AUDITORES ISO 14001

BIENVENIDOS

Formación Auditores Interno ISO 14001. Cesar A Rodriguez O

PRESENTACION Entrevistar al compañero sentado al lado, con el fin de obtener la información necesaria para presentarlo al grupo

Nombre Profesión Responsabilidad en la empresa Expectativa frente al curso

OBJETIVO

•Instruir a los participantes sobre los fundamentos y principios de la gestión y auditoria en medioambiente ISO 14001.

CONTENIDO AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL

1.Situación Ambiental Global 2.Conceptos Generales 3.Competencias del auditor interno 4.Gestión de la Auditoria 5.Técnica de la Auditoria

1 SITUACION AMBIENTAL GLOBAL

1. SITUACION AMBIENTAL GLOBAL

SITUACION AMBIENTAL GLOBAL • LOS IMPACTOS AMBIENTALES GLOBALES SON CAUSADOS POR LA DESCARGA DE IMPUREZAS SOBRE LA NATURALEZA VIVA Y MUERTA: – – – – – –

EL AGUA EL AIRE LA FAUNA LA FLORA EL SUELO EL HOMBRE

Reacción por condiciones Climáticas

EL AGUA. • • • • • • • • •

Disminución de la pureza del agua dulce y salada Aumento del consumo humano Aumento del consumo como materia prima Vertimientos sin un tratamiento adecuado a los ríos, mares , lagos. Degradación por la absorción de sustancias contaminantes. Contaminación bacteriana y producción de fuertes y desagradables olores. Afectación de la fauna y la flora acuática y terrestre Contaminación y calentamiento de fuentes de agua. Degradación por disminución del oxigeno disuelto en el agua .

EL AIRE. • Contaminación por humos o emisiones de las industrias, el gas de escape de los automóviles y los chorros de vapor de los aviones. • Contaminación global por fuentes puntuales de Emisión. • Aumento de Enfermedades en las vías respiratorias. • Modificaciones irreversibles del clima • El dióxido y el monóxido de carbono forman un casquete que retiene el calor e impide el intercambio térmico ( absorción del calor durante el día y perdida de calor durante la noche) • El material particulado emitido al ambiente queda suspendido en la atmósfera y luego cae a la tierra por efecto de las lluvias y los vientos contaminando el aire que respiramos y generando lluvias ácidas. • Ruido, ruido y mas ruido.

LA FAUNA Y LA FLORA. • • • • • •

Destrucción de Bosques y cultivos Uso de productos químicos Afectación del hábitat natural Aplicación de fertilizantes, insecticidas. Agotamiento de Combustibles Fósiles Petróleo-carbón-gas natural-hierro-cobre-oroplata-energía nuclear. • Desaparición de especies animales y vegetales.

EL SUELO. • Recibe multitud de sustancias contaminantes • Transfiere contaminantes al agua y a la atmósfera • Es contaminado por el uso agrario de fertilizantes y productos fitosanitarios • Deposito de contaminantes atmosféricos • Sedimentación de contaminantes hídricos procedentes de las presas de residuos, de las inundaciones y de los embalses • Deposito intencionado de residuos ( urbanos, sanitarios, ganaderos, industriales, peligrosos y radiactivos) en superficie o enterrados.

EL HOMBRE • • • • • • • • •

Mayor cantidad de enfermedades Menos calidad de vida Condiciones de hacinamiento Agotamiento físico y mental Menos Recursos Menores posibilidades de vida futura Menos alimentos y agua saludables Exceso de bienes No degradables Falta de Trabajo y Dinero

IMPACTOS AMBIENTALES GLOBALES • • • • • •

EFECTO INVERNADERO LLUVIA ACIDA REDUCCION DE LA CAPA DE OZONO CAMBIO CLIMATICO DETERIORO DEL RECURSO HIDRICO AUMENTO DE LA GENERACION DE RESIDUOS SÓLIDOS Y ESPECIALES • CONTAMINACION DE LOS RECURSOS NATURALES

DESARROLLO SOSTENIBLE Crecimiento económico

Desarrollo Desarrollo Sostenible Sostenible Progreso social

Balance ecológico

¿Cómo hacerlo? Siete elementos • Reducción o sustitución de materias primas.

• Reducción del consumo de energía. • Eliminación de la dispersión de sustancias tóxicas. • Reutilización y reciclaje. • Uso sostenible de los recursos naturales. • Aumentar la durabilidad. • Aumentar la funcionalidad.

Crecimiento Económico

Desarrollo Sostenible Progreso Social

Balance ecológico

Las decisiones de la empresa se deben tomar con criterios de sostenibilidad

PRODUCCION LIMPIA

Disposición Materias primas

Proveedores

Reuso, Reciclaje, Otros Uso Clientes

Rediseño de productos

Empresa

Gestión de la demanda Revalorización de residuos

Revisión de procesos

Otras industrias

2 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

DEFINICION SGA “Parte del sistema de gestion de una organización utilizado

para desarrollar e implementar su politica ambiental y gestionar sus aspectos ambientales’’ (ISO 14001/2004)

OBJETIVO DEL SGA

• SERVIR DE SOPORTE A LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Y LA PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN AMBIENTAL, EN EQUILIBRIO CON LAS NECESIDADES SOCIOECONOMICAS EMPRESARIALES

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL • • • • • • • • • •

Mejorar la imagen de la organización Minimización de los riesgos Ahorro de recursos Inculcar conciencia ambiental Mantener y administrar el cumplimiento legal Mejora la participación del mercado nacional e internacional Mejoramiento de los procesos de la empresa Disminución de costos y gastos por uso racional de los recursos Desarrollo de investigación de nuevas alternativas Mejorar su interacción con la comunidad

SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL MEJORAMIENTO CONTINUO REVISION GERENCIAL POLITICA AMBIENTAL

VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVA

PLANIFICACION

IMPLEMENTACION Y OPERACION

QUE HACER PARA CONTRIBUIR CON EL SGA • Involucrar el componente ambiental en nuestra vida diaria • Manejar ambientalmente cada una de nuestras actividades de trabajo • Incorporar y dar a conocer el sistema de gestión ambiental • Contribuir con el proceso de mejoramiento continuo

DEFINICIONES SGA • Medio Ambiente: Entorno del sitio en que opera una

organización, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y su interrelación.

• Contaminación: Alteración o cambio de la características

propias de los recursos naturales por efecto natural o humano.

• Impacto Ambiental: Cambio en el medio ambiente

adverso o benéfico,total o parcial resultado de las actividades, productos o servicios de la organización.

• Aspecto ambiental: Elementos de las actividades,

productos o servicios que pueden interactuar con el medio ambiente.

VENTAJAS del SGA







Cumplimiento de la LEGISLACIÓN AHORRO EN COSTOS: Optimización del consumo de materias primas, mejora de la eficacia de procesos, reducción de residuos,... REDUCCIÓN DE RIESGOS derivados de las responsabilidades, civiles y penales, de la empresa y de sus Directivos POTENCIACIÓN DE IMAGEN ante la sociedad (Entidades financieras, Compañías, Seguros, Administración, Clientes,…) ELIMINACIÓN DE BARRERAS COMERCIALES MMA: Orden 14/10/97. Empresas con SGA 10-20 % más de PUNTOS EN CONCURSOS PÚBLICOS.

