CICLO DE TRANSACCIONES La auditoría por ciclo de transacciones se basa en verificar y analizar los diferentes procesos que se dan al hacer los registros contables de cada evento económico. La auditoría por ciclo de transacciones evalúa el control interno inherente a las diferentes cuentas que forman los estados financieros y los resultados esperados producto de hacer un cargo y un abono siguiendo la lógica contable. Mediante una revisión analítica inicial de la información contenida en los estados financieros se pueden identificar por simple comparación la existencia de errores o confirmar la validez de las manifestaciones contables. La revisión analítica es una herramienta que permite conocer la realidad económica de un negocio, se aplica haciendo comparaciones de la información contable de una fecha actual con una fecha anterior, comparando información contable contra el presupuesto o haciendo un análisis porcentual de los resultados a una fecha determinada, entre otras formas de aplicación. La comparación debe incluir la asociación lógica de la relación de cuentas por ciclo de transacciones. La revisión de auditoría de los estados financieros por ciclo de transacciones requiere que las cuentas contables se agrupen de forma ordenada y siguiendo la lógica contable de la partida doble, se deben asociar las cuentas según su naturaleza para que los resultados puedan confirmar nuestras apreciaciones o bien investigar el porqué de los resultados, en tal sentido, la revisión por ciclo de transacciones puede seguir el siguiente orden, orden que sugerimos como ilustración: Auditoría del ciclo de ingresos: incluye revisar conjuntamente los registros de las cuentas de bancos, ventas, cuentas por cobrar, devoluciones sobre ventas, descuento sobre ventas, estimación para cuentas incobrables, Impuesto al Valor Agregado débito. Auditoría del ciclo de compras de inventario: incluye revisar conjuntamente las cuentas de bancos, inventarios, cuentas por pagar a los proveedores, devoluciones, descuentos sobre compras, estimación para inventarios obsoletos, Impuesto al Valor Agregado crédito. Auditoría del ciclo de planillas: incluye revisar conjuntamente las cuentas de bancos, sueldos gasto, provisión de prestaciones laborales, pagos del seguro social.
Auditoría del ciclo de compras de activos fijos: incluye revisar bancos, adquisiciones de activos fijos, cuentas por pagar, depreciación gasto, altas y bajas de activos. Auditoría del ciclo de pagos: incluye revisar conjuntamente las cuentas de bancos, gastos, cuentas por pagar, Impuesto al Valor Agregado crédito. Al efectuar la auditoría de cada uno de los ciclos de transacciones contables, hay que incluir la revisión de los cumplimientos fiscales, laborales y financieros para tener una comprensión completa de las operaciones contables y poder evaluar el riesgo de la existencia de un error que afecte desfavorablemente los resultados. En cada una de las revisiones de los ciclos de transacciones se debe revisar la aplicación de las políticas de control interno definidas por la administración, discutir los resultados, confirmar las apreciaciones, validar la documentación de soporte, etc. La revisión de auditoría por ciclos de transacciones, le permite al revisor conocer en forma rápida la evolución de los negocios de una entidad, identificar áreas de riesgo, confirmar los resultados planificados y atender las debilidades de control que puedan existir. De requerir apoyo profesional en el uso de esta herramienta profesional de la auditoría externa, contáctenos. En este tema se ofrece una visión general del ciclo de vida de una transacción. El proceso de transacciones de CICS se ilustra en Figura 1. Figura 1. Proceso de transacciones en CICS
En Figura 1, cuando una aplicación de usuario solicita una transacción en CICS, la petición se pasa a una región CICS, donde se procesará. Los pasos numerados siguientes se corresponden con los números de la Figura 1: 1. La región CICS recibe una petición de transacción de una aplicación de usuario. (La región primero debe verificar que puede comunicarse con el dispositivo del usuario y que el usuario está autorizado para utilizar el sistema.) 2. La región CICS busca información sobre la transacción en su tabla de definiciones de transacciones. (Para que se pueda utilizar una transacción, antes debe definirse con atributos como el nombre del primer programa que se ejecutará cuando se solicite la transacción.) 3. Si existe una definición de transacción, la región CICS asigna la petición a una tarea que utiliza para controlar el proceso de los programas de la transacción. La región planifica el proceso de la tarea con otras tareas y asigna el tiempo de proceso y el acceso a los datos necesarios. 4. La tarea ejecuta el primer programa de la transacción en un proceso denominado servidor de aplicaciones. Si hay diversos programas que implementan la transacción, esto programas pueden ejecutarse en el mismo proceso o en procesos distintos, según la invocación de los programas. 5. La región CICS supervisa el progreso de la tarea y atiende sus peticiones de datos, comunicaciones y otros recursos. Asimismo, efectúa las operaciones en segundo plano necesarias para asegurarse de que la tarea sigue ejecutándose óptimamente, sin conflictos con otras tareas y con la integridad de los datos precisa. 6. Una vez completada la tarea, la región CICS confirma los cambios de datos realizados, termina la tarea y libera los recursos para que los utilicen otras transacciones. Puede haber varias instancias de la misma transacción ejecutándose al mismo tiempo, en forma de tareas distintas.
