gestión documental se realice con eficiencia, asegurando que la toma de decisiones se realice en tiempo y forma.
4.5.1 Recursos humanos Para asegurar que los procesos técnicos archivísticos se realicen de manera eficiente, es necesario que los recursos humanos posean los conocimientos suficientes en materia de archivos, para desarrollar las actividades que coadyuven al cumplimiento de las funciones asignadas al archivo de trámite, por ende se requiere el siguiente personal: 1 Licenciado en Archivonomía, que fungirá como Jefe del Archivo de Trámite, mismo que estará al nivel de un Jefe de Unidad Departamental. 4 Profesionales Asociados en Archivonomía, quienes fungirán como Jefes de cada una de las unidades dependientes del archivo de trámite, Unidad de recepción y control de correspondencia en trámite, Unidad de clasificación, Unidad de expedientación, archivación y préstamo, y Unidad de análisis de trámite y transferencia primaria, cuyo nivel en la institución será de Jefe de Oficina. 86
1 Técnico en Informática, que fungirá como Jefe de la Unidad de Sistematización, con nivel de Jefe de Oficina. 12 Personas distribuidas de manera equitativa en las diferentes unidades para efectuar las actividades archivísticas, mismas que se tomaran del personal que actualmente labora en la Dirección Ejecutiva, previa capacitación. 3 Técnicos en computación, que se tomaran del personal que actualmente labora en la citada Dirección, y que se asignaran a la Unidad de Sistematización. 2 Estafetas (mensajeros), que tendrán la responsabilidad de entregar la correspondencia de salida, a unidades administrativas externas de la propia dependencia y/o en su caso de otras instituciones, lo anterior considerando que existe documentación que debe ser gestionada de manera urgente, toda vez que son documentos de carácter legal, que contienen apercibimientos para las autoridades de la Secretaría y para el propio titular de la Institución. El total del personal requerido puede parecer demasiado, sin embargo, considerando la cantidad de documentación que genera la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, en cumplimiento de las funciones que tiene encomendadas, así como la que ingresa y su estructura orgánica, se justifican plenamente los recursos humanos propuestos.
4.5.2 Recursos materiales 3 Equipos de cómputo 3 Mesas para computadora 3 Sillas giratorias con ruedas 15 Escritorios 15 Sillas 20 Anaqueles de 3 niveles 1 Mesa de trabajo Papelería en general que deberá ser dotada mensualmente Es importante manifestar que muchos de los recursos materiales requeridos ya existen en la Dirección Ejecutiva, y solo se tendría que adquirir una mínima parte.
4.5.3 Recursos financieros Como se tiene conocimiento en la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal existe un programa de austeridad, y solo se asignan recursos a los programas considerados como prioritarios, por ende, los requerimientos financieros para la implementación del archivo de trámite se limitaran para asignar o en su caso crear las plazas para el personal que ocupara los puestos clave en el archivo. En caso concreto, una vez autorizado el presente proyecto, se procederá a solicitar a la Oficialia Mayor de la Secretaría de Seguridad Pública, la creación de una plaza de Jefe de Unidad Departamental, o en su caso una similar, como Líder Coordinador de Proyectos o Enlace Administrativo, para asignarla al Jefe del Archivo de Trámite. 87
Asimismo, requerir se asignen 5 plazas de Jefe de Oficina y/o Supervisor de Sistemas Administrativos, para cada uno de los responsables de las unidades dependientes de la Jefatura del Archivo de Trámite. Para lograr lo anterior, existen varias alternativas, en primera instancia la antes descrita, es decir, la creación de plazas, o en su caso, la contratación por Prestación de Servicios Profesionales (pago por honorarios), una más es la de asignar al personal las plazas vacantes disponibles en la institución, sin considerar el nivel, homologando las percepciones de Jefe de Unidad Departamental y Jefe de Oficina respectivamente, asignando compensación adicional.
4.6 Capacitación Con la finalidad de conocer con toda certeza cual es el objetivo primordial de la capacitación, resulta importante manifestar el significado de la didáctica que se interpreta como un medio que orienta la actuación de los instructores o facilitadores, utilizando normas, procedimientos y técnicas, que le permiten impulsar al participante a construir su propio conocimiento, considerando sus conocimientos previos, así como el entorno social y cultural en que se desarrolla, procurando que el conocimiento resulte significativo.
Proyecto Una de las alternativas para solventar la problemática en materia de archivos que presenta la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, es la implementación de la capacitación constante al personal responsable de los procesos técnicos archivísticos, con la finalidad de que se cumplan las metas y objetivos trazados de manera eficiente.