TALLER

3 ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

DEFINICIONES 

Aspecto Ambiental

• Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el ambiente

Ej: descargas / emisiones de contaminantes, recursos

consumo de



Impacto Ambiental

•Cualquier cambio en el ambiente, ya sea adverso o beneficioso, que resulte completa o parcialmente de las actividades, productos o servicios de una organización Ej : alteración de la calidad del agua, agotamiento de un recurso natural

ALCANCE DE LA IDENTIFICACION DE AA/IA Normal, Anormal o Emergencia

SITUACION

TEMPORALIDAD

INCIDENCIA

Pasada, Actual o Planificada

Directo/Bajo control, o Indirecto/Bajo influencia

CLASE Benéfico o Adverso

IDENTIFICACION DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES  ETAPA 1 :

Selección de una actividad, producto o servicio

 ETAPA 2 : Identificación de aspectos ambientales

 ETAPA 3 : Identificación de los impactos ambientales

 ETAPA 4 : Evaluación de la significancia de los impactos ambientales

 ETAPA 5: 5 Gestión de los aspectos e impactos ambientales significativos

Etapa 1:......... Etapa 2 :....... Etapa N::.

IDENTIFICACION DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES IDENTIFICACION DE LOS ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES A c tiv id a d

A s p e c to

Im p a c to

ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES DE PRODUCTOS PRODUCTO MOTOR ELECTRICO

PAPEL

DETERGENTE

ASPECTO .Consumo de electricidad durante la vida útil .Generación de residuos del mantenimiento durante la vida útil .Generación de ruido durante la vida útil

IMPACTO

CANTIDAD

.Agotamiento de recursos

Moderada

.Ocupación de área de terreno

Moderada

. Incómodo

Alta

OBSERVACIONES Pequeños aumentos en la eficiencia energética minimizan el impacto durante la vida útil

.Generación de residuos después de la vida útil

Ocupación de área de terreno

Depende del consumo

El papel es reciclable

Carga orgánica de efluentes

Contaminación hídrica

Depende del consumo

El detergente es biodegradable

ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES DE PROVEEDORES Proveedor Material Aspecto Impacto Plasticentro Metalcon Transporca

Componentes plásticos

Emisión Órgano volátiles

Contaminación atmosférica

Notas Emisiones odofiqueras

Chapas metálicas

Consumo de Agua

Agotamiento de recurso

Proyecto de rehuso de agua

Transporte

Emisión de gases de combustión

ContaminaCión atmosfé Rica

Flota en Renovación

EVALUACION DE SIGNIFICANCIA INTERES AMBIENTAL  Escala del impacto  Magnitud/severidad del impacto  Frecuencia/probabilidad de ocurrencia  Duración del impacto

EVALUACION DE SIGNIFICANCIA INTERES AL NEGOCIO  Requisitos legales y tendencias  Dificultad y/o costo para cambiar el impacto 

Visión de las partes interesadas



Interés económico

 Requisitos voluntarios  Efecto sobre la imagen

GESTION DE LOS ASPECTOS CON IMPACTO SIGNIFICATIVO  Adopción de prácticas y procedimientos de control operacional  Adopción de planes de acción de emergencia  Establecimiento de acciones de mejora y/u objetivos y metas  Monitoreo ambiental

TALLER

4 NORMA ISO 14001-2004

A QUIEN APLICA? Es aplicable a cualquier organización que desee, independientemente del tipo, tamaño y condiciones geográficas, culturales y sociales:  Implementar, mantener y mejorar su Sistema de Gestión Ambiental.  Garantizar, por si misma, su conformidad con la política ambiental establecida.  Demostrar tal conformidad a otros.  Buscar certificación/registro por parte de una organización externa.  Hacer una autodeterminación y autodeclaración de conformidad con la norma.

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTCISO 14001 Especifica los requisitos esenciales de un sistema de gestión ambiental. Su finalidad está en la aplicación en organizaciones de todo tipo y tamaño, para acomodarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales. El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la organización, pero en especial de la gerencia.

QUE VENTAJAS OFRECE? • Da valor agregado ante los clientes. • Mejora en el cumplimiento de los requisitos ambientales legales. • Reduce los riesgos ambientales y permite prepararse adecuadamente para evitarlos. • Acceso a obtener incentivos económicos • Prevenir la contaminación y reducir los desechos en forma rentable.

REQUISITOS NTC-ISO 14001

Modelo del SGA. ISO 14001 MEJORAMIENTO CONTINUO POLITICA AMBIENTAL

REVISION PLANEACION

EVALUACION Y ACCIONES CORRECTIVAS

IMPLEMENTACION Y OPERACION

Título de la presentación No. Página

44

SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL El enfoque “PDCA”

PLAN (Planificar)

ACT (Actuar) Revisar y mejorar

CHECK (Verificar)

Comprobar que se hace lo que se ha escrito

Escribir lo que se hace

Hacer lo que se ha escrito DO (Hacer)

4.1 REQUISITOS GENERALES ISO 14001

o Establecer o Documentar o Implementar o Mantener o Mejorar continuamente

DEFINIR Y DOCUMENTAR EL ALCANCE

REQUISITOS DE ISO 14001 4.2. POLÍTICA

4.3. PLANIFICACION

4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos legales y otros 4.3.3 Objetivos metas y Programas

4.4. IMPLEMENTACION Y OPERACION 4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad, Autoridad 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

4.5. VERIFICACION

4.5.1 Seguimiento y medición 4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal

4.4.4 Documentación

4.5.3 No conformidad, acción C/P

4.4.5 Control de Documentos

4.5.4 Control de Registros

4.4.3 Comunicaciones

4.4.6 Control operacional 4.4.7 Preparación y respuesta a emergencias

4.5.5 Auditoria Interna

4.6. REVISIÓN POR LA DIRECCION

PREPARACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Actividad

Certificación Configuración SGA

Auditoria Revisión gerencial

Direccionamiento Estratégico SIA

Acciones correctivas Auditorias internas Documentación - Implementación

Estructuración Documentación

Capacitación Conceptos básicos - Sensibilización

Diagnóstico ambiental - Plan implementación Meses

4.2 POLITICA AMBIENTAL LA ALTA GERENCIA DEBE DEFINIR LA POLITICA AMBIENTAL DE LA ORGANIZACIÓN

Es apropiada a la naturaleza, escala e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios; Incluye el compromiso del mejoramiento continuo y prevención de la contaminación. Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos suscritos por la organización relacionados con sus aspectos ambientales. Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales Sea documentada, implementada y mantenida, y sea comunicada a todos los empleados; Se encuentre a disposición del público Título de la presentación No. Página

49

4.3 PLANIFICACION Le permite a la organización analizar, evaluar, y planear su gestión ambiental a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo con los aspectos e impactos ambientales derivados de sus procesos, productos y servicios

4.3.1 Aspectos ambientales. 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos. 4.3.3

Objetivos,

gestión ambiental.

metas

y

programas

de

4.3 PLANIFICACION. 4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER UNO O VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA:

Identificar los Aspectos Ambientales de sus Actividades, Productos y Servicios dentro del alcance definido, considerando: Aquellos que pueda controlar Aquellos sobre los cuales puede esperarse que tiene influencia Teniendo en cuenta desarrollos nuevos o planificados, actividades productos y servicios nuevos o modificados. Determinando aquellos que tienen o pueden tener impacto significativo sobre el medioambiente. Título de la presentación No. Página

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4.3 PLANIFICACION. 4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER UNO O VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA:

Identificar o tener acceso a los requisitos legales Otros requisitos suscritos por la organización

…que se apliquen a los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios. Título de la presentación No. Página

52

4.3 PLANIFICACION. 4.3.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS Establecer y Mantener Objetivos y Metas Documentados en cada función y nivel pertinente dentro de la organización; Ser medibles cuando sea factible y coherentes con la política ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y otros Establecer uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y metas.

