Controla Tu Tiempo, Controla Tu Vida

Índice

INTRODUCCIÓN.................. ...................................... ........................................ ....................................... ...................

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Capítulo I.I. EL VALOR DEL TIEMPO ................................................ 13 Cap Ca pít ítul uloo II. GESTIÓN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO DIARIO ............... 19 ENEM EMIG IGOS OS (“LADRONES”) DE DELL TI TIEM EMPO PO ................. 27 Cap Ca pít ítul uloo III III.. LOS EN LOSS OB OBJE JETI TIVO VOSS .. 37 Capí Ca pítu tulo lo IV. GESTIÓN DEL TIEMPO A MEDIO PLAZO: LO

Capí Ca pítu tulo lo V. L A MOT ..................................... ....................................... ................... 45 MOTIV IVACI ACIÓN ÓN ................. Cap Ca pít ítul uloo VI. L A IN INTE TELI LIG GEN ENCI CIA A AL SE SER RVIC ICIO IO DE DELL TI TIEM EMPO PO ................. 51 COMU MUNI NICA CACI CIÓN ÓN MÁ MÁSS EF EFIC ICAZ AZ ............................... 63 Cap Ca pít ítul uloo VII VII.. L A CO TIEM EMPO PO .................... 77 Capí Ca pítu tulo lo VI VIII II.. S ABER “PERDER” (O GANAR) EL TI UAND NDO O TO TODO DO FAL ALLA LA ................. Epílogo: CUA ..................................... ................................... ............... 85

L A HISTORIA DE G ABRIELA ................... ....................................... ........................................ ........................ 87 ONSEJO EJOSS PRÁ PRÁCTI CTICOS COS ................... CONS ....................................... ........................................ ............................. ......... 95

CITAS SOBRE EL TIEMPO .................... ........................................ ........................................ ......................... ..... 103 BIBLIOGRAFÍA.................... ........................................ ........................................ ........................................ .................... 109 AR RA SABER MÁS.................... P A ........................................ ........................................ .................................... ................ 111

Introducción «Jamás cuidamos el tiempo presente. Anticipamos el futuro, lo vemos demasiado lento, queremos acelerarlo; o recordamos el pasado para detenerlo, porque se va; somos tan insensatos que vagamos por tiempos que no nos pertenecen y nunca pensamos en el único que nos pertenece».

BLAS P ASCAL «Mañana es un mar hondo que hay que cruzar a nado».

ÁNGEL GONZÁLEZ

H

ablar del tiempo puede resultar tan amplio e indeterminado como hablar de la vida misma. Pues el tiempo lo comprende todo y envuelve cada uno de nuestros actos. Sin tiempo nada podemos hacer ni decir. Pero, precisamente por ese valor extraordinario, no queremos caer en el extremo opuesto de las divagaciones y malgastarlo haciendo honor al dicho popular de que “hablar del tiempo es perderlo”. Suponemos que se refiere al meteorológico, pero no nos arriesgaremos, por si acaso.

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Controla tu tiempo, controla tu vida

Nadie puede decidir por otro qué ha de hacer con su tiempo. Sólo uno mismo conoce sus inquietudes y si desea o no luchar para conseguir sus objetivos en función del grado de satisfacción que sienta con su forma de vida. Porque, ¿cuántas veces nos hemos quejado de no tener tiempo suficiente para nada? Y, ahora, reflexionemos un poco: ¿seguro que no hay tiempo para “nada”?, ¿o es que no nos hemos sentado un momento siquiera a pensar qué es lo que realmente deseamos hacer con nuestro tiempo? No importa el tiempo que dediquemos a algo si ese algo nos apasiona, si llena nuestra vida o si el resultado merece el esfuerzo; lo malo es perder el tiempo valiosísimo por no saber administrarlo o no pararnos jamás a organizarnos; y mucho peor es todavía perder el tiempo lamentándose por no tener la posibilidad de recuperarlo.

Capítulo I El valor del tiempo

«Tener tiempo es poseer el bien más preciado para aquel que aspira a grandes cosas.»

PLUTARCO «Busco el oro del tiempo».

ANDRÉ BRETON «El presente es perpetuo» .

