Diseño Organizacional Unidad 2 Diseño Organizacional Alumna: Monthserrat Bustamante Cruz Profesor: Javier García Vargas Carrera: Ingeniería en Gestión Empresarial
Unidad 2 Diseño Organizacional 2.1 La organización como un sistema estratégico dentro de la empresa Las organizaciones crean una estructura para facilitar la coordinación de actividades y para controlar los actos de sus miembros La estructura de la organización es un medio que ayuda a la administración a alcanzar sus objetivos. Como los objetivos se derivan de la estrategia global de la organización, es lógico suponer que la estrategia y la estructura deben estar muy relacionadas. En concepto, la estructura debe ceñirse a la estrategia. Si la administración aplica un cambio importante a la estrategia de la organización, habrá que modificar la estructura para adaptarse y sustentar el cambio.
2.2 Concepto de diseño organizacional El diseño organizacional es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que faciliten la Implementación de la estrategia, el flujo de procesos y el relacionamiento entre las personas y la organización, con el fin de lograr productividad y efectividad. El diseño organizacional es un proceso, donde los gerentes toman decisiones, donde los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. El diseño organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de su organización y hacia el exterior de su organización. Los conocimientos del diseño organizacional han ido evolucionando. Al principio los procesos del diseño organizacional giraban en torno al funcionamiento interno de una organización. Las cuatro piedras angulares para el diseño de la organización —La división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía y la coordinación— tienen todas unas largas tradiciones en la historia del ejercicio de la administración.
2.3 Modelos orgánicos y mecánicos del diseño organizacional Modelo orgánico: Estructura plana que utiliza equipos interfuncionales y transjerárquicos, tiene formalización baja, posee una red amplia de información y se apoya en la toma de decisiones participativa Equipos Interfuncionales Equipos transjerárquicos Flujo Libre de información Tramos de control amplios Descentralización Baja formalización
Modelo mecánico: Alta especialización Departamentalización rígida Cadena de mando clara Tramos de control estrechos Centralización Alta formalización El modelo mecánico no es equivocado ni malo, solamente tiene su relevancia en las primeras etapas de la evolución de un sistema. En la mayoría de casos la complejidad y el grado de desarrollode las empresas de hoy requieren otro modelo para comprenderlas y transformarlas: el modelo orgánico. Este modelo afirma que la organización es mas parecida a un sistema vivo, un conjunto de elementos interrelacionados buscando auto organizarse.
2.4 Teoría del diseño de contingencia
La palabra contingencia significa: algo incierto o eventual. Que bien puede suceder o no, se refiere a una proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia o por la evidencia y no por la razón. La teoría de contingencia enfatiza que no hay nada absoluto en las organizaciones o en la teoría administrativa, ya que todo depende del enfoque contingente, toda vez que existe una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para el alcance eficaz de los objetivos de organización. La Teoría de la Contingencia propone que no existen principios universales. De acuerdo a este enfoque existen modelos y teorías apropiados para situaciones específicas y que no funcionan para otras.
Características de la teoría contingencia A diferencia del resto de teorías organizacionales, la contingencial centra su foco de atención en el ambiente externo de la empresa, dando prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los elementos internos de la estructura organizacional. Dicho enfoque busca un equilibrio entre ambos contextos, donde la organización busca obtener el mayor beneficio de sus circunstancias ambientales para garantizar su éxito como empresa. Los factores externos pueden dividirse, según (Hall, 1973), en condiciones generales e influenciasespecíficas. Las primeras constituyen aspectos como las variables tecnológicas, económicas, legales y políticas, mientras que los segundos están compuestos por aspectos que afectan particularmente a dicha organización, tales como otras organizaciones o individuos claves. Dos de los elementos más importantes que componen las condiciones generales son la tecnología y el ambiente cuyo intercambio con los factores internos de la organización hace que esta adopte ciertas formas de estructura y comportamiento para su adaptación al medio externo.
2.5 Dimensiones del diseño organizacional Las dimensiones describen a las organizaciones de la misma forma en que los rasgos físicos y de personalidad describen a la gente. Las dimensiones organizacionales se pueden dividir en dos tipos: estructural y contextual. Las dimensiones estructurales proporcionan las etiquetas para describir las características internas de una organización. Crean una base para medir y comparar organizaciones. Las dimensiones contextuales describen las características de la organización global, como su tamaño, tecnología, entorno y metas. Estas dimensiones detallan el escenario organizacional que influye y moldea a las dimensiones estructurales.
