Turbo, INC. Latar Belakang
Turbo. Inc, merupakan anak perusahaan dari National Engine Corp, berlokasi di Cityville, Ohio. Penjual Penjualan an pada pada tahun tahun !!" sebesa sebesarr #$,%!&, #$,%!&,!!! !!!,, dimana dimana income income sebelum sebelum pajak pajak sebesa sebesar r #',(%%,'%!. #',(%%,'%!. Turbo memproduksi memproduksi dan menjual turbo chargers chargers untuk digunakan pada mobil baru dan bekas dan truk, serta sparepartsnya. Pabriknya memperkerjakan )! jam kerja karya*an untuk pekerjaan inspeksi, machining, assembling, material handling, shipping, dan penerimaan barang, set up mesin, dan pera*atan. +en auer adalah seorang sta- audit operasional dari National Engine Corporation, dimana National Engine Corporation ini membeli Turbo di tahun !!&. +ebijakan National Engine adalah untuk melakukan revie* atas praktek pembelian material oleh anak perusahaan dari kepemilikan atau & tahun oleh National Engine. i a*al tahun !!/, +en ditugaskan ke Cityville untuk melakukan revie* tersebut. Pada hari pertamanya, dia meminta tur ke pabrik untuk lebih mengenal produk dan proses produksi. 0ntuk membantu mengenal produk, 1artha 2ohnson yang merupakan manager produksi, memberikan +en, bill o- material. ia menjelaskan mengenai berbagai tipe kombinasi produk seperti turbine *heels, turbine housing, compressor *heels, compressor housing, dan compressor compressor plates. 3da )!,!!! lebih model kombinasi yang memungkinkan, memungkinkan, akan tetapi secara aktual, Turbo hanya memproduksi ,&!! model tubrocharge setiap tahunnya. Tambahan lainnya, Turbo juga menjual parts secara individual kepada bengkel4bengkel. bengkel4bengk el. Pabrik menggunkan sistem 1aterial 5e6uirements Planning 715P8 untuk mengubah -orecast sales atau atau -inished goods turbo charges dan partsnya menjadi kebutuhan pembelian dan produksi. 9etiap minggunya departemen pembelian menerima skedul proyek pengadaan peng adaan material yang diperlukan untuk / bulan ke depan.
Organisasi
9etelah mempelajari in-ormasi dasar ini, +en menemui manager pembelian, oug 1itchell, yang kemudian memberikan +en bagan organisasi. ia menjelaskan bah*a dia telah membagi sta- pembelian terhadap part number yang menjadi tanggung ja*abnya. oug mengomentari bah*a Carl Potter merupakan sta- pembelian yang terkuat dengan catatan terbaik dalam cost reduction, delivery per-ormance, dan kesesuaian kualitas. oug juga memberikan +en da-tar pembelian !!". Diskon Korporasi
+en merevie* da-tar pembelian yang dia terima terhadap da-tar diskon perusahaan kantor pusat. a-tar diskon pembelian kantor pusat ini berisi harga yang telah disepakati untuk pembelian items dalam jumlah besar untuk seluruh anak perusahaan National Engine. Pada list pembelian Turbo, seluruh items hard*are dan packing dan beberapa pembelian bahan kimia, maintenance supplies dan o--ice supplies tersedia pada program diskon di level induk perusahaan. 2ika saja Turbo melakukan pembelian dari supplier pada da-tar di level corporate, maka penghematan di tahun !!" seharusnya sebesar #&!,&").&. National Engine juga menda-tarkan supplier dari +orea yang memiliki harga lebih rendah dari suplier 3merika 9erikat. Potensi penghematan dari vendor ini tidak dapat dihitung dikarenakan setiap part number harus dikutip secara terpisah. alam diskusi dengan sta-- pembelian di bagian pembelian, +en menemukan bah*a mereka tidak mengetahui tentang program diskon level corporate ini. Sourcing
Pengadaan barang atas barang keperluan turbin *heels dan compressor hanya menggunakan ' supplier saja. +en melakukan pertemuan dengan 3rt :unn, yang kemudian menjelaskan bah*a turbine *heels sangat sulit untuk dicetak sehingga Turbo hanya menggunakan satu supplier untuk melakukannya. Turbine *heels memerlukan tingkat pemanasan yang sangat tinggi ketika dipasang ke mesin yang menentukan kualitas dari produk. 0ntuk compressor *heels, 3rt merasa seharusya bisa diperoleh dari supplier lain. 3kan tetapi bagian engineering menolaknya untuk melakukan pembelian dari supplier lain dikarenakan sehingga turbine *heels dan compressor *heels dipasok oleh supplier yang sama. 3rt tidak setuju dengan pendekatan tersebut akan tetapi dia terlalu sibuk untuk mendiskusikan hal tersebut dengan oug.