OCTAVIO P AZ «La experiencia es un billete de lotería comprado después del sorteo».

G ABRIELA MISTRAL «La vida es como una bicicleta de diez velocidades: la mayoría de nosotros tenemos velocidades que nunca utilizamos».

CHARLES SCHULTZ

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l tiempo es uno de los pocos bienes que no se puede comprar, como no se puede comprar el afecto, por mucho que algunos se empeñen. De poco sirvieron, pues, las últimas palabras de Isabel I de Inglaterra: “Todos mis bienes por un poco de tiempo”. Y tampoco nos consuela demasiado la sabia reflexión de Cicerón, “¿Qué es “largo tiempo” para la vida de un hombre?”, aludiendo a lo que todos sabemos: que el tiempo es corto y hay que aprovecharlo. Hace poco descubrí entre los libros de mi biblioteca uno muy curioso titulado Alimentarse bien al ritmo del 2000. No sé si me lo regalaron en su momento porque no soy demasiado hábil en la cocina y alguien debió pensar que un manual sencillo estimularía mi curiosidad con las sartenes; o bien para animarme a seguir ese frenético ritmo que la mayoría mantenemos en la sociedad actual. En efecto, algunos capítulos hablaban por sí solos: “los precocinados”, “cómo cenar bien sin cocinar”, “recetario rápido”... Y es que vivimos en la era de los microondas, los “usar y tirar” y demás productos diseñados para atesorar minutos y más minutos. Pero, ¿sabemos qué hacer luego con ese tiempo atesorado, aun a riesgo de que se resienta nuestra calidad de vida? No sé si ustedes recuerdan la extraordinaria historia de Michael Ende, Momo. Si no es así, les recomiendo que la lean. Los hombres grises pretenden robar el tiempo de los demás y sólo Momo, una extraña niña cuya edad se deja a la elección del lector, mantiene la sensatez en medio de recomendaciones tan desconsideradas como las siguientes: “[...] usted sabrá cómo se ahorra tiempo. Se trata, simplemente, de trabajar más deprisa, y dejar de lado todo lo inútil. En lugar de media hora, dedique un cuarto de hora a cada cliente. Evite las charlas innecesarias. La hora que pasa con su madre

María Ángeles Chavarría

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la reduce a media. Lo mejor sería que la dejara en un buen asilo, pero barato, donde cuidaran de ella, y con eso ya habrá ahorrado una hora. Quítese de encima el periquito. No visite a la señorita Daria más que una vez cada quince días, si es que no puede dejarlo del todo. Deje el cuarto de hora de reflexión, no pierda su tiempo precioso en cantar, leer, o con sus supuestos amigos [...]”

Así y todo, el desconcierto de unos y otros es descorazonador: “Está bien –dijo el señor Fusi–, puedo hacer todo eso. Pero, ¿qué haré con el tiempo que me sobre? ¿Tengo que depositarlo? ¿Dónde? ¿O tengo que guardarlo? ¿Cómo funciona todo eso?”1

Ahí radica parte del engaño. El tiempo es valioso porque no se puede comprar, como decíamos antes, pero también porque no se puede almacenar, ni multiplicarse. El tiempo no se gana; sin embargo, su empleo implica una elección y una renuncia y conviene meditar muy bien cada una de ellas. Después no hay marcha atrás. Suena por la mañana el despertador y todo se convierte en una sucesión de tiempos, uno detrás de otro, algunos programados, otros improvisados. Reuniones, citas, horarios y más horarios... Y, en ocasiones, la jornada se convierte en una carrera por llegar a tiempo a todas partes. El tiempo, pues, es vida. Y nuestra tarea más importante es sacarle el máximo provecho posible, sin angustias ni obsesiones, a fin de que nos reporte satisfacción personal y la de quienes nos rodean. El compromiso está en nuestras manos. Siempre he pensado que, igual que en los colegios se enseña Matemáticas, Lengua o Historia, deberíamos apren1

Ende, Michael, Momo, Salvat Alfaguara, Barcelona, 1987, pág. 69.