Dimensiones estructurales Proporcionan etiquetas para distinguir las características internas de una organización Formalización: cantidad de documentación escrita en la organización Especialización: grado al cual las tareas organizacionales están subdivididas en trabajos separados Jerarquía de autoridad: quien reporta a quien y el tramo de control de cada gerente o
directivo Centralización: se refiere al nivel jerarquico que la autoridad tiene para tomar una decisión Profesionalismo: es el nivel de educación y capacitación formales que tienen los empleados Razones de personal: desarrollo de las personas en relación con diferentes funciones y departamentos Dimensiones contextuales Tamaño: Es la magnitud organizacional reflejada en el número de personas que hay en la organización. Tecnología organizacional: se refiere a las herramientas, técnicas y acciones que se emplean para transformar las entradas en salidas. Entorno: incluye los elementos que se encuentran fuera de los límites de la organización. Metas y Estrategia: definen el propósito y las técnicas competitivas que la distinguen de otras organizaciones. Cultura: es el conjunto subyacente de valores, creencias, acuerdos y normas cruciales, compartido por todos los empleados.
2.6 Relación entre el diseño organizacional y la figura legal y fiscal de una empresa Obligaciones legales. Las obligaciones legales son las normas que todas las empresas deben cumplir y tienen por objeto garantizar el funcionamiento ordenado de las actividades empresariales de un país. Normativa fiscal. Su objetivo es conseguir ingresos para financiar las actividades del Estado. Las empresas contribuyen, según su actividad económica, a través del pago de los diferentes impuestos, tasas y contribuciones especiales. Los impuestos afectan a las empresas pueden ser: Directos. Graban la generación de la renta o el patrimonio de los contribuyentes. Por ejemplo, el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que pagan los empresarios individuales y el Impuesto de Sociedades (que paganNormativa socio laboral. Garantiza unas condiciones mínimas de actuación de la empresa con los trabajadores: normas de contratación, seguridad social, y salud laboral. Otras normas tienen un carácter más técnico, por ejemplo: Las normas que establecen garantías en el proceso de fabricación: las de calidad, las sanitarias y las de instalaciones industriales. Las normas de protección de los productos de la empresa frente a terceros: Las patentes permiten fabricar y vender en exclusiva un determinado producto: las marcas impiden la utilización por terceros de los nombres de un particular o una empresa han dado a sus productos. Las normas de registro de los libros oficiales de la empresa. Todos estos preceptos obligan a las empresas y su cumplimiento es necesario para un correcto funcionamiento en el territorio en que operan Formas fiscales. Son la manera en que se organizan las personas que desean iniciar una actividad empresarial: cuantas personas deben construir la sociedad, qué capital deben aportar, qué responsabilidad van a tener, etc. Existe normativa legal que distingue entre diferentes clases de empresarios: Empresarios individuales. El primer tipo de empresario que parece en la historia es el individual. La propiedad de la empresa es de una persona física que aporta su capital y su trabajo para el desarrollo de la empresa que dirige. Sus bienes personales están afectados por los resultados de su negocio, por tanto su responsabilidad es ilimitada. Sociedades. La propiedad es de un grupo de personas que se
han puesto de acuerdo para realizar en común una actividad empresarial. La empresa tiene personalidad propia, es decir, distinta de las personas que han aportado el capital.
2.7 Relación entre diseño organizacional y el tamaño y giro de la empresa Hay considerables pruebas de que el tamaño de una organización tiene un efecto significativo en su estructura. Por ejemplo, las organizaciones grandes muestran mas especialización, mas departamentalización, mas niveles verticales y mas reglas y reglamentos que las organizaciones pequeñas. El diseño organizacional se encuentra estrechamente relacionado con el giro de la empresa porque de este la cantidad y tipo de departamentos y por consiguiente el grado de especialización de cada uno de ellos.
2.8
Relación
entre
el
ambiente
y
el
diseño
organizacional
Una primera aproximación puede definir el ambiente organizacional como el conjunto de influencia que recibe la organización de fuentes externas a la misma. Se ha considerado a diferentes niveles: Su dimensión macroscópica, estudiando las relaciones entre la organización y su entorno cultural, político, legal, educativo, religioso y económico más general. A nivel microscópico, estudiando las relaciones entre la organización y su entorno cultural, político, legal, educativo, religioso y económico más general. El ambiente organizacional es en buena parte inventado por la propia organización. Los límites entre la organización y su entorno son difíciles de precisar. Existen posiciones claramente y externas a la organización y otras claramente interna, pero hay otras que resultan ambiguas. Como actividades, los límites organizacionales son las conexiones funcionales entre una organización y su ambiente y vienen desempeñadas mayormente por los miembros de la organización. Otros esfuerzos han dirigido a establecer las principales dimensiones del ambiente que pueden ejercer influencia sobre la organización.