alam merevie* list pembelian barang, +en menemukan bah*a persediaan barang kini untuk bearing housing hampir mencapai setengah dari pembelian tahun !!". ia kemudian meminta 3rt untuk menjelaskan hal tersebut. 3rt kemudian menunjukkan +en laporan keuangan Casto, yang merupakan pemasok bagi part ini. Casto sedang dalam masa kesulitan keuangan. 3rt merasa Casto merupakan supplier yang bagus dalam memenuhi kebutuhan customernya, sehinga 3rt mengorder bearing housing secara e;tra untuk menjaga Casto agar tetap hidup. Turbo sebenarnya tidak memiliki kebijakan untuk melakukan pembelian di atas kebutuhan produksi. 3rt tidak memperoleh persetujuan dari oug sebelum melakukan order e;tra untuk parts ini dikarenakan parts ini digunakan di seluruh model turbo charge, sehingga tidak ditemukan obsolescence. Tooling
+en memperhatikan banyaknya pengeluaran untuk tooling, sehingga dia melakukan meeting dengan 2ohn
Exhibit !e"belian tahun #$%&
Bu+e !art
!'N(s
)!
*)C
Dollars ('$,%/
T!
r
Ns
)I '&,)
%,$! '(
)."&
IIC
35:
'
.!/ "%',)"%
$( ',
(,%'/ '&
&.(
3C
35:
'
.& ',)),$&/.
(' '",&
",/') ')
$.'%
IC
35:
!'
" ',!(,($.
&,%!/ #-
(.)/
3C
CN
(/ ,-&,-$.
$%& #,0
&,$ '/
-.#/
*C
12
#
0# )((,($
&$ ',"
!,(!! !
.$(
99
35:
&
.!! &',(")
$' '(,/
&,/) ')
'."%
3C
CN
.&/ &!!,!(
(! '&,&
(,%'$ ),&!
.!&
3C
CN
."( '(,''
'% &"!,/
,%'( ),!&
!.!!)
<
CN
)
! &/,!
,!!% ',!
!.!!'
<
CN
)
!( %/,!
!,!'" "'
!.!!
/,)(& )
!.')
!,!!! "
!.!'
",!!! )
!.!"
(,!!! &%
!.!& !.")
'" Turbine =heels Compressor
)
*heels
'
Turbine housing Compressor
'
housing
'
Bearing housing
9ha-ts earing Compressor plates Nuts =ashers 9eal rings O rings
' ' ' " '" )
:rease Plastic Caps ?
'
'
ports o;es
' '!
.(
$,
),!& .!'
,!) <
C>P
)
!.!& (,&!/
!' )!,!
.
<
CN
)
&$ ',&
,)! C
CN
!.!! ',("!
( &,
.!!
P
CN
'
"! ',"
P P
CN C>P
'
%& &!,(
(,)' !.!! !",)$(
!,""! ',&! 9hrink =rap
'
9ilica Pack
'
Plastic ag Tooling and
"
5epair Production
N@3
Chemicals 1aintenance
N@3
9upplies
N@3
O--ice 9upplies
!,!!! '
!.!"
",%! $,!&
!.&
",!!!
!.!
N@3
N@3 N@3 N@3 N@3
.!! /",!!! P
CN
.!! &(,()!
&& ',)
P
CN
./! '%!,(!!
%& /"),$
P
C>P
'/
.!! &,!'(,$%&.
N@3
21<
N@3
N@3
'" )!,!'/
N@3
21<
N@3
N@3
.'" '"&,)$
N@3
21<
N@3
N@3
.&/ $(,!!) .')