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der desde niños a manejar el tiempo de la mejor manera posible. Se deberían diseñar planes de estudio personalizados para que los alumnos no pasaran las horas frente a un libro dejando volar musarañas a su alrededor. Es evidente que en los centros “falta tiempo” (y personal) para todo esto; pero sí sería conveniente una educación a los padres para estimular a nuestros hijos a un aprovechamiento mayor de sus estudios con técnicas eficaces, lo cual repercutiría en un tiempo de ocio de mayor calidad y, a su vez, sería una buena inversión para formar futuros profesionales organizados y eficientes. No es fácil. Sin embargo, ante todo, para desempeñar bien un trabajo lo primero que hay que hacer es aprender a la perfección en qué consiste ese trabajo. ¿Qué se nos pide exactamente? Pues bien, para sacar el máximo partido al tiempo, lo primero que hemos de hacer es calibrar cuánto tardamos en desempeñar cada una de las tareas asignadas, si nos referimos al ámbito laboral, o cuánto se prolongan nuestras acciones cotidianas, si hablamos de lo personal. Con frecuencia decimos que tardamos quince minutos en realizar tal o cual quehacer, cuando en realidad nos cuesta más. Y esto implica una serie de retrasos a lo largo del día que, unidos, generan una falta de previsión horaria descomunal en todos los sentidos. Como casi todo en la vida, aprovechar bien el tiempo es cuestión de hábito y de constancia. ¿O acaso no ha influido en que seamos puntuales el ejemplo de nuestros padres? Y es que aquí también el respeto es importante. Porque hemos de tener en cuenta el valor del tiempo para nosotros, pero también para los demás. El tiempo, no lo olvidemos, es un bien valioso PARA TODOS. Pretender sacarle el máximo partido a costa de despreciar el de los demás constituye una falta grave de consideración.


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Hay más casos en los que la libertad para organizar el tiempo se ve limitada. Así ocurre en el trabajo, puesto que nos movemos por una serie de cuestiones que no dependen exclusivamente de nosotros. Por algo será que el tiempo fuera del trabajo se llama “libre”. Eso sí, en la medida de nuestras posibilidades, deberíamos hacer todo lo posible para que nuestra jornada laboral sea un poco más “libre” y, así, sacar de ella el máximo rendimiento, sin llegar a límites de ansiedad y estrés que la conviertan, por el contrario, en esclavizante. Esa será la intención del próximo capítulo.

Capítulo II Gestión del tiempo en el trabajo diario «Si quieres tener poco tiempo, no hagas absolutamente nada».

ANTÓN CHÉJOV «Pon tu corazón, tu mente, tu intelecto y tu alma incluso en tus más pequeños actos. En esto reside el secreto del éxito».

SIVANANDA «Cada uno hace lo que puede: usted con su valor y yo con mi cobardía. Eso es lo que importa».

M ARGUERITE DURAS

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stamos sobrecargados porque esta compleja sociedad en la que nos ha tocado vivir nos exige cada día mayor rendimiento, mayor productividad, mejores resultados... Y ello implica, la mayoría de las veces, una actividad ininterrumpida a un ritmo acelerado que no siempre es sinónimo de eficacia sino que, por el contrario, acaba generando estrés y resultados contrarios a los esperados. Lo cual todavía desemboca en mayor frustración y desmotivación.

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Los relojes pueden convertirse en nuestros aliados o revelarse como ese símbolo maquiavélico que nos tortura día a día, hora a hora, indicándonos continuamente que hay que darse prisa si queremos entregar ese informe a tiempo, conviene aligerar si pretendemos llegar a tiempo a esa cita, y producir más y mejor y más rápido. Deprisa. Siempre deprisa. Porque el tiempo no entiende de paréntesis. Para Jean-Louis Servan-Schreiber “la sobrecarga del tiempo se debe en primer lugar a las obligaciones crecientes y también a nuestras debilidades. Pero también obedece a causas económicas: la productividad, la dispersión y el consumo”.2 En efecto, por un