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Conclusiones Considerando que la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, establece que las entidades dependientes del Gobierno local, deberán contar con un área que permita que la consulta de la información se realice de manera oportuna, es factible que se autorice la creación del Archivo de Trámite de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, cumpliendo con los tiempos establecidos por la citada ley. La seguridad pública ha significado un tema que ha preocupado y ocupado al Estado Mexicano, en virtud de que para lograr el progreso social, político, cultural y económico de la Nación resulta indispensable, que prevalezca la paz y tranquilidad en la comunidad. Con base en lo anterior, es importante destacar que el ser humano contribuye en mayor medida al desarrollo de la sociedad, cuando se encuentra en un entorno que le ofrece los elementos suficientes que le permiten enfocar su intelecto en el desarrollo de nuevas tecnologías y/o ideologías encaminadas a satisfacer sus propias necesidades y las de los otros miembros de su núcleo, situación que se presenta en el sujeto que tiene la certeza de que no hay acontecimientos que perturben su existencia. Asimismo, es conveniente conocer las diferentes estrategias que se han aplicado en la sociedad mexicana a lo largo de su historia en materia de seguridad pública, con la finalidad de analizarlas y de ser el caso actualizarlas o mejorarlas para implementarlas en la sociedad actual, con el único objetivo de brindar mayor y mejor seguridad a los ciudadanos, contribuyendo con esto a proyectar un futuro que ofrezca más oportunidades de desarrollo. Por el contrario, si se detectan las fallas en que incurrieron las autoridades anteriores, a través del conocimiento y estudio de políticas, leyes, reglamentos y acuerdos, aplicados en materia de seguridad pública, es posible proponer una legislación que brinde la posibilidad de eficientar los servicios que suministra el Estado. El Gobierno Mexicano tiene el compromiso con la historia y con el propio pueblo, de destinar su esfuerzo y recursos económicos, materiales y humanos para garantizar la integridad física de los individuos y sus familias, así como, la de sus bienes. Como se puede apreciar, las condiciones en que la documentación es tratada en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, es ineficiente, así mismo, no existe conciencia archivística en los responsables de aplicar los procesos técnicos, peor aun es el hecho de que las propias autoridades de la entidad tampoco la tienen, ni se ocupan en resolver la problemática, por ende, resulta urgente implementar el presente proyecto, que tiene como único fin el de coadyuvar en el mejoramiento de los servicios que brinda la institución. Esta cuestión, me parece el punto de partida para lograr que los archivos se consideren vitales en el correcto funcionamiento de la citada Dirección, es decir, hacer comprender a las autoridades que la eficiente recuperación de información es esencial en la toma de decisiones, y por consiguiente para lograr elevar el nivel de calidad de los servicios que ofrece la Secretaría de Seguridad Publica del Distrito Federal.
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Lo antes expuesto se puede describir de una manera muy sencilla, de acuerdo a mi percepción, a mayor recuperación de información en un mínimo de tiempo, se asegura una correcta decisión, misma que repercute de manera significativa en los servicios que tiene encomendados la dependencia. Por otra parte, es necesario instruir al personal responsable de los procesos técnicos archivísticos, en la correcta aplicación de los procesos de referencia, a través de la instauración de un curso de capacitación, que además de impartir contenidos de la teoría archivística, ofrezca una visión integral de cómo repercute su trabajo en primera instancia en el personal operativo (policial), y posteriormente en la sociedad capitalina, para crear la conciencia de porque es tan importante el buen servicio. Igualmente, para asegurar el flujo y el estricto control de la documentación, es indispensable que en dicho curso se brinde una perspectiva exacta de la legislación archivística en México, que aunque muchos indican que no existe, me parece que si se efectúa un compendio de todas las leyes existentes obtendremos materia suficiente para aplicarla a los archivos, esto con la intención de que el personal procure o para ser más exacto evite el extravió de la documentación que lamentablemente se da frecuentemente en la Dirección en comentario. Los grandes teóricos de la archivística han plasmado en cada una de sus obras, los métodos y procedimientos más adecuados para su aplicación en los archivos de sus respectivos países, de acuerdo a su contexto histórico, social, cultural y económico, es decir, mientras en Europa se da gran importancia a la organización de archivos históricos, obviamente por el bagaje cultural e histórico que poseen, los archivistas norteamericanos otorgan mayor relevancia a los archivos administrativos actuales, quizás por la competitividad económica que reina en nuestro vecino del norte. Por lo anterior, en el presente trabajo se recopiló y analizó gran parte de la teoría de ambas corrientes, así como la aplicada en nuestra nación, con la finalidad de seleccionar la que se puede adaptar de mejor manera a realidad de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, donde los archivos se puede indicar sin temor a equivocarme se encuentran relegados. Considerando que en nuestro país existe una riqueza documental incalculable, nos podríamos quedar con la corriente europea, sin embargo, situándonos en el México actual, que requiere de muchísima información para elaborar proyectos de trabajos que permitan el desarrollo económico del país, resulta indispensable retomar parte de la teoría norteamericana. Considerando lo anterior, pienso que dicha situación representa una ventaja para nosotros, en virtud, de que al elaborar una compilación de toda la teoría archivística, se puede obtener un compendio que se adapte a la realidad de nuestra Nación.
