RESUME CHAPTER 13 INTERNAL AUDIT KEY COMPETENCIES (untuk memenuhi tugas dalam mata kuliah Internal Audit)
Di susun oleh : Kelompok 10
Damar Sasi Elsza Puspita
041411331190
Danik Astutik
041411331200
DEPARTEMEN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA 2016
Pendahuluan Auditor harus memiliki keterampilan, sehingga akan mempermudah pekerjaan auditor dalam memahami proses bisnis, pengetahuan bisnis serta kemampuan untuk mengamati ruang lingkup audit. Beberapa bagian kompetensi kunci mencakup bagaimana auditor internal harus belajar lebih baik sebelum memulai karir mereka dan bahkan ketika memperoleh pendidikan dasar. Tujuannya agar internal auditor ingat mengenai pelajaran dan bagian penting untuk seorang professional dalam praktek audit internal yang modern serta memberikan beberapa bimbingan praktek terbaik untuk membantu auditor internal membangun sebagai kompetensi kunci audit internal . Lebih penting dan lebih mendasar, internal auditor harus memiliki etika pribadi yang kuat dan komitmen yang berhubungan dengan pekerjaan. Artinya, ketika dikirim ke beberapa lokasi untuk melakukan review, auditor internal harus mempertahankan sikap profesional dan melakukan pekerjaan nya dengan cara yang jujur dan etis . Hal-hal ini benar-benar mendasar dan perlu untuk membangun kompetensi utama auditor internal. Pembahasan 13.1 Pentingnya Kunci Kompetensi Internal Audit Seorang auditor internal harus memiliki banyak keahlian untuk menjadi auditor internal yang sukses. Salah satu syaratnya yaitu harus mengenyam pendidikan selama empat tahun, sehingga dapat memberikan pemahaman tentang bagaimana mengobservasi area operasional dan menggambarkan hal tersebut dalam bentuk kata-kata maupun tulisan. Namun, yang lebih penting lagi dan mendasar, seorang auditor internal harus memiliki etika personal yang kuat dan memiliki komitmen kerja yang tinggi. Moeller merekomendasikan kompetensi utama yang harus dimiliki oleh seorang auditor internal, yaitu :
Interview skills : auditor internal mampu mewawancarai manajer unit atau karyawan pada tingkat produksi, memberikan pertanyaan yang layak, sehingga bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Analytical skills : auditor internal harus harus memiliki kemampuan untuk melihat kejadian-kejadian yang tidak berhubungan dengan data-data yang ada, sehingga dapat memberikan gambaran kepada auditor mengenai suatu hal yang dianggap tidak biasa dan material.
Testing and analysis skills : berhubungan dengan analytical skills, seorang auditor
harus mampu mereview data-data kejadian atau populasi untuk menguji kinerja, sehingga dapat menentukan apakah sudah efektif atau belum.
Documentation skills : mampu mengambil hasil dari observasi audit, pengujian data dan dokumen, baik secara verbal maupun grafis, dalam menggambarkan lingkungan yang sudah diobservasi.
Recommending results and corrective actions : berdasarkan pendokumentasian, auditor harus mampu memberikan dan mengembangkan rekomendasi yang efektif sebagai tindakan korektif.
Communication skills : auditor internal harus mampu mengkomunikasikan hasil kerja audit sesuai dengan rekomendasinya kepada karyawan dan senior manajemen.
Negotiating skills : karena sering terjadi perbedaan pendapat antara penemuan dan rekomendasi, auditor harus mampu menegosiasikan hasil observasinya secara sukses.
Commitments to learning : auditor harus memiliki keinginan untuk belajar dan menjalani pendidikan berkelanjutan.