Título de la presentación No. Página

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4.3 PLANIFICACION. La planificación siempre apunta hacia el futuro y se debe considerar que en algún momento se va a aplicar.

Intenciones , principios Objetivos y metas, cuantificables siempre que sea posible.

Política Política Cuantificables Cuantificables yyplazos plazos

Qué, Qué,cómo, cómo,cuándo, cuándo,quién, quién, porqué, porqué,dónde, dónde,con conqué, qué,etc… etc…

Programas

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION Como la organización evidencia el SGA en cada uno de sus puestos de trabajo y actividades que realiza. 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad. 4.4.2 Competencia, Formación y toma de conciencia. 4.4.3 Comunicación. 4.4.4 Documentación. 4.4.5 Control de documentos. 4.4.6 Control operacional. 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias.

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La gerencia debe proporcionar los recursos esenciales para implementar, mantener y mejorar el SGA. Estos incluyen recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura y recursos financieros y tecnológicos. Las funciones, responsabilidad y autoridad se deben definir, documentar y comunicar. La alta gerencia de la organización debe nombrar a un representante de la gerencia con autoridad y responsabilidad para gestionar el SGA. Asegure que el SGA se establece, implementa y mantiene de acuerdo a los requisitos de la norma. Informe a la dirección el desempeño del SGA para su revisión, incluyendo las mejoras .

Título de la presentación No. Página

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4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.2 COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA Todo personal que realice tareas para la organización o en su nombre cuyo trabajo pueda crear un impacto significativo en el medioambiente, debe ser competente en términos de educación, formación o experiencia . Identificar las necesidades de formación y realizar las formaciones correspondientes. • Establecer y mantener procedimientos para hacer que los empleados tomen conciencia de: • • • •

La importancia de la conformidad con la política y los procedimientos ambientales y con los requisitos del SGA. Los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales relacinados con su trabajo. Sus funciones y responsabilidades para lograr conformidad con la política y los procedimientos ambientales y con los requisitos del SGA. Las posibles consecuencias en caso de apartarse de los procedimientos de operación especificados.

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.3 COMUNICACIONES

LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER PROCEDIMIENTOS PARA: La comunicación interna entre los distintos niveles y funciones de la organización; La recepción documentación y respuesta de las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas Decidir si comunica o no externamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos y documentar esta decisión. Título de la presentación No. Página

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4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.3 COMUNICACIONES Comunicación externa pasiva y activa Recibir, documentar y responder a la PASIVA información y a las inquietudes pertinentes. • Incluye dialogo con las partes interesadas y consideración con sus inquietudes. ACTIVA • La respuesta puede incluir informaciones relevantes. • Establecer comunicaciones con autoridades públicas sobre planificación de emergencias y otros.

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.4 DOCUMENTACION La documentación debe incluir: La política, objetivos y metas. La descripción del alcance del sistema de gestión ambiental La descripción de los elementos principales del sistema, su interacción y referencia a documentos relacionados. Los documentos y los registros exigidos por norma. Los documentos del sistema y los registros definidos por la organización.

Título de la presentación No. Página

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DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL Un documento

al nu a M el D G S

1 Manual de

Gestión P r o c e d i m i e n t o s

P r o c e d i m ie n t o s

P r o c e d i m ie n t o s

P r o c e d i m ie n t o s

Un documento para cada función|

2

Referencia en Manual del SGA Legislación

Procedimientos Instrucciones de Trabajo

Aspectos e Impactos Ambientales

Un documento para cada actividad

Registros internos (formatos llenos, informes, minutas, especificaciones, lista de asistencia)

3 Instrucciones de Trabajo

ambiental

Referencia en Procedimientos

Registros externos

4 Registros

( normas y regulaciones ambientales, compromisos corporativos,

Capturan información acerca de las actividades descritas en los primeros tres niveles

convenios suscrito s, etc

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS

Requisitos: Establecer, implementar y mantener procedimientos para: 1. 2. 3. 4. 5.

6. Aprobar los documentos antes de su emisión. Revisar y actualizar los documentos y 7. aprobarlos nuevamente. Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión. Asegurar que la versión vigente este disponible en el punto de uso. Los documentos deben ser legibles, fechados, de fácil identificación y cumplir los períodos de conservación.

Los documentos de origen externo se deben identificar y controlar su distribución. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos de forma adecuada si se deben mantener. Los documentos deben entendibles, sistematizados utilizables

ser y

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.6 CONTROL OPERACIONAL La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones y actividades relacionados con sus aspectos e impactos ambientales significativos y asegurarse que se realizan bajo condiciones especificadas. El establecimiento y mantenimiento de procedimientos documentados para abarcar situaciones en las cuales la ausencia de ellos pudiera llevar a desviaciones de la política y de los objetivos en Ambientales. La estipulación de criterios de operación en los procedimientos El establecimiento y mantenimiento de procedimientos relacionados con los aspectos ambientales significativos de los bienes y servicios usados por la organización y la comunicación de los procedimientos y requisitos pertinentes a los proveedores, incluyendo contratistas. Título de la presentación No. Página

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PROCESOS RELEVANTES PARA EL MEDIO AMBIENTE Gestión de residuos. Gestión de sustancias peligrosas. Manejo de sustancias peligrosas para el agua. Mantenimiento de la pureza del aire. Gestión de las aguas. Diseño de un producto. Compras. Otros.

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Establecer y mantener procedimientos documentados que permitan identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes que puedan impactar el medioambiente. Responder a situaciones de emergencia y accidentes reales para prevenir y mitigar los impactos ambientales asociados a ellos. Examinar y revisar, cuando sea necesario, sus procedimientos de preparación y respuesta ante situaciones de emergencia, en particular, después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. Además, probar periódicamente tales procedimientos cuando sea factible

Título de la presentación No. Página

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4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Los planes de emergencia pueden incluir: Organización y responsabilidades ante emergencias. Listado del personal clave. Detalles de los servicios de emergencia. Planes de comunicaciones internas y externas. Acciones tomadas en la eventualidad de distintos tipos de emergencias. Información sobre sustancias peligrosas, incluyendo para cada una los impactos potenciales sobre el medio ambiente y medidas a tomar en el caso de escapes accidentales. Planes de capacitación y ensayos de eficiencia.

4.5 VERIFICACION

4.5.1 Seguimiento y medición. 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal. 4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva. 4.5.4 Control de los registros. 4.5.5 Auditoria interna.

4.5 VERIFICACION 4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION Establecer, implementar y mantener procedimientos para: 1.

2.

3.