lado, la demanda continua de bienes exige una productividad a ritmo imparable; por otro, las distancias que pretendemos abarcar son cada vez mayores; por último, el mayor poder adquisitivo permite aumentar el consumo a la vez que disminuye el tiempo disponible para ello. Pensemos un poco. Compramos sofisticados equipos para escuchar música que no saboreamos porque acaba acompañando a otra actividad. Recorremos el mundo a ritmo trepidante sin detenernos jamás a contemplar un instante la puesta de sol de nuestro lugar de residencia. Nos reunimos con nuestros amigos en lugares “de moda” que, en realidad, están saturados de humo y de ruido e impiden mantener una conversación agradable. Hacemos fotos que no vemos, acumulamos libros que no leemos, ropa que no estrenamos... Y la lista podría continuar a gusto de cada uno. ¿No sería pues conveniente priorizar nuestras necesidades y deseos y centrarnos en lo que realmente nos satisface? Algo parecido ocurre con el buen empleo del tiempo. Es necesario priorizar, planificarse y buscar aliados. Servan-Schreiber, Jean-Louis, Cómo dominar el tiempo, título del original en francés: L’art du temps, traducción Daniel Zadunaisky, Círculo de Lectores, Barcelona, 1987, pág. 36. 2


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En este sentido, también esta sociedad tecnológica nos ofrece grandes apoyos nada despreciables para “ahorrar” tiempo: contestadores automáticos, agendas electrónicas, programas informáticos cada vez más sofisticados, venta por internet, correo electrónico... Herramientas todas ellas que, usadas con sentido común, van a facilitar en gran medida nuestro trabajo diario. Parece ser que, cuando no están claros los objetivos o no se planifica, el grado de aprovechamiento del potencial en la economía se calcula oscila entre un 30 y 40%. El resto se malgasta debido a una mala gestión o a un alejamiento del plan empresarial conjunto que, al fin y al cabo, debería ser la meta a la cual aspirar por parte de cada uno de los empleados. “Gestionar” el tiempo implica dominarlo y no dejarse dominar por él. Y para ello hay que sentarse, recapacitar sobre cómo estamos utilizando nuestro tiempo e invertir el necesario, antes de empezar nuestra actividad, para después sacarle el máximo rendimiento. Ya lo avanzábamos, es cuestión de hábito y de constancia. Una vez creada la conducta, el aprovechamiento del tiempo formará parte de nuestra rutina cotidiana y nos facilitará la vida mucho más de lo que imaginamos. Dice el refrán popular que “quien no siembra no recoge” y también en el trabajo hay que sembrar semillas de minutos para ganar horas y cosechar resultados. Así pues, invertir en planificar supone ahorrar tiempo en el proceso necesario hasta llegar a los objetivos deseados. Y, a largo plazo, esta previsión repercute positivamente no sólo en el ámbito laboral (clima más distendido, tiempo para la creatividad y para compartir ideas, menos estrés...) sino también en el personal (estado de ánimo trasladable a la familia, tiempo para el ocio...).

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La mejor manera de planificar es la escritura. Los planes deben ser visibles porque si se hacen “de cabeza” se pierden en la memoria y no pasan de ser buenas intenciones. La frase de la mítica película no nos sirve en esta ocasión. El “ya lo pensaré mañana” no deja de ser un final a recordar. Pero aquí y hoy no queremos que nada se lleve el viento. Cuanto antes nos sentemos y escribamos, antes ponderaremos resultados visibles. Un plan por escrito no se olvida y, además, funciona como auto-motivación para el trabajo, conlleva menos distracciones y mayor concentración, puesto que cuando algo nos aleje de la actividad prevista, la planificación se encargará de recordarnos cuál es el lugar exacto (la tarea precisa) al que queremos regresar. Aparte de esto, ajustando la planificación diaria se puede calcular cada vez con mayor exactitud cuál es el tiempo perdido y planificar mejor el tiempo dedicado a imprevistos. Cada persona puede realizar su propia planificación en función a su puesto de trabajo, su personalidad, sus habilidades, etc. No hay una tabla única ni un único camino. Lo importante es que cada uno reflexione y dedique unos pocos minutos diarios (no más de diez) a planificar su jornada de la forma que considere más conveniente. Una tabla sencilla podría ser la siguiente: TABLA DE TAREAS

