Excel 2010

José Roda

Excel 2010

Copyrigt

© 2010

Édition

Juin 2010

Ater(s)

Jsé RodA

Micr Applicatin 20-22, rue es Petits-Hôtels 75010 Paris

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3058

1 Italler Ecel 2010

7

Ecel 2010 : Pour uoi aire ?

8

Chisir le me ’ ’exécutin exécutin

9

Activer sa versin

11

Persnnaliser les inrmatins utilisateur

13

Les iérentes açns ’ ’uvrir uvrir Excel 2010

15

Le premier lancement

18

Le menu Fichier ans le étail

22

l’eviroe eviroeet et 2 Dcouvrir le outil et l’

31

Le octioeet du Rua 2010

32

Utiliser les menus cntextuels

37

Aapter l’achage à ses besins

39

Plusieurs euilles e calcul ans un classeur

43

Utiliser les mèles e tableau

47

Persnnaliser un mèle e tableau

48

3 Crer o preier taleau

51

La tructure du taleau

52

Mettre en rme les cellules

54

Saisir les premières nnées

62

Utiliser Excel pur réaliser es calculs

65

Cmprenre et persnnaliser les rmules

66

Insérer es nctins autmatisées

68

4 Aurer la ie e ore de doe

73

Eploiter toute le optio de ie e ore

74

Renre ses tableaux intelligents

76

Mettre sus rme e tableau

83

Utiliser les styles e cellules

88

Créer es styles e cellules persnnalisés

90

Expliter les styles e mise en rme

93

5 Eploiter le doe du taleau

97

Trier Tr ier le doe

98

Créer et persnnaliser es ltres e tri

101

Rechercher es éléments

105

Cnvertir es nnées

108

Insérer es nnées à partir e surces extérieures

112

Supprimer les ublns

115

Expliter la valiatin autmatique es nnées

117

Créer un tableau crisé ynamique

119

Lier texte et tableau : le publipstage

122

6 Ericir e taleau Irer de iage

127 128

décuvrir les cliparts

132

Le recurs aux rmes persnnalisables

136

SmartArtt : me ’em SmartAr ’empli pli !

143

Grer de grapiue  partir de e doe

146

Chisir le graphique aapté

147

Persnnaliser le graphique

150

Le taleau et le We

152

Insérer es liens hypertextes

154

7 Autoatier Ecel 2010

157

De acro : pour uoi aire ?

158

Utilier l’eregitreur de acro

158

Appeler une macr

160

Utiliser es macrs clés en main

164

Le acro et la curit

168

8 Iprier e taleau

171

Dclarer ue ipriate

172

Orgaier o ipreio

176

Explrer l’l’nglet nglet Mise en page

178

Utiliser la mise à l’l’échelle échelle

182

dénir une zne ’impressin

185

Aner les prpriétés ’impressin

187

ravaillerr  pluieur ur u taleau 9 Travaille

191

De coetaire ur u taleau

192

Eploiter le octio de rviio

195

Utilier le uivi de odicatio

197

Partager u claeur

201

Protger u claeur

203

Grer le periio de odicatio

206

10 Le reource

209

Utilier l’Aide

210

Eploiter l’aide au ieu

214

De coplet ur Iteret

218

1

Installer Excel 2010

Excel 2010 est sans conteste le tabler le pls pissant mis à la disposition d’n particlier. Considérant cependant ’n tilisater moyen n’tilise n’ tilise nalement ’ne part par t minime d potentiel de ce logiciel, il n’est pas orcément indispensable d’installer l’ensemble de ses modles. Vos povez donc opter por ne installation à la carte, i corresponde à vos besoins réels.

ExCEL 2010 : POUR qUOI q UOI AIRE ? Ecel et depui aiteat de oreue ae le taleur prpodrat da le ode de l’etreprie, ai aui cez le particulier. La orce de cet outil, c’et o euleet la ricee de e octioalit ai aui l’accè poile  de calcul coplee,  de repretatio grapiue opitiue, a ue vou ayez  dipoer de coaiace teciue trè poue. Si vus êtes éjà utilisateur ’une versin plus ancienne e Micrst M icrst Excel, cette nuvelle éitin va représenter un changement cnsiérable. Alrs que la versin 2007 e la Suite bureautique a écntenancé les utilisateurs, Micrst a rapiement û revir sa cpie. En eet, la isparitin es menus érulants traitinnels au prt u ameux Ruban e nctinnalités a littéralement peru les incnitinnels ’oce. Perte e repères et isparitin ’autmatismes snt ramatiques surtut pur un lgiciel qui s’aresse en pririté à es pressinnels en quête e pructivité ptimisée. Avec Excel 2010 (et plus glbalement avec oce 2010), le Ruban ne isparaît pas pur autant. Mais il évlue cnsiérablement. En eet, pur crrespnre avantage avantage aux besins es utilisateurs, le Ruban est ttalement persnnalisable. Ceux qui ne s’y snt jamais aits purrnt nc le meler seln leur utilisatin et ceux qui l’nt imméiatement apté le renrnt encre plus nctinnel sans cnsentir ’erts ’erts émesurés.

Le Ruban de onctionnalit onctionnalités és est désormais personnalisable. personnalisable.

Un tableur est, par énitin, un lgiciel capable e manipuler es euilles e calcul. Le champ ’applicatins u tableur est très vaste. S’il a été cnçu à l’rigine pur traiter es nnées nancières, Excel 2010 est ésrmais en mesure e aire bien avantage, jusqu’à es cuments très signés cumulant es ptins e mise en page et e mise en rme très avancées.

9 d l r o W e c i f f O

Les tablers ébécois… Chez nus, l’usage veut que nus cnsiérins Excel cmme un tableur. Mais, chez ns cusins québécis, n appelle également les tableurs es Chiriers électrniques. Une appellatin qui écule es rigines es tableurs, utilisés avant tut pur mener es tâches cmptables.

Avec Excel 2010, vus allez créer es listes, es tableaux e suivi nancier, e vtre cnsmmatin e carburant, resser es listes ’eectis, criser es nnées, les aire interagir entre elles, pruire es représentatins graphiques que vus purrez exprter vers ’autres prgrammes prgrammes qui cnstituent la Suite bureautique oce 2010. Les nctins statistiques, e ltrage es nnées, les tris u encre les nctins e cnsliatins vus permettent e saisir es grans vlumes e nnées et e les interpréter plus ecacement. Excel est nc un util nt vus ne purrez bientôt plus vus passer. Autant nc signer l’installatin u prgramme, ’autant qu’elle est ttalement persnnalisable en nctin e vs besins.

" Coiir le ode d’ecutio Autreis, pur es raisns e capacité e stckage es isques urs, il était paris nécessaire Autreis, e renncer à certains cmpléments et à certaines nctinnalités e la Suite bureautique. Aujur’hui, grâce à ns isques urs à haute capacité, il est plus rare e evir aire un tri. Si vtre équipement ispse e plus e 250 G ’espace, il n’est sans ute pas nécessaire ’intervenir sur le me ’exécutin es mules e la Suite bureautique en général et ’Excel 2010 en particulier par ticulier.. En revanche, si vus ispsez e plusieurs machines et que l’une ’elles sit un ultraprtable, par exemple, nt vus ne vus servez que e manière ccasinnelle, pensez à alléger l’installatin ’Excel. Pur ce aire, il sut, lrs e la prcéure ’installatin, e énir les mes ’exécutin ’ exécutin e certaines nctins. Il existe tris mes ’exécutin :

1/ Exécuter à partir u isque ur ur.. 2/ Exécuter à partir u Cd-Rm. 3/ Nn ispnible. Si vus ptez pur le euxième me, il aura nécessairement insérer le Cd/dVd ’oce 2010 pur accéer à la nctinnalité cncernée. En me Nn ispnible, vus éciez que

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le mule en questin ne vus sera jamais ’aucune utilité. Ainsi les utilisateurs les plus expérimentés purrnt par exemple se ispenser es chiers ’aie.

Sélectionnez le mode d’insta d’installation llation désiré pour les diérents composants composants d’Excel.

La persnnalisatin e l’installatin ’Excel et e ses cmpsants est pssible à tut mment. À l’usage, si vus cnstatez que certains cer tains éléments ne snt jamais utilisés, supprimez-les.

1/ 2/ 3/ 4/

Insérez le dVd ’installatin ans vtre lecteur. composants . Quan l’Assistant s’ache, cchez la case ’ptin Ajouter ’ptin Ajouter ou supprimer des composants. Cliquez sur le butn Continuer Continuer..

Sélectinnez le u les éléments à mier, à supprimer u à installer. L’pératin ne pren que quelques minutes, L’pératin ne pren que quelques minutes. Il n’est même pas nécessaire e reémarrer vtre rinateur pur que ces changements sient pris en cmpte.

11 Vous pouvez modier l’installation d’Excel 2010 à tout moment. 0 1 0 2 l e c x E r e l l a t s n I / 1

e c u t s A

Ne pas limiter ses ambitions L’installatin à la carte, l’ l ’exécutin e mules « ptinnels » en me limité ne se justient que sur es machines ’appint. dans tus les cas, il reste préérable ’installer l’ensemble es cmpsants ’Excel 2010 et a ortiori ’oce ortiori ’oce 2010. Vus purrez ainsi aire ace à tus les besins, même les plus inattenus.

" Activer a verio L’activatin est une étape inispensable pur Micrst, M icrst, qui se sert e cette rmalité pur s’assurer que la versin ’Excel 2010 nt vus ispsez est bien légale. Plusieurs vies ’activatin s’rent à vus.

1/ Si vus ptez pur l’activatin par Internet, l’Assistant Activatin cntacte autmatiquement les serveurs e licences Micrst par le biais e vtre cnnexin Internet. Si vus utilisez une clé e pruit valie pur laquelle le nmbre ’installatins ’installatins autrisées n’a pas été épassé, vtre pruit est imméiatement activé. Lrsque vus prcéez à une activatin via Internet, le numér ’ienticatin (Id) u pruit (érivé e la clé u pruit lrs e l’installatin) est

envyé à Micrst. Une répnse (Id e cnrmatin) est renvyée à vtre rinateur pur activer vtre pruit. Si vus chisissez ’activer vtre pruit via Internet et alrs que vus n’êtes pas encre cnnecté, l’Assistant vus avertit que la cnnexin n’est pas établie.

2/ Vus puvez cntacter un Centre ’activatin par téléphne pur activer vtre pruit avec l’aie ’un cnseiller u service clientèle. Les lgiciels Micrst snt ispnibles avec iérents types e licences : licences e étail, licences e abricants (oEM) u licences en vlume. Les numérs e téléphne varient en nctin e la licence et u pays/régin. Utilisez le numér e téléphne urni à l’l’étape étape 2 e l’l’Assistant Assistant Activatin pur appeler le Centre ’activatin Micrst. L’activatin L’activatin par téléphne peut être plus lngue que via Internet. Vus evez vus truver evant vtre vtre rinateur lrs e l’appel et avir la clé e pruit u lgiciel à prtée e main. Lrsque l’pérateur a pu vus cmmuniquer une clé ’activatin, saisissez-la ans le d’activation ion.. champ Clé d’activat Vus puvez si vus le ésirez prcéer à l’activatin ultérieurement. Vus ispsez en eet ’un élai e 60 jurs pur vus acquitter e cette rmalité. Pur Pur activer vtre versin ’Excel 2010, prcéez e la açn suivante :

Le produit est activé et conorme à la charte d’utilisation éditée par Microsot.

13

1/ Cliquez sur le menu Fichier Fichier.. 2/ Sélectinnez la cmmane Aide puis Activer Activer.. 3/ Suivez ensuite l’Assistant ’activatin, qui vus guie pas à pas. 4/ Au terme e la prcéure, assurez-vus que l’activatin a bien été prise en cmpte en suivant le même cheminement. dans la partie rite e l’écran, la mentin Produit activé est achée.

d l r o W e c i f f O

Le point sr l’activat l’activation ion Micrst a implémenté un nuveau système ’activatin pur sa prchaine suite oce 2010 nmmé oce Prtectin Platrm Platrm (oPP), cmparable à Winws Pruct Activatin (WPA) et à Stware Prtectin Platrm (SPP) e Winws Vista u Winws Activatin Technlgies (WAT) e Winws 7. oce 2010 evra nc être activé penant la périe ’évaluatin e 30 jurs, et une clé e Licence Vlume Vlume (VLK) ne purra être utilisée pur éviter l’activatin ’oce.

" Peroalier le ioratio utiliateur Lrsque vus prcéez à l’installatin ’Excel 2010, l’Assistant vus emane e saisir tris inrmatinss clés qui snt insérées autmatiqu inrmatin autmatiquement ement ans tus vs cuments :

1/ Vtre nm et vtre prénm. 2/ Le nm e l’entreprise (qui peut être laissé vierge). 3/ Vs initiales. Ces inrmatins snt inscrites ans chaque ichier pruit. Pur le vériier, il suit e cliquer u butn rit e la suris sur un ichier pur uvrir le menu cntextuel. dans ce menu, sélectinnez la cmmane Propriétés Propriétés.. L’ientité e l’auteur y igure en bnne place.

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Les propriétés de tous vos documents contiennent des données sur l’utilisateur.

Ces inrmatins snt utiles ntamment ntamment lrsque le cument est vué à être partagé par tagé par iérents cllabrateurs. En inscrivant ces inrmatins utilisateur, utilisateur, il est pssible e savir quelle est la ernière persnne à avir enregistré es micatins. Vus puvez également accéer à l’l’ensemble ensemble es inrmati inrmatins ns relatives à un tableau en cliquant Inormations.. sur le menu Fichier ans le Ruban e nctinnalités nctinnalités.. Cliquez ensuite sur l’intitulé Inormations dans le vlet e rite s’achent tutes les nnées assciées à vtre chier e travail. Pur mier les nnées persnnelles saisies lrs e l’installatin u prgramme, prcéez cmme suit :

1/ Lancez Micrst Excel 2010 en uvrant le menu Démarrer / /Tous Tous les programmes / programmes / Microsot Oce / Microsot Excel 2010. 2010. /Microsot Options.. 2/ dans le Ruban, activez l’nglet Fichier puis sélectinnez la cmmane Options 3/ dans le vlet e gauche, cliquez sur Général Général.. dans le vlet e rite, intitulé Options générales d’utilisation d’Excel 2010, 2010 , prtez vtre attentin sur la sectin Personnaliser votre copie de Microsot Oce. Oce.

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Saisissez un nom ou des initiales i nitiales à votre convenance. convenance.

" Le direte aço d’ouvrir Ecel 2010 À la aveur ’oce 2010, rien ne change véritablement cncernant l’accès à Excel. Les utilisateurs expérimentés purrnt nc passer au paragraphe suivant. Les nvices apprenrnt quant à eux qu’ qu’ilil existe plusieurs p lusieurs méthes pur lancer Excel.

1/ dérulez le menu Démarrer e Winws Vista u Winws 7. Cliquez sur Tous les programmes. dans la liste es applicatins, cliquez sur le ssier Micrst oce grammes. o ce si vus psséez tute la Suite bureautique, u sur Excel 2010 si vus n’avez acheté que ce prgramme.

2/ Autre pssibilité, sans ute la plus simple : uble-cliquez sur un chier Excel existant. Le prgramme se lance alrs instantanément.

3/ Vus puvez aussi créer un raccurci sur le bureau. Si vus êtes utilisateur régulier ’Excel, c’est la technique la plus cmme. Pur créer le raccurci, cliquez sur le bureau Winws u butn rit e la suris. dans le menu cntextuel, cliquez sur Nouveau puis Raccourci Raccourci..

Activez la création du raccourci

4/ dans la bîte e ialgue qui apparaît à l’écran, l’écran, cliquez sur le butn Parcourir Parcourir.. dévelppez l’arbrescence e vtre isque ur en cliquant sur les symbles « + », jusqu’à ce que vus Oce14.. Là, cliquez sur le chier Excel.exe et abutissiez au ssier Programmes /Microsot /Microsot Oce / /Oce14 valiez par oK.

Sélectionnez le chier exécutable associé au raccourci.

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5/ La bîte e ialgue ache le chemin u raccurci sus la rme ’une ligne e cmmane. Cliquez sur le butn Suivant Suivant.. Nmmez le raccurci Excel. Valiez : vtre raccurci est ésrmais pératinnel. Le chemin qui mène au raccourci

6/ drénavant, pur lancer Excel 2010, il vus sut e uble-cliquer sur cette icône, qui gure sur le bureau.

Double-cliquer sur l’icônee pour ouvrir l’icôn Excel

Il ne reste plus maintenant qu’à écuvrir vtre nuvel envirnnement e travail…

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" Le preier laceet Utilisateur amilier ’oce 2007, ne vus attenez pas à une révlutin cmparable à celle que vus avez vécue lrsque vus avez migré ’oce 2003. Le passage ’Excel 2007 à Excel 2010 va se aire en uceur car l’intégralité u presque es reprches qui avaient été rmulés à l’égar e la versin précéente peut être reléguée aux ubliettes. Face à la rigiité e 2007, Micrst ppse l’ambiance uatinée e 2010. Et cette sensatin e cnrt et ’ergnmie est bien avantage qu’un vague ressenti, c’est un ait avéré. Pur vus amiliariser avec vtre nuvel envirnnement e travail, analysns l’ensemble es cmpsantes e l’interace.

1/ Au smmet e l’espace e travail, vus truvez le Ruban. Ce ernier nctinne sus la rme ’nglets thématiques qui rassemblent les cmmanes clés. L’nglet Accueil Accueil,, par exemple, réunit l’ensemble es ptins e mise en rme es nnées au sein u tableau. Vus puvez mier les attributs es caractères (plice, taille, crps, alignement), mais aussi les rmats utilisés pur les nmbres. Enn, cet nglet vus nne accès aux ptins e mise en rme cnitinnelle,, que nus abrerns plus lin ans ce manuel. cnitinnelle

L’onglet Accueil du Ruban est consacré à la mise en orme des données saisies dans le tableau.

2/ L’nglet Insertion est plus riche encre. Grâce à lui, vus purrez mier la structure es tableaux en ajutant lignes et clnnes, mais aussi incrprer es images ’illustratin u générer es représentatins graphiques à partir es nnées saisies ans le tableau. Il vus sera également pssible ’insérer es znes e texte ans le tableau (pur saisir par exemple es cmmentaires) cmmentair es) u encre e persnnaliser en-têtes et pies e page u ’autmatiser la mise en place ’une  ’une signature autmatique.

L’onglet Insertion est très complet.

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3/ Avec l’nglet Mise en page, page , vus ajusterez la psitin es lignes et clnnes sur une page en vue ’impressin. Vus purrez ainsi énir la taille es marges, l’rientatin u papier. Autant e cmmanes qui, ans les versins précéentes ’Excel, étaient plus icilement accessibles. La sectin intitulée Mise à l’échelle est particulièrement intéressante pur autmatiser l’ajustage es prpriétés e la mise en page en une manipulatin. Précisez par exemple une réuctin u tableau à 50 % e sa taille ’rigine et vus purrez alrs cnstater que les lignes, les clnnes, les graphiques mais aussi les caractères snt prprtinnellement ajustés.

Ajustez l’ensemble l’ensemble des propriétés de mise en page en vue d’une impression.

4/ L’nglet Formules vus permet nn seulement ’insérer es nctins mathématiques à appliquer à vs nnées mais aussi ’utiliser un certain nmbre e cmmanes avancées (à estinatin es utilisateurs les plus expérimentés). Il vus permet également ’pérer es cnversins mnétaires, etc.

L’onglet Formules est associé à l’ensemble de calcul et de traitement des données.

5/ L’nglet Données est utilisé pur appliquer es iltres e tri autmatisés u persnnalisés. Il met à vtre ispsitin une nctin e étectin (et e suppressin) es ublns.

L’onglet Données sera utilisé pour ltrer les inormations contenues dans vos tableaux.

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6/ En activant l’nglet Révision Révision,, vus purrez prcéer à un cntrôle e l’rthgraphe ans les nnées saisies mais aussi accéer à tutes les nctins liées au travail à plusieurs sur un même cument. Vus purrez ainsi insérer es cmmentaires et acher le suivi es micatins eectuées par les iérents utilisateurs u chier en curs.

L’onglet Révision vous sera particulièrement utile pour travailler à plusieurs sur un même document.

7/ Pur ptimiser la lisibilité e vs tableaux urant les phases ’éitin et e travail sur Achage.. Vus purrez alrs pérer es zms, es recentrages et aire l’écran, activez l’nglet Achage en srte que le cnrt sit ptimal en tute circnstance.

Optimisez les conditions d’achage sous Excel 2010.

y t i n u m m o C e c i f f O

une vidéo por personnaliser le Rban Pur créer un Ruban qui vus crrespne paraitement, suivez les inicatins urnies ans cette vié : http://blogs.technet.com/ backstage_2010/archive/2009/08/14/oce-2010-personnalisation-de-linterace-ruban-exemple-avec-excel-2010.aspx.

L’interace ’Excel 2010 ne se limite pas au seul Ruban e nctinnalités. Si vus prtez vtre attentin au bas e la enêtre, vus retruvez les nglets habituels e gestin es euilles e calcul ’un classeur. d’un clic rit sur l’un e ces nglets, vus puvez ajuter u supprimer une euille e calcul, lui nner un nm, la prtéger par mt e passe, etc.

21 Gérez les euilles de calcul à l’aide du menu contextuel contextuel.. 0 1 0 2 l e c x E r e l l a t s n I / 1

dans la partie inérieure rite e la enêtre, vus puvez ajuster rapiement le me ’achage en ptant sit pur le me Nrmal, sit pur le me Mise en page, qui vus re un aperçu u résultat btenu si vus étiez amené à lancer une impressin. En utilisant l’ascenseur hrizntal, vus puvez agranir u réuire le zm sur vtre travail.

Choisissez le mode d’achage adapté pour travailler dans de bonnes conditions

Pur nir ce tur ’hrizn e l’espace e travail mis à vtre ispsitin par Excel 2010, il aut évquer la barre ’état. ’état. Cette ernière est ttalement persnnalisable. À l’aie u clic rit sur une zne vierge e la barre ’ ’état, état, uvrez le menu cntextuel. Là, il sut e ccher u e éccher les cases e vtre chix pur activer u ésactiver l’achage ’une cmmane ans la barre ’état.

Personnalisez le contenu de la barre d’état pour obtenir l’ergonomie qui vous convient.

" Le eu icier da le dtail Le menu Fichier jue au sein ’oce 2010 en général et au sein ’Excel 2010 en particulier un rôle central. Il s’agit en eet ’une cnsle ’accès à tutes les pératins clés. dans le vlet e gauche, vus retruvez l’ensemble es cmmanes assciées à l’enregistrement es tableaux que vus avez cmpsés. Vus puvez aussi emaner l’uverture ’un chier en particulier par ticulier.. En cliquant sur la cmmane Ouvrir Ouvrir,, une bîte e ialgue vus permettant e parcurir l’arbrescence l’arbrescence es ssiers sur vtre isque ur s’ache.

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Véritable console d’accès aux données, le menu Fichier est capital.

Cliquez sur Ouvrir

Inormations.. Cette cmmane gure parmi les plus riches. dans la Cliquez sur la cmmane Inormations clnne e rite, vus achez l’ensemble es prpriétés u cument uvert au mment ù vus accéez au menu Fichier Fichier.. Ientité e l’auteur, titre, taille u chier, éventuellement résumé e sn cntenu, etc.

Levez le voile sur les secrets de vos chiers

dans la partie centrale, vus accéez à tris nctins intéressantes. La première vus permet e prtéger vtre cument. Il sut alrs e chisir un mt e passe utilisé pur verruiller l’accès au tableau.

1/ Cliquez sur Protéger le classeur. classeur. Un menu aitinnel s’ache. Vus puvez alrs attribuer à vtre classeur le statut e nal, qui le ren accessible aux autres utilisateurs, mais sans que ces erniers puisse en rien le mier mier..

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2/ Cliquez sur Chirer avec un mot de passe et le classeur est verruillé. Explrez les iérents verrus ispnibles. Ils snt utiles pur prtéger vtre travail nn pas es malveillances (les nnées que nus traitns snt rarement aussi sensibles), mais plutôt es malaresses…

Orez-vous un peu de sécurité

Excel 2010 a été cnçu ans la lgique u travail cllabrati. En ’autres termes, Excel vus nne tus les myens e travailler à plusieurs sur un même cument, e partager par tager le chier entre plusieurs utilisateurs.

1/ Pur que ce partage sit le plus acile et pructi p ssible, bservez la sectin Préparer pour le partage. partage.

2/ Cliquez sur le butn Vérier la présence de problèmes. problèmes . Là, vus puvez emaner à Excel e s’assurer e la cmpatibilité e vtre classeur avec es versins plus anciennes u tableur et lancer une inspectin cmplète u cument.

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Pour que le tableau soit opérationn opérationnel, el, vériez sa compatibilité

Pur vus assurer un maximum e suplesse ’ut ilisatin, Excel 2010 cnserve en mémire les versins antérieures e vs classeurs. À chaque micatin u chier, il cnserve en mémire une image e la versin précéente. Ainsi, e n cas e besin vus puvez retruver sans iculté les inrmatins ’rigine.

1/ Cliquez pur cela sur le butn Gérer les versions. versions. 2/ Chisissez e récupérer u e supprimer les versins précéentes qui n'nt pas été enregistrées.

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Supprimez les versions trop anciennes

En cliquant sur l’item Récent Récent,, vus puvez aisément accéer à la liste es quatre erniers classeurs uverts sus Excel. Pur mier cette cnguratin, cchez la case Accéder case Accéder rapidement à ce nombre de classeurs récents et ans le champ saisissez le chire e vtre chix.

Par déaut les 4 derniers classeurs ouverts restent accessibles

Cliquer sur l’intitulé Nouveau vus nnera accès à l’ensemble e la biblithèque e mèles ispnibles sus Excel 2010 et sur oce.cm. Faites vtre chix pur bénécier e styles préénis. dans le vlet e rite s’ache un aperçu u mèle chisi.

Choisissez un modèle de tableau

Si vus éciez e cliquer sur Imprimer ans le vlet e gauche, vus accéez au menu permettant e chisir sur quelle imprimante l’impressin l’impressin sera réalisée. Le vlet e rite ache un aperçu avant impressin. Ce menu vus nne la pssibilité ’ajuster l’ensemble es ptins ’impressin, epuis les marges jusqu’à la qualité u tirage.

29 Personnalisez l’impression des documents 0 1 0 2 l e c x E r e l l a t s n I / 1

Enn, la cmmane Partager vus nne accès à tutes les ptins ’ ’exprtatin exprtatin e vtre classeur : envi par e-mail, e -mail, exprtatin au rmat PdF, PdF, envi en ligne sur un site cllabrati, cllabrati, tut est pssible et tut est aministré à partir e ce menu.

L’exportati exportation on des d es euilles de calcul sous diérents ormats est rapidement eectuée.

2

Décovrir les otils et l’environnement

Si vos étiez déjà tilisater d’Excel 2007, vos devriez rapidement trover vos mares. En eet, Excel 2010 rassemble totes les noveatés de la version précédente d logiciel, mais il intègre également n certain nombre d’améliorations. Ces dernières, i représentent n vrai gain en ergonomie et en prodctivité, permettent également à cex i passent directement d’Excel 2003 à Excel 2010 de s’adapter rapidement à cette interace.

LE OnCTIOnnEmEnT DU RUbAn 2010 2010 Toute le applicatio d’Oce 2010 ciet d’ue iterace « fuide » avec u Rua ui replace le eu et la arre d’outil. Le deig dière lgèreet de celui d’Oce 2007. Par eeple, le outo Oce ue vou pouviez trouver da la verio prcdete  côt de oglet du Rua peret d’accder au optio d’u eu au. Si la nuvelle interace apprte un plus inéniable (meilleure ergnmie, pératins plus visibles, prévisualisatin es eets en temps réel, ajut et prpsitins ’actins en nctin e l’b jet manipulé), vus puvez épruver le ésir e persnnaliser le Ruban seln vs préérences. Si ce ernier vus gêne, vus puvez le réuire. Pur cela, cliquez sur l’icône Réduire le ruban u bien utilisez le raccurci clavier [Ctrl] + [F1]. dans ce cas, pensez à persnnaliser et à aapter l’achage e la barre ’accès rapie. Vus purrez ainsi meler Excel en nctin e vs attentes spéciques.