2.9 Relación de la estructura, la cultura y el clima organizacional con la estrategia de una empresa Estructura Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas, lo cual obliga a aplicar los principios de la administración moderna, estas actividades las podemos mencionar tales como son: comprar materia prima, llevar cuentas, planeación del trabajo, manejo del recurso humano y su salud ocupacional, producción y venta de los productos, la prestación de servicios y atención al cliente; también se debe estar pendiente del mantenimiento de equipos, la seguridad hacia el interior y exterior de la empresa y el manejo efectivo de los recursos monetarios que tendrá a su disposición. La estructura de toda empresa se obtendrá de acuerdo a la óptima clasificación que requiera, que se pueden agrupar generalmente en cuatro grandes áreas funcionales como son: •El Área de Producción •El Área Administrativa y Financiera •El Área de Recursos Humanos •El Área de Mercadeo y Ventas
Cultura organizacional La cultura organizacional, atmósfera o ambiente organizacional, como se quiera llamar, es un conjunto de suposiciones, creencias, valores u normas que comparten sus miembros. Además, crea el ambiente humano en que los empleados realizan su trabajo. De esta forma, una cultura puede existir en una organización entera o bien referirse al ambiente de una división, filial, planta o departamento. Existe un importante elemento que funciona como impulsor del sistema de valores y creencias y valores de la organización: la ambición. Las aspiraciones individuales y colectivas de los miembros de una organización evidencian sus deseos de cumplir las metas y los objetivos. Puesto que las aspiraciones determinan la cultura, el DG debe estar constantemente sondeando, sintiendo y dirigiendo al personal de la organización, con el fin de ayudar a que se desarrollen enunciados comprensibles, coherentes y explícitos de las aspiraciones de la empresa.
Clima Organizacional
El clima se refiere a una percepción común o una reacción común de individuos ante una situación. Por eso puede haber un clima de satisfacción, resistencia, participación o salubridad. El clima organizacional se define como un conjunto de propiedades del ambiente laboral, percibidas directamente o indirectamente por los empleados que se supone son una fuerza que influye en la conducta del empleado. El Clima no se ve ni se toca, pero tiene una existencia real que afecta todo lo que sucede dentro de la organización y a su vez el clima se ve afectado por casi todo lo que sucede dentro de esta. Una organización tiende a atraer y conservar a las personas que se adaptan a su clima, de modo que sus patrones se perpetúen. Una organización con una disciplina demasiado rígida, con demasiadas presiones al personal, sólo obtendrá logros a corto plazo. Estos preconceptos reaccionan frente a diversos factores relacionados con el trabajo cotidiano: el estilo de liderazgo del jefe, la relación con el resto del personal, la rigidez/flexibilidad, las opiniones de otros, su grupo de trabajo. Estructura y diseño organizacional Estrategia Entorno Tecnología Tamaño/ ciclo de vida Cultura
2.10 Sistemas de organizaciones
Por medio de la organización se establecen canales de autoridad y responsabilidad para una buena dirección y control de las actividades planeadas y así cumplir con el curso de acción fijado y con las meas propuestas. El propósito de los organigramas es mostrar la estructura, niveles jerárquicos, los diversos tipos de funciones, líneas de comunicación, de autoridad y responsabilidad, tamaño o giro de las empresas; podemos percibir las responsabilidades que tienen cada área de la empresa
2.10.1 Lineo funcional
En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.
2.10.2 Staff Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.
2.10.3 Matricial
Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.
2.10.4 Divisional Mediante esta estructura las divisiones se pueden organizar en función de sus productos individuales, servicios, grupos de producto, proyectos o programas principales, divisiones, negocios o centros de utilidades. La característica distintiva de una estructura divisional es que el agrupamiento esta basado en los resultados organizacionales.
2.10.5 Por comités
Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan. La organización por comités generalmente se da en combinación con otros tipos.
2.10.6 Por equipos de trabajo Un equipo de trabajo es mucho más que la suma de las personas que lo componen. El equipo de trabajo es un grupo de personas interdependientes con respecto a la información, las fuentes, las habilidades y la combinación de esfuerzos para llevar a cabo una meta común la culminación del proyecto.
2.10.7 Virtual La organización virtual se refiere a una estructura que promueve la realización de alianzas temporales entre empresas con el propósito de realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de la sociedad de la información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas.
2.10.8 Por redes La empresa en red se ha convertido en uno de los paradigmas del nuevo capitalismo. La organización en red se enfrenta al reto de gestionar la diversidad generacional con grandes diferencias entre en la utilización y gestión de las nuevas herramientas y concepción de los puestos de trabajo.