Hacer seguimiento y medir las características de sus operaciones que tengan impacto significativo en el medio ambiente. Hacer seguimiento del desempeño, controles operacionales aplicables y conformidad con los objetivos y metas de la organización. Los equipos de seguimiento y medición se utilicen y mantengan calibrados y verificados, conservando los registros.

4.5 VERIFICACION 4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION

Puntos a tener en cuenta: 1. ¿Cómo se sigue el desempeño ambiental? 2. ¿Cómo se han establecido los indicadores de desempeño ambiental que se relacionan con objetivos y metas, y cuales son ellos?

4.5 VERIFICACION 4.5.2. EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO LEGAL 4.5.2.1 Establecer, implementar y mantener procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. 4.5.2.2 Evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba con un procedimiento a parte o con el anterior. Se deben mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.

4.5 VERIFICACION 4.5.3. NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER PROCEDIMIENTOS PARA TRATAR LAS “NO CONFORMIDADES” REALES Y POTENCIALES Y TOMAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS. Identificar y corregir las NC y tomar acciones para mitigar le impacto ambiental. El enfoque “PDCA”

Investigar las NC, determinando sus causas y tomando acciones para evitar su recurrencia Tomar acciones para prevenir la ocurrencia de NC La organización debe implementar y registrar cualquier cambio e los procedimientos que resulte de las acciones correctivas y preventivas. Título de la presentación No. Página

PLAN (Planificar)

ACT (Actuar)

CHECK (Verificar)

Revisar y mejorar

Escribir lo que se hace

Comprobar que se hace lo que se ha escrito

Hacer lo que se ha escrito DO (Hacer)

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4.5 VERIFICACION 4.5.4 CONTROL DE REGISTROS LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER PROCEDIMIENTOS PARA PARA IDENTIFICAR, MANTENER Y DISPONER LOS REGISTROS

Los registros deben ser legibles, identificables y permitir la trazabilidad de la actividad, productos o servicio involucrado. Los registros se deben almacenar y mantener de manera tal que se puedan recuperar con facilidad y estén protegidos de daños, deterioro o pérdidas Los registros se deben mantener según sea apropiado al sistema y a la organización, para demostrar la conformidad con los requisitos de esta norma

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4.5 VERIFICACION 4.5.4 CONTROL DE REGISTROS

Deben ser evidencia de: Requisitos legales. Permisos o autorizaciones. Aspectos y efectos ambientales asociados. Actividades de capacitación. Datos de seguimiento. Detalles de no conformidades: incidentes, reclamos y acciones tomadas. Información de proveedores y contratistas. Auditorías ambientales y revisión por la dirección.

4.5 VERIFICACION 4.5.5. AUDITORIAS LA ORGANIZACIÓN DEBE TENER UN PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR AUDITORIAS PERIODICAS DEL SGA TENIENDO EN CUENTA LAS OPERACIONES IMPLICADAS . PARA: Determinar si el SGA: Está conforme con las medidas planeadas para la gestión en SySO incluyendo los requisitos de esta norma Ha sido implementado y se mantiene Informar a la gerencia acerca de los resultados de las auditorías

La selección de los auditores debe garantizar la objetividad e imparcialidad Título de la presentación No. Página

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4.6 REVISION POR LA GERENCIA LA ALTA GERENCIA DEBE, A INTERVALOS DETERMINADOS POR ELLA MISMA, REVISAR EL SGA, PARA ASEGURAR SU CONTINUA CONVENIENCIA, ADECUACIÓN Y EFICACIA.

Requisitos: El más alto nivel directivo revisará el SGA. Se asegurará que se pueda recoger la información necesaria para permitir esta revisión. La revisión debe ser documentada.

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4.6 REVISION POR LA GERENCIA Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir: Decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en: Política ambiental Objetivos y metas Otros elementos del SGA coherentes con el compromiso de mejora continua.

REQUISITOS DE ISO 14001 4.2. POLÍTICA

4.3. PLANIFICACION

4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos legales y otros 4.3.3 Objetivos metas y Programas

4.4. IMPLEMENTACION Y OPERACION 4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad, Autoridad 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

4.5. VERIFICACION

4.5.1 Seguimiento y medición 4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal

4.4.4 Documentación

4.5.3 No conformidad, acción C/P

4.4.5 Control de Documentos

4.5.4 Control de Registros

4.4.3 Comunicaciones

4.4.6 Control operacional 4.4.7 Preparación y respuesta a emergencias

4.5.5 Auditoria Interna

4.6. REVISIÓN POR LA DIRECCION

5 AUDITORIAS AMBIENTALES

AUDITORÍA DE SGA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del SGA por la organización (ISO 14001)

DEFINICIONES AUDITOR (ISO 19011): persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría AUDITOR LIDER: persona calificada para gerenciar y desempeñar auditorías ambientales CLIENTE (ISO 19011): organización o persona que solicita una auditoría. Nota: el cliente puede ser el auditado, o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractual para solicitar una auditoría. AUDITADO (ISO 19011): organización (área) que es auditada.

TIPOS DE AUDITORÍAS • 1a Parte (Interna) - La organización evalúa resultados de la implementación del SGA y del cumplimiento de la Política Ambiental • 2a Parte - La organización evalúa resultados y actividades ambientales de contratistas, proveedores, etc. • 3a Parte - Por un ente independiente. La organización evaluada se somete a la evaluación del cumplimiento de los requisitos de ISO 14001 y de implementación efectiva de su SGA.

AUDITORÍAS INTERNAS VS EXTERNAS • Menos protocolo que las externas • Auditores trabajan para la misma compañía – implicaciones de políticas – temas delicados • La Auditoría resulta no tener efecto directo en el Certificado

CRITERIOS DE AUDITORÍA Cualquier requisito del SGA que el Auditor utiliza como referencia frente al cual compara la evidencia reunida durante la auditoría. – – – –

Política(s) Procedimientos Requisitos Prácticas

ALCANCE Extensión y Límites de la Auditoría Interna (ISO 19011)

• • • • • •

Departamento Proceso Actividades Instalaciones físicas Elementos de la norma Total

PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para la ejecución de una auditoría. (ISO 19011)

EVIDENCIA DE AUDITORIA (ISO 19011): Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. – Puede ser cualitativa o cuantitativa. – Está basada en entrevistas, examen de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados existentes de mediciones, ensayos y otros medios dentro del alcance de las auditorías.

(ISO 19011)

NO CONFORMIDAD Incumplimiento de un requisito especificado Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Las No Conformidades se levantan sobre el incumplimiento de requisitos normativos y otros criterios de auditoría y/o cumplimiento de la legislación ambiental.

Las No Conformidades señalan las áreas donde pueden hacerse mejoras al Sistema.

NIVELES DE NO CONFORMIDADES Mayor (rompimiento del sistema) • • •

Es sistemática, es una falla del sistema. Incumplimiento total o parcial a un requisito de la Norma. Documentación del SGA que no se ha implementado consistentemente y que puede poner en riesgo la efectividad del sistema.

Menor

NIVELES DE NO CONFORMIDADES

• Es puntual (falla aislada no del SGA).