Masquez ou achez le Ruban.

Pur suppléer l’absence u Ruban, bservez la barre ’accès rapie, nt le premier butn représente l’icône ’Excel.

33 Le bouton Excel donne accès à des commandes généralistess (sous généraliste chaque programme de la Suite, vous trouvez un bouton éponyme).

Pur amélirer vtre pructivité avec Excel, il aut persnnaliser l’accès à certaines cmmanes. Les cncepteurs ’Excel nt bien sûr avrisé les cmmanes les plus usuelles. Mais, ans vtre cas persnnel, il peut être juicieux e rapprcher une nctin plutôt qu’une autre. Pur cela, la barre ’accès rapie, qui cntient le butn Excel et prpse par éaut les butns Enregistrer,, Annuler et Rétablir Enregistrer Rétablir,, prpse une ernière cmmane. Cliquez sur l’icône attachée à cette cmmane.

Dans le menu contextuel, sélectionnez ou supprimez des commandes à la barre d’accès rapide.

s l i t u o s e l r i r v u o c é d / 2

Si ans la liste générique u menu cntextuel vus ne truvez pas la cmmane cnvitée, cnvitée, cliquez sur Autres commandes. commandes. Vus uvrez alrs autmatiquement la enêtre Options d’Excel. d’Excel. Sélectinnez ans la liste érulante Toutes les commandes. commandes. Cliquez sur une cmmane guAjouter.. Répétez cette pératin pur chaque cmmane rant ans la liste puis sur le butn Ajouter à ajuter à la barre ’accès rapie. Prenez le temps ’explrer le large éventail e cmmanes ispnibles.

Vous pouvez ajouter autant de commandes que vous le souhaitez mais gardez l’esprit l’esprit pratique !

Le principe e nctinnement u Ruban est assez simple. Au chapitre précéent, nus avns écuvert que l’un es principaux nglets était intitulé Fichier et qu’il permettait e s’acquitter es tâches clés cmme l’uverture, l’enregistrement u l’impressin e vs tableaux. Les autres nglets rassemblent les utils, cmmanes et nctinnalités e manière thématique.

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Accueil,, cmme nus l’avns éjà évqué au chapitre précéent, vus nne accès L’nglet Accueil à tutes les ptins e mise en rme es textes et nnées saisis au sein e vs tableaux : plice e caractères, taille, culeur, culeur, alignement, type e nnées (et surtut mise en rme avec style mnétaire, écimale, etc.). Vus purrez également y truver tus les styles préénis et les ptins e mise en rme cnitinnelle es nnées. Chaque nglet est écmpsé en sectins qui se rattachent aux anciennes appellatins es menus érulants utilisées ans les versins antérieures à Excel 2007 (Presse-papiers, Plice, Éitin, etc.). Une caractéristique utile pur truver ses marques plus rapiement.

L’onglet Accueil assure la mise en orme des données saisies.

dans tus les cas, si vus suhaitez vraiment gagner en pructivité et en ecacité, il est tut à ait recmmané e prcéer à es ajustements u Ruban e nctinnalités. Vus puvez persnnaliser chaque nglet u Ruban à vtre cnvenance. cnvenance. Cette tâche, qui s’ s’est est cnsiérablement simpliée à la aveur e la srtie ’Excel 2010, s’eectue s’eectue à partir ’un simple clic rit alrs qu’avec Excel 2007 la persnnalisatin était mins éviente.

1/ Cliquez u butn rit e la suris sur une zne vierge u Ruban. Ne cliquez pas sur une cmmane éjà existante car le menu cntextuel serait alrs iérent.

2/ dans le menu cntextuel qui s’ache s’ache,, cliquez sur la cmmane Personnal Personnaliser iser le Ruban Ruban..

Ouvrez le menu contextuel.


3/ Ajutez une à une les nctins e vtre chix en sélectinnant la cmmane puis en contrario, pur supprimer une nctin, cliquez essus ans le cliquant sur le butn Ajouter Ajouter.. A contrario, vlet e rite et cliquez sur le butn Retirer Retirer..

4/ Si, au terme e la manipulatin, vus n’êtes pas satisait u résultat, cliquez ans la enêtre e persnnalisatin u Ruban sur le butn Réinitialiser Réinitialiser.. Vus retruverez l’apparence u Ruban par éaut.

Réinitialisez le Ruban pour retrouver son apparence d’origine.

Il ne aut pas hésiter à se livrer à ces réglages. En eet, le Ruban, bien que très ingénieux car il ren accessibles les nctins clés, ne peut pas crrespnre à tus les besins spéciques e tus les utilisateurs. Vus êtes namentalement le seul à savir quels snt les utils que vus utiliserez le plus suvent. Vus evez nc cmpser vtre envirnnement e travail par vus-même.


Tot savoir sr le Rban Le Ruban vus intrigue ? Ne manquez pas alrs ce tur ’hrizn cmplet ispnible sur Internet : http://www.inos-du-net.com/actualite/ photoreportages/158-oce-2010.html.. Vus truverez e nmbreuses photoreportages/158-oce-2010.html astuces pur aller plus lin ans sn utilisatin et sa cnguratin.

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" Utilier le eu

cotetuel cote tuel

L’usage es menus cntextuels est apparu à l’initiative e Micrst avec l’avènement e Winws 95. Il y a nc maintenant près e quinze ans que les utilisateurs e pruits Micrst nt pris l’habitue e recurir au butn rit e la suris pur aire apparaître un menu prpsant es cmmanes en nctin e l’activité en curs. Le principe u menu cntextuel s’applique bien sûr avec Excel 2010. Si le menu cntextuel e Winws 95 ne prpsait que les classiques nctins e Couper Couper,, Copier Copier,, Coller Coller,, sus Excel 2010 la richesse u menu est incmparable. La rce u menu cntextuel est ’aapter la liste es cmmanes ispnibles au cntexte e vtre activité. Ainsi, sus Excel, lrsque vus cliquez sur une cellule, vus n’accéez pas aux mêmes cmmanes que si vus sélectinnez u texte, tex te, un graphique u une clnne. Grâce aux menus cntextuels, vus puvez gagner en pructivité et éventuellement truver à prtée e clic es utils que vus ne parvenez pas à retruver tant que vus ne vus êtes pas aapté au Ruban. ouvrez Excel 2010 et placez le curseur e vtre suris ans une cellule. À l’aie u butn rit e la suris, aites apparaître le menu cntextuel.

Le menu contextuel vous donne accès à de nombreuses commandes.


dans ce menu cntextuel général, vus retruvez e nmbreuses nctinnalités ’éitin u texte, ntamment avec les traitinnelles cmmanes Copier et Coller Coller,, mais aussi avec les ptins e cllage (qui snt apparues avec oce 2003), qui permettent e cnserver la rme ’rigine es éléments cllés u e s’aapter à la mise en rme actuelle ans vtre cument.

Choisissez le ormat des données collées.

Vus puvez également accéer à es cmmanes permettant e mier la structure même e vtre tableau en insérant u en supprimant es lignes, es clnnes u es cellules.

Insérez ou supprimez des lignes.

La sectin suivante u menu cntextuel vus nne accès aux cmmanes e tri et e ltre es nnées. Lrsque vus cliquez sur une cmmane, un vlet aitinnel apparaît et vus prpse un tri crissant u écrissant, par exemple.

Optez pour un tri croissant ou décroissant.

Enn, ans la partie inérieure u menu cntextuel, vus puvez ajuster le rmat e cellule (taille, ispsitin, rmat ’alignement u type e nnées), créer une liste érulante u encre insérer un lien hypertexte.

Personnalisez l’apparence des cellules.

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Saisissez maintenant u texte ans une cellule. Placez ensuite ce texte en surbrillance à l’aie e vtre suris. d’un clic rit, appelez l’achage u menu cntextuel. Vus cnstatez alrs que les cmmanes qui vus snt prpsées ièrent e celles qui étaient ispnibles lrsque vus aviez simplement cliqué ans une cellule.

Le menu contextuel évolue selon l’élément sélectionné.


Lrsque vus sélectinnez u texte, vus avez un menu cntextuel en eux parties. La première vus permet e mier les attributs u texte (Police ( Police,, Taille Taille,, Couleur Couleur,, Alignement Alignement)) et la secne rassemble les cmmanes ’éitin. ’éitin. Quelle que sit vtre activité sur Excel, que vus syez aairé à générer un graphique u à insérer une image ans vtre tableau, pensez lrsque vus cherchez une cmmane assciée à cette tâche à utiliser le butn rit e vtre suris pur aire apparaître le menu cntextuel. Ce réfexe vus era bien suvent gagner un temps précieux.

l’acage  e " Adapter l’acage

eoi

Le travail sur une euille e calcul implique que vus puissiez avir une visibilité ptimale à tut instant. Lrsque le tableau ne cntient que quelques lignes u clnnes, il n’y a pas e icultés particulières mais, quan ce ernier pren e l’envergure, les nmbreuses ptins ’achage que Micrst met à vtre ispsitin se révèlent bien utiles. Pur aapter l’achage l’achage e la euille e calcul, vus puvez cmmencer par expliter les iérents mes ’achage ispnibles ans la barre ’état. Cette ernière se truve ans la partie inérieure e l’interace. Ces mes ’achage smmaires susent ans la plupart es cas. Vus truverez les mes suivants :

1/ Le me ’achage Normal Normal ache ache vtre tableau e manière à puvir travailler le plus cnrtablement pssible. Vus ne visualiserez pas les iérents éléments e mise en page mais aurez une lisibilité ptimale u cntenu es cellules. Choisissez le mode d’achage adapté à vos besoins.

page, vus achez la euille e calcul e açn cmparable à ce que 2/ Avec le me Mise en page, vus btienriez si vus l’imprimiez. Un excellent myen e vus renre cmpte u travail réalisé et e sa lisibilité sans gaspiller encre et euille e papier. Si vus travaillez en me Mise en page,, vus puvez sans prblème mier le cntenu es cellules, les rmules, etc., ce qui sera page impssible si vus emanez un aperçu avant impressin.

Le mode Mise en page permet de se aire une idée du résultat imprimé.

41

3/ Cliquez sur le trisième butn pur prter e l’achage Mode Aperçu des sauts de page. Vus visualisez alrs cmbien e pages seraient nécessaires pur imprimer la euille page. e calcul.


Le mode Aperçu des sauts de page, utile mais peu onctionnel onctionnel..

4/ Enn, utilisez le curseur u les butns + et – an ’ajuster le zm cmme bn vus semble.

Utilisez le zoom.


Le livre électronie a la cote Vus ispsez ’un lecteur e livre électrnique ? décuvrez l’eBk oce. Il s’agit ’un manuel numérique qui re un tur ’hrizn cmplet es nuveautés e la Suite oce 2010. Il est ispnible gratuitement à l’aresse suivante : http://blogs.technet.com/backstage_2010/ archive/2010/01/28/le-ebook archive /2010/01/28/le-ebook-oice-2010-en-r -oice-2010-en-ran-ais-est-dispon an-ais-est-disponibleibleen-t-l-chargement-libre.aspx.. en-t-l-chargement-libre.aspx

Ces nctins basiques snt très utiles car, grâce à elles, vus puvez basculer rapiement ’un me e visualisatin à l’autre. Si néanmins vus truvez que cela ne crrespn pas exactement à vs besins, il est pssible ’agir avec plus e nesse en recurant à l’ensemble es ptins réunies sus l’nglet Achage Achage..

1/

La sectin appelée Achage classeur vus permet e retruver les mes que nus venns ’évquer (Normal (Normal,, Mise en page, page, Saut de page). page). Vus y truverez également un butn Plein écran. écran. Ce ernier laisse la part belle aux nnées car il retire e l’écran l’ensemble l’ensemble es barres ’utils, Ruban, etc. Pur quitter l’achage en plein écran, appuyez simplement sur la tuche [Echap] e vtre clavier. Activez ou désactivez l’achage Plein écran.

2/ dans cet nglet, le butn Acher uvre un vlet aitinnel cntenant quatre cases à ccher. Chacune e ces cases crrespn à un élément à acher u à masquer : les Règles Quadrillage,, la Barre de ormule (ans laquelle vus saisissez les (verticales u hrizntales), le Quadrillage nnées), les Titres (les nms es lignes u es clnnes). Composez l’interace d’Excel à la carte.

43

3/ La sectin ne présente pas beaucup plus ’intérêt que le curseur intégré à la barre ’état, ’état, à l’exceptin u butn Zoom sur la sélection. sélection . Sélectinnez une cellule u une plage e cellules puis cliquez sur ce butn. Excel 2010 n’ache plus alrs sur la ttalité e l’l’écran écran que cette prtin e vtre euille e calcul. Obtenez un zoom rapidement.

4/ La sectin enêtre est sans ute la plus riche. Elle permet ’uvrir la euille e calcul ans une nuvelle enêtre inépenante u bien e rérganiser l’achage seln iérents mes. Cette nctin est particulièrement utile si plusieurs tableaux snt uverts simultanément. Mosaïque,, par exemple. Tus Cliquez sur Réorganiser puis, ans la enêtre qui s’ache, cchez Mosaïque les tableaux prennent alrs place simultanément à l’écran. La cmmane Figer Figer,, qui s’articule à sn tur seln tris mes iérents, permet e énir es znes e la euille e calcul qui sernt achées en permanence (cmme es étiquettes e clnnes).

La section Fenêtre de l’onglet Achage permet de tout modeler en onction de vos besoins.

" Pluieur euille de calcul da u claeur Par éaut, lrsque vus lancez Excel pur la première is, il uvre un classeur vierge qui cntient systématiquement tris euilles e calcul. Chacune ’entre elles est symblisée par un nglet qui se truve ans la partie intérieure e l’interace. Vus puvez cmme bn vus semble interagir avec avec ces euilles e calcul. calcul.

Les onglets symbolisent les euilles de calcul d’un classeur.


Pur naviguer rapiement e l’une à l’autre, vus puvez cliquer sur les nglets qui les ientient, u utiliser les butns e navigati navigatin. n. Le premier butn vus ramène autmatiquement à la première euille e calcul, le euxième ache la euille e calcul précéente, le trisième, la euille e calcul suivante et, enn, le ernier butn ache autmatiquement la ernière euille.

Naviguez entre les euilles de calcul.

Si par éaut les nglets qui ientient les euilles e calcul numértent ces ernières sus la Feuil1,, Feuil2 Feuil2,, Feuil3 Feuil3,, etc., vus puvez chisir es nms plus explicites. Cliquez sur l’nrme Feuil1 glet ’une euille e calcul pur l’activer. l’activer. d’un clic rit sur l’nglet, l’nglet, uvrez le menu cntextuel et cliquez sur Renommer Renommer.. Saisissez le nm e vtre chix et valiez.

Renommez les euilles de calcul.

Le résultat vus permet ’ ’btenir btenir une meilleure lisibilité.

Le classeur est plus explicite.

45

Pur ajuter une euille e calcul, cliquez sur le butn Insérer une euille u bien utilisez le raccurci clavier [Maj] + [F11].

Ajoutez des euilles de calcul.

Si certaines euilles e calcul cntiennent es nnées plus sensibles u plus persnnelles, vus puvez en prtéger le cntenu, sit pur que persnne ne puisse y accéer, sit pur empêcher que es miicatins sient eectuées par erreur. Pur cela, eectuez un clic rit sur l’nglet e la euille à prtéger et, ans le menu cntextuel, cliquez sur Protéger la euille. euille .

Protégez la euille de calcul.

dans la bîte e ialgue, saisissez le mt e passe censé prtéger l’accès aux nnées, puis cellule, Cellule cchez la u les cases relatives au type e prtectin suhaité : Format de cellule, complète,, Insérer des lignes, complète lignes, etc. Plus vus cchez e cases, mins il est pssible ’eectuer e micatins sans ispser u mt e passe.


Empêchez les modications à la carte.

L’une es nuveautés intéressantes ’Excel 2010 est la pssibilité e persnnaliser les culeurs es nglets représentant les euilles e calcul. Pur cela, cliquez u butn rit e vtre suris sur l’nglet e vtre chix. dans le menu cntextuel, sélectinnez Couleur de l’onglet. l’onglet . dans le vlet aitinnel qui apparaît à l’écran, vus n’avez plus qu’à cliquer sur l’une es culeurs présentes ans la palette. Une açn simple ’ ’ptimiser ptimiser la lisibilité e vtre classeur Excel quan celui-ci s’enrichit s’enrichit e nmbreuses euilles e calcul.

Personnalisez les Personnalisez couleurs des onglets.

47

" Utilier le odèle de taleau Utiliser es mèles e cuments préenregistrés préenregistrés est une utilisatin très cnnue pur les habitués ’Excel. La versin 2010 ne érge pas à la règle.

1/ Pur uvrir un mèle e tableau, activez l’nglet Fichier et sélectinnez Nouveau Nouveau.. 2/ La partie centrale e la enêtre ache instantanément tus les mèles ispnibles sur vtre rinateur. Cliquez sur Exemples de modèles an e écuvrir les iérentes pssibilités ’Excel 2010 : buget, amrtissement e prêt, ntes e rais, tut est là.

3/ Si vus ne truvez pas vtre bnheur, cliquez sur Accueil pur revenir à la page précéente. Au lieu e vus cntenter es mèles présents sur vtre isque ur, passez en revue les mèles ispnibles sur oce.cm. L’re est éviemment beaucup plus riche mais exige que vus ayez une cnnexin à Internet active. Sélectinnez le mèle e vtre chix. Un uble-clic lance le téléchargement et l’uverture ans Excel. Les mèles ispnibles sur oce. cm snt ntés par les utilisateurs. Lrsque vus parcurez les catégries, n’hésitez pas à cmparer les mèles.

Téléchargez un modèle.


4/ Une is le mèle ispnible ans vtre espace e travail, il ne vus reste plus qu’à le mier cmme bn vus semble.

Modiez le modèle de document librement.

" Peroalier u odèle de taleau Les mèles e tableau snt cnçus pur être utilisables tels quels. Ils snt nc paraitement par aitement nctinnels, accmpagnés e rmules e calcul aaptées. C’est même le premier intérêt e ces classeurs « prémâchés » qui mettent nn seulement leur mise en rme générale mais aussi leur structure cmplète à vtre service. Cepenant, il aut encre les persnnaliser sit en ajutant les nnées nécessaires à vtre utilisatin, sit en aaptant la structure même u tableau. Pur cela, il sut e prcéer e la même açn que pur créer un tableau e tutes pièces.

1/ Saisissez les nnées à la vlée. Placez le curseur e vtre suris ans la cellule cntenant les nnées. Vus puvez prcéer prcéer à la saisie irectement ans la cellule ; ans ce cas, ublecliquez sur cette ernière. Sinn utilisez la barre e rmule. Ntez que le style ’rigine ’rigine appliqué au mèle est utilisé.

49 À partir d’un modèle, contentez-vous de remplir les blancs.


2/ Si vus êtes amené à mier es cellules qui cntiennent es rmules e calcul, syez pruent. En eet, en cas ’ubli u e saisie errnée, sit les résultats seraient aux, sit Excel serait incapable e traiter la rmule.

Respectez bien les saisies lorsque des cellules de calcul sont associées les unes aux autres.

3/ dans tus les cas, lrsque vus miez un mèle pensez à enregistrer le chier en tant que cument (c’est-à-ire (c’est-à-ire prtant l’extensin XLSX) et nn en tant que mèle (doTX). Ainsi, vus purrez retruver le mèle vierge e tute micatin pur une prchaine utilisatin.

Enregistrez le modèle en tant que document.


Télécarger des modèles originax Un utilisateur e la suite Micrst oce a écié e partager sn expérience avec tus les utilisateurs. Il met à la ispsitin es entreprises et es particuliers es mèles e tableau que vus puvez télécharger librement. Ils ne snt pas spéciquement cnçus pur Excel 2010, mais ils purrnt vus aire gagner un temps précieux : http://cexcel.irance.com/modeles/index.htm.. http://cexcel.irance.com/modeles/index.htm

3 Créer son premier tablea Pise désormais les otils de base et l’environnement l’environnement de travail d’Excel 2010 vos sont amiliers, il est temps de créer votre premier tablea de totes pièces. Bien ’Excel soit n tabler perormant, cela ne vos dispense pas d’ne réexion préparatoire por savoir elle strctre sera adaptée à l’exploitation de vos données. Ensite, vos porrez tiliser les ressorces de ce tabler très pissant.

LA sTRUCTURE DU TAbLEAU Cotraireet  ce ue l’o pourrait iagier au preier aord, ce ’et pa vritaleet le ore de lige et de coloe ui dterie la tructure du taleau. E eet, alor ue ou Word vou pouvez aiir votre tete au kiloètre a vou oucier de la ie e ore ou de la dcopoitio de volue de tete e paragrape, ou Ecel vou pouvez trè ie aiir de doe da de cellule a pour autat avoir  l’avace coie de lige et de coloe le taleau doit coteir. naoi, il aut relativier cette allgatio. si, avec u tete, vou pouvez ajouter de ecaîeet logiue et de traitio, a posteriori , c’et ue tâce eaucoup plu coplee loru’il et uetio d’u taleau.

1/ Pur élabrer la structure e vtre tableau, cmmencez tujurs par vus emaner quel usage vus cmptez en aire. on ne traite pas e la même açn un tableau censé assurer le suivi ’une cnsmmatin e carburant et une liste e urnitures pur un bureau. Une is cette phase préparatire achevée, vus puvez cmmencer à travailler.

2/ Pur cncevir la structure e vtre tableau, cmmencez par nmmer les étiquettes e A1,, puis entrez le nm e la première clnnes. Placez le curseur e la suris ans la cellule A1 clnne. Prcéez Prcéez e la même açn pur chaque ligne. Pur un tableau censé mettre en scène un planning hebmaaire, vus btenez le résultat suivant.

Concevez la structure Concevez de votre tableau.

53

3/ Une is cette structure mise en place, il est pssible e éterminer le type e cntenu es cellules, ainsi que la taille qu’elles evrnt avir a priori , etc.

4/ À tus les staes e la cmpsitin u tableau et e la saisie es nnées, il est pssible e retucher u e mier les étiquettes e lignes u e clnnes. Mais, bien que cela sit pssible, ce n’est pas ce qu’il y a e plus aisé car cela vus bligera bien suvent à retucher les nnées éjà saisies ans les cellules. N’hésitez nc pas à travailler vtre prjet e euille e calcul au bruilln.

5/ Lrsque vus suhaitez insérer es lignes u es clnnes pur mier la structure u tableau, vus puvez prcéer e iérentes açns. La plus simple cnsiste à utiliser le menu cntextuel. Cliquez ans une cellule à l’aie u butn rit e la suris et cliquez sur l’intitulé Insérer.. Insérer Dans le menu contextuel,, cliquez contextuel sur Insérer.

6/ Une enêtre appelée Insertion de cellule apparaît. Elle vus prpse e écaler les nnées éjà saisies vers la gauche u vers la rite. Vus puvez également insérer une ligne u une clnne entière. Cchez le butn rai qui crrespn à vs besins. Valiez en cliquant sur le butn oK. Validez en cliquant sur OK.

u a e l b a t r e i m e r p n o s r e é r C / 3

7/ Pur supprimer une ligne, une clnne u une cellule, suivez le même cheminement. ouvrez le menu cntextuel et cliquez sur Supprimer Supprimer.. dans la enêtre Supprimer Supprimer,, cchez le butn rai qui crrespn à vtre besin e micatin.

Supprimez ligne ou colonne à l’aide du menu contextuel.

" mettre e ore le cellule Par éaut, tutes les cellules ’une euille e calcul vierge sus Excel achent les mêmes prprtins : 80 pixels e large sur 20 pixels e haut. Il est rare que cette taille par éaut cnvienne à tutes les situatins. Vus evrez nc ajuster la taille es cellules à vs besins réels.

La taille par déaut des cellules ne répond pas à tous les besoins.

55

Pur reimensinner les cellules, vus puvez prcéer e iérentes açns. La première cnsiste à placer le curseur e la suris sur les brures ’une étiquette e ligne u e clnne et ’eectuer un muvement e glisser-éplacer avec vtre suris. Le pinteur e la suris change alrs ’apparence. En étirant vers la rite, vus élargissez la cellule, vers la gauche, vus la réuisez.

Ajustez la largeur des cellules de votre tableau à l’aide de la souris.

Prcéez e la même açn pur ajuster la hauteur es lignes. Ntez cepenant que, ans ce cas, la micatin e la taille ne s’applique qu’à la ligne u à la clnne que vus aviez sélectinnée. Si vus suhaitez mier tutes les cellules e la euille e calcul en une seule manipulatin, prcéez e la açn suivante :

1/ Cliquez sur la case aisant l’intersectin entre la ligne 1 et la clnne A clnne A.. Ainsi, vus sélectinnez tutes les cellules. Si vus le ésirez, vus puvez utiliser le raccurci clavier [Ctrl] + [A].

Sélectionnez la plage de cellules.


2/ Lrsque la sélectin est eectuée, tutes les cellules snt placées en surbrillance. Il vus sut alrs e vus placer sur la brure e l’étiquette l’étiquette e clnne A clnne A puis ’étirer cette brure pixels. jusqu’à la taille cnvitée. Par exemple 150 pixels. Fixez la taille personnalisée.

3/ Répétez cette pératin pur la hauteur es lignes. Chisissez par exemple une hauteur pixels. Étirez la brure e l’étiquette e la ligne 1 jusqu’à ce que l’in-bulle ache e 35 pixels. cette taille. Choisissez la hauteur de ligne.

57

Tutes les cellules e vtre tableau pssèent ésrmais les mêmes prprtins. Si cette tâche vus a semblé rébarbative, il est pssible e prcéer iéremment. Cmmencez par activer l’nglet Accueil Accueil.. Prtez vtre attentin sur la sectin Cellules Cellules..

Activez l’onglet Accueil.

Format.. Un vlet aitinnel s’ache à l’écran. Vus dans cette sectin, cliquez sur le butn Format puvez alrs pter successiv successivement ement pur les cmmanes Ajuster la hauteur de ligne u Ajuster la largeur de colonne colonne..

Homogénéisez la hauteur et la largeur des cellules.

Les ébutants qui ne snt guère à l’aise avec les muvements e la suris et qui épruvent es icultés à ajuster la taille es cellules avec précisin appréciernt à cup sûr les cmmanes Hauteur de ligne u Largeur de colonne. colonne.


Évitez la souris pour plus de précision.

Ainsi, vus aites apparaître une bîte e ialgue ans laquelle vus puvez saisir une taille pur vs cellules. Cliquez sur oK et le tur est jué.

Validez la conguration.

Vus puvez interagir avec les cellules e vtre tableau à tut mment et cmme bn vus semble. En eet, lrsque vus aurez saisi les nnées (vir ntre prchain paragraphe), vus purrez eectuer tutes les mises en rme nécessaires pur que ces nnées sient mises en valeur et explitables ans les meilleures cnitins. cnitins. Pur cela, le meilleur util sera sans le minre ute le menu cntextuel. Sélectinnez ’un clic la cellule à mier. d’un clic rit, aites apparaître le menu cntextuel. Cliquez sur Format de cellule. cellule.

59 À partir du menu contextuel,, appelez contextuel la enêtre Format de cellule.

Cette enêtre très utile s’articule autur e six nglets :

1/ Le premier ’entre eux, appelé Nombre Nombre,, vus sera précieux si le cntenu e la cellule est chiré. Que vus travailliez sur es valeurs nancières, es purcentag purcentages es u es ates, les nnées sernt achées e iérentes manières manières et aaptées. Dénissez un ormat pour les données chirées.


