Formularios en Excel Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a yudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar los formularios de Excel Excel con los formularios formularios impresos en papel.
¿Qué es un formulario en Excel? Seguramente has llenado un formulario en papel, tal ve cuando has acudido a alguna oficina de go!ierno para realiar un tr"mite, as# que sa!es de lo que estoy ha!lando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que de!es escri!ir y contienen los recuadros recuadros necesarios para ingresar ingresar los datos. Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilian o!jetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, !otones de opción entre otras cosas m"s.
Tipos de formularios en Excel $uando ha!lamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear tres tipos diferentes de formularios% •
&ormulario de datos.
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'ojas de c"lculo con controles de formulario o controles (ctive). (ctive).
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&ormularios de usuario en *+(.
( continuación continuación descri!iré !revemente !revemente cada uno de ellos. ellos.
Formulario de datos ( través través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de una sola fila de una ta!la. ta!la. En este formulario se puede puede hacer la edición de la información e inclusive crear un nuevo registro para la ta!la.
Excel puede generar autom"ticamente un formulario de datos para cualquier ta!la. n detalle importante que de!es sa!er so!re los formularios de datos es que si una celda contiene una fórmula no podr"s modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se mostrar" el resultado del c"lculo sin poder editarlo Cómo crear una tabla en Excel
El objetivo de una tabla de Excel es almacenar la información de una manera consistente para que sea más fácil darle formato, ordenarla y ltrarla. Tú puedes crear una tabla en Excel que te ayude a analizar mejor la información. Cómo crear una tabla en Excel
ara crear una tabla en Excel , lo primero que debes !acer es in"resar los t#tulos de columna. $s# que !az clic en la celda en blanco en donde deseas introducir la nueva tabla e in"resa los t#tulos de columna como pueden ser% &o. de empleado, 'epartamente, &ombre, $pellido, etc. (os t#tulos de columna deben aparecer siempre en una sola la y sin celdas vac#as entre ellos.
$!ora puedes comenzar a in"resar los datos justo por debajo de los t#tulos de columna que acabas de crear%
$!ora ase"úrate de que la celda activa sea cualquier de las celdas que contienen tus datos y !az clic en el comando Tabla que se encuentra en el "rupo Tablas de la c!a )nsertar.
Excel detectará el conjunto de celdas que acabas de introducir y colocará un borde punteado sobre los datos, al mismo tiempo que muestra el cuadro de diálo"o Crear tabla, el cual automáticamente mostrará el ran"o de celdas donde se encuentra la información. *i por al"una razón el ran"o de celdas desple"ado es incorrecto, utiliza el botón de selección para ele"ir el ran"o de celdas adecuado.
Tabla con encabezados
$ntes de !acer clic en el botón $ceptar ase"úrate de tener seleccionada la opción La tabla tiene encabezados. +inalmente !az clic en $ceptar y Excel dará formato a la tabla e insertará ltros para cada una de las columnas.
tra forma de insertar una tabla es !aciendo clic en el comando Dar formato como tabla que se encuentra en el "rupo Estilos de la c!a )nicio. -on este comando puedes seleccionar desde un inicio el estilo que preeres dar a la tabla.
Agregar flas a una tabla de Excel
'espus de que !as creado una tabla, se pueden pensar en varios mtodos para agregar nuevas flas a una tabla de Excel. (a forma más directa de a"re"ar una nueva la es seleccionando la última celda de la tabla /celda inferior derec!a0 y oprimir la tecla Tabulador. $l !acer esto, Excel a1adirá una nueva la a la tabla en donde podremos introducir la información apropiada para el nuevo re"istro%
bserva cómo Excel coloca un borde sólido alrededor de las celdas que delimitan la nueva la de la tabla. Agregar flas a una tabla por Formulario
Existe otra forma de agregar flas a una tabla de Excel y es utilizando un formulario de captura de datos. El comando +ormulario no está incluido de manera predeterminada en la cinta de opciones por lo que será necesario a"re"arlo manualmente. 2az clic en la 3ec!a que se encuentra al extremo derec!o de la barra de acceso rápido y selecciona la opción 4ás comandos.