13.2 Kemampuan Interview Auditor Internal Wawancara merupakan langkah awal dalam proses audit internal. Fungsi dari perencanaan internal audit harus menampilkan review beberapa area, penilaian dari pengendalian internal, reviwe dari proses operasional termasuk mengidentifikasi tujuan audit, waktu, dan sumber daya yang digunakan untuk melakukan audit. Auditor harus fokus pada persiapan wawancara. Berikut adalah tahapan interview : a) Setelah mengenal lingkungan, auditor membuat kerangka waktu dan tujuan dari perencanaan internal audit. b) Mengenalkan internal auditor yang akan melakukan reviewaktual sebaik yang diperkirakan oleh partisipan auditee. c) Jika ini adalah perencanaan audit pertama dari area ini atau jika terdapat perbedaan signifikan sejak review terakhir, mendaftar area operasi mana yang bisa direview. d) Jika ada internal audit terakhir sebelumnya di area ini, cek status yang ditemukan terakhir dan rekomendasinya sebaik perubahan sistem yang terjadi sebelumnya. e) Kerangka perencanaan waktu tentang langkah audit review. f) Permintaan untuk audit material, termasuk akses yang benar untuk files dan sumber daya sistem TI, kata kunci temporer, akses ke file kunci, dan perpustakaan fisik, koneksi telekomunikasi, dan fasilitas lainnya.
g) Untuk tambahan periode waktu review, jadwal status pertemuan secara periodik. h) Jadwal tentative atas audit kepatuhan sebaik pertemuan wrap-up awal. i) Membuat pengaturan untuk ketersediaan sumber daya untuk menjawab pertanyaan atau masalah yang terjadi selama review berlangsung. j) Menjelaskan perkiraan proses internal audit, termasuk laporan perencanaan sementara, memperkirakan respons time untuk rekomendasi audit, dan mengantarkan laporan akhir. k) Melalui interview dan kepastian yang ada, memberikan waktu yang cukup untuk pertanyaan. l) Follow-up wawancara dengan detail ringkasan memo kerangka waktu potensial audit dan banyak permasalahan lain yang belum terjawab. 13. 3 Analytical Skills Mengadopsi definisi dari sumber web Wikipedia, analytical skills menunjuk pada kemampuan untuk visualize, kepandaian berbicara, dan mengatasi masalah kompleks dan konsepnya dan untuk membuat keputusan yang dibuat dengan memahami dasar dari informasi yanhg tersedia. Keahliannya mencakup kemampuan internal auditor ditunjukkan dalam memakai cara berpikir logika untuk pertemuan dan menganalisis informasi, mendesain dan menguji solusi untuk masalah, dan perumusan rencana. Tes untuk keahlian analytical, internal auditor secara kuat dapat mempertanyakan laporan produksi yang tidak konsisten , untuk menaruh rangkaian even dalam urutan yang tepat, atau untuk membaca laporan status proyek dan mengidentifikasi kesalahan potensial. Review analytical biasanya memerlukan internal auditor untuk mereview beberapa bukti audit material lalu menggunakan logika untuk mengambil bagian dari masalah dan datang dengan sebuah keputusan. Untuk menjadi analytical, internal auditor perlu untuk berpikir tentang segala factor yang meliputi dalam situasi lalu mengevaluasi plus dan minusnya dalam mengembangkan solusi yang dianjurkan. Keputusan internal audit harus dibuat secara konsisten, dan cara organisasi Internal auditor harus menggunakan pendekatan analytical untuk menggambarkan kegunaan dari well-documented, proses well-reasoned untuk sampai pada keputusan dalam aktivitas audit internal. 13. 4 Testing and Analysis Skills
Saat internal auditor harus mengembangkan keputusan awal menggunakan pendekatan analytical, tantangan berikutnya adalah mempunyai kemampuan untuk menguji, review, dan assess the materials. Contohnya, exhibit 13.2 menggambarkan alternative pendekatan pengujian audit. Tes pertama, physical observation, sering tidak berfikir dalam konteks pengujian. Tetapi jika pendekatan analytical, dengan menetapkan review dan menerima criteria, yang digunakan untuk pengorganisasian proses pengujian dasar-observasi, physical observation dapat dilihat sebagai proses pengujian valid yang baik. Syarat untuk kompetensi internal audit adalah analisis dari hasil test. Internal auditor memilih sampel dan menyelenggarakan pengujian internal audit, lalu hasilnya dianalisis. Dalam penyelenggaraan tiap sampel ditetapkan audit objektif, internal auditor harus mereview hasil dari kesalahan-kesalahan yang mungkin dideteksi dalam sampel untuk menentukan apakah itu sebenarnya kesalahan, jika tepat, sifat dan penyebab kesalahan. 13. 5 Internal Auditor Documentation Skills Auditor internal memiliki beberapa tantangan dalam mempersiapkan sebuah dokumentasi memadai
yang mencakup seluruh pekerjaannya.