2/ Activez ensuite l’nglet Alignement Alignement.. Ce ernier est très utile pur mettre en scène les nnées. Vus puvez puvez bien sûr chisir ’aligner le cntenu es cellules à gauche, à rite, au centre u bien e prcéer à la justicatin, mais vus purrez aussi emaner à Excel e renvyer les nnées à la ligne autmatiquement. autmatiquement. Cette cmmane est utile pur les cellules cntenant u texte. Lrsque le texte ccupe tute la largeur e la cellule, le passage à la ligne se ait e manière autmatisée, sans que vus ayez à vus en préccuper. Choisissez un mode d’alignement.

3/ Vus ispsez également ’une ptin intéressante. Au sein e cet nglet, bservez la sectin Orientation Orientation.. Utilisez le champ Degrés et entrez une valeur aaptée. Un aperçu ache le renu btenu en nctin e la valeur saisie. Un peu de antaisie dans la mise en scène des données.

61

4/ Si vus ésirez mier l’apparence es textes et es chires que vus aurez saisis ans les cellules, activez l’nglet Polices Polices.. Vus purrez alrs mier à vtre cnvenance tus les attributs u texte, qu’il s’agisse es ntes, e la culeur u e la taille es caractères. Lrsque vus avez péré tutes les micatins nécessaires, cliquez sur le butn oK. Ntez cepenant que, pur ce type ’pératin, vus puvez sans prblème vus en acquitter à tut mment à partir u menu cntextuel, cmme nus l’avns évqué au chapitre précéent.


Changez les attributs du texte.

5/ L’nglet Bordure sera utilisé pur mier les iérents styles ’habillage e vs cellules. Parmi les mèles ispnibles, vus puvez chisir es brures uble, simple, es pintillés, es brures pur les cnturs extérieurs e vs tableaux et es styles e quarillage au sein es lignes et clnnes.

6/ L’nglet Remplissage quant à lui vus permet ’appliquer es culeurs et/u es textures au sein es cellules. Si vus ptez pur es culeurs nées, pensées à pter pur es teintes plus claires pur les nnées saisies, pur cnserver une bnne lisibilité.

7/ Enn l’nglet Protection verruille les cellules ans le cas ù vus activeriez la prtectin e la euille e calcul u u classeur.

" saiir le preière doe Excel est en mesure e traiter tus types ’inrmatins. Il peut s’agir e texte ans les cas les plus simples, cmme une liste e curses, e chires pur es suivis cmptables, e rmules mathématiques u e statistiques. En nctin u type ’in ’inrmatin rmatin que vus suhaitez traiter, la saisie es nnées peut évluer. Cmme nus l’avns éjà évqué, la saisie e texte s’eectue cmme ans n’imprte quel lgiciel e traitement e texte. Si au cntraire vus suhaitez entrer es valeurs chirées, il peut être nécessaire e aire précéer les chires ’une apstrphe. En eet, quan vus saisissez un chire, quel qu’il sit, le tableur le cnsière cmme une nnée qu’il evra interpréter. Il lui attribue nc un rmat par éaut.

1/ Si vus saisissez ans une cellule pur laquelle vus avez emané un rmat mnétaire la ate u 4 mai 2010 sus la rme 4/05/10, Excel va autmatiquement autmatiquement tenter e cnvertir cette saisie ans un style mnétaire. Cmme il n’y parvient pas, il ache es symbles errnés. Les messages d’erreur de données selon Excel.

2/ Pur éviter ce genre e ésagrément, eux pssibilités s’rent à vus. Sit vus uvrez le menu cntextuel en cliquant u butn rit e la suris ans la cellule cncernée et sélectinnez Format de cellule, cellule, puis l’nglet Nombre et enn Date Date..

63


Choisissez le ormat de date.

3/ Sit, lrs e la saisie, vus tapez ‘4/05/10 ans la cellule u ans le champ e rmule. Excel cnsière alrs vtre saisie cmme une saisie e texte. La saisie de texte.

Cmpser un tableau ne se limite pas qu’à la saisie e texte u e nnées les unes en essus es autres. Cela cnsiste aussi en l’éicatin ’un util capable e générer es calculs et es assciatins entre les cellules ’une même euille u entre les cellules e iérentes euilles ’un même classeur.

Pur parvenir à éier un tel tableau, vus passerez bligatirement bligatirement par les rmules (qui snt en ait es interprétatins mathématiques e tutes les tâches qui peuvent être menées sus Excel 2010), et il aut amettre le principe e saisie u tableur tableur.. Nus puvns ’res ’res et éjà établir un principe immuable : ans tus les cas e gure, à chaque is que vus suhaiterez insérer une rmule ans un tableau u ans une cellule, quelle que sit la rmule que vus envisagez ’utiliser, cmmencez par sélectinner la cellule, puis saisissez par exemple la rmule : =B2-B1. Valiez Valiez ensuite en appuyant sur la tuche [Entrée]. dans ntre exemple, la cellule qui accueille la rmule ache ‘’=VALEUR’’. C’est nrmal car les cellules B2 et B1 utilisées par ntre rmule (qui n’est qu’une sustractin) snt encre vies, Excel est nc incapable ’ ’eectuer eectuer la sustractin.

Les ormules obéissent à une syntaxe précise.

Entrez par exemple 1200 ans la cellule B2 et 500 ans la cellule B1 et le résultat crrect s’ache instantanément.

L’achage de données conorme.

65

" Utilier Ecel pour ralier de calcul Un tableur tel qu’Excel n’est pas un lgiciel que l’n utilise uniquement pur rganiser es inrmatins. Cet util très puissant est en mesure ’eectuer ’eectuer pur vus es calculs très savants qu’il serait astiieux e lister ici. Purtant, ces rmules qui eectuent pur vus tutes srtes e calculs béissent tujurs à la même structure. Une rmule cmmence tujurs par le signe égal (=), suivi es éléments à calculer (péranes), lesquels snt séparés par es pérateurs e calcul. Chaque pérane peut être une valeur qui ne change pas (cnstante), une cellule u une plage e cellules, une étiquette, un nm u une nctin e euille e calcul. Micrst Excel eectue les pératins e la gauche vers la rite, seln l’rre l’rre e pririté es pérateurs, en cmmençant par le signe égal. Vus puvez agir sur l’rre e calcul en utilisant es parenthèses. Les pérateurs iniquent le type e calcul à réaliser. Si vus vulez aire une aitin, l’pérateur e calcul sera + . Excel prpse plusieurs types ’pérateurs ’pérateurs e calcul.

Les diérents opératers de ormle sos Excel Opérater

Calcl

+

Addition

-

Soustraction

*

Multiplication

/

Division

%

Pourcentage

^

Exposant

Excel peut également être utilisé pur cmparer es nnées entre elles. C’est ainsi par exemple que vus puvez éterminer es évlutins e situatins, es analyses e tenance.


Les opératers de comparaison Opérater

Comparaison

=

Égal

>

Supérieur

<

Inérieur

>=

Supérieur ou égal

<=

Inérieur ou égal

<>

Diérent

Excel permet également e cmbiner es plages e cellules pur eectuer es calculs. Vus puvez ainsi asscier iérentes znes ’une euille e calcul u ’un classeur an e les cmbiner et ’ ’eectuer eectuer es calculs plus cmplexes cmplexes..

Les opératers de réérence Opérater

Fonction

:

Permet de défnir une plage de cellules.

;

Permet d’unir plusieurs réérences (plusieurs colonnes, par exemple).

Une is ce principe amis et cette syntaxe particulière maîtrisée, il n’est pas nécessaire ’aller avantage ans le étail e l’apprentissage es rmules e calcul. En eet, Excel 2010 est té e iérents assistants et menus qui vus guiernt pas à pas pur expliter au mieux les nnées que vus aurez saisies.

Copredre e et peroalier " Copredr

le orule

Le premier réfexe à avir pur insérer es rmules e calcul au sein ’un tableau cnsiste à Formules.. Cet nglet met à prtée e clic la plupart es rmuactiver l’nglet u même nm : Formules les et nctin les plus curantes, ntamment la smme.

1/ Pur calculer la smme e iérentes cellules, cliquez sus l’nglet Formules sur la automatique. cmmane Somme automatique.

67 Insérez une somme automatique.

2/ Par éaut, Excel asscie les eux cellules cntiguës à celle qui était active au mment ù vus avez appelé la rmule. Si cette zne ne crrespn pas à la plage e cellules à cnsiérer pur la smme, utilisez les plts qui enserrent la plage e calcul et essinez une nuvelle sélectin par glisser-éplacer glisser-éplacer..

Ajustez la plage de calcul.

3/ Lrsque la sélectin est achevée, appuyez sur la tuche [Entrée] pur valier l’insertin e la rmule. Vus Vus cnstatez alrs que le résultat e la rmule s’ache ans la cellule sélectinnée à l’étape 1 e ce pas à pas. dans le champ Formule (celui ans lequel vus saisissez ’rinaire ’rinaire le texte et les chires), vus cnstatez que c’est la syntaxe e la rmule qui apparaît. Pur étenre la plage e nnées e la smme, intégrez les réérences aux cellules e vtre chix.


Validez la ormule.


Trover la bonne ormle Quelles snt les rmules les plus utilisées sus Excel ? Le mteur e recherche intégré au tableur vus prpse une sélectin, mais certains sites plus étaillés vus expliquent purqui elles snt si utiles. Cnsultez le tp 50 es nctins sur http://outilsbureautiques.ree.r/ Ino/XL/MemoFonctionsXL/MemoF Ino/XL/MemoF onctionsXL/MemoFonctionsXLJeuDeCadr onctionsXLJeuDeCadres.htm es.htm..

" Irer de octio autoatie L’insertin ’une rmule, également appelée nctin, est une pratique très aisée même si vus n’avez n’a vez pas la minre cnnaissance cnnaissance en mathématiques u en statistiques. Cela n’a purtant pas tujurs été le cas. Cepenant, chez Micrst, n a pris cnscience que la puissance es utils it être accessible au plus gran nmbre. Aussi les assistants snt-ils particulièrement bien cnçus et simples ’utilisatin.

1/

Formules,, cliquez sur le butn Insérer une onction. onction . Sus l’nglet Formules

69

2/ Vus venez ainsi ’uvrir une enêtre appelée Insérer une onction. onction. Très simple ’utilisaonction, tapez tin, elle est éiée en pririté aux ébutants. dans le champ Rechercher une onction, sus la rme ’une phrase ce que vus suhaitez aire avec cette nctin. La rce e cet util est qu’il n’est pas nécessaire e recurir à es mts-clés techniques. Il vus sut e taper une phrase en langage naturel, naturel, par exemple « Cmparer es inrmatins inrmatins » ; puis cliquez sur le butn oK. Recherchez la onction de votre choix.

3/ Instantanément, l’Assistant vus ache les nctins susceptibles e vus aier à atteinre vtre bjecti. Il resse une liste e prpsitins. Cliquez sur l’une ’elles pur btenir une escriptin étaillée. Consultez les propositions de l’Assistant.


4/ Si la escriptin vus semble crrespnre à vs besins, cliquez sur le butn oK. L’Assistant ne vus abannne pas pur autant. Il vus guie ensuite ans la cnguratin e vtre nctin et plus particulièrement ans le chix es plages e nnées.

5/ dans la enêtre, cliquez sur le butn à l’extrémité u champ Valeur . La enêtre est alrs réuite. Il vus sut ésrmais e sélectinner la plage e nnées au sein e vtre tableau, à l’aie e la suris.

Sélectionnez la plage de données.

Suivez l’assistant jusqu’à sn terme. Grâce à lui, vus btienrez le résultat escmpté en quelques minutes. Il serait astiieux et inutile e vulir lister les plusieurs izaines e rmules ispnibles sus onction , le mteur e recherche intégré Excel, ’autant que, grâce à la cmmane Insérer une onction, vus guiera naturellement vers la rmule qui répnra à vs attentes. Néanmins, il semble juicieux e rappeler que l’nglet Formules vus prpse une sélectin es nctins les plus curantes. Cliquez sur le butn Utilisées récemment pur retruver, au sein ’un vlet aitinnel, les nctins que vus avez achées ernièrement. Il s’agit là ’une cmmane très utile car car,, si vus travaillez sur plusieurs cuments iérents mais ayant la même vcatin, vus apprécierez e retruver rapiement vs utils avris.

71 Retrouvez les ormules utilisées récemment.

Vus puvez accéer aux principales catégries e nctins irectement à partir e l’nglet Formules.. Cliquez sur les intitulés an ’uvrir le vlet aitinnel. Cliquez sur la nctin e Formules vtre chix. L’Assistant e cnguratin s’ache. Sélectinnez la u les plages e nnées nécessaires, valiez par oK et le tur est jué.

Validez les plages de données.


Les nctins ne s’appliquent pas qu’aux nnées chirées. Il existe e nmbreuses rmules éiées à l’explitatin es nnées textuelles, qui isnnent ans les euilles e calcul. Si vtre tableau cntient es réérences pruit, es ientités e salariés, les rmules peuvent être utilisées très ecacement.

Les données textuelles peuvent être traitées dans les ormules.


Des ormles prêtes à l’emploi Vus cherchez es rmules prêtes à l’usage ? Sur Internet, il existe une réérence inispensable : dcmem. Ce site créé et animé par Jean-Paul Mesters (un auteur très cnnu ans le secteur es manuels inrmatiques) prpse un excellent mteur e recherche enrichi e nmbreux exemples et cas pratiques : http://www.docmemo.com/ oce/excel_ormules.php.. oce/excel_ormules.php

4 Assrer la mise en orme des données Vos avez tot intérêt à exploiter l’ensemble des ressorces associées à la mise en orme des données dans Excel. Tot d’abord, les inormation inormationss présentes dans vos eilles de calcl gagneront en lisibilité, mais en exploitant notamment les mises en orme conditionnelles vos porrez aire de vos tableax de véritables otils d’analyses de tendance o de réelles présentations très soignées por ne lisibilité optimale.

ExPLOITER TOUTEs TOUTEs LEs OPTIOns DE mIsE En ORmE savoir ettre e ore le doe, c’et leur aurer ue viiilit optiale. Certai code uuel apparaiet coe de videce. Pour igier u dit ou o u u retard da u plaig, o opte de prrece pour de caractère e rouge a d’attirer l’attetio. l’attetio. Pur mettre en exergue une tâche u une smme psitive, un prjet réussi u ans les temps, n utilise u vert. Avec Excel 2010, 2010, vus puvez aller très lin. En eet, le prgramme est aussi puissant qu’un lgiciel e traitement e texte. Il est accmpagné ’un très gran nmbre e plices e caractères qui peuvent également être enrichies e iérents attributs : crps stylisés, culeurs, mes ’alignement, etc. Il est essentiel, quelle que sit la tâche que vus cherchez à accmplir, e recurir à tutes ces nctins. Une is encre, le rôle u menu cntextuel est crucial pur tut ce qui cncerne l’apparence es caractères gurant ans une cellule.

1/ Cliquez sur la cellule que vus suhaitez persnnaliser pur la sélectinner puis, ’un clic rit, uvrez le menu cntextuel.

Utilisez le menu contextuel.

2/ Si vus n’aviez jamais jamais expérimenté Excel epuis la versin 2003, la surprise est imméiate car vus truvez à prtée e clic tutes les ptins inispensables pur mier les attributs es nnées saisies. Les eux premières listes érulantes permettent e sélectinner une plice et la taille es caractères. Si vus épruvez es icultés à sélectinner une taille en pixels, vus puvez utiliser les eux butns Agrandir u Réduire la taille es caractères. À chaque clic, la taille u texte change. Arrêtez-vus lrsque le résultat btenu est cnrme à vs attentes.

75 Augmentez ou réduisez la taille des caractères.

3/ Lrsque vus avez entré es chires ans une cellule et qu’il s’agit e valeur mnétaire, ce menu cntextuel vus permet en un clic e passer e l’eur au llar, par exemple, mais vus puvez pter pur ’autres evises très rapiement en cliquant sur Autres ormats de compatibilité.. Vus puvez nc saisir les nnées à la vlée, cmme bn vus semble. tibilité Désignez un ormat monétaire.

4/ La persnnalisatin e l’apparence es nnées passe aussi par l’alignement (à gauche, à rite, centré u encre justié), mais aussi par les culeurs. Excel vus prpse ’accéer rapiement à la palette ispnible. Vus puvez pter pur la palette simpliée (une quarantaine e culeurs) u pur un nuancier plus cmplexe, à vtre cnvenance. Accédez à la palette des couleurs.

e m r o f n e e s i m a l r e r u s s A / 4

Cepenant, la tâche qui cnsiste à persnnaliser l’apparence u cntenu e vtre tableau est assez simple à maîtriser. Excel est un util très évlué, et il serait mmage e s’acquitter e cette missin rébarbative manuellement, alrs que la mise en rme cnitinnelle permet ’autmatiser ’autmatis er ces pératins.

" Redre e taleau itelliget La mise en rme cnitinnelle est une nctinnalité ancienne sus Excel. Ce n’est n’est nc pas une nuveauté assciée à Excel 2010. Néanmins, sn intégratin au sein u lgiciel a été repensée et se révèle particulièrement pertinente. Sur le principe, c’est assez simple. Un assistant vus prpse e éterminer un certain nmbre e critères ’ienticatin ’éléments cnstitutis ’un tableau. Vus éterminez ensuite es scénaris qui intègrent les iérentes micatins e l’aspect es éléments en questin. Excel se charge seul e rassembler le tut pur énir quels snt les cntenus qui sernt aectés. La mise en rme cnitinnelle ne se limite pas au relooking e vs nnées, c’est un util à part entière qui peut être utilisé par exemple pur gérer vs cmptes bancaires, car vus puvez écier e mettre en exergue une ligne e cmpte lrsqu’elle atteint un niveau nné. Pur que la mise en rme cnitinnelle nne sa pleine puissance, mieux vaut aller assez lin ans les exigences. Vus purrez alrs mesurer tut sn ptentiel. La nctin Excel que l’n appelle cmmunément Mise en orme conditionnelle a été inventée pur répnre à une prblématique simple : aire en srte que le lgiciel se charge e istinguer iérents types ’inrmatins au sein ’une euille e calcul nnée et qu’il prcèe à es mises en valeur spéciques an que vus puissiez les repérer plus aisément. Ainsi, si vus gérez un planning, vus puvez placer les éléments en retar en ruge, ceux qui snt ans les temps en vert. Il en va e même pur la gestin e cmptes bancaires pur lesquels les ébits, les créits, les ébits iérés, les virements en attente peuvent tus prenre es apparences iérentes.

1/ Prenns l’exemple ’une euille e calcul qui met en scène un grupe e participants à un stage que vus évaluez à intervalles réguliers. Vus cmmencez cmmencez par cmpser le tableau e manière très classique. Vus psitinnez une clnne Prénm et, pur chaque vlet u stage, vus attribuez une nte sur 20 à chacun es stagiaires.

2/ Vtre bjecti cnsiste à mettre en exergue tutes les lignes crrespnant aux ntes btenues inérieures à 8 sur 20, an ’ientier ans le panel ’élèves ceux qui nt le plus e icultés, ainsi que tutes les ntes supérieures à 15 sur 20. Pur es raisns e lgique, les ntes inérieures à 8 sernt placées en blanc sur un arrière-plan e cellules ruges et les ntes supérieures à 15, en caractères gras et e culeur bleue. Pur ispser ’une telle mise en rme, vus allez énir les cnitins e la micatin e l’apparence es inrmatins. Activez conditionnelle. l’nglet Accueil et cliquez sur le butn Mise en orme conditionnelle.

77 Utilisez la mise en orme conditionnel conditionnelle le sur tout type de tableau.


Activez l’onglet Accueil.

3/ dans le vlet aitinnel qui s’ache, vus ispsez éjà ’un certain nmbre e scénaris ispnibles. Il vus sut e aire le chix ans les iérents mèles intégrés à Excel 2010.

Désignez un scénario type.

4/ Sélectinnez la plage e cellules à mettre en rme puis sélectinnez Règles de mise en surbrillance des cellules et, ans le vlet latéral, cliquez sur la cmmane Inérieur à. à. à, saisissez la valeur 8. Il aut ensuite chisir 5/ Une enêtre s’ache. dans le champ Inérieur à, la mise en rme. Excel vus prpse un certain nmbre e mises en rme préénies. Pur btenir la mise en surbrillance que nus avns arrêtée pur cet exercice, cliquez sur Format personnalisé…

79 Choisissez le critère de mise en orme.


Vous pouvez dénir une mise en orme particulière.

6/ dans la enêtre Format de cellule, cellule , c’est l’nglet Police qui est activé par éaut. Sélectinnez la culeur blanche ans la liste érulante Couleur . Ntns au passage que nus nus limitns à ce seul attribut pur les caractères ans cet exemple, mais vus purriez le cas échéant chisir une autre plice, une taille iérente, etc.

Modiez la couleur des caractères.

7/ Activez ensuite l’nglet Remplissage Remplissage.. Il est temps maintenant e énir la culeur e l’arrière-plan e la cellule nt la valeur est inérieure à 8 sur 20. rouge.. Si cette teinte e ruge par éaut ne vus 8/ dans la palette, cliquez sur l’icône rouge couleurs. Vus achez ainsi un nuancier plus précis qui vus cnvient pas, cliquez sur Autres couleurs. permet e cmpser vtre culeur à la carte.

81 Colorez l’arrière-plan.


Accédez au nuancier contenant plus de couleurs.

9/ Lrsque le chix est arrêté, cliquez sur oK pur revenir à la enêtre Inérieur à. à. Cliquez sur le butn oK pur valier les cnitins.

Validez les options de mise mi se en orme conditionnell conditionnelle. e.

10/ Les micatins snt eectuées instantanément. Répétez la même émarche en sélectinnant cette is la règle e mise en surbrillance es cellules : Supérieur à en respectant les critères évqués au ébut e cet exercice exercice.. Dénissez le second critère de mise en orme.

83

Vus puvez persnnaliser les mises en rme cmme bn vus semble. Il est pssible ’aller assez lin ans la persnnalisatin es attributs puisque l’ensemble es styles et rmats est ispnible.

Le résultat obtenu met paraitement en exergue les notes supérieures à 15 et les notes inérieures à 8.


" mettre ou ore de taleau Si vus avez un besin urgent e créer un tableau sans cnsacrer es heures à sn élabratin, tableau . Le principal atut e Excel vus prpse une nctin appelée Mettre sous orme de tableau. cette cmmane, accessible à partir e l’nglet Accueil Accueil,, est qu’elle est assez simple à prenre en main. Pur es tableaux très cmplexes, elle n’est pas vraiment aaptée mais, pur mettre e l’rre l’rre ans une plage e cellules, elle ait es miracles. Saisissez ans les cellules ’une euille e calcul vierge une liste e nnées (texte u chires seln vs besins). Lrs e cette saisie, le nmbre e lignes et e clnnes n’est pas limité. Sachez cepenant que la nctinnalité que nus allns maintenant écuvrir nne sa pleine puissance sur es plages e nnées e taille meste. Vulir l’utiliser e manière ptimale pur gérer un tableau cmptable e grane envergure, par exemple, ne serait pas rcément aapté.

1/ Une is les cellules remplies, sélectinnez les plages e cellules qui sernt mises sus rme e tableau.

La sélection de la plage de données s’eectue via un glisser-déplacer.

2/ Cliquez maintenant sur l’nglet Accueil pur l’activer puis sur le butn Mettre sous orme de tableau. tableau. Convertissez les données.

3/ Le ait e cliquer sur ce butn cmmane l’uverture l’uverture ’un vlet aitinnel ans lequel vus truvez un certain nmbre e styles e tableau préénis.

4/ dans ce vlet aitinnel, les styles e tableau snt classés seln tris catégries iérenClaire,, Moyen et Foncé Foncé.. Seules les nuances e mise en rme ivergent. Sélectinnez le style tes : Claire e vtre chix.

85 Choisissez un style prédéni.


5/ Lrsque vus arrêtez vtre vtre chix sur l’un es styles, une enêtre appelée Mettre sous orme de tableau s’ache s’ache.. À ce stae, vus puvez encre mier la plage e cellules sélectinnée sit en saisissant irectement les crnnées e cellules avec vtre clavier, clavier, sit en cliquant sur le butn e sélectin qui se truve à rite u champ, champ, puis en essinant la plage e sélectin à l’aie e vtre suris. Si votre tableau comprend des en-têtes (ou étiquettes de colonnes), cochez la case adaptée.

6/ Lrsque vus cnrmez l’applicatin l’applicatin e la mise en rme, vus cnstatez que la plage e cellules que vus aviez mise en surbrillance change ’apparence pur revêtir les prpriétés u style que vus aviez chisi. Mettez en orme rapidement la plage de cellules.

Cet util est particulièrement par ticulièrement utile pur prcéer à une mise en scène es inrmatin inrmatinss rapie et esthétique. Mais ne pensez pas pur autant que la cmmaneMettre cmmane Mettre sous orme de tableau se limite à cela. Si vus regarez attentivement le tableau qui vient ’être généré, vus cnstatez que la première ligne a changé ’aspect. Alrs que vus aviez saisi es nnées brutes, sans en-têtes e clnnes, es en-têtes érulants nt ait leur apparitin.

De nouveaux éléments enrichissent le tableau.

87

Cliquez sur l’icône représentant une fèche rientée vers le bas, pur éruler la liste.

Déroulez les listes associées à chaque colonne.

En érulant les en-têtes e chaque clnne, vus puvez aisément accéer à iérentes ptins e tri es nnées. Lrsqu’il s’agit e texte, le tri se ait par rre alphabétique crissant u écrissant ; si vs nnées ne snt que es chires, ptez pur un tri crissant u écrissant. Ntez également que vus puvez trier par culeur et, en sélectinnant Filtres numériques,, sélectinner ans le vlet aitinnel es nctins e cmparaisn e nnées plus ques cmplexes.

Comparez les données via les ltres numériques.


tableau , n purrait ire qu’elle ren Pur résumer cette cmmane Mettre sous orme de tableau, pssible la mise en rme et l’analyse e listes e nnées en quelques clics seulement. Une cmmane qui synthétise es ptins e cmparaisn et e calculs assez cmplexes, nt l’accès est simplié pur que même les utilisateurs les plus néphytes puissent en prter sans peine.


Des œs de Pâes… Amusez-vus un peu… Suvenez-vus e vtre enance et es imanches e Pâques ù vus curriez ans le jarin pur chercher les œus cachés par vs parents. Les inrmaticiens snt e grans enants nstalgiques et nt caché es œus e Pâques (en anglais, Easter eggs) eggs) au sein même ’Excel. Il s’agit e petites applicatins cachées accessibles en prcéant à es manipulatins secrètes. À ce jur, aucun Easter egg n’est cnnu sus Excel 2010… Peut-être saurez-vus en ébusquer… À visiter, ce site anglphne qui recense tus les Easter eggs ientiés : www.eeggs.com www.eeggs.com..

" Utilier le tyle de cellule Lrsque l’n a passé es heures à cmpser un tableau e grane envergure, que l’n s’est attelé à une saisie e nnées astiieuse, en guettant la minre erreur, erreur, la minre cquille, il peut être icile e truver l’énergie l’énergie nécessaire pur prcéer à la mise en rme es cellules. Cnscients e cette iculté, les évelppeurs e Micrst nt eu l’iée ’ajuter une nctin à l’nglet Accueil Accueil.. Cette nctin met à prtée pr tée e clic es styles préénis pur les cellules. Le me e nctinnement en est simplié à utrance. À l’aie e vtre suris, sélectinnez une cellule u une plage e cellules, à vtre cnvecellules . nance. Cliquez ensuite sur le butn Styles de cellules. Vus venez e éplyer un vlet aitinnel qui cntient tus les styles préénis ispnibles par éaut. Ils snt classés par catégrie :

1/ La sectin Bon, Mauvais, Neutre vus permet ’un clic e valier un prjet, par exemple. 2/ La sectin Données et Modèles permet ’appliquer es styles e culeurs et e plices. 3/ La sectin Titre et en-têtes permet e juer sur les arrière-plans, les plices u encre les brures e cellules.