N@3
21<
N@3
N@3
N@3 N@3 N@3 N@3
'!,/"),!(!. )
AE:EN ? P@N
? Part Number
0P
? 0nit Purchase in !B"
30C ? 3verage 0nit Cost TP
? Type o- Part
N9
? Number o- 9upplier
0I
? 0nit Inventory di &'@'@B"
IIC
? Iron Investment Casting
3C
? 3luminium Casting
99
? 9teel ar 9tock
<
?
C
? Chemical
P
? Packing
' $%,&
*nalisis Kasus3
Terdapat kejanggalan pada perusahaan Turbo Inc ini.
Pada baris compressor housing number o- supplier pada bearing house yaitu hal ini berarati sesungguhnya untuk barang ini, terdapat supplier yang mensuplai bearing house ini, namun departemen pembelian melakukan pembelian hanya pada ' supplier yaitu hanya pada Casto saja.
produk dari Turbo Inc ini dengan jumlah yang sangat besar sedangkan Turbo Inc ini hanya memungkinkan untuk memproduksi )!.!!! kombinasi, erdasarkan analisa kasus Turbo Inc., maka saran yang dapat diberikan untuk mencegah ketidak e-isienan ini terjadi kembali ialah? '. Pembelian bahan baku harus disesuaikan dengan kebutuhan yang telah disetujui oleh pihak yang berkepentingan, hal ini dimaksudkan untuk mencegah pemborosan seperti halnya yang dilakukan oleh 3rt yang membeli bearing house dalam jumlah berlebih . 9etiap suplier harus didata secara jelas dan perlu dipilih suplier melalui kegiatan tender agar sesuai dengan kriteria yang yang dibutuhkan.
. *pa kekurangan4kekurangan operasional +ang "en5elaskan "engapa sta66 pe"belian ti7ak "en+a7ari a7an+a progra" 7iskon korporat8
a. Turbo merupakan perusahaan anak yang diakuisisi pada tahun !!& dan diaudit kinerja operasionalnya di tahun !!/. 9elama masa yang masih pendek tersebut, dapat disimpulkan bah*a tidak ada komunikasi bisnis@sinergi mengenai kebijakan di tingkat pusat 7head6uarter8 kepada anak perusahaan, terutama anak perusahaan baru diakuisisi. b.
mensetup
suatu
sistem
yang
terintegrasi
untuk
mengin-ormasikan kebijakan kantor pusat dengan anak4anak perusahaan. 9istem yang terintegrasi tersebut seharusnya merilis bill o- material dari head6uarter untuk semua list items dan supplier yang memiliki program diskon jika membeli dengan jumlah besar. c. Perusahaan tidak memiliki assessment atau penilaian, terhadap persediaan yang spesi-ik dan non spesi-ik. 0ntuk persediaan yang non spesi-ik, apabila dimungkinkan dapat digunakan metode bid, namun untuk persediaan yang si-atnya spesi-ik seperti yang dikatakan 3rthur :unn maka harus inventory tertentu dari vendor tertentu yang digunakan. Penghematan yang dihasilkan mungkin tidak senilai 09&!,&").&! namun paling tidak ada penghematan. d. Turbo mengaplikasikan metode 15P dalam pengadaan barangnya. alam konteks anak perusahaan, sistem ini sudah cukup e-ekti- untuk menentukan pembelian barang yang memiliki kualitas dan cost yang memenuhi spesi-ikasi kebutuhan produksi Turbo. 3kan tetapi, sistem 15P ini tidak terintegrasi dengan head6uarter sehingga menimbulkan missed in-ormation untuk beberapa item yang telah di arrange dengan supplier di level pusat, dan menimbulkan overpayment untuk items yang seharusnya mendapatkan items apabila Turbo menggunakan bill o- material level head6uarter. #. Dengan cara apa kekurangan4kekurangan tersebut 9"isse7 in6or"ation 7ari corporate 7iscount progra": 7apat 7ite"ukan8
National Engine memiliki kebijakan untuk merevie* setiap anak perusahaan yang baru diakuisisi setelah dua atau tiga tahun pertama kepemilikan. +en, selaku sta-- audit yang ditunjuk dalam penugasan ini melakukan langkah4langkah berikut sehingga de-isiensi perusahaan dapat ditemukan?