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Mención aparte merecen los esfuerzos que algunos archivistas mexicanos han realizado, para marcar su propia concepción de la teoría archivística, tal es el caso de la Benemérita Universidad de Puebla, con la participación de docentes de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, y de esta misma institución refiriéndome a la ENBA, que sigue formando profesionales en la materia. La autorización para la creación del archivo de trámite de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, permitirá solventar la problemática que presenta actualmente dicha área, en virtud de que al instrumentar controles, la duplicidad de trámites tan común es este instante se evitara, toda vez, que el archivo de trámite dentro de sus funciones esta la apertura de expedientes, lo que significa que antes de abrir un nuevo expediente se verifica si el asunto ya existe. Por otra parte, el registro y seguimiento de asuntos en trámite, permitirá a la Dirección Ejecutiva, evitar el extravió de la documentación, en virtud, de que siempre se tendrá la certeza de donde se encuentra el documento y en que trámite se encuentra. Otra cuestión importante, es el hecho de que se aprovecharan al máximo los espacios disponibles para resguardar la documentación, ya que al contar con instrumentos de control como el catálogo de disposición documental, se asegurará que la transferencia al archivo de concentración se realizará en tiempo y forma. Mención especial merece el hecho de que la consulta de la documentación se realizará en un tiempo mucho menor al que actualmente se requiere para ubicarla, lo que significa que la toma de decisiones, que depende en gran medida de la información con que cuentan las autoridades se efectuará de manera correcta. Asimismo, es importante destacar que el flujo de la documentación activa, en la Dirección Ejecutiva en comentario, resultará más eficiente, en virtud de que la organización de los documentos generados por la entidad, permitirán abreviar los tiempos de respuesta. Cabe destacar que la propuesta ha presentado algunos resultados favorables, como la iniciativa de implementar volantes de control en la Unidad Departamental de Seguimiento de Programas Operativos, lo que ha permitido que la gestión de la documentación se realice de manera eficiente, evitando la duplicidad de trámites al compilar todo lo referente a un asunto en un volante, lo que equivale a la apertura de expedientes, además de impedir el extravió de documentos, en virtud de que dicho instrumento permite conocer si ya existe un asunto en tramite.
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Otra aportación, es el hecho de asignar a cada uno de los documentos un cuadro de identificación, de acuerdo a la Unidad Departamental que genera el trámite, lo que ha permitido que el seguimiento de los asuntos resulte más eficiente, toda vez que se conoce con certeza que área inicio la gestión de un asunto, en el entendido de que con anterioridad toda la documentación producida por la Dirección Ejecutiva se identificaba con las siglas de la misma entidad y un número consecutivo, representando enorme dificultad para el seguimiento de los asuntos en trámite, en virtud que una vez que se iniciaba un asunto resultaba complicado conocer que unidad lo había generado. Ahora bien, la presente propuesta es una aportación para la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, con la finalidad de facilitar la gestión de la documentación producida y recibida por la dicha Dirección, así como, coadyuvar en el cumplimiento eficiente de las funciones que tiene encomendadas, en el concepto de que es susceptible de recibir más aportaciones que la enriquezcan para beneficio de la entidad.