• No afectan directamente el resultado ambiental de

actividades, productos o servicios y se estima que son fácilmente solucionables • Existe un SGA definido con procedimientos e instrucciones

documentados. También existe un nivel general de implementación aceptable, pero existen discrepancias en el cumplimiento de los requisitos o en la implementación del Sistema

Observación

NIVELES DE NO CONFORMIDADES

• Situación actual que a juicio del auditor, justifica una

aclaración o investigación para mejorar el estado general y eficacia del SGA. • Pueden señalar la posibilidad de que ocurra una no conformidad, pero normalmente no requiere una respuesta por parte del auditado.

ACCIÓN CORRECTIVA Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad detectada o cualquier otra situación indeseable para evitar su recurrencia

ACCIÓN PREVENTIVA Acción tomada para eliminar las causas potenciales de una No Conformidades a fin de prevenir su ocurrencia.

6 CONCEPTOS GENERALES DE AUDITORIA

DEFINICIONES SEGÚN LA 19011

CRITERIOS DE AUDITORÍA

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia.

Registros declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia puede ser cualitativa a cuantitativa.

EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA

DEFINICIONES SEGÚN LA 19011

HALLAZGO DE AUDITORÍA

Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida, contra los criterios de auditoría. Indican conformidad o no conformidad con los criterios u oportunidades de mejora

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

DEFINICIONES SEGÚN LA 19011 Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

PLAN DE LA AUDITORÍA

PROGRAMA DE LA AUDITORÍA

Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría.

Extensión y límites de una auditoría. Incluye descripción de las instalaciones físicas, unidades organizacionales, actividades, procesos y períodos que cobija.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

DEFINICIONES SEGÚN LA 19011

AUDITOR (ISO 19011):

persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría

persona calificada para gerenciar y desempeñar auditorías ambientales

AUDITOR LIDER:

DEFINICIONES SEGÚN LA 19011 organización o persona que solicita una auditoría. Nota: el cliente puede ser el auditado, o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractual para solicitar una auditoría.

CLIENTE (ISO 19011):

organización auditada.

(área)

que

es

AUDITADO (ISO 19011):

7 COMPETENCIA DEL AUDITOR INTERNO

GENERALIDADES Para ser auditor la persona debería:

Poseer atributos personales. Demostrar la capacidad para aplicar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar auditorías.

El conocimiento apropiado y las habilidades para llegar a ser auditor se adquieren por medio de la educación, la experiencia laboral, la formación del auditor y la experiencia en auditoría.

CONCEPTO DE COMPETENCIA

Calidad y Medioambiente

Educación

Conocimientos y habilidades especificas en:

Aspectos e Impactos Comunes yAmbientales genéricas

Experiencia Formación Experiencia en laboral del auditor auditorías auditorías Atributos personales

ATRIBUTOS PERSONALES • Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto • De mentalidad abierta • Diplomático • Observador • Perceptivo • Versátil • Persistente • Decidido • Seguro de si mismo

CONOCIMIENTOS GENERALES • Principios, procedimientos y técnicas de auditoria • Documentos del sistema de gestión y de referencia Situaciones de la Organización • Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables ISO 19011

CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS •

Métodos y técnicas de gestión en seguridad y salud ocupacional: – Terminología en Medioambiente – Principios de gestión en Medioambiente – Herramientas de gestión en Medioambiente

•

Ciencia y tecnología en materia de Medioambiente

•

Aspectos técnicos y de seguridad de las operaciones

EDUCACION, EXPERIENCIA Y FORMACION • Educación suficiente. • Experiencia laboral (función técnica, de gestión, profesional) • Formación como auditor • Debería tener experiencia en auditorías

MÉTODOS DE EVALUACIÓN Método de evaluación

Objetivos

Ejemplos

Revisión de los registros

Verificar los conocimientos del auditor.

Análisis de registros de educación, formación, empleo y experiencia de auditoría.

Entrevistas

Evaluar atributos personales, Entrevistas personales y habilidades comunicativas, telefónicas. verificar información, comprobar el conocimiento y adquirir información adicional.

Observación

Evaluar los atributos personales, el conocimiento y habilidades y su aplicación.

“Juego de roles”, auditorías con testigos, desempeño en el trabajo.

8 GESTION DE LA AUDITORIA

GESTOR

AUDITADO

AUDITOR

CLIENTE

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Un equipo gestor? Quién es?

El representante de la dirección? El Área de Auditoría Organizacional? El Coordinador del Sistema? Otro? Quién?

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Responsabilidades Definir el procedimiento y mantenerlo Elaborar el programa de auditoría Asignar el equipo auditor acorde con el propósito de la auditoría Coordinar la ejecución del programa de auditoría Hacer seguimiento al programa y asegurar que se cierre el ciclo Dirimir conflictos que se presenten en las auditorías

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Responsabilidades Evaluar los resultados de cada ciclo de auditoría y preparar el informe para la revisión gerencial Conservar registros de las auditorías Seleccionar, entrenar y competencia del equipo auditor

asegurar

Monitorear y mejorar el proceso de auditoría

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Competencias Las del auditor interno. Conocimiento del direccionamiento estratégico Conocimiento y habilidades para elaborar el programa y plan y definir el objetivo y alcance de la auditoría, basado en la situación de la organización Habilidad para conformar el equipo auditor, motivarlo y evaluar su desempeño Habilidad para evaluar información e identificar fortalezas y debilidades del sistema de gestión

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Competencias Habilidad para resumir los resultados de auditoría para la revisión gerencial Habilidad para coordinar y hacer seguimiento al programa de auditoría Conocimientos para elaborar el presupuesto requerido para desarrollar el programa de auditoría Habilidad para dirimir conflictos de auditoría

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

La alta dirección?

Quién es?

El representante de la dirección? El coordinador del SGI? El administrador del proceso de auditoría? El área de auditoría interna? Responsables de áreas, procesos o resultados relacionados con el SGI?

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Responsabilidades Definir los criterios de auditoría Asignar recursos Aprobar modificaciones al programa Recibir resultados de la auditoría como base para la revisión gerencial

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Qué se audita? La organización? Los procesos? Las prácticas? Los procedimientos? Los productos? Los resultados? Las personas?

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Quién atiende la auditoría? La alta gerencia? El representante del SGI por la dirección? Personal relacionado con el SGI:  Jefes de la áreas / procesos?  Personal operativo?  Personal nuevo? Temporales?  Contratistas?  Miembros de la comunidad?

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Responsabilidades Informar al personal a cargo que va a participar en la auditoría Aprobar plan de auditoría Proveer los recursos necesarios Cooperar con los auditores y suministrar la información requerida Definir e implementar acciones correctivas y preventivas Asegurar la eficacia de las acciones tomadas

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Quién es?

Personal interno? Personal contratado? Auditor líder o principal? Equipo? Auditor individual? Acompañados por un experto técnico, auditor en formación y observador.

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

Responsabilidades Preparar la auditoría Recolectar y evaluar evidencia Elaborar informe de auditoría Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando así se requiera Seguir procedimiento definido y cumplir con el programa de auditoría Realimentar el proceso de auditoría

9 TECNICA DE LA AUDITORIA

FINALIDAD DE LA AUDITORÍA • ¿El SGA fue documentado e implantado en conformidad con los requisitos? • ¿Es efectivo para los fines propuestos y mejora de manera continua? • ¿Se cumplen los requisitos legales y la Política de la Organización?