a. 1embandingkan agreements untuk item4item yang sama antara yang disiapkan oleh head6uarter dengan agreement yang dibuat oleh anak perusahaan. b. 1embandingkan bill o- material Turbo dengan bill o- material head6uarter untuk item4item yang sama tetapi memiliki price o- ac6uisition yang berbeda. c. 1embandingkan price antara item4item yang terda-tar di bill o- material Turbo dengan supplier lain yang menyediakan material sejenis di pasaran. . ;ika Nasional Engine "e"ilih untuk "e"ba+ar
a. National Engine bisa saja menginvestasikan dananya ke vendor casting molds yang peralatannya dititipkan ke vendor, namun perlu penga*asan
yang lebih ketat
terhadap vendor seperti membuat perjanjian yang memiliki dasar hukum kuat agar perusahaan tidak kecolongan vendor melayani customer lain dengan menggunakan peralatan yang kita investasikan, jika vendor melanggar maka vendor tersebut harus dikenakan pinalti dan tuntutan hukum. b. Tindakan protekti- berupa kontrak@persetujuan mengenai hal4hal yang mengikat vendor perlu dilakukannya hal ini baik dilakukan secara teknis berupa kualitas, kemampuan pasok 7kuantitas8, maupun delivery time yang tepat *aktu, maupun non teknis yakni mengenai pelayanan produksi terhadap customer lain 7khusus untuk peralatan yang diinvestasikan perusahaan8. c. agian pengadaan barang Turbo harus merevie* secara berkala supplier untuk item4 item tertentu, untuk memastikan bah*a prosedur pembuatan@pengadaan item material tersebut telah sesuai dengan spesi-ikasi@re6uirement yang dibutuhkan oleh Turbo. d. i samping itu, perusahaan perlu menstandarkan jam jalan mesin dalam memproduksi casting molds sehingga dapat dilakukan rekonsiliasi terhadap jumlah produk yang dipasok oleh vendor dengan jam jalan mesin yang tercatat selama satu periode tertentu 7misalnya dalam satu bulan8. /. *rt 2unn telah "engor7er bearing house 7ari Casto 7ala" 5u"lah +ang sangat besar untuk "e"bantu "ereka 7ala" "asalah keuangan. Isu apa +ang terkait "engenai "asalah ini8
Isu yang terkait mengenai tindakan yang dilakukan oleh 3rt :unn adalah? a. Tidak ada prosedur -ormal yang mengatur mengenai pembelian persediaan di atas nilai seharusnya @ nilai yang dipersyaratkan oleh 15P pada kebijakan pembelian Turbo Inc.
b. Terdapat kelemahan 15P system, karena sistem masih menerima pembelian dengan jumlah diatas nilai maksimumnya. Tidak adanya pembatasan secara otomatis di system terhadap pembelian dengan nilai diatas nilai maksimumnya. 2ad*al pembelian berbasis computer yang dihasilkan oleh 15P berdasarkan laju pakai suatu item, delivery time dari vendor dan jumlah stok minimum@ maksimum yang dipersyaratkan seharusnya dapat menolak pembelian ini secara otomatis. c. oug selaku manajer persediaan mengaku tidak mengetahui mengenai situasi pembelian ini. erarti tidak dilakukan persetujuan berjenjang pada prosedur pembelian Turbo Inc. d. kemungkinan timbulnya bribery dari pihak supplier kepada pihak pengadaan barang Turbo. &. Tuliskankan bagian a=al 7ari laporan au7it +ang seharusn+a 7ilakukan oleh Ken. Aaporan a*al yang disiapkan oleh +en dapat berupa -inding dari -ield *ork yang telah
dilakukannya, antara lain? a. Tidak terdapat sinkronisasi antara bill o- material di level pusat dengan anak perusahaan 7Turbo8, sehingga mengakibatkan overpayment untuk item4item yang seharusnya memperoleh diskon@harga lebih rendah. ari kasus di atas juga diperoleh -inding bah*a bagian pengadaan Turbo tidak melakukan revie* harga pasar *ajar untuk item sejenis, baik dari pasar regional@internasional, dimana diketahui bah*a harga item sejenis untuk hasil produksi perusahaan +orea dapat memberikan harga yang lebih murah.