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Bibliografía 1. ANDER-EGG, Ezequiel. Técnicas de Investigación Social, 21 Edición. Editorial Humanitas. México. 499p. 2. AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos, Impreso en Santa Fe, Argentina, 2000, 260p. 3. BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo, primera edición, Talleres Gráficos de México, 2002, 57p. 4. BULLEJOS, José Luis. Método para la Redacción de Tesis Profesionales, Universidad Nacional Autónoma de México, 1966. 72p. 5. CARRASCO, Pedro, y otro. Estratificación social en la Mesoamérica prehispánica, primera edición, Editorial Melo S.A., México D.F., 1976, 300p. 6. CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística, segunda edición, Fundación German Sánchez Ruipérez, Madrid 1996, 408p. ISBN 84-86168-94-5 7. FERRY GEORGE, R. y otro. Principios de administración, Cecsa 2001, 250p. 8. Glosario de Terminología Archivística y de ciertas expresiones de Administración, SEP/ENBA México 1980, 121p. ISBN 968-304-127-0 9. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Practica, 4° Edición, Editorial Diputación Provincial de Sevilla, 1989, 389p. ISBN 84-7798-008-X 10. IÑIGO, Alejandro. Bitácora de un Policía, segunda edición, Grupo Editorial Siete S.A. de C.V. México D.F., 1994, 190p. ISBN 968-6730-13-3 11. ISLAS PÉREZ, Maria Estela. La Archivística en México. Litografía Magno Graf, S.A. de C.V. Puebla, 2003, 207p. ISBN 968863541-3 12. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal , México, 2003 13. LODOLINI, Elio. Archivística Principios y Problemas. ANABAD, Madrid 1983, Tr Mercedes Costa Paretas, 358p. ISBN 84-604-63-12-5 14. Manual Jurídico de Seguridad Pública de la Policía del Distrito Federal , primera edición, Departamento del Distrito Federal, Secretaría de Seguridad Pública, México, 115p. 15. MUNCH, GALINDO. Fundamentos de Administración, Ed. Trillas 2001, 217p
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16. NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y gestión de archivos, Ediciones Trea, S.L. Gijón, 1999, 660p. 17. PICK DE WEISS, Susan, y otros. Cómo Investigar en Ciencias Sociales. Editorial Trillas, S.A. de C.V. México 1979. 160p. 18. Reglamento de Policía para el Distrito Federal (Antecedentes Histórico-Jurídicos y Texto Vigente), Colección legislación, Talleres Gráficos de la Nación, México D.F., 1984, 43p. ISBN 968-816-045-8 19. RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Introducción a la Administración con enfoques de sistemas, Elatda, 316p. 20. RUIZ CORTÉS, Enrique. Glosario de Terminología Archivística y definiciones tentativas, ENBA., México 1973, 74p. 21. SCHELLEMBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Técnicas, Archivo General de la Nación. México, 1958, 434p. ISBN 968-805-464-X 22. SEMO, Enrique. Historia del capitalismo en México. Los orígenes. 1521/1763, decimocuarta edición, Ediciones Era S.A., México D.F., 1986, 281p. 23. SEMO, Enrique. Historia mexicana, economía y lucha de clases, tercera edición, Ediciones Era S.A., México D.F., 1982, 338p. 24. SEMO, Enrique, (coordinador). México un pueblo en la historia, 2. Campesinos y hacendados, generales y letrados (1770-1875), primera edición, Alianza Editorial Mexicana S.A., México D.F., 1989, 312p. ISBN 968-6001-86-7 25. SEMO, Enrique, (coordinador). México un pueblo en la historia, 3. Oligarquía y revolución (1876-1920), primera edición, Alianza Editorial Mexicana S.A., México D.F., 1988, 257p. ISBN 968-6001-87-5 26. STHEPEN, P. Robbing, y otro. Administración, Pretince hall, 335p. 27. TRENS, Manuel B. Síntesis Histórica de la Nación Mexicana, segunda edición, Archivo General de la Nación, Talleres Gráficos de la Nación, México, 1957, 130p.
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Revistas 1. Diario Oficial de la Federación. 6 de Mayo de 1976 2. Diario Oficial de la Federación. 29 de Diciembre de 1976 3. Diario Oficial de la Federación. 8 de Enero de 1982 4. Diario Oficial de la Federación. 19 de Noviembre de 1985 5. Diario Oficial de la Federación. 13 de Marzo de 2002 6. Gaceta Oficial del Distrito Federal. 8 de Mayo de 2003 7. Gaceta Oficial del Distrito Federal. 20 de Mayo de 2005
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Anexo 1 Formato del catalogo de disposición documental SECRETARÍA DE SEGURIDAD PUBLICA DEL DISTRITO FEDERAL DIRECCIÓN EJECUTIVA DE APOYO Y CONTROL OPERATIVO ARCHIVO DE TRÁMITE
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL VIDA UTIL DE LOS DOCUMENTOS Conservación en el Conservación en el Documentos con Archivo de Archivo de trámite valor histórico Concentración (años)
Serie
(años)
V.L.