CARACTERÍSTICAS DE LAS AUDITORIAS  Legitimidad

 Planificación / Programación  Método consistente  Utilización de personal Calificado  Transparencia  Efecto de retroalimentación

La característica fundamental de las Auditorías es su “independencia” en relación a las actividades / áreas a ser auditadas.

FASES DE LA AUDITORÍA FASE I: Planeacion FASE II: Preparación FASE FASE III: III: Realización Realización “in-situ” “in-situ” FASE FASE IV: IV: Informe Informe FASE FASE V: V: Seguimiento Seguimiento

FASE I: PLANEACION DE LA AUDITORÍA •

Definir el alcance y objetivo de la auditoría

•

Identificar documentos de referencia (criterios)

•

Decidir la estrategia de auditoría (metodología)

•

Seleccionar el equipo de auditores e informarles

•

Elaborar el Programa de auditoria (agenda)

•

Elaborar el plan de auditoria

•

Logística (eventual)

•

Comunicar al responsable del área o instalación con anticipación (Plan de Auditoría)

ALCANCE Y OBJETIVO • •

Extensión y límites de la auditoría Localización y Área física Actividades o Procesos

Las instalaciones y áreas pueden seleccionarse: • Selección al azar • Percepción de riesgos • Importancia de la instalación, para el negocio

FASE I

DOCUMENTOS DE REFERENCIA FASE I

Revisión de la documentación preliminar de la organización tales como: – – – – – – –

Política Programas Revisiones gerenciales Auditorías previas (registros) Manual del SGA (si existe) Legislación Aspectos Ambientales

ESTRATEGIA DE LA AUDITORIA FASE I

Definir el método para evaluar el SGA de la organización: – Enfoque basado en IMPACTOS – Enfoque basado en PROCESOS – Enfoque basado en SISTEMA

FASE I

AUDITORES Determinar quien va a realizar la auditoria según sus competencias: – – – – –

Atributos Educación Experiencia Formación Independencia

PROGRAMA DE LA AUDITORIA FASE II

PROPOSITO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA Es planear: Tipo de auditoría. Número de auditorías. Identificar y suministrar los recursos para realizar las auditorías. Los programas de auditoría se deben realizar anualmente.

EXTENSIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA… FASE II

Cuántos Ciclos al Año?

Un ciclo semestral

Un ciclo anual

Sistemas jóvenes

Sistemas maduros

MODELO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA MES E F M A M J J A S O N D PROCESO Definir estrategia. Objetivos y programa P R O C E S O S

X X X

Mapa de la empresa

FASE II

FASE II

PROCESO Planificación Labores culturales MIRFE Cumplimiento Planes de acción

DOCUMENTOS EN REFENCIA

AUDITADO

AUDITOR

Manual integral PD1 Procedimiento de evaluación de peligros. (matriz de PELIGROS) PD2 Procedimiento de requisitos legales. (matriz de requisitos)

Gerente General *Gerente Ingeniería *Gerente Producción *Gerente Administrativo *Encargado del SSISO

Pepito Perez

FECHA DE LA AUDITORIA

1ª semana de julio de 2003

ELEMENT O DE LA NORMA 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4

FASE II

PROCESO Operación de oficinas y cocina Compostaje Transporte Mantenimient o

DOCUMENTOS EN REFENCIA PG1 Procedimiento de capacitación PG2 Procedimiento de compras y proveedores PG3 Procedimiento de comunicaciones PG4 Procedimiento de producción. PG5 Procedimiento de Control operacional PG6 Procedimiento de emergencias

AUDITADO Gerente Ingeniería *Gerente Comercial *Gerente de Producción *Jefe de Laboratorio *Supervi-sores *Persona de planta

AUDITOR

FECHA DE LA AUDITORIA

ELEMENTO DE LA NORMA

Gonzalo González

2ª y 3ª semana de julio de 2003

4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7

Margarita Gómez

Zoila Vaca

OBJETIVO: FASE II

ALCANCE: AÑO N PROCESO

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN

- Planificación del Sistema de Gestión

NORMA APLICABLE

ISO 9001:2000

ELEMENTO DE LA NORMA

ISO 14001:1996

OHSAS 18001:2000

4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1

- Revisión por la dirección

ISO 9001:2000 ISO 14001:1996 OHSAS 18001:2000

5.6 4.6 4.6

TODOS LOS PROCESOS

ISO 9001:2000 ISO 14001:1996 OHSAS 18001:2000

Todos los numerales

revisión por la dirección

1

2

3 4

FEBRERO 1

2

3

MARZO 4

1

2

3 4

MES N 1

2

4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5.1,5.5.2 6.1, 8.1, 8.4 8.2.1 4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1

Auditoria interna

ENERO

REPRESENTANTE DEL SIG Auditoria externa

3

4

Elaboración del Programa de Auditoría Seguimiento al programa FASE II

Cumplimiento de las fechas definidas El propósito de la auditoría se cumplió? Calidad de los informes Otros aspectos a evaluar: • Auditorías no programadas y ejecutadas • Auditorías programadas y no ejecutadas • Auditorías abiertas • No conformidades repetitivas con respecto a ciclos anteriores

Se recomienda revisar el programa de auditoría como mínimo trimestralmente

FASE II: PREPARACION DE LA AUDITORÍA

Programa de Auditoria Plan de Auditoria Lista de Verificación

PLAN DE LA AUDITORIA FASE II

Facilita la programación y la coordinación de las actividades de la auditoria. El responsable es el auditor líder.

FASE II

PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA Generalidades:

Debe facilitar la programación y coordinación de las actividades de auditoría. Lo debe realizar el líder del equipo auditor. La cantidad de detalle incluida refleja el alcance y complejidad de la auditoría. Debe ser flexible.

FASE II

PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA Debe incluir o describir: Objetivos de la auditoría. Criterios de la auditoría y documentos de referencia. Alcance (unidades organizacionales, funcionales y procesos auditar). Fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoría en sitio. Tiempo y duración esperados para cada actividad, incluidas las reuniones. Asignación de recursos en los puntos críticos de auditoría.

EJEMPLOS DEL PLAN DE AUDITORÍA FASE II

Objeto Evaluar si el procedimiento PC005-V3 “Compras” cumple los requisitos del SGI y verificar lo referente a selección y evaluación de proveedores

Alcance Registros del último año de proveedores de: Combustibles, Soda cáustica, MP1 y contratista aseo

Evaluar las competencias relacionada con respuesta a emergencias

Áreas de: calderas, subestación eléctrica, tanque de ACPM de 55000 gal. Brigada para atender derrames

Establecer si se cumple y controla el manejo de sustancias químicas. PR. SQ555.V2

Almacenamiento: cloro, amoniaco, ácido sulfúrico y gasolina. Caldera e incinerador

EJEMPLOS DEL PLAN DE AUDITORÍA…

Para: (responsable del proceso / actividad) FASE II

De: (nombre y apellido) Auditor Interno SSISO

Fecha: (día, mes y año en que se envía la comunicación) Asunto: Primer ciclo de auditorías al SSISO Con la presente pongo a su consideración la agenda prevista y agradezco me notifique por este mismo medio antes del (día, mes, año) la confirmación ó ajustes a la misma. Fecha de la auditoría: (día, mes y año en que se realizará) Objeto y Alcance de la auditoría: Plan de trabajo: PROCESO Tema a auditar

AUDITADO Nombre y cargo

HORA Inicio y fin de la entrevista

LUGAR Sitio de la entrevista

EJEMPLO PLAN DE AUDITORÍA HORA

PASOS DEL PROCESO

FASE II

PARTICIPANTE

8:00

Reunión de apertura

Todos los jefes

8:30

Revisión de política, objetivos y programas.