Di dalam memenuhi
kebutuhan tersebut seorang auditor internal butuh untuk mengembangkan suatu audit work documentation skills. Sebuah fungsi audit internal seharusnya terdiri dari beberapa standar praktek terbaik guna memenuhi kebutuhan pendokumentasian secara elektronik. Beberapa praktik audit internal terbaik yang seharusnya dilakukan ketika mengimplementasikan sebuah effective internal audit e-office ialah sebagai berikut:
Membuat standar hardware dan software Meskipun audit internal dilakukan di berbagai macam wilayah akan tetapi harus tetap menggunakan standar hardware dan software yang sama.
Menggunakan password berdasar peraturan keamanan dengan pembaharuan reguler Karena informasi yang diaudit bersifat sensitif maka perlu digunakan suatu password didalam melindungi seluruh sistem.
Membangun sebuah security awareness Seluruh anggota dalam tim audit seharusnya telah diinstruksikan pada suatu sumber dokumen audit yang sensitif.
Backup, backup and backup Suatu prosedur yang kuat harus memiliki 100% backup file harian dalam folder file audit internal.
Membuat prosedur pengendalian revisi file Berdasar penggunaan nama file konvensional atau sistem pengendalian software, konvensional seharusnya dibuat untuk mengidentifikasi seluruh dokumen dengan sebuah tanggal yang dibuat dan angka yang direvisi.
Membangun templates dan membuat style protocols Sekuruh memo, audit program, rencana audit, dan dokumen kunci lain dari audit internal seharusnya digunakan dengan format yang sama.
Membuat e-mail style rules Ada begitu banyaknya persyaratan dan kebutuhan untuk email messages, maka sebuah peraturan mengenai e-mail style perlu dibentuk.
Membuat e-mail attachment rules
Implementasi secara aktif dan memonitor antivirus dan firewall tools Software yang efektif harus sudah diinstall, diupdate secara berkala dan dimonitor.
Membatasi pengguna Seorang pengguna sumber e-office haruslah dibatasi (terutama apabila laptop sering dibawa pulang ke rumah)
Membuat kunci dan peraturan keamanan untuk mesin portabel Seluruh mesin laptop auditor harus telah dikonfigurasi dengan kunci yang memadai.
Monitor compliance Seorang anggota dari tim audit internal harus secara periodik mereview dan memonitor kepatuhan terhadap prosedur e-office auditor.
Selain itu terdapat suatu praktik terbaik dalam dokumentasi audit internal diantaranya:
Menulis naratif dan deskripsi
Mendeskripsikan seluruh pekerjaan dalam suatu narasi agar pihak luar dapat memahami ketika mereview dokumen audit
Dokumen konsep audit diobservasi tetapi tidak mendeskripsikan asumsi atau ide spekulatif.
Mengeneralisasi sistem dokumen yang berhubungan dengan menggunakan hyperlinks
Simplifikasi
Jaga agar dokumentasinya cukup simple tetapi tidak terlalu simple
Tulis dokumentasi terkecil dengan least overlap
Letakkan informasi pada tempat yang paling diapropriasi
Memperlihatkan informasi kunci pada publik dengan menyertakan summary dan brief description
Menggunakan whiteboard, corkboard, atau internal web site
Menjelaskan apa kepada dokumen
Dokumen dengan sebuah tujuan
Fokus pada kebutuhan pengguna aktual
Menjelaskan kapan pada dokumen
Iterate, iterate, iterate. Melakukan suatu pendekatan evolusionary untuk memperoleh feedback pada material
Mencari jalan terbaik untuk mengkomunikasikan, menyetujui suatu transfer dukungan dokumentasi
Melindungi dokumen saat ini
Mengupdate dokumentasi secara reguler tetapi hanya ketika terjadi suatu kesalahan
General
Selalu dipastikan bahwa dokumentasi itu memenuhi persyaratan
Memberi kesempatan kepada para pengguna untuk menjustifikasi dokumentasi
Membangun suatu pengesahan agar suatu dokumentasi menjadi lebih kuat
Menyediakan persiapan latihan pendokumentasian pada seluruh anggota tim audit internal.