V.F.
V.A.
V.L.
V.F.
V.A.
4
4
4
5
5
5
1
2
3
6
Valores del documento V.L. Valor legal V.F. Valor fiscal V.A. Valor Administrativo 96
Instructivo para el correcto llenado del volante denominado Formato del catalogo de disposición documental 1.- Serie: Se anotará previo análisis del contenido de los documentos, el asunto sobre el que verse la serie documental 2.- Conservación en el Archivo de trámite: Se anotará claramente el tiempo (años), en que la documentación en su fase activa, deberá ser conservada en el archivo de trámite. 3.- Conservación en el Archivo de Concentración: Se anotará claramente el tiempo (años), en que la documentación en su fase semiactiva, deberá ser conservada en el archivo de concentración, previo análisis de la legislación archivística vigente. 4.- Valor del documento: Se anotará en la casilla correspondiente el valor de los documentos que conforman la serie, según corresponda, dentro del archivo de trámite. 5.- Valor del documento: Se anotará en la casilla correspondiente el valor de los documentos que conforman la serie, según corresponda, dentro del archivo de concentración. 6.- Documentos con valor histórico: Se anotará el documento que por su contenido, es viable se integre al archivo histórico, previa valoración secundaria.
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Anexo 2 Formato del volante de control y seguimiento
SECRETARÍA DE SEGURIDAD PUBLICA DEL DISTRITO FEDERAL DIRECCIÓN EJECUTIVA DE APOYO Y CONTROL OPERATIVO ARCHIVO DE TRÁMITE
VOLANTE DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE
Fecha de recepción A.T. Remitente: 1 N° de oficio: 2 Clasificación: 4 Asunto: 9
Fecha: 3
DIA
MES
AÑO
5
6
7
Número de registro A.T. 8
--------------------------------Fecha de recepción DEACO DIA
MES
AÑO
10
11
12
____________ 13 _______________ Nombre y firma del responsable
Túrnese a: 14
Instrucciones: 18
Respuesta requerida DIA
MES
AÑO
15
16
17
Fecha de recepción Área tramitadora DIA
MES
AÑO
19
20
21
_____________ 22 ______________ Nombre y firma del responsable
Resolución: 23
Seguimiento DIA MES AÑO 24
25
26
1____ 27 ________________________ 2____ 28 ______________________ 3____ 29 ____________________
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Instructivo para el correcto llenado del documento denominado Formato del volante de control y seguimiento 1.- Remitente: Se anotará el nombre y cargo de la persona que envía el documento. 2.- N° de oficio: Se anotará el número del oficio que ingresa al archivo. 3.- Fecha: Se anotará la fecha del oficio recibido. 4.- Clasificación: Se anotará la clave de clasificación asignada al documento. Fecha de recepción A.T. 5.- Día: Se indicará el día en que fue recibido el documento en el archivo de trámite. 6.- Mes: Se indicará el mes en que fue recibido el documento en el archivo de trámite. 7.- Año: Se indicará el año en que fue recibido el documento en el archivo de trámite. 8.- Número de registro A.T. Se anotará el número consecutivo que corresponda al documento, se formara una secuencia cronológica que se iniciará el primer día laboral de cada año. 9.- Asunto: Previo análisis del contenido del documento, se anotará el asunto sobre el que trate. Fecha de recepción DEACO 10.- Día: Se indicará el día en que el documento fue recibido en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo. 11.- Mes: Se indicará el mes en que el documento fue recibido en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo. 12.- Año: Se indicará el año en que el documento fue recibido en la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo. 13.- Nombre y firma del responsable: Se anotará el nombre y firma de la persona que recibe por parte de la Dirección Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo. 14.- Túrnese a: Se anotará el nombre y cargo de la persona designada por el titular de la Dirección Ejecutiva, para atender el asunto contenido en el documento. Respuesta requerida 15.- Día: Se anotará el día limite indicado por el titular de la Dirección Ejecutiva, para dar respuesta al documento.