Dueño del proceso

9:30

Recorrido

Encargado del SSISO

10:30

Etapa 1 Etapa 2

Responsable etapa 1 Responsable etapa 2

15:00

Seguimiento de objetivos y acciones correctivas

Dueño del proceso y responsable de la dirección

16:00

Revisión del proceso

Dueño del proceso

17:00

Reunión de cierre

Todos

EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA Fecha

Hora

Normas-Numeral

Actividad

200303

07:30

NA

Apertura

200303

08:0010:30

9001(5.1,5.2,5.3,5.4,5.5.1, 5.5.2,6.1,8.1, 8.4,8.2.1) 14001 y 18001 (4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1)

Proceso planificación del sistema de gestión

9001 (5.5.3, 7.2.3) 14001 y 18001 (4.4.3)

Proceso de comunicación

200303

200303

11:0013:00

14:3017:00

9001 (5.1, 5.2, 7.2.1, 7.3.2) 14001 y 18001 (4.3.2)

Lugar

Auditado

FASE II CR – AU

Carlos Guevara Gerente general

Gerencia Bogotá

RE – MB

Robinzon Miels Gte proyecto

Oficina Arauca

CR – AU

Carlos Guevara

Gerencia Bogotá

RE – MB

Robinzon Miels

Oficina Arauca

Proceso requisitos legales

CR – AU

Carlos Guevara

Gerencia Bogotá

RE – MB

Robinzon Miels

Oficina Arauca

CR - AU

Carlos Guevara

Gerencia Bogotá

210303

08:0010:30

9001 (5.6) 14001 y 18001 (4.6)

Revisión gerencial

210303

11:00

NA

Cierre

AUDITOR LÍDER

Auditor

REPRESENTANTE SIG

LISTA DE VERIFICACIÓN • Proporciona estructura - guía • Define muestra - garantiza cobertura • Facilita lograr el objetivo • Ayuda a mantener auditores en camino • Evita la duplicación • Ayuda a la administración del tiempo • Reduce improvisaciones del auditor

FASE II

TIPOS DE LISTA DE VERIFICACIÓN • Lista de Preguntas • Lista de Palabras Clave • De acuerdo áreas

FASE II

LISTA DE VERIFICACIÓN

FASE II

... es un recurso, ¡ no el maestro! En caso de un evento inesperado, el Líder del Equipo decide si: * Se hace caso omiso, * Anota para investigar después, * Hace seguimiento inmediatamente .

EJEMPLO DE PREGUNTAS A PARTIR DE LA NORMA CRITERIO

CHECK LIST

4.1 Generales (organización)

Organigrama. Plano espacial. Mapa de procesos. Intenciones. Estrategias. Filosofía. Guía. Lineamientos.

4.2 Política Mejoramiento continuo. Cumplimiento legal. Documentada. Conocida. Apropiada.

FASE II

PREGUNTAS Cómo se estructura la organización? Cuales son las intenciones de su empresa con respecto al medio ambiente?

LISTA DE VERIFICACION

FASE II

IDENTIFICAR

PROCESOS

REQUISITOS

RECURSOS

INTERACCIONES DOCUMENTOS

APLICABLES

VERIFICAR

IMPLEMENTACION

EFICACIA

MEJORAMIENTO CONTINUO

FASE III: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA  Reunión Inicial o de Apertura  Desarrollo de la Auditoría.  Evaluación  Reunión de cierre

REUNIÓN DE APERTURA •

Presentación de los participantes

•

Confirmación de objetivos, alcance y criterios de auditoría

•

Confirmación de horario y otras disposiciones (reuniones)

•

Métodos y procedimientos de la auditoría

•

Confirmación de los canales de comunicación formal

•

Confirmar que se va a informar durante el progreso

•

Confirmación de recursos e instalaciones,

•

Confidencialidad

•

Procedimientos de protección laboral, emergencia y seguridad

•

Disponibilidad, funciones e identidad de los guías

•

Método de presentación de la información, incluyendo clasificación de no conformidades, entre otros

FASE III

ISO 19011: 2002

DESARROLLO DE LA AUDITORIA TRABAJO EN SITIO FASE III Expresión utilizada para describir el trabajo que realiza el auditor en el sitio (instalación). Las actividades se concentran en conseguir suficientes datos para satisfacer los requerimientos de la auditoría. “BUSCAR LA CONFORMIDAD”

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA FASE III

• Llegar al área (puntual) • Presentarse a través de un guía o solo • Mantener a la gente en calma • Explicar lo que se quiere • Investigar lo necesario • Decir a la gente los resultados • Satisfacer la muestra

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA TÉCNICAS DE AUDITORÍAS

• Observación de Condiciones • Observación de Instalaciones • Observación de Actividades • Revisión de Documentos • Entrevistas

FASE III

TÉCNICAS DE AUDITORÍAS FASE III

1. OBSERVACIÓN DE CONDICIONES

TÉCNICAS DE AUDITORÍAS FASE III

2. OBSERVACIÓN DE INSTALACIONES

OBSERVACION DE LAS INSTALACIONES 

Unidades de proceso



Áreas de almacenamiento



Áreas de mantenimiento



Oficinas

TÉCNICAS DE AUDITORÍAS 2. OBSERVACIÓN DE INSTALACIONES

 ¿Para qué sirve?  ¿Puede tener un impacto en el medio ambiente?  ¿Se calibró?  ¿Existe un registro?  ¿Cuál es la lectura?  ¿La lectura está dentro de los criterios operativos aceptables?

FASE III

TÉCNICAS DE AUDITORÍAS 3. OBSERVACIÓN DE ACTIVIDADES

 ¿Se cumplen los procedimientos?  ¿Se siguen los instructivos de trabajo?  ¿Las actividades se realizan con criterios de seguridad  ¿se controlan los peligros y riesgos en la ejecución de las actividades?  ¿son efectivos los controles?

FASE III

TÉCNICAS DE AUDITORÍAS 4. REVISION DE DOCUMENTOS

FASE III



Manual del SGA



Procedimientos



Instrucciones de trabajo



Otros documentos



Registros

TÉCNICAS DE AUDITORÍAS 5. ENTREVISTAS

• • • • •

Fuente de información más importante Más difícil de hacer Involucra aptitudes y actitudes personales Verbal y no verbal Elegir a la gente adecuada – quienes están a cargo – quienes hacen el trabajo

FASE III

REGLAS PARA LA ENTREVISTA FASE III

1. Dirija las preguntas al empleado que ejecuta el trabajo. 2. Considere el lugar y el tiempo 3. Hable el lenguaje de la persona. No emplee tecnicismos incomprensibles. 4. Hable clara y cuidadosamente. 5. ESCUCHE.

TÉCNICAS DE ENTREVISTA

FASE III

Hacer ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Porqué? ¿Quién? ¿Cómo?