4/ La sectin Styles de cellule avec Thème re le plus large éventail e chix et aecte les iérents attributs u texte et les ptins e rmats e cellules.

89

5/ Avec la sectin Format et Nombre vus transrmerez une saisie e chires à la vlée en style mnétaire u purcentage purcentage.. Choisissez parmi les styles disponibles.


Pur utiliser ce vlet aitinnel, il sut e survler l’un es styles avec vtre suris. L’aperçu est instantané et prte sur la cellule sélectinnée. Pur que la micatin sit énitive, ne vus cntentez pas e survler le style, cliquez essus.

Un simple survol ne sut pas.

Vus puvez ainsi travailler aisément sur l’ensemble e vtre tableau. Un cnseil, néanmins ! Évitez la multiplicatin e styles. En assciant trp e culeurs, trp e styles st yles e caractères, etc., le tableau se révèle trp barilé et va perre en lisibilité.


Des astces por Excel Gran amateur ’Excel, vus recherchez tujurs es astuces, es cnseils pratiques ? Purqui ne pas partager vs expériences avec les participants à ce site très riche : http://www.excelabo.net http://www.excelabo.net.. Excelab. net s’enrichit s’enrichit qutiiennement e nuvelles inrmatins utiles u tiles !

" Crer de tyle de cellule peroali Les styles préénis par éaut sus Excel snt nmbreux et variés. Ils snt en thérie en mesure e répnre aux besins les plus curants. Ils présentent l’avantage ’rir ’rir une excellente lisibilité et snt « passe-partut passe -partut », prêts à se nre ans n’imprte n’imprte quel envirnnement. Mais, pur autant, ils ne crrespnrnt peut-être pas véritablement à vs besins. Si vus ne truvez pas vtre bnheur ans les styles ispnibles par éaut, vus puvez ajuter vs prpres mises en rme.

1/ Cliquez sur Styles de cellules et, ans le vlet, sélectinnez l’intitulé Nouveau style de cellule.. cellule Personnalisez les Personnalisez styles de cellules.

2/ Vus venez e emaner l’uverture e la enêtre Styles Styles.. Cette enêtre est simple à utiliser. Cmmencez par nner un nm à vtre style (ptez pur une appellatin claire pur vus y retruver plus acilement si vus les multipliez par la suite), puis cchez les cases pur énir quelles sernt les caractéristiques aectées par ce style. Le chix est large puisqu’il s’éten u texte au nmbre en passant par l’arrière-plan, les brures, etc.

91 Créez un style maison !

3/ Cliquez ensuite sur le butn Format Format.. Il ne vus reste plus qu’à utiliser la enêtre qui s’ache en utilisant les iérents nglets ispnibles. Chisissez les culeurs, les alignements, la taille u texte u encre les ptins e remplissage es cellules. Lrsque vus êtes satisait, valiez en cliquant sur le butn oK.

Dénissez les paramètres du style.


4/ Cliquez maintenant à nuveau sur Styles de cellules. cellules . Une nuvelle catégrie a ait sn Personnalisé.. Vus cnstatez apparitin ans le vlet aitinnel : Personnalisé cnstatez que le style que nus venns e créer y gure en bnne place. Les styles personnalisés que vous créez se trouvent au sommet du volet additionnel.

5/ Si vus le suhaitez, vus puvez usinner les styles ispnibles ans ’autres classeurs Excel présents sur vtre isque ur en prcéant à une usin es styles. Ainsi, l’ensemble es styles persnnalisés que vus avez cncctés purrnt être utilisés sur ’autres classeurs. En utre, lrsque vus vus uvrez un classeur incluant es styles persnnalisés sur une autre machine, machine, vs styles « maisn » eviennent accessibles. Pur vus lancer ans cette pératin, cliquez sur cellules . dans le vlet, cliquez sur Fusionne Fusionnerr les styles styles.. le butn Styles de cellules. Fusionnez les styles.

93

6/ La enêtre Fusionner des styles s’ache. Elle ache la liste es autres classeurs Excel uverts simultanément et à partir esquels vus puvez usinner les styles e cellules. Cliquez ans la liste sur le u les classeurs qui sernt une surce e usin puis cliquez sur le butn oK.

7/ Pur éviter ’imprter es styles en ubln, une alerte apparaît à l’l’écran écran et vus emane Non,, si vus suhaitez usinner avec es styles éjà existants. Si vus cliquez sur le butn Non seuls les styles iérents sernt usinnés. Évitez d’importer les styles en double.

" Eploiter le tyle de ie e ore Pur vus assurer que les iérents exercices écrits précéemment ans ce chapitre snt bien acquis et que les ptins e mise en rme que nus avns évquées snt maîtrisées, reprenns reprenns le tableau e ntatin que nus avns utilisé pur écuvrir la Mise en orme conditionnelle. conditionnelle. Si les ntes inérieures à 8 et supérieures à 15 snt clairement ientiées, il reste es éléments à amélirer.

Améliorez l’apparence l’apparen ce de la euille de calcul.


1/ La clnne réservée aux nms es élèves est restée vierge e tute mise en rme. Placez cette clnne en surbrillance. Placez les éléments à modier en surbrillance.

2/ Cliquez sur l’nglet Accueil puis Style de cellules. cellules . Survlez les mèles jusqu’à Titre 4 et cliquez sur ce style. La mise en rme est appliquée.

Sélectionnez le style en toute connaissance de cause en survolant sur volant les styles disponibles.

3/ Sélectinnez ensuite l’ensemble e la plage e nnées. d’un clic rit sur la plage e cellules en surbrillance, uvrez le menu cntextuel et cliquez sur l’intitulé Format de cellule. cellule.

95 Ouvrez la enêtre Format de cellule.

4/ dans la enêtre qui s’ache, activez l’nglet Bordure Bordure.. Chisissez un style e ligne puis, ans la partie rite e la enêtre, cliquez sur les butns Contour et Intérieur et cliquez sur le butn oK pur valier vs chix. Choisissez les styles de bordures adaptés pour améliorer la lisibilité.


5/ Le résultat btenu structure le tableau et en énit les cnturs. Le tableau est plus clair désormais.

5

Exploiter les données d tablea Js’à maintenant, l’tilisation e nos avons aite d’Excel 2010 nos a permis de saisir les données, de procéder à ler mise en orme, manellement o atomatiement atomati ement et sos condition, mais nos sommes loin d’avoir exploité tot le potentiel d tabler. Ce dernier intègre de nombreses onctionnalités liées a traiteme traitement nt des données. Fonctions de tri, de recerce, de conversion o de traitement avancé, Excel 2010 est n logiciel redotablement efcace.

TRIER LEs DOnnéEs Ecel 2010 et  votre dipoitio u large vetail de poiilit pour orgaier le doe au ei du taleau. qu’il ’agie de valeur tetuelle (de o, par eeple) ou de doe cire (coe de otat de acture), il et poile de deader au taleur de ralier toute orte de tri.

1/ Pur expliter ce ptentiel inispensable, que vus travailliez sur un tableau meste prpsant par exemple une simple liste e cntacts u bien sur un tableau crisé ynamique aisant appel à iérentes ressurces cmptables hébergées sur un serveur, il vus sut e cliquer sur l’nglet Données Données..

L’onglet Données vous ore un accès direct aux tris.

fltrer est particulièrement utile car, grâce à elle, vus puvez ’un simple 2/ La sectin Trier et fltrer est clic rérganiser les inrmatins ans l’rre alphabétique crissant u écrissant en cliquant sur l’une es eux icônes suivantes. Optez pour un tri croissant ou décroissant.

99

3/ Sélectinnez la plage e cellules qui evra être aectée par le tri alphabétique crissant. Pur cela, essinez la zne cncernée à l’aie e vtre suris. Cliquez ensuite sur le butn Tri croissant.. L’ensemble e la euille e calcul est mié. Bien éviemment, les nnées attacroissant chées à chaque ligne et à chaque clnne snt respectées. Appliquez le ltre de tri.

4/ Vus puvez si vus le ésirez mier l’rre e classement en cliquant sur le butn Tri décroissant. Pur aller plus lin, et écuvrir les ptins e ltre et e tri es nnées, cliquez décroissant. sur le butn Trier Trier.. Vus aites ainsi apparaître la enêtre appelée Tri Tri..

Achez la enêtre Tri.

u a e l b a t u  s e é n n o  s e l r e t i o l p x E / 5

5/ Cliquez sur la liste érulante Colonne et ésignez la clnne sur laquelle le tri evra être eectué. La clnne B, ans ntre exemple, cntient les nms es persnnes gurant ans B. ntre liste e cntacts. Nus sélectinnns Colonne B. Sélectionnez la colonne dont les données doivent être triées.

6/ Il aut maintenant iniquer à Excel quel sera le critère e tri à utiliser pur mettre e l’rre ans le tableau. Cliquez sur la liste érulante Trier sur et sélectinnez Valeurs pur que le tri s’applique sur les nnées que vus avez saisies. Ntez au passage que le tri purrait également prter, le cas échéant, sur la mise en rme es cellules (culeurs, etc.). Choisissez Valeurs pour que le tri porte sur les données ellesmêmes.

croissant u Tri décroissant ans décroissant ans la liste érulante Ordre Ordre.. 7/ Enn, ptez pur le Tri croissant u Utilisez la liste déroulante Ordre.

101

8/ Il est purtant pssible ’aller plus lin encre, et ce sans psséer un iplôme ’ingénieur inrmaticien. En cliquant sur le butn Ajouter un niveau, niveau, vus puvez emaner à Excel 2010 e cnsiérer un secn ltre e tri asscié. Il aut pur cela que la euille e calcul s’y prête, bien sûr. Mais il est pssible ’imaginer ’imaginer un tri crissant alphabétique sur les nms es cntacts asscié à un tri sur les ces pstaux. Vus btienrez ainsi un tableau rganisé par ville et par nm, ans l’rre crissant.

Associez diérents ltres de tri.

" Crer et peroalier de ltre de tri Les utils e iltrage ’Excel 2010 se laissent plus acilement maîtriser que ans les versins précéentes. Si la cmmane Filtrer n’a pas namentalement changé, le butn Avancé ren pssibles es persnnalisatins plus ines qui nt ’Excel plus qu’un simple tableur : un véritable gestinnaire e bases e nnées ’appint. Si vus êtes rileux à l’iée ’utiliser Access 2010, sachez que pur les usages curants Excel 2010 era paraitement l’aaire.

1/

Pur utiliser la cmmane Filtrer Filtrer,, il n’est n’est pas nécessaire e sélectinner sélec tinner une plage Filtrer e e cellules. Cliquez sur le butn Filtrer Filtrer,, ispnible sus la sectin Trier et Filtrer e Données.. l’nglet Données

2/ Si vus n’êtes pas attenti, vus pensez que rien ne s’est pruit. C’est une erreur. Prtez vtre attentin à la première ligne e chaque clnne. Vus cnstatez alrs la présence ’un butn gris mettant en scène une fèche rientée vers le bas. Chaque clnne est evenue en quelque srte une liste érulante qui cntient un certain nmbre ’utils e tri et e ltre es nnées.


L’ensemble des colonnes est aecté.

3/ Lrsque vus cliquez sur ce butn pur éruler la liste, vus puvez ’un clic classer les nnées, mais aussi n’en acher qu’une partie. Par exemple, ans une liste e cntacts, vus puvez exiger qu’Excel n’ache n’ache que les nms es persnnes nt l’initiale est la lettre B. Cliquez sur la liste érulante Noms (ans ntre exemple la clnne B). dans cette liste, cliquez sur l’intitul l ’intituléé Filtres textuels pur aire apparaître le vlet aitinnel. dans ce vlet, cliquez sur Commence par… par … Désignez des ltres de tri.

4/ Vus venez ainsi e emaner l’achage e la enêtre Filtre automatique personnalisé. personnalisé . Nom,, saisissez B et cliquez sur le butn oK pur valier. Ntez une nuvelle is dans le champ Nom

103

que vus puvez multiplier les ltres assciés à vtre cnvenance et expliter les pératins bléennes ET/oU pur ajuter u exclure es critères e ltres. Utilisez le ltre automatique personnalisé.

5/ Le ltre autmatique persnnalisé que vus venez e mettre en place n’ache plus ès lrs que les cntacts qui crrespnent à vtre requête. Si ans ntre exemple, qui cmpren envirn une cinquantaine e cntacts, une telle pssibilité peut sembler anectique, imaginez l’intérêt lrsque vus gérez le chier client ’une entreprise u une dVdthèque cmpsée e plusieurs centaines, vire milliers, e titres…

La gestion des données sous Excel est un atout considérable.

Les ltres textuels peuvent s’appliquer sur l’initiale u critère mais aussi sur une chaîne e caractères (un mt u une phrase), sur une lettre nale, etc. N’hésitez pas à explrer les iérentes pssibilités. L’essentiel cnsiste surtut à puvir isler la nnée qu’il vus aut au mment ù il vus la aut.


Les ltres textuels sont très perormants.

Si les nnées que vus suhaitez ltrer snt es nnées chirées, le principe est exactement le même. dans le vlet aitinnel, vus truveriez truveriez les critères e ltres numériques suivants.

L’éventail de ltres l tres textuels est large.

dans la sectin Filtrer et trier , cliquez sur le butn Avancé Avancé.. Vus uvrez ainsi la enêtre Filtre avancé.. Sn nctinnement est mins visuel, mais il est très précis. Sélectinnez la plage e avancé critère, cliquez sur la cellule qui va cnitinner le nnées à ltrer. dans le champ Zone de critère, ltre (la ville, par exemple). Cchez le butn rai Filtrer sur place u Copier vers un autre emplacement (les nnées sernt alrs envy envyées ées vers un autre tableau, par exemple). Valiez par oK.

Désignez l’emplacement des données extraites.

105

La clé ’une utilisatin réussie e ces utils passe avant tut par vtre niveau ’exigence. ’exigence. Pur expliter vs nnées, il aut que vus maîtrisiez intellectuellement la structure u tableau. Si vus cnez à Excel 2010 les critères les plus ns et les mieux assciés, il saura mettre en exergue l’inrmatin l’inrmatin cnvitée. cnvitée. C’est sans le minre ute l’une es tâches les plus imprtantes que l’n l’n puisse eectuer au sein ’une euille e calcul, nn pas à cause e sa cmplexité, mais u ait e la récurrence e la nctin. dans le milieu pressinnel, que vus recherchiez une acture, une nte e rais, un client ans un chier e prspect u qui que ce sit, les ltres snt un util à privilégier abslument pur ptimiser vtre pructivité. pructivité.

" Recercer de let Vtre tableau s’enrichit et il evient e plus en plus icile e retruver rapiement la nnée qui vus ait éaut ? Le recurs aux ltres e tri n’est pas nécessairement l’unique piste à explrer.. En eet, si vus cnnaissez l’élément explrer l’élément que vus suhaitez retruver en le situant ans la euille e calcul, vus puvez utiliser la nctin Rechercher Rechercher..

1/ Vus puvez activer cette nctinnalité e eux açns iérentes. La première cnsiste Édition.. à cliquer sur l’nglet Accueil pur l’activer. Prtez alrs vtre attentin sur la sectin Édition Cliquez sur le butn Rechercher et sélectionner. sélectionner . Vus éplyez alrs un vlet aitinnel. Cliquez sur l’intitul l ’intituléé Rechercher Rechercher.. La secne, plus rapie, cnsiste à utiliser le raccurci clavier [Ctrl] + [F]. La commande Rechercher est accessible à partir des touches [Ctrl] et [F] de votre clavier.

remplacer (cmmune à tutes les applicatins e Micrst oce 2/ La enêtre Rechercher et remplacer (cmmune 2010) est particulièrement intéressante pur isler une nnée, un type e nnées u tut simplement un caractère. dans le champ Rechercher , saisissez un mt-clé.


3/ Si vus cherchez ce mt et que vus sachiez qu’il s’en truve plusieurs ccurrences ans le tableau mais que iérentes mises en rme nt été appliquées, cliquez sur le butn Format et spéciez sus quelle rme se truve celui que vus suhaitez isler.

Congurez la recherche au sein du tableau.

4/ Si vus ispsez e l’inrmatin et que vus sachiez ù peut se truver la nnée bjet e vtre cnvitise, cliquez sur la liste érulante Dans et sélectinnez la surce (la euille e calcul active u bien le classeur tut entier). Anez la recherche.

5/ Cliquez sur la liste érulante Sens pur emaner à Excel e mener la recherche sit ans le sens es lignes sit ans celui es clnnes. C’est C’est un étail qui a e l’imprtance car, lrsque la euille e calcul cmpren e nmbreuses cellules et que vus passez en revue les résultats e la recherche un à un, cela peut vus aire gagner un temps cnsiérable.

107 Organisez le sens de la recherche.

dans. 6/ Pur cibler encre avantage la recherche, cliquez sur la liste érulante Regarder dans. Vus purrez alrs énir si la recherche it prter sur es ormules u sur es commentaires si vus travaillez avec plusieurs persnnes sur un même cument.

Précisez l’objet précis de la requête.

7/ En cliquant sur le butn Suivant Suivant,, Excel pinte chaque nuvelle ccurrence crrespnant à vtre recherche. Pur passer e l’une à l’autre, appuyez successivement successivement sur Suivant Suivant..

Pointez les résultats un à un.

8/ En activant ans la enêtre Rechercher et remplacer l’nglet Remplacer Remplacer,, vus puvez substituer à l’élément recherché un autre élément. Si vus avez cmmis une aute ’rthgraphe ans une valeur présente e manière récurrente ans la euille e calcul, vus puvez autmatiser la crrectin.


Automatisez les corrections au sein d’une euille de calcul.

9/ Cliquez sur Remplacer tout pur mier tutes les ccurrenc ccurrences es u sur Remplacer pur cntrôler les substitutins eectuées une à une.


Les raccorcis clavier Pur gagner u temps lrsque vus travaillez sus Excel, il est bn e savir lâcher la suris et e cncentrer sn activité sur le clavier. En ne levant plus le nez, vus gagnez en pructivité. Mais les raccurcis clavier snt très nmbreux et, hrmis les plus curants, il n’est pas si simple e tus les ientier. C’est purqui nus vus recmmanns la visite ’un site très pratique car il resse une liste très cmplète e ces cmbinaisns e tuches. Cnnectez-vus pur le écuvrir sur : www.savoirtoutaire.c www.sav oirtoutaire.com/wiki/Les_di om/wiki/Les_dierents_raccou erents_raccoucis_clavier_sou cis_clavier_sous_ s_ excel.html.. excel.html

Covertir vertir de " Co

doe

Le mule e cnversin es nnées se présente sus la rme ’un assistant nt l’actin l ’actin est écupée en tris étapes. Il est utile pur aner es nnées saisies. Si vus avez entré ans une cellule une aresse pstale u type 256 rue e la Grane Armée, pur Excel il s’agit ’une saisie textuelle. Mais vus puvez mier la nature e la saisie en utilisant le cnvertisseur. Ce ernier se chargera par exemple e placer le numér e l’aresse ans une cellule, puis le type e vie (rue, rute, chemin) chemin) ans une euxième cellule et enn « e la grane armée » ans une trisième. Cela vus permettra ans le cas e publipstages (que nus évquerns en n e chapitre) e mrceler les aresses pur multiplier les champs persnnalisés.

109

1/ Sélectinnez à l’aie e la suris la cellule u la plage e cellules à cnvertir et activez données, cliquez sur le butn Convertir l’nglet Données Données.. dans la sectin Outils de données, Convertir..

Cliquez sur le bouton Convertir.

2/ L’assistant Cnversin s’ache instantanément. Cliquez sur le butn rai Délimité Délimité.. Vus puvez alrs énir à quels emplacements les séparateurs sernt insérés. Cliquez sur le butn Suivant.. Suivant Placez les séparateurs.


3/ Iniquez ensuite à Excel 2010 quel type e séparateur il it prenre en cmpte. Par Espace.. dans l’aperçu éaut, la case Tabulation est cchée. dans ntre cas, nus cchns la case Espace au bas e la enêtre e l’assistant, vus btenez un aperçu es césures mises en place. Cliquez Suivant.. sur le butn Suivant Cochez la case Espace.

4/ Sélectinnez pur chaque clnne ainsi istribuée le rmat e nnées (Stanar, Texte, Texte, Standard cchée. etc.). Pur les nnées numériques, laissez la case Standard cchée. Cliquez enn sur le butn Terminer.. Terminer Laissez la case Standard cochée.

111

5/ Excel ache une alerte et vus emane e cnrmer la micatin es nnées. Acceptez pur que le tableau ache les nuvelles clnnes e nnées cnverties. Le résultat btenu peut tujurs être mié à tut mment. Utilisez le raccurci clavier [Ctrl] + [Z] pur revenir sur les micatins. Relancez l’assistant et ajustez le paramétrage cmme bn vus semble. L’bjecti étant ’btenir les cnversins les mieux en phase avec vs besins.

Relancez l’assistant si nécessaire.


La cnversin est particulièrement appréciable lrsque vus retravaillez une euille e calcul nt vus n’êtes pas l’auteur et qui it être aaptée. En eet, l’util vus évite e reprenre tutes les nnées et e les éplacer ans une nuvelle structure. La cnversi cnversin, n, lrsqu’elle lrsqu’elle est crrectement piltée, est un gain e temps cnsiérable.


Partager des astces avec d’atres tilisaters d’Excel Partager ses expériences avec ’autres utilisateurs, écuvrir les astuces glanées par ’autres ans ’Excel snt une perspective plutôt réjuissante, surtut si l’n suhaite miser sur la sliarité pur apprnir ses cnnaissances. Si vus suhaitez satisaire tus ces appétits, nus vus recmmanns un site très utile à placer sans élai ans vs avris : http://www.excel-downloads.com http://www.excel-downloads.com.. Tutriels, astuces, rums, tut y est !

" Irer de doe  partir de ource

etrieure

Excel 2010 est paraitement intégré à la Suite bureautique Micrst oce 2010. Vus puvez par cnséquent, si vus le ésirez, appeler es nnées stckées ans ’autres applicatins e la Suite. Il est ainsi pssible par exemple e récupérer le cntenu ’une base e nnées Access, an e la cnvertir pur un usage iérent sus Excel, tut cmme vus puvez récupérer une liste saisie ans Wr pur en tirer une euille e calcul pleinement explitable. Pur expliter les interactins entre les iérents utils e la Suite oce u ’autres lgiciels externes. bureautiques, activez l’nglet Données Données.. Prtez vtre attentin sur la sectin Données externes. C’est elle qui met à vtre ispsitin les iérentes cmmanes ispnibles. ispnibles.

Appeler des données externes dans une euille de calcul, c’est c’est simple !

Il serait astiieux e vulir étailler les manipulatins liées à l’imprtatin e nnées, ’autant qu’entre entre une base e nnées Access u une base SQL, u encre à partir par tir ’un chier texte, les pératins peuvent être extrêmement iérentes. Cepenant, il cnvient ’évquer le principe.

1/ dans tus les cas e gure, il vus aut cliquer sur le type e surce e vtre chix. dans la enêtre qui s’ache, vus evez alrs sélectinner le chier nt le cntenu va être imprté.

113

Désignez le chemin d’enregistrement chier dont vous souhaitez récupérer les données.

2/ Si vus avez pté pur une Table Table e base e nnées Access, un assistant vus emane quel est l’élément e la base qui it être traité. Cliquez sur Table1 puis valiez ’un clic sur le butn oK. Utilisez l’assista l’assistant nt pour vous aciliter la tâche.


3/ La capture es nnées externes peut s’eectuer e iérentes manières. Il peut s’agir ’une aaptatin e la table au rmat Feuille e calcul u bien ’un rapprt e tableau crisé ynamique. optez pur le premier chix et iniquez la cellule au sein e laquelle va ébuter l’imprtatin. Cliquez sur le butn oK et l’imprtatin cmmence. cmmence. Optez pour le ormat Feuille de calcul.

4/ La base e nnées est imméiatement cnvertie en euille e calcul Excel, sur laquelle l’l’ensemble ensemble es nctins u tableur est applicable.

Les données sont converties.

115

Si l’imprtatin es nnées ’une table est sans ute la plus simple, il aura, si vus imprtez un texte, énir les séparateurs an qu’Excel qu’Excel puisse imprter les inrmatin inrmatinss ans les bnnes lignes et clnnes. Une is encre, Micrst a bien pensé les chses, puisqu’un assistant ’imprtatin s’ache instantanément.

Pilotez l’importation ecacement.

Il sut e suivre ses inicatins pur que les nnées cntenues ans le chier texte sient crrectement interprétées et mises en rme ans la euille e calcul.

" supprier le doulo Un classeur u une euille e calcul que l’n utilise au qutiien pur une simple liste e curses u pur une liste e clients, cela s’enrichit s’enrichit prgressivement. prgressivement. Et, à mesure que les lignes se mulpriori cela n’a tiplient, n peut par inavertance saisir les mêmes inrmatins plusieurs is. Si a priori cela pas rcément e cnséquences, cela peut à terme evenir préjuiciable. Si vus utilisez la liste e cntact pur un envi e currier, les rais ’envi vnt augmenter à chaque ubln et lrs es curses au supermarché vus allez perre u temps à rapatrier plusieurs is un pruit éjà en stck.


optimisez vtre utilisatin ’Excel en traquant les ublns.

1/ Pur cela, il sut e cliquer sur la euille e calcul que vus suhaitez traiter. Activez données, cliquez sur le butn Supprimer ensuite l’nglet Données Données.. dans la sectin Outils de données, les doublons. doublons. Cliquez sur le bouton Supprimer les doublons.

2/ Si es ublns snt étectés ans vtre tableau (vus puvez vus cntenter par exemple e la clnne es aresses), une alerte s’ache. L’assistant L’assistant vus prpse ’étenre ’étenre la sélectin au reste e la euille e calcul. Cchez la case Continuer avec la sélection en cours puis cliquez sur le butn Supprimer les doublons. doublons. Éliminez les doublons détectés.

3/ Lrsque le nettyage est eectué, une bîte e ialgue apparaît et resse le bilan e l’pératin. Passez le tableau en revue pur vérier le résultat btenu et vus assurer qu’aucune l’pératin. qu’aucune erreur n’a été cmmise.

117 Vériez que la suppression des doublons n’a pas perturbé le tableau.

" Eploiter la validatio autoatiue de doe La valiatin autmatique es nnées est iéale pur éviter les erreurs e saisie grssières. Sur le papier, sn nctinnement est simple. Il est prévu qu’une cellule cntienne es chires intégrant eux écimales. Cepenant, lrs e la phase e saisie, vus avez ublié ’entrer les virgules. C’est éviemment une erreur qui peut arriver régulièrement, surtut si vtre tableau cmmence à prenre e granes prprtins. Même si aucun util u nctinnalité ne peut vus ispenser ’une relecture attentive, la cmmane appelée Validation des données représente un préalable ecace. Cette nctin passe en revue tutes les cellules e la euille e calcul an e s’assurer qu’en nctin es critères que vus avez énis le cntenu e chacune ’elles ’ elles est bien cnrme à la structure u tableau. données, cliquez sur le butn Validation 1/ Sus l’nglet Données Données,, ans la sectin Outils de données, des données. données. Vus uvrez ainsi une enêtre qui va vus permettre e énir quels snt les critères e valiatin à cnsiérer ans vtre euille e calcul. Apprenez à valider les données.


2/ En cliquant sur la liste érulante Autoriser érulante Autoriser , vus accéez à iérents critères. Ces erniers prtent éventuellement sur es ates, es heures u encre la lngueur u texte (ans le cas e répnses stérétypées). Dérivez ce qui sera considéré comme des données valides.

3/ Pur aller plus lin ans la maîtrise e cette cmmane, sélectinnez ans la liste éruPersonnalisé.. dans le champ Formule Formule,, saisissez les crnnées ’une cellule e lante l’intitulé Personnalisé =D5.. réérence cnnue pur cntenir la nnée pertinente, par exemple =D5 Sélectionnez la cellule qui contient l’échantillon de données valide.