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16.- Mes: Se anotará el mes indicado por el titular de la Dirección Ejecutiva, para dar respuesta al documento. 17.- Año: Se anotará el año indicado por el titular de la Dirección Ejecutiva, para dar respuesta al documento. 18.- Instrucciones: Se anotarán las indicaciones emitidas por el titular de la Dirección Ejecutiva, para atender el asunto contenido en el documento. Fecha de recepción área tramitadora 19.- Día: Se indicará el día en que fue recibido el documento, en el área designada por el titular de la Dirección Ejecutiva, para la atención del asunto. 20.- Mes: Se indicará el mes en que fue recibido el documento, en el área designada por el titular de la Dirección Ejecutiva, para la atención del asunto. 21.- Año: Se indicará el año en que fue recibido el documento, en el área designada por el titular de la Dirección Ejecutiva, para la atención del asunto. 22.- Nombre y firma del responsable: Se anotará el nombre y firma de la persona que recibe el documento en el área designada por el titular de la Dirección Ejecutiva, para la atención del asunto. 23.- Resolución: Se anotará la respuesta brindada al documento recibido, asentando el número de oficio y fecha. Seguimiento 24.- Día: El archivo de Trámite, dará seguimiento al documento, a efecto de asegurar su desahogo en tiempo y forma, por ende, se anotará el día en que se acudió al área tramitadora para verificar el estado en que se encuentra el asunto. 25.- Mes: El archivo de Trámite, dará seguimiento al documento, a efecto de asegurar su desahogo en tiempo y forma, por ende, se anotará el mes en que se acudió al área tramitadora para verificar el estado en que se encuentra el asunto. 26.- Año: El archivo de Trámite, dará seguimiento al documento, a efecto de asegurar su desahogo en tiempo y forma, por ende, se anotará el año en que se acudió al área tramitadora para verificar el estado en que se encuentra el asunto. 27.- a): En caso de no tener respuesta definitiva al asunto, se anotará la situación en que se encuentra el trámite. 28.- b): En caso de no tener respuesta definitiva al asunto, se anotará la situación en que se encuentra el trámite.
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29.- c): En caso de no tener respuesta definitiva al asunto, se anotará la situación en que se encuentra el trámite.
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Anexo 3 Guía de entrevista a informante clave (Personal de estructura con cargo de Subdirector y Jefes de Unidad Departamental)
1.-¿Tiempo en que le entregan la documentación que solicita? 2.-¿Conoce los procesos técnicos archivísticos? En caso afirmativo, indique cuales se llevan a cabo en la Dirección Ejecutiva 3.-¿Conoce la legislación en materia de archivos aplicable para las instituciones del Gobierno del Distrito Federal? En caso afirmativo, indique cual se aplica en la Dirección Ejecutiva 4-¿Cuenta con los recursos humanos suficientes para realizar las funciones de recepción, registro, control y seguimiento de la documentación? 5.-¿El personal responsable de las funciones de referencia esta capacitado para desarrollar su labor? 6.-¿Con cuales recursos materiales cuenta para realizar las funciones antes descritas? 7.-¿Cuenta con recursos tecnológicos que coadyuven en las labores archivísticas? 8.-¿Tiene asignado un presupuesto para realizar dichas funciones? 9.-¿Cuál es la tipología documental que genera esta unidad? 10.-¿En que condiciones se encuentra la documentación generada? 11.-¿Qué medidas de seguridad existen para reguardar y conservar la documentación? 12.-¿Cómo incide la información en la toma de decisiones? 13.-¿Qué valor contiene la documentación generada? 14.-¿Cómo esta organizada la documentación? 15.-¿Cuenta con instrumentos de control de la documentación en trámite?
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Anexo 4 Encuesta al personal responsable de las funciones archivísticas Lea con atención cada una de las preguntas y marque con una X la opción correcta 1.-Indique la escolaridad con que cuenta Primaria ( )
Secundaria ( )
Bachillerato ( )
Profesional ( )
2.-¿Conoce los procesos técnicos archivísticos? Si ( )
No ( )
3.-¿Ha recibido capacitación para desarrollar sus funciones? Si ( )
No ( )
4.-¿Considera que es necesario recibir capacitación para el desarrollo de sus funciones? Si ( )
No ( )
5.-¿Piensa que los recursos materiales que le brindan son suficientes para realizar sus actividades? Si ( )
No ( )
6.-¿Cuenta con recursos tecnológicos que le apoyen en el cumplimiento de sus funciones? Si ( )
No ( )
7.-¿En caso afirmativo, cree que son suficientes? Si ( )
No ( )
8.-¿Piensa que su labor es importante para la unidad en que labora? Si ( )
No ( )
9.-¿Cree que las autoridades valoran su trabajo? Si ( )
No ( )
10.-¿Conoce la legislación en materia de archivos para las Instituciones del Gobierno del Distrito Federal? Si ( )
No ( ) 103