Las auditorías se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o componentes más pequeños. Esta división permite que la auditoria sea más manejable y ayuda a la asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de auditoría. La mayoría de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes. Se audita cada segmento en forma separada pero no por completo independiente uno de otro. Por ejemplo al auditar los activos fijos quizá se detecte un efecto por pagar no registrado. Los resultados se combinan una vez que se termina la auditoría de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos. La Funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que un empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es útil conocer estas funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece difícil determinar cuáles documentos existen en cualquier área de auditoría y cómo fluyen en la empresa del cliente. Las funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza, la mayoría de los documentos comunes que se utilizan en cada función, se examinan en esta sección. PROCESAMIENTO DE PERIODO DE LOS CLIENTES. La petición de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con términos especificados. La recepción de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la creación inmediata de una orden de venta. Pedido del cliente: Es una petición de mercancía por parte de un cliente. Esta puede recibirse por teléfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a través de los vendedores o en otras formas. Orden de venta: Es un documento para comunicar la descripción, cantidad e información relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia se utiliza para indicar la aprobación de crédito y la autorización del embarque. OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el crédito para el cliente por las ventas a cuenta. Las practicas nulas de la aprobación de crédito frecuentemente ocasiona un numero excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizás sean incobrables. Para la mayoría de las empresas, una indicación de la aprobación del crédito en la orden de venta es la aprobación para embarcar los bienes.
EMBARQUE DE L0S BIENES Esta función importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compañía son otorgados. La mayor parte de las compañías reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automática en una computadora con base en la información de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la facturación adecuada de los embarques a los clientes. Las compañías que conservan registros perpetuos de inventario también los actualizan con base en la información del embarque. Es un hecho económico al que se le ha reconocido que produce un efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma que puede procesarse y ha sido aceptado para ser procesado por uno o mas de los sistemas de registro de la entidad. Un solo hecho económico puede originar varias transacciones. Por ejemplo: el embarque de mercancías, que es un hecho económico puede dar origen a transacciones separadas, facturación, cuentas por cobrar, inventarios y costo de ventas. AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES La auditoría por ciclos de transacciones se basa fundamentalmente en verificar los diferentes pasos que se dan al procesar una transacción, la cual culmina con un efecto en los estados financieros, ya sea por un gasto o utilización de un servicio, el otorgamiento de un préstamo, contraer una obligación, etc. OBJETIVO El objetivo principal del enfoque de auditoría por ciclos, es el de analizar gráficamente la suficiencia de los controles internos contables como condición básica de la integridad de las cifras resultantes de una transacción. Bajo este enfoque, las operaciones de una entidad, se agrupan en ciclos lógicos para poder examinar el efecto que las decisiones administrativas, tienen sobre los estados financieros. BEBEFICIO Permite al Auditor tener una visión de conjunto, al analizar los hechos económicos en forma integral y no en forma aislada o por áreas de trabajo, permite tener una
lógica secuencial de los procesos que componen la ruta para alcanzar los objetivos de la empresa. Ciclo de Tesorería Incluye aquellas funciones que tratan de sus fondos de capital, es decir, el manejo de efectivo y la emisión de obligaciones de deuda y de acciones de capital. Las funciones del ciclo de tesorería comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluyen la distribución del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros usos, y se terminan con la devolución de efectivo a los inversionistas y a los acreedores. Cuentas de Mayor Utilizadas. Caja y Bancos Documentos por Pagar Deudas a largo plazo Capital (utilidades retenidas) Intereses gasto Intereses producto Inversiones. Enlaces del Ciclo de Tesorería Ciclo de adquisición y pago: desembolsos de efectivo. Ciclo de Ingresos: Ingresos de efectivo. Ciclo de Información Financiera: Asientos de diario que reflejan las transacciones.