4/ Activez ensuite l’nglet Alertes Alertes.. Vus puvez alrs cngurer la açn nt Excel 2010 evra se maniester s’il étecte es nnées nn valies ans vtre euille e calcul.

5/ Lrsque vus êtes satisait e la cnguratin que vus venez ’apprter à cet util, clidonnées . dans quez sur le butn oK. Cliquez sur la fèche à rite u butn Validation des données. le vlet érulant qui apparaît, cliquez sur l’intitulé Entourer les données non valides. valides . Excel enture ’un cercle ruge tutes les cellules nt le cntenu ne crrespn pas aux critères que vus aviez énis.

119 Congurez les alertes.

Mettez en exergue les données non valides.

" Crer u taleau croi dyaiue La créatin ’un tableau crisé ynamique, c’est c’est la perspective e nre en une euille e calcul les inrmatins émanant e plusieurs tableaux (u surces e nnées). Et, cmme le tableau ainsi créé est ynamique, il évluera en nctin es micatins que vus apprtez aux surces elles-mêmes. Il s’agit nc ’un tableau intelligent qui est mis à jur autmatiquement ès que les nnées surces snt miées (et enregistrées).


on ne peut pas créer un tableau crisé ynamique à partir e n’imprte n’imprte qui. Il aut que les nnées puissent être assciées les unes aux autres. Si vus eectuez par exemple le suivi cmptable e eux branches ’une même entreprise, le tableau crisé ynamique vus permet e synthétiser les résultats es eux secteurs ’activité pur btenir une visin plus glbale.

1/ Pur cmpser vtre tableau crisé ynamique, activez l’nglet Insertion puis, sus la sectin Tableaux , cliquez sur le butn Tab Tableau leau croisé dynamique dynamique,, pur appeler l’achage e l’assistant. Appelez l’assistant de création de tableau croisé dynamique.

2/ L’assistant vus emane ’iniquer les nnées surces. S’il s’agit ’une plage e cellules u ’une euille e calcul u classeur acti, saisissez les crnnées es cellules cncernées. Si vus suhaitez appeler une surce externe, cliquez sur le butn Choisir les connexions et énissez les chemins ’enregistrement es nnées à criser.

Connectez les diérentes sources de données.

121

3/ Précisez ensuite l’emplacement vers lequel vus prévyez la créatin u tableau. Il peut s’agir e la euille active, u ’une nuvelle euille. Il peut même s’agir ’un nuveau tableau au sein ’une euille e calcul existante. dans ce cas, saisissez la plage e cellules qui evra accueillir le tableau crisé ynamique. Désignez le chemin d’enregistrement du tableau dynamique généré.

4/ Puisque l’assistant rapatrie plusieurs champs e nnées, vus evez cmpser manuellement la structure u tableau crisé. dans le vlet rit e l’interace, cliquez sur l’élément à insérer, puis épsez-le ans la structure vierge u tableau crisé ynamique. déplacez les champs nécessaires vers les iérentes nctins ’analyse et e calcul. Les mises à jur e nnées snt eectuées en temps réel. Dans un tableau croisé dynamique, les données sont mises à jour automatiquement.


" Lier tete et taleau : le pulipotage Si vus ignrez ce qu’est un publipstage, vici la énitin que l’n peut en truver sur Wikipeia : « Le terme e publipstage ésigne aussi une nctin es lgiciels e traitement e texte permettant e persnnaliser autmatiquement les termes ’une lettre type envy envyée ée à un ensemble e clients u e prspects. Les inrmatins inrmatins iniviuelles cntenues ans le chier es clients snt intégrées (n it aussi usinnées) ans la lettre type, ce prcessus permettant ’éiter autant e lettres persnnalisées qu’il y a e clients enregistrés ans le chier. » En ’autres termes, vus allez aire en srte que Wr aille pêcher ans un tableau que vus aurez créé tutes les inrmatins nécessaires pur persnnaliser un texte et prcéer à un envi par currier.

1/ Pur cmmencer, vus evez créer ans le tableur une euille e calcul qui repren les crnnées pstales es estinataires u publipstage. Prévyez e cncevir ce tableau en Adresse,, Code postal , Ville Ville,, etc.). Si vus psséinsérant autant e clnnes que nécessaire (Nom (Nom,, Adresse ez éjà une telle euille e calcul, uvrez-la.

2/ Vériez que tus les champs inispensables snt présents, vériez les crnnées e vs cntacts, puis enregistrez les micatins. Lrsque tut est parait, uvrez Wr an e cmpser vtre lettre type. Si vus le suhaitez, vus puvez sans prblème recurir aux mèles e cuments ispnibles. Visitez ntamment ntamment la catégrie Lettres. Elles snt prêtes à être utilisées pur un publipstage.

3/ Sus Wr, activez l’nglet Publipostage Publipostage.. Cliquez sur le butn Démarrer la usion et le publipostage puis sur l’intitulé Assistant Fusion et publipostage pas à pas. pas . Lancez la usion des données.

123

4/ La trisième étape e l’assistant est capitale car c’est elle qui vus permet e ésigner la euille e cntact qui cntient vtre liste e cntacts. Pur appeler la liste créée sus Excel 2010, cliquez sur l’intitulé Parcourir Parcourir.. désignez le chier e cntacts.

Sélectionnez les contacts pour votre publipostage.

5/ dans la enêtre qui s’ache, sélectinnez un à un les estinataires e vtre currier. Il sut pur cela e ccher les cases crrespnantes. crrespnantes. La liste des destinataires peut être modiée à tout moment.


6/ Passez à l’étape suivante et cliquez sur l’intitulé Bloc d’adresses. d’adresses. Cette étape est imprtante car elle permet e mettre en cnrmité la structure e vtre tableau e cntacts et les champs utilisés pur persnnaliser la lettre.

Mettez les données en conormité avec la structure du bloc d’adresses.

7/ Il peut arriver que es prblèmes apparaissent si ntamment l’rre es champs ans la lettre ne crrespn pas à l’l’rre rre e la euille e calcul. dans ce cas, cliquez sur le butn Faire correspondre les champs. champs .

Cliquez sur Faire correspondre les champs.

8/ Pur chaque critère utilisé ans le blc ’aresses, iniquez la crrespnance ans vtre euille e calcul en vus nant sur vs en-têtes e clnnes. Une is que vus vus êtes acquitté e cette rmalité, il est pssible e générer le publipstage.

125 Générez le publipostage.


Les applications de la Site interagissent Les assciatins entre l’ensemble es applicatins e la Suite oce 2010 snt nmbreuses. C’est purqui la cmmunauté es utilisateurs recmmane l’achat e la Suite cmplète et nn es applicatins inépenantes. Si tuteis vus suhaitez vus rir uniquement Wr et Excel 2010, c’est pssible. Les interactins emeurernt strictement les mêmes que si vus avez acheté la Suite cmplète.


6

Enricir ses tableax

Lorse l’on compose ne eille de calcl, c’est bien sûr dans l’optie d’organiser des inormations en ve d’n traitement spécie (bilan, analyse analyse,, etc.). Mais, dans certains cas, la eille de calcl pet aire l’objet d’ne présentation. Dans ce cas, vos devez rendre votre travail pls agréable à regarder, pls convivial mais assi parois pls perctant. Excel 2010 vos propose d’intégrer des images de tos types, comme vos le eriez dans n traitement de texte, por rendre le tablea pls sympatie. Miex encore, vos porrez générer des représentations représe ntations grapies des données saisies dans le tablea. De nombreses onctionnalités palpitantes palpitantes..

InséRER DEs ImAGEs mêe i vou ’avez pa ecore i e place la tructure de votre taleau, vou pouvez d’ore et dj itgrer le illutratio de votre coi. Ue poiilit poiilit  particu particulièreet lièreet itreate pour irer le logo de votre etreprie ou d’ue aociatio, par eeple.

1/ Pur ce aire, il vus sut e cliquer sur l’nglet Insertion pur l’activer. dans la sectin Illustrations,, vus truvez tus les butns inispensables à l’intégratin e visuels appelée Illustrations ans la euille e calcul. L’onglet Insertio I nsertion n comprend la section Illustrations.

2/ Cliquez sur le butn Image Image.. Vus achez alrs une enêtre appelée Insérer une image qui va être utilisée pur parcurir l’arbrescence l’arbrescence e vtre isque ur, en quête u chier graphique à insérer au sein e la euille e calcul.

Cliquez sur Insérer.

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3/ Cliquez sur le chier e vtre chix puis valiez ’un clic sur le butn Insérer Insérer.. Si, au sein ’un ssier, vus ispsez e nmbreux chiers graphiques et que vus ne parveniez pas aisément à retruver l’image qui vus cnvient, pensez à ltrer l’achage en nctin e l’l’extensin. extensin. Excel 2010 est en eet cmpatible avec la quasi-ttalité es extensins e chiers graphiques EPS,, TIF , JPG JPG,, Gi , etc.). (EPS Excel 2010 est compatible avec les types de chiers les plus courants.

4/ Une is que vus avez arrêté vtre chix, l’image pren place ans la euille e calcul. Pur autant, celle-ci n’est pas gée. Les interactins pssibles avec cette insertin snt très nmbreuses. Cliquez sur l’image pur la sélectinner. Elle est alrs enturée e iérents plts que vus puvez utiliser pur prcéer à un ajustement e sa taille. Mais le plus imprtant est sans ute le nuvel nglet qui est apparu ans le Ruban. L’util Image pren place au-essus e l’nglet Format Format.. Il rassemble tutes les cmmanes nécessaires pur paramétrer la taille, ajuter es eets, prcéer à l’habillage e l’image, etc. Cliquez sur vtre image et eectuez un glisser-éplacer avec vtre suris pur la psitinner au bn enrit sur la euille e calcul.

Positionnez l’image l’image correctement sur la euille de calcul.

x u a e l b a t s e s r i h c i r n E / 6

5/ Passez en revue les iérentes nctinnalités u Ruban. dans la sectin Ajuster sectin Ajuster , vus purrez prcéer à es pératins mineures e retuche e vtre image. En cliquant sur Correction vus puvez ajuster la luminsité, le cntraste, etc. Mais la rce ’Excel 2010, c’est que vus puvez utiliser ces cmmanes sans cnnaissances techniques car chaque niveau e cntraste u e luminsité est représenté par un aperçu sur lequel il sut e cliquer pur acher le résultat. Cliquez sur Correction.

6/ Cliquez ensuite sur le butn Couleurs Couleurs.. Cette nctin vaut vraiment le étur car vus allez puvir, puvir, sans ert, mier l’apparence u chier riginel en lui appliquant es ltres e culeur. Un bn myen e mettre sans cmpétence technique particulière un peu e gaieté ans vtre tableau. Coloriser les chiers graphiques, c’est acile.

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7/ Si le résultat btenu vus séuit particulièrement, vus puvez même enregistrer le chier graphique ainsi mié. Excel evient alrs un véritable lgiciel e retuche ’images ! Cliquez pur cela sur le butn Modier l’image. l’image. dans la enêtre Enregistrer sous, sous, nmmez le chier et enregistrez-le ans le ssier e vtre chix. Si les retouches vous plaisent particulièrement, enregistrez le résultat obtenu.

8/ dans le même esprit e persnnalisatin générale e l’apparence e vtre image, prtez Styles.. Grâce à elle, vus allez ajuter un encarement, un eet vtre attentin sur la sectin Styles e fu, un eet ’mbré sur vtre illustratin. Inutile e cliquer sur un style. Un simple survl sur l’un ’eux mie pur un temps vtre illustratin pur que vus bénéciiez ’un aperçu rapie.


Appliquez des styles d’habillage prédénis.

9/ Vus puvez aller encre beaucup plus lin ans l’habillage e l’illustratin en explrant les iérentes ptins ispnibles ntamment sus l’intitulé Eets des images. images. En cliquant essus, vus achez es vlets aitinnels qui renent accessibles e nmbreux styles variés. Survlez-les un à un pur chisir celui qui crrespn le mieux à vs besins.

Il est possible d’aller loin dans l’habillage graphique des images insérées dans la euille de calcul.


Des vidéos por promov promovoir oir Ofce 2010 Amusez-vus un peu en regarant les viés cnçues par Micrst pur la prmtin e la Suite oce 2010. Nn seulement les publicitaires nt ait preuve ’humur, mais ces viés illustrent par aitement le ptentiel énrme es applicatins oce 2010. www.dailymotion. com/video/xd0hk2_les-temps-changent-3-5_un.. com/video/xd0hk2_les-temps-changent-3-5_un

" Dcouvrir le clipart « Le clipart est un petit essin u un symble prêt à l’empli l’empli permettant l’illustratin es cuments (envelppes, annnces, iapramas, etc.) en leur cnérant un attrait supplémentaire. Ils snt e iérentes tailles et rmes et se présentent généralement sus le rmat JPEG, GIF u PNG. Les biblithèques e cliparts snt en général librement utilisables. » C’est ainsi que l’l’n n énit les cliparts sur Wikipeia. Si vus êtes à la recherche ’illustratins pur agrémenter vs classeurs et euilles e calcul, Excel est urni avec une large biblithèque e cliparts. Ces erniers étant libres e rit, vus puvez les utiliser même ans le care ’une présentatin publique pressinnelle, sans qu’n puisse vus en aire le reprche. d’un pint e vue purement pratique, l’insertin es cliparts ans vtre tableau répn exactement aux mêmes principes que l’insertin e n’ n’imprte imprte quel chier graphique. Aussi, tutes les

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manipulatins que nus avns écrites ans ntre paragraphe précéent valent intégralement pur gérer l’apparence, le psitinnement et la persnnalisatin es cliparts. Purtant, la açn nt vus allez chisir le clipart à insérer ans vtre cument mérite que l’n s’y attare. En eet, s’il est très aisé e repérer sur vtre isque ur une pht, un lg nt vus êtes l’auteur, l’auteur, il est e st plus élicat e savir cmment ientier, ientier, ans la prusin e cliparts ispnibles, celui qui illustrera le mieux vtre euille e calcul. Illustrations,, cliquez sur le butn Images 1/ Cliquez sur l’nglet Insertion et, ans la sectin Illustrations Clipart.. Clipart Activez la commande permettant d’insérer des cliparts.

2/ dans la partie rite e la zne e travail s’ache le vlet Images Clipart . Ce ernier est très utile car il nctinne cmme un mteur e recherche thématique qui vus permet ’isler le visuel susceptible e s’aapter cnvenablement au cntexte e vtre tableau. dans le champ Rechercher , tapez un mt-clé. Ne syez pas trp précis. Si vus cherchez à illustrer un tableau e octane.. Cliquez suivi e vtre cnsmmatin e carburant, mieux vaut saisir le mt voiture qu’ qu’octane sur oK. Le mteur e recherche ache les résultats crrespnants. Si vus cchez la case Inclure le contenu Oce.com, Oce.com, le nmbre e résultats est émultiplié. Et ce cntenu est tut aussi gratuit que celui qui gure sur vtre isque ur. Recherchez des cliparts sur votre ordinateur et sur Oce.com.


3/ Vus avez truvé truvé la perle rare ? Un clipart répn paraitement à vs attentes ? Il n’y a plus qu’à l’insérer l’insérer ans vtre tableau. En survlant l’aperçu, vus btenez tutes les inrmatins inrmatins sur la prvenance u chier, chier, ainsi que sn pis et sa taille t aille exprimée en pixels. Découvrez les inormations concernantt le clipart. concernan

4/ Lrs u survl avec la suris, une barre verticale grise accmpagnée ’une fèche est apparue. Cliquez essus pur acher le menu cntextuel et écuvrir les cmmanes ispnibles. C’est par ce biais que vus emanez l’insertin u visuel ans la euille e calcul en cliquant sur la cmmane Insérer Insérer.. Cliquez sur Insérer pour que le clipart soit incorporé à la euille de calcul.

5/ Le clipart s’ache autmatiquement. Vus puvez le éplacer, le reimensinner, le retucher avec tutes les cmmanes ispnibles ans le ruban Outils Image attaché à l’nglet Format (que nus avns évqué ans le étail précéemment ans ce chapitre).

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Ajustez le clipart au sein de la euille de calcul.

6/ Si vus peinez à truver une image aaptée parce que trp e résultats vus snt prpsés, vus puvez réuire le spectre es recherches. dans le vlet Clipart , cliquez sur la liste érulante Les résultats devraient être et écchez les types ’éléments nn ésirés (Vidéo (Vidéo u Audio,, par exemple). Un champ plus restreint vus rira es résultats plus ciblés et paris Audio plus pertinents car les cliparts ivent être cnsiérés cmme un « bnus », une nctinnalité gratuite qui vus permet e renre vs tableaux plus cnviviaux, sans stress. Si vus passez plus e 15 minutes à rechercher un clipart, c’est que ce ernier n’apprte pas e réelle plus-value. Ciblez vos recherches de clipart autant que possible.



utiliser le portail Ofce.c O fce.com om Pur ptimiser vtre utilisatin ’Excel 2010, il est impérati que vus parveniez à cnsiérer le recurs aux iérentes nctins ispnibles sur le prtail oice.cm. de la recherche e clipart au téléchargement e mèles en tut genre et surtut jusqu’à la cnsultatin es astuces et cnseils pratiques mis en ligne cnstamment par les cncepteurs e la Suite et enrichis par les utilisateurs,, il est pssible e truver un prlngement très avanutilisateurs tageux à Excel 2010. Pur en savir avantage sur oice.cm, vus truverez ans le vlet Clipart un lien appelé Plus d’inormations sur Oice.com. Oice.com.

" Le recour au ore peroaliale Si vus suhaitez utiliser Excel pur essiner un rganigramme, par exemple, u tut simplement agrémenter vs euilles e calcul, vus evez vus intéresser e près aux rmes persnnalisables. Ces ernières snt en ait es illustratins vectrielles que vus puvez ajuster ans les minres étails : taille, prprtins, habillage, cupeur et épaisseur es cnturs, tut u presque est pssible. Grâce à elles, vus purrez par exemple cmpser es eets signés pur vs titres.

1/ Si vus suhaitez recurir à ces rmes, activez l’nglet Insérer et bservez la sectin Formes.. Vus éplyez ainsi un vlet qui rassemble tutes Illustrations. Là, cliquez sur le butn Formes Illustrations. les rmes ispnibles sus Excel 2010. Le chix est vaste avec pas mins e 164 rmes préépréé nies classées seln neu catégries iérentes iérentes : Les récemment utilisées snt en tête puisque ce snt sans ute celles qui vus snt le plus utiles. Viennent ensuite :

— les lignes ; — les rectangles (plus u mins stylisés) ; — les rmes e bas (rn, carré, triangle, etc.) ; — les fèches pleines (très utiles pur asscier es éléments ’une même euille e calcul) ; — les rmes ’équatin ; — les rganigrammes ; — les étiles et bannières ; — les bulles et légenes (très appréciées pur mettre en exergue un résultat u une nnée e synthèse).

137 Explorez les catégories de ormes disponibles.

2/ Lrsque vus avez arrêté un chix, il sut e cliquer essus. Sélectinnez par exemple une fèche rientée vers la rite. Choisissez une image.

3/ Le pinteur e vtre suris change instantanément ’apparence. Il s’apparente ésrmais à une crix que vus allez utiliser pur essiner la rme. Appuyez sur le butn gauche e la suris puis eectuez un glisser-éplacer vers la partie inérieure rite e l’écran ; relâchez la pressin sur la suris quan la rme a pris apprximativement la taille ésirée.


Ajustez la taille du visuel.

4/ La rme que vus venez ’insérer ans la euille e calcul est présentée ans un care parsemé e iérents plts e culeur. culeur. Les plts rns aux quatre cins permettent un agranissement u une réuctin hmthétique e la rme. Les plts carrés au milieu e chaque segment permettent un allngement u un rétrécissement e la largeur uniquement u e la hauteur uniquement. Les lsanges jaunes permettent e mier les iérents axes e la fèche rientée. Enn, le plt vert vus sera utile pur pérer une rtatin cmplète e la rme sur sn axe. Adaptez la orme comme bon vous semble.

5/ Une is le psitinnement e la rme eectué, intéressez-vus aux iérentes ptins e persnnalisatin ispnibles. Vus puvez utiliser le ruban e nctinnalités, mais vus gagnerez en ecacité en uvrant ’un clic rit le menu cntextuel puis en cliquant sur l’intitulé Format de la orme. orme.

139 Ouvrez la enêtre Format de la orme.

6/ Les pssibilités snt nmbreuses ! Il serait sans ute inutile e vulir tutes les passer en revue ans ce manuel, mais retenez néanmins que tutes les ptins ispnibles pur ajuster, aner,, styliser la rme insérée snt accessibles à partir e la enêtre Format de la orme. aner orme. La enêtre Format de la orme concentre toutes les actions possibles.


7/ Le principe e nctinnement est simple. dans le vlet e gauche e cette enêtre, vus truvez les iérents éléments cnstitutis e la rme qui snt susceptibles ’être persnnalisés. du remplissage (bleu (bl eu par éaut) à l’l ’épaisseur es traits, l’l’mbre mbre u les eets e réfexin qui peuvent lui être appliqués, tut y est. Lrsque vus cliquez sur l’un e ces éléments, les iérentes variables ’ajustement s’achent ans la partie rite e la enêtre. Vus puvez brsser le spectre en une is et ajuster tutes les cmpsantes e vtre chix pur enn Fermer.. Tuteis, ntre cnseil pur vus valier les micatins en cliquant sur le butn Fermer éviter e perre u temps est e prcéer par tuches successives. Cncentrez-vus sur les gammes e culeurs et valiez. observez le résultat puis passez au critère ’mbré, anez puis bservez le résultat. Répétez le prcessus an e cibler vtre actin. À cela, plusieurs avantages. d’abr, vus évitez es persnnalisatins massives qui une is tutes assemblé es purraient pruire es eets cntraires à ceux escmptés ; ensuite, Excel cnservant une trace e tutes les micatins ans sn histrique, vus puvez à tut instant revenir à la cnguratin antérieure.

Ne cumulez pas trop d’eets diérents.

8/ Si vus le suhaitez, vus puvez intégrer u texte sur la rme. Cela peut être utile. dans le vlet e gauche, cliquez sur l’intitulé Zone de texte. texte. Sélectinnez les ptins ’alignement texte . Si le texte est un peu lng, Excel reimenu texte puis cchez la case Adapter case Adapter la orme au texte. Fermer.. sinnera la rme autmatiquement. Anez les marges et cliquez sur Fermer

141 Optez pour le redimensionnement automatique de la zone de texte.

9/ La rme est aaptée autmatiquement. Activez l’nglet Fichier et cliquez sur Zone de texte.. Il n’y a plus qu’à saisir le texte e vtre chix ans la rme. texte Saisissez le texte.

10/ dernière pssibilité très riche : l’applicatin ’eets 3d. ouvrez la enêtre Format de la orme et cliquez ans le vlet e gauche sur l’intitulé Format 3D. 3D.


Passez à la 3D !

11/ Vus puvez maintenant cnvertir la rme par éaut en lui appliquant un eet en tris imensins. Chisissez le type ’eet, ajustez une à une les variables, cmme les culeurs, le type e surace, etc. Cliquez sur le butn Fermer une is tus les critères énis. La rme change alrs u tut au tut. Appliquez un eet 3D à la orme.

143

Des organigrammes sos Excel Si vus suhaitez écuvrir, par le étail, cmment générer un rganigramme e vtre entreprise u ’une assciatin, vus puvez tu d l r jurs cnsulter ce iacticiel créé et mis en ligne par Micrst. Vus o l’exercice cmplet et un me ’empli étaillé. W purrez y télécharger l’exercice e Le tn utilisé par les réacteurs est limpie et, bien que le cntenu c i f f sit a priori à estinatin es entreprises, les particuliers purrnt O l’aapter pur essiner par exemple un arbre généalgique. www. microsot.com/busine microsot. com/business/smb/common/r ss/smb/common/r-r/iches-pr -r/iches-pratiques/Vi atiques/VisiosioCreer-Organigramme.aspx.

" sartArt

: ode d’ d’eploi eploi !

Les SmartArts snt apparus avec oce 2007. Ils s’appuient sur une galerie u biblithèque e mèles et e rmes préénies qui peuvent être insérés et cngurés rapiement. Les SmartArts peuvent ainsi subir un imensinnement et un alignement autmatiques, tut en vus permettant e mier es bjets et es prpriétés. Lrsque vus travaillez sur ces graphiques, en essayant tutes les pssibilités, vus puvez acilement imaginer es graphiques supplémentaires que vus suhaiteriez vir gurer ans la galerie. Chaque SmartArt pssèe sn prpre chier XML attaché. Celui-ci énit cmment le graphique SmartArt élabrera l’bl’b jet en nctin es iérents ajustements éciés par l’utilisateur. Maniabilité, sphisticatin et ecacité, vici cmment l’n peut résumer le phénmène SmartArt. Vus puvez très acilement apprenre à les maîtriser. Quelques clics evraient sure à vus amiliariser avec ces cmpsants très utiles !

1/ Bien que la vcatin première es SmartArts sit vraiment liée à un usage semi-pressinnel, rce est e recnnaître que leur utilisatin est très luique. Activez l’nglet Insertion Illustrations,, cliquez sur l’intitulé SmartArt et, ans la sectin Illustrations SmartArt.. Entamez la création du SmartArt.

2/ Un assistant e cnguratin s’ache instantanément. Les SmartArts snt classés par Cycles,, ’autres, es Processus (qui catégrie. Certains vus permettent e mettre en scène es Cycles peuvent écrire les iérentes étapes ’avancement ’un prjet pressinnel) u encre es Pyramides.. Pyramides


3/ Cliquez ans le vlet gauche e la enêtre Choisir un graphique SmartArt, SmartArt , sur l’intitulé Cycle. Le vlet central ache alrs les iérents mèles e SmartArts assciés à cette catéCycle. grie. Quan vus cliquez sur un mèle, vus btenez ans la partie rite e la enêtre un escripti étaillé u mèle chisi. Cliquez sur le butn oK.

Optez pour le type de SmartArt SmartAr t qui convient.

4/ Le SmartArt s’ache alrs autmatiquement ans la euille e calcul. Il aut maintenant le persnnaliser. Vus êtes assisté en cela par la présence e champs vierges à remplir. Pur chaque élément u SmartArt, entrez le texte ’illustratin. Vus puvez ajuter autant e champs que nécessaire, il sut pur cela ’appuyer sur la tuche [Entrée]. Le SmartArt s’aapte instantanément. Enrichissez vos SmartArts au gré de votre antaisie.

145

5/ Par éaut, chaque blc graphique u SmartArt est bleu marine. Pur mier cette cnguratin et apprter un peu e culeur, cliquez sur l’un es éléments u cycle pur le sélectinner et uvrez ’un clic rit le menu cntextuel.

Les personnalisations personnalisations sur les éléments graphiques des SmartArts s’ s’eectuent eectuent de la même açon que pour les ormes.

6/ Cliquez sur l’intitulé Format de la orme. orme. Vus retruvez la bîte e ialgue évquée précéemment ans ce manuel. Vus puvez mier les rmes cmme vus le suhaitez en miant aspect, culeurs, eet 3d, etc. Répétez l’pératin sur chaque élément u SmartArt jusqu’à ce que vus bteniez l’eet escmpté. Ajoutez de la 3D sur le SmartArt


En plaçant le pinteur e la suris sur l’un es cins u care élimitant le SmartArt, vus puvez en ajuster la taille ans le tableau. En assciant les iérents eets ispnibles, vs créatins peuvent btenir un très haut niveau e sphisticatin graphique graphique qui n’aura rien à envier aux créatins e pressinnels e l’illustratin graphique.