ACTIVIDADES PARA ESA SEMANA ASUNTOS PENDIENTES DEL DÍA ANTERIOR IMPREVISTOS EN EL DÍA TELÉFONO/E-MAIL/ CORRESPONDENCIA ASUNTOS QUE SE REPITEN

LUNES

MARTES MIÉRCOLES JUEVES

VIERNES

SÁBADO


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A continuación, deberíamos anotar al lado de cada actividad el tiempo que estimamos necesario para ejecutarla con éxito. Algo que no siempre resulta fácil, puesto que, por un lado, se tiende a planificar más cuestiones de las que se pueden llevar a cabo, con la consiguiente frustración, por otro, no conviene quedarse corto y, dado que el tiempo escasea, sería absurdo dedicar horas innecesarias a temas que requieren menos entrega. Al final, dedicamos a las tareas tanto tiempo como el que disponemos. Por ello interesa marcarse límites que, con la práctica, se ajustarán más la realidad y contribuirán a una percepción más exacta del tiempo disponible; por otro lado, ajustar los tiempos implica una mayor concentración y evita la dispersión, con lo cual se tratará por todos los medios de evitar en la medida de lo posible los estorbos que nos alejen de nuestra planificación. Se recomienda planificar sólo una parte del tiempo laboral; en concreto, por experiencia propia, un 60% del mismo aproximadamente. Por otro lado, los imprevistos, “ladrones del tiempo”, interferencias, necesidades personales, etc., no requieren una planificación exacta pero sí una previsión. A título orientativo, hay que tener en cuenta lo siguiente para elaborar nuestra TABLA DE TIEMPOS: • Las actividades planeadas (agenda) ocuparían un 60 % de nuestro tiempo. • Las inesperadas (perturbaciones, imprevistos...), un 20%. • Las espontáneas y sociales (tiempo para la creatividad, para organizarse...), otro 20%. Conviene, pues, ser cauteloso, dejando un tiempo de reserva; pero tampoco dejar nada en manos de la improvisa-

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ción. No en vano, decía Victor Hugo: “ Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos.” Y todavía más clarificadora es esta frase de Lewis Carroll en su obra Alicia en el país de las maravillas: “Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el mismo puesto, pero si quiere llegar a otra parte, debe ir dos veces más rápido”. No creo que sea necesario decir mucho más al

respecto. Para manejar el tiempo de forma adecuada, es necesario agrupar las tareas. Una solución fácil de recordar podría ser: • Priorizar lo urgente, dedicándole el tiempo necesario, ni más ni menos, sin darle más vueltas de las previstas y evitando malgastar energías (que se emplearán en asuntos importantes o nuevos proyectos). • Planificar lo importante, ya se refiera al día a día o a trabajos de mayor envergadura y que requieran una máxima concentración. • Comenzar a trabajar en los objetivos a medio o largo plazo, pero que antes o después tienen que abordarse. Y si se abordan cada día, los resultados se apreciarán más pronto de lo que esperábamos, aunque en principio viésemos esa meta como inalcanzable. No olvidemos en todo este proceso un instrumento fundamental que nos será de gran ayuda: la agenda o dietario. No sólo tiene su importancia como registro de direcciones y teléfonos, recordatorio de citas, reuniones, ferias o congresos, herramienta de consulta, archivo de ideas, etc., sino como herramienta de control del tiempo tanto en el día


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a día como para la planificación y ejecución de objetivos futuros. Volvemos al principio elemental: la planificación no puede quedarse exclusivamente en nuestra cabeza, hay que escribirla. Y también tener en cuenta una serie de errores comunes a evitar, a fin de que nuestra forma de organizarnos no tenga fisuras importantes. Algunos de los siguientes factores impiden la correcta gestión del tiempo: • No distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante. • El uso erróneo de la agenda personal de trabajo. • Inexistencia de objetivos claros: trabajar sin orden y sin dirigirse a ninguna parte. • No aceptar ayuda y pretender abarcarlo todo. • Falta de información para desempeñar las tareas (o información imprecisa o tardía). No lo olvidemos. Está comprobado que el secreto del éxito de muchos directivos está en haber sabido aprovechar su tiempo de una manera eficaz, en no haber perdido de vista sus objetivos y haber dedicado el tiempo necesario a cada una de las tareas para llegar a ellos. Y ese dominio siempre comienza por una buena planificación y la voluntad diaria para cumplirla.