No Hacer Intentar No-verbal Hipotético

Retórico Suponer No prestar atención Interrogatorio

Muéstreme !!!

TIPOS DE PREGUNTAS FASE III

APROPIADAS

SE DEBEN EVITAR

1. Abiertas

1. Capciosas

2. Sondeo

2. Agresivas

3. Cerradas

3. Múltiples

Apropiadas…

PREGUNTAS ABIERTAS FASE III

Diseñadas para estimular el pensamiento y que el

auditado se exprese, la intención debe ser clara y no ambigua. Son eficaces cuando el auditado se siente cómodo y habla sobre el como realiza las tareas. Extraen información sin crear barreras por el auditado. Permiten reducir el número de preguntas y profundizar sobre el tema especifico.

Apropiadas…

FASE III

PREGUNTAS DE SONDEO O ACLARACIÓN Aclaran temas expresados por el auditado. Confirman la comprensión del significado de palabras y afirmaciones. Ayudan a evitar malos entendidos. Brindan información con profundidad. Ejemplo: Qué quiere decir? Déme un ejemplo?

Apropiadas…

PREGUNTAS CERRADAS

FASE III

Verifican la compresión de lo que el auditado afirma. Manejan información especifica. Se obtienen respuestas breves. Son útiles para resumir. No se utilizan para comenzar la entrevista.

FASE III

PREGUNTAS QUE SE DEBEN EVITAR

CAPCIOSAS: Sugieren al auditado la respuesta. Ejemplo: Este no es un residuo peligroso? AGRESIVAS: Colocan al auditado fuera de lugar, utilizan palabras emotivas y pueden obligar al auditado a retirarse, mienta o no coopere mas. Ejemplo: Parece que usted tiene problemas en manejar este proceso? MULTIPLES: Confunden o desvían al auditado. Ejemplo: Desde cuando realiza esta tarea? Esta incluida en el procedimiento? Lo ha verificado?

FASE III

CONDUCIR LA AUDITORÍA

• Mantener el Control • Habilidades de Comunicación • Reunir Evidencia Objetiva • Observar lenguaje corporal • Administrar el tiempo

DIFICULTADES FASE III

El número de registros que el auditor debe revisar es generalmente de tal magnitud que es difícil analizarlos en su totalidad. La auditoría constituye una verificación, trabajar sobre UNA MUESTRA para el análisis de grandes poblaciones de registros o documentos, empleados, etc. para conceptuar acerca del cumplimiento.

PERSONAJES Y OBSTÁCULOS • • • • • • • • • • •

El documento olvidado La interrupción El papel arreglado La salida inesperada La confrontación El caso especial La falta de preparación El ausente indispensable La amnesia La barrera del lenguaje El drama

FASE III

ERRORES  Auditar solamente documentos  Auditar solamente la formación  Tomar las cosas de forma personal  Expresar antipatía por el auditado  Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos  Expresar juicios propios

FASE III

EVALUACION Y REGISTRO • Hallazgos, no conformidades y observaciones • Establecer los Hechos – Obtener ayuda de los auditados – Discutir asuntos y verificar • Recolectar TODA la Evidencia – Observaciones exactas – Exponer : cuándo, qué, dónde, por qué

FASE III

ESCRIBIENDO NO-CONFORMIDADES FASE III

•

Use terminología local, pero no jerga

•

Rastreable

•

Útil,

•

Conciso

•

Utilizar el lenguaje de la norma

EL REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD DEBE CONTENER DOS PUNTOS: FASE III a. Una observación que detalla completa y precisamente lo que fue visto o encontrado por el auditor. Esta observación debe ser atestiguada por la persona auditada para confirmar su exactitud b. Una referencia a la cláusula de la norma o documentos ambientales de la organización

SUGERENCIAS DE REDACCIÓN DE NO FASE III CONFORMIDADES 1. “No existe evidencia objetiva que _______ la norma requiere ________” 2. “La práctica de _______ no ha sido documentada en el sistema de gestión ambiental el Requisito __________ de la ISO 14001 solicita que ___________” 3. “Se evidenció que la actividad de ________ no se realiza como está indicado en el ítem 6 del procedimiento P-012 que expresa __________”

NOTAS DEL AUDITOR • Utiles para auditorías posteriores • Definen la muestra de la auditoría • Registro de evidencia objetiva – Declaraciones – Referencia de documentos observados – Identificadores – Departamento/Área – Posiciones • Registro de lo que no estaba reportado

FASE III

REUNIÓN DEL EQUIPO AUDITOR FASE III

• • • • • •

Presidida por el líder del equipo Redacta agenda para Reunión de Cierre Sólo el equipo auditor Completar no conformidades Revisar no conformidades Líder prepara el resumen

REUNIÓN DE CIERRE FASE III

El propósito de la Reunión de Cierre es: • Formalidades • Relación del desarrollo de la auditoría • Presentar los hallazgos de la auditoría (positivos y negativos) • Presentar las conclusiones 8 Áreas particulares que son fuertes y/o débiles 8 Tiempos de respuesta recomendados

• Aclaraciones (preguntas)

FASE IV: INFORME DE LA AUDITORÍA

FASE IV

• Preparación del informe de auditoría • Distribución del informe • Conservación de los documentos • Finalización de la Auditoría

INFORME DE AUDITORÍA (ISO 19011) • • • • • •

• •

FASE IV

Objetivo y Alcance (Qué) Auditados / Cliente (Quiénes) Auditores (líder y equipo) Fechas y lugares de auditoría “in-situ”(Cuándo, Dónde) Criterios de auditoría Hallazgos de la auditoría  No conformidades  Fortalezas y Debilidades Conclusiones Puede hacer referencia a: plan, resumen, cumplimiento de objetivos, áreas no cubiertas, opiniones divergentes, recomendaciones para la mejora, `planes de acción del seguimiento acordados, declaración de confidencialidad y lista de distribución

EJEMPLO INFORME DE AUDITORIA

FASE IV

Pág. 1 de 2 Informe de Auditoría y Acciones Correctivas Año: Auditoría N°: Calidad Ambiental S&SO Fecha: Auditor(es): Responsable Área: 1. Conclusiones de auditoría: 1.1 Fortalezas 1.2 Debilidades 1.3 Eficacia para cumplir objetivos y desarrollar la política

2. Resultados detallados de auditoría: N° 1 2 3 4

Descripción del Hallazgo

NC Obs.Criterio(s) de Auditoría

FASE V: SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA En el proceso de Auditoría del SGA es necesario que haya evaluación del propio proceso productivo y de su influencia en las actividades ligadas a la Gestión SGA.

 Evaluación del informe de Auditoría  Evaluación por los “Clientes” de la Auditoría  Evaluación por los sectores auditados

SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA FASE V

• Plan de acción correctiva – Plan al auditor - cuándo, cómo • Evaluación • Acción implementada – Verificada por el auditor (dentro / fuera del lugar)

MODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCION FASE V NO CONFORMIDAD:

SITUACION ACTUAL

SITUACION DESEADA

NECESIDAD DE CAMBIO

PLAN DE ACCION QUE

QUIEN

CUANDO

ACCIONES DE SEGUIMIENTO FASE V



En la fecha pactada



Revisión de pruebas documentales Verificación en el sitio Sólo revisión de acciones correctivas No empiece todo de nuevo

  

GRACIAS