Comprendre les SmartArts Comprendre Pur tut savir sur les SmartArts et écuvrir cmment ces bjets graphiques snt cnçus, vus puvez visiter le site que Micrst leur cnsacre. Il est accessible sur http://msdn.microsot.com/r-r/magazine/cc163470.aspx.. Les SmartArts nctinnent sur l’ensemble e la zine/cc163470.aspx Suite oce 2010. Sn usage usa ge est pertinent sus Excel, bien sûr, mais il ait littéralement es ravages ans les présentatins Pwerpint.

GénéRER DEs GRAPhIqUEs à PARTIR PARTIR DE sEs sE s DOnnéEs Cercer  repreter grapiueet de doe aiie da ue euille de calcul, il ’y a rie de plu oral. E eet, i le lige lig e et le coloe ot idale pour tructurer truc turer de ioratio, il ’ ’et et pa acile au preier coup d’œil d’œil de dgager de tedace, ou de volutio, i ce ’ ’et et pour celui ui ’ ’et et acuitt de la aiie de ioratio au ur et  eure. C’est purqui epuis tujurs Excel a été caractérisé par une large palette e pssibilités e générer es graphiques. Avec Excel 2010, un cap est ranchi. Vus purrez ainsi bénécier ’une paraite intégratin e l’util au sein e l’espace e travail et e cmmanes autmatisées et simpliées pur que même les néphytes (et purqui pas vs enants eux-mêmes ans le care ’expsés sclaires) puissent créer es graphiques signés et élquents. Pur cmprenre le nctinnement u mule e génératin e graphique, nus nus appuierns sur une euille e calcul qui repren les principaux pstes e épense ’un yer yer,, sur tris mis. En nctin e l’inrmatin à illustrer, vus purrez chisir le meilleur type e graphe ans les mèles ispnibles. dans tus les cas, pur insérer un graphique, actiGraphiques.. Tus les styles e graphes snt là vez l’nglet Insertion et bservez la sectin Graphiques réunis.

147 La section Graphiques de l’onglet Insertion met tous les types de graphes à votre portée.

" Coiir le grapiue adapt Tus les graphiques nt une vcatin particulière. Pur illustrer es prprtins, rien ne vaut le bn vieux camembert ; quant à mettre en scène l’évlutin ’une tenance, n n’a pas ait mieux qu’une curbe.

1/ Cnsiérns par exemple que ntre tableau e suivi e buget sit utilisé pur mesurer la part u carburant, u lyer u u créit à la cnsmmatin u yer sur le mis en curs. Pur générer le camembert, placez la clnne Nature dépenses ainsi que celle es épenses u mis ’avril, par exemple, en surbrillance. Cliquez ensuite sur le butn Secteur Secteur..

Choisissez un type de graphique adapté.

2/ Vus éplyez ainsi un vlet aitinnel qui réunit pur la catégrie Secteur l’ensemble es types e iagrammes ispnibles. Cliquez sur le mèle e vtre chix, par exemple Secteur 3D éclaté. éclaté.


Le graphique de type Secteur 3D éclaté est idéal pour représenter la ventilation d’un budget.

3/ Le graphique est imméiatement généré et placé ans la euille e calcul.

Le graphique est en place.

4/ Vus visualisez e suite paraitement quels snt les pstes e épenses les plus imprtants pur vtre yer sur ce mis. Si maintenant vus suhaitez cmparer les évlutins e vs iérentes épenses sur tris mis, le iagramme à secteurs se révèle assez peu pertinent. Mieux vaut ans ce cas pter pur es barres u es clnnes.

5/ Sectinnez l’ensemble l’ensemble es lignes et clnnes e vtre euille e calcul et cliquez cette is Barres.. dans le vlet aitinnel, cliquez sur Barres 3D. 3D. sur le butn Barres

149 Les graphiques à barres peuvent être plus éloquents.

6/ Le graphique met paraitement en scène l’ensemble es inrmatins e vtre tableau. Vus cnstatez rt bien les évlutins e cnsmmatin e carburant u ’électricité, alrs que les ébits réguliers (lyers u mensualités e créit) restent stables. x u a e l b a t s e s r i h c i r n E / 6

Avec des barres ou des lignes, les évolutions sont lisibles.

" Peroalier le grapiue Le ruban e nctinnalités est intelligent. Il s’aapte sans cesse à vs activités. Ainsi, lrsque vus générez une représentatin graphique e vs nnées stckées ans une euille e calcul, il met à vtre ispsitin e nmbreux utils qui vus permettrnt ’aner l’apparence générale e ce graphique.

1/ Cliquez sur la zne e créatin u graphique. graphique. Le ruban change ’apparence et un nuvel intitulé a ait sn apparitin. Il est appelé Outils de graphiques et il réunit tris nglets iérents que vus evrez explrer pur persnnaliser les curbes u le camembert et aire en srte qu’ils illustrent au mieux vs nnées. Personnalisez votre camembert.

2/ Pur l’activer, cliquez sur l’nglet Création Création.. Ce ernier vus permet e changer e type e graphique. Ainsi, si vus cnstatez que les barres 3d ne snt pas susamment explicites pur graphe. vs nnées, ptez pur un autre type e graphe en cliquant sur Modier le type de graphe. dans la enêtre Modier le type de graphique qui s’ache, vus n’avez qu’à sélectinner celui qui, a priori , cnvienra le mieux.

Utilisez la enêtre Modier le type de graphique.

151

3/ Au ébut u prcessus e créatin u graphique, vus avez sélectinné les nnées ans le tableau. Excel a ainsi généré la représentatin mais il est pssible que les nnées aient été interverties et que les nnées gurant en abscisse aient û prenre place en rnnées. Pur lignes/colonnes. crriger cela, cliquez sur le butn Intervertir les lignes/colonnes. Corrigez la place des données

4/ Le reste es cmmanes rassemblées sus l’nglet Création vus permet e gérer un certain nmbre e critères cmme la ispsitin u encre la culeur es iérents éléments. Passez-les en revue, jusqu’à btenir un résultat qui vus cnvient.

L’onglet Création est très utile !

5/ Activez maintenant l’nglet Disposition Disposition.. Il est pssible avec les utils qu’il rassemble e légendes,, les étiquettes de données, données , l’apparence es titres titres,, la nature es quapersnnaliser les légendes drillages,, etc. drillages

Ajoutez titres, légendes et quadrillage

6/ Enn, l’nglet Mise en orme vus permet par exemple e mier aisément les culeurs es rmes présentes ans le graphique u encre e les enrichir ’un eet ’mbré, ’mbré, etc.

Multipliez les eets visuels.



un cors en vidéo Si vus suhaitez prgresser, n’hésitez pas à mettre Internet à cntributin. Sur YuTube YuTube,, il existe nmbre e viés cnsacrées à Excel et à sa prise en main u à sn ptimisatin. Peu e viés snt encre éiées à Excel 2010, mais les versins antérieures snt très largement représentées, à l’image e ce tutriel cnsacré à la créatin e graphiques sus Excel. www.youtube.com/watch?v=ir1azu6_i3A www.youtube.com/watch?v=ir1azu6_i3A..

LEs TAbLEAUx TAbLEAUx ET E T LE WEb si l’ericieet d’ue euille de calcul pae videet par la cratio de grapiue, avoir aocier u taleau et Iteret et u autre dveloppeet cl. que vou prvoyiez d’utilier la euille de calcul ur le We ou ue vou cerciez  itgrer de lie ypertete da le cellule de votre taleau, Ecel et paraiteet  la auteur. Vus avez achevé achevé vtre tableau et aimeriez le transrmer en élément explitable sur Internet ? C’est très simple.

1/ Activez ’un clic l’nglet Fichier et, ans le vlet latéral, cliquez sur l’intitulé Enregistrer sous. sous . Convertissez le tableau pour le Web.

Type.. Sélectinnez 2/ dans la enêtre Enregistrer sous, sous , cliquez sur la liste érulante Type Page Web. Web.

3/ Un certain nmbre ’ptins ’enregistrement apparaissent. En ajutant es mts-clés, vus anticipez le nécessaire travail e réérencement sur Internet en acilitant la tâche es rbts ’inexatin. Vus puvez également changer le titre par éaut e la page. Enn, si vus cliquez sur le butn Publier Publier,, vus purrez irectement envyer la page web ainsi générée sur les serveurs ’hébergement (sus réserve ’iniquer le nm ’utilisateur et le mt e Enregistrer.. passe nécessaires à la cnnexin). Cliquez enn sur le butn Enregistrer

153

Enregistrez la euille de calcul au ormat HTML.

Validez en cliquant sur Enregistrer.


" Irer de lie ypertete Vs euilles e calcul peuvent être intimement liées à Internet.

1/

Si vus suhaitez insérer es liens hypertextes ans les cellules e vs tableaux, il vus sut e cliquer sur l’nglet Insertion puis sur le butn Lien hypertexte.. hypertexte

2/ Vus emanez ainsi l’uverture e la enêtre Insérer un lien hypertexte. hypertexte . Seln vs besins, vus puvez créer un lien vers un cument présent sur vtre isque ur, u même au sein ’une même euille e calcul. Si cette ernière slutin vus intéresse, cliquez sur le à. butn Emplacemen Emplacementt dans le document sus la sectin Lier à. Indiquez l’emplacement du lien.

3/ Il n’y a plus qu’à saisir ans le champ iine les réérences e la cellule vers laquelle le lien que vus allez insérer va pinter. Attention à la syntaxe du lien !

155

4/ Après avir valié par oK, le lien est inséré ans la cellule surce. Les liens snt traitinnellement en bleu et sulignés. Le lien est opérationnel.


un raccorci clavier por insérer des liens… Pur gagner u temps et éviter e lever le nez u clavier, vus puvez utiliser un raccurci clavier pur insérer un lien hypertexte. En eet, pur appeler la enêtre Insérer un lien hypertexte, il vus sut ’asscier les tuches [Ctrl] et [K].


7

Atomatiser Excel 2010

Les macros sont a priori réservées ax tilisaters expérimentés. Ces miniprogrammes i permettent d’atomatiser n grand nombre d’opérations pevent être créés et exploités sos Excel 2010. Por atant, ler tilisation implie à la ois ne connaissance connaissanc e des rises et ne bonne maîtrise d logiciel. Avec n pe de concentration et eles eorts, vos parviendrez très vite à tiliser et même à concevoir totes sortes de macros por aller tojors pls loin avec Excel.

DEs mACROs : POUR qUOI AIRE ? Le acro ot utilie pour autoatier de tâce da le applicatio. Le lagage utili pour ce iiprograe et iu du lagage VbA. Da ce auel, ou e pourro ue urvoler le ujet de la prograatio de acro ou Ecel et plu graleet ou Oce 2010. Il eite dj de auel etier ui ot coacr au ujet et e uet pa toujour  vouer tou le ujet pourtat idipeale. naoi, ou traitero de cocept de ae. Créatin ’une macr, uverture e macrs éjà existantes, maîtrise es prblématiques e sécurité liées à l’utilisatin snt autant e questins cruciales à ne pas négliger. négliger. Le recurs aux macrs est vivement cnseillé pur le traitement es tâches répétitives. Lrsque vus prcéez par exemple à es mises en rme e certaines saisies, le ait ’appeler une macr qui va ajuster autmatiquement la taille es caractères, la plice, le crps, etc. u, ans les cas les plus cmplexes, extraire un certain type e nnées, les macrs vus sernt précieuses. dans tus les cas, l’ensemble es pératins liées aux macrs sus Excel 2010 est réuni sus Achage.. Ce ernier cmpren une sectin Macros et un unique butn Macros qui l’nglet Achage uvre un vlet aitinnel qui vus permet ’ ’uvrir uvrir les macrs ispnibles sur vtre rinateur u e lancer la prcéure ’enregistrement ’un e ces miniprgrammes.

L’onglet Achage contient toutes les opérations liées aux macros.

UTILIsER L’EnREGIsTREUR DE mACROs ne peez pa u’il aille aoluet avoir de talet de dveloppeur pour copoer ue acro ui vou dipee d’eectuer auelleet le tâce le plu rarative. Il et e eet poile, a rie coaître du lagage VbA, de crer de acro grâce  la coade Enregistrer une macro , acceile d’u clic ur le outo Macros.

159 Lancez l’enregistreur de macros.

1/ Le principe e l’enregistreur l’enregistreur e macrs est très simple. En l’activant, vus avez aché une macro . dans un premier temps, nmmez la macr. Pensez à enêtre appelée Enregistrer une macro. Miseenorme.. Si vus chisir une appellatin élquente e l’actin qui sera menée, par exemple Miseenorme le ésirez, vus puvez asscier la macr qui va vir le jur à un raccurci clavier. Elle sera ainsi plus acile à lancer à l’avenir.

2/ Si la macr Miseenrme est réservée au classeur acti, sélectinnez ans la liste érulante Enregistrer la macro dans : l’intitulé Ce classeur. classeur. Sinn stckez vtre créatin ans le Classeur de macros personnelles. personnelles.

3/ Enn, si vus le suhaitez, entrez une escriptin es pératins autmatisées par la macr. Cette étape n’est cepenant pas bligatire.

Vous pouvez décrire les macros créées.

Une is l’enregistreur l’enregistreur activé, eectuez les manipulatins qui evrnt être menées à bien par la macr.. Par exemple, sélectinnez un texte, puis miez la plice, changez la taille es caractèmacr res et l’alignement. Une is ces manipulatins eectuées, cliquez sur le butn Macros / /Arrêter Arrêter l’enregistrement.. l’enregistrement

0 1 0 2 l e c x E r e s i t a m o t u A / 7

Cliquez sur Arrêter l’enregistrement.

La macr est ésrmais pératinnelle. Nus avns chisi es pératins simples pur que vus assiez vs premiers pas sans prblème ; mais, via l’enregistreur e macrs, vus puvez vus livrer sans suci aux manipulatins les plus cmplexes et, surtut, asscier un maximum ’pératins. En eet, il n’existe pas e limitatins au nmbre e manipulatins que l’enregistreur peut stcker. Attentin cepenant à bien répéter les muvements avant e cmmencer vtre enregistrement, le minre clic accientel est enregistré !

" Appeler ue acro des izaines e macrs peuvent chabiter sur vs isques urs. L’essentiel, cmme bien suvent en matière ’inrmatique, cnsiste à savir mettre e l’rre pur les retruver quan elles snt susceptibles ’être ’être utilisées.

1/ Pur appeler une macr, il vus sut ’activer l’nglet Achage Achage.. Cliquez sur le butn Macro et, ans le vlet aitinnel, sélectinnez l’intitulé Acher les macros. macros . Si vus le suhaitez, vus puvez gagner un temps précieux en utilisant le raccurci clavier [Alt] et [F8]. Vus accéerez ainsi à la même enêtre. Une enêtre pour sélectionner une macro à lancer.

2/ La enêtre Macro met à vtre ispsitin tutes les macrs stckées sur la machine. Par éaut, elle puise ans tus les classeurs uverts au même instant sur vtre rinateur. rinateur. Mais, en cliquant sur la liste érulante Macros dans :,:, vus puvez ltrer la liste pur limiter le nmbre e macrs achées.

161 Sélectionnez la source des macros.

3/ Cliquez sur l’une es macrs présentes ans la liste. Lrsque vus avez ientié celle nt vus avez besin, cliquez sur le butn Exécuter Exécuter.. L’ensemble es manipulatins que vus aviez assciées via l’enregistreur e macrs est imméiatement exécuté.

Cliquez sur le bouton Exécuter pour lancer la macro.


4/ Si au terme e l’pératin l’pératin vus cnstatez que la macr ne nne pas encre satisactin, il est pssible e la mier mier.. ouvrez la enêtre Macro Macro.. Placez ’un clic e suris celle que vus suhaitez retucher en surbrillance, puis cliquez sur le butn Modier Modier.. À tout moment, modiez la macro en cours.

5/ Attentin, tuteis, tuteis, car le ait e cliquer sur le butn Modier ache un mule que l’n script ! Ce ernier risque e écntenancer les ébutants car tute miappelle Débogueur de script ! catin sur la macr ’rigine passe par la saisie e ligne e cmmane en langage VBA. Évitez e tucher à es valeurs si vus ne les cnnaissez pas u si vus ne parvenez par venez pas à les ientier avec certitue.

Si vous ignorez tout de VBA, évitez de lancer le débogueur de scripts.

Si vus êtes prane en VBA, ntre cnseil au cas ù vtre macr enregistrée enregistrée ne nnerait pas satisactin cnsiste à plutôt la revir ans sn intégralité en la recréant e tutes pièces. C’est sans ute le biais le plus rapie, ’autant qu’il ne nécessite aucun apprentissage particulier. particulier.

163

Mais, attentin, si vus envisagez e prcéer à es retuches mineures, le langage n’est pas si inintelligible qu’il y paraît ! dans le care e ntre exemple qui s’appuie avant tut sur es ptins e mise en rme et ’enrichissement ’enrichissement es caractères, il est encre pssible ’ientier les valeurs à mier ans le ébgueur ébgueur..


Les variables modiables sont entre guillemets.

Pur cmprenre la lgique e nctinnement u langage VBA, amettez que les macrs repsent sur es sus-rutines et es nctins. Chaque actin engagée par la macr est Function.. Les actins nnent accès à systématiquement intruite par les balises Sub et Function

un ensemble e nctinnalités et peuvent appeler ’autres prcéures en chaîne. La iérence entre une Sub et une Function résie ans le ait que cette ernière peut returner une valeur et nc à ce titre est autrisée à gurer à rite e l’aectatin ’une variable. Le mule peut accueillir e nmbreuses actins et un cument peut cntenir plusieurs mules. À la in e chaque actin u rutine, il ne aut jamais ublier ’insérer la cmmane End Sub.


Des alertes de sécrité oce 2010 met à vtre ispsitin un paramètre qui permet e mier les paramètres ’avertissement e sécurité et le cmprtement es macrs VBA. Si vus activez ce paramètre et que vus sélectinniez l’ptin Avertissement de la barre de confdentialité pour les macros signées numériquement uniquement (les macrs nn signées sernt ésactivées), les cuments et mèles qui cntiennent es macrs nn signées perent tutes les nctinnalités urnies par ces macrs. Pur empêcher cette perte e nctinnalités, les utilisateurs peuvent placer les chiers qui cntiennent es macrs à un emplacement appruvé.

" Utilier de acro cl e ai Si vus n’ambitinnez n’ambitinnez pas e evenir un pr e la prgrammatin prgrammatin en VBA, il est encre pssible e truver sur Internet es macrs tutes aites que vus n’aurez plus qu’à persnnaliser. Pur les utiliser, il vus sura e les enregistrer ans le ssier cntenant le classeur ans lequel la macr sera utilisée. Ainsi, vus n’aurez qu’à appeler les macrs cmme nus venns e l’évquer. Une simple recherche sur Ggle vus permettrait, en assciant les mts-clés VBA et Excel, e truver es izaines e réérences. Pur vus épargner cette phase e recherche, nus avns réuni pur vus une sélectin e sites e qualité et surtut paraitement ables car, cmme nus le verrns plus lin ans ce manuel, les prblématiques e sécurité ne ivent pas être négligées en matière e macr VBA. En vus cnnectant sur le site Excelab ( http://www.excelabo.net/exemples/vba), vus truverez une rubrique riche e izaines ’exemples ’exemples e macrs téléchargeables gratuitegratuitement. Certaines snt anciennes, mais tutes nctinnent crrectement sus Excel 2010. 2010.

165

Sur Excelabo.net, Excelabo.net, les macros prêtes à être exécutées ne manquent pas.

Ns visins belges pssèent également es sites que l’n peut qualier e ressurces. Cnnectez-vus par exemple sur http://oceassistant.ibelgique.com/excel_vba.html. Cet assistant oce virtuel met e nmbreuses macrs macrs à prtée e clic.

Certaines macros sont anciennes mais peuvent répondre à des besoins spéciques.


Bien que ce site ne sit pas cnsacré exclusivement à la prgrammatin en VBA, il y cnsacre e nmbreuses pages. Au-elà es exemples que vus puvez p uvez télécharger gratuitement, gratuitement, vus y truverez bn nmbre e cnseils pur écuvrir les subtilités e VBA : http://www.ino-3000. com/vbvba/index.php.

Un site d’une étonnan étonnante te richesse.

Répnant paraitement à l’esprit cmmunautaire qui unit les utilisateurs e la Suite oice, ce particulier très éclairé a mis en ligne e nmbreuses macrs et applicatins évelppées en VBA. Elles snt suvent très instructives. http://pagesperso-orange.r/ jml85/ . Enn, si vus vus écuvrez un gût et un talent pur la prgrammatin en VBA pur Excel, vus apprécierez sans ute e partager les expériences et les pinins ’autres passinnés en explitant les rums suivants, ciellement à estinatin es pressinnels mais éérant nmbre ’amateurs éclairés : http://www.developpez.net/orums/664/logiciels/ microsot-oce/excel/macros-vba-excel/ .

167

Des amateurs qui n’ont rien à envier aux proessionnels…

Sur les orums, téléchargez des macros ou trouvez de l’aide.


LEs mACROs ET LA séCURITé Coe tout prograe ioratiue, le acro peuvet être de vecteur d’icurit. C’et pouruoi, par daut, Ecel 2010 (de êe ue l’eele de direte applicatio de la suite Oce 2010) e liite l’utiliatio. l’utiliatio. Il aut doc odier le optio de la suite a oit de le autorier ytatiueet (ce ui ’et pa recoad i vou ouvrez u docuet aat d’u icou), oit de vou deader coratio avat d’e d’e lacer l’ l’ecutio. ecutio. Lrsque vus uvrez un chier Excel cntenant es macrs, la barre es messages jaune s’ache avec une icône e buclier et le butn Activer le contenu. contenu . Si vus êtes sûr que la u les cntrôles prviennent prviennent ’une surce able, suivez les instructins suivantes :

1/ dans la barre es messages, cliquez sur Activer le contenu. contenu . Cliquez sur Activer le contenu.

2/ Le chier s’uvre et est un cument appruvé. Vus puvez également envisager ’activer ’activer les macrs qui snt enregistrées ans un chier via le me Micrst oce Backstage lrs e l’achage e la barre es messages jaune.

1/ Cliquez sur l’nglet Fichier Fichier.. Le me Backstage apparaît. Avertissement de sécurité, sécurité , cliquez sur la fèche vers le bas u butn Activer 2/ dans la sectin sectin Avertissement le contenu. contenu. Paramétrez l’accès aux macros.

Activer tout le contenu, contenu, sélectinnez Tou Toujours jours activer le contenu acti de ce document . 3/ Sus Sus Activer

169

4/ Le chier evient un cument appruvé. Les prchains lancements e ce chier n’exigernt n’exigernt pas e cnrmatin e vtre part pur l’activatin es macrs qu’il cntient. Pur activer les macrs penant la urée e l’uverture u chier et aire en srte qu’au prchain prchain lancement le message ’avertissement s’ache à nuveau, prcéez e la açn suivante :

1/ Cliquez sur l’nglet Fichier Fichier.. Le me Backstage est alrs activé. Avertissement de sécurité, sécurité , cliquez sur la fèche vers le bas u butn Activer 2/ dans la sectin sectin Avertissement le contenu. contenu.

3/ Sélectinnez l’intitulé Options avancées. avancées . Vtre utilisatin es macrs est libre mais re tujurs un haut niveau e sécurité. Avec les options avancées, vous allez plus loin.

4/ dans la bîte e ialgue Options de sécurité Microsot Oce, Oce , sélectinnez Activer le contenu pour cette session pour chaque macro. macro.

5/ Cliquez sur oK. la boîte de dialogue Options de sécurité pour une macro.


Si l’utilisatin es macrs n’a pas e caractère inispensable pur une utilisatin « rinaire » ’Excel, vus cnstaterez que nmbre e tâches snt répétitives lrsque l’n l’n explite un tableur tableur.. En recurant aux macrs, nn seulement vus vus épargnez es pératins rébarbatives mais, en utre, vus limitez le risque ’ ’erreur erreur lié aux manipulatins manuelles, qui snt les principales causes e ysnctinnement ans les euilles e calcul qui prennent e l’envergure. Une is la lgique es macrs amise, vus ne purrez plus vus en passer. Quant à VBA, qui est un langage assez accessible, avec quelques quelques ruiments glanés çà et là sur Internet et ans la littérature spécialisée vus btienrez un niveau ’expertise ’expertise susant pur les besins les plus usuels.

8

Imprimer ses tableax Après avoir orni tant d’eorts por organiser les données, por les mettre en scène, por aire de vos eilles de calcl de véritables otils d’analyse d’inormation d’ inormations, s, après ap rès ’en ’en otre vos vos êtes acarné à en aire ne véritable présentation, vos soaitez aller encore pls loin ! Ce pas ’il vos reste à rancir ran cir,, c’ c ’est l’ l ’impression d tablea. La pase d’impression n’est pas sans ssciter eles interrogations. Après avoir passé tant d’eres à travailler sr l’écran, il arrive réemment e l’on oblie les contraintes d’espace liées a tirage sr papier… Tor d’orizon !

DéCLARER UnE ImPRImAnTE Iprier u taleau i vou ’avez pa correcteet cogur votre ipriate e era pa poile. Avat d’etaer toute darce d’ipreio, aurez-vou doc ue votre ordiateur et opratioel e lui aociat ue ipriate e tat de arce et correcteet cogure.

1/ Pur ce aire, il vus sut e cliquer sur l’nglet Fichier pur l’activer. dans le vlet e gauche, cliquez sur l’intitulé Imprimer Imprimer.. L’imprimante virtuelle e la Suite oce est sélectinnée par éaut, si aucun périphérique n’a été éclaré. Cliquez sur le butn Envoyer à OneNote2010.. Un vlet aitinnel apparaît ans lequel vus puvez chisir un autre périOneNote2010 phérique ’impressi ’impressin. n.

Choisissez l’imprimante qui sera utilisée.

2/ Si, à ce stae, vus n’avez n’avez cnguré aucune imprimante, cela peut sans prblème se aire epuis Excel 2010. Inutile ’uvrir le panneau e cnguratin e Winws puisqu’il vus sut e cliquer sur l’intitulé Ajouter une imprimante. imprimante .

3/ Ajustez les prpriétés ’impressin irectement sur le périphérique e vtre chix. Cliquez pur cela sur l’intitulé l’intituléPropriétés Propriétés de l’imprimante. l’imprimante . Quan ces réglages par éaut snt eectués, vus puvez vus cncentrer sur l’rganisatin prprement ite e vtre travail ’impressin.

173 Déclarez un autre périphérique d’impression si nécessaire.

x u a e l b a t s e s r e m i r p m I / 8

Utilisez le logiciel de l’imprimante pour aner la qualité de l’impres l’impression. sion.

Bien que vus vus syez acquitté e ces véricatins préalables, préalables, cela ne signie pas pur autant que vtre impressin sit prête. Prtez vtre attentin sur le vlet rit e l’ngletFichier l’nglet Fichier.. Excel 2010 ache un aperçu e résultat que vus btienriez avec les ptins par éaut. dans ntre cas précis, vus cnstatez que le SmartArt est en partie trnqué. L’impres L’impressin sin ne serait nc pas satisaisante.

L’aperçu de l’onglet Fichier vous permet de juger a priori du résultat nal.

Accueil.. Puisque ésrmais une impriRevenez à la euille e calcul en cliquant sur l’nglet Accueil mante a été éclarée, Excel 2010 ache les limites ’une page A4 rinaire, sus la rme e pintillés. dans ntre exemple, vus cnstatez visuellement que les pintillés passent au cœur e ntre SmartArt. dès lrs, vus puvez pter pur le éplacement e l’bjet lui-même, si tuteis ce éplacement ne nuit pas à la lisibilité es autres éléments e la euille e calcul, u bien prcéer à es ajustements e la mise en page.

175

Excel2010 Excel201 0 ache les limites d’une page A4 sous la orme de pointillés.

Si c’est possible, déplacez l’élément qui ne tient pas sur la page imprimée.


Aapter le psitinnement es iérents éléments cnstitutis est une slutin à envisager. Mais, ans certains cas, cet ajustement est impssible. Il aut nc prcéer iéremment en éinissant es znes ’impressin, en éplaçant les marges u en changeant l’rientatin e la page. Autant e manipulatins que nus étaillerns plus lin ans ce chapitre.