*e mostrará el cuadro de diálo"o pciones de Excel. En la lista comandos disponibles selecciona la opción Todos los comandos y dentro de la lista encuentra el comando +ormulario.
2az cic en el botón $"re"ar y nalmente en el botón $ceptar para que el botón se muestre en la barra de acceso rápido.
$!ora selecciona cualquiera de las celdas de la tabla y oprime el botón +ormulario. $parecerá un cuadro de diálo"o con los nombres de las columnas de la tabla del lado izquierdo y con los valores para cada la en los cuadros de texto junto a ellos.
ara a"re"ar un nuevo re"istro debes !acer clic sobre el botón &uevo.
)ntroduce la información del nuevo re"istro de la tabla y al nalizar oprime el botón -errar y Excel colocará el nuevo re"istro al nal de la tabla.
Hoja de cálculo con controles de ormulario
5a que las celdas de una !oja de Excel nos sirven para introducir información, podemos pensar en una !oja como un "ran formulario. 'e esta manera, si a"re"amos controles de formulario a nuestra !oja podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles. or ejemplo, podemos a"re"ar a nuestra !oja un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.
'e i"ual manera podemos a"re"ar botones, cuadros combinados, casillas de vericación y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados. Controles de ormulario en Excel
(os controles de ormulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una !oja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en 67$, y nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información. odemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una lista predenida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botón. (os controles de ormulario en Excel se encuentran dentro de la c!a ro"ramador dentro del "rupo -ontroles. *olamente pulsa el botón )nsertar y observarás cada uno de ellos%
8usto por debajo de los controles de formulario podrás observar el "rupo de controles ActiveX pero sus diferencias y similitudes las discutiremos en otro art#culo. or a!ora nos enfocaremos solamente en los controles de formulario. Cómo insertar un control de ormulario en Excel!
ara insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del menú desple"able y !acer clic sobre la !oja de Excel arrastrando el borde para 9dibujar: el contorno del control. bserva este procedimiento.
"os dierentes controles de ormulario
Existen diferentes tipos de controles de ormulario en Excel que ofrecen diversos tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. 'esde una simple etiqueta !asta controles que permiten una selección múltiple de sus opciones. $ continuación una breve descripción de cada uno de ellos. •
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#arra de desplazamiento. $l !acer clic en las 3ec!as se va desplazando la barra dentro de un intervalo predenido. #otón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de !acer clic sobre l. #otón de opción. &os permite una única selección dentro de un conjunto de opciones. Casilla de verifcación . ermite la selección o no selección de una opción. Control de n$mero. &os ayuda a aumentar o disminuir un valor numrico. Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de lista. Cuadro de grupo. $"rupa varios controles dentro de un rectán"ulo.
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Cuadro de lista. 4uestra una lista de valores de los cuales podemos ele"ir una sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la con"uración del control. Eti%ueta. ermite especicar un texto o breves instrucciones en el formulario.
Controles de ormulario no disponibles en Excel &'('
(os controles de formulario !an estado presentes por varias versiones de Excel, sin embar"o a partir de Excel ;<=< existen al"unos controles que ya no pueden ser utilizados dentro de las !ojas como lo son el Campo de texto, el Cuadro combinado de lista y el Cuadro combinado desplegable, sin embar"o podremos alcanzar funcionalidad similar utilizando controles $ctive>.