Capítulo III Los enemigos («ladrones») del tiempo «Esa muralla de humo que están haciendo crecer alrededor de la casa de Ninguna Parte, se compone de tiempo muerto. Todavía queda cielo abierto suficiente, todavía puedo hacerles llegar a los hombres su tiempo no contaminado».

MICHAEL ENDE «El hombre verdaderamente libre es el que puede rechazar una invitación a comer sin excusarse ». J. RENARD

A

unque ya avanzamos algunos en el capítulo anterior, el listado de enemigos para una correcta planificación del tiempo podría ser tan largo como lo son las distintas personas que pretenden programarlo. Podemos detectar los siguientes: “Ladrones” internos: • Desorden personal.

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Falta de concentración. Fatiga. Incapacidad para decir “no”. Excesiva socialización en el trabajo. Actitud negativa hacia el trabajo. Incapacidad para delegar. Tendencia a tomar demasiadas tareas. No saber escuchar. No completar tareas ya iniciadas. Falta de autodisciplina. No tomar decisiones, o excesiva lentitud o precipitación en la toma de las mismas. Acumulación de documentos innecesarios. Falta de planificación del trabajo diario. Excesivo detallismo. Intereses dispersos, demasiado numerosos. Objetivos confusos y prioridades y cambiantes. Ausencia de plazos autoimpuestos. Resistencia al cambio. Postergar la solución de conflictos. Desinformación.

“Ladrones” externos: • Colegas o colaboradores que presentan problemas o vienen a conversar. • Llamadas telefónicas imprevistas, excesivas o inútiles. • Reuniones innecesarias o mal preparadas.


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• Visitas, clientes o proveedores que aparecen de improviso. • Personal de escasa formación o competencia para el cargo. • Ausencias frecuentes en los equipos. • Indefinición del trabajo a realizar. • Esperar por respuestas. • Trabajo excesivo. • Comunicaciones deficientes. • Cambio continuo de prioridades o prioridades en conflicto por parte de los distintos responsables. • Jefe desorganizado. • Procesos burocráticos lentos. En realidad, si reflexionamos un poco, deberíamos preguntarnos quiénes nos roban más tiempo, los ladrones internos o los externos. Cuestión que cada uno deberá responder con la mayor honestidad posible. Por otro lado, si volvemos a los listados anteriores, observaremos que la mayoría de los factores externos causantes de una mala gestión del tiempo pueden transformarse en internos y podríamos agruparlos en dos de los principales ladrones causados por nosotros mismos: • Incapacidad para decir “no”: propia de quien permite las visitas continuas, las interrupciones demasiado largas o asume obligaciones de otros. • Incapacidad de delegar tareas: que impide liberarse del exceso de trabajo y propicia la fatiga. No nos engañemos. Las interrupciones nunca dejarán de existir, no podemos dejar de estar disponibles así como así y

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aquellos clientes para quienes trabajamos seguirán sintiéndose con el derecho a interrumpirnos en cualquier momento. ¿Debemos desanimarnos por ello? En absoluto. ¿Cómo podemos organizarnos, pues, frente a lo imprevisto? En primer lugar, siendo exigentes con nosotros mismos, predicando con el ejemplo y evitando echar las culpas a los demás. ¿Se han dado cuenta ustedes de que siempre es el mismo quien llega tarde a las reuniones o a una cita? ¿Y cómo se justifica? Ya lo saben, culpando a los factores externos, siempre. Un día será una llamada de teléfono en el último minuto, otro la finalización de un trabajo urgentísimo que “le” habían encargado, otro, tal vez, el encuentro con alguien por los pasillos que le distrajo... Y ¿por qué siempre es la misma persona, y no otra, a la que todas las demás esperan sentados a que entre por la puerta con las mismas disculpas cada vez? Es posible que alguna vez sean ciertas, pero, como ocurre en el cuento, ya será tarde para ser creíble. Una persona que gestiona bien su tiempo no puede ser impuntual y menos aún por sistema. Por otro lado, si queremos aprovechar el tiempo y preservar nuestro espacio vital, debemos aprender a decir “no” sin ofender. Hay quien usa el “no puedo” y hay quien el “no sé”. Cada respuesta puede ir acompañada por matices explicativos. Pero ésas son las dos únicas razones para esquivar actividades que no nos corresponden. Es evidente que la primera respuesta sería la adecuada en una persona que no desea perder su prestigio profesional apoyándose continuamente en una incapacidad a veces falseada. También la primera respuesta estaría justificada ante constantes peticiones que merman la posibilidad de organizarse. La segunda es más típica de los débiles temerosos de dar una negativa que prefieren, antes de darla de forma tajante, apoyarse en unas excusas que, antes o después, se volverán contra ellos. Todo