OneNote2010 Cette applicatin ’oce 2010 qui est éclarée cmme imprimante par éaut quan aucun autre périphérique n’est ispnible est bien avantage qu’une imprimante virtuelle. oneNte2010 sera utilisé pur partager es iées en ligne, es inrmatins accessibles d l r sur le Web (images, viés, cartes). Pur chaque élément partagé o W en ligne, vus énissez pur chaque catégrie e cuments es e tags u mts-clés qu’il sut e taper ans le mteur e recherche c i f f u lgiciel. Ces ntes peuvent être partagées en ligne sur oce O Web applicatin. applicatin. Chaque persnne autrisée peut y ajuter ses prpres bservatins u les enrichir par ’autres inrmatins. Tus Tus les ajuts snt signalés par es ces culeur. À chaque instant, l’utilisateur peut retruver les versins précéentes e ses ntes, tu jurs accessibles a ccessibles..

ORGAnIsER sOn ImPREssIOn Ue oi le poitioeet de ojet igurat ur la euille de calcul eectu, et l’ipriate dclare, le eu icier vou doe accè  u certai ore d’optio d’ipreio. Ce derière ot t die par daut, ai elle ot ajutale au eoi. Sus l’nglet Fichier Fichier,, cliquez ans le vlet gauche sur l’intitulé Imprimer Imprimer.. dans la partie cenParamètres.. Cliquez sur le butn Imprimer les euilles trale e l’interace, bservez la sectin Paramètres actives.. Cette actin active le épliement ’un vlet aitinnel qui vus permet e énir actives si l’impressin l’impressin prte sur la sélectin (eectuée à l’aie e la suris), sur la euille active (ptin par éaut) u bien encre le classeur tut entier (ans ce cas, tutes les euilles e calcul insérées sernt imprimées).

177 Sélectionnez le contenu à imprimer.

Si l’ensemble es éléments à imprimer représente plusieurs pages, vus n’êtes pas bligé e tut imprimer. on peut en eet suppser qu’après une retuche mineure sur une clnne u une cellule vus ayez besin ’imprimer uniquement la page 2 et nn l’intégralité l’intégralité e la euille e calcul. Pages,, saisissez les numérs e page à imprimer. Vus dans les champs Pages Vus erez ainsi e précieuses écnmies ’encre et e papier.

Sélectionnez les pages à imprimer.

La suite es butns ispnibles vus permet nn seulement e mier l’rientatin e la page (au rmat Prtrait (vertical) u Paysage (hrizntal). Vus purrez également énir un rmat e euille iérent. Par éaut, nus utilisns es euilles au rmat A4 (21 x 29,7 cm).


Sélectionnez le ormat des euilles.

Enn, il vus est pssible ’ajuster les marges. Si Excel ren pssible l’étirement es marges jusqu’à leur isparitin ttale, n’ubliez pas que vs imprimantes nt es cntraintes physiques auxquelles vus ne puvez érger. La suppressin ttale es marges n’est pssible que si vus générez un chier PdF, mais en cas pur l’impressin réelle sur papier, ù les marges sernt présentes.

Ajustez la taille des marges en onction de vos besoins.

" Eplorer

l’oglet mie e page

L’ensemble es cmmanes ’impressin que nus venns ’abrer, bien que très utile pur les tâches les plus curantes curantes,, mntre vite ses limites lrsque la euille e calcul à cucher sur le papier srt e l’rinaire. l’rinaire. Lrsque la structure e vtre tableau est particulièrement impsante, que les graphiques générés ivent s’étenre autant que pssible u que vus avez multiplié les eets e titres, les SmartArts et tus les autres éléments e persnnalisatin graphique, il evient icile e tut cnjuguer. dans ce cas e gure, il aut impérativement expliter l’nglet Mise en page, page , qui sera le seul garant e la réussite e vtre travail ’impressin. ’impressin.

179

L’nglet Mise en page met à vtre ispsitin e nmbreuses nctins e persnnalisatin e la mise en scène e vs tableaux, mais aussi e tus les éléments qui peuvent en éculer u les habiller. page, vtre attentin sur les tris premiers butns, Marges Prtez, ans la sectin Mise en page, Marges,, Orientation et Taille Taille,, qui ivent être explrés en premier lieu.

1/ Cliquez sur le butn Taille pur cmmencer et ésigner le type e papier que vus utiliserez pur vtre impressin. En eet, seln que vus imprimiez sur une euille au rmat A3 u A4, le travail e mise en page ne sera pas le même. Sélectinnez ans la liste l’intitulé qui crrespn à vs besins. Indiquez à Excel la taille de la euille sur laquelle sera imprimé le tableau.


2/ Cliquez sur le butn Orientation Orientation.. Si vtre euille e calcul est large mais cmpte peu e ligne, sélectinnez Paysage Paysage.. Si, au cntraire, le nmbre e lignes est imprtant mais que le Portrait.. A priori , rien ne change ans l’espace e tableau cmpte peu e clnnes, cliquez sur Portrait travail ’Excel 2010.

Optez pour une orientation adaptée à la structure du tableau.

3/ Une is ces premiers ajustements eectués, cliquez sur l’nglet Fichier Fichier.. dans la partie rite e l’interace, l’aperçu vus permet e vus assurer que les micatins eectuées rent une meilleure mise en scène à vtre euille e calcul.

Vériez le résultat obtenu à ce stade.

4/ Si vus n’êtes pas satisait et que vus ayez mié l’ensemble es paramètres aisément maîtrisables (taille e la page, rientatin e la euille), il aut peut-être p eut-être agir sur les marges. Ces ernières (nus l’avns vu) ne peuvent isparaître ttalement, mais elles peuvent être réuites. Marges.. dans le vlet aitinnel, sélectinnez Marges étroites. étroites. Il s’agit Cliquez sur le butn Marges ’un paramétrage prééni qui autrise une ccupatin ptimale e la euille e papier, sans risque e ébrement.

181 Modiez la taille des marges.

5/ Si malgré ce chix la euille e calcul ne tient pas sur une euille A4, vus puvez tenter e persnnaliser les marges en cliquant sur l’intitulé Marges personnalisée personnaliséess .

Optez pour des marges personnalisées.


6/ dans la bîte e ialgue Mise en page qui s’ache, vus puvez utiliser les champs Haut , Bas, Gauche et Droite Bas, Droite,, pur saisir une taille e marge. Ces ernières s’expriment s’expriment en centimètres. des valeurs inérieures à 0,5 cm risquent e pser prblème avec vtre imprimante. Pensez-y. Pensez-y. Personnalisez chaque type de marge.

7/ Si la symétrie est pur vus nécessaire visuellement, cchez les cases Horizontalement page, puis cliquez sur oK pur valier le et Verticalement ans la sectin Centrer sur la page, paramétrage. Demandez le centrage automatique sur la euille imprimée.

Pur vérier que les iérents aménagements que vus venez ’eectuer vus nt permis e aire tenir tutes les nnées sur une page (u u mins assurent une répartitin chérente es nnées sur plusieurs pages), cliquez sur le butn Aperçu Aperçu..


Des astces à gogo ! Tut utilisateur e lgiciel, quel qu’il sit, e quelque éiteur qu’il émane, est bligatirement avie ’astuces pur amélirer sa pructivité et écuvrir tus les petits secrets ’utilisatin qui s’y rattachent. Avec Excel, il est pssible ’aller très lin car il existe bien es biais éturnés pur atteinre un même bjecti. Sur PCAstuces, vus purrez écuvrir plus e 80 astuces intégralement éiées à Excel. En utre, vus purrez, sur les rums très ynamiques qui y snt cnsacrés, partager vs écuvertes avec les autres utilisateurs. http://www.pcastuces.com/pratique/bure http://www.pcastuce s.com/pratique/bureautique/excel/deau autique/excel/deault.htm lt.htm..

" Utilier la ie  l’celle Persnnaliser l’ensemble es ptins ’impressin est très utile, surtut lrsque l’n suhaite signer au maximum la présentatin et aire en srte que le renu sur papier sit véritablement cnrme à ce que l’n a cnçu sur l’écran. Pur autant, cela peut se révéler lng et astiieux,

183

nn pas pur les euilles e calcul qui cntiennent quelques lignes et clnnes mais pur les tableaux e grane envergure. envergure. or vus n’avez peut-être pas e temps à perre, surtut si l’impressin que vus cmptez réaliser est aite pur prcéer à quelques véricatins u pur cnsulter rapiement quelques nnées urant une réunin, par exemple. dans ce cas, il est inutile e vulir peauner les étails e l’impressin, une simple mise à l’l’échelle échelle rapie pur que les nnées puissent tenir sur une page peut sure. C’est C’est purqui les évelppeurs ’Excel lui nt attaché cette nctinnalité. Activez l’nglet Mise en page ans la l’échelle, énissez en quelques clics les critères ’impressin à respecter. sectin Mise à l’échelle,

Mettez le tableau à l’échelle

Seln vs besins, la nature e la euille e calcul, ses cmpsantes et le temps nt vus ispsez, vus puvez prcéer par tris biais iérents. Largeur et 1/ Cliquez sur la liste érulante Largeur et sélectinnez le nmbre e pages sur lequel la euille e calcul evra tenir. Les valeurs par éaut snt cmprises entre 1 et 9 pages mais, si vtre tableau est plus large encre (c’est rare mais pssible !), cliquez sur l’intitulé Autres pages et saisissez la valeur e vtre chix.

Dénissez le nombre de pages maximal pour contenir la largeur du tableau.

2/ Si vus le ésirez, vus puvez prcéer e la même açn pur la Longueur en cliquant sur la liste érulante et en sélectinnant un nmbre e euille maximal. Ces eux critères ne s’excluent s’ excluent pas l’un l’autre et peuvent sans prblème être assciés.


Procédez de même pour la hauteur de la euille de calcul.

3/ Enn, vus puvez chisir une Mise à l’échelle par éaut. dans ce cas, la Largeur et la Longueur ivent être xées sur la valeur Automatique Longueur ivent l’échelle, saisissez valeur Automatique.. dans le champ Mettre à l’échelle, une valeur exprimée en purcentage e la taille réelle.

La mise à l’échelle est automatique automatique..

Pur gagner encre en ecacité, si vtre euille e calcul présente la par ticularité e épasser e peu la taille ’une  ’une euille e papier rinaire, vus puvez agir en cliquant sur l’nglet l’nglet Mise en page. page . Cliquez sur le butn Marges et sélectinnez l’intitulé Marges personnalisées.. dans la enêtre Mise en page, sées page , activez l’nglet Page Page.. Sus la sectin Échelle Échelle,, cchez la Ajuster et case Ajuster case et ans les champs saisissez 1 pur les pages en hauteur et 1 pur les pages en largeur. Valiez, le tur est jué. Attentin, cepenant, à bien prévir l’pératin. En eet, vulir aire tenir une euille e calcul cntenant es izaines e lignes et e clnnes sur une seule et unique page au rmat A4 est pssible mais n’espérez pas avir une lisibilité acceptable.

185 Procédez à une mise à l’échelle rapide.


" Dir ue

Le site ofciel Pur tut savir sur la Suite oce 2010, qui va s’impser rapiement par rapprt à 2007, ne manquez pas e mettre ans vs avris l’excellent site cnçu par Micrst. Vus puvez y télécharger es  es cmpléments, btenir e l’aie, enrichir vs cnnaissances, etc. Un site par ailleurs très ergnmique qui vus tient inrmé e tute l’actualité relative à la suite : http://www.microsot.com/rance/oce/2010/oce2010.mspx.. 2010.mspx

zoe d’ipreio d’ipreio

Tutes les nnées qui gurent ans vtre euille e calcul méritent-elles e gurer sur une euille e papier ? Avant e lancer une impressin, qui va paris vus pser e nmbreux prblèmes e cnguratin u e lisibilité pur que tut puisse prenre place sur une page au rmat A4, analysez attentivement vtre euille e calcul et emanez quelles snt les parties


qui méritent ’être imprimées. En sélectinnant un à un les éléments, clnnes, lignes, graphiques, qui valent la peine ’être imprimés et en les ajutant ans une zne ’impressin, vus ne cnservez que l’l’essentiel. essentiel. C’est tut l’avantage l’avantage e la zne ’impressin. Grâce à elle, l’utilisateur persnnalise la présence e chaque élément sur une page. La cngurati cnguratin n e la zne ’impr ’impressin essin ne pren que quelques minutes si l’n cnnaît paraitement la euille e calcul. Pur énir une zne ’impressin, prcéez e la açn suivante :

1/ Activez l’nglet Mise en page (ans les versins antérieures à Excel 2007, il allait utiliser le menu érulant Fichier Fichier).).

2/ Sélectinnez la plage e cellules qui evra gurer ans la zne ’impressin à l’aie e la d’impression, vus suris en eectuant un glisser-éplacer glisser-éplacer.. Cliquez ensuite sur le butn Zone d’impression, achez ainsi un vlet aitinnel. Cliquez sur l’intitul l ’intituléé Dénir Dénir.. Activez la création de la zone d’impressio d’impression. n.

Si vus le ésirez, vus puvez eectuer es sélectins multiples en cliquant successivement sur les iérents SmartArts, SmartAr ts, lignes, clnnes, cellules u graphiques que vus ésirez ajuter à la zne ’impressin, tut en appuyant sur la tuche [Ctrl] e vtre clavier clavier.. Attentin, cepenant, si vus prcéez e la srte, sr te, chaque zne ’impressin sera imprimée sur une page séparée ! Chaque zne ’impressin est caractérisée par es pintillés qui élimitent chaque zne. Si vus cnstatez que vus avez cmmis es erreurs, il vus sut e cliquer sur le butn Zone d’impression puis e sélectinner Annuler ans le vlet aitinnel. Recmmencez alrs la créatin e la zne ’impressin.

Annulez la zone d’impression en cas d’erreur.

187


" Aer

Créer n PDF En quelques années, le rmat PdF est parvenu à s’impser cmme un stanar universel. Fnctinnant aussi bien sus Mac que q ue sus PC, cmpatible avec les navigateurs Internet et accmpagné ’un lecteur gratuit, les PdF snt ésrmais evenus légin. Excel 2010 vus permet e créer vs PdF à partir ’un chier XLSx. Cliquez sur l’nglet Fichier puis sélectinnez Enregistrer sous. dans la liste érulante Type,, cliquez sur PDF. Si vus le suhaitez, vus puvez également Type utiliser un cnvertisseur en ligne. Cnnectez-vus sur http://www. conv2pd.com/ , puis cliquez sur Parcourir. Iniquez le chemin ’enregistrement e vtre classeur Excel puis valiez. Il sut alrs e télécharger le chier PdF généré gratuitement.

le proprit d’ipreio

L’un es atuts majeurs ’Excel 2010 est la mise à ispsitin aisée et rapie ’ptins ’impressin et ’achage. Lrsque vus cmpsez la euille e calcul, es inrmatins textuelles u graphiques cmme le quarillage es cellules inutilisées u encre les inrmati inrmatins ns cntenues en en-tête et en pie e page n’nt n’nt pas tujurs e réelle utilité. Inutile e vus lancer ans es manipulatins cmplexes cmplexes pur écier u nn e leur impressin sur une page classique.

1/ Activez l’nglet Mise en page et prtez vtre attentin sur la sectin Options de la euille de calcul . Observez la section Options de la euille de calcul.

2/ Cchez pur le quarillage et pur les en-têtes les cases Acher cases Acher et et Imprimer . Lrsque vus lancez l’impressin, l’impressin, ces nnées gurernt sur la euille. Imprimez à la carte.

3/ Si vus suhaitez aner encre les ptins e mise en page et ’impressin e vtre euille e calcul, cliquez sur le butn qui se truve à prximité e l’intitulé Options de la euille de calcul. calcul.


Ouvrez la enêtre Mise en page.

4/ C’est l’nglet Page qui est par éaut acti. Cette enêtre est très utile. Chisissez e ccher Quadrillage,, énissez l’rre ’impressin et e lecture es inrmatins, vire la quala case Quadrillage brouillon, u En noir et blanc pur blanc pur épargner vtre lité e l’impressin, en cchant la case Qualité brouillon, cartuche culeur.

Les options d’impression sont nombreuses.

5/ Activez l’nglet En-tête/pied de page. page . dans la liste érulante En-tête En-tête,, sélectinnez une structure ’en-tête seln les mèles ispnibles. Pur une structure iérente, sélectinnez En-tête personnalisé et, ans la enêtre qui s’ache, saisissez les inrmatins e vtre chix.

6/ Prcéez e la même açn pur cmpser la structure e pie e page e vtre chix.

189 Choisissez une structure d’en-tête.

Congurez les inormations achées en pied de page.

7/ Lrsque vus êtes satisait, cliquez sur le butn Imprimer u sur oK si vus envisagez une impressin ultérieure.


un site por progresser AdMEXCEL est un site e réérence. Vus y écuvrirez es curs entiers, es jeux à télécharger et cnçus via Excel, es mèles e cuments, es exercices cmmentés pur amélirer vtre pratique sus Excel. Tut Tut est réuni pur que vus puissiez aller plus vite et plus lin avec le tableur. L’ensemble u cntenu est en rançais et gratuit. Nus vus invitns vivement à l’intégrer ans vs avris : http://www. admexcel.com/ .


9

Travailler à plsiers sr n tablea Depis longtemps maintenant (depis 1995 en ait), Microsot Microso t a mesré e l’l’inormatie inormatie personnelle et proessionnelle devait par natre être collaborative. Famille, amis, collèges de travail, membres d’ne association s’écangent otidiennement des ciers, interagissent,, enricissent les tableax, soit interagissent por saisir des données i ler sont propres, soit por en aire évoler la strctre. Désormais, avec Excel 2010, cacn pet aisément modier ne eille de calcl et aire en sorte e cex i partagent par tagent la ressorce ressor ce pisse sivre les modications eectées. Por atant, cela exige n pe de métode.

DEs COmmEnT COmmE nTAIREs AIREs sUR Un TAbLEAU TAbLEAU Le recour au coetaire ur ue euille de calcul et ue ource idiale d’iteractivit etre diret utiliateur. Vou pouvez par eeple igaler ue erreur da la aiie d’ue doe, aire part  u autre utiliateur du cier d’ue tode de aiie particulière, lui ourir ue idicatio pour u’il puie ieu copredre la aço dot vou avez eviag l’utiliatio du taleau.

1/ Pur insérer un cmmentaire au sein ’une euille e calcul, cmmencez par sélectinner une ligne, une cellule, une clnne u une plage e cellules à l’aie e la suris. du butn rit e la suris, uvrez le menu cntextuel et sélectinnez la cmmane Insérer un commentaire. commentaire .

Ouvrez le menu contextuel pour insérer un commentaire

193

2/ La zne e saisie u cmmentaire s’apparente à une zne e texte. Chaque cmmentaire vierge prte le nm ’utilisateur que vus avez chisi au mment e l’installatin ’Excel 2010.Tapez 2010.Tapez vtre cmmentaire en veillant à être bre. Si le cmmentaire est lng, utilisez les plts e reimensinnement. Si vus le suhaitez, vus puvez également mier l’en-tête e chaque cmmentaire en ptant pur un autre ientiant que vtre nm ’utilisateur. La saisie est paraitement par aitement libre.

Un commentaire pertinent est un commentaire bre.

3/ Vus puvez amélirer la lisibilité u persnnaliser l’apparence es cmmentaires que vus laissez en miant les attributs u texte. Pur cela, cliquez avec le butn rit e la suris sur la zne e saisie et, ans le menu cntextuel, sélectinnez Format de Commentaire. Commentaire.

Personnalisez l’apparence de vos commentaires

4/ La enêtre Format de commentaire vus permet e chisir, parmi tutes les plices ispnibles sur vtre rinateur, celle qui sera utilisée pur les cmmentaires. Chisissez également la taille es caractères, mais aussi la culeur u texte et emanez un éventuel sulignement. opérez tutes les micatins ésirées et cliquez sur le butn OK .

u a e l b a t n u r u s s r u e i s u l p à r e l l i a v a r T / 9

Modiez les attributs du texte.

Une is le cmmentaire inséré ans la euille e calcul, il est repérable par le triangle ruge qui ccupe l’angle supérieur rit e la cellule auquel il se rattache. Survlez ce symble à l’aie e la suris pur aire apparaître le cmmentaire. Syez très vigilant car, lrsque la euille e calcul se ensie, les cmmentaires peuvent paris être nyés ans la masse et iciles à repérer.

Pour repérer les commentaires, guettez les anions rouges !

Si vus suhaitez qu’à l’avenir le rmat e cmmentaire que vus venez e énir sit systématiquement utilisé, uvrez le menu cntextuel u cmmentaire et sélectinnez la cmmane Dénir comme attributs par déaut. déaut .

195 Appliquez ces réglages à tous vos commentaires.

Pur ajuter es cmmentaires, le menu cntextuel est la slutin la plus rapie. Tuteis Tuteis,, il est pssible ’interagir plus ecacement avec cette nctin via l’nglet Révision et plus particuCommentaires.. lièrement (c’est (c’est une évience), la sectin Commentaires

Découvrez la richesse de l’onglet Révision.

ExPLOITER LEs OnCTIOns DE RéVIsIOn L’oglet Rviio vou peret ie ûr d’irer de coetaire ur u claeur Ecel. mai il peret urtout de aviguer etre le diret coetaire ui ot pu être dpo par d’autre utiliateur du cier Ecel.

1/ Lrsque vus survlez l’inicateur e cmmentaires, celui-ci s’ache sus la rme ’une in-bulle. A priri le cntenu qui est saisi n’est, n’est, ans ce cas, pas miable.


Les commentaires insérés ne sont pas modiables immédiatement.

2/

Vus puvez cepenant pérer es ajustements si vus le ésirez, à l’aie e l’nRévision.. Cliquez sur le butn Modier le commentai commentaire re.. glet Révision

3/ La zne e saisie u cmmentaire change alrs ’aspect et vus puvez mier le cntenu cnte nu ans sn n cmme ans sa rme. Le cas échéant cette pssibilité est intéressante pur répnre au cmmentaire ’un autre utilisateur.

Saisissez les modications dans la zone commentaire.

4/ Lrsque les cmmentaires se multiplient au sein ’une euille e calcul u ’un classeur classeur,, il peut être hasareux e se cntenter ’un survl e l’ensemble u chier en quête es anins ruges qui les iniquent. Mieux vaut utiliser les nctins e navigatin entre les cmmentaires Révision.. Cliquez sur les butns Suivant et Précédent pur passer qui gurent sus l’nglet Révision ’un cmmentaire à l’autre. Vus êtes ainsi certain cer tain e n’en en ublier aucun.

Passez les commentaires en revue.

5/ En utilisant la cmmane Acher tous les commentaires, commentaires , vus puvez ’un clic uvrir tutes les znes e cmmentaires épsées sur la euille e calcul active. Si ces erniers snt nmbreux, l’achage simultané peut nuire à la lisibilité.

197 Visualisez tous les commentaires.

e c u t s A

Spprimer les commentaires Une is un cmmentaire cnsulté, si celui-ci n’appelle pas e répnse pur l’utilisateur suivant, vus puvez le supprimer. Le tableau n’en gagnera qu’en lisibilité en laissant e l’espace ispnible pur e nuveaux cmmentaires pertinents. Pur supprimer un cmmentaire, sélectinnez-le à l’aie e vtre suris et cliquez sur le butn Supprimer.

UTILIsER LE sUIVI DEs mODIICA mODIIC ATIOns Lorue pluieur utiliateur e partaget u claeur Ecel pour, cacu  leur tour, cotriuer  o ericieet (tat ur la tructure ue ur la aiie de doe), il et ipoile de uivre «  l’œil u » l’volutio de euille de calcul et de reprer le odicatio eectue. modications. Elle C’est purqui purqui Excel met à vtre ispsitin une nctin appelée Suivi des modications. vus permet e étecter et e suivre, en temps réel, les changements eectués par les utilisateurs epuis vtre ernière cnsultatin u chier.

1/ Cliquez sur l’nglet Révision pur l’activer, puis bservez la sectin Modifcations et cliquez sur le butn Suivi des modications. modications . Vus éplyez ainsi un vlet aitinnel, ans lequel vus sélectinnez la cmmane Acher les modications. modications.

Cliquez sur Acher les modications


2/ Vus venez ’uvrir autmatiquement la enêtre Acher les Modications. Modications . Elle vus sera utile pur cngurer cette nctin et btenir la meilleure visibilité pssible sur les iérents changements eectués sur la euille e calcul par les autres utilisateurs. Cchez la case Suivre les modifcations au ur et à mesure. Le classeur est par tagé tagé..

Activez le suivi en cochant cette option.

3/ Il aut énir es ltres pur acher les inrmatins les plus pertinentes, u tut u mins celles qui ne ivent abslument pas vus échapper. Pur cela, cchez la case Le : et cliquez sur la liste érulante épnyme pur sélectinner l’achage es micatins epuis vtre ernier enregistrement par exemple, u epuis une ate que vus iniquez.

Choisissez quelles modications doivent apparaître.

4/ Vus puvez également ltrer les micatins en nctin es utilisateurs. Cchez la Par puis, priori vus êtes au curant case Par puis, ans la liste érulante, sélectinnez Tous sau moi . A priori vus es micatins que vus avez vus-même apprtées mais si vus pensez avir besin que la Tous.. mémire vus sit raraîchie, sélectinnez Tous

199 Suivez les modications à la carte.

5/ Enn, si vus le suhaitez, vus puvez acher les micatins qui nt été eectuées ans une cellule u une plage e cellules particulières (es nnées plus sensibles que les autres par exemple. dans ce cas, cchez la case Dans puis cliquez sur le butn gurant à l’extrémité rite u champ vierge pur sélectinner les cellules e vtre chix ans la euille e calcul.

Veillez sur les cellules sensibles.

6/ Lrsque Excel 2010 étecte une cellule miée, celle-ci ache, ans l’angle supérieur rit, un anin bleu. En survlant la cellule à l’aie e vtre suris, une in-bulle apparaît et ache la ate et l’heure e la micatin, ainsi que le cntenu riginel, par rapprt au cntenu mié.

Visualisez les modications.


7/ L’ensemble es micatins étectées peut être sumis à vtre valiatin. Cliquez sur le butn Suivi des modications et ans le vlet aitinnel, sélectinnez la cmmane Accepterr ou reuser les modications Accepte modications..

Validerez-vous les modications détectées ?

8/ dans la enêtre Sélection des modications à accepter ou à reuser , prcéez cmme nus l’avns ait précéemment pur énir quelles snt les micatins que vus allez valier u invalier. invalier. dénissez les critères e açn aussi précise que pssible en cchant les cases Le,, Par Le Par et/u et/u Dans et en anant les critères autant que pssible.

Sélectionnez les critères de validation.


Le sivi des modications a 13 ans ! C’est avec Excel 97 que le suivi es micatins a véritablement ait sn apparitin ans la suite oce. depuis cette nctin n’a cessé e gagner à la is en précisin, en ecacité et en ergnmie. La rce ’Excel en la matière par rapprt rappr t à Wr par exemple, c’est c’est la qualité e l’intégratin u suivi es micatins ans l’interace. Sus Wr en eet, chaque micatin apparaît sus la rme ’une clnne latérale et lrsque les changements nt été très nmbreux, la page est rapiement saturée ’inrmatins, ce qui nuit à un suivi vraiment ecace.

201

PARTAGER Un CLAssEUR Vou veez de crer u claeur Ecel et vou ouaitez l’utilier avec d’autre peroe, e l’eregitrat par eeple da u rpertoire partag ? Il e ut pa de placer le cier Ecel da u eplaceet cou de tou. Pour optiier votre productivit, et ralier u vrai uivi du travail eectu par cacu de acteur, il aut cogurer le claeur e activat la octio Partage.