)rupos de botones de opción en Excel
(os botones de opción permiten a un usuario de Excel !acer una selección dentro de una lista de posibilidades y en todo momento tener un solo elemento seleccionado. 2oy mostrar cómo crear grupos de botones de opción en Excel independientes a pesar de encontrarse en la misma !oja. 5a que podemos a"re"ar botones de opción como controles de formulario o como controles $ctive>, este art#culo tratará ambas posibilidades. -omenzaremos por la opción de controles de formulario. )rupos de botones de opción
*upon"amos que deseamos crear dos "rupos de botones de opción donde queremos que el usuario seleccione su "nero as# como su color favorito. *i pusiramos todos los botones de opción en la misma !oja Excel solo podr#amos ele"ir una sola opción tanto para el "nero como para el color%
'e manera predeterminada podemos seleccionar una sola opción entre todos los botones de opción ubicados en la misma !oja. (a solución para crear dos grupos de botones de opción es a"re"ar el control llamado Cuadro de grupo%
'ebemos a"re"ar un Cuadro de grupo para cada conjunto de botones de opción que deseamos crear por lo que para nuestro ejemplo a"re"ar dos controles de este tipo. Es muy importante que al dibujar el Cuadro de grupo te ase"ures de abarcar el área completa de los botones de opción que deseas asociar de manera que el "rupo sea creado correctamente. -omo resultado tendremos dos "rupos de botones de opción totalmente independientes%
*i queremos conocer la opción seleccionada en cada "rupo es suciente con !acer clic derec!o sobre cualquier botón de opción y seleccionar la opción Formato de control. En la sección -ontrol debemos colocar la dirección de la celda de nuestra !oja que mostrará la opción seleccionada.
$ partir de ese momento la celda 7=< mostrará la opción seleccionada dentro del primer "rupo%
odemos !acer lo mismo para el otro "rupo de manera que los botones de opción estn vinculados con la celda 7== y de esta manera poder conocer en todo momento la opción de color seleccionada%
Agrupar botones de opción Active*
(os botones de opción $ctive> funcionan de manera diferente a los controles de formulario que acabamos de utilizar. *i revisas el botón )nsertar de la c!a ro"ramador te darás cuenta de que no existe un control para a"rupar controles. (a manera de a"rupar los botones de opción $ctive> es a travs de una de sus propiedades. ?na vez que !emos a"re"ado los controles necesarios a la !oja debes !acer clic derec!o sobre cada uno de ellos /en modo 'ise1o0 y seleccionar la opción ropiedades. *e mostrará una ventana con las propiedades del control y debemos utilizar la propiedad @roup&ame%
uedes observar en la ima"en que estoy consultando las propiedades del botón de opción +emenino y estoy asi"nando el nombre de "rupo 9@enero:. 'ebo !acer lo mismo con el botón de opción 4asculino, y una vez !ec!o, los dos botones de opción tendrán el mismo valor en su propiedad @roup&ame. 'e esta manera tendremos dos grupos de botones de opción $ctive> que funcionan de manera independiente dentro de la misma !oja%
ara saber si un botón de opción está seleccionado debemos consultar su propiedad Value y si tiene el valor True quiere decir que dic!o botón de opción está seleccionado. or ejemplo, a"re"ar un botón de comando a la !oja de Excel que tendrá el si"uiente códi"o% = rivate *ub -ommand7utton=H-licI/0 ; A B C D
)f ption7utton=.6alue J True T!en Kan"e/L7=
F G End *ub $l seleccionar una opción del "rupo @enero y pulsar el botón de comando, la celda 7=< mostrará el valor +emenino o 4asculino de acuerdo a la selección realizada.
'e esta manera !emos aprendido a crear grupos de botones de opción en Excel, ya sea con controles de formulario o controles $ctive>, de manera que se comporten de manera independiente a pesar de estar ubicados en la misma !oja.
Formulario de usuario en +#A
(os formularios de usuario en VBA, tambin conocidos como serForm, son cuadros de diálo"o que !acen uso de controles de formulario para solicitar información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de 6isual 7asic y administrados desde códi"o 67$.
?na vez que se !a creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles que están disponibles desde el Cuadro de !erramientas%
*i quieres crear un formulario básico en 67$, si"ue los pasos descritos en el art#culo +ormularios en 67$. (os diferentes tipos de ormularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya que podremos tener cierto "rado de control sobre el in"reso de datos que otras personas realizan sobre nuestras !ojas de Excel.