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depende de la jerarquía y seguridad de cada uno, así como del carácter y de la imagen que se pretenda transmitir. Son múltiples los obstáculos que se oponen al buen uso del tiempo y lo peor es que no nos damos cuenta de que, la mayor parte de las veces, obedecen a actitudes casi instintivas y que podrían modificarse con un cambio paulatino de conducta. Tenemos el caso de aquéllos que siempre se muestran fuertes. No necesitan a nadie y creen que hacen la tarea mejor que los demás. Por lo tanto, no saben delegar. Desconfían del trabajo ajeno y asumen todas las responsabilidades. Es más, nunca se muestran débiles ni se quejan. Pueden con todo y así lo proclaman. Incluso se permiten tratar de inútiles a quienes trabajan a su alrededor sin ni siquiera haber puesto a prueba sus competencias. Otros, en vez de dedicar ese tiempo diario a los objetivos, dejan todo para última hora y convierten en urgente algo que, si se hubiera programado y planificado, jamás hubiese llegado a serlo y se habría llevado a cabo en el plazo estimado. Esa precipitación conlleva, además de estrés y ansiedad, errores incalificables y resultados negativos. Está también el grupo de quienes el excesivo perfeccionismo vuelve lentos. Nunca terminan de estar satisfechos con su cometido. Se centran tanto en los detalles que, cuando se dan cuenta de que se han equivocado en el método, son reacios a retroceder para no sentir que, en realidad, han malgastado sus horas en un trabajo de poca o ninguna trascendencia. Y algunos pasean los papeles y el ordenador los fines de semana desde el despacho a su casa. Luego no encuentran el momento adecuado para ponerse a trabajar. La tele, los niños, el cansancio... Y, al final, sólo han cargado con ese

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sentimiento del intento frustrado que con frecuencia, tensos por haber convertido la casa en la prolongación de la oficina y, además, sin el éxito esperado, ni siquiera les ha permitido descansar y liberar tensiones para aprovechar mejor la semana próxima. Se trata de reflexionar y ver en qué grupo estamos cada uno de nosotros. Vamos a centrarnos ahora en varios casos cotidianos que generan una pérdida sistemática del tiempo: • “¿Tienes un minuto?” Alguien se acerca al despacho, se asoma a la puerta con su mejor sonrisa y dice: “¿Tienes un minuto?” “¡Cómo no!”, suele ser la respuesta. Y ya no hay salida. Ese minuto se va alargando hasta el punto de hacer perder la paciencia al interlocutor que no ve el modo de dar por finalizada la conversación. ¿Qué se puede hacer? Tal vez tener preparadas algunas respuestas del tipo: “¿En estos momentos no lo tengo, pero luego te aviso y me comentas lo que sea?”; o bien, “¿Te importa que lo dejemos para dentro de un rato que esté más libre?” Si el asunto es importante, se retomará más tarde; de lo contrario, el “intruso” tal vez responda: “Déjalo, si tampoco tiene tanta importancia.” Conviene, pues, estar alerta con los merodeadores del “¿tienes un minuto?” No se trata de no estar disponible para nadie sino de hacer saber a los que interrumpen por sistema que en este momento no podemos atenderlos porque estamos ocupados en algo importante. Quizás no surta el mismo efecto en todos, pero merece la pena intentarlo.