13.6 Rekomendasi Hasil dan Tindakan Koreksi
Melaporkan hasil dari kerja audit nya dan mengembangkan rekomendasi yang kuat untuk tindakan koreksi. Auditor internal harus mempunyai kemampuan kunci untuk merangkum hasil dari kerja audit, untuk mendiskusikan apa yang salah, serta untuk mengembangkan rekomendasi dalam tindakan koreksi yang efektif. Setiap auditor internal seharusnya memfikirkan kerja audit mereka dalam hal: Tujuan audit, Apa yang ditemukan, Mengapa ditemukan kesalahan atau ketidakpatuhan, lalu Apa dapat mengkoreksi kesalahan tersebut, serta apa rekomendasi dari auditor internal untuk tindakan koreksi. Auditor internal pada semua level sebaiknya mengembangkan kompetensi berfikir tentang hal-hal tersebut. Mengkaji ulang bukti dan membuat ketepatan rekomendasi audit dapat menjadi sulit jika audit menemukan pembatas yang kompleks atau area yang sangat tidak jelas. 13.7 Kemampuan Komunikasi Auditor Internal Auditor internal pada semua level sebaiknya mengembangkan kemampuan untuk berdiskusi dan mempresentasikan temuan audit dan rekomendasi audit internal yang terkait. Mereka juga harus mampu berkomunikasi dengan yang lainnya dalam perusahaan tentang kerja mereka secara tepat dan untuk membantu yang lainnya dalam memahami nilai dari auditor internal. 13.8 Kemampuan Bernegosiasi Auditor Internal Ketika berfokus pada rekomendasi yang dikembangkan di dalam laporan atau selama me-review bukti audit di lapangan, auditor internal akan mendiskusikan banyak area dimana manajemen dan yang lainnya tidak setuju dengan asumsi auditor internal dan penemuanpenemuan potensialnya. Internal auditor harus berkomunikasi dalam rangka negosiasi mengenai isu atau pendapat, baik itu berhadapan secara langsung, melalui telepon, ataupun tulisan. Berikut adalah beberapa elemen kunci dari proses negosiasi. Tahap I : Memulai Negosiasi – Penawaran Awal 1. Information Belajar sebanyak mungkin mengenai isu audit atau masalah yang didiskusikan 2. Leverage Evaluation Sebagai permulaan, evaluasi pemicu atau kekuatan relatif negosiasi kita dan pemicu dari pihak lain.
3. Analysis Apa saja isu yang berkembang, hal ini penting ketika memulai review mengenai laporan audit yang bermasalah. 4. Rapport Bangun hubungan dengan auditee dan dengan pihak lawan. Audit internal harus menentukan terlebih dahulu apakah pihak lawan akan kooperatif ; apabila tidak, maka pertimbangkan untuk memperkerjakan manajemen senior sebagai mediator praktikal. 5. Goals and Expectations Tujuan berbeda dengan ekspektasi, apa yang menjadi ekspektasi dari internal audit ketika sesi ini selesai. 6. Type of Negotiation Bagaimana jenis negosiasinya, apakah kompetitif, kooperatif, atau tidak biasa, apakah berhadapan langsung, melalui fax, menggunakan mediator, atau dengan cara lain. 7. Budget Setiap negosiasi mengeluarkan biaya. Audit internal akan menghabiskan waktu staff dan manajemen untuk bertemu dan bernegosiasi, yang mungkin dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan audit lainnya . 8. Plan Kembangkan rencana negosiasi sementara. Tahap II : Tahap Penawaran 1. Logistics Tentukan tempat, waktu, dan cara negosiasi. Hal ini penting apabila melibatkan beberapa unit atau lokasi di dalam prosesnya. 2. Opening Offers Penawaran terbaik apa yang kita punya, apakah akan memodifikasi rekomendasi atau tidak. 3. Subsequent Offers Bagaimana kita menyesuaikan rencana negosiasi untuk merespon pergerakan lawan yang tidak bisa diantisipasi.