Ine-isiensi dari opportunity loss tersebut
sebesar #&!,&").&. 5emedial solution? head6uarter segera mensetup@merancang suatu sistem 15P yang terintegrasi dan terkontrol dari head6uarter ke seluruh anak4anak perusahaan. 1etode pengadaan barang tetap bisa dilakukan secara desentralisasi, akan tetapi dengan catatan, ada batas atas maksimal jumlah yang bisa dilakukan oleh anak dan induk 7misal, pengadaan material untuk anak maksimal sebesar #'!!,!!!@bulan, di atas itu harus dilakukan di level corporate8. 2umlah material yang diorder juga sebaiknya di kontrol dengan menggunakan sistem 15P yang terintegrasi dan tersinkronisasi antara induk dan anak, sehingga baik induk dan anak dapat mengontol dari sistem, berapa jumlah pemakaian material dari order yang telah dilakukan dan berapa sisa yang ada dari suatu kontrak tertentu.
b. Tidak adanya
prosedur
bidding
dalam
penunjukkan
supplier, sehingga
menimbulkan potensi con-lict o- interest yang cukup besar. Penunjukkan langsung atas suplier dikarenakan alasan adalah lebih e-ekti- untuk menggunakan ' suplier untuk menyediakan jenis item adalah tidak dibenarkan. 1etode penunjukkan langsung bisa menimbulkan potensi penyimpangan undertable money@gi-t dari suplier kepada bagian pengadaan, yang pada akhirnya material yang diterima diragukan kualitasnya dan produk yang dihasilkan bisa berpotensi kurang berkualitas dan tidak kompetiti-. 5emedial solution? 9istem pengadaan harus dirombak dengan menggunakan sistem bidding, sehingga mengarah kepada objekti-itas terhadap suplier yang dipakai serta memperoleh material yang berkualitas dengan harga yang kompetiti-. c. 3lasan untuk
melakukan
pembelian
dari
suplier
dikarenakan
untuk
menyelamatkan hidupnya, juga melanggar objekti-itas. Pembelian masi-@over 6uoted, *alaupun dikatakan tidak menimbulkan obsolescence karena langsung digunakan untuk memproduksi turbo charge, tetap berpotensi menimbulkan over cost valued untuk inventori tersebut, ditambah lagi dengan tidak adanya approval atas pengadaan over 6uoted tersebut, dapat menurunkan tingkat kompetiti- selling price dibandingkan dengan kompetitor. Tambahan lainnya, over cost inventori dirasakan tidak e-isien dikarenakan cash digunakan untuk membeli material yang tidak diperlukan dan seharusnya di alokasikan untuk kepentingan operasioanal lainnya. 5emedial solution? Praktek ini harus dihentikan karena sangat menyimpang. Pengadaan suatu material harus mengikuti 9OP pengadaan barang yang telah ditetapkan dan bukan karena mengkasihani suplier. Turbo harus merevie* ulang suplier tersebut 7Caston8, mengenai kontrak, kualitas dan pricing dari material yang mereka pasok kepada Turbo. 3pabila semua komponen tersebut tidak memenuhi, maka Turbo harus menghentikan pasokan mereka dan melakukan bidding untuk item sejenis. +arya*an pengadaan 73rt :unn8 harus diberikan 'st *arning dikarenakan telah melanggar prosedur pengadaan, dan melampaui *e*enangnya dalam mengaprove suplier dikarenakan alasan pribadi.
d. Terdapat penyimpangan dari pemakaian casting vendor atas penggunaan pattern dan dies. Penyimpangan tersebut menimbulkan kerugian atas hak cipta@patent atas cetakan pattern@dies dari Turbo, sehingga menimbulkan kerugian kompetiti- terhadap produk yang dihasilkan untuk Turbo. 5emedial solution? 9eperti yang telah dibahas dalam ja*aban no & di atas, Turbo@National Engine harus membuat kontrak@agreement yang memiliki kekuatan hukum yang kuat bah*a seluruh pattern dan dies casting bah*a apabila vendor membuatnya, maka tooling yang dibuat haruslah hanya digunakan oleh National Engine@Turbo. 2ika vendor melakukan job dengan dasar casting Turbo untuk perusahaan lain, maka vendor tersebut harus dikenakan pinalti dan tuntutan hukum. 3danya inspeksi berkala terhadap supplier dilakukan untuk mengecek langsung pembuatan material yang diperlukan sesuai dengan re6uirement yang telah ditetapkan oleh Turbo.