1/

ouvrez le classeur Excel que vus suhaitez partager. Activez l’nglet Révision Modifcations.. Cliquez ensuite sur le buet prtez vtre attentin sur la sectin Modifcations classeur . Cette première pératin va nner lieu à un certain tn Partager le classeur. nmbre e paramétrages imprtants mais sur lesquels vus purrez revenir à tut mment en cas e besin.

2/ L’uverture e la enêtre Options du partage de chier est instantanée. C’est l’nglet Modication qui est acti par éaut. Cchez la case Permettre une modifcation multi-utilisateur . Excel vus explique par ailleurs que cela vus permettra e usinner les chiers prtant le même nm par la suite an ’intég ’intégrer rer les micatins e chaque cntributeur. cntributeur. La liste es persnnes ayant uvert le chier est ressée autmatiquement. dans ntre cas, en tant qu’auteur e la euille e calcul, nus smmes encre le seul utilisateur enregistré.

Cochez la case appropriée pour assurer le suivi du partage. u a e l b a t n u r u s s r u e i s u l p à r e l l i a v a r T / 9

3/ Activez maintenant l’nglet Avancé Avancé.. Grâce à lui, vus puvez meler la açn nt vus allez suivre les actins les uns et les autres sur le classeur Excel. dans la sectin Suivi des modifcations,, sélectinnez la urée e vie es micatins suivies. Au-elà e 30 jours elles sernt cations valiées instantanément. Vus Vus puvez, ans la zne e texte aérente, saisir un élai plus curt, e 8 jurs par exemple. Si le chier est accessible en réseau et que es utilisateurs peuvent le mier simultanément, autmatisez la mise à jur u classeur en temps réel. Pur cela, ans modifcations, cchez le butn rai Automatiquement toutes les et la sectin Mise à jour des modifcations, énissez un élai (par éaut 15 minutes, mais vus puvez persnnaliser la valeur).

Suivez en temps réel les modications des autres utilisateurs.

4/ Si jamais un utilisateur a eectué une micatin qui entre en cntraictin avec un changement que vus-même u un autre utilisateur avez péré, Excel étecte l’anmalie. Il vus laisse écier sit e cnrmer l’une u l’autre es micatins u bien e systématiquement revenir à celle qui était éjà enregistrées. Pur plus e suplesse, cchez la case Demander confrmation à chaque ois ans la sectin En cas de modifcations mo difcations contradictoires. contradictoires.

Conrmez l’opération à eectuer en cas de modications contradictoires.

203

5/ Valiez enn la cnguratin en cliquant sur le butn oK. Plus rien ésrmais ne trahit le ait que ce classeur Excel sit partagé. Cepenant, lrs e la prchaine uverture, vus purrez visualiser les micatins eectuées par ’autres utilisateurs en survlant le anin bleu appsé sur les cntenus miés.


Travailler en résea Aujur’hui, ans les yers, les rinateurs se multiplient. Les évelppeurs e Micrst nt ait peu à peu évluer leurs systèmes ’explitatin et leurs prgrammes pur que l’envirnnement Winws permette une mise en réseau es nnées et es chiers simpliée à l’l’extrême. extrême. Sur tut rinateur animé par Winws Vista u Winws 7, un répertire appelé Public est présent. Placez les nnées que vus acceptez e partager avec les membres u réseau ans ce ssier. Iéal pur stcker les chiers imprtant u les chiers musicaux et aire en srte sr te qu’ils sient à la ispsitin e tus.

PROTéGER Un CLAssEUR Redre u claeur ur leuel vou avez travaill de eure pour e aire u outil producti acceile  tou e rvèle paroi u peu aiogèe. Iagiez e eet ue uite  ue auvaie aipulatio tou vo eort oiet rduit  at ! mêe ’il aut avoir e otrer partageur, cela e vou dipee pa d’u iiu de prudece, d’autat u’Ecel 2010 et  votre dipoitio u large vetail d’optio iple et itelligile pour ettre le travail le plu eile  l’ari de aladroit ou de idicret. Une is que vus avez cnguré le Partage u classeur, classeur, ne pensez pas que pur autant, ce ernier sit prtégé. Si vus vus arrêtez à ce stae, n’ n’imprte imprte quel utilisateur e la machine u u réseau peut mier le cntenu u chier Excel. Pur prtéger le cntenu e vtre classeur, prcéez e la açn suivante.

1/ Activez l’nglet Révisions et, ans la sectin Modifcations Modifcations,, cliquez sur le butn Protéger le classeur partagé. partagé .


Congurez la protection du classeur.

2/ Cchez la case Partage avec suivi des modifcations. modifcations. Ainsi, il ne sera pas pssible aux autres utilisateurs e supprimer l’histrique es micatins eectuées sur le classeur. Cliquez ensuite sur le butn oK.

Activez la création de la zone d’impressio d’impression. n.

3/ Vus puvez revenir sur cette micatin en cliquant sus l’nglet Révisions et ans la Modifcations,, sur le butn Ôter la protection. sectin Modifcations protection. Tus les classeurs Excel, qu’ils sient cnçus pur être partagés u nn, peuvent aire l’bjet ’une prtectin. Il est même suvent préérable e prcéer à ce réglage avant ’entamer tute émarche e partage e euille e calcul.

1/ ouvrez le classeur que vus suhaitez prtéger puis cliquez sur l’l’nglet nglet Révisions et ans Modifcations,, cliquez sur le butn Protéger le classeur. la sectin Modifcations classeur . Protégez tout type de classeur.

2/ La prtectin qui peut être ici énie prte sur la structure même u tableau et sur l’emplacement ’éventuelles enêtres. dans la enêtre Protéger la structure et les enêtres, enêtres , cchez les cases e vtre chix puis saisissez un mt e passe. Cliquez sur le butn oK. désrmais pur mier ces éléments l’utilisateur evra ispser u mt e passe pur eectuer es changements.

205

Choisissez un mot de passe.


Coisir n mot de passe Chisir vtre ate e naissance u le prénm e vtre petit ernier en guise e mt e passe est très cmme pur être certain e ne pas avir e tru e mémire. Mais en termes e sécurité, cela ne présente aucun intérêt. Un mt e passe eicace it cmprter au minimum 8 caractères alphanumériques et asscier en utre es caractères spéciaux cmme par exemple : -, _, @, ~, etc. Alrs et alrs seulement, vtre mt e passe présente un intérêt car il evient quasiment invilable. Symantec, l’éiteur e slutins e sécurité pur les rinateurs persnnels, prpse sur sn site Web, Web, un curs très bien écrit sur la ques tin, ne manquez pas e le cnsulter : http://www.symantec.com/region/r/ resources/mots_passe.html.


GéRER LEs PERmIssIOns P ERmIssIOns DE mODIICA mODIICATIOn TIOn si vou ouaitez aller ecore plu loi da la ditio de tratgie de curiatio de vo travau ou Ecel, il aut travailler o plu  la protectio du claeur da a gloalit, ai plutôt da le verrouillage verrou illage ticuleu et atteti de la euille de calcul elle-êe. Pur vus lancer ans cette entreprise, ésactiver tute ptin e partage u cument uvert. Ensuite, vus puvez cmmencer à gérer les permissins e micatin.

1/ ouvrez le classeur que vus suhaitez prtéger p rtéger puis cliquez sur l’nglet Révisions et ans Modifcations,, cliquez sur le butn Protéger la euille. la sectin Modifcations euille . Lancez la protection de la euille de calcul

2/ La enêtre Protéger la euille apparaît. Cchez la case Protéger la euille et le contenu des cellules verrouillées puis saisissez un mt e passe e vtre chix. Ce ernier sera exigé pur ôter la prtectin e la euille et vus laisser eectuer les micatins ésirées. Cette prtectin agit nc sur les utilisateurs tiers mais vus préserve également es micatins que vus eectueriez vus-même par erreur.

La euille de calcul est d’ores et déjà protégée.

3/ À ce stae, tute la euille e calcul est verruillée. Vus Vus puvez cepenant esserrer l’étreinte e vtre vigilance. Pur cela, cchez les cases relatives aux éléments que les utilisateurs peuvent mier librement.

207 Autorisez les modications de ormat

Au ttal, une vingtaine ’pératins es plus simples aux plus cmplexes peuvent être éverruillées. Vus attribuez un accès aux utilisateurs qui psséernt le mt e passe apprprié pur eectuer les micatins à la euille e calcul.


une protection alternativ alternative e Si vus suhaitez stcker un classeur Excel sur un emplacement partagé en réseau, tut en vus assurant que persnne ne purra y accéer, vus puvez également utiliser u tiliser le lgiciel e cmpressin Winzip. Winzip. Cliquez avec le butn rit e la suris sur le nm u classeur Excel et sélectinnez l’intitul l ’intituléé Ajouter à l’archive. dans les ptins e cnguratin, sélectinnez Protéger par mot de passe et saisissez le mt e passe e vtre chix.


10

Les ressorces Por aller pls loin avec Excel 2010, il at d temps. Et comme il est illsoire d’imaginer ’en eles clics vos en maîtriserez totes les sbtilités (des mois de travail acarné n’y sfraient sans dote pas, compte ten de la pissance d programme !), il at exploiter des ressorces extérieres i pevent s’avérer salvatrices. Les diérentes rbries d’aide, en local o en ligne, sont n sotien bien tile. Vos troverez sr Internet des compléments,, des mises à jor i compléments donneront à Excel 2010 ne drée de vie bien spériere à ce e vos imaginez.

UTILIsER L’AIDE L’aide de microot Ecel 2010 et, coe pour toute le applicatio de la uite, particulièreet acceile et pertiete. Elle iterviet e outie pour dcouvrir ue ouvelle octio ou ’aurer de la oe copreio d’u outil ue l’o ouaite eploiter au ieu. Une utilisatin ptimale e l’aie passe avant tut par une maîtrise e la cnsle qui nne accès à tutes les rubriques, mais aussi par une explitatin juicieuse es iérentes ptins e recherche. Face à une aie nt le nmbre ’articles ne cesse e crître, il est nécessaire ’avir un peu e méthe pur truver la répnse à la questin que l’l’n n se pse.

1/ Pur accéer aux iérentes rubriques ’aie, cliquez sur l’icône représentant un pint ’interrgatin, situé au-essus u ruban e nctinnalités. Si vus suhaitez gagner u temps, ’interrgatin, vus puvez également vus rienter vers le raccurci raccurci clavier F1 qui est utilisé e manière très classique sur les prgrammes les plus curants pur appeler e l’aie.

Demandez l’achage de l’aide.

2/ L’aie ispnible en lcal (c’est-à-ire les ichiers qui snt stckés sur vtre isque ur) et l’aie en ligne ispnible à partir es serveurs appelés oce.cm snt autmatiquement assciées au sein ’une seule et unique interace centrale qui s’ache autmatiquement. Si vus ne ispsez pas e cnnexin active, seule l’aie en lcal est ispnible. Cette bascule se ait alrs instantanément, Excel étectant la présence ’une cnnexin Internet ispnible.

211 La console d’aide apparaît.

3/ dans la partie centrale e la enêtre, vus puvez parcurir les iérentes rubriques thématiques ispnibles. Ce menu central n’est pas en mesure e répnre à es besins très spéciques. Seules les granes nctins-clés snt accessibles par ce biais. Les ébutants appréciernt ntamment e cliquer sur l’intitulé Prise en main d’Excel . Quant à ceux qui nt ublié ’activer leur versin ’Excel 2010, ils en prternt pur cliquer sur la rubrique épnyme, ntamment pur retruver l’ientiant l’ientiant (Id oce), inispensable pur prcéer à l’activatin u pruit.

Cliquez sur un intitulé dans les rubriques d’aide.

4/ Pur que l’aie ’Excel 2010 puisse véritablement être cnsiérée cmme un util et nn cmme un me ’empli, ’empli, il est préérable e se amiliariser avec le mteur e recherche intégré. Ce ernier nctinne exactement cmme Ggle u Bing. Il s’agit ’un mteur e recher-

s e c r u o s s e r s e L / 0 1

che en langage naturel. Il n’est nc pas nécessaire e rmuler vs emanes ans un langage cnnté inrmatique. inrmatique. Vus puvez tut simplement pser vtre questin e manière classique cmme : mettre en forme les données. Cliquez ensuite sur le butn Rechercher Rechercher.. Tapez votre question.

5/ La enêtre ’aie ache alrs une liste e résultats susceptibles e répnre à vtre interrgatin. Ces erniers snt classés par pertinence. per tinence.

Découvrez les résultats proposés !

213

6/ Pur chacun es résultats prpsés, vus btenez la nature e l’aie (suvent un article), ainsi que quelques prps clés. Parc Parcurez urez la liste e suggestins. S’il S’il est acti, cliquez sur l’intitulé Suivant pur passer à ’autres pages e résultats. Cliquez sur Suivant pour acher la suite des suggestions suggestions..

Les explications sont souvent très instructives.

7/ Cliquez sur l’un es résultats. Vus puvez alrs accéer à une explicatin plus u mins étaillée, accmpagnée e captures ’écran ’écran pur vus guier pas à pas.


8/ Si vus avez peiné à retruver l’inrma-

Ciblez la recherche pour plus de pertinence.

tin qui vus aisait éaut ans la prusin e résultats returnés par vtre requête, il peut être utile e recentrer vtre recherche. Pur cela, après la saisie e vtre questin, ne cliquez pas sur le butn Rechercher Rechercher,, mais évelppez le vlet aitinnel qui s’y rattache en cliquant sur la fèche rientée vers le bas. dans ce vlet, limitez la recherche au seul cntenu e vtre rinateur par exemple.


De l’aide en ligne Lrsque la requête que vus avez eectuée ne urnit aucun résultat prbant, il est pssible ’aller plus lin en prlngeant vtre emane sur www.oce.com, u e manière encre plus élargie, sur l’ensemble l’ensemble es sites e Micrst. Pur cela, il vus sut e cliquer sur l’un u l’autre es intitulés ans la page qui vus inrme qu’aucun résultat n’a été truvé à vtre emane. Peut-être aurezvus ainsi plus e chance !

ExPLOITER L’AIDE AU mIEUx La coole d’accè  l’aide d’Ecel et trè ie coçue. si vou dipoez d’ue coeio iteret active, ou l’avo vu, vou accdez directeet  l’aide e lige. seule la prece de l’idicatio Connecté à Ofce.com da l’agle irieur droit de l’iterace trait cette eploitatio de la coeio. L’accès à l’aide en ligne s’eectue automatiquement.

1/ Vus puvez mier cette cnguratin par éaut en cliquant sur cette inicatin qui est en ait un butn éguisé. En cliquant essus, vus éplyez un vlet aitinnel, qui vus permet par exemple ’interire l’accès à oce.cm pur ne cnsulter que les rubriques ’aie ispnibles physiquement sur le isque ur. Cliquez sur l’intitulé Acher un contenu à partir de cet ordinateur uniquement. uniquemen t.

215 Limitez les sources d’aide à votre seul ordinateur.

2/ Si vus ne savez pas quelle ptin chisir, cliquez sur la cmmane Description de ces options. La enêtre ’aie ache alrs quelques explicatins qui vus permettrnt ’arrêter un options. chix plus aisément. Cepenant, ntre cnseil cnsiste à mise avantage sur l’aie en ligne que sur l’aie ispnible sur la machine. En eet, en vus appuyant avant tut sur les cntenus accessibles via Internet, vus puvez vus ispenser ’installer les chiers ’aie et sur les machines nt l’espace l’espace e stckage est limité cmme les Netbk, c’est un gain e place nn négligeable.

3/ Si tuteis vus éciez e n’acher que l’aie ispnible sur vtre rinateur, l’apparence e la cnsle ’aie change sensiblement. Les jeux e culeurs snt iérents et sur tut, connexion. ans l’angle inérieur rit, vus puvez lire l’inicatin l’inicatin Hors connexion.


Vous êtes désormais hors connexion.

4/ Lrsque vus cnsultez iérentes rubriques ’aie, vus cnstatez que systématiquement, au bas ’une explicatin, Micrst vus prpse e écuvrir es articles cnnexes, susceptibles e vus éclairer e manière plus inirecte sur la prblématique qui vus intéresse. Lrsque la suggestin qui vus est aite semble pertinente, cliquez sur le lien prpsé.

Explorez les suggestions d’articles connexes.

5/ Au l e vs cnsultatins, vus vus élignez peu à peu e la rubrique cnsultée riginellement. Si vus suhaitez revenir aux explicatins précéentes, la cnsle ’aie nctinne cmme vtre navigateur Internet. dans la barre ’utils qui se truve en haut e la Précédent,, jusqu’à ce que vus retruviez la page que vus enêtre, cliquez sur le butn Précédent cnsultiez précéemment. Revenez à la rubrique précédente précédente..

217

6/

Si nalement l’ensemble es pages que vus venez e cnsulter ne vus apprte pas l’éclairage suhaité, vus puvez également repartir e zér. Pur cela, cliquez sur le butn Accueil (représenté par une icône en rme e maisn). Vus retruvez les iérentes rubriques prpsées en page ’accueil. Ntez cepenant, que vus n’avez pas besin e revenir à la page ’accueil e l’aie pur lancer une nuvelle recherche. dans ce cas, il vus sut e saisir e nuveaux mts clés ans le champ e recherche. Le retur à l’accueil ne se justie que pur cnsulter les rubriques ’aie généralistes généralistes..

7/ Vus puvez interagir assez librement avec l’Aie ’Excel 2010. Ainsi, à l’aie e la barre ’utils, vus puvez lancer l’impressin ’une rubrique, emaner l’achage e la table es matières, u encre réuire u agranir la taille es caractères. Autant e cmmanes qui peuvent paris se révéler bien utiles. Prtez ntamment vtre attentin sur l’icône représentant une punaise (le ernier butn à rite ans la barre ’utils).

8/ Grâce à lui vus aites en srte que la enêtre ’aie reste tujurs visible à l’écran, paressus l’écran acti. Une nctin très utile quan n suhaite répétez la manipulatin écrite ans Excel tut en cnsultant les explicatins. Pensez cepenant pur que le tut sit lisible, à aapter la taille es enêtres et placez par exemple Excel 2010 ans la partie gauche e l’écran et l’aie ans la partie ppsée.

La barre d’outils propose des onctionnalités bien utiles.


Donnez votre avis Lrsque vus utilisez les rubriques ’aie prpsées par oce.cm, vus cnstatez qu’au bas e l’explicatin se truve la questin questi n suivante : Cet article vus a-t-il été utile ? Tris répnses snt alrs pssible : oui, Nn, et Ce n’est pas ce que je cherchais. Répnre à cette questin peut paraître un acte anin, mais ce n’est n’est pas le cas. Micrst M icrst utilise en eet vtre avis pur aire prgresser nn seulement la pertinence es résultats e recherche, l’rganisatin l’rganisatin es rubriques ’aie  ’aie et enn pur s’assurer e leur qualité péaggique. En répnant ranchement à cette sllicitatin, vus participez sans le savir à l’améliratin glbale u service…


DEs COmPLémEnTs sUR InTERnET « Le coplet ouriet de coade et octioalit uppletaire pour microot Ecel. Par daut, il e ot pa dipoile idiateet da Ecel ; vou devez doc le italler et, da certai ca, le activer a de pouvoir le utilier.» C’et aii ue microot dcrit le coplet ui peuvet être iplet ou Ecel. Certains ’entre eux snt intégrés à Excel, mais il existe ’autres cmpléments qui snt accessibles à partir u centre e téléchargement. Ces cmpléments évluent, certains tmbent en ésuétue, ’autres apparaissent. Ils snt le plus suvent urnis par Micrst, mais il arrive que es évelppeurs inépenants prpsent leurs prpres cmpléments. Il peut s’agir e cmpléments CoM (Component (Component Object Model )(cmplément )(cmplément CoM : prgramme cmplémentaire qui éten les pssibilités ertes par un prgramme Micrst oice en ajutant es cmmanes persnnalisées et es nctinnalités spécialisées. Les cmpléments CoM peuvent s’exécuter ans un u plusieurs prgrammes oice. Ils utilisent utilis ent l’extensin e nm e ichier .ll u .exe.), e cmpléments Visual Basic r Applicatins (VBA) et e cmpléments dLL.

on cnsière généralement généraleme nt qu’il existe tris types e mèles iérents. on truve ’abr les cmpléments Excel, urnis avec les ichiers Cmplément Excel (.xlam), Cmplément Excel 97-2003 (.xls) u Cmplément dKK (.xll), u cmpléments Autmatin. Ils snt ispnibles une is Excel u Micrst oice installé et il suit généralement e les activer pur les utiliser. Viennent Viennent ensuite les cmpléments cmplément s téléchargeables ispnibles à partir e oice. cm. Vus puvez, par exemple, télécharger et installer l’nglet Mise en route pur Excel. Cet nglet cntient es liens vers es rmatins, es émnstratins et ’autres cntenus pur vus aier à émarrer avec Excel. Enin, il y a les cmpléments persnnalisés.

1/ Pur activer un cmplément Excel, cliquez sur l’nglet Fichier Fichier,, ans le vlet e gauche, Options,, puis sur la catégrie Compléments Compléments.. cliquez sur l’intitulé Options

2/ dans la liste érulante Gérer , cliquez sur Compléments Excel, Excel , puis sur Atteindre Atteindre.. La bîte e ialgue Macro complémen complémentaire taire apparaît autmatiquem autmatiquement ent

219

Accédez à la catégorie Compléments.

Achez la boite de dialogue Macro Complémentaire.

3/ dans la enêtre Macros complémentaires disponibles, disponibles , activez la case à ccher située à côté u cmplément à activer, puis cliquez sur le butn oK.


Sélectionnez le complément à activer.

4/ Si vus ne truvez pas le cmplément à activer ans la enêtre Macros complémentaires disponibles , vus evrez peut-être l’installer manuellement. Pur cela, cliquez sur le butn disponibles, Parcourir et iniquez le chemin ’enregistrement u cmplément à activer. Cliquez sur le bouton Parcourir.

5/ En nctin u type e cmplément installé, vus le truverez par exemple sus l’nglet Données.. Données Le complément prend place dans le ruban.

Pur installer un cmplément généralement installé avec Excel, exécutez le prgramme ’installatin pur Excel u Micrst oice, et sélectinnez l’ptin Modifer pur installer le cmplément. Après avir reémarré Excel, le cmplément pren place ans la enêtre Macros complémentaires disponibles. disponibles .

221

1/ Vus puvez ésactiver les cmpléments cmme bn vus semble. Pur cela, cliquez sur l’nglet Fichier Fichier,, ans le vlet gauche, cliquez sur l’intitulé Options Options,, puis enn sélectinnez Compléments.. Compléments Gérer,, puis cliquez sur Compléments Excel, Excel , puis enn sur oK. 2/ Cliquez sur la liste érulant érulantee Gérer

3/ dans la enêtre Macros complémentaires disponibles, disponibles , ésactivez la case à ccher à côté u cmplément à ésactiver, puis cliquez sur oK. dans la majrité es cas, lrsque vus ésactivez un cmplément, il est supprimé e sn grupe sur le Ruban. dans ’autres cas, pur supprimer le cmplément u Ruban, vus evrez relancer Excel.


Des compléments por Excel 2010 A l’heure ù nus imprimns, la liste es cmpléments ispnibles spéciquement pur Excel 2010 est encre peu urnie. Pur guetter l’arrivée e cmpléments cmpléments éiés, n’hésitez pas à placer le site suivant su ivant ans en tête e vs avris : http://oice.microsot.com/r-r/excel/ HP100968341036.aspx.. Vus parvienrez à pusser Excel ans ses HP100968341036.aspx retranchements en recurant régulièrement à ces cmpléments.


A

E

Activation, 11 11,, 12 par téléphone, 12 Adapter la taille des enêtres, 217 Agrandissement, 138 Aide d’Excel 2010, 217 Ajouter des eets, 129 Ajuster la taille des cellules, 54 Alignement, 18 18,, 35 35,, 39 Aperçu, 28 rapide, 131 Attributs du texte, 39 Automatiser des tâches, 158 Axe, 138 138,, 166 166,, 180 180,, 198

Eet de fou, 131 d’ombré, 131 Encadrement, 131 Enregistrement, 34 Enregistreur de macros, 160 En-tête et pied de page, 18 personnalisé, 188 Étiquettes, 55 Exportation, 29 Extension, 129

•

•

b Barre d’accès rapide, 32 32,, 33 33,, 34 d’outils, 216 Bibliothèque de modèles, 28

•

•

C Calculs, 8 Cellule, 37 37,, 39 Clé de produit, 11 Clipart, 134 Colonnes, 18 18,, 38 38,, 52 52,, 186 Commandes, 33 33,, 217 Commentaires, 193 Composer une macro, 158 Console d’aide, 216 Contraste, 130 Corps, 18 18,, 158 Couleur, 35 35,, 39 39,, 61 61,, 142 de l’arrière-plan, 80 du texte, 193

•

•

•

•

•

 Feuille de calcul, 8, 122 122,, 128 128,, 129 129,, 138,, 172 138 172,, 186 Fichier graphique, 128 Filtre des données, 38 de couleur, 130 Fonctionnalités du Ruban, 130 Fontes, 61 Format de cellule, 38 Forme, 138 Formules, 70 mathématiques, 62 Function, 163 163,, 164 •

•

•

G Gérer les versions, 26 Graphique, 178 178,, 186

h

Dates, 59 Déplacer, 134 Diérentes rubriques thématiques, 211

L Lettre type, 122 Lien hypertexte, 38 38,, 57 Lignes, 18 18,, 38 38,, 52 52,, 186 Liste déroulante, 38 Logo, 128 Luminosité, 130

m Macros, 158 158,, 162 162,, 168 Marges, 178 Menu contextuel, 37 37,, 38 38,, 39 39,, 44 44,, 55,, 61 55 Mise en orme, 35 conditionnelle, 18 18,, 35 35,, 76 Mises à jour, 210 Modes d’ d’exécution, exécution, 9 Modules, 7, 9 Moteur de recherche, 70 Mots-clés, 69 69,, 152 •

O Onglet, 129 Options de collage, 38 d’impression, 28 Ordre alphabétique, 87 Ouverture de macros, 158

•

•

Habillage, 129

P

I

Page d’accueil, 217 Palette simpliée, 75 Partager le classeur, 203 le chier, 25 Paysage, 177

•

D

Inspection, 25 Installation, 7, 9, 10 10,, 193 Interace, 31 Internet, 11

Illustration, 128 128,, 131 Impression, 34 Inormations, 14 Insérer une ormule, 64

•

•

PDF, 29 Personnalisation, 131 le Ruban, 32 Pied de page, 188 Pixels, 74 Plage de données, 70 Pointeur, 137 Pointillés, 186 Police, 18 18,, 39 39,, 158 158,, 193 Portrait, 177 Pourcentages, 59 Préparer pour le partage, 25 Programmation de macros, 158 Propriétés du style, 86 Protéger le contenu, 45 Publipostage, 122 Punaise, 217 •

R Raccourci, 15 clavier, 159 Redimensionner, 134 les cellules, 55 •

•

Réduction homothétique, 138 Réérencement, 152 Renvoyer les données à la ligne automatiquement, 60 Retouche d’images , 131 131,, 134 Robots d’indexation d ’indexation,, 152 Ruban, 8, 14 14,, 32 32,, 34 Rubriques d’aide, 210 210,, 217 thématiques, 211 •

T Tableau, 134 Tableur, 7 Taille, 18 18,, 35 35,, 39 39,, 129 des caractères, 158 158,, 193 Traitementt de texte, 62 Traitemen Travail collaborati, 25 Tri, 38 38,, 87 Type de surace, 142

•

•

s Saisie de texte, 62 Sécurité, 158 SmartArt, 143 143,, 178 Statistiques, 9, 62 Structure, 178 Style monétaire, 35 35,, 62 Sub, 163 163,, 164 Suite bureautique, 7, 8, 9 Suivi comptable, 62 des modications, 197

V Valeur nancière, 59 monétaire, 75 VBA, 158 158,, 162 Versions antérieures, 26

•

•

Z Zone de saisie, 193 de texte, 18 18,, 193 d’impression, 186

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Excel 2010

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