4. Tactics Tentukan taktik yang akan kita gunakan, dan perkirakan taktik apa yang digunakan oleh lawan. 5. Concessions Tentukan konsesi apa yang akan dibuat, dan bagaimana membuatnya. 6. Resolution Temukan cara terbaik untuk menyelesaikan masalah. Temukan solusi yang dapat dirundingkan dan kreatif. Tahap III : Tahap Penutup 1. Logistics Tentukan cara dan waktu yang tepat untuk menutup pertemuan negosiasi. Apakah pada saat pertemuan tersebut atau nanti setelah auditor internal menyajikan revisi mereka. 2. Documentation Siapkan dokumen terperinci yang menggambarkan jalannya pertemuan, dengan penekanan pada perubahan rencana dan persetujuan kedua belah pihak. 3. Emotional Closure Dalam menutup pertemuan, penting untuk mengidentifikasi kepentingan dan perubahan dari tiap pihak. Apabila kita mengabaikan surat tersebut, maka persetujuan tersebut kemungkinan bukan yang terakhir. 4. Implementation Meskipun audit internal setuju untuk membuat perubahan pada laporan audit mereka dan auditee setuju untuk merubah beberapa prakteknya, perjanjian negosiasi akan menjadi kurang berguna kecuali diimplementasikan dengan tepat. 13. 9 Komitmen untuk Belajar Auditor Internal Semua auditor internal harus menanamkan komitmen untuk belajar secara konstan dan berkelanjutan sebagai bentuk kompetensi yang paling utama. Contohnya, di tahun 2008, SEC mengkonversikan aturan-aturan akuntansi dari GAAP menjadi IFRS (international financial reporting standards). Walaupun auditor internal tidak perlu memahami secara
mendalam atas perubahan aturan akuntansi ini, namun mereka harus mengetahui dampakdampak yang mungkin terjadi atas perubahan tersebut. 13.10 Pentingnya Core Competencies Auditor Internal Kompetensi-kompetensi yang tersaji pada bab ini sangat penting bagi semua auditor internal. Ketika topiknya adalah kemampuan berkomunikasi yang bagus atau kemampuan untuk belajar pada daerah yang kurang dikuasai, hal tersbut bagus untuk dipraktekkan, keakraban yang kuat dan penggunaan kunci kompetensi audit internal yang didiskusikan disini merupakan elemen yang dibutuhkan bagi setiap CBOK auditor internal.
Kesimpulan Kunci kompetensi adalah tingkat kemampuan dasar yang harus di miliki oleh auditor internal untuk menunjang tugas-tugasnya. Tingkat kemampuan minimal yang harus di miliki oleh internal auditor meliputi 10 hal, yakni interview skill, analytical skill, testing and analysis skill, documentation skill, recommending results and corrective actions, communications skill, negotiating skills and commitments to learning. Bab ini telah memperkenalkan beberapa kompetensi auditor internal yang penting di luar standar audit internal untuk perencanaan dan melakukan audit internal yang efektif . Ini adalah daerah CBOK bahwa semua auditor internal perlu untuk beroperasi dengan sukses . Kompetensi tersebut sangat penting untuk semua auditor internal. Topik-topik seperti keterampilan komunikasi yang baik atau komitmen untuk belajar adalah bidang pengetahuan kurang dari praktek hanya baik , keakraban yang kuat dan penggunaan kompetensi audit internal kunci yang dibahas di sini harus diminta unsur setiap auditor internal CBOK.
Daftar Pustaka Moeller, Robert. 2009. Brink’s Modern Internal Auditing - A Common Body of Knowledge. United States of America. Wiley.