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• Correos electrónicos. Frente al correo electrónico, encontramos a dos tipos de usuarios opuestos. Por un lado, los que no comprueban jamás el correo entrante, por tanto no responden a los mensajes por muy importantes que sean, lo que supone recibir posteriormente llamadas telefónicas para comprobar la recepción. Por otro, los que viven obsesionados por la bandeja de entrada y comprueban continuamente si tienen mensajes nuevos. Lo malo es que una buena parte de esos mensajes está compuesta por promociones de todo tipo, presentaciones en Power Point adornadas por atractivas fotografías en movimiento, supersticiones para difundir o extraños reclamos que se apoderan de nuestro espacio (en la red) y nuestro tiempo (laboral y personal). ¿Qué hacer? Dedicar un tiempo prudente cada día para leer y responder el correo profesional y eliminar el resto o, como alternativa, trasladar los seleccionados no prioritarios a otra carpeta donde decidir más adelante (en función del tiempo disponible) si leerlos o no. Se deben poner reglas al correo electrónico, por ejemplo no dedicando tiempo a los mensajes basura que nos envían. Hay que sacarle partido a las nuevas tecnologías, no dejar que sean ellas las que nos consuman a nosotros. Nunca olvidemos la regla básica: el tiempo se obtiene de lo que dejas de hacer, para ello hay que seleccionar muy bien a qué merece la pena dedicárselo. • Reuniones Algunas reuniones no tienen fecha de finalización; otras, peor aún, tienen una hora límite que jamás se

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cumple. En cualquiera de ellas, todo el mundo acaba agotado mentalmente y, en el peor de los casos, desconectando de lo que allí se comenta. Y luego están esas imprevistas que se ponen de repente, sin previo aviso, y destrozan el plan organizativo de cualquiera. “No nos robará mucho tiempo”, dice el responsable para tranquilizar a los asistentes. Todo lo contrario. Una reunión espontánea, sin haber programado previamente los asuntos a tratar, acaba convirtiéndose en una tertulia caótica donde todo el mundo quiere intervenir y, al final, no se llega a ninguna conclusión definitiva. Formas de evitarlo: tratar por todos los medios de programar las reuniones para que los asistentes puedan anotarlo en su agenda y dejar ese tiempo disponible para una atención plena; delimitar también la hora de inicio y finalización y cumplirlo, dejando si es necesario para una próxima reunión lo pendiente; y, por último, repartir por escrito los temas entre los participantes a fin de que cada uno prepare su intervención en el tiempo asignado para ello y evitar así la dispersión con incursiones secundarias. En este último punto, y según las características de la reunión, se puede dejar un tiempo final (el de “ruegos y preguntas”) para que otros miembros den su opinión en los temas tratados, o bien permitir un par de preguntas u observaciones detrás de cada intervención. Por eso conviene delimitar al máximo los temas a tratar para finalizar con pocas conclusiones, pero claras para todos, y calcular el tiempo de duración por encima del previsto, pero respetarlo al máximo. Junto al orden del día y la asignación personalizada de los temas, conviene entregar documentación previa, según la importancia del asunto. Cualquier remedio es


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bueno si el resultado final es evitar la dispersión y obtener mejores resultados. Por otro lado, antes de organizar una reunión, convendría preguntarse si es estrictamente necesaria y plantearse algunas alternativas. A veces se puede zan jar el asunto con una carta, una llamada telefónica o una simple conversación. Las reuniones mal planteadas resultan costosas para la empresa, roban tiempo a todos y provocan una posterior ansiedad motivada por las prisas. En definitiva, nos hemos centrado en los obstáculos más comunes para la buena gestión del tiempo. Existen muchos otros, incluso algunos muy concretos que, pese a no haber sido comentados con detalle, son un gran estorbo para el trabajo diario. Unos son externos (mobiliario incómodo, ruidos y distracciones visuales, falta de ventilación...) y otros internos (falta de autoestima o, por el contrario, sobreestimación de la capacidad personal...), pero todos son temibles enemigos del tiempo y, como tales, debemos estar alerta para detectarlos y ponerles solución. Sólo así conseguiremos esa concentración y estímulo para cumplir el primer objetivo que ahora nos ocupa: el mejor aprovechamiento del tiempo.

Controla Tu Tiempo, Controla Tu Vida

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